1. Aufgaben mit Lösungen zur Textverarbeitung mit

Textverarbeitung mit Word | 1.1 Online-Formulare: Telefonnotiz und Kurzmitteilung
1. Aufgaben mit Lösungen zur Textverarbeitung mit Word
1.1 Online-Formulare: Telefonnotiz und Kurzmitteilung
Situation
Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitarbeiter(in) in der Organisationsabteilung der Autohaus Bender GmbH in Düsseldorf. Damit Schreibarbeit rationalisiert wird, sollen Sie zwei Vorlagen (Online-Vordrucke) in Tabellenform
erstellen.
Der Vordruck „Telefonnotiz“ ist mit Feldern und der Vordruck „Kurzmitteilung“ mit der Formularfunktion von
Word 2007/2010 zu gestalten.
1.1.1 Telefonnotiz
INFO
Wozu dient eine „Telefonnotiz“?
Mit dem Vordruck „Telefonnotiz“, den Sie sofort nach einem Telefongespräch ausfüllen sollten, entlasten
Sie Ihr Gedächtnis. Insbesondere dann, wenn Sie mehrere Telefonate direkt hintereinander geführt haben. Notieren Sie schon während des Gesprächs das Gesagte in Stichworten. Bei wichtigen Gesprächsergebnissen fügen Sie die Telefonnotiz am besten dem Vorgang bzw. der Akte bei.
Aufgaben
”
Die Vorlage „Telefonnotiz“ soll ohne die Formularfunktion von Word, also mit Feldern erstellt werden. In
einige Felder sind Merk-/Hinweistexte hinzuzufügen, die verborgen formatiert werden müssen.
”
Das Ausfertigungsdatum und die Uhrzeit sind als Word-Felder aufzunehmen.
”
Das Online-Formular ist
- vor Veränderungen zu schützen,
-unter TN_47110 (Dateiname mit 5-stelliger Prüflingsnummer) zu speichern,
- einmal auszufüllen (Angaben nach Wahl) und dann
-unter TN_47110_a zu speichern.
”
Anschließend sollen
- die Blankovorlage mit den Feldfunktionen (Datei TN_47110) sowie
- das ausgefüllte Formular (Datei TN_47110_a) ausgedruckt werden.
Lösungsweg: Telefonnotiz mit Feldern
”
Kopfzeile einfügen
Fügen Sie eine Kopfzeile ein: Rechtsklick oberhalb der ersten Absatzmarke - Schaltfläche <Kopfzeile bearbeiten> oder <Einfügen> - Kopf- und Fußzeile - Kopfzeile.
Das Corporate Design des Autohauses für die Kopfzeile der Vorlagen finden Sie auf der Produktseite des
Buches unter www.kiehl.de. Alle weiteren Angaben nach Wahl.
”
Feldfunktionen anzeigen
Aktivieren Sie die Anzeige der Feldfunktionen mit
+
oder über (Word-)Optionen - <Erweitert> Dokumentinhalt anzeigen -  Feldfunktionen anstelle von Werten anzeigen.
9
Textverarbeitung mit Word | 1.1 Online-Formulare: Telefonnotiz und Kurzmitteilung
”
Blankovordruck „Kurzmitteilung“ speichern
Speichern Sie Ihre Vorlage als Dokumentvorlage <Speichern unter...> - Dateityp:Word-Vorlage (KM_47110).
In der Praxis werden Online-Vordrucke allen Mitarbeiter(innen) im Intranet der Firma zur Verfügung gestellt.
”
Vorlage ausfüllen
+
-Steuerelemente werden mit der
-Taste (zurück mit
-Taste) angesteuert.
-Kontrollkästchen werden per Mausklick oder mit der Leerschritttaste (de)aktiviert.
-Listenfeld eines Kombinationsfeldes wird per Mausklick auf  geöffnet.
”
Kurzmitteilung speichern und drucken
-Speichern Sie den ausgefüllten Vordruck als normales Word-Dokument unter KM_47110_a und
drucken Sie die Kurzmitteilung aus.
1.1 Online‐Formulare Telefonnotiz und Kurzmitteilung Lösungsvorschlag
Autohaus Bender & Co. - Postfach 11 12 13 - 40213 Düsseldorf
s. Statusleiste!
Kurzmitteilung
Ihr Zeichen:
Ihre Nachricht vom:
Unser Zeichen:
Unsere Nachricht vom:
ooooo
ooooo
ooooo
ooooo
Bearbeiter(in):
drücken!
 Durchwahl:
0211 98765-ooooo
Telefax:
0211 98766-0
E-Mail: ooooo @autobender.de
Internet: www.autobender.de
Datum:
Beigefügte Unterlagen erhalten Sie

mit Dank zurück

zum Verbleib


Stellungnahme
Weiterleitung an:
Bitte auswählen 


Erledigung
Rückgabe bis:
Mit der Bitte um:


Kenntnisnahme
Rücksprache mit:
Bitte auswählen 
Information/Antwort:
ooooo
Textformularfeld mit Absatzzeichen markieren und in Times New Roman/14 pt, blau formatieren
14
Textverarbeitung mit Word | 1.6 Serienbrief mit Fragebogen zur Kundenzufriedenheit
1.6 Serienbrief mit Fragebogen zur Kundenzufriedenheit
Situation
Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitarbeiter(in) in der Marketingabteilung der Autohaus Bender GmbH in Düsseldorf. Um die Kundenzufriedenheit zu erfragen, sollen Sie mithilfe der Seriendruckfunktion von Word
2007/2010 einen Serienbrief mit einem Fragebogen an unsere Düsseldorfer Kunden schicken.
INFO
Kundenbefragung
Die Kundenbefragung ist eine Methode zur Gewinnung von Informationen über die Zufriedenheit, die
Erwartungen und die Kaufgewohnheiten aktueller oder potentieller Kunden. Der Kunde kann seine
Wünsche nennen, Ideen einbringen und Vorschläge machen. Aufgrund des Feedbacks, wie Produkte
und Leistungen beim Kunden ankommen, ist ein Unternehmen viel besser in der Lage, Werbeanstrengungen und Marketingprojekte gezielt einzusetzen.
1.6.1 Serienbrief
Aufgaben
”Datenquelle
Die Feldnamen (Steuersatz) und Variablen (Datensätze) sollen in einer Tabelle im Querformat – ohne
besondere Formatierungen bzw. Schriftauszeichnungen – erfasst werden, die als Datenquelle verwendet
werden kann.
”Hauptdokument
-Der Brief soll in einer Maske mit Informationsblock, die bereits vorhanden ist und geöffnet werden
kann, angefertigt werden.
-Dem Brief sollen die Broschüren „KFZ-RATGEBER“ (für Frau Stein) und „MOTORWELT“ (für die Herren)
beigefügt werden (Bedingungsfeld mit Feldschalter).
-Als weiteres kleines Dankeschön für die Beantwortung unserer Fragen erhält Herr Bauer einen Taschenrechner, Frau Stein einen Taschenspiegel und Herr Groß einen Taschenkalender (verschachteltes Bedingungsfeld).
”Fragebogen
-Der Fragebogen ist in Tabellenform mit einem Tabellenkopf und einer Vorspalte zu gestalten. Der Abstand zu den Begrenzungslinien muss oben und unten 0,4 cm und an den Seiten 0,2 cm betragen.
-Neben Multiple-Choice-Fragen sollen auch offene Antworten möglich sein.
-Das Formular soll handschriftlich ausgefüllt und an uns anonym zurückgeschickt werden.
”
Speichern Sie:
- Datenquelle als Tabelle unter Prfg_DO_47110_2
- Hauptdokument unter Prfg_HD_47110_2
- Seriendruckdatei unter Prfg_SD_47110_2
- Fragebogen unter Prfg_PF_47110_2
46
Textverarbeitung mit Word | 1.9 Hausmitteilung und Organigramm
1.9 Hausmitteilung und Organigramm
Situation
Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitarbeiter(in) der Autohaus Bender GmbH in Düsseldorf. Mithilfe von Word
2007/2010 sollen Sie für die Geschäftsleitung einen Aushang mit Organigramm für das Schwarze Brett erstellen.
INFO
Was ist ein Organigramm?
In einem Organigramm (Organisationsplan) wird die Verwaltungsstruktur eines Unternehmens pyramidenförmig dargestellt. Hierarchien, organisatorische Einheiten sowie deren Aufgabenverteilung
und Kommunikationsbeziehungen werden erkennbar.
Die folgenden organisatorischen Sachverhalte können in einem Organisationsplan dargestellt werden:
-
-
-
-
Verteilung betrieblicher Aufgaben auf Stellen und Abteilungen
Hierarchische Struktur und Weisungsbefugnisse
Einordnung von Leitungshilfestellen
Personelle Besetzung (Stäbe, Stellen, Abteilungen)
Aufgaben
”
Teilen Sie den Mitarbeiter(innen) mit, dass zum 1. Oktober d. J. unsere Verkaufsabteilung neu strukturiert
wird, weil der bisherige Abteilungsleiter Herr Udo Steiner das Unternehmen verlässt.
”
Seine Position wird Herr Lutz Wolter, der bisher unsere Filiale in Köln leitete, übernehmen. Ihm werden die
Herren Marc Klein und Otto Ims als Assistenten zugeteilt.
”
Die Bereiche Neuwagen (Oliver Behrens), Gebrauchtwagen (Ingo Waldner) sowie Teile und Zubehör (Vera
Jansen) werden wie bisher besetzt.
”Den Aushang unterschreibt Herr Rolf Bender, Geschäftsführer.
”Organigramm
Stellen Sie den organisatorischen Aufbau sowie die zukünftige personelle Besetzung der Verkaufsabteilung in einem Organigramm grafisch dar.
”Fußzeile
Es soll eine Fußzeile mit Ihrem Namen und Ihrer Prüflingsnummer sowie dem realen Dateinamen mit
Pfad in Arial/8 pt hinzugefügt werden.
”Seitenrahmen
Der Seitenrand soll mit einem Zierrahmen („Pinnnadel mit Eselsohr“ - Breite: 31 pt) versehen werden. Die
Fußzeile darf nicht umrandet werden.
Lösungsweg
”Kopfzeile
Das Corporate Design des Autohauses für die Hausmitteilung finden Sie auf der Produktseite des Buches
unter www.kiehl.de.
70
Tabellenkalkulation mit Excel | 2.1 Bearbeitung, Formatierung und Adressierung
2.1 Bearbeitung, Formatierung und Adressierung
Situation
Sie sind zurzeit in der Vertriebsabteilung der Frings Gastronomiesysteme GmbH eingesetzt. Zur Vorbereitung
der wöchentlichen Vertriebsstatistik sollen Sie die Absatzzahlen der Produkte aus der Kategorie „Kaffeema­
schinen“ mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms aufbereiten. Sie erhalten zu diesem Zweck die Tabel­
lenblätter in der Anlage 1 mit den Absatzzahlen der letzten Tage:
Aufgaben zur Aufbereitung der Daten
Öffnen Sie mit Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm die Datei „Aufgabe_1“ (Sie können die Datei unter
www.kiehl.de kostenlos herunterladen). Bearbeiten Sie folgende Aufgaben:
1. Löschen Sie das Tabellenblatt „PG13-14“.
2.Löschen Sie im Tabellenblatt „PG11-12“ die Spalten für die Produkte „P11001“, „P11002“, „P11003“ und
„P11004“.
3. Löschen Sie im Tabellenblatt „PG11-12“ die Zeile für die Tage vom 10.07. bis einschließlich 21.07.
4.Ersetzen Sie im Tabellenblatt „PG11-12“ die Spaltenüberschriften „P12001“, „P12002“, „P12003“ und
„P12004“ in die folgenden Produktbezeichnungen um:
-P12001:
-P12002:
-P12003:
-P12004:
„Aroma 100M“
„Express 200L“
„Komfort 80S“
„Maxi 400X“
5. Geben Sie dem Tabellenblatt „PG11-12“ die neue Bezeichnung „Daten“.
6.Erstellen Sie ein neues Tabellenblatt „Auswertung“ und ordnen Sie das Tabellenblatt vor dem Tabellen­
blatt „Daten“ an.
7.Übernehmen Sie die Tabelle aus der Anlage 2 in das Tabellenblatt „Auswertung“ positionsgerecht mit der
Schriftart Arial und der Schriftgröße 11. Fügen Sie ebenfalls die Rahmen entsprechend der Anlage ein.
8.
Übernehmen Sie mithilfe von Zellbezügen das Start- und das Enddatum für die Auswertungswoche aus
dem Tabellenblatt „Daten“ in die Zellen B4 bzw. D4 des Tabellenblatts „Auswertung“ und zentrieren Sie
die Inhalte dieser Zellen.
9.Übernehmen Sie mithilfe von Zellbezügen die Produktbezeichnungen aus dem Tabellenblatt „Daten“ in
die Spalte „Produkt“ auf dem Tabellenblatt „Auswertung“.
10.Berechnen Sie mithilfe einer Formel für jedes Produkt in der Spalte „Wochenabsatz“ auf dem Tabellen­
blatt „Auswertung“ den Wochenabsatz auf Basis der Angaben aus dem Tabellenblatt „Daten“.
11.Bestimmen Sie mithilfe einer Formel für jedes Produkt in der Spalte „Höchster Absatz an einem Tag“ auf
dem Tabellenblatt „Auswertung“ den höchsten Absatz an einem Tag auf Basis der Angaben aus dem
Tabellenblatt „Daten“.
12.Berechnen Sie mithilfe einer Formel für jedes Produkt in der Spalte „Durchschnittlicher Absatz pro Tag“
auf dem Tabellenblatt „Auswertung“ den durchschnittlichen Absatz pro Tag auf Basis der Angaben aus
dem Tabellenblatt „Daten“.
13.Fügen Sie zwischen den Spalten „Produkt“ und „Wochenabsatz eine neue Spalte mit der Überschrift
„Wochenabsatz Vorwoche“ ein und übertragen Sie folgende Werte:
-
-
-
-
Aroma 100M:
Express 200L:
Komfort 80S:
Maxi 400X:
403
351
593
186
83
Tabellenkalkulation mit Excel | 2.1 Bearbeitung, Formatierung und Adressierung
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
B
C
Absatzstatistik der Produktgruppe 12
Kaffeemaschinen
Woche vom
24.07.
bis zum
D
E
F
28.07.
Produkt
Wochenabsatz Wochenabsatz Veränderung Höchster Absatz Durchschnittlicher
Vorwoche
zur Vorwoche an einem Tag
Absatz pro Tag
Aroma 100M
403 Stk.
502 Stk.
99 Stk.
124 Stk.
100 Stk.
Express 200L
351 Stk.
317 Stk.
-34 Stk.
75 Stk.
63 Stk.
Komfort 80S
593 Stk.
632 Stk.
39 Stk.
130 Stk.
126 Stk.
Maxi 400S
186 Stk.
179 Stk.
-7 Stk.
38 Stk.
36 Stk.
Lösungsweg für die Aufgaben zur Darstellung der Daten
Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „Auswertung“ und führen Sie folgende Anweisungen aus:
1.
Fügen Sie zuerst über die Schaltfläche Einfügen - Linie ein leeres Liniendiagramm in das Tabellenblatt
„Auswertung“ ein. Wählen Sie dabei entweder den Diagrammtyp Linie oder Linie mit Datenpunkten aus.
Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht für einen Liniendiagrammtypen entscheiden, der die Daten gesta­
pelt darstellt. Wenn Sie nun das leere Liniendiagramm mit einem Mausklick aktivieren, werden im Menü
die Diagrammtools angezeigt. Öffnen Sie den Dialog „Datenquelle auswählen“ über die Schaltfläche Diagrammtools - Entwurf - Daten auswählen und tragen Sie als Diagrammdatenbereich den Zellenbezug der
darzustellenden Absatzdaten =Daten!$B$4:$E$8 ein. Definieren Sie die Datenreihen über die Spalten des
ausgewählten Datenbereichs. Um die Skala der X-Achse den Wochentagen zuzuordnen, können Sie nun
mithilfe der Schaltfläche Bearbeiten den Zellenbezug =Daten!$A$4:$A$8 mit den Datumsangaben als
Horizontale Achsenbeschriftung (Rubrik) auswählen.
2.
Über Schaltfläche Diagrammtools - Layout - Diagrammtitel - Über Diagramm fügen Sie eine Diagramm­
überschrift (z. B. „Absatzzahlen für die Produktgruppe 12 in der Woche vom 24.07. bis zum 28.07.“) ein. Die
Beschriftung der X-Achse können Sie über die Schaltfläche Diagrammtools - Layout - Achsentitel - Titel der
horizontalen Primärachse - Titel unter Achse aktivieren und anschließend eintragen (z. B. „Wochentage“).
Dementsprechend ermöglicht die Schaltfläche Diagrammtools - Layout - Achsentitel - Titel der vertikalen
Primärachse - Gedrehter Titel die Beschriftung der Y-Achse (z. B. „Absatz“).
3.
Für die Bearbeitung der Bezeichnungen in der Legende öffnen Sie wiederum über die Schaltfläche Diagrammtools - Entwurf - Daten auswählen den Dialog „Datenquelle auswählen“. Im Bereich „Legendenein­
träge (Reihen)“ finden Sie die vier Datenreihen, die Sie nacheinander anwählen und mithilfe der Schaltflä­
che Bearbeiten den passenden Zellenbezug als Namen zuordnen:
-
-
-
-
Datenreihe 1:
Datenreihe 2:
Datenreihe 3:
Datenreihe 4:
=Daten!$B$3
=Daten!$C$3
=Daten!$D$3
=Daten!$E$3
Der Dialog „Datenquelle auswählen“ kann alternativ auch über das Kontextmenü des Diagramm geöffnet
werden.
4.
Wenn Sie eine der beiden Symbolleisten Diagrammtools - Layout oder Diagrammtools - Format aktivieren,
können Sie im Abschnitt Aktuelle Auswahl einzelne Elemente des aktuell markierten Diagramms selektie­
ren und mithilfe der Schaltfläche Auswahl formatieren bearbeiten. Wählen Sie zur Skalierung der Y-Achse
das Diagrammelement „Vertikal (Wert) Achse“ aus und öffnen Sie mit der Schaltfläche Auswahl formatieren den Dialog „Achse formatieren“. Unter dem Karteireiter „Achsenoptionen“ geben Sie als Hauptinter­
vall den Wert 10 ein. Achten Sie darauf, dass die Option Fest für das Eingabefeld „Hauptintervall“ aktiviert
ist, da Ihre Eingabe nur dann auch wirksam wird. Bei der Option Auto berechnet das Tabellenkalkulations­
programm das Hauptintervall neu und überschreibt Ihren Wert.
90
Tabellenkalkulation mit Excel | 2.2 Einfache statistische Funktionen, bedingte Formatierung und Kopierfunktion
Die nachfolgende Abbildung stellt eine mögliche Lösung der Aufgabenstellung dar.
TIPP
Für eine erfolgreiche Prüfung
”Der geschickte Einsatz der Kopierfunktion in Verbindung mit der relativen und absoluten Adressie­
rung in Zellbezügen kann in einer Prüfungssituation wertvolle Arbeitszeit einsparen. Zur Lösung
einer Aufgabenstellung reicht oft die Eingabe einer einzigen Formel, die dann einfach in die an­
deren Zellen hineinkopiert wird. Da auf diese Weise auch die Formatierung der kopierten Zellen
übernommen wird, gewinnen Sie zusätzlich Zeit.
”Prüfen Sie nach jeder Verwendung der Kopierfunktion kurz die neu erzeugten Formeln. Insbeson­
dere Fehler in der Adressierung fallen nicht immer dadurch auf, dass die kopierten Formeln kein
Ergebnis zurückliefern. Stattdessen sorgt der Kopiervorgang dafür, dass in den Funktionen die fal­
schen Zellen verwendet werden und somit fehlerhafte Ergebnisse angezeigt werden.
”Achten Sie bei der Eingabe von komplexen Formeln darauf, dass Sie wirklich alle benötigten Ele­
mente korrekt berücksichtigen. Das Ergebnis einer Formel ist nicht automatisch richtig, wenn das
Tabellenkalkulationsprogramm kein Problem meldet. Prüfen Sie die Inhalte solcher Zellen noch
einmal hinsichtlich der thematischen Konsistenz. Fehler in Formeln machen sich häufig dadurch
bemerkbar, dass die Ergebnisse nicht in den fachlichen Kontext passen, d. h. die angezeigten Werte
sind entweder deutlich zu niedrig oder zu hoch.
102
Ergänzungen | 3.1 Geschäftsbriefe – gut und richtig
3. Ergänzungen
3.1 Geschäftsbriefe – gut und richtig
Geschäftskorrespondenz
Die Korrespondenz („gegenseitige Beantwortung“, Schriftverkehr) hat in erster Linie die Aufgabe, Gespräche
oder Telefonate zu ersetzen und mündliche Vereinbarungen zu bestätigen.
INFO
Geschäftsbriefe
Obwohl elektronische Mitteilungen längst zum Büroalltag gehören, werden sie immer noch millionenfach geschrieben und gelesen. Neben ihrer Funktion als Informationsträger sind Geschäftsbriefe
das „Aushängeschild“ eines Unternehmens. Deshalb müssen sie einen tadellosen äußeren Eindruck
machen, normgerecht gestaltet und übersichtlich gegliedert sein. Eine moderne Ausdrucksweise, fehlerlose Rechtschreibung und korrekte Zeichensetzung sind selbstverständlich.
”Welche Bedingungen muss ein Brief erfüllen?
Der Brief muss: • Informieren
• Verstanden werden
• Zum Handeln auffordern
”Welche Grundsätze der Stilistik sind zu beachten und welche sprachlichen Mittel sind einzusetzen,
um dieses Ziel zu erreichen?
- Briefanfang:
• Auf „Vorreiter“ verzichten
• Bezüge vermeiden
• Sich bedanken
• Aktiv und lebendig formulieren
- Briefkern:
• Höflich und respektvoll schreiben
• Nicht mit „Bitte“ und „Danke“ geizen
• Verben statt Substantive verwenden
• Kurze informative Sätze formulieren
• Nicht „ich“ oder „wir“, sondern „SIE“!
• Sich klar und verständlich ausdrücken
• Abkürzungen in Klammern erklären
• Mode- und „Papierwörter“ vermeiden
• Nicht negativ, sondern positiv schreiben
• Phrasen/Floskeln vermeiden
- Briefschluss:
• Ein Versprechen abgeben
• Danken oder eine Bitte äußern
• Eine Frage stellen
135
Ergänzungen | 3.2.1 Normgerechter Schriftverkehr per E-Mail
-E-Mail-Knigge
Auch wenn E-Mails kurz und knapp abgefasst werden sollten, um dem Empfänger unnötige Lesearbeit
zu ersparen, so sind hier nicht nur die Benimmregeln für den Internet-Schriftverkehr („Netik[qu]ette“ =
Kunstwort aus Netz [engl. net] und Etikette), sondern auch die Regeln für die Geschäftskorrespondenz
zu beachten.
• Emoticons (Abkürzung für engl. „emotional icon“)
Mithilfe der Aneinanderreihung von Zeichen, die um 90° gedreht sind, können verschiedene Gefühlszustände ausgedrückt werden. Die bekanntesten Symbolzeichen sind wohl das „Smiley“ = :-) und das
„Trauly“ = :-( In der Geschäftskorrespondenz sollte auf Emoticons verzichtet werden!
•Abkürzungen
Oftmals werden auch im E-Mail-Schriftverkehr Abkürzungen („Akronyme“ = aus den Anfangsbuchstaben mehrerer Wörter gebildete Kurzwörter) verwendet. In der Geschäftskorrespondenz sollte man
besser darauf verzichten. Außerdem kann man nicht voraussetzen, dass der Empfänger die Abkürzungen auch versteht! Hier eine kleine Auswahl:
ASAP
CU
EOF
FYI
NRN
TXL
WB
As soon as possible
See you
End of file
For your Information
No reply necessary
Thanxalot!
Welcome back!
So schnell wie möglich
Bis dann, wir sehen uns!
Ende der Datei
Zur Information/Kenntnisnahme
Antwort nicht nötig
Vielen Dank!
Willkommen zurück!
”Abschluss („Footer“)
Neuen privaten Korrespondenzpartnern sollten Absenderdaten, wie Realname, Anschrift, Telefonummer
usw. (Visitenkarte) mitgeteilt werden. Die E-Mail-Adresse des Absenders steht schon im Header.
-Gruß
Die Grußformel darf personalisiert werden. Neben „Mit freundlichen Grüßen“ (nicht „MfG“!) sind auch
üblich: „Viele Grüße“, „Liebe Grüße“, „Es grüßt Sie“, „Mit kollegialen Grüßen“, „Mit freundlichem Glückauf!“ (Bergmannsgruß) „Waidmannsheil!“ (Jägersprache), „Petri Heil!“ (Anglergruß) usw. Immer öfter
werden auch meteorologische und/oder geografische Zusätze aufgenommen, wie z. B. „Viele Grüße aus
Xstadt“ oder „Sonnige Grüße vom Rhein“.
-Dateianhänge
Oft sind Dateianhänge (engl. „Attachment“) mehrere MB groß. Sie auf den eigenen Rechner herunterzuladen ist auch mit einem hohen Risiko verbunden; denn Dateianhänge (auch Word-Dateien) können
Computerviren enthalten! Daher empfiehlt es sich, den Anhang zu nennen und kurz zu beschreiben.
Der Empfänger kann dann entscheiden, ob er die Anlage überhaupt öffnen möchte.
-Lesebestätigung
Ähnlich wie bei der Briefpost die Zusatzleistung „Rückschein“ dient die Lesebestätigung dazu, den Absender darüber zu informieren, dass der Empfänger die Nachricht auch erhalten hat. Bedenken Sie aber,
dass auch Spam-Mail-Versender Empfangsbestätigungen anfordern, um festzustellen, ob die E-MailAdresse auch wirklich existiert.
-Pflichtangaben
Seit 2007 sind auch in E-Mails die vom Gesetzgeber für Unternehmen vorgeschriebenen Pflichtangaben aufzunehmen. Die Bestimmungen gelten für die Rechtsformen: Einzelunternehmungen, Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) und Personengesellschaften (KG, OHG, Genossenschaften). Unternehmen, die dagegen verstoßen, müssen mit einer Ordnungsstrafe von bis zu 5.000 € rechnen (siehe auch
www.ihk-kassel.de, Suchwort: Pflichtangaben).
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