Umstellung auf die blaue Polizeiuniform

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Umstellung auf die blaue Polizeiuniform
Organisationsmängel und Planungsdefizite führten zu einem nunmehr
überflüssigen Lagerbestand grüner Polizeiuniformen im Wert von
mindestens 1,5 Mio. €.
Weder bereits vor Jahren durch den SRH monierte Organisationsmängel noch Unzulänglichkeiten der bisherigen Bedarfsermittlung wurden
abgestellt. Insgesamt haben nicht notwendige Kosten für Personal,
Anmietungen, Soft- und Hardware und Betreuung durch ein Beratungsunternehmen die Umstellung erheblich verteuert.
Die Ausstattung aller Außendienstbeamten mit einer Tuchuniform
hatte Mehrausgaben in Höhe von 1,4 Mio. € zur Folge. Einsparungen
wären möglich gewesen, wenn das SMI den tatsächlichen Bedarf ermittelt und Alternativen zur Ausstattung aller Außendienstbeamten
untersucht hätte.
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1 Prüfungsgegenstand
Der SRH prüfte, inwieweit der Zeitpunkt der Umstellung auf die blaue
Polizeiuniform und die Durchführung der Uniformumstellung den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Haushaltsführung entsprach.
2 Prüfungsergebnisse
Obwohl bereits seit der Innenministerkonferenz 2000 feststand, dass langfristig eine Umstellung der Polizeiuniformen von grün auf blau erfolgen
wird, war mit der erforderlichen Planung erst 2008 aufgrund der politischen Forderung nach Neuorganisation des Bekleidungswesens der Polizei begonnen worden. Die Umstellung auf die blaue Uniform sollte nun
durch eine Projektgruppe gleichzeitig mit der Umstellung auf eine neue
Logistik erfolgen. Mit der Vorgabe, die Umstellung im Jahr 2008 zu bewerkstelligen, setzte sich das SMI unnötig selbst unter einen zeitlichen
Druck. Voruntersuchungen zum Zeitpunkt der Umstellung, die sich an der
Wirtschaftlichkeit orientierten, erfolgten nicht. Ob eine Privatisierung wirtschaftlich sinnvoll gewesen wäre, wurde nicht geprüft. Nach der Uniformumstellung sind nun Lagerbestände der grünen Uniform mit einem Warenwert im siebenstelligen Bereich vorhanden.
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Die Planung der Uniformumstellung hätte frühzeitig aufgenommen
und enge zeitliche Vorgaben vermieden werden müssen.
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Das SMI hat Sorge dafür zu tragen, dass keine weiteren Kosten für die
Entsorgung dieser Restbestände entstehen.
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Für eine Grobkalkulation des SMI im März 2008 zur Ermittlung der voraussichtlichen Kosten der Uniformumstellung waren die Kosten für die laufende Versorgung der Polizeibeamten mit Kleidung ermittelt worden. Danach wurden für 1 Jahr Haushaltsmittel in Höhe von rd. 2,1 Mio. € für den
Ankauf der Bekleidung und für die Bewirtschaftung rd. 1,8 Mio. € ausgegeben. Das heißt, auf jeden Euro für Kleidung fielen weitere 86 Cent für
die Bewirtschaftung an. Trotzdem entschied sich das SMI, die Ersteinkleidung der Polizeibediensteten „in der Variante der optimierten Eigenlösung“
durchzuführen. Eine Auseinandersetzung mit den Ursachen war nicht
feststellbar. Auch war nicht nachvollziehbar, wodurch eine Optimierung
erfolgen sollte. Alternativen wurden nicht geprüft, sondern gleichzeitig der
Auftrag in Bezug auf die Neuorganisation der Bekleidungswirtschaft zu-
Entsorgung hoher Lagerbestände
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rückgestellt. Das SMI entschied sich hierfür zur Einholung eines Gutachtens.
Eigenlösung trotz hoher Kosten
1,4 Mio. € nicht notwendige
Ausstattung
Aus Fehlern nicht gelernt
Zu hoher Personaleinsatz
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Das SMI hätte das Missverhältnis zwischen Anschaffungs- und Bewirtschaftungskosten aufklären und in der Folge die Kosten für die
Uniformumstellung sorgfältig kalkulieren müssen.
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Das SMI legte die Ausstattung seiner Beamten weitgehend nachvollziehbar
fest. In Abweichung von der Praxis anderer Bundesländer wurden in Sachsen auch die Außendienstbeamten mit einer Tuchuniform ausgestattet.
Eine Nutzung der Uniform über wenige repräsentative Zwecke hinaus war
nicht erkennbar. Das SMI hätte untersuchen müssen, wie häufig die Außendienstbeamten eine Tuchuniform benötigen und auf Grundlage dieser
Bedarfsermittlung prüfen müssen, ob Alternativen zur Überlassung in
Erwägung zu ziehen sind, wie bspw. das Modell einer Ausleihe von Tuchuniformen in den einzelnen Bekleidungslieferstellen.
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Das SMI hätte, soweit ein repräsentatives Auftreten für erforderlich
gehalten wird, zumindest eine kostengünstigere Alternative finden
müssen.
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Die Ermittlung der benötigten Stückzahlen konnte nicht nachvollzogen
werden, da unterschiedliche Bedarfsplanungen erstellt wurden. Das SMI
hat keine Maßnahmen ergriffen, um die Fehler im Bestellsystem für die
bisherige grüne Uniform abzustellen, sondern hat sich weitgehend auf
Schätzungen bei der Bedarfsermittlung verlassen. Es nahm damit in Kauf,
dass wiederum Lagerbestände geschaffen werden, die nicht benötigt werden.
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Auch für die Ermittlung der benötigten Bekleidungsgrößen konnten keine
Unterlagen vorgelegt werden. Trotz vorhandener Datenbestände zu den
Kleidergrößen erfolgte die Bestellung nach geschätzten prozentualen Verteilungsschlüsseln der Gesamtmenge. Dies führte zu Fehlbestellungen und
zusätzlichen Kosten.
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Die hohen Lagerbestände hätten das SMI veranlassen müssen, Mängel
im bisherigen Bestellsystem abzustellen und für eine präzise Bedarfsplanung zu sorgen.
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Eine fundierte, nachvollziehbare Personalplanung für die Einkleidungspunkte hat nicht stattgefunden. Die vorgelegten Unterlagen ließen nur den
Schluss zu, dass der Bedarf geschätzt wurde. Dabei wurde die Möglichkeit,
in größtmöglichem Umfang das Fachpersonal der Bekleidungslieferstellen
bei der Uniformumstellung einzusetzen, nicht sorgfältig geprüft.
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Die Unterlagen zeigten, dass das SMI Anfang 2009 eine Besetzung für den
Einkleidungspunkt Leipzig mit 8 Mitarbeitern festgelegt hatte. Aufgrund
einer Personaleinsatzplanung durch einen Dienstleister erhöhte das SMI
den Personalbedarf für den Einkleidungspunkt Leipzig auf 16 Mitarbeiter.
Dabei war auch den hierzu vorgelegten Unterlagen keine Bedarfsberechnung zu entnehmen, sondern lediglich Angaben zu den im Einkleidungspunkt wahrzunehmenden Funktionen. Nicht einmal die unterschiedliche
Anzahl der einzukleidenden Beamten in den einzelnen Bezirken wurde
berücksichtigt. Nach seinen örtlichen Erhebungen kam der SRH für den
Einkleidungspunkt Dresden zu dem Ergebnis, dass die Aufgaben mit 8 Mitarbeitern hätten durchgeführt werden können. Tatsächlich waren 14 Mitarbeiter und ein Berater im Einsatz.
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Das SMI hätte sich eine sorgfältig erstellte und nachvollziehbare Personalbedarfsberechnung vorlegen lassen müssen. Das Gutachten war
nach Auffassung des SRH in dieser Frage unzulänglich.
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Das SMI hatte weder Tätigkeitsbeschreibungen für die im Einkleidungspunkt einzusetzenden Mitarbeiter noch eine umfassende Darstellung der
anfallenden Arbeitsvorgänge erstellt. Für die Definition und Zuteilung der
Rollen in den Einkleidungspunkten verwies die Landespolizeidirektion
Zentrale Dienste auf den Endbericht des Gutachters. Danach war bspw.
jeder einzukleidende Beamte von einem Servicemanager in Empfang zu
nehmen und an einen Einkleidungstisch zu führen. Diesem Servicemanager
war zusätzlich eine Hilfskraft zugeordnet, die die benötigten Bekleidungsstücke aus dem Lager holte. Weitere Aufgabe des Servicemanagers war es,
die Beamten bei der Anprobe zu beraten usw.
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Das SMI hat die Notwendigkeit der so beschriebenen Abläufe in den Einkleidungspunkten nicht kritisch hinterfragt. Es hätte sich dem SMI aufdrängen müssen, dass einem Servicemanager, der im Ergebnis die Funktion
von Verkaufspersonal übernimmt, nicht noch eine Hilfskraft zur Seite gestellt werden kann. Zum Teil wurden als Hilfskraft Beamte der BesGr. A 11
zugeordnet. Ein derart aufwendiger, personalintensiver und dabei mit gut
bezahlten Mitarbeitern durchgeführter Ablauf der Ausgabe der blauen
Uniformen wäre für ein Unternehmen der privaten Bekleidungswirtschaft
ruinös.
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Das SMI hätte weniger und geringer qualifiziertes Personal einsetzen
müssen.
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Die Durchführung der Uniformumstellung war fast in allen Bereichen
nicht ausreichend geplant und sorgfältig genug vorbereitet. Beispielsweise
ließ das SMI für die Uniformumstellung in den einzelnen Landesdirektionsbezirken jeweils ein neues Team aufstellen und einarbeiten. Allein für die
Inbetriebnahme des Einkleidungspunkts Leipzig sind dadurch Kosten in
sechsstelliger Höhe entstanden, die weitgehend zu vermeiden gewesen
wären. Eine Untersuchung, ob die Betreuung durch ein Team nicht kostengünstiger gewesen wäre, fand nicht statt.
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Für die Ausgabe der blauen Uniformen wurden zusätzliche Liegenschaften
angemietet und in einem Fall Mietkosten in Höhe von rd. 32 T€ verursacht.
Die Notwendigkeit der Anmietungen war nicht nachgewiesen.
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Obwohl der SRH bereits vor Jahren das zweistufige Lagersystem beanstandete, wurde die Ausgabe der blauen Polizeiuniformen wiederum zweistufig abgewickelt. Alle Uniformteile wurden zunächst an das Zentrallager
der Beschaffungsstelle in Leipzig geliefert und von dort aus an die jeweiligen Einkleidungspunkte. Zur Belieferung der Einkleidungspunkte wurde
für den gesamten Zeitraum der Uniformumstellung ein Fahrer eingestellt.
Dadurch wurde unnötige Doppelarbeit verursacht, die Arbeitszeit gebunden und damit vermeidbare Personalkosten im sechsstelligen Bereich verursacht.
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Für den Umstellungsprozess wurden Soft- und Hardware angemietet, obwohl deren Nutzung wenig zweckdienlich und die Betreuung durch das
Beratungsunternehmen kostenintensiv war. Eine nachvollziehbare Prüfung
der bisher verwendeten Software ist nicht erfolgt.
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Das SMI hätte die Uniformumstellung sorgfältiger planen und nicht
notwendige Ausgaben beim Umstellungsprozess vermeiden müssen.
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Zu teurer Personaleinsatz
Zahlreiche Mängel bei der Durchführung
3 Folgerungen
Der vom SMI an die Projektgruppe erteilte Auftrag der Neuorganisation
des Bekleidungswesens mit den beiden Teilaspekten „Umstellung auf ein
neues Uniformmodell“ und „Umstellung auf eine neue Logistik“ wurde
weder von der Projektgruppe noch von dem beauftragten Beratungsunter-
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nehmen zufriedenstellend erfüllt. Die Chance, bei der Uniformumstellung
bekannte Fehler zu vermeiden, wurde vergeben.
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Die Durchführung der Uniformumstellung ließ die notwendige Sorgfalt
nicht erkennen. Viele Entscheidungen waren nicht nachvollziehbar begründet. Sich aufdrängende Fragen wurden ignoriert. Das SMI hätte im
Hinblick auf das Auflösen von Lagerbeständen frühzeitig mit der Planung
für die Uniformumstellung beginnen müssen.
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Eine Untersuchung und Darstellung der Abläufe bei der Bewirtschaftung
des Bekleidungswesens und die Frage, inwieweit eine Privatisierung der
Aufgabe möglich und wirtschaftlich sein kann, kann ohne eine genaue
Kenntnis der zu übertragenden Tätigkeiten nicht beantwortet werden.
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Die zur Ermittlung des Bedarfs eingesetzten Schätzmethoden entsprächen
dem Vorgehen in der Bekleidungsbranche und wären nicht unzulänglich.
Eine präzise Bedarfsplanung durch eine aktuelle Erhebung zu den Bekleidungsgrößen der Polizeibediensteten sei nicht erfolgt, da erfahrungsgemäß sehr oft der einzelne Beamte seine eigene Größe nicht genau benennen könne.
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Zur Ausstattung der Außendienstbeamten mit einer Tuchuniform trägt das
SMI vor, diese Führungsentscheidung der Polizeichefrunde sei für das notwendige Maß an flexibler Einsatzbreite erforderlich gewesen.
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In Leipzig und Dresden sei eine Anmietung von Liegenschaften erfolgt, da
an diesen Standorten keine dem Zweck entsprechenden landeseigenen
Liegenschaften verfügbar waren. Einzig die landeseigene Liegenschaft in
Chemnitz habe die gestellten Mindestanforderungen erfüllt.
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Für das SMI sei die Kritik an der Auswahl des Gutachters nicht nachvollziehbar. Es habe bei der Auswahl größten Wert auf Sachverstand und
fachliche Eignung gelegt. Diese fachliche Eignung habe kein anderes Unternehmen aufgewiesen.
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4 Stellungnahme des Ministeriums
Das SMI räumt ein, dass durch personelle Ausfälle bei der Uniformumstellung Lücken in der Nachweisführung zu einzelnen Prozessen entstanden seien. Daraus könne aus Sicht des Ministeriums keinesfalls der Schluss
gezogen werden, die Uniformumstellung sei unzureichend realisiert worden.
5 Schlussbemerkung
Die Stellungnahme des SMI führt zu keiner Änderung der Bewertung des
Umstellungsprozesses seitens des SRH. Auch durch den neuen Vortrag zur
Ausstattung aller Außendienstbeamten mit einer Tuchuniform ist der diesbezügliche Bedarf nicht nachgewiesen.
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Hinsichtlich der Notwendigkeit der Anmietung weiterer Liegenschaften ist
darauf hinzuweisen, dass die Bekleidungslieferstelle in Chemnitz Büround Lagerfläche in Höhe von 591 m², die Bekleidungslieferstelle in Dresden
625 m² Fläche und in Leipzig 874 m² aufweist. Leipzig ist außerdem Standort der zentralen Beschaffungsstelle, die über 5.184 m² Lagerfläche verfügt
und damit im Vergleich zu Logistikzentren anderer Bundesländer mehr als
großzügig ausgestattet ist.
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Das SMI muss die Beachtung des Grundsatzes der Aktenmäßigkeit der Verwaltung durch eine umfassende Dokumentation seiner Entscheidungen
sicherstellen.