SEPA Kompendium - GLS-Bank

GLS SEPAKompendium
Die wichtigsten Fachbegriffe im Detail mit Beispielen
Online Filiale – Version 1.1
13.08.2013
SEPA
1. Inhaltsverzeichnis
1.
Basislastschrift .................................................................................................................... 3
2.
Firmenlastschrift ................................................................................................................. 6
3.
Gläubiger-Identifikationsnummer ................................................................................... 9
4.
SEPA Lastschriftmandat.................................................................................................. 11
5.
Umdeutungslösung bei bestehenden Einzugsermächtigungen ............................. 18
6.
Pre-Notification (Vorabinformation) ............................................................................ 21
7.
SEPA Eillastschrift ............................................................................................................. 23
8.
„IBAN only“ bei SEPA Überweisungen.......................................................................... 24
9.
Weitere Informationen ................................................................................................... 25
9.1.
Zusammenfassen von Mandat und Pre-Notification. ........................................ 25
9.2.
Verwendete Zeichen (z.B. im Verwendungszweck) .......................................... 25
9.3.
Außenwirtschaftsmeldung ..................................................................................... 25
9.4.
TARGET Tage oder: Wie berechne ich den Einreichtag meiner SEPA
Lastschrift
9.5.
............................................................................................................. 27
Textschlüssel werden zu Purpose Codes .............................................................. 29
10. Versionsinformationen .................................................................................................... 30
2
SEPA
1. Basislastschrift
Erklärung/ Definition
Der Gesetzgeber unterscheidet im SEPA Bereich nicht zwischen Juristischen und
Natürlichen Personen, sondern zwischen Verbraucher („Privatpersonen“) und
Nicht-Verbraucher („Firmen, Vereine, Selbstständige“). Eine Basislastschrift ist eine
SEPA Lastschrift zwischen Verbraucher und Verbraucher, zwischen Verbraucher
und Nicht-Verbraucher oder zwischen Nicht-Verbraucher und Nicht-Verbraucher.
Die SEPA-Basislastschrift wird zu einem vereinbarten Fälligkeitsdatum erfasst. An
diesem Tag wird der fällige Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen
abgebucht.
Bei einer Basislastschrift sind folgende Angaben erforderlich:
Vorname und Nachname (Zahlungspflichtiger)
IBAN (Zahlungspflichtiger)
BIC (Zahlungspflichtiger)
Betrag in EUR
Verwendungszweck (maximal 4x 35 Zeichen)
Referenznummer des Auftrages bzw. „Ende zu Ende Referenz“
(zusätzliches Feld für kundenindividuelle Eingaben), wenn dies nicht
genutzt wird kann die Eingabe „ not provided“ erfasst werden oder die
Rechnungsnummer / Kundennummer wiederholt werden. Diese
Referenznummer wird bei der Rückgabe einer Lastschrift mitgeliefert
und ist die wichtigste Stelle um Zahlungen zu verfolgen.
Mandatsnummer für Basislastschriften/ Bezeichnung (nur Zahlen und
Buchstaben max. 35 Stellen). (Siehe S. 11, SEPA Lastschriftmandat)
Fälligkeitsdatum
IBAN (Zahlungsempfänger)
Gläubiger-ID (Zahlungsempfänger) (Siehe S. 9, GläubigerIdentifikationsnummer)
Das neue Datenformat der SEPA Zahlungen ist XML (ISO 20022). Damit sind DTA
Zahlungen nicht SEPA konform.
3
SEPA
Fristen / Termine
Damit sich Lastschriftzahler auf den Einzug vorbereiten können, müssen
entsprechende Vorlauffristen eingehalten werden. Der Auftrag muss also
entsprechend frühzeitig bei der Bank eingereicht werden. Zusätzlich ist eine
Kennzeichnung notwendig, ob es sich um eine erste- einmaligewiederkehrende- oder letzte- Lastschrift (Sequenztypen) handelt.
Einreichung ihrer SEPA Basislastschrift:
Erstmalige: 5 (+1*) Tage vorher
Einmalige: 5 (+1*) Tage vorher
Wiederkehrende: 2 (+1*) Tage vorher
Letztmalige: 2 (+1*) Tage vorher
* Wenn Sie die Buchung nach 7 Uhr morgens einreichen, verlängert sich die Frist
um einen Tag.
Beispiel: Sollen regelmäßige Vereinsbeiträge eingezogen werden, müssen Se die
erste Lastschrift als „erstmalige“ kennzeichnen. Den zweiten Beitrag müssen Sie
als „wiederkehrend“ und bei Kündigung den letzten beitrag als „letztmalig“
kennzeichnen. Den Sequenztyp müssen Sie einhalten, ansonsten drohen
Rückgaben.
Rückgabemöglichkeiten:
Die Bank des Zahlungspflichtigen kann bis maximal 5 Tagen nach der
Belastung des Kontos aus bankfachlichen Gründen die Zahlung zurück
gehen lassen.
Der Zahlungspflichtige selbst kann bei einer autorisierten Zahlung bis zu
8 Wochen nach Belastung seines Kontos die Zahlung zurückgeben bzw.
ihr widersprechen.
Der Zahlungspflichtige selbst kann bei einer nicht autorisierten Zahlung
bis zu 13 Monate nach der Belastung seines Kontos die Zahlung
zurückgeben bzw. widersprechen.
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SEPA
Beispiele / Lösungen
Basislastschrift Erfassungsmaske in unserem Zahlungsverkehrsprogramm
GLS eBank:
Besonderheiten
Die Anlieferung von SEPA Lastschriften kann nur elektronisch erfolgen. Es gibt
keine papierhaften SEPA Lastschriftformulare.
Die Meldepflicht im AWV besteht unverändert für Beträge ab 12.500,00 €.
Ausführliche Informationen zur Meldepflicht Siehe Punkt 9
„Außenwirtschaftsmeldung“.
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SEPA
2. Firmenlastschrift
Erklärung/ Definition
Eine SEPA Firmenlastschrift (B2B) wird nur zwischen zwei Nicht-Verbrauchern
vereinbart. Im Gegensatz zur Basislastschrift kann einer SEPA Firmenlastschrift nicht
widersprochen werden.
Die SEPA Firmenlastschrift wird zu einem vereinbarten Fälligkeitsdatum erfasst. An
diesem Tag wird der fällige Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen
abgebucht.
Das vorab abgeschlossene spezielle Firmenlastschriftmandat muss der
Zahlungspflichtige in Kopie seiner Bank (Zahlstelle) zusenden, so dass diese das
Mandat erfassen kann, ebenso dessen Gläubiger-ID (Prüfungspflicht der
Zahlstelle). Das Originalmandat wird beim Zahlungsempfänger archiviert.
Bei einer Firmenlastschrift sind folgende Angaben erforderlich:
Vorname und Nachname (Zahlungspflichtiger)
IBAN (Zahlungspflichtiger)
BIC (Zahlungspflichtiger)
Betrag in EUR
Verwendungszweck (maximal 4x 35 Zeichen)
Referenznummer des Auftrages / Ende zu Ende Referenz (zusätzliches
Feld für kundenindividuelle Eingaben), wenn dies nicht genutzt wird
kann die Eingabe „ not provided“ erfasst werden oder die
Rechnungsnummer / Kundennummer wiederholt werden. Diese
Referenznummer wird bei der Rückgabe einer Lastschrift mitgeliefert
und ist die wichtigste Stelle um Zahlungen zu verfolgen.
Mandatsnummer für Firmenlastschriften / Bezeichnung (nur Zahlen und
Buchstaben max. 35 Stellen). (Siehe S. 11, SEPA Lastschriftmandat)
Fälligkeitsdatum
IBAN (Zahlungsempfänger)
Gläubiger-ID (Zahlungsempfänger) (Siehe S. 9, GläubigerIdentifikationsnummer)
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SEPA
Das neue Datenformat der SEPA Zahlungen ist XML (ISO 20022). Damit sind DTA
Zahlungen nicht SEPA konform.
Fristen / Termine
Damit sich Lastschriftzahler auf den Einzug vorbereiten können, müssen
entsprechende Vorlauffristen eingehalten werden. Der Auftrag muss also
entsprechend frühzeitig bei der Bank eingereicht werden. Zusätzlich ist eine
Kennzeichnung notwendig, ob es sich um eine Erste-einmalige- wiederkehrendeoder letzte- Lastschrift handelt.
Bei der SEPA Firmenlastschrift beträt die Vorlauffrist immer 2 Tage. Dies gilt
für erste- einmalige- wiederkehrende- oder letzte- Lastschriften (Sequenztypen).
Einreichung SEPA Firmenlastschrift:
Erstmalige / Einmalige / Wiederkehrende / Letztmalige: 2 (+1*) Tage vorher
*Wenn Sie die Buchungen nach 7 Uhr morgens einreichen, verlängert sich die
Frist um einen Tag.
Rückgabemöglichkeiten:
Die Bank des Zahlungspflichtigen kann bis maximal 2 Tagen nach der
Belastung des Kontos aus bankfachlichen Gründen die Zahlung zurück
gehen lassen.
Der Zahlungspflichtige selbst kann bei einer autorisierten Zahlung keinen
Widerspruch einlegen.
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SEPA
Beispiele / Lösungen
Firmenlastschrift Erfassungsmaske in unserem Zahlungsverkehrsprogramm
GLS ebank Profi :
Besonderheiten
Die Anlieferung von SEPA Lastschriften kann nur elektronisch erfolgen. Es gibt
keine papierhaften SEPA Lastschriftformulare.
Die Umdeutungslösung ist bei Abbuchungsaufträgen nicht anwendbar (siehe S.
18 „Umdeutungslösung bei bestehenden Einzugsermächtigungen“).
Nicht-Verbraucher die von Nicht-Verbrauchern Lastschriften einziehen, können
auch die Basislastschrift wählen. Dann muss allerdings anstelle eines
Firmenlastschrift- ein Basislastschriftmandat vereinbart werden.
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SEPA
3. Gläubiger-Identifikationsnummer
Erklärung/ Definition
Die Gläubiger-Identifikationsnummer muss von jedem Verein/Unternehmen/
Selbstständigen … der SEPA Lastschriften einziehen möchte einmalig bei der
Deutschen Bundesbank im Internet (www.glaeubiger-id.bundesbank.de)
beantragt werden.
Die Bundesbank versendet die Gläubiger-ID per Mail an den Beantragenden.
Der Aufbau der Gläubiger-ID ist SEPA-weit einheitlich, sie kann europaweit in der
Länge aber variieren. In Deutschland ist die Gläubiger-ID 18-stellig und wie folgt
aufgebaut:
Abb. : Aufbau der deutschen Gläubiger-ID; Quelle: Deutsche Bundesbank
Der Bereich „ZZZ“ kann von ihnen organisationsintern vergeben werden (nur
Zahlen und Buchstaben). Damit können z.B. Abteilungen mit einer eigenen
Gläubiger- ID ausgestattet werden. Das kann die Zuordnung einzelner Umsätze
bei Rücklastschriften erleichtern.
Die GLS Bank benötigt Ihre Gläubiger-ID, wenn Firmenlastschriften eingezogen
werden sollen. Die Gläubiger-ID muss jedoch in ihren Zahlungsverkehrsprogrammen am Auftraggeberkonto hinterlegt werden. Die Gläubiger-ID gilt für
alle Konten des Antragstellers
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SEPA
Fristen / Termine
Klären Sie, ob in Ihrer Organisation Unter-IDs notwendig sind, damit bei
Beantragung keine Missverständnisse entstehen. Fristen gibt es keine.
Beispiele / Lösungen
https://extranet.bundesbank.de/scp/
Besonderheiten
Zu Missverständnissen kann es kommen, wenn eine Ortsgruppe für einen Verein
eine Gläubiger-ID ohne Absprache mit dem Hauptverein beantragt und der
Hauptverein für den gleichen Verein später eine Gläubiger-ID beantragt. Dann
wird es seitens der Bundesbank einen Hinweis geben, dass es schon eine
Gläubiger-ID gibt.
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SEPA
4. SEPA Lastschriftmandat
Erklärung/ Definition
Zur Einreichung von SEPA Lastschriftaufträgen wird einmalig ein Vertrag zwischen
dem Zahlungspflichtigen und dem Zahlungsempfänger abgeschlossen. Dieser
Vertrag wird „Lastschriftmandat“ genannt.
Das SEPA Lastschriftmandat ist eine Erklärung gegenüber dem Einziehenden und
sagt gleichzeitig aus, dass die Bank des Zahlungspflichtigen angewiesen ist, die
Lastschrift einzulösen. Nur bei SEPA Firmenlastschriften muss die Bank des
Zahlungspflichtigen durch eine Kopie über das Zustandekommen des Mandats
informiert werden. Das SEPA Lastschriftmandat bestimmt sich nach dem „SEPA
Core Direct Debit Scheme Rulebook“ des European Payments Council
(www.europeanpaymentscouncil.eu).
Die Gestaltung des Mandats ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt. Der
rechtlich relevante Text des SEPA Lastschriftmandats ist im folgenden Wortlaut
anzugeben: Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Name des
Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift
einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von
[Name des Zahlungsempfängers]auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften
einzulösen. Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen,
beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages
verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten
Bedingungen.
Zusätzlich müssen folgende Angaben auf dem Mandat enthalten sein:
Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer des
Zahlungsempfängers.
Angabe, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen
oder eine einmalige Zahlung gegeben wird (Sequenztypen)
Name (und gegebenenfalls Adresse), Kontoverbindung und Unterschrift des
Kontoinhabers (Zahlungspflichtigen).
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SEPA
Die vom Zahlungsempfänger individuell vergebene Mandatsreferenz ist bis zu
35 alphanumerische Stellen lang und kann im Mandat enthalten sein oder dem
Zahler nachträglich bekannt gegeben werden.
Das Mandat muss immer mit einer Originalunterschrift des Kunden in Papierform
eingeholt werden und beim Zahlungsempfänger archiviert werden (Original oder
auch elektronische Archivierung möglich).
Fristen / Termine
Ein einmal erteiltes Mandat für wiederkehrende Zahlungen gilt bis auf Widerruf, so
lange es genutzt wird, um damit Forderungen einzuziehen. Erst, wenn 36 Monate
kein Einzug stattfindet, verfällt das Mandat.
Holen Sie bitte das Mandat vor der Pre-Notification ein (Siehe S. 21). Zur Vereinfachung können Sie es auch zusammen mit der Pre-Notification versenden. Bitte
berücksichtigen Sie dann den Postlauf für die Zu- und Rücksendung.
Das Mandat ist ab dem Datum der Unterschrift gültig. Die Aufbewahrungspflicht
für das unterschriebene Mandat beträgt 14 Monaten nach dem letzten Einzug.
Beispiele / Lösungen
Die Mandatstexte sind zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder
zweisprachig (Deutsch + Englisch) zu verfassen.
Übersetzte Mandatstexte:
Basislastschriftmandate
http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=core_sdd_mand
ate_transalations
Firmenlastschriftmandate
http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=sepa_b2b_dd_m
andate_translations
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SEPA
Im Folgenden haben wir für Sie einige Beispiele für Basis- und Firmenlastschriftmandate ausgeführt:
Standardtext für eine wiederkehrende Basislastschrift:
MUS T E R GMBH, ROSENWEG 2 , 0 0 0 0 0 I RGE NDWO
Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ05678901234
Mandatsreferenz 987 543 CB2
SEPA-Lastschriftmandat
Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels
Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der
Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem
Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es
gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
_____________________________________
Vorname und Name (Kontoinhaber)
_____________________________________
Straße und Hausnummer
_____________________________________
Postleitzahl und Ort
_____________________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _
Kreditinstitut (Name und BIC)
DE__|____|____|____|____|__
IBAN
_____________________________________
Datum, Ort und Unterschrift
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SEPA
Standardtext für eine einmalige Basislastschrift:
MUS T E R GMBH, ROSENWEG 2 , 0 0 0 0 0 I RGE NDWO
Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ05678901234
Mandatsreferenz 66 443
SEPA-Lastschriftmandat
Ich ermächtige die Muster GmbH, EINMALIG EINE ZAHLUNG von meinem Konto
mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der
Muster GmbH auf mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen.
Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem
Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten
dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
_____________________________________
Vorname und Name (Kontoinhaber)
_____________________________________
Straße und Hausnummer
_____________________________________
Postleitzahl und Ort
_____________________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _
Kreditinstitut (Name und BIC)
DE__|____|____|____|____|__
IBAN
_____________________________________
Datum, Ort und Unterschrift
Standardtext für eine wiederkehrende Basislastschrift ohne Mandatsreferenz:
MUS T E R GMBH, ROS ENWEG 2 , 0 0 0 0 0 I RGE NDWO
Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ05678901234
Mandatsreferenz WIRD SEPARAT MITGETEILT
SEPA-Lastschriftmandat
Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift
einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf
mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem
Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten
dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
_____________________________________
Vorname und Name (Kontoinhaber)
_____________________________________
Straße und Hausnummer
_____________________________________
Postleitzahl und Ort
_____________________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _
Kreditinstitut (Name und BIC)
DE__|____|____|____|____|__
IBAN
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SEPA
Standardtext für einen Abonnementvertrag mit integriertem Mandat:
(Wiederkehrende Basislastschrift ohne Mandatsreferenznummer)
Z E ITUNGS V E R LAG G M BH, 0 0 0 0 0 IRGENDW A L D
Gläubiger-Identifikationsnummer DE9912808901234567
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_____________________________________
Vorname und Name (Kontoinhaber)
_____________________________________
Straße und Hausnummer
_____________________________________
Postleitzahl und Ort
Widerrufsrecht: ???????
_____________________________________
Datum, Ort und Unterschrift
SEPA-Lastschriftmandat: Ich ermächtige die Zeitungsverlag GmbH, Zahlungen von
meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut
an, die von der Zeitungsverlag GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften
einzulösen.
Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum,
die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem
Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
_____________________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _
Kreditinstitut (Name und BIC)
DE__|____|____|____|____|__
IBAN
_____________________________________
Datum, Ort und Unterschrift
Die Mandatsreferenz wird separat mitgeteilt.
Formular abschicken an: Zeitungsverlag GmbH, 00000 Irgendwald.
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SEPA
Standardtext für eine wiederkehrende Firmenlastschrift:
MUS T E R GMBH, ROSENWEG 2 , 0 0 0 0 0 I RGE NDWO
Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ05678901234
Mandatsreferenz 66 443
SEPA-Firmenlastschrift-Mandat
Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift
einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf
mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen.
Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf
Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der
erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin
berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitsdatum anzuweisen, Lastschriften
nicht einzulösen.
_____________________________________
Vorname und Name (Kontoinhaber)
_____________________________________
Straße und Hausnummer
_____________________________________
Postleitzahl und Ort
_____________________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _
Kreditinstitut (Name und BIC)
DE__|____|____|____|____|__
IBAN
_____________________________________
Datum, Ort und Unterschrift
Standardtext für eine einmalige Firmenlastschrift:
MUS T E R GMBH, ROSENWEG 2 , 0 0 0 0 0 I RGE NDWO
Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ05678901234
Mandatsreferenz 66 443
SEPA-Firmenlastschrift-Mandat
Ich ermächtige die Muster GmbH, EINMALIG EINE ZAHLUNG von meinem Konto
mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der
Muster GmbH auf mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen.
Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf
Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten
Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt,
mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitsdatum anzuweisen, Lastschriften nicht
einzulösen.
_____________________________________
Vorname und Name (Kontoinhaber)
_____________________________________
Straße und Hausnummer
_____________________________________
Postleitzahl und Ort
_____________________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _
Kreditinstitut (Name und BIC)
DE__|____|____|____|____|__
IBAN
_____________________________________
Datum, Ort und Unterschrift
16
SEPA
Besonderheiten
Die Mandatsreferenznummer (35 stellig, ohne Leerzeichen, ohne Umlaute, A-Z, az, 0-9, und + ? - : ( ) . ;) kann beispielsweise eine schon vergebene Kunden- oder
Mitgliedsnummer sein. Denkbar ist auch, in die maximal 35- stellige Nummer
immer das Ausstellungsdatum zu integrieren (wegen der Gültigkeitsfristen). Gibt
es bei einem Zahlungspflichtigen mehrere unterschiedliche
„Verwendungszwecke“ warum eine Lastschrift eingezogen wird, kann es sinnvoll
sein, auf einem Mandatsformular für jeden „Verwendungszweck“ eine
Mandatsreferenznummer zu vereinbaren. Damit muss kein neues Mandat
eingeholt werden, wenn der Zahlungspflichtige einem der
„Verwendungszwecke“ das Mandat entzieht.
Bitte legen Sie eindeutig fest, an welcher Stelle in Ihrer Organisation die
Mandatsreferenznummern verwaltet und archiviert werden sollen
(Zahlungsverkehrssoftware oder Mitglieder-/Vereinsverwaltung oder
Buchhaltungssystem). Bitte berücksichtigen Sie, ob und wie Sie die darin
verwalteten Mandatsreferenznummern später in den Lastschriftauftrag
exportieren können. Die Zahlungsverkehrsprogramme werden eigene
Mandatsverwaltungen anbieten, die dies sicherstellen. Eine in der Buchhaltung
erstellte Datei ist dazu nicht geeignet, da die Mandatsfelder im DTA Format nicht
vorkommen. Das neue SEPA Format ist XML. Die Zahlungsverkehrsprogramme
werden die SEPA Dateien in diesem Format bereitstellen. Falls Sie
Buchhaltungssoftware nutzen oder DTA-Dateien erstellen, sorgen Sie bitte
frühzeitig für Updates in das neue Format. Bitte sprechen Sie gegebenenfalls Ihre
Softwarehersteller dazu an.
17
SEPA
5. Umdeutungslösung bei bestehenden Einzugsermächtigungen
Erklärung/ Definition
Ihre vorhandenen schriftlich vereinbarten Einzugsermächtigungen können Sie in
SEPA Basislastschriftmandate umwandeln. Grundlage ist das BGH Urteil (XI ZR
236/07 vom 20.7.2010 w/Insolvenzfestigkeit und die angepassten Lastschriftverträge und Abkommen aller Beteiligten vom 09.07.2012.
Eine einmalige schriftliche Mitteilung (Brief oder auch Newsletter, Mail,
Vereinszeitung) ist dabei ausreichend. Ihr Kunde/Mitglied kann diesem innerhalb
von 8 Wochen widersprechen. Es muss keine explizite Zustimmung erfolgen.
Folgende Informationen muss das Anschreiben beinhalten:
Gläubiger-ID
Mandatsreferenz (individuell)
Umstellungstermin
Zukünftiger Einzugstermin
Fristen / Termine
Die Umdeutungslösung kann bis 01.02.2014 genutzt werden. Danach sind die
alten Vereinbarungen zu den Einzugsermächtigungen nicht mehr gültig und Sie
müssen neue SEPA Mandate einholen.
18
SEPA
Beispiele / Lösungen
Beispielanschreiben zur Umwandlung einer Einzugsermächtigung in eine
Basislastschrift.
Muster GmbH Rosenweg 2 00000 Irgendwo
Susi Sorglos
Sandstr. 1
12345 Musterhausen
Nutzung des SEPA Basis Lastschriftverfahrens
Sehr geehrte Frau Sorglos,
wie Sie sicherlich den Medien entnommen haben, wird der deutsche Zahlungsverkehr auf den
europäischen Standard SEPA umgestellt, Die EU-Kommission hat das Ende der jeweils nationalen
Zahlungsverkehrsverfahren (Überweisungen und Lastschriften) zum 1.2.2014 verkündet. Diese
Umstellung hat gravierende Auswirkungen, insbesondere auf den Lastschrifteinzug.
Bislang wurden in unserer Zusammenarbeit die anstehenden Zahlungen mittels Lastschrift im
Einzugsermächtigungsverfahren von uns eingezogen. Anstelle dieses Verfahrens werden wir ab
dem 1.1.2014 das SEPA Basis Lastschriftverfahren nutzen. Die seinerzeit mit Ihnen geschlossene
Einzugsermächtigung dient hierzu als entsprechendes Mandat.
Wir werden bei den Einzügen folgende Parameter verwenden:
Gläubiger ID
Mandats Referenz
=
=
(DE…….)
(z.B. Kundennummer)
In Zukunft werden wir Sie zudem 14 Tage vor Fälligkeit der anstehenden Lastschrift über deren
Höhe informieren – einen entsprechenden Hinweis werden wir zukünftig mit in die Rechnung
aufnehmen.
Mit freundlichen Grüßen
Muster GmbH
Man könnte in dieses Anschreiben auch schon die Pre-Notification integrieren,
wenn zum Beispiel in Vereinen klar geregelt ist, wann einmalig im Jahr die
Mitgliedsbeiträge eingezogen werden.
19
SEPA
Besonderheiten
Es gibt keine Formvorschriften für die Umdeutung der Lastschriftermächtigung in
ein Mandat. Nur die Inhalte sind klar geregelt.
Abbuchungsaufträge sind nicht mit der Umdeutungslösung wandelbar, sondern
bedürfen eines neuen kompletten SEPA Mandates. Einzugsermächtigungen
zwischen Firmen können ebenfalls über eine Benachrichtigung umgewandelt
werden, allerdings nur in Basislastschriften. Firmenlastschriften müssen
grundsätzlich per Mandat vereinbart werden. Hier gibt es keinen Vorläufer, der
gewandelt werden könnte.
20
SEPA
6. Pre-Notification (Vorabinformation)
Erklärung/ Definition
Bei der Pre-Notification handelt es sich um eine Vorabinformation über Betrag
und Zeitpunkt des Einzuges. Damit hat der Zahlungspflichtige die Möglichkeit, für
Deckung auf seinem Konto zu sorgen. Die Form der Mitteilung kann frei gewählt
werden. Häufig wird das eine Rechnung sein (wie z.B. monatliche Telefon
Rechnung), die außerdem noch den genauen Einzugstermin bekanntgibt. Die
Vorabinformation kann aber auch per Mail, Fax, Brief, Vertrag, SMS, Aushang an
üblichen Infotafeln, Internetseite vermittelt werden, Sie muss den
Zahlungspflichtigen nur sicher erreichen können. Ein Aushang in einer Infotafel,
die von keinem betroffenen Mitglied eines Vereins eingesehen wird, ist nicht
ausreichend. Wiederkehrende Zahlungen mit gleichen Beträgen können einmalig
angekündigt werden. Wenn im Mandat die Mandatsreferenznummer nicht
genannt wurde, muss diese jetzt in der Pre-Notification mitgeteilt werden.
Fristen / Termine
Die Pre-Notification muss mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin beim
Zahlungspflichtigen ankommen. Eine kürzere Vorlauffrist (minimal 1 Tag vor
Fälligkeit) kann Vereinbart werden. Dies kann auch in einer Satzung verankert sein
oder in den Geschäftsbedingungen.
21
SEPA
Beispiele / Lösungen
Ankündigung in einem Verein:
Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im August ein. Fällt
dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar
darauf folgenden Bankarbeitstag.
Im Unternehmen kann die Form einer Rechnung gewählt werden. Sie muss
folgende Informationen enthalten:
•
Den Einzugsbetrag
•
Den Einzugstermin (dieser muss genau bestimmbar sein)
•
Die Mandatsreferenznummer
Besonderheiten
Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil eines Antragsformulars oder ein
Tagesordnungspunkt bei einer Jahresversammlung sein.
22
SEPA
7. SEPA Eillastschrift
Erklärung/ Definition
Die SEPA Eillastschrift kann innerhalb Deutschlands alternativ zur SEPA
Basislastschrift eingesetzt werden.
Fristen / Termine
Die Lastschrift muss der Bank des Zahlungspflichtigen nur einen Tag vor Fälligkeit
vorliegen.
Beispiele / Lösungen
Die Nutzung ist ab dem 04.11.2013 möglich. Weitere Informationen folgen in
kürze.
Besonderheiten
Die Sichtlastschrift ist eine wichtige Alternative für Organisationen die auf
Spenden angewiesen sind.
23
SEPA
8. „IBAN only“ bei SEPA Überweisungen
Erklärung/ Definition
Ab dem 01.02.2014 reicht es aus, wenn im Zahlungsverkehr innerhalb
Deutschlands allein die IBAN des Empfängers angeben wird. Die Angabe der BIC
ist optional. Dies gilt sowohl für SEPA Überweisungen als auch für SEPA
Lastschriften.
In Planung ist, dass ab 2016 die "IBAN only" Regelung für den gesamten SEPA
Raum in Kraft tritt.
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SEPA
9. Weitere Informationen
9.1. Zusammenfassen von Mandat und Pre-Notification.
Bei Vereinen ist es zum Beispiel möglich, Mandat und Pre-Notification in ein
gemeinsames Formular zum Vereinseintritt zu integrieren. Problematisch ist dabei,
dass die eindeutige individuelle Mandatsreferenznummer darauf erscheinen
muss. Hier kann eine Formulierung wie etwa „Mandatsreferenznummer = neue
Vereinsmitgliedsnummer“ genutzt werden.
9.2. Verwendete Zeichen (z.B. im Verwendungszweck)
Es gibt keine Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinbuchstaben.
Umlaute (ä, ö, ü, ß) sind nicht mehr möglich.
9.3. Außenwirtschaftsmeldung
Auch unter SEPA sind viele Auslandsbuchungen meldepflichtig. Dies gilt weiterhin
auch in den sich nun im SEPA Raum befindenden Ländern.
Außenwirtschaftsmeldungen werden von der Bundesbank nicht mehr auf Papier,
sondern nur noch elektronisch akzeptiert. Eine Weiterleitung durch die Bank
entfällt damit. Die Umstellung sollte bis zum 04.11.2013 abgeschlossen sein.
Spätestens dann müssen die Meldungen über das Allgemeine Meldeportal
Statistik (AMS) der Deutschen Bundesbank eingereicht werden, das bereits ab
Meldemonat Juli 2013 die Erstellung und Einreichung der Meldung ermöglicht.
Was sich ändert, welche Daten neu gemeldet werden müssen und welche
Informationen wegfallen, finden Sie auf der Informationsseite der Deutschen
Bundesbank.
25
SEPA
Das Allgemeine Meldeportal Statistik (AMS) der Deutschen Bundesbank
http://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Service/Meldewesen/Aussenwirtsch
aft/AWV_Aenderung_2013/awv_aenderung_2013.html
26
SEPA
9.4.
TARGET Tage oder: Wie berechne ich den Einreichtag meiner
SEPA Lastschrift
Trans- European Automated Real-time Gross Settlement Express Transfer System
TARGET-Tage sind die Tage, an deinen die Banken in Europa Zahlungen bearbeiten. Der zugrunde liegende Kalender für die Berechnung von Fristen im SEPA
Bereich berücksichtigt keine nationalen Feiertage. Die Erreichbarkeit der Banken
erhöht sich, da neben Samstag und Sonntagen lediglich 6 einheitliche Feiertage
existieren.
Einheitliche Feiertage im TARGET Kalender sind:
Neujahr
Karfreitag
Ostermontag
1. Mai
1. + 2. Weihnachtsfeiertag
Hier einige Beispiele für die Errechnung des Einreichungstages:
a)
Wunschtermin der Belastung ist der 15.04.2012 (D=Due Day). Für einmalige-/
erstmalige Basislastschriften ist eine Vorlauffrist von 5 TARGET-Tagen bei der Bank
des Zahlungspflichtigen + 1 TARGET-Tag für die Bearbeitung bei der Bank des
Zahlungsempfängers einzuhalten (D-6). Der Einreicher hat somit spätestens am
04.04.2012 die Lastschrift bei seiner Bank einzureichen. Da der Wunschtermin in
diesem Jahr auf einem Sonntag liegt, wird der nächste TARGET-Tag zur
Verarbeitung genommen. Die Buchung erfolgt daher erst am 16.04.2012 auf dem
Konto des Zahlungspflichtigen.
b)
Wunschtermin der Belastung ist der 15.05.2012 (D=Due Day). Für eine einmalige
Firmenlastschriften ist eine Vorlauffrist von 2 TARGET-Tagen bei der Bank des
Zahlungspflichtigen + 1 TARGET-Tag für die Bearbeitung bei der Bank des
Zahlungsempfängers einzuhalten (D-3). Der Einreicher hat somit spätestens am
10.05.2012 die Lastschrift einzureichen. Die Buchung erfolgt am Wunschtermin.
27
SEPA
c)
Wunschtermin der Belastung ist der 15.06.2012 (D=Due Day). Für eine
wiederkehrende Basislastschrift ist eine Vorlauffrist von 2 TARGET-Tagen bei der
Bank des Zahlungspflichtigen + 1 TARGET-Tag für die Bearbeitung bei der Bank
des Zahlungsempfängers einzuhalten (D-3). Der Einreicher hat somit spätestens
am 12.06.2012 die Lastschrift einzureichen. Die Buchung erfolgt am Wunschtermin.
d)
Wunschtermin der Belastung ist der 15.07.2012 (D=Due Day). Für eine
wiederkehrende Firmenlastschrift ist eine Vorlauffrist von 2 TARGET-Tagen bei der
Bank des Zahlungspflichtigen + 1 TARGET-Tag für die Bearbeitung bei der Bank
des Zahlungsempfängers einzuhalten (D-3). Der Einreicher hat somit spätestens
am 11.07.2012 die Lastschrift einzureichen. Da der Wunschtermin in diesem Jahr
auf einem Sonntag liegt, wird der nächste TARGET-Tag zur Verarbeitung
genommen. Die Buchung erfolgt daher erst am 16.07.2012 auf dem Konto des
Zahlungspflichtigen.
28
SEPA
9.5.
Textschlüssel werden zu Purpose Codes
Textschlüssel werden zu Purpose Codes. Wenn Sie im Rahmen ihrer Buchhaltung
Textschlüssel verwendet haben um Überweisungen zusätzlich zu kennzeichnen
(z.B. 053 für Lohn- und Gehaltszahlungen), müssen Sie auf Purpose Codes
umstellen. Einige Beispiel für Purpose Codes finden Sie hier:
CORT
Courtage
DIVI
Dividende, Couponzahlung
GOVT
staatliche Zahlung
INTE
Zinsen
LOAN
Kredit
PENS Pensionszahlung
SALA
Gehaltszahlung
SECU Sicherheiten/Wertpapiere
SSBE
Sozialversicherungsbeihilfe
SUPP Lieferantenzahlung
TAXS
Steuerzahlung
TREA Steuererstattung
TRAD
Handelsgeschäfte
VATX Mehrwert-/Umsatzsteuer
WHLD
Kapitalertrags-/Quellensteuer
29
SEPA
10.
Versionsinformationen
Übersicht der Änderungen.
Versionsnummer
Änderungsthema
1.0 - 21.1.2013
Start der Versionierung
1.1 - 13.8.2013
Überarbeitung
Detail
30