EVO logix Neuerungen 4.3 - apropos-i.ch

Transcription

Business-Software für die Projektfertigung
EVO logix Neuerungen 4.3
Version 4.3.25 – 29.8.2006
Markus Kühni
TRILAB Software AG
Hauptbahnhofstrasse 8
Postfach 701
4501 Solothurn
Telefon +41 32 621 99 85
Telefax +41 32 621 99 89
E-Mail [email protected]
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1.
Terminal Sessionen ........................................................................................................... 4
Version ......................................................................................................................... 4
Name des Client-Computer wird übernommen.............................................................. 4
Unterdrücken der Client-Namen.................................................................................... 4
2.
System-Meldungen ............................................................................................................ 5
2.1
Version ......................................................................................................................... 5
2.2
Ausgabe von System-Meldungen bisher ......................................................................... 5
2.3
Ausgabe von System-Meldungen neu ............................................................................ 5
2.4
Abschalten der neuen Methode ..................................................................................... 6
2.5
Login-Box mit Timeout................................................................................................... 6
3.
EVO logix Sales Office....................................................................................................... 7
3.1
Version ......................................................................................................................... 7
3.2
Adress-Konditionen gemäss Lieferadresse...................................................................... 7
3.3
Adress-Konditionen auf bestehende Dokumente übertragen........................................... 8
3.4
Produkte-Design auf Artikelstamm ................................................................................. 8
3.5
Wechselkurse nach Datum berechnen ........................................................................... 8
3.6
Wechselkurs-relevantes Datum von Office Dokumenten ................................................. 9
3.7
Währungsumrechnung von Debitoren-Belegen zurück schreiben.................................. 10
4.
Ad hoc Serienfertigung .................................................................................................... 11
4.1
Version ....................................................................................................................... 11
4.2
Auftragsübergreifende Fertigung ................................................................................. 11
4.3
Vorbereitung ............................................................................................................... 11
4.4
Konzept ...................................................................................................................... 11
4.5
Einrichten des Serien Ziels ........................................................................................... 12
4.6
Einrichten der Serien Quelle ........................................................................................ 13
4.7
Serien Quelltermine anlegen ....................................................................................... 13
4.8
Bilden einer Serie ........................................................................................................ 13
4.9
Serien manuell nachbearbeiten bzw. aufbauen............................................................ 14
4.10
Erfassen der Verteiler .................................................................................................. 15
4.11
Verteilen von erfassten Stunden / Spesen ..................................................................... 15
5.
Status Dokumente ........................................................................................................... 16
5.1
Version ....................................................................................................................... 16
5.2
Neue Verwaltung der Stati von Dokumenten ................................................................ 16
5.3
Annullierte, bestellte und bezahlte Dokumente ............................................................. 17
6.
Neue und erweiterte Reports............................................................................................ 18
6.1
Neuer Report „Produktschein“ ..................................................................................... 18
6.2
Neuer Report „Einzahlungsschein“............................................................................... 19
6.3
Neuer Report „Vertriebsliste“ ....................................................................................... 20
6.4
Neuer Report „Werkstoffliste nach Termin“ .................................................................. 22
6.5
Werkstofflisten nach Artikelpositionen .......................................................................... 23
6.6
Werkstofflisten nach Lagerbezugssteuerung ................................................................. 23
6.7
Neuer Report „Deckblatt neu“ ..................................................................................... 24
6.8
Neuer Report „Dokumentkontrolle“ ............................................................................. 24
7.
Plantafel.......................................................................................................................... 26
7.1
Meilensteine................................................................................................................ 26
7.2
Neuer Report „Plantafel Gantt“.................................................................................... 27
7.3
Neue Plantafel Darstellungsoptionen ........................................................................... 27
8.
EVO logix Verbuchung .................................................................................................... 28
8.1
Version EVO logix ....................................................................................................... 28
8.2
Einführung .................................................................................................................. 28
8.3
Zielsetzung.................................................................................................................. 28
8.4
Vorbereitung ............................................................................................................... 28
8.5
Kontenplan ................................................................................................................. 28
Ausschnitt Kontenplan ........................................................................................................... 28
Kontenplan gliedern ............................................................................................................. 29
Konten anlegen .................................................................................................................... 30
8.6
Steuercodes ................................................................................................................ 30
Steuercodes anlegen............................................................................................................. 30
8.7
Kostenträger ............................................................................................................... 31
Kostenträger anlegen............................................................................................................ 31
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1.1
1.2
1.3
8.8
Zahlungsarten............................................................................................................. 31
Zahlungsarten anlegen ......................................................................................................... 31
8.9
Bankverbindungen ...................................................................................................... 31
Bankverbindungen einlesen .................................................................................................. 31
Bankverbindungen ergänzen................................................................................................. 31
8.10
Konten, Steuercodes und Kostenträger zuweisen .......................................................... 33
Auftragsart............................................................................................................................ 33
Vertriebskanal....................................................................................................................... 33
Auftragsfamilien ................................................................................................................... 34
Kostenträger automatisch zuordnen ...................................................................................... 34
Einzelkostenträger Materialkosten.......................................................................................... 34
Kostenarten .......................................................................................................................... 35
Preisklassen Region (Währung).............................................................................................. 35
8.11
DebiKredi-Journal ....................................................................................................... 36
Positionierte Arbeitsweise ...................................................................................................... 36
Neue Schnittstelle zu ABACUS ............................................................................................... 36
9.
Datenbank Archivierung .................................................................................................. 37
9.1
Version ....................................................................................................................... 37
9.2
Einführung .................................................................................................................. 37
9.3
Lösung Datenbank-Archivierung.................................................................................. 37
9.4
Warnungen und Vorsichtsmassnahmen ....................................................................... 37
Warnungen .......................................................................................................................... 38
Vorsichtsmassnahmen........................................................................................................... 38
9.5
Konfiguration der Auftragssteuerung............................................................................ 38
9.6
Vorlagen und Daueraufträge schützen......................................................................... 39
9.7
Anwendung ................................................................................................................ 39
9.8
Archivierung vorbereiten.............................................................................................. 43
9.9
Archivieren Protokoll ................................................................................................... 44
9.10
Archivieren ausführen.................................................................................................. 45
9.11
Weitere Pflege der Datenbank ..................................................................................... 45
10.
Bestellwesen.................................................................................................................... 46
10.1
Einführung .................................................................................................................. 46
10.2
Automatisches Signieren von weiteren Terminen .......................................................... 46
10.3
Eigenfertigung............................................................................................................. 46
Konfiguration der Baugruppen .............................................................................................. 47
Konfiguration des Fertigungsprozesses .................................................................................. 47
Bestellsteuerung .................................................................................................................... 48
Eigenfertigung ins Lager einbuchen....................................................................................... 50
11.
Direktbestellung Material................................................................................................. 51
11.1
Version ....................................................................................................................... 51
11.2
Einleitung.................................................................................................................... 51
11.3
Vorbereitung ............................................................................................................... 51
11.4
Text-Variablen einsetzen.............................................................................................. 53
11.5
Anwendung ................................................................................................................ 54
12.
Prozesskonfiguration ....................................................................................................... 55
12.1
Version ....................................................................................................................... 55
12.2
Kurztexte ..................................................................................................................... 55
12.3
Status direkt setzen...................................................................................................... 55
12.4
Status Oberauftrag mitziehen ...................................................................................... 56
13.
Datum und Perioden ....................................................................................................... 57
13.1
Version ....................................................................................................................... 57
13.2
Periode Einzeltag......................................................................................................... 57
13.3
Eingabe Datum im Wochenformat............................................................................... 57
13.4
Auswahl Periode mit Datumsangabe ........................................................................... 58
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1.
Terminal Sessionen
1.1
Version
EVO logix 4.2.67
1.2
Name des Client-Computer wird übernommen
Wird EVO logix über eine Terminal Services Verbindung benutzt, verwendet es neu den Namen des Client-Computers (Rechner vor welchem der Benutzer physikalisch sitzt), statt den
Namen des Terminal Servers.
Das hat die folgenden Auswirkungen:
 Sessionen stoppen/starten kann nun Clients unterscheiden
 die Clients erscheinen als eigener „Computer“ im System-Inventar
 die Clients erscheinen in der Liste „Session an Computer“
 pro Client sind getrennte Einstellungen auf dem „Computer“ möglich
 pro Client können unterschiedliche Druckerumlenkungen parametriert werden
 pro Client sind getrennte ini-Einstellungen möglich
 die Clients erscheinen als User in den Datenbank-Connections
 alles was in EVO logix / V mit einem „Computer“ verknüpft ist, reagiert
Technischer Hintergrund
Die Environment-Variable CLIENTNAME wird von der V-Plattform abgefragt. Diese
Variable wird normalerweise von Windows™ Terminal Services und ähnlichen
Produkten gesetzt.
Hinweis: andere Remote-Software wie Deskshare™, PC Anywhere™, VNC/UltraVNC™
greift nur auf einen bereits laufenden Desktop zu und öffnet keine eigene Session. Hier
wird entsprechend auch kein CLIENTNAME gesetzt.
1.3
Unterdrücken der Client-Namen
Sollten die übernommenen Client-Namen Probleme verursachen, kann in der Datei
evo/bin/v_engine.ini folgendes eingetragen werden:
[Application]
…
ignoreClientName=1
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2.
System-Meldungen
2.1
Version
EVO logix 4.2.81
2.2
Ausgabe von System-Meldungen bisher
Normale EVO logix Meldungen werden bereits seit jeher asynchron, d.h. ohne Unterbruch des
Programmablaufes im Meldungsfenster innerhalb des Applikations-Desktops ausgegeben.
Dies hat den Vorteil, dass auch bei Abwesenheit des Benutzers der Ablauf nicht blockiert wird
und die Applikation im Hintergrund weiter arbeiten kann.
Wenn das Applikationsfenster jedoch nicht zur Verfügung stand, wurden Meldungen bisher
mittels konventioneller Windows „MessageBox“ angezeigt. Beispiele für diese Situation:
 bei fehlgeschlagener Datenbankverbindung
 bei einem schwerwiegenden Fehler (Programmabbruch)
 beim Datenbankauszug und -einzug
 bei Update-Funktionen und -Erinnerungen
 beim Schnellupdate
 wenn Sessionen vom admin gestoppt wurden
Dabei wurde der Programmablauf jedoch angehalten bis der Benutzer die Meldung quittierte.
Entsprechend blieben so lange auch die Applikationsdateien sowie allfällige Datenbank-Einträge und -Dateien gesperrt. Gesperrte Dateien verhindern jedoch zum Beispiel ein Update,
was insbesondere bei Terminal Sessionen (wo typischerweise alle Benutzer sowie der Server
dieselben Dateien nutzen) ein Problem darstellte.
2.3
Ausgabe von System-Meldungen neu
Neu werden die System-Meldungen in einem eigenständigen Applikations-Fenster geöffnet.
Die Anzeige erfolgt asynchron, d.h. EVO logix kann im Hintergrund weiter arbeiten oder sich
gar beenden.
Beispiel einer neuen System-Meldung:
Technisch gesehen, handelt sich dabei um eine HTA-Seite:
HTA = Hyper Text Application
Eine spezielle Microsoft Windows™ Form von HTML-Seiten (Internet/WWWTechnologie).
Diese Methode benutzt nur die Mittel des Betriebssystemes. Sämtliche Dateien der EVO logix
Installation bleiben unberührt. Deshalb ist es möglich, ein Update d.h. einen vollständigen
Austausch der EVO logix Applikationsdateien durchzuführen, auch wenn der Benutzer die
Meldung noch nicht quittiert hat.
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2.4
Abschalten der neuen Methode
Sollten
die
neuen
System-Meldungen
Probleme
verursachen,
kann
in
der
Datei
evo/bin/v_engine.ini folgendes eingetragen werden:
[Application]
…
popupMessages=0
2.5
Login-Box mit Timeout
Auch bei der EVO logix Login-Box wurde darauf geachtet, dass sie nicht zu lange die Applikation bzw. deren Dateien blockiert. Deshalb schliesst sie sich nach 30s automatisch wieder:
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3.
EVO logix Sales Office
3.1
Version
EVO logix 4.2.67
3.2
Adress-Konditionen gemäss Lieferadresse
Bisher wurden sämtliche Konditionen-Vorgaben für ein EVO logix Sales Office Dokument gemäss der Adress-Infokarte der Hauptadresse (Bauherr) genommen. Neu werden auch die Einstellungen der Liefer- (Objektadresse) berücksichtigt.
Fehlt auf der Karte der Hauptadresse eine Angabe, wird die Einstellung gemäss Liefer- (Objektadresse) übernommen (subsidiär).
Bei der Logistik ist das Verhalten jedoch umgekehrt: die Einstellung gemäss Liefer- (Objektadresse) hat Vorrang.
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3.3
Adress-Konditionen auf bestehende Dokumente übertragen
Mit der neuen Funktion „Konditionen auf Dokumente“ können geänderte Einstellungen auf
bereits bestehende Dokumente übertragen werden.
3.4
Produkte-Design auf Artikelstamm
Für die Auswertung von Umsätzen nach Design (zur Vergütung von Design-Provisionen) kann
auf dem Artikelstamm der Produkte-Design festgehalten werden:
Diese Zuordnung kann anschliessend auf der Vertriebsauswertung als Gliederungs- oder Filterkriterium verwendet werden.
3.5
Wechselkurse nach Datum berechnen
Bisher wurden Fremdwährungsbeträge in EVO logix laufend nach dem aktuell gültigen
Wechselkurs umgerechnet und festgehalten (Momentaufnahme). Sollte ein neuer Kurs
eingeführt werden, musste dieser exakt am Stichdatum geändert werden. Zudem konnten
Diskrepanzen zwischen dem Zeitpunkt der Umrechnung und der Verbuchung (Debitoren)
entstehen.
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Neu kann EVO logix die Wechselkurse nach ihrer Gültigkeit definieren. Dazu wurden die
Felder „Gültig von/bis“ eingeführt:
Sobald ein „Gültig bis“ Datum eingefüllt wird, sperrt dies auch den Datensatz, d.h. auch der
Kurswert ist blockiert. Mit der Gültigkeitseinschränkung können die Kurse auch im Voraus
erfasst werden und gelten automatisch erst ab dem entsprechenden Datum.
3.6
Wechselkurs-relevantes Datum von Office Dokumenten
Das relevante Datum von Office-Dokumenten ist das „Datum Rechnung“. Falls dieses noch
nicht gesetzt ist (noch nicht fakturiert), wird provisorisch das „Datum Angebot“ verwendet. Weil
das Dokument beim Drucken der Rechnung jedoch erneut berechnet wird, ist sichergestellt,
dass am Schluss der korrekte Kurswert einfliesst.
Falls die Kurskorrektur nach dem eigentlichen Umstellungsdatum erfolgt bzw. nachbearbeitet
wird, können rückwirkend die Office-Dokumente neu umgerechnet werden. Dazu wird die
Funktion „System/Rechnungs-, EUR-, CHF-Beträge berechnen“ (ausgehend von einem
beliebigen Dokument) eingesetzt:
Auch hier ist das „Datum Rechnung“ das entscheidende Kriterium dafür, welche Dokumente
neu umgerechnet werden. Fehlt es auf dem Dokument (noch nicht fakturiert), wird ersatzweise
das „Datum Angebot“ genommen.
HINWEIS: auch mit dieser Erweiterung kann und soll EVO logix nicht zu einer vollwertigen
Buchhaltung ausgebaut werden. Es fehlt beispielsweise eine Behandlung der
Rundungsproblematik (Beträge z.B. auf ganze Cents oder 5 Rappen runden und die
Rundungsfehler ausgleichen). Die Währungsumrechnung dient also nach wie vor einzig dafür,
die Umsatzzahlen verschiedener Währungen im Sinne einer strategischen Auswertung
einander gegenüber stellen und summieren zu können. Aus diesem Grund werden diese
umgerechneten Beträge (im Gegensatz zu den Beträgen in der Belegwährung) praktisch nie
auf den Rappen/Cent mit der Buchhaltung übereinstimmen.
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3.7
Währungsumrechnung von Debitoren-Belegen zurück schreiben
Auf der „Preisklasse Region“ kann mit dem Schalter „Debi Kurs aktualisieren“ bestimmt
werden, ob die umgerechneten EUR- und CHF-Beträge von Debitoren-Belegen und
-Positionen auf Office-Dokumente bzw. -Posten zurück geschrieben werden:
Falls eingeschaltet, werden die umgerechneten EUR- und CHF-Beträge auf die Office-Seite
übernommen, sobald der Beleg neu berechnet wird. Insbesondere erfolgt diese
Neuberechnung automatisch unmittelbar vor dem Verbuchen über eine Schnittstelle in die
Finanzbuchhaltung (Sesam/Abacus). Dadurch ist sichergestellt, dass DebiKredi-Journal, Office
Dokumente und die Finanzbuchhaltung auch bei umgerechneten Beträgen übereinstimmen.
Zusätzlich ist zu beachten, dass der Debitor-Beleg nach den Rundungsregeln der Buchhaltung
rundet und einen Fehlerausgleich zwischen den Positionen vornimmt. Mit dieser Aktualisierung
wirkt sich dies somit auch auf die Office-Seite aus. Auswertungen (Vertriebsliste, DebiKrediJournal, Buha-Auszüge) sollten daher auch auf Rappen und Cents übereinstimmen.
WICHTIG: dies betrifft nur die Brutto-Beträge!
Um diese Aktualisierung auch nachträglich vornehmen zu können, steht die Funktion
„System/EUR/CHF aktualisieren“ (von einem beliebigen Beleg aus) zur Verfügung:
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4.
Ad hoc Serienfertigung
4.1
Version
EVO logix 4.2.67
4.2
Auftragsübergreifende Fertigung
Die Einführung der Plantafel bewirkt in vielen Betrieben eine breitere Verwendung von Terminen, die es nun ermöglicht, über mehrere Aufträge hinweg zu sehen, wann bestimmte Arbeiten zu erledigen sind. Somit lassen sich Verarbeitungsschritte innerhalb eines Zeitfensters besser organisieren und zusammenfassen.
Im Unterschied zur bereits durch EVO logix unterstützten mehrstufigen Fertigung , wo Halbfabrikate (unabhängig von aktuellen Kundenaufträgen) via Lager vorproduziert werden, ermöglicht die hier vorgestellte Lösung die Bildung von „ad hoc“ Serien , d.h. die spontane Zusammenfassung von ähnlichen Fertigungsschritten mehrerer Kundenaufträge zu einem Serienauftrag.
Eine solche Bündelung erlaubt effizienteres Arbeiten in der Werkstatt und vereinfach auch die
Zeit- und Spesenerfassung bzw. die Administration der Aufträge.
4.3
Vorbereitung
Die Serien-Funktionalität muss mit einer Berechtigung freigeschaltet werden:
4.4
Konzept
Die EVO logix Serien basieren auf drei Begriffen, die hier definiert werden sollen:
Begriff
Erklärung
Serie Quelle
Die „Quellen“ einer Serie sind die einzelnen, zum Zwecke der gemeinsamen Fertigung zusammengefassten Kundenaufträge.
 die „Quelle der Arbeit“
Wie wir sehen werden, kann derselbe Auftrag mehrmals und für jeden
Arbeitsschritt auch in unterschiedlicher Kombination zu einer Serie hinzugenommen werden.
Serie Ziel
Das „Ziel“ einer Serienbildung ist der Serienauftrag, welcher die einzelnen Kundenaufträge zum Zwecke der gemeinsamen Fertigung bündelt.
Dieser Auftrag stellt ein separates Projekt dar, auf welchem auch entsprechend Zeit- und Spesenerfassungen erfasst werden können.
Verteiler
Da der Serienauftrag nur ein zwischenzeitliches Gefäss für die Fertigung
darstellt und keinem Kunden bzw. Verkaufserlös direkt gegenüber gestellt werden kann, müssen die hier erfassten Zeit- und Spesenerfassungen wieder auf die Quell-Aufträge zurückverteilt werden.
Dazu dienen die „Verteiler“. Sie bestimmen, zu welchem Anteil jeder
Quell- bzw. Kundenauftrag belastet wird. Die Verteiler können manuell
oder anhand einer kalkulierten Kennzahl (Stundenschätzung, Materialmenge oder Betrag) bestimmt werden.
Wie bereits ausgeführt, sollen Kundenaufträge möglichst flexibel und nach Bedarf auch
mehrmals zu ad hoc Serien gebündelt werden können.
Es ist klar, dass diese Bündelung direkt im Zusammenhang mit der Terminierung des Auftrages steht: alle Kundenaufträge, welche eine bestimmte Bearbeitung in einem bestimmten
Zeitfenster geplant haben, sollen zusammengefasst werden.
Aus diesem Grund ist es nahe liegend, die Serienbildung an den Terminen der Aufträge aufzuhängen. Die Konfiguration erfolgt deshalb anhand von Terminsteuerungen. Es können bestehende Terminsteuerungen (auch insbesondere Plantafel-Terminarten, Lagerbezugs-Steuerungen, usw.) erweitert werden, oder es können neue Terminsteuerungen für den Zweck der
Serienbildung eingeführt werden.
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4.5
Einrichten des Serien Ziels
Mit einem entsprechenden berechtigten Benutzer können Sie nun die Terminsteuerungen für
das Serien Ziel erweitern oder neu anlegen:
Die Konfiguration des Serien Ziels steuert die Kalkulation des Verteilers und die Handhabung
der zurück zu verteilenden Zeit- und Spesenerfassung.
Feld
Bemerkungen
Nach Einsatz
Der Verteiler richtet sich nach der Einsatzmenge gemäss BelastungsPlanung (Plantafel oder andere Planungsmodule).
Namentlich die Stundenschätzung der Plantafel kann so übernommen
werden.
Kalk’vorgabe
Der Verteiler richtet sich nach einer kalkulierten Menge. Der hier angegebene Kalkulations-Typ bestimmt die Art der Kalkulation (Vorkalkulation, Kennzahlen, usw.).
Kostenarten
Falls eine Kalk’vorgabe angegeben wird, kann hier die Kostenart bestimmt werden.
Damit kann hier die Kostenart bestimmt werden, die in direktem Zusammenhang mit der in der Serie zu bündelnden Arbeit steht. Optimal
sind natürlich die Fertigungskosten bzw. -stunden gemäss einer Vorkalkulation oder Kennzahlenkalkulation.
Falls eine Stückliste bereitsteht, können alternativ die Menge oder Kosten
der zu verarbeitenden Materialien beigezogen werden.
Nach Betrag
Falls eine Kalk’vorgabe angegeben wird, kann hier bestimmt werden,
ob der Verteiler proportional zu den kalkulierten Mengen (ausgeschaltet)
oder zu den Kosten (eingeschaltet) errechnet werden soll.
Einheit
Für eine manuelle Angabe der Verteiler kann hier eine Mengen-Einheit
gewählt werden. Bei Verwendung der Kalk’vorgabe wird die Einheit
automatisch bestimmt.
Lösche Rapporte Nach dem Zurückverteilen der auf der Serie erfassten Stunden und Spesen, werden sie im Serienauftrag gelöscht. Andernfalls werden sie auf 0
gesetzt und zur Information belassen (Angabe der ursprünglichen Werte
in der Bezeichnung).
Runden
Beim Berechnen der Verteiler kann eine Rundung erfolgen. Damit erhalten Sie beim Zurückverteilen der Stunden und Spesen einigermassen
„runde“ Werte. Falls Sie hier 0% angeben, wird nicht gerundet.
ACHTUNG: um starke Rundungsfehler zu vermeiden, sollte dieser Wert
an die maximal mögliche Anzahl der gebündelten Quell-Aufträge angepasst werden. Grössenordnung:
20% / max. Anzahl
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4.6
Einrichten der Serien Quelle
Mit einem entsprechenden berechtigten Benutzer können Sie nun die Terminsteuerungen für
die Serienbildung erweitern oder neu anlegen. Insbesondere eignen sich selbstverständlich
bestehende Plantafelterminarten:
Die Konfiguration der Serien Quelle steuert die Zuordnung zum entsprechenden Serien Ziel
und erlaubt eine Vorgabe des Verteilers.
Feld
Bemerkungen
Zielterminart
Zulässige Terminart des Zieltermins.
Vorg. Verteiler
Vorgabe des Verteilers (nur bei manueller Verwaltung der Verteiler sinnvoll).
Datum anpassen Bestimmt, ob das Datum und die Uhrzeit des Quelltermins an den Zieltermin angepasst werden.
Wurde eine bereits vorher vorhandene Terminsteuerung erweitert, können die bestehenden
Termine zu Serien-Quellen erweitert werden:
HINWEIS: dies ist nur für eine manuelle Serien-Bildung notwendig. Die automatische SerienBildung funktioniert auch mit nicht erweiterten , bestehenden Terminen.
4.7
Serien Quelltermine anlegen
In Kundenaufträgen, welche zu einer Serie gebündelt werden sollen, müssen Sie nun dafür
sorgen, dass Serien-Quelltermine anlegt werden (falls dies noch nicht beispielsweise mit der
Plantafel eingerichtet ist).
Das Eröffnen der Termine kann manuell (z.B. Drag&Drop der Terminsteuerung auf den Auftrag) oder automatisch anhand eines Vorlagenauftrags, der automatischen Terminplanung
oder über die Plantafel erfolgen.
4.8
Bilden einer Serie
Für die Serie müssen Sie jeweils einen eigenen Auftrag anlegen und diesen je nach Bedarf
mittels Auftragsart und –familie von normalen Kundenaufträgen abgrenzen. In diesem SerienAuftrag muss nun der Serien-Zieltermin vorhanden sein. Dies kann wiederum manuell (z.B.
Drag&Drop der Terminsteuerung auf den Auftrag) oder automatisch anhand eines Vorlagenauftrags, der automatischen Terminplanung oder über die Plantafel erfolgen.
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Mittels der Funktion „Serie bilden“ können nun automatisch Quelltermine gesucht und zugeordnet werden:
Die Funktion erlaubt die Filterung nach einem Zeitfenster, nach einem Zuständigen bzw. einem Mandanten, sowie nach Auftragsarten, -familien und dem Status der Quellaufträge.
Der Schalter „Hinzufügen“ bestimmt, ob die bisherigen Zuordnungen beibehalten werden
oder nicht. Mit eingeschaltetem „Hinzufügen“ können folglich mehrere Läufe zu einer Serie
vereint werden.
ACHTUNG: Termine mit bereits anderweitig gesetzter Zieltermin-Zuordnung werden nicht
berücksichtigt. Ebenso wenig werden bereits erledigte (signierte) Termine angehängt.
4.9
Serien manuell nachbearbeiten bzw. aufbauen
Die Quelltermine werden dem Zieltermin zugeordnet, so dass eine verknüpfte Liste („bestehende Verknüpfungen“ vom Zieltermin aus) die Serie anzeigt:
Die Verknüpfung „Zieltermin“ bestimmt also die Serie. Diese Zuordnung kann selbstverständlich auch manuell vorgenommen oder nachbearbeitet werden.
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4.10
Erfassen der Verteiler
Je nach Konfiguration der „Steuerung Serie Ziel“ (siehe gleichnamiges Kapitel) kann der Verteiler auf den Quellterminen nun automatisch berechnet und/oder manuell eingegeben werden. Zur automatischen Berechnung dient die Funktion „Verteiler Serie kalkulieren“ auf dem
Zieltermin:
Die Verteiler werden anhand der Einstellung auf dem Zieltermin berechnet:
Die Einstellungen entsprechen 1:1 der Vorgabe auf der Terminart, können aber individuell
abgeändert werden. Verteiler-Mengen werden gemäss Automatik zugewiesen, wenn entweder
„Nach Einsatz“ eingeschaltet oder eine „Kalk’vorgabe“ angegeben ist. Verteil-Prozente werden immer berechnet.
Der Schalter „Nachbearbeiten“ auf dem „Termin Serie Ziel“ (siehe Abb. oben) schaltet die
Automatik aus und ermöglicht manuelles Eingeben/Nachbearbeiten der Verteiler:
HINWEIS: die Funktion „Verteiler Serie kalkulieren“ wird auch implizit ausgelöst, wenn die
Funktion „Verteilen Arbeitsrapporte“ (siehe nachfolgendes Kapitel) aufgerufen wird und der
Schalter „Nachbearbeiten“ ausgeschaltet ist.
4.11
Verteilen von erfassten Stunden / Spesen
Nachdem die Arbeit auf dem Serienauftrag erledigt ist und die Stunden bzw. Spesen erfasst
sind, können diese auf die Quell-Aufträge zurückverteilt werden. Dazu dient die Funktion
„Verteilen Arbeitsrapporte“ auf dem Zieltermin:
Die Zeit- und Spesenerfassungen werden je nach Verteiler in die Quell-Aufträge verteilt und
im Serienauftrag gelöscht oder auf 0 gesetzt.
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5.
Status Dokumente
5.1
Version
EVO logix 4.2.79
5.2
Neue Verwaltung der Stati von Dokumenten
Die bisherigen Schalter „Preis“ und „Fakturiert“ auf den Dokumenten (EVO logix Offerieren/Fakturieren) wurde ersetzt durch den neuen „Status Dokument“:
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5.3
Annullierte, bestellte und bezahlte Dokumente
Gleichzeitig wurde dieser „Status Dokument“ um die Schalter „Annuliert“, „Bestellt“ und „Bezahlt“ erweitert, so dass nun eine sehr detaillierte Auswertung der Dokumente möglich ist. Des
Weiteren erhielt das Dokument das Feld „Bezahlt“, welches den bezahlten (Teil-) Betrag festhalten kann. Auf dem Auftrag werden neu auch die bezahlten Beträge ausgewiesen:
Siehe dazu auch den neuen Report „Dokumentkontrolle“ im entsprechenden Kapitel. Ebenfalls
wurde der Report „Auftragsauswertung“ um die entsprechenden (optionalen) Spalten erweitert.
Zudem hält das Feld „Preis original“ den „Preis abgemacht“ fest, sobald der Auftrag in einen
Status mit gesetztem Schalter „Bestellt merken“ geschaltet wird. Der Betrag kann manuell
nachbearbeitet oder vorerfasst werden. Einmal gesetzt wird er vom System nicht mehr überschrieben.
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6.
Neue und erweiterte Reports
6.1
Neuer Report „Produktschein“
Der neue Report „Produktschein“ druckt Etiketten für die Artikel-Posten in einem EVO logix
Sales Office Dokument:
Die Anzahl kann wahlweise gemäss Einstellungen auf dem Artikelstamm (Colli), der Bestellmenge oder fix gesteuert werden. Zudem kann ein Faktor, Mindest- und Maximalmenge angegeben werden:
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6.2
Neuer Report „Einzahlungsschein“
Der neue Report „Einzahlungsschein“ druckt ESR/ESR+-Einzahlungsscheine für EVO logix
Sales Office Dokumente:
Ob der Einzahlungsschein mit oder ohne Betrag gedruckt und codiert wird, entscheidet primär
der Schalter „ESR+“ auf der Zahlungskondition des Dokumentes. Falls ESR+ eingeschaltet ist,
wird der Betrag nicht gedruckt und nicht in der Codierzeile codiert.
Auf dem Report kann die Vorgabe jedoch gezielt übersteuert werden und es können auch
zwei Einzahlungsscheine (mit und ohne Betrag) gedruckt werden:
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6.3
Neuer Report „Vertriebsliste“
Der neue Report „Vertriebsliste“ erlaubt die flexible Auswertungen von EVO logix Sales Office
Artikeln nach verschiedensten Kriterien:
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Vielfältige Ausgabe- Filter- und dreistufige Gliederungskriterien, sowie die wahlweise Detailsausgabe (Produktionsaufträge/Artikelpositionen) erlauben eine individuelle Darstellung gemäss ihren Anforderungen.
Die Liste kann auch die Termine anzeigen und bietet interaktives Visieren an:
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6.4
Neuer Report „Werkstoffliste nach Termin“
Die Einführung der Plantafel bewirkt in vielen Betrieben eine breitere Verwendung von Terminen, die es nun ermöglicht, über mehrere Aufträge hinweg zu sehen, wann bestimmte Arbeiten zu erledigen sind. Somit lassen sich Verarbeitungsschritte innerhalb eines Zeitfensters besser organisieren und zum Beispiel zusammenfassen.
Der neue Report „Werkstoffliste nach Termin“ ermöglicht daher das Drucken von auftragsübergreifenden Werkstofflisten anhand deren Terminierung:
Die massgeblichen Parameter sind in den Karten „Filter Termine“ und „Filter Termine erledigt“
zu finden:
Bei Gliederung nach „Auftrag“ oder nach „Artikelpos“ (EVO logix Sales Office; s. später) kann
zudem der Termin ausgegeben werden wobei die Möglichkeit besteht, diesen interaktiv zu
signieren.
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6.5
Werkstofflisten nach Artikelpositionen
Die Werkstofflistenreports können neu nach der Artikelposition (gemäss Produktions-Transfer
ab EVO logix Sales Office) gegliedert werden. Dabei können Artikeltexte, -grafiken und vor
allem die Fertigungstexte (wahlweise hervorgehoben) ausgegeben werden:
6.6
Werkstofflisten nach Lagerbezugssteuerung
Die Werkstofflistenreports können neu nach einer Lagerbezugssteuerung gefiltert werden. Dies
erlaubt es, die vielfältigen Darstellungsoptionen der Werstoffliste auch für eine Rüstliste zu
verwenden:
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6.7
Neuer Report „Deckblatt neu“
Damit der bisherigen Report „Deckblatt“ weiterhin unverändert für zur Verfügung steht, flossen Änderungswünsche in eine neue Version ein. Dieser neue Report stellt nun Unteraufträge,
deren abweichende Adressen, Termine und auch verknüpfte Serienaufträge etwas kompakter
und einheitlicher im Layout dar. Termine können interaktiv verschoben und Signiert werden:
6.8
Neuer Report „Dokumentkontrolle“
Der neue Report „Dokumentkontrolle“ erlaubt die vielfältige Auswertung der Auftrags-Dokumente (Offerieren/Fakturieren):
HINWEIS: der bisherige Report „Dokumentkontrolle“ heisst neu „Dokumentkontrolle auftragsweise“ und bietet eine teils abweichende Funktionalität (Schwerpunkt Zahlungs-Journal) an.
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Es stehen vielfältige Ausgabe-, Filter-, zweistufige Gliederungs- sowie Sortierungskriterien zur
Verfügung:
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7.
Plantafel
7.1
Meilensteine
Einzelne Termine können als Meilensteine markiert werden. Meilensteine markieren wichtige
Zeitpunkte innerhalb des Auftragsprozesses, oft eine Art „Wespentaille“ in der Abfolge der Arbeiten.
Um einen Meilenstein zu definieren, erweitern Sie die entsprechende Terminsteuerung mit der
Erweiterung „Meilenstein“ und wählen Sie eine Farbe für die Plantafel-Darstellung:
Die Meilensteine werden danach bei allen Termin-Balkendiagrammen als vertikale Zeitlinien
eingezeichnet, so dass quasi die Begrenzung der Verschiebbarkeit sichtbar wird (Siehe auch
Abbildung Kapitel „Plantafel Gantt“). Gestrichelten Linien entsprechen den terminlichen Zusammenhängen gemäss „Folgetermin“ auf der „Terminplanung“:
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7.2
Neuer Report „Plantafel Gantt“
Der neue Report „Plantafel Gantt“ bietet eine besonders kompakte Darstellung des Prozesses
inkl. der Meilensteine an:
7.3
Neue Plantafel Darstellungsoptionen
Viele kleine aber sehr nützliche Optionen runden die Möglichkeiten der Plantafel ab:
 leere Termine (geschätzte Stunden = 0) können optional ausgeblendet werden
 erledigte oder unerledigte Termine können ausgeblendet werden
 die Breite der Bezeichnungs-Spalte (links) kann nun in mm eingestellt werden
 Stelleneinsätze auf der „Plantafel Betrieb“ zeigen optional die (interaktiven) Felder Datum,
Fixtermin und Dauer
 Spalte „Einsatz“ ist neu bei Stelleneinsätzen und Terminen interaktiv
 neu ist interaktives Visieren der Termine auf der „Plantafel Auftrag“, der „Plantafel Betrieb“
(Stelleneinsätze) und der „Plantafel personalweise“ möglich
 Absenzen können für den ganzen Betrieb auf einmal eingemalt werden, indem diese auf
der Summenzeile eingemalt werden
 Schichten (Überzeit, Sa/So-Arbeit, usw.) können auf allen Hierarchiestufen (ganze Firma,
Stellengruppe, Stelle, Team, Personalgruppe, usw.) für alle enthaltenen Personen eingemalt werden
 Schichten werden beim Einmalen besser markiert
 eine Einzelperson kann als Parameter für die „Plantafel personalweise“ angegeben werden
(damit kann der Report auch optimal mit dem Assistenten verknüpft werden)
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8.
EVO logix Verbuchung
8.1
Version EVO logix
Ab EVO logix Version 4.2.58 einsetzbar.
8.2
Einführung
EVO logix arbeitet mit verschiedenen externen Buchhaltungs-Lösungen zusammen. Die Anbindung (mittels Schnittstellen) erfolgt je nach Ausrichtung eines Betriebes unterschiedlich eng.
Je nach angebundener Buchhaltungs-Software bestehen Optionen, um
 Adressen
 Debitorenbuchungen
 Kreditorenbuchungen
 Lohnabrechnungen
zu übertragen.
8.3
Zielsetzung
Für eine optimale Anbindung der externen Lösung braucht es Konfigurationsdaten innerhalb
von EVO logix. Dazu gehören diverse Kontonummern, Kostenträger und Schnittstelleneinstellungen.
Dieses Dokument beschreibt die Einrichtung der EVO logix Verbuchung und bleibt dabei
möglichst unabhängig vom eingesetzten Finanzprodukt.
8.4
Vorbereitung
Für die Benutzung der Verbuchung braucht es die Lizenz „15 DebiKredi-Journal“, sowie
wahlweise eine der Lizenzen „15A Verbuchen ABACUS“ oder „15S Verbuchen SESAM“. Zudem müssen die Benutzer entsprechende Berechtigungen aufweisen:
Berechtigung
Kontenplan Lesen
Kontenplan Verwalten
Kontenplan strikt
DebiKredi Lesen
DebiKredi Verwalten
Zugriff ABACUS
Zugriff BEAM NT
8.5
Bemerkungen
Konten, Kostenträger, Steuercodes zuweisen.
Kontenplan aufbauen und pflegen.
Konten können strikt nur über den Kontenplan zugewiesen werden. Ohne diese Erweiterung kann der Benutzer
auch ungeprüfte Codes eingeben.
Verbuchungseinträge auflisten und einsehen.
Verbuchungseinträge erfassen und auslösen.
Schnittstelle zu ABACUS anwenden. Muss mit „DebiKredi
Verwalten“ kombiniert werden.
Schnittstelle zu SESAM (mittels BeamNT) anwenden.
Muss mit „DebiKredi Verwalten“ kombiniert werden.
Kontenplan
Ausschnitt Kontenplan
EVO logix will keine vollständige Finanzbuchhaltung abbildung. Deshalb macht es wenig
Sinn, den gesamten Kontenplan ihres Betriebes innerhalb von EVO logix abzubilden.
Sie sollten sich folglich auf denjenigen Ausschnitt beschränken, der die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung betrifft.
Es sind dies
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 Ertragskonten zu verbuchender Leistungen
 Aufwandkonten zu verbuchender Kosten
 Aktivenkonten als Gegenkonten
 Passivenkonten als Gegenkonten
HINWEIS: bevor Sie Ihren Kontenplan nun manuell aufbauen, erkundigen Sie sich bei uns, ob
ein Standard Kontenrahmen existiert, der für Ihren Betrieb bzw. Ihre Fibu passt.
Kontenplan gliedern
Der Kontenplan kann beliebig hierarchisch gegliedert werden. Am besten richten Sie eine
hierarchische Ansicht mit verknüpfter Einzelansicht ein:
Zuoberst erstellen Sie einen „Kontenrahmen“:
Zugeordnet können Sie analog die benötigten Kontenklasse und wiederum „an Zuordnung“
die Kontengruppen (auch über mehrere Stufen verschachtelt) erfassen.
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Nur die Kennung und die Bezeichnung sind zu setzen. Die Kennung hat jeweils dem Code in
der Buchhaltung zu entsprechen, wobei diese (bisher) nur bei den Konten relevant ist.
Konten anlegen
In den untersten Kontengruppen werden nun die Konten angelegt. Dabei müssen Sie vier verschiedene Ausprägungen beachten:
Je nach Typ des Kontos kann es nur für den korrekten Zweck verwendet werden:
Konto-Typ
Bemerkungen
Konto Aktiven
Debitoren-Gegenkonto
(wird bei ABACUS nicht zwingend benötigt).
Kann auf der „Preisklasse Region“ hinterlegt werden.
Konto Passiven
Kreditoren-Gegenkonto
(wird bei ABACUS nicht zwingend benötigt).
Kann auf der „Preisklasse Region“ hinterlegt werden.
Konto Ertrag
Debitoren-Ertragskonto
Wird auf der Auftragsart hinterlegt.
Konto Aufwand
Kreditoren-Aufwandkonto
Wird auf der Kostenart (Kostengruppe Material, Sonderkostengruppe) hinterlegt.
8.6
Steuercodes
Steuercodes anlegen
In der gleichen Hierarchie wie der Kontenplan, können auch die Steuercodes hinterlegt werden. Hier kann die Gliederung nur einstufig erfolgen.
Die Steuercodes haben zwei Ausprägungen, die auch kombiniert werden können:
Je nach Erweiterung können sie für Debitoren- und/oder Kreditoren-Verbuchungen benutzt
werden.
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8.7
Kostenträger
Kostenträger anlegen
Ebenfalls in der gleichen Hierarchie wie der Kontenplan, können auch die Kostenträger hinterlegt werden. Hier kann die hierarchische Gliederung wiederum nach Belieben erfolgen. Die
Hierarchie wird später auch für Auswertungen benutzt, so dass eine „strategische“ Strukturierung überlegt werden sollte:
HINWEIS: die Gliederung der Hierarchie muss nicht mit einem allfälligen Kostenträgerplan
bzw. einem zwischengeschalteten Kostenstellenplan in der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. Nur die untersten Einträge müssen gemäss ihrer Kennung passen.
8.8
Zahlungsarten
Zahlungsarten anlegen
Dies Zahlungsarten werden bisher nur für die Anbindung von ABACUS benötigt.
8.9
Bankverbindungen
Bankverbindungen einlesen
Die Bankverbindungen können von http://www.sic.ch/ heruntergeladen und ins EVO logix
eingelesen werden.
Bankverbindungen ergänzen
Die von Ihnen verwendeten Bankverbindungen müssen noch um folgende Angaben ergänzt
werden:
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Feld
VESR ID
Konto ID
Bank Text
Zugunsten Text
Beleg Nr. L.
Adress Nr. L.
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Bemerkungen
VESR Teilnehmer-Nummer der Bank.
Wird für die Berechnung des ESR bzw. ESR+ Codes
sowie für das Drucken von Einzahlungsscheinen benötigt.
Ihre Kontonummer bei der Bank.
Wird für die Berechnung des ESR bzw. ESR+ Codes
sowie für das Drucken von Einzahlungsscheinen benötigt.
Kann leer gelassen werden (wird vom System bei der
ersten Verwendung vorgeschlagen).
Anschliessend kann hier der Text für den Druck auf dem
Einzahlungsschein bearbeitet werden.
Länge der Codierung von Beleg- und Adress-Nummern
innerhalb des ESR / ESR+ Codes.
Kann leer gelassen werden (wird vom System bei der
ersten Verwendung vorgeschlagen).
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8.10
Konten, Steuercodes und Kostenträger zuweisen
Auftragsart
Die Auftragsarten bestimmen auch die Verbuchung der Erträge (Vorgabe). Deshalb muss hier
das Ertragskonto angegeben werden:
Vertriebskanal
Abweichende Ertragskonten können auf dem Vertriebskanal angegeben werden:
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Auftragsfamilien
Die Auftragsfamilien bestimmen auch die Verbuchung der Erträge auf Kostenträger (Vorgabe).
Deshalb muss auf den Auftragsfamilien jeweils ein Kostenträger angegeben werden:
HINWEIS: diese Arbeit kann Ihnen jedoch die nachfolgend beschriebene Funktion „Kostenträger zuordnen“ erleichtern.
Kostenträger automatisch zuordnen
Über die Bezeichnungen Ihrer Auftragsfamilien bzw. Kostenträger kann eine Verbindung unter
Umständen automatisch hergestellt werden. Dazu muss jedoch die Bezeichnung des Kostenträgers ein Teil der Bezeichnung der Auftragsfamilie sein:
Die Funktion ordnet möglichst viele Kostenträger zu und meldet Familien, bzw. Träger, die
keine automatische Zuordnung erhielten.
Einzelkostenträger Materialkosten
Bei sehr produktorientierten Materialstämmen, können Materialkosten beim Einkauf direkt einem Kostenträger zugeordnet werden. Dies geschieht direkt bei der Erfassung der Rechnung:
EVO logix benutzt hier einen „Auto Learning“ Modus. Einmal zugewiesene Kostenträger werden bei der nächsten Rechnung für das gleiche Material automatisch vorgeschlagen.
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Kostenarten
Die Kostenarten bestimmen auch die Verbuchung der Aufwände (Vorgabe). Deshalb muss auf
den Material- und Sonderkostengruppen das Aufwandkonto angegeben werden:
Preisklassen Region (Währung)
Die Preisklasse Region vereint Einstellungen zu Währung, Steuerpflichtigkeit, Wechselkursen,
etc. Entsprechend müssen hier die Gegenkonten und Steuercodes angegeben werden:
Die Preisklasse Region wird wiederum den Debitoren (und Kreditoren) auf deren allfälligen
Konditionen-Karten zugewiesen. Zudem besteht die Möglichkeit, auf Auftragsarten eine abweichende Zuweisung vorzunehmen.
Von diesen beiden Orten wird die Preisklasse Region automatisch auf das „Sales Office“-Dokumente übernommen. Selbstverständlich kann sie dort auch manuell gesetzt oder abweichend eingestellt werden.
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Beim Verbuchen wird die Einstellung schliesslich automatisch übernommen.
8.11
DebiKredi-Journal
Positionierte Arbeitsweise
Das Debitoren- und Kreditoren-Journal arbeitet neu auch wahlweise positioniert.
 die einzelnen Positionen eines EVO logix Sales Office Dokumentes können auch abweichende Kostenträger aufweisen
 die einzelnen Positionen einer Materialrechnung (Lager Einkauf) können abweichende Einzel-kostenträger und/oder Mehrwertsteuersätze aufweisen
Neue Schnittstelle zu ABACUS
Das DebiKredi-Journal bietet neu eine Schnittstelle zur Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
der Lösung ABACUS™:
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9.
Datenbank Archivierung
9.1
Version
EVO logix 4.3.05
9.2
Einführung
EVO logix verwendet für seine Datenverwaltung eine relationale SQL-Datenbank, welche
durch optimierte Indexierung der Tabellen auch mit wachsenden Datenbeständen gut umgehen kann. Abgesehen von wenigen Funktionen spielt die Menge der „alten“ Daten also keine
Rolle für die Geschwindigkeit der aktuellen Applikation.
Allerdings wächst die Datenbank ständig und verlangt dadurch immer mehr Zeit, Speicherkapazität und Computerleistung bei Backups, Updates und Wartungsarbeiten. Normalerweise
kann der Fortschritt bei der Computer-Hardware diese Anforderungen laufend abdecken,
aber fallweise steht auch nur eine ältere Infrastruktur zur Verfügung.
Ebenso kann die angewachsene Datenmenge bei der Benutzung von EVO logix stören. Insbesondere in der Lagerverwaltung sammeln sich enorme Datenmengen an, die bei der Navigation in der hierarchischen Darstellung stören. Zwar bieten das EVO logix Filter-System eine
flexible Lösung an, um ältere Datenbestände wahlweise auszublenden. Aber deren Einrichtung ist nicht in jedem Anwendungsfall bzw. auf jedem Bildschirm flächendeckend praktikabel.
Selten gibt es auch Funktionen und Auswertungen (Reports), die bei sehr grossen, gewachsenen Datenmengen tatsächlich langsamer werden. Die EVO logix Reports bieten typischerweise
eine breite Auswahl und freie Kombinationsmöglichkeit von Filter-, Gliederungs- und Sortierungs-Kriterien an. Weil die Indexierung in der Datenbank nicht für jede wählbare KriterienKombination vorhanden sein kann, fehlt der Datenbank die Möglichkeit, alte Datenbestände
vorab von aktuellen Daten abzugrenzen. Zudem stösst selbst die modernste Datenbanktechnologie irgendwann an Grenzen bei der effizienten Ausführung von Anfragen mit komplexen
Mehrfachklauseln.
9.3
Lösung Datenbank-Archivierung
Die EVO logix Datenbank-Archivierung bietet nun die Möglichkeit an, sehr alte Datenbestände zu verdichten bzw. zu löschen. Dabei werden die beiden Bereiche „Lager“ und „Aufträge“ unterschieden.
Die Lager-Archivierung kann:
 Lagerbewegungen in einem wählbaren Zeitperiodenraster verdichten
 verdichtete Lagerbewegungen löschen
 stornierte/leere Lagerbewegungen löschen
 Lagerbezüge (Termine) löschen
Die Aufträge-Archivierung kann:
 ganze Aufträge und Unteraufträge löschen (nicht empfohlen)
 Baugruppen, Einzelteile und Materialerfassungen löschen
 auftragsbezogene Reports und Automationen löschen
 Office-Dokumente, -Posten und allgemeine -Absätze löschen (nicht empfohlen)
 Termine (teilweise) löschen
9.4
Warnungen und Vorsichtsmassnahmen
Die Archiv-Funktion muss mit äusserster Vorsicht angewendet werden!
Die Archiv-Funktion kann auf einen Schlag enorme Datenmengen vernichten. Prüfen Sie die
Filterkriterien mehrmals und lassen Sie die Archivfunktion zuerst nur im Protokollmodus laufen
(Schalter „Scharf“ ausgeschaltet).
Unterschätzen Sie auch niemals den Wert Ihrer „alten“ Daten. Diese enthalten wichtige Kennzahlen, Zusammenhänge und auch eine Art „Geschichte der Entwicklung“ Ihres Betriebes, ihrer Kunden- und ggf. Lieferantenbeziehungen.
Archivieren Sie Daten nur dann, wenn Sie sich absolut im Klaren darüber sind, welche Konsequenzen dies mit sich bringt.
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Warnungen
 die Löschaktionen der Archivierung können nicht rückgängig gemacht werden.
 die Archivierung läuft in mehreren Teiltransaktionen ab – ein Abbruch des Programms bewirkt somit nur die Rücknahme des letzten Teilschrittes – bereits erledigte Schritte bleiben
dauerhaft.
 kontrollieren Sie mehrmals die Einstellungen der Archivierung – es gibt keinen Schutz gegen Fehleingaben. Sie können ohne weiteres auch neueste Aufträge löschen.
 führen Sie die Archivierung nur in grossen Abständen aus. Die nachfolgend empfohlenen
Archiv-Backups entstehen pro Archivierungs-Runde. Das heisst Sie bekommen pro Archivierung eine Teilsicht, die jeweils in der Zukunft und in der Vergangenheit „abgeschnitten“
ist.
Vorsichtsmassnahmen
Erstellen Sie vor dem Ausführen der Archivieren-Funktion folgende Sicherungen:
1. erzeugen Sie einen Datenbankauszug. Achten Sie auf die Meldung
„Der Datenbankauszug wurde erfolgreich abgeschlossen“
Ihre Daten sind danach vollständig in der Datei „evo\bin\v_base8.dat“1 gespeichert.
Diese Datei kann gut komprimiert werden und Sie sollten ein dauerhaftes und mehrfaches Backup anlegen (z.B. mehrfach auf hochwertige DVDs brennen und an verschiedenen Standorten nach den Vorschriften des Rohling-Herstellers lagern).
 damit erhalten Sie die Gewähr, dass sie die Daten jederzeit in die aktuelle EVO logix
Version überführen können
2. erstellen Sie ein dauerhaftes Backup Ihres gesamten Server-EVO-Ordners. Vergessen
Sie dabei nicht Ihre extern gespeicherten Dokumente (z.B. Offerieren/Fakturieren).
 damit erhalten Sie die Gewähr, dass die archivierte Version in sich lauffähig ist.
3. erstellen Sie zur Konsultation eine lauffähige, separate EVO logix Archiv-Installation.
Diese kann auch auf einem Arbeitsplatz, Notebook oder einem anderen separaten
Rechner erfolgen. Diese Installation kann ohne Störung auch im Netzwerk parallel zu
einer produktiven Version betrieben werden (Mehrfachinstallation). Lassen Sie sich von
uns beraten.
(1Falls Sie noch eine Datenbank der Version 5.x betreiben, heisst die Datei
„evo\bin\v_base.dat“)
9.5
Konfiguration der Auftragssteuerung
Das Archivieren von Aufträgen muss zuerst ausdrücklich über die „Auftragssteuerung“ erlaubt
werden. Am besten öffnen Sie für diese Konfiguration eine Liste aller Ihrer Auftragssteuerungen:
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Sowohl Auftrags-Stati wie auch Auftragsarten, Auftragsartengruppen und Auftragsartenzusammenfassungen können die Auftragssteuerung aufweisen (Vererbungsprinzip). Die Auftragssteuerung bestimmt, welche Erfassungen und Funktionen für den Status bzw. die Auftragsart zulässig sind. Der neue Schalter „Archiv ausführen“ steuert folglich die Zulässigkeit
der Datenbank Archivierung:
9.6
Vorlagen und Daueraufträge schützen
ACHTUNG: klären Sie sorgfältig ab, ob irgendwelche Vorlagen- und Daueraufträge vorhanden sind, welche vor dem Archivieren geschützt werden müssen. Beachten Sie, dass diese unter Umständen auch sehr „alt“ sein können aber keinesfalls archiviert werden dürfen. Solche
Aufträge können Sie nun schützen, indem Sie
 sie in einen Status schalten, welcher nicht archiviert werden darf
 ihnen (falls möglich) eine Auftragsart zuordnen, welche eine Auftragssteuerung mit ausgeschaltetem „Archiv ausführen“ aufweist
Bei Ersterem ist zu beachten, dass dieser Status nicht (ggf. von einer anderen Person) aus Versehen wieder verändert wird!
Bei Letzterem ist zu beachten, dass bei Vorlagenaufträgen in manchen Fällen auch die Auftragsart mitkopiert wird und somit diese Lösung nicht in Frage kommt.
9.7
Anwendung
Die Datenbank-Archivierung steht nur den Benutzern mit „Daten-Administrator“-Berechtigung
zu Verfügung.
Erstellen Sie nun eine Datenbank-Archivierung:
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Feld
Scharf
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Bemerkungen
Falls eingeschaltet, wird die Archivierung tatsächlich vorgenommen.
Andernfalls erscheinen lediglich die Protokollausgaben und Sie
können die genauen Auswirkungen der gewählten
Archivierungseinstellungen nachprüfen.
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Protokoll-Details
Lager Verdichtung
Lager
Ursache
Leere löschen
Termine löschen
Periode
Verdichte von
Verdichte bis
Auftragsfilter
Auftragsbereich
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Je nach Stufe gibt die Archivierung ein mehr oder weniger
ausführliches Protokoll zu den Aktionen aus.
0 keine Ausgabe
1 Protokollausgabe auf Auftrags- bzw. Lagerpostenstufe
2 Protokollausgabe auf Artikel- bzw. Baugruppenstufe
3 Protokollausgabe auf Einzelteilstufe
4 Protokollausgabe vollständig
(auf Stufe einzelner Erfassungen und Bezüge)
Bei der Lager Verdichtung werden alle Materialbezüge einer Periode
zu einer einzigen Zahl zusammengefasst und als Korrektureintrag
archiviert. Die einzelnen Materialbezüge werden danach gelöscht.
Lagerstandort oder –gruppe, welche archiviert/verdichtet werden soll.
Leer = alle.
Die Ursache welche auf der Verdichtungskorrektur angegeben
werden soll.
Erstellen Sie ggf. eine neue „Ursache Korrektur“ mit folgenden
Einstellungen:
Leer = keine Lagerverdichtung wird vorgenommen.
Leere Materialbezüge (welche meist von stornierten Aufträgen
herrühren) werden gelöscht.
Die Lagertermine (Lagerbezüge) werden gelöscht, sobald alle
Materialbezüge verdichtet wurden.
Die Periode (Anzahl Tage) welche zu einer Zahl verdichtet werden
soll.
Perdioden, die ein Mehrfaches von 30 Tagen sind, werden im
Monatsraster interpretiert.
Beispiele:
30 Tage
monatsweise
90 Tage
quartalsweise
180 Tage
semesterweise
360 Tage
jahresweise
Zeitrahmen der Verdichtung und Archivierung des Lagers.
„Verdichte von“ liefert das Startdatum des Periodenrasters. Nur ganz
enthaltene Perioden werden archiviert.
Die Aufträge-Archivierung richtet sich nach diesen Filterkriterien.
Wichtig: die Filterung erfolgt nur anhand der Hauptaufträge. Die
Unteraufträge werden nicht berücksichtigt, d.h. wenn der
Hauptauftrag gemäss Filter selektiert wird, werden auch alle
Unteraufträge archiviert.
Diese Filterkriterien wirken sich nicht auf die oben beschriebene
Lager Verdichtung aus, das heisst auch Materialbezüge von
Aufträgen, die nicht diesem Filter entsprechen, werden ggf.
verdichtet.
Innerhalb der Auftragshierarchie werden nur Aufträge archiviert, die
in der hier angegeben Zuordnung enthalten sind.
Falls leer gilt keine Einschränkung.
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Status von
Status bis
Kennung von
Kennung bis
Abgeschl. von
Abgeschl. bis
Auf’arten
Auf’familien
Aufträge löschen
Hauptaufträge
Unteraufträge
Werkstofflisten
löschen
Baugruppen
Einzelteile
Mat’erfassungen
Automationen
löschen
Reports
Automationen
Office löschen
Dokumente
Posten
Absätze
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Nur Aufträge in diesem Status-Bereich werden archiviert.
Hinweis: unabhängig von der hier vorgenommenen Einstellung muss
zusätzlich auf dem jeweiligen Status eines Auftrages auch der
Schalter „Archiv ausführen“ eingeschaltet sein.
Nur Aufträge in diesem Kennungsbereich werden archiviert.
Nur Aufträge, deren „T. Abgeschlossen“-Zeitpunkt innerhalb dieses
Zeitrahmens liegt, werden archiviert (dieser Zeitpunkt wird über die
entsprechende Status-Schaltung gesetzt).
Sollen auch Aufträge archiviert werden die keinen AbgeschlossenZeitpunkt aufweisen, dann muss bei „Abgeschl. von“ das Datum
17.4.1969 eingegeben werden.
Nur Aufträge mit dieser Auftragsart bzw. einer Auftragsart aus dieser
Gruppe werden archiviert.
Hinweis: unabhängig von der hier vorgenommenen Einstellung muss
zusätzlich auf der jeweiligen Auftragsart bzw. deren (vererbten)
Auftragssteuerung (falls vorhanden) auch der Schalter „Archiv
ausführen“ eingeschaltet sein.
Leer = alle.
Nur Aufträge mit dieser Auftragsfamilie bzw. einer Auftragsfamilie
aus dieser Gruppe werden archiviert.
Leer = alle.
Für rigorose Aufräumarbeiten können ganze Aufträge gelöscht
werden.
Dieses Vorgehen wird nicht empfohlen!
Der einzige wirklich sinnvolle Anwendungsfall wäre die Übernahme
einer Datenbank als Vorlage für eine andere Firma, wo man
Konfigurationsdaten weitgehend beibehalten aber Bewegungsdaten
(Aufträge) entfernen will.
Hauptaufträge löschen.
Unteraufträge löschen.
Es werden sämtliche enthaltenen Daten gelöscht. Auch
Zeiterfassungen, Lieferantenrechnungen und andere wichtige Daten.
Auch beim Löschen von Werkstofflisten ist Vorsicht angebracht.
Sie können danach keine Kalkulations- oder Materialverbrauchs-Auswertungen über diese Aufträge mehr vornehmen.
Vorsicht besonders bei Vorlagen!
Löschen der genannten Erfassungen.
Das Löschen von Reports und Automationen an Aufträgen ist im
Allgemeinen nicht problematisch.
Vorsicht bei ständigen (internen) Aufträgen und Vorlagen!
Das Löschen von EVO logix Sales Office-Dokumenten und -Absätzen
ist ähnlich problematisch, wie das Löschen ganzer Aufträge.
Dieses Vorgehen wird nicht empfohlen!
Danach werden sie nicht mehr in der Lage sein, VertriebsAuswertungen über diese Aufträge zu erstellen.
Eine wachsende Datenmenge von Office-Daten ist zudem bisher
nicht als problematisch bekannt, so dass ein Archivieren sich nicht
aufdrängt.
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Termine löschen
Terminart von
Terminart bis
T’datum von
T’datum bis
Nicht erledigte
9.8
Das Löschen von Terminen ist im Allgemeinen nicht problematisch.
Vorsicht jedoch bei Vorlagen!
Einschränkung der zu löschenden Terminarten.
Es wird empfohlen, die wichtigsten Termine stehen zu lassen (z.B. Liefertermin, Fakturierung, Bezahl- bzw. Verbuchungstermin).
Unabhängig von Kennung und Abgeschlossen-Zeitpunkt der
Aufträge werden die zu löschenden Termine zusätzlich nach ihrem
Datum gefiltert.
Falls eingeschaltet, werden auch nicht erledigte (d.h. nicht signierte)
Termine gelöscht.
Dies wird nur dann empfohlen, wenn Sie üblicherweise Ihre Termine
nicht signieren.
Archivierung vorbereiten
Sie können nun die Lager- bzw. die Aufträge-Archivierung vorbereiten. Die beiden Funktionen
„Archivieren Lager vorbereiten“ und „Archivierung Lager vorbereiten“ analysieren Ihre Datenbank und erzeugen ein „Archiv-Journal“ der Teilschritte zur Archivierung:
Die Journale werden der „Datenbank-Archivierung“ zugeordnet. Sie sind in einer hierarchischen oder verknüpften Liste sichtbar.
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Auch hier werden Lager und Aufträge unterschieden:
 das „Archiv-Journal Lager“ gibt eine Lager- bzw. Materialuntergruppe und die jeweilige
Verdichtungs-Periode an; es gibt auch „Termine löschen“ Einträge
 das „Archiv-Journal Auftrag“ nennt den zu archivierenden Hauptauftrag
Feld
OK
Bemerkungen
Archivierung erfolgt. Es erscheint zudem ein grünes Häkchen im Icon.
(in der Abbildung ist das der Fall)
Fehler
Fehler bei der Archivierung dieses Teilschrittes.
Es kann vorkommen, dass Daten nicht gelöscht werden können, weil
sie in der Datenbank speziell gesperrt sind oder als Vorlage oder
dergleichen verwiesen werden.
Überspring
Sie können diesen Schalter setzen, wenn sie diese LagerMaterialuntergruppe bzw. diesen Auftrag nicht archivieren wollen.
Kontrollieren Sie nun besonders gründlich, ob die vorgeschlagenen Lager- und Auftragsarchivierungen Ihren Filterkriterien entsprechen. Schliessen Sie ggf. gewisse Archiv-Journale durch
Setzen von „Überspring“ aus.
9.9
Archivieren Protokoll
Sie können nun ein Protokoll für den Archivierungslauf erstellen. Kontrollieren Sie, dass der
Schalter „Scharf“ ausgeschaltet ist. So werden noch keine Daten gelöscht oder geändert, sondern nur ein Protokoll ausgegeben.
Es stehen Ihnen die Funktionen „Archivieren Lager“, „Archivieren Aufträge“ und „Archivieren
alles“ zur Verfügung.
Die Funktion sollte wenn immer möglich ausgeführt werden, wenn keine anderen Aktivitäten
in der Datenbank laufen (keine Benutzer angemeldet). Zudem empfiehlt sich ein Ausführen
direkt am Server, damit die Datenbankzugriffe möglichst schnell sind.
Da er Archiv-Lauf sehr lange dauern kann, ist eine kombinierte Archivierung von Lager und
Aufträgen mittels „Archivieren alles“ (zum Beispiel über Nacht) sinnvoll:
Kontrollieren Sie die ausgegebenen Meldungen mindestens Stichprobenweise.
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9.10
Archivieren ausführen
Überprüfen Sie nun nochmals die notwendigen Vorsichtmassnahmen (Backups) gemäss vorangegangenem Kapitel.
Die Funktion sollte wenn immer möglich ausgeführt werden, wenn keine anderen Aktivitäten
in der Datenbank laufen (keine Benutzer angemeldet). Zudem empfiehlt sich ein Ausführen
direkt am Server, damit die Datenbankzugriffe möglichst schnell sind.
Schalten Sie nun den Schalter „Scharf“ ein und führen Sie erneut die Funktion aus. Das Protokoll wird ebenfalls ausgegeben aber diesmal führt EVO logix die Aktionen „scharf“ aus.
Die Archivierung erfolgt pro Journal in so genannten Transaktionen. Das heisst, dass auch bei
einem Abbruch die bereits erledigten Teilschritte erhalten bleiben. Durch erneutes Auslösen
der Funktion fährt EVO logix mit dem nächsten Journal weiter.
Die Funktion kann durch mehrmaliges Drücken der Tastenkombination Ctrl-Break angehalten werden.
Die Archivierung wird typischerweise sehr lange dauern. Grobe Richtgrösse: 5-15 Stunden pro
Archiv-Jahr (Stand Hardware 2006, ~10'000 Aufträge pro Jahr, ~100 Teile pro Auftrag).
Eine grosszügige Ausführungszeitplanung mit Betriebsunterbruch ist unerlässlich.
9.11
Weitere Pflege der Datenbank
Nach einer Archivierung empfiehlt es sich, die Datenbank neu zu laden. Erst dabei wird die
Datenbank in der Dateigrösse schrumpfen. Zudem werden die Indizes und Statistiken neu
balanciert sowie die Datenstruktur defragmentiert.
Für diesen Zweck kann am einfachsten der EVO logix Datenbankauszug gefolgt von einer
Update-Installation der Applikation benutzt werden. Kombinieren Sie die Archivierung deshalb
am besten mit einem Update auf eine neuere Version von EVO logix (vorausgesetzt, Ihre bestehende Version verfügt schon über die Datenbank Archivierung).
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10.
Bestellwesen
10.1
Einführung
Bisher musste der Einkaufsprozess mittels Automationen an die Gegebenheiten des Betriebes
angepasst werden. Neu kann ein flexibler Prozess auch ohne diese Programmierarbeit aufgesetzt werden.
10.2
Automatisches Signieren von weiteren Terminen
Der Einkaufsprozess kann nun noch einfacher konfiguriert werden. Bei den Ereignissen
 Ausgang Bestellung bestätigt
 Lieferung komplett erledigt
 Verrechnung komplett erledigt
können automatisch spezifische Termine signiert werden:
Dazu müssen auf der Bestellsteuerung lediglich die Terminarten „T. Ausgang“, „T. geliefert“
bzw. „T. verrechnet“ angegeben werden.
Hintergrund: an das Signieren von Terminen können wiederum automatische Aktionen, wie
Statusschalten, Automationen, Reports drucken usw. gebunden werden. D.h. der Prozess bzw.
Workflow wird mit diesen Ereignissen weitergeschaltet (und erscheint auch entsprechend in
der Terminkontrolle).
Bisher mussten programmierte Automationen diese Vorgänge steuern.
10.3
Eigenfertigung
EVO logix unterstützt schon seit längerer Zeit die so genannte mehrstufige Fertigung: Halbfabrikate werden an Lager vorgefertigt und bei Bedarf bezogen und kundenspezifisch weiter
verarbeitet. In der neuen Version kann nun auf einfache Weise die Disposition der Eigenfertigungs-Aufträge (ohne Automationsprogrammierung) konfiguriert werden.
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Konfiguration der Baugruppen
Zuerst muss eine Verbindung zwischen dem Halbfabrikate-Material und der Baugruppe für
dessen Herstellung geschaffen werden:
Die Erweiterung „Material Eigenfertigung“ wird an das Halbfabrikate-Material angefügt und
mit der entsprechenden Vorlage Baugruppe verknüpft. Diese muss auch die korrekte Parametrierung aufweisen.
Um die Eigenfertigung korrekt disponieren zu können, muss zudem auf einer übergeordneten
Material(unter)gruppe (oder ggf. auf dem Material selber) die Erweiterung „Steuerung Eigenfertigung“ angefügt werden und die korrekte Auftragsfamilie bzw. –Auftragsart für den
Fertigungsauftrag vorgegeben werden:
Konfiguration des Fertigungsprozesses
Für die eigentlichen Fertigungsaufträge muss nun ein Prozess konfiguriert werden. Dabei
können Sie durchaus auf bewährte Kundenauftrags-Prozesse zurückgreifen; eine
Eigenfertigung ist im Wesentlichen nichts anderes als ein „Auftrag an sich selber“.
Der Eigenfertigungsprozess hat zwei Voraussetzungen:
 ein Liefertermin, dessen Signieren die Fertigstellung signalisiert und das Einbuchen der
Halbfabrikate ins Lager ermöglicht (falls sie den normalen Kundenprozess wieder
verwenden, kann dies der normale Liefertermin sein)
 (optional) eine Statussteuerung, welche das Einbuchen automatisch auslöst
Der Liefertermin und die Statussteuerung werden später noch ausführlicher erklärt.
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Bestellsteuerung
Zentral braucht es eine erweiterte Bestellsteuerung für den Einkaufsprozess. Diese sorgt dafür,
dass beim Bestellausgang automatisch die Eigenfertigungsaufträge disponiert werden.
Erstelen Sie nun eine „Eigenbestellsteuerung“:
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Feld
EigenbestellHauptauftrag
Gleicher Auftrag
Feld-Zuweisungen
EigenbestellUnterauftrag
Feld-Zuweisungen
EigenbestellPosition
Feld-Zuweisungen
EigenbestellLieferung
Liefertermin
Menge rückmelden
Warn. n. lief.
Verbuchen
Eigenbestellsteuerung
Gültig bis
Ohne U’auftrag
Pos. zusammenfassen
Bez. Hpt’auftrag
Bez. U’auftrag
Auflösen
Kalkulieren
Kennzahlen
Anzahl-Parameter
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Bemerkungen
Steuert den Eigenfertigungs-Hauptauftrag.
Falls eingeschaltet: die Eigenfertigung erfolgt direkt im
Einkaufsauftrag.
Ziehen Sie hier die zu setzenden Felder (an ihren Etiketten) in das
breite weisse Feld zuunterst in der Karte und weisen Sie die
gewünschten Werte zu.
Insbesondere die „Zuordnung Auftrag“ sowie die „Auftragsart“ sind
obligatorisch.
Steuert einen optionalen Eigenfertigungs-Unterauftrag.
Analog Hauptauftrag, jedoch „Zuordnung Auftrag“ nicht setzen.
Steuert den Eigenfertigungs-Positionsauftrag.
Analog Hauptauftrag, jedoch „Zuordnung Auftrag“ nicht setzen.
Nach abgeschlossener Eigenfertigung soll die gefertigte Menge
automatisch ans Lager gebucht werden.
Dazu wird im Fertigungsauftrag ein Termin visiert, welcher
signalisiert, dass diese Position fertig gestellt ist. Danach kann eine
Funktion oder eine Statussteuerung die Lieferung auslösen.
Die Terminsteuerung des Termins, welcher im der
Eigenfertigungsauftrag signalisiert, dass die Fertigung einer Position
lieferbereit ist.
Falls eingeschaltet, wird die „Menge“ auf dem Einsatztermin als
tatsächlich einzubuchende Lagermenge angenommen.
Jede nicht fertige Position wird beim Einbuchen gewarnt. Eine weitere
Teillieferung muss ausgelöst werden.
Die Lieferung wird sofort als Teillieferung verbucht.
Andernfalls können mehrere Positionen zu einer Lieferung
zusammengefasst werden, allerdings muss diese dann manuell
verbucht werden.
Einstellungen zum Disponieren der Eigenfertigung.
Nach diesem Datum (falls gesetzt) wird eine Fehlermeldung
ausgegeben.
Damit kann sichergestellt werden, dass die Einstellungen nach einem
bestimmten Zeitpunkt revidiert werden müssen. Zum Beispiel
eröffnen manche Firmen pro Jahr eine eigene
Auftragszusammenfassung, welche bei der Zuweisung der
„Zuordnung Auftrag“ des Eigenfertigungs-Hauptauftrag eine Rolle
spielt.
Disposition erfolgt ohne Unterauftrag. Positionsaufträge sind direkt
dem Hauptauftrag zugeordnet.
Positionen mit der gleichen Auftragsart, Auftragsfamilie (gemäss
obestehend berschriebener „Steuerung Eigenfertigung“) werden
zusammengefasst.
Die Bezeichnung der Bestellung auf den Hauptauftrag übernehmen.
Die Bezeichnung der Bestellung auf den Unterauftrag übernehmen.
Baugruppen direkt auflösen.
Aufträge direkt kalkulieren.
Eine Kennzahlen-Vorkalkulation vornehmen.
Dabei wird eine stückzahlenbasierte Kalkulation verwendet.
Der Automations-Anzahl-Parameter der Baugruppe zur Steuerung
der Bestellmenge/Losgrösse. Dieser kann von der BaugruppenParametrierung direkt per Drag&Drop übernommen werden.
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Eigenfertigung ins Lager einbuchen
Alle Auftragspositionen eines Fertigungsauftrags, deren Eigenfertigungs-Liefertermin signiert
ist, gelten als bereit für die Lieferung. Wird nun die Funktion „Eigenlieferung auslösen“ auf
dem Eigenfertigungsauftrag ausgeführt, werden diese Positionen automatisch als Lieferung zur
Eigenbestellung erfasst:
Falls der Schalter „Verbuchen“ auf der Bestellsteuerung eingeschaltet ist, wird die (Teil-)
Lieferung sofort an Lager verbucht.
Andernfalls können noch weitere Termine signiert und die Funktion weitere Male ausgeführt
werden, wobei die Lieferung jeweils mit den neuen Positionen ergänzt wird. Anschliessend
muss die Lieferung in diesem Fall jedoch von Hand eingebucht werden.
Alternativ kann die Eigenlieferung auch automatisch via Status-Schaltung ausgelöst werden.
Der Schalter „Eigenlieferung“ auf der Statussteuerung löst am zugehörigen Status-Ende die
Funktion aus:
Sie sollten in diesem Fall jedoch sicherstellen, dass jeder Positionsauftrag diesen Status
gekoppelt mit dem Signieren des Liefertermins durchläuft, damit keine offenen TeilLieferungen mehr vorhanden sein können.
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11.
Direktbestellung Material
11.1
Version
Diese Erweiterung ist schon länger vorhanden (EVO logix 4.0.08) und soll hier nachträglich
dokumentiert werden.
11.2
Einleitung
Die „Direktbestellung Material“ erleichtert den kommissionsorientierten Einkauf mit Hilfe einer
EVO logix Werkstoffliste. Sie erlaubt die Konfiguration eines einfachen Briefes/Deckblattes
zusammen mit der Bestellliste.
11.3
Vorbereitung
Die Direktbestellung wird mittels eines Termins gesteuert. Auf diesem Termin werden der
Lieferant sowie das Lieferdatum festgehalten. Für diese Termine müssen Sie nun zuerst eine
Terminsteuerung einrichten:
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Wichtig ist hier vor allem der Schalter „Mit Kontakt“, der dafür sorgt, dass der Lieferant
eingegeben werden kann. Zudem muss im Feld „Beschreibung“ der Brieftext mit TextVariablen vorgegeben werden:
Vorlage zum Kopieren:
{Dok.Zust.Org.Nm}
{Dok.Zust.Vn} {Dok.Zust.Nm}
{Dok.Zust.Org.Str}
{Dok.Zust.Org.Ort.Z1}
{Dok.Zust.Org.Ort.Z2}
Tel:
{Dok.Zust.Org.Tel1}
Fax:
{Dok.Zust.Org.Fax1}
{Dok.Zust.eMail}
Tel:
Fax:
{Dok.Adr.Nm} {Dok.Adr.Vn}
{Dok.Adr.Zs}
{Dok.Adr.Str}
{Dok.Adr.Ort.Z1}
{Dok.Adr.Ort.Z2}
{Dok.Adr.Tel1}
{Dok.Adr.Fax1}
{Dok.Zust.Org.Ort.Kt.Bz}, {heute}
{Dok.Bz}
Im Anhang finden Sie eine Bestellung für unsere Kommission {HptA.Kn}. Bitte
vermerken Sie diese Nummer auf Ihrer Korrespondenz.
Liefertermin: {Dok.Dat}
Mit freundlichen Grüssen,
{Dok.Zust.Org.Nm}
{Dok.Zust.Vn} {Dok.Zust.Nm}
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11.4
Text-Variablen einsetzen
Die Text-Variablen sorgen dafür, dass die veränderlichen Angaben des vorliegenden Auftrags
im Text automatisch eingesetzt werden. Sie können die Textvariablen wie folgt feststellen:
 erzeugen Sie einen Termin mit der vorliegenden Terminsteuerung
(Drag&Drop auf einen typischen Auftrag mit allen erforderlichen Einstellungen)
 erweitern Sie diesen Termin mit der Erweiterung „Anzeige Text-Variablen“
 Speichern Sie den Termin
Nun sehen Sie alle Text-Variablen, die der vorliegende Auftrag zur Verfügung stellt:
Nun können Sie die gewünschten Text-Variablen in Ihren Brieftext auf der Terminsteuerung
hineinziehen (Drag&Drop der Feld-Etikette).
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11.5
Anwendung
Die Direktbestellung wird angewendet, indem Sie
 einen Termin mit der entsprechenden Terminsteuerung erstellen
 im Feld „Kontakt Auftrag / Adresse“ den Lieferanten wählen
 den Report „Direktbestellung Material“ zuordnen und berechnen/drucken
HINWEIS: beim Speichern werden die Text-Variablen eingesetzt, das heisst wenn Sie den
Lieferanten erst nach dem Speichern setzen/ändern, müssen Sie den Brieftext vollständig
löschen und den Termin erneut speichern.
Mit dem Assistenten kann dieser Vorgang mit einem Lieferanten-Ablagefeld verknüpft und als
Funktions- bzw. Report-Schaltflächen umgesetzt werden. Damit erhalten Sie das gewünschte
Resultat mit wenigen Klicks.
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12.
Prozesskonfiguration
12.1
Version
EVO logix Version 4.3.08
12.2
Kurztexte
Die Elemente der Prozesskonfiguration enthalten neu einen (mehrsprachigen) Kurztext. Dieser
wird als Abkürzung auf diversen Report verwendet.
Beispiel-Ausschnitt aus dem Report „Vertriebsliste“:
12.3
Status direkt setzen
Normalerweise werden Auftrags-Stati als Etappen eines Prozesses verstanden und strikte
sequenziell durchlaufen. Es gibt jedoch Ausnahmen: beispielsweise der Status
„nicht ausgeführt“, welcher signalisiert, dass ein Auftrag nicht erteilt wurde.
Für die Zwecke der Auswertung (von/bis Status) macht es Sinn, den „nicht ausgeführt“-Status
am Schluss der Reihenfolge anzuordnen. Dies wiederum bewirkt jedoch, dass der ganze
Prozess umsonst durchgeschaltet werden muss.
Der neue Schalter „Direkt setzen“ kann einen Status nun aus der Prozess-Sequenz
auskoppeln:
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Ist „Direkt setzen“ eingeschaltet kann der Status unabhängig vom aktuellen Stand und ohne
Zwischenschritte gesetzt werden kann:
12.4
Status Oberauftrag mitziehen
Ein Hauptauftrag wird oft in mehrere Unteraufträge unterteilt (auch mehrstufig). In diesen
Unteraufträgen laufen anschliessend parallele, teilweise unabhängige Prozesse ab. Der
Fortschritt wird mit dem Weiterschalten des Status dokumentiert (direkt geschaltet oder indirekt
via Termin-Signieren).
Auf dem Haupt- oder Oberauftrag fehlt jedoch die Information, wie weit das gesamte Projekt
nun fortgeschritten ist. Es obliegt dem Benutzer, den Haupt- oder Oberauftrag sauber weiter
zu schalten (bzw. erst wenn die „Fäden wieder zusammenlaufen“ wird der Oberauftrag
geschaltet).
Deshalb gibt es neu den Schalter „Mitziehen“, welcher dafür sorgt, dass der Oberauftrag
laufend so weit geschaltet wird, wie der am wenigsten fortgeschrittene Unterauftrag:
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13.
Datum und Perioden
13.1
Version
EVO logix 4.3.25
13.2
Periode Einzeltag
Neu verwaltet EVO logix auch Einzeltage als auswählbare Perioden:
Dadurch kann eine flexiblere Steuerung von Auswertungen vorgenommen werden.
Insbesondere erlaubt diese Erweiterung das Ablegen von Datums-Angaben auf dem
Assistenten.
13.3
Eingabe Datum im Wochenformat
Neu kann in jedem Datums-Eingabefeld die Wocheneingabeform angewendet werden. Dazu
wird das Wochentagskürzel gefolgt von der Kalenderwochen-Nummer erkannt. Optional
kann das Jahr folgen – mit oder ohne Leerschlag dazwischen. Gross- Kleinschreibung spielt
keine Rolle. Die Wochentagskürzel können in der jeweiligen BenutzerInnen-Sprache
verwendet werden.
Wochentagskürzel
mo di mi do fr sa so
lu ma me je ve sa di
lu ma me gi ve sa do
Einige Beispiele:
Eingabebeispiele
Wird erkannt als
mo17
Montag, Kalenderwoche 17 im aktuellen Jahr.
lu17
 24.04.2006
Mi3407
Mittwoch, KW 34 im Jahr 2007
me34 07
 22.08.2007
MI342007
me34 2007
mo+1
Montag, nächste Woche
lu+1
fr-2
Freitag, vorletzte Woche
ve-2
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do
Donnerstag, diese Woche
je
gi
Zur Erinnerung einige Beispiele für andere Datumseingabeformen:
Eingabebeispiele
Wird erkannt als
0
Heute
1
Morgen
2
In 2 Tagen / Übermorgen
7
In 7 Tagen / einer Woche
usw. bis 999
Gestern
-1
-2
Vor 2 Tagen / Vorgestern
-14
Vor 14 Tagen / zwei Wochen.
usw. bis -99
5.
Der 5. im aktuellen Monat
0511
Der 5. November im aktuellen Jahr
5.11.
051107
Der 5. November 2007
5.11.07
05112007
5.11.2007
1.8.99
Der 1. August 1999
010899
Die Umschaltung zwischen 1900 und 2000 erfolgt nach 20 Jahren in
1.8.1999
der Zukunft. Also ausgehend vom 2006 werden Jahreszahlen bis
01081999
und mit 26 ins 2000 genommen, ab 27 erkennt das System sie als
1900er Daten.
WICHTIG: unabhängig von der gewählten Eingabeform werden die
Datumsangaben werden immer sofort aufgelöst und mit der
vollständigen Jahreszahl in der Datenbank gespeichert.
13.4
Auswahl Periode mit Datumsangabe
Neu können in jedem Perioden-Eingabefeld die Eingabeformen der Datumsfelder
angewendet werden (selbstverständlich inklusive der neuen Wocheneingabeform). EVO logix
sucht dabei automatisch nach derjenigen Periode, welche dieses Datum umfasst.
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EVO logix Neuerungen 4.3 - apropos-i.ch

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