International erprobter Rechnungsworkflow

Anwenderbericht
Logistik/
Dienstleistungen
International erprobter
Rechnungsworkflow
Auf einen Blick
Unternehmen
•Name: HAVI Logistics
•Sitz: Duisburg, Deutschland
•Branche: Logistik/Dienstleistungen
•Produkte & Service: HAVI Logistics ist Lead Logistics Provider für die Food
Service Industry. Distribution von Food und Nonfood-Artikeln nach einem
„one-stop-shopping“-Konzept
•Web: www.havi-logistics.com
Herausforderungen
•Installation parallel zur SAP-Einführung
•Sukzessiver Roll-out in 25 europäischen
Landesgesellschaften
Projektziele
•Höhere Transparenz bei der Rechnungs freigabe
•Verkürzung der Rechnungsdurchlauf- zeiten
•Optimierung bei der Einhaltung von
Zahlungszielen WMD Lösung
•xFlow Invoice, xFlow Interface, xFlow
Procurement, IRISXtract™ for
Documents, XMailFetcher
Systemintegration
•EASY ENTERPRISE Archiv,
SAP ERP
Spezielle Features
•Elektronisch übermittelte
Rechnungsbelege aus dem
skandinavischen Raum
Entscheidung für WMD
•Vollständig in SAP integrierte Lösung
•Rechnungsfreigabe in SAP oder per
Web Client
•Eine in der Praxis erprobte Lösung mit zahlreichen Referenzkunden
Kundennutzen
•Hohe Erkennungsraten der OCR Komponenten
•Alle Anwender arbeiten mit identischer
Ansicht auf den Workflow
•Hohe Transparenz mit kurzen
Durchlaufzeiten der Rechnungen
•Verbessertes Ineinandergreifen von Bestell-/Bezahlprozessen
„Bei WMD gefällt uns besonders
gut, dass der Workflow zwar in
SAP erfolgt, ihn aber auch NichtSAP-Anwender über den Web
Client einsehen können. Ihre
Ansicht ist dann exakt dieselbe,
wie die eines SAP-Anwenders.
Auch die guten Erkennungsraten der von WMD angebotenen
OCR-Komponenten haben uns
überzeugt.“
Holger Voss
Senior Process Engineer,
HAVI Logistics IS GmbH
Bildquelle: HAVI Logistics IS
Anwenderbericht
Die HAVI bewegt viel auf Europas
Straßen. Gleichzeitig bewegt sich viel
innerhalb des international erfolgreichen Logistikdienstleisters mit Hauptsitz in Duisburg. Seit 2009 stellen HAVI
Logistics GmbH in Deutschland sowie
alle europaweiten Landesgesellschaften
auf eine einheitliche SAP ERP-Landschaft
um. Dabei führt das Unternehmen
parallel die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung mit WMD xFlow
Invoice sowie weitere Lösungen aus der
WMD-Produktfamilie ein.
HAVI Logistics ist Lead Logistics Provider
für die Food Service Industry. Seit der
Gründung im November 1981 ist das Unternehmen mit Hauptsitz in Duisburg für
die Distribution von Food- und NonfoodArtikeln nach einem one-stop-shoppingKonzept verantwortlich. HAVI Logistics
verfügt über 53 europäische Distributionszentren. 5.400 Mitarbeiter sorgen für
die Belieferung von Quick-Service-Restaurants, Tankstellenshops und CateringUnternehmen. Zum Kundenstamm von
HAVI Logistics gehören beispielsweise
McDonald’s, BP, Compass Group, Ikea,
Nordsee, OMV, Vapiano und Rimi.
Entscheidung für SAP zog WMD xFlow
Invoice nach sich
Erste Erfahrung mit der automatischen
Rechnungsbearbeitung machte HAVI
Logistics schon im Jahr 2008 in ihrer
niederländischen Landesgesellschaft.
Dort wurde zunächst eine lokale Workflow-Lösung installiert. Mit der kurz
darauf folgenden Entscheidung für eine
Ablösung des bisherigen individuellen
ERP-Systems durch SAP als unternehmensweite Lösung, war der Weg für
xFlow Invoice geebnet - einer von der SAP
zertifizierten Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, die tief im SAPSystem integriert ist. Einfluss auf die
Anbieterauswahl hatte nicht zuletzt die
Tatsache, dass xFlow Invoice ein in der
Deutschland
Benelux
Großbritannien
Skandinavien
Singapur
Slowakei
Spanien
USA
Praxis bereits bewährtes Produkt ist und
eine Vielzahl an Kunden für Referenzbesuche/-kontakte zur Verfügung stehen.
Mit der in SAP ablaufenden europaweiten Rechnungsprüfung will HAVI seine
Prozesse der Rechnungsfreigabe transparenter gestalten sowie Rechnungsdurchlaufzeiten verkürzen und die Einhaltung
der Zahlungsziele optimieren. Die HAVI
Logistics IS GmbH aus Duisburg ist der
IT-Servicedienstleister für alle 50 Unternehmen der HAVI-Gruppe. Sie fungiert
im SAP-Projekt als Pilot und setzt bereits
die SAP-Module MM, SD, CO-PA sowie die
Workflow-Lösungen xFlow Invoice und
xFlow Procurement ein.
Europaweiter Rechnungsflow in über
25 Ländern
Der Roll-out von SAP FI in allen 25 europäischen Landesgesellschaften befand
sich im Herbst 2011 bereits in der Realisierungsphase und soll bis Ende 2014
abgeschlossen sein. Die automatische
Eingangsrechnungsverarbeitung mit
xFlow Invoice erfolgt parallel zur SAPEinführung und wird von HAVI Logistics
geplant sowie von WMD personell unterstützt. Zum Einsatz bei HAVI Logistics
kommen eine Kombination aus IRISXtract™ for Documents für die Erfassung
und Beleglesung, xFlow Interface für die
SAP-Anbindung und xFlow Invoice als in
SAP integrierter Workflow.
Europaweite Rechnungsverarbeitung bei
HAVI Logistics funktioniert heute so:
Die Landesgesellschaften scannen die
Rechnungen selbständig vor Ort und
übermitteln die Images an den zentralen
Server der HAVI Logistics IS GmbH in
Duisburg. Dort werden das EASY ENTERPRISE Archiv und die Erfassungssoftware
IRISXtract™ betrieben. Holger Voss: „Dies
nutzen wir insbesondere für Rechnungen
im skandinavischen Raum, da es dort
kaum gesetzliche Anforderungen im
WMD Vertrieb GmbH
Hamburger Straße 12
22926 Ahrensburg
Tel. 04102 88 38 0
[email protected]
www.wmd.de
© WMD Vertrieb GmbH 2016. Alle Rechte vorbehalten.
Änderungen und Irrtümer vorbehalten.
Hinblick auf Formate und Signierung von
PDF-Rechnungen gibt.“ Der XMailFetcher
wurde zunächst für Dänemark installiert
und kommt bis Ende 2011 auch für
schwedische und norwegische Rechnungen zum Einsatz.
Zentral erfassen, dezentral buchen
Nach Extraktion der Rechnungsdaten
überträgt xFlow Interface diese an das
SAP-System und stößt parallel den WMDWorkflow innerhalb von SAP an. An diesen sind in den ersten acht angebundenen Ländern knapp 300 Freigeber angeschlossen. Die Rechnungen gehen - nach
Erfassen der darin enthaltenen Informationen und der Archivierung auf dem
zentralen Archivserver in Duisburg - per
Workflow zurück in die Länder zur Prüfung und Freigabe. Dort werden sie final
gebucht. Während früher Rechnungen
des Öfteren verzögert in die Buchhaltung
gelangten, sind sie heute durch SAP FI
und xFlow Invoice am Tag des Posteingangs bereits als vorerfasste Belege im
System. Dadurch ist die gewünschte
Transparenz gegeben und die Buchhaltungsabteilungen in den Landesgesellschaften können alle Rechnungsvorgänge optimal nachvollziehen.
Im ersten Schritt sind es europaweit
jährlich rd. 60.000 Rechnungen aus SAP
FI, die heute mit xFlow Invoice elektronisch - und damit viel schneller als früher
- alle erforderlichen Genehmigungsstufen durchlaufen. Auch der Weg zur
ganzheitlichen Geschäftsprozessabwicklung mit den Softwarelösungen von
WMD ist bereits vorgezeichnet: Der in
der IT-Gesellschaft bereits eingesetzte
Workflow für das Bestellwesen - xFlow
Procurement - soll mittelfristig weiter in
den Landesgesellschaften ausgerollt
werden und somit ein noch besseres
Ineinandergreifen von Bestell- und
Bezahlprozessen ermöglichen.