MANUAL BÁSICO FRONT 1

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Manual Básico Front – Enero 2014
MANUAL
BÁSICO FRONT
Barceló Viajes
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ÍNDICE
1. ACCESO E INTRODUCCIÓN
2. BLOQUES
2.1 Usuario / Contraseña
2.2 Barra principal:
Vuelos – Hoteles – - Viajes – Gestión de Ventas.
2.2.A VUELOS.
2.2.A.1 Reserva de Vuelo.
2.2.A.2 Pantalla Datos Cliente / Pasajero.
2.2.A.3 Resumen de reserva.
2.2.A.4 Gestión de pago.
2.2.A.5 Presupuesto.
2.2.A.6 Pantalla incremento fees.
2.2.B HOTELES.
2.2.B.1 Reserva de Hoteles.
2.2.C VUELO + HOTEL
2.2.D VIAJES
2.2.E Gestión de Ventas.
2.2.E.1 Sincronismo con proveedores.
2.2.E.2 Reservas y presupuestos.
2.2.E.3 Aplicaciones y enlaces a terceros.
2.2.E.4 Cliente –Persona.
2.2.E.5 Noticias y destacados.
2.2.E.6 Informe de ventas.
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1. ACCESO E INTRODUCCIÓN
Accedemos a Front desde la url : http://asociadasbv.barceloviajes.com con las mismas
credenciales de acceso a Mi Portal.
2. BLOQUES
Una vez identificados accedemos a la home en la que diferenciamos los siguientes bloques.
Identificación de usuario, cambio de oficina, cambio de contraseña, cierre de
sesión.
Barra principal desde la que podemos acceder al buscador de vuelos, hoteles,
viajes y gestión reservas.
Bloque informativo sobre Estado reservas / Vencimiento presupuestos /
Traspaso Piscis.
Información de interés.
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2.1. USUARIO / CONTRASEÑA
Comprobamos el usuario conectado.
Opción de poder cambiar de “Oficina de Trabajo” (útil para Asociados con control de
más de una oficina).
Cierre de sesión.
2.2. BARRA PRINCIPAL (Vuelos – Hotel – Viajes – Gestión de Ventas)
2.2.A VUELOS
2.2.A.1 Reserva de vuelos.
Realizamos una búsqueda para las fechas y trayectos deseados.
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Se presentan los resultados de búsqueda. Desde esta pantalla podemos filtrar por precio,
escalas, compañías, etc.
Precios indicados por persona a falta de incluir Service Fee.
Desde aquí podemos imprimir un listado de opciones de vuelos para el cliente.
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Una vez seleccionado el vuelo deseado clicamos en
Desde aquí podemos o bien hacer un presupuesto para el cliente o finalizar la reserva.
2.2.A.2 Accedemos a la pantalla de “Datos Clientes - Pasajeros”
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Datos Clientes:
Si seleccionamos “Añadir nuevo cliente” se nos abrirá una pantalla desde la que crearemos la
ficha de cliente (mismo proceso que hacemos ahora en Piscis).
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En caso que el cliente ya tenga ficha lo buscaremos desde el icono
siguientes campos.
con cualquiera de los
Clicando encima del cliente nos asociará la reserva al mismo.
Datos del pasajero
Rellenamos los datos de los pasajeros, así como el teléfono de contacto de emergencia y
tarjeta de fidelización si se desea.
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2.2.A.3 Resumen de Reserva
Desglose de precio del vuelos desde el que podemos modificar el SF (siempre al alza, nunca a
la baja). ¡¡Muy importante!!, en el importe de SF están incluidos los 3€ por persona que
cobra Barceló Viajes en concepto de Gestión.
Detalle de los vuelos seleccionados.
Fecha límite de emisión. En el caso de Amadeus nos informa del límite de emisión según las
condiciones de tarifa y en el caso de Low Cost de la compra automática.
¡¡Muy importante!! Para voidear / cancelar / modificar deberéis contactar con el 971 44 80 81
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2.2.A.4 Forma de pago.
A continuación se accede a la página de cobros, y se permite realizar el pago en ese
momento o finalizar la reserva sin pagar en caso de AMADEUS:
a. Agencia asociada:
i. Se muestra como forma de pago configurada la transferencia electrónica
y TPV virtual de caja Madrid.
ii. Se cobra a la agencia directamente, de manera que siempre se indica
que debe pagar el importe del vuelo + 3 € de fee por pasajero.
En reservas Low Cost solo hay una opción de pago posible que es la de compra inmediata por
TPV y emisión directa del billete de avión.
Una vez confirmada la reserva, no se realiza de forma automática la emisión de la reserva. Se
muestra un mensaje informativo indicando que no se encuentra emitida la reserva:
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Desde el detalle de la reserva se muestra como estado de la reserva “PENDIENTE”, y al acceder
a la reserva se recuerda que para emitir se debe realizar el pago. Así mismo permite su
cancelación.
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Si la reserva no se emite en el plazo indicado se autocancela.
Una vez cancelada la reserva no puede realizarse ninguna nueva acción sobre ella, salvo
el traspaso a Piscis:
Al acceder a la gestión de cobros, aparece el importe que debe satisfacer a BV, y una vez
realizado el pago, en la sección de información del vuelo se muestra el botón “Emitir” /
“Cancelar”. Recordar siempre que una vez pagado se debe ir al botón “Emitir”, el estado del
mismo pasara a “EMITIDO”
En los vuelos Multiticket se deben emitir todos los localizadores.
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Emitir: Realiza la acción de emitir en AMADEUS en el RP virtual.
Una vez emitida la reserva, se muestra el botón cancelar, la acción que realiza es Voidear y
cancelar, pero si se realiza a posteriori del día de la emisión, esa cancelación da error.
Siempre que se requiera un cambio fuera de estas funcionalidades, se debe acudir al Booking
de vuelos, se le informa en el texto del detalle de la reserva:
2.2.A.5 Presupuesto
Tenemos la opción de imprimir, enviar por e-mail y guardar presupuesto.
Para imprimir o enviar por e-mail solo nos pide nombre del cliente y queda guardado como
presupuesto.
Al guardar seleccionar la opción de guardar presupuesto nos pide ficha del cliente.
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Tenemos la opción de ocultar el importe del fee pulsado en
2.2.A.6 Pantalla Incremento de Fees
Desde Gestión de las ventas > Incremento de Fees podemos modificar los SF (siempre al alza)
para un periodo de fechas determinado. Para ello seleccionaremos el SF que deseemos
incrementar e indicaremos el período de fechas en el que aplicar este aumento así como el
incremento del mismo.
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2.2.B HOTELES.
2.2.B.1 RESERVA HOTEL
Realizamos una búsqueda para el destino y fechas deseadas
Se presentan los resultados de búsqueda. Desde esta pantalla podemos filtrar por precio,
régimen, tipo de tarifa, etc.
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Una vez seleccionado el hotel deseado clicamos en
La reservas siempre se deberan abonar antes de la entrada en gastos.
El resto de proceso será el indicado en la pagina 25 y 26.
2.2.C VUELO + HOTEL.
Realizamos la búsqueda con las fechas y el destino deseado.
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Se presenta la propuesta con mejor precio.
En la opción “selecciona otro hotel”, podremos ver o elegir otras opciones de hotel.
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En la opción “selecciona otro vuelo”, podremos ver o elegir otras opciones de vuelo.
El precio que se presenta es con una comisión variable, por eso puede existir diferencia si se
compara con el precio de solo vuelo + hotel por otro lado, incluyendo el seguro (muy básico)
de TTOO.
Una vez seleccionado el hotel deseado clicamos en
La parte aerea debe abonarse antes de la FECHA LIMITE de emisión marcada por la Cia., y la
parte hotelera antes de que la reserva entre en gastos.
En el caso de que la reserva aerea requiera emisión en el mismo dia de la reserva, se deberá
abonar de manera inmediata.
En todas las reservas que incluyan una compañia LOW COST, se debera abonar la parte aerea
en el momento de la emisión.
El resto de proceso será el indicado en la pagina 25 y 26.
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2.2.D. VIAJES
Acceso a las mayoristas del grupo.
2.2.E GESTION DE LAS VENTAS.
2.2.E.1 Sincronismos con proveedores.
Recupera las reservas de los proveedores del grupo. Desde aquí podemos gestionarlas y
cargarlas en Piscis con los mismos procedimientos anteriores.
Clicando sobre el localizador nos traslada a la pantalla de gestión de reserva donde podemos
traspasarla a Piscis y obtener el bono /confirmación.
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Para visualizar el importe del viaje desglosado clicaremos sobre el icono del ojo.
En el caso de que realicemos alguna modificación en las reservas, desde el botón de
sincronización se actualizarán directamente.
A la hora de cargar dicha modificación en Piscis, deberemos volver a pulsar TRASPASAR para
que cargue la diferencia de precio, en el caso de que existiese, de forma automática.
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2.2.E.2 Reservas y presupuestos. Donde se diferencian tres grandes bloques:
Bloque alertas
Desde aquí vemos las alertas sobre reservas que hayamos creado con nuestro usuario (Mi
cuenta), así como las del resto de usuarios de la oficina (Todas).
Bloque Buscador de reservas
Nos permite buscar por cualquiera de los campos
disponibles.
Bloque Resultados
Nos aparecen todas las reservas/presupuestos que cumplan alguno de los campos de
búsqueda indicados, en caso de no rellenar ningún campo se nos mostraran todas. Para
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acceder a cualquiera de las reservas/presupuestos clicamos encima del CTI
Presupuestos
Todos los presupuestos que realicemos, tanto manuales como a través del proceso de
reserva, quedarán reflejados en la pantalla de Reservas y presupuestos con la situación
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Al recuperar un presupuesto nos da las siguientes alternativas:
Actualizar presupuesto: Pulsando en esta opción nos calcula de nuevo el presupuesto con
disponibilidad real.
Reservar: Podemos hacer la reserva desde el mismo presupuesto.
Gestión de una reserva.
Vamos a revisar la pantalla de gestión de una reserva.
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-Datos de la solicitud
En este bloque nos aparecen los datos de la oficina y agente que ha realizado la reserva, así
como la referencia de la reserva y la opción de traspasar.
Se puede asignar el presupuesto o reserva a un compañero para si uno está de vacaciones
pueda controlar el trabajo pendiente por realizar.
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-Datos del cliente
Datos del cliente persona o empresa que hemos seleccionado en el proceso de reserva.
-Pasajeros
Datos de los pasajeros
-Información del vuelo
Datos de la reserva aérea realizada. Si clicamos en cancelar automáticamente nos cancela la
reserva en Amadeus.
-Seguros
Nos aparecen los seguros contratados para esta reserva
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-Importes del viaje
Importe de la reserva desglosado
Si queremos ver el detalle de importe clicamos en
-Gestión de pagos.
Desde este bloque realizaremos la gestión de pagos de la reserva.
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Clicando en el botón “PAGAR” se abrirá la siguiente pantalla de gestión de cobros.
Desde esta nueva pantalla se puede proceder al pago o abono de un importe determinado,
empleando diferentes pasarelas de pago.
Actualmente se dispone de dos formas de pago:
-TPV virtual
- Transferencia electrónica, disponible con los bancos SANTANDER Y BANKIA.
-Documentación
Desde aquí tenemos opción de imprimir un resumen de la reserva de vuelo.
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-Situación actual
Desde aquí indicamos el estado general de la reserva. ¡¡Muy importante!! Una vez indiquemos
la reserva como cancelada ya no podremos realizar ninguna gestión ni modificación sobre la
misma.
-Revisiones y alertas
Desde aquí podemos crear todas las revisiones / alertas necesarias, para ello simplemente
debemos indicar la fecha en la que queremos crear la alerta, la descripción de la misma y clicar
en
Para cancelar alertas debemos recuperar la reserva, pinchar en revisiones / alertas y pulsar
sobre el aspa roja.
-Observaciones
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Gestión de una reserva de hotel,
- Una vez realizada la reserva, el sistema os enviara mail automático a la oficina, con la
confirmación incluyendo el PVP y el neto a pagar.
- Aquellas agencias con modalidad de prepago deberán de realizar el pago en el numero de
cuenta : Bankia c.c.c: 2038 9024 6960 0006 8873. En el campo de observaciones de la
transferencia, se deberá indicar el localizador de la reserva, así como el nombre comercial de
la agencia.
- Se deberá remitir justificante de la transferencia a [email protected]
- Una vez comprobada por parte de Dpto. De cobros la recepción de la transferencia, se
activara la emisión del bono. Se debe tener en cuenta , que como norma general, deben
transcurrir un mínimo de 48 horas, para que el Dpto. de Cobros pueda comprobar la recepción
del pago.
- Para reservas con salida inmediata se podrá utilizar la forma de pago Tarjeta de Crédito.
- Para la emisión del bono, la agencia deberá sincronizar la reserva en Front Único,
apareciendo la opción de emitir el bono de la reserva.
TRASPASO A PISCIS
Para traspasar una reserva a Piscis debemos recuperarla desde Gestión de las ventas >
Reservas y presupuestos. Una vez dentro de la reserva clicamos en Traspasar.
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Automáticamente nos generará un expediente Piscis y nos traspasará los servicios, datos de
cliente, pasajeros y cobros.
En breve podremos introducir el nº de expediente donde queremos cargar la reserva.
(Fecha aprox. 26/Junio)
2.2.E.3 APLICACIONES Y ENLACES A TERCEROS
Gestión de las ventas > Aplicaciones y enlaces a terceros.
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Accedemos a la pantalla de aplicaciones y enlaces a terceros (igual que Mi Portal).
2.2.E.4 CLIENTES PERSONA
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Gestión de las ventas > Clientes Persona.
Desde esta pantalla realizamos toda la gestión de clientes persona (modificaciones, nuevas
altas…). Todos los cambios o nuevas altas que realicemos en esta pantalla se vuelcan
automáticamente a Piscis. En cuanto a la gestión de clientes Empresa se seguirá realizando a
través de Piscis.
2.2.E.5 NOTICIAS Y DESTACADOS
Gestión de las ventas > Noticias y destacados.
Accedemos a las noticias y destacados (igual que Mi Portal).
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2.2.E.6 INFORME DE VENTAS
Gestión de las ventas > Informe de ventas.
Nos genera el informe de ventas de Piscis en pdf.
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