Rechnungsverarbeitung - Inspire Technologies

Lösungsszenario
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit BPM inspire
Die Ausgangslage
Kaum ein Geschäftsprozess bietet so viel Optimierungs- und Einsparungspotenzial wie die Erfassung und Bearbeitung eingehender
Rechnungen. Mühsam, zeitaufwändig und nicht selten fehlerhaft werden Daten von Hand erfasst und gebucht. An der Erfassung,
Prüfung und Freigabe der Rechnungen sind in der Regel mehrere Mitarbeiter beteiligt. Fällt ein Mitarbeiter aus, bleiben die
Rechnungen einfach liegen – meist schon in den Fachabteilungen. Und: In dezentralen Organisationen braucht es oft mehrere Tage
oder Wochen, bis einzelne Vorgänge in der Verwaltung erfasst und verbucht werden können. Ein weiterer Schwachpunkt ist die
fehlende Transparenz des gesamten Bearbeitungsprozesses.
Die Lösung
Mit BPM inspire für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung rationalisieren und automatisieren Sie den gesamten Prozess – von
der automatisierten Belegerfassung über die papierlose Verteilung, Weiterverarbeitung und Buchung relevanter Rechnungsdaten
bis hin zur Zahlungsfreigabe. Sämtliche Prozesse werden zentral initiiert, gesteuert und überwacht, so dass Sie über jeden einzelnen
Vorgang in Echtzeit informiert sind! Schluss mit der manuellen Datenerfassung
Schluss mit der manuellen Datenerfassung
Dokumentenklassifikation ohne manuelle Anpassung
BPM inspire für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung arbeitet mit einer dokumentenunabhängigen, universellen DatenerfassungsSoftware, die speziell für die Anforderungen nicht standardisierter Formate entwickelt wurde. Das System orientiert sich damit nicht
allein an der spezifischen Dokumentenstruktur, sondern auch an der für Rechnungen typischen Terminologie. Eine manuelle
Anpassung der vielen kreditorenspezifischen Rechnungsinformationen entfällt. Auch ein Vorsortieren vor dem Scanning oder das
Aufkleben von Barcodes zur Dokumententrennung ist nicht notwendig!
Rechnungserfassung in allen Formen und Formaten
Mit BPM inspire überwinden Sie Mediengrenzen! Auch Rechnungen in digitaler Form, sei es als Fax, E-Mail oder im Dateiformat
können automatisiert verarbeitet werden. Es bedarf also keiner gesonderten Erfassung für papierlose Dokumente!
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Lösungsszenario
Saubere Daten für eine sichere
Buchung
Keine halben Sachen – entscheiden
Sie sich für eine Komplettlösung
Alle relevanten Daten wie Rechnungsempfänger,
Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kreditor, Netto- und
Bruttobeträge, Bezugsnebenkosten sowie komplette
Positionstabellen etc. werden nach dem Scanning mit den
Bestelldaten im ERP-System verglichen und auf
Plausibilität, Konsistenz und Vollständigkeit geprüft.
Einen erheblichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen
Systemen zur Rechnungserfassung bietet das Herzstück
der Lösung „Automatisierte Rechnungsverarbeitung“: die
Suite BPM inspire für ganzheitliches Prozessmanagement.
Der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess wird
automatisiert – von der Datenerfassung bis zur Buchung.
So prüft das System zum Beispiel, ob der Rechnungsbetrag
zur Summe der Einzelposten passt und ob das Verhältnis
von Mehrwertsteuer und Nettosumme richtig ist. Nicht
sauber erkannte Zeichen, unplausible Daten, unvollständige
Rechnungen sowie Liefer- und Bestellabweichungen werden
automatisch zur manuellen Verifikation angezeigt.
Mit Business Process Management
(BPM) zum optimierten
Rechnungsprozess.
Einige Unternehmen greifen bereits auf Scanning-Lösungen
zur Rechnungserfassung zurück. Die Prüfung, Freigabe
und Buchung der Daten aber geschieht weiterhin auf
herkömmliche Weise. Mit der integrierten Business Process
Management (BPM) Lösung von BPM inspire entscheiden
Sie sich für einen ganzheitlichen Lösungsansatz.
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Im Handumdrehen definiert: der
Rechnungsworkflow
Der BPM inspire Designer wurde speziell für die einfache
Definition komplexer Prozesse entwickelt. Den
Rechnungsworkflow modellieren Sie über eine grafische
Benutzeroberfläche im Handumdrehen durch Drag&Drop.
In einem Zuge legen Sie einzelne Prozessschritte, Regeln,
Plausibilitäten und Eskalationsszenarien mit Hilfe eines
Assistenten fest – ganz ohne Programmierkenntnisse!Somit
muss nicht mehr jede Veränderung im Prozess von der IT
vorgenommen werden. Die intuitiv gestaltete Oberfläche
erlaubt auch Anwendern aus den Fachabteilungen eine
einfache Definition von Prozessen!
Lösungsszenario
Automatisierte Weiterverarbeitung
nach klaren Regeln
Prozessoptimierung durch
systematische Schwachstellenanalyse
Im Anschluss an die elektronische Erfassung werden die
Rechnungen papierlos und vollautomatisch nach von Ihnen
klar festgelegten Regeln weitergeleitet. Die Prüfung und
Freigabe erfolgt direkt am Bildschirm.
BPM inspire für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung
erstellt kontinuierlich Berichte zu allen Rechnungsvorgängen, etwa zur Bearbeitungsdauer, zu Durchlaufzeiten,
Eskalationen und vielen anderen Parametern. Mit diesem
wachsenden Erfahrungsschatz und der Möglichkeit der
einfachen Anpassung der Verarbeitungsregeln können Sie
Ihren Rechnungsprozess kontinuierlich verbessern oder
etwa an veränderte Rahmenbedingungen anpassen.
Bleiben Rechnungen über einen definierten Zeitraum hinaus
unbearbeitet, werden sie entweder zurück zum Auslöser
oder aber an einen anderen Mitarbeiter geleitet. Nach Freigabe
der Rechnung wird umgehend die Buchung im ERP-System
ausgelöst. Dies erfolgt automatisch oder manuell durch
einen autorisierten Benutzer.
Integriertes Reporting: Sie wissen
jederzeit, was läuft.
Auch einzelne Rechnungspositionen und Sammelrechnungen
können mit BPM inspire für die Automatisierte
Rechnungsverarbeitung von einzelnen autorisierten
Benutzern freigegeben und auf unterschiedliche Kostenstellen
gebucht werden.
Die Suite BPM inspire steuert und überwacht sämtliche
Prozessschritte zentral und stellt Ihnen eine MonitoringAnsicht sowie umfangreiche Reportings zu allen Vorgängen
zur Verfügung – in Echtzeit auf Basis sekundenaktueller
Daten.
Vom Papier zum Buchungssatz
4. Freigabeprozess
5. Buchen im ERP
Workflowserver
(BPM inspire)
ERP (z.B. SAP)
Rechnungsklassifizierung
Abgleich Datenextraktion
XML
TIFF G4
XML
3. Archivieren
Archivserver
TIFF G4
Jederzeit Transparenz im Prozess!
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Ausgleichsinfos
XML
Historie
sämtliche Eingangsdokumente
2. Aufbereitung der Daten
Dokument - ID
1. Scannen
Lösungsszenario
Alles auf einen Blick: das Rechnungseingangsbuch
Sämtliche Rechnungsvorgänge werden übersichtlich
dargestellt und können nach Kriterien Ihrer Wahl, wie etwa
Kreditorenname, Betrag, Erfassungsdatum etc. sortiert
werden. Sie sehen auf einen Blick den gesamten Cash-Flow.
Mit einem Klick wird Ihnen die gesamte Prozesshistorie zu
jedem einzelnen Vorgang in aller Ausführlichkeit angezeigt.
Reporting und Controlling
• Echtzeitmonitoring für eine schnelle Status-Übersicht
aller Rechnungsvorgänge
• Interaktives Rechnungseingangsbuch für ein optimales
Cash-Flow-Management
• Möglichkeit zur kontinuierlichen Prozessverbesserung
und -anpassung durch permanente Beobachtung der
relevanten Größen
Compliance & revisionssichere
Langzeitarchivierung
Zur Aufbewahrung Ihrer gesamten Rechnungspost bietet
BPM inspire Automatisierte Rechnungsverarbeitung die
Ablage Ihrer Dokumente in einem GDPDU-konformen
Archiv an. Auch die optionale Anbindung vorhandener
Archiv- oder DMS Systeme stellt die Erfüllung Ihre
Compliance Anforderungen sicher.
Prüfungs- und Freigabeworkflow
Das sind Ihre Vorteile:
• Vollständige Kontrolle über den Gesamtprozess durch
zentrale Steuerung und Protokollierung aller Vorgänge
Automatisierte Datenerfassung
• Schnelle und zeitgerechte Bearbeitung aller Rechnungen,
Vermeidung von Skontiverlusten
• Einfache Modellierung des gesamten Rechnungsprozesses
über eine grafische Benutzeroberfläche
• Enorme Beschleunigung des Prüfungs- und Freigabeprozesses durch komplette Automatisierung
• Entlastung Ihres Personals von Routinearbeiten
• Saubere Daten für eine sichere Buchung in jegliches ERPSystem
• Datenvalidierung durch Abgleich der Bestelldaten mit
ERP-oder Warenwirtschaftssystemen
• Eskalationsszenarien bei Brüchen, Verzögerungen oder
Manipulationen
• Wahlweise automatische Buchung ohne Benutzerinteraktion
• Automatische Dokumentation aller Verarbeitungsschritte
• Keine Barcodes oder Vorsortierung zur Dokumententrennung notwendig
• Einfache Nachbearbeitung unplausibler oder unleserlicher
Daten
• Medienunabhängige Verarbeitung aller Rechnungseingänge
(Post, Fax, E-Mail oder Datei)
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Lösungsszenario
• Alle Rechnungen werden automatisch erfasst und für
Weiterverarbeitung bereit gestellt.
• Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen erfolgt ganz
einfach direkt am Bildschirm.
• Integrierte Reportings: Überprüfen und optimieren
Sie den gesamten Rechnungsprozess (hier: Prozesslaufzeit
in Minuten).
• Das interaktive Rechnungseingangsbuch bietet eine
detaillierte Übersicht zu jedem einzelnen Rechnungsvorgang.
• Der gesamte Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung ist über eine grafische Benutzeroberfläche
definiert und dokumentiert.
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Lösungsszenario
Business Benefits
• Schneller Return on Investment durch vollständige Prozessautomatisierung
• Zukunftssicherheit durch Kompatibilität mit allen bekannten ERP-Systemen
• Rechtssicherheit durch revisionssichere und GDPdU-konforme Archivierung
• Keine unkalkulierbaren Kosten bei Erhöhung der Rechnungsanzahl durch einfaches Lizenzmodell
• Schnelles und einfaches Auffinden von Rechnungen bei Steuerprüfungen
• Drastische Zeit- und Kostenersparnis durch Wegfall von Routinearbeiten
• Reduzierung der Kopier- und Lagerkosten durch Digitalisierung
• Verbesserte Liquiditätsplanung und optimales Cash-Flow-Management
• Kurze, einfache Projektierung durch den Einsatz von Standardtechnologien
• Investitionssicherheit durch Möglichkeit auf die Verarbeitung des gesamten Posteingangs
• Keine Insellösung sondern zahlreiche Ausbaumöglichkeiten für weitere Prozesse
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Lösungsszenario
Über Inspire Technologies GmbH
Inspire Technologies GmbH entwickelt und vermarktet Business Process Management (BPM) -Software. Kernstück des Angebots
ist die Produktsuite BPM inspire, welche eine schnelle und pragmatische Einführung von unternehmensweiten Business Process
Management-Lösungen ermöglicht. BPM inspire unterstützt Partner und Unternehmen als ganzheitliche Business Process Management
- Suite bei der Modellierung, Implementierung, Ausführung und Monitoring von Geschäftsprozessen. Durch ein offenes Schnittstellenkonzept bietet BPM inspire alle notwendigen technischen Voraussetzungen, um Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren
und mit anderen Softwareprodukten zusammenzuarbeiten.
Mehr Informationen zur Inspire Technologies GmbH finden Sie unter: www.bpm-inspire.com
Gerne erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie Geschäftsprozesse zukünftig durch den Einsatz von BPM inspire
automatisiert und optimiert werden können!
Machen Sie kurzen Prozess!
Rufen Sie uns unter +49 (0) 7724 85990-10 an oder kontaktieren Sie uns per E-Mail unter: [email protected]
Inspire Technologies GmbH
Leopoldstr. 1
D-78112 St. Georgen
Telefon + 49 (0) 7724 85990-10
Telefax + 49 (0) 7724 85990-29
[email protected]
www.bpm-inspire.com
Geschäftsführer: Dr. Michael Otte
Registriert: Amtsgericht Freiburg i.Br., HRB 702579
Sitz der Gesellschaft: St. Georgen im Schwarzwald
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