Ratgeber: 30 Tipps zu Microsoft Office 97-2003 - Computer

Ratgeber: 30 Tipps zu Microsoft Office 97-2003 - Computer

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Arbeit erleichtern
Ratgeber: 30 Tipps zu Microsoft Office
97-2003
von Hermann Apfelböck
11.09.2007, 08:59 Uhr
Office ist Arbeit. Daran wird Microsoft trotz zahlreicher unterstützender Funktionen in den aktuellen OfficeVersionen nichts Grundsätzliches ändern können. Auf den nächsten Seiten erhalten Sie einige Tipps, wie Sie die
Arbeit mit den Office-Komponenten Word, Exel und Co. deutlich verbessern.
Office 2000-2003
Zwischenablage deaktivieren
Office 2000, XP und 2003 nutzen eine erweiterte Zwischenablage. Hier können Sie mit dem üblichen Hotkey
<Strg>-<C> bis zu zwölf (XP/2003: bis zu 24) Ausschnitte ablegen. Die Tastenkombination <Strg>-<V> fügt den
zuvor ausgewählten Ausschnitt aus der Liste in das Dokument ein. Der Dialog „Zwischenablage“ erscheint
automatisch auf dem Bildschirm, wenn Sie zweimal hintereinander <Strg>-<C> betätigen.
Eigentlich sollte die Anzeige der Office-Zwischenablage automatisch unterbleiben, wenn Sie die Leiste dreimal
hintereinander schließen, ohne sie zu benutzen. Das funktioniert jedoch nicht immer zuverlässig. Um Office 2000
die erweiterte Clipboard-Funktion dauerhaft abzugewöhnen, ist ein Eingriff in die Registry nötig. Gehen Sie zum
Registry-Schlüssel
"Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Office.0\Common\General“.
Erstellen Sie hier einen neuen DWORD-Eintrag mit dem Namen „AcbControl“. Klicken Sie doppelt auf den neuen
Eintrag, und weisen Sie ihm den Wert „1“ zu. Beim nächsten Start einer Office-Anwendung verhält sich die
Zwischenablage so wie das übliche Windows-Clipboard.
Office XP und 2003 hat Microsoft eine Funktion spendiert, über die sich die Zwischenablage auch per Mausklick
abschalten lässt. Gehen Sie auf „Bearbeiten, Office-Zwischenablage“. Word blendet dann die Zwischenablage im
Aufgabenbereich am rechten Fensterrand ein. Klicken Sie hier auf „Optionen“, und deaktivieren Sie „OfficeZwischenablage automatisch anzeigen“.
Bei Bedarf können Sie die spezielle Zwischenablage unter Office 2000 jederzeit über „Ansicht, Symbolleiste,
Zwischenablage“ einblenden. Bei Office XP und 2003 verwenden Sie stattdessen „Bearbeiten, OfficeZwischenablage“.
Erweiterte Office-Zwischenablage: Die Funktion läßt sich auf Wunsch deaktivieren
Übrigens: Office XP
blendet die
Zwischenablage auch bei
deaktivierter Option ein,
wenn Sie schnell
hintereinander <Strg><C> drücken. Erst bei
Office 2003 können Sie
das verhindern:
Deaktivieren Sie „OfficeZwischenablage
anzeigen, wenn Strg+C
zweimal betätigt wurde“
über die Schaltfläche
„Optionen“ im Aufgabenbereich.
Office 97-2003
Arbeitsmappen auf Wiedervorlage
Sie arbeiten mit einer Excel-Arbeitsmappe, in die Sie regelmäßig alle vier Wochen neue Daten eingeben müssen.
Wir stellen eine Erinnerungsfunktion vor, die es Ihnen gleichzeitig ermöglicht, die Arbeitsmappe bequem zu
öffnen.
In Kombination mit Outlook lässt sich das ohne viel Aufwand erreichen. Öffnen Sie zunächst in Excel die Datei,
für die Sie die Erinnerung benötigen. In der Symbolleiste „Überarbeiten“ („Ansicht, Symbolleisten, Überarbeiten“)
finden Sie die Schaltfläche „Microsoft Office Outlook-Aufgabe erstellen“. Nachdem Sie darauf geklickt haben,
öffnet sich Outlook im Hintergrund und erstellt eine neue Aufgabe. Auf der Registerkarte „Aufgabe“ sehen Sie
bereits die Verknüpfung zur aktuellen Datei. Geben sie ihr unter „Betreff“ einen aussagekräftigen Namen, und
klicken Sie auf „Serientyp“. Wählen Sie die Optionen „Wöchentlich“ sowie „Alle 4 Wochen“, legen Sie den
Wochentag fest, und bestätigen Sie mit „OK“.
Wichtig ist, dass Sie im Aufgabenfenster das Auswahlkästchen „Erinnerung“ aktivieren und eine Uhrzeit
festlegen. Zu diesem Zeitpunkt meldet Outlook, dass Sie die Datei ausfüllen müssen. Falls Outlook zum
gewählten Zeitpunkt nicht offen ist, sehen Sie die Erinnerung, sobald Sie Outlook nach dem eingestellten Termin
wieder starten. Wenn Sie im Erinnerungsfenster „Element öffnen“ wählen, können Sie die Excel-Datei mit einem
Doppelklick auf die Verknüpfung bequem in einem Excel-Fenster zum Bearbeiten öffnen.
Tipp: Sollten Sie solche Wiedervorlagen oft erstellen, können Sie die Schaltfläche „Microsoft Office OutlookAufgabe erstellen“ in eine der Symbolleisten kopieren, die Sie in Excel immer anzeigen lassen. Dazu drücken Sie
<Strg>-<Alt> und ziehen gleichzeitig mit der Maus.
Um die periodische
Erinnerungsfunktion
abzuschalten, starten Sie
Outlook und wechseln in
die Kategorie „Aufgaben“.
Klicken Sie doppelt auf
den entsprechenden
Namen, gehen Sie dann
auf „Serientyp“, und
wählen Sie „Serie
entfernen“.
MS Office 97-2003
Gedächtnisstütze: Wenn Sie in Outlook eine Aufgabe mit einer Erinnerung und einer
Excel-Datei verknüpfen, bietet Outlook sie gleich zum Öffnen an
Erweiterte
Kontextmenüs
In den Office-Versionen 97 bis XP ist der Klick auf Menüs und Buttons oft ein Umweg. Der direkte Weg führt
meist übers Kontextmenü. Und was Word, Powerpoint und Access auf Rechtsklick anbieten, können Sie weiter
ausbauen und durch eigene Makros ergänzen. Lediglich Excel zeigt bei dieser Gelegenheit wieder einmal, dass
es kein originäres Microsoft-Programm ist - die Kontextmenüs lassen sich hier unseres Wissens nicht anpassen.
Wie Sie den Rechtsklick
bei den anderen OfficeProdukten erweitern,
zeigen wir an einem
Beispiel in Word:
1. Klicken Sie auf „Extras,
Anpassen“, und aktivieren
Sie unter „Symbolleisten“
den Eintrag
„Kontextmenü“. Danach
präsentiert sich die
Symbolleiste
„Kontextmenü“.
Office-Kontextmenü: Das ist meist der schnellste Weg zur gewünschten Funktion
2. In unserem Beispiel
interessiert uns dort normaler „Text“. Wenn Sie den Eintrag anklicken, klappt eine lange Liste aus, die das Objekt
„Text“ in verschiedene Unterkategorien aufteilt. Die wichtigsten Kategorien sind bei typischer Word-Nutzung
„Text“ und „Kopfzeilen“ (Überschriften).
3. Wenn Sie auf „Text“ klicken, klappen die Kontextmenüs für die Bearbeitung normaler Textstellen aus. Sie
können nun ein einzelnes Menü mit der Maus in den Dialog „Anpassen“ ziehen, um es zu löschen; oder Sie
ziehen umgekehrt aus „Anpassen, Befehle“ eine beliebige Word-Funktion in das Kontextmenü, um es zu
erweitern.
4. Um das Kontextmenü statt mit internen Word-Befehlen mit einem Makro zu erweitern, klicken Sie unter
„Anpassen, Befehle“ auf die Kategorie „Makros“ und ziehen dann das betreffende Makro ans Ziel. Das Makro
muss selbstverständlich bereits vor dieser Aktion in Word eingebaut sein.
Office 2000-2003
Schluss mit dem reduzierten Menüangebot
In den Menüs von Office 2000, XP und 2003 erscheinen zunächst nur die Einträge, die am häufigsten gebraucht
werden. Am unteren Ende der Menüs erscheint ein Doppelpfeil, der bei Bedarf das vollständige Menü ausklappt.
Das soll für mehr Übersicht sorgen. Microsofts Sorge, der Anwender könnte angesichts eines überladenen Menüs
den Überblick verlieren, bewirkt aber in zahlreichen Situationen genau das Gegenteil. So erfordert es etwa in
einem Word-Anfängerkurs einiges Verhandlungsgeschick, die Teilnehmer zu einem Klick auf einen Menüpunkt zu
bewegen, der zunächst gar nicht zu sehen ist.
Um alles zu sehen, was
das Programm hergibt,
gehen Sie in einer Office2000/XP-Anwendung auf
„Extras, Anpassen“ und
dann zur Registerkarte
„Optionen“. Hier
deaktivieren Sie die
Klickbox vor „Menüs
zeigen zuletzt verwendete
Befehle zuerst an“ (Office
2003: „Menüs immer
vollständig zeigen“).
Bitte alles anzeigen! Die ausgeblendeten Menüoptionen sind für für viele Anwender
MS Office
Hyperlinks in Office-Programmen
Sie verwenden beispielsweise in Word und Excel platzsparende Hyperlinks, um alle möglichen Inhalte wie Bilder,
weiterführende Texte oder Tabellen in die Hauptdatei einzubinden. Bei einigen Dateitypen funktioniert der Klick
auf den Hyperlink sofort, bei anderen müssen Sie erst eine lästige Sicherheitswarnung mit „OK“ wegklicken.
Die Ursache für diese Bremse suchen Sie vergeblich dort, wo sie auftritt, nämlich in den Office-Komponenten. Es
handelt sich um einen Windows-Sicherheitsmechanismus, der an Word & Co. weitergegeben wird. Da Hyperlinks
primär für Web- und damit auch für Download-Adressen gedacht sind, reagieren diese auch bei lokalen Dateien
so, als würde ein Download vorausgehen. Ob ein Dateityp nach dem Download ungefragt geladen werden darf,
entscheiden die „Editflags“ des jeweiligen Dateityps in der Windows-Registry.
Im Windows-Explorer
finden Sie die fragliche
Einstellung unter „Extras,
Ordneroptionen,
Dateitypen“. Suchen Sie
hier den störrischen Typ
auf, zum Beispiel „JPG“,
und klicken Sie auf
„Erweitert“. Wenn Sie hier
die Option „Öffnen nach
dem Download
bestätigen“ deaktivieren,
verzichtet Office künftig
auf die störende
Warnmeldung. Diese liberale Einstellung gilt dann allerdings auch für tatsächliche Web-Downloads und
vermindert somit die Sicherheit. Für Bild-, Musik-, Text- und Tabellenformate ist das aber vertretbar.
Word 97-2003
Informationen zwischen Dokumenten austauschen
Sie benötigen in einem Dokument eine Information aus einem anderen Dokument, beispielsweise die Anzahl der
Seiten, einen Zahlenwert oder den Namen einer Überschrift.
Wenn Sie die Textmarkenfunktion geschickt einsetzen, machen Sie die Grenze zwischen zwei Dokumenten
durchlässig. Sie wollen beispielsweise in Ihrem Text auf die Seitenanzahl einer anderen Datei verweisen. Dann
fügen Sie am Ende des Dokuments, auf das Sie verweisen möchten, folgende Feldfunktion ein:
{Set anzseit {Page}}
In Word 97 verwenden Sie „{Bestimmen anzseit {Seite}}“. Die geschweiften Feldklammern erzeugen Sie über die
Tastenkombination <Strg>-<F9>. Dadurch wird an der Cursorposition lediglich eine Textmarke mit dem Namen
„anzseit“ und der letzten Seitenzahl („Page“) eingefügt. Die Seitenzahl wird an dieser Stelle nicht angezeigt. Um
die Feldfunktion oder den Wert zu ändern, blenden Sie die Feldfunktion mit <Alt>-<F9> ein.
Wenn Sie in ein Dokument Daten einfügen möchten, dann gehen Sie auf „Einfügen, Datei“ und wählen die Datei
aus, in der sich die Textmarke befindet. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bereich“, und geben Sie den Namen der
Textmarke ein. In unserem Beispiel lautet er „anzseit“ (ohne Anführungszeichen). Nachdem Sie mit „OK“ bestätigt
haben, erscheint die aktuelle Anzahl der Seiten im Text. Dieses Verfahren funktioniert mit allen Feldnamen, die
Word über „Einfügen, Feld“ anzeigt.
Um einen Bereich, etwa eine Überschrift oder eine Zahl, in ein anderes Dokument zu übernehmen, markieren Sie
den gewünschten Bereich und weisen ihm über „Einfügen, Textmarke“ eine neue Textmarke zu.
Hinweis: Die Felder aktualisieren sich nicht automatisch. Damit Word immer den richtigen Wert zeigt, markieren
Sie in allen verwendeten Dokumenten den gesamten Text mit <Strg>-<A> und aktualisieren die Felder mit <F9>.
Word 97-2003
Dateiformate: Word-Importfilter manuell auswählen
Beim Öffnen einer Datei versucht Word automatisch, das Format zu ermitteln und die Datei für die Darstellung in
das Word-Format zu konvertieren. Das funktioniert in den meisten Fällen zwar problemlos, bei einigen Dateitypen
scheitert die Automatik jedoch. Ein Beispiel dafür sind TXT-Dateien im Ascii-Format („MS-DOS-Text“) . Hier
benutzt Word standardmäßig den Ansi-Filter („Nur Text“). Da sich die Codierung der Zeichen unterscheidet, stellt
Word die Umlaute falsch dar.
Aktivieren Sie in Word die manuelle Auswahl des Importfilters. Gehen Sie dazu auf „Extras, Optionen“ und auf die
Registerkarte „Allgemein“. Setzen Sie ein Häkchen vor die Klickbox vor „Konvertierung beim Öffnen bestätigen“.
Schließen Sie den Dialog durch Klick auf „OK“. Wenn Sie jetzt beispielsweise eine Ascii-Datei öffnen, erscheint
eine Liste, in der Sie den Importfilter „MS-DOS-Text“ auswählen.
Um die Funktion komfortabel aktivieren und deaktivieren zu können, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf „Extras, Anpassen“ und dann auf „Befehle“.
2. Wählen Sie unter „Kategorie“ die Rubrik „AlleBefehle“ aus, und suchen Sie den Eintrag
„DateiUmwandlungenBestätigen“.
3. Ziehen Sie den Eintrag bei gedrückter linker Maustaste in das Menü „Datei“ auf „Öffnen“.
Im Menü „Datei“ erscheint jetzt der neue Eintrag „Dateiumwandlung bestätigen“. Ein Häkchen vor der Zeile zeigt
den jeweiligen Status der Funktion an.
Word 2000-2003
Mehr Übersicht bei Formatvorlagen
Sie arbeiten häufig mit Formatvorlagen. Die Auswahlliste für die Vorlagen in der Symbolleiste und im
Arbeitsbereich finden Sie allerdings zu umständlich und zu unübersichtlich.
Word zeigt seit Version 2000 im Listenfeld nicht nur den Namen der Formatvorlage, sondern als Vorschau auch
die Schriftart und Textauszeichnungen, etwa fett und kursiv. Das ist zwar praktisch für die Auswahl der richtigen
Vorlage, verbraucht aber viel Platz auf dem Bildschirm und erschwert bei längeren Listen die Orientierung.
Möglichkeit 1: Für mehr Übersicht in der Liste schalten Sie die Vorschau ab. Dazu gehen Sie auf „Extras,
Anpassen“ und die Registerkarte „Optionen“. Deaktivieren Sie hier die Klickbox vor „Schriftartennamen in
Schriftart anzeigen“, und klicken Sie auf „Schließen“. Diese Option schaltet - anders als Sie vermutlich erwarten die Vorschau nicht nur für das Listenfeld „Schriftarten“, sondern auch für „Formatvorlage“ ab. Den Arbeitsbereich
von Word XP und 2003 beeinflusst die Einstellung jedoch nicht. Hier bleibt die Vorschau erhalten.
Möglichkeit 2: Mehr Übersicht lässt sich auch durch eine selbst erstellte Symbolleiste für häufig verwendete
Formatvorlagen erreichen. Hier sehen Sie nur die Vorlagen, die Sie ständig brauchen. So geht‘s:
1. Öffnen Sie ein Dokument, das alle von Ihnen verwendeten Formatvorlagen enthält. Gehen Sie auf „Extras,
Anpassen“ und die Registerkarte „Symbolleisten“.
2. Klicken Sie auf „Neu“, und geben Sie die Bezeichnung für die neue Symbolleiste ein, beispielsweise
„Formatvorlagen“. Wählen Sie unter „Symbolleiste verfügbar machen in:“ den Eintrag „Normal.dot“, und klicken
Sie auf „OK“. Die neue Symbolleiste erscheint auf dem Bildschirm.
3. Wechseln Sie im „Anpassen“-Dialog auf die Registerkarte „Befehle“, und wählen Sie unter „Kategorien“ den
Eintrag „Formatvorlagen“. Unter „Befehle“ sehen Sie jetzt die im Dokument enthaltenen Formatvorlagen. Ziehen
Sie die gewünschten Einträge auf die in -> Schritt 2 erstellte Symbolleiste.
4. Bei weiterhin geöffnetem „Anpassen“-Dialog klicken Sie mit der rechten Maustaste nacheinander auf jede
Schaltfläche in der Symbolleiste. Im Kontextmenü lässt sich dann der Name der Schaltfläche kürzen. „Überschrift
1 Formatvorlage“, reduzieren Sie beispielsweise auf „Überschrift 1“. Klicken Sie nun auf „Schließen“.
Über die Symbolleiste
haben Sie jetzt mit einem
Klick Zugriff auf die
Formatvorlagen. Wenn
Sie später weitere
Vorlagen erstellen und
diese hinzufügen wollen,
müssen Sie für diese die > Schritte 3 und 4
wiederholen.
Word 97-XP
Word 97-2003: Für den schnellen Zugriff legen Sie sich eine eigene Symbolleiste mit
den wichtigsten Vorlagen an
Schlankere
RTF-
Dateien mit Grafiken
Word bietet die Möglichkeit, Dokumente im Rich Text Format (RTF) abzuspeichern. RTF hat gegenüber dem
DOC-Format den Vorteil, keine Viren zu transportieren. Es verfügt außerdem über komplexe
Formatierungsmöglichkeiten, die fast unter jedem System lesbar bleiben. RTF hat jedoch einen Nachteil: Sobald
RTF-Dokumente Bilder enthalten, werden die Dateien sehr groß.
Schuld daran ist nicht das Format selbst, sondern der RTF-Filter von Word, der eingebundene Bilder immer
doppelt im Dokument abspeichert - einmal im Originalformat, ein weiteres Mal als speicherfressendes Windows
Metafile (WMF).
Sie können Word aber veranlassen, Bilder nur im Originalformat abzulegen und dadurch die Größe solcher RTFDateien massiv zu reduzieren. Dazu starten Sie Regedit und öffnen den Schlüssel
"Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Office\<Version>\Word\Options“, wobei
<Version> hier für die Versionsnummer Ihrer Office-Installation steht, zum Beispiel 10.0 für Office XP. Legen Sie
die neue Zeichenfolge „ExportPictureWithMetafile“ an, und geben Sie ihr den Wert „0“. Die Änderungen greifen
ab dem nächsten Aufruf von Word.
Word 97-2003
Schnell zur letzten Datei
Word akzeptiert eine Reihe wetigehend undokumentierter Kommandozeilen-Optionen, von denen die meisten zur
Diagnose bei Programmfehlern oder zur Reparatur dienen. Besonders praktisch bei der täglichen Arbeit ist die
undokumentierte Verwendung des Schalters /m, der in der Word-Hilfe nicht genauer beschrieben ist. Laut WordHilfe dient /m dazu, ein bestimmtes Makro beim Start auszuführen. Es ist damit aber auch möglich, interne WordBefehle aufzurufen.
Ein Beispiel dafür ist der automatische Aufruf des zuletzt bearbeiteten Dokuments direkt nach dem
Programmstart. Mit welcher Datei Word startet, können Sie über die Kommandozeile oder eine Verknüpfung
bestimmen. Wenn Sie unter „Start, Ausführen“ den Befehl „winword.exe /mFile1“ eingeben, startet Word und lädt
die zuletzt benutzte Datei. Mit „winword /mFile2“ laden Sie die zweite aus der Liste der Recent Files, also die
vorletzte bearbeitete Datei.
Diese Aufrufe lassen sich vereinfachen, indem Sie entsprechende Verknüpfungen auf dem Desktop anlegen.
Wählen Sie aus dem Desktop-Kontextmenü „Neu, Verknüpfung“, und geben Sie etwa „C:\Programme\Microsoft
Office\Office\Winword.EXE /mFile1“ ein. Außerdem können Sie gleich den Cursor an der letzten
Bearbeitungsposition platzieren. Der Befehl
winword.exe /mFile1 /mZurückEinfügemarke
öffnet stets die zuletzt benutzte Datei und setzt den Cursor an die letzte Position.
Word 97-2003
So ersetzen Sie Leerzeichen durch Tabulatoren
Sie haben ein Word-Dokument erhalten, in dem Spalten durch Leerzeichen voneinander abgegrenzt sind. Sie
können die Leerzeichen durch Tabulatoren ersetzen. Das geht, auch wenn in jeder Zeile und Spalte
unterschiedlich viele Leerzeichen stehen.
Am besten verwenden Sie für diesen Zweck die Funktion „Suchen und Ersetzen“ (<Strg>-<H>) mit Platzhaltern:
Tragen Sie neben „Suchen nach“ ein Leerzeichen und die Zeichenfolge „{2;}“ ein (ohne Anführungszeichen), bei
„Ersetzen durch“ einen Tabulator. Das Tabulatorzeichen erreichen Sie über die Schaltfläche „Erweitern,
Sonstiges, Tabstoppzeichen“. Im Dialog müssen Sie außerdem die Option „Platzhalterzeichen verwenden“
aktivieren (Word 97, 2000: „Mit Mustervergleich“).
Die Angabe „{2;}“ bewirkt, dass Word alle Leerzeichen durch einen Tabulator ersetzt, an denen das
vorangehende Zeichen (hier also das Leerzeichen) mindestens zweimal hintereinander vorkommt. Falls nötig,
können Sie etwa mit „{2;8}“ auch die Obergrenze der Zeichen festlegen, die Word auf einmal ersetzen soll.
Word 97-2003
Autokorrektur & Autoformat: Unnötige Optionen abschalten
Die Autoformat-Funktion von Word bietet zahlreiche Optionen, die dem Anwender das Leben erleichtern sollen.
Oft ist diese Eigenintelligenz aber unerwünscht bis nervend, etwa wenn Sie manuell die Art der Nummerierung
festlegen wollen, ein Wort am Satzanfang mit Kleinbuchstaben beginnt, eine Auflistung ohne besondere
Formatierung erscheinen soll oder Internet-Adressen als purer Text dargestellt werden müssen. In einigen Fällen
sind die Autokorrektur-Funktionen nicht nur störend, sondern produzieren ihrerseits Fehler: Ein hübsches Beispiel
ist die „IDE-Festplatte“, aus der Word konsequent „DIE-Festplatte“ macht.
So stellen Sie die Automatismen ab: Unter „Extras, AutoKorrektur“ (Word 2003: „Extras, AutoKorrektur-Optionen“)
gibt es mehrere Registerkarten, über die sich die Optionen für die Autoformat-Funktion einstellen lassen.
Optionen auf der Registerkarte „AutoFormat“ wendet Word an, wenn Sie ein komplettes Dokument über „Format,
AutoFormat“ neu formatieren. Die zweite Registerkarte „AutoFormat während der Eingabe“ legt fest, was beim
Eintippen korrigiert wird. Standardmäßig sind hier alle Optionen aktiv. Die Optionen auf der Registerkarte
„AutoKorrektur“ überwachen ebenfalls Ihre Eingaben. Wenn hier beispielsweise „Während der Eingabe ersetzen“
aktiviert ist, korrigiert Word automatisch häufige Rechtschreibfehler und Wortdreher.
Deaktivieren Sie auf den Registerkarten unter „Extras, „Autokorrektur“ die Optionen, die Sie nicht benötigen.
Einige der Autoformat-Funktionen sollten Sie auf jeden Fall abschalten, wenn Sie häufig Dokumente in andere
Formate konvertieren oder an andere Personen weitergeben möchten. So sind beispielsweise die typografischen
Anführungszeichen („Ersetzen, Gerade Anführungszeichen durch Typografische“) nicht in jedem Zeichensatz
enthalten und können beim Konvertieren verloren gehen. Aktive Hyperlinks in Dokumenten („Ersetzen, Internetund Netzwerkpfade durch Hyperlinks“) sollten Sie, wenn nicht unbedingt nötig, ebenfalls vermeiden. Bei
Benutzern ohne permanente Internet-Verbindung kann bei einem Klick darauf die automatische Einwahl starten,
oder es erscheint eine Fehlermeldung. Und wenn eine Internet-Verbindung besteht, wird die Seite aufgerufen,
obwohl Sie das gar nicht wollen.
Word 97-2003
Benutzerwörterbücher erweitern
Sie verwenden die Rechtschreibprüfung von Word. Da Sie mit vielen Fachbegriffen arbeiten, ist es sehr lästig,
jedes Wort einzeln während der Rechtschreibprüfung in das Wörterbuch aufzunehmen. Besser wäre es, eine
Liste häufig benötigter Begriffe komplett in das Wörterbuch einzufügen.
Das Standard-Benutzerwörterbuch von MS Office ist eine Textdatei mit dem Namen BENUTZER.DIC, die sich mit
jedem Text-Editor anpassen lässt - etwa mit Notepad. Zunächst müssen Sie das Wörterbuch auf Ihrem System
finden. Unter Windows XP wird es standardmäßig im Ordner „Dokumente und
Einstellungen\<Benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Proof“ abgelegt. Bei anderen Systemen verwenden
Sie am besten die Windows-Suchfunktion.
Öffnen Sie die Datei mit einem Editor, und fügen Sie die Liste der neuen Fachbegriffe einfach am Ende der Datei
hinzu. Beachten Sie dabei, dass jeweils nur ein Begriff in einer Zeile stehen darf. Beim nächsten Start von Word
oder Excel werden die Wörter in Ihrem Text nicht mehr als Fehler interpretiert.
Übrigens: Wenn Sie Ihr allgemeines Benutzerwörterbuch nicht mit Fachbegriffen aus unterschiedlichen
Themenkreisen füllen möchten, können Sie auch für jeden Bereich ein eigenes Wörterbuch anlegen. Dazu
erstellen Sie in dem Verzeichnis, in dem die Datei BENUTZER.DIC liegt, eine neue Textdatei. Geben Sie ihr zum
Beispiel den Namen IT-Fachbegriffe.DIC. In diese Datei fügen Sie dann wie oben beschrieben alle
Spezialbegriffe aus dem Bereich Informationstechnologie ein.
Um das neue IT-Wörterbuch nutzen zu können, starten Sie Word, gehen auf das Menü „Extras, Optionen“ und
wechseln dann auf die Registerkarte „Rechtschreibung und Grammatik“. Klicken Sie auf die Schaltfläche
„Benutzerwörterbücher“, und aktivieren Sie die Klickbox neben dem Wörterbuch IT-Fachbegriffe.DIC. Nach einer
Bestätigung erkennt Word die neuen Fachwörter.
Excel 97-2003
Automatische Hyperlink-Erkennung abschalten
Excel ersetzt während der Eingabe Textteile, die es als Internet- oder Mailadressen erkennt, durch Hyperlinks. So
können Sie später durch einen Klick auf den Link den Browser mit der entsprechenden Seite öffnen oder eine
Nachricht an die Adresse in Ihrem Mailprogramm verfassen. Wenn Sie die Internet- oder Mailadressen aktuell
aber nur als Text behandeln wollen, nervt das.
Um sich vor versehentlichen Klicks auf die Hyperlinks zu schützen, schalten Sie die Funktion in Excel XP und
2003 unter „Extras, AutoKorrektur-Optionen“ auf der Registerkarte „AutoFormat während der Eingabe“ ab.
Deaktivieren Sie dort die Option „Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks“.
Für Excel 97 und 2000 gibt es dagegen keinen Weg, die Hyperlink-Erkennung generell auszuschalten. Sie
können sich aber folgenden Trick zunutze machen: Eine Eingabe, die mit einem Hochkomma (dem Zeichen ‚)
beginnt, wird von Excel als Text interpretiert. Damit verhindern Sie generell Fehlinterpretationen des Formats.
Wenn Sie das Zeichen voranstellen, bleibt die Adresse als Text stehen und wird nicht in einen Hyperlink
umgewandelt. Wenn der Hyperlink bereits dasteht, können Sie ihn über den Kontextmenü-Eintrag „Hyperlink,
Hyperlink entfernen“ in normalen Text umwandeln.
Excel 97-2003
Zellteilung aufheben: Inhalte zusammenführen
In einer Excel-Tabelle haben Sie Informationen in zwei Spalten aufgeteilt, die Sie nun lieber in einer einzigen
Spalte vorliegen hätten. Aus zwei Zellen in einer Zeile müssen Sie jeweils eine Zelle machen.
Wenn Sie mit einer Hilfsspalte arbeiten, können Sie zwei Zellen mit einer einfachen Formel zu einer
zusammenfassen. Angenommen, alle Zellinhalte in den Spalten B und C sollen zusammenkommen. Klicken Sie
in diesem Fall auf die oberste Zelle einer noch leeren Spalte, und geben Sie für die Zelle folgende Formel ein.
=B1 & „ „ & C1
Die Leerstelle zwischen den Anführungszeichen ist in diesem Fall der Separator - wird also jeweils die Inhalte der
zwei Zellen voneinander trennen. Sie können hier auch ein beliebiges anderes Zeichen verwenden.
Dann markieren Sie diese Zelle und ziehen die Markierung mit der Maus so weit nach unten wie nötig.
Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, brauchen Sie die Spalten B und C eventuell nicht mehr. Sie dürfen
diese aber nicht einfach löschen, da sonst die Formeln in der Hilfsspalte den Bezug verlieren. Markieren Sie
stattdessen die ganze Hilfsspalte, und drücken Sie <Strg>-<C>, um den Inhalt in die Zwischenablage zu
befördern. Mit dem Menü „Bearbeiten, Inhalte einfügen“ und der dort angebotenen Option „Werte“ holen Sie die
puren Zellwerte ohne Bezüge in eine Spalte Ihrer Wahl. Danach können Sie die Originalspalten löschen.
Excel 97-2003
Jede zweite Zeile farbig abheben
Große Tabellen sind besser lesbar, wenn Sie sie farbig strukturieren. Mit bedingten Formatierungen können Sie
zum Beispiel jede zweite Zeile mit einem farbigen Hintergrund versehen. Excel-Anwender nutzen dazu meist die
beliebte Formel:
=Rest(Zeile();2)=0
Sobald Sie aber einen Filter auf die Liste anwenden, werden die Farbmarkierungen durcheinandergewürfelt und
alles wird unübersichtlich.
Damit die bedingte Formatierung auch bei gefilterten Listen einfach konsequent jede zweite Zeile farbig
hervorhebt, müssen Sie sie mit der Funktion „Teilergebnis“ kombinieren. Die Methode setzt eine bereits
bestehende Liste ohne Leerzellen voraus.
1. Markieren Sie den gewünschten Zellbereich, und gehen Sie dann auf „Format, Bedingte Formatierung“. Im
Dialogfenster stellen Sie nun die erste Option von „Zellwert ist“ um auf „Formel ist“. Um alle Zeilen mit gerader
Nummer anzusprechen, tragen Sie die Formel
=Rest(Teilergebnis(3;$A$1:$A1);2)=0
ein. Im Beispiel beginnt
der definierte Bereich
ganz oben mit Zelle A1.
Wenn der markierte
Bereich bei Ihnen nicht in
der ersten Zeile anfängt,
ändern Sie an beiden
Stellen die Zahl durch die
entsprechende Nummer.
Ebenso können Sie die
Spaltenangabe anpassen.
Mit dem Parameter „3“
ermittelt die Funktion
Mehr Übersicht durch Farben: Gefilterte Listen sind leichter lesbar, wenn die bedingte
„Teilergebnis“ die Zahl
Formatierung den Zellhintergrund beim Filtern mit anpasst
aller nichtleeren Zellen
einer Liste. Der Formelteil „Teilergebnis(3;$A$1:$A1)“ zählt also die nichtleeren Zellen in der Spalte A bis zur
aktuellen Zeile. Im Gegensatz zur Funktion „Zeile“ berücksichtigt „Teilergebnis“ dabei aber nur die sichtbaren
Zellen. Mit der Funktion „Rest“ ermittelt Excel, ob die Zeilennummer ohne Rest durch 2 teilbar ist.
2. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Format“, und wählen Sie auf der Registerkarte „Muster“ die
Hintergrundfarbe aus.
Künftig zeigt Excel in dieser Tabelle auch bei gefilterten Listen jede zweite Zeile mit einer farbigen Hervorhebung
an.
Excel 97-2003
Nützliche Funktionen per Schalter
Die Online-Hilfe von Excel erläutert unter „Steuern des Starts von Microsoft Excel“ nur zum Teil, welche
Startparameter es gibt und wie man sie einsetzt. Wir erklären nachfolgend alle uns bekannten Startschalter.
„/e“ startet Excel, ohne eine leere Arbeitsmappe zu öffnen,
„/p <Pfad>“ startet Excel und legt den angegebenen Pfad als Arbeitsordner fest.
„/r <Dateiname>“ startet eine Arbeitsmappe schreibgeschützt.
Die Hilfe von Excel XP erwähnt außerdem den Parameter /save, der Excel im abgesicherten Modus startet.
Darüber hinaus gibt es einige interessante undokumentierte Startoptionen, beispielsweise /t, /i, /m, /d und /s.
Nach „excel /t“ startet Excel, ohne eventuell vorhandene „AutoOpen“-Makros auszuführen - eine nützliche
Funktion, wenn Sie Viren oder Fehler in den Makros vermuten. Normalerweise startet Excel in der
Fensterdarstellung, die bei der letzten Sitzung aktiv war. Schalter /i lädt das Programm dagegen im Vollbildmodus
- unabhängig von der letzten Einstellung. Beim nächsten Start ohne diesen Parameter startet Excel wieder mit
den Einstellungen, die beim letzten Start ohne /i aktiv waren.
Ein merkwürdiges Verhalten zeigt Excel, wenn Sie es mit dem Schalter /m aufrufen. Das Programm startet statt
mit der leeren Standard-Arbeitsmappe mit einer Arbeitsmappe, die nur ein leeres Blatt mit dem Namen „Makro1“
enthält. Allerdings handelt es sich dabei keineswegs um ein Makro, sondern wirklich nur um ein leeres
Tabellenblatt mit diesem Namen. Der tiefere Sinn dieser Startoption blieb uns bisher verborgen.
Vorsicht ist mit Parameter /d geboten, den es schon seit der Version 3.0 gibt: Damit wird Excel zwar gestartet,
zeigt aber nur die Sanduhr an. Das Programm hängt sich nämlich sofort nach dem Start auf - jedes Arbeiten mit
Excel ist dann unmöglich.
Der Parameter /s startet Excel 97/2000/XP im abgesicherten Modus, also ohne Add-ins und ohne die
Benutzerkonfiguration aus der Registry zu lesen. Bei Excel XP erfüllt der Schalter /save dieselbe Aufgabe. Diese
Option kann helfen, wenn Sie Fehlfunktionen des Programms aufgrund fehlerhafter oder beschädigter
Konfigurationsinformationen ausschließen wollen. Ebenfalls für die Reparatur und Diagnose eignen sich /o und
/regserver. Damit veranlassen Sie Excel, die Standardkonfiguration wiederherzustellen.
Excel 97-2007
Spalten nachträglich teilen
Sie nutzen eine umfangreiche Excel-Tabelle mit Personendaten. Die Namen sind in der Form „Nachname,
Vorname“ jeweils in eine Zelle eingetragen und auch dies nicht einheitlich. Diese Form erwies sich jedoch als
unpraktisch beim Sortieren oder Filtern. Wie lässt sich der Nachname vom Vornamen trennen und in eigenen
Spalten unterbringen, ohne die umfangreiche Tabelle manuell umzuschreiben?
Erste Anlaufstelle für solche Fälle ist der Excel-Assistent unter „Daten, Text in Spalten“. Falls eine eindeutige
Struktur mit einem eindeutigen Begrenzer (etwa Komma oder Semikolon) vorliegt, löst er die meisten Probleme.
Aber auch bei Spalten mit weniger systematischen Einträgen kommen Sie mit einigen Hilfsspalten und
Textfunktionen ans Ziel. Im folgenden Beispiel nehmen wir Komma und unsystematische Blanks (ein oder zwei
Leerzeichen) als Begrenzer an:
1. Erstellen Sie neben der betreffenden Spalte (in unserem Beispiel: Spalte A) mit „Einfügen, Spalten“ drei neue
Hilfsspalten.
2. Schreiben Sie in die erste Hilfsspalte (Spalte B) die Formel
=FINDEN(„,“;A1)
Diese Formel ortet die Position Ihrer Trennzeichen.
3. In die zweite Hilfsspalte (Spalte C) tragen Sie
=GLÄTTEN(LINKS(A1;B1-1))
ein, um den linken Teil vor dem Komma, also den Nachnamen, abzutrennen.
4. In die dritte Hilfsspalte (D) kommt die Formel
=GLÄTTEN(TEIL(A1;B1+1;LÄNGE(A1)-B1))
Sie filtert den rechten Teil nach dem Komma aus, also den Nachnamen. Die Funktion „Glätten“ bewirkt in beiden
Formeln, dass überflüssige Leerzeichen entsorgt werden.
5. Erweitern Sie jetzt die drei markierten Formeln nach unten, soweit es Ihre Personenliste erfordert, und Sie
erhalten in den Hilfsspalten C und D das gewünschte Ergebnis. Sie können es nun markieren und über
„Bearbeiten, Inhalte einfügen, Werte“ an den Ort Ihrer Wahl befördern. Überflüssig gewordene Hilfsspalten
entfernen Sie durch Markieren und „Bearbeiten, Zellen löschen“.
Excel 2000-2003
Web-Inhalte in eine Arbeitsmappe einbinden
Berechnungen in Excel-Arbeitsmappen stützen sich häufig auf Daten aus dem Internet. Wenn Sie zum Beispiel
den Wert Ihres Aktien-Portfolios ermitteln möchten, benötigen Sie die aktuellen Kurse. Oder Sie wollen eine
Online-Datenbank über Excel offline verfügbar machen, um sie besser durchsuchen zu können.
Der schnellste Weg führt über das Menü „Daten, Externe Daten importieren, Neue Webabfrage“ (2000: „Daten,
Externe Daten, Neue Webabfrage“). Geben Sie in der Adressleiste einfach die URL zu der Seite an, die die
benötigten Informationen enthält. Unter Excel XP und 2003 können Sie zusätzlich genau die Bereiche markieren,
die Sie importieren möchten, indem Sie jeweils auf die gelben Kästchen mit den Pfeilen klicken. Vor dem
Importieren erhalten Sie noch die Anweisung anzugeben, wo die Daten im Arbeitsblatt eingefügt werden sollen.
Wenn Sie in diesem Dialog auf „Eigenschaften“ klicken, können Sie außerdem einige Parameter wie
Aktualisierungsintervall oder Zellformatierung einstellen.
Excel 97-2003
„Top 10“-Listen erstellen
Sie möchten in einer Excel-Tabelle die Zeilen mit den größten Werten herausfinden. Ihre umfangreiche Liste ist
allerdings nach anderen Kriterien angelegt.
Excel bietet einen fertigen Filter für diese Aufgabe: Wählen Sie dazu den Menübefehl „Daten, Filter, Autofilter“.
Excel definiert dann die erste Zeile der Liste als Spalten-Überschriften und versieht diese jeweils mit einem Dropdown-Pfeil. Klicken Sie in der Spalte auf den Drop-down-Pfeil, die die auszuwertenden Daten enthält. In der
Auswahl, die dann aufklappt, markieren Sie den Eintrag „Top 10“. Im Dialogfenster „Top-10-AutoFilter“ legen Sie
fest, ob sie die größten oder die kleinsten Werte anzeigen wollen, und wie viele Werte Sie anzeigen wollen.
Alternativ kann Excel auch die ersten oder letzten Prozent anzeigen, also etwa in einer Spalte mit Noten die
besten zehn Prozent eines Prüfungsjahrgangs. Um wieder alle Elemente Ihrer Liste anzuzeigen, wählen Sie im
Drop-down-Feld des Auto-Filters den Eintrag „Alle“. Ganz abschalten können Sie den Auto-Filter, indem Sie
erneut auf „Daten, Filter, Autofilter“ klicken.
Excel 97-2003
Lange Bereichsnamen nachträglich ändern
Sie haben in Ihrer Excel-Datei über „Einfügen, Namen, Definieren“ (97: „Einfügen, Namen, Festlegen“) einen
gemeinsamen Namen für mehrere nicht zusammenhängende Zellbereiche festgelegt. Wir geben Ihnen Tipps, wie
Sie diese Definition nachträglich verändern. Das funktioniert auch dann, wenn der Zellbezug, auf den der
Bereichsname verweist, länger ist und deswegen im Eingabefenster nur teilweise angezeigt wird.
Wichtigster Kniff beim nachträglichen Bearbeiten des Zellbezugs im Fenster „Namen definieren“ ist es, vor dem
Bearbeiten in der Zeile „Bezieht sich auf“ die Taste <F2> zu drücken. Sie schaltet in den Bearbeitungsmodus. So
können Sie wie gewohnt den Cursor mit den Pfeiltasten durch die Formel bewegen, bis Sie die Stelle gefunden
haben, an der Sie Änderungen vornehmen müssen. Ohne dieses Umschalten in den Bearbeitungsmodus fasst
Excel Cursorbewegungen mit den Pfeiltasten als Hinweis auf benachbarte Zellen auf und fügt unsinnige
Zellbezüge in die Formel ein.
Sollte es Ihnen trotzdem zu mühsam sein, in dem relativ kleinen Fenster den Überblick über eine lange Formel zu
behalten, gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Sie kopieren die Formel per Cut & Paste in eine Tabellenzelle und nach dem Bearbeiten auf dem gleichen Weg
zurück ins Fenster „Namen definieren“.
2. Der elegantere Weg nutzt die Fähigkeit von Excel, mit verschachtelten Namen umzugehen. Dabei vergeben
Sie zunächst für jeden einzelnen Zellbereich einen separaten Namen. Die Zellbezüge zu diesen einzelnen
Bereichen sind in der Regel nicht komplex, erscheinen also vollständig im Fenster „Namen definieren“. Um dem
gesamten Zellbereich einen Namen zu geben, benötigen Sie als Formel dann nur noch die Verknüpfung der
Einzelbereiche.
Ein Beispiel: Sie haben vier Zellbereiche, die Daten zu vier Quartalen enthalten. Vergeben Sie für diese
Bereiche zunächst die Namen „Quartal1“ bis „Quartal4“. Zusammenfügen können Sie die Bereiche unter dem
Namen „Gesamtjahr“, indem Sie die Formel
=Quartal1;Quartal2;Quartal3;Quartal4
in die Zeile „Bezieht sich auf“ eintragen.
Gelegentlich schneidet
Excel die Formel beim
erneuten Aufruf des
Menübefehls „Einfügen,
Namen, Definieren“ sogar
einfach ab. Der Grund
dafür liegt darin, dass
Excel für die
Bereichsdefinition
maximal 255 Zeichen
akzeptiert. Auch aus
diesem Grund kann es
also sinnvoll sein,
Teilbereiche mit eigenen
Namen zu versehen und dann zu verbinden, damit die gesamte Formel kürzer wird.
Excel 97-2003
Spalten-/Zeilenköpfe drucken
Sie geben Blätter ausgedruckt an Kollegen weiter, damit diese ihre Korrekturen auf dem Papier eintragen. Wenn
Sie diese Änderungen später am PC in die Tabelle eingeben, ist es reichlich mühsam, jeweils die richtigen Zellen
herauszufinden.
Am einfachsten lässt sich das Problem beheben, indem Sie die Zeilennummern und Spaltenbuchstaben
mitdrucken. Die entsprechende Einstellung verbirgt sich im Menü „Datei, Seite einrichten“ auf der Registerkarte
„Tabelle“ unter „Drucken“ und hier hinter der Option „Zeilen- und Spaltenüberschriften“ (Excel 97: „Zeilen- und
Spaltenköpfe“). Aktivieren Sie diese Option, damit die Zeilennummern und Spaltenbuchstaben in Zukunft mit
ausgedruckt werden. Dann finden Sie schnell heraus, welche Zellen Sie korrigieren müssen.
Powerpoint XP/2003
Organigramm mit zwei Chefs
Sie möchten auf der obersten Ebene eines Organigramms zwei gleichrangige Formen einfügen. Dafür bietet
Powerpoint aber keine geeignete Vorlage.
Um zwei gleichrangige Formen auf der obersten Ebene darzustellen, müssen Sie das Autolayout deaktivieren
und die Formen von Hand anordnen. Zuvor sollten Sie alle anderen Elemente des Organigramms möglichst fertig
stellen. Nachdem Sie das Autolayout abgeschaltet haben, stehen nämlich die meisten komfortablen Funktionen
für Organigramme nicht mehr zur Verfügung. Außerdem würden Ihre manuellen Anpassungen verloren gehen,
sobald Sie das Autolayout wieder deaktivieren. Die Schritte im einzelnen:
1. Markieren Sie das Organigramm, und deaktivieren Sie auf der Organigramm-Symbolleiste unter Layout den
Eintrag „Autolayout“. Markieren Sie die Form in der obersten Ebene, und wählen Sie auf der Symbolleiste den
Befehl „Form einfügen“.
2. Die neu eingefügte Form erscheint unter der vorher markierten. Ziehen Sie die neue Form neben die oberste.
Dabei verschieben Sie die Verbindungslinie mit. In der Regel hat sie aber nicht den gewünschten Verlauf.
Entfernen dürfen Sie die Verbindungslinie nicht - damit würden Sie nämlich auch die neue Form löschen. Aus
diesem Grund müssen Sie die Verbindungslinie ausblenden und eine neue zeichnen.
3. Markieren Sie die gewünschte Verbindungslinie, die Endpunkte sind dann rot markiert. Gehen Sie im
Kontextmenü auf die Option „Autoform formatieren“. Auf der Registerkarte „Farben und Linien“ wählen Sie als
Farbe in der Kategorie „Linie“ „Keine Linie“ aus. Klicken Sie auf der Symbolleiste „Zeichnen“ (einblenden mit:
„Ansicht, Symbolleisten, Zeichnen“) auf „AutoFormen“, und wählen Sie unter „Verbindungen“ den gewünschten
Typ aus. Wenn Sie den Mauszeiger über die Formen bewegen, zeigt Powerpoint an den Rändern blaue
Markierungen an, wo Sie die Verbindungslinie ansetzen können. Per Klick darauf legen Sie den Anfangs- und
den Endpunkt der Linie fest. Nach einem Rechtsklick auf die Verbindungslinie passen Sie ihr Aussehen unter
„Autoform formatieren“ nach Ihren Vorstellungen an.
4. Sie können die beiden
Formen der obersten
Ebene im Organigramm
zentrieren. Dazu
markieren Sie beide
Formen, wählen auf der
Symbolleiste „Zeichnen“
den Eintrag „Ausrichten
oder verteilen“ und klicken
dann auf „Horizontal
verteilen“.
Powerpoint 2000-2003
Gleichrangig auf oberster Ebene: Zwei Chefs akzeptiert Powerpoint nicht per
Autolayout. Wenn Sie ein solches Organigramm benötigen, müssen Sie es selbst
gestalten
Objekte an
Führungslin
ien ausrichten
Mehrere Objekte wie Grafiken und Textrahmen auf einer Folie sauber anzuordnen, ist schwierig - vor allem, wenn
einige Objekte einen Rahmen haben, andere aber nicht. Wirklich heikel aber wird es, wenn ein Objekt auf
mehreren Folien die exakt gleiche Position haben soll. Denn vor allem bei aufeinanderfolgenden Seiten fallen
Abweichungen stärker auf.
Beide Aufgaben lassen sich mit Führungslinien überzeugend erledigen. Es gibt eine vertikale und eine horizontale
Linie, die sich standardmäßig in der Folienmitte kreuzen. In Powerpoint 2000 blenden Sie die beiden Linien über
„Ansicht, Führungslinien“ ein. Ab Version 2002 (XP) gehen Sie auf „Ansicht, Raster und Führungslinien“ und
aktivieren das Kontrollkästchen „Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen“. Schließen Sie den Dialog mit
„OK“.
Verschieben Sie die Führungslinien so, dass sie sich an der Stelle kreuzen, an der Sie eine Ecke des Objekts meist die linke obere - positionieren. Zeigen Sie dazu einfach mit der Maus auf die Führungslinie, drücken Sie die
linke Maustaste, und halten Sie sie gedrückt. Bewegen Sie dann die Maus in die Richtung, in der Sie die
Führungslinie verschieben möchten.
Beliebige Objekte
platzieren Sie ganz
einfach an den Linien
oder am Kreuzungspunkt.
indem Sie das Objekt mit
der Maus annähernd an
die gewünschte Position
ziehen und dann die
Maustaste loslassen. Das
Objekt rastet automatisch
an der Führungslinie ein,
die dem Objekt am
nächsten liegt. Die
Führungslinien in Powerpoint: Dieses Hilfsmittel unterstützt Sie beim exakten
Führungslinien stehen
Positionieren
automatisch auf jeder
Folie der aktuellen Präsentation zur Verfügung, so dass Sie damit alle Seiten im selben Layout gestalten können.
Powerpoint 2000-2003
Folien importieren
Sie möchten in einer Präsentation eine gelungene Folie aus einer anderen Präsentation verwenden.
Externe Folien können Sie recht einfach importieren. Es müssen nur zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Die Folie
liegt in einer PPT-Datei vor, die Sie mit Ihrer aktuellen Powerpoint-Version öffnen können, und die Datei ist vor
dem Import geschlossen. Gehen Sie dann wie folgt vor:
1. Öffnen Sie die Präsentation, in die Sie die Folie aufnehmen möchten. Wechseln Sie auf die Seite, nach der die
Folie kommen soll. Falls die Präsentation noch keine Seite enthält, kommt die importierte Folie an die erste Stelle.
2. Gehen Sie auf „Einfügen, Folien aus Datei, Durchsuchen“, und wählen Sie die PPT-Datei mit der zu
importierenden Folie aus. Powerpoint zeigt nun alle Seiten der Präsentation an. Nachdem Sie die gewünschte
Folie markiert haben, klicken Sie auf „Einfügen“. Der Dialog bleibt geöffnet, so dass Sie noch weitere Seiten
aussuchen können.
Importierte Folien werden grundsätzlich kopiert und nicht nur verknüpft. Dadurch wirken sich spätere Änderungen
der Kopie nicht auf die ursprüngliche Folie aus.
Powerpoint 2003 bietet
das zusätzliche
Kontrollkästchen
„Ursprüngliche
Formatierung
beibehalten“. Ein Klick
darauf bewirkt, dass die
Formatierungen der
importierten Folie
übernommen werden,
auch wenn sie den
Eigenschaften der
Zielpräsentation
Folien mit Powerpoint importieren: In diesem Dialog wählen Sie die Seiten aus. Die
widersprechen.
Formatoption erscheint nur in Version 2003
Outlook 2003
Terminlisten exportieren (I)
Sie haben jeden Monat einen Termin, der aber nicht an einem bestimmten Tag stattfindet, sondern jeweils
individuell vereinbart wird. In Ihrem Outlook-Kalender haben Sie deshalb keine Terminserie eingetragen, sondern
Einzeltermine. Jetzt möchten Sie diese Termine an einen Kollegen weitergeben, der ebenfalls Outlook verwendet.
Für diesen Zweck können Sie die Exportfunktion von Outlook verwenden. Öffnen Sie über „Datei,
Importieren/Exportieren“ den Import-/Export-Assistenten, und wählen Sie „Exportieren in eine Datei, Persönliche
Ordner-Datei“ und dann den Kalender aus. Danach klicken Sie im selben Fenster auf die Schaltfläche „Filter“. Im
folgenden Fenster können Sie die Suchoptionen festlegen. Die exportierte PST-Datei geben Sie an den Kollegen
weiter. Dieser übernimmt sie in sein Outlook über „Datei, Importieren/Exportieren, Importieren aus anderen
Programmen oder Dateien, Persönliche Ordner-Datei“. Beim Import kann er Outlook explizit anweisen, wie es mit
Duplikaten umgehen soll. Sie können das Original beibehalten, es durch das neue Element ersetzen oder den
neuen Eintrag zusätzlich einfügen lassen.
Outlook 2003
Terminlisten exportieren (II)
Sie möchten in Outlook Einzeltermine als Liste ausgeben, die sich in Word oder Excel weiterverarbeiten lässt.
Häufigster Grund: Sie wissen nicht, ob der Kollege, an den die Terminliste gehen soll, Outlook benutzt.
Outlook bietet auch die Option, Termine als Excel-Datei zu exportieren. Hier können Sie aber keine Filter
festlegen. Die Folge: Sie müssen den gesamten Kalender exportieren und ihn in Excel mit Hilfe von Filtern
nachbearbeiten.
Die bessere Alternative ist der Einsatz der Suchfunktion: Gehen Sie im Outlook-Kalender auf „Extras, Suchen,
Erweiterte Suche“. Tragen Sie in die Eingabemaske als Suchkriterium den Namen des Termins ein, wählen Sie
unter „Suchen in“ den Kalender aus, und starten Sie die Suche. Damit Sie genau die benötigten Felder in das
andere Programm übernehmen können, passen Sie am besten zunächst die Darstellung der Suchergebnisse
nach Ihren Wünschen an. Das geht über „Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht, Aktuelle Ansicht anpassen“.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Felder“ können Sie die Felder entfernen, die Sie nicht weiterverwenden
wollen, zum Beispiel „Serienmuster“. Wenn Sie nur das Datum ohne Anfangs- und Endzeit exportieren wollen,
schließen Sie das Fenster „Felder anzeigen“. Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Spalten formatieren“ wählen
Sie für das Feld „Beginn“ ein Datumsformat ohne Anzeige der Uhrzeit aus.
Falls Sie später zu den ursprünglichen Einstellungen zurückkehren wollen, gehen Sie auf „Ansicht, Anordnen
nach, Aktuelle Ansicht, Ansichten definieren“. Markieren Sie dort den Eintrag „Aktive Termine“, und klicken Sie
auf „Zurücksetzen“.
Vor dem Export können
Sie die Ergebnisse nach
einem der Felder
sortieren. Mit der
Tastenkombination
<Strg>-<A> markieren Sie
danach alle
Suchergebnisse, mit
<Strg>-<C> kopieren Sie
sie in die Zwischenablage.
Von dort können Sie die
Termine in den meisten
Programmen mit <Strg><V> wieder einfügen. In
Word sollten Sie statt <Strg>-<V> den Befehl „Bearbeiten, Inhalte einfügen“ und die Option „Unformatierten Text“
verwenden, um unerwünschte Formatierungen im Text zu vermeiden.
Outlook 97-XP
Undokumentierte Startparameter
Outlook versammelt zahlreiche Funktionen in einem Programm - Mail-Client, Kalender, Notizblock, Timer und
Adressbuch. Einige Module lassen sich über Befehlszeilenoptionen gezielt ansteuern. In der Outlook-Hilfe sind
diese aber nur teilweise dokumentiert. Beachten Sie beim Ausprobieren, dass nicht jeder Schalter in jedem
Modus des Programms funktioniert beziehungsweise einen Sinn hat. Einige Schalter wirken nur dann, wenn Sie
Outlook im „Corporate-Modus“, also zusammen mit einem Exchange-Server betreiben.
Die meisten Outlook-Befehlszeilenoptionen leisten bei der Reparatur, Fehlerdiagnose und Wartung nützliche
Dienste. Für jeden Outlook-Anwender interessant sind die Funktionen des Schalters /c. Mit „/c ipm.task“ erstellen
Sie beispielsweise eine neue Aufgabe, mit „/c ipm.contact“ einen neuen Kontakt für das Adressbuch. Mit einer
Verknüpfung zu Outlook.EXE, die den gewünschten Schalter enthält, gelangen Sie auf diese Weise direkt zu der
gewünschten Funktion.
Der Parameter /Cleanprofile ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie nach einem Update zur vorherigen OutlookInstallation zurückkehren wollen. Sie haben dann Gelegenheit, ein neues Profil ohne den Ballast der vorherigen
Installation anzulegen. /Cleanviews stellt die Outlook-Standardansichten her, ohne dass Sie erst mühsam in den
Menüs herumklicken müssen. /Cleanfinders sorgt für mehr Übersicht, indem es die gespeicherten Suchläufe auf
dem Exchange-Server löscht.
Outlook Express
Undokumentierte Parameter
Outlook Express (OE) lässt sich über einige Kommandozeilen-Argumente steuern, die in der Hilfe nicht erwähnt
sind. Mögliche Argumente sind /defclient, /mailurl:, /mailonly, /mail, /newsurl:, /news, /outnews und /newsonly.
Viele Anwender installieren testweise ein anderes Mailprogramm und möchten danach wieder zu OE
zurückkehren. Das ist kein Problem, sofern das De-Installations-Programm OE wieder als Standard-Mail-Client
registriert. Nur dann funktioniert ein Link im Format „mailto:“ auf einer Web-Seite korrekt. Um OE ohne Umwege
wieder als Standard einzurichten, gehen Sie auf „Start, Ausführen“ und geben folgende Zeile ein:
"C:\Programme\Outlook Express\msimn.exe“ /defclient
Wenn Sie das Programm in einem anderen Ordner installiert haben, müssen Sie den Pfad entsprechend
anpassen. Danach können Sie beispielsweise über die Kommandozeile und „mailto:<Mailadresse>“ schnell das
Fenster „Neue Nachricht“ aufrufen und eine Mail verfassen.
Auch wenn OE nicht das Standard-Mailprogramm ist, gibt es eine Möglichkeit, Mails schnell über die
Kommandozeile zu erstellen. Nach Eingabe von
"C:\Programme\Outlook Express\msimn.exe“ /mailurl:mailto:<Mailadresse>
öffnet sich ebenfalls das Fenster „Neue Mail“.
Sie schicken häufig Mails an bestimmte Personengruppen? Auch dieser Vorgang lässt sich über die
Kommandozeile vereinfachen. Ergänzen Sie die Angaben hinter „mailto“ beispielsweise mit folgendem Inhalt:
<Mailadresse1>?subject=<Betreff>&CC=<Mailadresse2>;<Mailadresse3>&BCC=<Mail
adresse4>;&body=<Text>
Outlook Express erstellt dann eine neue Nachricht, und im Editorfenster sind die Informationen für „Betreff“, „Cc“,
„Bcc“ sowie den Nachrichtentext schon vorgegeben.
Die Argumente für den Newsreader funktionieren entsprechend. Nach
„news://news.microsoft.com/microsoft.public.inetexplorer.ie4.outlookexpress“ startet OE und zeigt die
angegebene Newsgruppe an, ohne dass Sie erst umständlich ein eigenes Konto für den Newsserver anlegen
müssen. Wenn OE nicht der Standard-Newsclient ist, müssen Sie
„C:\Programme\Outlook Express\msimn.exe“
/newsurl:news://<newsserver>/<newsgruppe>
eingeben. Die restlichen Argumente steuern das Anzeigeverhalten von OE beim Start. Mit /mail sehen Sie sofort
den Standard-Mailordner, /news leistet das Gleiche für das Standard-News-Konto. Beide Schalter sind natürlich
nur nützlich, wenn Sie mehrere Mail- oder News-Konten eingerichtet haben. /mailonly startet das Programm im
Modus „Mail“, /newsonly und outnews im Modus „News“.
Publisher 2003
Excel-Dateien in Publisher übernehmen
Sie möchten zum Beispiel ein Programmheft für Ihren Sportverein oder eine Mitarbeiterbroschüre Ihrer Firma
erstellen und die Personendaten hierfür direkt aus vorhandenen Excel-Dateien übernehmen.
Publisher bietet die Möglichkeit, Daten aus Excel-Arbeitsmappen zu importieren und tabellarisch darzustellen. Im
optimalen Fall enthält die erste Zeile der Excel-Tabelle Spaltenüberschriften. Diese interpretiert Publisher beim
Import als Feldnamen, was Ihnen vor allem in großen Tabellen hilft, die Übersicht zu bewahren. Stellen Sie vor
dem Import der Daten sicher, dass die Excel-Arbeitsmappe geschlossen ist. Im Publisher 2003 gehen Sie
anschließend wie folgt vor:
1. Öffnen oder erstellen Sie die Publikation, in die Sie die Excel-Daten einfügen möchten. Gehen Sie auf „Extras,
Seriendruck und Datenbankkataloge, Assistent für Seriendruck und Datenbankkataloge“. Publisher blendet nun
auf der linken Fensterseite den Assistenten ein. Aktivieren Sie hier die Option „Datensatzkatalog“.
2. Klicken Sie unten auf „Weiter: Datenquelle auswählen“, ferner auf „Durchsuchen“. Wählen Sie den Dateityp
„Excel-Dateien (*.xls)“, wechseln Sie in das Verzeichnis mit der Excel-Datei, wählen Sie die Datei aus, und
klicken Sie auf „Öffnen“. Publisher zeigt nun eine Liste aller Tabellenblätter dieser Excel-Datei an. Markieren Sie
das gewünschte Blatt, und bestätigen Sie mit „OK“.
3. Standardmäßig übernimmt Publisher alle Datensätze. Andernfalls schließen Sie über die Kontrollkästchen alle
Datensätze aus, die Sie nicht importieren möchten. Wenn keine weiteren Änderungen mehr notwendig sind,
klicken Sie auf „OK“.
4. Klicken Sie im Assistenten auf „Weiter: Erstellen Sie Ihre Vorlage“. Markieren Sie mit der Maus den
Datensatzbereich, den Publisher am Seitenanfang eingefügt hat. Im Assistenten hat Publisher nun alle Felder
aufgelistet. Sobald Sie auf ein Feld zeigen, erscheint auf der rechten Seite eine Pull-Down-Liste. Wählen Sie hier
„Als Text einfügen“. Markieren Sie noch einmal den Datensatzbereich im Dokument, und fügen Sie das nächste
Feld ein. Auf diese Weise erhalten Sie alle Felder in separaten Textrahmen statt in einem einzelnen. Wiederholen
Sie diese Schritte für alle benötigten Felder.
5. Ordnen Sie die Textfelder mit den Platzhaltern der Datenbankfelder auf Wunsch neben- oder untereinander an.
Im Assistenten können Sie per Klick auf „Weiter: Vorschau“ prüfen, ob die Größe der Textfelder für die einzelnen
Datensätze ausreicht. Passen Sie bei Bedarf die Maße des Datensatzbereiches an, indem Sie mit der Maus an
den schwarzen Markern ziehen.
6. Klicken Sie auf „Weiter:
Seriendruck beenden“
und dann auf „Neue
Publikation erstellen“, um
das Ergebnis
auszudrucken. Sie
können sie auch an eine
bereits vorhandene
Publikation anhängen,
dort einfügen,
abschließend bearbeiten
und ausgeben.
Excel-Daten in Publisher importieren: Wählen Sie hier den „Datensatzkatalog“