50. examen especial casa coban

CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA
CUA No.: 32833
EXAMEN ESPECIAL
CASA DEL DEPORTISTA DE COBAN, ALTA VERAPAZ,
AREAS CAJA CHICA Y BANCOS, INVENTARIOS Y
ALMACENES
DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2014
INDICE
ANTECEDENTES
1
OBJETIVOS
2
GENERALES
2
ESPECIFICOS
2
ALCANCE
3
INFORMACION EXAMINADA
3
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
4
COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 5
Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 6
ENTIDAD AUDITADA
COMISION DE AUDITORIA
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CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG-
ANTECEDENTES
La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada
de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de
Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997, como primera instancia crea el
Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación que se
identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional
que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de
educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado
siendo este último el que cuenta con autonomía.
Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del
Deporte Federado.
La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y
jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un
organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República
de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio.
Se considera deporte federado aquel que se practica bajo las normas y
reglamentos avalados por la Federación Deportiva Internacional correspondiente y
que en el ámbito nacional se practica bajo el control y la supervisión de la
federación o asociación deportiva nacional de su respectivo deporte, siendo el
órgano rector la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, CDAG.
Para su funcionamiento, la CDAG ha creado instalaciones deportivas, entre estas
el Centro Deportivo de la Casa del Deportista y Polideporitvo de Cobán, Alta
Verapaz.
El Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala,
mediante acuerdo número 14/2014-CE-CDAG, instituyó el Fondo Rotativo
Institucional; la Gerencia mediante el acuerdo número 001/2014 instituyo la
creación del Fondo Rotativo Interno por un monto de Q.1,000,000.00; la
Subgerencia Financiera mediante el acuerdo número CDAG-SGF-02-2014
autoriza la creación de Caja Chica para la Unidad Administrativa de la Casa del
Deportista y Polideportivo de Cobán, Alta Verapaz; por un monto de Q.5,000.00.
Los fondos de caja chica entregados al señor Hugo Walterio Winter Caal, se
encuentran respaldados con el nombramiento CDAG-SGF-FRI-9-2014 y vale de
caja chica No.9, de fecha 04 de febrero de 2014, emitidos por la Subgerencia
Financiera.
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PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
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OBJETIVOS
GENERALES
1. Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del
01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra adecuadamente
ejecutado, registrado y liquidado.
2. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la
instalación deportiva de la CDAG, así como el cumplimiento de los
procedimientos autorizados, en las áreas de caja chica, bancos, inventarios y
almacén.
3. Verificar la razonabilidad del registro, control y entrega de los bienes
fungibles y no fungibles de la instalación deportiva, respecto a los libros y
tarjetas de responsabilidad, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de
2014.
4. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y
otros aspectos legales aplicables.
5. Verificar el adecuado resguardo del efectivo de la Caja Chica y Bancos, los
bienes inventariables y de los bienes o suministros del almacén.
ESPECIFICOS
1. Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la Caja Chica se
hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables.
2. Verificar que la Caja Chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada.
3. Verificar que todos los gastos efectuados se encuentren devengados y
debidamente pagados.
4. Verificar que el saldo del banco se encuentre conciliado con el de la
chequera y el libro de Caja Chica al 15 de mayo de 2014.
5. Verificar que las operaciones de Caja Chica y Bancos, se encuentren
adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la auditoria.
6. Evaluar los posibles errores e irregularidades y fraudes cometidos por
funcionarios y empleados públicos en las áreas de Caja Chica y Bancos.
7. Verificar que todos los bienes que se encuentran en uso, tengan emitida
tarjeta de responsabilidad.
8. Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control
interno en el área de inventarios.
9. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de
los bienes de la Instalación Deportiva, en libros, Tarjetas de Responsabilidad
y Codificación de bienes.
10.
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10. Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la
instalación deportiva.
11. Verificar los bienes que se encuentran en mal estado.
12. Comprobar que todos los bienes registrados en Tarjetas de Responsabilidad
se encuentren físicamente.
13. Verificar que todos los bienes y/o suministros efectuados se encuentren
devengados y pagados.
14. Verificar que todos los bienes adquiridos se encuentren ingresados al libro
de Almacén.
15. Que en el Almacén se cuente con controles determinados para la recepción,
entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad.
16. Que los libros para los registros de los movimientos de Caja Chica, Bancos y
Almacén, se encuentren autorizados por la Contraloría General de Cuentas y
con las operaciones actualizadas.
ALCANCE
La auditoría abarcó la evaluación administrativa de la constitución, ejecución,
incrementos, ampliación liquidación y custodia de la Caja Chica y Bancos del 01
de enero al 15 de mayo de 2014; y financiaramente la caja chica vigente. Además,
se evaluó el control interno, obteniendo las pruebas de cumplimiento
correspondientes. Se evaluó la legalidad y cumplimiento de los procedimientos de
registro y control del almacén así como de inventarios, cuyo alcance fué en la
Sección de Activos Fijos, respecto a la actualización de los registros y las tarjetas
de responsabilidad que corresponden a las intalaciones deportivas.
INFORMACION EXAMINADA
En las instalaciones deportivas de Cobán, para realizar el control y registros de los
ingresos y egresos se utiliza el libro de Caja chica y de Bancos, el que refleja al 2
de junio de 2014 un saldo en efectivo y en bancos de Q. 4,107.99.
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(1) CASA DEL DEPORTISTA Y POLIDEPORTIVO
DE COBAN, ALTA VERAPAZ
(2) RESUMEN DEL LIBRO DE CAJA CHICA
(3) Período del 01 de enero al 2 de junio de 2014
(4) (Expresado en Quetzales)
INGRESOS
EGRESOS
(5)
SALDO INICIAL
1.47
(7)
GASTOS REALIZADOS
(6)
(+) INGRESOS
25,000.00
(8)
INTERESES BANCARIOS
TOTAL DE INGRESOS
25,001.47
SUMAN LOS EGRESOS
(9)
SUMAN LOS INGRESOS
25,001.47
(+) SALDO PARA MAÑANA
SUMA IGUAL INGRESOS
20,893.48
1.47
20,893.48
4,107.99
25,001.47
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
NOTA 1 Nombre de la Entidad: Casa del Deportista y Polideportivo de Cobán, Alta
Verapaz.
NOTA 2
Para los registros de control, utiliza el libro de Caja Chica, número de registro
050526, del 19 de mayo de 2011, autorizado por la Contraloría General de
Cuentas.
NOTA 3
El período auditado es del 1 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldos referidos
al 2 de junio de 2014.
NOTA 4
La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal.
NOTA 5
Monto inicial que viene del año 2013, correspondiente a los intereses del periodo
2013, para lo cual se emitió el cheque número 8635136 de fecha 09 de abril de
2014, a nombre de la cuenta CDAG CAJA CHICA CASA DEL DEPORTISTA
COBAN A.V. por Q.1.47, para remitir a la cuenta centralizadora de intereses No.
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1-7249-6, el cual consta en boleta de Deposito Monetario No. 6723005 de fecha
09 de abril de 2014.
NOTA 6
Depósitos efectuados por el Módulo de Tesorería de la Subgerencia Financiera de
la CDAG, según estado de cuenta No. 46-0004121-0 del Banco G&T Continental,
en concepto de transferencias corrientes lo que constituye los ingresos del periodo
del 1 de enero al 2 de junio de 2014.
NOTA 7
Corresponde a los gastos realizados según las cuentas utilizadas contablemente
correspondientes al periodo del 1 de enero al 2 de junio de 2014.
NOTA 8
Corresponde a los intereses generados en la cuenta bancaria, los cuales fueron
depositados en la cuenta monetaria No.001-0007249-6 del Banco G&T
Continental.
NOTA 9
Corresponde al saldo para el siguiente día.
COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y
RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
Derivado del Examen Especial de Auditoría en las Áreas de Caja Chica y Bancos,
Inventarios y Almacén, practicada a la Casa del Deportista y Polideporitvo de
Cobán, por el período del 1 de enero al 15 de mayo de 2014, en cumplimiento del
nombramiento 32833-1-2014 de fecha 22 de mayo de 2014, se realizó el
seguimiento al registro de recomendaciones emitidas según informe
DAI-A-36-2013 de Examen Especial de Auditoría en las Áreas de Caja Chica,
Inventarios y Almacén, realizada por parte de la Auditoria Interna de la
Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, del 1 de enero al 15 de agosto
de 2013, el cual no contiene ningún hallazgo. En relación al informe de la
Contraloría General de Cuentas, el Administrador indicó que a la fecha no ha
practicado auditoría a la Instalación.
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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA
ENTIDAD AUDITADA
No.
Nombre
Cargo
Del
Al
1
HUGO WALTERIO WINTER
CAAL
ADMON. DE AREA DEP. I, CASA DEL
DEPORTISTA DE COBAN
01/01/2014
15/05/2014
2
VICTOR MANUEL ORTIZ
CASTELLANOS
ENCARGADO ACTIVOS FIJOS
01/01/2014
15/05/2014
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COMISION DE AUDITORIA
CESAR ALEJANDRO JOM CAL
HERBER AROLDO MIRANDA VEGA
Auditor
Supervisor
AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ
ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME
Sub Director
Director
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