SharePoint Portal Server 2003: Power to the People

ITMAGAZINE
SharePoint Portal Server 2003: Power to the People
von Urs Bertschy
2. September 2003 - Microsofts SharePoint Portal Server 2003 bringt engere Integration mit Office 2003, basiert
auf .Net-Technologie und ist flexibler geworden. Mehr Produktivität und optimierter Service dank schlagkräftigen Teams und gut informierten Mitarbeitern, so
lauten Ziel und potentieller Nutzen eines Intranet-Portals. Dieses Marktpotential hat auch Microsoft vor ein paar
Jahren entdeckt und mit der ersten Ausgabe des SharePoint-Servers ein Produkt abgeliefert, das zwar bezüglich
seiner Grundidee gefiel, wegen einigen konzeptuellen Schwachstellen punkto Administration und Skalierbarkeit
aber nicht restlos überzeugen konnte. Jetzt haben die Redmonder ihre Intranetlösung nochmals grundlegend
überarbeitet. Herausgekommen ist ein sehr flexibler Portal-Server, der Dokument-, Content-, Team- und
Knowledge-Management unter einem gemeinsamen Dach zusammenführt.
Flexible Organisation
SharePoint Portal Server bietet eine weitgehend anpassbare Portalinfrastruktur, mit der sich praktisch alle
Arbeitsbereiche und Tätigkeitsfelder einer Firma abbilden lassen.
Die Kernelemente eines Portals bilden die sogenannten SharePoint-Sites. Dabei handelt es sich um Subportale,
auch Workspaces genannt, die für einzelne Abteilungen, Projekte oder Teams angelegt werden können. Die
Basisfunktionen für den Betrieb einer SharePoint-Site werden von den Windows SharePoint Services (WSS, siehe
Kasten) zur Verfügung gestellt. Dem SharePoint Portal Server hingegen kommt die Rolle des Aggregators zu, der
die einzelnen Sites eines Unternehmens unter einem firmenweiten Gesamtportal (Portal Site) zusammenfasst
und sie um globale Verwaltungswerkzeuge erweitert.
Eine Portal Site kann anhand von Areas beliebig in hierarchisch strukturierte Unterbereiche aufgegliedert
werden. Zusätzlich stellt SharePoint über die sogenannten Topics auch vertikale Ansichten zu bestimmten
Themen wie Marketing, Personal oder Finanzen zur Verfügung. Sämtliche im Portal gespeicherten Inhalte und
Dokumente können einem oder mehreren dieser Themen zugeordnet werden, worauf diese automatisch auf der
entsprechenden Topic-Seite eingeblendet werden.
WebParts: Portalbausteine
WebParts sind die eigentlichen Bausteine, durch die Portalseiten mit Inhalten gefüllt werden. Für jede Art von
Content, wie beispielsweise News, Kontakte oder Listen, gibt es einen eigenen WebPart-Typ. SharePoint Portal
Server 2003 kommt mit rund 30 vorgefertigten WebParts. Dazu gehören Portalklötze für Dokument-Libraries,
Linklisten, Bildgalerien, Events oder Diskussionen. Weiter werden auch WebParts mitgeliefert, die Daten via
Outlook Web Access direkt von einem Exchange 2003 Server abholen können. E-Mail-Inbox, Tasklisten oder
Kalenderinformationen lassen sich damit direkt auf einer Portalseite anzeigen.
Dank den WebParts sind Anwender oder Administratoren von Subsites in der Lage, massgeschneiderte
Portalseiten zusammenzustellen. Die im aktuellen Kontext verfügbaren Content-Module werden in
WebPart-Galerien zur Auswahl angeboten und lassen sich von dort per Drag&Drop auf der Portalseite plazieren.
Für die Positionierung der Bausteine stellt SharePoint in Spalten und Zonen aufgeteilte Layouts bereit. Es wird
bereits eine ganze Palette an vorgefertigten Layouts mit ein- bis vierspaltiger Einteilung und verschiedenen
Kopf- und Fussbereichen mitgeliefert. Wem das nicht ausreicht, kann auch eigene Layouts kreieren.
Neben den Layouts bietet SharePoint auch Templates. Dabei handelt es sich um mit Seiten, Layouts und
WebParts ausgestattete Vorlagen für ganze Sites, die auf unterschiedliche Anwendungszwecke wie etwa
Dokument-Sharing, virtuelle Konferenzen oder Projektabwicklung spezialisiert sind.
Suchen und Personalisieren
Damit die im Portal abgelegten Daten nicht im Nirwana verschwinden, bietet SharePoint verschiedene bewährte
Konzepte wie Suchfunktion, Content-Abonnements und Personalisierung.
Die Suchfunktion wurde für die neue Version erheblich erweitert. So verfügt sie jetzt über Feintuning-Optionen,
um die Recherche etwa auf bestimmte Dokumenttypen oder Personen zu begrenzen. Der Crawler der
Search-Engine beschränkt sich dabei nicht nur auf Inhalte des Portals, sondern kann auch Public Folders des
Exchange Server, Active-Directory-Einträge, Lotus-Notes-Datenbanken sowie beliebige Websites indexieren.
Neu hinzugekommen sind die Alert-Funktionen, die den Anwender automatisch über Änderung an Portalinhalten
auf dem laufenden halten. So kann man sich beispielsweise per E-Mail oder Alert-WebPart informieren lassen,
wenn eine Datei in einer Dokument-Library aktualisiert oder Neuigkeiten zu einem bestimmten Thema
veröffentlicht wurden.
SharePoint Portal Server 2003 bietet auch zusätzliche Möglichkeiten punkto Personalisierung. So verfügt neu
jeder Portalbenutzer über eine eigene MySite-Ansicht, die ihn mit allen relevanten Informationen versorgt. Dabei
kann er seine MySite-View, sofern vom Administrator erlaubt, selber mit den gewünschten WebParts
ausstaffieren. MySite verfügt neben einer privaten auch über eine öffentliche Ansicht, über die ein User
Dokumente, Links und Informationen anderen Benutzern zugänglich machen kann.
Ebenfalls neu ist das Audience Targeting, mit dessen Hilfe bestimmte Zielgruppen systematisch mit
Infomationen versorgt werden können. Definieren lassen sich solche Zielgruppen mit Hilfe von Regeln, die unter
Verwendung von vorhandenen Daten wie Benutzergruppen, Rollen, Interessen und Verteilerlisten aufgestellt
werden.
Moderne Entwicklungsplattform
Das Design eines SharePoint-Portals lässt sich beliebig anpassen. Dazu kann über das Administrations-Interface
auf mitgelieferte Themes zurückgegriffen werden, über die sich einer Site auf Knopfdruck ein einheitliches
Look&Feel zuweisen lässt. Microsoft hat SPS 2003 weitgehend auf .Net-Technologie umgestellt. Alle Seiten des Portals sind mit ASP.Net
geschrieben. Dementsprechend geniessen Entwickler ein Maximum an Freiheit, wenn es um Anpassungen und
Erweiterungen am Portal geht. Zudem können auch eigene WebParts entwickelt werden. Diese beruhen ebenfalls
auf der .Net-Web-Technologie und werden nach demselben Muster geschrieben wie die ASP.Net-Web-Controls. Neu können SharePoint-Bausteine direkt untereinander kommunizieren. Lässt man beispielsweise in einem
WebPart einen Kunden anzeigen, so können in einem zweiten Baustein Detailinformationen wie etwa die offenen
Bestellungen eingeblendet werden. SharePoint 2003 stellt seine Funktionalität nun über ein eigenes Objektmodell mit .Net-Klassen zur Verfügung.
Damit können aus jeder .Net-Sprache Features von SharePoint für eigene Anwendungen genutzt werden.
Darüber hinaus publiziert SharePoint-Server einen Teil des Objektmodells auch als Web Service, wodurch sich
Features und Inhalte des Portal-Servers auch von entfernten Applikationen via HTTP nutzen lassen. Prominenter
Kunde der SharePoint Web Services sind dadurch die Office-2003-Applikationen - die enge Integration mit der
Bürosuite wird nämlich weitgehend über diese Web-Schnittstellen bewerkstelligt.
Totale Kontrolle
SharePoint Portal Server wird ausschliesslich über ein elegantes Web-Interface administriert und angepasst.
Auch wenn die Bedienung auf weiten Strecken sehr einfach und selbsterklärend ist, hätten wir uns noch etwas
mehr Konsistenz gewünscht. Portal- und Site-Administratoren sowie deren User werden von der Fülle an
Menüpunkten fast erschlagen. Es gibt zwar viele Erklärungen und Hilfestellungen, trotzdem muss oft mühsam
nach der richtigen Option gesucht werden.
Administratoren, die die SharePoint-Oberfläche einmal im Griff haben, steht ein mächtiges Kontrollwerkzeug zur
Verfügung, mit dem sich praktisch alles Denkbare regeln lässt. Beispielsweise kann exakt vorgegeben werden,
wem welche WebParts zur Verfügung stehen und in welchen Zonen diese plaziert werden dürfen. Der
Administrator kann bestimmten Benutzern auch Privilegien zuweisen, so dass diese bestimmte Unterbereiche
des Portals selber verwalten können. Neu bietet SharePoint auch Integration mit dem Active Directory.
Die vielen Neuerungen und die Umstellung auf .Net fordern ihren Tribut. Die Migration von SharePoint Server
2001 auf 2003 geht nicht vollautomatisch über die Bühne. Da als Datenspeicher jetzt der SQL Server statt des
Web Storage Systems verwendet wird, müssen alle Daten mit einem Migrationstool in die neue Umgebung
überführt werden. Komplizierter wird es, wenn eigene ASP-Seiten oder WebParts erstellt wurden. Diese müssen
in ASP.Net umgeschrieben werden. Microsoft total
Kaum eine Software aus dem Hause der Redmonder stützt sich derart stark auf andere Produkte aus dem
eigenen Haus wie der SharePoint Portal Server. So ist Windows 2003 Server mit IIS 6.0, WSS, SQL Server und
.Net Framework für den Serverbetrieb eine zwingende Voraussetzung. Auf den Clients wird zudem Internet
Explorer (ab 5.01) benötigt, damit die in die Portalseiten eingebauten Rich-Editing-Funktionen genutzt werden
können. Wer die WebParts zur Wiedergabe von Mail-Inbox, Tasklisten und Kalender verwenden will, benötigt
zudem einen Exchange Server 2003 mit eingerichtetem Outlook Web Access Interface. Damit aber nicht genug: Da SharePoint Bestandteil der Office-System-Familie ist, liegt es auf der Hand, dass das
Portal eine sehr enge Integration mit den Applikationen von Office 2003 bietet. Neben dem direkten Öffnen und
Portal eine sehr enge Integration mit den Applikationen von Office 2003 bietet. Neben dem direkten Öffnen und
Sichern von Dokumenten steht innerhalb der Office-Anwendungen nun auch eine spezielle Taskpane für den
Zugriff auf SharePoint-Sites zur Verfügung. Mit dieser können direkt aus einer Office-Applikation Dokumente,
Benutzer, Tasks und Links einer Site angezeigt und verwaltet werden. Zudem lässt sich ein SharePoint-Portal
nun auch mit dem Office-Find-Dialog absuchen.
Natürlich kann SPS ohne Office und Exchange 2003 zusammen mit Desktop- und Mail-Applikationen anderer
Hersteller eingesetzt werden, doch das volle Potential des Portal-Servers lässt sich nur gemeinsam mit den
neuesten Microsoft-Produkten ausreizen. Immerhin steht es Drittherstellern offen, ihre Produkte mit Hilfe von
selbst entwickelten WebParts oder über die Web Services von SharePoint ebenfalls enger mit der Portalsoftware
aus Redmond zu verzahnen. WSS: Windows SharePoint Services
Der SharePoint Portal Server basiert auf den Windows SharePoint Services (WSS), einem Add-on für Windows
2003 Server, das bislang unter der Bezeichnung SharePoint Team Services (STS) bekannt war. WSS wird
gleichzeitig mit dem SPS 2003 erhältlich sein und Besitzern von Windows 2003 Server kostenlos zum Download
zur Verfügung stehen.
Grundlegende Portaldienste
Im Grunde genommen ist WSS eine webbasierte Filesharing- und Datenbank-Engine, die Basisdienste wie
Versioning oder Workflow bietet und gleichzeitig die grundlegenden Datenstrukturen - im SharePoint-Jargon
Listen genannt - für Portaldaten wie etwa Links, News, Kontakte oder Events bereitstellt. Aufbauend auf diesen
Listen und Services enthält WSS bereits einfache Mini-Anwendungen für Dokument- und Bild-Bibliotheken,
Diskussionsforen oder Online-Umfragen, die mit wenigen Mausklicks auf dem Portal eingerichtet werden können.
Auch die WebPart-Technologie, Layouts, Templates oder die Integration mit Office 2003 werden bereits auf der
Ebene von WSS angeboten.
Kleine Teamsites WSS stellt aber nicht nur die grundlegende Infrastruktur einer SharePoint-Site, sondern kann bereits selber zum
Aufbau von Mini-Portalen für die Teamarbeit herangezogen werden. Erstellte Sites lassen sich später via
SharePoint-Server in ein unternehmensweites Portalkonzept integrieren. Einzelne Sites profitieren dann etwa
von zentralen Organisations- und Verwaltungswerkzeugen, globaler Suche oder Single-Sign-on-Funktionen. Das
hat den Vorteil, dass man zunächst ohne zusätzliche Lizenzkosten kleine Insellösungen aufbauen oder ganz
einfach mit den SharePoint-Funktionen experimentieren kann. Im Bottom-up-Verfahren können dann die
eingerichteten SharePoint-Sites Schritt für Schritt in ein abteilungsübergreifendes Portal eingebettet werden. Copyright by Swiss IT Media 2017