Baumann Koelliker ist von der automatischen

Case study:
Baumann Koelliker ist von der automatischen
Rechnungsverarbeitung elektrisiert
Die bedeutende Schweizer Elektroinstallations-Gruppe Baumann Koelliker hat die Verarbeitung ihrer
Lieferantenrechnungen mit Arcplace automatisiert. Über den voll digitalisierten Kreditorenprozess
können Papier- und E-Rechnungen effizient erfasst, überprüft, freigegeben, zur Bezahlung weitergeleitet und zu guter Letzt revisionssicher archiviert werden. Ergänzend hat Arcplace eine vollautoma­
tische E-Mail-Archivierungslösung bei Baumann Koelliker implementiert.
100’000 Lieferantenrechnungen jährlich
Führender Schweizer ElektroinstallationsPartner
Die Baumann Koelliker Gruppe gehört zu den traditionsreichsten und erfolgreichsten Elektroinstallations-Unternehmen der Schweiz. Die Gruppe umfasst zwölf eigenständige Geschäftseinheiten in der Deutschschweiz mit
knapp 900 Mitarbeitenden. Das Kerngeschäft bilden
massgeschneiderte Kundenlösungen in den Bereichen
Stark- und Schwachstrom, Kabel- und Netzbau, Telematik, Kontrolle und Sicherheit sowie Photovoltaik.
Der Gruppen-Hauptsitz, der zentrale Finanz-, Personal-,
Qualitätssicherungs-, Informatik- und Marketing-Dienstleistungen für die einzelnen Geschäftseinheiten erbringt,
befindet sich in Zürich.
«Mit der elektronischen Kredito­
renverarbeitung von Arcplace
sparen wir jährlich 5’000 Arbeits­
stunden ein.»
Peter Jenzer – Fachleiter finanzielles Rechnungswesen
Baumann Koelliker Gruppe
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Die Baumann Koelliker Gruppe verarbeitet jährlich
rund 100’000 Lieferantenrechnungen. Die dezentralen
Geschäftseinheiten waren in der Vergangenheit für
die Prüfung, Kontierung, Visierung und die Ablage
selbstständig zuständig, während die zentrale Finanzbuchhaltung die Erfassung und Verarbeitung der
Rechnungen sowie den Zahlungsverkehr übernahm.
Diese Organisation verursachte einen erheblichen
Personalaufwand und hohe Portokosten, da Papierrechnungen hin- und hergeschickt werden mussten.
Die zehnjährige Archivierungspflicht für die Rechnungsoriginale führte zu Platzproblemen in den
Sekretariaten. Um den hohen Aufwand zu reduzieren,
machte sich die Baumann Koelliker Gruppe auf die
Suche nach einer durchgängigen elektronischen
Kreditorenverarbeitung. Projektleiter Peter Jenzer zu
den Zielvorgaben: «Mehr als die Hälfte unserer Rechnungen stammen von wenigen Hauptlieferanten, der
Rest verteilt sich auf viele kleine Zulieferer. Eines der
Hauptziele war, in Zukunft über 60% der Rechnungen
in elektronischer Form zu erhalten und zu verarbeiten.»
Durchgängiger digitaler Prozess – auch für
Papier-Rechnungen
Die Elektroinstallations-Profis entschieden sich für eine
Lösung von Arcplace auf der Basis der Applikationen
AnyDoc (Scanning und Schrifterkennung), Basware
(Workflow) und Kendox (Archivierung). Die Lösung
ermöglicht eine hoch effiziente, elektronische Rechnungsverarbeitung für Papier- sowie E-Rechnungen
und ermöglicht zusätzlich eine rechtskonforme Archivierung. Die Spezialisten von Arcplace entwickelten
und implementierten massgeschneiderte Workflows:
Während der Einführungsphase gingen die Papierrechnungen direkt an die dezentralen Geschäftseinheiten, wo sie mit einem Barcode versehen und
danach zum Scannen an die Zentrale weitergeleitet
wurden. Heute werden alle Papierrechnungen in
den jeweiligen Gesellschaften direkt eingescannt.
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1. Rechnungseingang
Papier
Rechnungen
E-Rechnungen
Scannen
Daten
Extrahieren (OCR)
Validieren
Übertragen
Daten
empfangen
Daten
parsen
2. Verarbeitung
Matching
(Optional)
3. Archivierung
Prüfen und
genehmigen
Weiterleiten
zur Zahlung
(Workflow)
(ERP)
Gesetzeskonforme Ablage
Mit der Rechnungsverarbeitung von Arcplace lässt sich der
gesamte Prozess der Kreditorenbuchhaltung automatisieren.
Vorteile: «Wir sind nicht nur schneller, sondern auch
effizienter. Kosten können präziser Projekten zugeordnet werden und die benutzerspezifischen Kontierungstemplates reduzieren Eingabefehler. Die Projektverantwortlichen haben mehr Kostentransparenz, weil
Rechnungsbelege jederzeit direkt am Arbeitsplatz
elektronisch aufgerufen werden können.» Baumann
Koelliker ist dem Ziel, möglichst viele Lieferantenrechnungen nur noch elektronisch zu verarbeiten, einen
grossen Schritt näher gekommen. «Mit den grössten
Hauptlieferanten haben wir vollständig auf E-Rechnung umgestellt und es funktioniert ausgezeichnet.
Mit Arcplace haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden. Termintreue und eine sehr
angenehme Zusammenarbeit sind weitere Punkte,
die für eine Weiterempfehlung sprechen», lobt Peter
Jenzer.
Neue Lösung für die Email Archivierung
Damit entfallen sämtliche Portokosten zwischen den
Gesellschaften und es resultiert ein zusätzlicher Zeitgewinn. In der Finanzbuchhaltung werden anschlies­
send alle Rechnungen validiert, wenn nötig vervollständigt und danach über vordefinierte Workflows
in elektronischer Form zur Überprüfung und Freigabe
in Umlauf gebracht. Auftragsnummern können beim
Scannen automatisch extrahiert werden, um den weiteren Weg der Rechnungen zu bestimmen. Dadurch
erhalten die Projektleiter die projektbezogenen Rechnungen automatisch. Rechnungen ohne Auftragsnummer gehen ans Sekretariat der zuständigen Geschäftseinheit und werden von dort aus zur Kontrolle und
Freigabe weitergeleitet. Die Buchhaltung kann alle
vollständig genehmigten Rechnungen in Basware
einsehen und danach ins vorhandene ERP-System
Xpert.Line übernehmen. Nach der Kontierung und
Zahlung werden die Belege automatisch im rechtskonformen digitalen Archiv von Kendox abgelegt und
mit revisionssicheren Lebenszyklus-Informationen versehen. Für E-Rechnungen wurde eine direkte Schnittstelle zu PostFinance integriert.
«Mit Arcplace haben wir einen
kompetenten und zuverlässigen
Partner gefunden.»
Peter Jenzer – Fachleiter finanzielles Rechnungswesen
Baumann Koelliker Gruppe
Markante Einsparungen erzielt
Projektleiter Peter Jenzer zieht eine sehr positive
Bilanz: «Unsere Erhebung zeigt, dass wir heute nur
noch zweieinhalb Minuten für einen Rechnungsdurchlauf benötigen, im Gegensatz zu fünfeinhalb Minuten
mit manuellen Prozessen. Bei 100’000 Lieferantenrechnungen ergeben sich gruppenweit gegen 5’000
eingesparte Arbeitsstunden.» Die automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet laut Peter Jenzer weitere
Zeitgleich mit der elektronischen Kreditorenverarbeitung hat Arcplace bei Baumann Koelliker eine neue
Lösung für die Email Archivierung auf der Basis von
Veritas Enterprise Vault implementiert. Die Lösung
überwacht das Wachstum des Email-Speichers und
archiviert Emails inklusive Attachments automatisch
aus den Exchange Postfächern heraus in den ArchivLangzeitspeicher. Die User haben aus Outlook
heraus jederzeit Zugriff auf die archivierten Emails
und profitieren von einer markant gesteigerten
Email-Serverleistung.
Endbenutzer
Email
Server
Email
Archivierungsapplikation
Langzeitspeicher
Lösungsübersicht
Arcplace AG
Die Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister
im Bereich Dokumenten- und Daten-Management.
Das Portfolio von Arcplace umfasst Lösungen für die
Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von
Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung
von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed
Services, Cloud Services oder Business Process
outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen
jeder Grösse optimal zu bedienen.
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Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen
erfolgreich realisiert. Als private und unabhängige
Firma verfügt Arcplace über ein professionelles Team
von Spezialisten mit umfangreicher Erfahrung im
Entwickeln, Implementieren und Betreiben von
IT-Lösungen. Arcplace betreibt ihre Services mit
Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem
ISO 27001 Standard für Informationssicherheit
zertifiziert.
Auf einen Blick
Automatische Kreditorenverarbeitung
Email Archivierung
++Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
und revisionssichere Archivierung
++Vollautomatische Archivierung ohne
Zutun der User
++Bessere Zuordnung von Kosten und Vermeidung
von Eingabe- und Ablagefehlern sowie
Belegverlusten
++Nahtlose Integration in Outlook
++Mehr Kostentransparenz und bessere
Belegkontrolle
++Mehr Prozesseffizienz und kürzere
Durchlaufzeiten
++Entlastung der Email-Systeme
++Jederzeitiger Zugriff auf die archivierten Emails
++Reduzierte die Kosten für Backup und
Wiederherstellung
++Entlastung der Buchhaltung
Arcplace AG, Mühlebachstrasse 54, CH-8008 Zürich T: +41 44 501 22 00 [email protected] www.arcplace.ch
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