d.velop ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
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d.velop ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
d.velop ecspand d.velop ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft Dynamics NAV Prinzip Partnerschaft d.velop ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft® Dynamics™ NAV Transparenz von Anfang bis Ende Scannen der Eingangsrechnungen Durch das frühe Scannen der Eingangsrechnungen bereits beim Posteingang und die automatische Datenextraktion werden buchungsrelevante Daten wie z.B. Lieferanten-Nr., Lieferanten-Name, Rechnungs-Nr., Belegdatum, RechnungsFreigabeworkflow betrag etc. automatisch zur weiteren Verarbeitung über den Microsoft® Dyna- Ein definierter Freigabe-Workflow in ecspand stellt Funktionen zur sachlichen Prüfung, Weiterleitung, Kontierung und Freigabe zur Verfügung. Der gesamte Erfassungs- und Bearbeitungsprozess wird automatisch über das Workflowsystem dokumentiert. Somit lassen sich alle Arbeits- und Entscheidungsschritte jederzeit leicht nachvollziehen. Eine revisionssichere Ablage der gescannten Eingangsrechnung ist schon beim Start des Genehmigungsworkflows durch die Ablage in ecspand gewährleistet. Dadurch gehen keine Belege im Rechnungsdurchlauf verloren. Eine lückenlose Dokumentation des Rechnungseingangs ist somit sichergestellt. Anhand definierter Leitwegschritte im Workflow wird automatisch die Einhaltung der Freigabeprozesse gewährleistet. mics™ NAV Rechnungseingangsmonitor zur Verfügung gestellt. 2 Die eingehenden Belege stehen als elektronisches Dokument allen berechtigten Usern zur Bearbeitung/Prüfung im ecspand Rechnungseingangsworkflow zur Verfügung. d.classify Eingangsrechnungsworkflow Eingangsrechnungsverarbeitung ecspand Standortübergreifende Rechnungsfreigabe Rechnungseingangsprüfung Anhand der auf SharePoint™ basierten Rechnungseingangsprüfung können Eingangsrechnungen standortübergreifend geprüft und freigegeben werden. Der Zugriff kann je nach Benutzer entweder direkt über Microsoft® Dynamics™ NAV oder einen Link auf eine Workflow-Aufgabe, der z. B. als E-Mail versendet wird, erfolgen. Dadurch lässt sich die umständliche, zeitaufwändige Freigabe per Post, Fax etc. vermeiden. Prozessüberblick Integration Durch die Integration des escpand Rechnungseingangsworkflows in Microsoft® Dynamics™ NAV ist es über den R+M Rechnungsmonitor für kaufmännische Leiter oder Geschäftsführer eines Unternehmens jederzeit möglich, einen kompletten Überblick über den Status aller Kreditorenrechnungen im Unternehmen zu erhalten. Mit Hilfe von farblichen Kennzeichnungen der einzelnen Bearbeitungsschritte im Prüfungsworkflow sowie der Möglichkeit über Filterfunktionen z. B. auf Rechnungen nach Status, User oder Lieferant zuzugreifen, kann jederzeit der aktuelle Stand der Rechnungsfreigabe verfolgt werden. Somit ist in ecspand auch die ordnungsgemäße Verarbeitung der Rechnung in Microsoft® Dynamics™ NAV lückenlos dokumentiert. Übergabe in die Finanzbuchhaltung Verbuchung Rechnungen, die den Status „Buchung durchführen“ erreicht haben, können per Batch in Microsoft® Dynamics™ NAV übernommen werden. Vor der endgültigen Verbuchung hat der zuständige Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung noch die Möglichkeit, Korrekturen z. B. an der Zuordnung des Sachkontos vorzunehmen. Dazu kann aus Microsoft® Dynamics™ NAV direkt auf den Beleg über ecspand zugegriffen werden. Anschließend kann die Verbuchung in Microsoft® Dynamics™ NAV durchgeführt werden. Über eine Rückmeldung wird dann der Buchungsstatus und — falls gewünscht — der Zahlstatus an das Rechnungsdokument in ecspand zurückgemeldet. Somit ist in ecspand auch die ordnungsgemäße Verarbeitung der Rechnung in Microsoft® Dynamics™ NAV lückenlos dokumentiert. NAV Rechnungsmonitor Prinzip Partnerschaft | 3 Raber+Märcker Gruppe Die Raber+Märcker Gruppe gehört zu den größten deutschen MicrosoftPartnern. Mit der Auszeichnung „Reseller of the Year 2012“ ist sie zudem der bedeutendste Microsoft Dynamics-Partner Deutschlands. Als Teil dieser Gruppe können wir auf die Erfahrung und das Fachwissen von über 300 Mitarbeitern zugreifen. Die Arbeit unserer Gruppe basiert auf vertrauensvollen Partnerschaften: mit unseren Kunden, unseren Herstellern, unseren Geschäftspartnern und unseren Mitarbeitern. So füllen wir unseren wichtigsten Leitsatz mit Leben: PRINZIP PARTNERSCHAFT! Bad Dürrheim Erlangen Hannover Karlsruhe Kiel Koblenz Köln Neu-Ulm Siegen Stuttgart Kiel Hannover Köln Siegen Koblenz Karlsruhe Erlangen Neu-Ulm Raber+Märcker GmbH Mittlerer Pfad 1 D-70499 Stuttgart Telefon: +49 711 1385-0 Telefax: +49 711 1385-244 E-Mail: [email protected] Web: www.raber-maercker.de