13. auditoria gestion a.n. softbol

CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA
CUA No.: 32689
AUDITORIA DE GESTION
ASOCIACION DEPORTIVA NACIONAL DE SOFTBOL, AREA
DE EGRESOS.
DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
GUATEMALA, DICIEMBRE DE 2014
INDICE
ANTECEDENTES
1
OBJETIVOS
3
GENERALES
3
ESPECIFICOS
4
ALCANCE
4
INFORMACION EXAMINADA
5
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
5
COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 6
Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 7
ENTIDAD AUDITADA
COMISION DE AUDITORIA
8
CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG-
ANTECEDENTES
La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y el Deporte, fue creada de
conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de
Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997. Como primera instancia crea el
Consejo Nacional de Deporte, la Educación Física y la Recreación, que se
identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional
que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de
educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado
siendo este último el que cuenta con autonomía.
Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del
Deporte Federado.
La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y
jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un
organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República
de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio.
Se considera deporte federado aquel que se practica bajo las normas y
reglamentos avalados por la Federación Deportiva Internacional correspondiente y
que en el ámbito nacional se practica bajo el control y la supervisión de la
federación o asociación deportiva nacional de su respectivo deporte.
El Artículo No.90 de la Ley, enumera las atribuciones de la CDAG; y en la literal
e. determina que debe “Fiscalizar el normal y correcto funcionamiento de las
federaciones deportivas nacionales, departamentales y municipales tanto en lo
administrativo como en lo económico y técnico deportivo.
Las Federaciones Deportivas Nacionales que en esta ley se llamarán simplemente
federaciones, son la autoridad máxima de su deporte en el sector federado y
estarán constituidas por la agrupación de las asociaciones deportivas
departamentales, del mismo deporte y ligas, los clubes, equipos o deportistas
individuales que practiquen la misma actividad deportiva.
Tienen personalidad jurídica y patrimonio propio, su domicilio esta en el
departamento de Guatemala y su sede en la ciudad capital.
Ejercerá su autoridad en toda la República de Guatemala en forma directa o por
delegación hecha a las asociaciones deportivas departamentales o municipales de
su deporte.
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Las federaciones y asociaciones deportivas tienen como función el gobierno,
control, fomento, desarrollo, organización, supervisión, fiscalización y
reglamentación de su respectivo deporte en todas las ramas en el territorio
nacional.
Las federaciones y asociaciones deportivas nacionales están obligadas a elaborar
proyectos anuales de planes de trabajo y de presupuesto, siendo estos la base
para la Confederación, asimismo, sus propios estatutos que deberán estar
avalados por su respectiva asamblea general, los que deberán ser aprobados para
su vigencia por el Comité Ejecutivo de la Confederación.
La organización y funcionamiento de cada una de las federaciones y asociaciones
deportivas nacionales, se regulará por las prescripciones de sus estatutos y
reglamentos, debiendo contar para su gobierno obligatoriamente con los
siguientes órganos: Asamblea General, Comité Ejecutivo, Órgano Disciplinario,
Comisión Técnico-Deportiva.
Dentro de las Asociaciones autorizadas para funcionar en el territorio nacional se
encuentra la Asociación Deportiva Nacional de Softbol de Guatemala, la cual es
una entidad técnica y administrativa con personalidad jurídica y patrimonio propio
que tiene como finalidad promover, organizar, fomentar, difundir y reglamentar la
práctica del deporte del softbol en el ámbito nacional e internacional, de
conformidad con las disposiciones de la Ley del Deporte, la Educación Física y la
Recreación, el Estatuto de la Asociación Nacional de Softbol, según acuerdo
número 177/93-CE-CDAG, autorizado el 16 de noviembre de 1993, reglamentos y
acuerdos que para el efecto se emitan, en concordancia con la Ley de la materia.
La Asociación Deportiva Nacional de Softbol se encuentra integrada por las
Asociaciones Deportivas Departamentales, Asociaciones Deportivas Municipales,
ligas, equipos clubes y deportistas federados, siempre y cuando se encuentren
debidamente inscritos en la Asociación.
El gobierno de la Asociación Deportiva Nacional de Softbol se integra de la
siguiente manera:
a). La Asamblea General,
b). El Comité Ejecutivo,
c). El Organismo Disciplinario.
La Asamblea General es el órgano representativo y superior de la Asociación,
estará constituido por un delegado de cada una de las ligas legalmente
reconocidas. Al constituirse tres (3) o más Asociaciones Deportivas
Departamentales, la Asamblea se integrará por un delegado electo por cada una
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de éstas; y, en los departamentos donde no existen, por un delegado electo por la
agrupación de Asociaciones Deportivas Municipales, y a falta de éstas por ligas,
clubes y equipos en su orden.
Las asambleas se realizarán de forma ordinaria tres veces al año y extraordinarias
cuando sea convocada por el Comité Ejecutivo o a petición de lo menos tres
entidades afiliadas a la Asociación.
El Comité Ejecutivo es el órgano ejecutor de las decisiones y resoluciones
tomadas por la Asamblea General, se integra por cinco miembros que ocuparán
los cargos de Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal I y Vocal II.
El patrimonio de la Asociación Deportiva Nacional de Softbol lo constituyen los
bienes muebles, inmuebles, derechos, acciones y valores de cualquier naturaleza,
adquiridos en propiedad para fines deportivos de la Asociación; así como las
donaciones, legados, subvenciones, beneficios y cualquier adjudicación a título
gratuito o compensatorios que hagan a su favor el Estado, las municipalidades,
entidades autónomas y personas jurídicas o individuales; el producto de los
porcentajes, compensaciones, o ingresos en general, que devenguen por
concesiones que se otorguen por concepto de anuncios, alquileres, ventas u otro
concepto en campos e instalaciones deportivas que integren su patrimonio, el
producto de los porcentajes que le corresponden en todos los eventos deportivos
de aficionados que se organicen en el país por personas ajenas a la Asociación,
los que se determinarán en los acuerdos o reglamentos que se emitan.
El presupuesto de la Asociación será programático y su ejercicio se establece del
primero de enero al treinta y uno de diciembre de cada año, la Asociación
Deportiva Nacional de Softbol, cuenta con un presupuesto para el ejercicio 2012
de Q. 3,501,105.40 y para el ejercicio 2013 de Q. 3,733,173.62, de conformidad
con el Acuerdo No. 26/2012-CE-CDAG y 26/2013-CE-CDAG del Comité Ejecutivo
de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala.
OBJETIVOS
GENERALES
1. Emitir opinión sobre la razonabilidad del control interno utilizado respecto al
procedimiento de Reintegro de Caja Chica, Emisión de Estados Financieros,
Pago de Compras Directas y Emisión de Cheques.
2. Evaluar la razonabilidad del ambiente y estructura de control interno,
seguridades, funciones, procedimientos, políticas, métodos, registro y
archivos respecto al Procedimiento de Reintegro de Caja Chica, Emisión de
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Estados Financieros, Pago de Compras Directas y Emisión de Cheque, para
determinar la efectividad y eficiencia en las operaciones de gestión, la
confiabilidad y transparencia en la información financiera y el cumplimiento
de las leyes y regulaciones aplicables.
ESPECIFICOS
1. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes respecto al
Reintegro de Caja Chica.
2. Determinar si se cumple con el procedimiento de Reintegro de Caja Chica
autorizado por la entidad.
3. Evaluar si cumplen con reglamentos, normas, leyes y acuerdos
relacionados con el procedimiento de Reintegro de Caja Chica.
4. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes respecto a la
Emisión de Estados Financieros.
5. Determinar si se cumple con el procedimiento de Emisión de Estados
Financieros autorizado por la entidad.
6. Evaluar si cumplen con reglamentos, normas, leyes y acuerdos
relacionados con el procedimiento de emisión de Estados Financieros.
7. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes respecto al
Pago de Compras Directas.
8. Determinar si se cumple con el procedimiento de Pago de Compras Directas
autorizado por la máxima autoridad.
9. Evaluar si cumplen con reglamentos, normas, leyes y acuerdos
relacionados con el procedimiento de Pago de Compras Directas.
10. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes, respecto a la
Emisión de Cheque.
11. Determinar si se cumple con los procedimientos de Emisión de Cheques
autorizado por la máxima autoridad.
12. Evaluar si cumplen con reglamentos, normas, leyes y acuerdos
relacionados con el procedimiento de Emisión de Cheques.
ALCANCE
La auditoría abarcó la evaluación de gestión en la ejecución de egresos según la
muestra de los expedientes en las áreas seleccionadas, por el período del 01 de
enero de 2012 al 31 de diciembre de 2013.
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INFORMACION EXAMINADA
La Contadora General de la Asociación Deportiva Nacional de Softbol, para el
control y registro de los egresos, utiliza las formas 200-A-3 Caja Fiscal autorizadas
por la Contraloría General de Cuentas.
Se evaluó una muestra del movimiento de los egresos del período comprendido
del 01 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2013, integrado de la siguiente
manera:
(1) ASOCIACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DE SOFTBOL
(2) Resumen de muestra de egresos evaluados
(3) Período del 01 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2013
(4) (Expresado en Quetzales)
Descripción
(5) 2012
(6) 2013
28,449.03
32,762.95
Pago de compras directas
361,518.44
266,018.14
Emisión de cheques
100,514.71
59,771.00
Total de la muestra
490,482.18
358,552.09
Reintegro de caja chica
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
NOTA 1 Nombre de la entidad: Asociación Deportiva Nacional de Softbol.
NOTA 2 Resumen de la muestra seleccionada para la evaluación de los egresos, de la
Asociación Deportiva Nacional de Softbol.
NOTA 3 El período auditado es del 01 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2013.
NOTA 4
La moneda de curso legal utilizada, es el Quetzal.
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NOTA 5 Muestra seleccionada de los egresos de la Asociación Deportiva Nacional de
Softbol, equivalente a Q. 28,449.03 de los reintegros del fondo de caja chica; Q.
361,518.44 de los pagos de compras directas y Q. 100,514.71 de la emisión de
cheques, haciendo un total de la muestra seleccionada para el periodo 2012 de Q.
490,482.18.
NOTA 6
Muestra seleccionada de los Egresos de la Asociación Deportiva Nacional de
Softbol, equivalente a Q. 32,762.95 de los reintegros del fondo de caja chica; Q.
266,018.14 de los pagos de compras directas y Q. 59,771.00 de la emisión de
cheques, haciendo un total de la muestra seleccionada para el periodo 2013 de Q.
358,552.09.
COMENTARIO: Así también, se realizó evaluación de los estados financieros
terminados al 31 de diciembre del año 2012 y 2013, siendo estos el Balance
General y Estado de Resultados.
COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y
RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
Derivado de la Auditoría de Gestión en el área de Egresos, practicada a la
Asociación Deportiva Nacional de Softbol, por el período del 01 de enero de 2012
al 31 de diciembre de 2013, en cumplimiento al Nombramiento No. 32689-1-2014
de fecha 14 de mayo de 2014, se realizó el seguimiento al registro de
recomendaciones emitidas.
Según Informe
de Auditoría a la Ejecución de Presupuesto de Ingresos y
Egresos, realizado por la Contraloría General de Cuentas por el período
comprendido del 01 de junio de 2005 al 31 de diciembre de 2009, fueron emitidas
cuatro (04) recomendaciones, de las cuales tres (03) estan en proceso de
implementación y una (01) incumplida.
En cuanto al informe de Auditoría Financiera - Administrativa, emitido por Auditoría
Interna de –CDAG-, por el período comprendido del 01 de abril de 2007 al 31 de
diciembre de 2008, fueron emitidas doce (12) recomendaciones, de las cuales
once (11) han sido implementadas y una (01) se encuentra en proceso de
implementación.
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ENTIDAD AUDITADA
No.
Nombre
Cargo
Del
Al
1
AMILCAR ESTRADA MAYORGA
PRESIDENTE COMITE EJECUTIVO
01/01/2012
31/12/2013
2
LUIS PEDRO VILLEDA MENDIZABAL
TESORERO COMITE EJECUTIVO
01/01/2012
31/12/2013
3
ALEXANDRO ANDREU MATHEU
GERENTE GENERAL
01/01/2012
31/12/2013
4
SILVIA EUGENIA SANTOS LEMUS
CONTADORA GENERAL
01/01/2012
31/12/2013
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COMISION DE AUDITORIA
VICTOR MANUEL NAVARRO GODINEZ
HERBER AROLDO MIRANDA VEGA
Auditor
Supervisor
AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ
ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME
Sub Director
Director
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