Wasserverband Weddel-Lehre

Projektbericht
Wasserverband
Digitalisierung & Archivierung
Wasserverband Weddel-Lehre
Der Kunde
Der Wasserverband Weddel-Lehre (WWL) versorgt im Großraum
Braunschweig-Wolfsburg rund 80.000 Einwohner mit Trinkwasser
und gewährleistet somit eine effiziente und leistungsfähige
Wasserver- und entsorgung. Eine umweltgerechte, störungsfreie
und bezahlbare Wasserversorgung heute und in Zukunft, sowie
ökonomisch und ökologisch nachhaltiges Handeln sind oberstes
Unternehmensprinzip.
Grit Lachmayer,
Fachbereichsleiterin
Kundenservice
Florian Wilhelm,
Fachbereich Controlling
Leistungen im Überblick
>Digitalisierung
von 25.000 Hausanschluss-
und Personalakten
>Anpassung Ablagestruktur
>Import in ELO
>Schulung
ELO
Digitalisierung & Archivierung
Die Aufgabe
Das Thema Digitalisierung war schon vor der Projektumsetzung
mit CiBS im Hause des WWL angedacht. Allerdings war die
ursprüngliche Idee, die Digitalisierung selbst und im eigenen
Haus umzusetzen. Dies scheiterte an der nicht vorhandenen
Scankapazität und an der Aufgabe, die Akten im Vorfeld zu
bereinigen.
Erst mit dem Umzug in ein neues Gebäude kam das Thema
erneut auf und der Kunde stand vor der Entscheidung, das
Hängeregister mit den Altakten neu aufbauen zu lassen oder
die Akten zu digitalisieren. Die beispielhafte Verarbeitung von
fünf Testakten und das gut vorbereitete Projekt überzeugten
den Kunden von den Leistungen CiBS.
Die Umsetzung
In einem Projektgespräch vorab legte der Kunde die genauen
Anforderungen fest. Unter anderem sollten die 25.000
Hausanschlussakten in eine kaufmännische und eine
technische Akte getrennt werden. Zur Verarbeitung wurden
alle Akten vom CiBS eigenen Fuhrpark direkt beim Kunden
abgeholt und anschließend für den Scanvorgang vorbereitet.
Schlechte Vorlagen und Zeichnungen wurden in Farbe
gescannt, alle anderen Akten in schwarz/weiß verarbeitet.
Via Schwellenwert gab es zusätzlich eine Rückseiten
Unterdrückung, die dafür sorgte, dass schmutzige Rückseiten
beim Scanvorgang gar nicht berücksichtigt wurden.
Zeichnungen, die kleiner als A3 waren, wurden automatisch
am Ende der elektronischen Akte abgebildet. Alle Zeichnungen
größer als A3 blieben in der ursprünglichen Seitenfolge. Die
Übergabe erfolgte als Multi PDF, Volltext erschlossen.
Das Ergebnis der digitalisierten Hausanschlussakten
überzeugte den Auftraggeber, so dass er sich kurzerhand
entschloss, im Nachgang auch gleich die Personalakten
digitalisieren zu lassen.
Vor der endgültigen Vernichtung der papierenen Akten wurde
noch einmal alles auf Vollständigkeit überprüft. Erst nach
der Freigabe wurden alle Akten, außer die Personalakten,
vernichtet.
Projektbericht
Wasserverband
Digitalisierung & Archivierung
Zeitgleich erfolgte die Implementierung der Akten in ELO.
Auch hier gab es konkrete Kundenvorgaben. Die Ablage der
Hausanschlussakten führte CiBS wunschgemäß in einer Akte
zusammen und erstellte eine neue Ablagestruktur. Zuvor
getrennt abgelegte Akten wurden in der neuen Struktur
zusammengefasst. Für die Überprüfung der Indexdaten erhielt
CiBS einen Datenabzug aus dem eingesetzten ERP. Hieraus
wird jeden Tag eine aktualisierte Liste der Stammdaten
erzeugt, die täglich auch für die Aktualisierung der Indexdaten, bei vorhandenen Objektnummern und bei Anlage neuer
Objektnummern, im ELO verwendet wird.
Zusätzlich richtete CiBS eine auf wenige Felder reduzierte
Suchmaske ein. Diese wurde als Direktsuche über einen
Button in der ELO Suche hinterlegt. Zusätzlich erhielt der
Kunde einen Smartpicker, der eine Recherche direkt aus dem
ERP ermöglicht.
Für die einfache und schnelle Ablage aus beliebigen Applikationen wurde ein Importordner angelegt. Somit können die
Daten nun über ein AS Skript den Hausanschlussakten
zugeordnet werden.
Über die zukünftige Ablage und Recherche innerhalb der
Unterlagenarten wurden die Mitarbeiter des WWL durch CiBS
speziell geschult. Im Rahmen der Administratorenschulung
fand ein Workshop, über die vollständigen Funktionen des ELO
Clients statt.
Der Kundennutzen
Heute gibt es kein Suchen mehr. Die Akte liegt jederzeit vollständig vor und zeitgleich haben mehrere Mitarbeiter Zugriff
darauf. Im Zuge der Digitalisierung wurden durch CiBS auch
neue Aktenstrukturen angelegt, die den Zugang zu den Daten
weiter erleichtern. Mittlerweile arbeitet der WWL im Bereich der
Hausanschlussakten ausschließlich elektronisch und papierlos.
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Wasserverband
Digitalisierung & Archivierung
Kundenfeedback
„Das Projekt wurde innerhalb von nur zwei Monaten abgewickelt. Wir hätten gar nicht damit gerechnet, dass es so
schnell geht und waren positiv überrascht“, erklärt Grit Lachmeyer, Fachbereichsleiterin Kundenservice und Verbrauchsabrechnung. Weiter berichtet Sie: „CiBS hat unser Problem sofort
erkannt und alle unsere Anforderungen umgesetzt.
Die Qualität der gescannten Akten ist sehr gut und das Preisleistungsverhältnis stimmt. Wenn wir während des laufenden
Projektes Akten benötigten, wurden uns diese jederzeit
elektronisch zur Verfügung gestellt.“
„Um bei ELO auf dem Laufenden zu sein, nutzen wir auch
immer wieder die regelmäßig stattfindenden Webinare“,
ergänzt Florian Wilhelm, Projektleiter beim WWL und zuständig
für die ELO Administration.
„Einige Male gab es auch schon Anfragen von anderen Verbänden und Gemeinden, wie die Projektumsetzung verlief und mit
wem wir das Projekt abgewickelt haben. Wir empfehlen CiBS
jedes Mal weiter, weil wir sehr zufrieden sind“, fügt Grit
Lachmayer abschließend hinzu.
Die Perspektive
Angedacht ist eine Erweiterung des Projektes, indem jeder
Techniker bei Außeneinsätzen ein digitales Gerät vor Ort bei
sich trägt, so dass in Störungsfällen direkter Einblick in die
Akten gewährleistet ist.
CiBS
Gesellschaft für Technische
Dokumentation und Archivierung mbH
Ivo-Hauptmann-Ring 21
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