MBA Projektstudie

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MBA Projektstudie

Optimiertes Lieferantenmanagement im Rahmen
des öffentlichen Beschaffungswesen
Christian Weigele, SAP Schweiz AG
November 2013
Agenda
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
Beschaffungsgremien und Positionierung Einkauf
E-Procurement Strategie des Bundes mit Ableitung auf SAP Initiativen
Integration SIMAP für Bereiche mit SAP ERP
Lieferantenmanagement und Nachhaltigkeit in der Beschaffung
Informationspyramide
Mehrwert für Sie
Beschaffungskonferenz des Bundes
Quelle: http://www.bbl.admin.ch/bkb/02540/02554/index.html?lang=de
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3
4
!
Mögliche Initativen
E-Procurement Integration im ERP
Zentrale Beschaffungsfunktionen mit
geringer Integration
Bessere Integration in SIMAP und
Integration Social Media
Spezielle Funktion für Submission
und GATT WTO mit automatischer
Bewertung und Workflow
Lückenlose Ablage und Archivierung
aller relevanten Informationen inklusive
Zuschlag/Absage Genehmigung
E-Procurement Integration im ERP
mit internen und externen
Kataloglösungen
Workflow und Nachrichtenaustausch
Workflow und Nachrichtenaustausch
Anpassung SAP Oktober 2013
5
E-Procurement Strategie Bund
Vorteile von E-Procurement nutzen
Mit E-Procurement sollen
folgende Ziele erreicht werden:
1
2
3
4
Reduktion der
Beschaffungskosten und
Effizienzsteigerung im
Beschaffungsprozess
Erhöhung der Transparenz
gegen innen und aussen
Stärkung des Wettbewerbs
Förderung der
Kundenorientierung durch
die Beschaffungsstellen
6
E-Procurement Strategie Bund
Ableitung auf SAP Initiativen
1
Reduktion der Beschaffungskosten und Effizienzsteigerung
im Beschaffungsprozess
2
Erhöhung der Transparenz
gegen Innen und Aussen
- Spezifische Lieferanteninformationen
- Zertifikatsübersicht
- Ansprechpartnerübersicht
- Nachhaltigkeitsdaten mit individueller Übersicht
3
Stärkung des Wettbewerbs
- Austausch der Informationen
- Aktive Lieferantenentwicklung
- Vergleichbarkeit nach Innen und Aussen
4
Förderung der Kundenorientierung durch die
Beschaffungsstellen
- Interne individuelle Qualifizierungen
- Aufsetzen eigene Kriterien
- Individueller Reports und Dashboards
- Kollaborationsraum für den aktiven Austausch I/E
- Automatische Verwaltung von Lieferanten
- Verteilung von Lieferanten
- Optimierung der öffentlichen Ausschreibung
- Integration von SIMAP
7
Optimierter Beschaffungsablauf Submission/Gatt WTO
Integration in bestehende SIMAP Plattform
Bedarf
VorbereitungAusschreibung
SIMAP
Publikation
Beantwortung
Zuschlag
SAP ERP (MM) und SRM
Auftrag
SAP ERP (MM) und SRM
Decision Advisor
Lieferanteninformation
SIMAP
SAP SRM und SIMAP
Lieferant
Lückenloses Monitoring
Vollständige Prozessintegration
8
Können Informationen über Lieferanten Schaden
abwenden?
Kostenüberschreitungen in
vergangenen Projekten
Arbeitskräfte beschäftigt
mit Dumping-Löhnen
Fehlende Zertifikate und
offizielle Bewilliungen
Fehlende Nachhaltigkeitszeugnisse oder dauernde
Verstösse dagegen
Unklare Firmenstrukturen
und Unternehmensverschachtelung (Family-Tree)
Interne Erfahrungen mit
entsprechenden Lieferanten
Informationen aus anderen
Projekten
9
Lieferanten Informationssysteme
Nachhaltigkeit
Audits
Ext. Compliance
Firmendaten
Ansprechpartner
?
Beschaffung
armasuisse
Externe Sperrlisten
Interne Sperrlisten
Interne Bewertungen
Lieferanten Selbstbewertung
Monitoring/Reporting
Statusüberwachung
Zertifikate und Dokumente
Scorecards
Lieferantenentwicklung
SIMAP
?
Beschaffung
BBL
Selbstregistrierung
Ansprechpartner
10
Ganzheitliches Lieferantenmanagement mit SAP
Supplier Management ist der
übergeordnete Ansatz
Lieferantenbeziehungen zu
verwalten.
Es können je nach Anforderung
unterschiedliche
Informationen pro Lieferant
abgelegt werden.
Die Lieferanten haben die
Möglichkeit eigene Daten zu
erfassen oder zu ändern.
Lieferantenregistration
Lieferanten
Phase Out
Lieferantenqualifikation
SAP JAM
Lieferantenentwicklung
Eine Integration in diverse SAP
ERP System bietet
höchstmögliche Effizienz bei
der Verwaltung der
Lieferanten.
Lieferantenevaluation
Lieferanten
Information
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notice.
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is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to, the implied warranties of merchantability, 11
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fitness for a particular purpose, or non-infringement
Lieferanten Registration
Mehr Effizienz in der Verwaltung der Lieferantenbasis
Lieferantenmanagement (Einkauf)
Genehmigung der Registration
Registration
Ablage der Informationen
Lieferantenmanagement (Lieferant)
Selbstregistrierung
Lieferant
Eigene Pflege des Ansprechpartner,
Zertifikate oder Qualifikationen
12
SAP Supplier Lifecycle Management
Lieferantendatenpflege - Kernfunktionalitäten
Lieferant kann seine eigene Daten pflegen
Lieferanten kann eigene Nutzer
hinzufügen, löschen oder ändern
Lieferant kann Attachments hochladen
Lieferant kann Qualifikationsanfragen
ausfüllen
Lieferant pflegt Zertifikate ein und ändert
diese bei Bedarf
Einkaufsverantwortliche genehmigen
Lieferantenstammdaten und Änderungen
Einfache Integration in bestehende SAP
ERP Instanzen
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Lieferanten Evaluation und Qualifikation
Prozessablauf
SAP Lieferantenmanagement (Einkauf)
Erstellen Fragebogen
(Lieferant)
Erstellen Aufforderung für Qualifikation
Senden Antwort
Fragebogen
Library
Evaluieren Antworten
Monitoring der Antworten
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Qualifikationsdaten von Lieferanten
Qualitätsdaten aus dem ERP
Informationen aus
Erfahrungen mit dem
Lieferanten aus
vergangenen
Projekten
Daten aus der
gemeinsamen
Lieferantentwicklung
Eigene Bewertungen
mit entsprechenden
Informationen des
Lieferanten
Dokumente und
Zertifikate mit Status
und Ablaufkriterien
Lieferanten Manangement
Aussen
Innen
Evaluationsbewertung
zB. durch Befragung
aller betroffenen
Mitarbeiter eines
Departements
Lieferantenentwicklung mit
gemeinsamen
Meilensteinen
15
Individuelle Informationsbereiche
Gezielte Informationen für diverse Informationsempfänger
AMT III
Allgemeine Informationen
Merkmale und Attribute
Scorecard
Nachhaltigkeitsdaten
Bewertung
Submission
Qualifikationen
Departement II
AMT III
Departement I
Adressdaten
Personen
AMT III
AMT I
Zertifikate
Dokumente
Bereich XY
Qualifikationen
Evaluationen
Registrierung
Beschaffung
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Transparenz erreichen über gezielte Auswertungen
17
Nachhaltige Beschaffung
18
SAP Lieferantenmanagement
Lieferantenportfolio: Kernfunktionalitäten
Zentrale Firmendaten
Zentrale Kontaktdaten
Klassifikation der Wichtigkeit
Zeitabhängiger Ausweis der
Nachhaltigkeit via Scorecards
Strukturierte Attachments
Qualifikationsresultate
Zertifikatsverwaltung mit
Ablaufdatum und
automatischer Benachrichtigung
19
Lieferantenklassifizierung und Portfolio
Prozess
ERP Kreditor
Lieferanten Registration
Lieferanten Portfolio
Genehmigung
Submissions Bieter
Lieferanten Self Service
 Lieferant
 Bieter
20
Zertifikatsverwaltung
Übersicht über interne und externe Zertifikate
Anforderung
Zertifikat
Download
Zertifikat
Erinnerung
Überprüfung
Zertifikat
Genehmigung
Verwaltung
Sachbearbeiter
Einkauf
Einkauf
Lieferanteninformation
Lieferantenzugriff
Lieferant
Lieferant
Lückenloses Monitoring
Zugriff verschiedener Rollen und Nutzer
21
Lieferanten Zertifikate und Dokumente
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SAP Collaboration Plattform mit JAM
Verbesserte Kommunikation mit den Lieferanten
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Mehrwert für Sie
Zusammenfassung
Warum kann ein effizientes und ganzheitliches
Lieferantenmanagement helfen?





Es stehen konsolidierte und geprüfte Daten zur
Verfügung
Erleichtert die Auswahl von Lieferanten ohne
Submissionsverfahren einzuschränken oder zu
behindern
Informationen zu Lieferanten können
empfängergerecht aufbereitet und verteilt werden
Erhöht die Transparenz über die gesamte
Lieferantenbasis und ermöglicht dadurch
schneller und bessere Entscheidungen
Bietet dem Einkauf wie dem Lieferanten eine
flexible und anpassbare Lösung
25
Nächste Schritte…
Diskussion mit
Einkaufsverantwortlichen
VBS
LBA
armasuisse
BKB
weitere Stellen
Mögliche Aktivitäten

Vertiefung der Anforderungen

Business Case Unterstützung

Priorisierung der Themen

Benchmark Analysen

Budgetprüfung

HW/SW + Beratung bestimmen
SAP Lösungen unterstützen Sie
schon heute bei wichtigen EU
Vorhaben oder Initiativen.
26
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Christian Weigele
Business Developer
SAP (Schweiz) AG
Phone +41 (0) 58 871 65 61
Mobil +41 (0)79 456 83 19
[email protected]
http://www.sap.com
27
Quellenangaben
Die Statistikdaten der Vergleiche zwischen der EU und der Schweiz stammen aus dem Jahre 2010. Zwischenzeitliche
Verbesserungen sind dabei nicht berücksichtigt worden.
Die hier abgeleiteten Empfehlungen sind Schlussfolgerungen der SAP und stellen keine Absichten oder Pläne des VBS,
armasuisse oder anderer öffentlicher Organisationen dar.
Quellen:
SAP AG – VE Marketing Material – SAP Portfolio VE
SAP Business Management Software Solutions, Applications and Services | SAP. SAP. [online].
Available from: http://www.sap.com/index.epx [Accessed January 26, 2013].Anon. (2011).
Beschaffungskonferenz des Bundes: http://www.bbl.admin.ch/bkb/02540/02554/index.html?lang=de
Benchmark E-Procurement EU 27+ 2010: www.bbl.admin.ch/bkb
28
© 2013 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen.
Alle Rechte vorbehalten.
Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die
ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige
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Einige der von der SAP AG und ihren Distributoren vermarkteten Softwareprodukte enthalten proprietäre Softwarekomponenten anderer
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Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich zu
Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation.
Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und
Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren.
SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder
eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Weitere Hinweise und Informationen zum
Markenrecht finden Sie unter http://www.sap.com/corporate-en/legal/copyright/index.epx#trademark.
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