Reine Kopfsache

Nr.02
14. Jahrgang · Februar 2012
JUVE-Umfrage:
Die zentralen Trends
für Inhouse-Anwälte
Auf Effizienzkurs:
Rechtsabteilungen auf
dem Weg in die Neuzeit
R E C H T S M A R K T
UNTERNEhmEN SpEzIAl
Reine Kopfsache
Risiken, Ressourcen, Rechnungen:
Wie Rechtsabteilungen ticken
FOTO: STEFAN SCHMEROLD
Eingespieltes Team: ESG-Chefjurist Holger Strnad (re.) und Einkaufschef
Thomas Schardt fordern von den Kanzleien flexible Abrechungsmethoden.
UNTERNEhmEN SpEzIAl
Einkaufsabteilungen
GEmEINSAm STARK
Einkaufsabteilungen waren vor Kurzem den meisten Unternehmensjuristen noch ein Gräuel. Von der Rechtsberatung verstünden sie nichts,
deshalb sollten sie sich heraushalten. Doch viele Syndizi haben nicht
länger die Wahl – und erkennen, wie fruchtbar die Zusammenarbeit ist.
Kanzleien müssen umdenken, wenn sie im Geschäft bleiben wollen.
von Volker Votsmeier
D
ie Kritik hat es in sich. „Die meisten
Anwälte denken eher in Risiken als
in Chancen“, sagt Dr. Holger Strnad,
Leiter der Rechtsabteilung des Systemund Softwareunternehmens ESG. Konservative Kanzleien haben es deshalb schwer,
Mandate bei dem Konzern aus Fürstenfeldbruck zu bekommen. Denn Strnad setzt
auf die Mitarbeit der Kollegen aus dem
Einkauf. „Selbst gestandene Partner rümpfen die Nase, wenn ein Controller ihre Honorarforderung unter die Lupe nimmt.
Doch die Zeiten haben sich geändert. Wer
nicht bereit ist umzudenken, wird es künftig schwerer haben, sich am Markt zu behaupten“, prognostiziert Strnad.
Nur auf den ersten Blick geht es um
Geld und darum, wie Unternehmen die
Leistungen ihrer Rechtsanwälte vergüten.
Spätestens die Finanzkrise 2008 hat dazu
geführt, dass Firmen ihre Kosten reduzieren mussten. Die Ausgaben für Anwälte
bilden da keine Ausnahme. „Es geht aber
nicht allein darum, Honorare zu kürzen.
Entscheidend ist, dass die Strukturen auf
den Prüfstand gestellt werden. Insgesamt
wollen die Unternehmen den gesamten
Einkaufsprozess transparenter und objektivierbarer machen“, sagt Markus Hartung,
Direktor des Bucerius Center on the Legal
Profession in Hamburg.
Es ist keine rasante Entwicklung, die
sich hier Bahn bricht – und doch ist eine
Trendwende sichtbar. Vor einigen Jahren
war die Einbeziehung der Einkaufsabteilung noch die ganz große Ausnahme, in
der aktuellen JUVE-Umfrage gaben immerhin elf Prozent der befragten InhouseJuristen an, den Einkauf bei der Kanzleiauswahl einzuschalten. Weitere vier
Prozent wollen dies in Zukunft tun. Und
wohin die Reise gehen könnte, zeigt eine
aktuelle Studie von Dr. Silvia Hodges, die
sich an der Fordham Law School wissenschaftlich mit dem Thema befasst hat
(▶„Wir stehen am Anfang eines Umbruchs.“ Seite 68).
Dass es noch immer viele Firmen gibt, in
denen die Rechtsabteilung allein entscheidet, liegt auch daran, dass bei etlichen
Mittelständlern schlicht die personellen Kapazitäten fehlen. Zudem setzen einige Konzerne auf Dienstleister wie Legalbill, die in
Teilen ähnliche Funktionen wie die Einkaufsabteilung erfüllen (▶Ungeliebte Zahlenspiele, Seite 72). Kleinere Unternehmen
sind auf externe Anbieter angewiesen. „Unabhängig davon, ob es unternehmensinterne oder externe Dienstleister sind: Es lohnt
sich, jemanden einzuschalten, der Anwaltsleistungen zentral verhandelt und unter
Kosten- und Qualitätsgesichtspunkten vergleicht“, sagt ein Unternehmensjurist.
zeitenwende eingeläutet. Die Zahlen
zeigen aber auch, dass die Skepsis gegenüber den eigenen Einkaufsabteilungen
noch immer groß ist. „Wir machen das alleine, weil die Abrechnungspraxis nach
Stundensätzen in anderen Bereichen nicht
üblich ist“, sagt der General Counsel eines
großen Finanzkonzerns. „In der EinkaufsJUVE Rechtsmarkt 02/12
7
UNTERNEhmEN SpEzIAl
Einkaufsabteilungen
abteilung geht es in erster Linie um die
Optimierung von Materialbestellungen, das
geht an unseren Bedürfnissen vorbei.“ Der
Syndikus bezweifelt, dass die Kollegen es
schaffen, die Anwaltskosten zu drücken.
Vieles deutet aber darauf hin, dass solche Ansichten zum Auslaufmodell werden.
Die Anwälte können nicht darauf setzen,
dass die Entscheider in den Unternehmen
auf Dauer ihre bisherige Praxis beibehalten. „Aus unternehmenspolitischen und
Compliance-Gründen müssen sich Rechtsabteilungsleiter mit sehr viel mehr internen Stellen abstimmen als früher, und die
Einkaufsabteilung entwickelt sich dabei zu
einem zentralen Partner“, sagt Hartung.
Vielerorts hat sich der Austausch bereits
fest etabliert. Die Deutsche Post DHLRechtsabteilung operiert schon seit einigen
Jahren mit dem Einkauf, etliche andere
Dax-Konzerne haben ihre Praxis ebenfalls
umgestellt. Unternehmen sehen einen
Großteil der Rechtsdienstleistungen mehr
und mehr als Standardservice, entsprechend gelten die gleichen Vergabekriterien
wie bei anderen Dienstleistungen.
„Je stärker der Commodity-Charakter
ausgeprägt ist, desto größer ist der Spiel-
raum für die Einkaufsabteilung“, sagt Hartung. Er ist überzeugt, dass Standardprodukte bei Hengeler Mueller nicht mehr
kosten dürfen als bei Kanzleien mit geringerer Reputation. Die Einkaufsabteilung
kann mit ihrem Spezialwissen entscheidend dazu beitragen, solche Leistungen zu
identifizieren. Sie sind darauf spezialisiert,
zu vergleichen und aus der Vielzahl potenzieller Angebote das beste Preis-LeistungsVerhältnis herauszufiltern. Das sieht auch
Thomas Schardt, Einkaufschef bei ESG und
damit Partner von Rechtsabteilungleiter
Strnad, so: „Wird die benötigte Beratungs-
INTERVIEW
„Wir stehen am Anfang eines Umbruchs“
FOTO: PRIVAT
Silvia hodges befasst sich seit zehn Jahren mit Marketing und Business
Development von Anwaltskanzleien. Ihr Schwerpunkt ist die Internationalisierung. Sie lehrt und forscht an der Fordham Law School in New York. Derzeit
arbeitet sie an einer Studie über die Bedeutung von Einkaufsabteilungen bei
der Vergabe von Rechtsberatungsmandaten. Hierzu hat sie mehr als 400
Antworten aus einer Procurement-LinkedIn-Gruppe analysiert und mit 20
Chefeinkäufern vertiefende Interviews geführt. Komplettiert wurde die Erhebung mit einer Online-Befragung von gut 200 Teilnehmern.
JUVE: Unternehmen setzen bei der Vergabe
von Rechtsberatungsmandaten verstärkt auf
Einkaufsabteilungen. Seit wann ist diese Entwicklung zu beobachten?
Dr. Silvia hodges: Einkaufsabteilungen sind seit
gut fünf Jahren an der Mandatierung beteiligt.
Juristische Dienstleistungen folgen damit einem
Trend, der Mitte der 1980er-Jahre mit dem Einkauf
von Ingenieurs- und Architekturdienstleistungen
anfing, Mitte der 1990er die Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit betraf und seit der Jahrtausendwende Steuerberatungen und Wirtschaftsprüfungen. Nun sind die Rechtsberatungen dran.
Welche Aufgaben übernehmen die Einkaufsabteilungen konkret?
Anfangs mag dies die Verhandlung von Rahmenverträgen sein oder das Management der Panelauswahl. In den USA waren es vor allem die sogenannten E-Discovery-Services. Eine Reihe von
hauptsächlich Großunternehmen ist da jedoch
schon sehr viel weiter und hat nun Abteilungen,
die nicht nur juristische Standardleistungen einkaufen, sondern auch an der Auswahl von Beratern bei komplexen Mandaten beteiligt sind.
Welchen Mehrwert bietet die Einkaufsabteilung?
Sie kann durch den Vergleich verschiedener
Anbieter Kosten begrenzen und senken und härter verhandeln. In manchen Unternehmen teilen
sich Chefjurist und Chefeinkäufer die Rollen ‚good
cop‘ und ‚bad cop‘ auf. Die Einkaufsleute sind
die harten Verhandler, was die Inhouse-Juristen
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JUVE Rechtsmarkt 02/12
durchaus schätzen – sie müssen ja mit den
Kanzleien im Tagesgeschäft auskommen. Das ist
schwieriger, wenn man vorher in der Verhandlung
der ‚bad cop‘ war.
Wie weit geht der Einfluss?
In unserer Studie erklärte uns ein Einkaufschef,
dass Kanzleien und General Counsel häufig behaupteten, dass sie die allein Tonangebenden
sind. Dies sei jedoch nur Mache. In der Realität
hätte der Einkauf nicht nur bei juristischen Standardleistungen Einfluss. Selbst Großkanzleien
machten Zugeständnisse im Verhandlungsraum,
da sie deren Mandat nicht verlieren wollen.
Außerdem gibt es im Einkauf nicht nur juristische
Debütanten. In unseren Studien haben wir herausgefunden, dass 10 bis 30 Prozent der Mitarbeiter
in den Einkaufsabteilungen eine juristische Ausbildung haben, teils mit Kanzleierfahrung, teils mit
Inhouse-Erfahrung.
Problem zu lösen, ist das kostengünstiger als zwei
Stunden eines Anwaltes mit einem Stundensatz
von 400 Euro. Mandanten wollen Planbarkeit und
Pauschalpreise.
Ein Einkaufschef sagte zu mir, dass er von seinem Anwalt erwartet, dass er einen Pauschalpreis
nennen kann. Kanzleien werden denken müssen
wie Versicherungen – bei einem Teil der Verträge zahlen Versicherungen drauf, bei der Mehrheit
der Verträge gewinnt die Versicherung. Ich weiß
von Kanzleien, die seit kurzer Zeit Experten für den
Bereich Preisfestlegungen eingestellt haben. Ich
denke, das ist der Anfang einer Entwicklung, die
wir in den nächsten Jahren sehen werden.
Kanzleien müssen umdenken. Sie müssen wissen, wie lange bestimmte Teilprozesse brauchen,
und wie viel sie dafür verlangen können. Manche
Kanzleien haben in den letzten Jahren angefangen,
auf diesen Erfahrungswerten interne Datenbanken
aufzubauen. Anders ist Kanzleimanagement in der
Zukunft kaum denkbar.
Gibt es ein messbares Einsparpotenzial?
Auf jeden Fall. In unserer Studie sprechen die Unternehmen von zweistelligen Prozentsätzen, die
sie einsparen konnten.
Sind der Einbindung der Einkaufsabteilung
Grenzen gesetzt?
Das kommt sehr auf die Einkaufsabteilung an
und wer hier für die Mandatierung zuständig ist.
Leider wird derzeit sehr viel polemisiert. In den
wenigsten Fällen ist es aber so, dass der Einkauf
nun mit der Axt in den Verhandlungsraum kommt
und sämtliche Beziehungen, die die Justiziare mit
Kanzleien haben, unterbinden. In unserer Studie
sahen sich die Einkaufsexperten als Partner und
Kollegen der Rechtsabteilung, die helfen, die für
das Unternehmen beste Mandatierungsentscheidung zu treffen.
Hat der Einsatz der Einkaufsabteilung konkrete
Folgen für die Vergütungsmodelle und worauf
müssen sich Kanzleien bei der Abrechnung
einstellen?
Es wird einen Wandel geben. Stundensätze
auszuhandeln, bringt Mandanten in der Regel nicht
viel weiter. Braucht etwa ein Anwalt mit einem
Stundensatz von 600 Euro eine Stunde, um das
Wo stehen deutsche Unternehmen im internationalen Vergleich?
Wir haben mit einer Reihe von Unternehmen gesprochen, im In- und Ausland. Mein Eindruck ist,
dass auch deutsche Unternehmen durchaus an
der neuen Entwicklung beteiligt sind. Wir stehen
am Anfang eines Umbruches.
Das Gespräch führte Volker Votsmeier.
UNTERNEhmEN SpEzIAl
Einkaufsabteilungen
leistung entsprechend konkret beschrieben, so kann der Einkauf, insbesondere bei
einem Bieterverfahren, deutliche Kostenvorteile erzielen.“ „Im Vergleich dazu kaufen Rechtsabteilungen subjektiv und unstrukturiert ein“, so auch Hodges.
selbst ist aber auch klar, dass sie nur dort
auf Akzeptanz stoßen, wo sie sich auf
Dienstleistungen spezialisiert haben – und
insbesondere mit dem Beratungsmarkt
auskennen. Zwar dominieren betriebswirtschaftlich vorgebildete Controller die Abteilungen, doch zunehmend werden auch
juristisch ausgebildete Mitarbeiter integriert. Für eine traditionell aufgestellte Einkaufsabteilung wäre es schwierig einzuschätzen, welche Kalkulation einer Kanzlei
realistisch ist. Wie lange ein Gutachten
dauern darf, ist ohne juristisches Verständnis nicht zu ermessen. Schardt von ESG
hält eine „enge Abstimmung und Vorbereitung mit der Rechtsabteilung“ für seriöse
Preisverhandlungen daher für zwingend.
„In meiner Abteilung arbeiten Kollegen
mit den unterschiedlichsten Qualifikationen
– Techniker, Betriebswirte, Verwaltungsfachleute und natürlich Juristen“, beschriebt Dr. Dieter Bayer, Chefjurist beim
Verkehrsverbund Rhein-Ruhr (VRR), seinen
Ansatz. Bayer verantwortet nicht nur das
Ressort Recht, sondern auch das Ressort
Einkauf. „Fast alle Aufträge – nicht nur die
an Kanzleien – sind bei uns unter vergaberechtlichen Gesichtspunkten zu prüfen, deshalb macht die gemeinsame Verantwortung
bei uns besonders viel Sinn“, sagt Bayer.
Bereits relativ viel Erfahrung haben Unternehmen bei der Verhandlung mit Wirtschaftprüfungsgesellschaften. „Für uns ist
der Austausch mit der Einkaufsabteilung
selbstverständlich – und hat sich sehr bewährt“, berichtet Dr. Christian Kaeser,
Steuerabteilungsleiter bei Siemens. „Die
Kollegen verhandeln zusammen mit uns
die Rahmenvereinbarungen, nur bestimmte Einzelfragen wie die Höhe der Stundensätze oder Haftungsbeschränkungen werden von Vertragsjuristen ergänzt, der
Vertrag wird dann von mir unterschrieben“, erläutert Kaeser.
Auch andere Formen der Zusammenarbeit haben sich etabliert. So übernehmen in einem Dax-Unternehmen jeweils
zwei Rechtsspezialisten und ein Kollege
aus dem Einkauf gemeinsam die Verhandlungen, wobei die Federführung klar bei
den Juristen liegt. In einem anderen Konzern wird bei der Verhandlung von Rahmenverträgen der Einkauf für die Rolle des
‚bad cop‘ eingeschaltet. Zugleich stellte die
FOTO: ANDREAS ANHALT
Spezialwissen gefragt. Den Einkäufern
Doppelfunktion: Rechtsabteilungsleiter Dieter Bayer vom VRR ist auch Einkaufschef
und kauft nicht nur Anwaltsdienstleistungen ein.
Einkaufsabteilung Fachleute ab, die sich
auf die Anwaltsbranche spezialisierten.
Auch Allianz-Chefsyndikus Dr. Peter Hemeling hat keine Berührungsängste: „Der
Einkauf schaut uns über die Schulter, etwa
wenn wir ein Panel aufstellen oder neue
Rahmenvereinbarungen schließen“, sagt
er. Das sei hilfreich, auch wenn die Rechtsabteilung selbst den Prozess gestaltet.
Es ist aber den Unternehmen auch klar,
dass es Mandate gibt, bei denen die Einkaufsabteilung von vorneherein außen vor
bleibt. Denn nach wie vor gibt es Aufträge,
bei denen Unternehmen quasi gezwungen
sind, auf die namhaftesten Adressen im
Markt zu setzen. Das ist immer noch der
Fall, wenn es um konzernstrategisch wichtige Transaktionen geht, bei denen einfach
nichts schief gehen darf. Und falls es doch
schief geht, können die Verantwortlichen
sich immer noch darauf berufen, die besten Anwälte engagiert zu haben.
Vergütung im Wandel. Beispiele aus der
jüngeren Vergangenheit sind die ACSHochtief-Transaktion oder die angepeilte
Fusion von NYSE und der Deutschen Börse. Beide Aufträge wurden, soweit bekannt,
nicht nur ohne Einkaufsabteilung, sondern
auch ohne Pitch vergeben. Weil es nur wenige geeignete Top-Adressen gibt, bleibt
die vergleichende Einkaufsabteilung in solchen Fällen arbeitslos. Auch bei gesellschaftsrechtlichen Streitigkeiten, die Relevanz
haben
für
Vorstände
und
Aufsichtsräte, ist der Einfluss der Einkäufer allenfalls marginal. Hier spielen persönliche Verhältnisse und Vertrauensfragen die entscheidende Rolle.
Solchen Ausnahmen zum Trotz ist der
wachsende Einfluss der Einkaufsabteilun-
gen unverkennbar. Und mit dieser Machtverschiebung ergeben sich für die Kanzleien neue Herausforderungen, insbesondere
im Hinblick auf die Vergütung. Neue Abrechnungsmethoden setzen sich immer
mehr durch. Gerade Rechnungen, auf denen das Honorar per Stundensatz ermittelt
wird, sind den Einkäufern suspekt. Sie setzen auf Produktpreise, so wie es auch bei
anderen Dienstleistungen üblich ist.
„Durch diese andere Herangehensweise
kommt es viel häufiger zu Höchstgrenzen
oder Abschlägen, auch Pauschalhonorare
werden üblicher“, sagt Hartung.
Noch immer sind viele Kanzleien nicht
bereit, ihre Modelle zu überdenken. Jedes
Mandat muss sich lohnen, das ist das weit
verbreitete Credo. Dass es unter dem Strich
um die gesamte Geschäftsbeziehung geht,
die Profit abwerfen muss, haben Anwälte
im Gegensatz zu den meisten anderen Industrien noch nicht verinnerlicht.
Doch der Druck steigt: Die Spezialisten
aus dem Einkauf verstehen nicht, dass
Wirtschaftsjuristen nicht sagen können,
was eine Standardtransaktion kosten wird.
Diese Skepsis teilen inzwischen auch viele
Inhouse-Juristen. Sie haben sich überzeugen lassen, dass juristische Dienstleistungen in der Regel nicht derart außergewöhnlich sind, dass sie nicht mit anderen
Leistungen vergleichbar sind
Einer von ihnen ist ESG-Chefjustiziar
Strnad. Er resümiert: „Wir erwarten von
unseren Anwälten, dass sie auch Festpreise anbieten und bereit sind, sich erfolgsabhängig vergüten zu lassen. Wer nur am
Stundensatz festhalten und frei nach Aufwand abrechnen will, kann kaum mehr
damit rechnen, von uns mandatiert zu
werden.“
◼
JUVE Rechtsmarkt 02/12
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Impressum
herausgeberin: Dr. Astrid Gerber (As)
Chefredakteur: Dr. Aled Griffiths (Gr)
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CvD/Schlussredaktion: Ulrike Sollbach
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