Office 2000 - IT-Fortbildungsprogramm NRW

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Office 2000
(Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
für Umsteiger von Office 97
Lernunterlage
Office 2000
(Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
Verfasser:
Andrea Wiehe, Ralf Thomas, Martin Schubert
Stand:
10.04.01
© Copyright 2001, Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik NRW, Düsseldorf
Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung, sind vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein
anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Landesamtes für Datenverarbeitung und Statistik Nordrhein-Westfalen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer
Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1
Office 2000................................................................................................................... 9
2
Installation ................................................................................................................ 10
2.1
Windows-Installer ........................................................................................... 10
2.2
Reparatur von Office 2000 bzw. eines Programms ........................................ 11
3
Verwendung mehrerer Sprachen............................................................................ 12
4
Produktübergreifende Änderungen ....................................................................... 13
4.1
Personalisierte Symbolleisten und Menüs ...................................................... 13
4.1.1
Personalisierte Symbolleisten ........................................................... 13
4.1.2
Personalisierte Menüs ....................................................................... 15
4.1.3
Personalisierte Einstellungen zurücksetzen ...................................... 17
4.2
Benutzerprofil ................................................................................................. 18
4.3
Dateiwechsel über die Taskleiste.................................................................... 19
4.4
Dialoge Datei / Öffnen... bzw. Datei / Speichern unter... ............................... 21
4.5
Vorlagenverwaltung........................................................................................ 22
4.6
Office-Zwischenablage (für bis zu 12 Elementen) ......................................... 23
4.7
Frei beweglicher Assistent .............................................................................. 26
4.8
Online-Hilfe .................................................................................................... 26
4.9
Neuorganisation der Clip Gallery (Version 5.0) ............................................. 28
4.9.1
Einfügen einer ClipArt...................................................................... 29
4.9.2
ClipArts als weitere Autoformen ...................................................... 31
4.10 Schutz vor Makroviren, Makros verwenden wollen....................................... 32
4.10.1 Sicherheitsstufen ............................................................................... 32
4.10.2 VBA-Projekte digital signieren......................................................... 33
4.10.3 Dokumente oder Vorlagen mit Makros verwenden.......................... 33
4.11 Dateiinhalt als E-Mail senden ......................................................................... 36
4.12 Webordner und Dokumente als Web-Seiten................................................... 37
4.12.1 Erstellen von Webseiten ................................................................... 38
4.12.2 Word im Web.................................................................................... 40
4.12.3 Excel im Web.................................................................................... 41
4.12.4 Skript-Editor ..................................................................................... 41
4.13 Zusammenarbeit mit anderen Personen .......................................................... 43
4.14 Unicode-Unterstützung in Microsoft Office 2000 .......................................... 43
5
Word 2000 ................................................................................................................. 46
5.1
Änderungen bedingt durch die Sprachenunabhängigkeit ............................... 46
5.2
Skalieren beim Ausdrucken ............................................................................ 47
LDS NRW
Office 2000
5
Inhaltsverzeichnis
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
Klicken und Eingeben..................................................................................... 48
Änderungen bei den Korrekturhilfen.............................................................. 50
5.4.1
Neue deutsche Rechtschreibung....................................................... 51
5.4.2
AutoKorrektur: automatische Rechtschreibprüfung......................... 51
5.4.3
Thesaurus.......................................................................................... 52
Einfügen von Grafiken.................................................................................... 53
Tabellenfunktion............................................................................................. 55
5.6.1
Anzeige einer eingefügten Tabelle ................................................... 56
5.6.2
Zeilen und Spalten einfügen ............................................................. 56
5.6.3
Geschachtelte Tabellen..................................................................... 57
5.6.4
Horizontale und vertikale Ausrichtung der Zellinhalte .................... 57
5.6.5
Gleitende Tabellen............................................................................ 57
5.6.6
Automatische Anpassung der Spaltenbreite ..................................... 59
5.6.7
Zellenbegrenzungen.......................................................................... 60
5.6.8
Neues in Zusammenhang mit 'Rahmen und
Schattierungen'.................................................................................. 61
5.6.9
Textfluss für Grafiken in Tabellenzellen.......................................... 63
Textumbruchwechsel ...................................................................................... 64
Wegfall der Online-Layoutansicht: Dokumentstruktur ansehen .................... 66
Grafiken als Bullets ........................................................................................ 67
Horizontale Linien .......................................................................................... 68
Dokumente speichern ..................................................................................... 68
Sonstiges ......................................................................................................... 71
5.12.1 Euro-Symbol..................................................................................... 71
5.12.2 Begriffsänderungen .......................................................................... 71
5.12.3 Neue AutoText-Einträge................................................................... 71
5.12.4 Neue Symbole im Lineal .................................................................. 71
5.12.5 Dialog "Seite einrichten" .................................................................. 71
5.12.6 Registerkarte Ansicht im Dialog "Optionen" ................................... 73
6
Excel 2000 ................................................................................................................. 74
6.1
Grundlegende Funktionen............................................................................... 74
6.2
Währungssymbol Euro ................................................................................... 76
6.3
Pivot-Tabellen und Pivot-Diagramme ............................................................ 80
6.3.1
PivotTable......................................................................................... 80
6.3.2
Pivot-Diagramme.............................................................................. 86
6.4
Diagramme...................................................................................................... 89
6.5
Abrufen von Daten aus externen Datenbanken .............................................. 90
7
Outlook 2000............................................................................................................. 91
7.1
Grundlegende Funktionen............................................................................... 91
7.2
Senden und Empfangen von Nachrichten....................................................... 92
6
Office 2000
LDS NRW
Inhaltsverzeichnis
7.3
7.4
8
Kontakte .......................................................................................................... 95
Kalender ........................................................................................................ 100
PowerPoint 2000 ..................................................................................................... 101
8.1
Neuer Startdialog .......................................................................................... 101
8.2
Neugestaltung des Dialoges neue Folie ........................................................ 102
8.3
Die Normalansicht ........................................................................................ 102
8.4
Ende mit schwarzer Folie.............................................................................. 104
8.5
Ein neues Gestaltungselement: Animated GIFs............................................ 104
8.6
Automatische Anpassung des Schriftgrades im Aufzählungstext ................ 105
8.7
Renovierung: das Fenster Benutzerdefinierte Animation............................. 105
8.8
Verknüpfungen zu Objekten ......................................................................... 107
8.9
Mehr Varianten bei den Handzetteln ............................................................ 107
8.10 Besser als zuvor: Speichern im HTML-Format ............................................ 107
8.11 Geänderte Dateiformate ................................................................................ 110
8.12 Entwurfsvorlagen vs. Präsentationsvorlagen ................................................ 110
8.13 Einrichten einer Bildschirmpräsentation....................................................... 111
8.14 Der Projektor-Assistent................................................................................. 112
Anhang.............................................................................................................................. 115
A
Wartemodus .................................................................................................. 115
B
VBA-Programmierung.................................................................................. 117
Literaturverzeichnis ........................................................................................................ 119
Index.................................................................................................................................. 121
LDS NRW
Office 2000
7
1 Office 2000
1
Office 2000
Die beiden gravierenden Neuerungen aus der Sicht von Microsoft sind:
1.
2.
Internationalisierung des Programms:
•
Unterstützung von mehr als 80 Sprachen
•
Unabhängigkeit der Microsoft Office 2000 Programme von der installierten
Sprachversion
•
Vereinfachung der Erstellung mehrsprachiger Dokumente
•
Erstellen von Makros und Programmen, die, unabhängig von der
installierten Sprachversion, international ausführbar sind
Ausrichtung auf das Web:
•
Erweiterung der Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von WebDokumenten
•
Erweiterung der Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von E-Mail
Nachrichten
Hinweis: Zur Erstellung dieser Unterlage wurde mit einer Standardinstallation von
Office 2000 SR-1 Professional Edition unter WINDOWS NT 4.0 (Service
Pack 6) gearbeitet. Geschrieben wurde diese Unterlage mit Word 2000.
Die Professional Edition umfasst die Teilprodukte Word, Excel, Access,
Outlook, PowerPoint, Publisher und Small Business Tools. Die Unterlage
behandelt, nach entsprechenden Vorüberlegungen, die produktübergreifenden
Neuerungen und Änderungen bei Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
Als Installationsverzeichnis wird im folgenden des öfteren von einer
Festplatteninstallation des Office-Paketes unter c:\Programme\Microsoft Office
ausgegangen.
Die Unterlage erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
LDS NRW
Office 2000
9
2 Installation
2
2.1
Installation
Windows-Installer
Das Installationsprogramm von Office 2000 erlaubt eine minimale Installation der
ausgewählten Komponenten. Das bedeutet, dass bei der Arbeit mit Office 2000 u. U.
Befehle, Symbole, Verknüpfungen sichtbar sind, deren dahinter stehende Programme /
Komponenten beim Setup nicht mit installiert wurden. Diese Dateien werden erst in dem
Moment von der CD / vom Netzwerkserver auf die Festplatte kopiert, in dem sie das erste
Mal benötigt werden. Der Windows-Installer überprüft im Hintergrund, welche Befehle ein
Anwender aufruft. Bei nicht installierten Features erfolgt ggf. die Aufforderung zum
Einlegen der CD, falls die Grundinstallation auch von CD erfolgte.
Der Anwender sieht nacheinander unten abgebildete Dialogfelder. Sie erscheinen zum
ersten Mal, wenn nach Installation des Office-Paketes das erste Office-Programm
aufgerufen wird. In dieser Phase des Arbeitens wird das Office-Benutzerprofil angelegt
(siehe hierzu Kapitel 4.2 Benutzerprofil, ab Seite 18 dieser Unterlage). Der WindowsInstaller installiert aber auch Wörterbücher, Grammatikbücher, Vorlagendateien etc. nach.
Hinweis: In Windows 2000 ist der Installer in das Betriebsystem integriert.
10
Office 2000
LDS NRW
2 Installation
2.2
Reparatur von Office 2000 bzw. eines Programms
Der Microsoft Windows-Installer kann Probleme bei installierten Programmen des
Office 2000 erkennen und reparieren. Probleme mit wichtigen Dateien und
Registrierungseinträgen werden beim Starten eines Programms / einer Programmfunktion
automatisch erkannt und durch eine erneute Installation repariert. Wurde Ihre OfficeVersion von CD installiert, benötigen Sie ggf. das Installationsmedium.
Der Windows-Installer erkennt jedoch auch Probleme mit fehlenden oder beschädigten
nicht programmrelevanten Dateien wie z. B., laut Online-Hilfe, Schriftarten und
Vorlagedateien. Beim Auftreten von reproduzierbaren Fehlermeldungen, die nicht
eindeutig auf einen Bedienungsfehler hinweisen, besteht die Möglichkeit zur
Selbstdiagnose mit Reparaturlauf, indem der Windows-Installer manuell gestartet wird.
Auch hier wird u. U. das Installationsmedium benötigt.
− Klicken Sie im Menu ? auf Erkennen und Reparieren....
Dieser Befehl ist in allen Produkten verfügbar. Er überprüft die bestehende Installation
und repariert korrupte Komponenten, wiederholt aber nicht die gesamte Installation.
Hinweis: Persönliche Dateien wie Word-Dokumente, Excel-Blätter etc. können nicht
repariert werden.
LDS NRW
Office 2000
11
3 Verwendung mehrerer Sprachen
3
Verwendung mehrerer Sprachen
Office 2000 unterstützt das Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von Dateien in mehr als 80
Sprachen. In jeder Sprachversion von Office 2000 kann Text in allen unterstützten
Sprachen eingegeben, angezeigt und bearbeitet werden, vorausgesetzt bestimmte
technische Bedingungen sind erfüllt. Zum Sprachumfang zählen neben den
westeuropäischen Sprachen auch die mitteleuropäischen Sprachen (z. B. Griechisch,
Kyrillisch) sowie erstmalig asiatische Sprachen (Japanisch, Chinesisch, Koreanisch) und
Sprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links (wie Arabisch, Hebräisch).
Erforderlich ist in jedem Fall eine 32-Bit-Version des Betriebssystems Microsoft
Windows. Zur Textcodierung nutzt Office 2000 den Unicode Standard 2.1.
Integrierter Bestandteil der Office 2000 Sprachversion 'Deutsch für Deutschland' sind bei
einer Standard-Installation folgende Sprachen: 'Deutsch', 'Englisch (Großbritannien)',
'Französisch' und 'Italienisch'.
Um mit einer weiteren Sprache arbeiten zu können, sind einige oder alle der nachfolgenden
Schritte auszuführen. Office 2000 wird so angepasst, dass es die Konventionen (z. B.
Datumsformat) und Anforderungen jeder Sprache (z. B. Rechtschreibung, Sortierregeln)
richtig verarbeitet. Zudem lassen sich u. U. Befehle und Funktionen sprachspezifisch
bereitstellen.
Nachrüsten weiterer Sprachen
Schritt 1: Einrichten eines Computers für die Verwendung bestimmter Sprachen
Möglicherweise muss ein Editor installiert werden, der Tastatureingaben in asiatische
Zeichen umsetzt oder für bestimmte Sprachen, z. B. Griechisch, das richtige
Tastaturlayout beschafft werden.
Schritt 2: Microsoft Office 2000 Korrekturhilfe installieren
Die Online-Hilfe erwähnt oft den Begriff Korrekturhilfen. Korrekturhilfen enthalten:
die Schriftarten, Dokumentvorlagen, die Rechtschreib- und Grammatikprüfungen,
AutoKorrektur-Listen, AutoZusammenfassen-Regeln (nur Word) und spezielle
Editoren für asiatische Sprachen.
Schritt 3: Aktivieren der zusätzlichen Sprache
Soll eine weitere Sprache, die nicht integrierter Bestandteil Ihrer installierten
Sprachversion (s. o.) ist, zusätzlich zur Verfügung stehen, muss sie, nach Installation
ihrer Korrekturhilfe, manuell aktiviert werden. Dies erfolgt unter: Start / Programme /
Microsoft Office Tools "/ Microsoft Office Spracheinstellungen. Diese
Vorgehensweise hat den Vorteil, dass zu Ihren Menüs keine überflüssigen Befehle
hinzugefügt werden. In den Programmen werden nur Sprachen verwendet, die Sie im
Moment wirklich benötigen.
Schritt 4: Microsoft Office 2000 MultiLanguage Pack
Dieses Programmpaket ermöglicht es dem Anwender die Sprache der
Benutzeroberfläche und der Online-Hilfe zu ändern1. So ist es bspw. möglich, unter
einer englischen Benutzeroberfläche zu arbeiten und sich die Hilfetexte in Deutsch
anzeigen zu lassen.
Dieses Programm muss separat gekauft werden. Es kann bisher nur unter der
englischen US-Version ausgeführt werden.
1
12
Einige Komponenten von Office 2000 unterstützen diese Möglichkeit nicht.
Office 2000
LDS NRW
4 Produktübergreifende Änderungen
4
Produktübergreifende Änderungen
4.1
Personalisierte Symbolleisten und Menüs
Symbolleisten und Menüs zeigen nach dem ersten Aufruf einer Anwendung nur von
Microsoft ausgewählte Basisbefehle an. Im Verlauf Ihrer Arbeit werden sie erweitert,
indem die von Ihnen benutzten Befehle sofort mit eingeblendet werden. Ihre Befehlswahl
wird als persönliche Einstellung gespeichert.
4.1.1
Personalisierte Symbolleisten
Mehrere Symbolleisten können in einer Zeile hintereinander liegend angezeigt werden,
wobei von jeder Symbolleiste nur einige der Schaltflächen sichtbar sind. Die Online-Hilfe
verwendet hierfür den Begriff angedockte Symbolleiste. Auf die Existenz nicht
dargestellter Symbole wird durch einen horizontalen Doppelpfeil (
fläche hingewiesen.
) als letzte Schalt-
Zeigt ein Programm standardmäßig mehrere Symbolleisten an (z. B. Word die
Symbolleiste 'Standard' und 'Formatierung'), so liegen diese jetzt beim ersten
Programmaufruf hintereinander in einer Zeile und enthalten ausgewählte Schaltflächen.
Angedockte Symbolleiste in Word:
Symbolleiste erweitern
− Die zur Zeit nicht sichtbaren Befehle können eingeblendet werden, indem auf die
Schaltfläche "Weitere Schaltflächen" (
LDS NRW
) geklickt wird.
Office 2000
13
− Die dann ausgewählte Schaltfläche wird automatisch in die zugehörige Symbolleiste
mit aufgenommen. Eine längere Zeit nicht angeklickte Schaltfläche wird u. U. (aus
Platzgründen) in die Liste 'Weitere Schaltflächen' verschoben.
Alle Schaltflächen einer Symbolleiste anzeigen lassen
− Ziehen Sie die Symbolleiste mit Hilfe des Ziehpunktes an eine andere Stelle des
Programmfensters.
oder:
− Klicken Sie im Menü Extras auf Anpassen....
− Wählen Sie die Registerkarte "Optionen".
− Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Standard- und Formatsymbolleiste teilen sich
eine Zeile". Dies hat nur Auswirkungen auf das Teilprodukt, in dem Sie diese
Einstellung vornehmen. Die Anwendung setzt die beiden Symbolleisten in der Anzeige
automatisch untereinander.
14
Office 2000
LDS NRW
Hinweis: Unverankerte Symbolleisten können schnell angepasst werden. In ihrer
Titelleiste ist links ($) der Befehl "Schaltflächen hinzufügen oder entfernen $"
integriert, der bei Aufruf ein Untermenü anzeigt, dass alle für die Symbolleiste
verfügbaren Schaltflächen einblendet. Dieser Befehl ist bei Symbolleisten, die in
einer Zeile hintereinander liegen, auch verfügbar über die Schaltfläche "Weitere
Schaltflächen".
4.1.2
Personalisierte Menüs
Beim Klick auf einen Menüpunkt werden nur ausgewählte Befehle angezeigt. Die OnlineHilfe verwendet für diese Darstellung den Begriff verkürzte bzw. personalisierte Menüs.
Verkürztes Menü "Bearbeiten" in Word
Menü erweitern
− Klicken Sie im geöffneten Menü auf die Pfeile am unteren Rand des Menüs
(
).
oder:
− Klicken Sie, bei Aufruf, doppelt auf den Menünamen, z.B. Bearbeiten.
oder:
− Klicken Sie auf einen Menüpunkt und warten Sie einfach. Die restlichen Menübefehle
werden automatisch zeitverzögert eingeblendet (nach ca. 5 Sekunden).
Die nachträglich angezeigten Befehle werden auf hellgrauem Grund angezeigt
(unverkürztes Menü). Wenn ein Menü erweitert wurde, werden alle anderen ebenfalls
erweitert, wenn man mit der Maus über die Menüpunkte fährt. Dies gilt bis zur Auswahl
eines Befehls oder bis zum Schließen des Menüs.
LDS NRW
Office 2000
15
Wird ein Befehl des unverkürzten Menüs gewählt, wird er in das personalisierte Menü mit
aufgenommen. Selten benutzte Menübefehle werden aus den personalisierten Menüs
automatisch wieder entfernt.
In allen Menüs alle Befehle anzeigen lassen
− Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle
zuerst an". Die Einstellung dieses Kontrollkästchens wirkt sich auf alle Teilprodukte
des Office-Paketes aus.
Hinweis: Unter Windows 2000 können die personalisierten Menüs ausgeschaltet werden.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Taskleiste,
wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Eigenschaften" und dann die
Registerkarte "Menü", deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Persönlich
angepasste Menüs verwenden".
16
Office 2000
LDS NRW
4.1.3
Personalisierte Einstellungen zurücksetzen
Die aktuellen Einstellungen der Menüleiste und der Symbolleisten lassen sich
zurücksetzen.
− Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurücksetzen".
Es werden die Einstellungen für Menüs und Symbolleisten, die automatisch
gespeichert werden, wenn der Anwender über sie Befehle auswählt, gelöscht.
Vordefinierte Symbolleisten, deren Schaltflächen aus Platzgründen nicht komplett
angezeigt werden können, zeigen wieder nur bestimmte Schaltflächen. Die
personalisierte Version der Menüs wird auf bestimmte Standard-Menübefehle gesetzt.
Befehle oder Schaltflächen, die im Dialog "Anpassen" vom Anwender hinzugefügt
bzw. gelöscht wurden, werden von diesem Befehl nicht entfernt bzw. wieder
hinzugefügt. Auch bleibt die Position der Symbolleisten unverändert.
Es erfolgt eine Bestätigungsabfrage. Die Liste der Befehle, die Sie in der betreffenden
Anwendung verwendet haben, wird gelöscht. Hierbei handelt es sich um eine Datei,
innerhalb des Benutzerprofils (s. a. Kapitel 4.2 Benutzerprofil, ab Seite 18 dieser Unterlage). Im Unterordner Anwendungsdaten\Microsoft\Office existiert für jede
aufgerufene Anwendung eine Datei mit der Endung .pip (personal information profile).
LDS NRW
Office 2000
17
4.2
Benutzerprofil
Der Speicherort des Benutzerprofil ist einerseits betriebssystemspezifisch und andererseits
abhängig von der Konfiguration des Systemadministrators. Es enthält u.a. angepasste
Voreinstellungen des Anwenders und einige persönliche Office-Dateien wie z.B.
benutzerdefinierte Wörterbücher, benutzerdefinierte Dokumentvorlagen, AutoKorrekturund AutoFormat-Listen.
Das Benutzerprofil ist ein Verzeichnisbaum. Es wird gespeichert unter:
stammverzeichnis:\betriebssystem\Profiles\benutzername
(z.B. c:\winnt\profiles\xyz9999 für den Benutzer xyz9999,
Festplatteninstallation unter WINDOWS NT arbeitet).
der
mit
einer
Das Neue unter Office 2000 besteht darin, dass erstmalig alle persönlichen Dateien des
Officepakets unterhalb dieser Dateistruktur zu finden sind. Der Unterordner heißt
Anwendungsdaten. Er enthält, wie die nachfolgende Abbildung zeigt, zahlreiche
Unterordner, in denen bspw. auch die 'normal.dot' zu finden ist. So ist es jetzt möglich,
dass mehrere Anwender an dem selben PC mit Word arbeiten können, wobei jeder seine
eigene 'normal.dot' benutzt.
18
Office 2000
LDS NRW
Dateien des Office-Benutzerprofils:
stammverzeichnis:\betriebssystem\Profiles\benutzername
Add-Ins
\Anwendungsdaten\Microsoft\AddIns
AutoKorrektur-Listen
\Anwendungsdaten\Microsoft\Office
Benutzerwörterbücher
\Anwendungsdaten\Microsoft\Proof
(*.dic)
Ausschlusswörterbuch
(*.exc)
Graph
Office-Shortcutleiste
\Anwendungsdaten\Microsoft\Shortcut Bar
Persönliche
Informationsprofile
\Anwendungsdaten\Microsoft\Office
Verknüpfungen mit
zuletzt verwendeten
Dateien/Ordnern
\Anwendungsdaten\Microsoft\Office\Zuletzt verwendet
Dokumentvorlagen
\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen
Abfragen
\Anwendungsdaten\Microsoft\Abfragen
AutoWiederherstellenDateien für Word
\Anwendungsdaten\Microsoft\Word
AutoStart für Word
Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp
Startup
stammverzeichnis:\Programme\Microsoft Office\Office\Startup
4.3
(*.pip)
Dateiwechsel über die Taskleiste
Jede Datei, die der Anwender unter Office 2000 öffnet, wird in einem eigenen Fenster
geöffnet. Für jede geöffnete Datei zeigt die Windows-Taskleiste eine Schaltfläche. Das
aktive Fenster wird dabei durch eine hellere, rein gedrückte Schaltfläche gekennzeichnet.
Die jeweilige Anwendung wird nur einmal geöffnet.
Zwischen den geöffneten Dateien kann schnell über <Alt> + <Tab> gewechselt werden.
Nach wie vor kann innerhalb einer Anwendung zwischen den Dateien über das FensterMenü bzw. die Tastenkombinationen <Strg> + <F6> und <Strg> + <Umschalt> + <F6>
gewechselt werden.
Besonderheit in Word 2000
Unter Word beeinflusst die neue Fenstertechnik auch das Aussehen der Fenstersymbole
(rechte obere Ecke) der Programm- bzw. Dokumenttitelleiste.
Word 97
Fenstersymbole für Word 97
(winword.exe)
Fenstersymbole für aktuelles Dokumentenfenster
LDS NRW
Office 2000
19
Für das Dateifenster fehlen in Word 2000 die Schaltflächen "Minimierfeld" und
"Vollbildfeld" bzw. "Teilbildfeld". Vom zweiten geöffneten Dokumentenfenster an fehlt
sogar das "Schließfeld".
Word 2000
1. Zeile:
2. Zeile:
Fenstersymbole der Word 2000-Titelleiste
Die Fenstersymbole für geöffnete Dokumentenfenster fehlen, sobald mehrere Dokumente
geöffnet sind.
1. Zeile:
2. Zeile:
Fenstersymbole der Word 2000-Titelleiste
Nachdem bis auf eines alle anderen Dokumentenfenster geschlossen worden sind, existiert
das "Schließfeld".
Ein Klick auf das "Schließfeld" schließt das
Dokumentenfenster; Word bleibt ohne
Dokument geöffnet.
Sobald mehrere Dokumentenfenster geöffnet sind, erfolgt in Word 2000 das Schließen
einer Datei über Datei / Schließen bzw. einen Klick auf das "Schließfeld" in der Titelleiste
der Anwendung. Betätigt der Anwender die Taste <Umschalt>, bevor er auf den
Menüpunkt Datei klickt, steht weiterhin der Menübefehl Alles schließen zur Verfügung.
Word als Anwendung kann nicht mehr über die Fenstersymbole geschlossen oder zum
Symbol verkleinert werden.
Office 97-Verhalten herstellen
Soll für eine Anwendung nur ein einzelnes Symbol in der Taskleiste angezeigt werden,
unabhängig davon, wie viele Fenster geöffnet sind, kann für alle Anwendungen mit
Ausnahme von Word 2000 auf das von Office 97 bekannte Verhalten zurückgedreht
werden.
− Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen....
− Wählen Sie die Registerkarte "Ansicht".
− Deaktivieren Sie, wie hier für Excel, das Kontrollkästchen "Fenster in Taskleiste". Für
das betreffende Programm wird in der Taskleiste ein einzelnes Symbol eingetragen.
20
Office 2000
LDS NRW
4.4
Dialoge Datei / Öffnen... bzw. Datei / Speichern unter...
Die genannten Dialoge besitzen am linken Rand die sogenannte "Umgebungsleiste", über
die per Mausklick zu Spezialordnern (Ordner: 'Verlauf', 'Eigene Dateien', 'Desktop',
'Favoriten' und 'Webordner') gewechselt werden kann.
Der Ordner 'Verlauf' enthält Verknüpfungen zu den letzten 20 bis 50 Dateien und Ordnern,
die der Anwender bearbeitet hat. Diese Informationen sind im Benutzerprofil
stammverzeichnis:\betriebssystem\Profiles\benutzername (im Unterordner
Anwendungsdaten\Microsoft\Office\Zuletzt verwendet) gespeichert.
Der Ordner 'Eigene Dateien' verweist auf:
stammverzeichnis:\betriebssystem\Profiles\benutzername\Eigene Dateien.
Über den Webordner kann der Zugriff auf die Dateien eines HTTP-Servers erfolgen, so als
ob dieser Server Bestandteil Ihres Dateisystems wäre. Für jeden HTTP-Server muss ein
separater Webordner erstellt werden. Er fungiert als Bindeglied zwischen Ihrem
Dateisystem und einem HTTP-Server. Damit der HTTP-Server als Webordner auftreten
kann, müssen auf ihm FrontPage Server Extensions installiert sein.
Mittels der Schaltfläche
("Zurück") ist der schnelle Wechsel zu Ordnern, mit denen Sie
zuvor gearbeitet haben, möglich.
LDS NRW
Office 2000
21
Hinweis: Office 2000 hat vier Standarddateitypen: .doc, .xls, mdb, .ppt. In allen
Anwendungen können Dateien auch als HTML-Dokumente gespeichert werden
(siehe hierzu auch Kapitel 4.12 Webordner und Dokumente als Web-Seiten, ab
Seite 37 dieser Unterlage). In Office 2000 erstellte Dateien lassen sich mit
Office 97-Anwendungen öffnen und bearbeiten (Ausnahme: Access 2000). Mit
Anwendungen älterer Office-Versionen ist dies nicht mehr ohne weiteres
möglich. Eine Ausnahme bilden Dateien, die mit Access 2000 erstellt wurden.
Diese lassen sich nur noch mit Access 2000 öffnen. In allen Office 2000Anwendungen gibt es die Möglichkeit Dateien in einem älteren Format zu
speichern und die so gespeicherten Dateien in älteren Office-Anwendungen zu
öffnen und zu bearbeiten (siehe hierzu auch Kapitel 5.11 Dokumente speichern,
ab Seite 68 dieser Unterlage).
4.5
Vorlagenverwaltung
Integrierte Vorlagen
Die Vorlagenverwaltung wurde bei Office 2000 komplett neu gestaltet. Die integrierten
Vorlagen
liegen
nicht
mehr
in
verschiedenen
Unterordnern
unter
c:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen, sondern anwendungsübergreifend unter
c:\Programme\Microsoft Office\Templates\1031, wobei 1031 der Ländercode für die
deutschsprachige Office-Version ist.
Die Vorlagen sind nicht mehr in Unterordnern gespeichert, werden dem Anwender aber
weiterhin im Dialog "Neu" über verschiedene Registerkarten angeboten.
Benutzerdefinierte Vorlagen
Für eigene Vorlagen, die in Word 2000, Excel 2000 bzw. PowerPoint 2000 gespeichert
und unter Datei / Neu... angezeigt werden sollen, existiert innerhalb des Benutzerprofils
(stammverzeichnis:\betriebssystem\Profiles\benutzername)
bereits ein Unterordner namens Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen.
In Word 2000 wird dieser Ordner auch bei Installation im Dialog "Optionen",
Registerkarte "Speicherort für Dateien" (bis Word 97: "Dateiablage") unter der Dateiart
'Benutzervorlagen' eingetragen. Die Zuweisung eines anderen Ordners wirkt sich, wie
bereits in Office 97, auch auf Excel und PowerPoint aus.
22
Office 2000
LDS NRW
Obige Abbildung zeigt die Standardeinstellungen nach Festplatteninstallation. Der Ordner
mit den integrierten Dokumentvorlagen ist im Dialog "Optionen" nicht mehr eingetragen.
Benutzerdefinierte Vorlagen, die im obigen Ordner gespeichert sind, werden unter Datei /
Neu... über die Registerkarte "Allgemein" angezeigt. Sollen eigene Vorlagen über separate
Registerkarten zur Auswahl angeboten werden, können in diesem Ordner, wie schon unter
Office 97, Unterverzeichnisse erstellt werden.
Hinweis: Unter ...\Programme\Microsoft Office\Templates gibt es zudem den Ordner
'Presentation Designs'. Er enthält ausschließlich weitere Vorlagedateien für
PowerPoint. Die Vorlagen des Ordners 'Business Planner German Templates'
gehören zu dem Programm 'Microsoft Office Small Business Tools'.
4.6
Office-Zwischenablage (für bis zu 12 Elementen)
Office 2000 besitzt eine eigene Zwischenablage, in der mehrere Datenelemente (Texte,
Grafiken, Tabellen) aus den verschiedenen installierten Office-Programmen (einschließlich
des Webbrowsers) gesammelt und anschließend wieder eingefügt werden können. Bis zu
12 Objekte lassen sich gleichzeitig speichern.
In jedem Office 2000-Programm, das über die Befehle Bearbeiten/Kopieren bzw.
Bearbeiten/Ausschneiden verfügt, können Daten in diese Zwischenablage übertragen
werden. Das Einfügen der Daten ist jedoch nur in Word, Excel, Access, Outlook und
PowerPoint möglich. Welche Elemente eingefügt werden und wie oft bestimmt der
Anwender.
LDS NRW
Office 2000
23
Die Office-Zwischenablage ist zwar unabhängig von der Windows-Zwischenablage, das
zuletzt in die Office-Zwischenablage kopierte bzw. ausgeschnittene Datenelement befindet
sich jedoch auch in der Windows-Zwischenablage. Beim Löschen der OfficeZwischenablage wird auch die Windows-Zwischenablage gelöscht. Besonderheiten sind
hinsichtlich der Funktion Einfügen zu beachten (siehe Einfügen aus der OfficeZwischenablage, Seite 25).
Symbolleiste "Zwischenablage"
Zu Office 2000 gehört als neue Symbolleiste die Symbolleiste "Zwischenablage". Sie soll
sich automatisch einblenden, sobald der Anwender zum zweiten Mal Daten kopiert oder
ausschneidet. Sollte die Symbolleiste nicht eingeblendet werden bzw. haben Sie die
Symbolleiste ausgeblendet oder noch nicht mehr als ein Element kopiert bzw.
ausgeschnitten, lässt sie sich natürlich auch manuell einblenden (Ansicht /
Symbolleisten " / Zwischenablage).
Die Symbolleiste zeigt den "Inhalt" der Office-Zwischenablage an.
Beispiele:
Unter der Titelleiste besitzt die Symbolleiste drei Schaltflächen mit den Befehlen
("Kopieren"),
("Alle einfügen") und
("Zwischenablage löschen").
Unterhalb davon werden für jedes in der Office-Zwischenablage befindliche Datenelement
Schaltflächen (max. 12) angezeigt, vorausgesetzt die Symbolleiste ist unverankert. (Bei
verankerter Symbolleiste muss zunächst die Pop-up-Liste "Elemente $" geöffnet werden.)
Die Schaltflächen enthalten das Programmsymbol der Anwendung, die diese Daten in die
Zwischenablage stellte. Ein Datenelement wird durch Klick auf das entsprechende Symbol
an der Cursorposition eingefügt.
Fährt der Anwender mit der Maus langsam über die Schaltflächen, wird bei Textdaten als
Quick-Info der Datenanfang (max. die ersten 50 Textzeichen) angezeigt. Handelt es sich
bei dem Element um ein Zeichnungsobjekt oder eine Grafik, wird eine Beschreibung
angezeigt, die die Reihenfolge angibt, in der diese Daten in die Zwischenablage kopiert
24
Office 2000
LDS NRW
wurden (z. B. "Bild 1"). Bei Elementen, die keinen Text enthalten (z. B. eingebettete
Grafiken), gibt die Beschreibung die Reihenfolge in Bezug auf alle kopierten Elemente
wieder (z. B. "Element 3").
Die Symbolleiste "Zwischenablage" bleibt beim Wechsel in ein anderes Office-Programm
sichtbar. Sie ist nicht sichtbar, wenn der Anwender in eine Ansicht wechselt, in der die
Befehle Bearbeiten/Kopieren, Bearbeiten/Ausschneiden bzw. Bearbeiten/Einfügen nicht
verfügbar sind bzw. zu einem Programm wechselt, das nicht zum Office-Paket gehört.
Beim Versuch ein dreizehntes Element zu kopieren bzw. auszuschneiden, erscheint eine
Rückfrage, die vorschlägt, das erste Element zu entfernen und das neue an letzter Position
einzufügen.
Der Inhalt der Office-Zwischenablage bleibt solange erhalten, bis Sie die letzte laufende
Office-Anwendung beenden.
Sammeln in der Office-Zwischenablage
− Blenden Sie evtl. die Symbolleiste "Zwischenablage" ein.
− Markieren Sie das gewünschte Element und klicken Sie in der Symbolleiste
"Zwischenablage" auf die Schaltfläche
("Kopieren").
oder:
− Markieren Sie das gewünschte Element und wählen Sie Bearbeiten/Kopieren bzw.
Bearbeiten/Ausschneiden (oder die entsprechenden Schaltflächen der Symbolleiste
"Standard" bzw. die Tastenkombinationen).
Hinweis: Auch Daten, markiert in einer Textansicht, in der die Symbolleiste
"Zwischenablage" nicht sichtbar ist, oder in einem Programm, das nicht zu
Office 2000 gehört (z. B. Paint Shop Pro), werden über diese Befehle in die
Office-Zwischenablage eingefügt.
Einfügen aus der Office-Zwischenablage
− Positionieren Sie den Cursor in einem Office-Programm an der Stelle, an der Sie
Elemente einfügen möchten.
− Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste "Zwischenablage".
oder:
− Bei erstmaliger Verwendung von Bearbeiten/Einfügen wird das zuletzt in die OfficeZwischenablage eingefügte Element, also der Inhalt der Windows-Zwischenablage
eingefügt. Sobald über Anklicken eines beliebiges Elements der OfficeZwischenablage Daten eingefügt wurden, lässt sich mit Bearbeiten/Einfügen nur noch
das zuletzt aus der Office-Zwischenablage eingefügte Datenelement einfügen. Dieser
Modus wird automatisch aufgehoben, sobald neue Daten in die Office-Zwischenablage
kopiert oder ausgeschnitten werden.
oder:
− Um alle zusammengetragenen Inhalte einzufügen, klicken Sie in der Symbolleiste
"Zwischenablage" auf die Schaltfläche
("Alle einfügen"). Diese ist nicht
verfügbar, wenn sich nicht alle Elemente in die aktuelle Datei einfügen lassen.
LDS NRW
Office 2000
25
Löschen der Office-Zwischenablage
Wenn das letzte Office-Programm beendet wird, wird der Inhalt der Zwischenablage
automatisch gelöscht. Über die Schaltfläche
("Zwischenablage löschen") können alle
Elemente entfernt werden.
Hinweis: Die Symbolleiste "Zwischenablage" kann nicht über den Dialog "Anpassen"
modifiziert werden, z. B., um so ein bestimmtes Datenelement aus der
Symbolleiste und somit aus der Office-Zwischenablage zu entfernen.
4.7
Frei beweglicher Assistent
Der Office-Assistent hat keinen Rahmen mehr, ist außerhalb eines Fensters auf dem
Bildschirm frei beweglich. Er ist besser animiert. Kann er eine Frage nicht beantworten,
führt er den Anwender, bei entsprechender Installation, direkt ins Web.
Da fortgeschrittene Anwender vom Office-Assistenten meist genervt sind, kann man ihn
jetzt dauerhaft abschalten und statt ihm, den Hilfeindex oder das Inhaltsverzeichnis der
Online-Hilfe verwenden. Hat man den Assistenten mehrmals hintereinander ausgeblendet,
erfolgt automatisch die Rückfrage nach dem Abschalten.
Um den Assistenten auszuschalten, kann alternativ über das Kontextmenü der Dialog
"Optionen" aufgerufen werden. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Den Assistenten
verwenden".
4.8
Online-Hilfe
Der Befehl ? / Inhalt und Index steht nicht mehr zur Verfügung. Gewünschte Hilfeseiten
werden über den Office-Assistenten aufgerufen. Das Anwenderfenster wird verschmälert
und daneben die gefundenen Seiten der Online-Hilfe eingeblendet.
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Office 2000
LDS NRW
Die Online-Hilfe wurde um einen Navigationsbereich erweitert, der in 3 Registerkarten
unterteilt ist. Seine Anzeige kann über die Schaltfläche
Über die Schaltfläche
entfernt.
("Einblenden") erfolgen.
("Ausblenden") wird dieser Bereich aus der Ansicht wieder
Die Registerkarte "Inhalt" zeigt die Hilfeseiten weiterhin thematisch sortiert nach
Kategorien (Büchern) mit Unterkapiteln an. Die Navigation erfolgt wie im WindowsExplorer.
LDS NRW
Office 2000
27
In der Registerkarte "Index" können Schlüsselwörter über ein Eingabefeld
("1. Schlüsselwörter eingeben") eingetippt werden. Sobald Sie die ersten Buchstaben eines
Schlüsselwortes eingeben, aktualisiert sich der Inhalt des darunter liegenden Listenfelds
("2. Oder Schlüsselwörter auswählen") mit dazu passenden Begriffen. Wird ein
Schlüsselwort doppelt angeklickt oder die Schaltfläche "Suchen" betätigt, werden im
unteren Listenfeld ("3. Thema auswählen") alle gefundenen Themen angezeigt. Ein Klick
auf ein Thema zeigt dessen Inhalt im rechten Teil des Hilfefensters an. Zum Löschen eines
eingetippten Schlüsselwortes gibt es eine gleichnamige Schaltfläche.
Die Registerkarte "Antwort-Assistent" ist eine Kombination von Index und OfficeAssistent. Ähnlich wie beim Office-Assistenten gibt es ein Eingabefeld, in das ein Wort
oder eine Frage eingegeben werden kann. Nach einem Klick auf die Schaltfläche "Suchen"
werden im unteren Listenfeld alle gefundenen Themen aufgeführt.
Hinweis: Bei ausgeschaltetem Office-Assistenten (nicht ausgeblendetem!) und Auswahl
von ? / Microsoft Word-Hilfe bzw. Betätigen der Taste <F1> erscheint die
Hilfe direkt in erweiterter Form.
4.9
Neuorganisation der Clip Gallery (Version 5.0)
Bereits Office 97 enthält die Clip Gallery (Version 3.0), über die eine Vielzahl
vorgefertigter Grafiken, Sounds und Videos in eigene Dateien eingefügt werden können.
Die Clip Gallery von Office 2000 wurde neu organisiert und funktionell erweitert. Sie
bietet dem Anwender über eine browserähnliche Oberfläche eine Vorschau auf diese
Dateien, die nun in allen Produkten außer Access und Outlook zur Verfügung stehen. Die
Anzahl integrierter ClipArts ist gestiegen. Sie werden, nach Medientypen sortiert, über drei
Registerkarten angeboten. Die Clip Gallery kann im Standalone-Modus aufgerufen
werden, d.h. ohne dass das Programm über eine andere Anwendung von Microsoft
gestartet werden muss.2
Mit der neuen Clip Gallery lassen sich Bilder in benutzerdefinierten Kategorien
zusammenstellen, Bildern Stichworte zu weisen und bei der Arbeit die Clip Gallery in
einem verkleinerten Fenster geöffnet zu lassen.
2
28
Um den Aufruf zu vereinfachen, sollte die Clip Gallery manuell dem Startmenü von Windows
hinzugefügt werden. Sie ist gespeichert unter cag.exe. Bei einer lokalen Installation wird die Datei
unter c:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\Artgalry installiert. Da der Speicherort
der gemeinsam genutzten Hilfsprogramme geändert werden kann, kann der tatsächliche Speicherort
unterschiedlich sein. Zu beachten bleibt, dass im Standalonemodus einige Funktionen deaktiviert
sind oder anders funktionieren. Das Suchen und Hinzufügen von ClipArts steht zur Verfügung, das
Einfügen über Ziehen oder Kopieren.
Office 2000
LDS NRW
4.9.1
Einfügen einer ClipArt
− Klicken Sie im Menü Einfügen auf Grafik ".
− Wählen Sie den Unterbefehl ClipArt....
oder:
− Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf die Schaltfläche
("ClipArt einfügen").
− Wählen Sie bei beiden Vorgehensweisen die Registerkarte der Medienart, die Sie
wünschen. Bei einer Standardinstallation werden nur Grafiken installiert.
Wählen Sie die Registerkarte "Bilder". Zur besseren Übersicht sind die ClipArts nach
Themenkategorien sortiert. Der Katalog wird im Benutzerprofil gespeichert unter:
Anwendungsdaten\Media Catalog.
− Klicken Sie die gewünschte Kategorie an.
Die ersten ClipArts der Kategorie werden angezeigt.
LDS NRW
Office 2000
29
− Wenn Sie mit dem Mauszeiger langsam über die Icons fahren, erhalten Sie zu den
Dateien folgende Informationen: Beschreibung mit Dateigröße; Speicherformat (Für
den Schneemann erscheint Winter 9,5KB; wmf. Der Dateiname, unter dem er
gespeichert ist, lautet So01380_.wmf.) Die ClipArts sind in folgendem Verzeichnis
gespeichert: c:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\Clipart\cagcat50.
Zum Teil gehören mehr ClipArts zu einer Kategorie als über ein Registerblatt
("Weitere
angezeigt werden können. Über einen Klick auf die Schaltfläche
Clips suchen") am Ende der Liste werden weitere ClipArts angezeigt. Zwischen den
("Zurück") und
einzelnen Registerblättern kann über die Schaltflächen
("Weiter") gewechselt werden.
Beim Klick auf eine ClipArt erscheint ein Untermenü in Form einer Sprechblase:
Schaltfläche
Funktion
ClipArt einfügen; die ClipArt wird eingefügt, der Katalog bleibt in seiner
aktuellen Größe geöffnet, so dass oft das Ergebnis des Einfügens nicht
direkt kontrolliert werden kann.
ClipArtvorschau: die ClipArt wird vergrößert dargestellt, so dass mehr
Details erkennbar sind
ClipArt zu den Favoriten oder einer anderen Kategorie hinzufügen, die
aus einer Liste ausgewählt werden kann
Ähnliche ClipArts suchen (nach Farbe und Form oder nach Stichwörtern)
30
Office 2000
LDS NRW
4.9.2
ClipArts als weitere Autoformen
Der Dialog "AutoFormen" in Word, Excel und PowerPoint wurde um den Befehl "Weitere
Autoformen" erweitert, über den ClipArts aus der Clip Gallery in Dateien eingefügt
werden können.
− Klicken Sie im Menü Einfügen auf den Befehl Grafik ".
− Wählen Sie den Untermenübefehl AutoFormen.
− Klicken Sie in der Symbolleiste "AutoFormen" auf die Schaltfläche
AutoFormen".
"Weitere
oder:
− Wählen Sie in der Symbolleiste "Zeichnen" den Befehl "AutoFormen $".
− Wählen Sie den Untermenübefehl "Weitere AutoFormen...".
In beiden Fällen:
Links im Programmfenster wird die Clip Gallery angezeigt.
LDS NRW
Office 2000
31
4.10 Schutz vor Makroviren, Makros verwenden wollen
4.10.1
Sicherheitsstufen
Für Word, Excel und PowerPoint wird bei Installation eine Sicherheitsstufe festgelegt.
Beim Öffnen einer Datei oder Laden einer Dokumentvorlage bzw. Add-Ins, die Makros
enthalten, reagiert die jeweilige Anwendung in Abhängigkeit der aktuellen Sicherheitsstufe
und einer digitalen Signatur.
Hohe
Sicherheit
Die Makros müssen von einer vertrauenswürdigen Quelle signiert werden, sonst
werden Makros in Dokumenten ohne Hinweis automatisch deaktiviert.
Für Word ist standardmäßig eine hohe Sicherheitsstufe festgelegt.
Mittlere
Sicherheit
Die Anwender werden beim Öffnen von Dateien aufgefordert, Makros in
Dokumenten zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Für Excel und PowerPoint ist standardmäßig eine mittlere Sicherheitsstufe
festgelegt.
Niedrige
Sicherheit
Beim Öffnen von Dateien werden keine Makros überprüft; alle Makros werden
aktiviert. Diese Sicherheitsstufe bietet keinen Schutz.
Die Sicherheitsstufe kann jederzeit während der Arbeit geändert werden. In einer
Netzwerkumgebung setzt dies voraus, dass der Netzwerkadministrator keine
Sicherheitsstufe für Ihre Organisation festgelegt hat.
− Klicken Sie im Menü Extras auf Makro ".
− Wählen Sie den Untermenübefehl Sicherheit....
− Wählen Sie die Registerkarte "Sicherheitsstufe".
− Wählen Sie die gewünschte Sicherheitsstufe aus.
32
Office 2000
LDS NRW
4.10.2
VBA-Projekte digital signieren
Unter Office 2000 können VBA-Softwareentwickler ihre VBA-Programme digital
signieren. Dies soll dem Schutz vor Makroviren dienen. Technische Voraussetzung hierfür
ist u. a. die Installation des Microsoft Internet Explorers Version 4.0 oder höher.
Nach wie vor, muss der Anwender entscheiden, ob er einem digital signierten Makro
vertraut und kann die Makros vorsorglich deaktivieren. Wenn Sie wissen, dass Sie Makros
einer bestimmten Quelle blind vertrauen können, können Sie diesen Makroentwickler beim
Öffnen des Dokuments oder Laden des Add-Ins in die Liste der 'vertrauenswürdigen
Quellen' aufnehmen. Alle Dateien, die von dieser Quelle signiert wurden, werden dann als
vertrauenswürdig ausgewiesen und Makros automatisch beim Öffnen der Dateien aktiviert,
unabhängig von der für die Anwendung festgelegten Sicherheitsstufe. Die Anwendung
überprüft ferner die Gültigkeit der Signatur, ob das Makroprojekt verändert wurde oder
signiert wurde, bevor das digitale Zertifikat abgelaufen ist oder für ungültig erklärt wurde.
Weiter wird ausgewertet, ob das Zertifikat von einer anerkannten Zertifizierungsstelle
ausgestellt wurde.
Zum Beziehen eines Zertifikats gibt es drei Möglichkeiten:
Beantragen eines digitalen Zertifikats bei einer gewerblichen Zertifizierungsstelle
Dies ist nur sinnvoll für große Unternehmen. Das Zertifikat ist bei einer darauf
spezialisierten Firma, z. B. VeriSign, Inc., zu beantragen.
Beantragen eines digitalen Zertifikats in Ihrem Unternehmen
Manche Unternehmen besitzen Sicherheitsadministratoren und eine hausinterne
Zertifizierungsstelle, die mit Hilfe spezieller Programme (z. B. Microsoft Certificate
Server) digitale Zertifikate produziert und vertreibt.
Erstellen eines eigenen Zertifikats
Eigene Zertifikate können über das Programm SelfCert.exe erstellt werden, das mit
Office 2000 ausgeliefert wird. Es gehört nicht zur Standardinstallation.
4.10.3
Dokumente oder Vorlagen mit Makros verwenden
Die Programme von Office 2000 sind so voreingestellt, dass Makros in Vorlagen bzw.
Add-Ins, die bei der Installation von Office 2000 bereits vorhanden waren, automatisch
aktiviert werden, wenn eine entsprechende Vorlage geöffnet oder ein Add-Ins geladen
wird.
− Um diese Einstellung einzusehen bzw. zu deaktivieren, klicken Sie im Menu Extras
auf den Befehl Makro ".
− Wählen Sie in dem Untermenü den Befehl Sicherheit....
− Aktivieren Sie die Registerkarte "Vertrauenswürdige Quellen".
LDS NRW
Office 2000
33
Beispiel 1:
− Das Kontrollkästchen "Allen installierten Add-Ins und Vorlagen vertrauen" wurde
deaktiviert. Word warnt den Anwender (bei Sicherheitsstufe 'Mittel' und 'Hoch'), als er
mit der integrierten Vorlage 'AktuellesFax.dot' ein neues Dokument anlegen will.
− Klickt der Anwender auf die Schaltfläche "Makros deaktivieren" wird ein neues
Dokument angelegt und der konstante Text in das Dokumentenfenster kopiert.
34
Office 2000
LDS NRW
Zugleich erscheinen die Symbolleiste "Steuerelement-Toolbox" und "Entwurfsmodus".
Neu ist, dass die Makros in dieser Situation sowohl im Dialog "Makros" als auch im
Projekt-Explorer des Visual Basic Editors aufgelistet werden. Sie können aber nicht zur
Ausführung gebracht werden. Beim Versuch ein Makro aufzurufen erscheint folgende
Fehlermeldung.
Beispiel 2
Die Sicherheitsstufe ist 'Hoch' und die Option 'Allen installierten Add-Ins und Vorlagen
vertrauen' aktiviert. Es wird eine Datei geöffnet, deren benutzerdefinierte
Dokumentvorlage nicht signierte Makros enthält. Die Dokumentvorlage ist nicht im
Benutzerprofil oder unter den integrierten gespeichert ist. Das Dokument lässt sich öffnen,
die Makros werden automatisch deaktiviert. Bei Aufruf eines Makros über die
vorlageneigene Symbolleiste kommt es zur Fehlersituation.
LDS NRW
Office 2000
35
Beispiel 3
Der Anwender kann im vorangehenden Beispiel die Sicherheitsstufe auf 'Mittel' setzen.
Beim Öffnen des Dokumentes erfolgt folgende Rückfrage, die im die Möglichkeit zur
Aktivierung der Makros gibt:
4.11 Dateiinhalt als E-Mail senden
In der Symbolleiste 'Standard' gibt es an vierter Position die neue Schaltfläche
("EMail"). Ein Klick auf diese Schaltfläche bewirkt, dass die Mail-Kopfzeile (für Empfängerund Betreffangabe, etc.) in das Dokumentenfenster eingefügt bzw. wieder ausgeblendet
wird. Beim Klick auf die Schaltfläche
("Senden") wird der Dateiinhalt als
Textkörper einer E-Mail-Nachricht verschickt: bei Word der Dokumentinhalt, bei Excel
der Inhalt des aktuellen Arbeitsblattes und bei PowerPoint die aktuelle Folie.
Die Nachricht wird automatisch im HTML-Format gesendet.
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Office 2000
LDS NRW
Alternativ zu diesem Befehl steht weiterhin die Funktion Datei / Senden an"zur
Verfügung, die die Datei als Anlage einer Nachricht verschickt. Der Dateiinhalt wird
gemäß HTML formatiert.
Hinweis: In Word können im Dialog "Optionen", Registerkarte "Allgemein" über die
Schaltfläche "E-Mail-Optionen..." Einstellungen für das Anhängen von
Signaturen, für die Schriftarten zum Verfassen von Nachrichten und ein
persönlichen Briefpapiers vorgenommen werden.
4.12 Webordner und Dokumente als Web-Seiten
Schon unter Word 97 konnten Dokumente als Web-Dateien (.htm bzw. .html) gespeichert
werden. Office 2000, insbesondere Word 2000, ist um viele Web-Hilfsmittel erweitert
worden.
Word, Excel, PowerPoint und Access erlauben jetzt den Export von Dokumenten im
HTML-Format, das als natives Dateiformat unterstützt wird. Auch dynamische WebSeiten, die auf Benutzereingaben reagieren, lassen sich erzeugen (z. B. in Excel).
Neu an Office 2000 ist, dass Sie Office-spezifische Formatierungen nicht verlieren. Einige
Funktionen der Office-Programme werden nach wie vor im Web nicht unterstützt, d. h.
sind im Browser nicht sichtbar. Hierzu gehören bspw. Farben und Zeicheneffekte. Wenn
Sie eine Datei als HTML-Datei speichern, werden die Formatierungsoptionen, die im Web
nicht unterstützt werden, zusammen mit der Datei gespeichert. Beim Öffnen der Datei in
einem Webbrowser werden diese Formatierungen nicht angezeigt, beim nächsten Öffnen
der Datei in dem jeweiligen Office-Programm, werden diese Formatierungen wieder
sichtbar und können auch bearbeitet werden. Dies wird dadurch erreicht, dass
LDS NRW
Office 2000
37
Textformatierungen etc. in der Datei als XHTML-Abschnitte (unter intensiver Benutzung
von Cascading style sheets) gespeichert werden.
Beim Speichern im HTML-Format werden die enthaltenen Abbildungen standardmäßig in
einem eigens erstellten Ordner abgelegt. OLE-Objekte verlieren ihre Interaktivität.
Abbildungen werden beim Speichern in das JPEG-, GIF- oder PNG-Format konvertiert.
(JPEG-Bilder bleiben im JPEG-Format, Bilder und Schnappschüsse des aktuellen Zustands
der OLE-Objekte bei Speicherung werden zu GIF-Dateien, ebenso wie Zeichnungen über
die Symbolleiste "Zeichnen" erstellt oder eingefügte ClipArts.) Neben diesen Formaten
wird außerdem im VML-Format (Vector Markup Language) gespeichert.
Um die Ursprungsdatei nicht zu verlieren, bieten Excel und PowerPoint die Möglichkeit
im Dialog "Speichern unter" nur einen Teil der Daten zu exportieren. Der Dialog heißt
"Als Webseite veröffentlichen" und wird über die Schaltfläche "Veröffentlichen..."
aufgerufen.
Beispiel:
Ein Word-Dokument wird im HTML-Dateiformat gespeichert und in der
Webseitenvorschau anzeigt. Die Datei layout.doc wird im HTLM-Dateiformat im
Verzeichnis
stammverzeichnis:\betriebssystem\Profiles\benutzername\Eigene Dateien\layout.htm
gespeichert. Im gleichen Verzeichnis wird ein Ordner namens layout-Dateien eingerichtet,
der die Grafiken und weitere Hilfedateien enthält. Office wählt standardmäßig als
Ordnernamen den Namen der exportierten Datei erweitert um den Zusatz '–Dateien'.
Durch den Befehl Datei /Webseitenvorschau wird layout.htm und der zugehörige Ordner
layout-Dateien in das Verzeichnis c:\Temp\Word kopiert, wobei der Ordner von Word ggf.
zunächst angelegt wird. Der Standardwebbrowser wird geöffnet.
Web-Optionen
Jede Anwendung besitzt im Dialog "Optionen" in der Registerkarte "Allgemein" die
Schaltfläche "Weboptionen...". Der zugehörige Dialog ist, mit Ausnahme seiner
Registerkarte "Allgemein", in allen Anwendung nahezu identisch; seine Einstellungen
beeinflussen wo und in welchem Format Grafiken und andere Hilfsdateien für die
Verwendung auf Webseiten gespeichert werden sollen.
4.12.1
•
Erstellen von Webseiten
aus vorhandenem Word-Dokument, Excel-Tabelle etc.
speichern mit Datei / Als Webseite speichern...;
Diese Funktion ist identisch mit Datei / Speichern unter... und der Auswahl des
Dateityps 'Webseite (*.htm; *.html)'.
38
Office 2000
LDS NRW
•
in Word auf Basis einer Webseitenvorlage
leere Webseite: Datei / Neu..., Registerkarte: Allgemein, Icon: Webseite
oder
Webseite mit Inhalt und Formatierung: Datei / Neu..., Registerkarte: Webseiten
Word deaktiviert alle Funktionen, die vom Zielbrowser nicht unterstützt
werden. Der Zielbrowser kann geändert werden oder Browsereinstellungen
lassen sich deaktivieren.
•
in Word mit Hilfe des Webseiten-Assistenten
Datei / Neu..., Registerkarte: Webseiten;
Der Assistent bietet verschiedene inhaltsbezogene Dokumentvorlagen für die
gängigen Arten von Webseiten zur Auswahl an.
Eine einzelne Webseite oder eine ganze Website kann erstellt werden. Auch
lassen sich vorhandene Webseiten und Word-Dokumente einbinden.
In Word: Arbeitsansicht Weblayout
In jedem der drei zuvor genannten Fälle wird unter Word in die Weblayoutansicht
gewechselt. Hierbei handelt es sich um eine neue Textansicht. Sie kann auch manuell über
Ansicht / Weblayout aufgerufen werden bzw. über einen Klick auf die Schaltfläche
("Weblayoutansicht") in der Statuszeile im Bereich der Schaltflächen zum Wechseln der
Textansicht (
). In der Benutzerführung hat diese Textansicht die Position der
Online-Layoutansicht (siehe hierzu auch Kapitel 5.8 Wegfall der Online-Layoutansicht:
Dokumentstruktur ansehen, ab Seite 66 dieser Unterlage) übernommen.
Die Weblayoutansicht ist eine Bearbeitungsansicht, die die Seite so anzeigt, wie sie nach
ihrer Veröffentlichung im Web oder im Intranet aussehen wird. Es geht um die
Überprüfung des Erscheinungsbildes: Hintergründe, AutoFormen und andere Effekte, die
im Allgemeinen in Webdokumenten oder in auf dem Bildschirm betrachteten Dokumenten
verwendet werden, sind sichtbar.
Hinweis: Da bei dieser Vorgehensweise nicht alle Einstellungen aktiviert werden können,
empfiehlt Microsoft Press den Weg über die Schaltfläche "Veröffentlichen..."
des Dialoges "Speichern unter". Hierbei werden die Daten zunächst (im TempVerzeichnis des Anwenders) gespeichert und können anschließend im Browser
betrachtet werden.
Kontrollieren des Layouts
Die Webseitenvorschau (Datei / Webseitenvorschau) dient zum Anzeigen der aktuellen
Datei als Webseite im Standardwebbrowser, ohne sie zuvor speichern zu müssen. Es kann
das endgültige Erscheinungsbild überprüft werden, bevor die Seite veröffentlicht wird.
Alle Office-Anwendungen verfügen über diesen Befehl. Die aktuelle Datei wird im TempVerzeichnis des jeweiligen Anwenders gespeichert und im Browser angezeigt.
Einfügen von Hyperlinks
Die Anwendungen verfügen zumeist über den Befehl Einfügen / Hyperlink..., mit dem
dialoggesteuert ein HTML-Hyperlink eingefügt werden kann.
LDS NRW
Office 2000
39
4.12.2
Word im Web
Word wurde um Befehle erweitert, die komfortable Werkzeuge für das Erstellen von
HTML-Seiten darstellen sollen. Diese Befehle sind als Menübefehle in die bestehende
Menüleiste aufgenommen bzw. als Schaltflächen in bestehende Dialoge integriert worden.
Frames
Frames dienen der Strukturierung einer Website. Sie können über den Befehl Format /
Frames " bzw. die Symbolleiste "Frames" eingefügt werden.
Tabellen
Die Tabellenfunktion von Word wurde um viele Funktionen erweitert, so dass WordTabellen wie HTML-Tabellen formatiert werden können (siehe Kapitel 5.5
Tabellenfunktion, ab Seite 55 dieser Unterlage). Diese neuen Funktionen sind auch für den
reinen Word-Anwender nützlich.
Hinzufügen visueller Effekte
− Hinzufügen eines Designs (Format / Design...)
Designs enthalten aufeinander abgestimmte, einheitliche Gestaltungselemente und
Farbskalen für Hintergrundbilder, Aufzählungszeichen, Schriftarten, horizontale Linien
und andere Dokumentelemente, die ein gleichbleibendes Erscheinungsbild als
Webseite gewährleisten. Sie lassen sich in Word, in E-Mail-Nachrichten oder im Web
verwenden.
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Office 2000
LDS NRW
Designs enthalten im Gegensatz zu Dokumentvorlagen keine AutoText-Einträge,
benutzerdefinierte Symbolleisten, Menüeinstellungen, Tastenkombinationen und
Makros. Ein Design versieht ein Dokument mit Farben, Schriftarten und Grafiken. Bei
Zuweisung eines Designs passt Word Hintergrundfarben oder -grafiken,
Formatvorlagen für Textkörper und Überschriften, Aufzählungszeichen und
horizontale Linien sowie Farben von Hyperlinks und Tabellenrahmen an. Die zur
Verfügung stehenden Designs sind zwischen Word, Access und FrontPage
(zusätzliche) abgestimmt.
− Verwenden von Grafiken als Aufzählungszeichen
(Format / Nummerierung und Aufzählungen..., Registerkarte "Aufzählungen",
Schaltfläche "Grafik...")
Word bietet eine Reihe farbiger Grafiken an, die sich als Aufzählungszeichen auf
Webseiten verwenden lassen.
− Erstellen von Trennlinien
(Format / Rahmen und Schattierung..., Schaltfläche "Horizontale Linie...")
Word bietet speziell für das Web gestaltete horizontale Trennlinien an, die als farbige
und grafische Effekte hinzugefügt werden können. Bei diesen Linien handelt es sich
um eine Erweiterung der bereits integrierten Rahmen- und Schattierungsfunktion.
Neue Symbolleiste: Webtools
Excel im Web3
4.12.3
Verbessert in Excel 2000
Webabfragen Sie können Abfragen ausführen, um Daten abzurufen, die im World Wide
Web zur Verfügung stehen. Sie können entweder eine vollständige Webseite auswählen
oder eine Tabelle auf einer Webseite angeben, aus der Daten abgerufen werden. Excel
2000 stellt mehrere Beispielwebabfragen zur Verfügung, die Sie ausführen können.
Neu in Excel 2000
Verwenden Sie die interaktive PivotTable-Listenkomponente für Webseiten. Sie
können einen PivotTable-Bericht auf einer Webseite als PivotTable-Liste zur Verfügung
stellen. Dies ist eine Komponente, durch die Benutzer mit den Daten im Webbrowser
interagieren können. Benutzer können die Daten auch aktualisieren, das Layout ändern und
andere Elemente für die Anzeige auswählen.
4.12.4
Skript-Editor
Ein Skript ist Programmcode, der Webseiten mit dynamischen Elementen versieht, z. B.
einem Besucherzähler. Das Erstellen von Skripts setzt Programmierkenntnisse voraus. Die
Skripts werden von Webbrowsern ausgeführt, wenn eine Webseite im Browser geöffnet
wird.
3
Der folgende Text wurde aus der Online-Hilfe von Excel 2000 übernommen.
LDS NRW
Office 2000
41
Unter Office 2000 können Sie in der jeweiligen Anwendung Skripts direkt für Ihre
Webseite schreiben. Unter Verwendung des Skript-Editors der Visual StudioEntwicklungsumgebung, können neue Skripts, standardmäßig in Visual Basic Scripting
Edition (VBScript), erstellt werden. Auch das Schreiben von Skripts in anderen Sprachen
ist nach Änderung der Standard-Skriptsprache im Editor (Registerkarte "Quelle") möglich.
Beim Debugprozess besteht volle Browserunterstützung. In Office-Dateien können
Skriptanker verwendet werden.
Erstellen eines Skripts
− Klicken Sie im Menü Extras auf den Befehl Makro ".
− Wählen Sie den Unterbefehl Microsoft Skript-Editor....
− Schreiben Sie Ihr Skript und kehren Sie zu Word bzw. Excel oder PowerPoint zurück.
− Zum Aktualisieren der geänderten Webseite klicken Sie in der Symbolleiste "Web" auf
("Aktuelle Seite aktualisieren"). Enthält eine Webseite ein Skript,
die Schaltfläche
zeigt das jeweilige Office-Produkt einen Skriptanker auf der Seite an. Diese lassen sich
aus- und einblenden. Bei Ansicht der Seite im Webbrowser bzw. beim Druck werden
sie nicht angezeigt.
42
Office 2000
LDS NRW
4.13 Zusammenarbeit mit anderen Personen
Arbeiten mit Diskussionen
Über die Funktion Diskussion lassen sich Anmerkungen in dieselbe Datei einfügen, ohne
dass das Dokument weitergeleitet oder die Kommentare der verschiedenen Benutzer
aufeinander abgestimmt werden müssen.
Abonnieren eines Dokuments oder Ordners
Werden Dateien oder Ordner auf einem bestimmten Webserver mit Microsoft Office
Servererweiterungen gespeichert, können Sie die Datei oder den Ordner abonnieren. Sie
werden dann durch eine E-Mail-Nachricht über alle vorgenommenen Änderungen
informiert.
Online-Zusammenarbeit MS NetMeeting
Indem Sie Microsoft NetMeeting verwenden, können Sie Informationen mit Benutzern an
anderen Standorten gemeinsam verwenden und austauschen - in Echtzeit und so, als
befänden sich alle Benutzer im gleichen Raum. Outlook 2000 kann zum Planen
zukünftiger Online-Besprechungen eingesetzt werden. Sie können das Internet oder Ihr
Firmenintranet einsetzen, um eine Onlinebesprechung aus einem beliebigen OfficeProgramm heraus einzuleiten, oder Sie können direkt im NetMeeting-Programm arbeiten,
(Start/Programme "/ Internet Explorer und anschließend auf Microsoft NetMeeting
klicken). In NetMeeting können Sie das Whiteboard einsetzen, Nachrichten im Chatfenster
senden oder Dateien an andere Teilnehmer übertragen. Microsoft Outlook 2000 kann
außerdem Onlinebesprechungen im voraus planen.
4.14 Unicode-Unterstützung in Microsoft Office 2000
Microsoft Office 2000 basiert auf dem Codierungsstandard Unicode 2.1. Hierbei handelt es
sich um ein standardisiertes Verfahren zur Zeichencodierung, bei dem für jedes Zeichen
2 Bytes (16 Bit) verwendet werden. Dieser Standard umfasst rund 40.000 alphabetische
und ideographische Zeichen bzw. Symbole. Das Unicode Konsortium veröffentlichte
mehrere Standards, in denen fast jedem Zeichen / Symbol der wichtigsten Sprachen der
Welt eine Zahl zwischen 0 und 65.535 (216 - 1) zugeordnet wurde. Das Codierungssystem
ist erweiterbar, da einige Leerzeichen für eine spätere Zeichenzuordnung reserviert
wurden. Im März 2001 erschien bereits der Codierungsstandard 3.1.0.
Unicode ermöglicht die korrekte Anzeige von Daten in Office-Programmen, unabhängig
davon, in welcher Sprache diese geschrieben wurden. Der Codierungsstandard ist z. B.
interessant im Zusammenhang mit Textdateien, die Sie gemeinsam mit Personen nutzen,
die in einer anderen Sprache arbeiten oder auf anderen Computersystemen. Wenn Sie
solche Dateien öffnen oder speichern, müssen Sie u. U. eine Codierung wählen. Anhand
der Codierung kann Word oder ein anderes Programm feststellen, wie Text dargestellt
werden muss, um lesbar zu sein. Die angegebene Codierung wird verwendet, um die Datei
in Unicode zu konvertieren. Das Betriebssystem muss die Zeichen der Sprache
unterstützen. In Outlook gilt dies nur in Zusammenhang E-Mail-Nachrichten.
LDS NRW
Office 2000
43
Codierte Textdatei erstellen (am Beispiel von Word)
− Um eine Datei im Unicode-Standard zu erstellen, ist beim Speichern aus der Liste
"Dateityp" der Eintrag 'Codierter Text (*.txt) zu wählen. (In Excel heißt der Eintrag
'Unicodetext (*.txt)').
− Word lässt sich das gewünschte Speichern bestätigen und weist auf Formatierungen
hin, die verloren gehen.
− Danach ist über das Dialogfeld "Dateikonvertierung" die zu verwendende Codierung
auszuwählen.
Sie können den Text in der gewählten Codierung im Vorschaufeld betrachten. Die
Daten werden erst beim Klick auf die Schaltfläche "OK" gespeichert. Wählen Sie eine
Codierung, die in der Datei verwendete Zeichen nicht unterstützt, markiert Word die
Zeichen in Rot, die nicht gespeichert werden können.
44
Office 2000
LDS NRW
Codierte Textdatei öffnen
Beim Öffnen einer Textdatei erkennt Word die meisten Codierungen automatisch. Stimmt
die Codierung der Datei mit der Codierung überein, die in Ihrer Version von Microsoft
Windows als Standard für das Speichern von 'Nur-Text'-Dateien festgelegt ist, öffnet Word
die Datei direkt. Wird die Codierung nicht erkannt oder eine Codierung erkannt, die nicht
Ihrem Windows-Standard entspricht, müssen Sie in einer Liste die Codierung überprüfen
und auswählen. Word verwendet die angegebene Codierung, um die Datei in Unicode zu
konvertieren. Bevor Sie die Datei öffnen, können Sie den Text in einer Vorschau
betrachten und die Lesbarkeit prüfen.
Im Beispieltext hat der Anwender keine Textinformation verloren. Bei Speichern obiger
Datei unter Angabe des Dateityps 'Nur Text (*.txt)' erscheinen nach Öffnen der Datei
folgende Daten:
Word kann so eingestellt werden, dass bei jedem Öffnen einer Textdatei der
Codierungsstandard zu überprüfen oder auszuwählen ist (Dialog "Optionen", Registerkarte
"Allgemein", aktivieren des Kontrollkästchens "Konvertierung beim Öffnen bestätigen").
Hinweis: Als echte Unicode-Schrift wird Arial Unicode MS ausgeliefert. Diese Schrift
sollte wegen ihrer Größe und der typographischen Kompromisse nur da
eingesetzt werden, wo mehrere Schriftarten nicht möglich sind. Sie ist nicht
Bestandteil einer Standard-Installation.
LDS NRW
Office 2000
45
5 Word 2000
5
5.1
Word 2000
Änderungen bedingt durch die Sprachenunabhängigkeit
Automatische Spracherkennung
Beim Schreiben von Text erkennt Word automatisch, in welcher Sprache die Texteingabe
erfolgt. Voraussetzung hierfür ist, dass die Korrekturhilfe für die betreffende Sprache
installiert und die Sprache aktiviert ist (siehe hierzu Kapitel 3 Verwendung mehrerer
Sprachen, ab Seite 12 dieser Unterlage). Meist müssen vier Worte getippt werden, bevor
Word die korrekte Sprache erkennt.
Word zeigt die Sprache der aktuellen Cursorposition in der Statuszeile an. Ein Doppelklick
auf diesen Eintrag aktiviert den Befehl Extras / Sprache " / Sprache bestimmen....
Sprachabhängig verwendet Word die entsprechenden Wörterbücher für die Rechtschreibund Grammatikprüfung, Interpunktionsregeln, Sortierkonventionen, AutoKorrektur sowie
andere Hilfsprogramme. Die Tipps der Funktion AutoVervollständigung werden in der
aktuellen Sprache angezeigt, die AutoFormat-Funktion konvertiert automatisch in die
Formate der aktuellen Sprache und der Dialog der Funktion Einfügen / Datum und
Uhrzeit... listet Formate der aktuellen Sprache auf.
Feldfunktionen
Sämtliche Feldfunktionen (inklusive Parameter) besitzen englische Namen. So wurde
bspw. aus der Feldfunktion 'Aktualdat \@ "tt.MM.jj" \* FORMATVERBINDEN' die
Feldfunktion 'DATE \@ "dd.MM.yy" \* MERGEFORMAT '.
Eine Ausnahme bildet aus Gründen der Abwärtskompatibilität die Summenfunktion. Sie
kennt weiterhin die Parameter LINKS und ÜBER.
46
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
Sonderzeichen im Dialog "Suchen und Ersetzen"
Die Sonderzeichen im Dialog "Suchen und Ersetzen" entsprechen denen der englischen
Version. Beim Klick auf die Schaltfläche "Sonstiges $" und Wahl des Eintrages
'Absatzmarke' wird ^p statt wie bisher ^a in das Feld für die Suchen- bzw. ErsetzenZeichenkette eingetragen.
5.2
Skalieren beim Ausdrucken
Es besteht die Möglichkeit beim Drucken die Dokumentseiten verkleinern zu lassen, um
anstelle einer Dokumentseite 2, 4, 6, 8 oder 16 Seiten auf einer Druckseite auszugeben.
Des Weiteren können Dokumente skaliert werden, damit sie, unabhängig vom gewählten
Papierformat im Dialog "Seite einrichten", auf größere oder kleinere Papierformate passen.
Word skaliert die Dokumente, um sie für das jeweilige Papierformat anzupassen. Die
Seitenränder und Zeilenumbrüche müssen vom Anwender nicht korrigiert werden. Die
skalierten Seiten werden zentriert auf das neue Papierformat abgebildet, die
Dokumenteinstellungen aber nicht dauerhaft geändert; sie gelten lediglich für den aktuellen
Ausdruck.
− Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken....
− In der Gruppe "Zoom" stellen Sie im Listenfeld "Seiten pro Blatt" die gewünschte
Seitenzahl pro Druckseite ein. Bei Angabe von 2, 6 oder 8 Seiten erfolgt der Druck
automatisch im Querformat. Im Listenfeld "Papierformat skalieren" wählen Sie bei
Bedarf das gewünschte Papierformat.
Hinweis: Diese Möglichkeit hilft beim Sparen von Papier. Geschützte Leerzeichen bzw.
schmale Buchstaben wie bspw. i oder l in der Schriftart Times New Roman
überlagern im Ausdruck aber öfter andere Zeichen.
LDS NRW
Office 2000
47
5 Word 2000
5.3
Klicken und Eingeben
Um Text, Grafiken, Tabellen und andere Elemente an einer leeren Stelle des Dokumentes
einzufügen, musste bisher durch wiederholtes Drücken der Taste <Eingabe> bzw. <Tab>
Platz geschaffen und der Cursor an die entsprechende Einfügeposition gesetzt werden. Ab
Word 2000 kann einfach an der gewünschten Dokumentstelle ein Doppelklick gemacht
und anschließend mit der Dateneingabe begonnen werden. Diese Funktion steht in allen
Textansichten mit Ausnahme der Normalansicht und der Gliederungsansicht zur
Verfügung.
"Klicken und Eingeben" fügt notwendige Leerabsätze und Formatierungen ein: alle
Absatzmarken des nachfolgend abgebildeten Dokumentenfensters hat Word automatisch
eingefügt. Der Absatz, in dessen Zeile mittig doppelt geklickt wurde, ist zudem
automatisch zentriert worden (siehe Schaltfläche der Symbolleiste "Format").
Ein weiterer Doppelklick einige Zeilen höher im Dokument, führt zum Einfügen einer
Tabstoppposition (siehe Lineal) und eines Tabstopps.
Um anzuzeigen, welche Formatierungen die Funktion "Klicken und Eingeben" erzeugen
wird, verändert der Mauszeiger sein Aussehen in Abhängigkeit davon, auf welche Stelle
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Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
Sie im Dokument zeigen.:
Tabstopps angedeutet.
,
oder
. Es wird die Ausrichtung des Absatzes bzw.
"Klicken und Eingeben" steht nicht zur Verfügung:
links oder rechts von Grafiken
im Bereich der Seitenränder
links und rechts von Absatzeinzügen
z.T., je nach Umbruchart, neben unverankerten Objekten
bei mehr spaltigem Text
in Listen mit Aufzählungszeichen oder Nummerierungen
Hinweis: Möchten Sie an der Stelle, an der Sie doppelt geklickt haben, keinen Text
einfügen, doppelklicken Sie einfach an einer anderen Stelle. Word löscht
eingefügte Absatzmarken und Tabstopps und setzt entsprechend neue. Haben
Sie bereits ein Element eingefügt, arbeiten Sie mit der Funktion
Bearbeiten/Rückgängig.
"Klicken und Eingeben" deaktivieren
Diese Funktion kann deaktiviert werden.
− Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen....
− Wählen Sie die Registerkarte "Bearbeiten".
In der Gruppe "Klicken und eingeben" steuern Sie diese Funktion. Zur Deaktivierung
ist das Kontrollkästchen "Klicken und eingeben aktivieren" auszuschalten.
Das neue Element unter einem bestehenden Absatz wird mit dem hier eingestellten
Standardabsatzformat formatiert. Wenn Sie auf neue Elemente eine andere
Formatierung anwenden möchten, können Sie das Standardabsatzformat anpassen.
LDS NRW
Office 2000
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5 Word 2000
5.4
Änderungen bei den Korrekturhilfen
Die Methoden zur Prüfung von Rechtschreibung und Grammatik wurden in Word 2000
verbessert. Durch Erweiterung des Hauptwörterbuches erkennt die Rechtschreibprüfung
wesentlich mehr Begriffe/Namen als die der Vorgängerversion. Die Grammatikprüfung
findet weniger angeblich fehlerhafte Formulierungen und liefert effektivere
Verbesserungsvorschläge. Auch die AutoKorrektur-Funktion erfuhr entscheidende
Verbesserungen.
Die nachfolgende Tabelle gibt die Namen der Prüfdateien an. Die Dateien mit den kursiv
gedruckten Namen sind bereits nach Installation vorhanden. Die Prüfdateien werden
gespeichert unter c:\ Programme \ Gemeinsame Dateien \ Microsoft Shared \ Proof. Beim
ersten Aufruf einer Korrekturfunktion in einer bestimmten Sprache werden in diesem
Ordner die Unterordner für die aktuelle Sprache angelegt und, falls vom Anwender
bestätigt, die fehlenden Prüfdateien nachinstalliert. Z. T. befinden sich die Prüfdateien in
den sprachenabhängigen Unterordnern.
Deutsch (für Deutschland)
Mssp3gea.lex, Mssp3gep.lex
Rechtschreibdatei
Mshy3gea.lex, Mshy3gep.lex
Silbentrennung
Msth3gea.lex, Msth3gep.lex
Thesaurus
\1031\Msgr_ge.lex
Unterordner für Deutsch mit
Grammatikdatei
Englisch (für Großbritannien)
Mssp3en.lex,
Mssp3ena.lex
Rechtschreibdatei
Msgr2en.lex
Grammatikdatei
Mshy2_en.lex
Silbentrennung
Msth3br.lex,
Msth3am.lex
Thesaurus
\1033
Unterordner für Englisch
Französisch (für Frankreich)
Mssp_fr.lex,
Mssp_pfr.lex
Rechtschreibdatei
Msgr_fr.lex
Grammatikdatei
Mshy_pfr.lex, Mshy_fr.lex
Silbentrennung
Msth_fr.lex
Thesaurus
\1036
Unterordner für Französich
Italienisch (für Italien)
Mssp3it.lex
Rechtschreibdatei
Msgr_it.lex
Grammatikdatei
Mshy3it.lex
Silbentrennung
Msth_it.lex
Thesaurus
\1040
Unterordner für Italienisch
50
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
5.4.1
Neue deutsche Rechtschreibung
Die Regeln der neuen deutschen Rechtschreibung lassen sich im Dialog "Optionen",
Registerkarte "Rechtschreibung und Grammatik" explizit ab- bzw. anschalten.
Standardmäßig ist das Kontrollkästchen "Neue deutsche Rechtschreibung" aktiviert.
5.4.2
AutoKorrektur: automatische Rechtschreibprüfung
Die AutoKorrektur kann Tippfehler, falsch geschriebene Wörter, Grammatikfehler und
falsche Großbuchstaben erkennen und korrigieren. Ab Office 2000 benutzt die
AutoKorrektur standardmäßig zur Prüfung nicht nur ihre sprachenspezifischen "internen"
Listen,
sondern
auch
die
entsprechenden
Hauptwörterbücher
(keine
Benutzerwörterbücher). Für jede installierte und aktivierte Sprache kann eine eigene Liste
mit AutoKorrektur-Einträgen aufgebaut werden.
Rechtschreibfehler durch die AutoKorrektur kontrollieren lassen
Für die Korrektur von Rechschreibfehlern durch die AutoKorrektur muss die automatische
Rechtschreibprüfung aktiviert sein. So können Rechtschreib- und Grammatikfehler
korrigiert werden, ohne dass der Anwender in einem separaten Prüflauf jede Korrektur
einzeln bestätigen muss.
Dieses Verhalten kann unter Extras / AutoKorrektur..., Registerkarte AutoKorrektur
ausgeschaltet werden, indem das Kontrollkästchen "Automatische Vorschläge aus dem
Wörterbuch verwenden" deaktiviert wird.
LDS NRW
Office 2000
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5 Word 2000
Beteiligte Dateien
Nach Installation eines deutschsprachigen Office-Version enthält der Ordner
stammverzeichnis:\Programme\Microsoft Office\Office\ für jede (automatisch) unterstützte
Sprache einen Unterordner:
Unterordnername Dateiname
AutoKorrekturliste (Extras / AutoKorrektur,
Register: AutoKorrektur) für die Sprache
...\1031
Mso.acl
Deutsch
...\1033
Mso.acl
Englisch
...\1036
Mso.acl
Französisch
...\1040
Mso.acl
Italienisch
Im Benutzerprofil des Anwenders befinden sich Kopien von diesen Dateien im
Unterordner Anwendungsdaten\Microsoft\Office. Diese werden z.T. erst dann erstellt,
wenn für eine Sprache ein Prüflauf durchgeführt bzw. ein AutoKorrektur-Eintrag ergänzt
wird.
5.4.3
Thesaurus
Word 2000 enthält einen deutschen Thesaurus und einen flektierenden Thesaurus. Beide
Programme wurden von Fremdfirmen für Microsoft entwickelt. Die Synonyme stehen jetzt
auch über das Kontextmenü zur Verfügung.
52
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
5.5
Einfügen von Grafiken
Unter Word 97 musste sich der Anwender an die Begriffe eingebettete Grafik und
unverankerte Grafik gewöhnen. Unter Word 2000 werden Grafiken, eingefügt als 'Clipart'
bzw. 'Aus Datei' immer eingebettet eingefügt, mit den Begriffen von Word 2000 werden
sie mit der Textumbruchart 'Mit Text in Zeile' eingefügt. Eine Umwandlung ist möglich.
Umwandeln einer eingebetteten Grafik in eine unverankerte und
umgekehrt
− Klicken Sie auf die Grafik.
− Wählen Sie im Menü Format den Befehle Grafik....
− Wählen Sie die Registerkarte "Layout".
− Um eine eingebettete Grafik in eine unverankerte umzuwandeln, wählen Sie die
gewünschte Umbruchart (Ausnahme: 'Mit Text in Zeile').
Um eine unverankerte Grafik in eine eingebettete zu ändern, wählen Sie unter
Umbruchart die Einstellung 'Mit Text in Zeile'.
Über die Schaltfläche "Weitere..." werden zwei zusätzliche Textumbrucharten und
weitere Eingabefelder sichtbar. Der Dialog erhält zudem eine zweite Registerkarte
"Bildposition".
LDS NRW
Office 2000
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5 Word 2000
Hier befinden sich die von Word 97 bekannten Kontrollkästchen "Objekt mit Text
verschieben" und "Verankern".
54
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
5.6
Tabellenfunktion
Die Tabellenfunktion enthält eine Reihe von Neuerungen. Diese beginnt mit der
kompletten Neuordnung der Befehle des Tabellenmenüs und einer veränderten
Benutzerführung bei einigen Funktionen:
Hinsichtlich der Tabellenformatierung unterstützt Word 2000 folgende HTML-Optionen
zur Tabellenformatierung:
-
Geschachtelte Tabellen: Tabellen in Tabellenzellen
-
gleitende Tabellen: Textfluss um eine Tabelle
-
beliebig positionierbare Tabellen einschließlich nebeneinander stehenden
-
Automatische Anpassung der Spaltenbreite an Inhalt oder Fenster
-
Zellenbegrenzungen zu allen vier Seiten modifizierbar
-
HTML-3D-Rahmen für Zellen
-
Textfluss für Grafiken in Tabellenzellen
LDS NRW
Office 2000
55
5 Word 2000
5.6.1
Anzeige einer eingefügten Tabelle
In der Seitenlayout-, Weblayout und Seitenansicht (bei deaktivierter Lupe) werden, sobald
sich der Mauszeiger innerhalb der Tabelle befindet, zwei neue Symbole angezeigt: der
Verschiebepunkt (linke obere Ecke der Tabelle) und der Ziehpunkt (untere rechte Zelle).
Dies erfolgt unabhängig von der Anzeige der nicht druckbaren Zeichen.
Positionierung mit dem Verschiebepunkt
− Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Tabelle, so dass der Verschiebepunkt sichtbar
wird.
− Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Ziehpunkt, bis ein Vierfachpfeil erscheint.
− Ziehen Sie die Tabelle an ihre neue Position. Diese kann auch auf einer anderen Seite
liegen oder neben einer bereits vorhandenen Tabelle, die schmaler als die
beschreibbare Seitenbreite ist. Die Tabellengröße wird bei dem Vorgang nicht
modifiziert.
Größenänderung mit dem Ziehpunkt
− Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Tabelle, so dass der Ziehpunkt sichtbar wird.
− Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Ziehpunkt, bis ein Pfeil mit zwei Spitzen
erscheint.
− Ziehen Sie die Tabelle auf die gewünschte Größe. Zeilen- und Spaltengröße werden
proportional verändert.
5.6.2
Zeilen und Spalten einfügen
Spalten bzw. Zeilen werden nicht mehr grundsätzlich vor der Spalte bzw. Zeile mit der
Einfügemarke oder Markierung eingefügt. Dies zeigt die nachfolgende Abbildung der
Menübefehle:
56
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
5.6.3
Geschachtelte Tabellen
In einer Tabellenzelle kann zur Darstellung der Daten eine weitere Tabelle eingefügt
werden. Dies ist sowohl über die Funktion "Tabelle zeichnen" möglich wie auch über die
Funktion "Tabelle / Zellen einfügen " / Tabelle".
Beispiel: Die Gitternetzlinien zeigen die Position der inneren Tabelle.
5.6.4
Horizontale und vertikale Ausrichtung der Zellinhalte
Die horizontale und vertikale Ausrichtung der Zellinhalte kann, benutzerfreundlicher, über
die Symbolleiste "Tabellen und Rahmen" erfolgen. Hierzu gibt es eine neue Schaltfläche,
die die Symbolleiste "Zellausrichtung" enthält. Verläuft der Text vertikal, passen sich die
Schaltflächen automatisch an, um die entsprechende korrekte Ausrichtung des Textes zu
ermöglichen.
5.6.5
Gleitende Tabellen
Der Textfluss um eine Tabelle kann eingestellt werden.
− Klicken Sie im Menu Tabelle auf Tabelleneigenschaften....
− Wählen Sie die Registerkarte "Tabelle".
LDS NRW
Office 2000
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5 Word 2000
− In der Gruppe Textfluss wird eingestellt, ob der Text die Tabellen umfließen soll oder
nicht.
Beispiel:
Mit der Einstellung Textfluss 'Umgebend' bei gleichzeitiger Zentrierung der Tabelle
zwischen dem linken und rechten Seitenrand können schnell Effekte wie im nachfolgend
angedruckten Beispiel erzeugt werden.
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Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
5.6.6
Automatische Anpassung der Spaltenbreite
Diese Funktion sollte sofort nach Einfügen der Tabelle aufgerufen werden, wenn sich die
Spaltenbreite automatisch den Zellinhalten, je nach Umfang von Text oder Grafik,
anpassen soll. Die Einstellung wirkt sich bei der Texteingabe aus.
− Klicken Sie im Menu Tabelle auf AutoAnpassen ".
Der Untermenübefehl "AutoAnpassen Inhalt" stellt die Spaltenbreiten in Abhängigkeit
von der Länge des eingegebenen Textes bzw. der Breite der Grafik ein.
Der Untermenübefehl "AutoAnpassen Fenster" ist für die Bearbeiten der Tabellen in
Web-Seiten gedacht. Die Tabelle und ihre Spalten werden automatisch in die Breite
des WebBrowser-Fensters eingepasst.
Der Untermenübefehl "Feste Spaltenbreite" verhindert, dass Word die Spaltenbreite
während der Texteingabe dynamisch anpasst. Eine manuelle Änderung der
Spaltenbreite ist aber möglich.
AutoAnpassung deaktivieren
− Klicken Sie im Menü Tabelle auf den Befehl Tabelleneigenschaften.....
− Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen...".
LDS NRW
Office 2000
59
5 Word 2000
− Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Größenänderung zulassen".
oder:
− Klicken Sie im Menu Tabelle auf AutoAnpassen ".
− Wählen Sie den Untermenübefehl "Feste Spaltenbreite". Es deaktiviert das
Kontrollkästchen
"Automatische
Größenänderung
zulassen"
im
Dialog
"Tabellenoptionen".
5.6.7
Zellenbegrenzungen
Es besteht nun die Möglichkeit, an allen vier Seiten einer Zelle einen Abstand zur
Begrenzungs- bzw. Gitterlinie einzustellen.
Für die gesamte Tabelle
− Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen.."..
Obiges Dialogfeld zeigt die Standardwerte.
60
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
Auf Zellenebene
− Wählen Sie die Registerkarte "Zelle".
− Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen.."..
− Stellen Sie die gewünschten Werte ein.
5.6.8
Neues in Zusammenhang mit 'Rahmen und Schattierungen'
Diagonale Linien
Für Tabellen und Zellen können nun auch diagonale Linien definiert werden.
Nach
Von
Deutschland
(D)
England
(GB)
Finnland
(FL)
Frankreich
(F)
Schweiz
(CH)
USA
D
GB
FL
F
CH
USA
0044
00358
0033
0041
001
00358
0033
0041
99033
99041
0049
99049
99044
0049
0044
00358
0049
0044
00358
0033
011
01144
011358
01133
9901
0041
01141
− Klicken Sie auf die Schaltfläche "Rahmen und Schattierung"..
oder:
− Klicken Sie im Menu Format auf Rahmen und Schattierung....
− Wählen Sie die Registerkarte "Rahmen".
LDS NRW
Office 2000
61
5 Word 2000
In beiden Fällen:
− Wählen Sie die gewünschten Linien.
3D-Rahmen
− Markieren Sie die Zelle(n), die einen dreidimensionalen Rahmen erhalten soll(ein). Für
Tabellen als Ganzes können keine 3D-Rahmen vergeben werden.
− Wählen Sie die Registerkarte "Rahmen".
− Klicken Sie in der Gruppe "Einstellung:" auf den Eintrag 'Drei-D'.
− Wählen Sie in der Liste "Linienart:" die Option 'Gravur' oder 'Relief'.
62
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
Hinweis: Die Funktion steht auch für Absätze und markierte Textteile zur Verfügung. Für
Tabellen als Ganzes können keine 3D-Rahmen vergeben werden.
5.6.9
Textfluss für Grafiken in Tabellenzellen
Für Grafiken innerhalb einer Tabelle kann jetzt der Textfluss eingestellt werden.
− Markieren Sie die Grafik.
− Klicken Sie im Menü Format auf den Befehl Grafik....
− Wählen Sie die Registerkarte "Layout" und die gewünschte Textumbruchart.
Die eingebettete Grafik wird in eine unverankerte ungewandelt, außer bei der
Textumbruchart 'Mit Text in Zeile'.
LDS NRW
Office 2000
63
5 Word 2000
5.7
Textumbruchwechsel
Neben dem manuellen Zeilenwechsel gibt es als neuen Wechsel den Textumbruchwechsel.
Als Formatierungszeichen wird in das Dokument eingefügt. Dieser Wechsel steuert, wie
der Text um eine Grafik, Tabelle oder ein anderes Objekt fließt. Wird ein
Textumbruchwechsel eingefügt, beendet Word die aktuelle Zeile. Der nachfolgende Text
wird unterhalb des Bildes, der Tabelle oder anderen Objektes fortgesetzt (in der nächsten
leeren Zeile, die keine am linken oder rechten Seitenrand ausgerichtete Grafik oder Tabelle
enthält). Der aktuelle Absatz wird nicht beendet.
− Klicken Sie im Menü Einfügen auf den Befehl Manueller Wechsel....
− Wählen Sie die Option "Textumbruchwechsel".
Beispiel
Text mit Zeilenwechsel:
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Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
Text mit Textumbruchwechsel:
LDS NRW
Office 2000
65
5 Word 2000
5.8
Wegfall der Online-Layoutansicht: Dokumentstruktur
ansehen
Unter Word 97 gab es die Online-Layoutansicht, die über einen Fensterausschnitt eine
Liste der Überschriften des Dokumentes anzeigte. Die Texte, die eine Überschrift
darstellen, trägt Word selbst zusammen. Meist sind es die Textpassagen, die mit einer der
neun (integrierten oder benutzerdefinierten) Überschrift-Formatvorlagen formatiert sind.
Die Dokumentstruktur dient der Navigation. Sie kann jederzeit aus- und wieder
eingeblendet werden. Bei einem Klick auf eine Überschrift in der Dokumentstruktur
wechselt Word zu der entsprechenden Überschrift im Dokument und zeigt diese im oberen
Bereich des Fensters an. In der Dokumentstruktur wird die angeklickte Überschrift
hervorgehoben.
Ein- bzw. Ausblenden der Dokumentstruktur
Die Online-Layoutansicht gibt es unter Word 2000 nicht mehr. Nach wie vor lässt sich
jedoch die Dokumentstruktur einblenden.
− Klicken Sie im Menü Ansicht auf den Befehl Dokumentstruktur oder in der
Symbolleiste "Standard" auf die Schaltfläche
("Dokumentstruktur").
Dieser Befehl steht in jeder Textansicht mit Ausnahme der Seitenansicht zur
Verfügung. Er zeigt Kopf- und Fußzeilen, Lineale etc. ansichtsabhängig korrekt an.
Der Text wird für die Anzeige skaliert, so dass er in das Textfenster passt.
66
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
5.9
Grafiken als Bullets
Es besteht die Möglichkeit in der Funktion Format / Nummerierung und
Aufzählungszeichen.... Grafiken als Aufzählungszeichen zu wählen. Jedes beliebige
Grafik- oder Bildelement kann als Aufzählungszeichen für ein Dokument oder eine
Webseite gewählt werden.
− Klicken Sie im Menü Format auf Nummerierung und Aufzählungszeichen....
− Wählen Sie die Registerkarte "Aufzählungen".
− Klicken Sie auf die Schaltfläche "Grafik...".
Die zur Auswahl angebotenen 165 Aufzählungszeichen sind als *.gif-Dateien in
folgendem Verzeichnis gespeichert:
c:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\Clipart\themes1\bullets.
können auch eigene Bilder aus anderen
Über den Befehl
Programmen oder Speicherorten in die Clip Gallery importiert und als
Bildaufzählungszeichen gewählt werden.
LDS NRW
Office 2000
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5 Word 2000
5.10 Horizontale Linien
− Klicken Sie auf die Schaltfläche "Horizontale Linie...".
Der Dialog "Rahmen und Schattierung" wird beendet und der Dialog "Horizontale
Linie" gestartet. Verschiedene Linien- und Rahmenformaten stehen zur Wahl, die für
eine Web-Seite gedacht sind. Ihre Breite und Höhe (in Pixeln), Bytegröße und
Speicherformat werden als QuickInfo angezeigt, wenn Sie die Maus langsam über die
Icons bewegen.
5.11 Dokumente speichern
In Word 2000 wird im selben Dateiformat gespeichert wie in Word 97. Zum Öffnen oder
Speichern von Word 97-Dateien ist folglich kein Konverter erforderlich.
Für unter Word 2000 erstellte Dokumente können beim Speichern darüber hinaus
Formatierungen, die in Word 97 nicht unterstützt werden, deaktiviert bzw. aktiviert
werden. Die von Word 97 nicht unterstützten Formatierungen sind nicht mehr für das
Dokument verfügbar.
− Öffnen bzw. aktivieren Sie das Dokument, für das nicht unterstützte Formatierungen
entfernt und durch unterstützte ersetzt werden sollen.
68
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
− Klicken Sie im Menü Extras auf den Befehl Optionen....
− Wählen Sie die Registerkarte "Speichern".
− Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Optionen deaktivieren, die in Word 97 nicht
unterstützt werden". Diese Einstellung wird dokumentenabhängig gespeichert.
− Beim anschließenden Speichern bzw. Öffnen eines Dokumentes, das
Formatieroptionen von Word 2000 enthält, zeigt Word eine Liste der Optionen an, die
automatisch konvertiert werden, damit das Dokument in Word 97 verwendet werden
kann.
LDS NRW
Office 2000
69
5 Word 2000
Option
Word 2000
Word 97
Zeichenformatierung
Die andersfarbigen
Unterstreichung eines Textes
wird an die Farbe des Textes
angeglichen.
Spezielle dekorative
Zeichenunterstreichungen
werden zu einfachen
Unterstreichungen.
Absatzformatierung
24-Bit-Farbe für Absatzrahmen wird in den 16 ähnlichsten Farben
und Schattierung
angezeigt.
Seitenlayout
Textumbruchwechsel
werden zu normalen Zeilenwechseln.
Bundsteg oben
wird zu Bundsteg links.
Geschachtelte Tabelle
wird entfernt und der Text in einen
Absatz in der äußeren Tabellenzelle
gesetzt.
Abstand zwischen den Zellen
geht verloren.
Zellenbegrenzungen
gehen verloren.
24-Bit-Farbe für
Tabellenrahmen und
Schattierung
wird in den 16 ähnlichsten Farben
umgewandelt.
Tabellenformatierung
Objekt mit Textfluss in Tabelle wird in den Absatz über der Tabelle
verschoben.
Grafikformatierung
In Tabellen angeordnete
Grafiken mit umgebendem
Textfluss
werden in den Absatz über der
Tabelle verschoben.
Horizontal rechts, mittig, nach
innen oder außen ausgerichtete
Grafiken bzw. Objekte
werden in ihrer Position leicht
verändert, befinden sich aber dicht an
ihrer ursprünglichen Position.
können sich überlappen, sind
Bei deaktiviertem
Kontrollkästchen "Überlappen möglicherweise nicht deutlich
zulassen" erstellte Grafiken und erkennbar.
Objekte
Webseitenformatierung
70
Unten oder in der Mitte
ausgerichtete Objekte
werden zu oben ausgerichteten
Objekten.
An einer Zeile ausgerichtete
Grafiken und Objekte
werden am Absatz ausgerichtet und
können eine andere Position
einnehmen.
An Zeichen ausgerichtete
Grafiken und Objekte
werden an Spalten ausgerichtet und
können eine andere Position
einnehmen.
Frameseiten
gehen verloren. Die in der Frameseite
verwendeten Webseiten bleiben
erhalten. Es wird folgende Meldung
angezeigt: "Diese Seite verwendet
Frames, die jedoch von Ihrem
Browser nicht unterstützt werden.".
Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
5.12 Sonstiges
5.12.1
Euro-Symbol
Das Euro-Symbol kann in Word 2000 über <Alt Gr> + <e> oder über die entsprechende
Codezahl (Eingabe: <Alt> + 0128) eingegeben werden. Des Weiteren steht es über den
ehemaligen "Sonderzeichen"-Dialog zur Verfügung, der jetzt über Einfügen / Symbol...
aufgerufen wird. Es muss eine Schriftart gewählt werden, die das Euro-Symbol enthält.
5.12.2
Begriffsänderungen
Ab Word 2000 heißen
-
die nicht druckbaren Zeichen
Formatierungszeichen
-
versteckter Text
ausgeblendeter Text.
5.12.3
Neue AutoText-Einträge
Für Kopf- und Fußzeilen stehen mehrere neue integrierte Textbausteine zur Verfügung, die
die Seitennummer verbunden mit einem Hinweis auf die Folgeseite einfügen.
5.12.4
Neue Symbole im Lineal
Im horizontalen Lineal gibt es am linken Rand (Bereich zum Setzen von Tabstopps über
das Lineal) drei neue Symbole:
-
zum Setzen eines vertikalen Tabstopps für tabellarische Darstellungen
-
zum Setzen eines Erstzeileneinzuges
(erspart das manchmal mühsame Ziehen des richtigen Symbols innerhalb der
drei Symbole für die linke Absatzbegrenzung)
-
zum Setzen eines hängenden Einzuges
(erspart das manchmal mühsame Ziehen des richtigen Symbols innerhalb der
drei Symbole für die linke Absatzbegrenzung)
Diese Symbole werden genau wie die Tabstopp-Symbole gehandhabt.
5.12.5
Dialog "Seite einrichten"
Registerkarte "Seitenlayout"
Diese Registerkarte enthält die Schaltfläche "Rahmen...", die den Befehl Format / Rahmen
und Schattierung..., Registerkarte "Seitenrand" aufruft.
LDS NRW
Office 2000
71
5 Word 2000
Registerkarte "Seitenrand"
Diese Registerkarte enthält als neue Option das Kontrollkästchen "2 Seiten pro Blatt".
Diese Option halbiert das gewählte Papierformat, so dass der Ausdruck in der Mitte
gefaltet und an der Faltstelle gebunden werden kann. Gedruckt wird bei unveränderter
Schriftgröße. Auch die eingestellte Druckausrichtung wird nicht verändert. Wurde in der
Registerkarte "Papierformat" DIN A4 im Querformat gewählt, werden bei gleicher
Schriftgröße zwei DIN A5-Seiten ausgegeben.
Sowohl in der Seitenlayout- wie auch in der Dateiansicht werden jeweils einzelne Seiten
angezeigt. Das Lineal zeigt die korrekte beschreibbare Breite.
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Office 2000
LDS NRW
5 Word 2000
DIN A4 Querformat
DIN A4 Querformat und 2 Seiten pro Blatt
Die Aktivierung der Funktionen "Gegenüberliegende Seiten" und 2 Seiten pro Blatt"
schließen sich gegenseitig aus.
Hinweis: Die Tabstopp-Positionen der Standardtabulatoren in den Kopf- und Fußzeilen
werden nicht automatisch der neuen Schreibbreite angepasst.
5.12.6
Registerkarte Ansicht im Dialog "Optionen"
Die Registerkarte im Dialog "Optionen" zeigt nicht mehr unterschiedliche Eingabefelder in
Abhängigkeit von der aktiven Textansicht.
LDS NRW
Office 2000
73
6 Excel 2000
6
Excel 2000
Die Veränderungen, die die Version 2000 des Tabellenkalkulationsprogramm Excel
gegenüber der Version 97 zu bieten hat, sind weitaus geringer, als die Veränderungen, die
die Version 97 mit sich brachte. Lässt man die Veränderungen außer Acht, die durch
Office 2000 bedingt sind und bereits in Kapitel 4 Produktübergreifende Änderungen ab
Seite 13 beschrieben sind, so beschränken sich die Änderungen primär auf die Bereiche
Euro, Pivot-Tabellen und Web-Funktionen.
6.1
Grundlegende Funktionen
Durchsichtige Ansicht
Optisch springt ins Auge, dass sich die Farbe der markierten Zellen geändert hat. Anstelle
von Schwarz wird ein durchsichtiges Türkis verwendet. Werden Zellen mit farbigem Text
markiert, so bleibt die Farbe erhalten und wird nicht mehr invers angezeigt.
AutoAusfüllen für Listen
Excel 2000 erweitert automatisch die Formatierung und Formeln in Listen. Dies bedeutet,
wenn man am Ende einer Datenliste neue Zellen mit Werten füllt, so wird die
Formatierung der darüber liegenden Zellen übernommen. Dazu ist es notwendig, dass
mindestens drei der letzten fünf darüber liegenden Zellen dasselbe Format besitzen und
dass die neuen Zellen noch nicht formatiert wurden. Wird in eine Zelle eine Formel
eingetragen und beziehen sich die Parameter auf dieselbe Zelle, so wird deren
Formatierung übernommen. Dieser neue Automatismus kann bei im Dialog "Optionen" in
der Registerkarte "Bearbeiten" über Aktivierung des Kontrollkästchens "Listenformat und
Formeln erweitern" abgeschaltet werden.
Prozentformat
Bekanntlich wird eine mit dem Prozentformat eingegebene Zahl durch 100 dividiert. Wird
beispielsweise in eine Zelle 2% eingetragen, so wird auch 2% angezeigt, der eigentliche
Inhalt ist aber 0,02, da das Prozentformat eine Multiplikation mit 100 bewirkt. Wenn aber
in eine als Prozent formatierte Zelle eine Zahl ohne Prozentzeichen eingegeben wurde, z.B.
5, so wird 500% angezeigt. Dies ist in Excel 2000 jetzt anders.
Wird in eine als Prozent formatierte Zelle eine Zahl ohne Prozentzeichen eingegeben, so
wird auch diese durch 100 dividiert. Dies bedeutet, die Eingabe 5 wird als 0,05
interpretiert und als 5% dargestellt. Wer dieses neue Verhalten nicht möchte, muss im
Dialog "Optionen" in der Registerkarte "Bearbeiten" das Kontrollkästchen "Automatische
Prozentwerteingabe aktivieren" ausschalten.
Spaltenbreite kopieren
Ein Manko der bisherigen Excel-Versionen war es, dass beim Kopieren auch ganzer
Spalten nicht die Spaltenbreite mit übernommen wurde. Das hat sich jetzt geändert. Beim
Kopieren ganzer Spalten wird die Spaltenbreite mit übernommen. Darüber hinaus gibt es
jetzt bei Bearbeiten / Inhalte einfügen... die Option "Spaltenbreite kopieren".
74
Office 2000
LDS NRW
6 Excel 2000
Automatische Zeilen- und Spaltenbenamung
Die automatische Zeilen- und Spaltenbenamung, die in Excel 97 eingeführt wurde und in
Zusammenhang mit Datenlisten, Autofilter und den DBFunktionen zu reichlich Chaos
geführt hatte, ist glücklicherweise jetzt aktivier- bzw. deaktivierbar. Standardmäßig ist sie
nicht mehr aktiv. Wer sie unbedingt aktivieren möchte, kann dies im Dialog "Optionen" in
der Registerkarte "Berechnung" machen. Die Option heißt "Beschriftungen in Formeln
zulassen".
Sonstiges
Es gibt eine neue Funktion ISPMT. Diese berechnet die während eines bestimmten
Zeitraums für eine Investition gezahlten Zinsen. Diese Funktion wird aus
Kompatibilitätsgründen mit Lotus 1-2-3 zur Verfügung gestellt.
Mit <Strg> + <0> werden jetzt Spalten ausgeblendet und mit <Strg> + <Umschalt> + <0>
wieder eingeblendet. Die alten Bedeutungen fallen weg.
Die Einstellungsdatei für die Symbolleistenbelegung heißt jetzt Excel.xlb (statt
benutzername8.xlb)
Der Befehl "Mehrfachoperation" des Menüs Daten ist umbenannt worden. Er heißt jetzt
"Tabelle...". Die Option "Automatisch außer bei Mehrfachoperationen" im Dialog
"Optionen", Registerblatt "Berechnung" ist allerdings nicht umbenannt worden.
Im Menü Einfügen wurde im Befehl "Name "" aus dem Befehl "Festlegen" jetzt
"Definieren..." und aus "Anwenden" wurde "Übernehmen...".
LDS NRW
Office 2000
75
6 Excel 2000
6.2
Währungssymbol Euro
In Excel 2000 steht jetzt das Euro-Symbol zur Verfügung. Es kann eingefügt werden über
die Codezahl 0128 (Eingabe: <Alt> + 0128). Darüber hinaus stehen zusätzliche
Zahlenformate mit dem Eurosymbol zur Verfügung. Ausgewählt werden diese einerseits
über Format / Zellen..., Registerkarte "Zahlen" und Auswahl der Kategorie 'Währung'.
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Office 2000
LDS NRW
6 Excel 2000
Das Eurosymbol kann aber auch in benutzerdefinierten Formaten verwendet werden.
Beispielsweise kann ein solches Format folgendermaßen definiert werden: €* #.##0,00
Die Zellen in Spalte B sind mit dem vordefinierten, die Zellen in Spalte D mit dem
benutzerdefinierten Format formatiert worden.
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Office 2000
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6 Excel 2000
Benutzerdefinierte Zahlenformate
Die Auflistung benutzerdefinierter Zahlenformate enthält wie gewöhnlich bereits
vordefinierte Formate. In diesen Formaten sieht man beispielsweise [$€-2]. Was bedeutet
dies?
Schon seit der Version 97 verwendet EXCEL intern Währungsformate in der Form
[$währungssymbol-code]. Hierbei stellt währungssymbol, wie der Name schon sagt,
das Währungssymbol dar und code steht für einen internen Code. So kann z.B. der USDollar [$$-409] vom kanadischen Dollar [$$-1009] unterschieden werden. Beim
Eurosymbol steht [$€-2] für ein vorangestelltes und [$€-1] für ein nachgestelltes
Eurozeichen. Unter Start / Einstellungen " / Systemsteuerung, Schaltfläche
"Ländereinstellungen" auf dem Registerblatt "Währung" lässt sich das Eurozeichen als
Währungssymbol anstatt von DM deklarieren.
Funktion EUROCONVERT
Zum Umrechnen in den EURO bzw. zurück oder zwischen den Währungen, gibt es die
Funktion EUROCONVERT. Diese steht aber nur zur Verfügung, wenn das Add-In
"Eurowährungs-Tools" aktiviert wurde. Die Funktion hat folgende Syntax:
=EUROCONVERT(number, source, target, full_precision, triangulation_Precision).
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Office 2000
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6 Excel 2000
Dabei bedeuten:
Number
der zu konvertierende Betrag
Source
eine dreistellige Zeichenfolge, die das Land der Quellwährung
angibt (siehe Liste unten).
Target
eine dreistellige Zeichenfolge, die das Land der Zielwährung
angibt (siehe Liste unten).
Full_precision
ist ein logischer Wert. Bei FALSCH (Standartwert) wird für
Belgien, Luxemburg, Spanien und Italien auf 0 Stellen,
ansonsten auf 2 Stellen gerundet, bei WAHR wird ohne
Runden mit 6 Stellen gerechnet.
Triangulation_Precision ist eine Ganzzahl gleich oder größer 3. Sie ist von Bedeutung
bei der Konvertierung einer EURO-Mitgliederwährung in eine
andere. In diesem Falle wird erst ein EURO-Zwischenwert
ermittelt und dieser Wert gibt die Anzahl der maßgeblichen
Stellen hierfür an. Wird dieser Parameter nicht angegeben, so
wird nicht gerundet.
Ländercodes:
Land
Währung
Code
Belgien
Franc
BEF
Deutschland
Deutsche Mark
DEM
Euro-Mitgliederstaaten
Euro
EUR
Finnland
Markka
FIM
Frankreich
Franc
FRF
Irland
Pfund
IEP
Italien
Lira
ITL
Luxemburg
Franc
LUF
Niederlande
Gulden
NLG
Österreich
Schilling
ATS
Portugal
Escudo
PTE
Spanien
Peseta
ESP
Für die Länder der EU, die noch keine EURO-Mitgliedsländer sind, sind bereits Codes
vorgesehen: DKK (Dänemark), GRD (Griechenland), GBP (Großbritannien) und SEK
(Schweden).
Beispiele:
Wenn in A1 100 steht ergibt
=euroconvert(A1;"DEM";"EUR") als Ergebnis 51,13 (100DM sind 51,13€)
=euroconvert(A1;"EUR";"DEM") als Ergebnis 195,58 (100€ sind 195,58DM)
=euroconvert(A1;"DEM";"FIM") als Ergebnis 594,57 (100DM sind 594,57 finn. Markka)
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Office 2000
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6 Excel 2000
6.3
Pivot-Tabellen und Pivot-Diagramme
6.3.1
PivotTable
Der in der Überschrift verwendete Begriff ist an sich gar nicht mehr korrekt, denn in
EXCEL 2000 wird gar nicht mehr von Pivot-Tabellen gesprochen, sondern von einer
PivotTable. Neben dieser marginalen Änderung hat sich in diesem Bereich aber einiges
geändert. Das Zuordnen der Felder zu Zeile, Spalte, Seite und Daten kann jetzt sowohl bei
dem Erstellen mit dem Assistenten, als auch direkt auf dem Tabellenblatt erfolgen.
Bei dem Assistenten ist jetzt der ehemalige dritte Schritt entfallen. Die Zuordnungstabelle
wird über die Schaltfläche "Layout" erreicht. Man kann aber auch schon im ersten Schritt
den Assistenten durch Betätigung der Schaltfläche "Fertig stellen" beenden, wobei sich die
Schilder mit den Feldnamen (bei aktivierter PivotTable) in der Symbolleiste "PivotTable"
befinden. Das Arbeiten auf dem Tabellenblatt ermöglicht das nachträgliche Ändern ohne
Verwendung des Assistenten.
Beispiel
− Auf diese Daten soll die PivotTable angewendet werden.
− Klicken Sie im Menü Daten auf den Befehl PivotTable- und PivotChart-Bericht....
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Office 2000
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6 Excel 2000
− Im ersten Schritt wählen Sie in der Gruppe "Welche Daten möchten Sie analysieren?"
die Option "Microsoft Excel-Liste oder -Datenbank" und klicken Sie dann auf die
Schaltfläche "Weiter >".
− Bestimmen Sie im zweiten Schritt die Datenquelle und klicken Sie auf die Schaltfläche
"Weiter >".
− Verzichten Sie im dritten Schritt darauf über die Schaltfläche "Layout..." das Layout zu
wechseln, sondern bestimmen Sie lediglich, wo die PivotTable platziert werden soll
und betätigen Sie die Schaltfläche "Fertig stellen".
LDS NRW
Office 2000
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6 Excel 2000
− Daraufhin wird die Symbolleiste "PivotTable" angezeigt. Sie können von dort die
Felder an die gewünschte Stelle in der PivotTable ziehen.
− Das Ergebnis sieht dann folgendermaßen aus:
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Office 2000
LDS NRW
6 Excel 2000
Neu ist auch, wie das Ausblenden von Zeilen- und Spaltenfeldern funktioniert.
− Klicken Sie hierzu auf den Pfeil, der sich neben dem Feldnamen befindet. Darauf geht
eine Liste der vorhandenen Werte auf:
− Deaktivieren Sie die Anzeige für Mäntel, indem Sie das Häkchen entfernen.
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Office 2000
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6 Excel 2000
− Sie erhalten folgende Ausgabe:
− Das Aussehen der PivotTable lässt sich einfach und schnell ändern, indem Sie die
Schaltfläche
("Bericht formatieren") betätigen. Excel stellt eine Reihe von
Autoformaten für die Berichtsanordnung und das Tabellenlayout zur Verfügung.
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Office 2000
LDS NRW
6 Excel 2000
Wenn sich in der PivotTable mindestens zwei Zeilenfelder befinden, gibt es jetzt
zusätzliche Layoutmöglichkeiten für alle Felder, außer dem ganz rechts stehenden. Die
Beispiel-PivotTable wurde geändert:
Wie zu sehen ist, existieren jetzt zwei Zeilenfelder: 'Kunde' und 'Artikel'. Da die neuen
Möglichkeiten nur für das Feld 'Kunde' zur Verfügung stehen, markieren Sie es,
aktivieren das Kontextmenü und wählen den Menüpunkt "PivotTable-Feld" aus. Im
Dialogfeld betätigen Sie die Schaltfläche "Layout...".
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Office 2000
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6 Excel 2000
− Sie haben jetzt die Möglichkeit in eine Gliederungsansicht zu wechseln, dort die
Teilergebnisse am Anfang der Gruppe darstellen zu lassen und der besseren Übersicht
wegen Leerzeichen nach jedem Element einzufügen.
6.3.2
Pivot-Diagramme
Neu sind die PivotCharts. Wenn diese erzeugt werden, wird automatisch auch eine
PivotTable kreiert. Um eine PivotChart zu bekommen, wird wie bei einer PivotTable der
Assistent aufgerufen. Der einzige Unterschied ist, dass im ersten Schritt des Assistenten
das Optionsfeld PivotChart (mit PivotTable) anstatt PivotTable ausgewählt wird.
Daraufhin wird ein Diagrammblat mit einer PivotChart erzeugt:
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Office 2000
LDS NRW
6 Excel 2000
− Ziehen Sie zunächst den Umsatz in den Datenbereich und das Feld 'Artikel' in den
Bereich 'Rubrikenfelder' (entspricht den Zeilenfeldern bei der PivotTable). Das
Diagramm sieht dann folgendermaßen aus:
LDS NRW
Office 2000
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6 Excel 2000
− Würden Sie jetzt auch das Feld 'Kunde' als Rubrikenfeld verwenden, so erhielten Sie
ein recht unübersichtliches Diagramm:
− Sinnvoller ist es, das Feld 'Kunde' als Reihenfeld (entspricht dem Spaltenfeld in der
PivotTable) zu benutzen. Jetzt erhalten Sie ein übersichtliches Diagramm:
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Office 2000
LDS NRW
6 Excel 2000
− Die parallel zu der PivotChart erzeugte PivotTable sieht folgermaßen aus:
Es ist zu beachten, dass auch jede Änderung an der PivotTable in die PivotChart
übernommen wird.
6.4
Diagramme
Anzeigeeinheiten
Wenn Ihre Diagrammwerte aus großen Zahlen bestehen, können Sie den Achsentext kürzer
und lesbarer gestalten, indem Sie die Anzeigeeinheit der Achse ändern. Wenn die
Diagrammwerte beispielsweise zwischen 1.000.000 und 50.000.000 liegen, können Sie die
Zahlen als 1 bis 50 auf der Achse anzeigen und eine Beschriftung hinzufügen, die angibt,
dass die Einheiten Millionen ausdrücken.
Dazu gibt es jetzt neu bei Achsen Formatieren im Register "Skalierung" das Feld Einheiten
anzeigen. Hier wurde Millionen angegeben. Dies bewirkt, dass die Daten durch 1 Million
dividiert dargestellt werden. Dadurch, dass die Option "Beschriftungen im Diagramm"
aktiviert wurde, wird zusätzlich die Information Millionen als Textfeld im Diagramm
dargestellt.
LDS NRW
Office 2000
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6 Excel 2000
6.5
Abrufen von Daten aus externen Datenbanken4
Möchten Sie Daten mit einem anderen Programm analysieren, müssen Sie diese nicht
erneut eingeben. Mit wenigen Tastaturbefehlen können die Daten direkt in das
Tabellenblatt eingefügt werden.
Verbessert: Webabfragen
Sie können Abfragen ausführen, um Daten abzurufen, die im World Wide Web zur
Verfügung stehen. Sie können entweder eine vollständige Webseite auswählen oder eine
Tabelle auf einer Webseite angeben, aus der Daten abgerufen werden. Excel 2000 stellt
mehrere Beispielwebabfragen zur Verfügung, die Sie ausführen können.
Verbessert: Aktualisierbarer Textimport
Daten aus Textdateien können auf die gleiche Weise in Excel importiert werden wie
andere Datenbankabfragen erstellt werden. Formatierungen und Formeln bleiben erhalten,
wenn Sie die Datei als aktualisierbare Datei öffnen.
4
90
Der nachfolgende Text wurde der Online-Hilfe zu Excel 2000 entnommen.
Office 2000
LDS NRW
7 Outlook 2000
7
Outlook 2000
7.1
Grundlegende Funktionen
Tool Kontakt
Das Tool "Kontakt" steht jetzt immer zur Verfügung, unabhängig davon, wo man sich in
Outlook befindet. Dazu muss einfach in das Eingabefeld der Teil eines Namen eingegeben
werden:
Ordner-Homepages
In Outlook 2000 gibt es jetzt Ordner-Homepages, d. h. man kann Ordern Homepages
zuweisen. Dies soll beispielhaft für den Ordner 'Kalender' demonstriert werden.
− Rufen Sie das Kontextmenü des Ordners 'Kalender' auf und wählen das Registerblatt
"Homepage". Hier tragen Sie die gewünschte Seite ein und klicken auf die Schaltfläche
"OK".
− Wechseln Sie in den Ordner 'Kalender'.
− Klicken Sie im Menü Ansicht auf den Befehl Ordner-Homepage anzeigen. Die
entsprechende Seite erscheint.
LDS NRW
Office 2000
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7 Outlook 2000
Regel-Assistent
Der Regel-Assistent, der bisher als Add-In zur Verfügung stand, ist jetzt eine vollständig
integrierte Funktion.
OUTLOOK Heute
Für OUTLOOK Heute gibt es erweiterte Editiermöglickeiten (wie eine Sommer- und eine
Winteransicht). Hierzu kann in Outlook Heute einfach OUTLOOK heute anpassen
aufgerufen werden.
7.2
Senden und Empfangen von Nachrichten
Einzelne E-Mails im HTML-Format
Es besteht jetzt die Möglichkeit, einzelne E-Mails im HTML-Format zu versenden, ohne in
den Optionen HTML standardmäßig als Mail-Editor festzulegen.
− Dazu wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Neue E-Mail-Nachricht mit ".
− Wählen Sie den Unterbefehl HTML (Kein Briefpapier).
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Office 2000
LDS NRW
7 Outlook 2000
− Jetzt wird für diese eine Nachricht der HTML-Editor benutzt.
Für einzelne E-Mails Office-Produkte als Editor benutzen
Darüber hinaus besteht jetzt die Möglichkeit für einzelne Mails Excel und andere OfficeProdukte als Editor zu verwenden.
− Wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Neue E-Mail-Nachricht mit ".
− Wählen Sie den Unterbefehl Microsoft Office ".
− Bei Wahl eines Excel-Arbeitsblattes, wird das Arbeitsblatt aufgerufen, in das Daten
eingegeben werden können. Es wird allerdings kein Arbeitsblatt versandt, sondern die
ausgefüllten Bereiche des Excel-Arbeitsblattes in den Textteil der Nachricht
übernommen. So sieht das Arbeitsblatt beim Verfassen der E-Mail aus:
LDS NRW
Office 2000
93
7 Outlook 2000
So sieht es beim Empfänger aus:
94
Office 2000
LDS NRW
7 Outlook 2000
7.3
Kontakte
Das persönliche Adressbuch sollte in Outlook 2000 nicht mehr benutzt werden, es gehört
auch nicht mehr zur Standardinstallation. Der einzige Grund, warum man in Outlook 98
noch das persönliche Adressbuch benötigte, war die Tatsache, dass Verteilerlisten nur mit
Hilfe des persönlichen Adressbuches realisiert werden konnten.5 Ab der Version
Outlook 2000 geht dieses auch mit den Kontakten.
Verteilerlisten
Dazu wird wie gehabt eine Verteilerliste erstellt, nur dass man jetzt angeben kann: Eintrag
einfügen in Kontakte. Anschließend können dann die Mitglieder der Verteilerliste
bestimmt werden. Hierzu wählt man die Schaltfläche "Mitglieder auswählen...". Mit Hilfe
der Schaltfläche "Neu hinzufügen..." können auch Mitglieder bestimmt werden, die keinen
Eintrag in den Kontakten oder im globalen Adressbuch haben.
Einer Verteilerliste können auch, wie anderen Kontakten Kategorien zugeordnet werden.
Hier ist testweise die Kategorie "Verteilerliste" verwandt worden. Hierbei handelt es sich
nicht um eine Standardkategorie, sondern um eine benutzerdefinierte:
5
Ein persönliches Adressbuch kann in Kontakte konvertiert werden. Wählen Sie dazu Datei /
Importieren/Exportieren... und aus dem Listfeld den Eintrag 'Importieren aus anderen Programmen
oder Dateien'. Nach Klick auf die Schaltfläche "Weiter >" wählen Sie aus dem Listfeld "Zu
importierender Dateityp:" den Eintrag 'Persönliches Adressbuch'. Im nächsten Schritt ist der
Speicherort des persönlichen Adressbuchs einzugeben.
LDS NRW
Office 2000
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7 Outlook 2000
Und so wird die Verteilerliste in den Kontakten angezeigt (Ansicht Nach Kategorie):
96
Office 2000
LDS NRW
7 Outlook 2000
Registerkarte Aktivitäten
In den Kontakten gibt es jetzt eine Registerkarte "Aktivitäten". In dieser werden alle von
dem Kontakt gesendeten und an ihn gesendeten Mails aufgelistet, ebenso wie ihm
zugeordnete Aufgaben:
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Office 2000
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7 Outlook 2000
Man kann auch alle Elemente per Hand in diese Aktivitätenliste eintragen. Dazu muss man
nur den entsprechenden Kontakt (hier Ute Meier) im Formular ins Feld 'Kontakt' eintragen:
In allen Element-Formularen gibt es die Schaltfläche "Kontakte...". Ausnahme ist nur das
Mail-Formular. Hier müssen erst die Optionen des Formulars aufgerufen werden. Dort
befindet sich dann die Schaltfläche und das Eingabefeld.
Wenn man einen Kontakt neu erstellen will, der bereits existent ist, so erfolgt in
Outlook 2000 jetzt folgende Warnung:
98
Office 2000
LDS NRW
7 Outlook 2000
Serienbriefe
Um die Kontakte für die Serienbrief-Funktion von Word zu nutzen, ist es jetzt nicht mehr
nötig Word aufzurufen, sondern man kann dies jetzt auch von Outlook her realisieren.
Dazu verzweigen Sie in den entsprechenden Ordner 'Konkakte'. Wenn gewünscht, können
Sie die gewünschten Elemente filtern und mit Hilfe der Feldauswahl die gewünschten
Felder anzeigen lassen. Dann klicken Sie im Menü Extras auf den Befehl Seriendruck...
und füllen dieses Formular aus:
Wie zu sehen ist, können alle Kontakte der gewählten Ansicht verwendet werden oder man
markiert die zu übergebenen Kontakte und wählt die Option "Nur ausgewählte Kontakte".
Bei den Feldern besteht die Möglichkeit, alle Felder zu übergeben, oder nur die Felder, die
auch in der aktuellen Ansicht sichtbar sind. Achtung: In der Ansicht Adresskarten sind
Vor- und Nachname nicht erhalten. Achten Sie also darauf, dass alle benötigten Felder in
der Ansicht vorhanden sind.
Nachdem das Formular abgeschickt wurde, wird Word zur weiteren Verarbeitung
aufgerufen.
LDS NRW
Office 2000
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7 Outlook 2000
7.4
Kalender
Bei Besprechungsplanungen können Sie jetzt die Verteiler aus den Kontakten verwenden.
Drücken Sie auf das + -Zeichen so werden statt des Namens der Verteilerliste die einzelnen
Mitglieder der Liste angezeigt. Diese Liste lässt sich allerdings nicht wieder reduzieren.
Es ist jetzt möglich, den Kalender im HTML-Format abzuspeichern. Dazu ruft man vom
Kalender aus im Menüpunkt Datei den Befehl Als Webseite speichern auf. Ein Kalender
für den Monat April 2001 könnte mit Detailangaben dann so aussehen:
Eine Kleinigkeit am Rande: Die Hintergrundfarbe lässt sich jetzt in den Optionen
verändern.
100
Office 2000
LDS NRW
8 PowerPoint 2000
8
8.1
PowerPoint 2000
Neuer Startdialog
Als erstes fällt beim Öffnen des Programms der neu hinzugekommene Startdialog ins
Auge, der dem von Access 97 ähnelt:
Abbildung 1: Startfenster von PowerPoint 2000
Die im Teilfenster "Öffnen einer vorhandenen Präsentation" aufgelisteten zuletzt
geöffneten Präsentationsdokumente können vereinfacht durch einen Doppelklick auf den
Dokumentennamen geöffnet werden.
Dieser Startdialog kann abgeschaltet werden, wenn er nicht erwünscht ist (siehe umrandete
Option in Abbildung 1, Hervorhebung: der Verfasser). Eine weitere Möglichkeit zum
Deaktivieren bzw. erneuten Aktivieren dieses Dialoges bei Start von PowerPoint 2000
findet sich unter "Extras | Optionen... | Registerkarte Ansicht" mit der Option
Startdialog:
LDS NRW
Office 2000
101
8 PowerPoint 2000
Abbildung 2: Menü "Extras | Optionen"
8.2
Neugestaltung des Dialoges neue Folie
Der Dialog neue Folie, der beim Anlegen eines neuen Präsentationsdokumentes vor dem
Generieren der ersten Folie und vordem Einfügen jeder weiteren neuen Folie erscheint, ist
nun auch mit Hilfe der umrandeten Option (Hervorhebung: der Verfasser) deaktivierbar:
Abbildung 3: Dialogfenster Neue Folie
Auch dieses Dialogfenster lässt sich auf der zuvor genannten Registerkarte durch die
Option Dialog "neue Folie" sowohl ein- wie ausschalten (vergl. Abb. 2). Bei deaktivierter
Option wird beim Anlegen einer neuen Folie ohne Rückfrage eine PowerPointStandardfolie mit dem AutoLayout Aufzählung erzeugt.
8.3
Die Normalansicht
Die vielleicht optisch auffälligste Änderung betrifft den Arbeitsbildschirm von PowerPoint
2000. Während bisher nach dem Start von PowerPoint die Bearbeitung der Folien in der
Folienansicht erfolgte, erweitert die neue Version diese zur so genannten Normalansicht:
102
Office 2000
LDS NRW
8 PowerPoint 2000
Abbildung 4: die Normalansicht
Sie vereinigt in sich in so genannten Fensterausschnitten folgende Ansichten (von links
nach rechts bzw. von oben nach unten):
§
die Gliederungsansicht zur Übersicht und zum Navigieren
§
die Folienansicht zur Arbeit an der jeweiligen Folie
§
die Notizansicht, in welcher der Inhalt der Vortragsnotiz zur Folie dargestellt ist.
In der kleinen Symbolleiste links unten unterhalb des Fensterausschnitts mit der
Gliederung ist die Normalansicht durch ein neues Symbol ganz links außen vertreten; das
bisher an dieser Stelle zu findende Symbol für die Folienansicht wurde um zwei Stellen
weiter nach rechts gerückt.
Um von einem Fensterausschnitt zum nächsten zu wechseln kann der Cursor mit Hilfe der
Funktionstaste F6 oder des Menüpunktes "Fenster | Nächster Fensterausschnitt" in den
jeweils nächsten Ausschnitt gesetzt werden:
Abbildung 5: Menü "Fenster"
LDS NRW
Office 2000
103
8 PowerPoint 2000
8.4
Ende mit schwarzer Folie
Bei der Präsentation eines mit einer älteren Programmversion von PowerPoint erstellten
Präsentationsdokumentes mit PowerPoint 2000 endet die Präsentation neuerdings stets mit
einer nicht editierbaren schwarzen Folie, die das Programm automatisch anhängt. Diese bei
PowerPoint 97 unter "Extras | Optionen.. | Registerkarte Ansicht" bei Bedarf aktivierbare
Option Mit schwarzer Folie beenden ist unter PowerPoint 2000 zum Standard avanciert wer die schwarze Schlussfolie mit dem Einheitstext nicht wünscht, sollte diese Option
abschalten (vergl. wiederum Abb. 2) und statt dessen lieber eine eigene, individuell
gestaltete Schlussfolie hinzufügen.
8.5
Ein neues Gestaltungselement: Animated GIFs
Das auf Webseiten für Grafiken oft verwendete GIF-Format (genauer: CompuServe
Graphics Interchange-Format) wurde im Laufe der Zeit mehrfach ergänzt und erweitert.
Seit der Version GIF89a ist es möglich, in einer GIF-Datei mehrere Bilder übereinander zu
legen und diese in dazu geeigneten Programmen im schnellen Wechsel nach einander
anzuzeigen, wodurch bei der Wiedergabe Trickfilmeffekte entstehen. Bezeichnet werden
sie als Animated GIFs; alle halbwegs aktuellen Versionen der üblichen Internet-Browser
wie z.B. Microsofts Internet Explorer oder Netscapes Navigator bzw. Communicator
können mit diesem Format umgehen und animierte GIF-Bilder entsprechen darstellen.
Abbildung 6: der Duke - ein animiertes GIF
Hier reiht sich jetzt auch PowerPoint 2000 ein; über "Einfügen | Grafik | aus Datei..."
können animierte GIF-Bilder in Folien eingefügt und in der Präsentationsansicht angezeigt
werden. Die neue Clip Gallery enthält auch zwei animierte GIFs (BD15018_.gif und
BD10253_gif), die sich ihrer Größe von jeweils 15 × 15 Pixeln wegen aber nur als
bewegte Aufzählungszeichen eignen werden. Animierte GIF-Bilder können wie alle
PowerPoint-Objekte benutzerdefiniert animiert, also ein- und ausgeblendet werden. Die
Darstellung der GIF-Animation beginnt erst, wenn die PowerPoint-Animation des
Objektes abgeschlossen ist. Werden nach dem animierten GIF-Bild noch weitere
PowerPoint-Objekte auf der gleichen Folie animiert, so wird in der Regel die GIFAnimation für die Dauer jeder nachfolgenden PowerPoint-Animation unterbrochen animierte GIFs also bitte sparsam und tunlichst nur als letztes animiertes Objekt einer Folie
einsetzen! PowerPoint 2000 kann allerdings nur fertige animierte GIF-Bilder verwenden
keine herstellen; wer animierte GIF erzeugen will, benötigt hierzu spezielle
Grafikprogramme.
104
Office 2000
LDS NRW
8 PowerPoint 2000
8.6
Automatische Anpassung des Schriftgrades im
Aufzählungstext
Das im Folien-Master etwas kompliziert als ‚Objektbereich für AutoLayouts‘ bezeichnete
Textobjekt für Aufzählungstext wird in der neuen Hilfe zu PowerPoint 2000 jetzt schlicht
‚Platzhalter‘ genannt und weist eine neue Automatikfunktion auf, die unter Umständen die
einheitliche Schriftgestaltung eines Präsentationsdokumentes arg in Mitleidenschaft ziehen
kann. Bei Eingabe von Text, der für die jeweilige Größe des Platzhalters um eine Zeile zu
lang ist, reduziert PowerPoint 2000 einfach automatisch den Schriftgrad (= die
Schriftgröße) um eine Stufe und passt dadurch auch die Zeilenabstände automatisch an, so
dass jetzt alles (verkleinert) in den Kasten passt. Das kann dazu führen, dass bei
textlastigen Präsentationsdokumenten auf einander folgende Folien unterschiedliche
Schriftgrade verwenden, was je nach gewähltem Folienübergang störend auffällt.
Wird übrigens mehr als Zeile eingegeben, dann setzt diese Funktion aus.
Sie ist abschaltbar unter "Extras | Optionen... | Bearbeiten", Option Text automatisch an
Textplatzhaltergröße (sic!) anpassen.
8.7
Renovierung: das Fenster Benutzerdefinierte Animation
Dieses Fenster ist jedem PowerPoint 97-Nutzer bestens bekannt, stellt man doch darin die
Reihenfolge der zu animierenden Objekte ein und ordnet ihnen die gewünschten
Animationseffekte zu. An dieser Funktionalität hat sich in der neuen Version nichts
geändert, nur das Aussehen wurde überarbeitet und dadurch die Arbeit in diesem Fenster
erleichtert:
Abbildung 7: Fenster Benutzerdefinierte Animation,
Registerkarte Reihenfolge & zeitlicher Ablauf
Auf der ersten Registerkarte Reihenfolge & zeitlicher Ablauf ist an die Stelle der langen
Liste mit den auf der Folie vorhandenen Objekten, die einzeln oder in Gruppen durch
Mausklick erst noch zur Animation auskoren werden mussten, links oben das neue Feld
Folienobjekte zum Animieren überprüfen getreten. Es enthält bereits laufend nummeriert
alle Objekte der Folie in der Reihenfolge ihrer Erstellung. Durch Anklicken des
LDS NRW
Office 2000
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8 PowerPoint 2000
Objektnamens, dar dabei farbig (Standard = blau) unterlegt wird, wird in der verkleinerten
Folienvorschau rechts das entsprechende Objekt markiert, durch Anklicken der Checkbox
(= des kleinen quadratische Kästchens) vor einem Objektnamen oder Drücken der
Leertaste bei markiertem Objektnamen wird das Objekt zur Animation ausgewählt. Die
Objekte können auch nach wie vor zu mehreren markiert werden, die Animation muss aber
stets Objekt für Objekt einzeln eingeschaltet werden.
Alle zur Animation ausgewählten Objekte erscheinen in der Reihenfolge der Markierung
unten links im Feld Animationsreihenfolge. Dort kann wie bisher über die beiden
Pfeiltasten ein zuvor markiertes Objekt in der Liste der Objekte nach oben oder unten
versetzt werden. Beide Felder auf der linken Seite des Fensters sind gekoppelt: die
Markierung eines Objektes in einem der beiden Felder zieht automatisch auch die
Markierung des gleichen Objekts im anderen Feld nach sich. Mit einer Einschränkung:
wird die Animationsauswahl eines Objektes in der oberen Liste per Checkbox
ausgeschaltet, so verschwindet es aus der unteren Liste. Schaltet man die Animation erneut
wieder ein, so erscheint das Objekt auch erneut in der unteren Liste, jetzt aber auf der
letzten Position...
Ebenfalls kräftig überarbeitet wurde das aussehen der zweiten Registerkarte Effekte. Sie
bietet wie auch bei den Vorgängerversionen die Werkzeuge, um für ein markiertes Objekt
oder mehrere markierte Objekte zugleich einen Animationseffekt festzulegen. Wie schon
bei den vorhergehenden PowerPoint-Versionen ist der Effekt "Text von links" als
Standardeffekt für jedes animierte Objekt eingestellt und muss daher ggf. verändert
werden. Die bisherige lange, unübersichtliche Liste der Animationseffekte ist jetzt einer
Kombination zweier Listenfelder gewichen, was das ganze erheblich vereinfacht:
Abbildung 8: Fenster Benutzerdefinierte Animation,
Registerkarte Effekte
Im Feld Eingangsanimation und Sound wird jetzt zunächst links oben der gewünschte
Effekt (hier: Dehnen) eingestellt, worauf im Listenfeld rechts daneben die
Bewegungsrichtung des Effektes (hier: quer) ausgewählt werden kann. Das jeweilige
Angebot an Bewegungsrichtungen ist dabei von der gewählten Eingangsanimation
abhängig und reicht von der Deaktivierung des Listenfeldes (z.B. bei der
Eingangsanimation Auflösen) bis zu acht verschiedenen Varianten (z.B. bei der
Eingangsanimation Text).
106
Office 2000
LDS NRW
8 PowerPoint 2000
8.8
Verknüpfungen zu Objekten
Nach wie vor können auch in PowerPoint 2000 mit Hilfe des Menüpunktes "Bearbeiten |
Inhalte einfügen..." Objektverknüpfungen eingefügt werden. Die Beschriftung des
entsprechenden Radiobuttons in dem sich darauf öffnenden Fenster lautet nun aber nicht
mehr Verknüpfen, sondern Link einfügen.
8.9
Mehr Varianten bei den Handzetteln
Die Auswahl bei den bisherigen Handzettel-Varianten mit der verkleinerte Darstellung von
zwei, drei oder sechs Folien pro Seite wurde um die Varianten vier oder neun Folien pro
Seite erweitert. Beim Aufruf des Handzettel-Masters ("Ansicht | Master |
Handzettelmaster" oder Anklicken des Symbols für die Foliensortieransicht mit
gedrückter SHIFT-Taste) öffnet sich ein Palette Handzettelmaster, die über Schaltflächen
die Zuordnung der verschiedenen Varianten ermöglicht:
Abbildung 9: Palette Handzettelmaster
Auch im Druckmenü ("Datei | Drucken...") kann nach Voreinstellung der Option
Handzettel im Listenfeld Drucken: rechts daneben in einem neuen Listenfeld Folien pro
Seite: zwischen den oben angeführten Möglichkeiten ausgewählt werden. Die beiden
Radiobutton Horizontal und Vertikal schalten dabei wie in der symbolischen Darstellung
daneben dargestellt die Abfolge der Folien um.
8.10 Besser als zuvor: Speichern im HTML-Format
Der mit PowerPoint 97 eingeführten HTML-Speicher-Assistenten wurde wieder
abgeschafft. Statt dessen bietet PowerPoint 2000 wie alle anderen Office 2000Komponenten in den Fenstern Speichern unter… sowie Als Webseite speichern…die
Konvertierung ins HTML-Format an:
LDS NRW
Office 2000
107
8 PowerPoint 2000
Abbildung 10: Menü Datei
Diese vermeindliche Alternative ist insoweit irreführend, als dass man in beiden Fällen im
Fenster Speichern unter… landet; beim Aufruf des Menüpunktes Als Webseite speichern…
ist dabei im Listenfeld Dateityp: das HTM/HTML-Format bereits ausgewählt.
Abbildung 11: Fenster Speichern unter…/Als Webseite speichern…
Einige der Einstellungsmöglichkeiten im bisherigen HTML-Speicher-Assistenten befinden
sich jetzt im Fenster Als Webseite veröffentlichen, welches sich beim Anklicken der
Schaltfläche Veröffentlichen… im Fenster Speichern unter… öffnet:
108
Office 2000
LDS NRW
8 PowerPoint 2000
Abbildung 12: Fenster Als Webseite veröffentlichen
Hier kann z.B. die Veröffentlichung auf Teile des Präsentationsdokumentes wie eine
Gruppe aufeinander folgende Folien von… bis… oder auf eine zielgruppenorientierte
Präsentation beschränkt und festgelegt werden, ob außer den Folien auch die Notizen auf
den Webseiten dargestellt werden sollen.
Die Schaltfläche Weboptionen… öffnet ein gleichnamiges Fenster, in welchem diverse
Grundeinstellungen wie Anpassung der Browserfarben, Optimierung der Grafikansichten
für diverse Bildschirmauflösungen usw. vorgenommen werden können. Dieses Fenster
wird kann ebenfalls unter "Extras | Optionen | Allgemein | Schaltfläche Weboptionen..."
erreicht werden.
Aufwändige eingefügte Grafiken ziehen lange Ladezeiten im Internet nach sich und
manche Browser können nicht mit allen zur Verfügung stehenden Grafikformaten
vernünftig umgehen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, derartigen Grafiken alternative
Texte mitzugeben, die jeder, aber auch jeder Browser im Notfall darstellen kann und die
als Platzhalter bei langen Ladezeiten dem Betrachter zumindestens einige Stichworte zum
dem liefern, worauf er da gerade wartet.
Das nach dem Markieren einer solchen Grafik über den Menüpunkt "Format | Grafik…"
oder "Kontextmenü | Grafik formatieren" aufrufbare Fenster Grafik (bzw. AutoForm,
falls eine solche markiert wurde) formatieren bietet hierzu eine neue Registerkarte Web,
auf der der gewünschte Alternativtext einfach eingetippt werden kann:
LDS NRW
Office 2000
109
8 PowerPoint 2000
Abbildung 13: Fenster Grafik bzw. AutoForm formatieren
Damit man sich vor einer HTML-Konvertierung bereits im Wahrsten Sinne des Wortes ein
Bild von dem zu erwartenden Ergebnis machen kann, lässt sich mittels des Menüpunktes
"Datei | Webseitenvorschau" eine Vorschau im Internet Explorer erreichen, der vom
Programm gestartet und dem das konvertierte Dokument übergeben wird, ohne es
allerdings bereits im HTML-Format zu speichern.
8.11 Geänderte Dateiformate
Im Listenfeld Dateityp: des Fensters Speichern unter… tauchen außer dem HTML-Format
*.html bzw. deren Verkürzung *.htm noch weiteren neue Formate auf. Neu
hinzugekommen ist die Geräterunabhängige Bitmap (*.bmp) und das Kombiformat
PowerPoint 97-2000 & 95-Präsentation (*.ppt), welches von den drei genannten
PowerPoint-Versionen verstanden wird6. Weggefallen ist dafür das in PowerPoint 97 noch
angebotene PowerPoint 3.0-Format (ebenfalls *.ppt).
8.12 Entwurfsvorlagen vs. Präsentationsvorlagen
In PowerPoint lassen sich wie in allen Office-Programmen Vorlagen definieren und zur
Wiederverwendung speichern. Bei PowerPoint 97 hießen sie Präsentationsvorlagen
(*.pot). Sie umfassten in so genannten Präsentationsdesigns Folienfarbskala, Hintergrundund Mastergestaltung und wurden im Standardordner
C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen\Präsentationsdesigns
gespeichert. Bei PowerPoint 2000 tragen sie zwar immer noch die Endung *.pot, heißen
jetzt aber Entwurfsvorlagen und finden sich auf verschiede Ordner verteilt.
6
110
Selbstverständlich können in diesem Format gespeicherte Präsentationsdokumente keinerlei
Features enthalten, die in PowerPoint 95 noch nicht enthalten waren - es läuft also praktisch auf ein
PowerPoint 95-Dokument hinaus.
Office 2000
LDS NRW
8 PowerPoint 2000
Abbildung 14: Fenster Entwurfsvorlage übernehmen
Für selbst erstellte Entwurfsvorlagen wird jetzt der Ordner
C:\winnt\Profiles\[Name Ihres Profils]\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen
vorgeschlagen. Die unter "Datei | Neu..." aufgelisteten mitgelieferten Entwurfsvorlagen
und die dort angebotenen fertigen Präsentationen sind an verschiedenen Stellen
gespeichert:
C:\Programme\Microsoft Office\Templates\1031
bzw.
C:\ Programme\Microsoft Office\Templates\Presentation Designs
Zum Teil sind sie zwar unter "Datei | Neu | Registerkarte Entwurfsvorlagen" aufgeführt,
befinden sich aber bei einer nicht vollständigen Installation des Programms noch gar nicht
auf dem Rechner ( wie z.B. 50er Jahre oder Azur) und werden daher erst bei Bedarf
nachgeladen! Solche Vorlagen landen in diesem Fall ebenfalls im Ordner
C:\ Programme\Microsoft Office\Templates\Presentation Designs.
8.13 Einrichten einer Bildschirmpräsentation
Auch im Menüpunkt "Bildschirmpräsentation | Bildschirmpräsentation einrichten…"
hat sich etwas getan:
LDS NRW
Office 2000
111
8 PowerPoint 2000
Abbildung 15: Fenster Bildschirmpräsentation einrichten
Das bisher eher lange, schmale Fenster wurde durch ein breites, kürzeres ersetzt.
Darin gibt es ein neues Listenfeld Weiter anzeigen: (in der Abb. nicht aktiv). Bei
Betriebssystemen, die die Nutzung mehrerer Grafikkarten in einem Rechner unterstützen7,
kann hier der Monitor oder das Projektionsgerät ausgewählt werden, auf welchem die
Präsentation ablaufen soll.
8.14 Der Projektor-Assistent
In diesem Fenster führt die ebenfalls neue Schaltfläche Projektor-Assistent… zu einem
Hilfsprogramm, welches Schritt für Schritt den Anschluss und die Inbetriebnahme eines
Projektors oder Video-Beamers mit Ihnen durchgeht.
Abbildung 16: Fenster Projektor-Assistent
7
112
Laut Aussage der Direkthilfe zu diesem Feature sind dies derzeit nur Microsoft Windows 98 und
Microsoft Windows NT 5.0 (sic!); letzteres ist unter der Bezeichnung Windows 2000 im Handel.
Office 2000
LDS NRW
8 PowerPoint 2000
Die Liste der angebotenen Geräte ist nicht gerade lang, umfasst aber so ziemlich
vollständig jene, die bei der Markteinführung von PowerPoint 2000 zur Verfügung
standen.
LDS NRW
Office 2000
113
Anhang A Wartemodus
Anhang
A
Wartemodus
(erweiterte Installationsmöglichkeiten)
Fehlerhafte Installationen lassen sich reparieren, nicht installierte oder nur von CD / vom
Netzwerkserver gestartete Features nachträglich hinzufügen.
− Schließen Sie alle Programme.
− Aktivieren Sie die Systemsteuerung: Start / Einstellungen " / Systemsteuerung.
− Klicken Sie doppelt auf das Symbol 'Software'.
− Wählen Sie die Registerkarte "Installieren/Deinstallieren".
− Markieren Sie den Eintrag für Ihr installiertes Microsoft Office 2000 – Paket.
− Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen/Entfernen".
− Klicken Sie die Schaltfläche "Features hinzufügen / entfernen".
LDS NRW
Office 2000
115
Anhang A Wartemodus
Über ein Baumstruktur werden die Namen der installierten Programme bzw. Optionen
angezeigt. Ein Klick auf das Pluszeichen blendet untergeordnete Komponenten ein.
Zusätzlich erscheinen bestimmte Symbole, die anzeigen, wie die Komponente in der
Erstinstallation installiert wurde.
Verfügt ein Feature über untergeordnete Feature, zeigt ein Symbol mit weißem
Hintergrund an, dass das Feature und die untergeordneten Feature auf die gleiche Art
installiert wurden. Ein grauer Hintergrund zeigt an, dass das Feature und die
untergeordneten Feature auf die unterschiedliche Art installiert sind.
116
Office 2000
LDS NRW
Anhang B VBA-Programmierung
− Zum Ändern der Installationsart eines Feature muss auf das Installationssymbol
geklickt und aus dem Kontextmenu eine andere Installationsart gewählt werden.
(Die angezeigten Symbole wurden bei der Installation (Standard-Installation) vom
Installationsprogramm zugeordnet.)
Vom Arbeitsplatz starten
Das Feature wurde auf der lokalen Festplatte
installiert und gespeichert.
Vom Netzwerk starten
Das Symbol wird nur angezeigt, wenn das OfficePaket von einem Netzwerkserver installiert wurde.
Das Feature wird nicht auf die lokale Festplatte
kopiert. Die Dateien verbleiben auf dem Server. Sie
müssen Zugriff auf den Server haben, damit die auf
diese Art installierten Features verfügbar sind.
Von CD starten
Das Symbol wird nur angezeigt, wenn das OfficePaket von CD installiert wurde.
Das Feature wird nicht auf die lokale Festplatte
kopiert. Die Dateien verbleiben auf der CD. Liegt
die CD beim Versuch ein so installiertes Feature zu
benutzen nicht im CD-ROM-Laufwerk, werden Sie
aufgefordert die CD einzulegen, d.h. das Feature
wird immer von CD gestartet.
bzw.
Bei der ersten Verwendung
installiert
Das Feature wird erst bei der ersten Verwendung auf
der lokalen Festplatte installiert — von der CD oder
vom Netzwerkserver.
Nicht verfügbar
Das Feature wurde nicht installiert. Falls
erforderlich, kann es zu einem späteren Zeitpunkt
installiert werden.
Alles vom Arbeitsplatz starten Das Feature und die in allen Unterästen verfügbaren
Features werden auf der lokalen Festplatte installiert
und gespeichert
bzw.
bzw.
von CD gestartet.
Alles vom Netzwerk starten
− Wenn alle für die Installation notwendigen Einstellungen vorgenommen wurden,
klicken Sie auf die Schaltfläche "Jetzt aktualisieren".
B
VBA-Programmierung
Office 2000 unterstützt VBA 6. Der Sprachumfang von VBA wurde mit Visual Basic
gleichgestellt. VBA 6 ermöglicht die Erstellung nicht modaler Benutzerformulare und die
Unterstützung von weiteren ActiveX-Steuerelementen. Die Architektur für COM-Add-Ins
ist bei allen Office-Anwendungen standardisiert worden. Es können Eigenschaften,
Objekte und Methoden von ADO's (ActiveX Data Objects) verwendet werden, um auf
Informationen in einer externen Datenbank zuzugreifen.
Im Hinblick auf Word 2000 wurde das Objektmodell um Objekte für die Web- und EMail-Funktionen erweitert. Das Ereignismodell wurde wesentlich verbessert, um eine
größere Kontrolle über Dokumente zu haben; das Application-Objekt kennt nun mehrere
Ereignisse für Dokumente bzw. Dokumentenfenster.
LDS NRW
Office 2000
117
Anhang B VBA-Programmierung
Die Erweiterungen des Excel 2000-Objektmodells beziehen sich auf das Speichern von
Tabellenblättern als Webseiten, verbesserte Eingabehilfen, PivotChart-Berichte, OLE DBund OLAP-Datenquellen für PivotTabellen-Berichte, die Anzeige von Maßeinheitsbeschriftungen in Diagrammen und verbesserte phonetische Unterstützung.
118
Office 2000
LDS NRW
Literaturverzeichnis
1. Online-Hilfe zu Office 2000
2. Tischer, Michael und Jennrich, Bruno:
Microsoft Office 2000 Professional
Das Handbuch
Microsoft Press Deutschland
ISBN: 3-86063-147-0
3. Microsoft Office 2000
Die technische Referenz
Microsoft Press Deutschland
ISBN: 3-86063-283-3
4. im Internet neu:
Office Ressource Kit Journal im MS-Web
LDS NRW
Office 2000
119
120
Office 2000
LDS NRW
Index
Index
—.—
—C—
.pip..............................................................................17
.xlb..............................................................................75
Clip Gallery................................................................28
ClipArts
einfügen ................................................................29
codierte Textdatei.......................................................43
erstellen.................................................................44
öffnen....................................................................45
Unicode.................................................................43
—?—
?/Erkennen und Reparieren... .....................................11
—\—
\1031.....................................................................22, 50
\1033.........................................................................50
\1036.........................................................................50
\1040.........................................................................50
—A—
Access 2000................................................................22
Aktionen/Neue E-Mail-Nachricht mit " .............92, 93
Aktivitäten ..................................................................97
angedockte Symbolleisten ..........................................13
Ansicht/Ordner-Homepage anzeigen..........................91
Ansicht/Weblayout .....................................................39
Assistent .....................................................................26
ausgeblendeter Text....................................................71
AutoFormat ................................................................46
AutoKorrektur und Rechtschreibfehler ......................51
AutoKorrektur-Listen .................................................52
automatische Spracherkennung ..................................46
AutoText-Einträge......................................................71
AutoVervollständigung ..............................................46
—B—
Bearbeiten/Inhalte einfügen........................................74
Bearbeiten/Rückgängig ..............................................49
benutzerdefinierte Vorlagen .......................................22
Benutzerprofil.......................................................18, 22
.pip ........................................................................17
Abfragen................................................................19
Add-Ins .................................................................19
Ausschlusswörterbuch...........................................19
AutoKorrektur-Listen............................................19
AutoWiederherstellen-Dateien ..............................19
Benutzerwörterbücher ...........................................19
Dateien ..................................................................19
Dokumentvorlagen ................................................19
Graph.....................................................................19
Office-Shortcutleiste .............................................19
Persönliche Informationsprofile ............................19
StartUp ..................................................................19
zuletzt verwendeten Dateien/Ordnern ...................19
LDS NRW
—D—
Datei/Als Webseite speichern ..................................100
Datei/Als Webseite speichern... .................................38
Datei/Drucken... .........................................................47
Datei/Neu... ................................................................39
Datei/Öffnen...............................................................21
Datei/Senden an " ....................................................37
Datei/Speichern unter........................................... 21, 38
Datei/Webseitenvorschau..................................... 38, 39
Dateiformate.................................................................9
Dateiwechsel über Taskleiste .....................................19
Daten/Tabelle... ..........................................................75
Design ........................................................................40
digital signieren..........................................................33
—E—
Einfügen/Datum und Uhrzeit... ..................................46
Einfügen/Grafik "/ClipArt... ....................................29
Einfügen/Hyperlink....................................................39
Einfügen/Manueller Wechsel... ..................................64
Einfügen/Name "/Definieren....................................75
Einfügen/Name "/Übernehmen... .............................75
E-Mail
Optionen ...............................................................37
E-Mailoptionen ..........................................................37
Erstellen von Webseiten.............................................38
EUROCONVERT ......................................................78
Euro-Symbol ..............................................................71
Excel .....................................................................76
Word .....................................................................71
Extras/Anpassen...
Optionen ................................................... 14, 16, 17
Extras/AutoKorrektur..., AutoKorrektur ....................51
Extras/Makro "/Microsoft Skript Editor...................42
Extras/Makro "/Sicherheit.................................. 32, 33
Extras/Optionen...
Allgemein ....................................................... 37, 38
Ansicht............................................................ 20, 73
Bearbeiten ....................................................... 49, 74
Berechnung ...........................................................75
Office 2000
121
Index
Extras/Seriendruck..................................................... 99
Extras/Sprache "/Sprache bestimmen...................... 46
—O—
Feldfunktionen........................................................... 46
Format/Design... ........................................................ 40
Format/Frames "...................................................... 40
Format/Nummerierung und Aufzählungszeichen...
Aufzählungen ................................................. 41, 67
Format/Rahmen und Schattierung... ...............41, 61, 62
Format/Rahmen und Schattierung..., Seitenrand ....... 71
Format/Rahmen und Schattierung..., Zelle ................ 68
Format/Zellen...
Zahlen................................................................... 76
Formatierungszeichen................................................ 71
Office-Assistent..........................................................26
Office-Zwischenablage...............................................23
einfügen aus ..........................................................25
löschen ..................................................................26
sammeln in ............................................................25
Symbolleiste..........................................................24
Outlook
einzelne Mail im HTML-Format...........................92
Kontakt..................................................................91
Kontakte ................................................................95
Office-Produkte als Editor.....................................93
Ordner -Homepages ..............................................91
Outlook Heute .......................................................92
Regel-Assistent .....................................................92
—I—
—P—
Installation
Reparatur .............................................................. 11
Wartemodus ....................................................... 112
Windows-Installer ................................................ 10
integrierte Vorlagen ................................................... 22
ISPMT ....................................................................... 75
personalisierte Menüs.................................................15
personalisierte Symbolleisten .....................................13
—F—
—K—
Rechtschreibfehler und AutoKorrektur ......................51
Reparatur ....................................................................11
—S—
Klicken und eingeben ................................................ 48
Kontakte
Aktivitäten ............................................................ 97
Serienbrief ............................................................ 99
Verteilerliste ......................................................... 95
Korrekturhilfe ............................................................ 46
—M—
Makros
digital signieren .................................................... 33
Mehrsprachigkeit ....................................................... 12
Menüs
.pip........................................................................ 17
alle Befehle anzeigen lassen ........................... 16, 17
erweitern............................................................... 15
personal. Einstellungen speichern ........................ 17
personal. Einstellungen zurücksetzen ................... 17
personalisierte....................................................... 15
unverkürzt............................................................. 15
verkürzt ................................................................ 15
—N—
nicht druckbare Zeichen ............................................ 71
normal.dot.................................................................. 18
122
—R—
Office 2000
Selbstreparatur............................................................11
Serienbrief ..................................................................99
Skalieren beim Ausdrucken........................................47
Speicherformate..........................................................22
Speicherort für Dateien...............................................22
Suchen und Ersetzen...................................................47
Symbolleiste
Frames...................................................................40
Zwischenablage.....................................................24
Symbolleisten
.pip ........................................................................17
alle Schaltflächen anzeigen lassen.........................14
angedockte ............................................................13
erweitern................................................................13
personal. Einstellungen speichern .........................17
personal. Einstellungen zurücksetzen....................17
personalisierte .......................................................13
—T—
Tabelle
3D- Rahmen ..........................................................62
autom. Anpassung der Spaltenbreite .....................59
diagonale Rahmenlinien........................................61
Zellbegrenzungen..................................................60
Tabelle/Tabelleneigenschaften..., Tabelle 57, 59, 60, 61
Tabelle/Tabelleneigenschaften..., Zelle ......................61
LDS NRW
Index
Tabellen
geschachtelte Tabellen ..........................................57
gleitende ................................................................57
Verschiebepunkt....................................................56
Ziehpunkt ..............................................................56
Taskleiste....................................................................19
Textumbruchwechsel..................................................64
Thesaurus ...................................................................52
—U—
Umgebungsleiste ........................................................21
Unicode ......................................................................43
Unicode-Schrift ..........................................................45
unterstützte Sprachen .................................................12
unverkürztes Menü .....................................................15
—V—
VBA-Projekte
digital signieren.....................................................33
verkürzte Menüs .........................................................15
Verschiebepunkt.........................................................56
versteckter Text ..........................................................71
Verteilerliste ...............................................................95
Verwendung mehrerer Sprachen ................................12
Vorlagenverwaltung ...................................................22
LDS NRW
—W—
Wartemodus .............................................................112
Weblayoutansicht.......................................................39
Weboptionen ..............................................................38
Webseiten
Design ...................................................................40
erstellen.................................................................38
Frames...................................................................40
Grafik als Aufzählungszeichen .............................41
Hyperlinks.............................................................39
Optionen ...............................................................38
Tabellen ................................................................40
Trennlinien............................................................41
Weblayoutansicht..................................................39
Webseitenvorschau ...............................................39
Windows-Installer ......................................................10
Wörterbücher .............................................................50
—Z—
Ziehpunkt ...................................................................56
Zwischenablage
Office 2000 ...........................................................23
Symbolleiste..........................................................24
Windows ...............................................................23
Office 2000
123
Index
124
Office 2000
LDS NRW

Office 2000 - IT-Fortbildungsprogramm NRW

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