und Vorgangsbearbeitungssystems im Land Brandenburg

E-Gov Fokus “E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung”
20. April 2007
Einführung eines IT-gestützten
Dokumentenmanagement- und
Vorgangsbearbeitungssystems im Land
Brandenburg
Mit dem im Vorfeld der Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagementund Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) im Land Brandenburg
durchgeführten Testbetriebes in der gesamten Zentralabteilung des Ministeriums des
Innern, wurden wichtige Erfahrungen im Rahmen der elektronischen Aktenhaltung
und Vorgangsbearbeitung auf Ministerialebene gesammelt. Wesentliche Ziele dabei
sind der nahtlose Übergang von der Aktenführung in Papierform zur elektronischen
Form und die vollständige elektronische Abwicklung der Geschäftsprozesse.
Über den MI-internen Test hinaus wurde in einem weiteren ressortübergreifenden
Testszenario die Möglichkeit des Austausches von eAkten, eVorgängen und
eDokumenten zwischen verschiedenen im Land eingesetzten Systemen über die
XML-Schnittstelle X-DOMEA erprobt.
Andrea Kubath
Referatsleiterin für Organisation und Informationstechnik im Ministerium des Innern
des Landes Brandenburg (D)
Berner Fachhochschule
Kompetenzzentrum Public Management und E-Government
E-Gov Fokus “E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung“
20. April 2007
Organisation und
Informationstechnik im
Ministerium des Innern
Testbetrieb
zur
Einführung eines IT-gestützten
Dokumentenmanagement- und
Vorgangsbearbeitungssystems
(DMS/VBS)
im Ministerium des Innern
Gegenstand des Testbetriebes im MI
Testweise Nutzung eines Systems zur elektronischen
Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung im MI
(Z-Abteilung, ca. 110 Nutzer, Echtdatenhaltung, ggf.
Hybridaktenhaltung)
und ressortübergreifend:
Austausch von eAkten/eVorgängen/eDokumenten mit im
Land Brandenburg eingesetzten Systemen über die
XDOMEA-Schnittstelle
(Fünf Ministerien, drei Produkte, externe technische Begleitung)
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Berner Fachhochschule
Kompetenzzentrum Public Management und E-Government
E-Gov Fokus “E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung“
20. April 2007
Bedeutung des Testbetriebes
→ Vorbereitung zur Einleitung eines
Paradigmenwechsels in der Landesverwaltung
Bisher galt die Papierakte als das Original
und die Datei als Hilfsmittel
Zukünftig gilt die eAkte als das Original
und das Papier als Hilfsmittel
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
ZIEL:
„Die elektronische Dokumentenverwaltung
und -bearbeitung ist eine moderne Informationstechnologie für die Bediensteten
des Ministeriums des Innern/der Landesverwaltung, mit deren Hilfe die Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt und die
Wirksamkeit der Verwaltung nachhaltig
verbessert werden kann.“
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Berner Fachhochschule
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E-Gov Fokus “E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung“
20. April 2007
Unterziele des Testbetriebes im MI
- schnelle Verfügbarkeit des Schriftgutes und kurze
Recherchezeiten
- Herstellung vollständiger eAkten und
Revisionssicherheit
- Stabile Lauffähigkeit bei großem Nutzerkreis
- Vollständige elektronische Abwicklung der
Geschäftsprozesse
- Abbildung ministerial-spezifischer Abläufe
- Abgestufte Komplexität
- Erreichung eines hohen Nutzungsgrades
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Soll-Ergebnis des Testbetriebes im MI
Der vollständige Lebenszyklus einer Akte innerhalb
einer Behörde wird elektronisch abgebildet
→ das Registrieren, Erzeugen, Weiterverarbeiten,
Mitzeichnen, Schlusszeichnen, Verwalten,
Schließen und Vorbereiten der Aussonderung von
Akten erfolgt elektronisch mit Hilfe des Systems.
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
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20. April 2007
Soll-Ergebnis des ressortübergreifenden Tests
eAkten, eVorgänge und eDokumente (Primär- und
Metadatenebene) können zw. verschiedenen im
Land eingesetzten Systemen weitgehend vollständig
ausgetauscht werden, d. h. vor allem
- eAkten abgeben
- Stellungnahmen einholen
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Organisatorische Voraussetzungen im MI
- Vereinheitlichung der Schriftgutordnung
- Gesamtaktenplan im MI
- Registraturrahmenrichtlinie des Landes
- Registraturordnung des MI
- Einrichtung einer Post-/Scann-/Registraturstelle
- räumliche und organisatorische Zusammenlegung
- Altregistratur und laufend benötigtes Schriftgut
- Geschäftsprozessoptimierung/-standardisierung
- Ausschließlich elektronische Einholung von
Mitzeichnungen/Stellungnahmen
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Andrea Kubath
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E-Gov Fokus “E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung“
20. April 2007
Technische Voraussetzungen im MI
- Hardwareumstellung (z. B. Bildschirme)
- Datenverfügbarkeit, Ausfallsicherheit
- redundanter Systembetrieb zentral im
Landesbetr. für Datenverarb. und IT-Service
- Sicherheitskopienmanagement
- technischer Bereitschaftsdienst
- Kostenfaktor/Stat. Wahrscheinlichkeit
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Systemvoraussetzungen im MI
- Anpassungsfähigkeit eines Standardsystems an MI-Strukturen und Abläufe
- Integrationsfähigkeit gewohnter
Tätigkeitsmuster
- Problemloser Wechsel zwischen Mailsystem, Textverarbeitung u. DMS/VBS
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20. April 2007
Voraussetzungen für ressortübergreifenden Test
- Ressortübergreifende Projektierung
- XML-Fähigkeit der Systeme und Implementierung der
XDOMEA-Schnittstelle
- Einrichtung von Laborbedingungen
- Erarbeitung eines Fachkonzeptes (Testfälle u.
Prozessschritte)
- Erarbeitung eines Technischen Konzepts
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Planungsgrundlagen für das MI-Projekt
-
Erstellung eines Fachkonzeptes:
(IST-Darstellung, IST-Analyse, SOLL-Konzeption)
-
Erstellung eines Einführungskonzeptes:
(Einführungsstrategie, Projektphasen, Vorbereitung der
Anwender, Anwendungs-betreuung, Evaluation)
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(1) Nutzervorbereitung/-betreuung im MI
-
Kick-off-Veranstaltung
ständige Mitarbeiterinformation
Startgespräche (bereichsweise)
Spezialeinweisung für Schlüsselfunktionen
Systembereitstellung und Nutzerschulung
Systemnutzung und Nutzererstbetreuung
Nutzerbetreuung und Workshops
Nutzerbefragung und Evaluierung
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Probleme beim MI-Test:
-
Projektverzögerungen
Höhere Kosten/mehr Anpassungen als geplant
Akzeptanzprobleme bei den Nutzern
-
-
Komplexe Software will gelernt sein
neue Regeln der Vorgangsbearbeitung/Aktenhaltung
Gewöhnung braucht Zeit/Abwehr von Veränderungen
Medienbrüche/Übergangsregelungen belasten
Leitungskräfte als Multiplikatoren?
Grenzen: Testsituation und System
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Andrea Kubath
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20. April 2007
Vorteile und Nachteile
- kurze Recherchezeiten, schnelle Verfügbarkeit des
Schriftgutes
- Wegfall der Wegezeiten, mitunter Verringerung der
Liegezeiten
- Platzersparnis durch Reduzierung der Papierakten/Handakten
- ständiger lesender Zugriff auf Vorgänge (auch auf die im
Prozess befindlichen), aktuelle Info zum Bearbeitungsstand
- Vereinheitlichung der Ordnungsmerkmale
- für eine nachvollziehbare Aktenhaltung
- für die Vorgangsbearbeitung gem. GGO
- Detaillierte Zugriffsgewährung
- Produktivitätssteigerung der Beschäftigten = mittel-/langfristig
- Voraussetzung für die interne elektron. Weiterverarbeitung von
onlinefähigen Dienstleistungen
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Vorteile und Nachteile
-
Hohe Investitionskosten
Neue Kosten für höhere Datenverfügbarkeit
Hoher Aufwand bei Einführung und Schulung
Höhere Abhängigkeit von Firmen
Umstellung der gewohnten Arbeitsweise
Mehr Zeit (insbes. lesend) am Bildschirm
Akzeptanzprobleme bei den Beschäftigten
Schnittstellenprobleme während der Einführungsphase
Systemvorteile werden von Problemen durch mangelnde
Kenntnisse der Vorgangsbearbeitung verdeckt
- Gefühl der Überforderung durch Komplexität des Systems
und ggf. methodische Schwächen
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
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E-Gov Fokus “E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung“
20. April 2007
Evaluierungsergebnis des MI-Tests:
- 55% Beteiligung
- Evaluierung der Konzeptziele und Nutzerbetreuung
- Bewertungsdifferenzierung: erfolgreich, mäßig
erfolgreich, erfolglos
- Grds. erfolgreicher Systemeinsatz und positiver
Grundtenor der Kommentare (trotz Kritik)
- Einzelbewertung immer dann mäßig erfolgreich oder
entgegengesetzt, wenn Systemnutzung begrenzt war (z.
B. Hybridaktenhaltung aufgrund gesetzl. Regeln)
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Ergebnis des ressortübergreifenden Tests
- die XDOMEA-Schnittstelle funktioniert
– zur Übergabe von Akten
– Einholung von Stellungnahmen
– Ergänzung um das Kriterium Unterschrift
- einheitliches System wäre entbehrlich
– aus technischer Sicht
– aus organisatorischer Sicht
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Berner Fachhochschule
Kompetenzzentrum Public Management und E-Government
E-Gov Fokus “E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung“
20. April 2007
Danke
für Ihre Aufmerksamkeit
Haben Sie Fragen?
Ministerium des Innern Brandenburg
Andrea Kubath
Berner Fachhochschule
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