recHtssicHere arcHivierung und dokumentenverwaLtung mit nscaLe

Landkreis Hameln-pyrmont
Rechtssichere Archivierung
und Dokumentenverwaltung
mit nscale
Anforderungen:
Lösung:
Erfolge:
•  Entsprechung der
rechtlichen
Anforderungen
•  Steigerung der Effizienz in
der Auftragsbearbeitung
•  Einführung einer digitalen
Rechnungsbearbeitung
•  Skalierbares und flexibles
System
•  nscale 6 als zentrales
Archiv- und Dokumenten­
management-System
•  Kern:
nscale Server
•  Clients:
nscale Desktop (Single
Sign-On )
nscale Desktop Web
•  Lösung:
nscale for SAP
•  Scanner-Hardware:
Kodak i260
•  Konzentration auf das
Kerngeschäft und nicht
auf die Suche nach Daten
•  Revisionssichere Archiv
ierung
•  Reduzierung der Papier
archive
Über Über den Landkreis HamelnPyrmont
Der Landkreis Hameln-Pyrmont gehört mit einer Größe von 796 qkm und einer
Einwohnerzahl von fast 160.000 zu den dichter besiedelten Kreisen in Niedersachsen.
Acht Städte und Gemeinden bilden seit der Verwaltungs- und Gebietsreform der 70er
Jahre den Landkreis: Neben Hameln, das altehrwürdige Staatsbad Bad Pyrmont, die
Städte Hessisch Oldendorf und Bad Münder, die Flecken Aerzen, Salzhemmendorf,
Coppenbrügge und die Gemeinde Emmerthal. Der Wirtschaftsraum Hameln- Pyrmont
ist gekennzeichnet durch eine ausgewogene mittelständische Industrie mit Handel,
Handwerk, Tourismus, Gesundheit und Erholung.
www.hameln-pyrmont.de
Über KDO
Der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg - KDO - ist der
kommunale IT-Dienstleister für die Entwicklung, Pflege und Beratung kommunaler
Fachsoftware, übernimmt zentrale Dienste (ASP)und steht für sämtliche kommunalen
IT-Dienstleistungen wie Softwareeinführungsprojekte und umfassende Schulungen
zur Verfügung. Die KDO, mit ihrem Hauptsitz in Oldenburg und der Geschäftsstelle in
Bremervörde, ist heute für 66 Verbandsmitglieder und für ca. 300 Vertragskunden
hauptsächlich in Niedersachsen tätig. Kerngeschäft ist dabei die Entwicklung,
Bereitstellung,
verwaltungen.
www.kdo.de
Beratung
und
Pflege
von
Fachanwendungen
für
Kommunal­
Optimale
Zusammenarbeit
Der
Landkreis
Hameln-Pyrmont
be­
arbeitet ein monatliches Volumen von
mehr
als
entspricht
2500
Rechnungen.
mindestens
90000
Dies
Seiten
rechtsrelevanter Dokumente. In weniger
als drei Monaten wurden im Rahmen
eines gemeinsamen Projekts zeitgleich
SAP als auch nscale implementiert.
Die
Einführung
von
SAP
betreute
der Zweckverband Kommunale Daten­
verarbeitung Oldenburg (KDO).
Digitale Eingangs
rechnungs­bearbeitung
Bei der Ablage von Eingangs­rechnungen setzt der Landkreis das Szenario „Spätes
Ablegen mit Barcode“ ein. Beim Buchen der Eingangs­rechnungen wird eine
entsprechende Anordnung ausgedruckt, welche einen Barcode enthält. Seine
Speicherung in SAP macht eine manuelle Barcode­erfassung überflüssig. Die
Eingangs­rechnung wird durch den Buchungs­prozess geleitet und abschließend
gescannt und archiviert. Der Barcode wird dabei automatisch erkannt, an SAP
gemeldet und eine Verknüpfung zwischen gebuchtem Beleg und Dokument
hergestellt. Anschließend können die Dokumente in SAP recherchiert und
angezeigt werden. benötigt. Es müssen lediglich der Ordnername und die
berechtigten Personen erfasst werden. Die Applikation erledigt den Rest.
„Um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und die
Effizienz in der Bearbeitung zu steigern, haben wir uns dafür
entschieden, unkompliziert in das Thema digitale
Rechnungsbearbeitung einzusteigen.
Ein skalierbares und vor allem zuverlässiges System war für
unsere Anforderungen unabdingbar. nscale hat uns
überzeugt, da es als Standardprodukt in der Lage war,
unsere architektonischen und funktionalen Anforderungen
vollständig abzudecken. Die elektronische Recherche
ermöglicht es, sich auf das Kerngeschäft und nicht auf das
Suchen zu konzentrieren.“
Rainer Thielke, Leiter Referat Personal/IT/Presse des Landkreises Hameln-Pyrmont.
Intelligente
Recherche mit
nscale Desktop
Zusätzlich können die Mitarbeiter sämt­
liche in SAP abgelegten Dokumente
recherchieren. Dabei stehen dem An­
wender die SAP-Attribute auch in den
Suchmasken des nscale Desktop zur Ver­
fügung. Die Replikation dieser Attribute
erfolgt automatisch mit dem nscale for
SAP Replication Service.
Perfektes
Informations­
management
Die
Dokumentenmanagement-
und
Archivlösung des Landkreises besteht
aus
der
nscale-Plattform
mit
den
Komponenten nscale Server, nscale
Desk­top und nscale for SAP sowie den
entsprechenden Hardware-Komponen­
ten. Über das Speichern der geschäfts­
bezogenen Dokumente hinaus bietet
nscale
sichere
zusätzlich
deren
Archivierung
revisions­
sowie
den
unternehmensweiten Zugriff auf die
abgelegten Daten über den nscale
Desktop, der auf jedem Mitarbeiter PC
der Kreisverwaltung installiert ist.
Schnelle
Reaktion – Hoher
Kundennutzen
DSW21 ist somit nun in der Lage,
schnell auf Anforderungen im Hause zu
reagieren,
zeiten
ohne
Rücksicht
auf
zu
Entwicklungsnehmen.
Die
beauftragenden Fachbereiche erhalten
in kürzester Zeit Zugriff auf ihre Daten
in elektronischer Form. Die Prozess­
kosteneinsparungen sind hierbei so
offensichtlich, dass ein ROI innerhalb
kurzer Zeit zu erwarten ist. Darüber
hinaus wird dem Kunden ein Instrument
an die Hand gegeben, die Nutzung der
Lösung ohne ein aufwendiges Rollout
flexibel zu steuern.
Für die Zukunft
gewappnet
Im
nächsten
Umsetzung
sichtlich
Projektschritt
der
ist
die
Anforderungen
hin­
Workflow
mit
integrierter
digitaler Signatur geplant. Basis dieser
Planung sind die neuen EU-Dienst­
leistungsrichtlinien. Hiernach ist die
öffentliche Hand künftig verpflichtet,
jeden „Kunden“ elektronisch in fest­
gelegten Zeiträumen zu bedienen. Von
der ersten Kontaktaufnahme bis zur
Genehmigung des Antrages soll der
Kunde an die Hand genommen werden.
Diese europaweit geltende Regelung
setzt voraus, dass die zuständigen
Behörden vorbereitet sind. Darüber
hinaus soll die herkömmliche Archiv­
fläche
begrenzt
werden.
31.12.2010
sollen
die
dauerhaft
„eingefroren“
Bis
zum
Papierarchive
sein.
Vor­
aussetzung hierfür ist eine flächen­
deckend laufende digitale Alternative.
Zusätzlich bietet das Projekt auch die
Gelegenheit, die bestehenden Prozesse
auf ihr Optimierungspotential zu prüfen.
Über die Ceyoniq Technology GmbH
Ceyoniq Technolgy GmbH
Boulevard 9
33613 Bielefeld
Tel.:+49 521 9318-1000
Fax:+49 521 9318-1111
E-Mail: [email protected]
www.ceyoniq.com
Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform
nscale 7vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend
einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis
hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse (E-Mail-Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.). Am
Hauptsitz in Bielefeld und den Standorten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien
sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt.