Rechnungsprüfung im Bauwesen mit BDS-Integration

Rechnungsprüfung im Bauwesen
mit BDS-Integration
Rechnungsprüfung im Bauwesen
mit BDS-Integration
TQS—Wer wir sind:
Die TQS EDV-Sofware GesmbH ist ein dynamisches Familienunternehmen, das seit beinahe 20 Jahren erfolgreich
Software-Lösungen im Bereich des Informations– und Prozess-Managements entwickelt und vertreibt.
Die Basis unseres Erfolgs liegt in unseren Mitarbeitern, welche mit Kreativität, Motivation und Einsatzfreude die
täglichen Herausforderungen meistern. Das gute Betriebsklima und ein respektvolles Miteinander sind der
Schlüssel zur Zufriedenheit von Mitarbeiter und Kunde.
Wir sind erst dann zufrieden, wenn auch unsere Kunden zufrieden sind!
Was wir bieten:
TQS bietet innovative Komplettlösungen für die Anwendungsbereiche Archivierung, Workflow– und Communication-Management, Dokumentenmanagement und Eingangsrechnungsprüfung. Langjähriges Know-How und bewährte Softwareprodukte aus eigenem Haus werden dabei mit Lösungen namhafter Hersteller im Bereich Dokumentenmanagement, Input-Management, FIBU und ERP kombiniert.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf der automatisierten Informationserkennung, der OCR-Belegauslesung
und der Klassifizierung der Informationen, der prozessorientierten Verteilung der Daten und deren elektronischen
Weiterverarbeitung.
TQS stellt sich täglich der Herausforderung für seine Kunden maßgeschneiderte und innovative Lösungen für alle
Aufgabenbereiche des Enterprise Content Management zu entwickeln.
Das Rechnungsprüfungssystem für die Baubranche
Das von TQS entwickelte elektronische Rechnungsprüfungssystem für die Baubranche umfasst eine Reihe von
Zusatzmodulen zur Standardlösung von TQS. Dabei werden
die speziellen Anforderungen der Baubranche berücksichtigt
und eine innovative maßgeschneiderte Lösung für die jeweiligen Kundenbedürfnisse entwickelt.
Das Scanning und die Archivierung erfolgt mit dem aktuellen
Kundenarchiv (meist InfoStore for iSeries von Comarch), die
OCR-Belegauslesung mit smartFIX von insiders technologies, die weitere Bearbeitung, Prüfung und Freigabe der
Dokumentation der Rechnungen mit dem Workflow-System task-><-link in der umfassenden Integration mit der
Bausoftware von BDS.
Baulösung BDS
Rechnungsprüfung mit BDS-Integration
Der workflow-gestützte Prozess der Rechnungsprüfung für das Bauwesen von
INFO
TQS berücksichtigt die speziellen Anforderungen der Bauindustrie, in der Integration mit der Bausoftware BDS-FIBU.
Die wichtigen Eigenschaften im Bau, wie die Mandantenfähigkeit mit beliebig
vielen Betrieben, bei Bedarf ein gemeinsamer Kontokorrentstamm sowie die
Prüfung auf länderübergreifenden steuerlichen Besonderheiten sind u.a. die
Gunz GmbH & Co KG
Basis für die Integration der BDS-FIBU.
Bergstraße 2
Zu den Highlights der Baulösung von TQS zählen folgende Punkte:
A-6900 Bregenz

Web-Oberfläche zur einfachen Einführung im Unternehmen ohne Instal- Tel. +43(0)/5574/45338
lationen am Client
Fax +43(0)/5574/45338-6

Standardintegration der Bausoftware BDS

Scan und Archiverung mit automatischem Workflow-Start, unabhängig von der eingesetzten
Archivumgebung

Input-Management (Papier- und elektronischer Dokumenteingang) mit smartFIX

smartFIX OCR-Belegauslesung der Rechnungskopf- und Positionsdaten unter Einbindung der BDSFibustammdaten mit Integration der halbseitigen Buchung

Integration der automatischen Vollbuchung aus dem Workflow in die BDS-FIBU
Mit Auflösung der Halbseitigen Buchung
Vollbuchung von Normalrechnungen, Teil-und Schlussrechnungen (aufbauend bzw. nicht aufbauend)

Automatische Einbindung von Industrie-Standard-Preislisten mit Lieferanten-Konditionen zur effizienten
Wartung von Preislisten für Baustoffe

Lieferscheinverarbeitung, direkt von der Baustelle zum Preis– und Mengenprüfer

Gesamt-Dokumentation der Rechnungs-Bearbeitung mit Protokollierung im Archiv mit integrierter laufender
Konsistenz-Prüfung zwischen BDS-FIBU und Workflow (-Daten)

Visualisierung der einzelnen Prüfer und Prüfergebnisse, Hinweise und Kontierungen auf dem Archivbeleg
durch automatische Annotationen

Ad-Hoc Workflow für Investitionsfreigaben, Zahlungsfreigaben und weitere dynamische Anforderungen
rund um die Rechnungsprüfung
smartFIX Inside
Datenextraktion mit BDS Stammdaten
Die OCR-Belegauslesung der Rechnungskopf- und Positionsdaten erfolgt unter Einbindung der BDS-FIBUStammdaten, welche täglich neu in das Workflow-System task-><-link übernommen werden. Die Daten werden bei
der Analyse des Dokuments bereits berücksichtigt und beim Verifizieren werden Eingaben gegen die Stammdaten
abgeglichen und auf Gültigkeit geprüft.
Integration der halbseitigen Buchung
Die für eine halbseitige Buchung benötigten
Daten werden bereits beim Verifizieren durch die
Buchhaltung festgelegt.
Im Anschluss an die Bearbeitung in smartFIX findet durch task-><-link automatisch eine
halbseitige Buchung in der BDS zu den extrahierten Rechnungsdaten statt. Dabei wird der
Beleg an die Buchung angehängt, damit dieser
aus der BDS per Dokumentanzeige ersichtlich ist.
Features für Rechnungsprüfer
Preis– und Mengenprüfung im Workflow
Der Sachbearbeiter wird durch nachstehend beschriebene Funktionen bei der Rechnungsprüfung unterstützt. Diese
erleichtern den Prüfvorgang und die Bearbeitung der Rechnung durch die Einbindung der BDS-FIBU-Daten und
einer einfachen Logik zum Aufbereiten der Daten zur späteren Verbuchung.

Einfache Zuordnung der Kontierung zu den einzelnen Rechnungspositionen (ggfs. automatische Vorbelegung
des Kontos aus Preislisten und/oder historischen Daten)

Zuordnung der Kostenstellen mit der Möglichkeit eines Splittings von Rechnungspositionen

Verdichtung Einzel-Kontierungen der Rechnungspositionen zu Kontierungs-Summensätzen (Konto, KST,
Buchungstext) mit automat. Summierung der Rechnungsmengen

Automatische Bildung der Korrektursumme (Abschlag) aufgrund der korrigierten Werte
(Mengen/Preise/Rabatte) mit dem Druck eines Abstrichschreibens

Integration der BDS-Buchungsregeln für eine vorgelagerte Prüfung im Workflow

Besondere Unterstützung der Teil-Schlussrechnungen mit Prüfblatt
Einbindung Industrie-Standard-Preislisten
In task-><-link können automatisch Industrie-Standard-Preislisten mit Lieferanten-Konditionen zur effizienten
Wartung von Preislisten für Baustoffe eingebunden werden.
Bei der Prüfung der Rechnungspositionen werden die Preise lt. Preisliste unterhalb der Position angezeigt. So hat
der Prüfer schnell einen guten Überblick und es bietet sich die Möglichkeit, einfach eine manuelle Korrektur von
Preisen, Rabatten und Liefermengen durchzuführen.
Die Durchführung des Preislistenimports erfolgt periodisch anhand von bereitgestellten Excel-Listen oder der Import wird durch einen berechtigten Sachbearbeiter selbstständig durchgeführt.
Um Preissteigerungen aufzuzeigen, muss eine Preisliste von einem berechtigtem Sachbearbeiter die eingespielte
Preisliste freigegeben werden.
Statistik
Teil– und Schlussrechnungen
In der Kontierungsmaske wird der Aufbau und die Verarbeitung einer Teil– und Schlussrechnung unterstützt.
Hier werden die erforderlichen Daten zu der Rechnung erfasst, kontiert, kommentiert und entsprechend der Art
(aufbauend oder nicht aufbauend) werden die Summensätze gebildet und für eine Verbuchung verdichtet.
Diese Daten werden in der BDS-Vollbuchung u.a. für die Buchung eines Abstriches, Deckungs– oder Haftrücklasses,
sowie Skonto berücksichtigt.
Für die Erstellung eines Abstrichschreibens an den Lieferanten gibt es die Möglichkeit für zusätzliche benötigte Angaben, wie z.B. ÖKO-Unterlagen, Allg. Vertragsbedingungen, Abnahme Bauvorhaben, usw.
Weiters ist es möglich jegliche Abstriche, Einbehalte oder sonstige Eingaben intern oder auch extern für das Abstrichschreiben zu kommentieren.
Offene Schnittstellen
Wenn die Prozesse eines Bauprojektes über eine Software eines Drittanbieters abgedeckt werden und dort ein
Kostenmanagement im Einsatz ist, bietet TQS die Möglichkeit über Schnittstellen die Daten in den Rechnungsprüfungsprozess einfließen zu lassen, um auch hier die Vorteile der Prüfungen und der Buchung bis hin zur Prozessicherheit nutzen zu können.
Z.B. wurde das RIB-System in die Rechnungsprüfung integriert.
Endkontrolle der Buchhaltung
Kontrolle und Freigabe der aufbereiteten Kontierungszeilen
In task-><-link werden in der FIBU-Endkontrolle nochmals die im Workflow-Ablauf gesammelten Kontierungen
durch die Buchhaltung geprüft.
Im der sogenannten Buchungsmaske werden durch Plausibilitäts-Prüfungen und den BDS-Buchungsregeln die
Daten vorab geprüft. Nur bei der erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung durch den Sachbearbeiter zur Vollbuchung mit Freigabe zur Zahlung an die BDS-Schnittstelle freigeben.
Tritt trotzdem ein Fehler auf, gibt es aus der BDS-Schnittstelle einen Fehlerbeleg, welcher den aktuellen Fehler zu
der Buchung enthält.
Wichtig ist zu erwähnen, dass der Workflow-Ablauf auf diesen Umstand Rücksicht nimmt und der Schritt der FIBUEndkontrolle durch die Buchhaltung, nur bei einer erfolgreichen Buchung in der BDS, abgeschlossen werden kann.
Ist über die Kontierungsmaske die Kontierung durch die einzelnen Prüfer schon erfolgt, muss hier nur mehr die
Prüfung der Rechnungsdaten erfolgen, da die einzelnen Rechnungspositionen bereits auf Steuersatz, Sachkonto,
Kostenstelle und Buchungstext verdichtet wurden.
Dokumentation
Protokollierung und Annotationen
Nach der Vollbuchung in BDS wird der Workflow-Ablauf zu Ende geführt. Der gesamte Workflow-Prozess wird ordnungsgemäß zu dem Rechungsdokument protokolliert und im Archiv als eigenes Protokoll zur Rechnung abgelegt.
Damit ist der Ablauf der Rechnungsprüfung transparent dokumentiert und unabhängig vom Workflow-System jederzeit einsehbar.
Das Bearbeitungsprotokoll enthält neben den Tätigkeiten der Prüfer, Kommentaren und Entscheidungen auch die
Kontierungsinformationen und Informationen zur Zahlung.
Ein automatisches Anbringen von Annotationen am Rechnungsdokument, zur Visualisierung der Kontierungsinformationen, der Zahlung und des Genehmigungs-Prozesses, erfolgt ebenfalls am Ende des Workflow-Prozesses.
Verarbeitung von Zusatzdokumenten
Im Ablauf der Rechnungsprüfung kann jederzeit ein Dokument zu dem Workflow hinzugefügt werden. Diese Dokumente werden am Ende des Prozesses im Archiv mit den selben Eckdaten der Indexierung abgelegt.
So werden alle relevanten Dokumenten eines Prüfprozesses zu dem Ablauf dokumentiert festgehalten und sind für
eine spätere Einsicht einfach wieder auffindbar.
Baulösung für Lieferscheinverarbeitung
Automatische Verarbeitung im Prüfprozess
Lieferscheine sind in der Bauwirtschaft wichtig, da oft ohne Bestellungen gearbeitet wird (im Unterschied zu anderen Industrieunternehmen). Im Normalfall sind daher Rechnungsfreigaben in der Bauwirtschaft nur mit den
zugehörigen Lieferscheinen zulässig.
Lieferscheinverarbeitung
smartFIX – Mandant Ausgangsrechnungen
Smartfix
Coordinator:
E-Mail-Abruf
LFS
Scanvorgang
Ein Mail-Korb für alle
Lieferscheine
Lieferschein im PDF-Format
smartFIX ruft automatisch EMail-Posteingang ab:
Im Outlook muss ein eigenes Profil
für Lieferscheine eingerichtet
werden.
TaskLink
Smartfix:
Mail-Import
Mail-Analyse
Mail-Verarbeitung
Export des
Bildstapels
Dokumenttrennung
Automatische Dokumenttrennung
mit manueller Prüfung
Lieferschein-Workflow
- Dokumente aus smartFIX hinzufügen:
Lieferschein (PDF)
- Barcode anhand definiertem
Nummernkreis vergeben
- Lieferschein-Eckdaten indexieren
Dokumente
archivieren
Archiv
TaskLink
Rechnungsprüfungs-Workflow
- Abgleich Rechnungsdaten mit
archivierten Lieferscheinen
- automatisierte Zuordnung der
Lieferscheine zur Rechnung
Rechnungsprüfung
- manuelle Überprüfung durch die
Sachbearbeiter
Der Scanvorgang der Lieferscheine erfolgt direkt an der Baustelle. Durch den Einsatz von smartFIX können Lieferscheine ohne das Anbringen von Barcodes getrennt und verarbeitet werden. Im Workflow werden die zugehörigen
Lieferscheine vorgeschlagen und an den Rechnungsprüfungsvorgang angehängt. Es erfolgt durch den Preisund/oder Mengenprüfer eine Kontrolle der Lieferscheindaten zu den Rechnungsdaten.
Die großen Vorteile sind, dass kein innerbetrieblicher Transport der Lieferscheine notwendig ist und damit verbunden die Papier-Ablage entfällt. Daraus ergibt sich: keine Wartezeiten mehr auf den Lieferschein bei der
Rechnungsprüfung, dafür die automatische Zuordnung der Lieferscheine.
Lieferscheinverarbeitung mit BDS-MAWI Integration
Die Verarbeitung der Lieferscheine kann durch die Integration der BDS-MAWI erweitert werden.
In der task-><-link Prüfungsmaske mit Bestellabgleich werden die Wareneingänge immer aktuell aus der BDSMAWI importiert und dem Sachbearbeiter zur Kontrolle aufbereitet.
Die Bestellungen werden den einzelnen Rechnungspositionen zugewiesen. Preisabweichungen zu einer Bestellung
werden hier sofort aufgezeigt und werden mit der Buchung der Lieferscheine an die BDS-FIBU rückgemeldet.
Ausgangsrechnungen
Workflow-unterstützte Bearbeitung von Ausgangsrechnungen
Die dezentral erstellten Ausgangsrechnungen im PDF-Format werden per E-Mail an eine zentrale Prüfstelle gesendet und automatisiert aus dem Postfach abgeholt und weiterverarbeitet.
Per OCR-Datenextraktion mit smartFIX werden die Eckdaten des Beleges erfasst und auf deren Vollständigkeit und
Richtigkeit geprüft. Der Beleg wird durch die Prüfstelle zur Buchung freigegeben oder zurück an die ausstellende
Abteilung gesendet.
Nach der Endkontrolle durch die Buchhaltung wird der Beleg in der BDS-FIBU verbucht.
Abschließend wird die Ausgangsrechnung an den Kunden in elektronischer Form oder per Post gesendet. Per Signatur-Tool kann die Ausgangsrechnung zuvor noch signiert werden (muss lt. Gesetz nicht mehr erfolgen).
Automatisierung der Ausgangsrechnungen
Rechnung im PDF-Format erstellen
und in die Zentrale senden
smartFIX – Mandant Ausgangsrechnungen
Smartfix
Coordinator:
E-Mail-Abruf
AR
Erstellt zB in
AUER
Ein Mail-Korb für alle
Rechnungen
AR-Rechnung (PDF-Datei)
muss geteilt werden auf:
- rechnungsrelevanten Teil
- Anhang.
smartFIX ruft automatisch EMail-Posteingang ab:
Im Outlook muss ein eigenes Profil
für Ausgangsrechnungen
Rechnungen eingerichtet werden.
TaskLink
E-Mail-Workflow
- Dokumente aus E-Mail hinzufügen:
Rechnung (PDF),
E-Mail-Body (TIF)
- Barcode anhand definiertem
Nummernkreis vergeben
Dokumente
archivieren
Smartfix:
Mail-Import
Mail-Analyse
Mail-Verarbeitung
Export des
Bildstapels
E-Mail–Body wird in TIFFormat umgewandelt
Archiv
Workflow starten
TaskLink
Ausgangsrechnung-Workflow
- Start mit Export nach smartFIX
Smartfix:
Analyse
Verifikation
Export
smartFIX Verifikation
Verarbeitung und Prüfung der
Rechnungseckdaten
PDF-Datei mit SecSigner signieren
PDF-Rechnung signieren
seit 2013 nicht mehr notwendig
SecSigner
SecVerificationServer
FIBU-Endkontrolle
Ausgangsrechnungsdaten aus
smartFIX in TaskLink prüfen
- Aufruf BDS Buchungsmaske
- Rechnung OK à BDS-Buchung
- Rechnung nicht OK à zurück
an den Bauleiter
Signaturprüfung mit
SecVerifikationServer
Erstellung Prüfbericht
Ausgangssignatur überprüfen
Mit der Generierung des
Prüfberichts und Hinzufügen zu
dem Workflow
Archivieren:
Signierte Rechnung, Sonstige
Anhänge (zB Prüfbericht),
Workflow-Protokolls
AR versenden
(PDF, Post)
Korrekturen zur Rechnungsprüfung
Korrekturbuchung mit erneutem Prüflauf
Erforderliche Korrekturen von Eingangsrechnungen, nach der ersten Prüfung mit Rechnungsfreigabe und erfolgter
Vollbuchung in der BDS-FIBU, werden durch einen erneuten Prüflauf im Workflow-System task-><-link abgebildet.
Die Korrekturen erfolgen manuell in der BDS-FIBU und mit der Erstellung des BDS-Korrekturblattes wird der
Prüflauf in TaskLink automatisch gestartet.
Automatisierung der Buchungskorrekturen
Korrekturbuchung durchführen
mit Erstellung eines Korrekturbeleges in
der BDS-FIBU
TaskLink
Workflow-Start
Mit angehängtem Korrekturbeleg
Korrektur
Prüfung
durch KST-Verantwortlichen
FIBU-Endkontrolle
Archiv
Workflow-Start
Mit angehängtem Korrekturbeleg
Abstrichschreiben / Lieferantenkorrekturschreiben
Mit der Erfassung eines Abstriches
oder der Bearbeitung einer Teil–
Schlussrechnung kann jederzeit ein
Abstrichschreiben erstellt werden.
Dies dient dazu, dem Lieferanten
einen Überblick über die Korrekturen
zu geben, damit dieser die gleichlautenden Buchungen im seinem System
vornehmen kann.
Das Abstrichschrieben (zusammen
mit der Rechnung) kann direkt von
z.B. einem Bauleiter per task-><-link
Standard E-Mailversand an eine Kontakperson versendet werden.
Der Versand wird in der AblaufProtokollierung des Prüfprozesses
festgehalten, damit dies auch nach
der Bearbeitung nachvollzogen werden kann.
Referenzen
Mit unseren innovativen Konzepten und den auf die branchenspezifischen Anforderungen abgestimmten Lösungen
konnten wir bereits einige namhafte Unternehmen der Bauindustrie mit der Integration der BDS Bausoftware überzeugen:
Bauunternehmung Granit Gesellschaft m.b.H.
70.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, mit 150 User
10.000 Ausgangsrechnungen,
Workflow für Korrektur-Belege
Felbermayr Holding GmbH
40.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, mit 150 User
Fröschl Bau AG & Co KG
40.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, mit 75 User
Pittel + Brausewetter GmbH
60.000 Rechnungen pro Jahr, mit 150 User
Integrierte Lieferscheinverarbeitung
Statistikmodul
Rhomberg Bau GmbH
40.000 Rechnungen pro Jahr, mit 300 User
integriertes Lieferantenkorrekturschreiben
BDS-MAWI Integration
Anbindung RIB-Software
Ihre Ansprechpartner
Wenn es uns gelungen ist Ihr Interesse an unseren Ideen und Lösungen zu wecken kontaktieren Sie uns bitte per EMail oder rufen Sie uns an. Wir vereinbaren gerne einen Termin für eine Live-Demonstration unserer Produkte und
ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Ing. Ernst Nemeth
Geschäftsführer
+43 (2252) 508 708 - 11
[email protected]
Christian Wolf
Leiter Business Development
+43 (2252) 508 708 - 20
[email protected]
Alexander Suppan
Projektmanagement & Software-Entwicklung
+43 (2252) 508 708 - 31
[email protected]
Für die Umsetzung Ihrer Anforderungen steht Ihnen unser erfahrenes und motiviertes Team aus Systemanalytikern
und Softwareentwicklern zur Verfügung.
Wenn Sie mehr über uns erfahren möchten besuchen Sie unsere Homepage unter
http://www.tasklink.com
TQS EDV-Software Gesellschaft m.b.H.
A-2514 Traiskirchen, Hauptplatz 19
Telefon: ++43 - 2252 - 508 708 - 10
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Internet: http://www.tasklink.com
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