Prenos članka

kulturasobivanja
Poslovna sekretarka in timsko delo
Povezovalka vodij projektov
Spremembe, timsko delo, konkurenčnost in uvajanje spodbud za racionalno ter kakovostno delo so
zaznamovali 20. stoletje. Podjetja so prisiljena uvajati nove metode, nove metode dela, nove tržne
prijeme. A brez timskega dela ne gre. Za uspešno obvladovanje sodobnih managerskih in organizacijskih
konceptov sta potrebni dobro poznavanje in obvladovanje timske organizacije.
Petra Mohorko, poslovna sekretarka, diplomirana ekonomistka
T
imsko delo je v podjetjih pogosto
narobe razumljeno, poenostavljeno ali celo zanemarjeno. Vodje se
praviloma osredotočijo le na tehnično izvedbo dela ali projekta, manj pa na ljudi.
To povzroča konflikte ter stres in hromi
delo.
Timsko delo je veliko več kot tehnično
sodelovanje. S sinergičnimi učinki prinaša
boljše rezultate – v krajšem času, z manj
stresa. To se kaže v poslovnih rezultatih in
motivaciji zaposlenih.
Zapovedi dobrega tima
Veliko vlogo ima velikost tima, zato moramo biti pozorni na izbiro in vključevanje
posameznikov v tim. Timsko delo lahko
vključuje praviloma do 12 oseb. Člani izberejo vloge, določijo cilje, izberejo način
vodenja in pravila komuniciranja. V timski organizaciji ne sme biti tekmovalnih
in sovražnih odnosov. Pogoj uspešnega
timskega dela je skupno sprejemanje
odločitev.
Velik pomen ima komuniciranje, ki poteka v vseh smereh (navpično, vodoravno
in »počez«). Tim v pogovorih analizira
težave, sprejema odločitve, usklajuje delo
članov tima in izmenjuje informacije.
Učinkovit tim zaznamuje dobro delovno ozračje, ki povečuje posameznikovo
prizadevanje in njegovo zanimanje. Na36 Poslovna asistenca | JUNIJ-julij 2011
loge in cilji so jasni ter sprejemljivi vsem
udeležencem tima. O spornih zadevah
se odkrito pogovorijo in skupaj poiščejo
rešitve. Ne bojijo se izraziti mišljenja, saj iz
vsake ideje skušajo izvleči nekaj koristnega. Normalnih konfliktov se ne bojijo, ker
so lahko pobuda za nove razprave.
Moja timska zgodba
V podjetju, kjer sem bila poslovna se­
kretarka, nismo poznali timskega dela,
ugodne delovne klime in skupnega vode­
nja projektov. Sodelavci so bili večinoma
starejši in so se teže prilagajali. Prisegali
so na star, utečen delovni proces in novih
metod niso sprejemali, zato je bilo novosti
težko vpeljati.
Nekega dne nam je direktor predstavil
projekt, ki je sicer že potekal, vendar je
zanj določil nove cilje, ideje, tržne in prodajne prijeme. Želel je sestaviti tim, ki bo
projekt izpeljal optimalno in z opaznimi
kulturasobivanja
pozitivnimi rezultati.
Ni šlo brez težav. Direktor se je odločil, da
nam omogoči izobraževanje oziroma predstavitev timskega dela. Bilo je veliko negodovanja, toda direktor je bil neizprosen
in je zahteval udeležbo vseh vodilnih.
Ker sem bila še mlada, neizkušena, zagreta in navdušena nad novo pridobljenim
znanjem, sem se izobraževanja veselila.
Postala sem celo vodja projekta. Starejši
člani tima so imeli veliko pripomb o moji
neizkušenosti in slabem poznavanju prodajnega programa, toda to me je le še bolj
motiviralo.
in na podlagi tega napisati predloge za
uresničitev projekta.
Predzadnji dan smo se vsi vživeli v vloge
vodij pri namišljenih projektih. Delo je
spodbudilo burno debato in uvideli smo,
da ne bo pozitivnih rezultatov brez sodelovanja in da bo projekt propadel.
Zadnji dan izobraževanja smo namenili sestavi tima pri projektu. Ob pomoči
»učitelja« smo še enkrat vse predelali,
skupaj s pastmi, ki se pojavljajo pri timskem delu. Na koncu se nam je pridružil
tudi direktor. Naše ideje in načrti za dogo­
vorjeni projekt so ga čisto navdušili.
Šli smo v šolo
Brez poslovne sekretarke
v timu ne gre
Začelo se je štiridnevno izobraževanje o
timskem delu. Prvi dan smo se pogovarjali
o njegovem pomenu, kako ga doseči, kako
sestaviti tim, ustvariti homogeno skupino,
ki bo dosegla ali presegla želene rezultate.
Po štiriurnem predavanju smo imeli še
ved­no različne poglede o tem.
Drugi dan smo začeli delati v timu. Se­
stavili smo strategijo, določili naloge posameznikov in skupne naloge. Veliko smo se
pogovarjali, skušali smo ustvariti sproščeno
komunikacijo, prisluhniti drug drugemu
Ko govorimo o timskem delu, gre za ustvarjalnost, sposobnost reševanja problemov, improvizacijo, obvladovanje časa,
poznavanje ljudi, komunikacijo ... To so
tudi sposobnosti in veščine uspešne poslovne sekretarke. Zato na osnovi izkušenj
trdim, da jo bodo morali managerji v
sodobno podjetje vključiti kot vodjo projektov ali povezovalko projektnih vodij.
Ima potrebno znanje, čeprav marsikje še
vedno prevladuje zastarelo mnenje o nje-
nem znanju in sposobnostih.
Odlikuje se po sposobnostih in znanju, ki jih
zahteva sodobni poslovni svet: sposobnost
organizacije dela, pripravljenost na nenehno učenje, sprejemanje hitrih in pravilnih odločitev, prilagodljivost, motiviranost,
primeren osebni stil … Pomembne niso le
kompetence, temveč tudi samomotivacija
in njen prenos na druge člane tima.
Kot povezovalka projektnih vodij naj bi:
• prej pregledala, selekcionirala in
proučila informacije v gradivu, namenjenem vodilnim, se posvetovala o njem
in ga predala strokovnim sodelavcem;
• operativno pripravila dokumentacijo za
vodilne in vodje projektov, odpravila pomanjkljivosti in skrbela za pravočasno
posredovanje na prave naslove;
• posredovala in upravljala ažurne informacije vodilnim in vodjem projektov za
nemoten pretok informacij v vse smeri;
• vodilne povezovala z drugimi oddelki
v organizaciji, vendar ne le v smislu
povezovalnega člena: pozna projekte,
zato o njih govori s strokovnimi sodelavci in skliče sestanke, na katerih skupaj
obravnavajo in odločajo o pomembnih
vprašanjih njihove izvedbe.
Moja šolska predstava o delovnem timu
Tim je skupina posameznikov, ki rešuje neko nalogo. Delo naj bi opravil v določenem roku, optimalno in z racionalno porabo
razpoložljivih virov. Jasno vodilo delovnega tima je, da se vsi člani prilagajajo skupnemu cilju. Timsko delo je nepogrešljivo, ko število
poti, načini in rešitve problema niso znani in zahtevajo veliko strokov­nega znanja. Člani tima sodelujejo pri postavljanju ciljev, saj
morajo biti cilji posameznika skladni s cilji tima. Le tako se ustvari zaupanje, da člani tima odkrito komunicirajo, izmenjujejo mnenja,
ustvarijo pozitivno vzdušje in so motivirani za še boljše sodelovanje.
Test osebne komunikacijske odličnosti
Poslovna sekretarka ima dobre komunikacijske zmožnosti, ki so lahko prednost ali tudi težava, leglo nesporazumov za uspešno in nemoteno
delovanje tima. Zato sta Byars Lloyd in Rue Leslie v knjigi Human Resource Management (1984, str. 17) zapisala pomembna načela dobre
komunikacije. Preizkusite se sami in ugotovite, ali vam je komunikacija kot vodji pisana na kožo.
Če boste na večino trditev pritrdilno odgovorili, ste kot vodja sposobni premagati pasti in ovire, ki spremljajo komunikacijo, najsi bodo to
težave posameznika ali članov tima. Poslovna sekretarka kot vodja tima mora znati premagati oboje.
Uporabljam jezik, razumljiv vsakomur.
Da
Ne
Pozorna sem na pomen različnih rekov in fraz, lahko so napačno razumljeni.
Da
Ne
Besede podprem z dejanji.
Da
Ne
Nekatera sporočila večkrat ponovim.
Da
Ne
Znam posredovati prave in pomembne informacije.
Da
Ne
Skušam se vživeti v vlogo prejemnika.
Da
Ne
JUNIJ-julij 2011 | Poslovna asistenca 37