Wie Sie mit einem Aktenplan Ihre Ablage - Office

Wie Sie mit einem Aktenplan Ihre Ablage professionell und
effektiv verwalten
Egal ob in Ihrem Unternehmen noch manuell, elektronisch oder auf beide Weisen
abgelegt wird, ob es eine zentrale Ablage gibt oder Sie Ihre Ablage selbst
verwalten: Mit einem Aktenplan schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass
jeder schnell die Dokumente findet, die er sucht. In diesem Beitrag erfahren Sie,
wie Sie einen Aktenplan aufstellen und professionell damit arbeiten.
Was genau ist ein Aktenplan?
Langwierige Suchaktionen und damit ärgerliche Verzögerungen im Arbeitsablauf
gehören der Vergangenheit an, wenn Sie Ihre Ablage mit einem Aktenplan
systematisieren.
Denn: Ein Aktenplan hält fest, wo welche Dokumente abgelegt werden. Dabei
wird mit Hilfe von Sachgebieten (= Hauptgruppen), Untergruppen und
Stichworten die Struktur bestimmt, anhand derer Dokumente in das betriebliche
Archiv eingeordnet werden.
Beispiel für die Hauptgruppen eines Aktenplans:
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Geschäftsleitung
Anlagen
Finanzen/Buchhaltung
Personal
Einkauf
Produktion
Vertrieb
Verwaltung
Werbung und
Öffentlichkeitsarbeit
frei
Diese Vorteile bietet ein Aktenplan
• Die Einordnung von Vorgängen fällt leichter, da es einheitliche Regeln gibt.
• Dokumente können sicher und schnell gefunden werden.
• Für den Fall, dass Sie einmal abwesend sind - zum Beispiel bei Urlaub oder
Krankheit – kann sich ihr Chef oder eine Vertretung mit einem Aktenplan
besser orientieren.
Wann brauchen Sie einen Aktenplan?
Wenn Sie in Ihrem Büro ausschließlich Korrespondenz abzulegen haben und es
sich dabei um eine kleine überschaubare Menge an Schriftgut handelt, brauchen
Sie nicht unbedingt einen Aktenplan. Es reicht in diesem Fall aus, wenn Sie die
Briefe alphabetisch nach Namen ablegen, um schnell darauf zugreifen zu können.
Ein Aktenplan kann Ihnen wertvolle Hilfe leisten:
•
Wenn Sie es mit unterschiedlichen Arten von Schriftgut zu tun haben.
•
Für einen Aktenplan sollten Sie sich auch dann entscheiden, wenn Sie in der
Vergangenheit länger nach Dokumenten suchen mussten oder Ihr Chef mit
Ihrer Ablagesystematik nicht zurecht kommt.
•
Ein Muss ist ein Aktenplan auf jeden Fall dann, wenn eines oder mehrere
dieser Kriterien zutreffen:
-
Die Dokumente lassen sich weder rein alphabetisch, noch numerisch logisch
so zuordnen, dass sie leicht wiederzufinden sind.
Dokumente können nach mehreren Kriterien abgelegt werden.
Es fallen täglich größere Mengen an Unterlagen an, die aufbewahrt werden
müssen.
Mehrere Mitarbeiter müssen auf eine Ablage zugreifen.
Es gibt eine zentrale Ablage für mehrere Abteilungen bis hin zum ganzen
Unternehmen.
-
Wo bekommen Sie fertige Aktenpläne?
Es gibt fertig gestaltete Muster-Aktenpläne, die sich in den meisten Unternehmen
einsetzen lassen.
Der Vorteil von Musteraktenplänen: Sie können die Sachgebiete, Untergruppen
und Stichworte übernehmen, die für Ihr Unternehmen zutreffen und solche
hinzufügen, die Sie darüber hinaus brauchen. Der Musteraktenplan ist also ein
Gerüst für Ihren individuellen Plan.
Hier werden Sie fündig:
•
Fragen Sie bei Ihrem Branchenverband an, ob er Musteraktenpläne zur
Verfügung stellt.
•
•
•
In Internet können Sie sich unter
http://www.must.de/default.html?Azfuse.htm kostenlos eine AktenplanSoftware herunterladen.
Die Firma Leitz bietet einen Standard-Aktenplan, der für die meisten
Unternehmen zutrifft. Sie finden diesen Aktenplan bei www.officius.de im
Office-Lexikon.
Software zur Erstellung von Aktenplänen finden Sie zum Beispiel hier:
http://www.must.de/default.html?Azfuse.htm.
So stellen Sie selbst einen Aktenplan auf
Wie ist ein Aktenplan aufgebaut? In der Regel wird ein Aktenplan nach
Sachgebieten mit einem Dezimalsystem als Ordnungsziffern gegliedert. Die
Hauptgruppen haben die Nummern 0 bis 9, innerhalb dieser Hauptgruppen
unterscheiden Sie Untergruppen 00 bis 99 und hierunter wiederum gliedern Sie
nach Stichworten 000 bis 999.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Ausbildungsverträge werden so eingeordnet:
3 Personal
30 Angestellte
31 Auszubildende
310 Verträge
Legen Sie fest, wie Ihr Aktenplan gegliedert werden soll.
Ihr Aktenplan erfüllt nur seinen Zweck, wenn, die Sachgebiete, nach denen er
gegliedert ist, so aufgebaut werden, dass
•
•
•
•
sie für alle Beteiligten logisch sind,
sich Mehrfachablagen erübrigen,
sie dem tatsächlichen Ablauf im Unternehmen entsprechen,
er zulässt, dass neue Gruppen aufgenommen werden können. Das erreichen
Sie, indem Sie nicht alle Hauptgruppen von Anfang an vergeben.
Gehen Sie so vor:
1. Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Ordnung für Ihren Aktenplan zu
finden.
•
Sie sichten die Ordner und Unterlagen, die Sie im Moment für Ihre
Ablage benutzen.
Notieren Sie dafür die Ordnernamen und vergeben Sie Stichwörter für die
einzelnen Dokumente.
•
Sie analysieren die Abläufe aller Vorgänge, die im
Unternehmen stattfinden. Schreiben Sie in Stichworten und
chronologisch auf, wie zum Beispiel ein Auftrag abgewickelt wird.
Aus diesen Notizen ergeben sich die Stichworte für Ihren Aktenplan, die
Sie dann nur noch Haupt- und Untergruppen zuordnen müssen.
2. Legen Sie die Hauptgruppen fest, die Sie für Ihren Aktenplan brauchen.
Ordnen Sie nach Sachgebieten oder Aufgaben. Sie müssen sich dabei nicht
starr an das Muster am Ende dieses Beitrags halten. Orientieren Sie sich an
den Ordnernamen, die Sie bisher hatten und entscheiden Sie sich für sinnvolle
und logische Hauptgruppen-Namen.
Vielleicht erkennen Sie, dass noch wichtige Hauptgruppen fehlen oder dass
Sie andere unter einer Bezeichnung zusammenfassen können. Wichtig ist,
dass Sie die für Ihr Unternehmen oder Office zutreffenden Bezeichnungen
finden. Mögliche weitere Hauptgruppen können zum Beispiel sein: Events,
Projekte, Reisen, Weiterbildung usw.
3. Wenn Sie die Hauptgruppen bestimmt haben, bilden Sie aus den bei der
Schriftgutanalyse gefundenen Stichworten Untergruppen und als letzte
Gliederungsebene Stichworte. Wie tief Sie Ihren Aktenplan letztendlich
untergliedern bleibt Ihnen überlassen. Sie können zum Beispiel nur
Hautgruppen und Untergruppen bilden und auf Stichworte verzichten oder
zusätzlich noch eine weitere Ebene einführen.
4. Ordnen Sie jetzt den einzelnen Gruppen und Stichwörtern Ziffern zu.
•
•
•
Hauptgruppen bekommen die Ziffern 0 bis 9
Untergruppen bekommen die Ziffern 00 bis 99
Stichwörter bekommen Sie Ziffern 000 bis 999
Ein Beispiel für diese so genannte dekadische Gliederung:
0 = Geschäftsleitung
00 = Gesellschaftsverträge
000 = Vertrag der XY GmbH
001 = Vertrag der AB GmbH & Co. KG
01 = Aufsichtsrat
010 = Mitglieder
011 = Protokolle der Hauptversammlungen
5. Entscheiden Sie, welche Informationen in den Aktenplan aufgenommen
werden sollen, die das Auffinden von Akten zusätzlich erleichtern.
Beispiele:
•
•
•
Lagerart (Ordner/Hängemappe/Ablagekarton usw.)
Lagerort (Regal, Schrank, Fach im Schrank usw.)
Erzeugung (angelegt von ........, am ...., geschlossen am .....)
Komplettieren Sie Ihren Aktenplan mit zusätzlichen Arbeitshilfen
Die folgenden Arbeitshilfen helfen Ihnen dabei, die Archivierung und Suche nach
Dokumenten weiter zu erleichtern
•
•
•
•
Aktenverzeichnis
Stichwortregister
Ablageregeln
Ablagetabelle
Besonders Aktenverzeichnis und Stichwortregister sind eine sinnvolle Ergänzung
des Aktenplans, denn sie erleichtern sowohl die Einordnung von Dokumenten als
auch die Suche danach.
Im Aktenverzeichnis sind die im Aktenplan aufgeführten Hauptgruppen oder
Untergruppen mit dazugehöriger Ordnungsziffer und Ablageort aufgeführt. Es
bietet den Vorteil, auf einen Blick zu sehen, wo sich welche Unterlagen befinden.
Beispiele:
Gliederung auf der Hauptgruppenebene
Tresor
Geschäftsleitung
Anlagen
Hängeregistratur
Finanzen/Buchhaltung
Personal
Regal A
Einkauf
Regal B
Produktion
usw.
0
1
2
3
4
5
Gliederung auf der Untergruppenebene
Regal A
Verträge
Lieferanten
Regal B
Vertrieb
Preise
Angebote
Kunden
PC
Gehälter
Statistik Verkauf
40
41
50
51
52
30
53
Das Stichwortregister enthält eine A bis Z-Liste aller Stichwörter, die im
Aktenplan enthalten sind und gibt die dazugehörigen Ablageorte an. So kann
jeder, der sich mit der Struktur der Ablage nicht so gut auskennt über die
Stichwörter fündig werden. Ein Beispiel:
Akquisition
Anfragen
Betriebsvereinbarung
Einrichtungen, betriebliche
Gesellschaftsverträge
Kredite
520
521
310
110
011
220
Personalakten
Protokolle
Geschäftsleitung
Schriftwechsel mit
Hausbank
Statistik Einkauf
Vollmachten
Zeitschriftenabonnements
320
022
221
430
710
720
Ablageregeln geben vor, nach welchen Regeln abgelegt werden muss. Sie
können hier zum Beispiel festhalten,
•
•
•
•
•
Nach welchem System abgelegt wird, z. B. nach dem ABC oder
chronologisch,
welche Unterlagenarten in welchen Schriftgutbehältern – also Ordner,
Hängeregistratur, Schrank usw. – abgelegt werden sollen,
ob und in welcher Form geheftet und gelocht werden darf , wann
Klarsichthüllen mit Lochung verwendet werden müssen,
wie erfahrungsgemäß schwierig einzuordnende Akten behandelt werden,
was bei der Entnahme von Dokumenten zu beachten ist.
Die Ablagetabelle bietet den Nachweis, wer was wann abgelegt hat und
wo sich entnommene Dokumente befinden. Legen Sie dafür eine Tabelle
an, in der jeder Vorgang wie folgt erfasst wird:
Datum
Dokument/
Ablageort Person Entnommen
Stichwort
von ... am ...
01.03.04 Stellenanzeige 343
Marion
Einkaufsleiter/
Meier
FAZ
03.03.04 Protokoll
011
Renate Marion
HauptversammMüller Meier,
lung am
04.03.04
02.03.04
Wenn Sie eine zentrale Ablage einrichten und ein betriebliches Intranet haben,
können Sie diese Tabelle dort einstellen, sodass jeder, der mit der Ablage arbeitet,
seine Eintragungen machen kann. Steht Ihnen kein Intranet zur Verfügung, legen
Sie die Tabelle an jedem Ablageort aus.
Wo wird der Aktenplan aufbewahrt?
Für Aktenplan, Akten- und Stichwortverzeichnis sowie Ablageregeln sollten Sie
ein Organisationshandbuch anlegen, das an einem zentralen für alle zugänglichen
Ort aufbewahrt wird. Darüber hinaus sollte an jedem Ablageort ein Exemplar
ausliegen. Wenn das bei umfangreichen Archiven nicht realisierbar ist, platzieren
Sie jeweils eine Version an den Hauptablageorten.
So arbeiten Sie effektiv mit einem Aktenplan
Sorgen Sie dafür, das sich alle ohne Ausnahme an dieses System halten.
•
•
•
•
Informieren Sie die Betroffenen ausführlich über das neue System – Sie
können zu diesem Zweck zum Beispiel einen kleinen Workshop abhalten.
Erklären Sie anhand von schwierig einzuordnenden Mustervorgängen, wo sie
ablegt werden müssen. Weisen Sie auf die Ablageregeln hin.
Bieten Sie in der Anfangsphase an, bei Problemfällen zu helfen und
legen Sie fest, dass Änderungen nur von einer zentralen Stelle aus
vorgenommen werden, die alle Beteiligten davon unterrichtet.
Vermeiden Sie Mehrfachablagen. Wenn Ihr Aktenplan das betriebliche Archiv
wirklich transparent macht und die tatsächliche Struktur der Unternehmensabläufe
widerspiegelt, können Mehrfachablagen in der Regel vermieden werden.
Sollten sich Dokumente mehreren Gruppen zuordnen lassen, muss in den
Ablageregeln eindeutig bestimmt werden, wie in diesem Fall zu verfahren ist. Ein
Beispiel für eine solche Anweisung: „Verträge jeder Art werden unter der
Hauptgruppe 7 –Verwaltung und in der Untergruppe 75 – Verträge bei den
jeweiligen Stichwörtern abgelegt.“
Musteraktenplan von Esselte-Leitz
0
0-0
0-00
0-01
0-02
0-03
0-04
Geschäftsführung
Gründung, Entwicklung und Führung des Unternehmens
Allgemeine Unterlagen
Gesellschaftsverträge
Umwandlungen
Handelsregister
Gewerbegenehmigungen
0-1
0-10
0-11
0-12
Besitzverhältnisse am Unternehmen
Inhaber, Gesellschafter
Stille Teilhaber
Schriftwechsel mit Gesellschaftern und
Teilhabern
0-2
0-20
0-20-0
0-20-1
0-21
0-21-0
0-22
0-22-0
0-23
0-23-0
0-23-1
0-23-2
0-23-3
0-24
Führung
Aufsichtsrat
Mitglieder und Geschäftsordnung
Tagungen u Protokolle
Geschäftsführer, Vorstand, Geschäftsleitung
Tagungen und Protokolle
Generalversammlung, Gesellschafterversammlung
Tagungen und Protokolle
Vollmachten
Prokuristen
Handlungsbevollmächtigte
div Zeichnungsbefugnisse
Bankvollmachten
Personalakten der Führung
0-3
0-30
Zweigbetriebe, Tochtergesellschaften
Werk A (Einzelakte je Werk)
0-4
0-40
Beteiligung an fremden Unternehmen
Einzelakte je Beteiligung
0-5
Geschäftsberichte
0-6
0-60
0-61
0-62
Mitgliedschaften
Öffentlich-rechtl Institutionen (IHK)
Verbände (Arbeitgeberverband)
Vereine (Einzelakte je Mitgliedschaft)
0-7
0-70
Firmengeschichte
Chronik
0-71
0-72
Archiv
Jubiläen
1
1-0
1-00
1-01
Anlagen
Grundbesitz
Grundstücksverzeichnis
Einzelakte je Grundstück, evtl
Unterteilung:
Erwerb, Kaufverträge
Grundbuch, Lageplan
Einheitswert
Belastung
Grundsteuer
1-02
1-03
1-04
1-05
1-06
1-1
1-10
1-12
1-13
1-14
Gebäude
Verzeichnis Wohngebäude (Einzelakte
vom Gebäude), evtl Unterteilung:
Erwerb bzw Bau, Pläne
(evtl weitere Unterteilung)
Einheitswert
Belastung
Installation (Nutzung siehe unter 7-Verwaltung)
1-2
1-20
1-21
1-22
1-23
1-24
Betriebsgebäude
Verzeichnis Betriebsgebäude (Einzelakte je Gebäude), evtl Unterteilung:
Erwerb, Bau, Pläne
Einheitswert
Belastung
Installation
1-3
1-30
1-31
1-32
1-33
1-34
1-35
1-36
Gesamt-Installation
Strom
Gas
Wasser
Telefon, Telefax, Suchanlage
Rohrpost
Aufzüge
Heizung
1-4
1-40
1-41
1-42
Großanlagen
Kraftzentrale
Förderanlage
Gleisanlage
2
2-0
Finanzen und Buchhaltung
Bilanzen und Abschluss-Unterlagen
1-11
2-00
2-01
2-01-0
2-01-1
2-02
2-03
2-04
2-05
Monatsabschlüsse
Jahresbilanzen, G + V
Steuerbilanz
Handelsbilanz
Saldenlisten
Inventur
Inventar
Abschreibungen
2-1
2-10
2-10-0
2-10-1
2-11
2-12
2-13
Finanzierung
Finanzierungsplan
kurzfristig
langfristig
Investitionsplan
Bürgschaften
Leasing
2-2
2-20
2-20-1
2-20-2
2-20-3
2-20-4
2-20-5
2-21
2-22
Banken, Postgiro, Kasse
Einzelakte je Bank, eventuell Unterteilung:
Konto-Auszüge
Kredit, Sicherheit
Wertpapiere
Schließfach
Daueraufträge, Einzugsaufträge
Postgiro
Kasse
2-3
2-30
2-31
2-31-0
2-31-1
2-32
2-32-0
2-32-1
2-32-2
2-32-3
2-33
2-34
2-34-0
2-34-1
2-34-2
Steuern
Allgemeines , Gesetze
Besitz-Steuern
Grundsteuer
Vermögenssteuer
Betriebssteuern
Gewerbesteuer, Lohnsummensteuer
Kraftfahrzeugsteuer
Umsatzsteuer
Ausfuhr-Vergütung
Verbrauchssteuern
Ertragssteuern
Einkommenssteuer
Körperschaftssteuer
Lohnsteuer
2-4
2-40
2-41
Buchhaltung
Grundsätzliches, Buchungssystem
Kontenplan, Buchungsschlüssel
2-42
2-43
2-44
2-44-0
2-44-1
2-44-2
2-44-3
2-44-4
2-45
2-46
2-47
2-48
Kunden-Rechnungen
Lieferanten-Rechnungen
Belege
Buchungsbelege
Bankbelege
Kassenbelege
Spendenbelege
Reisekostenbelege
Mahn- und Klagewesen
Steuerberater
Buchprüfungen
Lizenzabrechnungen
2-5
2-50
2-50-0
2-50-1
2-51
2-52
2-52-0
2-52-1
Betriebswirtschaft
Kostenartenrechnung
Plan
Ist
Kostenstellenrechnung
Kostenträgerrechnung (Kalk)
Vorkalkulation
Nachkalkulation
2-6
Stiftungen
2-9
Statistik, Finanzwesen
3
3-0
3-00
3-01
3-01-0
3-01-1
3-02
3-03
3-04
3-05
3-06
3-07
3-07-0
3-07-1
Personal- und Sozialwesen
Arbeitsrecht, Tarife
Allgem gesetzl Bestimmungen
Tarifverhandlungen und Verträge
Angestellte
Arbeiter
Betriebsordnung
Arbeitszeit, Überstunden, Feiertage
Urlaub, Kurzarbeit
Rechtsangelegenheiten Personal
Reiserichtlinien
Gewerbeaufsicht
Mutterschutz
Jugendschutz
3-1
3-10
3-10-0
3-10-1
3-10-2
Gesetzliche, soziale Aufwendungen
Krankenversicherung
AOK
Ersatzkassen
Private Krankenkassen
3-10-3
3-11
3-11-0
3-11-1
3-12
3-13
3-14
3-15
3-16
Betriebskrankenkasse
Rentenversicherung
Angestellten-Vers BfA
Invaliden-Vers LVA
Arbeitslosen-Versicherung
Berufsgenossenschaft
Schwerbeschädigtenabgabe
Kurzarbeitergeld
Lohnausgleichskasse
3-2
3-20
3-20-0
3-20-1
3-20-2
3-20-3
3-21
3-21-0
3-21-1
3-21-2
3-21-3
3-22
3-23
3-23-0
3-23-1
3-23-2
3-23-3
3-23-4
3-23-5
3-23-6
3-24
3-25
Freiwillige, soziale Einrichtungen
Gesundheitswesen, allgemein
Werksarzt, Werksschwester
Med techn Einrichtung
Krankenbetreuung
Erholungsverschickung
Betriebliche Einrichtungen
Kantine
Werksküche
Bücherei
Werkssport
Betriebliche Veranstaltungen, Ausflug
Finanzielle Zuwendungen
Weihnachtsgratifikation
Urlaubsgratifikation
Beihilfen
Prämien, Erfinder-Vergütungen
Darlehen, Vorschüsse
Fahrgeld
Geschenke zu Geburtstagen, Hochzeiten, Geburten, Jubiläen
Wohnungsbeschaffung
Betriebliche Altersversorgung
3-3
3-30
3-31
3-31-0
3-31-1
3-32
3-33
3-34
3-34-0
3-34-1
3-35
3-36
Personalbeschaffung und Einstellung
Personalanforderungen, Stellenprofile
Stellenausschreibungen
Inserate, eigene
Inserate, fremde
Bewerbungen, soweit nicht Einstellungen
Personalberater
Beurteilung Bewerber
Tests
Gutachten
Arbeitsamt
Leiharbeitskräfte
3-4
3-40
3-41
3-42
3-43
Personal-Akten
Angestellte
Arbeiter
Pensionäre
Personal-Statistik
3-5
3-50
3-51
3-52
3-53
3-54
3-55
3-6
3-60
3-61
3-62
3-63
3-64
Lohn-Gehalt-Abrechnung, Steuern
Lohn- und Gehaltsübersicht
Lohnsteuer (Jahresausgleich)
Kirchensteuer
Vermögenswirksame Leistungen u. Lohnfortzahlung
Gehalts- und Lohnpfändungen
Spesen-Regelung, Auslösung
Personalvertretung
Betriebsverfassung
Betriebsrat
Betriebsversammlungen
Ausschüsse (je Ausschuss eine eigene Akte), Kommissionen
Wirtschaftsrat
3-7
3-70
3-70-0
3-70-1
3-70-2
3-70-3
3-70-4
3-71
3-72
Ausbildung
Auszubildende
Gesetzliche Vorschriften
Ausbildungsplan
Berufsschule
Berufswettkampf
Jugendvertretung
Ausbilder
Fortbildung (Vorträge, Kurse usw)
4
4-0
4-00
4-01
4-02
4-03
4-04
4-05
4-06
4-07
Einkauf
Disposition (Bedarfsmeldungen, Materialforderungen)
Rohmaterial
Halbteile
Fertigwaren (Handelswaren)
Maschinen und Einrichtungen
Werkzeuge
Betriebsmittel
Büromaschinen, Bürobedarf, Möbel
Sonstiges
4-1
4-10
4-11
4-12
4-13
Lieferanten
Einkaufsrichtlinien
Lieferantenbeurteilung
Bezugsquellen-Nachweis (evtl Kartei)
Kataloge, Preislisten
4-14
4-15
4-16
4-17
Schriftwechsel (alphabetisch oder numerisch)
Rechnungen (evtl in BH)
Lieferverträge
Lieferobligo
4-2
4-20
4-21
4-22
Materialprüfung
Richtlinien für Materialprüfung
Einzelakten für Materialarten, z B Papier, Pappe, Kunststoffe, Metalle
Prüfungsberichte (evtl Einzelakten)
4-3
4-30
4-31
4-32
4-33
Einfuhr
Einfuhr-Bestimmungen
Import-Lizenzen
Zoll-Erklärungen
Ausgleich-Steuer
4-9
Einkaufsstatistik
5
5-0
5-00
5-01
5-02
5-03
Fertigung
Planung
Produktionsplan
Kapazitätsplanung
Materialdisposition
Fertigungssteuerung
5-1
5-10
5-11
5-12
5-13
Fertigungsprogramm
Standard-Programm A (für jeden Artikel eine Einzelakte mit Zeichnungen und
Stücklisten)
Standard-Programm B
Standard-Programm C
Sonderanfertigungen
5-2
5-20
5-20-0
5-20-1
5-21
5-21-0
5-21-1
5-21-2
Fertigungsstellen
Übersicht
Maschinenbelegungsplan
Personaleinsatz
Werk 1
Stanzerei
Dreherei (Beispiele)
Härterei
5-3
5-30
5-31
5-32
5-33
Investitionen – Betriebsausstattung
Planung Fertigungsbereich
Betriebsanlagen
Maschinen
Werkzeuge
5-4
5-40
5-41
5-42
5-43
Zeitwirtschaft
Richtlinien
Zeitaufnahmen
Leistungswerte
Prämien
5-5
5-50
5-51
5-52
5-53
5-54
Lagerverwaltung
Rohmaterial
Halbteile
Fertigwaren
Bestandslisten
Bestandsprüfungen
5-6
5-60
5-61
5-62
Qualitätswesen
Qualitätsrichtlinien, Normen
Prüfprotokolle, Berichte
Auswertung und Fehlerstatistik
5-7
5-70
5-71
5-72
5-73
5-74
5-75
5-76
5-76-0
5-76-1
5-76-2
5-76-3
5-76-4
Unfall-Verhütung
Vorschriften
Berufsgenossenschaften
Gewerbeaufsichtsamt
TÜV
Sicherheitsingenieur
Unfall-Beauftragte und Anzeigen
Umweltschutz
Abwasser
Energie
Luftverschmutzung
Feuerschutz
Berufserkrankungen
5-8
5-80
5-80-0
5-81
Fertigungsstatistik
Produktionsausstoß
Übergabe an Fertigwarenlager
Statistik
6
6-0
6-00
6-01
Vertrieb
Absatzpolitik
Marktziele
Absatzwege
6-02
6-03
Vertriebsrichtlinien
Marketing-Konzeption
6-1
6-10
6-11
6-12
6-13
6-14
6-14-0
6-14-1
Verkaufsprogramm und -planung
Standard-Programm A (Einzelakte für jeden Artikel)
Sonder-Programm (Einzelakte für jeden Artikel)
Entwicklungen (Vorschläge nach Artikelgruppen)
Artikel-Nummern-Verzeichnis
Verkaufsplanung
Jahresplanung
Monatsplanung
6-2
6-20
6-21
6-22
6-23
6-24
6-25
Preisgestaltung
Richtlinien für Preisbildung
Preis-Berechnungen
Preislisten
Rabatte, Abschlussbedingungen
Aktionen
Verkaufs- und Zahlungsbedingungen
6-3
6-30
6-31
6-32
6-33
6-34
6-35
6-35-0
6-35-1
Verkaufsorganisation
Aufbau und Gliederung, Gebietseinteilung
Verkaufsstellen und Auslieferungslager (Einzelakte je Bezirk)
Außendienst-Mitarbeiter
Vertreter-Tagungen
Vertreter-Rundschreiben
Reisekosten
Allgemeine Richtlinien
Abrechnungen
6-4
6-40
6-41
6-42
Kunden
Kundengruppen, Richtlinien (Einzelakte je Kundengruppe), z B Fachhandel,
Fachgroßhandel,
Kaufhäuser, SB-Märkte, Direkt-Vertrieb
Kunden-Schriftwechsel alphabetisch in Registratur
Kunden-Rechnungen (evtl BH)
6-5
6-50
6-51
6-52
6-53
6-54
6-55
Versand
Richtlinien, Pläne
Tarife
Bundesbahn
Spediteure
Post
Werksverkehr
6-6
6-60
6-61
6-62
Werbung, Verkaufsförderung
Werbeplanung und Etat
PR
Werbeagenturen
6-63
6-63-0
6-63-1
6-63-2
6-63-3
6-64
6-65
6-66
6-66-0
6-66-1
6-66-2
Werbemittel, allgemein
Displays und Dekoration
Anzeigen
Film, Funk, Fernsehen
Druckschriften
Proben, Muster
Messen, Ausstellungen (Einzelakte je Messe)
Verkaufsförderung
Schulungen, intern
Schulungen von Kunden
Schulungen von Verbrauchern
6-7
6-70
6-71
6-72
6-73
Marktbeobachtung
Allgemeine Beobachtungen
Analysen (evtl Einzelakten für ’einzelne Märkte)
Wettbewerber (Einzelakten für jeden
Wettbewerber)
Erfahrungsaustausch
6-8
6-80
6-81
6-82
6-83
6-84
6-85
6-86
6-87
Export (kann auch nach 6-3 eingegliedert werden)
Allgemeine Bestimmungen
EU
EFTA
Vertretungen (Einzelakte je Land/Vertretung)
Kundenschriftwechsel (nach Ländern und Städten geordnet)
Kunden-Rechnungen (evtl BH)
Marktüberwachung, Marktforschung (Einzelakte je Markt)
Verkaufsstatistiken Ausland
6-9
Verkaufsstatistik
7
Verwaltungs-Organisation
(Verwaltung, Rechtsangelegenheiten, Versicherungen)
7-0
Aufgabengliederungsplan, gesamt (Org-Handbuch)
7-00
Aufgabengliederungsplan je Bereich
7-01
Abteilungsplan/Stellenplan
7-02
Arbeitsplatzbeschreibungen
7-03
Ablauforganisation, gesamt
7-03-0 Ablauforganisation je Bereich
7-03-1 Einzelne Abläufe (Stichwörter, Arbeitsanweisungen)
7-04
Schriftgutverwaltung
7-04-0 Ablageplan, Aktenplan, Schriftenkatalog
7-04-1 Vordrucke, Formulargestaltung
7-05
Büro-Einrichtung
7-05-0 Beleuchtung, Klimatisierung, Akustik
7-05-1 Möblierung, Stellpläne
7-05-2 Maschinen
7-06
Textverarbeitung
7-1
7-10
7-10-0
7-10-1
7-11
7-11-0
7-10-1
7-12
Informations- und Kommunikationstechnik
Untergliederung nach Bedarf
EDV
Intern
Extern
Mobiltechnik
Intern
Extern
Internet
7-2 Haus-Verwaltung, allgemein
7-20
Reinigung
7-21
Instandhaltung
7-22
Pförtner, Wachdienst
7-23
Schlüsselplan
7-3
Vermietung und Verpachtung
(Einzelakte je Objekt, evtl Unterteilung)
7-30
Mietverträge
7-31
Mietzahlungen
7-32
Hausgebühren
7-33
Umlage
7-4
7-40
7-41
7-41-0
7-41-1
7-41-2
7-42
7-43
Fuhrpark
Einsatzplan
Kraftfahrzeuge
PKW
LKW, Anhänger
Gabelstapler
Kfz-Werkstatt
Tankstelle
7-5
7-50
7-51
7-52
7-53
7-54
7-55
7-56
7-57
7-58
Versicherungen (jeweils Einzelakten)
Betriebshaftpflicht
Feuer
Gebäudebrand
Betriebsunterbrechung
Haftpflicht
Einbruch – Diebstahl
Kraftfahrzeug
Leben
Sonstige
7-6
7-60
7-61
7-62
7-63
7-64
7-65
7-66
7-67
Rechtsangelegenheiten
Allgemeine Rechtsangelegenheiten, HGB, BGB
Wettbewerbsrecht, Kartellrecht
Patentrecht
Gebrauchsmuster
Warenzeichen
Lizenzgeber
Lizenznehmer
Erfindervergütung
7-7
7-70
7-71
7-72
Zeitungen und Zeitschriften
Liste der Abonnements
Auswertung
Dokumentation
8
frei (zur besonderen Verwendung)
9
9-0
9-1
z B Privat
Mitgliedschaften (Einzelakten), privat
Kraftfahrzeuge