PROJEKTNI SISTEM PROSIS

4.3.2012
3K Krog 2012
PROJEKTNI SISTEM
PROSIS
prof. dr. Tomaž Kern
07. 03. 2012
3K Krog 2012
VSEBINA
Projekti v poslovnem sistemu - povezana raznolikost
Stopnja formalizacije projektov - vsebina in organizacija
Sistemska podpora procesom projektnega managementa
Organizacijski podsistem
3K Krog 2012
Kadrovski podsistem (projektne vloge, usposabljanje)
Informacijski podsistem
Dokumentacijski podsistem
Kako projektni sistem uvesti in kako ga vzdrževati
Tomaz Kern
1
4.3.2012
3K Krog 2012
Projekti v poslovnem sistemu - povezana raznolikost
Projekti se v sodobnem svetu ne izvajajo več kot
samostojni in od poslovnega sveta ograjeni otoki.
Projekti so enkratni poslovni procesi, ki potekajo znotraj
enega, praviloma pa med več podjetji oz. ustanovami,
so soodvisni in so prepleteni z ostalimi (ponavljajočimi
se) poslovnimi procesi.
PROJEKTI
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
Ker pa je vsak
projekt enkraten in neponovljiv potrebuje
Krog 2012
specifično 3K
pripravo,
prilagojeno vodenje in ustrezno
izvajanje. Projekti torej zahtevajo posebej razvito
organizacijsko kulturo, specifično definirane vloge
sodelujočih, prilagojeno informacijsko in
dokumentacijsko podporo in, obenem pa morajo biti
integrirani v poslovno okolje.
UVAJANJE
Tomaz Kern
3K Krog 2012
Projekti v poslovnem sistemu - povezana raznolikost
Problem pa je celo hujši!
PROJEKTI
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
UVAJANJE
V podjetjih in ustanovah se obenem pripravlja in izvaja
mnogo vrst projektov na več področjih:
projekti v informatiki
projekti razvoja
Krog 2012
investicijski3K
projekti
prodajni projekti
…. in drugi ….
Običajno se projektni način dela najprej razvije in uspe
na enem področju
Na valu uspeha management zahteva enak pristop tudi
pri vseh drugih….
… pa je taka zahteva smiselna?
Tomaz Kern
2
4.3.2012
3K Krog 2012
Stopnja formalizacije projekta – vsebina in organizacija
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
UVAJANJE
Projekte razumemo kot
VSEBINO,
ki se izvaja skozi soodvisne
aktivnosti in faze, t.i.
TEMELJNE
TRANSFORMACIJSKE
PROCESE
3K Krog 2012
INICIALIZACIJA ? KONCIPIRANJE PLANIRANJE
PROJEKTNA
DEFINIDCIJA
(ideja)
PROJEKTNA
DEFINICIJA
(koncept)
? SPREMLJANJE IZVAJANJA ? KONČANJE
PROJEKTNA
DEFINICIJA
(plan)
PERIODIČNA
POROČILA
ZAKLJUČNO
POROČILO
Projekte razumemo tudi kot
ORGANIZACIJO,
ki vsebino (izvajanje) omogoča se realizira skozi t.i.
PROCESE PROJEKTNEGA MANAGEMENTA
Tomaz Kern
3K Krog 2012
Stopnja formalizacije projekta – vsebina in organizacija
VSEBINE NE
FORMALIZIRAMO PROJEKTI
jo prepustimo stroki
(strokam), s tem
FORMALIZACIJA
FORMALIZACIJA
dopustimo
kreativnost
PROJ. SISTEM
projektnemu timu in
ohranimo osnovno
ORGANIZACIJA
značilnost projektov
3K Krog 2012
– njihovo unikatnost
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
INICIALIZACIJA ? KONCIPIRANJE PLANIRANJE
? SPREMLJANJE IZVAJANJA ? KONČANJE
UVAJANJE
ORGANIZACIJO FORMALIZIRMO –
jo predpišemo in s tem omogočimo
enovito obvladovanje (upravljanje)
projektov, njihovo medsebojno
koordinacijo in koordinacijo z ostalimi
procesi v poslovnem sistemu
Tomaz Kern
3
4.3.2012
3K Krog 2012
Sistemska podpora procesom projektnega managementa
NAROČNIK
NALOGA
ENOSTAVNA
ENKRATNA ZAHTEVA
PROJEKTI
IZVAJANJE
FORMALIZACIJA
PROJ.
PROJ.SISTEM
SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
3K Krog 2012
KOMPLEKSNA ENKRATNA
PROJEKT
VODENJE +
IZVAJANJE
ZAHTEVA
UPRAVLJANJE+
VODENJE +
IZVAJANJE
UVAJANJE
VEČ
KOMPLEKSNIH,
POVEZANIH
ZAHTEV
PORTFOLIO
PROJEKTOV
Tomaz Kern
3K Krog 2012
Sistemska podpora procesom projektnega managementa
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
Izziv - sistemsko obvladovanje projektov!
PROJ.
PROJ.SISTEM
SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
UVAJANJE
V zadnjem času je več raziskav in primerov iz prakse pokazalo,
da brez sistemskega pristopa pri obvladovanju projektov
uspeha ne moremo pričakovati.
Sistemski pristop pomeni celovitost in povezanost:
Pravil - 3K Krog 2012
… torej definirano organizacijsko strukturo in procese
Ljudi … torej definirane projektne vloge in
ustrezno usposobljenost sodelavcev
Informacij –
… torej prave informacije,
pravi trenutek, namenjene
pravim ljudem
UPRAVLJANJE+
VODENJE +
IZVAJANJE
PORTFOLIO
PROJEKTOV
Dokumentov –
… torej obvladovanje
zapisanega.
Tomaz Kern
4
4.3.2012
3K Krog 2012
Sistemska podpora procesom projektnega managementa
PROJEKTI
Organizacijski podsistem, vsebuje:
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
UVAJANJE
uvajanje in razvoj projektne kulture v poslovni sistem,
afirmacijo upravljavskega, vodstvenega in
izvajalskega nivoja projektov,
povezavo projektov in poslovnih procesov v enovit
3K Krog 2012
procesni splet,
oblikovanje dinamične in procesom ter projektom
prilagojene organizacijske strukture,
oblikovanje sistemskega predpisa ter z različnimi
standardi kakovosti skladnih navodil za projektno delo ter
njihovo učinkovito izvajanje;
Tomaz Kern
3K Krog 2012
Sistemska podpora procesom projektnega managementa
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
Kadrovski projektni podsistem omogoča:
uvajanje projektnih vlog na vse organizacije nivoje v
poslovnem sistemu,
usposabljanje oseb, ki opravljajo posamezne projektne
vloge in postopno izgradnjo ustreznih kompetenčnih
profilov posameznikov,
3K Krog 2012
uvajanje ustreznega projektnega nagrajevanja v
poslovnem sistemu;
UVAJANJE
Tomaz Kern
5
4.3.2012
3K Krog 2012
Sistemska podpora procesom projektnega managementa
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
Projektni informacijski podsistem omogoča:
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
UVAJANJE
podporo pri zbiranju, obdelavi in izboru pobud za
projekte,
podporo procesom inicializacije, koncipiranja,
planiranja, izvajanja in končanja projektov,
Krog 2012 pri odločanju v več-projektnem
podporo 3K
upravljavcem
okolju ob določanju ciljev, omejitev, prioritet in pri
prevzemanju rezultatov,
podporo vodjem projektov pri pripravi in odrejanju dela,
spremljanju napredovanja, obvladovanju sprememb in
zaključevanju dela,
podporo izvajalcem pri pridobivanju potrebnih informacij
za izvajanje aktivnosti, pri periodičnem poročanju in pri
poročanju o rezultatih aktivnosti,
celovito podporo projektni pisarni.
Tomaz Kern
3K Krog 2012
Sistemska podpora procesom projektnega managementa
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
Projektni dokumentacijski podsistem omogoča:
PROJ. SISTEM
izdelavo, hranjenje in distribucijo tehnične (vsebinske) in
projektne (organizacijske) dokumentacije ne glede na
vsebino in obliko,
ORGANIZACIJA
obvladovanje različnih statusov dokumentacije,
LJUDJE
3K Krog 2012
obvladovanje
različnih verzij dokumentacije,
INFORMATIKA
obvladovanje arhiva vseh dokumentov,
DOKUMENTI
popolno varnostno shemo pri dostopu do podatkov in
dokumentov za različne projektne vloge.
UVAJANJE
Tomaz Kern
6
4.3.2012
3K Krog 2012
Kako projektni sistem uvedemo in kako ga vzdrževati
PROJEKTI
PROJEKTNI SISTEM
je lahko zasnovan na različne načine:
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
UVAJANJE
ROČNO IN V PAPIRNI OBLIKI
V OBLIKI SPLETNE
STRANI
3K Krog
2012 S PODPORO MREŽNEMU PLANU
V OBLIKI PROJEKTNEGA PORTALA
V OBLIKI SPECIALNE INFORMACIJSKE REŠITVE
KOT DEL INTEGRALNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA
Tomaz Kern
3K Krog 2012
Kako projektni sistem uvedemo in kako ga vzdrževati
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
3K Krog 2012
UVAJANJE
Tomaz Kern
7
4.3.2012
3K Krog 2012
Kako projektni sistem uvedemo in kako ga vzdrževati
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
3K Krog 2012
UVAJANJE
Tomaz Kern
3K Krog 2012
Kako projektni sistem uvedemo in kako ga vzdrževati
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
3K Krog 2012
UVAJANJE
Tomaz Kern
8
4.3.2012
3K Krog 2012
Kako projektni sistem uvedemo in kako ga vzdrževati
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
3K Krog 2012
UVAJANJE
3K Krog 2012
Kako projektni sistem uvedemo in kako ga vzdrževati
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
3K Krog 2012
UVAJANJE
9
4.3.2012
3K Krog 2012
Kako projektni sistem uvedemo in kako ga vzdrževati
PROJEKTI
FORMALIZACIJA
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
PROJEKTNI SISTEM - UVAJANJE:
najprej pregledamo obstoječ način projektnega dela in
ocenimo potrebe
izdelamo (oz. dopolnimo) organizacijski predpis za
projektno delo
Krog 2012
izvedemo3K
usposabljanje
udeležencev v projektih in
projektne pisarne
prilagodimo projektno dokumentacijo specifičnim
potrebam
prilagodimo informacijsko komponento sistema
specifičnim potrebam
uvedemo rešitev in jo preizkusimo na pilotnem projektu
postopno vnesemo aktualne projekte
…..
izvajamo dodatno usposabljanje uporabnikov
vzdržujemo in nadgrajujemo
…..
UVAJANJE
Tomaz Kern
3K Krog 2012
Kako projektni sistem uvedemo in kako ga vzdrževati
PROJEKTI
PROJEKTNI SISTEM – KOT STORITEV:
FORMALIZACIJA
Enovito obvladovanje posameznega projekta
PROJ. SISTEM
ORGANIZACIJA
LJUDJE
INFORMATIKA
DOKUMENTI
UVAJANJE
Celovita projektna pisarna:
Priprava
projektov
3K Krog
2012 (koncipiranje in planiranje)
Spremljanje projektov
Vodenje projektov
Obvladovanje projektne dokumentacije
Razvojni in raziskovalni projekti:
Priprava projektov skladno z predpisi
Spremljanje RR projektov
Priprava dokumentacije za DURS
Tomaz Kern
10
4.3.2012
3K Krog 2012
3K Krog 2012
INFORMACIJE
[email protected]
11