1 Outlook 2013-Installation und Konfiguration

Outlook 2013-Installation und Konfiguration
1 Outlook 2013-Installation und Konfiguration
Outlook kann in zwei „Betriebsmodi“ verwendet werden:
•
Exchange Server-Client: In diesem Modus werden die E-Mails in Postfächern gespeichert,
die sich auf einem speziellen Server befinden, dem Microsoft Exchange Server. Viele Firmen
verwenden diese Betriebsart, da einige Möglichkeiten von Outlook nur in diesem Modus zur
Verfügung stehen, etwa der Abwesenheitsassistent oder erweiterte Terminplanungsmöglichkeiten. Outlook 2013 ist als optimaler Client für Exchange Server 2013 konzipiert,
obwohl natürlich auch der Zugriff auf Postfächer ältere Exchange Server-Versionen (wie etwa
Exchange Server 2007 oder 2010) möglich ist.
•
POP3/IMAP-Client: Diese Betriebsart werden Sie von zu Hause kennen. Die Mails landen
zunächst auf einem POP3/IMAP-Server (Posteingangsserver), der meist beim Internet
Service Provider steht, und werden von dort in unregelmäßigen Abständen auf die lokale
Festplatte verschoben. Die E-Mails werden in einer einzigen Outlook-Datendatei mit der
Erweiterung *.PST gespeichert.
1.1 Outlook-Profile
Vor der erstmaligen Verwendung von Outlook muss ein sogenanntes Outlook-Profil eingerichtet
werden. Ein Profil enthält Einstellungen zu E-Mail-Konten und Datendateien, in welchem die E-MailElemente gespeichert werden. Sie müssen sich normalerweise nicht um die Erstellung eines Profils
kümmern, da dieses beim Erstellen der ersten Konfiguration neu angelegt wird, sollte es noch nicht
vorhanden sein.
Die Verwaltung der Profile erfolgt über die Windows-Systemsteuerung, Symbol „E-Mail“:
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Microsoft ® Outlook 2013 Aufbau
Es können auch mehrere Profile pro Computer eingerichtet werden. In diesem Fall ist zu entscheiden,
ob ein bestimmtes Profil immer als Standardprofil verwendet werden soll oder bei jedem Start von
Outlook eine Abfrage erscheinen soll.
Standardmäßig wird ein Profil mit dem Namen „Outlook“ erstellt.
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1.2 Outlook 2013 als lokaler Internet-E-Mail-Client
Voraussetzung:
•
POP3-Konto bei einem Internet Service Provider oder
•
HTTP-Konto bei einem Webmail-Anbieter
Outlook verwaltet die Mails, Termine, Notizen und Journaleinträge alle in einer einzigen Datei mit der
Dateierweiterung *.PST („post“), deutsch „Outlook-Datendatei“. Diese Datei ist eine Art Datenbank, auf
die nur mit Outlook zugegriffen werden kann.
Beim ersten Start von Outlook erscheint folgender Assistent, der Ihnen beim Anlegen eines Profils und
des diesem Profil zugeordneten E-Mail-Kontos hilft:
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In vielen Fällen ist es sinnvoll, Detaileinstellungen manuell zu konfigurieren. In diesem Fall klicken Sie
auf „Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren“ und dann auf Weiter.
Sie kommen dann zu einem umfangreichen Dialogfeld, in welchem Sie eine Reihe von Einstellungen
konfigurieren können, die Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter erhalten (oft brieflich):
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•
Kontotyp: Kann POP3 (Post Office Protocol Version 3) oder IMAP (Internet Mail Access
Protocol) sein
•
Posteingangsserver: Hier benötigen Sie den vollqualifizierten DNS-Servernamen des POP3oder IMAP-Servers, der die an Sie gerichteten E-Mails empfängt. Von diesem Server laden
Sie Ihre E-Mails herunter. Die Gemeinsamkeit von POP3 und IMAP ist die Tatsache, dass nur
kurzzeitig eine Verbindung zum Posteingangsserver hergestellt wird – ist der Mail-Download
abgeschlossen, so wird die Verbindung wieder geschlossen. Der wesentliche Unterschied
zwischen POP3 und IMAP ist der, dass auf einem IMAP-Server die E-Mails standardmäßig
nicht gelöscht werden, sobald sie heruntergeladen wurden.
•
Postausgangsserver (SMTP): Hier benötigen Sie den vollqualifizierten DNS-Servernamen
des SMTP-Server, der Ihre E-Mails absenden soll.
•
Anmeldeinformationen: Hier geben Sie den von Ihrem E-Mail-Anbieter bereitgestellten
Benutzernamen (kann auch eine Nummer oder die E-Mail-Adresse sein) und das Kennwort
ein. Achten Sie bei der Eingabe des Kennworts auf Groß- und Kleinschreibung! Beachten Sie,
dass Benutzername und Kennwort nur für die Anmeldung am Posteingangsserver gelten. Für
die Verwendung derselben Einstellungen für den Postausgangsserver ist eine erweiterte
Konfiguration nötig (siehe unten).
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Wir empfehlen Ihnen, die Kontoeinstellungen zu testen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche
Kontoeinstellungen testen. Zu Testzwecken wird zunächst eine Verbindung zum
Posteingangsserver hergestellt, als zweiter Test wird ein Test-E-Mail folgender Form an die
angegebene eigene E-Mail-Adresse abgesendet:
Die Tests sollten erfolgreich abgeschlossen sein, sonst ist ein ordnungsgemäßer Betrieb von Outlook
als POP3/IMAP-Client nicht möglich.
Klicken Sie auf Schließen.
Treten an dieser Stelle Fehlermeldungen auf, so müssen meist Detaileinstellungen geändert werden.
Dazu gehören folgende Konfigurationsoptionen:
Gesicherte
Kennwortauthentifizierung (SPA,
Secure Password Authentication):
Manche Server erfordern eine
gesicherte Kennwortauthentizierung,
d.h. die Benutzerinformationen
werden verschlüsselt an den Server
gesendet.
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Klicken Sie in der Registerkarte
„Neues Konto hinzufügen“ auf die
Schaltfläche Weitere Einstellungen,
um Detaileinstellungen
vorzunehmen.
SMTP-Server erfordert
Authentifizierung: Da SMTP ein
von der ursprünglichen Konzeption
ein äußerst unsicheres Protokoll war,
verlangen viele moderne SMTPServer eine Authentifizierung. Meist
genügt es, die gleichen
Einstellungen zu verwenden wie für
den Posteingangsserver.
Verschlüsselte Kommunikation
mit POP3- und SMTP-Server: In
der Registerkarte „Erweitert“ kann
festgelegt werden, ob die beiden
Server eine verschlüsselte
Kommunikation erfordern.
Wenn ja, ist der Verschlüsselungstyp
(meist SSL) auszuwählen und ein
alternativer TCP-Port einzutragen.
Oft wird für verschlüsseltes POP3
der TCP-Port 995 verwendet, für
verschlüsselte SMTP oft TCP-Port
465.
Die nötigen Einstellungen
bekommen Sie von Ihrem E-MailAnbieter.
Im Dialog „Neues Konto hinzufügen“ klicken Sie nun auf Weiter. Die Einstellungen werden noch
einmal überprüft, schließlich erscheint die Meldung „Kontoerstellung abgeschlossen!“.
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Verwalten der *.PST-Datei:
Standardmäßig werden alle Einträge in der Datei OUTLOOK.PST gespeichert. Diese Datei ist in einer
Netzwerkinstallation im „Profilordner“ gespeichert (am besten mit „Suchen“ danach suchen!).
Der Pfad könnte in etwa folgendermaßen aussehen:
C:\Dokumente und Einstellungen\Ihr Name\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Hinweis: Es ist daher wichtig, diese Datei regelmäßig in die Datensicherung einzubeziehen! (Sonst
können alle Mails, Kontakte, Termine etc. mit einem Schlag verloren sein!)
1.3 Outlook 2013 als Exchange Server-Client
Der Assistent für die Einrichtung von Outlook wird bei der ersten Verwendung von Outlook gestartet,
er kann aber auch über die Systemsteuerungs-Anwendung E-Mail erreicht werden.
In diesem Modus greifen Sie direkt auf ein Postfach zu, welches sich auf einem Microsoft Exchange
Server befindet. Die Mails, Aufgaben, Kalendereinträge sind auf dem Server gespeichert, befinden
sich also nicht lokal auf Ihrer Festplatte. Die Mails brauchen daher auch nicht „heruntergeladen“
werden.
1.3.1 Automatische Konfiguration
Outlook 2013 übernimmt automatisch die Anmeldeinformationen des aktuellen Benutzers und sucht
nach einem Exchange-Server im Netzwerk. Falls ein passendes Postfach auf einem Exchange-Server
gefunden wird, werden die korrekten Einstellungen sofort automatisch vorgenommen.
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Lassen Sie die Option E-Mail-Konto für die automatische Einrichtung aktiviert und klicken Sie auf die
Schaltfläche Weiter.
Beachten Sie, dass Outlook nicht gestartet sein darf, wenn Sie auf Weiter klicken. Gegebenenfalls
erhalten Sie folgende Warnmeldung:
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um die Konfiguration abzuschließen.
1.3.2 Servereinstellungen manuell konfigurieren
Sie können die entsprechenden Einstellungen auch händisch treffen. Dazu wählen Sie im Schritt
Konto automatisch einrichten die Option Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen.
Für die manuelle Konfiguration benötigt man
•
den Namen des Exchange-Servers und
•
den Postfachnamen (meist der eigene Name).
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Im nächsten Schritt Servereinstellungen geben Sie den Computernamen des Exchange-Servers an
(im Beispiel srv05.zahler.at) und den Benutzernamen. Wenn Sie den genauen Benutzernamen nicht
wissen, so geben Sie einen Teil des Namens ein und klicken dann auf die Schaltfläche Namen
prüfen.
Beachten Sie: Wenn Sie die Option „Exchange-Cache-Modus verwenden“ aktiviert lassen (das wird
unbedingt empfohlen!), wird eine lokale Kopie des Postfachs erstellt (*.OST-Datei). Sie müssen in
diesem Fall etwas länger warten, bis Outlook gestartet und das Postfach synchronisiert wird, dafür
können Sie die Größe des Benutzerprofils gering halten. Dies kann in vielen Fällen von Vorteil sein; es
gibt nur eine Ausnahme: Wenn Benutzerprofile auf einem Server-PC gespeichert werden, müssen Sie
bei der Anmeldung warten, bis Ihr Benutzerprofil (das auch die OST-Datei enthält) auf die lokale
Festplatte kopiert wurde – das kann bei großen Profilen auch 10 Minuten und länger dauern.
Hinweis: Wenn beim Klicken auf Namen prüfen mehrere Möglichkeiten gefunden werden, so wird
folgender Dialog angezeigt:
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