Word 2010, Formatprobleme beim Seriendruck mit Excel

WO.008, Version 1.1 – 07.04.2014
Kurzanleitung
Word 2010
Formatprobleme beim Seriendruck
mit Excel-Datenquellen
Bei der Verwendung von Datenquellen aus Excel für den Seriendruck kann es vorkommen, dass Formate wie Datumsangaben oder Währungen im Word-Serienbrief falsch
ausgegeben werden. So werden beispielsweise Postleitzahlen mit Dezimalzahlen oder
Datumsangaben in US-amerikanischer Form dargestellt. Dies darum, weil in Word für die
Verbindung von Datenquelle und Seriendruckdokument das Austauschverfahren namens
OLE DB eingesetzt wird. Dieses Verfahren kann aus einer Excel-Datenquelle nur die
reinen Daten, aber keine Formatierungen auslesen.
Es gibt zwei Lösungsansätze, um solche Formatprobleme beim Seriendruck zu vermeiden:
1. Anderes Austauschverfahren wählen
Anstelle des Austauschverfahrens OLE DB können Sie ein Verfahren namens DDE wählen. Dieses übernimmt die Formatierungen einer Excel-Datenquelle korrekt ins WordHauptdokument. Beachten Sie jedoch, dass Sie mit dem DDE-Verfahren nur auf das erste
Tabellenblatt einer Excel-Datenquelle zugreifen können. Zudem muss das DDE-Verfahren
bei jedem Seriendruck wieder von neuem ausgewählt werden.
Um das DDE-Verfahren zu verwenden, nehmen Sie in Word folgende Einstellung vor:
> Klicken Sie im Register Datei auf den Befehl Optionen und danach auf die Kategorie
Erweitert.
> Im Abschnitt Allgemein aktivieren Sie die Option Dateiformatkonvertierung beim
Öffnen bestätigen.
> Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit OK.
> Beim Verbinden mit einer Excel-Datenquelle erscheint im Word-Serienbrief von nun an
jedes Mal das Fenster Datenquelle bestätigen.
> Aktivieren Sie in diesem Fenster jeweils die Option Alle anzeigen und wählen Sie
dann das Konvertierungsverfahren MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls).
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Word 2010, Formatprobleme beim Seriendruck mit Excel-Datenquellen – 2
> Bestätigen Sie mit OK. Die Zahlen- oder Datumsformate aus der Excel-Datenquelle
werden in der Folge korrekt in den Word-Serienbrief übernommen.
2. Feldschalter einfügen
Die zweite Möglichkeit besteht darin, die Formate im Word-Hauptdokument selber festzulegen. Sie erreichen dies, indem Sie die Seriendruckfelder mit entsprechenden Formatschaltern ergänzen. Das Einfügen von Feldschaltern hat den Vorteil, dass Sie damit die
Einschränkungen des DDE-Verfahrens umgehen können.
Gehen Sie wie folgt vor:
> Blenden Sie im Word-Serienbrief mit den Tasten Alt + F9 die Seriendruckfelder ein.
> Wird beispielsweise ein Datumsformat im falschen Format angezeigt, ergänzen Sie
das betreffende Seriendruckfeld mit dem Datumsformat-Schalter
\@ "dd.MM.yyyy".
Dieser Schalter bewirkt, dass das Datum in der Form "06.06.2014" angezeigt wird.
Im Serienbrief sieht das Seriendruckfeld nun wie folgt aus:
Es sind natürlich auch andere Formate möglich wie beispielsweise ein ausgeschriebener Monatsname mit dem Schalter \@ "dd. MMMM yyyy".
> Soll im Serienbrief ein Zahlenformat korrigiert werden, verwenden Sie den Zahlenformat-Schalter, beispielsweise in der Form \# "Fr. # ##0.00".
> Nachdem Sie den benötigten Format-Schalter eingefügt haben, wechseln Sie mit den
Tasten Alt + F9 zurück zum Feldergebnis und aktualisieren die Anzeige mit F9.
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