Lese-Ausflug 1

Soll & Haben
Buchführung einfach erklärt
Ein Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktionen
8. Auflage
Herausgeber: Günter D. Alt
Autoren: Günter D. Alt; Horst-Dieter Radke
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Soll & Haben
Wir weisen darauf hin, dass die im Buch genannten Soft- und Hardwarebezeichnungen sowie die Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder
patentrechtlichen Bestimmungen unterliegen. WINDOWS und MS-DOS sind eingetragene
Warenzeichen der Microsoft-Cooperation.
Lizenz durch ZDF Enterprises
© Copyright 2007
© Copyright 2007
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© Copyright 2007 Software,
Buhl Data Service GmbH
Produktion und Vertrieb
Am Siebertsweiher 3/5
57290 Neunkirchen
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Inhaltsverzeichnis
Lese-Ausflug 1 ......................................................................................... 7
Vom Abakus zum „Blechtrottel“ .................................................................... 7
Auftragsbearbeitung – wer braucht so was? .............................................. 11
Wie aus dem richtigen Leben ... ................................................................. 12
Der Einzelgänger ......................................................................................... 12
Das handwerkelnde Team ........................................................................... 12
Die Gewerbemannschaft aus Dresden ....................................................... 13
Welche Maschine muss her? ...................................................................... 14
Nicht kompatibel? ........................................................................................ 15
Eine kurze Begriffsklärung .......................................................................... 15
Übrigens ... .................................................................................................. 16
Lese-Ausflug 2 ....................................................................................... 19
Risiken und Nebenwirkungen ... ................................................................. 19
Was heißt eigentlich „Buchhaltung“? ......................................................... 19
Wer hat die Buchhaltung „erfunden“? ........................................................ 20
Alles, was Recht ist...................................................................................... 21
Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung...... 24
Ausgerechnet: Das Bild des Unternehmens .............................................. 27
Welche Buchhaltungssysteme gibt es? ...................................................... 27
Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen ................. 28
Der Spiegel des Unternehmens: Die Finanzbuchhaltung ......................... 30
Die Bücher der Buchhaltung ....................................................................... 30
Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto .............................................. 32
Lese-Ausflug 3 ....................................................................................... 35
Erbsenzähler ... ............................................................................................ 35
Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur ............................................... 35
Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars ....................................... 39
Bilanz – die Waagschale des Unternehmens ............................................ 42
Wie lange müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden? ........................... 49
Lese-Ausflug 4 ....................................................................................... 51
Ordnungsmacht: Beleg, Satz und .............................................................. 51
Was ist ein Beleg? ....................................................................................... 51
Keine Buchung ohne Beleg ..................................................................... 51
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Soll & Haben
Vom Beleg zur Buchung .............................................................................. 52
EDV und Buchhaltung ................................................................................. 52
Anwendung der GoS ................................................................................... 53
GoS (in Auszügen) ...................................................................................... 54
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung ......................................... 57
Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen ................... 58
Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail ................................... 62
Lese-Ausflug 5 ....................................................................................... 69
Balanceakt: Schritt für Schritt zum Ziel ...................................................... 69
Von der Eröffnungsbilanz zum Eröffnungsbilanzkonto .............................. 69
Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten ..................... 70
Alles ändert sich: Werteveränderungen in der Bilanz ................................ 77
Buchen auf Erfolgskonten: was hat’s gebracht?........................................ 78
Lese-Ausflug 6 ....................................................................................... 81
Werkzeugkasten – Passendes für alle Fälle ............................................... 81
Nun aber richtig: Buchen mit Kontenrahmen ............................................. 81
Die Eine kommt, die Andere geht – die Problematik
des Warenverkehrs ...................................................................................... 82
Mal mehr mal weniger: Buchungen im Warenverkehr .............................. 84
Wo’s um die Knete geht: Buchungen im Zahlungsverkehr ...................... 86
Personalbuchungen: Auf wessen Konto geht die Sekretärin? .................. 89
Lese-Ausflug 7 ....................................................................................... 93
Hau’ drauf: Umsatzsteuer und und und ... ................................................. 93
Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung .................................... 93
Was heißt eigentlich Umsatzsteuer? ........................................................... 93
Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer ....................................... 94
Gar nicht diebisch: Elster .......................................................................... 102
Wie sicher ist das Verfahren? .................................................................... 109
Wie die Umsatzsteuer gebucht wird ......................................................... 117
Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern .................................... 122
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Inhaltsverzeichnis
Lese-Ausflug 8 ..................................................................................... 125
Pflicht und Kür: Darf’s ein wenig mehr sein? ........................................... 125
Was Sie sonst noch können müssen: Spezielle Buchungstechniken .... 125
Besonderheiten auf Warenkonten ............................................................ 125
Was zahlt der Kunde sonst noch? Warenverkaufsnebenkosten ............ 127
Wenn was nicht in Ordnung war: Rücksendungen und Gutschriften .... 128
Darf es etwas weniger sein? Rabatte und Boni ....................................... 129
Besonderheiten im Zahlungsverkehr ........................................................ 131
Der Crash auf dem Bankkonto: Rückbuchungen ................................... 131
Mit Papieren den Zahlungsspielraum erweitern: Wechselbuchungen ... 133
Der Intimbereich der Buchhaltung: Das Privatkonto .............................. 139
Die Buchführung im Einzelhandel ............................................................ 141
Die Buchführung in der Industrie .............................................................. 143
Kosten und Leistungen in einem Industriebetrieb ................................... 143
Der Kontenrahmen der Industrie .............................................................. 144
Das Betriebsergebnis im Industriebetrieb ................................................ 144
Zweikreissystem: Die Kosten- und Leistungsrechnung ........................... 145
Buchen im Industriebetrieb ....................................................................... 146
Lese-Ausflug 9 ..................................................................................... 149
Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahme-Ausgaben Rechnung ................. 149
Vereinfachte Buchführung für wen? ........................................................ 149
Unterschiede zur Doppelten Buchführung ............................................... 151
Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung ....................................... 153
Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung ................... 153
Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart .................... 155
Lese-Ausflug 10 ................................................................................... 159
Böllermann & Co.: Das Jahr geht zu Ende ............................................... 159
Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung ........................ 159
Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen ............................................. 159
Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung ...................................... 166
Die hohe Kante: Rückstellungen ............................................................. 168
Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz ............................. 170
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Soll & Haben
Wer kriegt wie viel? Die Gewinnverwendung .......................................... 172
Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik ........................................... 174
Glossar ................................................................................................. 177
Stichwortverzeichnis ........................................................................... 194
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Lese-Ausflug 1
Lese-Ausflug 1
Vom Abakus zum „Blechtrottel“
Der Computer wurde erfunden, weil die Mathematiker und Statistiker es leid waren, umfangreiche Berechnungen vorzunehmen. Diese Meinung zur Geschichte
und „Erfindung“ des Computers hört man immer wieder - und sie ist ja zumindest
nicht ganz falsch. Aber auch wieder nicht ganz richtig, denn im Wirtschaftsleben gab es ebenfalls eintönige Arbeit, die nach Automatisierung und Erleichterung verlangte und dies führte zu Automatisierung von Produktionsanlagen (der
Jacquardsche Webstuhl mag als Beispiel dienen), zur Schreibmaschine und zu
Buchungsapparaten. Mechanische Rechenmaschinen fanden in den Büros und Fabriken eine viel größere Verbreitung als an Universitäten und wissenschaftlichen
Instituten. 1970 hielten elektronische Tischrechner Einzug in die Bürowelt. Auf
vielen Schreibtischen standen aber noch mechanische Rechenmaschinen und die
wurden oft in einer Geschwindigkeit und Perfektion benutzt, die beeindruckend
war. Beide Richtungen - die wissenschaftliche und die praktische - führten zur
Entwicklung und Perfektionierung des Computers.
In den dreißiger und vierziger Jahren war „überall“ eine Aufbruchsstimmung in
der Welt hinsichtlich des Baues mechanischer und elektronischer Rechenmaschinen zu finden, die zur Realisierung des Computers nach dem zweiten Weltkrieg
führte. Bereits 1937 stellte in Berlin Konrad Zuse seinen ersten, mechanischen
Relaisrechner fertig: im Wohnzimmer seiner Eltern und ohne staatliche Unterstützung. Weitgehend allein konzipiert, war dies der erste funktionsfähige Computer,
der fertig gebaut wurde. Er funktionierte nicht sonderlich gut, was nicht verwunderlich war, da viele Bauteile noch nicht mit der nötigen Präzision hergestellt
werden konnten. Konrad Zuse sägte viele Relaisbleche mit der Laubsäge selber
aus - bei den restlichen halfen ihm Freunde. Aber bereits die Variante Z3 war
ein funktionierendes Modell, das leider bei einem Bombenangriff zerstört wurde.
Unverdrossen baute Zuse ein weiteres Gerät, das er von Berlin – unter teils abenteuerlichen Umständen – in den Allgäu transportierte und erfolgreich vor den
Alliierten in einem Pferdestall versteckte. Hier führte er es auch Professoren von
der berühmten ETH (Eidgenössischen Technischen Hochschule) in Zürich vor, die
daraufhin den Rechner mieteten und bis 1959 einsetzten. In der ersten Zeit war
es der einzige in Europa arbeitende Computer an einer Hochschule. In Frankreich
wurde zur gleichen Zeit ebenfalls an einem mechanischen Relaisrechner gearbeitet, der aber nie fertig gestellt wurde.
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Soll & Haben
In den USA und in England dagegen wurde bereits länger an elektronischen Rechnervarianten gebastelt. Zu nennen wären hier Atanasoff, der ab 1937 ein Computermodel mit Röhren entwickelte (ABC, 1940 - USA), Mauchly und Eckert (ENIAC,
1945; UNIVAC 1951 - USA), von Neumann (EDVAC, 1952 - USA) und Wilkes
(EDSAC, 1949 - GB). Einen erheblichen Entwicklungsschub brachte die Erfindung
des Transistors im Jahre 1947 durch das amerikanische Entwicklertrio Bardee,
Brattain und Shockley. Die Computer, die in den fünfziger Jahren damit entwickelt wurden, waren schneller und etwas kompakter. Der richtige Durchbruch kam
aber erst, als 1957/58 der integrierte Schaltkreis erfunden wurde. Immer mehr
Transistoren und Bauelemente brachte man auf einem Chip unter, bis es 1971
gelang eine komplette Recheneinheit darauf zu platzieren.
Zunächst waren diese Computer nur an Forschungseinrichtungen zu finden. Sie
wurden aber während des Krieges bereits beim Militär (für ballistische Berechnungen) und später in der Industrie für spezielle (beispielsweise statische) Kalkulationen eingesetzt. Nachdem die Geräte kleiner, fehlertoleranter und dabei auch
preiswerter wurden, eroberten sie sich die Unternehmen, insbesondere die „Mittlere Datentechnik“ sorgte in den siebziger Jahren für den Einzug auch in Unternehmen mittlerer Größe und den Aufstieg des deutschen Computerpioniers Nixdorf.
Die Erfindung des Personal Computer in den 80er Jahren brachte schließlich die
elektronische Datenverarbeitung auch in den Kleinbetrieb.
Ein Computer ist nichts ohne Software. In der Anfangszeit musste für jede Anwendung ein Programm neu erstellt werden. Die Einsatzvarianten in den großen
Unternehmen waren so unterschiedlich wie die Betriebe selbst und mussten deshalb individuell erarbeitet werden. Je mehr Betriebe Computer einsetzten und
gebrauchten, umso mehr kamen Situationen vor, die sich wiederholten. Deshalb
setzte bald die Standardisierung von Software ein. Für viele Fälle kann heute ein
Programm erworben werden, das in zahlreichen Situationen auf die gleiche Art
und Weise eingesetzt werden kann. Standardisierte Software heißt übrigens nicht,
dass nicht individuelle Einstellungen möglich wären. Ein solches Produkt haben
Sie mit WISO-Kaufmann oder WISO Buchhaltung vor sich. Sie können das gleiche Programm auf Ihrem Computer installieren wie viele andere Betriebe auch.
Ihre Anwendung unterscheidet sich aber – je nachdem was Sie für einen Betrieb
haben: Dienstleistung, Handwerk, Handel oder andere – doch von vielen Einsatzvarianten anderer Unternehmen.
Der Vorteil, der auch einem Kleinbetrieb aus der Computernutzung erwächst, ist
erst nach einiger Zeit richtig einzuschätzen. Die ersten Lieferscheine und Rechnungen werden nicht unbedingt schneller geschrieben, als mit der Schreibmaschi8
Lese-Ausflug 1
ne. Wenn dann aber einmal ein Ordner voll ist und ein ganz bestimmter Beleg
neu gesucht werden muss, wird der Nutzen vielleicht zum ersten Mal deutlich.
Noch effektiver ist aber die Weiterverarbeitung der Daten: etwa die automatische
Übergabe der Belegdaten an die Buchhaltung oder die Auswertung der Umsätze.
Der Blick auf noch nicht gezahlte Rechnungen und die noch offenen Außenstände
ist viel leichter möglich und so ergibt der Einsatz des Computers eine Effektivität
für das kleine Unternehmen, das dieses auch dringend braucht, da der Einsatz von
Personal doch in der Regel sehr begrenzt und kostenträchtig ist. Um diese Vorteile
richtig zu nutzen, sind aber zwei Dinge Voraussetzung:
 dass die richtigen Geräte (der Fachmann spricht von Hardware) vorhanden
sind und
 dass das Programm (die Software) passend eingerichtet wurde.
WISO-Kaufmann kann vieles, benötigt dafür aber auch die richtige Hardware. Es
muss zwar nicht die allerneuste Technologie sein, aber eine Grenze sollte doch
gezogen werden: Mindestens ein Pentium II Prozessor und eine nicht zu knappe
Hauptspeicherausstattung (wenigstens 256 MByte) sowie genügend freier Festplattenplatz sollten vorhanden sein (siehe dazu auch die Ausführungen unter „Welche
Maschine muss her?“). Stehen Sie vor einer Neuanschaffung, so sollten Sie sich
nach einem preiswerten (nicht billigen!) Markengerät umsehen. Die in Zeitschriften angebotenen, selbst zusammengebauten Billig-Rechner diverser Werkstätten
und Discounter sollten sie besser meiden. So etwas ist für Bastler durchaus geeignet, nicht aber für Ihren Betrieb, in dem der Computer einwandfrei und möglichst
ohne Störungen laufen soll. Da ist einer der in regelmäßigen Abständen angebotenen Rechner mit Garantie aus dem Fachhandel oder einem Elektronikmarkt
oft die bessere Wahl. PCs, die in Lebensmittelketten angeboten werden, zielen
eher auf den privaten Anwender, da sie mit Funktionen voll gestopft sind, die im
Büroalltag selten gebraucht werden. Ein Markengerät im Fachhandel gekauft, ist
meist eine gute Wahl, auch wenn es etwas teurer ist. Fachhandel ist aber nicht
gleich Fachhandel. Wenn Sie den Eindruck haben, dass der „Fachhändler“ in ihrer
Nähe nach der Devise arbeitet: „Der deutsche Handwerker bringt sich nicht durch
Eile und übertriebenen Service in Gefahr!“, dann schauen Sie besser nach einem
Direktanbieter mit einer „Vor-Ort-Garantie“, das heißt mit der Schadensbehebung
durch einen Werkskundendienst innerhalb angemessener Zeit bei Ihnen im Büro
– üblicherweise innerhalb von 48 Stunden.
Erfahrungsgemäß bleibt ein Computer nicht von alleine ohne Probleme arbeitsfähig. Es sind Wartungsaufgaben zu erfüllen und immer wieder auch kleinere
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Soll & Haben
Probleme zu bewältigen. Haben Sie ein Netzwerk installiert, so trifft dies in besonderem Maße zu. Kaum ein Kleinbetrieb wird eine EDV-Abteilung einrichten (können). Besser ist es, wenn eigene Mitarbeiter dies „nebenher“ übernehmen und sich
entsprechend schulen und weiterbilden. Die Investition in diese Weiterbildung ist
meist gut angelegt und in der Regel nicht zu aufwendig. In den angelsächsischen
Ländern gibt es kleine Serviceunternehmen, die die Betreuung solcher Installationen übernehmen. Ein Techniker kann sich leicht um vier bis sechs Unternehmen
(je nach Größe) langfristig kümmern und für einen reibungslosen Betrieb sorgen.
Diese Servicetechniker übernehmen dann in der Regel auch die Einrichtung der
Software mit. Auch bei uns sind solche Dienstleistungsunternehmen immer häufiger zu finden. Schauen Sie ins Branchenbuch oder fragen Sie etwas im Kollegenkreis herum. Wahrscheinlich sind solche Servicefirmen auch schon in Ihrer
Nähe zu finden.
WISO Tipp
Fragen Sie auch die Berufsvertretungen (Industrie- und Handelskammern sowie die Handwerkskammern), die über solche Dienstleistungen oft gut informiert sind und die Informationen gerne weitergeben. Wenn gar nichts mehr
geht, hilft häufig nur noch ein professioneller Computer-Notdienst- eine Art
ADAC für den PC. Wo der nächste Notdienst ist, können Sie aus den Anzeigen
in der örtlichen Tageszeitung, aus den „Gelben Seiten“ oder durch Nachfrage
bei einem großen Händler erfragen (etwa MediaMarkt), die sich nicht selten
selbst solcher Dienstleister bedienen.
Neben bundesweit agierenden Servicehotlines gibt es eine Reihe PC-Notdienste,
deren Einsatzgebiet begrenzt ist oder die nur Computer reparieren, die bei ihnen
gekauft wurden. Solche Notdienste sind selbstverständlich kostenpflichtig – eine Stunde kostet mindestens 50 Euro (bei Netzwerkproblemen auch mehr). Dazu
kommen eventuell Anfahrtspauschalen und bei einigen auch ein Schnellservicezuschlag. Also: Vor dem Auftrag genau nachfragen!
Für die zweite Voraussetzung – die richtige Einstellung dieser Software – haben
Sie dieses Begleitbuch. Sie finden im ersten Teil viele Hinweise auf die passende Einrichtung für unterschiedliche Situationen. Außerdem steht Ihnen aber in
einem zweiten Teil eine detaillierte Beschreibung der Software samt Installation
und Einrichtung zur Verfügung. Wir haben uns bemüht, so zu schreiben, dass
Sie auch ohne Informatik-Ausbildung mit den Handbüchern klar kommen. Wenn
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Lese-Ausflug 1
doch einmal ein Problem ungelöst bleibt, schauen Sie auf den Internet-Seiten von
Buhl-Data Service (www.buhl.de) nach; möglicherweise liegt schon eine Lösung
parat, beispielsweise bei den so genannten „FAQs“ – häufig gestellten Fragen.
Auftragsbearbeitung – wer braucht so was?
Verflixt! Habe ich der Firma Meier nun eine Rechnung geschrieben, oder nicht?
Ich wühlte meine Schreibtischschublade durch und konnte nichts finden. Mein
Elba-Rechnungsdurchschreibebuch mit Blaupausen war auch nicht zu greifen.
Sch ... so ist das eben, wenn man anfängt, sich selbstständig zu machen. Man hat
den Kopf voll mit Aufträgen und Terminen und keine Zeit an etwas anderes zu
denken. Irgendwann aber muss man doch die Kontoauszüge der Bank einsortieren
und damit beginnt der Rückweg in die Realität.
Also ... sind nun alle Rechnungen tatsächlich geschrieben und an die Empfänger
übermittelt? Und wenn, haben alle gezahlt? Und dann klingelt das Telefon und
jemand möchte noch ein paar Stück von Artikel „X“ bestellen und auf Anhieb
kann man gar nicht sagen, ob noch was am Lager liegt.
Öde und schwarz lugt der Monitor des ausgeschalteten Computers vom Schreibtisch herüber, als wolle er sagen „warum lässt du mich nicht machen?“
Um Gottes willen! Für meinen kleinen Betrieb? Die paar Aufträge und Rechnungen etwa mit dem Computer schreiben? Der Aufwand des Einrichtens ist viel zu
groß, der Verwaltungsaufwand kaum kleiner, als wenn ich alles mit der Hand
mache und wahrscheinlich ist die Software auch viel zu teuer ...
Alles falsch! Vorurteile! Natürlich kann man eine sinnvolle Organisation auch mit
der Hand, der Schreibmaschine, mit einfachen Mitteln am Computer – Textverarbeitung und Tabellenkalkulation – erledigen. Dass es aber mit spezieller Software
aufwendiger wäre, stimmt so grundsätzlich schon mal nicht. Außerdem gehen
bei solch einer Argumentation ein paar ganz wesentlich Vorteile sofort unter: die
ständig abrufbaren Informationen über Auftrag- und Lagerbestand etwa oder die
Möglichkeit, die vorhandenen Daten direkt an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Und das Programm WISO-Kaufmann ist der beste Beweis dafür, dass eine
spezielle kaufmännische Software auch nicht teuer sein muss.
Damit Sie wissen, wie solch ein „Software-Vehikel“ sinnvoll eingesetzt werden
kann und was alles damit anzustellen ist, werden wir die Einsatzmöglichkeiten
aus drei unterschiedlichen Blickwinkeln beschreiben. Im folgenden Abschnitt, der
sich mit der Auftragsbearbeitung (Modul Auftrag) befasst, finden Sie drei Modelle,
die sich auf fast alle denkbar anderen Einsatzmöglichkeiten übertragen lassen.
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Soll & Haben
Wie aus dem richtigen Leben ...
Der Einzelgänger
Mario Felleisen ist Berater für kleine und mittlere Unternehmen. Er führt betriebswirtschaftliche Beratungen bei Gründung neuer Unternehmen sowie bei Problemen bestehender Unternehmen durch. Außerdem veröffentlicht er Fachbeiträge in
verschiedenen Periodika (IHK Zeitschrift, Loseblattsammlungen etc.).
Er ist ein Einzelgänger, beschäftigt gelegentlich stundenweise eine Sekretärin,
wenn es viele Berichtseiten zu schreiben gibt und mal allzu viele Beiträge für
Zeitschriften versprochen wurden. Ansonsten schreibt er seine Rechnungen über
Berater- und Beitragshonorare mit einem einfachen Textprogramm. Alles wird
ordentlich in Jahresordnern abgelegt, die durch Trennblätter in Einnahmen und
Ausgaben aufgeteilt sind.
Jedes Jahr, wenn es an die Steuererklärung geht, addiert Mario mühsam alle Rechnungen zusammen. Schon zweimal hat er dabei festgestellt, dass kleinere Rechnungen nicht bezahlt waren. Er hat es nicht gemerkt, weil er keine Rechnungskontrollen durchführt. Große Rechnungsbeträge hat er im Kopf und mahnt auch
gewissenhaft an, wenn es etwas zu lange dauert. Bei kleinen Beträgen – glaubt er
– hat er noch den Überblick. Aber … so muss er zugeben: Dieses Jahr hat er eine
Rechnung überhaupt nicht geschrieben. Jetzt, als er es merkt, ist’s zu spät ...
Das reicht Mario. Er hat WISO-Kaufmann erstanden und will die Verwaltung jetzt
mit dem Computer erledigen. Das letzte Hindernis – die Installation der Software
und die Einrichtung derselben – wird von seinem Sohn übernommen, der Betriebswirtschaft studiert und sich in den Semesterferien die Zeit dazu nimmt.
Wenn Sie Freiberufler sind oder Sie eine Auftragsbearbeitung für nebenberufliche
Tätigkeiten (Kursleiter an der Volkshochschule, Kleingewerbe oder nebenberufliche Schriftstellerei) benötigen, so können Sie die Hinweise aus diesem Modell auf
Ihre eigene Tätigkeit leicht übertragen.
Das handwerkelnde Team
Die Holzbaustelle KG ist ein kleiner Schreinerbetrieb, der vorwiegend Küchen und
Ladeneinrichtungen im Einzelauftrag erstellt. Die Kunden für die Küchen sind
meist Privathaushalte, Ladeneinrichtungen werden selbstverständlich für andere
Geschäftskunden gebaut (vom Puppenladen für die Tochter des Schreinermeisters
einmal abgesehen). Die grundverschiedenen Kundengruppen müssen nicht nur bei
der Ansprache – in der Werbung und beim Angebot – sondern auch bei der Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung unterschiedlich behandelt werden.
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Lese-Ausflug 1
Zwei Schreinermeister, drei Gesellen und zwei Auszubildende sind in der Holzbaustelle beschäftigt. Eine Halbtagskraft erledigt den Schriftverkehr, bedient das
Telefon (wenn sie da ist) und hält auch laufend Kontakt mit dem Steuerberater
(Belege hinbringen und so weiter).
Ein großes Problem sind die zögerlichen Zahlungseingänge. Privatkunden möchten immer erst zweimal gemahnt werden, gewerbliche Kunden berufen sich von
vornherein auf längere Zahlungsziele und verlangen – aus den unterschiedlichsten Gründen – Abschläge auf den Preis. Beide Kundengruppen bestehen natürlich
auf vorzeitige Lieferung! Das alles im Blick zu haben („Sag mal Theo, wann sollte die Küche eigentlich geliefert werden?“) und die unterschiedlichen Zahlungsbedingungen nicht durcheinander zu bringen („Gestern hat Karl-Heinz dem Dr.
Hellmann die gleichen Zahlungsbedingungen versprochen, wie Reisebüro Schnatter sie hat!“) ist gar nicht so einfach. „Eine Auftragsbearbeitung muss her!“ sagt
Peter Sägemöller, Meister der Holzbaustelle und sieht als Ergebnis dabei schon die
Liquidität über den Rand des Kontos spritzen – mit Hilfe von WISO Kaufmann.
Sind Sie Handwerker oder haben Sie einen kleinen Produktionsbetrieb, dann
finden Sie Anregungen für Einrichtung und Umgang mit WISO-Kaufmann in
diesem Modell.
Die Gewerbemannschaft aus Dresden
Die Porzella GmbH vertreibt Porzellanwaren kleiner Betriebe aus den neuen Bundesländern (vorwiegend aus Meißen). Aufgebaut wurde das Unternehmen von
ehemaligen Ingenieuren und Technikern der Porzellanindustrie, die nach der
Wende erst einmal arbeitslos geworden waren, mehrfach vom Arbeitsamt umgeschult wurden – ohne wirklich für den neuen Beschäftigungsmarkt fit zu werden.
Mit einem Schulungsleiter aus dem Westen an der Spitze und nach Abschluss
eines Kurses haben sie sich in die Selbstständigkeit „gestürzt“.
Bereuen mussten Sie das nicht. Die Sachkenntnis der „Ossis“ kombiniert mit der
Marktkenntnis des desertierten „Wessis“ brachte schnell den Einbruch in eine
kleine Marktnische, die ständig ausgebaut wurde. Von Anfang an keine überzogenen Ansprüche, Improvisation kam vor Organisation: das Unternehmen konnte
sich gut behaupten. Langsam stößt man allerdings an allen Ecken an Grenzen.
Zwanzig Mitarbeiterinnen machen etwa 7 Millionen Euro Umsatz und ständig
wird ein Lagerbestand von rund 0,8 Millionen Euro geführt.
Angebote, Lieferscheine und Rechnungen werden mit einem formularorientierten
Textprogramm geschrieben und dann weitgehend per Hand und Ablage verwaltet. Der Lagerist führt eine Bestandskartei mit bunten Kartons und aufgesteckten
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Soll & Haben
Reitern. Jeder wünscht sich eine Aushilfe (meist für Dauer) und die beiden Geschäftsführer fanden bei dem letzten verzweifelten Versuch, alle diese Anfragen
abzulehnen, endlich eine Lösung: „Wir stellen jetzt um auf EDV Warenwirtschaft,
aber richtig! Mit WISO Kaufmann.“
Haben Sie einen Handelsbetrieb oder einen kleinen Produktionsbetrieb, dann ist
dieses Szenario für Sie besonders interessant.
Das sind unsere drei Ausgangssituationen. Sie können jedes Beispiel auch auf
andere Situationen übertragen. So lässt sich Modell 1 auch von Buchführungshelfern, Steuerberatern, Seminaranbietern; Fall 2 von jedem anderen Handwerksbetrieb und Szenario 3 von allen anderen Gewerbe- und Handelsbetrieben nutzen.
Welche Maschine muss her?
Natürlich braucht es nicht nur das Programm. Um dieses nutzen zu können, muss
auch ein Computer vorhanden sein. Da in der Praxis noch die unterschiedlichsten
Geräte zu finden sind und durchaus für bestimmte Aufgaben auch noch ihren
Zweck erfüllen, sollte kurz darauf geschaut werden, was denn wirklich benötigt
wird. Nicht immer wird man einen Computer neu anschaffen müssen, ebenso ist
aber der alte nicht immer sinnvoll einzusetzen.
Wenn Sie einen alten Pentium II PC mit mindestens 450 MHz Taktfrequenz haben,
der mit wenigstens 64 MB RAM ausgestattet ist, ein CD-ROM-Laufwerk enthält
(diese Geräte hatten meist schon CD-ROM Laufwerke mit vierfacher oder höherer
Geschwindigkeit) und etwa 150 MB freier Platz auf der Festplatte vorhanden ist dann können Sie fast loslegen. Vielleicht ist es aber besser, vorher noch etwas nachzudenken. Diese Mindestanforderungen reichen aus, das Programm zu installieren
und zu nutzen. Nur ist zugegebenermaßen die Nutzung nicht sehr effektiv. Deshalb
empfehlen wir als Voraussetzung für ein angenehmes Arbeiten mindestens:
 Einen PC mit Pentium II Prozessor (oder kompatibel) mit 450 MHz Taktfre-
quenz, besser schneller
 Einen Hauptspeicher mit 256 MB
 Freien Festplattenplatz von mindestens 500 MB
 CD-ROM Laufwerk mit 24facher Lesegeschwindigkeit
(oder schneller)
 Grafik: Super VGA mit mind. 1024 x 768 Bildpunkten Auflösung (und den
dazu passenden Monitor)
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Lese-Ausflug 1
Setzen Sie die Netzwerkversion ein, so sollten Sie noch etwas höhere Anforderungen an den Datenserver stellen:
 Hauptspeicher mit mindestens 512 MB
 Freier Festplattenplatz von mindestens 1 GB
Ach ja, Windows 98 SE (oder höher) sollte installiert sein (Windows NT ist ab
Servicepack 6 einsetzbar). Die Empfehlung lautet aber auch hier: Windows 2000
oder Windows XP (aus Sicherheitsgründen mit dem Servicepack 2) einzusetzen.
Einen Drucker brauchen Sie natürlich auch. Mit solch einer Ausstattung werden
Sie gut mit WISO-Buchhaltung arbeiten können. Passt es bei einzelnen Details
nicht, so können Sie vor der Neuinvestition überlegen, ob Sie Ihr Gerät nicht
aufrüsten. Arbeitsspeicher ist z.B. nicht sehr teuer. Auch eine zu kleine Festplatte
kann mit wenig Kapital gegen eine größere ausgetauscht werden. Da werden Sie
auch schnell merken, dass größere Platten im Verhältnis billiger sind, als kleine
– hier zu knausern macht also keinen Sinn. Stimmt es aber in fast allen Details
nicht (Prozessor zu langsam, Hauptspeicher zu knapp, die Festplatte war vorher
schon überfüllt und das CD-ROM-Laufwerk ist eines von den alten, langsamen),
dann sollten Sie nicht ans Aufrüsten denken, sondern an eine Neuinstallation. Das
ist wenig teurer und hat mehr Zukunft.
Nicht kompatibel?
Sie arbeiten mit einem Apple Computer und dem Betriebssystem Mac OS X oder
haben auf Ihrem PC Linux installiert. Dann läuft WISO Kaufmann nicht, denn es
wurde nur für das Betriebssystem Windows entwickelt. Möglich ist der Einsatz
aber trotzdem, wenn Sie Virtualisierungssoftware einsetzen. Davon gibt es inzwischen eine ganze Reihe, die mit unterschiedlichen Betriebssystemen arbeiten, etwa
VMWare, Crossover Office etc. Auf Apple Computern mit Intel-Prozessor kann
sogar mit dem von Apple gelieferten Programm Boot Camp wahlweise mit Mac
OS X oder Windows gebootet werden. Die Software Parallels erlaubt sogar das
parallele ausführen beider Betriebssysteme. Beachten Sie aber, dass Support nur
für reine Windows Lösungen gewährt werden kann.
Eine kurze Begriffsklärung
Bevor es richtig losgeht, noch eine kurze Begriffsklärung. Auftragsbearbeitung
und Warenwirtschaft, diese beiden Bezeichnungen für ein computergestütztes
kaufmännisches Abrechnungssystem wurden bereits in den vorangegangenen
15
Soll & Haben
Abschnitten erwähnt und spielen in der Praxis auch immer wieder eine Rolle.
Handelt es sich um zwei Begriffe für ein und dieselbe Sache? Oder gibt es tatsächlich Unterschiede?
Ganz abgesehen davon, dass normalerweise auch unterschiedliche Leistungskategorien damit gemeint sind, können wir uns für dieses Buch und die zugrunde
liegende Software so einigen: Eine Auftragsbearbeitung speichert alle Daten, die
nötig sind, um Aufträge zu verwalten und alle nötigen Belege (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und so fort) damit zu drucken.
Natürlich lassen sich die dazu nötigen Daten (Kunden, Lieferanten, Artikel) auch
entsprechend verwalten, so dass durchaus Merkmale einer Warenwirtschaft in der
Auftragsverwaltung zu finden sind.
Bei einem Warenwirtschaftssystem stehen die Daten im Mittelpunkt. Meist geht
es um größere Mengen und die Verwaltung muss von einem leistungsfähigen
Datenbanksystem übernommen werden. Möglicherweise hängt auch noch eine
Produktion mit dran und es müssen unterschiedliche Waren (Fertigerzeugnisse,
Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) verwaltet werden. Natürlich kann solch eine Warenwirtschaft auch Angebote und Rechnungen schreiben.
Die Mahnungen kommen dann aber meist schon aus der Buchhaltung.
So gesehen handelt es sich bei dem Modul Auftragsverwaltung in WISO Kaufmann um eine Auftragsbearbeitung. Dass damit auch ganz komfortabel eine Lagerbuchhaltung geführt werden kann, wird noch gezeigt werden.
Übrigens ...
... finden Sie im gesamten Text dieses Buches immer wieder hervorgehobene Abschnitte, die Sie besonders beachten sollten.
WISO Tipp
Gibt Ihnen wertvolle Hinweise, wie Sie etwas besser oder schneller erledigen
können, oder wo ein besonderer Vorteil im Umgang mit dem Programm für
Sie liegt.
Weist Sie auf Fallen oder Schwierigkeiten im Umgang mit dem Programm
hin. Nicht immer ist alles eindeutig und Software sowie Hardware längst
nicht so transparent, wie das der Anwender erwarten könnte.
16
Lese-Ausflug 1
Hotkey zeigt Ihnen, wie Sie manchen Befehl und manche Funktion mit einfachen
Tastenkombinationen ausführen können. Gerade bei der Eingabe über die Tastatur
ist die Maus doch manchmal viel zu weit entfernt und stört die flüssige Arbeit.
Innerhalb der Szenarien werden solche Hotkeys hier und da wiederholt, damit
jeder Sie auch nutzen kann.
Check: An verschiedenen Stellen finden Sie Checklisten, die Ihnen bei der Realisierung verschiedener Vorhaben helfen (z.B. eine Auftragsverwaltung einzurichten, das zu einem bestimmten Szenario passt).
WISO Tipp
Achten Sie auf die Einträge in den Pulldown-Menüs. Hier werden neben vielen
Befehlen auch die zugehörigen Hotkeys angezeigt. Bei einigen Menü- oder
Schaltbefehlen finden Sie einen unterstrichenen Buchstaben. Diese Buchstaben sind ebenfalls Hotkeys. Sie aktivieren ihn, wenn Sie die „Alt“-Taste gedrückt halten und zusätzlich die Taste für den (unterstrichenen) Buchstaben
betätigen.
In den folgenden Kapiteln zum Modul Auftrag aus WISO-Kaufmann erfahren Sie Grundsätzliches zum Umgang mit einer Auftragsbearbeitung/
Warenwirtschaft. Dabei wird auch auf das Programm Bezug genommen.
Eine ausführliche Beschreibung dieses Moduls finden Sie allerdings nur
im Bedienerhandbuch.
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Soll & Haben
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Lese-Ausflug 2
Lese-Ausflug 2
Risiken und Nebenwirkungen ...
Was heißt eigentlich „Buchhaltung“?
Dass Buchhaltung etwas für Überpenible, für Beamte und Erbsenzähler ist und
normale Menschen sich damit nicht abgeben mögen, das bekommt man allenthalben zu hören, wenn dies Thema in Gesprächen angerissen wird. Selbst in Kreisen
von Unternehmensverantwortlichen halten sich penetrant drei Vorurteile:
 Dass Buchhaltung nur für das Finanzamt geführt werden muss,
 dass Buchhaltung und Jahresabschluss für den eigentlichen Betriebsablauf
nicht so wichtig sind (allenfalls noch für die Bank),
 dass es – außer für steuerliche Zwecke – keine gesetzlichen Regelungen für
die Buchhaltung gibt.
Diese Vorurteile treffen sämtlich nicht zu! Selbstverständlich gibt es gesetzliche
Regelungen und sie gehen weit über die steuerlichen Aspekte hinaus. Buchhaltung ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung (unabhängig von
der Größe des Unternehmens) und sie wird auch nicht für das Finanzamt und die
Bank, sondern primär für den Unternehmer selbst geführt. Dass es für den Staat
und die Banken wichtig ist, dass ein Geschäftsmann Bücher führt und diese zur
Einsicht vorlegt, zeigt allerdings, dass ihr ein hoher Stellenwert beigemessen wird;
in dem einen Fall, um eine korrekte Grundlage für die Besteuerung zu haben in
dem anderen Fall, um zu sehen, ob sich die Kreditvergabe für das Unternehmen
überhaupt lohnt.
Dabei ist das Bedürfnis, Aufzeichnungen über geschäftliche Vorgänge zu machen,
so alt, wie es schriftliche Chroniken gibt. Keilschriftdokumente und ägyptische
Papyri belegen, dass Menschen über Verkäufe, Waren- und Geldbewegungen
Aufzeichnungen geführt haben und das sicherlich nicht, um damit literarischen
Ansprüchen zu genügen. Auch im privaten Bereich ist das Bedürfnis, Überblick
über Geld- und Vermögensvorgänge zu bekommen, nicht zu übersehen. Selbst
der Wirtschaft so fern stehende Menschen wie zum Beispiel Künstler können als
Beispiel dienen. Eduard Mörike etwa hat Aufzeichnungen über Einnahmen und
Ausgaben geführt.
Der Buchhalter beziehungsweise die Buchhalterin ist heute eine spezialisierte Fachkraft im kaufmännischen Umfeld, die eine verantwortungsvolle und vielseitige Tä19
Soll & Haben
tigkeit ausübt. Grundlage ist in der Regel eine kaufmännische Ausbildung und die
kontinuierliche Fortbildung, die bis zur Bilanzbuchhalterprüfung führen kann.
Kurz gesagt ist Buchhaltung ein System, Einnahmen und Ausgaben so zu führen,
dass ein Überblick über die augenblickliche Vermögenslage sowie über die Ertragssituation Auskunft gegeben werden kann.
Wer hat die Buchhaltung „erfunden“?
So alt das Bemühen um geschäftliche Aufzeichnungen also ist, unsere heutige
Form der „doppelten Buchführung“ wurde im Italien der Renaissance entwickelt.
Die Führung von Konten kann bereits für das 13. Jahrhundert nachgewiesen werden, Hauptbücher von 1340 fand man beispielsweise in Genua. Das Jahr 1494
ist allerdings insofern für die Buchführung bedeutend, als in diesem Jahr der
Franziskanermönch Luca Pacioli ein Sammelwerk zur Darstellung der gesamten
Mathematik veröffentlichte und in diesem eine Abhandlung über die Buchführung enthalten war. Diese Abhandlung war nicht nur ein systematischer Überblick
über das System der doppelten Buchführung, sondern gleichzeitig eine praktische
Anleitung für Kaufleute.
Luca Pacioli begründet dieses Kapitel folgendermaßen:
Pacioli sagt: Damit die verehrten Untertanen des erlauchten und großmütigen
Herzogs von Urbino einen vollständigen Begriff der ganzen Ordnung des
Handels bekommen ... entschloss ich mich ... noch diese besondere, höchst
notwendige Abhandlung zu verfassen ... Damit beabsichtige ich, ihnen ausreichende und genügende Anweisungen zur ordnungsmäßigen Führung aller
ihrer Konten und Bücher zu geben.
Bis heute haben sich die von Pacioli aufgezeichneten Grundlagen der doppelten
Buchführung nicht geändert. Und manchmal vermisst man in Lehrbüchern unserer Tage die Deutlichkeit und Prägnanz in der Darstellung der grundlegenden
Prinzipien.
Pacioli begründet auch gleich zu Anfang, warum Buchhaltung für alle, die Handel
treiben, so enorm wichtig ist:
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Lese-Ausflug 2
Pacioli sagt: Die dritte und letzte notwendige Sache ist, dass man mit schöner
Ordnung alle seine Geschäfte in gebührender Weise einträgt, damit man in
aller Kürze von jedem Kenntnis haben kann, sowohl von den Schulden als
auch von den Guthaben, denn auf anderes erstreckt sich der Handel nicht.
Dieser Teil ist ihnen sehr nützlich, weil es unmöglich sein würde, ihre Geschäfte anders zu leiten, als ohne die gebührende Ordnung der Buchungen,
und ohne irgendeine Ruhe wäre ihr Geist immer in großer Sorge.
Natürlich hat bis heute eine Spezialisierung stattgefunden. Unsere heutige Buchhaltung ist vielfältiger geworden und nur als Teil des „betrieblichen Rechnungswesens“ anzusehen. Diese Spezialisierung erfordert auch, dass die Buchhaltung
professionell – das heißt von Spezialisten – ausgeführt wird. Kaufleute, die keine
Buchhalter sind oder haben, geben diese Aufgabe deshalb gern an ihren Steuerberater ab. Trotzdem sollte jeder Kaufmann Buchhaltung verstehen und in den
Grundlagen erfassen können.
Alles, was Recht ist
Ein eigenes Gesetz zur Buchführungspflicht gibt es nicht. Allerdings finden sich in
einigen Gesetzbüchern Abschnitte und Paragrafen, welche die Pflicht zur Führung
von Büchern eindeutig regeln. Das trifft insbesondere zu auf
 Das Handelsgesetzbuch (HGB)
 Die Abgabenordnung (AO)
 Das Umsatzsteuergesetz (UStG)
 Das Gewerbesteuergesetz (GewStG)
 Das Einkommensteuergesetz (EStG) und
 Das Körpersteuergesetz (KStG)
Die wesentlichsten Vorschriften zur Führung von Büchern finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB).
§ 238 Abs. 1 HGB
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine
Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung
muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb
angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die
Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich
in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
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Soll & Haben
Die wichtigsten Merkmale, die sich daraus ableiten lassen sind:
 Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen
 und zwar nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
 Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit die Buchführung
verstehen können.
 Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen „zeitlich“ eingeordnet werden.
Am 22.6.1998 wurde das Handelsrecht in Wesentlichen Teilen reformiert. Eine
auch für die Buchführung wichtige Änderung betrifft die Kaufmannseigenschaft.
Gab es bisher in einem komplizierten System den Muss- und Sollkaufmann sowie
den Voll- und Minderkaufmann, so kennt das neue Recht nur noch den Kaufmann
(Istkaufmann und Kannkaufmann).
§ 1 HGB
(1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe
betreibt.
(2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.
§ 2 HGB
Ein gewerbliches Unternehmen, dessen Gewerbebetrieb nicht schon nach § 1
Abs. 2 Handelsgewerbe ist, gilt als Handelsgewerbe im Sinne dieses Gesetzbuchs, wenn die Firma des Unternehmens in das Handelsregister eingetragen ist ...
§ 5 HGB
Ist eine Firma im Handelsregister eingetragen, so kann gegenüber demjenigen, welcher sich auf die Eintragung beruft, nicht geltend gemacht werden,
dass das unter der Firma betriebene Gewerbe kein Handelsgewerbe sei.
Verkürzt kann gesagt werden:
 Kaufmann ist jeder, dessen Betrieb einen in kaufmännischer Weise organi-
sierten Geschäftsbetrieb erfordert.
 Nichtkaufmann ist der nicht in das Handelsregister eingetragene Gewerbetrei-
bende, dessen Betrieb eine kaufmännische Betriebsführung nicht erfordert.
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Lese-Ausflug 2
Alle Kaufleute sind verpflichtet, Bücher zu führen; lediglich Nichtkaufleuten ist
dies also erlassen. Erfüllt allerdings ein Nichtkaufmann eine der folgenden Bedingungen, so muss auch er Aufzeichnungen in Form der Buchführung erstellen:
 Mehr als 500.000 Euro Umsatz jährlich (350.000 vor dem 1.1.2007)
 Gewinn von mehr als 30.000 Euro jährlich
Auch Freiberufler sind von der Buchführungspflicht befreit. Sie müssen dem Finanzamt gegenüber die Erlöse nur in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorlegen, welche die jährlichen Betriebserlösen die Betriebsausgaben gegenüberstellt. Dies kann in Form eines Kassenbuchs oder einer speziellen Überschussrechnung geschehen (AO § 140 f.). Dieses Verfahren wird auch vereinfachte
Gewinnermittlung genannt.
Bei einer freiberuflichen Tätigkeit handelt es sich um eine wissenschaftliche,
schriftstellerische, künstlerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit oder
um einen der namentlich im Gesetz aufgeführten „Katalogberufe“. Dazu gehören
zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten und Journalisten.
Zwei Begriffe treten Ihnen entgegen, wenn Sie einen neuen Mandanten anlegen
mit WISO Kaufmann, die meist – aber nicht immer – deckungsgleich mit den vorangegangenen Einstufungen sind: Soll- und Ist-Versteuerung.
Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung fällig, bei der Ist-Versteuerung mit dem Zahlungseingang.
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Soll & Haben
Bei der Anlage eines Mandanten wird die Art der Versteuerung bereits abgefragt.
Nicht nur für Penible:
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Das HGB weist in § 238 Abs.1 auf die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ hin. Nun ist es leider nicht so, dass diese „Grundsätze“ irgendwo
zusammenhängend in einem Gesetz niedergeschrieben sind. Vielmehr haben
sie sich aus der Praxis und der Rechtsprechung ergeben und ihren Niederschlag in vielen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften gefunden. Das
Wesentliche davon findet man allerdings auch im Handelsgesetzbuch.
§ 239 HGB
(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen
Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet,
muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.
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Lese-Ausflug 2
(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen
müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht
worden sind.
(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können
auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern
geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des
dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen ...
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
 Führung der Bücher in einer „verständlichen“ Sprache.
 Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung der Ge-
schäftsvorfälle.
 Eintragungen dürfen nicht „unleserlich“ gemacht werden.
§ 242 HGB
(1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den
Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens
und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz)
aufzustellen ...
(2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und
Verlustrechnung) aufzustellen.
(3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
 Der Kaufmann muss eine Eröffnungsbilanz bei Beginn und weiter jähr-
lich zum Abschluss eine Bilanz erstellen.
 Aufwendungen und Erträge sind in einer Gewinn- und Verlustrechnung
zum Ende des Geschäftsjahres aufzustellen.
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Soll & Haben
§ 243 HGB
(1) Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen.
(2) Er muss klar und übersichtlich sein.
(3) Der Jahresabschluss ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufzustellen.
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
 Nochmalige Berufung auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchfüh-
rung (GoB)
 Klarheit und Übersichtlichkeit sowie
 zeitgerechte Aufstellung.
§ 246 HGB
(1) Der Jahresabschluss hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden,
Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge zu enthalten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist ...
(2) Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten
verrechnet werden.
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
 Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung müssen vollstän-
dig sein
 Verrechnungsverbot.
Der Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung kann
schwer wiegende Folgen haben. Das reicht von der Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch die Finanzämter – was wahrscheinlich zu einer ungünstigeren
Besteuerungsgrundlage führt – bis hin zu Strafverfahren mit Geld- und Freiheitsstrafen. Dies vor allem dann, wenn Jahresabschlüsse verfälscht wurden oder im
Konkursfall die Verschleierung der betrieblichen Finanzsituation nachgewiesen
werden kann.
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Lese-Ausflug 2
Ausgerechnet: Das Bild des Unternehmens
Welche Buchhaltungssysteme gibt es?
Sprechen wir heute von Buchhaltung, so ist immer die „doppelte Buchhaltung“
gemeint. Das bedeutet nicht, dass die Buchführung doppelt gemacht werden muss.
Dieses System zeichnet sich vor allem dadurch aus,
 dass eine Buchung immer aus einer „Doppelbuchung“ besteht: einmal auf der
Sollseite eines Kontos und einmal auf der Habenseite eines anderen Kontos,
 sowie aus einer doppelten Gewinnermittlung: Betriebsvermögensvergleich
am Anfang und Ende des Geschäftsjahres (Bilanz) und die Aufstellung der
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) am Ende des Geschäftsjahres.
Es gibt noch ein zweites System: Die einfache Buchführung beziehungsweise
Gewinnermittlung, die etwa in Form eines Kassenbuches oder einer EinnahmeÜberschussrechnung geführt wird, weist je Vorgang nur eine Buchung auf. Mit
der Überschussrechnung legen Sie dem Finanzamt über Ihre Einkunftssituation
Rechenschaft ab, wenn Sie von der doppelten Buchführung befreit sind. Diese
Form der Buchhaltung unterscheidet sich von jener nicht nur durch die einfache
Buchung je Vorgang, sondern auch noch durch die zeitliche Zuordnung der Geschäftsvorfälle:
 Bei der doppelten Buchführung werden die Geschäftsvorfälle nach ihrer
Zugehörigkeit zu einer zeitlichen Periode gebucht. Wird etwa im Dezember
schon die Miete für den Januar des folgenden Jahres gezahlt, so wird diese
Zahlung für das laufende Jahr im Jahresabschluss nicht berücksichtigt (man
sagt dann, es wird „abgegrenzt“).
 Bei der Überschussrechnung zählt der Zahlungszeitraum. In diesem Fall
würde die vorzeitige Mietzahlung den Überschuss mindern.
WISO Tipp
Da die doppelte Buchführung aussagekräftiger ist, als die einfache Buchführung in Form einer Überschussrechnung, empfiehlt sich auch dort die Führung einer doppelten Buchführung, wo zeitaktuelle Informationen über den
Geschäftsverlauf nötig sind, eine gesetzliche Anforderung aber eigentlich
noch nicht gegeben ist. Hinzu kommt, dass Verluste aus vergangenen Jahren
oder aus der Wertminderung von Geschäftsanteilen nur geltend gemacht werden können, wenn bilanziert wird.
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Soll & Haben
Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen
Buchführung wird heute oft in einem Zusammenhang genannt, den man „betriebliches Rechnungswesen“ nennt. Dieses soll ein möglichst exaktes Abbild des
gesamten Unternehmensgeschehens liefern, sozusagen „ausrechnen“. Es sollen
also nicht nur die Vermögensverhältnisse dargestellt werden, sondern lückenlos
alle Vorgänge aufgezeichnet werden, die den Unternehmenserfolg bestimmen. Mit
dieser Aufzeichnung allein ist es aber nicht getan. Das Rechnungswesen soll die
Informationen auch „auswerten“ und damit zur „Überwachung“ der betrieblichen
Prozesse beitragen. Da die Überwachung alleine aber wiederum nicht ausreicht, ist
„Steuerung“ des Unternehmens angesagt und damit wird der Rahmen des Rechnungswesens in Richtung Unternehmensleitung auch schon gesprengt.
Im Einzelnen besteht das betriebliche Rechnungswesen aus folgenden Komponenten:
Die Geschäfts- und Finanzbuchhaltung ist allerdings ein ganz wesentlicher Teil
des betrieblichen Rechnungswesens. Hier werden alle Bestände und Bestandsveränderungen der Vermögens- und Kapitalteile des Unternehmens erfasst sowie der Werteverbrauch und -zuwachs aufgezeichnet. In der Summe ergibt diese
Aufzeichnung den – positiven oder negativen – Erfolg des Unternehmens, der in
der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung dokumentiert wird. Diese Aufzeichnungen sind immer zeitbezogen (für einen Monat, ein Quartal, ein Jahr und
so weiter), man spricht deshalb auch von einer Zeitrechnung.
Ergänzt wird die Finanzbuchhaltung durch die Kosten- und Leistungsrechnung
(man spricht auch manchmal von einer Betriebsbuchhaltung). Hier wird nur der
Teil der betrieblichen Vorgänge erfasst, der zur Erfüllung der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit nötig ist. Sämtliche Kosten werden neu in einer Kostenstellenrechnung auf alle betrieblichen Kostenstellen verteilt und anschließend in
der Kostenträgerrechnung stückbezogen über die Kalkulation und zeitbezogen in
einer Erfolgsrechnung genutzt.
Die Betriebsstatistik wertet die Zahlen der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und
Leistungsrechnung aus und ergänzt diese gegebenenfalls durch Daten des allgemeinen Markt- und Wirtschaftsgeschehens. In der Planungsrechnung wird dann
versucht, in einer Vorschaurechnung eine Orientierung für die künftige Unternehmensentwicklung zu geben und damit die Entscheidungsfindung für alle betrieblichen Bereiche zu erleichtern.
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Lese-Ausflug 2
Das Controlling wertet dann alle vorliegenden Informationen aus und erstellt
daraus ein betriebliches Kontroll- und Steuerungssystem, das führungsrelevante
Informationen liefern soll.
Das alles hört sich zunächst so an, als gelte es nur für große Unternehmen. Was
soll ein Handwerker oder ein Kleinbetrieb mit Kosten- und Leistungsrechnung,
Betriebsstatistik oder Planungsrechnung anfangen?
Betrachtet man es aber genauer, so ergibt sich ein anderes Bild. Die Geschäftsbuchhaltung gehört ja auf jeden Fall zu einem Unternehmen. Eine Kalkulation
wird auch jeder vornehmen: der Handwerker, der Händler und auch der Dienstleister. In die Kalkulation sollten aber möglichst Daten einfließen, die sehr eng
mit der Realität verbunden sind. Fiktive, nur angenommene Werte in einer Kalkulation können bewirken, dass der Unternehmenserfolg negativ ist, das heißt, es
kommt nicht das herein, was an Kosten und Aufwendungen herausgeht. Andererseits kann es aber auch zu unrealistischen Preisen führen, die am Markt nicht
akzeptiert werden. Damit sind wir bei der Kostenträger-Stückrechnung und der
Feststellung, dass eine Kosten- und Leistungsrechnung, zumindest in einer einfachen Form, zu fast jedem Unternehmen gehört.
Dass jeder Unternehmer den Betriebserfolg betrachtet und zu beurteilen versucht,
ist selbstverständlich. Die Daten liefert die Buchhaltung, wenn sie zeitgemäß und
im Sinne der Gesetzgebung geführt wird. Alles Zusätzliche erhöht die Sicherheit
der Beurteilung. Daten der zugehörigen Branche helfen, den eigenen Betrieb in
den Rahmen vergleichbarer anderer Betriebe einzuordnen. Ein gewisses Maß an
Vorausschau, an Planung, hilft ebenfalls, den Betrieb auch durch schwierige Zeiten zu bringen.
In diesem Zusammenhang ist es interessant, auf eine Anmerkung von Luca Pacioli zu schauen, der etwas über den Zweck des kaufmännischen Handelns seiner
Abhandlung zur Buchführung voranstellt:
Pacioli sagt: Man muss zuerst voraussetzen und sich vorstellen, dass jeder
Handelnde durch einen Zweck geleitet wird, und um diesen gebührend erreichen zu können, jede Anstrengung in seinem Vorgehen zu machen habe.
Das Ziel eines jeden Kaufmannes ist die Erwerbung eines erlaubten und
angemessenen Gewinns für seinen Unterhalt.
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Soll & Haben
Der Spiegel des Unternehmens: Die Finanzbuchhaltung
Die weiteren Ausführungen in diesem Fachteil des Buches werden sich allerdings
ausschließlich mit der „Finanzbuchhaltung“ beschäftigen, dem Teil des Rechnungswesens, in dem die Geschäftsvorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst
und abgebildet werden. Wie der Name schon andeutet, wird diese Buchhaltung in
„Büchern“ erfasst, wobei die manuelle Buchführung heute immer mehr durch eine
EDV-Buchführung abgelöst wird.
Die Bücher der Buchhaltung
Da die Buchführung heute weitgehend über die EDV erledigt wird, ist es leider kaum noch im Bewusstsein, dass die Buchführung eigentlich aus verschiedenen „Büchern“ besteht. Es mag ketzerisch klingen bei einem Begleitbuch zu
einer Buchhaltungssoftware: Wir empfehlen aber trotzdem jedem, der sich mit
der Buchhaltung vertraut macht, sich solche handgeschriebenen Buchhaltungen
einmal anzusehen. Möglicherweise gibt es im eigenen Umfeld einen Kleinbetrieb,
der die Bücher noch so führt oder noch aufbewahrt hat aus Zeiten, wo diese mit
der Hand geführt wurden.
Eine andere Variante, sich der „Buchhaltung im wörtlichen Sinne“ anzunähern, ist,
im Schreibwarengeschäft Vordrucke für Journal und Hauptbuch zu erstehen und die
ersten Übungen mit der Hand durchzuführen. In einer Zeit, in der immer nach dem
Vorteil einer Handlungsweise gefragt wird, darf die Begründung für diese Empfehlung natürlich nicht fehlen: Das Verständnis für die Zusammenhänge in der so genannten „Blackbox“ bei der elektronischen Buchhaltung wird wesentlich erleichtert.
Als Erstes ist das Grundbuch oder das Journal zu nennen, in das die laufenden
Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge eingetragen werden. Hier finden sich
außerdem
 Die Eröffnungsbuchungen,
 die vorbereitenden Abschlussbuchungen und
 die Abschlussbuchungen.
Pacioli sagt: „Das zweite übliche Geschäftsbuch wird Journal genannt, auf
dem, wie schon gesagt, dasselbe Zeichen, wie auf dem Memorial anzubringen ist und dessen Blätter zu nummerieren sind ... Im Journal kannst Du
(da es Dein Geheimbuch ist) ausführlich berichten und alles buchen, was
Du an Mobilien und Immobilien besitzest ... Aber die Posten des besagten
Journals muss man zierlicher formen und einschreiben, wobei man weder zu
ausführlich noch zu kurz sein darf ...“
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Lese-Ausflug 2
Das Journal ist also wichtig, um die Geschäftsvorfälle zeitlich einordnen zu können. Durch die Angabe der Belegnummer ist eine Rückverfolgung zum Originalbeleg jederzeit schnell möglich. Außerdem wird durch ein fortlaufend geführtes
Journal die Lückenlosigkeit der Buchhaltung Gewähr leistet. Wesentliche Anforderungen des HGB sind durch ein sauber geführtes Journal schon mal erfüllt.
Allerdings ist es schwierig, aus dem fortlaufenden Journal den Stand des Vermögens und der Schulden zu ersehen. Deshalb wird ein Hauptbuch geführt, das alle
Konten enthält, von der Eröffnungs- bis zur Schlussbilanz.
Pacioli sagt: „Hast du ordnungsmäßig alle Deine Posten in das Journal eingetragen, so ziehe sie dann aus diesem und übertrage sie in das dritte Buch,
das Hauptbuch, das man gewöhnlich mit doppelt soviel Blättern, wie das
Journal anlegt ...“
Im Hauptbuch finden wir die Konten mit ihrer Soll- und Haben-Einteilung, die
jederzeit den gewünschten Überblick Gewähr leisten. Dabei gilt, dass diese Einteilung auch bei einer EDV-gestützten Buchhaltung noch vorhanden ist, selbst
wenn die Bücher nicht in der Form geführt wurden, wie es übrigens schon bei
Luca Pacioli beschrieben ist und es bei uns noch bis vor gar nicht so langer Zeit
in vielen Kleinbetrieben Realität war.
Und noch etwas ist beim Hauptbuch wichtig: Hier ist die Kontrolle der gesamten
Buchhaltung möglich, indem die Soll- und Habenposten zusammenaddiert werden. Besteht keine Übereinstimmung, so ist die Buchhaltung fehlerhaft.
Pacioli sagt: „Die Bilanz des Hauptbuches muss gleich sein, das heißt, die
Summe soll gleich sein, ich sage weder Debitoren noch Kreditoren, sondern
die Summe des Habens muss gleich sein der Summe des Solls. Ist das nicht
der Fall, so ist ein Fehler im Buch.“
Außerdem gibt es noch eine Reihe von Nebenbüchern. Die wichtigsten sind:
 Die Lagerbuchhaltung
 Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
 Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
 Das Wechselbuch
In der Lagerbuchhaltung werden Aufzeichnungen über Bestände, Zugänge und
Abgänge der einzelnen Waren geführt. Die Zeit raubende Bestandsaufnahme (Inventur) kann durch die sorgfältige Führung einer Lagerbuchhaltung rationalisiert
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Soll & Haben
werden oder gar ganz entfallen (etwa bei der permanenten Inventur, die das ganze
Jahr über stichprobenweise durchgeführt wird, und zwar so, dass einmal im Jahr
alle Artikel durchgeprüft wurden).
Bei der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, auch Offene-Posten-Buchhaltung
genannt, handelt es sich um die Auflistung der Verbindlichkeiten (Kreditoren = Lieferanten) und Forderungen (Debitoren = Kunden), die noch nicht ausgeglichen sind.
Hierbei werden keine echten Buchhaltungs-Konten geführt, sondern nur einzelne
Positionen aus den Konten übernommen. Bei Ausgleich einer Position durch Zahlung verschwindet der Posten. Es stehen also nur „offene Posten“ in diesen Listen.
In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Betriebes geführt. Mit der Buchhaltung findet dann meist monatlich
ein Abgleich der summierten Positionen statt.
Das Wechselbuch ist heute noch in vielen Betrieben üblich. Hier werden Besitzund Schuldwechsel aufgeführt und verwaltet. Es korrespondiert mit den entsprechenden Konten der Buchhaltung, enthält aber mehr Informationen als dort aufgenommen werden können.
Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto
Der Begriff Konto ist heute jedem geläufig. Zumeist ist damit das Bankkonto gemeint, das durchaus verschiedene Zustände haben kann (es ist ein positiver Geldbetrag darauf vermerkt, es ist nichts drauf oder es ist sogar ein negativer Geldbetrag eingetragen, das heißt es werden Schulden gegenüber der Bank ausgewiesen).
Wenn irgendjemand etwas angestellt hat, sagt man auch umgangssprachlich:
„Das geht auf sein Konto!“ Hier wurde dann ein negativer Eindruck „verbucht“.
Tatsächlich stammt dieser Begriff aus dem italienischen (conto = Rechnung).
Mit dem Konto ist es in der doppelten Buchführung wie im richtigen Leben: Es
hat zwei Seiten! In Anlehnung an die italienische „Urbedeutung“ können wir sagen: Es wird eine zweiseitige Rechnung geführt. Auf die eine Seite kommen zum
Beispiel die Einnahmen, auf die andere Seite die Ausgaben. Für die linke Seite hat
sich im Deutschen die Bedeutung SOLL eingebürgert, für die rechte Seite HABEN.
Wir können aber nicht grundsätzlich der Soll- und der Haben-Seite eine Bedeutung zuweisen. Das wird im Laufe dieses Buches noch herausgestellt werden.
SOLL und HABEN auf einem Konto sind zunächst für den Buchhalter Platzhalter,
denen erst mit der Art des Kontos eine bestimmte Bedeutung zufällt.
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Lese-Ausflug 2
WISO Tipp
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich das zu merken, benutzen Sie eine
„Eselsbrücke“: Links ist die Seite mit dem „L“, also „SOLL“.
Im Gegensatz zum Konto ist der Kontokorrent eine laufende Rechnung in Listenform (ital. Conto corrente = laufende Rechnung). Diese Form ist aus den Bankkontoauszügen gut bekannt. Die Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung für
Freiberufler und andere Nicht-Buchführungspflichtige wird ebenfalls oft noch in
dieser Form geführt.
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Soll & Haben
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Lese-Ausflug 3
Lese-Ausflug 3
Erbsenzähler ...
Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur
Fängt man eine neue Sache an, ist es gut, zuvor eine Bestandsaufnahme zu machen. Dadurch wird nicht nur die Ausgangssituation klar und deutlich beschrieben, sondern auch schnell erkannt, was aus der Vergangenheit noch zu bewältigen
ist. Dies gilt ganz besonders für den Neubeginn einer geschäftlichen Tätigkeit und
für das Ende einer Geschäftsperiode (meistens des Geschäftsjahres). Handelsrecht
und Steuerrecht schreiben es dem Kaufmann vor, wann er eine solche Bestandsaufnahme vorzunehmen hat.
§ 240 HGB
(1) Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie
seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den
Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.
(2) Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein solches Inventar aufzustellen. Die Dauer des Geschäftsjahres darf zwölf Monate nicht überschreiten. Die Aufstellung des Inventars ist innerhalb der einem
ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken.
Weitere Vorschriften finden sich in: § 140 und § 141 Abs. 1 der Abgabenordnung
(AO). Zusammengefasst bedeutet dies:
 Das Inventar ist bei der Gründung oder Übernahme eines Unternehmens,
 am Schluss eines jeden Geschäftsjahres und
 bei der Auflösung oder Veräußerung des Unternehmens aufzustellen.
In dieser Bestandsaufnahme geht es vor allem darum, Vermögen und Schulden
des Unternehmens festzustellen. Dies geschieht durch eine mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme, die Inventur. Die Aufzeichnung dieser Bestandsaufnahme nennt man Inventar. Dieser Begriff entstammt wieder dem Lateinischen (inventarium = Verzeichnis des Vorgefundenen). Enthalten ist in diesem Verzeichnis
nicht nur der Wert, sondern auch Art und Menge der Vermögensgegenstände.
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Soll & Haben
Pacioli sagt: „Zuerst muss der Kaufmann sein sorgfältiges Inventar in der
Weise abfassen, dass er immer zuerst auf ein Blatt oder in ein besonderes
Buch das einschreibt, was er in der Welt an Immobilien und Mobilien zu
besitzen glaubt, indem er immer mit den Dingen beginnt, die kostbar sind
und leicht verloren gehen können, wie bares Geld, Edelsteine, Silbergeräte
usw. ... Sodann muss man die anderen Vermögensteile der Reihe nach aufschreiben ... Dieses Inventar muss an ein und demselben Tage angefertigt
werden, sonst würde es den zukünftigen Handel stören.“
Im ursprünglichen Sinne versteht man unter einer Inventur immer die körperliche
Inventur, das heißt, es wird gezählt, was da ist. Möglich ist dies vor allem für alle
körperlichen Gegenstände wie Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Warenbestände und so weiter.
Was nicht gezählt werden kann, sind alle nichtkörperlichen Gegenstände. Dazu
gehören Bankguthaben und -schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten. Hier
findet dann eine Buchinventur statt. Die Werte können auf Grund von Belegen
(Kontoauszügen, Aufzeichnungen) ermittelt werden.
In der Praxis hat heute die Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens beim Geschäftsjahreswechsel die größte Bedeutung. Klassischer Fall ist die Stichtagsinventur. An einem bestimmten Termin (der übrigens auch über mehrere Tage gehen kann, wenn gewährleistet ist, dass keine sonstige Geschäftstätigkeit diesen
Vorgang beeinträchtigen kann) wird eine komplette mengenmäßige Bestandsaufnahme vorgenommen. Termin ist in der Regel der tatsächliche Jahresabschluss
(zum Beispiel 31.12.); man kann von diesem Termin jedoch auch geringfügig
abweichen. Eine Frist von 10 Tagen vor oder nach diesem Abschlussstichtag wird
im Allgemeinen toleriert. Zugänge und Abgänge in diesem Zeitraum müssen allerdings dokumentiert sein und in die Inventur eingerechnet werden.
Diese Art der Bestandsaufnahme ist aber oft arbeitsintensiv und aufwendig. Deshalb gibt es einige Vereinfachungsverfahren, die eine betriebsindividuelle Vorgehensweise ermöglichen:
§ 241 Abs. 1 – Die Stichprobeninventur
(1) Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter mathematischstatistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden ...
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Lese-Ausflug 3
Die Stichprobeninventur ermittelt den Warenbestand also auf Grund anerkannter
mathematisch statistischer Verfahren durch Stichproben, die allerdings körperlich
aufgenommen werden müssen.
§ 241 Abs. 2 – Die permanente Inventur
(2) Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines Geschäftsjahres
bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände
für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge
und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt
festgestellt werden kann.
Die permanente Inventur ermöglicht eine Bestandsaufnahme ohne eine körperliche Gesamtaufnahme am Abschlussstichtag. Der Bestand wird dann aus einer
laufend und aktuell geführten Lagerkartei (heutzutage meist EDV-gestützt) übernommen. Wichtig ist, dass im Laufe des Geschäftsjahres jeder Artikel einmal
durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft wurde. Richtig angewandt ist die
permanente Inventur ein sehr rationelles Inventurverfahren. Die Inventur findet
quasi nebenher das ganze Jahr über statt.
§ 241 Abs. 3 – Die verlegte Inventur
(3) In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahres brauchen Vermögensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn
1. der Kaufmann ihren Bestand auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme oder auf Grund eines nach Absatz 2 zulässigen anderen Verfahrens ... in einem besonderen Inventar verzeichnet hat, das für einen
Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate
nach dem Schluss des Geschäftsjahres aufgestellt ist, und
2. auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines ... entsprechenden Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass
der am Schluss des Geschäftsjahrs vorhandene Bestand der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet werden kann.
Die verlegte Inventur ermöglicht eine Abweichung vom Abschlussstichtag von bis
zu 3 Monaten vor oder 2 Monaten nach dem Bilanzstichtag. Dabei können auch
die verschiedenen Vermögensgruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufgenommen werden. Eine „wertmäßige“ Fortschreibung zum Abschlussstichtag ist
aber zwingend erforderlich.
37
Soll & Haben
Moderne Warenwirtschaftssysteme erleichtern die Inventuraufgaben heute ungemein. Das beginnt mit dem Ausdruck von Zähllisten, die bei guter Lagerorganisation bereits so ausgedruckt werden, dass nicht jeder Artikel neu gesucht werden
muss, sondern alles nach der Reihe kommt. Und mittels moderner Technik (Nutzung von EAN-Strichcode und Lesegeräten) kann die Zählaufgabe weitgehend
automatisiert werden.
Solche Listen finden Sie z. B. im Programm WISO Kaufmann im Modul
Auftrag unter Abrechnung.
Hier finden Sie Hilfe bei WISO-Kaufmann für die Inventur
38
Lese-Ausflug 3
Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars
Die Aufzeichnung eines Inventars kann nicht irgendwie auf einem Zettel erfolgen.
Auch die Art und Weise der Aufzeichnung ist nicht beliebig. Heute haben sich
folgende Regeln durchgesetzt:
Das Inventar ist dreigeteilt in:
A) Vermögen
B) Schulden
C) Reinvermögen oder Eigenkapital
Das Vermögen ist geordnet nach der Flüssigkeit.
1. Zunächst kommt das langfristig genutzte Vermögen wie Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Geschäftsausstattung und so weiter. Man
spricht auch vom Anlagevermögen.
2. Dann kommt das Vermögen, das nur relativ kurzfristig im Unternehmen
verweilt: Bestände an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertige und fertige
Erzeugnisse, Forderungen und alle Geldmittel (Bar-, Bank- und Postgiroguthaben). Man spricht auch vom Umlaufvermögen.
Die Schulden werden nach der Fälligkeit geordnet:
1. An erster Stelle stehen hier die langfristigen Schulden (Hypotheken-, Darlehnsschulden).
2. Dann kommen die kurzfristigen Schulden (Lieferantenschulden, kurzfristige
Bankschulden und so weiter).
Das Eigenkapital (der Reinerlös oder Festkapital) ergibt sich aus der einfachen
Subtraktion der beiden vorangegangenen Gruppen. Wenn man vom Vermögen
die Schulden abzieht, bleibt das Eigenkapital übrig.
Bleibt nichts übrig oder ist das Eigenkapital gar negativ, so sind die Schulden
größer als das Vermögen. Dies ist in jedem Unternehmen eine kritische Situation,
zumindest dann, wenn sie über einen längeren Zeitraum anhält.
Bereits mit dem Inventar kann eine einfache Erfolgsrechnung durchgeführt werden, und zwar durch einen so genannten Betriebsvermögensvergleich. Dazu wird
vom Eigenkapital des aktuellen Inventars das Eigenkapital des vorangegangenen
Inventars abgezogen. Die Differenz ergibt den Gewinn (falls der Betrag positiv ist)
oder einen Verlust (bei einem negativen Ergebnis).
39
Soll & Haben
Das Einkommensteuergesetz (EStG) fasst die Definition, was Gewinn und Betriebsvermögen ist und wer dieses zu ermitteln hat genau in den Paragrafen 4 und 5.
§ 4 EStG
(1) Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am
Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des
vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen
und vermindert um den Wert der Einlagen ...
§ 5 EStG
(1) Bei Gewerbetreibenden, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen,
oder die ohne eine solche Verpflichtung Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen, ist für den Schluss des Wirtschaftsjahrs das Betriebsvermögen anzusetzen (§ 4 Abs. 1 Satz 1), das nach den handelsrechtlichen
Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auszuweisen ist ...
40
Lese-Ausflug 3
Beispiel: Inventar der Maschinenfabrik Schneider & Söhne, Stuttgart,
zum 31. Dez. 200x
€
€
A
Vermögen
I
Anlagevermögen
1.
Bebaute Grundstücke, Hauptstr. 77
2.
Gebäude, Hauptstr. 77
3.
Maschinen lt. Anlagenverz. 1
395.300,00
4.
Fuhrpark lt. Anlagenverz. 2
215.200,00
5.
Betriebs- und Geschäftsausstattung lt. Anlagenverz. 3
117.200,00
II
Umlaufvermögen
1.
Rohstoffe lt. Inventurliste 1
125.340,00
2.
Hilfsstoffe lt. Inventurliste 2
35.207,00
3.
Unfertige Erzeugnisse lt. Inventurliste 3
4.
Fertigerzeugnisse lt. Inventurliste 4
5.
Forderungen an Kunden, lt. OP-Aufst. 1
6.
Bankguthaben
340.000,00
2.917.000,00
19.201,00
490.709,00
376.720,00
Raiffeisenbank Stuttgart
13.303,00
Südwestbank Stuttgart
27.007,00
Summe des Vermögens
Schulden
I
Langfristige Schulden
1.
Hypothek Südwestbank Stuttgart
2.
Darlehn Südwestbank Stuttgart
907.000,00
3.
Darlehn Raiffeisenbank Stuttgart
85.000,00
II
Kurzfristige Schulden
1.
Kontokorrent Deutsche Bank, Stuttgart
257.300,00
2.
Verbindlichkeiten an Lieferanten lt. OP-Aufstellung 2
877.350,00
C.
40.310,00
5.072.187,00
B.
Summe der Schulden
670.457,00
2.130.000,00
3.122.000,00
1.134.650,00
4.256.650,00
Ermittlung des Eigenkapitals
Summe des Vermögens
5.072.187,00
–
Summe der Schulden
4.256.650,00
=
Eigenkapital (Reinvermögen)
815.537,00
41
Soll & Haben
WISO Tipp
Die Inventarerstellung wird kaum von einem Buchhaltungsprogramm übernommen. Meist lassen sich aber aus den Programmmodulen (zum Beispiel
der Anlagenbuchhaltung) wesentliche Details für die Inventur herausholen. Mit
einer Tabellenkalkulation bringen Sie die Inventur in eine ansprechende Form.
Bilanz – die Waagschale des Unternehmens
Wenn jemand sagt, dass eine Bilanz zu ziehen sei, so bedeutet das meist, sich darüber klar zu werden, wie die augenblickliche Situation gerade ist. Dabei werden
alle positiven den negativen Gegebenheiten gegenübergestellt und gegeneinander
„abgewogen“. Wiegt die positive Seite schwerer, so ist das ein gutes Zeichen. Ist
die Situation andersherum, so ist meist Anlass zur Veränderung gegeben. Die
„Waage“ ist deshalb nicht nur als bildhafter Vergleich zu sehen; der Begriff selbst
kommt tatsächlich aus dem Italienischen und bedeutet bilancia = Gleichgewicht
der Waage.
Die Bilanz in der Buchhaltung hat eine ähnliche Funktion. Anders als beim Inventar werden Vermögen und Schulden einander gegenübergestellt. Besteht eine
Differenz (der Buchhalter sagt dazu „Saldo“) auf der Seite der Schulden, so ist Aktivkapital (das heißt Eigenkapital) vorhanden. Findet sich der Saldo auf der Seite
des Vermögens, so ist Passivkapital (das heißt Verlust) entstanden. Wem dies nicht
sofort deutlich wird, behelfe sich wieder mit einem bildhaften Vergleich: Differenz
bedeutet ja, es ist „weniger“ auf der Waagschale. Weniger auf der Waagschale
Vermögen muss demnach bedeuten, das Vermögen reicht nicht aus, um die Schulden zu decken. Umgekehrt ist es natürlich besser.
Pacioli sagt: „Nachdem man diese Dinge gut gemerkt hat, muss man jetzt die
Art angeben, wie man von einem Buch in das andere überträgt, wenn man
das Buch zu wechseln wünscht, weil es vollgeschrieben ist oder weil ein
neues Jahr beginnt, wie es in berühmten Orten Sitte ist, welche die großen
Kaufleute jedes Jahr, besonders für neue Jahreszahlen immer beobachten.
Dieser Vorgang, zusammen mit den folgenden, heißt die Bilanz des Buches.“
Die linke Seite der Bilanz wird als Aktiva, die rechte Seite der Bilanz als Passiva
bezeichnet. Die formelle Gliederung einer Bilanz ist im Handelsgesetzbuch festgelegt. Ebenso wie beim Inventar werden die Vermögenswerte nach ihrer Flüssigkeit
und die Kapitalpositionen nach ihrer Verfügbarkeit (der Fälligkeit) geordnet.
42
Lese-Ausflug 3
§ 266 HGB
(1) Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen. Dabei haben große und mittelgroße Kapitalgesellschaften ... auf der Aktivseite die in Absatz 2 und auf
der Passivseite die in Absatz 3 bezeichneten Posten gesondert und in der
vorgeschriebenen Reihenfolge auszuweisen. Kleine Kapitalgesellschaften ...
brauchen nur eine verkürzte Bilanz aufzustellen, in die nur die in den Absätzen 2 und 3 mit Buchstaben und römischen Zahlen bezeichneten Posten
gesondert und in der vorgeschriebenen Reihenfolge aufgenommen werden.
(2) Aktivseite:
A. Anlagevermögen:
I. Immaterielle Vermögensgegenstände:
1. Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte;
2. Geschäfts- oder Firmenwert;
3. geleistete Anzahlungen.
II. Sachanlagen:
1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten;
2. technische Anlagen und Maschinen;
3. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung;
4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau.
III. Finanzanlagen:
1. Anteile an verbundenen Unternehmen;
2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen;
3. Beteiligungen;
4. Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungs
verhältnis besteht;
5. Wertpapiere des Anlagevermögens;
6. sonstige Ausleihungen.
43
Soll & Haben
B. Umlaufvermögen:
I. Vorräte:
1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe;
2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen;
3. fertige Erzeugnisse und Waren;
4. geleistete Anzahlungen.
II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände:
1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen;
2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen;
3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungs
verhältnis besteht;
4. sonstige Vermögensgegenstände.
III. Wertpapiere:
1. Anteile an verbundenen Unternehmen;
2. eigene Anteile;
3. sonstige Wertpapiere.
IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben,
Guthaben bei Kreditinstituten.
C. Rechnungsabgrenzungsposten
(3) Passivseite:
A. Eigenkapital:
I. Gezeichnetes Kapital;
II. Kapitalrücklagen;
III. Gewinnrücklagen:
1. gesetzliche Rücklage;
2. Rücklage für eigene Anteile;
44
Lese-Ausflug 3
3. satzungsmäßige Rücklagen;
4. andere Gewinnrücklagen.
IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag;
V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag.
B. Rückstellungen:
1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen;
2. Steuerrückstellungen;
3. sonstige Rückstellungen.
C. Verbindlichkeiten:
1. Anleihen, davon konvertibel;
2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten;
3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen;
4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen;
5. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel;
6. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen;
7. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht;
8. sonstige Verbindlichkeiten,
davon aus Steuern,
davon im Rahmen der sozialen Sicherheit.
D. Rechnungsabgrenzungsposten.
Das Handelsgesetzbuch schreibt die Form der Bilanz also sehr genau vor:
 Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen
 Eine bestimmte Gliederung ist einzuhalten
Kleine Kapitalgesellschaften können aber eine vereinfachte Gliederung wählen:
Dabei fallen die Positionen der 3. Gliederungsstufe heraus (also alles, was hinter
arabischen Zahlen aufgeführt ist). Was sind aber kleine Kapitalgesellschaften?
45
Soll & Haben
§ 267 HGB Abs. 1
Kleine Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale nicht überschreiten:
1. Fünf Millionen dreihundertzehntausend Deutsche Mark Bilanzsumme
nach Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags ...
2. zweiundvierzig Millionen vierhundertachtzigtausend Deutsche Mark Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag.
3. Im Jahresdurchschnitt fünfzig Arbeitnehmer.
Vereinfacht bedeutet das:
 5.310.000 DM Bilanzsumme (gegebenenfalls reduziert um den Verlust)
 42.480.000 DM Umsatzerlöse des Abschlussgeschäftsjahres
 50 Arbeitnehmer beschäftigt im Jahresdurchschnitt.
Die Bezeichnungen Aktiva und Passiva (auch: Aktivseite und Passivseite) können
Sie durchaus wörtlich nehmen: Die Aktivseite enthält Informationen darüber, wie
die Mittel angelegt wurden (wie investiert wurde). Noch etwas deutlicher: was mit
den zur Verfügung stehenden Mitteln „aktiv“ gemacht wurde. Die Passivseite gibt
Auskunft darüber, wo die Mittel herkommen (wie finanziert wurde), oder anders
gesagt: wer jetzt „passiv“ über dieses Mittel verfügt.
Bei genauerem Hinsehen werden Sie feststellen, dass die Bilanz nichts anderes
ist als ein kurz gefasstes und anders aufgegliedertes Inventar, dessen Erstellung
ebenso vom Gesetzgeber verlangt wird. Sie unterscheidet sich aber dadurch, dass
im Inventar Mengen, Einzelwerte und Gesamtwerte aufgeführt werden. In der Bilanz genügt die Aufführung der Gesamtwerte der einzelnen Positionen.
Für die Erstellung der Bilanz gelten einige Grundsätze:
 Der Grundsatz der Bilanzwahrheit besagt, dass man weder etwas weglassen
noch etwas hinzufügen darf.
 Der Grundsatz der Bilanzklarheit bedeutet, dass die Bilanz übersichtlich sein
und Menschen mit Sachverstand einen Einblick in die Vermögensverhältnisse des Unternehmens geben muss.
 Der Grundsatz der Bilanzkontinuität drückt aus, dass die verschiedenen Bilan-
zen eines Unternehmens einander in Aufbau und Inhalt entsprechen müssen.
46
Lese-Ausflug 3
Außerdem sind ständig gleiche Bewertungsgrundsätze zu benutzen. Der Gestaltungsspielraum bei der Erstellung einer Bilanz ist also nicht allzu groß. Handelsund steuerrechtliche Vorschriften sind immer zu berücksichtigen.
Ein wichtiger formaler Anspruch an eine Bilanz ist, dass sie immer vom Unternehmer unterzeichnet sein muss!
§ 245 HGB
Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so
haben sie alle zu unterzeichnen.
Die Bilanz ist Ausgangspunkt einer Buchführung (Eröffnungsbilanz) und Endpunkt einer Buchführung (Schlussbilanz). Sie wird zur Bestandsklärung auch in
kürzeren Zeiträumen, (etwa als Monats- oder Quartalsbilanz) erstellt oder für bestimmte Zwecke weiterentwickelt (so zum Beispiel die Bewegungsbilanz, um die
Zahlungsströme zwischen zwei Bilanzzeitpunkten zu ermitteln).
Die Beispiel-Bilanz, die aus dem Beispiel-Inventar der Maschinenfabrik Schneider
& Söhne entwickelt werden kann, sieht folgendermaßen aus:
Der Ausdruck einer Bilanz gehört heute zu den gängigen Merkmalen einer Buchhaltungssoftware. Bei WISO Kaufmann ist diese Option im Modul FiBu unter Abrechnung - Kontengliederungen drucken zu finden:
47
Soll & Haben
Die Bilanz wird von Buchhaltungsprogrammen als „Auswertung“ geführt.
Wer keine Bilanz, sondern eine Einnahme- Überschussrechnung benötigt,
findet diese im gleichen Menü.
WISO Tipp
Beachten Sie aber, dass der einfache Ausdruck der Bilanz zum Jahresende
noch nicht unbedingt die sinnvoll richtige Bilanz für den Jahresabschluss ist.
Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater und nehmen Sie Abschlussbuchungen erst nach seinen Vorgaben vor!
48
Lese-Ausflug 3
Wie lange müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden?
Dass Unterlagen der Buchhaltung nicht einfach vernichtet werden können, müsste
auch ohne gesetzliche Regelung jedem deutlich sein. Einmal ist ja jeder Unternehmer trotz positiver Ausrichtung auf die Zukunft auch auf Daten der Vergangenheit angewiesen. Zum anderen interessiert sich auch das Finanzamt für diese
Aufzeichnungen, um bei Bedarf eine Prüfung vornehmen zu können, die feststellt, ob Steuererklärungen korrekt abgegeben wurden. Die Aufbewahrungsfrist
ist allerdings begrenzt. Die gesetzlichen Grundlagen dazu finden sich wieder im
Handelsgesetzbuch (HGB):
§ 257 HGB
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte ...
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden
Büchern (Buchungsbelege).
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die
sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres,
in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar
aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der
Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesand
worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Dieser Paragraf regelt deutlich:
 10 Jahre sind Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und so weiter, sowie die
Buchungsbelege
 6 Jahre Geschäftsbriefe (der Gesetzgeber spricht von „Handelsbriefen“) be-
ziehungsweise deren Kopien
aufzuheben.
49
Soll & Haben
In mittleren und großen Unternehmen mit erheblichem Beleganfall kann es Sinn
machen, nicht die Belege selbst, sondern eine Kopie mittels Mikrofilm oder einem
anderen Datenträger aufzubewahren. Auch hierzu hat das HGB etwas zu sagen:
§ 257 HGB
Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernabschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt
werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich
und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar
gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit
innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt
aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1
aufbewahrt werden.
Bilanzen und Jahresabschlüsse dürfen also nicht ausschließlich auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Auch das Original ist zehn Jahre lang vorzuhalten.
Für den Rest der Buchhaltungsunterlagen gilt, dass ein Gerät zur jederzeitigen
Sichtbarmachung der Belegkopien vorhanden ist. Die Aufbewahrung auf sonstigen Datenträgern (Diskette, Festplatte, Magnetband, CD-ROM) ist zwar theoretisch möglich, scheitert momentan aber noch an der Sicherheit bei langfristiger
Aufbewahrung. Kein (magnetischer und optischer) Datenträger kann bisher die
Daten über die vorgeschriebene Zeit (6 beziehungsweise 10 Jahre) mit absoluter
Sicherheit aufbewahren.
50
Lese-Ausflug 4
Lese-Ausflug 4
Ordnungsmacht: Beleg, Satz und ...
Was ist ein Beleg?
In der Buchhaltung werden die Vorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst und
abgebildet. Aus ihnen ergibt sich der Zustand des Unternehmens in Vermögen
und Schulden (statisch: Bilanz) und die Ertragslage des Unternehmens in Gewinn
und Verlust (periodenbezogen: Gewinn- und Verlustrechnung). All diesen Vorgängen liegen Belege zugrunde. Oder anders gesagt: Alles, was Auswirkungen
hat, spiegelt sich in einem Beleg wieder. Auf Grund dieser Belege wird gebucht.
Einer der wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung lautet deshalb:
Keine Buchung ohne Beleg
Belege entstehen im Geschäftsalltag. Sie gelangen von außen (als Fremdbeleg)
und innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung. Fremdbelege sind zum Beispiel:
Eingangsrechnungen und Gutschriften von Lieferanten, Kontoauszüge der Banken, Quittungen, Postbelege. Beispiele für Eigenbelege sind: Kopien von Ausgangsrechnungen, Lohn- und Gehaltslisten, Materialentnahmescheine, Spesenabrechnungen, selbst ausgestellte Quittungen und so weiter. Fehlt für irgendeinen
Vorgang ein Beleg, so kann ein Ersatzbeleg erstellt werden, der neben Datum,
Grund und Höhe der Einnahme oder Ausgabe möglichst auch einen Hinweis auf
den Grund für die Ausstellung des Ersatzbelegs angibt.
WISO Tipp
Es gibt zahlreiche Situationen, in denen ein Beleg nicht zu erbringen ist – sei
es an der Parkuhr, in der Telefonzelle und durchaus auch einmal im Geschäft,
in dem Sie von der Bedienung unfreundlich angeschaut werden, weil hinter
Ihnen eine Reihe anderer Kunden wartet. Dann nehmen Sie den Kassenbon
für die belegten Brötchen mit und machen daraus einen Eigenbeleg, in dem
Sie die nötigen Angaben ergänzen. Oder – wenn Sie gar nichts an „Beleg“ haben – machen Sie Ihre Angaben auf einem weißen Blatt Papier. Am besten ist
es, wenn Sie einen solchen „Eigenbeleg“ dann auch noch von einem Zeugen
mit abzeichnen lassen. Vorsteuerabzug mit solch einem Beleg ist allerdings
nicht möglich.
51
Soll & Haben
Vom Beleg zur Buchung
Ein Beleg ist also immer der Ausgangspunkt für eine Buchung in der Buchhaltung. Der Weg des Belegs durch die Buchhaltung ist in der Regel folgender:
 Der Beleg wird zunächst geprüft, sowohl sachlich als auch rechnerisch.
 Dann werden die Belege für die Buchung vorbereitet. Sie erhalten eine fort-
laufende Nummer und die Kontierung, das heißt, der Buchungssatz wird auf
dem Beleg vermerkt in Form der Kontennummern.
 Oft werden die Belege noch sortiert (zum Beispiel nach dem Buchungsvor-
gang, dem Ablagesystem).
 Nun werden die Belege gebucht. Um eine eindeutige Zuordnung zwischen
Beleg und Buchung zu erzeugen, wird mindestens die Belegnummer und die
Belegart bei der Buchung angegeben.
 Anschließend werden die Belege mit einem Buchungsvermerk versehen und
abgelegt.
Eine übersichtliche Belegablage ist Grundvoraussetzung für eine ordnungsmäßige
Buchführung.
EDV und Buchhaltung
Buchhaltung wird heute weitgehend mithilfe der EDV geführt. Die Vorteile liegen
auf der Hand:
 Der Computer übernimmt aufwendige Zuordnungsaufgaben schneller und
sicherer als der Mensch.
 Abschlüsse erledigt der Computer ebenfalls schneller und genauer, da es
sich um systematisierbare Aufgaben handelt.
 Auswertungen können fast beliebig aus dem vorhandenen Zahlenmaterial
und mit wenig Aufwand erstellt werden.
 Vorgänge können wiederholt werden. Sind Buchungen für einen Abschluss
vergessen worden, so können diese eingegeben und der Abschluss wiederholt werden, ohne dass viel Aufwand betrieben werden muss.
Es lassen sich aber auch Nachteile der EDV-Buchführung ausmachen. Der Wesentlichste ist, dass es sich um ein Blackbox-System handelt. Der Anwender sieht
nicht mehr, wie es drinnen aussieht. Auch Fachwissen ist nur noch begrenzt für
die Buchungserfassung nötig. Man braucht sich ja nur vom Programm leiten las52
Lese-Ausflug 4
sen, und die Buchhaltung „geschieht wie von selbst“. Das ist aber ein Trugschluss!
Das Programm nimmt lediglich die Routinearbeiten und das Verbuchen ab. Was
aber auf den Konten steht, wird nach wie vor von den buchenden Personen bestimmt. Auf gediegene Grundkenntnisse der doppelten Buchführung ist deshalb
auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht zu verzichten.
Auch der Gesetzgeber trägt dem Trend zur EDV-Buchführung Rechnung und hat
die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Speicherbuchführung“ (GoS) erlassen. Diese Grundsätze sind vom „Ausschuss für wirtschaftliche Verwaltung in Wirtschaft
und öffentlicher Hand e.V. (AWV), Eschborn“ unter Mitwirkung einer Arbeitsgruppe „Speicherbuchführung“ der obersten Finanzbehörden des Bundes und der
Länder ausgearbeitet worden. Einige wesentliche Auszüge daraus werden in den
folgenden Texten aufgeführt.
Zunächst gilt für die Anwendung der GoS:
Anwendung der GoS
I. Rechtsgrundlage, Wesen und Anwendungsbereich
Nach § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung 1977 (AO) können die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht ...
Mit den GoS sollen die allgemeinen GoB insbesondere für den Bereich der
Speicherbuchführung ergänzt werden. Deren Ordnungsmäßigkeit richtet sich
grundsätzlich nach den gleichen Vorschriften und Grundsätzen, die auch für
die anderen Buchführungsformen maßgebend sind ...
II. Belegaufbereitung und Belegfunktion.
Bei ADV -Buchführung kann durch Programm sichergestellt werden, dass
alle Vorgänge vergleichbarer Ausgangslage einheitlich verarbeitet werden.
Es ist in einem solchen Fall nicht erforderlich, die Verarbeitung jedes einzelnen Vorgangs zu belegen, sondern es genügt, wenn der Nachweis für dieselbe
Kategorie von Buchungsvorfällen nur einmal geführt wird ...
Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen.
53
Soll & Haben
III. Buchung
Eine „verarbeitungsfähige Speicherung“ eines Geschäftsvorfalls ... ist gegeben, wenn nach der Organisation und Technik der jeweiligen Buchführung
alle Voraussetzungen für die endgültige Verarbeitung der Angaben über den
Geschäftsvorfall, insbesondere auch für seine sach- und personenkontenmäßige Verbuchung, vorliegen und die Daten außerdem gegen eine unbefugte
oder unkontrollierbare Veränderung gesichert sind ...
IV. Dokumentation und Prüfbarkeit
Für jedes ADV-Verfahren ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation). Unter einer Dokumentation ist im Zusammenhang mit
ADV-Buchführungen eine Sammlung von Unterlagen zu verstehen, die sicherstellen soll, dass solche Buchführungen innerhalb angemessener Zeit
prüfbar sind ...
Daraus ergibt sich, dass nicht irgendwie mit dem Computer Buchführung gemacht
werden kann. Wer sich ein Buchführungsprogramm „bastelt“ – sei es durch direkte Programmierung oder über eine Anwendung wie eine Tabellenkalkulation
– hat zunächst eine ausreichende Dokumentation darüber zu erstellen. Nur dann
erkennt das Finanzamt diese Buchhaltungssoftware an. Bei Kauf eines Buchhaltungsprogramms ist darauf zu achten, dass es den GoB/GoS entspricht. Bei WISO
Buchhaltung ist dies der Fall.
Auch wenn es sich im Text zur Anwendung der GoS so anhört: Auf Belege kann
auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht verzichtet werden. Nur bei standardisierten Buchungsvorgängen kann auf „traditionelle“ Belege dann verzichtet werden,
wenn über das Verfahren eine Dokumentation vorliegt, die belegt, dass der „Dauerbeleg“ den GoB entspricht.
GoS (in Auszügen)
1. Einleitung
1.0 Die elektronische Datenverarbeitung (EDV) löst zunehmend die alten
Buchführungstechniken ab. So können die Handelsbücher, Bücher und die
sonst erforderlichen Aufzeichnungen mithilfe der Speichertechnik der EDV
geführt werden (Speicherbuchführung). ...
1.2 Die Speicherbuchführung besteht darin, dass die Buchungen auf maschinell lesbaren Datenträgern aufgezeichnet (gespeichert) und bei Bedarf
für den jeweils benötigten Zweck einzeln oder kumulativ (verdichtet) lesbar
gemacht werden. Die Buchungen müssen insbesondere einzeln und geordnet
54
Lese-Ausflug 4
nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden
sowie nach Abschlusspositionen dargestellt werden können. Sie müssen jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können ...
1.3 Für die Speicherbuchführung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger
Buchführung in gleicher Weise wie für andere Techniken der Buchführung ...
2. Belegaufbereitung und Belegfunktion
2.0 Buchungen müssen auch bei der Speicherbuchhaltung durch Einzel-,
Sammel- oder Dauerbelege (Eigen-, Fremdbelege) nachgewiesen werden.
2.1 Die Belege sind so aufzubereiten, dass eine ordnungsmäßige Verarbeitung in der Speicherbuchführung möglich ist und die sachliche und zeitliche
Zuordnung der Geschäftsvorfälle nachgeprüft werden kann ...
3. Buchung
3.0 Geschäftsvorfälle sind ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem
Ordnungsprinzip zeitgerecht erfasst und mit Zuordnungsmerkmalen (Kontenfunktion) und Identifizierungsmerkmalen (Belegfunktion) auf einem Datenträger ... verarbeitungsfähig gespeichert sind. Die Vollständigkeit und
die formale Richtigkeit der Datenerfassung müssen gewährleistet sein.
3.1 Wird eine Buchung verändert, so muss ihr ursprünglicher Inhalt feststellbar bleiben, zum Beispiel durch Protokolle (Fehlerlisten) über durchgeführte Änderungen. Diese Änderungsnachweise sind aufzubewahren.
3.2 Werden Daten vor dem Abschluss der Buchungen, zum Beispiel wegen
offenbarer Unrichtigkeit geändert, braucht der ursprüngliche Inhalt nicht
feststellbar zu sein.
4. Kontrolle und Abstimmung
4.0 Die Vollständigkeit der auf Datenträgern aufgezeichneten Buchungen
sind durch geeignete organisatorische Vorkehrungen, zum Beispiel durch
programmierte und/oder andere Kontrollen, sicherzustellen. Für Aufzeichnungen über Kontrollen und Abstimmungen gelten, soweit sie Buch- oder
Belegfunktion erfüllen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
5. Datensicherung
5.0 Der Buchführungspflichtige ist während der Aufbewahrungsfristen für
die sichere und dauerhafte Speicherung der Daten verantwortlich; er hat sie
vor Verfälschung zu schützen ...
55
Soll & Haben
6. Dokumentation und Prüfbarkeit
6.0 Die Speicherbuchführung muss wie jede Buchführung von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit
prüfbar sein.
Bei genauer Betrachtung dieser Grundsätze zeigt sich, dass auch bei der Buchführung mittels EDV nicht auf Grundsätzliches verzichtet werden kann. Das Programm mag einiges an Arbeit abnehmen. Fehler können aber auch hier nicht
einfach ungeschehen gemacht werden.
An dieser Stelle bietet die EDV-Buchführung aber eine erhebliche und erlaubte
Erleichterung: Buchen ist nämlich auf zwei Arten möglich: im Dialog und als
Stapel. Im ersten Fall fragt das Programm über eine Erfassungsmaske oder so
genannte Dialogbox alle benötigten Details für eine Buchung (Konten, Belegnummer, Belegtext, Beträge) ab und führt anschließend die Buchung aus. Jetzt
gilt 3.1 der GoS: Eine Veränderung dieser Buchung ist „undokumentiert“ nicht
mehr möglich.
Diese Art der Dialogbuchung bietet sich deshalb nur bei Einzelbuchungen und
größtmöglicher Sicherheit, dass keine Fehler im Buchungssatz enthalten sind, an.
Andernfalls – und das trifft sicherlich auf die meisten Buchungsvorgänge im Alltag zu – wählt man die Stapelbuchung. Hierbei werden alle anliegenden Buchungen ebenfalls über eine Erfassungsmaske oder Dialogbox erfasst. Diese werden
dann aber nicht gleich verbucht, sondern in einem Stapel abgelegt. Es ist jetzt
möglich, jede Buchung noch einmal zu prüfen und zu kontrollieren. Das kann am
Bildschirm passieren oder auch auf einem Ausdruck des Stapels. Innerhalb dieses
Stapels ist jede Korrektur „undokumentiert“ möglich (3.2 der GoS), zum Beispiel
auch das Löschen kompletter Buchungssätze.
Die Art und Weise, wie zwischen Stapel und Dialog gewechselt wird, beziehungsweise wie Stapelbuchungen in die eigentliche Buchhaltung übernommen werden,
ist von Programm zu Programm unterschiedlich. Bei WISO Buchhaltung buchen
Sie zunächst immer im Stapel.
56
Lese-Ausflug 4
Erst der Buchungslauf für das Hauptbuch übernimmt die Buchungen aus dem Stapel
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung
Im Verlauf dieses Buches wurde bereits mehrfach vom „Buchungssatz“ gesprochen. Es ist längst fällig, diesen Begriff zu erläutern. Vereinfacht gesagt ist ein
Buchungssatz eine Anweisung, auf welchen Konten – und auf welcher Kontoseite
– bei einem Geschäftsvorgang gebucht werden soll. Jedem Geschäftsvorgang liegt
ein Beleg zugrunde und von jeder Buchung wird ein Buchungssatz gebildet. Für
den erfahrenen Buchhalter in der Praxis besteht der Buchungssatz in einer Eintragung der Konten auf dem Beleg (oder in eine Buchungsliste), der anschließend
manuell oder per EDV ins Journal aufgenommen wird. Während des Erlernens
(im Selbststudium oder in Lehrgängen und Schulen) werden die Buchungssätze
ausformuliert.
57
Soll & Haben
Pacioli sagt: „Du musst wissen, dass von allen Posten, die Du im Journal gebucht
hast, im Hauptbuch immer je zwei zu bilden sind, nämlich einer im Soll und einer
im Haben ...“
Ein einfacher Buchungssatz hat immer die Form:
SOLL an HABEN, Betrag.
Solch ein Buchungssatz könnte sein:
Kasse an Bank, 2.000 Euro.
Für den Buchhalter bedeutet dies: 2.000 Euro in die Kasse gelegt (Buchung auf
der Soll-Seite des Kontos), die zuvor von der Bank abgehoben wurden (Buchung
auf der Habenseite des Kontos). Der zugrunde liegende Beleg ist in der Regel der
Kontoauszug der Bank.
„Moment!“ werden Sie vielleicht sagen. „Wieso steht der Betrag bei der Kasse
im Soll und bei der Bank im Haben? In die Kasse haben wir doch gerade etwas
hineingelegt und bei der Bank weggenommen? Auf dem Kontoauszug der Bank
erscheinen doch alle negativen Buchungen (also, wenn wir etwas abheben) im
Soll und wenn etwas hinzukommt im Haben!“
Von diesem Vergleich müssen Sie sich zunächst befreien. Was wie auf den Konten
innerhalb einer Buchführung gebucht wird, hängt davon ab, um welche Konten
es sich handelt. Die Seiten der Bilanz heißen nicht SOLL und HABEN, wie bei
den einzelnen Konten, sondern AKTIVA und PASSIVA. Entsprechend heißen die
Konten, die aus der Aktivseite der Bilanz entwickelt werden, Aktivkonten. Bei den
Aktivkonten stehen im Soll grundsätzlich der Anfangsbestand und die Zugänge.
Im Haben werden die Abgänge eingetragen und der Endbestand ermittelt. Da
Kasse und Bank beides Aktivkonten sind (die Bank zumindest in diesem Beispiel),
müssen die Einträge entsprechend dem obigen Buchungssatz behandelt werden.
Die Kasse ist „Schuldner“ der Bank. Sie hat von dieser den Geldbetrag bekommen.
Entsprechend findet eine Eintragung im Soll bei der Kasse und im Haben bei der
Bank (sie ist „Gläubiger“) statt.
Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen
Was ein Konto ist, wurde in einem vorangegangenen Kapitel bereits knapp erläutert. Die Ausführungen zum „Buchungssatz“ machen aber bereits deutlich, dass es
ein differenzierteres Bild der Konten in der Buchhaltung gibt.
Die Bilanz muss vor Beginn der eigentlichen Geschäftstätigkeit in Konten aufgelöst werden, ganz gleich, ob bei Beginn der Geschäftstätigkeit überhaupt oder zu
58
Lese-Ausflug 4
Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Aus dieser Auflösung resultieren bereits zwei
Arten von Konten: die Aktivkonten – die im vorangegangenen Abschnitt zum
Buchungssatz bereits erläutert wurden – und die Passivkonten. Diese Aktiv- und
Passivkonten werden auch Bestandskonten genannt, da auf ihnen die Bestände
des Unternehmens enthalten sind (also alles das, was im Inventar erwähnt wird).
Darüber hinaus gibt es aber auch noch die Erfolgskonten, auf denen die eigentlichen Unternehmenserfolge sichtbar werden. Auf diesen Erfolgskonten werden die
Erträge und Aufwendungen des Unternehmens gebucht. Sind die Erträge größer
als die Aufwendungen, ergibt sich ein Gewinn. Sind die Aufwendungen größer als
die Erträge, so ergibt sich ein Verlust. Die Zusammenfassung aller Erfolgskonten
findet (beim Monats- und Jahresabschluss) in der Gewinn- und Verlustrechnung
(der so genannten GuV-Rechnung) statt.
Um die Buchhaltung möglichst einheitlich zu gestalten, wurden so genannte Kontenrahmen definiert, welche die verschiedenen Kontenarten in Gruppen (den so
genannten Kontenklassen) zusammenfassen und nummerieren. Es gibt eine ganze
Reihe Kontenrahmen für die verschiedenen Wirtschaftszweige wie Einzelhandel,
Großhandel, Industrie, Banken und so weiter. Diese Kontenrahmen sind allerdings
so weit generalisiert, dass jeder Betrieb sich daraus einen individuellen Rahmen
zusammensetzen kann.
WISO Tipp
Grundsätzlich ist es auch möglich, einen eigenen Kontenrahmen zudefinieren, da
ein bestimmter Rahmen ja nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings muss
man dabei aufpassen, dass folgende gesetzliche Vorschrift eingehalten wird.
§ 238 HGB Abs. 1
... Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann ...
Eine weite Verbreitung haben heute die standardisierten Kontenrahmen der DATEV (SKR 01, SKR 02, SKR 03 und SKR 04) gefunden. Diese Kontenrahmen sind
weniger auf Branchen als auf Unternehmensformen ausgerichtet: SKR 01 für kleine Personengesellschaften, SKR 02 für kleine Kapitalgesellschaften. SKR 03 und
SKR 04 sind wesentlich stärker untergliedert und erfüllen so eher die Erfordernisse
des Bilanzrichtliniengesetzes vom 19.12.1985. Davon abgeleitet werden eine Rei59
Soll & Haben
he von branchenorientierten Kontenrahmen angeboten, die ebenfalls durch die
DATEV standardisiert sind.
WISO Buchhaltung enthält mehrere standardisierte Kontenrahmen ...
Im Buchhaltungsmodul von WISO Kaufmann finden Sie eine ganze Reihe dieser
Kontenrahmen. Bei der Neuanlage eines Mandanten können Sie den passenden
Kontenrahmen auswählen. Jeder dieser Kontenrahmen kann noch einmal bearbeitet und für eigene Zwecke angepasst werden.
60
Lese-Ausflug 4
... die zusätzlich noch an eigene Erfordernisse angepasst werden können.
WISO Tipp
Bei eigener Anpassung ist es empfehlenswert, folgendermaßen vorzugehen:
 Alle Konten entfernen, die nicht benötigt werden. Dabei aber berücksichtigen, ob nicht im Laufe des Geschäftsjahres doch ein Fall auftreten kann, der
dieses Konto erfordert. Leere Konten werden bei Auswertungen bei Bedarf
unterdrückt. Ein nachträglich falsch eingeordnetes Konto bringt aber unter
Umständen das Bild der Buchhaltung etwas durcheinander.
 Kontenbezeichnungen anpassen, gegebenenfalls die Bezeichnung verkürzen, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. Aber nicht Konten mit
grundsätzlich anderen Bedeutungen belegen und so die Kontengliederung
durcheinander zu bringen.
In diesem Buch beziehen wir uns auf den SKR 04, die Beispiele sind aber über die
Kontenbezeichnungen auf alle anderen Kontenrahmen übertragbar.
61
Soll & Haben
Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail
Eine vereinfachte und komprimierte Übersicht des SKR 04 kann das Gliederungsprinzip in Kontenklassen gut erläutern.
Die Kontenklassen 0 und 1 enthalten die Aktivkonten.
Klasse 0 enthält das Anlage- und Finanzvermögen und damit den langfristigen
Finanzierungsbereich des Unternehmens:
Konten
Bedeutung
0001 – 0089
Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital
0095
Aufwendung für die Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebs
Anlagevermögen
0100 – 0170
Immaterielle Vermögensgegenstände (Konzessionen, gewerbliche
Schutzrechte, Lizenzen, Geschäfts- und Firmenwert u.a.)
Sachanlagen
0200 – 0398
Grundstücke, Bauten auf Grundstücken (eigene u. fremde) u.a.
0400 – 0460
Technische Anlagen und Maschinen
0500 – 0690
Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
0700 – 0795
Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau
0800 – 0970
Finanzanlagen
0999
Aktiver Konsolidierungsausgleichsposten
Die Klasse 1 enthält das Umlaufvermögen und damit die Konten für den kurzfristigen Geldverkehr
Konten
Bedeutung
Vorräte
62
1000 – 1039
Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
1040 – 1099
Unfertige Erzeugnisse und unfertige Leistungen
1100 – 1139
Fertige Erzeugnisse und Waren
1140 – 1179
Waren (Bestand)
1180 – 1197
Geleistete und erhaltene Anzahlungen
1180 – 1197
Geleistete und erhaltene Anzahlungen
1200 – 1295
Forderungen
1298
Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital, eingefordert
Lese-Ausflug 4
Konten
Bedeutung
1299
Eingeforderte Nachschüsse
1300 – 1450
Sonstige Vermögensgegenstände (einschl. Steuerrückforderungen)
1460
Geldtransit
1480 – 1498
Gegen- und Verrechnungskonten
1500 – 1550
Wertpapiere (einschl. Schecks)
1600
Kasse
1700
Postgiro
1800
Bank
1900 – 1950
Rechnungsabgrenzungsposten
Die Kontenklassen 2 und 3 enthalten die Passivkonten.
Die Klasse 2 enthält die Kapitalkonten.
Konten
Bedeutung
2000 – 2049
Kapital Vollhafter/Einzelunternehmer
2050 – 2099
Kapital Teilhafter
2100 – 2399
Privatkonten Vollhafter/Einzelunternehmer
2500 – 2799
Privatkonten Teilhafter
2900 – 2910
Gezeichnetes Kapital
2920 – 2929
Kapitalrücklagen
2930 – 2963
Gewinnrücklagen
2970 – 2976
Gewinnvortrag
2978 – 2979
Verlustvortrag
2980 – 2994
Sonderposten mit Rücklageanteil
63
Soll & Haben
Die Klasse 3 enthält die Konten für die Schulden des Unternehmens:
Konten
Bedeutung
3000 – 3098
Rückstellungen (und sonstige Rückstellungen)
Verbindlichkeiten
3100 – 3130
Anleihen
3150 – 3200
Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
3250 – 3285
Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen
3300 – 3349
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
3350 – 3390
Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener und der Ausstellung
eigener Wechsel
3400 – 3430
Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen
3450 – 3480
Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht.
3500 – 3851
Sonstige Verbindlichkeiten
3900 – 3970
Rechnungsabgrenzungsposten
Die Kontenklassen 4 – 7 enthalten die Aufwands- und Ertragskonten.
Die Klasse 4 enthält die betrieblichen Erträge:
64
Konten
Bedeutung
4000 – 4449
Umsatzerlöse
4500
Provisionserlöse
4600 – 4680
Eigenverbrauch (einschließl. Unentgeltliche Leistungen an Gesellschafter)
4690
Nicht steuerbare Umsätze
4695
Umsatzsteuervergütungen
4700 – 4729
Erlösschmälerungen
4730 – 4799
Gewährte Skonti, Boni, Rabatte
4800 – 4810
Bestandsveränderungen
4820
Andere aktivierte Eigenleistungen
4830 – 4955
Sonstige betriebliche Erträge
Lese-Ausflug 4
Klasse 5 enthält den betrieblichen Materialaufwand
Konten
Bedeutung
5000 – 5099
Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene
Waren
5100
Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen
5200 – 5559
Einkauf von Waren / Warenbezug
5600 – 5659
Nicht anrechenbare Vorsteuer
5700 – 5729
Nachlässe
5730 – 5799
Erhaltene Skonti, Boni, Rabatte
5800
Anschaffungsnebenkosten
5820
Leergut
5840
Zölle und Einfuhrabgaben
5860
Verrechnete Stoffkosten
5860
Verrechnete Stoffkosten
5880
Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
5900
Fremdleistungen
Die Klasse 6 enthält die sonstigen betrieblichen Aufwendungen:
Konten
Bedeutung
Personalaufwand
6000 – 6090
Löhne und Gehälter
6100 – 6170
Soziale Abgaben und Aufwendungen
Abschreibungen
6200 – 6268
Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenst. Des Anlagevermögens und Sachanlagen sowie auf aktivierte Aufwendungen für die
Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebs.
6270 – 1288
Abschreibungen auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens,
soweit diese die in der Kapitalgesellschaft üblichen Abschreibungen
überschreiten.
Sonstige betriebliche Aufwendungen
6300
Sonstige betriebliche Aufwendungen
6305 – 6350
Raumkosten
6400 – 6430
Versicherungen, Beiträge, Sonstige Abgaben
6450 – 6490
Reparaturen und Instandhaltungen
65
Soll & Haben
Konten
Bedeutung
6500 – 6570
Fahrzeugkosten
6600 – 6640
Werbekosten
6650 – 6690
Reisekosten
6700 – 6790
Kosten der Warenabgabe
6800 – 6830
Verwaltungskosten
6800 – 6830
Verwaltungskosten
6835 – 6840
Mieten, Leasing
6845 – 6850
Sonstiger Betriebsbedarf
6855
Nebenkosten des Geldverkehrs
6860 – 6870
Nicht anrechenbare Vorsteuer
6878
Spenden
6885 – 6905
Erlöse und Verluste aus Anlageverkäufen und so weiter.
6910 – 6936
Abschreibungen und Verluste auf Umlaufvermögen
6970 – 6988
Kalkulatorische Kosten
6990 – 6999
Kosten bei Anwendung des Umsatzkostenverfahrens
Die Klasse 7 enthält weitere Konten für Erträge und Aufwendungen:
66
Konten
Bedeutung
7000 – 7019
Erträge aus Beteiligungen
7100 – 7149
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
7190 – 7194
Erträge aus Verlustübernahme und auf Grund einer Gewinngemeinschaft ...
7200 – 7210
Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
7300 – 7359
Zinsen und ähnliche Aufwendungen
7390 – 7394
Aufwendungen aus Verlustübernahme und auf Grund einer
Gewinngemeinschaft ...
7400
Außerordentliche Erträge
7500
Außerordentliche Aufwendungen
7600 – 7640
Steuern vom Einkommen und Ertrag
7650 – 7690
Sonstige Steuern (einschl. Steuernachzahlungen)
7700
Erträge aus Kapitalherabsetzung
Lese-Ausflug 4
Konten
Bedeutung
7710 – 7716
Gewinnvortrag
7700
Erträge aus Kapitalherabsetzung
7710 – 7716
Gewinnvortrag
7718
Verlustvortrag
7720
Vorabausschüttung
7730 – 7750
Entnahmen aus Rücklagen
7760 – 7780
Einstellungen in Rücklagen
Die Kontenklasse 9 enthält Vortragskonten und statistische Konten.
Konten
Bedeutung
9000 – 9090
Vortragskonten
9120 – 9190
Statistische Konten für Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
9200 – 9219
Statistische Konten für den Kennziffernteil der Bilanz
9400 – 9490
Statistische Konten für den DATEV-Betriebsvergleich
9500 – 9799
Statistische Konten für die Kapitalkontenentwicklung
9800 – 9801
Lösch- und Korrekturschlüssel
9900 – 9990
Bestand an Forderungen bei Gewinnermittlung nach § 473 EStG
Die Abweichung bei den unterschiedlichen Kontenrahmen (SKR, IKR, GKR) ist
für das Verstehen der doppelten Buchführung beziehungsweise die praktische Tätigkeit des Buchhalters nicht von Bedeutung. Wer sich in einem Kontenrahmen
zurechtfindet, kann das ohne große Umstellung auch in jedem anderen. Dass man
sich in solch einem Fall an neue Nummern und Bezeichnungen gewöhnen muss
und von daher im Ablauf zunächst etwas behindert ist, ändert aber nichts an der
identischen Systematik. Die Schwierigkeiten liegen eher darin, dass der Einzelhandels-Buchhalter mit ganz anderen Buchungsproblemen beschäftigt ist (stärkere Fixierung auf das Kassengeschäft), als der Buchhalter in einem Industriebetrieb
(Verbuchung der industriellen Leistungserstellung).
67
Soll & Haben
68
Lese-Ausflug 5
Lese-Ausflug 5
Balanceakt: Schritt für Schritt zum Ziel
Von der Eröffnungsbilanz zum Eröffnungsbilanzkonto
Es gibt verschiedene Fälle, in denen eine Eröffnungsbilanz aufzustellen ist:
 Wenn ein Unternehmen (Handelsgewerbe) neu gegründet wurde
 Wenn eine Unternehmensumwandlung stattgefunden hat (zum Beispiel
wenn ein Kleingewerbe zu einem kaufmännischen Betrieb geworden ist)
 Wenn ein Unternehmen den Besitzer wechselt
 Wenn zwei Unternehmen zusammengehen (Verschmelzen)
 Wenn Gesellschafter aus einer OHG oder KG ausscheiden
 Wenn die Rechtsform wechselt
Außerdem wird eine Eröffnungsbilanz jeweils zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres erstellt. Dabei handelt es sich dann in der Regel um die Schlussbilanz des
abgeschlossenen und vorangegangenen Geschäftsjahres. Diese Eröffnungsbilanz
wird nun für die laufende Buchungstätigkeit in einzelne Konten aufgelöst.
Dabei gilt:
Die Beträge der Aktivseite werden im Soll auf den Aktivkonten, die Beträge der
Passivseite im Haben auf den Passivkonten gebucht.
Wenn wir aber nun das ernst nehmen, was bei der Erläuterung zum Buchungssatz gesagt wurde, dann erscheint bei der Auflösung das System der doppelten
Buchführung inkonsequent. Wir müssen ja buchen: SOLL an SOLL und HABEN
an HABEN.
In manchen Schulbüchern zur Buchführung und auch in einigen Kontenrahmen
(zum Beispiel dem GKR) wird das „Eröffnungsbilanzkonto“ erwähnt. Mithilfe dieses Kontos versucht(e) man diese Inkonsequenz zu beseitigen.
Zunächst bucht man
 Aktivposten der Bilanz an Haben des Eröffnungsbilanzkontos beziehungs-
weise
 Soll des Eröffnungsbilanzkontos an Passivposten der Bilanz.
69
Soll & Haben
Anschließend kann das Eröffnungsbilanzkonto aufgelöst werden mit folgenden
Buchungssätzen:
 Soll Aktivkonto an Haben Eröffnungsbilanzkonto und
 Soll Eröffnungsbilanzkonto an Haben Passivkonto
In der Praxis spart man sich das heute meist. Wird die Buchhaltung per „EDV“
gemacht, tritt dieses Eröffnungsbilanzkonto sowieso kaum in Erscheinung. Die so
genannten Eröffnungsbilanzbuchungen finden über so genannte Saldovorträge
statt. Zu Beginn eines Geschäfts (oder zu Beginn der Arbeit mit der EDV-Buchhaltung) werden diese manuell aus der Bilanz (oder dem Inventar) übernommen.
Später können Saldovorträge automatisch gebucht werden, denn eine Schlussbilanz ist dann ja bereits vorhanden.
Die Schlussbilanz hat auch gleichzeitig die Eröffnungsbilanz zu sein! Diese Doppelfunktion nennt man auch Bilanzzusammenhang, Bilanzidentität oder formelle Bilanzkontinuität. Der Gesetzgeber hat dies in den Bewertungsgrundsätzen des HGB festgeschrieben.
§ 252 HGB
(1) Bei der Bewertung der im Jahresabschluss ausgewiesenen Vermögensgegenstände und Schulden gilt insbesondere Folgendes:
1. Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahrs müssen
mit denen der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen.
Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten
Ist die Eröffnungsbilanz in Konten aufgelöst, so kann gebucht werden. Beim Buchen handelt es sich um das Erfassen der laufenden Geschäftsvorfälle. Dabei werden die Bestandskonten insofern verändert, dass immer zwei Konten gleichzeitig
berührt werden, und zwar (mindestens) einmal auf der Soll- und einmal auf der
Haben-Seite eines Kontos. Ist eine Buchungsperiode beendet (Monat, Quartal,
Jahr) oder soll ein Zwischenabschluss erstellt werden, so werden die Konten abgeschlossen und in die Schlussbilanz übertragen.
Als Beispiel soll der Vorgang dienen, der bereits zur Erläuterung des Buchungssatzes herhalten musste: Von der Bank wurde ein Geldbetrag abgehoben und in
die Kasse gelegt.
Der Buchungssatz lautet:
Kasse (Soll) an Bank (Haben)
70
1.000 Euro
Lese-Ausflug 5
Auf den Konten tragen Sie – in der gleichen Reihenfolge: erst Soll, dann Haben
– diese Vorgänge entsprechend ein. Ein kurzer Verweis auf das Gegenkonto erleichtert die Übersicht und die Suche nach Fehlern.
Mit dem Programm WISO Buchhaltung ist ebenso einfach zu buchen. Das erste
Konto, das in der Standardmaske abgefragt wird, muss das Konto sein, auf dessen
Soll-Seite die Buchung erfolgen soll. Dann wird der Betrag und anschließend das
Gegenkonto (Konto mit der Buchung auf der Habenseite) eingetragen. Ein Text
dient zur besseren Identifizierung der einzelnen Buchung. Wer ganz ungeübt ist,
kann den Buchführungshelfer einschalten (über Einstellungen - Buchführungshelfer anzeigen). Darin sind viele standardisierte Buchungen bereits vorbereitet.
Sie müssen dann nur noch individuell angepasst werden.
Eine einfache Buchung in der Buchungsmaske ist schnell mit dem Buchungssatz gefüllt.
71
Soll & Haben
Pacioli sagt: „Nachdem wir dies zu Deiner Belehrung gesagt haben, werden
wir nun den ersten Posten der Kasse im Soll und dann denjenigen des Kapitals im Haben in Ihrem Hauptbuch eintragen ...“
Buchen ist also gar nicht so schwierig. Haben Sie das Prinzip einmal begriffen,
konzentrieren Sie sich fast ausschließlich auf die Frage „Wohin?“, das heißt, welche Konten werden berührt. Natürlich gibt es verzwickte Buchungsprobleme, die
nicht mehr mit einer einfachen Buchungen gelöst werden können. Wenn das
Prinzip an solchen einfachen Buchungen einmal verstanden ist, muss in den komplizierten Fällen nur noch das „Problem an sich“ gelöst werden.
Vor der Buchung stellen Sie sich drei systematische Fragen:
 Welche Konten müssen für diesen Fall benutzt werden?
 Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem ein Abgang vor?
 Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt?
Schließen wir an das vorangegangene Beispiel an und führen es weiter: Gebucht
wurde die Transaktion, dass Geld von der Bank geholt und in die Kasse gelegt
wurde. Nun kommt der Paketdienst und bringt die Sendung eines Lieferanten, die
per Nachnahme zu zahlen ist (500 Euro).
1. Frage: Welche Konten müssen in diesem Fall benutzt werden?
Ganz sicher wieder die Kasse, denn aus ihr wurde der Paketbote bezahlt. Bei der
Lieferung handelt es sich um Waren, die anschließend ins Lager gelegt werden.
Wir können als dafür ein Warenkonto benutzen.
2. Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem ein Abgang vor?
Deutlich ist, dass bei den Waren ein Zugang vorliegt. Hier kann also im Soll
gebucht werden. Die Kasse wurde um den entsprechenden Betrag reduziert. Es
handelt sich also um einen Abgang und damit um eine Haben-Buchung.
3. Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt?
Kasse und Warenkonten sind Aktiv-Konten. Was das für eine Bedeutung für die
Bilanz hat, werden Sie einige Seiten später kennen lernen.
Der Buchungssatz lautet also:
Warenkonto (Soll) an Kasse (Haben)
72
500,00 Euro
Lese-Ausflug 5
Mit der WISO-Buchhaltung ist das alles noch einfacher: Der Buchführungshelfer
gibt auch hier schon wieder eine passende Buchung vor. Lediglich der Betrag
muss noch angepasst werden.
Warenbuchung mit WISO Buchhaltung
Ein Klick auf OK übernimmt die Buchung und verbucht sie im Buchungsstapel. Wird später Buchungslauf für „Hauptbuch“ durchführen gewählt (sinnvoller
Weise zum Monatsabschluss, nachdem alle Buchungen noch einmal kontrolliert
wurden), werden die Buchungen „richtig“ verbucht. Ein Protokoll gibt über diese
Buchungen Aufschluss.
73
Soll & Haben
Beide Beispielbuchungen werden nach der Übernahme im Journal aufgeführt.
An diesem kleinen Beispiel kann jetzt auch die grundsätzliche Abschlusstechnik
der Buchführung demonstriert werden. Es wird zunächst die größere Seite des
Kontos ermittelt und die Summe unterhalb eingetragen. Dieser Endbetrag wird auf
die andere Seite übertragen. Anschließend wird die Differenz (der Saldo) ermittelt
und eingetragen. Dieser Saldo kommt nun (natürlich wieder über eine Buchung)
in die Schlussbilanz.
Auf das bisher benutzte Beispiel angewandt sieht dies so aus :
74
Lese-Ausflug 5
Die Buchungssätze für den Abschluss sehen für dieses Beispiel folgendermaßen aus:
Schlussbilanz (Soll) an Kasse (Haben)
675,90
Schlussbilanz (Soll) an Waren (Haben)
Schlussbilanz (Soll) an Bank (Haben)
6.255,00
20.033,05
Für die weiteren Ausführungen in diesem Buch gilt:
 Das Eröffnungsbilanzkonto wird unberücksichtigt gelassen (wird für die
WISO-Buchhaltung sowieso nicht benötigt)
 Der Hinweis Soll und Haben beim Buchungssatz entfällt. Es diente hier – zu
Beginn der Erläuterungen zum Buchen – nur zum besseren Verständnis. Da
immer erst das Sollkonto und dann das Haben-Konto kommt, ist durch die
Aufstellung des Buchungssatzes schon klar, wo gebucht wird.
Ein einfaches Beispiel für den Weg von der Eröffnungsbilanz über Buchungen zur
Schlussbilanz könnte folgendermaßen aussehen:
Die Geschäftsvorfälle und Buchungen:
1. Kauf von Waren auf Ziel, 5.000 Euro
Buchungssatz: Waren an Verbindlichkeiten, 5.000 Euro
2. Ein Kunde zahlt seine Rechnung, 4.000 Euro
Buchungssatz: Bank an Forderungen, 4.000 Euro
3. Zahlung an einen Lieferanten, 8.125 Euro
Buchungssatz: Verbindlichkeiten an Bank, 8.125 Euro
75
Soll & Haben
Die Konten werden in die Schlussbilanz abgeschlossen.
Die Buchungssätze lauten:
1. Schlussbilanz an Waren, 155.000 Euro
2. Schlussbilanz an Forderungen, 53.000 Euro
3. Schlussbilanz an Bank, 18.875 Euro
4. Festkapital an Schlussbilanz, 55.000 Euro
5. Darlehn an Schlussbilanz, 115.000 Euro
6. Verbindlichkeiten an Schlussbilanz, 56.875,00 Euro
Damit ist ein – wenn auch kleiner – Buchungskreislauf geschlossen. In der nächsten Periode wird die Schlussbilanz als Eröffnungsbilanz übernommen und wiederum in Konten aufgelöst.
76
Lese-Ausflug 5
Dieses Beispiel eignet sich auch dazu, erste Erfahrungen mit der WISO-Buchhaltung zu machen. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Legen Sie einen neuen Mandanten an (Mandant öffnen) - dies geht allerdings nur in der mandantenfähigen Netzwerkversion. Haben Sie die Einzelplatzversion, so arbeiten sie mit dem Testmandanten, bevor Sie eine eigene
„echte“ Buchhaltung anlegen.
2. Buchen Sie die Geschäftsvorfälle nach den Buchungssätzen. Die Buchungsmaske rufen Sie durch die Schaltfläche Neu auf.
3. Schauen Sie sich das Buchungsjournal (Abrechnung - Buchungsprotokoll
drucken) und bei Bedarf auch andere Auswertungen an (z.B. Konten Summen & Salden drucken)
4. Stellen Sie die Bilanz auf (Abrechnungen – Kontengliederungen drucken).
Haben Sie dies kleine Beispiel mit dem Programm „durchgespielt“, haben Sie nicht
nur die Grundtechniken der Buchführung geübt, sondern auch gleichzeitig den
Umgang mit dem Programm. Dabei müssen Sie kaum mehr als eine halbe Stunde
für diese Übung einplanen.
Alles ändert sich: Werteveränderungen in der Bilanz
Bei den Beispielen und der Übung auf den vorangegangenen Seiten ist Ihnen sicherlich deutlich geworden, dass jeder Geschäftsvorfall zu einer Veränderung in
der Bilanz führt. Dabei sind vier verschiedene Veränderungsarten auszumachen:
 Bei einem Aktivtausch verändern sich nur Positionen der Aktivseite. Pas-
sivseite und Bilanzsumme bleiben unverändert. Beispiel: Wenn eine neue
Schreibmaschine gegen bar gekauft wird, verringert sich der Betrag in der
Kasse und erhöht sich der Betrag bei der Geschäftsausstattung.
 Bei einem Passivtausch verändern sich nur Positionen der Passivseite. Ak-
tivseite und Bilanzsumme bleiben unverändert. Beispiel: Das Darlehn eines
Anlegers wird in eine Beteiligung und damit in Eigenkapital (Festkapital)
umgewandelt.
 Bei einer Aktiv-Passiv-Mehrung werden Positionen der Aktiv- und Pas-
sivseite erhöht. Die Bilanzsumme erhöht sich ebenfalls. Beispiel: Kauf von
Waren auf Ziel (Verbindlichkeiten).
 Bei einer Aktiv-Passiv-Minderung werden Positionen der Aktiv- und Pas-
sivseite vermindert. Beispiel: Banküberweisung an einen Lieferanten.
77
Soll & Haben
Für ein Verständnis der Buchführung und vor allem der Auswirkungen auf den
Abschluss ist es wichtig, diese grundlegenden Prinzipien zu kennen.
WISO Tipp
Es ist immer darauf zu achten, dass das Gleichgewicht der Bilanz erhalten
bleibt. Kein Geschäftsvorfall darf zu einem Ungleichgewicht der beiden Bilanzseiten (Aktiva – Passiva) führen!
Buchen auf Erfolgskonten: was hat’s gebracht?
Die bisherigen Buchungsvorgänge bezogen sich ausschließlich auf die direkten
Bilanzkonten und haben keinen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Wenn
Geld von der Bank geholt und in die Kasse gelegt wird, verändert sich genauso
wenig an den Vermögensverhältnissen wie beim Kauf von Waren.
Nun findet aber in einem Unternehmen auch ein Werteverzehr sowie ein Wertezuwachs statt. Den Werteverzehr nennt man auch Aufwand oder Kosten, den
Wertezuwachs Ertrag oder Erlös.
Jeder Geschäftsvorfall, der einen Aufwand oder Ertrag bewirkt, verändert (indirekt) das Kapitalkonto. Aufwendungen schmälern das Kapital, Erträge erhöhen
dieses. Damit nicht jedes Mal das Kapitalkonto berührt werden muss beim Buchen
solcher Geschäftsvorfälle, werden so genannte Erfolgskonten eingerichtet. Es ist
nicht falsch, sich diese als „Unterkonten des Kapitalkontos“ vorzustellen.
Jedes Erfolgskonto wird in der Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen.
Das Ergebnis dieser Gewinn- und Verlustrechnung ist der Betriebserfolg. Dieser
fließt in die Bilanz ein: über das Kapitalkonto.
Pacioli sagt: „Außer den schon erwähnten Dingen musst Du in allen Deinen
Büchern folgende Konten einrichten, nämlich: Warenunkosten, gewöhnliche
Ausgaben des Hauses, außergewöhnliche Ausgaben, Einnahme und Ausgabe, Gewinn und Schaden, oder, wie Du es auch nennen kannst, Vorteil und
Nachteil, oder Nutzen und Schaden, Gewinn und Verlust, was gleich ist.
Diese Konten sind für jedes kaufmännische Unternehmen höchst notwendig,
um immer sein Kapital erkennen und zuletzt beim Abschluss erfahren zu
können, wie viel das Geschäft abwirft.“
Das folgende Beispiel zeigt exemplarisch, wie eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung über das Kapitalkonto abgeschlossen wird:
78
Lese-Ausflug 5
Die Aufwands- und Ertragskonten werden abgeschlossen und der Saldo in das
Gewinn- und Verlustkontoübertragen. Die Buchungssätze dazu lauten.
 Gewinn- und Verlustkonto an Aufwandskonto
 Ertragskonto an Gewinn- und Verlustkonto
Der Saldo des Gewinn- und Verlustkontos wird in das Kapitalkonto übertragen.
Steht der Saldo auf der Soll-Seite, so liegt ein Gewinn vor, steht der Saldo auf der
Haben-Seite, so ist ein Verlust entstanden. Die Buchungssätze lauten:
 Gewinn- und Verlustkonto an Kapitalkonto (bei Gewinn)
 Kapitalkonto an Gewinn- und Verlustkonto (bei Verlust)
79
Soll & Haben
Dieses Beispiel stellt die wünschenswerte Situation dar, dass nach Abzug aller
Kosten noch etwas übrig bleibt: der Gewinn.
Damit ist das Prinzip der doppelten Buchführung bereits grob umrissen dargestellt. Sie wissen
 Wie ein Inventar und eine Bilanz erstellt wird.
 Sie kennen die wichtigsten rechtlichen Grundlagen.
 Sie können eine Eröffnungsbilanz in Konten auflösen.
 Sie können auf Bestandskonten buchen.
 Sie können auf Erfolgskonten buchen.
 Sie können die Erfolgskonten über das Kapitalkonto abschließen.
 Sie können die Schlussbilanz erstellen.
WISO Tipp
Natürlich fehlen Ihnen noch die Kenntnisse für viele buchungstechnische Details. Eine ganze Reihe davon werden in den nächsten Kapiteln dieses Buches
dargestellt. Was Ihnen aber auch diese Kapitel nicht bringen können, ist die
nötige Erfahrung. Die gewinnen Sie nur durch das „Tun“.
80
Lese-Ausflug 6
Lese-Ausflug 6
Werkzeugkasten – Passendes für alle Fälle
Nun aber richtig: Buchen mit Kontenrahmen
Sie haben jetzt bereits einen guten Überblick über das System der doppelten
Buchführung. Auch die Technik des Buchens ist Ihnen inzwischen vertraut. Der
Einfachheit halber ist in den vorangegangenen Abschnitten auf die Benutzung
eines Kontenrahmens verzichtet worden (abgesehen von den Beispielen mit der
WISO-Buchhaltung). In den folgenden Kapiteln und Beispielen wird aber konsequent auf den Kontenrahmen SKR 04 Bezug genommen, damit dieses Buch für Sie
so praxisrelevant wie möglich ist.
Warum überhaupt Kontennummern? Die Buchhaltung wird dadurch doch nicht
richtiger? Und wenn sowieso nur eine kleine Buchhaltung geführt wird, könnte
man da nicht auf die Anwendung eines Nummernsystems verzichten? Wo doch
sowieso heutzutage alles durchnummeriert ist!
Das ist richtig! Die Buchhaltung nach den bisher aufgeführten Prinzipien kann auf
ein Nummernsystem bei den Konten durchaus verzichten. Was in der Renaissance
ohne Nummern ging, funktioniert auch heute noch. Allerdings mehr schlecht als
recht. Berücksichtigen Sie immer die gesetzliche Vorgabe:
§ 238 Abs. 1 HGB
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen
Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
Zu individuell darf also eine Buchhaltung nicht gestaltet sein und der Verzicht auf
ein aussagefähiges Nummernsystem kann leicht zur Unübersichtlichkeit führen.
Aus einer kleinen Buchhaltung wird schon bei erträglichem Geschäftserfolg leicht
eine große. Hinzu kommt, dass bei der Buchführung über EDV für Abschluss- und
Bilanzzuordnungen auf ein Nummernsystem nicht mehr verzichtet werden kann.
Die Vorteile sind also:
 Ein Nummernsystem lässt eine übersichtliche und aussagefähige Gliede-
rung der Konten zu.
 Ein Nummernsystem erlaubt eine sinnvolle Generalisierung von Kontenzu-
sammenhängen (Kontenrahmen: SKR, GKR, IKR).
 Ein Nummernsystem ist für die EDV-Buchhaltung unerlässlich.
81
Soll & Haben
In den folgenden Kapiteln können Sie sich mit wichtigen Details der Buchungstechnik auseinander setzen.
WISO Tipp
In jedem Kontenrahmen (IKR, GKR, SKR 04 ...) finden Sie freie Bereiche oder
sogar eine ganze freie Kontenklasse. Die können Sie beliebig zur Einrichtung
ihrer Kontenarten und/oder Kostenstellenrechnung nutzen!
Die Eine kommt, die Andere geht – die Problematik
des Warenverkehrs
Der Warenverkehr ist für den Handel und jeden anderen Gewerbebetrieb ein ganz
wesentlicher Bereich, der sich entsprechend auch in der Buchhaltung widerspiegelt und an dieser Stelle vorrangig behandelt wird.
Pacioli sagt: „Für alle Waren, die Du Tag für Tag hineingibst, machst Du ihn
[den Laden] in Deinen Büchern zum Schuldner und zum Gläubiger jener
Waren, die Du ihm lieferst, eine nach der anderen.“
Warenbewegungen sind zum Beispiel:
 Einkauf von Waren (der Warenbestand nimmt zu).
 Verkauf von Waren (der Warenbestand nimmt ab).
 Warenbestandskorrekturen, zum Beispiel nach einer Inventur (der Bestand
nimmt zu oder ab)
 Ware wird entnommen, zum Beispiel für Muster oder Eigenverbrauch (der
Bestand nimmt ab)
 Ware wird hinzugefügt, zum Beispiel aus Rücklieferungen, aus Messeresten
und so weiter (der Bestand nimmt zu).
Stellen Sie sich diese Vorgänge einmal für die Bilanz vor. Der Einkauf von Waren
ist unproblematisch: Da erhöht sich der Warenbestand und Finanzkonten (Kasse,
Bank) verringern sich oder auf der Passivseite werden die Verbindlichkeiten (Lieferantenschulden) erhöht. Spätestens beim Verkauf von Waren müssten Sie aber
stutzig werden. Als richtiger Kaufmann haben Sie einen „angemessenen Gewinn“
eingeplant (wie Luca Pacioli so schön sagt). Wo wird der aber in der Bilanz untergebracht?
82
Lese-Ausflug 6
Warenverkäufe sind also nicht erfolgsneutral. In der Regel bewirken sie einen
positiven Erfolg (Ertrag), wenn sie über dem Einstandspreis verkauft werden. Gelegentlich kann es aber auch vorkommen, dass ein negativer Erfolg (Verlust) eintritt, wenn ein Verkauf unter Einstandspreis erfolgt.
Der normale Vorgang einer Warenbewegung ist folgender:
 Die Ware wird gekauft zu einem bestimmten Preis (den Warenpreis laut Liste)
 Hinzu kommen Kosten, die nötig sind, die Ware zu besorgen (die Be-
zugskosten).
 Beides zusammen ergibt den Einstandspreis (oder auch: den Bezugspreis).
 Darauf wird ein Zuschlag gerechnet, der möglichst alle anfallenden Kosten
(Lagerkosten, Verwaltungskosten, Vertriebskosten und so weiter) abdeckt.
 Außerdem wird ein Gewinnzuschlag gerechnet.
 Einstandspreis plus Zuschläge (Kalkulationszuschläge) ergeben den Ver-
kaufspreis.
Eine solche Kalkulation könnte folgendermaßen aussehen:
So wichtig der Verkaufspreis für den Fortbestand des Unternehmens ist, so wichtig ist der Einstandspreis für den Buchhalter. Warenbestände und Wareneingang
werden in der Buchhaltung zum Einstandspreis bewertet. Das heißt: Der Warenpreis plus aller Bezugskosten, aber ohne Kalkulationszuschläge wird zur Wertermittlung (zum Beispiel bei der Bilanz aber auch bei Unternehmensbewertungen)
herangezogen. Außerdem verlangt der Gesetzgeber eine vorsichtige Bewertung
der Vermögensgegenstände (dazu gehört auch das Vorratsvermögen).
83
Soll & Haben
§ 252, Abs. 1 HGB
(4) Es ist vorsichtig zu bewerten, namentlich sind alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, zu berücksichtigen, selbst wenn diese erst zwischen dem Abschlussstichtag und dem
Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt geworden sind ...
§ 253 HGB
(1) Vermögensgegenstände sind höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um Abschreibungen ... anzusetzen. Verbindlichkeiten sind zu ihrem Rückzahlungsbetrag ... anzusetzen.
Statt Einstandspreis (für das einzelne Produkt) spricht man auch von Anschaffungskosten. In Produktionsbetrieben ist die Bezeichnung Herstellungskosten üblich, da ja das zu verkaufende Produkt erst noch hergestellt werden muss.
Die Kalkulation von Waren ist Thema der Kostenträgerrechnung (genauer: der
Kostenträger-Stückrechnung). Sie ist auch selten so einfach durchzuführen, wie
das im obigen Beispiel dargestellt wurde. Tatsächlich hat auch in den wenigsten
Fällen der Buchhalter die Aufgabe, Kalkulationen durchzuführen. Deshalb kann
die Vertiefung dieses Themas hier ausgeklammert werden. Für die Buchungstechnik ist es kaum von Belang. Bei der intensiven Auseinandersetzung mit dem
Thema Buchführung kommt aber auch der Buchhalter nicht darum herum, sich
dieses Themas anzunehmen, da er ja wesentliche Daten für die Kalkulation mit
zur Verfügung stellt.
Aus dieser Situation ergibt sich noch ein anderes Problem. Wenn die Waren zu
anderen Preisen verkauft werden, als sie eingekauft wurden, dann kann ja nicht
mehr direkt aus der Buchhaltung ersehen werden, was im Warenlager noch vorhanden ist.
Deshalb werden drei Arten von Konten geführt: Wareneingangskonten, Warenbestandskonten und Warenverkaufskonten. Außerdem findet – wie schon ausführlich dargelegt – eine regelmäßige Zählung der Bestände durch die Inventur statt.
Mal mehr mal weniger: Buchungen im Warenverkehr
Die vorangegangenen Ausführungen lassen vielleicht den Eindruck entstehen,
dass die Buchungspraxis des Warenverkehrs ganz schön kompliziert ist. Das ist
aber nicht der Fall, wenn man sich immer bildlich vergegenwärtigt, was gerade
passiert. Es erleichtert übrigens immer das Verständnis der Buchführung, wenn
man allen zu buchenden Vorgängen reale Vorgänge des Unternehmensalltags
zuordnen kann. Wenn man weiß, was hinter einem banalen Buchungssatz steht,
84
Lese-Ausflug 6
welche Wirklichkeit damit abgebildet wird, versteht man nicht nur die ganze
Buchführung besser, sondern auch das, was im Unternehmen vorgeht.
Einfach ist der Fall bei Eröffnung der Buchführung – sei es bei Geschäftsbeginn oder
bei Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Per Saldovortrag (direkte Eingabe oder Übergabe bei Jahreswechsel) wird der Bestand festgehalten. Der Buchungssatz lautet:
1140 Waren (Bestand) an 9000 Saldovortragskonto
Wareneingänge werden auf ein Wareneingangskonto gebucht. Abhängig von der
Zahlung werden als Gegenkonto Verbindlichkeiten (Kauf auf Ziel/Rechnung) oder
Geldkonten (Bank, Kasse, Postbank) benutzt.
5200 Wareneinkauf an 3310 Verbindlichkeiten
5200 Wareneinkauf an 1600 Kasse
Diese Wareneinkäufe erhöhen den Warenbestand, werden aber – zunächst – getrennt vom Warenbestand gebucht.
Warenverkäufe werden über das Warenverkaufskonto gebucht. Als Gegenkonto werden Forderungen (Lieferungen auf Ziel/Rechnung) oder Geldkonten (Bank,
Kasse, Postbank) benutzt.
1210 Forderungen an 4000 Umsatzerlöse
1800 Bank an 4000 Umsatzerlöse
Diese Buchungen vermindern den Warenbestand. Da die Erlöse aber nicht eindeutig belegen, um wie viel der Warenbestand abgenommen hat, findet auch hierbei
keine direkte Buchung auf dem Bestandskonto statt.
Das Buchen selbst ist – wie Sie sehen – unproblematisch. Wie sieht es aber mit
dem Abschluss aus? Da alle Vorgänge auf unterschiedlichen Konten getrennt gebucht wurden, ist auch dies einfach durchzuführen.
Als Erstes wird nachgeschaut und gezählt, was noch vorhanden ist: Bei der Inventur wird gezählt und bewertet, anschließend gebucht. Nun können folgende
Situationen eintreten:
 Der Endbestand ist höher als der Anfangsbestand. Das Lager wurde also
„aufgestockt“. Es wurde mehr eingekauft als verkauft. Man spricht auch von
einer Warenbestandsmehrung.
 Der Endbestand ist niedriger als der Anfangsbestand. Das Lager wurde ab-
gebaut. Es wurde also mehr verkauft als eingekauft. Man spricht auch von
einer Warenbestandsminderung.
85
Soll & Haben
Da die Konten und auch später die Bilanz ausgeglichen sein müssen, findet eine Buchung über das Wareneingangskonto statt. Im Falle der Bestandsmehrung
bucht man:
1140 Waren (Bestand) an 5200 Wareneinkauf
Im Falle einer Warenbestandsminderung bucht man:
5200 Wareneinkauf an 1140 Waren (Bestand)
Auf dem Wareneingangskonto ergibt sich nun der so genannte Wareneinsatz. Das
sind die Waren, die dann auch tatsächlich verkauft wurden. Aus der Differenz zwischen dem Warenverkauf und dem Wareneingangskonto (das korrekterweise jetzt
eigentlich Wareneinsatzkonto heißen müsste) kann der Rohertrag ermittelt werden.
Warenverkauf minus Wareneinsatz = Rohertrag.
So geht man allerdings in der Praxis nicht vor. Gebucht wird über das Gewinnund Verlustkonto:
GuV Konto an 5200 Wareneinkauf oder
5200 Wareneinkauf an GuV-Konto
Der eigentliche Warenbestand wird in die Schlussbilanz gebucht :
Schlussbilanzkonto an 1140 Waren (Bestand)
In der Gewinn- und Verlustrechnung wird dann die Differenz ermittelt. Da auch
noch andere Erfolgskonten über die GuV abgeschlossen werden, ergibt sich aus
dem Saldo das tatsächliche Betriebsergebnis. Das Gewinn- und Verlustkonto wird
zuletzt über das Kapitalkonto abgeschlossen:
GuV an 2000 (Eigen)Kapital
2000 (Eigen)Kapital an GuV
So weit zunächst zu den Buchungen im Warenverkehr. Dass in der Praxis noch
zahlreiche Details berücksichtigt werden müssen, bleibt hier unberücksichtigt. An
anderer Stelle wird diese Thematik wieder aufgegriffen.
Wo’s um die Knete geht: Buchungen im Zahlungsverkehr
Im letzten Abschnitt wurde es deutlich: Waren müssen auch bezahlt werden, sowohl an Lieferanten als auch von Kunden. Dass es da verschiedene Arten und
Möglichkeiten gibt, wurde ebenfalls bereits erwähnt. Zunächst sieht auch alles
ganz einfach aus: Man kauft gegen Barzahlung (Gegenkonto ist die Kasse), oder
86
Lese-Ausflug 6
man kauft auf Rechnung (Gegenkonto ist das Verbindlichkeitskonto) und irgendwann wird dann bezahlt (über die Bank).
Pacioli sagt: „Für die Einkäufe wird dies genügen, um Dich zu führen, sei es, dass
sie ganz gegen bar erfolgen oder teils gegen bar und teils gegen Ziel, oder gegen
bar und gegen Bankschein oder alles gegen Bank, oder bar und Bank, oder bar
und Waren, oder Waren und Bankschein, oder alles auf Bankschein oder Ware
und Ziel oder Ware und Bank oder Bank und Ziel, oder Bank und Bankschein,
oder Bank, bar, Bankschein und Waren, weil man auf alle diese Arten zu kaufen pflegst. Du wirst dies für Dich im Sinne des Vorhergehenden im Memorial
buchen und von dort in das Journal und Hauptbuch übertragen.“
Leider gibt es da eine ganze Reihe Details, die mitberücksichtigt werden müssen.
Da schreibt etwa ein Lieferant auf die Rechnung: Zahlungsziel 30 Tage netto,
2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen. Zwei Prozent Abzug von der
Rechnung sind nicht wenig. Es lohnt sich sogar die Überziehung des eigenen
– zinspflichtigen – Kontos. Wie wird so etwas aber gebucht?
Nehmen wir an, dass eine Rechnung über 8.000 Euro zur Zahlung ansteht.
Zunächst buchen wir die Rechnung (den Wareneingang) wie gehabt:
5200 Wareneingang an 3310 Verbindlichkeiten, 8.000 Euro
Irgendwann später wird gezahlt. Geschieht das in der Frist, in der Skonto abgezogen werden darf, so wird ein geringerer Betrag gezahlt, als mit der Rechnung
gebucht. Es bleibt eine Differenz auf dem Verbindlichkeitskonto zurück. Wohin
damit? Der Skonto schmälert den Warenwert und wird daher in der Klasse 5 gebucht. Der Buchungssatz bei der Zahlung lautet nun:
3310 Verbindlichkeiten, 8.000 Euro
an 1800 Bank, 7840 Euro
an 5730 Erhaltene Skonti, 160 Euro
Hier haben wir es erstmals mit einem Buchungssatz zu tun, der mehr als zwei
Konten anspricht. Das ist unproblematisch, wenn darauf geachtet wird, dass beide
Seiten – Soll und Haben – in der Summe übereinstimmen.
Auf einem Konto wird im Soll gebucht, bei zwei Konten im Haben. Beide Seiten
ergeben in der Summe jeweils die 8.000 Euro.
Beim Warenverkauf funktioniert es ähnlich. Wenn den Kunden als Anreiz zur
schnelleren Zahlung ebenfalls Skonto angeboten wird, so kann das Konto „Ge87
Soll & Haben
währte Skonti“ benutzt werden. Das Skonto schmälert ja unseren Verkaufserlös.
Kauft ein Kunde auf Rechnung für 12.000 Euro Waren und gilt als Zahlungsfrist
8 Tage für die Nutzung von 1% Skonto, so wird zunächst gebucht:
1210 Forderungen an 4000 Umsatzerlöse, 12.000 Euro
Zahlt der Kunde innerhalb von 7 Tagen mit Abzug von 1% Skonto, so buchen Sie
nach erfolgter Zahlung:
1800 Bank, 11.880 Euro und
4730 Gewährte Skonti, 120 Euro
an 1210 Forderungen, 12.000 Euro
Wieder werden zwei Konten – diesmal im Soll – bebucht und ein Konto im Haben.
Beide Seiten ergeben in der Summe jeweils 12.000 Euro.
Was aber, wenn ein Kunde weder bar noch durch Überweisung, sondern durch
einen Scheck zahlt? Handelt es sich hierbei um seltene Fälle oder um ein kleines
Unternehmen, bei dem die Zahl der Schecks überschaubar bleibt, so wird zunächst
ebenfalls gegen Forderungen gebucht:
1210 Forderungen an 4000 Verkaufserlöse
Der Scheck wird bei der Bank eingereicht und nach Gutschrift auf dem Konto
findet eine Verbuchung statt:
1800 Bank an 1210 Forderungen
Ebenso verhält es sich mit Schecks, die das Unternehmen ausstellt, um sie an
Lieferanten weiterzugeben. Eine Buchung der Zahlung findet erst statt, wenn das
Konto belastet wird. Es versteht sich von selbst, dass in beiden Fällen ein Scheckbuch geführt wird, in dem die Ausgabe beziehungsweise der Eingang von Schecks
vermerkt wird. Dieses Scheckbuch zählt aber nicht zur eigentlichen Buchhaltung,
sondern dient nur Kontrollzwecken.
In größeren Unternehmen oder wenn täglich viele Schecks eingehen, wird je ein
besonderes Scheckkonto in der Klasse 1 eingerichtet. Buchungstechnisch bereitet
das keine besonderen Probleme, da diese Konten lediglich an die Stelle von Forderungen und Verbindlichkeiten gesetzt werden. Sie bedingen auch immer eine
zweite Buchung, wenn aus dem Scheck eine Zahlung auf dem Bankkonto wurde.
88
Lese-Ausflug 6
Personalbuchungen: Auf wessen Konto geht die Sekretärin?
Fast jedes Unternehmen benötigt Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die für die
verschiedensten Tätigkeiten eingesetzt werden. Diese bekommen für ihre geleistete Arbeit Lohn oder Gehalt. Der Buchhalter wird diese Aufwendungen auf entsprechend dafür eingerichteten Erfolgskonten buchen.
Der Arbeitgeber hat für seine Arbeiter und Angestellte die Pflichtversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung) abzuführen und auch
einen Teil davon zu übernehmen. Beiträge zur Unfallversicherung sind sogar in
voller Höhe vom Arbeitgeber zu bezahlen.
Bei den folgenden Beispielen wurden die Berechnungen nach den aktuellen Tabellen und Beitragssätzen durchgeführt und teilweise etwas vereinfacht. Da sich in
diesem Bereich laufend etwas ändert, können wir in diesem Buch nie allzu aktuell
sein. Das Programm WISO Lohn ist das allerdings sehr wohl – zumindest wenn
Sie sich regelmäßig die bereitstehenden Updates holen.
Pacioli sagt: „Auch die Gehälter der Angestellten und Lehrlinge des Ladens
werden in dieses Konto eingetragen. Einige errichten hierfür ein besonderes
Konto, um zu wissen, was sie hierfür im Jahr ausgeben und saldieren es
dann mit obigem Konto ...“
Der Ablauf (von der Gehaltsabrechnung bis in die Buchhaltung) sieht folgendermaßen aus:
Zunächst wird die Gehaltsabrechnung erstellt. Als Beispiel dient die folgende
– vereinfachte – Abrechnung:
89
Soll & Haben
Der Buchhalter bucht zunächst das Bruttogehalt, die Gehaltsauszahlung sowie die
zurückgehaltenen Steuern und Versicherungen:
6000 Löhne und Gehälter, 1.750 Euro
an 1800 Bank, 1.312,43 Euro
an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro
Schließlich muss noch der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen gebucht
werden:
6100 Soziale Abgaben und Aufwendungen
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro
Nicht lange nach der Gehaltsabrechnung werden die Beträge an das Finanzamt
und die Sozialversicherung überwiesen. Es wird gebucht:
3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro und
1740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit, 637,00 Euro
an 1800 Bank, 756,07 Euro
Natürlich gibt es auch in diesem Bereich noch eine ganze Reihe an Besonderheiten
– zum Beispiel der so beliebte „Vorschuss“. Hat Claus Meyer sich bereits vor dem
Gehaltszahlungstermin 500 Euro auszahlen lassen, so ist folgende Buchungsweise
angesagt:
Zunächst die Auszahlung:
1340 Forderungen gegen Personal, 500 Euro
an 1600 Kasse, 500 Euro
Dann die Buchung bei der Gehaltsabrechnung:
6000 Löhne und Gehälter, 1.750 Euro
an 1800 Bank, 812,43 Euro
an 1340 Forderungen gegen Personal, 500 Euro
an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro
90
Lese-Ausflug 6
Eine andere Sache ist die so genannte „Vermögenswirksame Leistung“ nach dem
Vermögensbildungsgesetz. Hier gibt es verschiedene Varianten: Der Arbeitgeber
zahlt einen Betrag zur vermögenswirksamen Leistung – es erhöhen sich die Aufwendungen für Personal. Der Arbeitnehmer zahlt einen Betrag zur vermögenswirksamen Leistung – das Nettogehalt des Arbeitnehmers reduziert sich. Beide,
Arbeitnehmer und Arbeitgeber, zahlen einen Teil – Personalaufwendungen erhöhen sich, das Nettogehalt reduziert sich.
WISO Tipp
Da es durch häufige Gesetzes- und Steueränderungen für den Buchhalter das
Problem ergibt, Abrechnungs- und Buchungspraxis jeweils anpassen zu müssen, macht es gerade für kleine Betriebe Sinn, eine spezielle Software – wie
WISO Lohn – einzusetzen oder die Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung abzugeben. Oft übernimmt der Steuerberater diese Dienstleistung. Er
liefert dann nicht nur die fertigen Abrechnungen samt Lohnzettel und Bankbelege, sondern auch noch gleich eine Buchungsliste, die dem Buchhalter die
Arbeit wesentlich erleichtert.
Wer es selber machen möchte, sollte zwei Möglichkeiten nutzen:
 Einmal die regelmäßigen und – meist kostenlosen – Informationsveranstal-
tungen der Krankenkassen, auf denen aktuelle Änderungen vorgestellt und
meist auch erläutert werden.
 Die Lohnabrechnung über den Computer. Lohnabrechnungsprogramme (et-
wa WISO Lohn) sind durchaus erschwinglich geworden. Nutzen Sie dann
ein Update, um immer die aktuellsten Anpassungen gleich umsetzen zu
können. Auch diese Programme geben meist eine Buchungsliste mit aus.
91
Soll & Haben
92
Lese-Ausflug 7
Lese-Ausflug 7
Hau’ drauf: Umsatzsteuer und und und ...
Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung
Bisher wurden bei allen Erläuterungen und Erklärungen die Steuern weitgehend
ausgeklammert (außer bei den Personalbuchungen). Im Alltag eines jeden Unternehmens – und damit auch in der Buchhaltung – spielen die Steuern eine nicht
unwesentliche Rolle. Vor allem die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) kommt in den
meisten Geschäftsvorfällen vor. Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung gehört zum Alltag (und die Handhabung zum Handwerkszeug) eines jeden Buchhalters. Hinzu kommen die Unternehmenssteuern, die jedes Unternehmen, abhängig
von der Rechtsform, ein bis mehrmals im Jahr betreffen.
Interessieren soll aber in diesem Buch nicht die gängige Steuerpraxis einschließlich Vermeidungsstrategien. Für diesen Zweck gibt es spezielle Fachliteratur und
Steuerberater. Allein was für die Buchungspraxis wichtig ist, wird in den folgenden Abschnitten aufgeführt.
Zum 1.1.2007 ist der Mehrwertsteuersatz von 16 % auf 19 % angehoben worden
(der verminderte Steuersatz von 7 % blieb). Trotzdem kann der Umsatzsteuersatz
von 16 % auch in 2007 noch gültig sein, nämlich dann, wenn die Ursache für den
Geschäftsvorfall im Jahr 2006 liegt. Für eine Übergangszeit ist also mit 3 verschiedenen Steuersätzen zu arbeiten. Ergänzende Hinweise (und möglicherweise
auch Texte) finden Sie auf der Homepage (http://buhl-data.de), sobald es genauere
Informationen gibt.
Auch die Steuern sind keine Erfindung unserer Zeit. Luca Pacioli musste sich mit diesem Problem in seiner Abhandlung über die Buchhaltung ebenfalls beschäftigen.
Pacioli sagt: „Wenn Du mit solchen Ämtern [Finanzämtern] Konto führen
willst, so wirst Du die Verwaltung der Staatsschulden zum Schuldner von
allen Arten Kapital zu soundsoviel Prozent machen, indem Du die Stadtbezirke nennst, wo sei angelegt sind ...“
Was heißt eigentlich Umsatzsteuer?
Die heutige Form der Umsatzsteuer gibt es seit dem 1.1.1967. Vorher wurde ein kumulatives Bruttoumsatzsteuersystem genutzt, an das sich heute kaum noch jemand
erinnert. Das Prinzip der heute benutzten Umsatz“ver“steuerung beruht darauf,
dass auf jeder Produktions- oder Handelsstufe der Wert besteuert wird, der dem
93
Soll & Haben
Produkt durch Weiterverarbeitung oder Weiterveräußerung zugeführt wird, den
das Produkt also mehr wert wird. Daher auch die Bezeichnung Mehrwertsteuer.
Das klingt kompliziert, wird aber durch einen einfachen Trick geregelt: Jeder darf
von seiner Umsatzsteuerschuld, die sich aus den Umsatzerlösen ermittelt, den Teil
der Steuer, den er selbst im Zusammenhang seiner betrieblichen Tätigkeit entrichtet hat (Steuer auf Rohstoffe, Betriebsstoffe, Fertigprodukte, Handelsware und so
weiter – daher auch Vorsteuer), von der Steuerschuld abziehen.
Ein einfaches Beispiel kann dieses Prinzip anschaulich verdeutlichen:
Juli 2000
Verkaufserlöse netto
Netto-Rechn. Betr.
45.000,00
darauf entfallen 16 % Ust
Einkauf Handelswaren
8.550,00
27.500,00
darauf entfallen 16 % VSt
Sonstige Kostenrechnungen
5.225,00
2.800,00
darauf entfallen 16 % VSt
Sonstige Kostenrechnungen
Umsatzsteuer
532,00
1.250,00
darauf entfallen 7 % VSt
Vorsteuer gesamt
87,50
5.844,50
Umsatzsteuerschuld:
USt – VSt
2.705,50
Auf diese Weise entrichtet jede Produktions- oder Handelsstufe nur die Steuer
auf den dort entstandenen „Mehrwert“. Der Letzte in der Kette – der Verbraucher
– entrichtet keine Umsatzsteuer an das Finanzamt. Er verbraucht das Produkt (auf
irgendeine Weise) und schafft keinen „Mehrwert“ mehr. Dafür zahlt er allerdings
den Bruttobetrag; die Steuer wurde für ihn bereits auf den Produktions- und Handelsstufen vorher an das Finanzamt entrichtet.
Für den Unternehmer ist die Umsatzsteuer somit kostenneutral. Es handelt sich um
eine Verbrauchssteuer, die der Letzte in der Kette, der Verbraucher, zahlen muss.
Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
Niedergelegt sind die gesetzlichen Bestimmungen im umfangreichen Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
94
Lese-Ausflug 7
WISO Tipp
So einfach das Prinzip erklärt werden kann, so kompliziert ist diese Regelung
in der Praxis. Jeder, der eine unternehmerische Tätigkeit – sei es freiberuflich
oder gewerblich – aufnehmen will, sollte sich zumindest in den Grundzügen
damit beschäftigen. Eine ausführliche Beratung durch den Steuerberater oder
das Finanzamt ist nicht der schlechteste Weg dafür.
Das Gesetz definiert als Erstes, was „Steuerbare Umsätze“ überhaupt sind:
§ 1, Abs. 1 UStG – Steuerbare Umsätze
(1) Der Umsatzsteuer unterliegen die folgenden Umsätze:
1. Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im
Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt ...
2. Der Eigenverbrauch im Inland ...
3. Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die Körperschaften und Personenvereinigungen ... im Rahmen ihres Unternehmens an ihre Anteilseigner, Gesellschafter, Mitglieder, Teilhaber oder diesen nahe stehenden
Personen ausführen, für die Leistungsempfänger kein Entgelt aufwenden,
4. die Einfuhr von Gegenständen aus dem Drittlandsgebiet in das Inland ...
5. der innergemeinschaftliche Erwerb im Inland gegen Entgelt.
Der Fall 1. ist klar. Wo ein Unternehmen Leistungen erbringt, fällt Umsatzsteuer
an. Dabei ist es noch nicht einmal wesentlich, ob der Unternehmer im Inland eine
Betriebsstätte unterhält oder die Rechnung erstellt. Das ist ganz besonders wichtig
für diejenigen, die zwar im Inland tätig werden wollen, aus steuerlichen Gründen
aber den Firmensitz im Ausland planen. An der Mehrwertsteuer kommen sie dadurch nicht vorbei.
Was „Inland“ ist, hat der Gesetzgeber aber noch genauer definiert, als sich das der
„Laie“ vorstellen kann:
§ 1 Abs. 2
Inland im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland mit Ausnahme des Gebiets von Büsingen, der Insel Helgoland, der
Freihäfen, der Gewässer und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der
jeweiligen Strandlinie sowie der deutschen Schiffe und der deutschen Luft95
Soll & Haben
fahrzeuge in Gebieten, die zu keinem Zollgebiet gehören. Ausland im Sinne
dieses Gesetzes ist das Gebiet, das danach nicht Inland ist. Wird ein Umsatz
im Inland ausgeführt, so kommt es für die Besteuerung nicht darauf an, ob
der Unternehmer deutscher Staatsangehöriger ist, seinen Wohnsitz oder Sitz
im Inland hat, im Inland eine Betriebsstätte unterhält, die Rechnung erteilt
oder die Zahlung empfängt.
Aber auch der Fall 2. darf nicht übersehen werden: Wenn ein Unternehmen selbst
Leistungen verbraucht – für Zwecke, die nicht im Unternehmen selbst, sondern
außerhalb liegen –, ist Umsatzsteuer fällig. Ebenso ist es mit Fall 3. Geschenke
und Zuwendungen an Personen, die dem Unternehmen mehr oder weniger nahe
stehen, unterliegen der Umsatzsteuer. Auch die Einfuhr von Waren unterliegt der
Umsatzsteuer. Allerdings gibt es hierfür eine besondere Form der Umsatzsteuer
mit der Bezeichnung Einfuhrumsatzsteuer.
Etwas komplizierter ist es mit 5., dem innergemeinschaftlichen Erwerb. Deshalb
ist er gleich in einem Folgeparagrafen (§ 1a UStG) speziell geregelt:
§ 1 Abs. 2a
Das Gemeinschaftsgebiet im Sinne dieses Gesetzes umfasst das Inland im
Sinne des Absatzes 2 Satz 1 und die Gebiete der übrigen Mitgliedstaaten
der Europäischen Gemeinschaft, die nach dem Gemeinschaftsrecht als Inland dieser Mitgliedstaaten gelten (übriges Gemeinschaftsgebiet). Das Fürstentum Monaco gilt als Gebiet der Französischen Republik; die Insel Man
gilt als Gebiet des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland.
Drittlandsgebiet im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet, das nicht Gemeinschaftsgebiet ist.
§ 1a UStG
(1) Ein innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt liegt vor, wenn die
folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
1. Ein Gegenstand gelangt bei einer Lieferung an den Abnehmer (Erwerber) aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen
Mitgliedstaates ...
(2) Als innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt gilt
2. Das Verbringen eines Gegenstandes des Unternehmens aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet in das Inland durch einen Unternehmer zu
seiner Verfügung ...
96
Lese-Ausflug 7
Es geht also um die steuerlichen Regelungen bei Bezug von Waren aus EG-Ländern.
In den meisten Ländern gibt es ähnliche Umsatzsteuergesetze und -regelungen wie
bei uns. Wird Ware ausgeführt (also bei uns eingeführt), so unterliegt sie nicht der
Umsatzsteuer des Landes, das exportiert. Dafür wird aber bei der Einfuhr die Umsatzsteuer des eigenen Landes fällig. Dies ist Fall 4. – die Einfuhrumsatzsteuer.
Einige Begriffe aus dem ersten Paragrafen des UStG bedürfen noch einer näheren
Definition. So die Begriffe „Unternehmer, Unternehmen“ und „Lieferung, sonstige
Leistung“.
§ 2 UStG
(1) Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder
berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede
nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht,
Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.
(3) Die juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind nur im Rahmen
ihrer Betriebe gewerblicher Art ... und ihrer land- oder forstwirtschaftlichen
Betriebe gewerblich oder beruflich tätig ...
WISO Tipp
Es gibt hier also kaum „Tricks“, dem Finanzamt und der „Umsatzbesteuerung“
zu entkommen. Zwar ist es möglich, sich in einigen Ausnahmefällen von der
Umsatzsteuer befreien zu lassen, doch sind die Grenzen hier sehr eng gesetzt.
Die wichtigsten Steuerbefreiungen sind:
 Ausfuhrlieferungen
 Lohnveredlungen für ausländische Auftraggeber
 Umsätze im Geld- und Kapitalverkehr
 Grundstücksumsätze
 Vermietungs- und Verpachtungsumsätze
 Umsätze im medizinischen Bereich
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Soll & Haben
Auch der Kleinunternehmer kann unter bestimmten Umständen auf die Abführung von Umsatzsteuer verzichten.
§ 19 UStG
(1) 1Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3
bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2
bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden
Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. ...
(2)Der Unternehmer kann dem Finanzamt bis zur Unanfechtbarkeit der
Steuerfestsetzung ... erklären, dass er auf die Anwendung des Absatzes 1
verzichtet ...
WISO Tipp
Da bei einer Befreiung eine Verrechnung mit der selbst gezahlten Vorsteuer
nicht mehr möglich ist, sollten Sie genau überlegen, ob Sie von der Befreiung
tatsächlich Gebrauch machen wollen. Nachrechnen kann sich lohnen!
Die Begriffe „Lieferungen und sonstige Leistungen“ sind sicherlich schon aufgefallen beim Studium eines Kontenrahmens im Zusammenhang mit den Konten
Forderungen und Verbindlichkeiten. Was der Gesetzgeber darunter versteht, beschreibt der § 3 UStG.
§ 3 UStG
(1) Lieferungen eines Unternehmers sind Leistungen, durch die er oder in
seinem Auftrag ein Dritter den Abnehmer oder in dessen Auftrag einen Dritten befähigt, im eigenen Namen über einen Gegenstand zu verfügen (Verschaffung der Verfügungsmacht).
(6) Wird der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder
einen vom Lieferer oder vom Abnehmer beauftragten Dritten befördert oder
versendet, gilt die Lieferung dort als ausgeführt, wo die Beförderung oder Versendung an den Abnehmer oder in dessen Auftrag an einen Dritten beginnt ...
(7) Sonstige Leistungen sind Leistungen, die keine Lieferungen sind. Sie
können auch in einem Unterlassen oder im Dulden einer Handlung oder
eines Zustandes bestehen ...
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Lese-Ausflug 7
Diese „Auszüge“ aus dem umfangreichen § 2 des UStG belegen sehr deutlich,
dass der Gesetzgeber versucht, möglichst weitgehend alles, was ein Umsatz sein
könnte, zu erfassen.
Auch der „Ort der sonstigen Leistung“ ist ein wichtiger Faktor innerhalb der Umsatzsteuerregelungen:
§ 3a UStG
(1) Eine sonstige Leistung wird ... an dem Ort ausgeführt, von dem aus der
Unternehmer sein Unternehmen betreibt. Wird die sonstige Leistung von
einer Betriebsstätte ausgeführt, so gilt die Betriebsstätte als der Ort der
sonstigen Leistung.
Unternehmer sind verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Frist die Steuer zu
berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Das Finanzamt spricht von einem
Voranmeldungszeitraum. Dieser beträgt in der Regel einen Monat, in Ausnahmefällen ein viertel Jahr. Die Meldefrist beträgt 10 Tage.
§ 18 UStG
(1) Der Unternehmer hat bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat ... Die Vorauszahlung ist am 10. Tag
nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig.
(2) Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Beträgt die Steuer
für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 6.136 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Beträgt die Steuer für das vorangegangene
Kalenderjahr nicht mehr als 512 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldung und Entrichtung
der Vorauszahlungen befreien ...
WISO Tipp
Von den Finanzämtern wird inzwischen keine Überziehung mehr toleriert.
Spätestens am 10. müssen also das Formular und die Zahlung beim Finanzamt eingegangen sein. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie keine Einzugsermächtigung erteilt haben! Es drohen Ihnen sonst Verzugszinsen oder sogar
Strafgebühren. Mit dem Homebanking-Modul WISO Mein Geld können Sie
Ihren Zahlungsverkehr fristgerecht organisieren.
99
Soll & Haben
Die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann um einen Monat verlängert werden. Der Gesetzgeber nennt dies Dauerfristverlängerung. Für Betriebe
oder Personen, die nur quartalsweise zur Abgabe verpflichtet sind, lohnt sich das
ganz besonders dann, wenn keine Sondervorauszahlungen nötig sind. Für alle
anderen gilt, dass bei einer Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung zu
Beginn des Kalenderjahres zu leisten ist, die 1/11 der Summe der Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres entspricht.
§ 46 UStDV
Das Finanzamt hat dem Unternehmer auf Antrag die Fristen für die Abgabe
der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen ... um
einen Monat zu verlängern ...
§ 47 UStDV
(1) Die Fristverlängerung ist bei einem Unternehmer, der die Voranmeldungen monatlich abzugeben hat, unter der Auflage zu gewähren, dass dieser
eine Sondervorauszahlung auf die Steuer eines jeden Kalenderjahres entrichtet. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr.
§ 48 UStDV
(2) Der Unternehmer hat die Fristverlängerung für die Abgabe der Voranmeldung bis zu dem Zeitpunkt zu beantragen, an dem die Voranmeldung,
für die die Fristverlängerung erstmals gelten soll, nach § 18 Abs.1, 2 und
2a des Gesetzes abzugeben ist.
Außer den Voranmeldungen muss einmal im Jahr eine Jahreserklärung (Umsatzsteuererklärung) abgegeben werden.
§ 3 UStG
Der Unternehmer hat für das Kalenderjahr oder für den kürzeren Besteuerungszeitraum eine Steuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben, in der er die zu entrichtende Steuer oder den Überschuss,
der sich zu seinen Gunsten ergibt ... selbst zu berechnen hat (Steueranmeldung) ... Die Steueranmeldung muss vom Unternehmer eigenhändig unterschrieben sein.
100
Lese-Ausflug 7
Die WISO-Buchhaltung erstellt ...
Für Buchhalter, die mit einer EDV-Buchhaltung arbeiten (etwa der WISO-Buchhaltung) ist die Umsatzsteuervoranmeldung kein Problem. Sind alle Buchungsvorgänge zeitlich richtig erfasst, wirft das Programm eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung aus, die gleich als – oder in das – Formular gedruckt werden kann.
Diese Formulare werden allerdings bei den Finanzämtern nicht mehr gern gesehen. Offiziell ist es ab Januar 2005 Pflicht, die Umsatzsteuervoranmeldung online
vorzunehmen. Die Finanzämter stellen dafür die Software Elsterformular bereit,
die das Ausfüllen der Formulare am Bildschirm und das anschließende versenden
an Ihre Finanzbehörde ermöglicht.
101
Soll & Haben
WISO Tipp
Als Anwender von WISO Buchhaltung benötigen Sie Elsterformular nicht. Das
Programm erlaubt Ihnen das Erstellen und Versenden der Umsatzsteuererklärung direkt aus der laufenden Anwendung, weil ein sogenanntes „Elster-Modul“ bereits integriert ist.
Den „diebischen Vogel“ des Finanzamts benötigen Sie als Anwender der WISO Software nicht!
Gar nicht diebisch: Elster
ELSTER ist eine Erfolgsgeschichte: Bislang 230 Millionen Mal ist der elektronische Datenweg zum Finanzamt inzwischen genutzt worden – in der Öffentlichkeit
weitgehend unbemerkt. Sang- und klanglos, auch weil es fast nie Probleme mit
ELSTER gab.
Verwirrend war und ist nur, dass der Kurzbegriff ELSTER in der Öffentlichkeit für
drei verschiedene Verfahren oder Dienste der Finanzverwaltung verwandt wurde,
die an sich nur das technische Übertragungsverfahren gemeinsam haben: ELSTER,
ElsterFormular und neuerdings ElsterOnline.
102
Lese-Ausflug 7
ELSTER ist die Bezeichnung für eine Softwarekomponente des Fiskus, die in die
meisten Steuer- und Finanzbuchhaltungsprogramme – etwa von WISO – eingebaut ist. So können die Anwender dieser Produkte alle Funktionen der elektronischen Steuerdatenübermittlung nutzen, vorausgesetzt ELSTER wird von dem
jeweiligen Programm unterstützt.
Daneben hat die Steuerverwaltung selbst ein eigenes Ausfüllprogramm für Steuererklärungen entwickelt, quasi die Steuerformulare für den Bildschirm. Dieses
Programm nennt sich ElsterFormular. Es hat eine einfache - an den Steuerformularen orientierte - Eingabeoberfläche und nutzt natürlich ebenfalls den Übertragungsweg ELSTER.
ElsterOnline, das neue Internet-Portal von ELSTER bündelt die Online-Dienstleistungen der Finanzverwaltung. ElsterOnline ist so eine Art elektronisches Finanzamt. Da braucht man also kein spezielles Programm, ein Internetbrowser genügt,
um teilnehmen zu können.
Einkommensteuer
Neu ist die Möglichkeit, Steuererklärungen nicht mehr als Ausdruck auf Papier,
sondern als verschlüsselte Datei per Internet an das Rechenzentrum des Finanzamtes zu schicken, nicht. Das Verfahren an sich – 1999 für jedermann freigegeben
– nennt sich ELektronische STeuerERklärung. Es wurde zunächst für die Abgabe der Einkommensteuer konzipiert, später auf andere Steuerarten (Umsatz- und
Lohnsteueranmeldung) ausgeweitet. Der Marktführer unter den Steuerprogrammen für den PC, das WISO-Sparbuch, war das erste Programm, das diesen komfortablen und vorteilhaften Weg ermöglichte. Schon im ersten Jahr machten mehr
als 20.000 Steuerzahler davon Gebrauch, heute sind es Millionen.
Einziger Wehrmuttropfen: Weil das Gesetz auf der Einkommensteuererklärung
eine Unterschrift verlangt und in den meisten Fällen auch die Steuerkarte vorgelegt werden musste, war es bisher notwendig, neben der Datenübertragung per
Internet auch noch einen speziellen Ausdruck zu unterschreiben und ihn mit der
Steuerkarte – und eventuell weiteren Unterlagen – an das Finanzamt zu schicken.
Auch das ist jetzt zu Ende: Neuerdings ist die komplette Steuererklärung online
möglich. Voraussetzung war die Einführung der elektronischen (also papierlosen)
Steuerkarte für alle Arbeitnehmer und eine digitale Signatur (das Finanzamt muss
ja sicher sein, dass nicht ein Fremder Ihre Steuererklärung abgibt).
103
Soll & Haben
Welche Vorteile hat die elektronische Steuererklärung?
Auf einen Nenner gebracht: Schnellere Rückzahlung, weniger Fehler, keine Belege
mehr einrichen.
Die Bearbeitung beim Sachbearbeiter im Finanzamt erfolgt nicht mehr nach dem
„first come, first serve“-Prinzip. In allen Ländern werden die elektronischen Erklärungen heute bevorzugt bearbeitet. Früher war das anders: wer zuerst abgab, kam
als erster dran, egal auf welchem Wege die Abgabe erfolgte. Das ist heute einer
der großen Vorteile von ELSTER: in vielen Fällen bereits nach 14 Tagen, längstens
aber nach 4 Wochen ist das Geld auf dem Konto! Denn: bei der elektronischen
Form entfallen für den Sachbearbeiter beim Finanzamt zeitraubende Überprüfungen und Einzelberechnungen. Dies hat sein „Kollege“ ELSTER schon auf dem PC
des Absenders vorher durchgeführt. Und die Daten müssen im Finanzamt nicht
noch einmal manuell von Papier in die EDV der Verwaltung übertragen werden
(wodurch manchmal auch Fehler entstanden und immerhin jeder vierte bis fünfte
Bescheid falsch war). Dieser gesamte Zeitaufwand entfällt beim Online-Verfahren.
Zu gut Deutsch: Auch wenn Ihre Steuererklärung online nicht bevorzugt würde,
ginge es einfach schneller.
Und dann verzichten alle Finanzämter bei der elektronischen Abgabe auch noch
darauf, dass Sie Belege mitschicken. Trotzdem müssen Quittungen und Unterlagen
aufgehoben werden – sollte etwas unklar sein, kann der Sachbearbeiter nämlich
doch noch Einsicht in Ihre Dokumente verlangen. Aber zunächst einmal brauchen
Sie keine Nachweise einzureichen. Wenn Sie nicht schon signieren nur einen so
genannten „Kurzausdruck“ mit Ihrer Unterschrift, gegebenenfalls die Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers (früher die Lohnsteuerkarte, normalerweise werden die Daten heute elektronisch ans Finanzamt geschickt), Spendenquittungen
und übrige Steuerabzugsbescheinigungen (beispielsweise Erträgnisaufstellungen
Ihrer Bank zu Zinseinkünften oder Dividenden).
Lohnsteuerbescheinigungen auf Papier gabs noch bis Ende 2004. Seither müssen
Arbeitgeber alle Daten papierlos an die Finanzverwaltung übermitteln, der Arbeitnehmer bekommt nur noch eine Bescheinigung über die übermittelten Werte, auf
der die so genannte eTIN („Electronic Taxpayer Identification Number“) vermerkt
ist, unter der die Werte ans Finanzamt gegangen sind. Die eTIN ist sozusagen der
Personalausweis für Ihren Lohnsteuerdatensatz im Rechenzentrum der Finanzbehörden. Formal brauchen Sie heute mit Ihrer Steuererklärung also keine Lohnsteuerbescheinigung mehr mit einzureichen.
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Lese-Ausflug 7
WISO Tipp
Sie können trotzdem ein Duplikat Ihrer Lohnsteuerbescheinigung mit ans Finanzamt schicken. Denn ein Feldversuch in Berlin hat gezeigt, dass es mit
der eTIN Probleme geben kann. Sie ist eine errechnete Kombination, die sich
aus dem Namen und den Geburtsdaten ergibt. Es hat sich gezeigt, dass es
mehrere „Thomas Becker“ oder „Maria Maier“ gibt, die denselben Geburtstag
haben. Klartext: mehrere Lohnsteuerbescheinigungen, die überhaupt nichts
miteinander zu tun haben, können dieselbe eTIN aufweisen. Und dann geht
die Suche los. Wenn Sie Ihre eigene Bescheinigung mit einreichen, ist die
Sache schneller klar, welcher Datensatz nun wirklich zu Ihnen gehört.
Neuerdings können Sie sogar darauf verzichten, den so genannten „Kurzausdruck“
ans Finanzamt zu schicken. Voraussetzung, sie nutzen die digitale Signatur, um
Ihre elektronisch übermittelten Daten zu „unterschreiben“ – mehr zu diesem Verfahren weiter unten.
Allerdings: Spendenquittungen und übrige Steuerabzugsbescheinigungen, sofern
überhaupt vorhanden, müssen Sie trotzdem weiter einreichen, weil die bisher
nicht elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden (können). Daran wird
noch gearbeitet.
Was passiert mit den Daten beim Finanzamt?
Fall eins: Sie signieren noch nicht digital und schicken nach der elektronischen
Übertragung den so genannten „Kurzausdruck“ ans Finanzamt. Solange dem
Sachbearbeiter Ihr unterschriebener Kurzausdruck nicht vorliegt „schlummern“
Ihre Daten. Erst mit der individuellen „Telenummer“ auf Ihrem Ausdruck kann der
Sachbearbeiter – und niemand sonst – Ihren Fall „aufschließen“ und auf seinen
Bildschirm holen. Dann prüft er kurz Ihre Ihrer Angaben und schickt den Datensatz per Knopfdruck wieder in das Rechenzentrum zurück. Dort wird dann sofort
und automatisch Ihr Bescheid gedruckt.
Fall zwei: Sie nehmen an dem Verfahren mit der digitalen Signatur teil. Dann
bekommt der Sachbearbeiter in einigen Ländern wie bei einer neu eintreffenden
E-Mail einen Hinweis auf seinen Bildschirm, dass Sie Ihre Erklärung eingereicht
haben und er sie bearbeiten soll. In anderen Ländern druckt der Finanzamtscomputer ein dem Kurzausdruck ähnliches Papier aus und das bekommt Ihr Sachbearbeiter als Arbeitsauftrag. Der kann sich Ihre Daten dann ebenso wie bei der
105
Soll & Haben
Variante „Kurzausdruck“ auf den Bildschirm holen, die Angaben prüfen und per
Knopfdruck den Versand Ihres Bescheides veranlassen.
In beiden Fällen haben Unbefugte keine Möglichkeit, in Ihre Daten Einblick zu
nehmen – auch wenn Ihr Nachbar die Telefonleitung anzapfen würde: auf diesem
Wege könnte er nicht herausbekommen, wie Sie finanziell gestellt sind.
Wie sicher ist die Übertragung?
So sicher, dass das Verfahren – wegen des Vorbehalts der Sicherheitsbehörden,
auch verschlüsselte Daten in begründeten Fällen einsehen zu können – in USA
oder in unserem Nachbarland Frankreich beispielsweise nicht freigegeben würde.
Ihr Datensatz wird „hybrid“ verschlüsselt: zunächst Triple DES (112bit Schlüssel) und anschließend RSA (1024bit Schlüssel). Da werden also die besten Chiffrierverfahren kombiniert. Diese Verfahren sind weltweit noch nicht „geknackt“
worden. Sie brauchen also absolut keine Bedenken zu haben, dass Hacker in Ihre
sensiblen persönlichen Daten sehen können. Die Unversehrtheit der Daten wird
über einen so genannten Hash-Code gewährleistet.
Übrigens: Es werden auch nur die Daten ans Finanzamt übertragen, die Sie selbst eingegeben haben. Der Fiskus kann nicht etwa gleichzeitig Ihren Computer ausschnüffeln. Nur, was Sie selbst wollen, landet im Rechenzentrum der Finanzbehörden.
Die ELSTER-Infrastruktur wurde durch übrigens den TÜV-IT überprüft und mit
dem Sicherheitszertifikat der TÜV Informationstechnik GmbH bestätigt.
Daten weg und dach Fehler entdeckt
Kein Problem, wenn Sie nicht digital signieren. Dann verbessern Sie den Fehler
einfach und versenden die Daten erneut. Und dem Finanzamt schicken Sie den
zweiten (oder dritten, oder vierten …) Kurzausdruck. Durch die spezielle „Telenummer“ ist der neue Datensatz mit dem jeweils entsprechenden neuen Ausdruck
fest verbunden. Das bedeutet, dass der Sachbearbeiter beim Finanzamt nur den
Datensatz von Ihnen „aufschließen“ kann, der mit dem vorliegenden Ausdruck
übereinstimmt. Die anderen Datensätze – wie viele auch immer – werden dann
automatisch gelöscht.
Wenn Sie digital signieren – egal mit welchem technischen Verfahren – geht das
nicht mehr. Mit dem Absenden der Daten einschließlich elektronischer „Unterschrift“ haben Sie Ihre Steuererklärung rechtlich „abgegeben“. Eine Änderung ist
dann nur noch nach vorheriger (und wohl schwieriger) Abstimmung mit Ihrem
Sachbearbeiter vom Finanzamt denkbar. In diesem Punkt ist die Abgabenordnung
106
Lese-Ausflug 7
(AO) bisher gnadenlos – das Problem ist dem Fiskus aber bewusst und an einer
Lösung wird gearbeitet. Wann sie kommt ist aber ungewiss.
Was passiert, wenn mein Finanzamt die
„komprimierte Steuererklärung“ ablehnt?
Das dürfte eigentlich gar nicht passieren: alle Bundesländer haben sich dem elektronischen Verfahren angeschlossen. Dennoch erhalten wir in Einzelfällen immer
mal wieder Beschwerden von Zuschauern, dass ihr Finanzamt (oder der Sachbearbeiter) die Annahme des Kurzausdrucks verweigert hätte. Klartext: Sie haben ein
Recht darauf, dass Ihre per ELSTER übergebene Steuererklärung bearbeitet und
beschieden wird, auch wenn Ihr Sachbearbeiter seinen Bildschirm, die Tastatur
oder vielleicht auch nur Sie persönlich nicht mag
Was bietet die kostenlose CD vom Finanzamt?
Mit einem Wort: wenig! Die Finanzbehörden sprechen im Zusammenhang mit
ElsterFormular von einem „Programm“, mit Softwareprodukten zur Steuererklärung – wie etwa dem Marktführer WISO-Sparbuch – ist das aber nicht vergleichbar. Ausgewachsene Programme beraten den Anwender in Steuerfragen, zeigen
ihm Wege, wie er am meisten von seinem zu viel bezahlten Steuergeld wieder
zurückholen kann und geben ihm die Möglichkeit, im Streitfall auf Urteile und
Anweisungen zu verweisen, die vielleicht noch nicht mal der Sachbearbeiter im
Finanzamt kennt (oder nicht kennen will).
ElsterFormular dagegen ist im Prinzip nichts anderes, als eine elektronische Form
der Steuerformulare, die auf dem Bildschirm angezeigt und ausgefüllt werden
können. Als „Hilfe“ bekommt der Anwender nicht mehr, als er auch als gedrucktes Heftchen bekommt, wenn er sich die Papierformulare beim Finanzamt holt.
Eine steuerliche Beratung findet nicht statt – ganz zu schweigen etwa von legalen
„Tricks“, wie man Steuern sparen kann. Der Anwender muss im Prinzip selber
wissen, welche Formulare er einreichen kann und wo er etwas eintragen muss.
Einziger Service: ElsterFormular rechnet am Ende aus, ob etwas nachzuzahlen
oder eine Rückerstattung zu erwarten ist und schickt die Daten anschließend (wie
oben beschrieben) digital ans Finanzamt.
Anmeldesteuern
Für die so genannten Anmeldesteuern – etwa die Lohn- und Umsatzsteuervoranmeldung – ist rechtlich keine Unterschrift nötig (die Anmeldung erfolgt ja nur
vorläufig). Deshalb wurde das Verfahren der elektronischen Datenübermittlung
– das auch dem Fiskus eine Menge Arbeit (und Personal) spart – schnell ausgeweitet und die WISO-Buchhaltung war wieder einmal eines der ersten Programme,
107
Soll & Haben
die die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung nutzen konnte. Statt einen Ausdruck per Post oder Boten (und rechtzeitig) an das Finanzamt zu schicken, konnte
der Anwender seine Anmeldung per Internet direkt an das Rechenzentrum seines
Finanzamtes übermitteln. Ein spezieller Ausdruck ist auch hier möglich, dient
aber nur der Kontrolle – und für die eigene Ablage.
Seit 1. Januar 2005 ist die elektronische Abgabe der Umsatzsteuer Pflicht für
alle – auch Kleingewerbetreibende, Freiberufler, Ich-AGs und andere müssen ihre
Voranmeldungen jetzt auf elektronischem Wege abliefern. Für Härtefälle gab’s
eine Übergangsfrist, in der „ … auf Antrag“ noch Papier akzeptiert wurde. Aber
auch das ist längst vorbei und nur noch in Sonderfällen und nach zäher Einzelabstimmung mit dem Finanzamt, kann man von der zwangsweisen Vorschrift der
elektronischen Übermittlung (vorübergehend) befreit werden.
Auch dieses Verfahren hat mehrere Vorteile: Buchstäblich noch in letzter Minute
kann die Voranmeldung abgegeben werden – die Datenübertragung „drückt“ der
verschlüsselt übertragenen Datei einen elektronischen Zeitstempel auf, der für
die Fristwahrung maßgeblich ist. Also kann man auch noch kurz vor Mitternacht
dafür sorgen, dass keine Säumniszuschläge fällig werden (auf dem Postwege ist
dieses Risiko nicht immer ganz auszuschalten). Außerdem kommt zu viel bezahlte
Vorsteuer schnell zurück: In vielen Fällen entfällt eine förmliche Prüfung und der
Finanzamtscomputer veranlasst postwendend die Auszahlung. Im besten Fall hat
man schon zwei Tage nach Abgabe der Voranmeldung sein Geld auf dem Konto.
Technische Voraussetzung zur Datenübermittlung ist natürlich auch hier ein PC
mit Internetzugang beziehungsweise ein ISDN- oder DSL-Anschluss oder wenigstens ein Modem.
Um die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch abgeben zu können, waren ursprünglich allerdings auch noch einige Vorbereitungen nötig: Als „Datenlieferer“
musste man einmalig einen Antrag auf Zulassung zur Datenübermittlung gemäß § 8
Steueranmeldungs-Datenübermittlungs-Verordnung (StADÜV) ausfüllen. Zwingend
erforderlich war es auch, neben der gültigen Genehmigungsnummer (des Programms)
auch den Namen des eingesetzten Softwareproduktes anzugeben! Und neben diesem
Antrag musste jeder – ebenfalls einmalig – eine Teilnahmeerklärung beim Finanzamt
abgeben. Darin versicherte man, dass die Unterlagen und Angaben, die für die Datenübermittlung erforderlich sind, nach bestem Wissen und Gewissen vollständig und
richtig zur Verfügung gestellt werden, die übermittelten Daten überprüft und eine
berichtigte Steueranmeldung abgegeben wird, wenn eine „Unrichtigkeit“ festgestellt
würde. Außerdem verpflichtete man sich, die übermittelten Daten aufzubewahren.
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Lese-Ausflug 7
Auch das ist passé, spätestens seit der Verpflichtung für jeden Anmelder, den
elektronischen Weg zu nehmen.
In der Praxis müssen Sie sich um das meiste davon gar nicht kümmern – das tut
die WISO-Buchhaltung (oder eines der anderen Buchhaltungsprogramme). Wichtig ist, dass Sie wenigstens den Kontrollausdruck aufheben, falls die Daten auf
Ihrem PC mal verloren gehen.
Und jedes Mal, wenn Sie eine Anmeldung abgeben wollen, ist eine weitere kleine „Hürde“ zu überwinden: Das so genannte „ELSTER-Modul“, das Ihre Daten
aus dem Buchhaltungsprogramm zusammenstellt und an den Finanzamts-Zentralrechner schickt, muss die neueste Version sein. Diese Software wird von der
Finanzverwaltung selbst programmiert und kostenlos zur Verfügung gestellt. Um
sicherzustellen, dass nicht versehentlich veraltete (und möglicherweise fehlerhafte
oder überholte) Programmteile verwendet werden, wird die auf Ihrem PC vorhandene Version online überprüft, ob sie noch aktuell ist und gegebenenfalls aktualisiert. Folge: Da Sie in der Regel einmal im Vierteljahr oder im Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, müssen Sie möglicherweise jedes Mal vor der
Übertragung Ihrer eigenen Daten das neueste Modul von „Elster“ beziehungsweise
Teile davon vom Rechner der Finanzverwaltung downloaden und aktivieren. Die
WISO-Buchhaltung macht das automatisch, aber ...
WISO Tipp
Die dafür notwendige Zeit (je nach verwendeter Übertragungstechnik unterschiedlich) sollten Sie einkalkulieren – vor allem dann, wenn Sie die Anmeldung „auf den letzten Drücker“ abgeben. Im schlechtesten Fall könnte nämlich genau die für das Downloaden benötigte Zeit dazu führen, dass Sie die
Abgabefrist überschreiten. Also lieber nicht erst zwei Minuten vor Mitternacht
damit anfangen!
Wie sicher ist das Verfahren?
Um die Jahreswende 2004/2005, als vielen Firmen zum ersten Mal klar wurde, dass
sie bald kein Papier mehr abgeben durften, machten Horrormeldungen die Runde,
dass ELSTER Unternehmen in den Ruin treiben könnte. Selbst der renommierte
Branchenverband BITKOM e.V. ließ sich vor den Karren spannen und warnte öffentlich: „Damit wird dem Schindluder Tür und Tor geöffnet“. Den Unternehmen
in Deutschland wurde gar geraten, ihre Einzugsermächtigungen für Steuerzahlungen bei den Finanzämtern zu kündigen. Dran war an allem nichts, dahinter
109
Soll & Haben
steckten womöglich gigantische Interessen. Erst nach WISO-Recherchen, die alle
Vorwürfe widerlegten, zog BITKOM kleinlaut zurück. Trotzdem fragen immer wieder mal besorgte Steuerzahler nach, ob denn da alles mit rechten Dingen zugehe.
BITKOM und andere hatten behauptet, es sei möglich, „ … Steuerdaten fremder
Unternehmen ohne technische Hürden zu manipulieren und finanzielle Schäden
anzurichten“, da sich „ … die Unternehmen nicht authentifizieren“ müssten und
somit „ … böswillige Wettbewerber oder Kunden mit wenigen Mausklicks völlig
überhöhte Umsatzsteuern oder Lohnsteuern melden“ könnten. Da die Finanzämter meist Einzugsermächtigungen für die Steuervorauszahlungen besäßen drohe
„ … Unternehmen der vorübergehende Verlust von Liquidität“.
Die Fakten sehen freilich anders aus:
Die von BITKOM zitierten „Steuerexperten“ hatten sowohl die steuerlichen Fachbegriffe als auch die dazugehörenden datentechnischen Prozesse verwechselt. So
wurde in der Pressemitteilung immer vom ELSTER-Verfahren gesprochen, gemeint war aber das so genannte ElsterFormular – zwei völlig unterschiedliche
Paar Schuhe. Das ELSTER-Verfahren zur Übertragung von Steuerdaten wird (siehe
oben) im Wesentlichen bei der Einkommensteuererklärung verwendet und dort ist
selbstverständlich eine Authentifizierung (Unterschrift) vorgeschrieben.
Auch beim bisherigen „Papierverfahren“ konnten die Steuerdaten fremder Unternehmen manipuliert und abgegeben werden. Durch das schon vor Jahren eingeführte, aber erst seit 2005 für alle „Anmeldesteuern“ verbindliche ElsterFormular, änderte sich die Situation nur in einem einzigen Punkt: Bisher konnte der
Absender einer falschen Erklärung (auf Papier) seine Identität sicher verbergen;
beim elektronischen ElsterFormular-Verfahren ist jetzt zumindest seine IP-Adresse rückverfolgbar. Die Fälschungshürde wurde also deutlich heraufgesetzt.
Im Übrigen würde eine erfolgreiche Manipulation voraussetzen, dass der echte
Steuerpflichtige just in diesem Monat und entgegen seiner Verpflichtung selbst
keine Anmeldung abgibt … und sein böswilliger Widersacher das auch noch weiß.
Nur dann nämlich hätte der Fremde überhaupt Chancen zu manipulieren – treffen
nämlich zwei Anmeldungen für denselben Meldepflichtigen (Steuernummer) und
denselben Anmeldungszeitraum (Monat, Vierteljahr) bei den Finanzbehörden ein,
wird automatisch eine Prüfung veranlasst, bevor eine Abbuchung des Geldbetrages angestoßen wird.
Und auch die Aussage „ … Bis der Fehler festgestellt und der Betrag rücküberwiesen
ist, kann es gerade bei mittelständischen Firmen eng werden. Betriebliche Schäden sind nicht ausgeschlossen“, war blanker Unsinn und eine rein theoretische
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Lese-Ausflug 7
Gefahr. Es würde nämlich weiter voraussetzen, dass der geschädigte Unternehmer
eine fälschlich eingezogene Steuersumme in seinen Kontobelegen nicht erkennt.
Denn beim Einzugsverfahren reicht üblicherweise ein Anruf bei der kontoführenden Bank, um den Transfer mit gleicher Wertstellung rückgängig zu machen.
Interessant ist, dass bisher weder beim Papierverfahren noch bei den bis bisher
eingereichten rund 245 Millionen (ja schon länger möglichen) elektronischen Anmeldungen keine einzige derartige versuchte oder vollendete Falschabgabe bekannt geworden ist. Zudem ist nicht erkennbar, wo angesichts jetzt drohender
Enttarnung (IP-Adresse) eine erhöhte Motivation für eventuelle Täter zu suchen
wäre, etwas zu tun, wovon sie selbst keinen direkten Vorteil haben.
Es ist ein einziger Fall bekannt, in dem zwei befreundete Steuerberater in Absprache mit dem zuständigen Finanzamt diesen krummen Weg technisch ausprobiert
und danach Alarm geschlagen haben. Einen solchen konstruierten Vorgang als
Beleg heranzuziehen, das neue Verfahren werde womöglich Unternehmen in die
Pleite führen, könnte man fast als „Vorsatz“ werten. Zumal, wenn man bedenkt,
dass exakt im zeitlichen Zusammenhang damit in der Tagespresse Anzeigen erschienen, in denen Steuerberater und die DATEV darauf hinwiesen, dass Steuerberater mit der neuen Gesetzeslage am besten umgehen könnten. Vielleicht lohnte
es sich, da einmal nach den wirtschaftlichen Interessen zu fragen ...
Im Kommen: die elektronische Signatur
In zwei Punkten hatten die Kritiker allerdings auch nicht ganz Unrecht: Sie bemängelten, dass die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten Anwendungen nur Computer aus der Windowswelt kannten, folglich beispielsweise
Apple-User keine Chance hatten, ihre Steueranmeldungen papierlos abzugeben.
Und: dass eine Authentifizierung, etwa durch eine digitale Signatur, letztlich doch
besser wäre.
Beidem hat die Finanzverwaltung durch das so genannte Elster-Portal Rechnung
getragen: wer keine vernünftige Softwarelösung für seinen Macintosh-Rechner
findet, kann seine Anmeldungen online über das Portal der Finanzbehörden abgeben. Und zum Thema digitale Signatur haben sich die Elster-Programmierer
eine pfiffige eigene, vor allem aber für den Anwender kostenlose Lösung einfallen
lassen: ELSTERonline
111
Soll & Haben
Die drei Möglichkeiten der digitalen Signatur
Natürlich: wer schon eine digitale Signaturkarte besitzt (beispielsweise medisign,
Datev-Card, S-TRUST, SignTrust und D-TRUST), kann auch die anmelden und
damit jetzt seine Steueranmeldungen und -erklärungen elektronisch „unterschreiben“, das Verfahren heißt ELSTERPlus. Einem inzwischen von einem großen Sicherheitsunternehmen entwickelten USB-Stick ELSTERSpezial, der das digitale
Zertifikat fest eingegossen hat, gaben Fachleute dagegen nur wenig Chancen auf
dem Markt. Grund: Der 40 Euro teure USB-Stecker ist zurzeit nur für ELSTER einsetzbar. Prinzipiell ist freier Speicherplatz auf dem Stick vorhanden. Um diesen zu
verwenden ist jedoch spezielle Software nötig. Und für andere Signaturen müsste
der Käufer ein zweites Mal investieren. Verständlich, dass sich bislang nur ein
Vermarkter fand, der das Risiko eingehen wollte, zehntausende solcher Sticks auf
Lager zu legen und womöglich auf ihnen sitzen zu bleiben.
112
Lese-Ausflug 7
Für die Masse der Steuerzahler wird wohl die dritte Variante, das so genannte
ELSTERBasis, die interessanteste sein. Der Anwender meldet sich mit seinen persönlichen Daten und seiner eigenen Steuernummer am Portal an.
Wenn Steuernummer und Geburtsdatum übereinstimmen, kann’s losgehen
Stimmen die Daten mit den im System der Finanzverwaltung hinterlegten überein, erhält er daraufhin per E-Mail einen Teil und per Brief – an die zu der Steuernummer passende Adresse – den zweiten Teil der Aktivierungsdaten. Nur wer über
beide „Schlüssel“ verfügt kann folglich den Zugang aktivieren und ein vorläufiges
Zertifikat erzeugen.
113
Soll & Haben
Die Aktivierungsdaten bestehen aus zwei Teilen
Mit diesem vorläufigen Zertifikat kann er sich dann auf seine persönliche Seite
im Portal einloggen und erhält erst von dort wieder automatisch das endgültige
Zertifikat überspielt, das auf seiner Festplatte abgelegt wird. Und mit diesem Softwareschlüssel auf seinem PC kann er sich künftig in sein Konto bei ELSTERonline
einloggen, wo bevorstehende Aufgaben aufgelistet werden – etwa die Anmeldung
von Umsatz- oder der Lohnsteuer – aber auch Mitteilungen des Finanzamts im
eigenen Postfach landen.
WISO Tipp
Mit intelligenten Programmen – wie etwa WISO Kaufmann oder WISO Sparbuch – muss der Anwender aber gar nicht erst das Portal der Finanzbehörden
ansteuern. Er kann mit dem Softkey dann direkt aus der jeweiligen Anwendung digital signieren.
114
Lese-Ausflug 7
Über das private Steuerkonto lassen sich alle Aufgaben regeln
Das Verfahren ist sicherheitstechnisch klug durchdacht und hat vor allem einen
Vorteil: es kostet nichts. Einziges Problem: bei Computerproblemen, etwa einen
Festplattencrash, oder bei einem Wechsel des Rechnersystems könnte das gespeicherte Zertifikat verloren gehen. Deshalb:
WISO Tipp
Kopieren Sie sich Ihr Zertifikat zur Sicherheit ein- oder zweimal, beispielsweise
auf eine CD-ROM und bewahren Sie die an einem sicheren Ort auf. Im Ernstfall können Sie dann auf einer neuen Festplatte mit der Kopie weiterarbeiten.
Die Zukunft: Ein Portal mit durchschlagender Wirkung
ELSTER wird in Zukunft weitere für die Besteuerung relevante Daten wie etwa Kapitalertragsteuern, vermögenswirksame Leistungen und ähnliche sowie notwendige Anlagen zur Steuererklärung (beispielsweise Bilanzen, GuV-Rechnungen) in
das Projekt einbeziehen.
115
Soll & Haben
Das große Ziel von ELSTER ist die durchgehende Realisierung einer personalisierten ELSTER-Portalseite, mit deren Hilfe die Kommunikation zwischen Bürger,
Unternehmen und Finanzamt individuell, papierlos und sicher auf elektronischem
Wege erfolgt. Der Steuerbürger kann dann beispielsweise seine virtuelle Lohnsteuerkarte aufrufen und bestimmte Daten (Steuerklasse, Adresse, Bankverbindung) selbst ändern. Gleichzeitig hat er die Möglichkeit, seinem Arbeitgeber den
elektronischen Zugriff auf die virtuelle Lohnsteuerkarte einzuräumen, so dass dieser schnell und problemlos die neuen Besteuerungsgrundlagen erhält.
Auch Unternehmen sollen von den Vorteilen einer direkten Kommunikation profitieren: Sie können dann, um nur ein Beispiel zu nennen, ihre per Mausklick
erstellte Bilanz mit Hilfe des Portals an das Finanzamt weiterleiten und festlegen,
ob und wie zu erwartende Erstattungsbeträge mit anderen, zu zahlenden Steuern
verrechnet werden sollen.
Auch Steuerberater werden sich ein Arbeiten ohne ELSTER bald nicht mehr vorstellen können. Sie haben in Zukunft unter anderem die Möglichkeit, sich über das
ELSTER-Portal eine Übersicht der von den eigenen Mitarbeitern im letzten Monat
erstellten Steueranmeldungen und Steuererklärungen zu beschaffen und sich automatisch anzeigen zu lassen, in welchen Fällen das Finanzamt abgewichen ist.
Seit dem Startschuss realisierte das mittlerweile auf vier Standorte verteilte
Entwicklerteam der Steuerverwaltung eine schon breite Palette an steuernahen
Dienstleistungen. Dazu gehören die Jahressteuererklärungen (Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuererklärung), die Bescheiddatenbereitstellung (durch sie
lässt sich die abgegebene Steuererklärung mit dem von der Steuerverwaltung bereitgestellten elektronischen Bescheid automatisiert vergleichen), UmsatzsteuerVor- und Lohnsteuer- Anmeldungen und die elektronische Übermittlung der auf
der Rückseite der Steuerkarte befindlichen Lohnsteuerbescheinigungsdaten.
Noch nicht komplett realisiert ist der System„Baustein“ Steuerkontoabfrage: Zur
Entlastung von Routineanfragen zum Steuerkonto bietet ELSTER seit März 2004
im Rahmen eines Pilotprojekts in Hessen ein Online-Auskunftssystem, mit dem
Bürger und Steuerberater zeit- und ortsunabhängig aktuelle Informationen zum
Steuerkonto einholen können. Dazu gehören beispielsweise Auskünfte zu offenen
Forderungen oder über eingegangene Zahlungen.
Neben den genannten Diensten für Steuerbürger, Berater und Arbeitgeber bietet ELSTER inzwischen auch zeit- und kostensparende Verfahren für die Kommunikation
zwischen der Finanzverwaltung und Städten, Gemeinden, Landkreisen, Kammern und
Verbänden. Webbasierte Transferkomponenten ersetzen dabei den althergebrachten
116
Lese-Ausflug 7
Datenaustausch mittels Disketten, Magnetbandkassetten oder Papierformularen. Beispielsweise können die Kfz-Zulassungsstellen der Kommunen und Landkreise die
Zulassungsdaten online an die Steuerverwaltung übermitteln. Zwar nur einmal im
Monat, dafür aber mit einem hohen Datenvolumen rufen die Industrie- und Handelskammern (IHK) als auch die Handwerkskammern (HWK) die zur Beitrags- und Gebührenerhebung erforderlichen Daten mittels ELSTER bei den Finanzbehörden ab.
Dem Steuersünder auf der Spur
Mit ELSTER verfolgt der Fiskus aber auch noch andere Ziele: Mehr denn je ist
heute die Ermittlung so genannter „risikorelevanter Fälle“ zur Eindämmung des
Steuerbetrugs eine zentrale Aufgabe der Finanzverwaltung. Im Rahmen eines modularen und stufenweise einsetzbaren EDV-Risiko-Managementsystems realisierte ELSTER parallel zum bürgernahen Meldeverfahren eine länderübergreifende
Online-Datenabfrage. Auf deren Basis können die Bundesländer per Mausklick
bundesweite Namensabfragen durchführen – mit einer Geschwindigkeit, die bisher nicht denkbar war. Auf diese Weise wollen die Finanzämter vor allem auch
Steuersünder aufspüren und damit ihren vom Bundesrechnungshof eingeforderten Aufgaben zur Ermittlung risikobehafteter Fälle effizient nachkommen.
So weit zu den Grundlagen und gesetzlichen, beziehungsweise datentechnischen
Regelungen von Lohn- und Umsatz- und anderen Steuern. Sie genügen, um die
buchungspraktischen Grundsätze in den folgenden Abschnitten zu verstehen.
Wie die Umsatzsteuer gebucht wird
Da die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss, sollte der gewissenhafte Buchhalter Konten für diese Steuer einrichten und sie aus allen Belegen „herausrechnen“. In der Regel werden die Bruttopreise (incl. Mehrwertsteuer)
angegeben (zwingend vorgeschrieben laut Preisauszeichnungsverordnung vom
18.9.1969, neu gefasst am 14.3.1985). In Angeboten an gewerbliche Kunden können aber auch Nettopreise (excl. Mehrwertsteuer) angegeben werden. Hier ist immer auf die entsprechenden Zahlungsbedingungen zu schauen.
Zu berücksichtigen ist auch, dass es im Wesentlichen drei Steuersätze in der Bundesrepublik Deutschland gibt (in anderen Staaten ist das unterschiedlich geregelt),
wenn man von einigen zusätzlichen Sonderfällen einmal absieht:
 Der allgemeine Steuersatz von zurzeit 19 % (bis zum 31.12.2006 16 %).
Dieser Steuersatz gilt im Wesentlichen für Lieferungen und Leistungen, Eigenverbrauch und Einfuhren.
117
Soll & Haben
 Der ermäßigte Steuersatz von zurzeit. 7 %. Er ist hauptsächlich auf be-
stimmte Gegenstände bezogen (zum Beispiel Lebensmittel, Bücher, Holz,
Vieh- und Pflanzenzucht, Tierzucht, künstlerische Leistungen).
 Die Steuerbefreiung von 0 %.
Wie wird nun die Steuer ermittelt, wenn sie nicht gesondert ausgewiesen ist?
 Bei Nettobeträgen: Betrag * 19/100 = Umsatzsteuer (19 %), Betrag * 7/100
= Umsatzsteuer (7 %).
 Bei Bruttobeträgen: Betrag * 15,9664/100 = Umsatzsteuer (19 %), Betrag *
6,54/100 = Umsatzsteuer (7 %).
Zwei Beispiele verdeutlichen diese Berechnungsmethoden:
1. Lieferung eines Buches über 55,89 Euro netto:
55,89 * 7/100 = 3,91 Euro (USt.)
Der Bruttobetrag beträgt: 55,89 + 3,91 = 59,80 Euro.
2. Warenlieferung über 2500,00 Euro brutto:
2500 * 15,9664/100 = 399,16 Euro (USt)
Der Nettobetrag beträgt: 2500,00 – 399,16 = 2100,84 Euro.
Eigentlich könnte man alle Umsatzsteuerbuchungen (Vorsteuer und Mehrwertsteuer) über ein Konto laufen lassen. Am Ende käme schon das korrekte Ergebnis
– die Zahllast an das Finanzamt – heraus (soweit keine Fehler bei den Buchungen gemacht wurden). Die Übersicht wäre dadurch doch sehr erschwert und die
Fehlersuche im Bedarfsfall recht schwierig. Außerdem verlangt das Finanzamt in
den amtlichen Formularen den getrennten Ausweis der Steuerbeträge, sodass eine
getrennte Verbuchung unumgänglich ist.
Es wird in der Buchhaltung sowohl ein Konto für die Vorsteuer als auch für die
Umsatzsteuer eingerichtet. Das Vorsteuerkonto schließt man dann über das Umsatzsteuerkonto ab und ermittelt so die Zahllast.
Die Buchung für einen Wareneingang sieht unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer folgendermaßen aus:
118
Lese-Ausflug 7
5200 Wareneinkauf
1405 Anrechenbare Vorsteuer 19 %
an 3310 Verbindlichkeiten
4.000 Euro und
760 Euro
4.760 Euro.
Die Buchung für einen Warenverkauf sieht unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer folgendermaßen aus:
1200 Forderungen
10.115 Euro
an 4000 Umsatzerlöse
8.500 Euro und
3805 Umsatzsteuer 19 %
1.615 Euro
Abgeschlossen wird:
3805 Umsatzsteuer 19 %
760 Euro
an 1405 Anrechenbare Vorsteuer 19 %
760 Euro
Der Saldo, der sich auf dem Konto 3805 Umsatzsteuer beim Abschluss ergibt, ist
die Zahllast an das Finanzamt.
Diese Form der Umsatzsteuerverbuchung wird auch als Nettoverfahren bezeichnet. Das Bruttoverfahren verzichtet auf eine Einzelberechnung der Umsatzsteuer.
Hier werden alle Beträge brutto auf den entsprechenden Konten verbucht und erst
zum Ende des Voranmeldungszeitraums aus den Konten herausgezogen. Dies ist nur
sinnvoll bei kleineren Betrieben mit wenigen Rechnungen beziehungsweise im Einzelhandel dort, wo die Umsatzsteuer noch nicht gesondert herausgerechnet wird.
119
Soll & Haben
Umsatzsteuer ist natürlich nicht nur bei Warenbuchungen zu berücksichtigen. Jede Rechnung, die in einem Unternehmen geschrieben wird (Ausgangsrechnungen)
oder hereinkommt (Eingangsrechnungen), ist auf Umsatzsteuer hin zu prüfen.
Zahlungen an das Finanzamt sind relativ zügig zu leisten. Nicht ganz so zügig
geht der umgekehrte Weg. In beiden Fällen kann es vorkommen, dass zu einem
Abschlusszeitpunkt (Monats-, Quartals-, Jahresende) eine Zahllast an das Finanzamt noch offen steht oder vom Finanzamt noch Zahlungsüberhänge zu erwarten
sind. Dann wird die Zahllast an das Finanzamt über sonstige Verbindlichkeiten,
der Zahlungsüberhang über sonstige Forderungen in der Bilanz abgeschlossen.
Die Verbuchung der Zahllast auf sonstige Verbindlichkeiten nennt man auch Passivierung (nach der Passivseite der Bilanz, auf der hier gebucht wird), die Verbuchung des Überhangs auf sonstige Forderungen nennt man auch Aktivierung
(nach der Aktivseite der Bilanz).
Eine spezielle Kontierung für die Umsatzsteuer muss bei der WISO-Buchhaltung
nicht vorgenommen werden. Bei der Buchungseingabe muss aber vermerkt werden, um welchen Steuersatz es sich handelt (bei der so genannten „Standardbuchung“ kann das für jeden Satz permanent vergeben werden).
Die vorgegebenen Steuersätze sind bereits festen Konten zugeordnet. Über Bearbeiten - Parameter - Sonstige - Umsatzsteuer können diese Zuordnungen angepasst werden. Dazu ist nur der jeweilige Steuersatz durch Doppelklick auszuwählen. Im folgenden Dialog kann auf der Registerkarte FiBu die Kontenzuordnung
geändert werden.
120
Lese-Ausflug 7
Kontenzuordnungen lassen sich anpassen.
Beim Buchen kann der passende Umsatzsteuersatz - wenn er nicht sowieso schon
richtig vorgegeben wurde - aus einer Liste auswählen. Die vorgegebene Kontenzuordnung wird dabei natürlich berücksichtigt.
121
Soll & Haben
Der Umsatzsteuersatz kann aus einer Liste ausgewählt werden.
Eine Abgrenzung der gezahlten oder nicht gezahlten Umsatzsteuer am Ende einer
Periode muss nicht mehr durch Umbuchungen erfolgen, da die WISO-Buchhaltung dies automatisch berücksichtigt.
Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern
Jedes Unternehmen muss sich mit einer Vielzahl von Steuern auseinander setzen.
Die Umsatzsteuer ist die gängigste neben den Einkommenssteuern. Man unterscheidet grundsätzlich in:
 Aktivierungspflichtige Steuern (zum Beispiel Grunderwerbssteuer).
 Aufwandsteuern (u.a. Gewerbesteuer, KfZ-Steuer, Wechselsteuer)
 Personensteuern (Einkommen- und Kirchensteuer, Vermögenssteuer, Kör-
perschaftssteuer).
122
Lese-Ausflug 7
Aktivierungspflichtige Steuern werden über die Bilanz abgeschlossen zum
Beispiel die Grunderwerbssteuer wird folgendermaßen gebucht:
0200 Grundstücke an 1800 Bank
Aufwandsteuern sind Aufwendungen des Unternehmens, die den Gewinn mindern (oder den Verlust vergrößern). Sie sind erfolgsbeeinflussend und daher auch
auf Erfolgskonten zu buchen und über die Gewinn- und Verlustrechnung abzuschließen. Die Kfz-Steuer wird folgendermaßen verbucht:
6570 Kfz-Steuer an 1800 Bank
Bei den Personensteuern ist das nicht so einfach festzulegen. Sie betreffen
die Person des Unternehmers und werden über das Privatkonto abgeschlossen.
Deswegen werden sie auch Privatsteuern genannt. Die Buchung der Einkommensteuer für den Unternehmer lautet:
2100 Privatkonto an 1800 Bank
Kapitalgesellschaften (wie die AG oder GmbH) zahlen keine Einkommensteuer,
dafür aber Körperschaftssteuer. Da bei Kapitalgesellschaften kein Kapitalkonto vorhanden ist, wird über ein besonderes Abgrenzungskonto zwischengebucht.
Auch hier findet dann ein Abschluss über die Gewinn- und Verlustrechnung
statt.
Die Vermögenssteuer kann sowohl bei Personen- als auch bei Kapitalgesellschaften anfallen. Entsprechend wird dann auch gebucht: im ersten Fall über das
Privatkonto, im zweiten Fall über das Zwischenkonto.
Zusammenfassend kann gesagt werden:
 Aktivierungspflichtige Steuern sind kein Aufwand, sondern Anschaffungs-
nebenkosten. Sie erhöhen den Wert einer Sache.
 Aufwandsteuern gehen in die Kalkulation der Erzeugnisse ein. Sie mindern
den Gewinn, andererseits aber auch den Aufwand an Personensteuern.
Personensteuern dürfen nicht den steuerpflichtigen Gewinn mindern. Sie sind
„aus dem Gewinn“ zu zahlen.
123
Soll & Haben
124
Lese-Ausflug 8
Lese-Ausflug 8
Pflicht und Kür: Darf’s ein wenig mehr sein?
Was Sie sonst noch können müssen:
Spezielle Buchungstechniken
Wer sich durch die vorangegangenen Kapitel gearbeitet hat, besitzt schon grundlegendes Wissen über die doppelte Buchführung. Bevor wir aber zum Jahresabschluss kommen, sollen noch einige spezielle Buchungstechniken und Buchungsfälle angeschaut werden:
 Besonderheiten auf Warenkonten (Rabatte und Boni, Rücksendungen, Gut-
schriften)
 Besonderheiten im Zahlungsverkehr (Wechselbuchungen, Rückbuchungen)
 Das Privatkonto
 Probleme bestimmter Unternehmensformen (Einzelhandel, Industrie)
In allen Fällen handelt es sich um Themen, die bereits behandelt wurden und in
diesem Kapitel hinsichtlich erweiterter Problemfälle betrachtet werden.
Besonderheiten auf Warenkonten
Die Warenkonten gehören in den Unternehmen aus Einzel-, Großhandel und Industrie sicherlich zu den wichtigsten Konten überhaupt. Schließlich dreht sich ja
der ganze Geschäftsverkehr um die Waren, die hergestellt, weiterverarbeitet oder
gehandelt werden.
Achten Sie auf das Kleingedruckte: Warenbezugsnebenkosten
Es ist in der Praxis so, dass neben dem reinen Warenpreis beim Kauf eines Produktes weitere Kosten anfallen – die so genannten Warenbezugskosten oder, genauer die Anschaffungsnebenkosten. Das sind je nach Fall Transportkosten, Zölle,
Vermittlungsgebühren, Mindermengenzuschläge, Versicherungen und so fort. Der
Gesetzgeber hat festgelegt, dass diese Kosten zu den Anschaffungskosten (also
zum Warenpreis) zuzurechnen sind.
§ 255 HGB
(1) Anschaffungskosten sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um
einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln
125
Soll & Haben
zugeordnet werden können. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die
Nebenkosten sowie die nachträglichen Anschaffungskosten. Anschaffungspreisminderungen sind abzusetzen.
(2) Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die durch den Verbrauch
von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstands, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen.
Dazu gehören die Materialkosten, die Fertigungskosten und die Sonderkosten der Fertigung ...
(3) Zinsen für Fremdkapital gehören nicht zu den Herstellungskosten. Zinsen für Fremdkapital, das zur Finanzierung der Herstellung eines Vermögensgegenstands verwendet wird, dürfen angesetzt werden, soweit sie auf
den Zeitraum der Herstellung entfallen ...
Dieses Thema wurde bereits bei der Preiskalkulation angesprochen, die buchungstechnische Abwicklung blieb aber außen vor. Das soll nun nachgeholt werden.
Gebucht werden diese Kosten nach dem SKR 4 auf dem Konto 5800 Anschaffungsnebenkosten. Abgeschlossen wird es über das Konto 5200 Wareneingang.
Beispiel: Eine Warenrechnung enthält die Posten: 500 Euro Warenwert (netto),
Mindermengenzuschlag 5 % auf den Nettopreis, Verpackungskosten 10 Euro
(netto). Transportversicherung 3,50 Euro. Der Transporteur kassiert bei der
Anlieferung 10 Euro brutto.
Folgende Buchungssätze ergeben sich aus diesem Fall:
1. 5200 Wareneingang,
1405 anrechenbare Vorsteuer,
an3310 Verbindlichkeiten,
2.5800 Anschaffungsnebenkosten,
1405 anrechenbare Vorsteuer,
an 3310 Verbindlichkeiten,
80,00 Euro
580,00 Euro
38,50 Euro
5,60 Euro
44,10 Euro
3.5800 Anschaffungsnebenkosten,
8,62 Euro
1405 anrechenbare Vorsteuer,
1,38 Euro
an 1600 Kasse,
126
500,00 Euro und
10,00 Euro
Lese-Ausflug 8
Die vorbereitende Abschlussbuchung lautet:
4.5200 Wareneingang,
47,12 Euro
an 5800 Anschaffungsnebenkosten,
47,12 Euro
Auf den Warenkonten sieht dies folgendermaßen aus:
Was zahlt der Kunde sonst noch?
Warenverkaufsnebenkosten
Ähnlich wie beim Wareneinkauf können auch beim Warenverkauf Nebenkosten
entstehen. Wenn sich diese auf den Kunden abwälzen lassen, so entstehen „Verkaufserlöse“. Werden diese Nebenkosten – auf Grund von Verträgen und Lieferbedingungen – aber selbst getragen, müssen diese Kosten separat gebucht werden.
Die Kontengruppe 6700 – 6790 des SKR 4 Kosten der Warenabgabe enthält alle
dazu nötigen Konten:
6700
Kosten der Warenabgabe
6710
Verpackungsmaterial
6740
Ausgangsfrachten
6760
Transportversicherungen
6770
Verkaufsprovisionen
6780
Fremdarbeiten
6790
Aufwand für Gewährleistung
Sie sehen, das neben den direkten Bezugskosten wie „Verpackungsmaterial“,
„Ausgangsfrachten“ und „Transportversicherungen“ auch „Verkaufsprovisionen“
und „Fremdarbeiten“ – soweit sie im Zusammenhang mit dem Verkauf stehen
– zu den Warenverkaufsnebenkosten gerechnet werden. Fremdarbeiten können
zum Beispiel Installationskosten sein; irgendein nicht direkt zum Unternehmen
gehörender Dienstleister baut das Produkt auf oder installiert es beim Kunden.
127
Soll & Haben
Beispiel:
In Rechnung gestellt werden: Warenverkauf 2.500 Euro (netto), Pauschale
für Versandkosten 15 Euro (netto). Kosten für Verpackungsmaterial 15
Euro (brutto) werden selbst übernommen.
Die Buchungssätze lauten:
1.1200 Forderungen,
2992,85 Euro
an 4000 Umsatzerlöse,
2515,00 Euro
und 3805 Umsatzsteuer 19 %,
2.6710 Verpackungsmaterial,
1405 Anrechenbare Vorsteuer 19 %,
an 1600 Kasse,
477,85 Euro
12,60 Euro und
2,40 Euro
15.00 Euro
Wenn was nicht in Ordnung war:
Rücksendungen und Gutschriften
Immer wieder kann es vorkommen, dass Waren zurückgeschickt werden, sowohl
von Kunden als auch an Lieferanten. Oder es erfolgen Gutschriften, weil die Ware
nicht dem Angebot entsprach, teilweise wertgemindert war oder aus sonstigen
Gründen. Auch damit muss sich der Buchhalter auseinander setzen und die Vorgänge in der Buchhaltung transparent machen.
Beim Wareneinkauf sind folgende Konten zu bebuchen:
5710 Nachlässe 7 %
5720 Nachlässe 19 %
Wieder handelt es sich um Unterkonten des Wareneingangskontos. Abgeschlossen
wird also wieder über das Wareneinkaufskonto.
Auf der Warenverkaufsseite sind folgende Konten zu bebuchen:
4700 Erlösschmälerungen
Es handelt sich um Unterkonten zum Warenverkaufskonto. Entsprechend wird
auch über dieses Konto abgeschlossen. Wichtig in allen Fällen ist, dass eine Korrektur der Umsatzsteuer stattfindet.
128
Lese-Ausflug 8
Beispiel:
1. Wir bekommen von einem Lieferanten eine Gutschrift über 20 % auf
eine vorausgegangene Lieferung über 20.000 Euro (netto), da die Qualität
der Ware nicht der Bestellung entsprach.
2. Ein Kunde sendet Waren zurück. Wir schreiben ihm gut: 1.000 Euro
(netto).
Die Buchungssätze lauten:
1.3310 Verbindlichkeiten,
4.760,00 Euro
an 5720 Nachlässe,
4.000,00 Euro und
an 1405 Anrechenbare Vorsteuer,
2.4700 Erlösschmälerungen,
3805 Umsatzsteuer,
an 1200 Forderungen,
760,00 Euro
1.000,00 Euro und
190,00 Euro
1.190,00 Euro
Darf es etwas weniger sein? Rabatte und Boni
Mit Nachlässen auf den Rechnungsbetrag – so genannte Skonti – haben wir uns
schon bei den Buchungen zum Zahlungsverkehr beschäftigt. Mit Rabatten hat
es der Buchhalter einfacher: sie dürfen sofort abgezogen werden. Eine Buchung
erübrigt sich.
Beispiel:
Warenpreis lt. Preisliste
- 3 % Rabatt
Nettopreis
+ 7 % MwSt.
Rechnungsbetrag
7.500,00 Euro
225,00 Euro
7.275,00 Euro
509,25 Euro
7.784,25 Euro
Gebucht wird lediglich:
Fall 1: Wir haben bestellt (eine Eingangsrechnung liegt vor):
5200 Wareneinkauf,
1401 Anrechenbare Vorsteuer 7 %,
an 3310 Verbindlichkeiten,
7.275,00 Euro und
509,25 Euro
7.784,25 Euro
129
Soll & Haben
Im Kontenrahmen SKR 04 sind allerdings Rabattkonten vorgesehen. Wer
eine Auswertung der erzielten Rabatte benötigt, kann diese auch buchen
lassen. Auch für nachträglich gewährte Rabatte werden sie benötigt, da
der Nachlass auf eine einmal gebuchte Rechnung ja nicht einfach aus der
Buchhaltung verschwinden kann. Man kann zwar die Buchung stornieren
– das heißt löschen – und mit dem neuen Rechnungsbetrag wiederholen.
Das ist allerdings umständlicher als von vornherein eine Rabattbuchung
vorzunehmen. Die Konten liegen im SKR 04 von
5770 Erhaltene Rabatte bis
5794 Erhaltene Rabatte 15 % Vorsteuer
Fall 2: Ein Kunde hat bestellt (wir haben eine Ausgangsrechnung geschrieben):
1200 Forderungen,
7.784,25 Euro
an 4000 Umsatzerlöse,
7.275,00 Euro und
an 3801 Umsatzsteuer 7 %,
509,25 Euro
Auch für gewährte Rabatte gibt es Konten im SKR 04 von
4770 Gewährte Rabatte bis
4794 Gewährte Rabatte 19 % Vorsteuer
Etwas komplizierter – aber kaum schwieriger – ist die Verbuchung der so genannten Boni. Dabei handelt es sich um nachträglich gewährte Nachlässe; etwa einen
umsatzbezogenen Nachlass am Jahresende. Diese Boni verändern die Verkaufsbeziehungsweise Einkaufspreise und damit die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer. Deshalb kommen wir in der Buchhaltung um eine spezielle Buchung
nicht herum.
Es handelt sich wiederum um Unterkonten des Wareneinkaufs- beziehungsweise
Warenverkaufskontos:
4740 bis 4764 Gewährte Boni
5740 bis 5764 Erhaltene Boni
Beispiel:
1. Wir bekommen von einem Lieferanten einen Bonus von 1,5 % auf den
Jahresumsatz von 125.370 Euro (netto).
130
Lese-Ausflug 8
2. Wir gewähren einem Kunden einen Bonus von 2 % auf den Jahresumsatz von 370.000 Euro (netto).
Die Buchungssätze lauten:
1. 3310 Verbindlichkeiten,
an 5740 Erhaltene Boni,
an 1405 Anrechenbare Vorsteuer 19 %,
2. 4740 Gewährte Boni,
2.236,75 Euro
1.880,55 Euro und
357,30 Euro
7.400,00 Euro und
3805 Umsatzsteuer,
1.406,00 Euro
an 1200 Forderungen,
8.806,00 Euro
Beachten Sie, dass bei allen „Korrekturen“ – sei es im Wareneinkauf oder -verkauf
– auch die Umsatzsteuer mit korrigiert werden muss.
Besonderheiten im Zahlungsverkehr
Neben den Buchungen im Warenbereich sind die Buchungen zum Zahlungsverkehr
im Buchhaltungsalltag fest verankert. Schließlich hat ein Unternehmen, das nicht
mehr zahlungsfähig ist, keine dauerhafte Überlebenschance mehr. Die Zahlungen
spiegeln sich aber nicht nur auf den Bank- und Kassenkonten wieder. Eine wichtige und gängige Zahlungsart ist die mit „Wechsel“. Wie das buchhalterisch zu
regeln ist, soll in diesem Kapitel geklärt werden. Zuvor müssen wir uns aber auch
noch mit Zahlungen beschäftigen, bei denen nicht alles „glatt gegangen“ ist.
Der Crash auf dem Bankkonto: Rückbuchungen
Es kann immer wieder vorkommen, dass beim Einzug per Lastschrift eine Zahlung
nicht akzeptiert wird. Dabei können unterschiedliche Gründe vorliegen:
 Die Bank akzeptiert den Einzug nicht, weil das Konto nicht ausreichend
gedeckt ist.
 Die Bank akzeptiert den Einzug nicht, weil er unvollständig oder ungenau ist.
 Der Kontoinhaber akzeptiert den Einzug nicht und widerspricht, sodass die
Bank den Einzug ebenfalls zurückgehen lässt.
 Das Konto existiert nicht (mehr).
In den meisten Fällen ist es aber so, dass bereits eine Buchung auf dem eigenen
Konto stattgefunden hat. Jetzt taucht nachträglich eine Belastung auf, die jene
bereits vorgenommene Buchung revidiert.
131
Soll & Haben
Beispiel: Wir buchen auf Grund einer vorliegenden Einzugsermächtigung
am 1.6.2000 vom Kundenkonto 5.220 Euro (brutto) ab. Drei Tage später belastet uns die Bank mit diesem Betrag, weil ein Widerspruch der Bank des
Kunden erfolgt ist. Außerdem wird unser Konto mit 5 Euro Gebühren belastet.
Die Buchungen lauten:
am 1.6.2000: 1800 Bank an 1200 Forderungen,
5.220,00 Euro
am 4.6.200: 1200 Forderungen an 1800 Bank,
5.225,00 Euro
Die Gebühren für die Rücklastschrift werden selbstverständlich dem Kunden angelastet. Sollte allerdings diese Rücklastschrift durch einen eigenen Fehler veranlasst sein (z.B. falsche Kontonummer oder Bankleitzahl), dann geht das so nicht.
Die Rückbuchung sieht dann folgendermaßen aus:
1200 Forderungen,
5.220,00 Euro und
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs,
an 1800 Bank,
5,00 Euro
5.225,00 Euro
So etwas kann nicht nur einem Kunden passieren. Zahlungsschwierigkeiten können in jedem Betrieb auftreten (aus unterschiedlichsten Gründen). Oder eine Zahlung an einen Lieferanten soll rückgängig gemacht werden (so lange das noch
geht), weil Probleme mit der gelieferten Ware aufgetreten sind und eine schnelle
Regelung über den Lieferer nicht zu erwarten ist.
Beispiel: Ein Lieferant bucht am 3.6.2004 einen Rechnungsbetrag über
8.700 Euro (brutto) vom Bankkonto ab. Fünf Tage später widersprechen
wir dem Einzug, da sich herausgestellt hat, dass die Ware wegen eines
versteckten Mangels nicht zu verkaufen ist. Die Bank belastet uns mit 5
Euro Gebühren.
Die Buchungen lauten:
am 3.6.2004: 3310 Verbindlichkeiten an 1800 Bank,
8.700,00 Euro
am 8.6.2004: 1800 Bank, an 3310 Verbindlichkeiten,
8.700,00 Euro
und 6855 Nebenkosten des Geldverkehrs an 1800 Bank,
5,00 Euro
Selbstverständlich sollte man einen Widerspruch gegen eine Einzugsermächtigung nicht leichtfertig vornehmen. Die anfallenden Gebühren sind nur der kleine
Teil der Probleme, die dadurch entstehen können. Auch sollte man sich gut über132
Lese-Ausflug 8
legen, wem man eine Bankeinzugsermächtigung gibt. Die Vorteile sind allerdings
nicht von der Hand zu weisen:
 Man braucht sich um eine pünktliche Zahlung von Rechnungen nicht zu
kümmern und man verpasst so auch keine Skontoertrag.
 Lieferanten geben manchmal ein besonderes Skonto bei Vorliegen einer
Einzugsermächtigung.
Der Nachteil ist aber auch nicht zu übersehen:
 Die Steuerung der Zahlungsausgänge ist nur bedingt möglich, wenn weit-
gehend Einzugsermächtigung gegeben wurden.
Auf der anderen Seite sind aber Einzugsermächtigungen von Kunden für das
Unternehmen interessant, weil der Zahlungseingang auf den eigenen Konten jetzt
besser geregelt werden kann und das aufwendige Mahnen an schlechte Zahler
sich deutlich reduziert.
WISO Tipp
Haben Sie gegen Ihre Kunden häufig größere Beträge als Forderung und müssen Sie oft mahnen, bis die Zahlung auf ihrem Konto gutgeschrieben wird?
Dann versuchen Sie mit Ihren Kunden den Bankeinzug (Einzugsermächtigung) zu vereinbaren. Allerdings besteht dann trotzdem das Risiko, das innerhalb von sechs Wochen nach Bankeinzug der Kunde oder die Bank diesem
Einzug widersprechen können. Gerade bei großen Rechnungsbeträgen ist die
Abbuchungserlaubnis trotzdem die bessere Lösung. Denn hier ist dieser Widerspruch nur innerhalb von zwei Wochen nach Abbuchung möglich.
Mit Papieren den Zahlungsspielraum erweitern:
Wechselbuchungen
Bereits in der Kindheit wurde so manchem von einem Lehrer „alter Schule“ vermittelt: „Schreibe hin, schreibe her, aber schreibe niemals quer“ – womit der
Wechsel gemeint war, der „quer“, das heißt, wenn man ihn hochkant legte, unterschrieben wurde. Der Wechsel hatte einen schlechten Ruf, dessen Spur auch in
der deutschen Literatur zu finden war. In den Novellen des ausgehenden 19. und
beginnenden 20. Jahrhunderts finden sich immer wieder Bankrotteure, die Wechsel gezeichnet hatten, und irgendwann die Einlösung verweigern mussten, weil
sie pleite waren. Diese Stimmung findet sich in der populären Meinung bis heute.
133
Soll & Haben
Selbst in der kaufmännischen Berufsschule wurde verhalten vor dem Wechsel
gewarnt. Dabei hat er das eigentlich gar nicht verdient.
Beim Kauf von Waren treffen zwei unterschiedliche Interessen aufeinander. Der
Lieferant möchte möglichst früh sein Geld haben, da er ja Vorleistung auf unterschiedliche Weise erbracht hat (er hat die Waren auf eigene Kosten hergestellt,
weiterverarbeitet oder beschafft). Der Abnehmer möchte möglichst spät bezahlen,
da er ja noch für den Absatz der Waren sorgen muss und das Geld von seinen
Kunden erst später bekommt. Beide Interessen sind sicherlich berechtigt. Eine
Lösung für dieses Problem ist der Wechsel.
Der Wechsel ist eine Urkunde, in der sich ein Schuldner (= der Bezogene) schriftlich verpflichtet, an einem genau definierten Tag und Ort einen bestimmten Geldbetrag an eine bestimmte Person (= der Aussteller) zu zahlen.
Der Wechsel entstand im 12. Jahrhundert in Italien. Die Kaufleute wollten das
Risiko, ihr Geld auf Reisen durch Raub und Unfall zu verlieren, vermindern. Deshalb hinterlegten sie Geld bei einem Geldwechsler oder einer Bank und bekamen
darüber eine Urkunde, den „Wechselbrief“, mit dem sie in einer fremden Stadt den
darauf vermerkten Geldbetrag eintauschen konnten.
Pacioli sagt: Dasselbe Verfahren sollst du beobachten, um Wechsel anderswohin zu senden, wie nach London, Brügge, Rom, Lyon und so weiter und
auf andere zu ziehen, indem du die Briefe und Fälligkeiten nennst, nämlich
entweder auf Sicht oder auf einen bestimmten Tag oder nach deinem Belieben, wie es der Brauch ist.
Der Wechsel ist aber nicht nur Zahlungsmittel, sondern vor allem auch ein Kreditmittel. Wenn der Gläubiger nicht wartet, bis der Schuldner nach Vorlage seines
Wechsels bezahlt, so kann er den Wechsel selbst zur Zahlung an seinen Lieferanten weiterreichen oder zu einer Bank gegen und sich den Wechselbetrag auszahlen lassen. In beiden Fällen wird natürlich eine Gebühr und ein Zinsabschlag
(Diskont) fällig.
Pacioli sagt: „Für deine Tinte, Papier, Miete, Mühe und Zeit ziehst Du eine
bescheidene Provision ab, die beim Wechsel immer erlaubt ist, wenn auch
keine Gefahr der Reise oder Übergabe in die Hand dritter Personen besteht
und so weiter, wie beim Wechsel in diesem Werke an seiner Stelle ausführlich gesagt worden ist.“
Außerdem besteht ein weitest möglicher Rechtschutz im Wechselverkehr. Kann
der Bezogene (der Schuldner) die Wechselsumme nicht rechtzeitig aufbringen, so
134
Lese-Ausflug 8
kann der Wechsel relativ schnell eingeklagt werden. Dabei haftet nicht nur der
Bezogene, sondern alle die den Wechsel weitergegeben haben.
Die Vorgehensweise noch einmal im Detail:
1. Der Schuldner erhält Ware von seinem Lieferanten, der für ihn so zum
Gläubiger wird.
2. Der Gläubiger übersendet (nach Absprache) an den Schuldner einen Wechsel. Der Wechsel ist auf den Schuldner „bezogen“, daher der Sprachgebrauch: Bezogener.
3. Der Schuldner (Bezogener) versieht den Wechsel mit seiner Unterschrift, das
heißt, er akzeptiert ihn (daher: Akzept und Akzeptant) und sendet ihn an
den Gläubiger (den Aussteller, auch Remittent) zurück.
4. Am Verfalltag wird der Wechsel vom Gläubiger (oder einem Anderen) vorgelegt und sicherlich in den meisten Fällen auch eingelöst.
Der Wechsel ist aber erst dann ein Wechsel, wenn er bestimmten Formvorschriften genügt. Der Wechsel muss enthalten:
1. Die Bezeichnung Wechsel im Text der Urkunde.
2. Die Anweisung, eine bestimmte Geldsumme zu zahlen.
3. Die Angabe des Bezogenen.
4. Die Angabe der Verfallszeit.
5. Die Angabe des Zahlungsortes.
6. Die Angabe des Tages und des Ortes der Ausstellung.
7. Die Angabe des Remittenten, das ist derjenige, an den oder an dessen Order
zu zahlen ist.
8. Die Unterschrift des Ausstellers.
Fehlen die Angaben Verfallszeit, Zahlungsort oder Ausstellungsort, so gilt der
Wechsel trotzdem. Der Gesetzgeber geht dann von einem Sichtwechsel (zahlbar,
135
Soll & Haben
wenn er vorgelegt wird) und vom angegebenen Ort (bei Bezogener oder Aussteller) aus. Fehlt eine andere Angabe, so ist der Wechsel ungültig.
Beispiel:
Von einem Lieferanten werden Waren im Werte von 10.000 Euro (netto)
gekauft. Gezahlt wird mit einem Drei-Monats-Wechsel.
Zunächst ist der Wareneingang wie üblich zu buchen:
5200 Wareneinkauf,
7.000,00 Euro und
1405 Vorsteuer 19 %,
1.330,00 Euro
an 3310 Verbindlichkeiten,
8.330,00 Euro
Wurde der Wechsel dann akzeptiert, wandelt sich die Verbindlichkeit in
eine Wechselschuld:
3310 Verbindlichkeit,
8.330,00 Euro
an 3350 Verbindlichkeiten aus Wechseln,
8.330,00 Euro
Wird der Wechsel gleich beim Warenempfang ausgegeben, so kann auch
direkt auf das Konto Wechselverbindlichkeiten gebucht werden.
Am Verfallstag legt der Gläubiger den Wechsel über seine Bank zur Zahlung vor. Im Normalfall findet die Zahlung auch statt.
3350 Verbindlichkeiten aus Wechseln,
8.330,00 Euro
an 1800 Bank,
8.330,00 Euro
Beispiel:
Ein Kunde hat Waren im Werte von 14.280 Euro (brutto) bezogen. Er bitte
um eine Zahlung durch Wechsel mit drei Monaten Laufzeit und akzeptiert
die zugesandte Tratte . Der Wechsel wird einen Monat vor Ablauf an die
Bank zum Diskont weitergegeben.
Auch hier wird der Warenverkauf ganz normal gebucht:
1200 Forderungen,
14.280,00 Euro
an 4000 Umsatzerlöse,
12.000,00 Euro und
an 3805 Umsatzsteuer,
2.280,00 Euro
Dann erfolgt die Umbuchung als Wechselforderung:
1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
136
14.280,00 Euro
Lese-Ausflug 8
an 1200 Forderungen,
14.280,00 Euro
Der Wechsel kann weitergereicht werden. Die Forderungen daraus kann dann der
neue Besitzer geltend machen. Diese Abtretung muss schriftlich auf der Rückseite des Wechsels vermerkt werden. Diesen Eintrag nennt man Indossament, der
Remittent wird zum Indossanten und der neue Wechselbesitzer (Empfänger) zum
Indossatar.
Wird der Wechsel zum Diskont an die Bank gegeben, so berechnet diese den so
genannten Diskontsatz – das sind die Zinsen für die Zeit, die der Wechsel noch
läuft – und zieht diesen vom Wechselbetrag ab. Dieser verminderte Betrag wird
ausgezahlt.
Wechselbetrag
=
14.280,00 Euro
- Diskont 8 % für 30 Tage
=
95,20 Euro
Auszahlungsbetrag
14.184,80 Euro
Der Diskont wird folgendermaßen berechnet:
= Bruttobetrag * Tage/360 * Diskontsatz/100
Gebucht wird:
1800 Bank,
14.184,80 Euro und
7340 Diskontaufwendungen,
80,00 Euro und
3805 Umsatzsteuer,
15,20 Euro
an 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
14.280,00 Euro
WISO Tipp
Beachten Sie, dass die Umsatzsteuer in diesem Fall korrigiert und aus dem
Diskontbetrag herausgerechnet werden muss; denn der Diskont verringert ja
den ursprünglichen Umsatzbetrag. Vergessen Sie nicht, das auch Ihrem Kunden mitzuteilen.
§ 14 UStG
Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige
Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen, so schuldet er auch den Mehrbetrag.
137
Soll & Haben
Berichtigt er den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, so ist
§17 Abs. 1 entsprechend anzuwenden.
Die Korrektur der Umsatzsteuer ist aber nur möglich, wenn wir dies auch gleichzeitig dem Kunden mitteilen, damit dieser ebenfalls eine entsprechende Korrektur
vornehmen kann.
§ 17 UStG
Hat sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz im
Sinne des § 1 Abs. 1. Nr. bis 3 geändert, so haben
1. Der Unternehmer, der diesen Umsatz ausgeführt hat, den dafür geschuldeten Steuerbetrag und
2. Der Unternehmer, an den dieser Umsatz ausgeführt worden ist, den dafür
in Anspruch genommenen Vorsteuerabzug
Entsprechend zu berichtigen ... Die Berichtigung des Vorsteuerabzugs kann
unterbleiben, soweit ein dritter Unternehmer den auf die Minderung des
Entgelts entfallenden Steuerbetrag an das Finanzamt entrichtet; in diesem
Fall ist der dritte Unternehmer Schuldner der Steuer.
Zahlt der Kunde bei Vorlage des Wechsels am Fälligkeitstag nicht, so geht der
Wechsel zu Protest. Dieser wird durch eine öffentliche Urkunde eines Notars oder
Gerichtsvollziehers festgelegt. Der Besitzer des Wechsels kann auf einen Vordermann Rückgriff nehmen – wenn der Wechsel indossiert, das heißt, weitergereicht
wurde – oder aber direkt auf den Aussteller.
Beispiel: Der Wechsel aus dem vorangegangen Beispiel wird vom Kunden nicht eingelöst und geht zu Protest. Für die Protesturkunde entstehen
Kosten in Höhe von 40 Euro. Die Bank belastet uns zusätzlich mit 10
Euro.
Gebucht wird:
1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
14.280,00 Euro
an 1800 Bank,
14.280,00 Euro
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs,
138
50,00 Euro und
1405 Vorsteuer,
9,50 Euro
an 1800 Bank,
59,50 Euro
Lese-Ausflug 8
An den Kunden werden zusätzlich zu den Protestkosten eigene Auslagen (z.B.
Einschreibegebühren) in Höhe von 10 Euro und Verzugszinsen (10 % für 14 Tage
von 14.280 Euro = 55,53 Euro) in Rechnung gestellt. Diese Posten unterliegen
nicht der Umsatzsteuer:
1200 Forderungen,
14.405,03 Euro
an 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
14.280,00 Euro und
an 4830 Sonstige Erträge,
69,50 Euro und
an 7100 Sonstige Zinserträge,
55,53 Euro
WISO Tipp
Können Sie voraussichtlich einen Wechsel nicht einlösen, so kümmern Sie
sich rechtzeitig vorher um eine Wechselverlängerung. Der Fachmann spricht
in solch einem Fall von einer Prolongation. Für diesen Fall sind nachträglich
noch Diskontzinsen zu zahlen, keinesfalls aber die hohen Kosten, die bei
einem Wechselprotest fällig werden; ganz abgesehen davon, dass darunter
auch die Zahlungswürdigkeit leidet. Schwierig wird es allerdings, wenn der
Aussteller den Wechsel bereits weitergegeben hat, etwa an seine Bank oder
an eigene Lieferanten. Dann gibt es die Möglichkeit, das der Aussteller einen
neuen Wechsel ausstellt und darüber einen Scheck oder eine Überweisung
tätigt. Damit kann dann der ursprüngliche Wechsel eingelöst werden.
Die in diesen Beispielen behandelten Wechsel sind so genannte Warenwechsel,
da immer ein Warengeschäft zugrunde liegt. Wird ein Wechsel lediglich zur Finanzierung genutzt, spricht man von einem Finanzwechsel.
Der Intimbereich der Buchhaltung: Das Privatkonto
Ein Privatkonto gibt es eigentlich nur bei Einzelfirmen und bei Personengesellschaften. Es dient dazu, dass Einlagen und Entnahmen des Unternehmers und/
oder der Gesellschafter richtig verbucht werden können. Für ein Einzelunternehmen reicht die Führung eines Kontos, über das alle Buchungen laufen, aus. Bei
einer Personengesellschaft mit mehreren Gesellschaftern sollten Unterkonten für
verschiedene Vorgänge angelegt werden.
139
Soll & Haben
Im DATEV-Kontenrahmen SKR 04 gibt es in der Klasse 2 (Passiva) einige Gruppen
von Privatkonten:
2100 – 2399 Privat Vollhafter/Einzelunternehmer
2500 – 2799 Privat Teilhafter
darin enthalten sind Konten wie:
2500
Privatentnahmen allgemein
2530
Eigenverbrauch
2550
Privatsteuern
2580
Privateinlagen
2650
Privatspenden
In Personengesellschaften werden für jeden Gesellschafter ein Privatkonto (mit
entsprechenden Unterkonten) angelegt. Bei einem kleinen Einzelunternehmen genügen dagegen folgende drei Unterkonten:
 Allgemeine Privatentnahmen
 Privatsteuern
 Privateinlagen
Grundsätzlich sind zwei Arten von Vorgängen zu unterscheiden:
 Privatentnahmen und
 Privateinlagen
Privateinlagen werden vorgenommen, um das Eigenkapital zu erhöhen (oder
überhaupt einzuzahlen, zum Beispiel bei einem neuen Gesellschafter). Für Privatentnahmen sind verschiedene Vorgänge denkbar:
 Geldentnahmen (beispielsweise für den Lebensunterhalt)
 Auszahlung von Kapitalanteilen (etwa bei ausscheidenden Gesellschaftern)
 Eigenverbrauch oder unentgeltliche Leistungen und sonstige Leistungen
(siehe dazu auch das Kapitel über die Umsatzsteuer!).
140
Lese-Ausflug 8
Beispiel:
1. Eine Einzahlung auf das Bankkonto zum haftenden Gesellschaftskapital
in Höhe von 10.000 Euro
2. Entnahme von Waren zum Eigenverbrauch in Höhe von 300 Euro (netto)
3. Der Geschäftsführer entnimmt einen Firmen-Pkw komplett für private Zwecke. Der Buchwert beträgt 7.500 Euro. Der Tageswert dagegen
10.000 Euro.
Die Buchungen lauten wie folgt:
Abgeschlossen werden die verschiedenen Konten über das Privatkonto
2100 Privatkonto
Das Privatkonto (oder auch alle Unterkonten) wird (werden) über das Konto Eigenkapital abgeschlossen, und zwar wenn die Einlagen die Entnahmen übersteigen:
2000 Festkapital (Eigenkapital)
an 2100 Privatkonto
Wenn die Entnahmen die Einlagen übersteigen:
2100 Privatkonto
an 2000 Festkapital (Eigenkapital)
Die Buchführung im Einzelhandel
Für den Einzelhandel gibt es einen standardisierten Kontenrahmen: den so genannten EKR. Er wurde von der Hauptgemeinschaft des Deutschen Einzelhandels
(HDE) herausgegeben und wird von dort auch immer wieder angepasst. Der EKR
entspricht in seinem Aufbau der Bilanz- und Gewinn- und VerlustrechnungsGliederung nach dem HGB.
Im Mittelpunkt des Einzelhandels stehen die Warenbuchungen (Einkauf von Waren) und das Kassengeschäft (Verkauf der Waren, meist gegen Bareinnahme).
Die folgenden Beispiele simulieren Vorfälle, wie sie an einem Tag bei einem Einzelhandelsgeschäft zur Buchung anstehen können :
141
Soll & Haben
Beispiel:
1. Ein Lieferant schickt Waren im Werte von 5.500 Euro (netto). Es handelt sich ausschließlich um Lebensmittel (MwSt. 7 %). Zahlbar innerhalb
7 Tagen mit 2 % Skonto oder 21 Tage netto. Die Wareneingangskontrolle
ergibt, dass Waren im Werte von 800 Euro verdorben sind. Sie werden
zurückgeschickt. Nach Rücksprache mit dem Lieferanten kann der Betrag
direkt bei der Zahlung abgezogen werden. Eine Gutschrift wird separat
zugeschickt.
2. Eine andere Rechnung (aus der Woche zuvor) 2.675 Euro (brutto) wird
zur Zahlung angewiesen, um das Skonto von 2 % auszunutzen.
3. Die Tageseinnahmen von 3.399,39 Euro (brutto) werden zur Bank gebracht.
4. Einem Kunden werden Waren ins Haus geliefert. Der Rechnungsbetrag
beträgt 145,50 Euro (brutto).
Die Buchungssätze lauten:
1.5200 Wareneinkauf,
1401 Vorsteuer 7 %,
4.700,00 Euro und
329,00 Euro
an 3310 Verbindlichkeiten,
5.029,00 Euro
2.3310 Verbindlichkeiten,
2.675,00 Euro
an 1800 Bank,
2.621,50 Euro und
an 5730 Erhaltene Skonti
53,50 Euro
3.1800 Bank
3.399,39 Euro
an 1600 Kasse,
3.399,39 Euro
4.1200 Forderungen,
145,50 Euro
an 4000 Umsatzerlöse,
135,98 Euro und
an 3801 Umsatzsteuer 7 %,
9,52 Euro
Bei Buchungssatz 2. ist zu beachten, das hier ja nur der Vorgang „Bargeld wurde
der Kasse entnommen und zur Bank gebracht“ zu buchen ist. Der eigentliche Umsatz ist möglicherweise aus dieser Kassenentnahme überhaupt nicht zu ersehen.
Einmal, weil vielleicht Wechselgeld für den nächsten Tag zurückbehalten wurde.
Dann können ja auch laufend schon Beträge aus der Kasse entnommen worden
sein: für den Post- oder Paketdienst, für die Zahlung an Aushilfen in bar. Oder es
142
Lese-Ausflug 8
sind Einzahlungen ohne einen konkreten Umsatz erfolgt, etwa durch Anzahlung
eines Artikels, der erst noch geliefert werden muss. Die Umsätze ergeben sich erst
aus den konkreten Buchungen des Kassenbuchs.
Die Buchführung in der Industrie
Im Vordergrund eines Industriebetriebes steht die Produktion von Gütern. Bevor,
wie beim Großhandel, die Waren verkauft werden, müssen diese erst hergestellt
werden. Dazu werden Roh- und Hilfsstoffe eingekauft und diese in einem betrieblichen Leistungsprozess zu Fertigprodukten verarbeitet. Dadurch ist die Kostenstruktur eines Industriebetriebes vielfältiger als etwa die eines Großhandelsbetriebes.
Kosten und Leistungen in einem Industriebetrieb
In einem Industriebetrieb gilt ein besonderer Kostenbegriff: Man versteht unter
Kosten den Verzehr an Gütern, Geld und Dienstleistungen, die bei der Erstellung
von betrieblichen Leistungen entstehen. Mit diesen Leistungen sind in der Regel
die zu fertigenden Produkte sein. Das reicht von einfachen Schrauben und Nägeln
bis hin zu komplexen Anlagen oder Fahrzeugen.
Folgende Kostenarten entstehen in einem Industriebetrieb:
 Stoffkosten: Dahinter steht der Verbrauch an Roh-, Hilfs- und Betriebs-
stoffen. Rohstoffe sind die Hauptbestandteile eines zu fertigenden Produkts.
Hilfsstoffe sind Nebenstoffe wie Nägel und Schrauben. Betriebsstoffe gehen
nicht unmittelbar in das Produkt ein (zum Beispiel Brennstoffe).
 Arbeitskosten: Fertigungslöhne, Hilfslöhne, Gehälter sowie Sozialkosten.
 Abschreibungen
 Sonstige Kosten (Raumkosten, Steuern, Vertriebs- und Verwaltungskos-
ten und so weiter)
Es gibt noch weitere Differenzierungen der Kosten, etwa in fixe und variable
Kosten (nach der Abhängigkeit von der Produktion) oder in Einzel- und Gemeinkosten (nach der Verrechnung auf das Produkt). Diese sollen uns aber an dieser
Stelle nicht interessieren, da sie vordringlich die Kosten- und Leistungsrechnung
betreffen.
Auf der anderen Seite stehen die Leistungen (Erlöse) des Unternehmens. Es werden ja nicht nur Güter und Produkte erzeugt, sondern anschließend auch verkauft.
Die Leistungen können differenziert werden in:
143
Soll & Haben
 Absatzleistungen: alle Erlöse aus dem Verkauf der produzierten Fertiger-
zeugnisse, dem Verkauf von Halbfertigerzeugnissen sowie von Lizenzen
und Patenten. Auch der Erlös aus Dienstleistungen ist in einem Industriebetrieb denkbar.
 Lagerleistungen: Wird mehr produziert als verkauft, entsteht ebenfalls eine
Leistung. Anders als im Großhandel findet ja bei der Produktion eine Wertschöpfung statt. Roh- und Hilfsstoffe (zu einem bestimmten Wert) werden
dem Lager entnommen. Daraus entsteht ein neues Produkt, das wieder auf
Lager gelegt wird (zu einem neuen Wert).
 Eigenleistungen: innerbetriebliche Leistungen für selbst hergestellte Anlagen.
Der Kontenrahmen der Industrie
Dass die bisher beschriebenen Eigenarten eines Industriebetriebes in der Buchhaltung nach einem besonderen Kontenrahmen verlangt, ist sicherlich gleich deutlich
geworden. Der Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. (BDI) hat demgemäß
einen Industriekontenrahmen (IKR) herausgegeben, der in der Differenzierung den
Erfordernissen eines Industriebetriebes angepasst ist.
Das Betriebsergebnis im Industriebetrieb
Zur Ermittlung des Betriebsergebnisses gibt es zwei unterschiedliche Verfahren:
das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren.
Beim Gesamtkostenverfahren werden die „gesamten Kosten“ den erstellten Leistungen unter Einbeziehung der Bestandsveränderungen gegenübergestellt. Man
verfährt dabei nach folgendem Schema:
Umsatzerlöse
+/- Erhöhung oder Verminderung des Bestandes von Halb- und Fertigfabrikaten
-
Selbstkosten der produzierten Leistungen
=
Betriebsergebnis
Beim Umsatzkostenverfahren werden den Erlösen für die abgesetzten Leistungen die
Selbstkosten der zugehörigen Leistungen gegenübergestellt. Das folgende Schema:
Umsatzerlöse
144
-
Selbstkosten der abgesetzten Leistungen
=
Betriebsergebnis
Lese-Ausflug 8
sieht wesentlich einfacher aus als das des Gesamtkostenverfahrens. Dieser Eindruck täuscht aber. Für das Umsatzkostenverfahren ist eine aussagefähige und
funktionierende Kosten- und Leistungsrechnung nötig.
Das Gesamtkostenverfahren ist zwar einfacher in die Buchhaltung zu integrieren;
immer dann aber, wenn eine differenzierte Aussage über den Erfolg von Produkten oder Produktgruppen gemacht werden soll, ist das nach diesem Verfahren nur
mit Schwierigkeiten – wenn überhaupt – möglich. Allen Unternehmen, die mit
mehreren Produkten oder Produktgruppen arbeiten, kann deshalb nur geraten
werden, das Umsatzkostenverfahren einzuführen.
Zweikreissystem: Die Kosten- und Leistungsrechnung
Wie bereits in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben, liegen die Besonderheiten des Industriebetriebs in der Leistungserstellung. Deshalb sind diese besonderen Anforderungen auch weniger in der Finanzbuchhaltung als in einer Kostenund Leistungsrechnung, also außerhalb der Finanzbuchhaltung, einzurichten.
Stärker als in anderen Unternehmensformen ist diese Kosten- und Leistungsrechnung in einem Industrieunternehmen gefordert. Da mit der Kosten- und Leistungsrechnung ein „zweiter Buchungskreis“ aufgebaut wird, spricht man auch
von einem Einkreissystem (Buchhaltung ohne Kosten- und Leistungsrechnung)
und einem Zweikreissystem (mit Kosten- und Leistungsrechnung). Sämtliche Kosten werden in der Kontenklasse 6 nach Kostenarten gegliedert gebucht. Diese
Kosten werden aber in einem Zweikreissystem noch einmal gebucht; diesmal nach
Kostenstellen gegliedert.
 Eine Kostenart ist eine Gruppe, die Kosten einer ganz bestimmten Art auf-
nimmt (zum Beispiel Personalkosten), ganz gleich, „wo“ diese angefallen sind.
 Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung. So nimmt die Kos-
tenstelle Materialeinkauf alle Kosten auf, die hier entstehen (Personal- und
Sachkosten).
Eine doppelte Verbuchung der Geschäftsvorfälle – einmal in der Buchhaltung
und einmal in der Kostenrechnung – ist trotzdem heute kaum noch üblich. Der
Buchhalter gibt bei der eigentlichen Buchung die Kostenstellen an, auf die dann
automatisch die Beträge weitergereicht werden. Bei bestimmten Kostenarten kann
man manchmal sogar bestimmte Kostenstellen – oder Verteilungsschlüssel für
verschiedene Kostenstellen – hinterlegen, sodass die manuelle Eingabe entfallen
kann. Mit der Weiterverarbeitung hat der Buchhalter aber selten zu tun. Dies ist
Aufgabe des Kostenrechners und /oder Controllers. In Kleinbetrieben kann diese
145
Soll & Haben
Funktion auch der Buchhalter übernehmen. Besser ist es aber, wenn die Funktionen getrennt sind.
Die weitere Auswertung der Kostenstellenrechnung führt zum so genannten Betriebsabrechnungsbogen, in dem letztendlich Zuschlagssätze für die Kalkulation
(Kostenträger-Stückrechnung) und Beträge für die kurzfristige Ergebnisrechnung
(Kostenträger-Zeitrechnung) ermittelt werden.
WISO Tipp
Mit der WISO-Buchhaltung kann eine einfache Kostenarten- und Kostenstellenrechnung eingerichtet werden. Dazu müssen aber bei der Stammdatenanlage bereits Kostenstellen definiert werden. Dann stehen allerdings umfangreiche Auswertungen zur Verfügung.
Buchen im Industriebetrieb
Beschaffung heißt in einem Industriebetrieb nicht einfach nur „Waren einkaufen“.
Zunächst sind die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe zu beschaffen, die zur Herstellung der eigenen Fertigerzeugnisse benötigt werden.
Beispiel: Rohstoffe im Wert von 5.000 Euro (netto) wurden eingekauft.
Zusätzlich entstehen Kosten für Fracht 150 Euro (netto) und Verpackung
50 Euro (netto).
Zu buchen ist:
5100 Einkauf von Rohstoffen,
5.000,00 Euro und
5800 Anschaffungsnebenkosten,
200,00 Euro und
1405 Anrechenbare Vorsteuer 19 %,
988,00 Euro
an 3310 Verbindlichkeiten,
6.188,00 Euro
Beim Abschluss werden die Bezugskosten über das Rohstoffkonto abgeschlossen:
5100 Einkauf von Rohstoffen,
200,00 Euro
an 5800 Anschaffungsnebenkosten,
200,00 Euro
Selbst wenn die Leistungserstellung im Industriebetrieb im Vordergrund steht, so
kann doch auf eine Absatzleistung nicht verzichtet werden. In der Kontenklasse 4
146
Lese-Ausflug 8
(SKR 04) wird die Gesamtleistung gebucht, die sich aus folgenden Komponenten
zusammensetzt:
 Umsatzerlöse für abgesetzte Leistungen
 Lagerleistungen
 Innerbetriebliche Leistungen
Dabei setzen sich die Umsatzerlöse manchmal nicht nur aus solchen zusammen,
die mit eigenen Erzeugnissen erzielt wurden, sondern durchaus auch aus Umastzerlösen mit Handelswaren oder sonstigen Umsätzen.
Merkwürdig erscheinen zunächst die Lagerleistungen. Wenn Herstell- und Absatzmenge immer gleich sind, dann fallen diese Lagerleistungen nicht an. Theoretisch gibt es dann keinen Lagerbestand, weil immer gleich alles verkauft wird,
was produziert ist. Zum Stichtag ist das Lager leer. In der Praxis ist das aber nicht
so. Es wird entweder mehr produziert, als abgesetzt wird – dann spricht man von
einem Mehrbestand; das Lager wurde „aufgebaut“. Oder es wird mehr verkauft in
einer Periode, als produziert werden konnte. Dann spricht man von einem Minderbestand; das Lager wurde „abgebaut“.
Diese Bestandsveränderungen müssen am Ende einer Periode berücksichtigt werden, da sie eine Leistung darstellen, welche die Gesamtleistung beeinflusst. Hierzu
wird das Konto Bestandsveränderungen genutzt.
Beispiel:
Der Anfangsbestand an Fertigerzeugnissen beträgt
50.000 Euro.
1. Bei der Inventur ergibt sich ein Schlussbestand von
57.000 Euro.
2. Bei der Inventur ergibt sich ein Schlussbestand von
47.000 Euro
Zu buchen ist folgendermaßen:
1. Schlussbilanz
an 1100 Fertigerzeugnisse
57.000,00 Euro
57.000,00 Euro
Der Mehrbestand von 7.000 Euro wird in die Gewinn- und Verlustrechnung übernommen. Er stellt sozusagen einen betrieblichen Erfolg dar:
1100 Fertigerzeugnisse,
7.000,00 Euro
an 4800 Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse,
7.000,00 Euro
147
Soll & Haben
Das Konto Bestandsveränderungen wird über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen:
4800 Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse,
7.000,00 Euro
an Gewinn- und Verlustrechnung,
7.000,00 Euro.
2. Schlussbilanz
47.000,00 Euro
an 1100 Fertigerzeugnisse
47.000,00 Euro
4800 Bestandsveränderungen,
3.000,00 Euro
an 1100 Fertigerzeugnisse
3.000,00 Euro
Gewinn- und Verlustrechnung,
3.000,00 Euro
an 4800 Bestandsveränderungen.
Die innerbetrieblichen Eigenleistungen sind alle Leistungen, die im Betrieb selbst
erstellt wurden und zur eigenen Nutzung vorgesehen sind. Verlegt beispielsweise
der Betriebselektriker die Verkabelung für das neue Computernetzwerk, so ist von
solch einer Eigenleistung zu sprechen. Aktiviert werden hier alle Kosten, die bei
der Herstellung der Eigenleistung anfallen. Der Gesetzgeber spricht entsprechend
nicht mehr von Anschaffungs-, sondern von Herstellungskosten.
§ 33 EStR
Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes sind alle Aufwendungen, die durch
den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die
Herstellung des Wirtschaftsguts, seine Erweiterung oder für eine über seinen
ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen.
Dazu gehören die Materialkosten, einschließlich der notwendigen Materialgemeinkosten, die Fertigungskosten, insbesondere Fertigungslöhne, einschließlich der notwendigen Fertigungsgemeinkosten, die Sonderkosten der Fertigung
und der Wertverzehr von Anlagevermögen, soweit er durch die Herstellung
des Wirtschaftsgutes veranlasst ist. Kosten der allgemeinen Verwaltung sowie
Aufwendungen für soziale Einrichtungen des Betriebes brauchen nicht in die
Herstellungskosten einbezogen werden. Auch der so genannte Unternehmerlohn (Wert der eigenen Arbeitsleistung) erhöht die Herstellungskosten nicht ...
Die Kosten werden in der Klasse 4 (SKR 04) gebucht. Zum Ausgleich dieser Kosten ist das Ertragskonto „4820 Andere aktivierte Eigenleistungen“ zu benutzten.
Über dieses Konto wird dann auch aktiviert:
0400 Maschinen und Anlagen
an 4820 Andere aktivierte Eigenleistungen
148
Lese-Ausflug 9
Lese-Ausflug 9
Nix doppelt gemoppelt:
Die Einnahme-Ausgaben Rechnung
Vereinfachte Buchführung für wen?
Für bestimmte Berufsgruppen und bei kleinen Unternehmen, die bestimmte Grenzwerte nicht übersteigen, kann eine vereinfachte Buchführung – die so genannte
Einnahme-Überschussrechnung geführt werden. Die gesetzliche Grundlage dafür
gibt das Einkommensteuergesetz (EStG):
§ 4 EStG
(3) Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die
auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Hierbei scheiden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die
im Namen und für Rechnung eines Anderen vereinnahmt und verausgabt
werden (durchlaufende Posten). Die Vorschriften über die Absetzung für
Abnutzung oder Substanzverringerung sind zu befolgen. Die Anschaffungsoder Herstellungskosten für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind erst im Zeitpunkt der Veräußerung oder Entnahme dieser
Wirtschaftsgüter als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Die nicht abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind unter Angabe des Tages
der Anschaffung oder Herstellung und der Anschaffungs- oder Herstellungskoten oder des an deren Stelle getretenen Werts in besondere, laufend zu
führende Verzeichnisse aufzunehmen.
Der Gewinn wird demnach nach einer einfachen Formel ermittelt:
Betriebseinnahmen
- Betriebsausgaben
= Gewinn
149
Soll & Haben
Trotzdem ist noch auf weitere Details Rücksicht zu nehmen:
 Es gibt so genannte „durchlaufende Posten“, das heißt Einnahmen und Aus-
gaben, die in Rechnung und für „Andere“ gemacht werden.
 Güter des Anlagevermögens dürfen nicht bei Anschaffung mit dem vollen
Wert berücksichtigt werden, sondern sind entsprechend ihrer Nutzungsdauer abzuschreiben (Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung).
 Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter werden erst bei Veräußerung abgesetzt.
Außerdem ist ein detailliertes Verzeichnis darüber zu führen.
Weiterhin gilt:
§ 11 EStG
(1) Einnahmen sind innerhalb des Kalenderjahres bezogen, in dem sie dem
Steuerpflichtigen zugeflossen sind. Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen,
die dem Steuerpflichtigen kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahrs, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen
sind, gelten als in diesem Kalenderjahr bezogen ...
(2) Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet
worden sind. Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gilt Absatz 1 Satz 2
entsprechend ...
Dieser Paragraf beschreibt wohl einen der wesentlichsten Unterschiede zur doppelten Buchführung:
 Bei einem Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG muss der Ge-
winn periodengerecht ermittelt werden, das heißt, das Einnahmen und Ausgaben der Periode zugerechnet werden müssen, zu der sie gehören. Eine
Zahlung im alten Jahr, die aber in das Neue gehört, muss entsprechend abgegrenzt werden, ebenso die Ausgabe im folgenden Jahr, die aber eigentlich
noch das laufende Jahr betrifft.
 Bei einer Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG zählt das Prinzip der
Vereinnahmung und Verausgabung. Nur das, was in einer Periode eingenommen oder ausgegeben wurde, wird ihr auch zugerechnet. Eine kleine
Einschränkung gibt der § 11 EStG aber doch: ... kurze Zeit vor Beginn oder
kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres ... müssen die Einnahmen
und Ausgaben noch der sie betreffenden Periode zugeordnet werden. Nur
was ist mit „kurze Zeit“ gemeint? Eine genaue Definition fehlt zwar im
150
Lese-Ausflug 9
Gesetz, doch kann man davon ausgehen, dass ein Zehn-Tage-Zeitraum den
Spielraum ausreichend kennzeichnet.
Beispiel:
1. Zahlen Sie die Miete für den Januar des folgenden Jahres bereits am
28. Dezember, so können Sie diese Ausgabe nicht mehr dem alten Jahr
zurechnen.
2. Bekommen Sie ein regelmäßiges Honorar statt am 28. Dezember erst
am 3. Januar des folgenden Jahres auf Ihr Konto gebucht, so müssen Sie
es noch in das alte Jahr hineinnehmen.
WISO Tipp
Abgesehen von den zwanzig Tagen um den Jahreswechsel herum bietet die
Einnahme-Überschussrechnung eine praktische Möglichkeit, die Steuern zu
beeinflussen: Haben Sie bereits zu viel Gewinn im laufenden Jahr gemacht, so
schreiben Sie die letzten Rechnungen einfach erst im Januar oder realisieren
Sie Ausgaben, die erst für das nächste Jahr geplant sind, so weit, wie das
möglich ist, noch im alten Jahr (keine laufenden Ausgaben!).
Konnten Sie über Einnahmen verfügen, haben Sie diese aber nicht abgerufen, so gilt der Betrag trotzdem als zugeflossen und muss in der zugehörigen Periode zugeordnet werden. Das gilt vor allem dann, wenn Ihnen
etwa ein Honoraranspruch mitgeteilt und zum Abruf gestellt wurde. Das
gilt aber nicht, wenn der Anlass zur Zahlung – die Rechnungsstellung
– von Ihnen noch nicht geschaffen wurde.
Unterschiede zur Doppelten Buchführung
Weitere Unterschiede zwischen doppelter Buchführung (Betriebsvermögensvergleich) und Überschussrechnung sind:
151
Soll & Haben
Doppelte Buchführung
Überschussrechnung:
Bilanz und GuV-Rechnung sind aufzustellen Keine Bilanz und GuV Rechnung nötig
Kassenbuch muss geführt werden
Auf ein Kassenbuch kann verzichtet
werden
Inventur
Keine Inventur nötig
Aufzeichnung nach den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung (Dopik)
zwingend
Einfache Aufzeichnungen
Allerdings darf der Begriff „Einfache Aufzeichnung“ nicht in dem Sinne missverstanden werden, dass Aufzeichnungen nach Gutdünken möglich sind. Auch hier
sind Betriebseinnahmen und vor allem Betriebsausgaben so aufzuzeichnen, dass
ein sachverständiger Dritter sie leicht und vollständig überprüfen kann. Eine fortlaufende Aufzeichnung unter Angabe des Datums und des Verwendungszwecks
ist unumgänglich.
WISO Tipp
Eine so genannte „Schuhkarton-Buchhaltung“ – also das Sammeln von Belegen in Kartons oder ähnlichen Behältnissen – mag für einen kurzen Zeitraum
durchaus mal möglich sein. Auf Dauer empfiehlt sich aber eine „ordentliche“
Ablage, beispielsweise in Aktenordnern: Dort werden die Unterlagen der Reihe nach (etwa nach Datum) abgeheftet. Kassenstreifen, Parkquittungen und
ähnlich kleine Belege werden am besten auf DIN-A4-Blätter geklebt. Eine
Nummerierung ist nicht unbedingt nötig, kann aber hilfreich sein, wenn Sie
mit der Nummerierung im Buchungsjournal korrespondiert.
Dass ein Kassenbuch nicht geführt werden muss, ist in den Fällen, wo kaum
Kassenein- und Auszahlungen stattfinden eine echte Erleichterung. Dort aber, wo
ständig Kassenbewegungen stattfinden, ist dies auch bei einer Überschussrechnung dringend anzuraten.
Ebenso sollte auf eine Anlagenbuchführung – wenn auch in einfachster Form
– schon deshalb nicht verzichtet werden, um die regelmäßigen Abschreibungen
ermitteln und berücksichtigen zu können.
Durch die Form der Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschussrechnung ist
schon bedingt, dass Privatentnahmen und -einlagen nicht unbedingt aufgezeich152
Lese-Ausflug 9
net werden müssen. Ausgenommen sind davon die Barentnahmen und Bareinlagen (im Kassenbericht aufzuzeichnen) und die Sachentnahmen.
Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung
Ein besonderes Augenmerk muss auf die Umsatzsteuer bei der Überschussrechnung gerichtet werden. Die vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge aus den erzielten
Erlösen gehören mit zu den Betriebseinnahmen und stellen keinen durchlaufenden Posten dar. Andererseits liegen zum Zeitpunkt der Zahlung an das Finanzamt
wiederum Betriebsausgaben vor. Im Ergebnis bleibt als Gewinn der Nettoerlös.
Zu beachten ist die Umsatzsteuer auch bei Entnahmen aus dem Unternehmen.
Beispiel: Sie entnehmen einen PC samt Zubehör (Drucker, Modem, Monitor) zu einem Gebrauchtwert von 2.200 Euro (netto). Da Sie beim Kauf
des PC Vorsteuerabzug in Anspruch genommen haben, muss für diese
Entnahme jetzt wieder Umsatzsteuer abgeführt werden. In unserem Beispiel sind das 418 Euro. Als Betriebseinnahme sind 2.618 Euro zu erfassen. Hätten Sie den PC allerdings gebraucht von Privat gekauft und
keinen Vorsteuerabzug geltend gemacht, dann würde die Privatentnahme
auch nicht zu einer Umsatzversteuerung führen.
Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung
Die Ausführungen in den vorangegangenen Abschnitten deuten schon darauf hin,
dass nicht irgendwie in zwei Schuhkartons (einer für Ausgaben, einer für Einnahmen) die Überschussrechnung geführt werden kann. Um eine Form zu gewährleisten, die jedem „sachverständigen Dritten“ einen Einblick in die Überschussrechnung ermöglicht, gibt es zwei Empfehlungen:
1. Haben Sie ein geringes Belegaufkommen, sodass wenig Aufzeichnungen
überhaupt anfallen, dann wählen Sie die Form eines amerikanischen Journals. Sie können dafür Formblätter im Schreibwarenhandel kaufen oder diese
adäquat in einer Tabellenkalkulation (Lotus 1-2-3 oder MS-Excel) umsetzen.
Die Vorteile sind:
 wenig Kosten für die Aufzeichnung (falls Sie dafür nicht extra einen PC
und /oder eine Tabellenkalkulation kaufen müssen )
 wenig zeitlicher Aufwand, weil die überschaubaren Aufzeichnungen
schnell erstellt sind.
153
Soll & Haben
Die Nachteile sind:
 dass sie alle Auswertungen per Hand erstellen und errechnen müssen und
 dass sie bei zunehmendem Geschäftserfolg (und damit auch zunehmen-
den Buchungsvorgängen) schnell an die Grenzen kommen.
2. Gehen Sie schon von einem größeren Anfall an Buchungsvorgängen aus
und steht möglicherweise sogar irgendwann der Wechsel zur doppelten
Buchführung an (auch wenn das erst in ein paar Jahren realisiert werden
wird), lohnt sich der Einsatz einer Software für die Überschussrechnung.
Diese bieten heute fast so viel Komfort wie richtige Buchführungsprogramme. Lediglich in den Auswertungen unterscheiden Sie sich.
Die Vorteile sind:
 dass Ihnen umfangreiche Auswertungen per Menüaufruf zur Verfügung
gestellt werden
 dass Sie bereits mit einer Buchungstechnik (auch hierbei sind zwei Kon-
ten anzugeben, ein Geldkonto und ein Einnahmen- oder Ausgabenkonto)
vertraut gemacht werden, die später bei einer doppelten Buchhaltung
sowieso angewandt werden muss.
Die Nachteile sind:
 dass der Buchungsaufwand höher ist und Sie sich mit der Software erst
noch vertraut machen müssen.
Die WISO-Buchhaltung steht nur als „vollwertige Buchhaltung“ zur Verfügung,
das heißt, Sie buchen immer in der Variante „doppelte Buchführung“. Erst bei der
Auswertung entscheiden Sie, ob Sie eine Bilanz oder eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen wollen.
154
Lese-Ausflug 9
Die Einnahme-Überschussrechnung ist kein eigenes Modul sondern nur eine Auswertung
in WISO-Buchhaltung
Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart
Freiberufler können unbegrenzt lange bei der Überschussrechnung bleiben. Eine
Verpflichtung zum Wechsel gibt es auch bei steigenden Einnahmen nicht. Andererseits ist aber ein freiwilliger Wechsel durchaus möglich.
Entwickelt sich die Praxis eines Freiberuflers durch einen fachfremden Partner zu
einem Gewerbebetrieb, kann aus steuerrechtlichen Gründen die Verpflichtung
zur Bilanzierung gegeben sein. Ganz sicher ist das der Fall, wenn die in § 141
AO (= Abgabenordnung) genannten Grenzen überschritten werden.
155
Soll & Haben
§ 141 AO
(1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den
Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb
1. Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze ... von mehr als
260.000 Euro im Kalenderjahr oder
2. Selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert ... von mehr als 20.500 Euro oder
3. Einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 25.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
4. Einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 25.000
Euro im Kalenderjahr
gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen,
wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt ....
(2) Die Verpflichtung nach Absatz 1 ist vom Beginn des Wirtschaftsjahres
an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die
die Finanzbehörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat.
Die Verpflichtung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das
Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen.
Damit unterliegen gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirte die einen
der Grenzwerte überschreiten der steuerrechtlichen Buchführungspflicht, Freiberufler jedoch nicht.
Wird der Betrieb oder die Praxis veräußert, so ist zwingend zum Betriebsvermögensvergleich, also zur doppelten Buchführung zu wechseln. Der Veräußerungsgewinn muss auf Basis der zu erstellenden Eröffnungsbilanz ermittelt werden.
Wird der Gewinn vom Finanzamt geschätzt, so wird diese Schätzung nach den
Grundsätzen von § 4 Abs. 1 EStG vorgenommen. Somit liegt auch in solch einem
Fall ein Wechsel der Gewinnermittlung – sozusagen zwangsweise – vor.
Bei einem Wechsel von der Einnahme-Überschussrechnung zur doppelten Buchführung sind zwei Schritte zu vollziehen:
156
Lese-Ausflug 9
1. Es ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen. Unter Umständen bedeutet dies
auch die vorherige Inventur. Dabei sind die allgemeinen Bilanzierungsgrundsätze zu berücksichtigen.
2. Es ist in eine Gewinnkorrektur nötig, da jetzt eine andere zeitliche Zuordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgt.
Wird der Vorgang in der anderen Richtung vollzogen (also von der doppelten
Buchführung zur Einnahme-Überschussrechnung) so ist analog zu verfahren.
Beachten Sie, dass bei der Abgabe der Einkommensteuererklärung die EinnahmeÜberschussrechnung seit dem 1.1.2005 auf einem amtlichen Formular abgegeben
werden muss.
157
Soll & Haben
158
Lese-Ausflug 10
Lese-Ausflug 10
Böllermann & Co.: Das Jahr geht zu Ende
Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung
Es wurde in den vorangegangenen Kapiteln immer wieder Bezug genommen auf
den Jahresabschluss in die dazu nötige Schlussbilanz sowie die zu erstellende
Gewinn- und Verlustrechnung. Dass vor diesem Abschluss aber eine Reihe notwendiger Arbeiten vorgenommen werden müssen, wurde bisher unterschlagen.
Die Probleme, mit denen wir uns jetzt noch beschäftigen müssen sind:
 Abschreibungen
 Zeitliche Abgrenzungen
 Rückstellungen
 Bewertung
 Gewinnverwendung
Einige dieser Aufgaben müssen nicht unbedingt erst vor dem eigentlichen Jahresabschluss erledigt, sondern können in den Buchungsalltag integriert werden
(zum Beispiel Abschreibungen). Das hat den Vorteil, dass der Aufwand für den
Abschluss verringert und die Ergebnisaussage zu jedem möglichen Zeitpunkt „genauer“ wird.
Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen
„Das hat der ja längst abgeschrieben!“ ist eine, eher negativ gefärbte Bemerkung,
die man immer wieder in bestimmten Situationen zu hören bekommt, wenn über
Unternehmen und das zugehörige Anlagevermögen gesprochen wird. Manchmal
wird auch süffisant behauptet, jemand „schreibt seine Freundin von der Steuer
ab“, das hat dann mit Buchführung weniger zu tun.
Wenn wir im Zusammenhang mit der Buchhaltung von Abschreibung reden, meinen wir in der Regel die „Abschreibung auf Sachanlagen“ und die „Abschreibungen auf Forderungen“. Mit den Abschreibungen auf Sachanlagen (AfA) beschäftigen wir uns an dieser Stelle ausführlicher. Sachanlagen sind in der Bilanz im
Anlagevermögen erfasst. Nun gibt es zwei Arten von Anlagevermögen, die auch
unterschiedlich betrachtet werden müssen:
159
Soll & Haben
 Sachanlagen mit zeitlich nicht begrenzter Nutzung (Grund und Boden, Fi-
nanzanlagen)
 Sachanlagen mit zeitlich begrenzter Nutzung (abnutzbare Anlagegüter).
Für die erste Gruppe gibt es keine regelmäßige Abschreibung. Hier tritt eher eine
„Bewertungsproblematik“ auf, die ebenfalls später betrachtet werden soll. Uns
interessiert in diesem Kapitel eigentlich nur die zweite Gruppe, bei der eine regelmäßige Abschreibung (planmäßige Abschreibung) vorgenommen wird.
§ 253 HGB
(2) Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Nutzung
zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten um
planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Der Plan muss die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die Geschäftsjahre verteilen, in denen
der Vermögensgegenstand voraussichtlich genutzt werden kann. Ohne Rücksicht darauf, ob ihre Nutzung zeitlich begrenzt ist, können bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens außerplanmäßige Abschreibungen vorgenommen werden, um die Vermögensgegenstände mit dem niedrigeren Wert
anzusetzen, der ihnen am Abschlussstichtag beizulegen ist; sie sind vorzunehmen bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung.
Ein Teil der Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens unterliegt also der Abnutzung. Durch ständigen Gebrauch tritt eine Wertminderung ein. Diese Wertminderung ist in der Buchhaltung zu erfassen. Normalerweise tritt die Wertminderung
planmäßig und regelmäßig ein. Es kann aber auch zu einer außerordentlichen Abnutzung kommen. Wird ein PKW für den Außendienst ständig genutzt, so verliert
er im Laufe der Zeit und je nach Einsatz an Wert. Diese Abnutzung kann durch
regelmäßige Abschreibung gleicher Beträge oder aber auch durch Abschreibung
abhängig von der Nutzung (zum Beispiel der km-Leistung) erfasst werden. Da die
Lebensdauer eines Pkws nicht unbegrenzt ist und einigermaßen genau angegeben
werden kann, ist es nicht schwer, in diesem Fall einen regelmäßigen Abschreibungsmodus zu finden. Findet ein Unfall statt, bei dem der PKW geschädigt oder
gar zerstört wird, so findet auch eine größere Wertminderung als normalerweise
statt. Diese kann durch eine Sonderabschreibung ebenfalls erfasst werden.
160
Lese-Ausflug 10
WISO Tipp
Welche Güter in welchen Zeiträumen abgeschrieben werden dürfen, regelt
eine amtliche Tabelle (siehe Anhang), von der im Normalfall nicht abgewichen
werden kann. Beachten Sie, dass sich diese amtlichen AfA-Tabellen häufig ändern. Im Zweifel lohnt es, beim Finanzamt nachzufragen oder sich die gerade
gültige Tabelle im Buchhandel zu besorgen.
Die Abschreibungen werden als Aufwand erfasst und in der Gewinn- und Verlustrechnung gebucht. Als Gegenbuchung findet eine Wertminderung in der Bilanz statt.
Beispiel:
Ein neuer Firmen-Pkw, 19.800 Euro (brutto) wird am 15.7. angeschafft.
Die voraussichtliche Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre.
Zunächst wird die Anschaffung gebucht:
0520 PKW,
16638,66 Euro
und 1405 Vorsteuer 19 %,
3.161,34 Euro
an 1800 Bank,
19.800,00 Euro
Abgeschrieben werden soll dieser PKW also über einen Zeitraum von 5
Jahren. Wir nehmen die lineare Abschreibung (Abschreibung in gleich
bleibenden Beträgen). Das macht für ein Jahr: 17.068,97 Euro / 5 =
3.413,79 Euro, und damit gleich bleibend 20 %. Da der PKW erst in der 2.
Jahreshälfte angeschafft wurde, wird im ersten Jahr auch nur eine „halbe
Abschreibungsrate“ gebucht: 1.706,89 Euro.
Der Buchungssatz zum 31.12. lautet:
6220 Abschreibungen auf Sachanlagen,
1.706,89 Euro
an 0520 PKW,
1.706,89 Euro
Das Konto Abschreibungen wird über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Damit geht der Abschreibungsbetrag in das Ergebnis ein. Das Konto
Fuhrpark wird um den Abschreibungsbetrag reduziert und das Anlagevermögen
(und damit auch die Bilanzsumme) somit entsprechend verringert.
161
Soll & Haben
WISO Tipp
Für eine korrekte Bilanzerstellung reicht es aus, am Jahresende alle Abschreibungen einmal zu buchen. Will man aber das Jahr über monats- oder quartalsweise Ergebnisrechnungen haben, die eine aussagefähige Information
über den Unternehmenserfolg geben, so sollte die Abschreibung auch monats- oder quartalsweise gebucht werden. Da die Abschreibungsbeträge sich
selten ständig ändern, ist das auch mit wenig Aufwand machbar. Wird eine
EDV-Buchführung mit integrierter oder verbundener Anlagenbuchhaltung geführt, ist das noch einfacher, weil die Abschreibungen auf Menübefehl durchgeführt und verbucht werden.
Die im Beispiel benutzte lineare Abschreibung ist zwar die gängigste Form der
Abschreibung, aber nicht die einzig mögliche. An weiteren Abschreibungsarten
gibt es:
 die geometrisch degressive Abschreibung (Abschreibung in fallenden
Beträgen)
 die arithmetisch degressive (oder digitale) Abschreibung (Abschreibung in
fallenden Beträgen)
 die progressive Abschreibung (Abschreibung in steigenden Beträgen)
 die Leistungsabschreibung (Abschreibung nach Leistungseinheiten)
Zunächst ist festzuhalten, dass die digitale und die progressive Abschreibung nach
unserem Steuerrecht nicht zulässig sind.
§ 7 EStG
Bei beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens kann der Steuerpflichtige statt der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen die
Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen bemessen. Die Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen kann nach einem unveränderlichen Hundertsatz vom jeweiligen Buchwert (Restwert) vorgenommen werden;
der dabei anzuwendende Hundertsatz darf höchstens das Dreifache des bei der
Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen in betracht kommenden
Hundertsatzes betragen und 30 vom Hundert nicht übersteigen ...
Der Übergang von der Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen
zur Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen ist zulässig. In
162
Lese-Ausflug 10
diesem Fall bemisst sich die Absetzung für Abnutzung vom Zeitpunkt des
Übergangs an nach dem dann noch vorhandenen Restwert und der Restnutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts. Der Übergang von der Absetzung
für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen zur Absetzung für Abnutzung in
fallenden Jahresbeträgen ist nicht zulässig.
Bei der linearen Abschreibung gehen wir von einem Abschreibungsbetrag aus,
der nach einem gleich bleibenden Prozentsatz vom Anschaffungswert berechnet
wurde. Bei der degressiven Abschreibung haben wir ebenfalls einen Prozentsatz,
der sich nicht verändert. Berechnet wird der Betrag aber vom jeweiligen Restwert.
Würde der PKW aus dem letzten Beispiel degressiv abgeschrieben mit einem jährlichen Satz von 20 %, so sähe das im ersten Jahr so aus:
Anschaffungswert:
./. Abschreibung 1. Jahr
17.068,97 Euro
1.706,89 Euro
(1/2 Abschreibungsbetrag)
Restbuchwert 31.12.
15.362,08 Euro
Die Abschreibung im zweiten Jahr wird nun nicht vom Anschaffungswert, sondern vom Restwert berechnet. 20 % von 15.362,08 Euro sind: 3.072,42 Euro:
Restbuchwert 1.1.
./. Abschreibung 2. Jahr
Restbuchwert 31.12.
15.362,08 Euro
3.072,42 Euro
12.289,66 Euro
Diese Methode führt nie zu einem Restwert von Null, selbst wenn der Abschreibungssatz erhöht wird (etwa auf 25 %). Mehr als 30 % kann als Abschreibung
sowieso nicht gewählt werden, wie das Zitat aus dem Einkommensteuergesetz belegt. Wird das Anlagegut irgendwann unbrauchbar, ausgemustert, verkauft oder
zerstört, dann wird der vorhandene Restbuchwert ausgebucht.
Beispiel:
Ein 4 Jahre alter PKW hat einen Restbuchwert von 5.000 Euro. Wie ist zu
buchen, wenn:
1. Der PKW zu einem Preis von 3.500,00 Euro verkauft wird,
2. der PKW zu einem Preis von 6.000,00 Euro verkauft wird,
3. der PKW einen Totalschaden hat und keine Vollkaskoversicherung
besteht?
163
Soll & Haben
Die Buchungssätze lauten wie folgt:
1. Zunächst wird der Verkauf gebucht:
1800 Bank
4.165,00 Euro
an 0520 PKW,
3.500,00 Euro und
an 3805 Umsatzsteuer 19 %,
665,00 Euro.
Anschließend findet eine Wertberichtigung statt. Auf dem PKW-Konto
steht der PKW ja noch mit 1.500 Euro, obwohl er gar nicht mehr vorhanden ist.
7500 Außerordentliche Aufwendungen,
an 0520 PKW,
2. 1800 Bank,
1.500,00 Euro
1.500,00 Euro
7.140,00 Euro
an 0520 PKW,
5.000,00 Euro und
an 7400 Außerordentliche Erträge,
1.000,00 Euro und
an 3805 Umsatzsteuer,
1.140,00 Euro
Eine Wertberichtigung muss in diesem Fall nicht stattfinden, dafür aber
ein außerordentlicher Ertrag gebucht werden.
3. 7500 Außerordentlicher Aufwand,
0520 PKW,
5.000,00 Euro
5.000,00 Euro
Zu erwähnen ist noch die Leistungsabschreibung. Sie findet überall dort Einsatz,
wo eine Leistung gemessen werden kann und diese Leistung auch der Maßstab für
eine Abnutzung oder Wertminderung des Anlagegutes ist. Als Beispiel mag ein
LKW dienen, der für den betrieblichen Gütertransport eingesetzt wird. Hier kann
die Abschreibung nach km-Leistung bemessen sein. Geht man von einer Gesamtkm-Leistung von 750.000 km aus, so kann am Jahresende die Abschreibung nach
gefahrenen Kilometern festgelegt werden. Sind am Ende des ersten Jahres beispielsweise 102.055 km mit dem LKW gefahren worden, so ergibt sich folgende
Rechnung bei einem Anschaffungswert von 485.000 Euro:
485.000 / 750.000 * 102.055 = 65.995,56 Euro
Der Vorteil bei dieser Methode ist, dass der tatsächliche Wertverbrauch und der
buchhalterische Wertverbrauch viel näher beieinander liegen als bei den anderen
Abschreibungsarten. Bei der Buchung ergeben sich keine Eigenheiten
164
Lese-Ausflug 10
Eine Besonderheit sind die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG).
§ 6 EStG
(2) Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ... von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selbstständigen
Nutzung fähig sind, können im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs in
voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn die Anschaffungsoder Herstellungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag ... für das einzelne Wirtschaftsgut 410 Euro nicht übersteigen. Ein
Wirtschaftsgut ist einer selbstständigen Nutzung nicht fähig, wenn es nach
seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und die in den
Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind ...
Wenn der Anschaffungsbetrag also 410 Euro (netto, also ohne Mehrwertsteuer)
nicht überschreitet, besteht nach § 6 EStG so genannte Bewertungsfreiheit. Dann
darf der volle Betrag sofort komplett, also innerhalb eines Jahres, abgeschrieben
werden, auch wenn die voraussichtliche Nutzungsdauer länger ist. Zu beachten
ist allerdings dabei, dass es sich um ein Wirtschaftsgut handelt, das selbstständig
genutzt werden kann. Bei einem Drucker ist das zum Beispiel nicht möglich, da
dieser ja ohne den PC nicht arbeiten kann.
WISO Tipp
Wenn Sie anstelle eines normalen Druckers ein Kombigerät gekauft haben,
das auch allein stehend als Fax eingesetzt werden kann, können sie es im
Jahr der Anschaffung gleich voll abschreiben. Sie dürfen es dann allerdings
– zumindest offiziell – nicht als Drucker oder Scanner mit benutzen.
Auch das Umlaufvermögen kann „abgeschrieben“ werden. Und zwar dann, wenn
eine Beteiligung nicht mehr ihren Wert hat (das Unternehmen macht Verluste
oder es droht sogar der Konkurs), oder wenn für eine Forderung angenommen
wird, dass sie vollständig oder zum Teil ausfallen wird oder wenn für Warenbestände nicht mehr der normale Erlös erzielt werden kann (Ware ist verdorben oder
beschädigt). In solchen Fällen muss dann auch hier abgeschrieben werden.
165
Soll & Haben
§ 253 HGB
Bei Vermögensgegenständen des Umlaufvermögens sind Abschreibungen
vorzunehmen, um diese mit einem niedrigeren Wert anzusetzen, der sich
aus einem Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag ergibt. Ist ein
Börsen- oder Marktpreis nicht festzustellen und übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten den Wert, der den Vermögensgegenständen
am Abschlussstichtag beizulegen ist, so ist auf diesen Wert abzuschreiben.
Außerdem dürfen Abschreibungen vorgenommen werden, soweit dies aus
vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendig sind, um zu verhindern, dass in der nächsten Zukunft der Wertansatz dieser Vermögensgegenstände auf Grund von Wertschwankungen geändert werden muss.
Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung
Als Einsteiger in das Gebiet der Buchführung sind manche komplexen Probleme
der doppelten Buchführung noch nicht im Blick. Erst bei näherer Betrachtung
tauchen diese dann auf. So wird vielen erst deutlich, dass Buchführung immer
zeitbezogen ist, wenn sie sich konkret damit auseinander setzen. Es reicht nicht,
einen Vorgang irgendwie gebucht zu haben, der Vorgang muss auch in einem
richtigen Zusammenhang stehen. Damit kommen wir zu der Problematik der zeitlichen Abgrenzungen.
Ein wichtiger zeitlicher Rahmen ist das Geschäftsjahr. Dieser hält sozusagen die
gesamte Buchhaltung zusammen. Am Ende des Geschäftsjahres steht der Jahresabschluss, der mit seiner Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung gleichzeitig wieder den Start für das neue bildet. Quartale und Monate sind weitere zeitliche Rahmen innerhalb des Geschäftsjahres. Soll die Buchhaltung aussagefähig
sein, so müssen alle Vorfälle auf diesen Rahmen abgestimmt sein. Dass dies nicht
immer leicht ist, zeigt das folgende Beispiel:
Beispiel:
 Am 1.6. wird die Kfz-Steuer (450 Euro) für „ein“ ganzes Jahr bezahlt.
 Am 15.1. bekommen wir die Darlehenszinsen (375 Euro) für das letzte
Quartal des vorangegangenen Jahres.
In beiden Fällen gerät bei einer normalen Buchung der zeitliche Rahmen durcheinander. Im ersten Fall zahlen wir im laufenden Geschäftsjahr mehr, als dafür eigentlich anfällt. Wir haben für das folgende Geschäftsjahr bereits für fünf Monate
Kfz-Steuer vorausgezahlt. Im zweiten Beispiel fallen Erträge an, die in das vor166
Lese-Ausflug 10
angegangene Geschäftsjahr gehören. Wird in beiden Fällen nichts unternommen,
treten Verfälschungen des tatsächlichen Jahresergebnisses auf.
Deshalb muss im ersten Fall ein halbes Jahr Steuer herausgerechnet und vom eigentlichen Betriebsergebnis „abgegrenzt“ werden. Im zweiten Fall muss im alten
Jahr noch eine Buchung erfolgen, obwohl die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Im
ersten Beispiel liegen eine Zahlung und ein Aufwand vor, die nicht nur das laufende Geschäftsjahr betreffen, sondern auch schon das Folgende. Im zweiten Fall
haben wir einen Ertrag, aber noch keine Zahlung im alten Geschäftsjahr.
Damit haben wir zwei verschiedene Vorfälle erfasst, die uns eine Differenzierung
der zeitlichen Abgrenzungen ermöglichen:
 Einnahmen und Ausgaben erfolgen im „alten Jahr“ – also vor dem Bi-
lanzstichtag -, der Ertrag oder der Aufwand liegen aber eigentlich im „folgenden Jahr“ – nach dem Bilanzstichtag. Hier spricht man von „Sonstigen
Forderungen“ oder „Sonstigen Verbindlichkeiten“.
 Ist es genau umgekehrt – Ausgaben und Einnahmen liegen im alten Jahr
(vor dem Bilanzstichtag) -, so müssen diese Vorgänge per „Rechnungsabgrenzung“ in der Bilanz ergebnisneutral untergestellt werden. Je nachdem,
ob die Aktiv- oder die Passivseite betroffen ist, spricht man von „aktiver
Rechnungsabgrenzung“ oder „passiver Rechnungsabgrenzung“.
Beispiel:
Für die erste Variante, Kfz-Steuer für Januar bis Juli des folgenden Jahres wurde bereits bezahlt, muss eine aktive Rechnungsabgrenzung vorgenommen werden. Der Buchungssatz lautet:
7685 Kfz-Steuer
455,00 Euro
an 1800 Bank,
450,00 Euro
1900 Aktive Rechnungsabgrenzung,
187,50 Euro
an 7685 Kfz-Steuer,
187,50 Euro
Im neuen Jahr wird dann diese Forderung gegen das Konto Kfz-Steuer
aufgelöst:
7685 Kfz-Steuer,
187,50 Euro
an 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung.
167
Soll & Haben
Im zweiten Fall liegt eine Sonstige Forderung vor. Uns stehen Zinsen für
einen Zeitraum im alten Jahr zu. Das Geld kommt aber erst im neuen Jahr.
Die Buchungssätze lauten:
1220 Sonstige Forderungen,
375,00 Euro
an 7100 Zinserträge,
375,00 Euro
Schlussbilanz an 1220 Sonstige Forderungen,
375,00 Euro
Das Konto Sonstige Forderungen wird über die Eröffnungsbilanz im neuen Jahr aufgelöst und bei Zahlung wird gebucht:
1800 Bank an 1220 Sonstige Forderungen,
375,00 Euro
Das genaue Prüfen von Vorgängen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abzugrenzen sind, ist eine wichtige Aufgabe für den Buchhalter (und/oder Steuerberater)
beim Jahresabschluss. Auch monatlich oder quartalsweise sollten wichtige Posten
abgegrenzt werden, wenn das Monats- oder Quartalsergebnis einigermaßen aussagefähig sein soll.
Die hohe Kante: Rückstellungen
Nehmen wir einmal an, Sie haben einen Autounfall verschuldet . Die Sachkosten
des Schadens des Unfallgegners übernimmt die Kfz-Versicherung. Den eigenen
Schaden trägt die Kaskoversicherung ebenfalls. Sie haben aber ein Strafverfahren
abzuwarten. Auf Grund der Rechtslage müssen Sie mit einer Strafe rechnen. Sie
können sagen: „Vielleicht geht es ja gut“. Sicher ist das aber nicht. Das Beste wird
sein, dass Sie sich für den negativen Fall schon etwas Geld beiseite legen. Dann
machen Sie eine Rückstellung.
Es gibt viele Fälle, in denen eine solche private Rückstellung von Geldmitteln
sinnvoll ist. Auch der Unternehmer muss bei der Bilanzerstellung an Rückstellungen denken. Das schreibt sogar der Gesetzgeber vor.
§ 249 HGB
(1) Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende
Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. Ferner sind Rückstellungen
zu bilden für:
1. Im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im
folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden.
168
Lese-Ausflug 10
2. Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden.
Rückstellungen dürfen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung
auch gebildet werden, wenn die Instandhaltung nach Ablauf der Frist nach
Satz 2 Nr. 1 innerhalb des Geschäftsjahres nachgeholt werden.
(2) Rückstellungen dürfen außerdem für ihrer Eigenart nach genau umschriebene, dem Geschäftsjahr oder einem früheren Geschäftsjahr zuzuordnende
Aufwendungen gebildet werden, die am Abschlussstichtag wahrscheinlich
oder sicher, aber hinsichtlich ihrer Höhe oder des Zeitpunkts ihres Eintritts
unbestimmt sind.
(3) Für andere als die in den Absätzen 1 und 2 bezeichneten Zwecke dürfen
Rückstellungen nicht gebildet werden. Rückstellungen dürfen nur aufgelöst
werden, soweit der Grund hierfür entfallen ist.
Demnach gibt es zwei Arten von Rückstellungen:
 Rückstellungen mit bestehenden Verpflichtungen Dritten gegenüber. Das
können zum Beispiel Steuerrückstellungen oder Prozesskostenrückstellungen sein.
Rückstellungen ohne bestehende Verpflichtung Dritten gegenüber – die Rückstellungen sind in der Höhe und auch hinsichtlich des Empfängers nicht bekannt
(etwa Garantierückstellungen).
Nach § 249 Abs.1 HGB besteht also eine Passivierungspflicht für die aufgeführten
Rückstellungen, das heißt, sie müssen auch in der Bilanz erscheinen (natürlich auf
der Passivseite). Es gibt aber auch Rückstellungen, die man bilden „darf“ (ebenfalls § 249 Abs.1 HGB, letzter Satz), zum Beispiel für Instandhaltungsaufwendungen. Ein Passivierungswahlrecht besteht auch bei solchen Rückstellungen, die
Aufwendungen für das alte Geschäftsjahr betreffen. (§ 249 Abs.2 HGB). Anders
als bei den Sonstigen Verbindlichkeiten stehen Sachverhalt und/oder Betrag nicht
so eindeutig fest.
Sobald der Grund für die Bildung entfällt oder der erwartete Fall eintritt, sind die
Rückstellungen aufzulösen. Idealerweise werden die Buchungen von Rückstellungen erst beim Jahresende vorgenommen. Erst beim Ablauf des alten Jahres ist ja
klar, dass in diesem Geschäftsjahr der Fall, für den die Rückstellung bestimmt ist,
nicht mehr eintritt.
169
Soll & Haben
Beispiel: Eine Lohnsteuerprüfung des Finanzamtes hat im Dezember
stattgefunden. Das Ergebnis der Prüfung lässt eine Nachzahlung in Höhe
von 1.500 Euro erwarten. Zulasten des Kontos Gesetzliche Soziale Aufwendungen ist eine Rückstellung in die Bilanz aufzunehmen.
6110 Gesetzliche Soziale Aufwendungen,
1.500,00 Euro
an 3070 Sonstige Rückstellungen,
1.500,00 Euro
Die Gesetzlichen Sozialen Aufwendungen fließen über die Gewinn- und
Verlustrechnung in das Ergebnis ein, die Rückstellungen werden über die
Schlussbilanz abgeschlossen.
Im neuen Jahr wird die Bilanz wieder in Konten aufgelöst. Folgt beispielsweise am 12. Februar dann der Steuerbescheid über 1.200 Euro, so wird
wie folgt gebucht:
3070 Sonstige Rückstellungen,
1.500,00 Euro
an 1800 Bank,
1.200,00 Euro
und an 7400 außerordentliche Erträge,
300,00 Euro
Die tatsächliche Steuerschuld war also niedriger. Wäre sie höher ausgefallen, etwa 1.800 Euro, so müsste folgendermaßen gebucht werden:
3070 Sonstige Rückstellungen,
und 7500 Außerordentliche Aufwendungen,
an 1800 Bank,
1.500,00 Euro
300,00 Euro
1.800,00 Euro
Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz
Die Bilanz wurde bereits in einem einführenden Kapitel – zusammen mit der Inventur – besprochen. Das Thema Bewertungen kam in einigen Abschnitten bereits
einige Male zur Sprache. Im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss muss es
aber noch einmal aufgegriffen werden.
Folgende Fragen zeigen exemplarisch, welche Überlegungen beim Jahresabschluss
angestellt werden müssen:
 Die Artikel am Lager stammen aus unterschiedlichen Lieferungen, die zu
unterschiedlichen Preisen bezogen wurden. Welchen Preis nimmt man für
die Bewertung des Lagerbestandes an?
 Wie werden Wertpapiere und Devisen behandelt? Welcher Kurs ist hier an-
zunehmen?
170
Lese-Ausflug 10
 Es gibt Kunden, die schon lange nicht mehr zahlen. Bei einigen läuft
möglicherweise schon das Mahnverfahren. Wie sind diese Forderungen zu
bewerten?
Für Luca Pacioli war das vor 500 Jahren noch verhältnismäßig einfach:
Pacioli sagt: „Alle Juwelen und Waren, die Dir eigen gehören und die Du
erworben hast, oder die Dir durch Testament zurückgelassen oder Dir geschenkt wurden, müssen, eins von dem anderen gesondert, in barem Gelde
geschätzt werden ...
Alle Immobilien, die Du besitzt und die Dein Eigentum sind, z.B. Häuser, Liegenschaften, Läden, hast Du, wie z.B. besagtes Haus, zum Schuldner zu machen und
den Wert nach Deinem Gutdünken in barem Gelde zu schätzen ...“
Das HGB gibt in den Paragrafen 252 – 256 Bewertungsvorschriften. Einige Stellen
daraus wurden bereits zitiert. Eine vollständige Wiedergabe macht wenig Sinn,
dafür aber eine Zusammenfassung der wichtigsten Regeln:
1. Die Eröffnungsbilanz des neuen Jahres und die Schlussbilanz müssen übereinstimmen.
2. Bei der Bewertung ist von der Fortführung der Unternehmenstätigkeit auszugehen (wenn nicht eindeutig etwas Anderes abzusehen oder beschlossen ist).
3. Alle Vermögensgegenstände müssen „einzeln“ bewertet werden.
4. Es muss vorsichtig bewertet werden. Alle am Abschlussstichtag bekannten
oder entstandenen Risiken sind in die Bewertung einzubeziehen.
5. Gewinne dürfen nur berücksichtigt werden, wenn sie am Abschlussstichtag
realisiert sind.
6. Aufwendungen und Erträge sind unabhängig von den Zeitpunkten der
entsprechenden Zahlungen zu berücksichtigen (siehe dazu den Abschnitt
„Zeitliche Abgrenzungen“ in diesem Kapitel)
7. Einmal angewandte Bewertungsmethoden müssen auch in Zukunft beibehalten werden.
Bei der Bewertung selbst sind darüber hinaus verschiedenen „Prinzipien“ zu
beachten:
 Das strenge Niederstwertprinzip: Die Bewertung zum niedrigsten Wert ist
zwingend vorgeschrieben. Dies gilt für das Umlaufvermögen.
171
Soll & Haben
 Das gemilderte Niederstwertprinzip: Es wird grundsätzlich wie beim stren-
gen Niederstwertprinzip gehandhabt. Eine vorübergehende und nicht nachhaltige Wertminderung muss aber nicht berücksichtigt werden. Dies gilt für
das Anlagevermögen.
 Das Höchstwertprinzip: Gilt für die Passivseite der Bilanz und bezieht sich
wesentlich auf die Schulden.
Wer kriegt wie viel? Die Gewinnverwendung
Wenn die Geschäfte oder Unternehmungen erfolgreich verlaufen sind, schließt
das Geschäftsjahr mit einem Gewinn ab. Nun ist zwar heute die Gewinnerzielung
nicht die einzige Motivation, unternehmerisch tätig zu werden, mindestens aber
zur Unternehmenserhaltung sollte sie mit im Vordergrund stehen.
Pacioli sagt: „Man muss zuerst voraussetzen und sich vorstellen, dass jeder
Handelnde durch einen Zweck geleitet wird, und um diesen gebührend erreichen zu können, jede Anstrengung in seinem Vorgehen zu machen habe.
Das Ziel eines jeden Kaufmannes ist die Erwerbung eines erlaubten und
angemessenen Gewinns für seinen Unterhalt.“
Aber nicht nur der Unternehmer, der Kapitalgeber oder der Inhaber eines Betriebes
ist am Gewinn interessiert – auch der Staat. Schließlich ist dieser Gewinn Grundlage für die „Einkommensbesteuerung“.
§ 4 EStG
(1) Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am
Schluss des Wirtschaftsjahrs und dem Betriebsvermögen am Schluss des
vorangegangenen Wirtschaftsjahrs, vermehrt um den Wert der Entnahmen
und vermindert um den Wert der Einlagen ...
(3) Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet
sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch
keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den
Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen ...
Bei einer Einzelunternehmung ist die Buchung des Gewinns für den Buchhalter
kein Problem. Das Gewinn- und Verlustkonto wird über das Privatkonto abgeschlossen. Das Privatkonto ist ein Unterkonto des Kapitalkontos, und so wirkt
sich die Veränderung des Privatkontos direkt in der Bilanz auf der Passivseite aus.
Die Gewinnverteilung in anderen Gesellschaften ist etwas komplizierter und soll
zumindest ansatzweise an dieser Stelle betrachtet werden.
172
Lese-Ausflug 10
Sind mehrere Gesellschafter vorhanden (zum Beispiel in einer OHG oder KG), so
muss das in der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelte Kapital auf die Konten
der Gesellschafter verteilt werden. Diese Gesellschafterkonten sind sozusagen Unterkonten des Kapitalskontos. Wie die Verteilung des Kapitals vorgenommen wird,
regelt entweder der Gesellschaftervertrag oder das Gesetz. Bei der OHG schreibt
dieses zum Beispiel vor:
§ 121 HGB
(1) Von dem Jahresgewinne gebührt jedem Gesellschafter zunächst ein Anteil in Höhe von vier vom Hundert seines Kapitalanteils. Reicht der Jahresgewinn hierzu nicht aus, so bestimmen sich die Anteile nach einem entsprechend niedrigeren Satze.
(2) Bei der Berechnung des nach Absatz 1 einem Gesellschafter zukommenden Gewinnanteils werden Leistungen, die der Gesellschafter im Laufe des
Geschäftsjahrs als Einlage gemacht hat, nach dem Verhältnisse der seit der
Leistung abgelaufenen Zeit berücksichtigt. Hat der Gesellschafter im Laufe
des Geschäftsjahrs Geld aus seinem Kapitalanteil entnommen, so werden
die entnommenen Beträge nach dem Verhältnis der bis zur Entnahme abgelaufenen Zeit berücksichtigt.
(3) Derjenige Teil des Jahresgewinns, welcher die nach den Absätzen 1 und
2 zu berechnenden Gewinnanteile übersteigt, sowie der Verlust eines Geschäftsjahres wird unter die Gesellschafter nach Köpfen verteilt.
Es wird also zunächst eine Verzinsung der Kapitaleinlage von 4 % vorgenommen.
Der Rest des Gewinns – oder auch der Verlust – wird nach Köpfen verteilt.
Beispiel:
Vier Gesellschafter sind an einer OHG mit folgenden Einlagen beteiligt:
 Weber mit 20.000 Euro
 Schmitz mit 30.000 Euro
 Schumann mit 35.000 Euro und
 Keller mit 15.000 Euro. Keller ist außerdem Geschäftsführer und erhält
vorab aus dem Gewinn 10.000 Euro.
Die folgende Tabelle zeigt, wie ein Gewinn von 80.000 Euro aufgeteilt
wird und das Kapital verändert unter der Voraussetzung, dass keine „Entnahme“ stattgefunden hat (siehe dazu § 121 Abs. 2 HGB):
173
Soll & Haben
Gesellschafter
AnfangsKapital
Geschäftsführeranteil
Verzinsung der
Einlage
mit 10%
Restverteilung
GesamtGewinnanteil
EndKapital
Weber
20.000
800
16.500
17.300
37.300
Schmitz
30.000
1.200
16.500
17.700
47.700
Schumann
35.000
1.400
16.500
17.900
52.900
Keller
15.000
600
16.500
27.100
42.100
10.000
Die Buchungen, die zum Jahresende stattfinden, lauten folgendermaßen:
Gewinn- und Verlustkonto,
80.000,00 Euro
an 2001 Kapitalkonto Weber,
17.300,00 Euro und
an 2002 Kapitalkonto Schmitz,
17.700,00 Euro und
an 2003 Kapitalkonto Schumann,
17.900,00 Euro und
an 2004 Kapitalkonto Keller,
27.100,00 Euro
Bei Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) sieht es etwas anders aus. Es gibt keine Gesellschafterunterkonten innerhalb des Eigenkapitals der Bilanz. Geführt wird ein
Eigenkapitalkonto, das die Kapitaleinlagen zum Nennwert (bei der AG) enthält.
Außerdem gehören dazu Konten für Rücklagen. In diese Rücklagen werden Gewinne, die im Laufe des Jahres entstehen, eingestellt. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen gesetzlichen Rücklagen (siehe dazu § 150 AktG) und freien Rücklagen (siehe dazu § 58 AktG). In die gesetzlichen Rücklagen müssen beispielsweise
jährlich 5 % des Jahresüberschusses eingestellt werden., und zwar so lange, bis
10 % des gezeichneten Kapitals erreicht sind. Bei der GmbH gibt es diese Auflage
allerdings nicht. Rücklagen sind zusätzliches Haftungskapital.
Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik
Wer Buchführung in der Schule oder in Kursen erlernen durfte, hat sicher noch
die Erinnerung daran, dass bei umfangreichen Übungsaufgaben der Abschluss mit
viel Aufwand verbunden war. Es mussten Striche gezogen, Salden ermittelt über
Zwischenkonten auf die Gewinn- und Verlustrechnung und in die Schlussbilanz
abgeschlossen werden. Und wenn man Glück hatte, ging es auch noch auf.
174
Lese-Ausflug 10
Pacioli sagt: „Nachdem man diese Dinge gut gemerkt hat, muss man jetzt die
Art angeben, wie man von einem Buch in das andre überträgt, wenn man
das Buch zu wechseln wünscht, weil es voll geschrieben ist oder weil ein
neues Jahr beginnt, wie es in berühmten Orten Sitte ist, welche die großen
Kaufleute jedes Jahr, besonders für neue Jahreszahlen, immer beobachten.
Dieser Vorgang, zusammen mit den folgenden, heißt die Bilanz des Buches. Willst
Du dies befolgen, so ist größte Sorgfalt notwendig ...“
Diejenigen, die noch die Buchhaltung ohne Computer gepflegt haben, mussten
einen ähnlich hohen Aufwand treiben, um einen Abschluss durchzuführen. Heute
ist das mit dem Computer einfacher. Es ist – alle vorbereitenden Abschlussarbeiten als durchgeführt vorausgesetzt! – nur ein Menübefehl aufzurufen und wenig
später ist der Abschluss durchgeführt.
Gerade weil der eigentliche Abschluss nun sehr leicht durchzuführen ist, sollte
viel Sorgfalt auf die vorbereitenden Arbeiten verwandt werden. Grundsätzlich ist
folgendes Vorgehen beim Jahresabschluss anzuraten:
1. Buchen aller vorhandenen Belege.
2. Prüfen ob noch Belege zu erwarten sind (notfalls anfordern oder Ersatzbelege erstellen und buchen)
3. Anlagenbuchhaltung aktualisieren und Abschreibungen buchen (falls dies
nicht schon während des Jahres laufend passiert ist).
4. Geschäftsvorfälle auf zeitliche Abgrenzungen prüfen.
5. Rückstellungen bilden wo nötig.
6. Den Abschluss durchführen (probehalber)
7. Mit dem Steuerberater diesen Abschluss durchsprechen und prüfen.
8. Abschließende Buchungen vornehmen
9. Den endgültigen Abschluss durchführen.
WISO Tipp
Insbesondere wenn Sie mit einem DATEV-Kontenrahmen buchen und nicht
selbst sehr solide Buchhaltungs- und Jahresabschlusskenntnisse haben, führen Sie den Abschluss nur bis Schritt 7 durch und überlassen Sie alles Weitere
ihrem Steuerberater. Wenn Sie unsicher sind, übergeben Sie ihm eine Diskette
mit Ihren Buchhaltungsdaten schon nach Schritt 3 oder 4.
175
Soll & Haben
176
Glossar
Glossar
Abbuchungsverfahren
Zahlungsweise, bei der der Gläubiger (Lieferant) den fälligen Betrag direkt vom
Konto des Schuldners (Kunden) abbuchen lässt. Dieses Verfahren muss der Bank
gegenüber dokumentiert werden, das heißt, der Kontoinhaber muss eine schriftliche Einwilligung gegeben haben. Einer Abbuchung kann der Kontoinhaber innerhalb zwei Wochen nach Abbuchung widersprechen.
Abfindung
Entschädigungszahlungen des Arbeitgebers, die für den Verlust des Arbeitsplatzes
durch eine Kündigung geleistet werden. Nicht selten gibt es Abfindung im Rahmen eines Sozialplans.
Abgrenzungen
In der Finanzbuchhaltung werden auch Aufwendungen und Erträge verbucht, die
nicht unmittelbar etwas mit der eigentlichen Betriebsleistung zu tun haben. Solche betriebs- oder periodenfremden außerordentlichen Aufwendungen oder Erträge müssen von den betriebsbedingten Aufwendungen und Erträgen abgegrenzt
werden, um eine Verfälschung des Betriebsergebnisses zu vermeiden.
Absatz
auch: Vertrieb. Die letzte Stufe im betrieblichen Leistungsprozess.
Absatzplan
Teil des Gesamtplans eines Unternehmens. Er berücksichtigt die Ziele auf dem
Absatzmarkt unter Berücksichtigung der realen Marktchancen. Der Absatzplan ist
einem permanenten Soll-Ist Vergleich zu unterziehen, um kurzfristig Anpassungen erarbeiten zu können.
Abschreibungen
Vermögensgegenstände werden in der Finanzbuchhaltung abgeschrieben. Man
unterscheidet zwischen planmäßiger Abschreibung, außerplanmäßiger Abschreibung und steuerrechtlicher Abschreibung. Bei allen Methoden werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die geschätzte Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung verteilt. Üblich sind die lineare Abschreibung, die degressive
Abschreibung sowie die Leistungsabschreibung.
177
Soll & Haben
Akkordarbeit
Wird ein Arbeitsentgelt nicht an der geleisteten Arbeitszeit, sondern an der geleisteten Arbeitsmenge bemessen, so liegt Akkordarbeit vor.
Aktivierung
Die Buchung auf der Sollseite eines aktiven Bestandskontos in der Buchführung
und dem Ansatz eines Aktivpostens in der Bilanz bezeichnet man als Aktivierung.
Aktivkonto
Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung. Ein Aktivkonto ist ein Vermögenskonto. Es wird über das Schlussbilanzkonto abgeschlossen.
Algorithmus
Ein Rechenvorgang mit wiederholender Gesetzmäßigkeit. Insbesondere bei der
Programmierung werden Algorithmen für bestimmte Funktionen (beispielsweise
Suchvorgänge) eingesetzt.
Anhang
Kapitalgesellschaften müssen in ihrem Jahresabschluss neben der Bilanz und der
Gewinn- und Verlustrechnung in einem Anhang Erläuterungen zu den Posten der
Bilanz und der GuV aufführen. Je nach Größe der Gesellschaft sind auch noch
weitere Angaben zu machen (z.B. ausstehende Einlagen, Sonderposten mit Rücklagenanteil).
Anlagenbuchführung
Das Anlagevermögen eines Unternehmens besteht aus Sachanlagen, Finanzanlagen und immateriellen Vermögensgegenstände. Die Anlagenbuchführung erfasst
die Sachanlagen eines Unternehmens und führt dieses solange auf, wie es im
Unternehmen enthalten und/oder eingesetzt ist. Ein Anlagespiegel mit einer Übersicht der Abschreibungen und des Restwertes gehört in den Anhang zur Bilanz.
Anlagevermögen
Das Anlagevermögen eines Unternehmens wird auf der Aktivseite der Bilanz aufgeführt.
Anschaffungskosten
Mit Anschaffungskosten bezeichnet man die Aufwendungen, die geleistet werden
müssen, um ein Wirtschaftsgut zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand
zu versetzen.
178
Glossar
Anwesenheitsprämie
Eine Sondervergütung, die der Arbeitnehmer neben seiner vertraglich oder tariflich vereinbarten Vergütung dafür enthält, dass er während eines bestimmten
Zeitraumes eine tatsächliche Arbeitsleistung erbringt.
Arbeitgeber
Arbeitgeber ist, wer mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigt. Er ist Gläubiger
des Anspruchs auf Arbeitsleistung und Schuldner des Arbeitsentgelts gegenüber
dem Arbeitnehmer.
Arbeitnehmer
Wer aufgrund eines privatrechtlichen Vertrages oder eines gleichgestellten Rechtsverhältnisses zur Arbeit verpflichtet ist, wird als Arbeitnehmer bezeichnet. Neben
der wirtschaftlichen herrscht auch eine persönliche Abhängigkeit durch die Einbindung in die betriebliche Organisation.
Arbeitsentgelt
Alle laufenden und/oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung zählen
zum Arbeitsentgelt.
Arbeitslosenversicherung
Alle Arbeiter und Angestellte sind grundsätzlich in der Arbeitslosenversicherung
versicherungspflichtig.
Arbeitspapiere
Dazu gehören die Lohnsteuerkarte, der Sozialversicherungsausweis, das Arbeitszeugnis, die Arbeitsbescheinigung und ggf. die Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Papiere (außer Zeugnisse
und Arbeitsbescheinigungen) dem Arbeitgeber vorzulegen, der sie während der
Dauer der Beschäftigung verwahren muss. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber sie herausgeben. Er haftet bei schuldhaftem Verlust.
Arbeitstage
Die Tage, an denen der Arbeitnehmer seiner Verpflichtung zur Arbeitsleistung
nachkommen muss. Sie sind nicht identisch mit dem Begriff Werktage. Welche
Tage als Arbeitstage gelten, ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag.
179
Soll & Haben
Arbeitsunfähigkeit
Eine Erkrankung des Arbeitnehmers, die ihn an der Ausübung seiner Tätigkeit
hindert. Sie führt zur Entgeltfortzahlung und bei längerer Dauer (mehr als 6 Wochen) zur Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse.
Arbeitsvertrag
Dienstvertrag über eine unselbstständige Arbeitsleistung. Parteien sind der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer.
Arbeitszeit
Sie ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder kann vom Arbeitgeber einseitig festgelegt werden. Ein Betriebsrat hat dazu ein Mitbestimmungsrecht.
Aufbewahrungsfristen
Buchführungsunterlagen müssen innerhalb bestimmter Fristen aufbewahrt werden (lt. § 257 HGB). 10 Jahre müssen aufbewahrt werden: Handelsbücher (Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse), Lageberichte, Konzernabschlüsse
und Konzernlageberichte. 6 Jahre müssen aufbewahrt werden: empfangene Handelsbriefe, Kopien der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.
Außerordentliche Erträge
Diese Erträge fallen außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit an. Sie beruhen auf Ereignissen, die ungewöhnlich in der Art sind und selten vorkommen.
Dazu gehören u.a.: Erträge aus dem Verkauf von Betriebsteilen, Erträge aus dem
Verkauf von Beteiligungen, einmalige Zuschüsse der öffentlichen Hand.
Bankeinzugsverfahren
Zahlungsweise, bei der der Gläubiger (Lieferant) den fälligen Betrag direkt vom
Konto des Schuldners (Kunden) abbuchen lässt. Natürlich muss der Kontoinhaber
damit einverstanden sein. Er kann dieser Abbuchung innerhalb von 6 Wochen
nach Abbuchung widersprechen.
Beitragsbemessungsgrenzen
Arbeitsentgelte die die Beitragsbemessungsgrenze, die jährlich neu angepasst
wird, übersteigen, werden bei der Beitragsermittlung zu den Sozialversicherungen
nicht mitberücksichtigt.
180
Glossar
Beleg
Schriftstück, das dem zu buchenden Geschäftsvorfall zugrunde liegt und dieses
„belegt“. Eine Regel aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ist: Keine Buchung ohne Beleg.
Beschaffung
Die Tätigkeiten des Unternehmens zur Deckung der durch die Unternehmenstätigkeit entstehenden materiellen Bedürfnisse. Die Beschaffung von Waren (Rohstoffen und so weiter) ist nur ein Teil, die Beschaffung von Personal (Arbeitskräften)
und Finanzmitteln (Finanzierung) gehört ebenfalls dazu.
Beschaffungspreis
auch: Bezugspreis, Einstandspreis. Der Rechnungspreis einer Ware zuzüglich der
Beschaffungskosten (Bezugskosten) wie zum Beispiel Transportkosten, Verpackungskosten, Versicherungen.
Bestandskonten
Entstehen aus der Auflösung der Bilanz zu Beginn eines Geschäftsjahres. Sie nehmen die Anfangsbestände aus der Bilanz auf.
Bestandsveränderungen
Die Umsatzerlöse einer Periode entsprechen nicht den gesamten betrieblichen
Leistungen. Es sind auch Bestandsveränderungen bei Beständen an noch nicht
verkauften eigenen Erzeugnissen zu berücksichtigen. Wurde mehr verkauft, als
an produzierten Waren ins Lager genommen wurde, kommt es zu einer negativen (Lagerbestand wurde abgebaut), wurde weniger verkauft, als an produzierten
Waren ins Lager genommen wurde, kommt es zu einer positiven Bestandsveränderung (Lagerbestand wurde aufgebaut).
Bestellmenge, optimale
Die Warenmenge, bei deren Höhe am kostengünstigsten eingekauft wird. Dabei ist
aber nicht nur der Preis je Einheit zu berücksichtigen, sondern auch die Lagersituation (Lagerfläche, Lagerkosten und so weiter).
Bestellpunkt
Der Zeitpunkt, der bei einer optimalen Lagerhaltung unter Berücksichtigung der
voraussichtlichen Bestellmengen und der Widerbeschaffungszeit eine neue Bestellung aufgegeben werden muss.
181
Soll & Haben
Betriebsanalyse
Eine kritische Untersuchung eines Betriebs sowohl intern als auch extern. Ziel
ist eine verbesserte Organisation (intern) und ein besseres Erscheinungsbild des
Unternehmens (extern).
Betriebsergebnis
Das Betriebsergebnis ergibt sich aus der Gewinn- oder Verlustrechnung. Es kann
nach dem Gesamtkostenverfahren oder nach dem Umsatzkostenverfahren ermittelt werden.
Betriebsprüfung
Die ordnungsmäßige Einbehaltung der Lohnsteuer wird vom Finanzamt in regelmäßigen Abständen in Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung geprüft. Der Arbeitgeber hat eine Mitwirkungspflicht bei der Prüfung. Die Sozialversicherungsbeiträge werden von den Rentenversicherungsträgern (seit 1996) geprüft. Diese
Prüfungen finden mindestens alle vier Jahre statt.
Betriebsstoffe
Güter, die im betrieblichen Produktionsprozess verbraucht werden und dabei nicht
Bestandteil des erzeugten Produkts werden (Heizöl, Öl für Maschinen, Büromaterial und so weiter).
Bilanz
Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) eines Unternehmens an einem bestimmten Tag (Stichtag) in Form eines Kontos. Anders als beim
Inventar sind nur die Gesamtwerte der Vermögensteile und Schulden aufgeführt.
Die Bilanz ist Bestandteil des Jahresabschlusses (zusammen mit der Gewinn- und
Verlustrechnung und des Lageberichts). Die Bilanz wird in der Form eines T-Kontos ausgeführt. Die linke Seite heißt Aktiva und enthält das Vermögen, die rechte
Seite heißt Passiva und enthält die Schulden. Man sagt auch: Die Passivseite zeigt
die „Mittelherkunft“, die Aktivseite die „Mittelverwendung“ an.
Break-Event-Point
Die Nutzschwelle vor Erreichen des Gewinns. Bei seinem Erreichen sind sowohl
die fixen als auch die variablen Kosten durch die Erlöse gedeckt.
182
Glossar
Buchführung
Gemeint ist in der Regel die doppelte Buchführung. Sie ist eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Auf diese Weise kann der Kaufmann sein Vermögen und seine Schulden ständig ermitteln. Der Gesetzgeber schreibt die Buchführung ab einem bestimmten Rahmen vor. Trifft die Buchführungspflicht nicht
zu, so kann auch eine vereinfachte Aufzeichnung zur Gewinnermittlung geführt
werden (so genannte Einnahme-Überschuss-Rechnung).
Buchung
Eine Buchung ist in der Finanzbuchhaltung das schriftliche Festhalten eines Geschäftsvorfalls auf den Konten. Es werden (bei der doppelten Buchhaltung) immer
zwei Konten berührt.
Debitor
Kunde. Begriff aus der Buchhaltung. Unter Debitoren versteht man heute alle
Forderungen (also die Schuldner des Unternehmens). Sie werden in der so genannten Debitorenbuchführung verwaltet. Dabei handelt es sich um Unterkonten
zum Forderungskonto.
Direktversicherung
Schließt der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer eine Lebensversicherung auf
das Leben des Arbeitnehmers ab, dann liegt eine Direktversicherung vor. Sie dient
der langfristigen Altersvorsorge und sie ist in der Regel steuerlich begünstigt.
Dumpingpreise
Preise, die so gestaltet sind, dass sie durch ihren extrem niederen Ansatz Konkurrenzprodukte gefährden. Sie liegen oft unter den Einstandspreisen und werden
eingesetzt, um einen Marktanteil zu gewinnen. Anschließend sollen die Preise sich
wieder am Markt orientieren, was oft aber nicht so leicht wieder zu realisieren ist.
Einführungsrabatt
Wird bei der Einführung eines neuen Produkts dem Handel gewährt, um verstärkte Verkaufsaktivitäten anzuregen.
Einnahmen-Überschussrechnung
Wenn nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften die Verpflichtung besteht, Bücher
zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, so kann die Einnahmen-Überschussrechnung zur Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG angewandt werden.
183
Soll & Haben
Einzelhandel
Der Einzelhändler bezieht seine Waren vom Großhändler oder Hersteller und verkauft Sie an private Haushalte (Endverbraucher). Einzelhandelsgeschäfte gibt es
in vielen Facetten: das Fachhandelsgeschäft, Supermärkte, Kaufhäuser. Eine besondere Form des Einzelhandels ist der Versandhandel.
Entnahmen
Wirtschaftsgüter, die der Steuerpflichtige dem Betrieb entnimmt (Barmittel, Waren
oder Leistungen), zählen zu den Entnahmen und müssen als Einkünfte versteuert
werden (EStG § 4 Abs.1).
Erfolgskonten
Die Aufwendungen und Erträge werden im Laufe des Geschäftsjahres auf den
Aufwands- und Ertragskonten – den sog. Erfolgskonten – gebucht. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Salden dieser Konten als Aufwendungen
und Erträge des Geschäftsjahres einander gegenübergestellt.
Ersatzkassen
Zu den gesetzlichen Krankenkassen gehören neben den Allgemeinen Ortskrankenkassen (AOK), Betriebs- und Innungskrankenkassen, Seekrankenkassen, landwirtschaftlichen Krankenkassen und der Bundesknappschaft die Ersatzkassen. Sie
führen die Krankenversicherung nach den gleichen Rechtsvorschriften.
Erträge
Erträge sind der in Geld bewertete Wertzugang in einer Periode. Sie erhöhen das
Reinvermögen eines Unternehmens.
Fertigprodukt
Ein Fertigprodukt hat den betrieblichen Produktionsprozess (in einem Industrieoder Handwerksbetrieb) durchlaufen und wird zum Verkauf angeboten. In einem
anderen Unternehmen kann es aber ein Bestandteil für eine weitere Fertigung sein.
Forderungen
Bezeichnet das Recht von einem anderen, aufgrund eines Schuldverhältnisses eine
Leistung zu fordern (BGB § 241).
Geldwerter Vorteil
Wenn einem Arbeitnehmer Lohn nicht in Form von Barlohn, sondern in Form von
Sachlohn zufließt, spricht man vom geldwerten Vorteil.
184
Glossar
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von beweglichen Wirtschaftsgütern
des Anlagevermögens können dann vollständig im Jahr der Anschaffung oder
Herstellung als Betriebsausgabe abgeschrieben werden, wenn der Wert des einzelnen Wirtschaftsgutes 410 Euro nicht übersteigt. Solche Güter werden geringwertige Wirtschaftsgüter genannt.
Gesamtkostenverfahren
Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach dem Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden. Beim Gesamtkostenverfahren werden die Erträge
und Aufwendungen eines Geschäftsjahres einander gegenübergestellt.
Gesamtumsatzrabatt
Wird dem Wiederverkäufer am Ende eines Jahres auf den Gesamtumsatz gewährt.
Oft mit der Erreichung eines Mindestumsatzzieles verbunden.
Gewerbe
Jede auf Dauer angelegte selbstständige wirtschaftliche Tätigkeit mit der Absicht,
Gewinn zu erzielen.
Gewinn
Die positive Differenz zwischen Umsatz (Erlös) und Kosten. In einer differenzierteren Betrachtung wird vom Umsatz zunächst der Wareneinsatz abgezogen (das
heißt, die Produkte, die zuvor selbst eingekauft wurden. Bei einem Industriebetrieb sind es die Herstellungskosten). Dann sind die sonstigen betrieblichen Kosten
(einschließlich der Personalkosten) zu subtrahieren. Was bleibt, ist der Gewinn.
Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Gegenüberstellung der Aufwendungen
und Erträge eines Geschäftsjahres. Sie bildet zusammen mit der Bilanz den Jahresabschluss.
Grafikation
Sonderzuwendungen des Arbeitgebers zu bestimmten Anlässen (z.B. Jubiläen) die
zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährt werden.
Großhandel
Dienstleistungsbetrieb und eine dem Einzelhandel vorgeschaltete Handelsstufe.
Der Großhandel kauft von Herstellern und Produzenten große Warenmengen und
gibt sie in kleineren Einheiten an Wiederverkäufer (Einzelhandelsbetriebe) ab.
185
Soll & Haben
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Das Handelsgesetzbuch schreibt vor (HGB § 238), dass die kaufmännische Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu führen
ist. Wichtige Grundsätze sind:
 Keine Buchung ohne Beleg
 Die Belege sind zeitnah zu erfassen (zu buchen)
 Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitge-
recht geordnet und verständlich sein.
 Wenn Buchungen und Aufzeichnungen verändert (korrigiert) werden, so
muss dies erkennbar und nachvollziehbar sein.
Handelsbetriebe
(allgemein) sind Dienstleistungsbetriebe zur Beschaffung und Verteilung von Waren.
Handelsregister
Ein beim Amtsgericht geführtes Verzeichnis, in das sich alle Vollkaufleute eintragen lassen müssen, deren Unternehmen zur Buchführung verpflichtet sind.
Handelsspanne
Differenz zwischen Beschaffungspreis und Verkaufspreis (im Handelsbetrieb).
Handelsvertreter
Selbstständige Gewerbetreibende, die ständig damit betraut sind, anderen Unternehmern Geschäfte zu vermitteln oder im Namen der Unternehmer abzuschließen
($ 84 – 92 c HGB).
Herstellungskosten
Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme
von Diensten entstehen. Sie setzen sich zusammen aus den Einzelkosten der Fertigung und den Fertigungsgemeinkosten.
Industriebetrieb
Dient der Herstellung (Produktion) von Gütern. In der Grundstoffindustrie werden
Güter für ihr nachfolgende Produktionsstufen hergestellt. In der Investitionsgüterindustrie werden Maschinen, Fahrzeuge, Schiffe und andere hergestellt, also
Güter, die in der Konsumgüterindustrie zur Fertigung von Verbrauchsgütern benötigt werden.
186
Glossar
Inventur/Inventar
Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres hat
jeder Kaufmann sein Vermögen und seine Schulden genau zu verzeichnen. Den
Vorgang nennt man Inventur, die tabellarische Auflistung das Inventar. Es bildet
die Grundlage für die Bilanz.
Investition
Langfristige Verwendung von Kapital zur Beschaffung von Sachanlagevermögen.
Jahresabschluss
Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres
muss ein das Verhältnis des Vermögens und der Schulden darstellender Abschluss
angefertigt werden. Dieser besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, in manchen Fällen aus einem zusätzlichen Anhang und Lagebericht.
Kalkulation
Preisfindung für einen Artikel. Dem Einstandspreis werden verschiedene interne
Kostenfaktoren und eine Gewinnspanne zugerechnet. Berücksichtigt werden sollten auch Zahlungsvorteile, die den Kunden gewährt werden, etwa Skonti.
Konditionen
Bedingungen, zu denen ein Geschäft zwischen Kaufleuten abgeschlossen wird.
Konkurs
Gerichtliches Verfahren zur zwangsweisen Aufteilung des gesamten Vermögens
eines zahlungsunfähigen Schuldners an seine Gläubiger.
Kontenrahmen
Ein Kontenrahmen ist ein Organisations- und Gliederungsplan für das Rechnungswesen. Diese Kontenrahmen liegen heute in standardisierten Formen vor
(z.B. Industriekontenrahmen IKR, Kontenrahmen der DATEN SKR 01, 02, 03, 04).
Konto
Zweiseitige Aufstellung, auf der in der doppelten Buchführung die einzelnen Geschäftsvorfälle gebucht werden. Die linke Seite wird als Sollseite, die rechte Seite
als Habenseite bezeichnet. Zu- und Abgänge werden immer auf verschiedenen
Seiten dargestellt.
187
Soll & Haben
Kosten
Die für die betriebliche Leistungserstellung (Beschaffung, Produktion, Absatz)
notwendigen und in Geld bewerteten Aufwendungen.
Krankengeld
Arbeitnehmer bekommen ab dem Zeitpunkt, ab dem die Entgeltfortzahlung des
Arbeitgebers entfällt Krankengeld von ihrer gesetzlichen oder privaten Krankenkasse, wenn eine Krankheit vorliegt oder eine Rehabilitationsmaßnahme durchgeführt wird.
Kreditoren
Unter dem Begriff Kreditoren werden alle kreditgewährenden Gläubiger zusammengefasst. Den größten Teil machen in einem Unternehmen die kreditgewährenden (Waren-) Lieferanten aus. Sie werden in der sog. Kreditorenbuchführung
verwaltet.
Lagerbuchhaltung
Nebenbuchhaltung, die eine Übersicht über (Waren-) Bestände und deren Veränderung führt.
Lagerhaltung
Vorübergehende Lagerung materieller Güter. Industriebetriebe lagern Roh-, Hilfsund Betriebsstoffe, sowie die fertigen Erzeugnisse vor dem Abverkauf an Großhändler und Verbraucher. Der Handel lagert Fertigprodukte zur Abgabe an andere
Händler oder Verbraucher.
Lieferbedingungen
Konditionen, die Einzelheiten der Vertragsabwicklung zwischen den Vertragsparteien festlegen. Sie regeln insbesondere die Art und Weise der Lieferung einer Ware.
Liquidität
Die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens.
Lohn
Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer eine Leistungsvergütung zu zahlen – den
Lohn. Dieser Begriff wird allerdings in der Regel für die Vergütung an Arbeiter
benutzt. Für Angestellte wird der Begriff Gehalt verwendet.
188
Glossar
Lohnkonto
Hauptbestandteil der Lohnunterlagen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden
Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Zu verstehen ist darunter eine Aufstellung der persönlichen Daten des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit seiner
Arbeitstätigkeit und der dafür gezahlten Arbeitsvergütung.
Lohnsteuer
Einkommensteuer, die bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit durch direkten Abzug vom Arbeitslohn erhoben wird.
Lohnsteueranmeldung
Nach § 41a EStG muss der Arbeitgeber regelmäßig die einbehaltene oder pauschalierte Lohnsteuer beim zuständigen Finanzamt anmelden und abführen.
Lohnsteuerkarte
Wird von der Wohnsitzgemeinde des Arbeitnehmers bis Ende Oktober des laufenden Jahres für das Folgejahr ausgestellt und zugesandt. Sie enthält die wesentlichen Merkmale für die Lohnversteuerung (Lohnsteuerklasse, Familienstand,
Kinderzahl, Religionsgemeinschaft) und ist beim Arbeitgeber vorzulegen.
Mangelrüge
Anzeige des Käufers an den Verkäufer, dass die gelieferte Ware einen Mangel hat.
Markenartikel
Güter, die mit einem Markenzeichen (Firmenname, Logo) ausgestattet sind und in
gleich bleibender Aufmachung und Qualität über einen längeren Zeitraum verkauft werden.
Marktanteil
Der Anteil am gesamten Volumen eines Marktes, den eine Firma mit ihren Produkten hat.
Mutterschutz
Für Arbeitnehmerinnen gewährt das Mutterschutzgesetz einen besonderen arbeitsrechtlichen Schutz für die Zeit vor und nach der Geburt. Es muss vom Arbeitgeber an geeigneter Stelle im Betrieb zur Aussicht ausliegen.
Nachfrage
Menge an Gütern, die der Käufer bei unterschiedlichen Preisen bereit und in der
Lage ist, zu erwerben.
189
Soll & Haben
Nettoumsatz
Umsatz abzüglich aller Nachlässe und Erlösschmälerungen. Dieser „bereinigte“
Umsatz wird auch als Reinumsatz bezeichnet.
Neutrale Aufwendungen
Die neutralen Aufwendungen dienen nicht dem eigentlichen Betriebszweck. Zu
diesen Aufwendungen gehören: betriebsfremde, kreditgewährende und außergewöhnliche Aufwendungen.
Neutrale Erträge
Entstehen nicht durch den eigentlichen Betriebszweck. Darunter fallen u.a. Steuererstattung aus dem Vorjahre (periodenfremd), Erträge aus Beteiligungen (betriebsfremd), Gewinn aus dem Verkauf eines Anlagegutes (außerordentlich). Sie
sind das Gegenstück zu den neutralen Aufwendungen.
Passivierung
Buchung auf der Habenseite eines passiven Bestandskontos und der Ansatz eines
Passivpostens in der Bilanz bezeichnet man als Passivierung.
Passivkonto
Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung. Ein Passivkonto ist ein Schuldenkonto.
Es wird über die Schlussbilanz abgeschlossen.
Preis
gibt den Wert eines Gutes in Geld an. Die Preisfindung ist eine der wichtigsten
Aufgaben eines Unternehmers.
Privatentnahme
Eine Privatentnahme liegt vor, wenn der Unternehmer Wirtschaftsgüter aus dem
betrieblichen in den privaten Bereich überführt.
Privatkonto
Bei Einzelfirmen und Personengesellschaften werden für den Einzelunternehmer
bzw. die vollhaftenden Gesellschafter so genannte Privatkonten geführt. Auf diesen werden alle Einlagen und Entnahmen gebucht.
Quittung
Schriftliche Empfangsbestätigung des Gläubigers einer Leistung (meist eines Geldbetrags) an den Schuldner.
190
Glossar
Rabatt
Preisnachlass beim Einkauf von Waren oder bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Er wird entweder als feststehender Betrag oder als Prozentsatz angegeben.
Rechnungsabgrenzung
Als Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwendungen für eine bestimmte Zeit
nach diesem Tag darstellen. Auf der Passivseite sind Einnahmen vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Erträge für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.
Rendite
Der Ertrag aus dem angelegten Kapital, in Prozentsätzen ausgedrückt.
Rentenversicherung
Die gesetzliche Rentenversicherung gehört neben der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu den Sozialversicherungen. Versicherungspflichtig sind
grundsätzlich alle, die gegen Arbeitsentgelt oder zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt sind. Auch die freiwillige Versicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Rücklagen
Rücklagen wurden bei Kapitalgesellschaften aus rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Gründen zur Deckung noch nicht entstandener Verbindlichkeiten
gebildet. Sie sind Bestandteil des Eigenkapitals und steuerlich nicht abzugsfähig.
Rückstellungen
Durch die Bildung von Rückstellungen werden Ausgaben und Verluste, die wirtschaftlich das abgelaufene Jahr betreffen, periodengerecht abgegrenzt. Es erfolgt
keine endgültige Gewinnkorrektur, sondern lediglich eine Gewinnverlagerung auf
das Jahr, das wirtschaftlich mit diesem Aufwand belastet werden soll.
Sachbezüge
Das sind Lohnbestandteile, die nicht in Geld, sondern in Naturalien gewährt werden. Sie sind steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Skonto
Für die Zahlung einer Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist wird oftmals
ein Abzug gewährt, der Skonto genannt wird. Damit soll ein Anreiz zur frühzeitigen Zahlung gegeben werden.
191
Soll & Haben
Sonstige Forderungen
Bei den Sonstigen Forderungen erfolgt der Ertrag im alten Jahr, während die Einnahme erst im neuen Jahr erfolgt.
Sonstige Verbindlichkeiten
Bei den Sonstigen Verbindlichkeiten handelt es sich um Aufwendungen, die im
alten Jahr entstanden sind und deren Zahlungen erst im neuen Jahr erfolgen.
Sortiment
Warenangebot und –auswahl eines Unternehmens. Das Sortiment eines Händlers
umfasst alle von ihm angebotenen Waren.
Sozialversicherungsausweis
Einen Sozialversicherungsausweis erhalten alle Arbeitnehmer in der Bundesrepublik Deutschland, um dem Missbrauch von Sozialleistungen vorzubeugen. Er wird
von der gesetzlichen Rentenversicherung ausgestellt.
Stornobuchung
Unter einer Stornobuchung versteht man das Rückgängigmachen einer Buchung.
Dabei muss die ursprüngliche Buchung kenntlich bleiben. Am sichersten ist es,
die Stornobuchung in der Form einer Umbuchung zu machen. (Die ursprüngliche
Buchung wird mit umgekehrtem Buchungssatz wiederholt. Anschließend erfolgt
die neue, richtige Buchung.
Teilzeitarbeit
Sie liegt vor, wenn die regelmäßige Arbeitszeit kürzer ist als die regelmäßige Wochenarbeitszeit vergleichbarer vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer.
Umsatz
(auch: Erlös). Wert, der innerhalb einer Periode (Monat, Jahr) die verkauften Produkte eines Unternehmens in Geld bewertet.
Umsatzkostenverfahren
Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach dem Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden. Beim Umsatzkostenverfahren werden den Umsatzerlösen die Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten
Leistungen gegenübergestellt.
192
Glossar
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird auf jeder Wirtschaftsstufe auf eine Ware oder Leistung
erhoben. Durch den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer, die auf einer Vorstufe entstanden ist, wird jeweils nur der Mehrwert der Ware oder Leistung besteuert.
Daher auch die Bezeichnung Mehrwertsteuer.
Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten sind Schulden Dritten gegenüber. Es wird zwischen langfristigen (z.B. Darlehnsverbindlichkeiten) und kurzfristigen Verbindlichkeiten (Lieferantenverbindlichkeiten) unterschieden.
Zahlungsbedingungen
Konditionen, die die Art und Weise der Zahlungsabwicklung zuwischen Käufer
und Verkäufer regeln. Dazu gehören vor allem die Vereinbarungen über die Fälligkeit der Zahlungen.
Zeitlohn
Der Arbeitnehmer wird rein nach der geleisteten Arbeitszeit bezahlt.
193
Soll & Haben
Im Buch benutzte Konten
Die in den Beispielen benutzten Konten sind im Folgenden noch einmal in einer
Übersicht aufgelistet. Diese Kontenzusammenstellung entspricht in keinster Weise
einem kompletten Kontenrahmen, wie er für die Praxis zu gebrauchen ist. Für
die Beispiele und zur Einführung in die Buchführung ist diese Zusammenstellung
aber ausreichend. Die Gliederung wurden dem SKR 04 angelehnt.
194
0200
Grundstücke
0400
Maschinen und Anlagen
0520
PKW
1100
Fertigerzeugnisse
1200
Forderungen
1220
Sonstige Forderungen
1230
Wechsel aus Lieferungen und Leistungen
1401
Anrechenbare Vorsteuer 7 %
1405
Anrechenbare Vorsteuer 19 %
1600
Kasse
1800
Bank
1900
Aktive Rechnungsabgrenzung
2000
Festkapital (Eigenkapital)
2100
Privatkonto
2130
Eigenverbrauch
2180
Privateinlagen
3070
Sonstige Rückstellungen
3310
Verbindlichkeiten
3350
Verbindlichkeiten aus Wechseln
3801
Umsatzsteuer 7 %
3805
Umsatzsteuer 19 %
4000
Umsatzerlöse
Glossar
4600
Eigenverbrauch
4700
Erlösschmälerungen
4740
Gewährte Boni
4800
Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse
4820
Andere aktivierte Eigenleistungen
4830
Sonstige Erträge
5100
Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
5200
Wareneinkauf
5720
Nachlässe
5730
Erhaltene Skonti
5740
Erhaltene Boni
5800
Anschaffungsnebenkosten
6110
Gesetzliche soziale Aufwendungen
6220
Abschreibungen auf Sachanlagen
6570
KfZ-Steuer
6710
Verpackungsmaterial
6855
Nebenkosten des Geldverkehrs
7100
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
7340
Diskontaufwendungen
7400
Außerordentliche Erträge
7500
Außerordentliche Aufwendungen
7685
Kfz-Steuer
195
Soll & Haben
Index
A
Abgabenordnung ..................................................................... 21, 35, 53, 155
Abgrenzung ................................................................................................. 26
Absatzleistungen........................................................................................ 144
ADV .............................................................................................................. 53
AfA ...................................................................................................... 159, 161
AG ...................................................................................................... 123, 174
Aktiva ........................................................................................ 42, 46, 78, 182
Aktivierung ......................................................................................... 120, 178
Anfangsbestand ............................................................................. 58, 85, 147
Anlagenbuchführung ................................................................................. 178
Anlagevermögen ........................................................................................ 178
Anschaffungskosten .................................................................................. 178
Anschaffungsnebenkosten .......................................................... 65, 123, 125
AO .................................................................................... 23, 35, 53, 155, 156
Arbeitsentgelt ............................................................................................. 179
Arbeitskosten ............................................................................................. 143
Arbeitslosenversicherung .................................................................... 89, 179
Arbeitsunfähigkeit ...................................................................................... 180
Arbeitsvertrag ............................................................................................. 180
Arbeitszeit................................................................................................... 180
Aufbewahrungsfrist ........................................................................ 49, 55, 180
Auftrag .......................................................................................................... 98
Auftragsbearbeitung ........................................................................ 11, 15, 16
Aufwand ....................................................................... 78, 123, 127, 161, 162
Aufwandsteuern ................................................................................. 122, 123
Aufzeichnungen ................................................... 19, 24, 31, 49, 54, 152, 153
B
Barlohn ....................................................................................................... 184
Beitragsbemessungsgrenze ...................................................................... 180
Beleg ........................................................................................ 16, 51, 53, 181
Belegart ........................................................................................................ 52
Belegnummer .................................................................................. 31, 52, 56
196
Stichwortverzeichnis
Bestand ................................................................................ 36, 37, 70, 82, 85
Bestandsaufnahme .......................................................................... 31, 35, 36
Bestandsveränderungen ............................... 28, 64, 144, 147, 148, 181, 195
Bestellmenge ............................................................................................. 181
Beteiligungen ............................................................................................... 66
Betriebsausgaben ...................................................... 149, 152, 153, 165, 172
Betriebseinnahmen .................................................................... 149, 152, 172
Betriebsprüfung ......................................................................................... 182
Betriebsvermögen................................................................................ 40, 172
Betriebsvermögensvergleich ................................................. 27, 39, 150, 156
Bewertung ............................................................................ 70, 159, 170, 171
Bezeichnung ................................................................................................ 61
Bilanz ........ 25, 31, 42, 45, 46, 47, 58, 69, 70, 77, 78, 120, 152, 154, 170, 182
Bilanzklarheit ................................................................................................ 46
Bilanzkontinuität ..................................................................................... 46, 70
Bilanzwahrheit .............................................................................................. 46
Bonus ......................................................................................................... 130
Bruttopreis .................................................................................................. 117
Bruttoverfahren .......................................................................................... 119
Buchhaltung ........................... 19, 20, 27, 30, 42, 52, 139, 144, 154, 166, 175
Buchinventur ................................................................................................ 36
Buchung ........................................................... 49, 51, 52, 54, 55, 57, 71, 183
Buchungsliste .............................................................................................. 91
Buchungssatz .................................................................................. 56, 57, 58
C
CD .............................................................................................................. 115
Controlling .................................................................................................... 29
D
Dauerfristverlängerung .............................................................................. 100
Debitorenbuchhaltung ................................................................................. 32
Direktversicherung ..................................................................................... 183
Dokumentation....................................................................................... 54, 56
doppelte Buchhaltung ................................................................................. 27
durchlaufende Posten ................................................................................ 150
197
Soll & Haben
E
EDV-Buchführung .................................................................................. 52, 56
Eigenkapital ............................................................................. 39, 41, 44, 140
Eigenleistungen ................................................................................. 144, 148
Eigenverbrauch .................................................................................... 64, 140
einfache Buchführung.................................................................................. 27
Einfuhrumsatzsteuer .............................................................................. 96, 97
Einkommensteuergesetz ............................................................. 40, 149, 163
Einkreissystem ........................................................................................... 145
Einnahme-Überschussrechnung ......................... 27, 149, 151, 152, 155, 156
Einstandspreis ............................................................................................. 83
Einzelhandel................................................................................. 59, 141, 184
Elster .......................................................................................................... 102
Elster-Modul ............................................................................................... 102
Endbestand ............................................................................................ 58, 85
Erfolgskonto ................................................................................................. 78
Erfolgsrechnung .................................................................................... 28, 39
Erlös ............................................................................... 23, 78, 143, 165, 192
Ertrag............................................................................................................ 78
EStG ............................................................... 21, 40, 149, 150, 162, 165, 172
F
Finanzanlagen.............................................................................................. 43
Firmensitz im Ausland.................................................................................. 95
Forderungen .................................................... 39, 44, 98, 120, 184, 192, 194
Freiberufler ..................................................................................... 12, 23, 155
freie Rücklage ............................................................................................ 174
G
Gehalt ........................................................................................................... 89
Gehaltsabrechnung ..................................................................................... 32
Geldwerter Vorteil....................................................................................... 184
Geringwertige Wirtschaftsgüter ................................................................. 185
Gesamtkostenverfahren..................................................................... 144, 185
Geschäftsjahr ..................................................... 25, 27, 35, 37, 166, 168, 172
Geschäftskunden ......................................................................................... 12
198
Stichwortverzeichnis
Geschäftsvorfälle ........................................... 21, 25, 27, 31, 55, 78, 145, 175
gesetzlichen Rücklage ............................................................................... 174
Gestaltungsspielraum .................................................................................. 47
Gewerbebetrieb ............................................................................. 22, 82, 155
Gewerbesteuergesetz .................................................................................. 21
Gewinn ............................................. 40, 51, 78, 149, 150, 156, 172, 173, 185
Gewinn- und Verlustrechnung ..................... 25, 27, 59, 78, 86, 123, 159, 185
GoB ...................................................................................................... 26, 186
GoS .............................................................................................................. 53
Grundbuch ................................................................................................... 30
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ........................................ 24, 51
Gutschrift .................................................................................................... 128
GWG ........................................................................................................... 165
H
Handelsgesetzbuch ............................................................................. 21, 186
Handelsvertreter......................................................................................... 186
Hauptbuch ....................................................................................... 30, 31, 58
Herstellungskosten .................................................................................... 186
HGB ............................................................................................................ 141
Höchstwertprinzip ...................................................................................... 172
I
Idea ............................................................................................................ 169
Immaterielle Vermögensgegenstände......................................................... 43
Industriebetrieb .................................................................................. 143, 186
Industriekontenrahmen ...................................................................... 144, 187
innergemeinschaftlicher Erwerb .................................................................. 96
J
Jahresabschluss .............................................. 19, 26, 48, 125, 159, 170, 187
Journal ..................................................................................... 30, 57, 87, 153
K
Kalkulation........................................................................................ 29, 83, 84
Kapitalkonto ................................................................... 78, 86, 123, 172, 174
199
Soll & Haben
Kassengeschäft.................................................................................... 67, 141
KG ................................................................................................................ 12
Kontenklasse .......................................................................................... 59, 62
Kontenrahmen ..................................................................... 59, 141, 175, 187
Kontokorrent ................................................................................................ 33
Körperschaftssteuer ................................................................................... 122
Körpersteuergesetz...................................................................................... 21
Kosten ................................................................................................ 125, 143
Kosten- und Leistungsrechnung ............................................................... 143
Kostenarten ........................................................................................ 143, 146
Kostenstellen .................................................................................. 28, 82, 145
Kostenstellenrechnung ........................................................................ 82, 146
Kostenträger................................................................................................. 28
Kostenträger-Stückrechnung ......................................................... 29, 84, 146
Kostenträger-Zeitrechnung ........................................................................ 146
Kostenträgerrechnung ........................................................................... 28, 84
Krankengeld ............................................................................................... 188
Krankenkasse .................................................................................... 180, 188
Krankheit .................................................................................................... 188
KStG ............................................................................................................. 21
Kunde ..................................................................................... 51, 86, 127, 133
L
Lagerbestand ............................................................................................. 181
Lagerbuchhaltung ................................................................................ 31, 188
Lagerhaltung ...................................................................................... 181, 188
Lagerleistungen ......................................................................................... 147
Leistungsrechnung .............................................................................. 28, 145
Lieferant ....................................................................................... 87, 128, 139
Lieferungen ............................................................................................ 85, 98
Lieferungen und sonstige Leistungen ......................................................... 98
Lohn- und Gehaltsabrechnung.................................................................... 91
Lohnbestandteile ....................................................................................... 191
Lohnkonto .................................................................................................. 189
Lohnsteuer ................................................................................................. 189
Lohnsteuerkarte ......................................................................................... 189
Lohnsteuerprüfung .................................................................................... 170
200
Stichwortverzeichnis
M
Mahnung ...................................................................................................... 16
Mehrbestand .............................................................................................. 147
Mehrwertsteuer ............................................................................ 93, 117, 165
Minderbestand ........................................................................................... 147
Monatsabschluss ......................................................................................... 73
Mutterschutz .............................................................................................. 189
N
Nettopreis ........................................................................................... 117, 126
Nettoverfahren ........................................................................................... 119
Niederstwertprinzip .................................................................................... 172
O
offene Posten ............................................................................................... 32
OHG ..................................................................................................... 69, 173
P
PASSIVA ....................................................................................................... 58
Passiva ................................................................................... 42, 78, 140, 182
Passivierung ............................................................................... 120, 169, 190
Personensteuern ................................................................................ 122, 123
Planungsrechnung....................................................................................... 28
Positionen .............................................................................................. 32, 77
Preisauszeichnungsverordnung ................................................................ 117
Preisfindung ....................................................................................... 187, 190
Privateinlagen ............................................................................................ 140
Privatentnahmen ........................................................................................ 140
Privatkonto ................................................................................. 141, 172, 190
Protokoll ....................................................................................................... 73
R
Rabatt ......................................................................................................... 183
Rabattkonten .............................................................................................. 130
Rechnung ............................................................................... 11, 87, 149, 152
201
Soll & Haben
Rechnungsabgrenzung ..................................................................... 167, 191
Rechnungswesen ........................................................................................ 28
Religionsgemeinschaft .............................................................................. 189
Rentenversicherung ................................................................................... 191
Rohertrag ..................................................................................................... 86
Rückbuchung ............................................................................................. 131
Rücklage ...................................................................................... 45, 174, 191
Rücklastschrift ............................................................................................ 132
Rückstellung .............................................................................. 159, 168, 191
S
Sachanlagen ...................................................................................... 159, 178
Sachentnahme ........................................................................................... 153
Saldo .................................................................................. 42, 70, 79, 85, 119
Saldovortrag................................................................................................. 85
Schätzung ............................................................................................ 26, 156
Scheck ......................................................................................................... 88
Semesterferien ............................................................................................. 12
Skonto .................................................................................................. 87, 191
SOLL ............................................................................................................ 32
Soll ................................................................................................... 58, 69, 87
Soll-Versteuerung ......................................................................................... 23
Sonderabschreibung ................................................................................. 160
sonstige Leistungen ............................................................................. 98, 140
Sozialversicherungsausweis.............................................................. 179, 192
Stammdaten ............................................................................................... 146
steuerkarte ................................................................................................. 189
Steuersatz .................................................................................................. 117
Stoffkosten ................................................................................................. 143
Substanzverringerung ............................................................................... 149
U
Überschussrechnung ........................................ 23, 27, 33, 48, 149, 152, 183
Umlaufvermögen ......................................................................... 41, 165, 171
Umsatzkostenverfahren ..................................................................... 144, 192
202
Stichwortverzeichnis
Umsatzsteuer ............................................................................................. 193
Umsatzsteuererklärung .............................................................................. 102
Umsatzsteuergesetz .............................................................................. 21, 94
Umsatzsteuerkonto .................................................................................... 118
Umsatzsteuervoranmeldung ............................................................... 93, 100
Unfallversicherung ....................................................................................... 89
Unternehmer .......................................................................................... 19, 49
unternehmer ............................................................................................... 140
UStDV ........................................................................................................... 94
UStG ............................................................................................................. 94
V
Verbindlichkeiten............................................ 45, 64, 75, 82, 85, 98, 192, 193
Verbrauchssteuer ......................................................................................... 94
verkauf ........................................................................................................ 127
Verlust ...................................................................................... 27, 51, 79, 159
Vermögenssteuer ....................................................................................... 122
vermögenswirksame Leistungen ............................................................... 179
Voranmeldungszeitraum ...................................................................... 99, 119
Vorgang ...................................................................................................... 166
Vorgänge .......................................................................... 28, 51, 84, 128, 139
vorgänge ...................................................................................................... 78
Vorräte .......................................................................................................... 62
Vorratsvermögen.................................................................................... 36, 83
Vorschuss..................................................................................................... 90
Vorsteuer ................................................................................................ 94, 98
Vorsteuerabzug ............................................................................ 51, 138, 153
Vorsteuerkonto ........................................................................................... 118
W
Warenbestand .................................................................................. 37, 82, 86
Warenbestandsmehrung ............................................................................. 85
Warenbestandsminderung .......................................................................... 85
Warenbewegungen ...................................................................................... 82
Warenbezugskosten .................................................................................. 125
Wareneingang .................................................................................... 126, 142
203
Soll & Haben
Wareneingangskonto ..................................................................... 85, 86, 128
Wareneinkauf ............................................................................... 86, 127, 128
Wareneinsatz........................................................................................ 86, 185
Warenkonto .................................................................................................. 72
Warenverkauf ........................................................................... 84, 86, 87, 127
Warenverkaufskonto ............................................................................ 85, 130
Warenverkaufsnebenkosten ...................................................................... 127
Warenwirtschaft................................................................................ 14, 15, 38
Wechsel ........................................................................................................ 32
Wertermittlung .............................................................................................. 83
Werteverzehr ................................................................................................ 78
Wertezuwachs .............................................................................................. 78
Z
Zahlungen .................................................................................................. 193
zahlungen .................................................................................................. 177
Zahlungsbedingungen................................................................. 13, 117, 193
Zahlungsziel ........................................................................................... 13, 87
Zeugen ......................................................................................................... 51
Zuschlag .................................................................................................... 146
Zuschläge .................................................................................................... 83
Zweikreissystem......................................................................................... 145
204