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Unternehmensprofil ORGA GmbH
Leistungsangebot im
Bereich
Enterprise Content
Management
Stand: Januar 2007
Copyright Experton Group AG, 2007
www.experton-group.de
Inhaltsverzeichnis
1
ORGA GMBH
3
2
SPEZIFISCHES PORTFOLIO IM BEREICH ECM
4
3
REFERENZEN
6
4
PARTNER
7
5
MITARBEITER
7
6
STRATEGIE UND ZIELE
7
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Wirtschaftliche Entwicklung der ORGA........................................................................ 3
Abbildung 2: Kunden der ORGA (Auswahl)..................................................................................... 7
Experton Group AG, 2007
Alle Angaben ohne Gewähr.
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ORGA GmbH
Das SAP Systemhaus ORGA GmbH mit Hauptsitz in Karlsruhe wurde 1970 gegründet und bietet
als Business Partner bereits seit 1979 Produkte der SAP am Markt an. Die ORGA ist ein
Tochterunternehmen der FIDUCIA IT, einem der größten IT-Service-Anbieter im deutschen
Bankensektor, und kann daher auf eine extrem leistungsfähige IT-Infrastruktur zurückgreifen.
Zur Optimierung der Unternehmensprozesse ihrer Kunden bietet die ORGA innovative ITLösungen und Services für Industrie, Handel und Dienstleistungsunternehmen:
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•
•
•
ORGA mySAP Lösungen
ORGA IT Services
ORGA Document Services
ORGA Personal Services
ORGA Mobile Lösungen
Die ORGA erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2005 mit knapp 200 Mitarbeitern einen Umsatz von 32
Millionen Euro als Tochtergesellschaft der FIDUCIA IT AG (Konzernumsatz 707 Millionen Euro),
einem der größten IT-Service-Anbieter im deutschen Markt.
ORGA
Umsatz (Deutschland)
Mitarbeiter in Deutschland
Umsatz Fiducia Konzern
2005
32 Mio. €
180
707 Mio. €
Abbildung 1: Wirtschaftliche Entwicklung der ORGA
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Spezifisches Portfolio im Bereich ECM
Seit 2005 bietet die ORGA eigene Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von
Eingangsrechnungen (AREV) und den elektronischen Rechnungsversand (Electronic Bill
Presentment) an. ORGA Document Services sind:
•
Electronic Bill Presentment (EBP)
•
Automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen
•
Archivierung
Mit AREV werden eingehende Rechnungen elektronisch erfasst, verarbeitet und im ORGA OnlineArchiv GDPdU-konform archiviert. Die Electronic Bill Presentment Lösung für den elektronischen
Versand verschickt Rechnungen elektronisch über das Internet. Elektronische Signaturen sorgen
für die Authentizität der Kommunikationspartner und Integrität der übertragenen Daten. Die ORGA
bietet mit EBP und AREV einen umfassenden Service, der keine zusätzliche Software oder
Lizenzen beim Kunden erforderlich macht.
Document Services
Mittels der Lösung ORGA EBP werden Rechnungen digital versendet und dabei mit einer
qualifizierten elektronischen Signatur versehen, um den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich
der Identität und Authentizität der Kommunikationspartner sowie der Integrität der übertragenen
Daten zu entsprechen. Die Übertragung der signierten Rechnungen ist durch Fax, E-Mail sowie als
Download über einen Webbrowser möglich. Als Rechnungsformate werden XML, EDIFACT, IDOC,
PDF und proprietäre Formate unterstützt.
Für die Anforderungen im Kreditorenbereich bietet die ORGA ihre Lösung AREV (Automatisierte
Rechnungseingangsverarbeitung) an. Eingehende Rechnungsdokumente werden eingescannt, die
Informationen von der selbstlernenden Software eingelesen und mit den Kreditor- und Bestelldaten
abgeglichen. Die Bearbeitungsprozesse erfolgen ebenso wie bei ORGA EBP Workflow-gesteuert.
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist für Unternehmen typischerweise ein manueller
Prozess mit hohem Zeitaufwand. Die eingehenden Rechnungen werden mit AREV elektronisch
erfasst, verarbeitet und anschließend im ORGA Online-Archiv abgelegt, das über eine Schnittstelle
mit dem SAP-System verbunden ist. Dadurch kann im SAP-System auf bereits archivierte
Dokumente zugegriffen werden.
Die Benutzer können via SAP GUI oder Internet-Browser recherchieren. Nach der Extraktion aller
relevanten
Dokumenteninformationen
werden
diese
mit
den
SAP-Bestellund
Kreditorenstammsätzen abgeglichen und anhand einer XML-Datei an das SAP-System
übergeben. Durch den Einsatz von SAP-Workflows wird auch die folgende Verarbeitung
weitgehend automatisiert. Beispiele dafür sind die automatisierte Vorerfassung von SAPBuchungssätzen, die Freigabe und die Bezahlung von Rechnungen bis hin zur direkten
Durchbuchung der Rechnungen.
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Für eine durchgängige Digitalisierung bietet die ORGA zudem eine elektronische Archivierung
(Scan-Service) im Online-Archiv an. Dadurch entsteht eine flexible Verfügbarkeit der
Rechnungsdokumente in anderen betrieblichen Funktionen wie etwa im Call Center oder in der
Reklamationsbearbeitung. Gleichzeitig wird dabei den steuerrechtlichen Erfordernissen nach
GDPdU entsprochen. Der Zugriff darauf ist via SAP GUI direkt im entsprechenden Vorgang oder
über einen Internet-Browser möglich. Zum Serviceumfang gehören außerdem eine Verfilmung von
Akten und Belegen sowie die Aufbereitung der Belege für die Stapelverarbeitung. Die Vernichtung
von Belegen, Filmen oder Carbonbändern gehört ebenfalls zum Lieferumfang Die Archivierung auf
CD-R ist eine "klassische" kostengünstige Lösung der ORGA für das Dokumentenmanagement.
Die Kunden erhalten ihre Daten auf CD-R einschließlich der entsprechenden Recherche-Software.
Durch die drei Komponenten Invoice-Management, Electronic Bill Presentment und elektronische
Archivierung wird eine durchgängige Digitalisierung der gesamten Rechnungsprozesse
geschaffen.
ECM Dienstleistungen
Die ORGA hat produktneutrale Checklisten zur Analyse der Anforderungen an das elektronische
Dokumentenmanagement, Online Archivierung, ECM und Rechnungsstellung herausgegeben.
Neben aktuellen Marktinformationen zu Praxiserfahrungen und Investitionsplanungen der
Anwender in Sachen ECM beschäftigen sich die Hilfen insbesondere mit den zentralen
Nutzenaspekten. Dazu gehören der strategische Mehrwert, Kosten- und Wettbewerbsvorteile, die
Prozessunterstützung und die Unterstützung durch ECM bei den Compliance-Anforderungen der
Firmen. Sie werden jeweils unter den relevanten Gesichtspunkten differenziert hinterfragt, so dass
sich der Benutzer der ORGA-Praxishilfe das individuelle Anforderungsprofil für das jeweilige
Unternehmen im Bereich des elektronischen Dokumentenmanagements systematisch definieren
kann. Dadurch erhält das Unternehmen eine Grundlage für die Planungsentscheidungen sowohl
für eine erstmalige Einführung als auch für die Erweiterung bestehender ECM-Lösungen.
Folgende Checklisten und Praxishilfen stehen zur Verfügung:
1. Leitfaden Online Archivierung
o
Bedarfsanalyse DMS
o
Analyse des Nutzungspotentials von DMS
o
Nutzungsanalyse Online Archivierung
o
Auswahl der Provider
2. Anforderungsanalyse ECM
3. ECM – Aspekte des Informationsmanagement (Analyse des Informationsvolumens,
Informationsflusses, Bewertung, Informationssysteme, Ablagestrukturen)
4. Ganzheitliche Digitalisierung der Rechnungsstellung
Die Checklisten können unter www.orga.de kostenlos angefordert werden.
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IT-Services und Outsourcing
Zum Fullservice-Angebot der ORGA gehören außerdem Hosting, Application Outsourcing und
Business Process Outsourcing. Die Daten und Dokumente werden in einem HochsicherheitsRechenzentrum verarbeitet. Das IT-Service Management ist nach ITIL (IT Infrastructure Library)
organisiert. Das dreistufige Service-Level-Konzept gewährleistet das Maß an Sicherheit und
Verfügbarkeit.
Bei Einführungs- und Release-Wechsel-Projekten bietet die ORGA außerdem die Möglichkeit, die
SAP Systeme und Anwendungen temporär auszulagern. Damit lassen sich SAP Projekte schnell
und sicher durchführen. Erst nach Projektabschluss entscheidet der Kunde über die längerfristige
Auslagerung beziehungsweise den Eigenbetrieb. Beim „Umzug“ der Systeme werden die
Datenbanken kopiert und beim Kunden installiert.
Die ORGA betreut derzeit im Rechenzentrum über 130 Systeme mit SAP-Anwendungen.
•
•
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•
300 Datenbank- und Applikationsserver
35 TeraByte Plattenplatz
290 TeraByte gesicherte Daten
70 Router im Rechenzentrum
180 Router bei Kunden
350 Leitungen nach extern zum Kunden
8.800 Outourcing-User
Die Maßnahmen für die Notfallvorsorge und das Problemmanagement reichen von Analysen zur
frühzeitigen Ermittlung von Risiken über sicherheitsfachliche Schulungen der Mitarbeiter bis zur
Notfallorganisation mit Wiederanlaufplänen. Alle Prozesse sind nach anerkannten internationalen
Standards wie dem BSI-Grundschutzhandbuch, British Standard BS 7799 beziehungsweise ISO
17799 sowie den Leitsätzen der IT Infrastructure Library (ITIL) organisiert.
3
Referenzen
Kunde / Branche
Mercateo (Handel)
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Lösung
Beim Großhändler Mercateo erhalten die Kunden die elektronisch
signierte Rechnung als PDF-Dokument per E-Mail. Eine gleichzeitig
zur Verfügung gestellte XML-Datei ermöglicht es den Empfängern,
ohne weiteren Erfassungsaufwand die Rechnungsdaten elektronisch
in ihr ERP- oder Buchhaltungssystem zu übernehmen. Die Erstellung
der Signatur und der Rechnungsversand erfolgen über die ORGA. Als
zusätzlichen Service bietet Mercateo den Nutzern dieser Electronic
Bill Presentment-Lösung (EBP) eine zehnjährige elektronische
Archivierung der Rechnungsdokumente mit Online-Zugriff durch die
autorisierten Kunden. Mercateo verfügt über 160 verschiedene
Lieferanten mit über 1,9 Millionen Produkten. Er ist mittlerweile der
größte offene B2B-Marktplatz für Geschäftskunden aller Branchen in
Deutschland. Es gibt keinen Bruch mehr zwischen der OnlineBestellung und der Rechnungsform.
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Pfizer Gruppe (Pharma)
Pfizer Deutschland steuert das Humanarzneimittel-, Consumer Health
Care- und das Tiergesundheitsgeschäft der Pfizer Gruppe und
entschied sich für die Document Services von ORGA:
•
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•
Prozessoptimierung rund um die ca. 2.000
Rechnungseingänge bei Pfizer mit Hilfe des ORGA-OnlineArchives
Schneller Zugriff für ca. 30 Sachbearbeitungsplätze und
gleichzeitige Archivierung des Rechnungseingangsvolumens
Zusätzliche Dienstleistungen wie Scannen etc. Erweiterungen
hinsichtlich Datentransfer vom ORGA-Online-Archiv zum SAP
System von Pfizer
Erweiterungen dieses Online-Archivmodelles auf weitere
Abteilungen bei Pfizer
…
Abbildung 2: Kunden der ORGA (Auswahl)
4
Partner
Seit 1995 ist die ORGA autorisiertes SAP Systemhaus. Darüber hinaus ist die ORGA offizieller
SAP Migrations-Partner und SAP Partner Hosting. Die ORGA gehört zu den ersten Unternehmen,
die als SAP Systemhaus autorisiert wurden. Neben der SAP, die im Bereich Document Services
bei der Rechnungseingangsbearbeitung den Workflow in das SAP-System einbringt, ist ein
weiterer wichtiger Partner die Firma Insiders Technologies im Bereich OCR Erkennung .
5
Mitarbeiter
Die ORGA beschäftigt im Bereich Document Services 20 Mitarbeiter mit fachlichem Know-how in
Bezug auf Archivierung, Rechnungsbearbeitung und EBP.
6
Strategie und Ziele
Die ORGA konzentriert sich im Bereich Document Services auf die zu den Geschäftsprozessen
zugehörigen Dokumente. Im SAP System des Kunden wird der Bezug zwischen Prozess und
Dokument hergestellt. Der Anbieter setzt seinen Fokus auf dokumentenspezifische
Geschäftsprozesse, die es in SAP-Systemen abzubilden und zu automatisieren gilt. In 2007
stehen bei der ORGA Projekte wie beispielsweise die digitale Poststelle im Mittelpunkt. Neben der
digitalen Poststelle werden Prozesse zur Aktenbildung (Personalakte, Vertragsakte, Kundenakte)
und Prozesse im Personalbereich realisiert. Derzeit laufen Pilotprojekte zu den genannten
Themenbereichen.
In 2007 will die ORGA den Bereich Document Services als eigenständige Geschäftseinheit
aufstellen und diesen weiter ausbauen. Als IT-Dienstleister wird die ORGA sich in diesem Bereich
verstärkt auf die Bedürfnisse seiner Kunden einstellen und die Lösungen im Bereich Document
Services auch als Dienstleistung im Outsourcing Betrieb anbieten.
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