Merkblatt „private/persönliche Post“

Bundeskanzlei BK
Programm GEVER Bund
Version_1.0 (Stand 08.02.2011)
N2011.02.08-0010
Merkblatt „private/persönliche Post“
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Gegenstand | Zweck ....................................................................................................................... 1
Geltungsbereich .............................................................................................................................. 1
Kennzeichnung und Handhabung „privater/persönlicher“ Post ....................................................... 2
3.1 Private Post ............................................................................................................................. 2
3.2 Persönliche Post ...................................................................................................................... 2
3.3 Vertrauliche Post ..................................................................................................................... 2
3.4 Nicht als „private/persönliche Post gilt ..................................................................................... 3
3.5 Anwendungsbeispiele zur Identifikation von privater oder persönlicher Post: ......................... 3
Öffnen „privater/persönlicher“ Post durch eine Stellvertretung ....................................................... 3
Schlussbestimmungen .................................................................................................................... 3
1 Gegenstand | Zweck
Private/persönliche Post geniesst den uneingeschränkten Schutz des sog. Postgeheimnisses. Der Begriff „Post“ ist in einem weiten Sinn zu verstehen. Dazu zählen Briefe, Drucksachen aller Art, Urkunden, Pakete, Kisten, etc., aber auch elektronische Post. Es spielt
auch keine Rolle, ob es sich um externe oder interne Post handelt.
Private/persönliche Post ist demzufolge ungeöffnet an die adressierte Person weiterzuleiten. Wird solche Post durch Drittpersonen trotzdem geöffnet, so liegt eine widerrechtliche
Persönlichkeitsverletzung vor, welche sowohl verwaltungs- (Art. 25 DSG) wie auch strafrechtliche (Art. 179 StGB Strafbare Handlungen gegen den Geheim- oder Privatbereich)
Konsequenzen nach sich ziehen kann.1
Auf den 1. Januar 2012 wird in der gesamten Bundesverwaltung die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) eingeführt, was zur Folge hat, dass alle extern eingehende, geschäftsrelevante Post zentral erfasst und eingescannt wird. Gerade das Einscannen von
privater/persönlicher Post ist besonders persönlichkeitsgefährdend, da dadurch eine systematische widerrechtliche Datenbekanntgabe an Dritte stattfinden kann. Vor diesem Hintergrund ist es notwendig zu regeln, wie innerhalb der Bundesverwaltung mit extern eingehender privater/persönlicher Post umgegangen wird.
Das Merkblatt ist in Zusammenarbeit zwischen dem Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) und dem Programm GEVER Bund (PGB) entstanden und
wurde in der Fachgruppe GEVER vernehmlasst.
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Geltungsbereich
Das Merkblatt gibt Hinweise für die Handhabung von physischer bei der Bundesverwaltung eingehender externer Post. Die konkreten Vorgaben sollte jede Dienststelle in einer
separaten Weisung oder allenfalls als Anhang zu den Organisationsvorschriften definieren.
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Näheres vgl. Urteil des Bundesgerichts vom 6.9.1988, BGE 114 IV 16, sowie „Öffnen privater Post durch den Arbeitgeber“, im
5. Tätigkeitsbericht 1997/1998 des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragen (EDÖB), S. 36.
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Merkblatt „Private / Persönliche Post“
Es umfasst nicht den Umgang mit elektronischer Post (E-Mailverkehr) und auch nicht die
Handhabung von interner Post. Der Umgang mit elektronischer Post ist separat geregelt;
näheres siehe [Verweis angeben].
Ebenso wenig regelt dieses Merkblatt den Umgang mit klassifizierten Informationen. Hiezu
verweisen wir auf die Verordnung über den Schutz von Informationen des Bundes (Informationsschutzverordnung, ISchV; SR 510.411) sowie auf das Merkblatt „Informationsnotiz über
den Informationsschutz im Bund“ der Bundeskanzlei.
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Kennzeichnung und Handhabung „privater/persönlicher“ Post
3.1
Private Post
Als private Post gilt eine Sendung, die einem Mitarbeitenden nicht in seiner amtlichen Eigenschaft, sondern als Privatperson zugestellt wird. Private Post kann anhand folgender
Merkmale erkannt werden:

besondere Vermerke wie "privat, persönlich, eigenhändig";

Art der Sendung (Todesanzeige, adressierte Zeitung oder Zeitschrift);

äussere Merkmale (Kleinformate, farbiges Papier, Postkarten);

an einen Bediensteten adressierte Militärpost.
„Privat“ adressierte Post ist ungeöffnet dem Adressaten auszuhändigen. Bestehen Zweifel
über den Charakter der Sendung, so wird sie nicht geöffnet, sondern mit einem Begleitzettel
versehen und dem Adressaten ausgehändigt (vgl. Anhang 1). Stellt der Mitarbeitende nach
Öffnen der Sendung fest, dass die als „privat“ gekennzeichnete Post geschäftlicher Natur ist,
hat er unverzüglich dafür zu sorgen, dass die Dokumente korrekt registriert werden.
In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass die Zustellung privater/persönlicher
Post, welche keinem geschäftlichen Zweck dient oder in keinem Zusammenhang mit der
Ausübung der amtlichen Tätigkeit steht, sondern für private Zwecke des Mitarbeitenden
bestimmt ist, nur in Ausnahmefällen gestattet ist. Falls solche private/persönliche Post nicht
entsprechend gekennzeichnet ist, riskieren Mitarbeitende die Öffnung derselben durch Drittpersonen.
3.2
Persönliche Post
„Persönlich“ adressierte Post mit Angabe eines Adressaten kann sowohl privater wie geschäftlicher Natur sein. In der Regel ist solche Post an eine bestimmte Person adressiert und
darf demzufolge, sofern ein entsprechender Persönlichkeitsvermerk (vgl. unten 3.5) angebracht wurde, nur vom Adressaten geöffnet werden. Hingegen darf „persönlich“ adressierte Post ohne Angabe eines bestimmten Adressaten geöffnet werden.
3.3
Vertrauliche Post
Oft ist extern eingehende Post „vertraulich“ adressiert. Der Inhalt solcher Post kann privater
wie geschäftlicher Natur sein. Bei Vermerk eines bestimmten Adressaten auf der Sendung,
ist „vertrauliche“ Post gleich zu behandeln wie „persönliche“ Post (vgl. oben 3.2), d.h. sie ist
dem Adressaten ungeöffnet auszuhändigen und dieser hat dafür zu sorgen, dass allfällige
geschäftsrelevanten Dokumente unverzüglich registriert werden.
Zu beachten ist, dass „vertrauliche“ Post in Sinne dieses Merkblattes nicht gleich zu setzen
ist mit dem Begriff „vertrauliche Informationen“ im Sinne von Art. 6 der Informationsschutzverordnung (ISchV; SR 510.411). Letzterer hat eine andere Funktion und Bedeutung.
„Vertrauliche“ Post im hier verstanden Sinn bezieht sich lediglich auf die äussere Kennzeichnung eingehender externer Post. Der Inhalt solcher Post kann – wie in der Informationsschutzverordnung in Art. 4 ff. festgelegt – interner, vertraulicher oder sogar geheimer
Natur sein.
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Merkblatt „Private / Persönliche Post“
Um Missverständnissen zu den in der Informationsschutzverordnung verwendeten Begriffen
vorzubeugen, sollte wenn immer möglich der Begriff „vertrauliche“ Post vermieden werden.
Stattdessen empfehlen wir, den Ausdruck „persönliche“ Post zu verwenden.
3.4
Nicht als „private/persönliche Post gilt
Nicht als „privat“ oder „persönliche“ Post gelten eingehende Sendungen, welche "zu Handen von“ oder „z.Hd." gekennzeichnet sind. Mit einem solchen Vermerk auf einer Briefadresse wird, soweit keine abweichenden Indizien vorliegen, nach der Verkehrsübung nicht
zum Ausdruck gebracht, dass allein die genannte Person zum Öffnen des Briefes befugt sein
soll. Nach der Meinung des Absenders ist innerhalb des angeschriebenen Departementes/Amtes die genannte Person zur Behandlung des Schreibens zuständig.
Im Übrigen gilt jegliche Post ohne Vermerk von „privat“, „persönlich“ oder „vertraulich“ sowie
Post, wo auch sonst nicht aufgrund anderer äusserer Merkmale (vgl. oben 3.1 „private“ Post)
auf den persönlichen/privaten Charakter der Sendung geschlossen werden kann, als normale Geschäftspost, die von Drittpersonen geöffnet werden darf.
3.5
Anwendungsbeispiele zur Identifikation von privater oder persönlicher
Post:
Privat | Persönlich
Hans Muster
Amt XY
Mustergasse 12
3003 Bern
Hans Muster
c/o2
Amt XY
Mustergasse 12
3003 Bern
Die Anschrift "Herr X, Amt Y", lässt somit erst dann auf den privater oder persönlichen Inhalt
schliessen, wenn dies durch einen Zusatz (persönlich, privat, c/o, usw.) zum Ausdruck gebracht wird. Das blosse Voranstellen des Namens genügt nicht, um zu zeigen, dass die
Sendung einem Mitarbeitenden als Privatperson zugestellt wird.
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Öffnen „privater/persönlicher“ Post durch eine Stellvertretung
Ohne ausdrückliche Einwilligung des Adressaten darf „private/persönliche“ Post von Drittpersonen nicht geöffnet werden. Bei längeren Abwesenheiten des betreffenden Adressaten (Ferien, Geschäftsreisen, Krankheit, etc.) kann dies dazu führen, dass solche Post nicht geöffnet wird. Dabei kann es vorkommen, dass der Inhalt solcher Sendungen dringender Natur ist
und einer sofortigen Bearbeitung bedürfte. Indem dies nicht geschieht, werden allenfalls
wichtige Fristen verpasst, was unter Umständen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen
zur Folge haben kann.
Um einen reibungslosen und zuverlässigen Geschäftsverkehr zu garantieren, haben Mitarbeitende dafür zu sorgen, dass bei längeren vorhersehbaren wie auch unvorhersehbaren
Abwesenheiten die Handhabung von „privater/persönlicher“ Post durch eine Stellvertretung
gewährleistet ist. Dies kann dadurch geschehen, dass eine Vertrauensperson oder der/die
Vorgesetzte (schriftlich) ermächtigt werden, solche Post zu öffnen (vgl. Anhang 2). Details
dazu sind in den entsprechenden Organisationsvorschriften des Amtes zu definieren.
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Schlussbestimmungen
Dieses Merkblatt gilt ab 1. Januar 2012.
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Das Bundesgericht hat im Urteil 114 IV 16 (Erwägung 1) entschieden, dass der Vermerk “c/o” eher auf persönlich adressierte
Post schliessen lässt als „z.Hd.“
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Merkblatt „Private / Persönliche Post“
Anhang 1
Muster
Begleitzettel für ungeöffnete „private/persönliche“ Post
Geht an:
Name
Vorname
Abteilung/Departement.
Telefonnummer
Aufgrund der Adressierung konnte die beigelegte Postsendung nicht zweifelsfrei als geschäftliche Post identifiziert werden. Da es sich bei der Postsendung allenfalls um „private/persönliche“ Post handeln könnte, leiten wir Ihnen diese Sendung ungeöffnet weiter. Sollten Sie feststellen, dass es sich beim Inhalt der Sendung um geschäftsrelevante Dokumente
handelt, weisen wir Sie an, dafür besorgt zu sein, dass diese Dokumente unverzüglich korrekt registriert werden. Vielen Dank.
Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an: (Tel.Nr., Name/Vorname).
Name
Vorname
Abteilung/Departement
Telefonnummer
Datum/Uhrzeit ______________________________
[Bemerkung: Evtl. könnte der Begleitzettel mit einer Empfangsquittung ergänzt werden.
Das hängt jedoch davon ab, ob man Gewähr haben will, dass die betreffende Person die
Postsendung erhalten hat. Unter Umständen verursacht dies aber zu viel Aufwand.]
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Bundeskanzlei BK
Programm GEVER Bund
Muster
Vollmachterteilung zum Öffnen „privater/persönlicher“ Post
Ich ermächtige hiermit, die folgende(n) Person(en)
Name
Vorname
Abteilung/Departement
Telefonnummer
während meiner (Ferien-)Abwesenheit
von
bis
private und/oder persönliche an mich adressierte Post zu öffnen und – falls solche Post
geschäftsrelevante Dokumente enthält – letztere entsprechend korrekt zu registrieren und an
die verantwortliche(n) Person(en) weiterzuleiten.
Ort, Datum
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Name/Vorname
Unterschrift
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