Notfall! - Handwerkskammer für München und Oberbayern

Notfall! – Der Chef fällt aus!
Vorkehrungen die Sie für den Fall des Eintritts eines
Notfalls getroffen haben sollten
Referent:
Sven Rathgeber, Rechtsanwalt
© Handwerkskammer für München und Oberbayern, Max-Joseph-Straße 4, 80333 München
Fallbeispiel: Der betriebliche Notfall
Metallbaubetrieb, Einzelunternehmen, 15 Arbeitnehmer
Eine ungeplante Standartoperation nimmt einen unvorhergesehenen Verlauf!
Folge: Unternehmer liegt ca. 3 Monate im Koma und fällt im Betrieb aus!
•Es existierte im Betrieb keine Regelung, wer bei Ausfalls des Betriebsinhabers
welche Aufgaben übernimmt!
•Es waren keine Regelung getroffen worden, wer bei Ausfalls des
Betriebsinhabers für welche Abläufe zuständig ist!
•Zugangscodes und Passwörter sowie der Aufbewahrungsort wichtiger Schlüssel
waren nicht dokumentiert!
•Allein der Betriebsinhaber hatte Kenntnis von der Kalkulation eines Angebots!
•Die Ehefrau des Betriebsinhabers hatte nur eine Vollmacht für das private
Bankkonto!
Notfall! – Wenn der Chef ausfällt
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27.09.2013
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Treffen Sie daher Vorsorge für den Notfall!
•Schicksalsschläge in Form krankheitsbedingter oder unfallbedingter
Handlungsunfähigkeit können zum Ausfall des Unternehmers auf Zeit
•oder im schlimmsten Fall zum Tod führen
Vergegenwärtigen Sie sich: Schicksalsschläge treten stets plötzlich ein und führen
ohne Vorsorge zu existenzgefährdenden Unternehmens- und Lebenskrisen!
Beim Einzelunternehmen sind immer das Unternehmen und der private
Lebensbereich betroffen!
Nur wenn im Vorfeld Vorsorgemaßnahmen ergriffen wurden, kann von den
verantwortlichen Vertretern der Geschäftsbetrieb schnell aufrechterhalten werden und
der Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechung fortgeführt werden.
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6. Dezember 2013
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Wen betrifft ein Notfall?
Unternehmer
Familie
Unternehmen,
Mitarbeiter
Bank
Notfall
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A. Ausfall auf Zeit – Welche Vorsorgemaßnahmen
können Sie treffen:
1. Krisenstab
• Legen Sie frühzeitig fest, wer dem Krisenstab angehören soll.
• Sprechen Sie dies mit den im Notfall verantwortlichen Mitarbeitern /
Familienangehörigen durch.
• Legen Sie Aufgaben, Verantwortung und Weisungsbefugnis fest.
• Stellen Sie sicher, dass die Auftragskalkulation und die
Rechnungsfakturierung reibungslos fortgeführt werden kann.
• Informieren Sie Ihre Stellvertreter zu jeder Zeit über alles
Notwendige, damit der Betrieb bei Bedarf von diesem fortgeführt
werden kann (Wochenbesprechung)
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Statten Sie Ihren Vertreter mit den zu Fortführung des
Geschäftsbetriebes erforderlichen Vollmachten aus
•
Vergegenwärtigen Sie sich: Vollmachten sind Vertrauenssache!
•
Der Vertreter wird ermächtigt in Ihrem Namen Willenserklärungen für Sie
abzugeben.
•
Handelt der Vertreter im Rahmen der ihm erteilten Vertretungsmacht, so
macht es grds. keinen Unterschied, ob die Willenserklärung von Ihnen
selbst oder durch den Vertreter abgeben wurde.
•
Bei Ausfall des Unternehmers muss ein Vertreter mit entsprechenden
Vollmachten ausgestattet sein, um rasch eine reibungslose
Fortführung des Betriebes gewährleisten zu können.
•
Es ist daher zu klären, wer zu bevollmächtigen ist, um die Fortführung des
Betriebs zu gewährleisten: Familienangehörige (Eltern, Ehegatte, volljährige
Kinder) oder ggf. Betriebsangehörige
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2. Vollmachten – rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
a) Vollmacht / Generalvollmacht gem. §§ 164 ff BGB
•
Durch Rechtsgeschäft begründete Vertretungsmacht, durch die der Bevollmächtigte
ermächtigt wird eine Willenserklärung in fremden Namen abzugeben.
•
Der Vollmachtgeber kann den Umfang einer Vollmacht nach BGB frei bestimmen.
Er allein kann festlegen, bei welchen Geschäften er vertreten werden will.
•
Einzelvollmacht, beschränkt auf bestimmte Rechtshandlungen
•
Generalvollmacht, gerichtet auf die Wahrnehmung sämtlicher Geschäfte
•
Aus Gründen der Nachweisbarkeit: notarielle Beurkundung ratsam
b) Bankvollmacht – Kontovollmacht
Gewährt grds. nur Verfügungsmacht über Kontosalden, nicht über das Konto als solches
Wichtig: Formulare der Bank verwenden und mit der Bank absprechen
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2. Vollmachten – rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
c) Prokura §§ 48 ff HGB
•
umfangreichste handelsrechtliche Vertretungsbefugnis, gewährt keine
Vertretungsbefugnis im privaten Bereich
•
Vss: Betrieb muss in das Handelsregister eingetragen sein
•
ermächtigt zu allen Arten von Rechtsgeschäften (gerichtl. und außergerichtl.), die der
Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt; der Prokurist kann auch branchenfremde Geschäfte tätigen
•
Ausnahme: Veräußerung und Belastung von Grundstücken nur nach besonderer
Ermächtigung
•
Eintragung der Prokura in das Handelsregister erforderlich
•
Keine Beschränkung möglich; Interne Beschränkung der Prokura ist Dritten
gegenüber unwirksam
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2. Vollmachten – rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
d) Handlungsvollmacht §§ 54 ff HGB
•
Vollmachtgeber muss Kaufmann sein
•
Die Handlungsvollmacht reicht grds. weniger weit als die Prokura.
•
Der Umfang kann vom Geschäftsinhaber selbst festgelegt werden.
•
Überschreitet der Bevollmächtigte seine Vertretungsmacht, bleibt das Unternehmen
durch den Vertrag gebunden, wenn der Geschäftspartner die Beschränkung nicht
kennen musste.
•
Von der Handlungsvollmacht werden grundsätzlich nur branchenübliche Geschäfte
erfasst.
•
Keine Eintragung der Handlungsvollmacht ins Handelsregister erforderlich
•
Grds. keine Formerfordernisse. Aus Nachweisgründen ist aber eine schriftliche
Erteilung ratsam.
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2. Vollmachten – rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
d) Ergänzung: Rechtsscheinsvollmachten:
•
Die Rechtsscheinsvollmachten schützen den Geschäftsgegner der auf den Bestand
einer nicht oder nicht mehr vorhandenen Vollmacht vertraut hat.
•
Rechtscheinvollmachten sind grundsätzlich für Vorsorgezwecke nicht geeignet
•
Duldungsvollmacht
Der Gewerbetreibende lässt es über einen längeren Zeitraum wissentlich geschehen,
dass ein anderer für ihn als Vertreter auftritt, ohne diesen bevollmächtigt zu haben.
•
Anscheinsvollmacht
Der Gewerbetreibende kannte zwar das Handeln des Scheinvertreters nicht, hätte es
aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt erkennen und verhindern können
•
Problem: Nachweis
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2. Vollmachten – rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
e) Wirksamen Vertretung von Gesellschaften:
•
GbR: vorbehaltlich anderweitiger Regelung im Gesellschaftsvertrag gilt bei der GbR
Gesamtvertretungsmacht, d.h. Rechtsgeschäfte mit Dritten sind nur wirksam, wenn
sie von allen Gesellschaftern gemeinsam abgeschlossen wurden!
•
OHG: Zur Vertretung der OHG ist jeder Gesellschafter ermächtigt, der nicht durch
den Gesellschaftsvertrag von der Vertretung ausgeschlossen ist.
•
KG: Die KG wird durch jeden Komplementär der nicht durch den
Gesellschaftsvertrag von der Vertretung ausgeschlossen ist vertreten.
•
Die Kommanditisten sind dagegen von der Vertretung der Gesellschaft
ausgeschlossen
•
GmbH: Die GmbH wird durch den Geschäftsführer vertreten; mehrere Geschäftsführer müssen gemeinsam handeln, sofern im Gesellschaftsvertrag nichts anderes
bestimmt ist.
Die Vertretungsmacht der Geschäftsführer ist nach außen nicht beschränkbar.
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2. Vollmachten – rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
•
f) Spezielle Vollmachten im Bereich der Betreuung und medizinischen
Versorgung
aa) Vorsorgevollmacht
• Mit der Vorsorgevollmacht kann man einer anderen Person die Wahrnehmung
einzelner oder aller Angelegenheiten für den Fall übertragen, dass man die Fähigkeit
selbst zu entscheiden einbüßt. Der Bevollmächtigte kann dann handeln, ohne dass es
weiterer Maßnahmen bedarf (Vollmacht gem. §§ 164 ff BGB)
Eine notarielle Beurkundung ist zum Nachweis ratsam
Muster: www.bmj.de unter:
Themen-> Gesellschaft-> Betreuungsrecht / Patientenverfügung / Vorsorgevollmacht
• Das Gericht wird nur eingeschaltet, wenn es zur Kontrolle des Bevollmächtigten
erforderlich ist.
• Mit der Vorsorgevollmacht können Sie die Einsetzung eines Betreuers vermeiden
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2. Vollmachten – rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
•
f) Spezielle Vollmachten im Bereich der Betreuung und medizinischen
Versorgung
bb) Betreuungsverfügung
• Mit der Betreuungsverfügung kann jeder schon im voraus festlegen, wen das Gericht
als Betreuer bestellen soll, wenn es ohne rechtliche Betreuung nicht mehr weitergeht.
• Genauso kann bestimmt werden, wer auf keinen Fall als Betreuer in Frage kommt.
• Möglich sind auch inhaltliche Vorgaben für den Betreuer, etwa welche Wünsche und
Gewohnheiten respektiert werden sollen oder ob im Pflegefall eine Betreuung zu
Hause oder im Pflegeheim gewünscht wird
• Im Unterschied zur Vorsorgevollmacht unterliegt der Betreuer der gerichtlichen
Überwachung
Muster: www.bmj.de unter:
Themen-> Gesellschaft-> Betreuungsrecht / Patientenverfügung / Vorsorgevollmacht
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2. Vollmachten – rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
•
f) Spezielle Vollmachten im Bereich der Betreuung und medizinischen
Versorgung
cc) Patientenverfügung
• In der Patientenverfügung kann man vorab über das Ob und Wie medizinischer
Maßnahmen entscheiden.
• Wer nicht möchte, dass andere über die medizinische Behandlung entscheiden, wenn
man selbst dazu nicht mehr in der Lage ist, kann durch Patientenverfügung festlegen,
ob bei konkret beschriebenen Krankheitszuständen bestimmte medizinische
Maßnahmen gewünscht oder nicht gewünscht sind.
• Zusätzlich zur Patientenverfügung sollte eine notarielle Vorsorgevollmacht für eine
Vertrauensperson ausgestellt werden. Nur dann kann diese medizinische
Entscheidungen treffen u. durchsetzen
Muster: www.bmj.de unter:
Themen-> Gesellschaft-> Betreuungsrecht / Patientenverfügung / Vorsorgevollmacht
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3. Notfallordern für den Betrieb
Legen Sie einen Notfallordner an,
in dem alle notwendigen Informationen zur Fortführung des operativen
Geschäftsbetrieb zusammen gefasst sind bzw. wo auf das dazu notwendige
Datenmaterial und die Aufbewahrungsorte verwiesen wird.
•
Stellen Sie klar, wer bei einem eingetreten Notfall welche Aufgaben / Positionen zu
übernehmen hat (Krisenstab)
•
Stellen Sie klar, wer bei einem eingetretenen Notfall für welche Abläufe im Betrieb
verantwortlich ist (Zuständigkeit)
•
Der Notfallordner sollte konkrete Handlungsanweisungen enthalten, insbesondere
wer in einem Notfall zu benachrichtigen ist
•
Es sollte aus dem Notfallordner klar hervor gehen, welche Informationen für die
Fortführung des Betriebes wesentlich sind (Prioritäten)
 Notwendig für die Verantwortlichen ist ein schneller Gesamtüberblick
 Kompakt, geordnet und zusammengefasst in einem greifbaren Ordner
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1. Wer ist zu benachrichtigen:
Notfall-
•Ehefrau
ordner
•Steuerberater
•Stellvertreter
•Rechtsanwalt
•Lieferanten
•wichtige Kunden
•Bankberater
(Name, Vorname, ggf. Firma, Anschrift, Telefon, Handy,
E-Mail Adresse)
2. Erste Handlungsanweisungen
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3. Wichtige Termine zzgl. Ansprechpartner
Notfall-
•Umsatzsteuer-Voranmeldung
ordner
•Zahlungstermin der Sozialversicherungsbeiträge an die
Krankenkassen
•Einkommens- / Körperschaftssteuer Vorauszahlungen
Gewerbesteuer-Vorauszahlung
•Ggf. Gerichtstermine
•Ggf. Banktermine
•Sonstige wichtige Termine (Kunden, Lieferanten,
Personal, Zertifizierungs-Audit)
4. Erteilte Vollmachten
•Prokura
•Handlungsvollmacht
•Bankvollmacht
Generalvollmacht
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5. Ansprechpartner für betriebl. Belange
Notfallordner
Sämtliche wichtigen Kontaktpersonen mit denen Sie im
Tagesgeschäft zu tun haben:
Stellvertreter, Bankbetreuer, Steuerberater, EDV
Betreuer, Betriebsberater der Handwerkskammer,
Rechtsanwalt, Notar, Innung, KreiHa, zuständiger
Mitarbeiter des FA, zuständiger Mitarbeiter der
Krankenversicherung, zuständiger Mitarbeiter der
Rentenversicherung,
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Notfallordner
6. Aufbewahrungsort von Unterlagen,
Zugangsdaten, Passwörtern u. Schlüsseln
•Online Banking Unterlagen / Aufbewahrungsort v.
Bankkarten (insbes. Aufbewahrungsort PIN, TAN,
zuständige Ansprechpartner im Betrieb)
•EDV Passwörter u. Ansprechpartner
•Aufbewahrungsort wichtiger Schlüssel
Versicherungsunterlagen :
Betriebshaftpflicht-, Betriebsausfall-,
Betriebsgebäudebrandversicherung
Geschäftsinhaltsversicherung, Lagerversicherung
KFZ –Versicherung
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•Unterlagen Fuhrpark, Maschinen und Gebäude
Notfall-
Standorte der Fahrzeuge bzw. Maschinen
ordner
Leasing- u Versicherungsverträge
Fahrzeugpapiere und Fahrzeugschein,
Ansprechpartner Wartung
•Betriebliche Immobilie
Vermieter, Aufbewahrungsort Mietvertrag
Höhe der monatlichen Miete, Bankverbindung
Alternativ:
Eigentümer, zuständige Bank,
Aufbewahrungsort Darlehensvertrag
monatliche Rate, Darlehenskonto
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8. Tagesgeschäft / Preiskalkulation
Notfallordner
Listen von Kunden, Lieferanten und
Kooperationspartnern
Laufende Projekte
Kalkulationshilfen, Preislisten und
Preisvereinbarungen
9. Gesellschaftsverträge /
Handelsregisterauszüge
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B. Privater Bereich
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1. Ansprechpartner
• Ehepartner und ggf. Volljährige Kinder
• Behandelnder Arzt
• Steuerberater
• Bankberater
• Rechtsanwalt
• Ggf. Notar
• Ansprechpartner Krankenversicherung
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• 2. Wichtige Versicherungen
Notfall-
• Kranken- und Krankenzusatzversicherung
ordner
• Berufsunfähigkeitsversicherung
• Pflegeversicherung
• Unfallversicherung
• Lebensversicherung
• Sonstige Versicherung
•
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Notfallordner
3. Spezielle Vollmachten im Bereich der
Betreuung und medizinischen
Versorgung
• Vorsorgevollmacht
• Betreuungsverfügung
• Patientenverfügung
•
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6. Erbregelung
Notfallordner
• Testament oder notarieller Erbvertrag
• Der Aufbewahrungsort der streng
vertraulichen Erbunterlagen sollte in diesem
Ordner nicht preisgegeben werden!
• Anstatt dessen sollte die Person benannt
werden, die den Aufbewahrungsort kennt
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4. Weitere Vorsorgemaßnahmen
Sorgen Sie für ausreichenden Versicherungsschutz
•
Krankenversicherung mit Krankentagegeld
•
ggf. Krankenzusatzversicherungen
•
Rentenversicherung (Altersvorsorge)
•
Unfallversicherung
•
Berufsunfähigkeitsversicherung
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Unser Empfehlungen:
1. Werden Sie aktiv
2. Nehmen Sie sich Zeit zu Vorüberlegungen
3. Beziehen Sie Nachfolger/in bzw. künftige Vertreter/in
mit ein
4. Halten Sie den Notfallordner immer aktuell
5. Bleiben Sie bitte gesund!!!
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Kontakt
Handwerkskammer für München und Oberbayern
Max-Joseph-Straße 4
80333 München
www.hwk-muenchen.de
Betriebswirtschaftliche Beratung
Sven Rathgeber
Max-Joseph-Straße 4, 80333 München
Tel.:
089 / 51 19 - 489
E-Mail: [email protected]
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Danke für Ihre Aufmerksamkeit
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