Umsatzsteuer 2016 - media.haufe

Umsatzsteuer 2016
Wegweiser durch den Dschungel
Wegweiser durch
den Dschungel
Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine sehr „formelle Steuerart“.
Werden bestimmte Vorgaben und Formalien nicht eingehalten, muss
Umsatzsteuer ans Finanzamt nachbezahlt oder die Vorsteuerkürzung
hingenommen werden. Aus diesem Grund sind die Umsatzsteuer und der
Vorsteuerabzug immer ein Prüfungsschwerpunkt bei Umsatzsteuersonderprüfungen oder bei Betriebsprüfungen des Finanzamts.
Grund genug also, das Thema Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug zur
Chefsache zu machen. Dieser Ratgeber ist natürlich nicht abschließend.
Es gibt Ihnen jedoch wichtige Grundzüge an die Hand und informiert Sie
über Neuerungen und umsatzsteuerliche Stolpersteine.
Umsatzsteuer & Vorsteuer im Visier des Finanzamts
Dass die Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug im Finanzamt einen
besonderen Stellenwert einnehmen, verdeutlichen die folgenden Verpflichtungen und Maßnahmen, mit denen die Finanzverwaltung die korrekte
Umsatzbesteuerung in Unternehmen sicherstellen möchte:
1. Existenzgründer:
Sie müssen in den ersten beiden Jahren von Anfang an monatlich zum
10. des Folgemonats eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben –
unabhängig wie viel Umsatz sie machen.
Nach Ablauf der ersten zwei Jahre ist eine monatliche Abgabepflicht nur
dann vorgeschrieben, wenn im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer
zu zahlen waren. Für die anderen Fälle gilt eine vierteljährliche Abgabepflicht.
PRAXIS – TIPP
Das Finanzamt kann Unternehmer
von der Verpflichtung zur Abgabe
der Umsatzsteuer-Voranmeldung
befreien, wenn die Umsatzsteuer für
das vorangegangene Kalenderjahr
nicht mehr als 1.000 Euro beträgt. In
begründeten Einzelfällen unterbleibt
aber die Befreiung.
2. Umsatzsteuer-Nachschau:
Finanzbeamte können unvermittelt und ohne jegliche Ankündigung
plötzlich vor der Tür stehen und verlangen, die umsatzsteuerrelevanten
Unterlagen im Betrieb zu sichten. Dann sind entsprechende Belege und
die Buchführung vorzuzeigen. In der Regel greift das Finanzamt nur bei
einem Tatverdacht (beispielsweise außerordentlich hohe VorsteuerMeldung) zu dieser Maßnahme.
3. Umsatzsteuer-Sonderprüfung:
Eine Betriebsprüfung kann sich alleine auf die Umsatzsteuer erstrecken.
Doch diese wird schriftlich angekündigt.
Einer Statistik des Bundesfinanzministeriums zufolge wurden 2015 bei
89.000 Unternehmen Umsatzsteuer-Sonderprüfungen durchgeführt.
Knapp 2.000 Umsatzsteuerprüfer der Finanzämter waren im Einsatz,
Tendenz steigend. Die schlechte Nachricht: Nachzahlungen ans Finanzamt waren in fast allen Prüfungen an der Tagesordnung.
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4. Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren)
Für manche Branchen hat der Gesetzgeber Vorschriften geschaffen,
nach denen unter bestimmten Voraussetzungen nicht der leistende Unternehmer zur Abführung der Umsatzsteuer ans Finanzamt verpflichtet ist,
sondern der Auftraggeber. Betroffen sind u.a.folgende Leistungen:
»
»
»
»
»
»
»
auleistungen
B
Gebäudereinigungsleistungen
Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers
Strom- und Gaslieferungen
Umsätze die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen
ieferung von Mobilfunkgeräten
L
Lieferung von Schrott- und Altmetallen
Beispiel:
Ein im Ausland ansässiger Unternehmer erbringt eine sonstige Leistung
an einen in Deutschland lebenden Unternehmer (z.B. Gebührenerhebung
von ebay an Powerseller). Die Rechnung des im Ausland ansässigen
Unternehmers enthält nur den Nettobetrag und den Hinweis, dass die
Umsatzsteuer nach § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG der Leistungsempfänger
(= Rechnungsempfänger) schuldet. Der Rechnungsempfänger rechnet
die Umsatzsteuer aus und meldet diese beim Finanzamt zur Zahlung an.
Ist er zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann er in gleicher Höhe Vorsteuer
gegenrechnen.
Fazit: Ein Nullsummenspiel, das nur ein Ziel hat: Die Sicherstellung der
Umsatzversteuerung.
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Grundlagen
In Deutschland gelten als Umsatzsteuersätze:
»
19 % als Regelsteuersatz
»
7 % als ermäßigter Steuersatz etwa für Lebensmittel (außer Getränke),
Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, künstlerische Leistungen wie
journalistische Artikel, Blumen, Tickets im öffentlichen Nahverkehr
bis 50 Kilometer, Eintrittskarten für Theater und Museen, bestimmte
Restaurationsumsätze (zum Beispiel Imbisse) oder auch Hotelübernachtungen
Ausnahme:
Das Frühstück im Hotel wird mit 19 % umsatzbesteuert. Konsequenz:
Die Übernachtung (7% Umsatzsteuer) und das Frühstück müssen seit
dem 1.1.2010 mit ihren jeweiligen separaten Nettobeträgen und Umsatzsteuersätzen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Unterbleibt dies
oder wird alles in einer Gesamtsumme dargestellt, wird der Vorsteuerabzug versagt. Ein Betriebsprüfer würde solche Belege in den meisten
Fällen bemängeln.
Als Unternehmer zahlen Sie:
PRAXIS – TIPP
Ist-Versteuerung
Bezüglich Ihrer Umsatzsteuer sollten
Sie als Einnahmen-Überschussrechner beim Finanzamt die Ist-Versteuerung beantragen. Diese heißt im
Amtsdeutsch: „Umsatzsteuer nach
vereinnahmten Entgelten“. Diesen
Antrag kann man formlos beim
Finanzamt einreichen und muss dies
nur kurz begründen.
Dürfen Sie die Umsatzsteuer nach
der Ist-Versteuerung ans Finanzamt
abführen, hat das keine Auswirkung
auf den Vorsteuerabzug. Die Vorsteuer erstattet das Finanzamt, sobald Sie
eine Rechnung mit ausgewiesener
Umsatzsteuer in den Händen halten.
Die Zahlung ist für den Zeitpunkt der
Vorsteuererstattung nicht maßgeblich.
Umsatzsteuer (aufgeschlüsselt nach Umsätzen
mit 19 % oder 7 %)
abzüglich der in Eingangsrechnungen ausgewiesenen Vorsteuer
= Umsatzsteuer-Zahllast
Normalerweise wird die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten berechnet (Soll-Besteuerung). Sobald Sie eine Leistung erbracht haben, ist
diese auch zu besteuern – unabhängig vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt. Bei der Ist-Versteuerung entsteht dagegen die umsatzsteuerliche
Zahlungsverpflichtung erst mit dem Geldeingang.
Die Ist-Versteuerung ist typisch für Freiberufler, die meist ihren Gewinn
oder Verlust mittels einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln.
Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 31.7.2013 regelt nun,
dass derjenige Freiberufler (beispielsweise Architekt oder Steuerberater),
der freiwillig Bücher führt, die Berechnung der Umsatzsteuer nach
vereinbarten Entgelten, also nach der Soll-Besteuerung durchführen muss.
Auch gewerblich tätige Unternehmer, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, können in den Genuss der IstVersteuerung kommen. Voraussetzung: Der Vorjahresumsatz darf nicht
mehr als 500.000 Euro betragen haben.
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Beispiel:
Ein Unternehmer erbringt eine Leistung und rechnet dafür 10.000 Euro
zzgl. 1.900 Euro Umsatzsteuer ab. Die Leistung erbringt er im Oktober
2016, die Rechnung stellt er im November 2016. Der Kunde zahlt nach
verschiedenen Mängelrügen endlich im Februar 2017.
Verpflichtung zur Zahlung
der Umsatzsteuer ans
Finanzamt
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Ist-Versteuerung
Soll-Versteuerung
mit Umsatzsteuervoranmeldung Februar
2017 (Zeitpunkt der
Zahlung)
mit Umsatzsteuervoranmeldung Oktober 2016 (= Zeitpunkt
Leistungserbringung)
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Sonderfall
Vorsteuerpauschalisierung
PRAXIS – TIPP
Diese Option kann demnach zu
höheren Vorsteuererstattungen
führen. Grundsätzlich kann ein Unternehmer für ein Kalenderjahr wählen,
ob er die Vorsteuer pauschal oder
nach einzelnen Belegen ermittelt.
Wechselt er jedoch nach der Durchschnittssatzbesteuerung auf den
regulären Vorsteuerabzug mit Einzelnachweis, so ist er fünf Jahre lang an
diese Methode gebunden.
Elektronische
Abgabe der
UmsatzsteuerVoranmeldung
Für einige Berufsgruppen gibt es umsatzsteuerliche Sonderregeln.
Weil der Aufwand für die Berechnung der Vorsteuer aus jedem einzelnen
Parkticket oder Fahrschein des öffentlichen Personennahverkehrs sehr
groß werden kann, gibt es für Unternehmer zahlreicher Branchen eine
Ausnahmeregelung: Sie können für die Ermittlung der Vorsteuer eine
Pauschale verwenden: einen Durchschnittssatz auf die Nettoerlöse. Bei
Journalisten beträgt dieser 4,8 %, bei Schriftstellern 2,6 %. Anwendbar
ist diese Regelung, wenn ein Vorjahresnettoumsatz von 61.356 Euro nicht
überschritten wird und wenn Sie nicht zur Führung von Büchern verpflichtet sind (Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung).
Beispiel:
Ein freiberuflicher Journalist erzielt im Jahr 2016 ein Nettohonorar von
20.000 Euro zuzüglich 7 % Umsatzsteuer, also 1.400 Euro. Würde er die
Vorsteuerbeträge aus seinen einzelnen Belegen aufaddieren, käme er auf
812,36 Euro Vorsteuer. Für das Jahr 2016 wählt er in seiner Umsatzsteuererklärung die Möglichkeit, die Vorsteuer nach dem Durchschnittssatz von
4,8 % zu ermitteln. Daraus ergibt sich mit 960 Euro (Nettoumsatz 20.000 x
4,88) eine um 147,64 Euro höhere Vorsteuererstattung.
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt als eine Steuererklärung und darf
daher nur vom Unternehmer selbst oder seinem Steuerberater abgegeben
werden. Sie muss übers Internet ans Finanzamt übermittelt werden. Dafür
stellt die Finanzverwaltung das kostenlose Programm ElsterFormular
(www.elsterformular.de) zur Verfügung. Die Übermittlung muss authentifiziert erfolgen, das heißt, dass sich der Steuerpflichtige einmalig bei
seinem Finanzamt registriert. Online beantragt er eine PIN, die ihm postalisch zugeschickt wird. Mit dieser kann er dann seine Steuererklärungen
elektronisch ans Finanzamt schicken.
Härtefallantrag: Haben Sie aus Altersgründen keinen Internetanschluss,
keine EDV-Buchhaltung und keinen Steuerberater, können Sie beim
Finanzamt einen Antrag auf Befreiung von der elektronischen Übermittlung
aus Härtefallgründen stellen. Akzeptiert das Finanzamt den Antrag, darf
die Umsatzsteuer-Voranmeldung ausnahmsweise weiterhin in Papierform
ans Finanzamt geschickt werden.
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Kleinunternehmer
PRAXIS – TIPP
Könnte es für einen Existenzgründer
sinnvoll sein, freiwillig zur Umsatzsteuer zu optieren, obwohl er noch
nicht diese Umsatzgrenze überschritten hat. Zwar hat er dann mehr
Buchhaltungsaufwand, doch er kann
die Vorsteuer abziehen.
Die Kleinunternehmerbesteuerung dürfen Selbständige mit umsatzsteuerpflichtigen Leistungen wählen, wenn der Umsatz nach § 19 Abs. 1 Satz 2
UStG zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer
» im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat
und
» im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigt.
Diese beiden Voraussetzungen müssen gemeinsam erfüllt sein, damit das
Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer akzeptiert.
Vorteil der Kleinunternehmerregelung: Der Kleinunternehmer darf keine
Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen. Er kann seine Leistungen
an Privatleute also billiger anbieten. Außerdem muss er während des Jahres
keine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln. Es genügt
eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung, anhand der das Finanzamt prüft, ob die
Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung noch vorliegen.
Nachteil der Kleinunternehmerregelung: Weist ein Unternehmer nach
§ 19 UStG keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen aus, hat er auch
keinen Anspruch auf eine Vorsteuererstattung für betriebliche Investitionen.
Aufgepasst:
Hat ein Kleinunternehmer in einem Jahr sehr hohe betriebliche Investitionen, kann er freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Dann
muss er die Umsatzsteuer für seine Leistungen ans Finanzamt abführen
und kann im Gegenzug die Vorsteuererstattung gegenrechnen. Das Problem dabei: Bei einem freiwilligen Wechsel kann erst wieder nach Ablauf
von 5 Jahren zur Kleinunternehmerregelung gewechselt werden.
Besonderheiten für Existenzgründer
Bei einer Existenzgründung dürfen die Umsätze im Erstjahr voraussichtlich
nicht mehr als 17.500 Euro betragen. Besonderheit: Das Finanzamt rechnet die Umsätze des Erstjahrs auf 12 Monate hoch.
Beispiel: Gründung am 1. April 2016; Umsätze von April bis Dezember
2016 betragen voraussichtlich 15.000 Euro;
Folge: Keine Kleinunternehmerregelung möglich, weil der auf 12 Monate
hochgerechnete Umsatz 20.000 Euro beträgt (15.000 Euro : 9 Monate x
12 Monate).
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Kleinbetragsrechungen
Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro toleriert die Finanzverwaltung
für den Vorsteuerabzug, dass nicht alle Angaben gemacht werden müssen. Allerdings sind auch hier erforderlich:
1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art
und Umfang der sonstigen Leistung
4. Steuersatz
5. Bruttobetrag
PRAXIS – TIPP
Kaufen Sie also im Elektromarkt für
mehr als 150 Euro brutto ein oder
beträgt die Gaststättenrechnung für
eine geschäftliche Bewirtung mehr als
150 Euro brutto, genügt eine Kleinbetragsechnung für den Anspruch auf
einen Vorsteuerabzug nicht mehr.
Um den Vorsteuerabzug aus solchen Quittungen zu berechnen, in denen
die Umsatzsteuer nicht exakt ausgewiesen ist, können Sie folgendermaßen vorgehen:
» Bei Umsätzen mit dem Steuersatz 19 %:
Sie können mit der Formel „Bruttobetrag / 119 * 19“ oder mit dem
Multiplikator von 15,97 % die Umsatzsteuer berechnen. Das Nettoentgelt wird mit dem Divisor 1,19 ermittelt.
»
Bei Umsätzen mit dem Steuersatz 7 %:
Verwenden Sie die Formel „Bruttobetrag / 107 * 7“ oder den Multiplikator 6,54 %. Das Nettoentgelt berechnen Sie mit dem Divisor 1,07.
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Eigenverbrauch
und private
Entnahmen
Unternehmer, die Vorsteuer aus Rechnungen abziehen, müssen bedenken, dass sie für private Entnahmen Umsatzsteuer zahlen müssen.
Wenn ein Einzelhändler Waren aus dem Laden für den eigenen Konsum
verwendet, so hat dies nicht nur eine einkommensteuerrechtliche, sondern
sogar auch eine umsatzsteuerrechtliche Konsequenz.
Neben dem Pkw-Eigenverbrauch müssen insbesondere Unternehmer, die
Lebensmittel herstellen oder damit handeln, Umsatzsteuer auf einen unterstellten Eigenverbrauch versteuern.
Das Bundesfinanzministerium erlässt hierfür jedes Jahr fixe Werte, die
Metzger, Bäcker oder Betreibern von Gaststätten und Cafés umsatzversteuern müssen (sog. Pauschbeträge für Sachentnahme (Eigenverbrauch)
2016; BMF, Schreiben v. 16. 12. 2015, Az. IV A 4 - S 1547/13/10001-03).
Jahreswert für eine Person ohne Umsatzsteuer 2016
Gewerbezweig
ermäßigter Steuersatz voller Steuersatz
€
€
insgesamt
€
Bäckerei
1.199
404
1.603
Fleischerei
930
835
1.765
a) mit Abgabe von kalten Speisen
1.172
983
2.155
a) mit Abgabe von kalten und warmen
Speisen
1.616
1.764
3.380
Getränkeeinzelhandel
95
297
392
Café und Konditorei
1.158
647
1.805
Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren
und Eier (Eh.)
647
68
715
Nahrungs- und Genussmittel (Eh.)
1.320
754
2.074
Obst, Gemüse, Südfrüchte und
Kartoffeln (Eh.)
297
216
513
Gaststätten aller Art
Der jeweilige Pauschbetrag stellt einen Jahreswert für eine Person dar. Für
Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr entfällt der Ansatz eines Pauschbetrages. Bis zum vollendeten 12. Lebensjahr ist die Hälfte des jeweiligen
Wertes anzusetzen.
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Beispiel:
Ein selbständiger Metzger hat eine Frau (Vegetarierin), einen Sohn 11 Jahre
alt und eine Tochter 1 Jahr alt. Folge: Es wird unterstellt, dass der Metzger
und seine Familie im Betrieb mitessen. Dass die Ehefrau Vegetarierin ist,
spielt keine Rolle. Bei den Pauschbeträgen für Sachentnahmen handelt es
sich um Erfahrungswerte, die unabhängig von Trink- und Essgewohnheiten
zur Anwendung kommen.
Ermäßigter
Steuersatz 7%
Regel-Umsatzsteuersatz 19%
Selbständiger Metzger
930 Euro
835 Euro
Ehefrau
930 Euro
835 Euro
Sohn (11 Jahre alt)
465 Euro
416 Euro
Tochter (1 Jahr alt)
0 Euro
0 Euro
Gesamte Entnahmen
2.325 Euro
2.086 Euro
Umsatzsteuer
162,75 Euro
396,34 Euro
Gesamte Gewinnerhöhung
2.487,75 Euro
2.482,34 Euro
Fazit: Der Metzger muss seinen Gewinn wegen der unterstellten Lebensmittelentnahmen um insgesamt 4.969,34 Euro erhöhen. Zudem muss er
559,09 Euro für diese Entnahmen ans Finanzamt abführen.
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Die richtige
Rechnung
Dreh- und Angelpunkt, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, ist
eine korrekt ausgestellte Rechnung. Wird dagegen verstoßen, kann der
Finanzbeamte den Vorsteuerabzug streichen. Ein echter Geldverlust.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro brutto gibt es Erleichterungen. Wird dieser Betrag überschritten, dann gelten jedoch rigide Vorschriften für die Rechnungsinhalte. Eine Rechnung muss beinhalten:
PRAXIS – TIPP
Kontrollieren Sie möglichst sofort
alle Rechnungen auf ihre Ordnungsmäßigkeit. Lassen Sie mangelhafte
Rechnungen unverzüglich vom Rechnungsaussteller korrigieren. Denn
fehlt nur ein Detail aus den genannten
elf notwendigen Angaben, kann dies
zum Verlust des Vorsteuerabzugs
führen.
Grundsätzlich kann eine fehlerhafte
Rechnung noch später korrigiert
werden. Nach der Rechtsprechung
des Europäischen Gerichtshofs vom
15.7.2010 (C-368/09) wirkt diese
Fehlerbeseitigung auf das Ursprungsjahr der Rechnung zurück. Die deutsche Finanzverwaltung ist da jedoch
anderer Meinung. Sie erkennt bei
einer Berichtigung keine Rückwirkung
auf den Zeitpunkt der ursprünglichen
Rechnungsstellung an.
1. Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers, der die
Leistung ausgeführt oder Ware geliefert hat
2. Betriebliche Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des
leistenden Unternehmens
4. Ausstellungsdatum
5. Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
6. Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
(zumindest muss der Monat angegeben sein, in dem die Leistung
abgeschlossen wurde)
7. Menge und Bezeichnung der Ware oder der sonstigen Leistung
(bei Beratungsleistungen konkrete Benennung, was und wer
beraten wurde)
8. Nettobetrag; eventuell muss dieser nach unterschiedlichen
Steuersätzen und/oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden
9. Minderungen des Entgelts wie Skonto; Hinweis auf eine vereinbarte Entgeltminderung wie beispielsweise eine Mengenrabattvereinbarung
10. Anzuwendender Steuersatz
11. Umsatzsteuerbetrag
Übrigens: Tatsächlich kommt es auf die oben genannten Inhalte an, nicht
auf die Bezeichnung. Unschädlich ist daher, wenn das Wort „Rechnung“
auf dem Beleg fehlt.
Bei Skonto- oder anderen Rabattgewährungen sind die Umsatz- und Vorsteuer dementsprechend anzupassen. Eine neue Rechnung muss deshalb
nicht ausgestellt werden, aber die Rabattgewährungen müssen aus Dokumenten erkennbar und nachvollziehbar sein.
Erleichterte Rechnungsangabepflichten gibt es bei Fahrausweisen von
Bussen, U-Bahnen und Zügen, selbst wenn ein Zugticket mal mehr als
150 Euro kostet. Hier gilt, dass bei Entfernungen bis 50 Kilometer ein
Umsatzsteuersatz von 7 % anzuwenden ist. Bei weiteren Entfernungen
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kommt der Steuersatz von 19 % zur Geltung. Für Zuschläge für Reservierungen und Liegekarten im Schlafwagenabteil gilt derselbe Steuersatz wie
für den jeweiligen Fahrpreis.
Zum Problemfall wird in der Praxis häufig die Leistungsbeschreibung. Ist
diese zu ungenau, ist der Vorsteuerabzug verloren (z.B. „Beratungsleistungen“ oder „Sonstige Dienstleistungen“). Ein Vorsteuerabzug kann trotz
einer zu allgemeinen Leistungsbeschreibung durchgesetzt werden, wenn
in der Rechnung ein Hinweis auf einen schriftlichen Vertrag zu finden ist,
aus dem sich die abgerechneten Leistungen ergeben („Siehe Vertrag vom
10.4.2015“ oder „Siehe Kostenvoranschlag vom 10.1.2015“).
Die Vorsteuer kann erst dann abgezogen werden, sobald eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Dies spielt eine besondere Rolle beim
Jahreswechsel oder auch bei der Zuordnung einer Rechnung zu einem
bestimmten Quartal oder Monat der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Wurde
eine Rechnung auf den 31.12.2016 ausgestellt, trifft aber erst am 2.1.2017
beim Unternehmer ein, dann ist der Vorsteuerabzug erst im Jahr 2017
gestattet. Bei elektronischen Rechnungen gilt jedoch der Tag der Übersendung per E-Mail.
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Umsatzsteuer 2015 | www.lexware.de
Lesbarkeit der
Rechnungen
sichern
PRAXIS – TIPP
Kopieren Sie am besten sofort alle
Thermopapierbelege. Es ist auch
möglich, dass Sie diese einscannen und elektronisch aufbewahren.
Allerdings sind sich in diesem Fall
die Finanzämter uneinig, ob Sie die
Originalbelege entsorgen können.
Moderne Multifunktionsgeräte enthalten meist einen Scanner, sodass
Sie recht problemlos Ihre Belege
am Arbeitsplatz einscannen und als
Datei auf dem Computer abspeichern
können. Sie sollten nur darauf achten,
diese Dateien sinnvoll zu benennen
und nach Datum und gegebenenfalls
weiteren Kriterien systematisch elektronisch zu archivieren.
Unternehmer sollten unbedingt darauf achten, dass die umsatzsteuerrelevanten Belege dauerhaft lesbar sind. Schließlich gibt es eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Inhalte müssen für eine etwaige
Betriebsprüfung erkennbar bleiben. Bei auf Thermopapier gedruckten
Belegen, die es häufig bei Käufen im Einzelhandel, beim Parken oder
bei manchen Tankstellen gibt, kommt es regelmäßig zu Problemen.
Schnell verbleichen diese Quittungen und die Zahlen können nicht
mehr zweifelsfrei identifiziert werden.
Problem: In solchen Fällen ist der Vorsteuerabzug gänzlich gefährdet.
Die Finanzverwaltung hat daher in diesem Jahr im Umsatzsteuer-
Anwendungserlass die Regelung aufgenommen, dass „durch einen
nochmaligen Kopiervorgang auf Papier“ ein solcher Beleg zu konservieren ist. So kann die Lesbarkeit über den gesamten zehnjährigen
Archivierungszeitraum gewahrt werden. Die ursprüngliche ThermopapierRechnung kann dann sogar weggeworfen werden.
Zur steuerlich korrekten Aufbewahrung von Papierrechnungen und
elektronischen Rechnungen müssen Sie als Unternehmer die Grundsätze
zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, beachten.
Die geltenden GoBD finden Sie in einem ausführlichen Schreiben des
Bundesfinanzministeriums (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, Az. IV A 4 –
S 0316/13/10003).
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Elektronische
Rechnungen
Im heutigen Geschäftsleben senden viele Anbieter wie Telekommunikationsdienstleister oder Online-Händler eine Rechnung per E-Mail.
Als elektronische Rechnung gilt eine
»
E-Mail mit PDF-Anhang
»
E-Mail mit Word (bzw. Textdatei)-Anhang
»
per Computer-Fax übermitteltes Dokument
»
per Fax-Server geschickter Beleg
»
per Internet-Download heruntergeladene Quittung oder
»
per Datenträgeraustausch (EDI) gesendete Rechnung.
PRAXIS – TIPP
Seit dem 1.7.2011 gelten erheblich
reduzierte umsatzsteuerrechtliche
Anforderungen für elektronische
Rechnungen. Eine digitale Signatur ist
nicht mehr nötig.
Allerdings muss der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen (das geschieht in der Praxis häufig durch eine Vereinbarung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Zudem muss der
Unternehmer die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts
nachweisen und dokumentieren sowie die Lesbarkeit der Belege sichern.
Hierfür muss ein Unternehmer ein innerbetriebliches Kontrollverfahren
installieren. Grundsätzlich sollte der Auftraggeber (oder der Buchhalter)
prüfen, ob die Rechnung inhaltlich und auch formal korrekt ist. Zwischen
Rechnung und der erstellten Leistung sollte eine erkennbare Prüfung
erfolgen. Eventuell versichert sich der Buchhalter, ob die Leistung tatsächlich so wie ausgewiesen erbracht wurde, oder der Besteller prüft selbst
die Rechnung und gibt sie dann erst zur Zahlungsanweisung frei. Auf
jeden Fall müssen die Eingangsrechnungen kontrolliert werden. Und um
den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, sollten eben auch die formalen
Voraussetzungen geprüft werden.
Übrigens: Wird eine Rechnung klassisch von einem Faxgerät zu einem
anderen Standard-Faxgerät gesendet, so gilt dies als Papierrechnung.
Simulierte Gerichtsverfahren zu digitaler Belegaufbewahrung
Dass elektronische Rechnungen wie Papierrechnungen behandelt werden
und das Archivieren digitaler Belege keine steuerlichen Nachteile nach
sich zieht, hat die Universität Kassel mit 14 simulierten Gerichtsverfahren zur steuerlichen Anerkennung digitaler Rechnungen bewiesen. Echte
Richter eines Finanzgerichts überprüften den Vorsteuerabzug aus digitalen
Rechnungen und kamen zu dem Schluss, dass digitale Rechnungen und
Papierrechnungen steuerlich gleich zu behandeln sind.
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Rechnungspflichtangabe
„Gutschrift“
Kommt es zu einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger, spricht
man vom Gutschriftverfahren. Beispiel: Ein Verlag zahlt einem freien
Journalisten, der keine Rechnung stellt, das Honorar für von ihm geschriebene Artikel aus. Für solche Abrechnungen schreibt der Gesetzgeber jetzt
zwingend vor, dass die Rechnung des Leistungsempfängers die Angabe
„Gutschrift“ enthält.
Neben diesem Begriff sind auch die im internationalen Geschäftsverkehr
üblichen Angaben „self billing invoice“ für umsatz-steuerliche Gutschriften
und „credit note“ für kaufmännische Gutschriften zulässig.
Wichtig: Unternehmen sollten kaufmännische Gutschriften (Korrektur-
belege, Rabatt-, Bonusabrechnungen, Stornorechnungen etc.) keinesfalls
mehr als „Gutschrift“ bezeichnen. Denn dann besteht die Gefahr, dass
diese aus formalen Gründen zu einer Umsatzsteuerschuld nach § 14c
UStG (unberechtigter Steuerausweis) führen. Für diese Sachverhalte
sollten Firmen ab sofort andere Termini verwenden, etwa: „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“.
PRAXIS – TIPP
Achten Sie bei Gutschriften zudem
darauf, dass Sie nur Anspruch auf
einen Vorsteuerabzug haben, wenn
Sie in der Gutschrift die Steuernummer des Gutschriftsempfängers
(= leistender Unternehmer) aufführen.
Zwar wird von Experten die Meinung vertreten, dass eine umsatzsteuerliche Gutschrift immer eine Rechnung ist, die vom Leistungsempfänger
ausgestellt wird, daher könnten kaufmännische Gutschriften per se auch
weiterhin so benannt werden. Doch um unnötigen Diskussionen aus dem
Weg zu gehen, sollten Sie sicherheitshalber die Titulierung „Gutschrift“
allein für umsatzsteuerliche Gutschriften verwenden – und dort jetzt
zwingend.
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Frist für
Rechnungsstellung
Keine einfache Anforderung für eine schnelle praktische Umsetzung stellt
eine weitere neue Pflicht dar: Rechnungen für grenzüberschreitende
Leistungen sowie für innergemeinschaftliche Lieferungen müssen jetzt bis
spätestens zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der
Umsatz ausgeführt worden ist, ausgestellt werden.
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Besonderheit
beim Ort der
sonstigen Leistung
Werden Dienstleistungen erbracht, so bestimmt sich die Umsatzsteuerbarkeit nach dem Ort der sonstigen Leistung. Bei ausländischen Unternehmern gibt es Neuerungen: Ab sofort gelten auch solche Leistungen an
juristische Personen, die sowohl unternehmerisch als auch nicht unternehmerisch tätig sind, am Sitz des Leistungsempfängers erbracht. Dabei
kommt es nicht darauf an, für welchen Bereich die Leistung bestimmt ist.
Ausnahme: Wenn die Dienstleistung ausschließlich für den Privatbedarf des
Gesellschafters oder des Personals erbracht wird, dann bestimmt sich der
Ort der sonstigen Leistung nach § 3a Abs. 1 UStG. Dann liegt der Leistungsort wie bisher am Ort, wo das leistende Unternehmen ansässig ist.
Auch wenn dies prinzipiell nicht wirklich neu ist, weil dies bereits in einem
Verwaltungserlass geregelt war, sollten leistende deutsche Unternehmer
darauf achten, dass sie verpflichtet sind, bei einer juristischen Person im
Ausland genau zu ermitteln, für welche Zwecke die Leistung bezogen
wird.
Möglicherweise kommt sogar eine Registrierungspflicht im Ausland hinzu,
wenn das Reverse-Charge-Verfahren nicht genutzt werden kann.
Registrierungspflichtig in demjenigen Mitgliedstaat, in dem der Mieter
seinen Wohnsitz hat, sind Vermieter von Beförderungsmitteln, die grenzüberschreitend langfristig an Privatpersonen vermieten. Als Leistungsort
gilt hier derjenige, an dem der Empfänger seinen Wohnsitz hat. Für Sportboote gelten Ausnahmen. Hier kommt es darauf an, wo dieses dem Mieter
zur Verfügung gestellt wurde.
Achtung: Zu einer neuen Umsatzsteuerfalle kann die Fahrzeugüberlassung eines Dienstwagens an einen im Ausland wohnenden Mitarbeiter
werden.
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Praxis-Beispiel:
Das in Bad Reichenhall beheimatete Unternehmen A überlässt seinem
Vertriebsmitarbeiter B, der im österreichischen Salzburg wohnt, einen
Dienstwagen, den dieser auch privat nutzt. Für die Überlassung ist nicht
nur Lohn-, sondern auch Umsatzsteuer fällig. Bis Juni 2013 galt, dass für
den Ort der Umsatzbesteuerung bei einer Kfz-Überlassung an eine
Privatperson galt, dass der Arbeitgeber mit seinem deutschen Firmensitz
als steuerbares Ort der sonstigen Leistung definiert wurde.
Nach der gesetzlichen Neuregelung ist dies aber in diesem Beispiel Österreich, da jetzt der Wohnort des Arbeitnehmers maßgeblich ist. Diese neue
Ortsbestimmung gilt generell bei der langfristigen grenzüberschreitenden
Überlassung von Beförderungsmitteln an Privatpersonen, etwa im Rahmen
eines Leasingvertrags, und auch bezüglich der Dienstwagengestellung.
Dies hat für den Arbeitgeber folgende Konsequenzen:
»
Maßgeblich ist der österreichische Steuersatz von 20 %
»
Entsprechende Meldungen und Steuerabführungen muss die Firma
nach österreichischem Recht vollziehen
»
Daher muss sich die deutsche Firma in Österreich umsatzsteuerlich
registrieren lassen, entsprechende Aufzeichnungen führen und in
Österreich Umsatzsteuer-Erklärungen abgeben.
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Spezielle Nachweispflichten
für steuerfreie
innergemeinschaftliche
Lieferungen
Innerhalb der EU können Waren und Leistungen umsatzsteuerfrei ausgeführt werden, wenn beide Seiten Unternehmer sind und eine betriebliche
Nutzung vorgesehen ist. Allerdings muss hierfür neben dem Doppel einer
Rechnung auch ein Nachweis erbracht werden, dass die Güter tatsächlich
am Bestimmungsort in den anderen EU-Staat gelangt sind.
Seit dem 1.1.2014 gibt es hierfür neue Belegnachweispflichten. Unternehmer haben mehrere Möglichkeiten. Derjenige Nachweis, der die fiskalischen Angabepflichten am besten erfüllt, ist die Gelangensbestätigung.
Hier bestätigt der ausländische Käufer schriftlich und mit Unterschrift,
dass er die Ware erhalten hat.
Das Bundesfinanzministerium hat hierfür ein BMF-Schreiben veröffentlicht, in dem das Muster in den Sprachen deutsch, englisch und
französisch dargestellt ist BMF, Schreiben v. 16.9.2013, Az. IV D 3 - S
7141/13/10001. In diesem Schreiben ist auch geregelt, dass
es die Finanzverwaltung nicht beanstandet, dass die neugefassten
Belegnachweise noch bis Ende 2013 nach bisherigen Verfahren erbracht
werden durften. Spätestens seit Januar 2014 gelten jedoch die Neuregelungen.
Es gibt insgesamt sieben verschiedene Alternativnachweise (zum Beispiel
Frachtbrief, Spediteursbescheinigung, Tracking-and-Tracing-Protokoll,
Postdienstleisternachweis etc.).
Die Gelangensbestätigung kann sogar aus zusammengesetzten Dokumenten bestehen und wird sich bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen
als neuer Standard wohl durchsetzen.
Es sind auch Sammelbestätigungen für – beispielsweise alle Lieferungen
im Quartal - zulässig.
Riskant sind Abholungen durch den ausländischen Kunden. Denn der
Nachweis, dass die Ware tatsächlich ins Ausland gebracht wurde, ist
schwierig und mit Unsicherheiten verbunden.
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