WebShop Datev Schnittstelle Dokumentation

Transcription

WebShop Datev Schnittstelle
Log In Freiburg
Basler Str 115a
79115 Freiburg
Dokumentation
1
INSTALLATION ...................................................................................................................................................... 3
1.1
1.2
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.4.4
1.4.5
1.5
1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.7
1.7.1
1.7.2
1.7.3
1.7.4
1.7.5
1.8
1.9
1.9.1
1.9.2
1.9.3
1.9.4
1.9.5
2
2.1
2.2
2.3
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
INSTALLATION DER SETUP.EXE ................................................................................................................................... 3
KONFIGURATION DER SCHNITTSTELLE .......................................................................................................................... 6
WEBSHOP KONFIGURATION (XTC3 / VEYTON) ............................................................................................................. 7
SHOP-URL................................................................................................................................................................. 7
PFADE ....................................................................................................................................................................... 7
ZUSATZ KONFIGURATION .............................................................................................................................................. 8
BELEG-SELEKTION / LETZTE ORDER ID ............................................................................................................................ 9
BELEG-SELEKTION / BELEGSTATUS ................................................................................................................................. 9
WEBSHOP KONFIGURATION (OXID)...........................................................................................................................11
SHOP-URL............................................................................................................................................................... 11
PFADE ..................................................................................................................................................................... 11
ZUSATZ KONFIGURATION ............................................................................................................................................ 11
BELEG-SELEKTION / LETZTE RECHNUNGS NR. .................................................................................................................. 12
BELEG-SELEKTION / OXID FLAG BELEG-EXPORT............................................................................................................... 13
PROXY ................................................................................................................................................................13
DATEV PARAMETER ...............................................................................................................................................14
DATEV-VORLAUF-PARAMETER (FINDEN SIE IM MENÜ UNTER „SETUP / DATEV EINSTELLUNGEN / DATEV VORLAUF PARAMETER) .. 14
PERSONENKONTEN (STANDARD VERSION) ...................................................................................................................... 15
SACHKONTEN (STANDARD VERSION) ............................................................................................................................. 15
PREMIUM-VERSION ...............................................................................................................................................16
ZUORDNUNG VON EU- ODER DRITTLAND-BELEGEN ......................................................................................................... 16
PERSONENKONTEN .................................................................................................................................................... 16
SACHKONTEN ........................................................................................................................................................... 17
VERSANDKOSTEN UND CO. (XTC)................................................................................................................................. 18
VERSANDKOSTEN UND CO. (OXID)................................................................................................................................ 19
FTP-EINSTELLUNGEN .............................................................................................................................................20
PAYPAL (OPTION) .................................................................................................................................................21
PAYPAL ACCOUNT ..................................................................................................................................................... 21
PAYPAL SACHKONTEN ................................................................................................................................................ 21
RECHNUNGSNUMMER ERMITTELN AUS DEM PAYPAL-FELD ................................................................................................ 22
KUNDENNUMMER ERMITTELN AUS DEM PAYPAL-FELD ..................................................................................................... 22
SONSTIGE PARAMETER ............................................................................................................................................... 22
WEBSHOP DATEV BELEG EXPORT ........................................................................................................................23
BELEGE AUS DEM WEBSHOP AUSLESEN .......................................................................................................................23
DATEV POSTVERSANDDATEI ERSTELLEN ......................................................................................................................24
WINDOWS EXPLORER ÖFFNEN..................................................................................................................................24
PAYPAL KONTOAUSZUG IMPORT ........................................................................................................................26
DEN KONTOAUSZUG DOWNLOAD VORBEREITEN ...........................................................................................................26
KONTOAUSZUG DOWNLOAD ....................................................................................................................................28
PAYPAL KONTOAUSZUG EINLESEN .............................................................................................................................29
POSTVERSANDDATEI ERSTELLEN ................................................................................................................................30
WINDOWS EXPLORER ÖFFNEN..................................................................................................................................31
Log In Freiburg GmbH
07.12.12 - Klaus Peter Posselt
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Dokumentation
1 Installation
1.1
Installation der Setup.exe
Starten Sie bitte das Programm Setup.exe
Wenn Sie das Programm installieren möchten drücken Sie den „Weiter“ Button.
Sie können nun das Programmverzeichnis auswählen, in das das Programm installiert werden soll.
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Dokumentation
Wählen Sie nun die Komponenten aus, die installiert werden sollen.
Nun können Sie den Namen des Ordners auswählen, der im Startmenü erscheinen soll.
Nun können Sie die Installation starten.
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Dokumentation
Das Programm wird nun installiert.
Der erste Teil der Installation ist nun abgeschlossen.
Im nächsten Schritt müssen Sie die Schnittstelle konfigurieren.
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Dokumentation
1.2
Konfiguration der Schnittstelle
Allgemeine Hinweise
Speichern Sie alle Änderungen der Einstellungen mit dem grünen Hacken
Sie können auch die Änderungen mit dem Papierkorb verwerfen
Verlassen Sie das Programm mit der Tür
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Dokumentation
1.3
Webshop Konfiguration (XTC3 / Veyton)
1.3.1 Shop-URL
In der DEMO-Version müssen Sie die URL ihres Shops eintragen.
In der Standard und Premium Version ist die URL in ihrer Lizenz enthalten und braucht an dieser
Stelle nicht verändert zu werden.
In der Premium Version können Sie auch auf mit „htaccess“ geschützte Webseiten zugreifen. Hierzu
müssen Sie den entsprechenden Benutzernamen und Passwort unter dem URL-Pfad eintragen. Falls
der Zugang nicht eingeschränkt ist, bleiben diese Angabe leer.
1.3.2 Pfade
Die Schnittstelle exportiert die Daten aus Ihrem Web-Shop in Form einer oder mehreren XML-Dateien.
Diese Dateien werden anschließend in das Datev-Postversand-Format konvertiert. Diese Dateien
müssen auf ihrem Rechner zwischengespeichert werden.
Diese Verzeichnisse werden beim ersten Start der Schnittstelle in Ihrem Benutzerverzeichnis erzeugt
und dann hier eingetragen. Sie können diese Pfade aber auch nachträglich ändern.
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Dokumentation
1.3.3 Zusatz Konfiguration
Sie haben hier die Möglichkeit andere Felder für die Belegnummer und das Belegdatum auszuwählen.
Die ist notwendig, wenn Sie Ihren Shop angepasst haben und nicht die normalen Felder für
Bestellungen nutzen.
Achtung:
Wenn Sie diese Funktion nutzten, werden nur Belege ausgelesen, die auch in diesen Feldern
einen Inhalt haben. Sie sollten dann nicht die Option der Belegselektion über die letzte OrderNummer wählen.
Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Bestellung in einen Beleg wandeln, könnte es sein,
dass diese Rechnung nicht mehr exportiert wird, da Sie diesen Bereich schon exportiert
haben.
XTC und verwandte Shopsysteme:
Die Schnittstelle verwendet für die Rechnungsnummer Das Feld „order_id“. Wenn Sie Ihren XTCShop erweitert haben und zweistufig mit der Bestellungsnummer und der Rechnungsnummer
arbeiten, erfragen Sie bitte bei Ihrem Shop-Betreuer den Namen des neuen Feldes für die
Rechnungsnummer. Wahrscheinlich gibt es dann auch ein neues Feld für das Rechnungsdatum (im
Standard benutzt die Schnittstelle das Feld „date_purchased“).
Exportieren Sie, wenn sie diese Erweiterung nutzen, die Belege über den Belegstatus. Nur dann ist
gewährleistet, dass alle Belege exportiert werden.
Gambio:
Für den Gambio Shop werden z.B.: das Belegdatum aus dem Feld „date_purchased“ und die
Belegnummer aus dem Feld „“ ermittelt.
Für den Gambio Shop können Sie hier auch die Felder „orders_date_finished“ für das Belegdatum
und „gm_orders_id“ für die Rechnungsnummer auswählen.
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Dokumentation
1.3.4 Beleg-Selektion / Letzte Order ID
Ihr Webshop vergibt für die Belege eine fortlaufende Rechnungs-Nummer.
Sie haben nun 2 Möglichkeiten diese für den Export zu selektieren.
Selektion „letzte Order Nr.“
Diese Nummer können Sie im Administrationsbereich ihres Shops unter „Kunden/Bestellungen“
einsehen. Ist diese Nummer z.B. 1256 tragen Sie bei „letzte Order-Nr.“ bitte 1256 ein.
Die Schnittstellen-Software geht jetzt davon aus, dass alle Bestellungen bis einschließlich der Nr.
1256 schon bei Ihrem Steuerberater erfasst wurden.
Wird ein neuer Beleg im Shop erstellt, so erhält dieser die Nummer 1257. Dieser wird nun beim
nächsten Export von der Schnittstelle exportiert
Sie können diesen Wert entsprechend ihres Standes in ihrem Shop anpassen.
Möchten Sie mit dem Export des laufenden Monats beginnen, müssen Sie erste Bestellnummer des
laufenden Monats ihres Shops ermitteln. Hat dieser beleg die Nummer 1200 müssen Sie
Belegnummer 1199 als letzten exportierten Beleg in die Schnittstelle eintragen.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit bestimmte Belege vom Export auszuschießen.
Diese Belege können Sie über den Belegstatus ausschließen.
Achten Sie auf eine sinnvolle Selektion, z.B. „stornierte Belege“. Ein Beleg wird nur dann nicht
exportiert, wenn er VOR dem Export storniert wird. Wird er NACH dem Export storniert,
müssen Sie dies Ihrem Steuerberater oder Buchhaltung mitteilen. Dies wird NICHT von der
Schnittstelle berücksichtigt.
Sie sollten nicht z.B. „offenen Belege“ vom Export ausschießen. Wird der Status des Belegs nach dem
Export verändert, wird er nicht mehr (bei der Einstellung „letzet Order Nr.“) exportiert.
In diesem Fall ist es sinnvoll die Belege über den „Beleg-Status“ zu selektieren.
1.3.5 Beleg-Selektion / Belegstatus
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, nur Belege mit einem bestimmten Status zu exportieren.
Sollen z.B. nur Beleg mit dem Status „bezahlt“ exportiert werden, werden Bestellungen, die nicht
bezahlt und nicht versandt wurden, hierdurch nicht übernommen.
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Dokumentation
Sie müssen hierfür in ihrem Shop einen zusätzlichen Status z.B. „Datev Export“ anlegen.
Bevor Sie dies in der Schnittstelle einrichten können, müssen Sie diese XTC-Beleg-Status mit dem
Button „Die Liste der XTC Beleg-Zustände aktualisieren“ aus dem Web-Shop in die Schnittstelle
downloaden.
Im Beispiel oben sehen Sie, dass nur die Belege, die den Status „Bezahlt“ haben, von der
Schnittstelle übernommen werden.
Nach dem Export erhalten diese Belege den Status „Datev Export“.
Dies können Sie auch in der Oberfläche Ihres Web-Shops einsehen.
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Dokumentation
1.4
Webshop Konfiguration (Oxid)
Finden Sie im Menü unter „Setup / Oxid-Einstellungen)
1.4.1 Shop-URL
In der DEMO-Version müssen Sie die URL ihres Shops eintragen.
In der Standard und Premium Version ist die URL in ihrer Lizenz enthalten und braucht an dieser
Stelle nicht verändert zu werden.
In der Premium Version können Sie auch auf mit „htaccess“ geschützte Webseiten zugreifen. Hierzu
müssen Sie den entsprechenden Benutzernamen und Passwort unter dem URL-Pfad eintragen. Falls
der Zugang nicht eingeschränkt ist, bleiben diese Angabe leer.
1.4.2 Pfade
Die Schnittstelle exportiert die Daten aus Ihrem Web-Shop in Form einer oder mehreren XML-Dateien.
Diese Dateien werden anschließend in das Datev-Postversand-Format konvertiert. Diese Dateien
müssen auf ihrem Rechner zwischengespeichert werden.
Diese Verzeichnisse werden beim ersten Start der Schnittstelle in Ihrem Benutzerverzeichnis erzeugt
und dann hier eingetragen. Sie können diese Pfade aber auch nachträglich ändern.
1.4.3 Zusatz Konfiguration
Sie haben hier die Möglichkeit andere Felder für die Belegnummer und das Belegdatum auszuwählen.
Die ist notwendig, wenn Sie Ihren Shop angepasst haben und nicht die normalen Felder für
Bestellungen nutzen.
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Dokumentation
Achtung:
Wenn Sie diese Funktion nutzten, werden nur Belege ausgelesen, die auch in diesen Feldern
einen Inhalt haben. Sie sollten dann nicht die Option der Belegselektion über die letzte OrderNummer wählen.
Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Bestellung in einen Beleg wandeln, könnte es sein,
dass diese Rechnung nicht mehr exportiert wird, da Sie diesen Bereich schon exportiert
haben.
Die Schnittstelle verwendet für die Rechnungsnummer Das Feld „OXORDERNR“. Sie können auch
das Feld OXBILLNR verwenden, wenn Sie im Admin-Bereich des Shops Rechnungen erstellen. Unter
Umständen wurde Ihr Shop erweitert und es gibt auch ein neues Feld für das Rechnungsdatum (im
Standard benutzt die Schnittstelle das Feld „OXORDERDATE“).
Exportieren Sie, wenn sie diese Erweiterung nutzen, die Belege über das Exportflag. Nur dann ist
gewährleistet, dass alle Belege exportiert werden.
1.4.4 Beleg-Selektion / letzte Rechnungs Nr.
Ihr Webshop vergibt für die Belege eine fortlaufende Rechnungs-Nummer.
Sie haben nun 2 Möglichkeiten diese für den Export zu selektieren.
Selektion „letzte Order Nr.“
Diese Nummer können Sie im Administrationsbereich ihres Shops unter „Kunden/Bestellungen“
einsehen. Ist diese Nummer z.B. 1256 tragen Sie bei „letzte Order-Nr.“ bitte 1256 ein.
Die Schnittstellen-Software geht jetzt davon aus, dass alle Bestellungen bis einschließlich der Nr.
1256 schon bei Ihrem Steuerberater erfasst wurden.
Wird ein neuer Beleg im Shop erstellt, so erhält dieser die Nummer 1257. Dieser wird nun beim
nächsten Export von der Schnittstelle exportiert
Sie können diesen Wert entsprechend ihres Standes in ihrem Shop anpassen.
Möchten Sie mit dem Export des laufenden Monats beginnen, müssen Sie erste Bestellnummer des
laufenden Monats ihres Shops ermitteln. Hat dieser beleg die Nummer 1200 müssen Sie
Belegnummer 1199 als letzten exportierten Beleg in die Schnittstelle eintragen.
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Dokumentation
1.4.5 Beleg-Selektion / Oxid Flag Beleg-Export
Im Oxid-Shop existiert bei jedem Beleg ein Flag, ob dieser Beleg exportiert wurde. Die Schnittstelle
kann diese Flag benutzen um die Belege zu exportieren, die Sie noch nicht exportiert haben. Sie
haben dann zusätzlich die Möglichkeit nur bezahlte Belege zu selektieren. D.h. nur im Shop als
bezahlt markierte Belege werden auch ins Datev exportiert.
Nach erfolgreichem Export werden alle exportierten Belege im Shop als exportiert gekennzeichnet.
Sie habe hier zusätzlich die Möglichkeit „keine stornierten Belege“ oder „nur bezahlte Belege“ zu
exportierten.
Wenn sie ältere Beleg im Shop als „exportiert“ kennzeichen möchten, tragen Sie bitte unter „letzte
übernommene Beleg-Nr.:“ den letzten Beleg ein, der bereits in die Finanzbuchhaltung übernommen
wurde. Jetzt können Sie mit der Schnittstelle alle diese Belege als „exportiert“ kennzeichnen.
Sie haben aber auch die Möglichkeit das Exportflag zurückzusetzen, um bereits ausgelesene Beleg
noch einmal zu exportieren.
Bitte gehen Sie mit dieser Möglichkeit vorsichtig um.
1.5
Proxy
Falls Sie in Ihrem Netzwerk einen Proxy Server eingerichtet haben, kann die Schnittstelle nicht direkt
mit Ihrem Shop kommunizieren. Sie müssen dann hier die Daten Ihres Proxy-Servers eintragen.
Sie können diese bei Ihrem Netzwerk-Administrator erfragen.
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1.6
Datev Parameter
1.6.1 Datev-Vorlauf-Parameter
(Finden Sie im Menü unter „Setup / Datev Einstellungen / Datev Vorlauf Parameter)
Beraternummer
Die Berater-Nummer ihres Steuerberaters wird von der Firma DATEV individuell für ihren
Steuerberater vergeben. Sie können diese Nummer bei ihrem Steuerberater erfragen.
Es handelt sich um eine Zahl mit maximal 7 Stellen.
Mandantennummer
Die Mandanten-Nummer wird von ihrem Steuerberater selbst vergeben.
Sie können diese Nummer bei ihrem Steuerberater erfragen.
Es handelt sich um eine Zahl mit maximal 7 Stellen.
Passwort
Sie können die Postversanddatei mit einem Passwort versehen. Sie müssen dieses Passwort
unbedingt ihrem Steuerberater mittteilen. Nur dann kann ihr Steuerberater die Postversanddatei
einlesen. Dieses Passwort schützt ihre Daten vor dem Zugriff unbefugter Personen.
Es sind bis zu 4 Buchstaben und Zahlen zulässig, jedoch keine Sonderzeichen.
Self Format-Kennzeichen
um im Datev die erweiteren Konten, d.h. Sachkonten, die mehr als 4 Stellen haben, oder Debitoren,
die mehr als 5 Stellen haben, wechseln Sie bitte zum Kennzeichen 1,5,5,DVTF.
LOG-Datei
Zusätzlich zur Postversanddatei erzeugt die Schnittstelle eine LOG-Datei. In dieser können Sie den
Inhalt der Postversanddatei mit einem normalen Editor überprüfen.
Sie können diese Datei auch im CSV-Format ausgeben, um diese mit Excel zu öffnen
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Dokumentation
1.6.2 Personenkonten (Standard Version)
(Finden Sie im Menü unter „Setup / Datev Einstellungen / Personenkonten)
In der DEMO und Standard-Version werden alle Rechnungen über ein einziges Debitorenkonto
verbucht. Die Nummer dieses Kontos können Sie an dieser Stelle eintragen.
Bitte sprechen Sie diese Kontonummer mit ihrem Steuerberater ab.
1.6.3 Sachkonten (Standard Version)
(Finden Sie im Menü unter „Setup / Datev Einstellungen / Sachkonten)
Der zu verarbeitende Beleg kann aus unterschiedlichen Positionen bestehen. Diese unterschiedlichen
Positionen können mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen berechnet werden. Die Schnittstelle
summiert Positionen gleicher Umsatzsteuer und verbucht diese summierten Werte auf die
entsprechenden Konten. Diese Konten können, je nachdem, welchen Kontenrahmen ihr Steuerberater
benutzt variieren.
Die Standard-Konten der Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind in der Schnittstelle hinterlegt und
können mit dem Button „SKR-03“ und „SKR-04“ selektiert werden.
Sie können selbstverständlich auch abweichende Konten eintragen. Diese sollten Sie mit Ihrem
Steuerberater absprechen.
In der DEMO und Standard-Version stehen Ihnen 4 Erlöskonten für die unterschiedlichen
Umsatzsteuersätze zur Verfügung.
Belege innerhalb und außerhalb der EU benötigen zusätzliche Konten.
Diese stehen Ihnen in der Premium Version zur Verfügung.
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1.7
Premium-Version
1.7.1 Zuordnung von EU- oder Drittland-Belegen
Finden Sie im Menü unter „Setup / Datev-Einstellungen / EU-Länder)
Es werden auch Lieferungen in die EU oder in
Drittländer berücksichtig. In Abhängigkeit der
Lieferadresse des Belegs, bzw. ob eine USt-ID existiert,
werden die Belegpositionen den entsprechenden
Erlöskonten zugeordnet.
Zusätzlich werden die Belege mit den entsprechenden
Umsatzsteuer-IDs (wenn diese beim Kunden vorhanden
ist) an Datev übertragen. Dies ist für die Erstellung der
ZM-Meldung nötig.
1.7.2 Personenkonten
(Finden Sie im Menü unter „Setup / Datev Einstellungen / Personenkonten)
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Dokumentation
Zusätzlich können Sie in der Premium Version eine
Übersetzungstabelle für die Personenkonten anlegen. Der Webshop
Kunden Nr. wird hiermit ein Datev-Konto zugeordnet.
Webshop-Kunden Nummern, die nicht in der Tabelle gefunden
werden, werden mit der 2. Regel umgesetzt. Sie können hier
auswählen, ob eine feste Konto-Nummer verwendet werden soll,
oder, wenn Sie nummerische Webshop-Kunden-Nummern haben, ob
diese mit der Regel
Webshop-Kunden Nr. + x = Datev Konto
(den Wert von x können Sie wählen) umgesetzt werden sollen.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit auch nur ein Teil der der
Webshop-Kundennummer zu nutzen.
z.B.: die Kundennummer lautet 12345-10000.
Tragen Sie unter „Kundennummer ab folgender Zeichenkette“ ein –
ein, so erhalten Sie die Kundennummer 10000.
1.7.3 Sachkonten
Finden Sie im Menü unter „Setup / Datev-Einstellungen / Sachkonten)
Der zu verarbeitende Beleg kann aus unterschiedlichen Positionen bestehen. Diese unterschiedlichen
Positionen können mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen berechnet werden. Die Schnittstelle
summiert Positionen gleicher Umsatzsteuer und verbucht diese summierten Werte auf die
entsprechenden Konten. Diese Konten können, je nachdem, welchen Kontenrahmen ihr Steuerberater
benutzt variieren.
In Abhängigkeit vom Lieferland und dem Vorhandensein einer Umsatzsteuer-ID werden in der
Premium Version weitere Konten angesteuert.
Die Standard-Konten der Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind in der Schnittstelle hinterlegt und
können mit dem Button „SKR-03“ und „SKR-04“ selektiert werden.
Sie können selbstverständlich auch abweichende Konten eintragen. Diese sollten Sie mit Ihrem
Steuerberater absprechen.
Wird die Ware in ein Drittland geliefert (nicht Deutschland oder ein Land der EU) wird das Konto
„Drittland steuerfrei“ angesteuert. (Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 1a UstG)
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Dokumentation
Wird die Ware in ein Land der EU (nicht Deutschland) verschickt und hat der Käufer eine gültige
Umsatzsteuer-ID, wird das Konto „EU steuerfrei“ angesteuert (Steuerfreie innergemeinschaftliche
Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG)
Wird die Ware in ein Land der EU (nicht Deutschland) verschickt und hat der Käufer keine gültige
Umsatzsteuer-ID, werden die Konten „EU steuerpflichtig“ angesteuert.
1.7.4 Versandkosten und Co. (XTC)
Im XT Commerce Shop werden zusätzliche Kosten, wie Versandkosten, Nachnahmegebühren oder
Gutscheine festen Bezeichnungen zugeordnet. Sie haben hier die Möglichkeit diese zusätzlichen
Erlöskonten zuzuordnen.
Mit diesem Button können Sie die Default-Belegung erzeugen.
Folgende Einstellungen können Sie machen:
XTC Bezeichnung:
An Hand dieser Bezeichnung, (Sie finden diese in Ihrem Shop unter „Module / Zusammenfassung“)
werden die Kosten zugeordnet.
USt.
Im Gegensatz zum Veyton Shop (Version 4.x) wird im XT Commerce Version 3.x nicht die
Umsatzsteuer im der Shop-Datenbank hinterlegt. Deshalb ist es notwendig, diese für die
entsprechende Position zu hinterlegen.
brutto
Alle im Standard konfigurieren Positionen werden im XT Commerce 3.x als brutto übertragen. Im
Veyton Shop ist dieser Eintrag nicht notwendig, da brutto oder netto in der Datenbank hinterlegt ist.
Falls Sie ihren Shop um zusätzliche Positionen erweitert haben, kann möglich sein, dass diese
individuelle Position als Netto-Betrag übergeben wird.
minus
Alle Beträge werden in der Regel ohne Vorzeichen übertragen. Deshalb müssen die z.B. die
Gutscheine mit einem „Minus“ versehen werden.
Konto
Hier können sie die zusätzlichen Erlöskonten eintragen.
Wenn Sie keinen Eintrag beim Konto gemacht haben, werden die normalen Konten benutzt.
Automatik
Datev unterscheidet zwischen einer „automatischen“ und der manuellen Zuordnung der
Umsatzsteuer. Zusätzliche Erlöskonten sind meist keine „Automatik-Konten“ (Näheres erfragen Sie
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Dokumentation
bitte bei Ihrem Steuerberater) d.h. es muss der Umsatzsteuersatz an Datev übergeben werden:
1 umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug)
2
Umsatzsteuer 7%
3
Umsatzsteuer 19%
11
steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (mit Vorsteuerabzug)
12
steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit ermäßigter Umsatzsteuer 7%
13
steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit voller Umsatzsteuer 19%
1.7.5 Versandkosten und Co. (Oxid)
Im Oxid werden folgende Zusatzkosten unterstützt:
-
ox_shipping
ox_payment
ox_wrapping
Versandkosten
Zahlungsgebühren
Verpackungsgebühren
für diese Zusatzkosten werden die entsprechenden im Shop (in der Tabelle oxorder) hinterlegten
Umsatzsteuern von der Schnittstelle genutzt.
Achtung: In vielen Shops in die Nutzung der Umsatzsteuer für die Zusatzkosten noch nicht
aktiviert. Bitte sprechen Sie dann mit Ihrem Shopbetreuer.
-
ox_voucher
ox_discount
Gutschein
Rabatt
für die Rabatte und Gutscheine werden im Oxid-Shop keine Umsatzstuern hinterlegt. Die Schnittstelle
summiert deshalb die verkauften Artikel pro Umsatzsteuerprozentsatz und teilt den Betrag für den
Gutschein oder Rabatt entsprechend der Umsatzsteuern auf.
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Dokumentation
1.8
FTP-Einstellungen
Finden Sie im Menü unter „Setup / FTP-Einstellungen)
Damit die Schnittstelle die Belege ihres Shops auslesen kann, müssen 3 PHP Dateien im RootVerzeichnis ihres Onlineshop installiert werden.
- fibuexport.php
- AES.class.php (die Datei AES.class.php ist in der DEMO-Version nicht enthalten)
- safetykey.php (eindeutiger Sicherheitsschlüssel ihrer Installation)
Diese Dateien finden Sie im Unterverzeichnis ./PHP. Falls Sie einen FTP-Client auf ihrem Rechner
installiert haben, können Sie diese Dateien auch selbst in ihren Shop kopieren
Sie haben aber auch die Möglichkeit die FTP Zugangsdaten in die Schnittstelle einzutragen (Sie
können diese Daten bei ihrem Provider erfragen)
Mit dem Button „FTP-Transfer-starten“ werden dann die zusätzlichen PHP Dateien in ihren Web-Shop
übertragen.
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Dokumentation
1.9
PayPal (Option)
Finden Sie im Menü unter „Setup / PayPal-Einstellungen)
1.9.1 PayPal Account
Zur Identifizierung der Zahlungen, müssen Sie ihre Mail-Adresse ihres PayPal Accounts eintragen.
Falls Sie mehrere Mail-Adressen haben, trennen sie diese bitte mit einen „;“
1.9.2 PayPal Sachkonten
An dieser Stelle können Sie die Sachkonten zur Verbuchung festlegen.
PayPal
Gebühren
Bank
Kreditkarte
Sachkontonummer Ihres PayPal Kontos
Sachkonto „Kosten des Geldverkehrs“
Sachkontonummer Ihres Bank Kontos
Sachkonto des Kreditkartenkontos
Es können Einzahlungen von einer Kreditkarte auf das PayPal Konto vorgenommen
werden.
Kreditor
Werden über das PayPal Konto auch Einkäufe vorgenommen,
werden diese Einkäufe auf dieses Kreditoren Konto gebucht.
Default-Debitor Dieses Konto wird nur benutzt, wenn der Debitor der Personenkontenzuordnung
(Setup / Datev / Personenkonten) keine Zuordnung finden kann.
Aktivieren Sie die Option „Das PayPal-Konto immer als Konto verwenden“ wird die Sachkontonummer
Ihres PayPal Kontos immer in das Datev-Feld Konto geschrieben und nicht in das Feld Gegenkonto.
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Dokumentation
1.9.3 Rechnungsnummer ermitteln aus dem PayPal-Feld
Mit der Option „Rechnungsnummer ermitteln aus dem PayPal-Feld“ können Sie die
Rechnungsnummer aus unterschiedlichen Feldern beziehen.
Normalerweise wird die Rechnungsnummer im PayPal-Kontoauszug im Feld „Rechnungsnummer“
übertragen.
Falls Sie die Schnittstelle ihres Shops zu PayPal angepasst haben, kann diese Rechnungsnummer
auch in anderen Feldern stehen.
1.9.4 Kundennummer ermitteln aus dem PayPal-Feld
In der Premium Version haben Sie zusätzlich die Möglichkeit auch die Kundennummer und damit das
Debitoren-Konto aus einem Feld des PayPal Kontoauszugs zu ermitteln.
1.9.5 Sonstige Parameter
Nach dem Konvertieren des PayPal-Kontoauszugs, wird der Kontoauszug noch einmal in Form einer
PDF Datei angezeigt. Diese Datei erzeugt die Schnittstelle im Datev-Verzeichnis, in dem auch die
Postversanddateien erstellt werden. Sie können das Anzeigen der Datei an dieser Stelle deaktivieren.
Je nach Konfiguration Ihres Datev-Mandanten kann es sein, dass Datev im Belegfeld2 die Fälligkeit
des Belegs erwartet. Sollte dies der Fall sein, müssen Sie die Option „Belegfeld2 darf keinen Text
enthalten“ aktivieren. Es werden sonst Fehlermeldungen beim Import der Postversanddatei ins Datev
erzeugt.
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Dokumentation
2 Webshop Datev Beleg Export
2.1
Belege aus dem Webshop auslesen
in der Demo Version werden die Belege unverschlüsselt übertragen. In der Standard- oder Premium
Version werden die Belegdaten mit einem 256Bit Schlüssel verschlüsselt.
Sie können den Belegexport mit einem Datum begrenzen. Es werden nur die Beleg bis einschließlich
des angegeben Datum ausgelesen.
Sie starten den Beleg-Export durch Drücken des Buttons „Belege auslesen“.
Danach werden die importieren Belege angezeigt.
Fehlerhafte Belege werden rot angezeigt.
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Dokumentation
2.2
Datev Postversanddatei erstellen
Nachdem Sie die Belege aus ihrem Webshop ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev
Postversanddatei erstellen“ diese Belege weiter verarbeiten.
Diese Dateien werden in ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien
vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen.
Antworten Sie mit „Ja“, werden die vorhandenen Dateien gelöscht und die neuen Postversanddateien
erstellt.
Nach Ablauf des Prozesses werden Sie gefragt, ob alles korrekt auch im Datev verbucht wurde.
Antworten Sie mit „Ja“ wird aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächten Lauf
werden dann nur alle neueren Belege exportiert.
Antworten Sie mit „Nein“, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert. Beim nächsten
Lauf werden diese Belege erneut exportiert.
Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat
exportiert wurden.
2.3
Windows Explorer öffnen
Mit diesem Button wird ein Windows Explorer geöffnet. Hier sehen Sie die zuletzt erstellten
Postversanddateien.
EV01 ist die Vorlaufdatei, die Datendatei beginnt immer mit ED und einer fortlaufenden Nummer und
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Dokumentation
hat keine Datei-Erweiterung. Zu ihrer Kontrolle wurde noch eine entsprechende ED000*.log Datei
erstellt. In dieser Datei können Sie die exportierten Daten im Klartext ansehen.
Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen.
Achtung:
Wenn Sie die Mail mit Microsoft Outlook verschicken, muss das Format der Mail „Nur Text“ oder
„HTML“ sein. Falls Sie die Mail im „Richedit-Format“ verschicken, wird an die Dateien ohne DateiErweiterung ein „.dat“ angehängt.
Alle Datev-Postversanddateien dürfen keine Datei-Erweiterung haben, damit ihr Steuerberater die
Dateien ohne Probleme einlesen kann.
Sie können die Dateien aber auch mit einem entsprechenden PACK-Programm (ZIP, RAR, etc.)
komprimieren und diese Datei dann an Ihren Steuerberater verschicken.
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Dokumentation
3 PayPal Kontoauszug Import
3.1
Den Kontoauszug Download vorbereiten
Zuerst müssen Sie sich auf der PayPal Seite einloggen.
wählen Sie bitte den Menüpunkt “Kontoauszug / Kontoauszug herunterladen“ des Hauptmenüs aus
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Dokumentation
Einmalig müssen Sie die Felder, die im Download vorhanden seinen sollen konfigurieren. Wählen Sie
hierzu den Punkt: „Felder zum Herunterladen anpassen“
Zusätzlich zu den Standard-Feldern, die nicht auswählbar sind sollten Sie für die Identifizierung der
Buchungen folgende Felder zusätzlich auswählen:
Die Felder für „EBay-Zahlungen“ und Zahlungen über die PayPal-Webseite“ werden nicht unbedingt
benötigt.
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Dokumentation
3.2
Kontoauszug Download
für den eigentlichen Download wählen Sie den Zeitraum (hier 01.07.2011 bis 31.07.2011) und das
Format „Guthaben-relevante Zahlungen tabulatorgetrennt“ aus
Starten Sie den Download mit dem Button „Kontoauszug herunterladen“
In diesen Fall würde die Datei in das Download-Verzeichnis ihrer Benutzer-Dateien auf ihrem Rechner
gespeichert. Sie können aber auch mit der Option „Speichern unter“ den Namen der Datei und den
Speicherort verändern.
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Dokumentation
3.3
PayPal Kontoauszug einlesen
Zuerst müssen Sie die Datei auswählen, die Sie soeben heruntergeladen haben.
Drücken Sie auf den Button hinter dem Dateinamen öffnet sich folgende Maske:
In ihrem Benutzer-Verzeichnis wählen Sie das Unterverzeichnis „Download“ dort finden Sie den
Kontoauszug.
Drücken Sie nun auf den Button „PayPal Buchungen einlesen“.
So kann der Import z.B. aussehen:
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Dokumentation
In diesem Fall konnten 2 Buchungen nicht verarbeitet werden, da sie in Australischem Dollar gebucht
wurden, aber keine Währungsumrechnung im Kontoauszug existiert.
Diese beiden Buchungen können Sie oder Ihr Steuerberater von Hand nachbuchen. (Hier ist das
Ermessensache Ihres Steuerberaters, da sich die Buchungen aufheben.)
Diese Buchungen werden in einer PDF-Datei protokoliert. Sie finden diese PDF-Datei in ihrem DatevOrdner.
3.4
Postversanddatei erstellen
Nachdem Sie die Belege aus ihrem Webshop ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev
Postversanddatei erstellen“ diese Belege weiter verarbeiten.
Diese Dateien werden in ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien
vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen.
Antworten Sie mit „Ja“, werden die vorhandenen Dateien gelöscht und die neuen Postversanddateien
erstellt.
Nach Ablauf des Prozesses werden Sie gefragt, ob alles korrekt auch im Datev verbucht wurde.
Antworten Sie mit „Ja“ wird aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächten Lauf
werden dann nur alle neueren Belege exportiert.
Antworten Sie mit „Nein“, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert. Beim nächsten
Lauf werden diese Belege erneut exportiert.
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Dokumentation
Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat
exportiert wurden.
3.5
Windows Explorer öffnen
Mit diesem Button wird ein Windows Explorer geöffnet. Hier sehen Sie die zuletzt erstellten
Postversanddateien.
EV01 ist die Vorlaufdatei, die Datendatei beginnt immer mit ED und einer fortlaufenden Nummer und
hat keine Datei-Erweiterung. Zu ihrer Kontrolle wurde noch eine entsprechende ED000*.log Datei
erstellt. In dieser Datei können Sie die exportierten Daten im Klartext ansehen.
Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen.
Achtung:
Wenn Sie die Mail mit Microsoft Outlook verschicken, muss das Format der Mail „Nur Text“ oder
„HTML“ sein. Falls Sie die Mail im „Richedit-Format“ verschicken, wird an die Dateien ohne DateiErweiterung ein „.dat“ angehängt.
Alle Datev-Postversanddateien dürfen keine Datei-Erweiterung haben, damit ihr Steuerberater die
Dateien ohne Probleme einlesen kann.
Sie können die Dateien aber auch mit einem entsprechenden PACK-Programm (ZIP, RAR, etc.)
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Dokumentation
komprimieren und diese Datei dann an Ihren Steuerberater verschicken.
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WebShop Datev Schnittstelle Dokumentation

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