Programa de Viajes Corporativos

Creando un Programa de Viajes
Corporativos
CTE, CCTE Elizabeth Champagne
Junio 28, 2012
Objetivo
Al final de este seminario podrá
identificar los componentes clave de un
programa de viajes corporativos y los
pasos de alto nivel que usted puede
seguir para crearlo.
Para crear esta presentación se uso como referencia material de:
2
•
GBTA
•
Business Travel Magazine
•
Business Travel Coalition
•
Estudio “Travel Policy Benchmarking” de GBTA y Expedia
•
La experiencia propia de la presentadora
Elizabeth Champagne
CTE and CCTE por
GBTA
Glosario de Términos
Término
3
Definición
CTM
Corporate Travel
Management
Es un enfoque disciplinado para los procesos, los proveedores y
la información de pasajeros en viajes individuales y de grupo
TMC
Travel
Management
Company
Una agencia de viajes que tiene la experiencia, los recursos y la
tecnología para ayudar a los clientes corporativos a administrar su
programa de viajes
TM
Travel Manager
Es la función de enfoque estratégico en viajes de negocios. Un
TM crea, actualiza y / o gestiona el programa de viajes
corporativos
KPI
Key Performance
Indicator
Los indicadores clave de desempeño definen un conjunto de
valores que se utilizan para medir resultados
SLA
Service Level
Agreement
Un acuerdo de nivel de servicio es un acuerdo negociado entre
dos partes, donde una es el cliente y el otro es el proveedor de
servicios.
RFP
Request for
Proposal
La solicitud de propuesta se hace en una etapa temprana en un
proceso de contratación, donde se presenta una invitación a los
proveedores, a menudo a través de un proceso de licitación, para
presentar una propuesta sobre determinado producto o servicio
Programa de Viajes Corporativos
La misión de un Programa de Viajes es la de controlar los
costos por medio de varios elementos: la Política de Viajes,
estrategias de compra, procesos eficientes y la posibilidad de
que los viajeros puedan elegir opciones de viaje que les
permitan un balance entre costo, productividad, conveniencia y
seguridad en cada viaje
Un programa de viajes debe apoyar:
4
•
Los objetivos de la empresa
•
Las necesidades del viajero
•
La cultura de la empresa
Conceptos Generales
 Investigar
 Estudiar y Analizar la información
 Defina el alcance del proyecto
 Defina Objetivos
 Ahorros para la empresa
 Servicio para el viajero
 Crear un comité multi-departamental
 Que comparta y apoye las decisiones
 Crear un plan para el desarrollo del proyecto
 Implementar
 Medir
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Componentes clave de un Programa de Viajes
6
Política de
Viajes
TMC
Información
Forma de
Pago
Política
de
Viajes
7
¿Qué es una Política de Viajes?
Conjunto de normas e instrucciones que una empresa establece para
informar a sus empleados los procedimientos y parámetros que se les
permite para viajar
Esto puede incluir, pero no esta limitado a:
•
•
•
•
•
•
•
•
8
proceso de autorización
clase de servicio (tipo de cabina)
clase de hotel
que TMC usar
método de reserva
que proveedores utilizar
forma de pago
reembolso del gasto
La política de viajes debe equilibrar las necesidades de la
empresa y de los empleados
La política de viajes no es una
regla única y monolítica. Al
hacer la reserva, los viajeros,
naturalmente, se preocupan por
su confort comodidad, mientras
que los empleadores se centran
en el precio y la seguridad
La política de viajes es un conjunto de herramientas que las organizaciones
pueden implementar y adaptar para lograr un equilibrio adecuado entre estos
intereses contrapuestos, sobre la base de su cultura específica y los
requerimientos del negocio
9
El Valor de la Política de Viajes

La política de viajes es el fundamento de
un Programa de Viajes Administrado
eficazmente

Las organizaciones que aplican y hacer
cumplir las políticas de viaje pueden dirigir a
los viajeros hacia los opciones mas óptimas
disponibles para cada viaje con el fin de
maximizar el retorno de la inversión en los
viajes.
10
La Política de Viajes debe ser……
Finance &
Concisa
Accounting
Las empresas que no tienen
una política de viajes efectiva,
Fácil de entender
carecen de los controles y la
No
dejar espacio para
Procurement
la interpretación
información necesaria para
estar plenamente conscientes
Fácilmente accesible a
los empleados
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del valor de su gasto
Consideraciones al crear una política de viajes
¿Quién debe escribir y actualizar la política de
viajes?


¿Con qué frecuencia debería ser actualizada?

¿Quién debe estar sujeto a la política?
¿La política debería de aplicar por igual a
todos los niveles jerárquicos de la empresa?

¿Debería ser obligatoria o solo una
recomendación?

Si es obligatoria, ¿habrá consecuencias
cuando no la utilice?

12
Capítulos clave de una política de viajes
¿Cómo y con qué agencia de viajes se debe efectuar la
reserva?

Proceso
de autorización

Políticas para viajes aéreos

Política para estancia en hoteles

Políticas para transportación terrestre


Alimentos, Gastos de Representación
Cómo pagar el viaje
Cómo reportar el gasto y cómo se reembolsara el saldo a
favor del empleado

13
TMC
14
Empresa de Administración de Viajes
La TMC es el socio principal de un Travel Manager
Puede
ayudar a negociar con otros proveedores (avión, hotel,
Alquiler de coches)
Se
asegura de que las tarifas negociadas se utilicen y que las
condiciones contratadas con los otros proveedores son cumplan

Busca, reserva y emite los documentos de viaje

Implementa tecnología para mejorar el Programa de Viaje
Proporciona

reportes con fundamentales para el Programa de Viaje
Seguimiento de los viajeros por motivos de seguridad
Puede
Puede
actuar como consultor para el Programa de Viaje
ayudar a conseguir y en algunos casos proporcionar
benchmarking
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La elección de un TMC es la decisión más importante
Definir los objetivos del programa
Entender la cultura de la empresa
Obtener información
Investigar las alternativas
Definir los SLAs que serán
aceptables en el programa
Hacer un RFP
Analizar las opciones
Tomar una decisión!
16
Información
17
La información es clave para un Programa de Viajes
• Establecer Metas
•
Negociar con proveedores
•
TMC, Aerolíneas, Hoteles,
Arrendadoras de Autos, etc.
Para obtener los datos el Travel
Manager tiene que recurrir a
diversas fuentes tanto internas
como externas
• Medir el éxito del Programa
•
KPI’s; SLAs; términos del contrato,
Ahorros
Internas:
• Contabilidad
Reporte de Gasto
• Compras (Abastecimiento)
•
Externas:
TMC
• Proveedores
• Investigación de la Industria
• Reportes de las Tarjetas de Crédito
• Benchmarks
•
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Información Clave
Información General
Número de empleados
 Número de empleados que viaja
 Oficinas de la empresa en donde existen
empleados que viajan
 Total de gasto anual en viajes de negocios
 ¿Cómo los viajeros o las asistentes compran
viajes?

Volumen Aéreo *
Volumen Anual
 Número anual de boletos comprados
 Precio Promedio por Boleto Anual
 5 Principales pares de ciudades (origen/
destino
 Proveedores preferidos

* Divida los viajes domésticos de los viajes internacionales
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Información Clave
Volumen de Hotel
Volumen de gasto anual de hotel
 Numero de noches anual
 Porcentaje de reservas efectuadas vía el
TMC
 ¿Existen tarifas negociadas?
 ¿Tiene la compañía una lista de hoteles
que los viajeros deben que utilizar?

Volumen de Auto
 Volumen de gasto anual en renta de autos
Porcentaje de reservas efectuadas vía el
TMC
 Proveedores preferidos y el porcentaje de
uso

20
Forma
de
Pago
21
Forma de Pago
Como práctica recomendada
empresas en nuestra región utilizan
tarjetas corporativas para pagar la
mayor parte de los viajes, debido a los
beneficios que ofrecen.
Para agregar valor al programa, estas
tarjetas deben proporcionar
información sólida y ofrecer una
combinación de tarjeta “ghost” y
tarjetas de plástico emitidas.
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Beneficios de un programa de tarjetas
Para el TM:
Fuente adicional para obtener datos
• Mejorar las relaciones con los proveedores
• Más control
• Mejorar los procesos financieros y administrativos
•
Para el Empleado:
• Aumento
en la productividad
• Mayor soporte durante el viaje
Antes de establecer un programa tarjetas
el TM tiene que entender el tipo de
viajes / viajeros que pueden beneficiarse
de esta forma de pago, así como la cultura de la empresa
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24
Política de
Viaje
TMC
Información
Forma de
Pago
Recapitulación
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Travel
Policy
TMC
Data
Form of
Payment
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