control perceptivo de personal - La Contraloría del Municipio

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONTRALORIA MUNICIPAL ROSARIO DE PERIJÁ
INSTITUTO
AUTÓNOMO
(POLIROSARIO)
Anexo al Informe de Gestión 2014
DE
POLICÍA
ROSARIO
DE
PERIJÁ
CONTROL PERCEPTIVO DE PERSONAL
La Policía Municipal, tiene como finalidad velar por la seguridad de las personas y bienes,
así como el mantenimiento de la moralidad, salubridad, urbanismo, tránsito y ornato
público, defensa del ambiente y orden público en la jurisdicción del Municipio Rosario de
Perijá del Estado Zulia, igualmente forma parte de su finalidad, todas aquellas funciones
que de una u otra forma le sean atribuidas por el ordenamiento legal vigente. Los cargos
aprobados en la Ordenanza de Presupuesto 2014, en el Instituto Autónomo Policía del
Municipio Rosario de Perijá fueron los siguientes: 5 - Funcionarios de Alto Nivel y
Dirección, 88-Empleados Fijos, 1- Obrero Fijo, 1-Obrero Contratado.
Alcance y objetivos específico
La actuación se oriento a evaluar de manera exhaustiva la efectiva prestación de servicio de
todos los empleados fijos, obreros y contratados, adscritos al Instituto Autónomo de Policía
del Municipio Rosario de Perijá, en fecha 02 de junio del presente año.
Observaciones relevantes
Con el objeto de determinar la permanencia de los trabajadores en sus puestos de trabajo, se
procedió a solicitar el control de asistencia del personal, evidenciándose que la institución
carece de los registros u otro mecanismo de control que compruebe la presencia del
personal en sus respectivos puestos de trabajos. Al respecto, el literal a del artículo 10 de la
Resolución Nº 01-00-00-015 sobre las Normas Generales de Control Interno (NGCI),
Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17-06-1997, señalan: “Los niveles directivos y
gerenciales de los organismos o entidades deben: a) Vigilar permanentemente la actividad
administrativa de las unidades, programas, proyectos u operaciones que tiene a su cargo;
(…)”. Por otra parte, el artículo 189 de la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las
Trabajadoras, (LOT) Gaceta Oficial N° 6.076 Extraordinaria de fecha 07-05-2012,
establece: “Se entiende por jornada de trabajo el tiempo durante el cual el trabajador está
a disposición del patrono y no puede disponer libremente de su actividad y de sus
movimientos. Se considera que el trabajador está a disposición del patrono desde el
momento en que se llega al lugar donde deba efectuar su trabajo, o donde deba recibir
órdenes o instrucciones respecto al trabajo que se ha de efectuar en cada día, hasta que
pueda disponer libremente de su tiempo y de su actividad”. Tales circunstancias se deben a
la falta de organización en el ente evaluado, específicamente en el área de Recursos
Humanos, en lo que respecta al establecimiento de normas de control interno que regulen
todas las operaciones o actividades, lo que trae como consecuencia deficiencias en los
procedimientos administrativos internos al momento de realizar los cálculos de horashombres en el desempeño de sus funciones, así como la inexistencia de documentos
justificativos que comprueben el cumplimiento de la jornada laboral de los trabajadores de
acuerdo al horario establecido por el instituto.
Mediante oficio dirigido a la gerencia de Recursos humanos de fecha 02-06-2014, se
requirió la nomina de altos funcionarios, empleados fijos, contratados y obreros,
correspondiente a la segunda quincena del mes de mayo y la Relación de Cargos del
personal adscritos al ente policial correspondienre al ejercicio económico 2014, de lo cual
se evidenció la cantidad de 98 trabajadores, clasificados categóricamente de la forma
siguiente: 5- Alto Nivel y Dirección, 88- Empleados Fijos, 1-Obrero fijo, 1-Contratado y 3Empleados Contratados, coincidiendo con la Relación de Cargos aprobada por el Concejo
Municipal para el ejercicio fiscal 2014. Ahora bien, a través de la inspección in situ
efectuada por este Órgano de Control se constato :
Cuadro N° 01.RESULTADO DEL CONTROL PERCEPTIVO DE PERSONAL
N° de
funcionarios
55
Instalaciones de Polirosario
08
Reposo Medico
02
Vacaciones
01
Escolta del Alcalde
02
Puesto de control 104
02
Custodia de detenidos en Maracaibo
01
Tribunal de ejecución del Municipio
01
Fiscalía 41 Rosario de Perijá
01
Centro cultural Hugo Chávez Fría
01
Patrullaje
01
Curso en la ciudad de Maracay
01
Turno en Barranquitas
22
Turno Libre
Ubicación
Total: 98
Al respecto, es importante señalar que al momento de perceptivo no pudo ser confirmada la
prestación del servicio de los funcionarios. Cabe destacar, que aun cuando fueron
consignados los oficios con los diferentes turnos de trabajo solicitados, el ente no presentó
la relación del personal asignado a cada uno. Es decir, el cuadro del personal no
inspeccionado se realizó basado en la información suministrada por el jefe de operaciones
de la institución. Sobre el particular, el artículo 23 de las mencionadas NGCI, establece:
“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas
deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se
tendrá en cuenta lo siguiente: a) Los documentos deben contener información completa y
exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivos que
faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente.
(…)”. De lo antes descrito se evidencia que el cuerpo policial no cuenta con una
planificación o cronograma de actividades donde especifique el personal responsable de
su ejecución, lo que conlleva a no contar con registros transparentes y confiables.
De la revisión efectuada a las nominas de funcionarios fijos, con el reporte emitido por el
sistema operativo de la institución (TXT), se determino lo siguiente:
La nomina de pago de empleados fijos asciende a un monto de bolivares doscientos
ochenta y tres mil trescientos noventa y cinco con veinte centimos ( Bs. 283.395,20),
correspondiente a la segunda quincena del mes de mayo del presente año, sin embargo su
respectivo TXT arroja la cantidad de bolivares Doscientos veinti cinco mil setecientos
cuarenta y dos con cuarenta centimos (Bs. 225.742,40), arrojando una diferencia de
cincuenta y siete mil seiscientos cicuenta y dos con ochenta centimos (Bs. 57.652,80). De
lo cual, a diez (10) funcionarios se les cancelo la cantidad de bolivares cinco mil
novecientos cincuenta y cinco con ochenta centimos (Bs. 5.955,80) por encima del monto
reflejado en nomina, asimismo, cincuenta y cuatro (54) funcionarios cobraron ciento treinta
y cinco bolivares con ochenta centimos (Bs. 135,80) por encima del monto real, a veintidós
(22) funcionarios se les dejó de pagar bolivares cinco mil seiscientos ochenta y cuatro con
veinte centimos (Bs. 5.684,20), un (01) funcionario recibió mil seiscientos treinta y cinco
bolivares con ochenta centimos (Bs 1.635,80) sobre lo mostrado en la relación de pago y un
(01) funcionario dejó de cobrar bolivares ochocientos treinta y cuatro con veinte centimos
(Bs. 834,20).
De igual forma, la administración consignó ante la comisión fiscalizadora una relación de
vacaciones pagadas durante el mes de mayo, con su respectivo TXT, observándose una
diferencias de dos mil doscientos sesenta y tres bolivares con veinte centimos (Bs.
2.263,20) en los montos registrados (Relación de vacaciones: ciento treinte y tres mil
ochocientos sesenta (Bs. 133.860,00) y TXT ciento treinta y seis mil ciento veinti tres con
veinte centimos (Bs. 136.123,20), debido a que el TXT contiene dos depósitos no
mostrados en la relación de vacaciones.
Las nominas de pago de funcionarios fijos emitidas en el año 2014, no refleja la retención
por concepto de embargo a dos (02) funcionarios. En este sentido, es pertinente resaltar
que el artículo 23 de las citadas NGCI, cita textualmente: “Todas las transacciones y
operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la
suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá en cuenta lo siguiente: a)
Los expedientes deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un
orden cronológico u otros sistemas de archivos que faciliten su oportuna localización, y
conservarse durante el tiempo estipulado legalmente.” Los hechos que originaron las
circunstancias antes expuestas, fueron explicados por la gerente administrativa y el
funcionario encargado de realizar las nominas, alegando error involuntario por la
utilización del TXT de la primera quincena de mayo 2014 para efectuar el depósito de la
segunda quincena correspondiente al mes. Así mismo, expresó haber dado inicio a los
correctivos pertinentes en cuanto al reintegro del dinero acreditado en las cuentas del
personal, evidenciándose posteriormente la reposición parcial del monto, aun cuando el
proceso no es el adecuado, por cuanto no muestra el depósito individual de cada uno de los
funcionarios y la respectiva relación firmada. Por otra parte, en relación al TXT que
comprueba el pago de las vacaciones, expresaron que se procedió a reintegrarles a dos (02)
oficiales el monto del embargo deducido por error, sin describirlo en la relación de pago
antes mencionada. La situación planteada, se genera por falta de organización en el ente
evaluado, al no establecer, mantener y perfeccionar un sistema de control interno, en cuanto
a los parámetros que se deben seguir en cada uno de los procesos administrativos,
afectando el nivel de eficacia y eficiencia, lo que conlleva a la ejecución de operaciones
poco confiables e inexactas.
Se confirmo que la gerencia de recursos humanos y la de administración no emiten un
comprobante o recibo por concepto del pago de sueldos y salarios, situación que difiere a lo
señalado en el artículo 106 de la mencionada LOT, establece: “El patrono o patrona
otorgara un recibo de pago a los trabajadores y trabajadoras, cada vez que pague las
remuneraciones y beneficios indicando el monto del salario y, detalladamente, lo
correspondiente a comisiones, primas gratificaciones, participación en los beneficios o
utilidades, bonificación de fin de año, sobre sueldo, bonos vacacional, recargos por días
feriados, horas extraordinarias trabajos nocturno y demás conceptos salariales, así como
las deducciones correspondientes. El incumplimiento de esta obligación hará presumir,
salvo prueba en contrario el salario alegado por el trabajador o trabajadora sin
menoscabo de las sanciones establecidas en esta ley”. Del análisis a las normas transcritas
se desprende, que en principio todo trabajador tiene derecho a conocer el monto de las
asignaciones recibidas y determinar la exactitud de las deducciones de su salario, ahora
bien, descuidar este proceso genera incertidumbre en los trabajadores sobre los pagos
otorgados.
Se determinó que el monto deducido por concepto de Seguro Social Obligatorio en las
nóminas de empleados fijos, altos funcionarios y obreros, correspondiente al mes de mayo
de 2014, no se detalla el porcentaje deducido por concepto de Paro Forzoso (0,5 %) y el (4
%) de Seguro Social Obligatorio. Asimismo, es pertinente mencionar que la fórmula
aplicada en el calculo de retención no es la educada. A fin de determinar las causas de la
situación anteriormente planteada se procedió a entrevistar a la gerente administrativa en
vista de la ausencia del gerente de recursos humanos, este manifestó que el monto retenido
por concepto de Seguro Social Obligatorio, ya estaba registrado en el sistema operativo de
la institución,es decir que el procedimiento genera directamente el monto a deducir a cada
trabajador. Así mismo, manifestó desconocimiento de la formula aplicada al momento de
realizar la respectiva retención. Situación que afecta el monto aportado por cada
funcionario.
Se procedió a cotejar los expedientes de los funcionarios de la institución con las nominas
de altos funcionarios, personal fijo, obreros y contratados de la segunda quincena del mes
de mayo de 2014. Evidenciándose que un 31,58% de los expedientes presentaban diferencia
en sus fechas de ingreso con relación a la nomina (Ver cuadro detallado). En atención a lo
expuesto debe señalarse, la Resolución 01-00-00-015 de las Normas Generales de Control
Interno, emitida por la Contraloría General de la República el 30 de abril de 1997 en su
artículo 3°, literal b indica: “El control interno de cada organismo o entidad debe
organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y
estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y
materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los
objetivos siguientes: (…). b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad
de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. (…)”. Este
escenario se suscita porque existen funcionarios que han egresado de la institución y
posteriormente reincorporados nuevamente, sin que sus expedientes se hayan actualizado.
Transfiriendo dificultades al momento de realizar tramitación administrativa relacionada
con dichos trabajadores, vale decir, calculo de prestaciones, vacaciones, emisión de
constancia de trabajo, entre otros.(Ver anexo)
PERSONAL CON DIFERENTES FECHAS DE INGRESO EN NOMINA Y
EXPEDIENTES
CEDULA
DE
IDENTIDAD
FECHA DE INGRESO
EN NOMINA
FECHA
INGRESO
EXPEDIENTE
CARLOS A. AÑEZ
19.342.777
01-05-2010
12-11-2012
ANIBAL BARRIOS
15.658.820
01-05-2010
01-05-2009
CARRERA RICHARD
8.596.355
01-05-2010
16-08-2010
VERONICA MORILLO
21.371.193
12-11-2012
13-02-2013
MARCOS CARMONA
19.971.987
12-11-2012
13-02-2013
JOHELVIS ESPLUGA
17.480.610
01-05-2010
29-07-2010
ELIENDER CARDOZO
18.722.579
20-08-2012
14-08-2012
KATHERINE MANDIQUE
17.281.269
01-05-2010
11-07-2013
CARLOS MUJICA
15.134.057
15-062012
11-07-2013
LEONARDO HERNANDEZ
18.703.410
12-112012
13-02-2013
JOEL GONZALES
13.958.088
02-01-2009
29-07-2010
DE LA HOZ YONEIDYS
19.519.609
12-11-2012
13-02-2013
NUMAN COVILLA
19.225.815
12-11-2012
13-02-2013
YORLLI CEDEÑO
16.107.912
12-11-2012
13-02-2013
AGUAS CARLOS
18.704.334
01-05-2010
02-12-2013
VICTOR FIGUEROA
14.748.983
01-052010
29-07-2010
MELVIS FERNANDEZ
16.108.630
01-04-2011
02-04-2011
JOHAN J. FINOL R.
18.408.637
12-11-2012
13-02-2013
JUAN FUENMAYOR
16.550.065
01-05-2010
29-07-2010
JORGE FUENMAYOR
15.253.662
25-11-2012
16-03-2012
RONNY GONZALES
20.863.196
12-11-2012
13-02-2013
EDWUIN NUCETE
13.958.843
01-04-2011
02-04-2011
ISAI M. NOVA
15.660.013
01-05-2010
29-07-2010
NOMBRE Y APELLIDO
DE
EN
KENNY MANDIQUE
19.526.477
12-11-2012
13-02-2013
JOHANDRY MAPPARI
16.550.923
12-11-2012
13-02-2013
EZEQUIEL MARTINEZ
17.859.783
01-04-2011
02-04-2011
ISNERDO MENDEZ
17.280.044
01-05-2010
29-07-2010
ALVIN MENDEZ
16.442.893
12-11-2012
13-02-2013
LEONAR MELEAN
20.985.112
12-11-2012
13-02-2013
JOSÉ L. MONTIEL
18.523.276
01-04-2011
02-04-2011
YULEXIS MORALES
19.972.638
12-11-2012
13-02-2013
En la revisión de los tres (03) expedientes del personal contratado, se constato que dos (02)
de ellos presentan contratos laborales vencidos, por otra parte, el tiempo de servicio de
estos trabajadores exceden el tiempo legal previsto, convirtiéndose en un contrato
indeterminado, tal es el caso de Alirrnida Bermúdez y Ángel Benito Soto, portadores de la
cedula de identidad N° 4.592.717 y 11.256.848, respectivamente, prestando servicios como
coordinadores, con una remuneración mensual de bolivares dos mil novecientos setenta y
tres (Bs 2.973, 00), cuyo salario es inferior al decretado por el Presidente de la República
en fecha 29/04/2014 en su decreto N° 935, Gaceta Oficial N° 40.401, (Bs. 4.251,40). Al
respecto, la Ley del Estatuto de la Función Pública, en su artículo 37 cita textualmente:
“Sólo podrá procederse por la vía del contrato en aquellos casos en que se requiera
personal altamente calificado para realizar tareas especificas y por tiempo determinado.
Se prohibirá la contratación de personal para realizar funciones correspondientes a los
cargos previstos en la presente Ley”. Es necesario mencionar lo establecido en el
Clasificador Presupuestarios de Recursos y Egresos, en la sub partida “4.01.01.18.00.
Remuneración al Personal Contratado”, establece: “Comprende la asignación para atender
el pago de las remuneraciones acordadas en virtud de un contrato individual de trabajo
por tiempo determinado, que no exceda del ejercicio fiscal (…). Por otra parte, el literal b,
del artículo 57 de la citada LOT, señala: “(…) b) La remuneración y demás beneficios
deberán ser adecuados a la naturaleza y magnitud de los servicios y no podrán ser
inferiores al salario mínimo, ni a lo que se pague por trabajos de igual naturaleza en la
localidad y en la propia entidad de trabajo. (…)”, concatenado con el primer aparte del
artículo 59 de la misma Ley, expresa: “(…) El otro ejemplar del contrato de trabajo
deberá ser conservado por el patrono o la patrona desde el inicio de la relación de trabajo
hasta que prescriban las acciones derivadas de ella”. De la entrevista practicada en fecha
03/06/2014 a la gerente administrativa, expuso que el control perceptivo se efectuó el día
02/06/2014, y el contrato fue renovado el día 01-06-2014 por cuanto estos contratos se
encontraban pendientes por firma, por tratarse de personal que labora fuera del municipio
Rosario de Perijá (Parroquias San Ignacio y Donaldo García) no había sido posible su
legitimación, para el momento del perceptivo. Con relación a los sueldo asignados, alegó
que estos funcionarios venían siendo contratadas de ejercicios fiscales anteriores con un
sueldo mínimo, por tal motivo se presupuestaron con esa misma remuneracion al cierre del
año 2013, y hasta la presente fecha no han recibido los créditos adicionales que permitan
subsanar la situación, afectando con ello la legalidad de los procedimientos previstos en
materia de contratación
Conclusión
A continúan se presentan las conclusiones producto del análisis a las observaciones
descritas en el presente informe, relativas a evaluar la efectiva prestación del servicio a los
empleados, obreros fijos y contratados, acorde con los cargos aprobados por el Concejo
Municipal correspondiente al ejercicio fiscal 2014, así como comprobar que tengan
conformados sus expedientes de acuerdo a la normativa legale vigente. Las gerencias de
Administración y Recursos Humanos del instituto, no cuenta con manuales de normas,
procedimientos y descriptivo de cargos debidamente aprobados y publicados, que regulen
la ejecución de las actividades que le están atribuidas al personal adscrito a la institucion,
así como una efectiva supervisión y control sobre los procesos llevados a cabo, los cuales
no se realizaron siguiendo los parámetros establecidos en las respectivas leyes, razón por la
cual existen debilidades y deficiencias en las áreas bajo estudio.
Recomendaciones
Se insta al Instituto Autónomo de Policía Municipal Rosario de Perijá a:
 Las máximas autoridades del ente, deberá emprender las acciones conducentes a la
aprobación e implementación de los manuales de organización, normas y
procedimientos, que regulen la ejecución de sus actividades, con el objeto de evitar la
discrecionalidad en el ejercicio de las funciones y lograr mejoras en el desempeño de la
gestión.
 Efectuar los registros de control de asistencia del personal adscrito a la institucion,
ajustados a las diferentes actividades desarrolladas bajo la responsabilidad de un
funcionario autorizado.
 La gerencia de Recursos Humanos deberá implementar los mecanismos necesarios
que coadyuven a la aplicación de los procedimientos establecidos en la Ley Orgánica
del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, con relación a la emisión de los
recibos de pagos.
 Los cargos que actualmente se encuentran desempeñados en el ente deben estar
enunciados en la relación de cargos aprobada por el Concejo Municipal en el ejercicio
fiscal 2014. En caso de realizarse alguna modificación en su estructura organizativa
deberá ser previamente autorizado por Lejislativo Municipal.
 El Instituto solo deberá proceder por la vía del contrato en aquellos casos que se
requiera personal altamente calificado, cuando se requiera cumplir tareas específicas y
por tiempo determinado.
 En referencia al error cometido en el pago de empleados fijo de la segunda quincena de
mayo 2014 y el pago del bono vacacional del mismo mes, deberá procederse a levantar
un acta justificativa, anexándole una relación firmada por cada uno de los funcionarios
involucrados, así como sus respectivos depósitos.
 Los descuentos efectuados o retenciones realizadas a los trabajadores por cualquier
concepto deberán ser reflejados en las nominas de pago, con su respectivos soportes
justificativos.
 Las retenciones del Seguro Social Obligatorio deberá realizarse de acuerdo a la
formula emitida esa entidad (Sueldo Mensual X 4% X 12 / 52 X el numero de
lunes del mes). La retención del 0,5 % correspondiente a Paro Forzoso deberá
realizarse por separado aplicando la misma fórmula (Sueldo mensual X 0,5% X 12 /
52 X el numero de lunes que tenga el mes).
 Proceder a actualizar los expedientes del personal adscrito al ente, a fin de contar con
un registro de sus funcionarios transparente, así como garantizar la veracidad de la
información requerida al momento de cualquier tramitación administrativa.