Dokument - Univerzitetni prostor Novo mesto

Transcription

Dokument - Univerzitetni prostor Novo mesto
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE
V NOVEM MESTU
MAGISTRSKA NALOGA
ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA DRUGE STOPNJE
TATJANA GRAHEK
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE
V NOVEM MESTU
MAGISTRSKA NALOGA
VZPOSTAVITEV ELEKTRONSKEGA
DOKUMENTNEGA SISTEMA V JAVNEM
ZAVODU
Mentorica: izr. prof. dr. Nadja Damij
Novo mesto, oktober 2013
Tatjana Grahek
IZJAVA O AVTORSTVU
Podpisana Tatjana Grahek, študentka FIŠ Novo mesto, v skladu z določili statuta FIŠ
izjavljam:
da sem magistrsko nalogo pripravljala samostojno na podlagi virov, ki so
navedeni v magistrski nalogi,
da dovoljujem objavo magistrske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na
spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjižnici FIŠ (obkroži odločitev):
o takoj,
o po preteku 12 mesecev po uspešnem zagovoru,
o ne dovoljujem objave na spletni strani oz. v elektronski knjižnici FIŠ
zaradi prepovedi organizacije, v sklopu katere je bil pripravljen empirični
del naloge.
da je magistrska naloga, ki sem jo oddala v elektronski obliki, identična tiskani
verziji,
da je magistrska naloga lektorirana.
V Novem mestu, dne _________________
Podpis avtorice ______________________
POVZETEK
V današnjem času si vse več podjetij želi avtomatizirati in optimizirati svoje poslovanje iz
več razlogov; v prvi vrsti zaradi pretirane porabe časa za iskanje potrebnih dokumentov,
pomanjkanja prostora za hrambo velike količine papirnih dokumentov in izgube
dokumentov. Uvedba sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti (EDMS) je prava
rešitev za vsa podjetja, ki želijo avtomatizirati temeljne poslovne procese. Za ta korak se
je odločil tudi Zavod za zdravstveno varstvo Novo mesto, z namenom optimizacije in
avtomatizacije procesa izvajanja notranjih presoj. V magistrski nalogi smo pripravili
analizo trenutnega stanja za izbrani proces, na podlagi katere smo nato formirali koncept
za elektronski dokumentni sistem. Z optimizacijo izbrane programske rešitve in ureditvijo
delovnega toka dokumentov smo podali predlog izboljšave trenutnega stanja, ki bo
informacijsko podprt z EDMS.
KLJUČNE BESEDE: dokument, EDMS sistem, informatizacija, sistem vodenja
kakovosti, notranja presoja, Novell Vibe, predlog rešitve, delovni tok.
ABSTRACT
In today's times more and more companies want to automate and optimize their business
for several reasons, primarily because of excessive spending time searching for relevant
documents, lack of space for the storage of large amounts of paper documents and loss of
documents. Implementation of electronic document management system (EDMS) is the
right solution for all businesses who want to automate core business processes. Zavod za
zdravstveno varstvo Novo mesto has also decided to take this step, because they want to
optimize and automate the process of implementation of internal audits. In the thesis, we
prepared an analysis of the current status of the selected process based on which we then
formed the concept of an electronic document management system. With optimization of
the selected software solutions and editing document flow we made improvements to the
current state of the proposal, which will be supported with EDMS.
KEY WORDS: document, EDMS system, informatization, quality management system,
internal audit, Novell Vibe, proposed solution, workflow.
KAZALO
1
2
UVOD .................................................................................................................................1
1.1
Predstavitev problematike obravnavanega področja ..................................................2
1.2
Namen in cilji magistrske naloge ................................................................................3
1.3
Hipoteze ......................................................................................................................3
1.4
Metode dela .................................................................................................................4
1.5
Struktura magistrske naloge ........................................................................................4
UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI.....................................................................................5
2.1
Sistemi za upravljanje z elektronskimi dokumenti (EDMS) ......................................7
2.2
Arhitektura EDMS ....................................................................................................10
2.2.1
Dokumenti .........................................................................................................10
2.2.2
Uporabniki ........................................................................................................11
2.2.3
Procesi ..............................................................................................................12
2.2.4
Tehnologija .......................................................................................................13
2.3
3
4
5
Metodologija uvajanja EDMS ..................................................................................16
2.3.1
Analiza ..............................................................................................................17
2.3.2
Izgradnja prototipa ...........................................................................................18
2.3.3
Načrt in razvoj ..................................................................................................19
2.3.4
Implementacija in podpora ...............................................................................19
UPRAVLJANJE Z ELEKTRONSKIMI DOKUMENTI .................................................20
3.1
Elektronsko arhiviranje dokumentov ........................................................................21
3.2
Digitalna hramba dokumentov ..................................................................................23
3.3
Rok hranjenja dokumentov .......................................................................................23
3.4
Nadzor in varnost dokumentov .................................................................................25
3.4.1
Dostop ...............................................................................................................25
3.4.2
Revizijske sledi ..................................................................................................26
3.4.3
Rezervna kopija in obnova elektronskih dokumentov .......................................26
3.4.4
Avtentičnost in celovitost ..................................................................................27
ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE IN SLOVENSKA ZAKONODAJA ........................27
4.1
Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ....................................28
4.2
Zakon o arhivskem gradivu in arhivih ......................................................................29
4.3
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ........................29
NOVELL VIBE ................................................................................................................31
6
UVEDBA ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V JAVNEM
ZAVODU ..........................................................................................................................37
6.1
Predstavitev javnega zavoda .....................................................................................37
6.2
Sistem vodenja kakovosti .........................................................................................38
6.3
Analiza trenutnega stanja za izbrane procese ...........................................................39
6.3.1
Proces notranje presoje ....................................................................................40
6.3.2
Proces letnega planiranja notranjih presoj ......................................................44
6.3.3
Proces najave notranje presoje ........................................................................46
6.3.4
Proces izdelave poročila o presoji ....................................................................46
6.3.5
Proces odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranjih presoj ...................48
6.4
Predlog izbranih procesov po vpeljavi EDMS..........................................................51
6.5
Primer praktične uporabe EDMS ..............................................................................58
6.6
Kritična analiza predlaganih rešitev..........................................................................61
6.6.1
Prednosti in priložnosti .....................................................................................61
6.6.2
Slabosti in tveganja ...........................................................................................62
6.7
Izobraževanje uporabnikov .......................................................................................63
7
ZAKLJUČEK ...................................................................................................................64
8
LITERATURA IN VIRI ...................................................................................................67
PRILOGE
KAZALO SLIK
Slika 2.1: Veriga znanja ............................................................................................................12
Slika 5.1: Osebni profil v Novell Vibeu ...................................................................................32
Slika 5.2: Prijava v aplikacijo Novell Vibe ..............................................................................34
Slika 5.3: Vstopna stran v Novell Vibe ....................................................................................35
Slika 5.4: Primer shranjevanja dokumenta iz Microsoft Worda v Novell Vibe s pomočjo
dodatka ......................................................................................................................36
Slika 5.5: Novell Vibe Desktop ................................................................................................37
Slika 6.1: Organizacijska shema ZZV Novo mesto ..................................................................38
Slika 6.2: Proces notranje presoje .............................................................................................42
Slika 6.3: Proces notranje presoje – nadaljevanje ....................................................................43
Slika 6.4: Proces letnega planiranja notranjih presoj ................................................................45
Slika 6.5: Proces najave notranje presoje .................................................................................46
Slika 6.6: Proces izdelave poročila o presoji ............................................................................47
Slika 6.7: Proces izdelave poročila o presoji – nadaljevanje ...................................................48
Slika 6.8: Proces odpravljanja nepravilnosti pri notranji presoji ..............................................49
Slika 6.9: Proces odpravljanja nepravilnosti pri notranji presoji – nadaljevanje .....................50
Slika 6.10: Predlog procesa notranje presoje z EDMS .............................................................52
Slika 6.11: Predlog procesa notranje presoje z EDMS – nadaljevanje ....................................53
Slika 6.12: Predlog procesa letnega planiranja notranjih presoj z EDMS ................................54
Slika 6.13: Predlog procesa najave notranje presoje z EDMS..................................................55
Slika 6.14: Predlog procesa izdelave poročila o presoji z EDMS ............................................55
Slika 6.15: Predlog procesa izdelave poročila o presoji z EDMS – nadaljevanje ...................56
Slika 6.16: Predlog procesa odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje z
EDMS ....................................................................................................................57
Slika 6.17: Predlog procesa odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje z
EDMS – nadaljevanje ...........................................................................................58
Slika 6.18: Elektronski obrazec za vnos dokumenta Poročilo o ugotovitvi .............................59
Slika 6.19: Grafični prikaz delovnega toka v Novell Vibeu .....................................................60
Slika 6.20: Seznam vnesenih Poročil o ugotovitvi ...................................................................61
1
UVOD
Pri poslovanju vsakega podjetja je v obtoku veliko različnih vrst dokumentov. Klasično
papirno poslovanje za zaposlene predstavlja veliko fizičnega dela (ustvarjanje,
posredovanje, iskanje dokumentov). To vzame veliko delovnega časa, slabi operativnost,
informacije so razpršene, stroški dela pa visoki. Papirna dokumentacija je težko
obvladljiva,
pogostokrat
neurejena,
predvsem
pa
nezaščitena
pred
vpogledi
nepooblaščenih oseb.
Vsak dokument ima za podjetje neko vrednost, zato je v interesu podjetij, da so
dokumenti, s katerimi razpolagajo, točni, ažurni, varni in uporabnikom dosegljivi vedno
in takoj. S pojavom sistemov za upravljanje z dokumenti (v nadaljevanju EDMS) lahko
podjetja te želje uresničijo. EDMS omogoča, da podjetja papirne in elektronske
dokumente enostavno in zanesljivo združijo na enem mestu. EDMS omogoča nastajanje
dokumentov in ravnanje z njimi, distribucijo, pregledovanje, spremljanje verzij, pretok,
varovanje in njihovo shranjevanje (Jereb, 2005). Poleg tega uvedba elektronskega
poslovanja podjetju prinese spremenjeno komunikacijo med zaposlenimi in podjetji,
spremeni se način dela zaposlenih, saj se upravljanje s papirjem in tiskanjem drastično
zmanjša. Podjetja morajo biti danes hitro prilagodljiva in elastična, če hočejo konkurirati
na zasičenem in neizprosnem trgu, zato takšen način upravljanja z dokumenti postaja v
današnjem času potreben in nujen.
Za takšen korak se je odločil tudi Zavod za zdravstveno varstvo Novo mesto (v
nadaljevanju ZZV Novo mesto/Zavod), saj želijo optimizirati in avtomatizirati določene
poslovne procese. Tako bo ključni doprinos naše magistrske naloge predstavljal z
orodjem Novell Vibe implementiran elektronski dokumentni sistem na ZZV Novo mesto,
ki bo prirejen potrebam Zavoda in bo prinesel pomemben prispevek k praksi. Vpeljan
elektronski dokumentni sistem bo kot primer iz prakse lahko uporaben tudi v
organizacijah v javnem ali zasebnem sektorju, cilji naše magistrske naloge pa relevantni
in neposredno uporabni v slovenskem prostoru.
1
1.1
Predstavitev problematike obravnavanega področja
ZZV Novo mesto vso dokumentacijo, ki se nanaša na sistem vodenja kakovosti in jo
bomo podrobneje obravnavali v naši magistrski nalogi, izpolnjujejo ročno ali v Microsoft
Wordu ter hranijo v papirni obliki v fasciklih – to pa zavzema veliko fizičnega prostora,
največkrat na več lokacijah hkrati. Iskanje teh dokumentov je zamudno, dokumenti se
pogosto podvajajo, prihaja do založitve ali izgube dokumentov. ZZV Novo mesto sicer
ima svojo intranetno spletno stran za sistem vodenja kakovosti, kjer objavljajo večino
dokumentacije, ki zagotavlja obvladovanje kakovosti na nivoju Zavoda, kakor tudi v
posameznih organizacijskih enotah le-tega. Ob hitrem razvoju IKT pa so takšni pristopi
nezadostni in zastareli, stroški hrambe dokumentacije pa visoki. Dokumente na tej spletni
strani lahko vidijo in pregledujejo vsi zaposleni, nekatere tudi natisnejo (če niso zaščitene
pred tiskanjem), iskanje dokumentov pa je zamudno, saj spletna stran nima iskalnika. Na
takšen način vodena dokumentacija je dokaj nepregledna, nezaščitena, saj lahko do nje
dostopajo vsi zaposleni, kar oslabi zanesljivost in učinkovitost poslovanja Zavoda ter
racionalno porabo delovnega časa.
Prav zaradi vsega zgoraj navedenega se ZZV Novo mesto spopada z izzivom, kako na
primeren in dokaj enostaven način organizirati tok teh dokumentov, kako jih ustvarjati in
spremljati v procesu ter kako jih hraniti. Poudarek želijo dati predvsem poenostavljenemu
kreiranju, popravljanju in iskanju dokumentov ter povečati nadzor nad dokumenti,
uporabnikom pa omogočiti hitrejši način dostopanja do želenih dokumentov. Skratka,
stremijo k čim bolj elektronskemu poslovanju.
Zaradi navedenega so se odločili, da implementirajo elektronski dokumentni sistem, ki bi
delo s tovrstno dokumentacijo optimiziral in avtomatiziral. Za vzpostavitev elektronskega
dokumentnega sistema bodo uporabili orodje Novell Vibe, ki spada k programski opremi
Novell in jo v podjetju že imajo, zato uvedba ne bo predstavljala dodatnih stroškov za
nakup licenc. Vzpostavitev bodo opravili sami postopoma in brez pomoči zunanjih
izvajalcev. Tako bodo prihranili že v samem začetnem segmentu vpeljave.
Za pripravo testnega okolja in rešitve bomo tako uporabili orodje Novell Vibe 3.4, ki je
že postavljeno v virtualnem strežniku na platformi Suse Linux Enterprise Server 10.
Virtualno okolje pa je postavljeno s produktom VMware.
2
1.2
Namen in cilji magistrske naloge
Namen magistrske naloge:
•
preučiti področje sistemov za upravljanje z dokumenti;
•
predstaviti tehnologijo Novell Vibe, s katero bo vzpostavljen elektronski
dokumentni sistem na ZZV Novo mesto;
•
pripraviti analizo trenutnega stanja za izbrani proces, na podlagi katere bomo
zgradili koncept za elektronski dokumentni sistem;
•
z optimizacijo izbrane programske rešitve in ureditvijo delovnega toka
dokumentov podati predlog izboljšave trenutnega stanja, ki bo informacijsko
podprt;
•
predstaviti koristi, prednosti, slabosti in funkcionalnosti, ki jih lahko
implementiran dokumentni sistem prinese Zavodu;
•
ugotoviti dejavnike, ki vplivajo na vpeljavo, in težave, ki se pojavljajo pri sami
vpeljavi.
Cilji magistrske naloge:
•
na procesu notranje presoje, ki je del sistema vodenja kakovosti, izdelati predlog
rešitve za elektronski dokumentni sistem;
•
postaviti testno okolje, ki bo približno enako produkcijskemu okolju, prilagojeno
konkretnim potrebam in ki bo pripravljeno za morebitni razvoj v končno
aplikacijo;
•
1.3
kritična analiza vpeljanega sistema.
Hipoteze
V magistrski nalogi želimo potrditi hipoteze, da bo z vzpostavitvijo EDMS na ZZV Novo
mesto dosežena avtomatizacija in racionalizacija poslovanja, povečana bosta varnost (tudi
revizijska) in nadzor nad dokumenti.
3
1.4
Metode dela
V teoretičnem delu magistrske naloge bomo podrobneje preučili področje EDMS, ki bo
podlaga za naš praktični del naloge, in predstavili orodje, s katerim bo vzpostavljen
EDMS na ZZV Novo mesto. V praktičnem delu magistrske naloge bomo za pridobitev
potrebnih podatkov najprej uporabili metodo opazovanja in metodo osebnih razgovorov z
zaposlenimi (intervju). Opazovali in pogovarjali se bomo z zaposlenimi, ki delajo na tistih
delovnih procesih, ki jih bomo vključili v EDMS. Z analizo podatkov, pridobljenih z
omenjenima metodama, bomo ugotovili, kakšno je trenutno stanje. V tej fazi bomo tudi
upoštevali vse želje, težave in predloge zaposlenih. Pomagali si bomo tudi z internim
gradivom ZZV Novo mesto. Zavod je certificiran, ima certifikat za sistem vodenja
kakovosti ISO9000 in ima zato nekatere sistemske postopke in navodila že definirane.
V drugem delu, pri sami implementaciji EDMS, bomo uporabili metodo razvojnega
prototipa (angl. evolutionary prototype). Prototip bomo razvili do končne aplikacije. Na ta
način bo uporabnik lahko že od samega začetka sodeloval, eksperimentiral oz. s
preizkušanjem ocenil, ali zadovoljuje njegove zahteve, mi pa jo bomo lahko dopolnjevali,
dokler ne bo ustrezal vsem zahtevam uporabnika (Werber, 2000).
1.5
Struktura magistrske naloge
Magistrska naloga je razdeljena na sedem poglavij. V prvem, uvodnem poglavju, bomo
najprej predstavili problematiko obravnavanega področja, strukturo, namen in cilje
magistrske naloge ter metodološki pristop. Drugo poglavje bo namenjeno EDMS, kjer
bomo predstavili arhitekturo in metodologijo uvajanja EDMS. V tretjem poglavju bomo
preučili upravljanje z elektronskimi dokumenti, v četrtem poglavju pa bomo predstavili
slovensko zakonodajo na področju elektronskega arhiviranja. Sledilo bo poglavje, kjer
bomo podrobneje predstavili orodje Novell Vibe, s katerim bo podan naš praktični primer
magistrske naloge. V šestem poglavju bo predstavljena uvedba elektronskega
dokumentnega sistema v javnem zavodu, kjer bomo na podlagi analize trenutnega stanja
na izbranih procesih podali predloge za avtomatizacijo in informatizacijo teh procesov z
vpeljavo EDMS. Temu poglavju bo sledil zaključek z navedenimi sklepnimi
ugotovitvami.
4
2
UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI
Upravljanje dokumentov in zapisov ima svoje začetke daleč pred začetkom civilizacije.
Naši zgodnji predniki, jamski ljudje, so risali slike na stene svojih jam, s katerimi so
prikazovali dogodke svojega časa. To si lahko predstavljamo kot eno izmed prvih znanih
oblik vodenja evidenc, torej je šlo za beleženje dogodkov za poznejšo uporabo. Tudi
egipčanski hieroglifi so lep primer primitivne oblike vodenja evidenc. S časom se je
seveda njihova oblika spreminjala. Z njihovo pomočjo so zgodovinarji posredno pridobili
informacije o okolju in dejavnosti ljudi iz minulih obdobij (Azad, 2008).
Danes se organizacije po vsem svetu dnevno bojujejo z upravljanjem svojih dokumentov.
V času in okolju, v katerem živimo, so dokumenti in informacije del premoženja
organizacije, saj nam znanje, ki ga dokumenti imajo, zagotavlja skladnost
najobčutljivejših procesov podjetja. Inženiring, proizvodnja, marketing, prodaja – vsi ti
pomembni procesi so dokumentirani (pogodbe, razpisna dokumentacija, projektna
dokumentacija, poslovniki, pravilniki ISO, različna poslovna poročila ipd.). Prav zaradi
velike količine dokumentov, ki jih imajo organizacije, lahko velikokrat pride do
zastarelosti ali netočnosti informacij, kar lahko pomembne procese upočasni ali celo
ustavi. Lahko pa se tudi zgodi, da informacije enostavno niso na razpolago takrat, ko jih
potrebujejo (Bolanča, 2003).
Pri upravljanju z dokumenti ne gre za eno entiteto, temveč za kombinacijo elementov, kot
so:
•
dokumenti vseh oblik (papirnati, elektronski mediji, mikrofilmi, magnetni trakovi
…);
•
tehnologija (strojna in programska oprema za zajem, shranjevanje in uporabo
dokumentov);
•
ljudje in organizacijska kultura;
•
organizacija dela (obvladovanje posameznih poslovnih procesov);
•
zakonodaja (zakonske zahteve in omejitve glede načina hrambe dokumentov v
elektronski obliki, možnosti za pretvorbo dokumentov v elektronsko obliko,
predpisani minimalni roki hrambe (Bielawski in Boyle, 1997).
5
Horjak in Kovačič (2011) menita, da je 90 % premoženja – znanja v podjetjih –
spravljenega v dokumentih in ne v podatkovnih bazah. Vse večji pomen pri izmenjavi
znanja in informacij ima zaradi tega ustrezna informacijska tehnologija, ki omogoča
cenejši zajem in shranjevanje dokumentov ter skupno rabo znanja. Celovito upravljanje
znanja pa vključuje naslednje zahteve:
•
pravo informacijo ob pravem času,
•
aplikacije za dostop do vsakovrstnega znanja,
•
dostop do informacij kjerkoli in kadarkoli in
•
spreminjanje načina dosedanjega dela.
Jones (2007) je razvil teorijo o metodologiji dokumenta. V njej je želel prikazati, kako
razumeti, upravljati, nadzirati in spreminjati kompleksne poslovne procese, podprte z
informacijskim sistemom. Razvil je metodologijo dokumenta, v katero uvršča pet
aksiomov, ki so osnova te metodologije in vsi so med seboj povezani.
Temelječ na predpostavki, da so vsebina dokumentov, pretok in razporeditev predmeti
znanja v vseh poslovnih procesih, metodologija dokumenta uporablja statične, dinamične
in predmetne modele za zagotovitev sredstev za merjenje, upravljanje in izboljšanje
procesov. Prav tako predstavlja poslovno strategijo za ogled dejavnosti, ki je zaposlenim
v podjetju na voljo v najbolj celoviti in jedrnati obliki (Jones, 2007).
Vsaka organizacija vodi svoj arhiv, s pomočjo katerega dostopa do svojih dokumentov.
Nekatere imajo poleg klasičnega arhiva, ki je velikokrat na več lokacijah, tudi intranetne
strani, kjer objavljajo nekatero (pogosto ne vso) arhivsko dokumentacijo, kar jim
nekoliko olajša iskanje, vendar pa si lahko dokumente samo ogledajo in jih pogosto ne
morejo kopirati. Ti pristopi so ob hitrem razvoju IKT nezadostni in zastareli, stroški
hrambe dokumentacije pa visoki. Organizacije zato težijo k racionalizaciji obstoječih
procesov, želijo povečati nadzor nad dokumenti in izboljšati preglednost nad
poslovanjem, približati se želijo brezpapirnemu poslovanju, skratka – želijo bolj razgiban
potek dela. Vse to pa bodo dosegle z uvedbo EDMS v njihovo poslovanje, saj je njegova
prednost v tem, da ni pomembno, kako je dokument nastal (fizična oblika, optična
prepoznavnost, prejet preko elektronske pošte, ustvarjen z orodjem Office ali pa
6
programom ERP, naložen s spleta ipd). V kakršni koli obliki je nastal, takšnega je možno
uporabiti v EDMS (Župančič, 2010).
Pri sleherni organizaciji je pomembno, da vzpostavi informacijsko infrastrukturo, ki lahko
prinese znatno učinkovitost, zmanjšanje stroškov in časa, in sicer z enakim številom
zaposlenih ali manj. Upravljanje z dokumenti je tehnologija, ki bi morala biti na
»seznamu želja« tako finančnega kot tudi IT direktorja. To je lahko obnovljeno na vseh
področjih, od upravljanja in shranjevanja dokumentov ter financ pa vse do elektronskega
shranjevanja raznih evidenc. V času gospodarskega varčevanja je to prepričljiv predlog,
saj naj bi se investicija v tovrstno tehnologijo povrnila v manj kot šestih mesecih (Buck,
2012).
2.1
Sistemi za upravljanje z elektronskimi dokumenti (EDMS)
Kapitanovič (2003, str. 89) sisteme za upravljanje z dokumenti definira kot »nabor orodij,
ki omogočajo poenostavitev procesov uporabe dokumentov in upravljanja z njimi«.
Kratica EDMS izhaja iz Electronic Document Management Systems in predstavlja sistem
za elektronsko upravljanje z dokumenti. Je informacijski sistem; njegova naloga je
upravljanje z dokumenti v elektronski obliki ter njihov nadzor skozi celoten življenjski
cikel – od nastanka do arhiviranja. EDMS omogoča nastajanje dokumentov, ravnanje z
njimi, distribucijo, pregledovanje, spremljanje verzij oz. različic, delovni tok (angl.
workflow), varovanje in shranjevanje dokumentov. EDMS je sistem za organiziranje,
distribucijo, hranjenje in elektronski zajem (Jereb, 2005).
EDMS je programska oprema, ki nadzira in organizira dokumente v celotni organizaciji,
naj so ti deklarirani kot zapisi ali ne. Odvisno od izdelka je lahko EDMS majhen kot
samostojni namizni sistem ali pa kot velik, na podjetniški ravni širok strežniški sistem.
EDMS navadno vključuje ustvarjanje in zajem dokumentov in vsebin, revizijo, obdelavo
slik, potek dela, upravljanje poslovnih procesov (angl. Business Process Management),
zbirke, Computer-Output Laser Disk/Enterprise Report Management (v nadaljevanju
COLD/ERM) in druge izhodne sisteme ter iskanje informacij (The Ohio State
University).
7
EDMS podpirajo proces izdelave dokumentov, elektronski podpis, sledljivost procesa,
upravljanje procesa. Te sisteme lahko uporabljamo na različne načine; obdelujemo lahko
poslovno dokumentacijo (račune, pogodbe …), tehnično dokumentacijo, dokumentacijo,
ki se nanaša na sistem kakovosti, lahko ga tudi integriramo z ostalimi sistemi v podjetju.
So računalniško podprti sistemi za obvladovanje dokumentov v podjetju, ki omogočajo
zajem in shranjevanje dokumentov, indeksiranje in preiskovanje dokumentov, distribucijo
in arhiviranje dokumentov (Jakovljević, 2006).
Enns (2011) ugotavlja, da lahko EDMS poimenujemo tudi digitalni sistemi za upravljanje
predmetov, saj obstaja veliko vrst sistemov, ki se poleg dokumentov osredotočajo na
različne vrste datotek. Ti sistemi običajno zagotavljajo storitve, kot so zajemanje,
indeksiranje in iskanje, spremljanje različic, shranjevanje, sodelovanje, delovne tokove,
objavo, distribucijo in varnost. Lahko jih prilagodimo za opravljanje teh storitev za
določeno vrsto datotek. Sistem za upravljanje digitalnih sredstev na primer zagotavlja
storitve, ki ustrezajo digitalnim slikam (npr. fotografije ali video posnetki); sistem za
spletne vsebine podpira spletne strani, ki vsebujejo besedilo, fotografije in video
posnetke; e-poštni sistem za upravljanje pa se osredotoča na elektronsko pošto (s prilogo
ali brez nje).
EDMS so se pojavili v letu 1990. V glavnem se nanašajo na sisteme, ki so primarno
ustvarjeni za elektronsko upravljanje dokumentov. Pri implementiranju EDMS ne gre le
za tehnologijo; tukaj gre v prvi vrsti za ljudi, organizacije, organizacijsko kulturo,
spremembo, kulturno spremembo, za upravljanje kulturne spremembe in za dober,
močan, še prilagodljiv projektni menedžment (Azad, 2008).
Da gre pri EDMS tudi za organizacijsko kulturo, ugotavlja Downing (2006). Izbiranje
prave programske opreme za EDMS je za organizacijo pomembno, vendar je sama
tehnologija manj pomembna od ljudi, ki ga bodo uporabljali, in poslovnih procesov, ki jih
bo podprl. Implementirati EDMS programsko opremo in pričakovati, da se bo v podjetju
spremenila organizacijska kultura, bi bila velika napaka. Pri implementaciji EDMS velja
staro pravilo 80 – 20; za večino uspeha se je potrebno osredotočiti le na 20 odstotkov
prizadevanj na področju tehnologije, 80 odstotkov pa na vprašanja kulture.
8
Wilkins in drugi (2009) ugotavljajo, da vpeljava EDMS, zaradi neizogibnih interakcij
med poslovnimi in tehnološkimi vprašanji, pomeni ne le vprašanje interdisciplinarnega
projektiranja, temveč tudi nekaj, kar ustvarjalci in uporabniki potrebujejo za delo v
partnerstvu in kar zagotavlja trajno uporabnost zapisov. Izkazalo se je, da je sprejetje teh
zahtev osnova za uspešno vpeljavo sistema; prav tako pa je potreben zagon tako s strani
vodstva kot zaposlenih. Vzpostavitev trajne uvedbe sistema zahteva obravnavo številnih
strateških vprašanj, kot recimo, kaj je na različnih ravneh organizacije pomembno za
posameznike in uporabnost okvira na različnih stopnjah uvedbe. Ključne značilnosti
vpeljave sistema vključujejo niz dobro dokumentiranih IT strategij za upravljanje
zapisov, vzpostavljenih pred začetkom projekta. Pozneje se strategija komuniciranja
razvije in vključi v načrt projekta za preprečevanje morebitnega odpora osebja, še posebej
v času usposabljanja. Strategija identifikacije predstavitve poslovnega procesa iz vsake
enote naj bi služila morebitnemu povečanemu izvajanju in ohranjanju zanimanja v
sistemu, medtem ko naj bi bila dokumentacija delovnih tokov poslovnih procesov
namenjena razvoju EDMS kot sistemu, ki bi ga ljudje želeli in ne le, da bi ga morali
uporabljati.
Vsekakor pa je, kot poudarja Prijanovič (2010), EDMS programska oprema oz. orodje, za
katerega je potrebno zagotoviti potrebno tehnično in organizacijsko infrastrukturo.
Potrebno ga je načrtovati, razviti, namestiti, testirati, vpeljati in vzdrževati. EDMS ne bo
v celoti služil namenu, če ne bo zagotavljal pravne veljave svoje vsebine oz.
dokumentarnega gradiva. Ob vpeljavi EDMS v poslovni informacijski sistem podjetja se
spremeni način uporabe dokumentarnega gradiva v poslovnih procesih podjetja; velik
delež dokumentarnega gradiva, ki je bil v poslovnih procesih uporabljan v papirni obliki,
je po uvedbi EDMS dostopen izključno v elektronski obliki. EDMS mora zagotoviti
nemoten in za zaposlene v podjetju preprost dostop do dokumentov, ki jih potrebujejo. Pri
tem je potrebno upoštevati obstoječo organizacijsko strukturo, na podlagi katere
uporabnikom po uvedbi EDMS skladno s pravili poslovnega okolja določamo omejevanje
pravic dostopa do dokumentarnega gradiva.
Pomembna lastnost EDMS je možnost integracije z drugimi, že obstoječimi
informacijskimi sistemi v podjetju. S tem podjetje posledično hitreje dostopa do
informacij. Na trgu lahko izbiramo med številnimi lokalnimi in globalnimi rešitvami,
vendar je izrednega pomena, da izberemo tako rešitev, ki čim bolj učinkovito pokriva
9
poslovanje podjetja in ki je skladna s slovensko zakonodajo ter akreditirana pri Arhivu
Republike Slovenije (Rob, 2012).
2.2
Arhitektura EDMS
Podjetja so sestavljena iz uporabnikov, sistemov in poslovnih procesov, vendar se njihove
lastnosti razlikujejo od podjetja do podjetja. Procesi, ki sisteme povezujejo z uporabniki,
so za posamezno podjetje edinstveni, kombinacija vseh treh pa predstavlja organizacijsko
kulturo. Te organizacijske kulture so si v določenih panogah sicer podobne, vendar nikoli
identične. Le edinstvene organizacijske kulture definirajo konkurenčno prednost podjetja.
Način, kako se uporabniki, sistemi in procesi v podjetju povezujejo in delujejo,
spremenimo z uvedbo EDMS. To pa ima bistven vpliv na poslovanje podjetja in na
njegovo organizacijsko kulturo (Zebec, 2010).
Arhitekturo EDMS tako sestavljajo štirje bistveni elementi: dokumenti, uporabniki,
procesi in tehnologije (Jereb, 2005).
2.2.1
Dokumenti
Dokumenti se lahko pojavljajo v različnih oblikah in predstavitvah. Navadno so
predstavljeni kot logično razmejeni informacijski objekti, kot na primer različni zapisi.
Vendar pa vedno pogosteje najdemo dokumente v obliki distribuiranih objektov, kot so
relacijske baze podatkov in sestavljeni zapisi (Mednarodni arhivski svet, 2005).
Bielawski in Boyle (1997) dokument definirata kot nosilec zbirke elementov ali objektov,
ki so povezani z določeno problematiko ali temo. Služi nam kot vir informacij.
Wojtowicz (2010) dokument opisuje kot zapisano informacijo ali predmet, ki ga je
mogoče obravnavati kot enoto. Zapisan je lahko na različne načine, na papirju, kot
magnetni zapis, lahko je mikrooblike ipd. Vključuje lahko poljubno kombinacijo
besedila, podatkov, grafike, zvoka, gibljivih slik ali kakršne koli druge oblike informacij
in lahko sestoji iz ene ali več komponent.
10
Dokument lahko definiramo na različne načine; navadno je prikazan kot določena
informacija, ki se zbira v podjetju in podatke znotraj podjetja predstavlja na organiziran
način (zapisniki, pošta, elektronska sporočila, zaznamki, računi, tabele, študije in
podobno). Lahko je skupina objektov, do katerih lahko posameznik dostopa in jih
uporablja. Po navadi so shranjeni v papirni, elektronski ali mikrografični obliki in
predstavljajo materialno osnovo za prenašanje podatkov in informacij med posameznimi
poslovnimi subjekti (Jakovljević, 2006).
Po Jereb (2005) lahko dokumente delimo glede na vsebino, izvor, zvrst in zaupnost.
Dokumenti glede na izvor so lahko prejeti, to so tisti, ki jih organizacija prejme od strank
oz. različnih uporabnikov, lahko so lastni, ki nastanejo pri delu organizacije in so
namenjeni interni uporabi, in odposlani dokumenti, ki jih naslovimo na poslovnega
partnerja ali stranko, kopijo odposlanega pa obdržimo. Dokumenti glede na zvrst so lahko
poslovni ali uradni. Poslovni so lahko standardizirani ali nestandardizirani, organizacije si
jih med seboj izmenjujejo. Uradni dokumenti pa so tisti, ki jih prejemajo, obravnavajo in
odpošiljajo državni organi.
Dokumente je mogoče razvrstiti tudi na podlagi njihove funkcije, to je povezave datotek z
različnimi vrstami aktivnosti in transakcij v pisarniškem okolju (zadeve, sodni spisi,
dosjeji osebne zadeve, korespondenca, spletni dokumenti itd.), in/ali njihove oblike in
formata (zapisi, oblikovani v Microsoft Wordu, podatkovne zbirke, zapisi v hipertekstu,
slike, preglednice, elektronska sporočila, zvočna sporočila, video posnetki itd). Dokument
mora biti povezan z aktivnostjo, ki jo izvaja organizacija ali posameznik. Vse
organizacije morajo zajeti in vzdrževati dokumente svoje poslovne funkcije, zato da
zadovoljijo poslovne potrebe in zakonske zahteve. Za podporo poslovne funkcije in
zagotovitev dokaza mora imeti dokument lastnosti, kot so verodostojnost (ohranjanje
izvirnih lastnosti dokumenta, se pravi, da je dokument tisto, kar naj bi bil) in zanesljivost
(sposobnost dokumenta, da služi kot zanesljiv dokaz) (Mednarodni arhivski svet, 2005).
2.2.2
Uporabniki
Tako kot katerikoli sistemi ima tudi EDMS različne uporabnike. Uporabniki so lahko
ustvarjalci, koordinatorji ali potrošniki – vsak posameznik ima vlogo v njem. Ustvarjalec
je avtor, ki dokument ustvari, ustvari njegovo vsebino. Koordinator zagotavlja, da je
11
dokument ustrezno pregledan in odobren za objavo. Odgovoren je tudi za dodeljevanje
nalog ostalim članom, ki s tem dokumentom upravljajo. Prav tako je odgovoren za
dostavo dokumenta do potrošnika. Potrošnik je končni uporabnik dokumenta, ki ga na
koncu prebere ali preuči. Zanaša se na koordinatorja, saj le-ta lahko zagotovi dokument,
ki ga želi, in sicer v primernem formatu (Sathiadas in Wikramanayake, 2003).
Izrednega pomena je, da se ob uvedbi EDMS v podjetje sistem ne usmeri zgolj na
dokumente, temveč tudi na uporabnike. Prav njih je potrebno vključiti že v fazo
načrtovanja uvedbe EDMS, saj je glavni cilj EDMS povečati učinkovitost in
produktivnost uporabnikov. Le tisti sistem je uspešen, ki uporabniku dostavi pravo
informacijo ob pravem času in na pravem mestu. Potrebno je ugotoviti, katere so tiste
prave informacije, ki jih zaposleni potrebujejo v okviru EDMS, zato moramo podrobno
spoznati, kaj zaposleni delajo in kako (Jereb, 2005).
2.2.3
Procesi
Proces predstavlja življenjski cikel dokumenta. Ko dokument prehaja iz izdelave v
uporabo, mora proces zagotoviti, da vse poteka po načrtih in v skladu s pričakovanji
(Sathiadas in Wikramanayake, 2003). Jereb (2005) pravi, da v tem primeru lahko
govorimo tudi o verigi znanja oz. procesu pretvorbe podatkov v znanje, ki je prikazana na
sliki 2.1.
Slika 2.1: Veriga znanja
Avtor
PODATKI
Potrošnik
INFORMACIJE
Koordinator
Vir: Jereb (2005, str. 17)
12
ZNANJE
2.2.4
Tehnologija
Pri EDMS ne gre za eno tehnologijo, pač pa za različne, dopolnjujoče se tehnologije.
Glede na funkcionalnost jih lahko razdelimo na več skupin oz. komponent, ki so
pojasnjene v nadaljevanju. Moramo pa se zavedati, da vsaka implementacija
dokumentacijskega sistema ne vsebuje vseh elementov oz. komponent. Prav tako jih ne
uporablja vsak dokument; so pa to poglavitne skupine večine dokumentacijskih sistemov
(Jakovljević, 2006).
Zajem
Temelj EDMS je učinkovit zajem vseh poslovnih informacij kjerkoli v organizaciji
(vložišče, na strani kupca, na oddaljeni pisarni). Podatki vstopajo v organizacijo in
izstopajo iz nje na več načinov; kot papirni dokumenti, spletni obrazci, črtne kode, s
fotokopiranjem ali uporabo večfunkcijskih naprav, kot je skeniranje, uporabo e-pošte,
faksov, elektronskih podpisov in še kaj. Zajemanje pomembnih podatkov, shranjenih v
dokumentih in njihovo shranjevanje v osrednjemiskalnem repozitoriju, z možnostjo do
dostopanja in uporabe dokumentov kadar koli, je za poslovanje zelo pomembno. Prav
tako je pomembno, da se pred zajemom pregledajo vsi dokumenti, ki krožijo po
organizaciji. Organizacija mora vedeti, kateri dokumenti vodijo poslovne odločitve in
potiskajo procese naprej. Prepričana mora biti, da bo z izbrano tehnologijo hitro, dosledno
in jasno zajela vse vhodne tipe (Best Practices – Electronic Document Management,
2012).
Repozitorij
Repozitorij je jedro EDMS. Vsebuje in nadzira vse dokumente in informacije o teh
dokumentih. Primarne funkcije repozitorija so: knjižnične storitve (prijava dokumenta,
atributi, imena datotek, odjava dokumenta, varnost), nadzor nad različicami (spremljanje
in beleženje sprememb na dokumentih) in upravljanje konfiguracij (skrbi, da so vsi
elementi dokumenta logično povezani in usklajeni). Nekateri omogočajo še določene
sekundarne funkcije, kot so pretvorba, iskanje, indeksiranje in delovni tok (angl.
workflow) (Jereb, 2005).
13
Pretvorba
Pri delu z dokumenti se uporabljajo različna orodja in paketi, prihaja do veliko različnih
formatov dokumentov, ki so velikokrat nezdružljivi. Posledično se zato pojavljajo potrebe
po pretvorbi v primerno obliko za uporabo (enoten format) in digitalizaciji starih papirnih
dokumentov. Poznamo elektronske pretvorbe, pri katerih je ne glede na vrsto pretvorbe
smiselno uporabljati standardne formate (tekst: HTML, ASCII; grafika: CGM, GIF,
JPEG; multimedija: MPEG) in pretvorba papirne v elektronsko obliko oz. imaging ali
skeniranje dokumentov, ki je proces preslikave papirnega dokumenta v elektronski
dokument. Sistem za pretvorbo sestavljajo optični čitalec – skener, programska oprema za
zajem, procesiranje in optično prepoznavo znakov (Jereb, 2005).
Iskanje in indeksiranje
Cilj iskanja je enostavno in hitro poiskati želen dokument. Pri tem si pomagamo z
indeksiranjem (Jereb, 2005).
Postopki skeniranja in indeksiranja so med seboj povezani. Prvi postopek pri EDMS je
zajemanje podatkov. Ko je tiskani dokument pripravljen za shranjevanje, je skeniran za
ustvarjanje elektronske različice. Ko je e-različica dokumenta pripravljena, se ji dodeli
indeksiranje informacije z več ključnimi besedami, opredeljenimi v indeksnih poljih. To
se izvaja ročno ali samodejno. Indeksiranje razlikuje dokumente med seboj. To je
najpomembnejši proces v EDMS, kajti če v tem procesu pride do napake v indeksiranju
dokumenta, se le-ta lahko v sistemu trajno izgubi (Grange in Scott, 2010).
Pretok
Pri upravljanju dokumentov je pomembno tudi gibanje dokumenta skozi poslovni proces.
Z delovnimi tokovi lahko pretok dokumenta oblikujemo in nadziramo pravilnost poteka.
Tudi na ta način pospešimo proces, saj dokumenti potujejo po točno določeni poti. Za
pripravo konfiguracije procesa dokumenta uporabljamo dva sistema, sistem življenjskega
cikla (angl. lifecycle system) in sistem delovnega toka (angl. workflow system)
(Jakovljević, 2006).
14
Življenjski cikel predstavlja poslovni proces. Vsak poslovni proces vsebuje serije
različnih faz, kot so »pregled« ali »odobritev«, skozi katere gre dokument. Preden
dokument preide v naslednje stanje, se izvedejo določene zahteve ali končajo neke akcije.
Na podlagi sprožitvenih pravil dokumenti prehajajo iz ene faze v drugo, ki so povezane z
izpolnitvijo določenih pogojev. Življenjski cikel je ključni mehanizem, ki omogoča
nadzorovanje dokumenta (Jakovljević, 2006).
Sistem delovnega toka vključuje štiri glavne elemente:
•
proces – zaporedje posameznih korakov,
•
opravilo – kaj je treba narediti,
•
človek – kdo mora kaj narediti,
•
dokument – osrednji element procesa (Jereb, 2005).
Pri sistemu delovnega toka ločimo dve vrsti procesov. Prvi je strukturiran – pri tem so
zapovrstni koraki vnaprej določeni – in zagotavlja, da gredo vsi tipi določenega
dokumenta skozi vse za ta dokument določene korake, kar zagotavlja celovitost
(integriteto) celotnega poslovnega procesa. Drugi proces pa je ad-hoc, ki je nasproten
strukturiranemu – pri njem ne poznamo poti do cilja, koraki niso vnaprej določeni, pretok
je vsakič drugačen, zato ga težje nadzorujemo. Delovni tok je vmesna plast med
uporabnikom in repozitorijem. Lahko je že sestavni (integrirani) del EDMS ali pa je
razvit dodatno. Ključne točke, v katerih moreta sistema dobro delovati, če hočemo, da bo
integracija uspešna, so uporabniki in skupine, varnost, različice, atributi, dokumenti in
relacije (Jereb, 2005).
Uporabniški vmesnik
Pri uporabniškem vmesniku je pomembno, da je enostaven za uporabo, saj uporabniki
tako lažje razumejo funkcionalnosti, ki jih nudi vmesnik, delo z dokumenti pa je tako
lažje. Namenjen je prijavi v dokumentacijski sistem z domenskim uporabniškim imenom
in geslom, pregledovanju vsebine dokumentov, tiskanju dokumentov, pregledovanju
lastnosti dokumentov, iskanju dokumentov po njihovih lastnostih, iskanju dokumentov po
njihovi vsebini, izpisu poročil in pregledovanju nabiralnika (angl. inbox), v katerem so
obvestila
za
posameznega
uporabnika.
15
Marsikateri
uporabniški
vmesnik
dokumentacijskega sistema ima videz okolja Windows, denimo raziskovalec ali
nabiralnik, podobnega Microsoft Outlook, kar zagotavlja, da uporabnik hitreje obvlada
aplikacijo, saj so okolja Windows vsem zelo domača. Videz uporabniškega vmesnika pa
lahko uporabnik prilagodi na način, ki mu je najbolj domač. Ta možnost se imenuje
personalizacija (angl. personalization), ki je v sedanjem času postala zelo razširjena.
Enostavno jo definiramo za vsakega posameznega uporabnika posebej (Jakovljević,
2006).
Distribucija
Distribucija je dostava informacije v obliki dokumenta končnemu uporabniku. Poznamo
papirno distribucijo, ki predstavlja tiskanje dokumentov na papir iz tehnoloških ali
praktičnih razlogov, in elektronsko distribucijo, ki ima veliko prednosti – od nižjih
stroškov, lažjega vzdrževanja in ažuriranja dokumentov, hitrejšega dostopa do
dokumentov, do večjega nelinearnega dostopa do informacij, večje kakovosti
predstavitve, izgled dokumentov je »po meri«. Tehnologija za distribucijo je elektronska
verzija papirne oblike (angl. electronic paper), v PDF formatu, dokument on-line (HTML
format) in domači dokument (znotraj organizacije) (Jereb, 2005).
2.3
Metodologija uvajanja EDMS
Pri uvedbi EDMS v organizacijo lahko uporabimo veliko različnih pristopov in metod.
Jereb (2005) pravi, da je za razumevanje tehnologije EDMS potrebno biti pozoren na tri
kritične elemente:
•
filozofijo – to pomeni, da mora biti metodologija uvajanja EDMS v organizacijo
osredotočena na uporabnika in ne na dokumente;
•
poslovni pristop – se pravi postaviti neko osnovo, iz katere bodo črpali vsi oddelki
organizacije;
•
tehnični pristop – kar pomeni, da gremo pri uvajanju EDMS skozi šest faz:
analizo, prototip, obliko, razvoj, implementacijo in fazo po implementaciji.
16
2.3.1
Analiza
Prijanovič (2010) meni, da je poglavitni razlog za izvedbo analize pred začetkom uvedbe
EDMS pridobitev informacij, ki znižujejo raven tveganj, s katerimi se organizacije
srečajo ob uvedbi takšnega sistema. Rezultat analize orisuje možnosti in priložnosti, ki
obstajajo pri uvajanju ter optimalen pristop k načinu implementacije rešitev, povezanih z
EDMS.
Analiza je ključna faza izgradnje sistema EDMS. Lahko jo razdelimo na dve fazi; prva
faza je planiranje, ko pregledamo poslovanje organizacije, opredelimo razsežnost zadeve
in naredimo plan razvoja in implementacije sistema. Druga faza je analiza in je
podrobnejša, z njo pa poizkušamo razumeti okolje organizacije, ljudi ter dokumente, in
sicer za uspešno izgradnjo EDMS, ki bo zadovoljil potrebe organizacije za doseganje
poslovnih ciljev. Podrobno je potrebno spoznati, kaj zaposleni delajo in kako. To lahko
ugotovimo z metodami, kot so intervju, zajemanje procesov (analitik poizkuša podrobno
opisati delovne procese in dokumentirati izvedbo vsake naloge oziroma funkcije),
intervju s skupinami (za odkrivanje nejasnosti v procesih) in opazovanje. Ko spoznamo
ljudi, ki so vpleteni, in njihove naloge v organizaciji, lahko hitro določimo informacije, ki
jih le-ti potrebujejo za opravljanje svojih nalog (Jereb, 2005).
Jereb (2005) razdeli analizo na šest faz:
•
prva faza –
orientacija in izdelava profila organizacije (podroben pregled
projektnega plana in diskusija vodje projekta z ekipo o projektnem planu; pri
profilu organizacije gre za zbiranje vseh potrebnih informacij o njej);
•
druga faz – izdelava začetnega spiska vseh dokumentov, ki se uporabljajo v
organizaciji;
•
tretja faza – izdelava profilov uporabnikov (analiza delovnih mest in nalog, tj.
ugotoviti, kateri dokumenti podpirajo posamezne naloge);
•
četrta faza – izdelava profilov dokumentov (dokumenti v profilu uporabnikov so t.
i. kritični dokumenti; profil vključuje naslov in namen dokumenta, strukturo, tip,
količino, povprečno število strani, povprečno velikost hranjenja, format, določitev
metapodatkov, določitev lastnika dokumenta, kdo ga pregleda, beleženje poti
17
dokumenta skozi podjetje, vloge ljudi in njihove naloge, odgovornosti, varnost,
ugotovitev pravic uporabnikov);
•
pata faza – izdelava profila okolja; tj. zbiranje informacij o obstoječih sistemih in
standardih (opis odjemalcev, njihove strojne in programske opreme, strežnikov,
mreže);
•
šesta faza – ocena potreb po kapacitetah za shranjevanje (upoštevati je potrebno
različne varnostne metode zaščite podatkov, ki zahtevajo dodatne kapacitete).
Specifikacija zahtev je zadnja pomembna stvar v fazi analize, s katero povemo, kaj mora
sistem delati. Pri EDMS mora sistem podpirati funkcije, kot so kreacija, pretvorba,
upravljanje, delovni tok, iskanje, pregled, varnost in sistemi (Jereb, 2005).
2.3.2
Izgradnja prototipa
V tej fazi se izvaja razvoj sistema; Jereb (2005, str. 59) temu pravi »manjša verzija
EDMS sistema«. Uporabniki v tej fazi vidijo in občutijo delovanje sistema. Na ta način se
ugotovijo pomanjkljivosti sistema (kaj je treba dodati, spremeniti ali izpopolniti v
sistemu), ki so izrednega pomena za nadaljnji razvoj sistema. Proces izgradnje prototipa
poteka po več korakih; najprej je potrebno določiti obseg sistema (uporabniški vmesnik,
globina, širina sistema) in se osredotočiti na kritične elemente. Sledi skica, kako bo sistem
izgledal (ekranske slike, navigacija, izrazi, ki se bodo uporabljali itd.). Tretji korak je
izbira orodja; pomembno je, da se izbere takšno orodje, ki bo pokrilo največ potreb in ga
bo najlažje integrirati v obstoječi sistem. Tukaj sta pomembna predvsem cena in
stabilnost ponudnika orodja. Četrti korak je izgradnja in pregled prototipa. Na tej točki se
mora organizacija odločiti, na kakšen način bo potekala izgradnja in s čigavo pomočjo.
Na polovici razvoja sledi prvi pregled, kjer uporabniki sodelujejo in podajo pripombe in
predloge. Število pregledov je odvisno od potrebe uporabnikov. V petem koraku se naredi
analiza vrzeli, kjer se ugotavlja razlike med zahtevami in tistim, kar orodje in tehnologija
omogočata. Identificira se odstopanja in se nato pretehta možnosti za njihovo odpravo,
možnih pa je več načinov (orodje se priredi lastnim potrebam, doplačilo nadgradnje
orodja, nabava dodatnega dela, sprememba procesa, nabava drugega orodja). V šestem
koraku se postavi infrastruktura; določi se, katere strežnike se bo uporabljalo za katere
funkcije, določi se njihova specifikacija, uporaba skenerjev, ekranov, določi se topologija
18
mreže. Postavitev infrastrukture sestoji iz nakupa opreme, usposabljanj in treningov,
instalacije in dokumentiranja (Jereb, 2005).
2.3.3
Načrt in razvoj
Načrt na višjem nivoju prikazuje, kako bo celoten sistem – s prepletanjem vlog in
odgovornosti uporabnikov z arhitekturo in funkcijami sistema – deloval. Jezik mora biti
razumljiv širšemu krogu uporabnikov, jasno mora biti opredeljeno, kdo, kje, kdaj in kako
bo opravljal katere funkcije. Na tehnično detajlnem nivoju pa se do podrobnosti opredeli,
kako bo sistem deloval; pomembna sta predvsem uporabniški vmesnik in načrt EDMS. V
tem načrtu so navadno opredeljene teme, kot so kreacija (podrobna funkcionalnost orodij,
ki jih uporabljajo avtorji), pretvorba (kako bo določen dokument pretvorjen v drug
format), delovni tok (vključuje vloge, odgovornosti in poti) in repozitorij. Repozitorij
mora pokrivati naslednje elemente: uporabniki, skupine, razredi dokumentov, atributi,
ustvarjanje različic, dostop, sporočanje, objava, povezave, lokacija hranjenja, arhiviranje,
formati, predaja in model arhitekture. Ostale pomembne teme so še varnost – dostop
(branje, pisanje, spreminjanje, brisanje) gesla, iskanje in indeksiranje (namen, vsebina,
tipi indeksov, komu bodo na razpolago), distribucija in običajne aplikacije (namen in cilj
aplikacije, določa vhode, izhode, natančne korake za vsako aplikacijo in definira iskanje
napak in upravljanje) (Jereb, 2005).
Pri razvoju razvijalci nastavijo parametre kupljenega sistema ali razvijejo svoje aplikacije
oziroma dopolnijo sistem po meri. Nato sistem testirajo, prilagodijo standarde, na voljo
morajo biti tudi uporabniški priročniki in vsa potrebna dokumentacija za izobraževanje in
učenje uporabnikov (Jereb, 2005).
2.3.4
Implementacija in podpora
V tej zadnji fazi gre za uvajanje sistema v celotno organizacijo in v kateri sistem uspe ali
propade. Na vpeljavo je v tej fazi potrebno gledati iz treh zornih kotov; ekipe EDMS
(razvijalci), organizacijske enote in uporabnikov (avtorji, porabniki, koordinatorji) (Jereb,
2005).
19
Jereb (2005) navaja štiri elemente implementacije:
•
inštalacija (veliko ponovitev, veliko časa vzame odkrivanje in odpravljanje
napak);
•
polnjenje vsebine (zbiranje in sortiranje dokumentov, določanje atributov,
polnjenje EDMS z dokumenti);
•
usposabljanje uporabnikov sistema;
•
izvedba (skrb, da se zgoraj omenjeni elementi izvajajo v ustreznem zaporedju).
Po implementaciji EDMS se marsikomu v mislih poraja vprašanje, kot je: »Ali lahko
sedaj odstranimo papirnate dokumente, in če, kdaj?« Niedzwiecki (2011) meni, da je to
poglavitna prednost uporabe EDMS, vprašanje, ki ostaja, je le, kdaj je pravi čas za to. To
pa je odvisno od tipa dokumenta in posebnih predpisov, ki odrejajo hranjenje papirnih
dokumentov. Seveda pa je odvisno tudi od podjetja oz. organizacije in njihovih zakonskih
določil glede hranjenja dokumentov v papirni obliki.
Prav tako je zelo pomembno, da se uporabnike podpira in spodbuja pri uporabi sistema,
da sistem raziskujejo in začnejo uporabljati tudi bolj napredne funkcije. Uvajalci sistema,
ki sistem zelo dobro poznajo, morajo nuditi posamična ali skupinska usposabljanja že na
samem začetku vpeljave sistema. Tudi organizacija sama mora dejavno podpirati in
spodbujati uporabnike z nadaljnjimi usposabljanji (Azad, 2008).
Implementacija EDMS velja za uspešno, če sistem zajema uradne evidence podjetja, če se
zapisi upravljajo v njihovem celotnem življenjskem ciklu in predvsem, če EDMS postane
tako zakoreninjen v kulturi podjetja, da si zaposleni ne morejo predstavljati dela na drug
način, saj je upravljanje z dokumenti del dela vsakega zaposlenega (Downing, 2006).
3
UPRAVLJANJE Z ELEKTRONSKIMI DOKUMENTI
S povečanjem števila elektronskih dokumentov v sistemih za pisarniško poslovanje in
ostalih sistemih se povečuje tudi skrb za vzdrževanje in dolgoročno hrambo. Za uspešno
ohranitev elektronskih dokumentov je pomembno upoštevati arhivske zahteve pri
20
oblikovanju sistemov za pisarniško poslovanje ter skrben nadzor dokumentov v njihovem
celotnem življenjskem ciklusu, saj je le na ta način zagotovljena njihova kakovost in
celovitost (Mednarodni arhivski svet, 2005).
3.1
Elektronsko arhiviranje dokumentov
»Elektronski arhiv je urejena digitalna shramba vseh vrst dokumentov in objektov.
Takšna sodobna informacijska rešitev omogoča zajem in shrambo različnih objektov na
magnetnih in optičnih medijih ne glede na njihov izvor ali način izdelave. Vsi objekti v
elektronskem arhivu so sistematično upravljani, vsi postopki pa so nadzorovani.
Elektronski arhiv primarno omogoča funkcije zajema, hierarhične shrambe, varnega
dostopa in nadzora življenjskega cikla dokumentov,« definirata elektronski arhiv Pičman
Štefančič in Štefančič (2003, str 84).
Žerko (2003) pa ga opredeljuje kot najpomembnejši del sistema za celovito upravljanje z
dokumenti. Pri velikem številu dokumentov igra najpomembnejšo vlogo ustrezen sistem
za arhiviranje. Stopnja odvisnosti od arhiviranih dokumentov, ki predstavljajo zaključene
procese, je v posameznih poslovnih sistemih različna. Odvisna je predvsem od dejavnosti
in organiziranosti poslovnih procesov.
Razlogi za arhiviranje dokumentov:
•
za potrebe kontrole in revidiranja,
•
arhiviranje za potrebe kasnejšega dokazovanja dejstev, na katera kažejo shranjeni
dokumenti,
•
arhiviranje zaradi zaščite interesov tretjih oseb, na katere se nanašajo arhivirane
listine (Projekt e-Slog, 2004).
Zajem objektov v elektronski arhiv mora biti enostaven, a mora uporabnika voditi tako, da
dokument pravilno uvrsti vanj. Zagotavlja zajem digitalnih objektov (računalniške datoteke,
računalniški izpisi …) in fizičnih dokumentov (papir, analogni medijski zapisi ipd.), ponujati
pa mora tudi orodja za pretvorbo iz originalnega v standardiziran format za daljšo hrambo.
Vsi objekti v elektronskem arhivu morajo biti ustrezno zaščiteni. Elektronski arhiv mora
21
zagotavljati elemente avtentifikacije in avtorizacije uporabnikov na različnih ravneh (od
celotnega arhiva do posameznega hranjenega objekta). Znotraj njega je potrebno popolno
sledenje vsem dogodkom (administrativnim, uporabniškim), saj je le tako zagotovljena
verodostojnost zapisov. Zagotavljati mora nadzor in upravljanje z vsemi fazami življenjskega
cikla dokumentov. V vsaki fazi mora ponuditi ustrezna orodja za delo z dokumenti, predvsem
v fazi nastanka dokumenta, kjer je potrebna podpora za skupinsko delo (Pičman Štefančič in
Štefančič, 2003).
Pogosto pa temu ni tako, saj Tomičić Pupek in drugi (2009) ugotavljajo, da se problemi
skrivajo predvsem v srednje kvalitetni tehnologiji za arhiviranje dokumentov, v ogromnih
količinah podatkov, nestabilnih shranjevalnih medijih in zastareli strojni in programski
opremi.
Osnovne prednosti digitalnega arhiva ali digitalnega dokumentacijskega sistema, so v
tem, da se postopek opravi lažje, hitreje in bolj kvalitetno. Oceniti stroške uvedbe in
koristi, povezane z novim DMS, je dosti bolj komplicirano kot literatura, ki jo ponujajo
podjetja, ki proizvajajo strojno in programsko opremo za DMS (Tomičić Pupek in drugi,
2009).
Burnač in drugi (2012) so mnenja, da kakovosten arhiv, klasični ali elektronski,
pomembno vpliva na učinkovito poslovanje podjetja. Dejstvo je, da je arhivski sistem le
eden od sistemov v podjetju. Učinek daje šele celovitost in povezanost vseh posameznih
sistemov v celoto. Z integracijo arhivskega sistema se poveča zadovoljstvo strank, saj
urejanje zadev poteka bistveno hitrejše in kvalitetnejše, zmanjša se čas odprave napak in
poveča kakovost storitev. Manj težav je pri izgubi znanja, npr. pri odhodu zaposlenih v
pokoj. Ob primerni strategiji, vodenju in koordinaciji dela pa se ti učinki še bistveno
povečajo. Povezanost sistemov v organizaciji zahteva sodelovanje, zato je podpora
vodstva ključna. Če se vodstvo podjetja zaveda in podpira možnosti, ki jih sodobne
tehnologije omogočajo, lahko podjetje tudi v kriznih časih lažje preživi ali celo izboljšuje
svoj položaj na trgu.
Van Aswegen in Heap (2011) se sprašujeta, zakaj je sploh treba hraniti dokumente? Eden
od razlogov je zakonska dolžnost. Različni zakoni izrecno predpisujejo, da je treba
dokumente hraniti. V okviru družb in davčnih predpisov morajo posamezniki in podjetja
22
voditi evidence, ki preverjajo in pojasnjujejo transakcije, finančni položaj in uspešnost
podjetja. Poleg tega obstaja obveznost hrambe zapisov, ki so ali bi lahko postali
pomembni zaradi sodnih postopkov. Evidence pa je potrebno hraniti tudi zaradi
upravljanj s tveganji in zaradi poslovnih previdnosti.
3.2
Digitalna hramba dokumentov
Podjetja arhivirajo in hranijo dokumente zaradi dveh različnih interesov; poslovnega in
zakonskega. Poslovni interes podjetja je, da ima hiter dostop do aktualnih dokumentov.
Ko se ta interes po hrambi konča, se navadno začne dolgoročna hramba in s tem zakonski
interes države (Pauletič in drugi, 2011).
Ustvarjanje, zbiranje in vse večja uporaba elektronskih dokumentov odpirajo vprašanja,
povezana z definiranjem kriterijev za odločanje o uvedbi učinkovitega načina elektronske
hrambe in vpliva kazalnikov odločanja o elektronski hrambi na poslovanje organizacij.
Spremembe pri zagotavljanju okolja za hrambo elektronskih dokumentov imajo globok
učinek na organizacije in arhive, ki se srečujejo z izzivi hrambe v digitalnem okolju, kjer
se celotna praksa odločanja prenaša v nov, digitalni svet (Horjak in Kovačič, 2011).
3.3
Rok hranjenja dokumentov
Rok hranjenja elektronskih dokumentov je lahko različen. Nekatere roke predpisujejo
kogentni predpisi (npr. rok hranjenja poslovnih listin, računov itd.), nekateri roki so
določeni s postopki, v katerih se dokumenti uporabljajo kot dokazno sredstvo (pri čemer
so dokumenti relevantni, dokler postopki ne zastarajo), nekateri roki pa so odvisni od
razpolaganja strank v zasebnih pogodbenih odnosih (npr. pogodba o najemu zemljišča in
nepremičnine lahko traja poljubno vrsto let, tudi 50 ali 100). Na splošno zato velja, da ni
zgornje meje hranjenja elektronskih dokumentov. Za stranke, ki hranijo posamezne
elektronske dokumente, pa je priporočljivo, da poznajo, koliko časa so taki dokumenti
relevantni, da bodo lahko sprejele ustrezne ukrepe za shranjevanje v času njihove
relevantnosti. Z vidika elektronskih arhivov delimo rok shranjevanja elektronskih
dokumentov na kratek, srednji in dolgi rok, v odvisnosti od dostopnosti podatkov za
elektronsko podpisovanje, podatkov za preverjanje elektronskega podpisa in glede na
njihovo varnost, ki se s tekom časa zmanjšuje (Projekt e-Slog, 2004).
23
Štrumbl (2012) poudarja, da je potrebno pri določanju rokov hranjenja dokumentarnega
gradiva
upoštevati
okvirni
kvalifikacijski
načrt
organizacije;
roki
hrambe
dokumentarnega gradiva so napisani in so del klasifikacijskega načrta. Klasifikacijski
načrt z določitvijo rokov hranjenja je osnova pisarniškega poslovanja, na podlagi
klasifikacijskega znaka in na podlagi evidence zadeva vedno najde dokument, da se na
podlagi rokov, ki so določeni, gradivo ne kopiči v nenormalnih količinah. Roki hrambe
dokumentarnega gradiva se lahko določajo v skladu z mednarodnimi standardi (npr.
računovodski standardi), v skladu s predpisi, ki neposredno določajo roke (Zakon o
računovodstvu, Zakon o graditvi objektov itd.), v skladu s predpisi, iz katerih lahko
izvajamo roke oziroma sklepamo na dobo hranjenja (npr. Zakon o obligacijskih
razmerjih, Zakon o splošnem upravnem postopku …), glede na izkustvena predvidevanja
– koliko časa bo dokumentarno gradivo potrebno za delo pravne ali fizične osebe (npr.
premoženjsko pravne zadeve) in glede na konkretne potrebe poslovanja oziroma dela
fizične ali pravne osebe.
Za večino dokumentarnega gradiva, s katerim se srečujejo podjetja in organizacije, je
opredeljen desetletni rok hrambe (to večinoma velja za knjigovodske listine, pa še tu so
izjeme – recimo račun pri trgovanju z nepremičninami). Določene vrste dokumentarnega
gradiva imajo bistveno daljše roke hrambe – to velja na primer za vso kadrovsko
dokumentacijo. Hipotekarne kreditne pogodbe so lahko aktivne trideset let in več; ko jih
kreditojemalci poplačajo, jih je treba hraniti še deset let. To pomeni, da je treba takšno
gradivo skladno z veljavnim arhivskim zakonom in podzakonskimi akti hraniti izključno
v obliki za dolgoročno elektronsko hrambo. Gre za predpisane kriterije, ki se jih moramo
držati, ko želimo elektronsko hraniti dokumente dlje kot pet let. V tem primeru morajo
biti shranjeni skladno s standardom Enotne tehnološke zahteve, ki ga je predpisal Arhiv
RS (Pauletič in drugi, 2011).
Za gospodarske subjekte dolgoročna elektronska hramba pomeni trajno ohranjanje
dokazne vrednosti elektronskih zapisov. Pri tem pa morajo biti zagotovljena štiri glavna
načela:
•
dostopnost – kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa
ves čas trajanja arhiva;
24
•
uporabnost – kar pomeni zagotavljanje reproduciranja in primernost reprodukcij
za uporabo;
•
celovitost ali nespremenljivost (izvirnost) in neokrnjenost ter urejenost
reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva in
•
avtentičnost oziroma dokazljivost povezanosti reproducirane vsebine z vsebino
izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva (Pauletič in drugi, 2011).
3.4
Nadzor in varnost dokumentov
Vsaka organizacija mora biti sposobna nadzirati dostop do svojih dokumentov, ker le-ti
lahko vsebujejo osebno, poslovno ali operativno občutljive podatke. Omejiti ali dovoliti
mora dostop do specifičnih dokumentov in zadev posameznikom ali skupinam
uporabnikov. Določiti mora, kdo ima dovoljenje in v kakšnih okoliščinah; dodeljevanje
pravic mora biti omejeno na določene vloge. Tako dostop kot tudi druge dejavnosti,
povezane z njim, je potrebno shraniti v revizijske sledi, da se zagotovi pravna dopustnost
in ki lahko pomagajo pri ponovnem pridobivanju podatkov. Varnost dokumentov
vključuje možnost varovanja pred sistemskimi napakami, tj. s pomočjo rezervne kopije in
na podlagi le-te tudi možnost obnovitve dokumenta (ETZ, 2006).
3.4.1
Dostop
Vsak informacijski sistem za upravljanje dokumentov (v nadaljevanju ISUD) v
organizaciji mora skrbniku dovoljevati omejevanje dostopa do dokumentov, zadev in
metapodatkov določenim uporabnikom ali uporabniškim skupinam, mu dovoljevati
dodajanje atributov profilu uporabnika, ki bodo določali možnosti, polja metapodatkov,
dokumente ali zadeve, do katerih ima uporabnik dostop. Sposoben mora biti ponuditi
enake kontrolne funkcije za nosilce vlog in za uporabnike (ta funkcija skrbnikom
dovoljuje, da namesto večjega števila posameznih uporabnikov skrbijo za določeno vrsto
vlog glede pravic do dostopa in le-te upravljajo) in biti sposoben vzpostaviti skupino
uporabnikov, ki je povezana z naborom zadev ali dokumentov (npr. osebje). Uporabniku
mora dovoliti, da je član več kot ene skupine, kot tudi dovoliti, da samo skrbniki
vzpostavljajo uporabniške profile in uporabnike dodelijo skupinam. Dovolil naj bi
uporabniku določiti, kateri drugi uporabniki ali skupine lahko dostopajo do dokumentov,
25
za katere so odgovorni (to možnost zagotovi skrbnik v skladu z politiko organizacije).
Dovoljevati mora spremembe varnostnih atributov za skupine ali uporabnike (kot so
pravice dostopa, raven zaščite, privilegiji, dodelitev gesla in upravljanje), vendar pa jih
lahko izvedejo le skrbniki ter ponuditi katerega od odgovorov, če uporabnik zahteva
dostop ali išče dokument, mapo ali zadevo, do katere nima pravice dostopa. Možni
odgovori, izbrani v času nastavitve programa so lahko: prikazati naslov in metapodatke,
prikazati obstoj podatkov, zadeve ali dokumenta, ne pa tudi izpisati naslova in drugih
metapodatkov ter ne prikazati nikakršnih informacij o dokumentih ali namigovati na
njihov obstoj (te opcije so predstavljene po vrstnem redu povečevanja varnosti). Nikoli pa
ne sme vključiti v seznam rezultatov iskanja nobenih dokumentov, do katerih uporabnik
nima pravic dostopa, če pa dovoljuje uporabniku poskuse nepooblaščenih dostopov do
zadev, map ali dokumentov, mora to zabeležiti v revizijski sledi (ETZ, 2006).
3.4.2
Revizijske sledi
Revizijska sled je zapis opravljenih dejanj, ki jih storijo uporabniki, skrbniki ali dejanja,
ki se samodejno izvajajo preko ISUD, in sicer kot rezultat sistemskih parametrov.
Uporabnik je nikakor ne more spreminjati ali uničiti. ISUD mora biti sposoben upravljati
in nadzorovati elektronske dokumente skladno s standardi, skladnost mora biti sposoben
prikazati. Revizijska sled na vsakem dokumentu ohranja celovit zapis o vseh dejanjih.
ISUD mora vzdrževati nespremenjeno revizijsko sled, sposobno samodejno zajemati in
shranjevati informacije o vseh dejanjih, ki so potekala na elektronskih dokumentih,
zadevah ali klasifikacijskem načrtu; o uporabnikih, ki so začeli in/ali izvedli dejanja ter
datumu in času dogodka. Vzdrževati jo mora tako dolgo, dokler je potrebno, najmanj
dokler obstajajo elektronski dokumenti (ETZ, 2006).
3.4.3
Rezervna kopija in obnova elektronskih dokumentov
ISUD mora imeti zagotovljen vsestranski nadzor za zagotavljanje vsakodnevnega
izdelovanja rezervnih kopij dokumentov in metapodatkov in mora biti sposoben ob
izgubi, nesreči ali kršitvi varnosti hitro obnoviti dokumente. Sam ali s pomočjo ostalih
sistemov mora omogočati redno samodejno izdelovanje rezervnih kopij. Funkcije
izdelave rezervnih kopij in obnavljanja so lahko razdeljene med skrbnike ISUD in osebje,
zadolženo za IT v organizaciji. Omogočati mora avtomatsko izdelavo rezervnih kopij in
26
postopek obnove vseh dokumentov, metapodatkov in administrativnih atributov
podatkovnega skladišča ISUD. Skrbniku mora dovoliti vzpostavitev prejšnjega stanja na
osnovi rezervne kopije in po obnovi mora biti zagotovljena popolna neokrnjenost
podatkov. V primeru nepopolno obnovljenih podatkov mora biti ISUD sposoben na to
opozoriti uporabnike, uporabnikom mora tudi omogočati navedbo izbranih dokumentov
kot »vitalnih«, saj sta identifikacija in varstvo takšnih dokumentov zelo pomembni za
vsako organizacijo (ETZ, 2006).
3.4.4
Avtentičnost in celovitost
Od posamezne politike podjetja in zahtev poslovnih procesov je odvisno, katere
dokumente bodo zajeli in kdaj. Ko je dokument zajet, se vsi njegovi deli ne spreminjajo
več (struktura in metapodatki, potrebni za zagotovitev avtentičnosti in celovitosti
dokumenta). Za ohranitev avtentičnosti se morajo zajeti dokumenti ohraniti v
nespremenljivi obliki in biti zavarovani pred namernimi ali naključnimi spremembami
vsebine, konteksta, strukture in izgleda. Za zagotovitev zavarovanja avtentičnosti in
celovitosti elektronskih dokumentov mora ISUD omejiti dostop do sistemskih funkcij v
skladu z vlogo uporabnika in strogim administrativnim nadzorom sistema. Prav tako pa
mora tudi preprečiti, da bi uporabniki in skrbniki kakorkoli spreminjali vsebino
elektronskih dokumentov (ETZ, 2006).
4
ELEKTRONSKO
ARHIVIRANJE
IN
SLOVENSKA
ZAKONODAJA
»Verodostojno, pravno veljavno, varno, zanesljivo, urejeno, pregledno in učinkovito
klasično ter elektronsko pisarniško poslovanje ter hrambo (arhiviranje) dokumentarnega
in arhivskega gradiva pravnih in fizičnih oseb v Republiki Sloveniji urejajo sodobni
predpisi«, meni Žumer (2009: 22). Nekatere bomo v nadaljevanju tudi na kratko
predstavili.
27
Kot menijo Pauletič in drugi (2011), je področje dolgoročne elektronske hrambe v
Sloveniji precej bolj regulirano kot drugje po Evropi. Prvi »glavni greh« slovenske
regulative je, da isti zakon obravnava hrambo celotnega dokumentarnega gradiva, se
pravi tistega, ki mu lahko rečemo »kulturni/znanstveni spomenik« (arhivsko gradivo), in
tistega, ki ga pri svojem poslovanju vsakodnevno uporabljajo podjetja. Drugi »greh« pa
so notranja pravila, ki so popolnoma nepotrebna, saj jih ne upošteva niti država, ki si jih
je izmislila in jih uzakonila. K sreči so notranja pravila obvezna le za organe javne uprave
in ponudnike storitev hrambe in spremljevalnih storitev.
4.1
Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu
Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (v nadaljevanju ZEPEP) je
sprejel Državni zbor Republike Slovenije dne 23. junija 2000. Zakon povzema določbe
direktive EU o elektronskem podpisu ter vzorčni zakon UNCITRAL o elektronskem
poslovanju. ZEPEP opredeljuje pojme, kot so podatki v elektronski obliki, elektronsko
sporočilo, navaden in varen elektronski podpis, časovni žig, pošiljatelj, naslovnik,
prejemnik in posrednik elektronskega sporočila, podatki in sredstva za elektronsko
podpisovanje, podatki in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa, kvalificirano in
navadno potrdilo itd. Značilno za zakon je, da vsebuje tako materijo elektronskega
podpisa kot materijo elektronskega poslovanja (Projekt e-Slog, 2004).
ZEPEP torej ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki z
uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v
pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih
podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače (ZEPEP, 2000).
ZEPEP v 12. členu ureja hranjenje podatkov v elektronski obliki. ZEPEP na splošno
določa, da se lahko določeni dokumenti, zapisi ali podatki, za katere zakon (ali drug
predpis) določa, da se morajo hraniti, hranijo tudi v elektronski obliki. Pri tem pa morajo
biti taki podatki:
•
dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo;
•
shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali kakšni drugi
obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke;
28
•
če gre za elektronsko sporočilo, mora zagotavljati sledljivost, od kod izvira, komu
je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema;
•
uporabljena tehnologija in postopki morajo v zadostni meri onemogočati
spremembo ali izbris podatkov, ki ju ne bi bilo mogoče enostavno ugotoviti,
oziroma obstajati mora zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti sporočila
(Projekt e-Slog, 2004).
4.2
Zakon o arhivskem gradivu in arhivih
Dokumenti v elektronski obliki so zaradi svoje narave izpostavljeni modifikacijskim
posegom brez nadzora. Ključen problem elektronskih vsebin je osredotočen na ohranjanje
avtentičnosti (verodostojnosti) in zagotavljanje integritete (celovitosti) podatkov.
Elektronske dokumente je prav tako potrebno zaščititi na dolgi rok, in sicer v povezavi z
Zakonom o arhivskem gradivu in arhivih (v nadaljevanju ZAGA), ki je bil sprejet leta
1997. Ta ureja odnose in pravilno poslovanje z arhivskim gradivom, zakonsko določa
varstvo arhivskega gradiva in uporabo tega, podrobneje pa opisuje tudi pristojnosti in
naloge posameznih arhivov (SETCCE, 2003).
4.3
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih
Leta 2006 je bil sprejet Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter
arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA), skupaj z podzakonskimi akti, Uredbo o varstvu
dokumentarnega in arhivskega gradiva (v nadaljevanju UVDAGA) in Enotnimi
tehnološkimi zahtevami (v nadaljevanju ETZ), ki sta osnova za nastanek elektronskih
arhivov, ti so pred zakonom izenačeni s tistimi, ki dokumente hranijo v papirni obliki
(ZVDAGA, 2006).
ZVDAGA ureja način, infrastrukturo, zajem in predvsem varno hrambo dokumentarnega
gradiva tako v elektronski kot tudi fizični obliki. Ureja pravno veljavnost elektronsko
hranjenega gradiva in postavlja pravno ogrodje za zagotovitev infrastrukture, ki omogoča
elektronsko hrambo vseh vrst gradiv (ZVDAGA, 2006).
29
Temeljna načela ZVDAGA so:
•
načelo ohranjanja dokumentarnega gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebine,
•
načelo trajnosti,
•
načelo celovitosti,
•
načelo dostopnosti ter
•
načelo varstva kulturnega spomenika (ZVDAGA, 2006).
UVDAGA pa podrobneje določa pogoje in spremljevalne storitve, ki so potrebne za
hrambo gradiva v elektronski obliki. Določa notranja pravila za osebe, ki hranijo
dokumentarno ali arhivsko gradivo (ZVDAGA, 2006).
ETZ določajo poslovne in tehnološke pogoje za izpolnjevanje zakona ZVDAGA. So
povezovalni dokument med zakonskimi zahtevami in spreminjajočimi se praksami in
tehnološkimi postopki za upravljanje gradiva v elektronski obliki in njegovo hrambo. Za
sprejemanje ETZ je pristojen Arhiv Republike Slovenije (ZVDAGA, 2006).
ETZ med drugim določa, da mora biti dokumentarno gradivo, ki ga hranimo izključno v
elektronski obliki, shranjeno najmanj na dveh lokacijah, ki sta med seboj fizično
oddaljeni najmanj 50 km. Osnovne tehnološke in infrastrukturne rešitve spremljajo tudi
organizacijski ukrepi za zagotavljanje neprekinjenega poslovanja oz. zaščito pred
tveganji, ki spremljajo elektronsko poslovanje in rabo informacijske tehnologije (Pauletič
in dr., 2011).
ETZ so dinamičen dokument, ki se spreminja glede na napredek stroke in tehnologije, pri
njegovem nastajanju sodelujejo strokovnjaki z relevantnih področij hrambe in drugi
deležniki. So instrument, s katerim se zagotovi temeljna izhodišča uspešnega
zagotavljanja celotne infrastrukture za elektronsko hrambo. Bistvo ETZ je v poenotenju
praks in tehnoloških postopkov za upravljanje dokumentarnega gradiva in njegovo
hrambo v elektronski obliki (ETZ, 2006).
30
5
NOVELL VIBE
Preden v praktičnem delu magistrske naloge podrobneje opišemo opravljanje
dokumentov v Novell Vibeu, je dobro, da to orodje najprej predstavimo. Kaj je Novell
Vibe, kakšne so njegove značilnosti, funkcionalnosti, njegove namestitvene zahteve, iz
kakšnih komponent je sestavljen, uporabniški vmesnik in podobne informacije, s katerimi
bomo dobili jasno sliko o orodju, s katerim bomo delali.
Kaj je Novell Vibe?
Novell Vibe je orodje, ki ponuja precej širok spekter funkcionalnosti, glede na njegove
glavne značilnosti pa ga le stežka enostavno opredelimo. Zagotovo pa velja za stično
točko v podjetju, saj združuje ljudi, projekte in procese na enem mestu.
Značilnosti
Najprej ga lahko opredelimo kot orodje za skupinsko sodelovanje v podjetju, saj si
zaposleni lahko sami enostavno ustvarijo in urejajo osebne profile (glej sliko 5.1), z
ostalimi v podjetju delijo svoje vsebine (interese, strokovno znanje in kontaktne podatke),
zlahka vidijo dejavnosti svojih kolegov, sledijo njihovim projektom, znanjem in
interesom, ustvarjajo pa si lahko tudi svoje lastne wikije, bloge in toke dejavnosti.
Učinkovit je tudi pri projektnem sodelovanju, saj omogoča samostojno kreiranje
projektnih timov (Novell Vibe Business White Paper, 2010).
31
Slika 5.1: Osebni profil v Novell Vibeu
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
Pri Novell Vibeu moramo izpostaviti tudi dve ključni značilnosti. Prva je upravljanje
dokumentov, saj zagotavlja strukturirano okolje za shranjevanje dokumentov. Druga
pomembna značilnost pa je, da uporabnikom daje možnost, da bolj učinkovito ustvarjajo,
upravljajo in sodelujejo pri kateremkoli danem dokumentu. Kontrolirajo lahko različice
dokumentov, upravljajo z življenjskim ciklom dokumenta in prejemajo samodejna
obvestila, ko pride do sprememb na dokumentih. Avtomatizacija delovnega toka in
elektronski obrazci pa naredijo ponavljajoče se procese efektivnejše in zanesljivejše
(Novell Vibe Business White Paper, 2010). Obe značilnosti bomo v praktičnem delu naše
magistrske naloge tudi predstavili.
Izmed ostalih pomembnejših značilnosti lahko izpostavimo še bazo znanja, ki
posameznemu podjetju daje možnost, da ohrani težko zasluženo znanje, ki so ga
prispevali posamezniki ali skupine v podjetju, enostaven iskalnik, s pomočjo katerega
uporabniki najdejo ključne informacije, dokumente, predstavitve, preglednice in
navsezadnje sodelavce, ki imajo strokovno znanje, izkušnje ali informacije o sorodnih
projektih ali vsebini, da jim lahko svetujejo in pomagajo. Zelo dobrodošla in koristna
značilnost je tudi mobilnost in dostop do spleta, ki posameznikom ali skupinam v
podjetju omogoča dostop do njihovih podatkov iz katere koli naprave, ki se lahko
priključi na internet. Delo tako ni omejeno le na pisarno, lahko delajo tudi doma ali
kjerkoli drugje (Novell Vibe Business White Paper, 2010).
32
Namestitev
Namestitveni program Novell Vibe predvideva dve vrsti namestitve: osnovno in
napredno. Novi uporabniki z osnovno namestitvijo dobimo popolnoma funkcionalno
stran Novell Vibe z vsemi potrebnimi konfiguriranimi in privzetimi možnostmi za
dodatne nastavitve, izkušeni Vibe administratorji pa lahko izvedejo napredno namestitev,
ki vključuje vse namestitvene in konfiguracijske možnosti (Novell Vibe Installation
Guide, 2012).
Če želimo Novell Vibe uspešno namestiti na svoj računalnik, mora naš sistem ustrezati
sistemskim zahtevam sistema Vibe. Sistemske zahteve za server Vibe so podrobneje
opisane v Prilogi 1. Kot uporabniki pa moramo, če uporabljamo operacijski sistem Linux
(v nadaljevanju OS), imeti nameščen spletni brskalnik Mozilla Firefox 3 (ali novejši) ali
najnovejšo verzijo Google Chrome. Če uporabljamo Windows OS, moramo imeti
nameščen spletni brskalnik Microsoft Internet Explorer 6 (ali novejši), ki pa ne sme imeti
nameščenega Google Chrome Frameplug, Mozilla Firefox 3 (ali novejši) ali najnovejšo
verzijo Google Chrome. Pri Mac OS pa potrebujemo Safari 4 (ali novejši) ali Mozilla
Firefox 3 (ali novejši).
Pri pisarniških aplikacijah pri Linux OS potrebujemo OpenOffice.org/LibreOffice 3.1.1
(ali
novejše),
pri
Windows
OpenOffice.org/LibreOffice
OS
3.1.1
Microsoft
(ali
Office
novejše),
2007
pri
(ali
Mac
novejše),
OS
pa
OpenOffice.org/LibreOffice 3.1.1 (ali novejše) (Novell Vibe Installation Guide, 2012).
Novell Vibe lahko uporabljamo tudi na svojih mobilnih telefonih, saj je mobilni vmesnik
Novell Vibe podprt na mobilnih napravah, kot so iPhone, Android in Blackberry, pa tudi
na vseh ostalih mobilnih telefonih, ki zagotavljajo vmesnik, zasnovan na HTTP/HTML
(Novell Vibe Installation Guide, 2012).
Komponente
Novell Vibe je sestavljen iz štirih velikih komponent; programske opreme, ki je
prilagojena verzija programske opreme Apache Tomcat in zagotavlja spletne (angl. web
based) funkcionalnosti, ki se uporabljajo ob dostopanju v Vibe preko spletnega
33
brskalnika, baze podatkov, ki se uporablja za shranjevanje podatkov o Vibe in
uporabnikih, repozitorija datotek, ki vsebuje vse datoteke, ki se uvažajo v Vibe in vse
informacije v zvezi z uvoženimi datotekami in indeksa Lucene, ki je visoko zmogljiv
motor za iskanje Java in vsebuje napotke glede dejanskih podatkov, shranjenih v
skladišču datotek Vibe. Indeks omogoča iskalniku Lucene, da opravi zelo hitro iskanje po
velikih količinah podatkov Vibe (Novell Vibe Installation Guide, 2012).
Uporabniški vmesnik
Uporabniškega vmesnika ni potrebno nameščati, ker se v Novell Vibe prijavljamo z
uporabo poljubnega spletnega brskalnika (Mozilla Firefox, Internet Explorer ali Google
Chrome). V aplikacijo se preprosto prijavimo z uporabniškim imenom in geslom, kar je
prikazano na sliki 5.2. Na sliki 5.3 pa lahko vidimo vstopno stran v aplikacijo Vibe, ki jo
lahko poljubno kreiramo.
Slika 5.2: Prijava v aplikacijo Novell Vibe
Vir: Aplikacija Novell Vibe (2013)
Uporabniki lahko aplikacijo uporabljajo kot portal, ki omogoča dodatne funkcije in
akcije. Te potrebujejo pri obvladovanju dokumentov in zapisov, kar pomeni izdelava,
pregled,
odobritev,
distribucija,
elektronsko
podpisovanje,
iskanje,
sestavljanje
dokumentov, sodelovanje v poteku dela in obvladovanje procesov, ki temeljijo na
obvladovanju zapisov (Bolanča, 2003).
34
Slika 5.3: Vstopna stran v Novell Vibe
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
Delovni tokovi
Novell Vibe omogoča kreiranje delovnih tokov po meri, s katerimi lahko v podjetju
racionaliziramo pomembne poslovne procese in s tem izboljšamo učinkovitost
poslovanja. Ko je delovni tok ustvarjen, lahko uporabniki z njim poljubno upravljamo.
Lahko mu omogočimo, da se, ko so v mapi ustvarjene nekatere vrste vpisov, samodejno
zažene ali pa jih konfiguriramo, da jih po kreiranju zaženemo ročno (Novell Vibe
Advanced User Guide, 2012). V praktičnem delu magistrske naloge si bomo delovni tok
dokumenta tudi podrobneje ogledali.
Funkcionalnosti
Kot smo že na začetku tega poglavja omenili, ponuja Novell Vibe veliko različnih
funkcionalnosti; v nadaljevanju bomo na kratko predstavili dve, za uporabnika najbolj
pomembni. To sta dodatek Novell Vibe za Microsoft Office in Novell Vibe Desktop.
Dodatek Novell Vibe za Microsoft Office omogoča, da dokumente v Novell Vibeu
pregledujemo in urejamo, nato pa jih shranimo nazaj vanj direktno iz Microsoft Officea.
35
To lahko počnemo z vsemi orodji Microsoft Office – Word, Excel in Power Point. Za
uporabo tega dodatka moramo poskrbeti, da imamo programsko opremo, ki izpolnjuje
pogoje, kot so Windows XP, Vista 7 ali 8, Microsoft Office 2007, 2010 ali 2013
(dokumenti Word, Excel in Power Point so podprti). Ob uporabi Microsoft Officea 2013,
moramo namestiti Vibe add-in verzijo 1.0.1 ali poznejšo, da si s tem zagotovimo, vse
funkcije, ki so specifične za Office 2013 in Novell Vibe 3.4 ali poznejši, ki je
konfiguriran s HTTPS (Novell Vibe Advanced User Guide, 2012).
Na sliki 5.4 je prikazan primer dokumenta, ki je bil ustvarjen v Microsoft Wordu in nato
shranjen direktno v Novell Vibe.
Slika 5.4: Primer shranjevanja dokumenta iz Microsoft Worda v Novell Vibe s pomočjo
dodatka
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
Z Novell Vibe Desktopom (glej sliko 5.5) lahko sinhroniziramo datoteke Novell Vibe z
datotečnim sistemom na našem računalniku, najpomembneje pa je, da datoteke lahko
spreminjamo brez neposrednega dostopanja do Novell Vibea. Dopolnitve in spremembe
med Novell Vibeom in našim računalnikom pa se avtomatsko sinhronizirajo (Novell Vibe
Desktop for Windows, 2012).
36
Slika 5.5: Novell Vibe Desktop
Vir: Novell Vibe Desktop for Windows (2012)
Novell Vibe poleg vsega do sedaj opisanega ponuja še mnogo več, vendar je za našo
magistrsko nalogo pomemben predvsem z vidika upravljanja dokumentov, avtomatizacije
delovnih tokov in kreiranja elektronskih obrazcev. To pa bomo v 6. poglavju magistrske
naloge na praktičnih primerih tudi prikazali.
6
UVEDBA ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V
JAVNEM ZAVODU
Za učinkovito uvedbo elektronskega dokumentnega sistema v javnem zavodu je potrebno
v prvi vrsti dobro poznavanje okolja, v katerem bomo sistem vzpostavili. Ker sistem
vodenja kakovosti in z njim tudi izvajanje notranjih presoj zavzema prav vse oddelke v
javnem zavodu, bomo ZZV Novo mesto najprej na kratko predstavili.
6.1
Predstavitev javnega zavoda
ZZV Novo mesto je javni zdravstveni zavod, ki deluje na območju jugovzhodne
Slovenije. Ukvarja se s problematiko zdravstvenega varstva na področjih socialne
medicine, higiene, epidemiologije in zdravstvene ekologije. Na sliki 6.1 je prikazana
njihova organizacijska shema. Kot lahko vidimo, je ZZV Novo mesto sestavljen iz
različnih organizacijskih enot oz. služb ali laboratorijev. Vsaka od njih pa znotraj zavoda
opravlja svoje dejavnosti (Poslovnik sistema vodenja kakovosti, 2011). Dejavnosti, s
katerimi se ZZV Novo mesto ukvarja, so podrobno opisane v prilogi 2.
37
Slika 6.1: Organizacijska shema ZZV Novo mesto
Vir: Organigram ZZV Novo mesto (2011, str. 4)
6.2
Sistem vodenja kakovosti
V ZZV Novo mesto je zagotavljanje kakovosti način razmišljanja in dela, rezultati
takšnega pristopa pa so vidni v dejavnostih, programih in storitvah, ki jih opravljajo. V
ospredje postavljajo skrb za zadovoljstvo strank in izvajanje ter posredovanje kakovostnih
storitev. Zato so se v obdobju 2001–2003 odločili za uvajanje sistema vodenja kakovosti
v skladu z zahtevami izhodiščnih standardov SIST ISO 9001:2008 in SIST EN ISO/IEC
17025:2005. S pričetkom uvajanja sistema vodenja kakovosti so se zavezali k spoštovanju
zahtev izhodiščnih standardov, dobrih praks, vodil in ostalih priporočil, povezanih z
njihovimi dejavnostmi. Z izjavo zavezanosti so sprejeli politiko in cilje kakovosti,
vzpostavili organizacijsko strukturo, odgovornosti in pooblastila ter procese in postopke,
potrebne za doseganje in vzdrževanje visoke ravni kakovosti njihovih storitev. Kakovost
je ključni dejavnik njihovega dolgoročnega uspeha in obstoja, certificiranje in
akreditiranje dejavnosti pa jim omogoča prehod v celovito obvladovanje kakovosti in
poslovno odličnost (Poslovnik sistema vodenja kakovosti, 2011).
Na področju sistemov vodenja kakovosti delujejo na treh ravneh:
•
zagotavljanje kakovosti posameznih dejavnosti zavoda v skladu s standardom
SIST EN ISO/IEC 17025:2005,
38
•
zagotavljanje kakovosti kontrolnega organa v skladu s standardom SIST EN
ISO/IEC 17020:2004 in
•
zagotavljanje kakovosti storitev celotnega zavoda v skladu s standardom SIST
ISO 9001:2008 (Poslovnik sistema vodenja kakovosti, 2011).
Organizacija, ki izvaja svoje poslovanje v skladu s priporočili sistema vodenja kakovosti
ISO ima pogosto težave pri uvajanju priporočil v praksi. Pogosto se poleg vsebinskih
sprememb in sprememb v organizaciji poslovanja srečuje tudi s praktičnimi problemi pri
pripravi tovrstne dokumentacije in njihovi distribuciji. Priporočila ISO temeljijo na
dokumentiranju procesov in postopkov, ki se v podjetju odvijajo dnevno, o njih pa morajo
biti obveščeni vsi zaposleni, ki v teh procesih sodelujejo (Bolanča, 2003).
6.3
Analiza trenutnega stanja za izbrane procese
Himelrajh in Strojin (2008, str. 34) se v prispevku sprašujeta, »kako doseči prenovo
poslovnih procesov«. Prvi korak je popis procesov (as it is), ki jih nameravamo prenoviti.
Ko popis pripravimo, moramo pred nadaljevanjem postopkov pri prenovi/optimizaciji
procesov jasno vedeti, kako bomo k optimizaciji pristopili. Lahko se jih lotimo z
organizacijskimi prijemi ali si pomagamo z informacijskimi orodji, ki so nam v pomoč pri
merjenju in nadzoru procesov, iz pridobljenih podatkov pa lahko ob pomoči analitičnih
metod dobimo informacije, ki nam bodo v pomoč pri upravljanju s procesi in pri uvajanju
sprememb v procese (Himelrajh in Strojin, 2008).
Torej je analiza trenutnega stanja z vidika vpeljave EDMS izredno pomembna, saj z
analizo ugotavljamo, kakšno je trenutno stanje sistema, na katerega smo se v magistrski
nalogi osredotočili. Znotraj sistema vodenja kakovosti smo se s pomočjo internega
gradiva zavoda in razgovorov z uporabniki poglobili v proces notranje presoje in
procesov, ki se izvajajo znotraj tega procesa. Preučili smo izvajanje notranjih presoj in
podali predloge za avtomatizacijo in informatizacijo teh procesov z vpeljavo rešitve
EDMS. Pri izrisu trenutnega stanja procesov in stanja avtomatiziranih procesov smo si
pomagali z ARIS Express 2.4, tj. brezplačno programsko opremo, ki omogoča
dokumentiranje in modeliranje informacijskih sistemov, predvsem delovnih procesov.
39
Orodje temelji na istoimenski metodologiji ARIS (Architecture of Integrated Information
Systems) za razvoj arhitekture integriranih informacijskih sistemov (ARIS Express).
Razgovori z uporabniki (v našem primeru so uporabniki predvsem tisti uporabniki, ki so
udeleženi pri izvajanju notranjih presoj) so bili začetna točka pri izdelavi analize
trenutnega stanja. Na ta način smo dobili točne in izčrpne podatke o njihovem delovnem
okolju, njihovih nalogah in jasno sliko, kako dejansko potekajo notranje presoje na
zavodu. Ugotovili smo, da zahtevane obrazce večinoma še vedno izpolnjujejo ročno, da
se nekateri obrazci fizično prenašajo od osebe do osebe v izpolnjevanje, zamudno je
iskanje teh dokumentov po fizičnem arhivu, dokumenti se velikokrat podvajajo oz.
prihaja do več verzij enega dokumenta. Vsa ugotovljena dejstva skupaj predstavljajo
problemsko stanje, ki ga je potrebno z vidika uporabnika čim bolj učinkovito in
enostavno odpraviti. Prvi korak za odpravo teh problemov je vzpostavitev EDMS.
Pri procesu notranje presoje smo definirali štiri pomembne procese. To so tisti procesi, na
podlagi katerih nastanejo dokumenti, ki so pomembni (ključni) za izvedbo notranje
presoje oz. da je notranja presoja ustrezno dokumentirana. Vse nejasnosti smo sproti
reševali z osebnimi razgovori in preko elektronske pošte s pomočnikom direktorja, ki je
hkrati tudi predstavnik vodstva za kakovost, in tako dobili jasno sliko problemskega
stanja, ki se pojavlja pri obravnavanih procesih.
6.3.1
Proces notranje presoje
Notranje presoje so orodje vodstva za spremljanje in ocenjevanje učinkovitosti Sistema
vodenja kakovosti na ZZV Novo mesto. So načrtovane in v izrednih primerih tudi
nenapovedane. Izvaja jih kompetentno osebje, ki praviloma ne presoja področja, kjer ima
neposredno odgovornost za izvajanje aktivnosti in procesov. Notranje presoje so
sistemski postopek, ki velja le na ravni ZZV Novo mesto. Je sistematičen, neodvisen in
dokumentiran proces, s pomočjo katerega organizacija pridobi objektiven vpogled v
izpolnjevanje zahtev standardov. Lahko se izvajajo s strani organizacije same (notranje
presoje) ali pa s strani zunanjih presojevalcev (zunanje presoje) (Notranje presoje, 2011).
Za izbor primernega števila presojevalcev in za njihovo usposabljanje je odgovoren
predstavnik vodstva za kakovost, v skladu z zahtevami SIST ISO 19011:2003 (tudi SIST
40
ISO 10011-1, 2, 3, vsi izdaja 1995), da bi zagotovil učinkovitost in uspešnost notranjih
presoj. Kandidate za notranje presojevalce v Zavodu predlagajo direktor, predstavnik
vodstva za kakovost, predstojniki, vodje oddelkov in vodje kakovosti v posamezni
organizacijski enoti. Seznam usposobljenih notranjih presojevalcev izdela predstavnik
vodstva za kakovost, odobri pa ga direktor. Seznam je pripravljen na osnovi kriterijev za
izbiro notranjih presojevalcev, tj. Notranje presoje, ki so podrobno razloženi v
sistemskem postopku Zavoda (Notranje presoje, 2011).
Proces notranje presoje, prikazan na slikah 6.2 in 6.3, v Zavodu trenutno poteka v
naslednjih fazah:
•
predstavnik vodstva za kakovost v sodelovanju z vodji kakovosti na posamezni
organizacijski enoti planira presoje za tekoče koledarsko leto;
•
plan odobri direktor, ostali udeleženci pa so z njim seznanjeni preko predstavnika
vodstva za kakovost po elektronski pošti ali z objavo na intranetu;
•
vodja presoje nato presojo najavi na predpisanem obrazcu Najava presoje;
praviloma po elektronski pošti;
•
vodja presoje prav tako obvezno skliče informativni razgovor z odgovornimi
osebami presojanega področja na podlagi obrazca Priprava notranje presoje;
•
na podlagi zgoraj opisanega se na osnovi izdelanega vprašalnika Vprašalnik in
poročilo o presoji izvede presoja v organizacijski enoti;
•
po opravljeni presoji sledi uskladitev rezultatov presoje in izdelava poročila o njej,
in sicer s pomočjo obrazca Poročilo o presoji, kjer presojevalci pomembne
ugotovitve med seboj izmenjajo na kratkih usklajevalnih oz. posvetovalnih
sestankih;
•
temu sledi zaključni razgovor s poročanjem presojevalcev vodji presojanega
področja in ostalim sodelujočim na presoji, vodja presoje posreduje poročilo
direktorju in predstavniku vodstva za kakovost; slednji ga, ko je presoja
zaključena, objavi na intranetni strani zavoda. V primeru ugotovljenih
neskladnosti pri notranji presoji presojevalci na obrazcu Poročilo o ugotovitvi, ki
jim ga razdeli vodja presoje, evidentirajo ugotovitve (priporočila in neskladnosti),
ki nastanejo bodisi ob presoji, reklamaciji stranke ali sprejemu odločitve o razvoju
(nove metode), to pa je lahko kategorizirano kot priporočilo, neskladnost, kritična
neskladnost ali pričetek razvoja. Vodje presoje nato posredujejo Poročilo o
41
ugotovitvi vodjem kakovosti v organizacijskih enotah v nadaljnji postopek, ki je
opisan v nadaljevanju magistrske naloge (Notranje presoje, 2011).
Slika 6.2: Proces notranje presoje
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
42
Slika 6.3: Proces notranje presoje – nadaljevanje
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
43
6.3.2
Proces letnega planiranja notranjih presoj
Presoje za koledarsko leto planira predstavnik vodstva za kakovost v sodelovanju z vodji
kakovosti na organizacijskih enotah, predstojniki in vodji oddelkov, tako da vsaj enkrat v
triletnem obdobju zajame vsa področja dela in procese ter znotraj njih vse elemente
sistema vodenja kakovosti, ki določajo vsebino posameznega področja oz. procesa
(Notranje presoje, 2011).
Letno planiranje notranjih presoj na ZZV Novo mesto trenutno poteka na naslednji način
(glej sliko 6.4):
•
Predstavnik vodstva za kakovost v sodelovanju z vodji kakovosti na posamezni
organizacijski enoti planira presoje za tekoče koledarsko leto. Za vsako presojo
določi presojano področje, presojevalce, termin, elemente sistema kakovosti,
organizacijske enote in za kakšno vrsto presoje gre (redna, izredna, naknadna
presoja, ali gre za metode ali postopke). Izdelan letni plan nato po elektronski
pošti pošlje direktorju zavoda v pregled.
•
Direktor letni plan notranjih presoj pregleda in če je plan primeren, ga potrdi,
predstavnik vodstva za kakovost pa ga objavi na intranetni strani zavoda. Ostali
udeleženci so preko predstavnika vodstva za kakovost po elektronski pošti
seznanjeni z letnim planom notranjih presoj za tekoče leto.
•
V primeru, da pa plan ni zadovoljiv, direktor v sodelovanju s predstavnikom
vodstva za kakovost letni plan dopolni, po dopolnitvi gre naprej v potrditev,
objavo in obveščanje (Notranje presoje, 2011).
44
Slika 6.4: Proces letnega planiranja notranjih presoj
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
45
6.3.3
Proces najave notranje presoje
Po pogovoru z vodjo presoje smo ugotovili, da je pri najavi notranje presoje potek dela
trenutno takšen, da vodja presoje le-to najavi z izpolnitvijo predpisanega obrazca Najava
presoje in nato vse udeležence v presoji obvesti po elektronski pošti (Slika 6.5).
Slika 6.5: Proces najave notranje presoje
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
6.3.4
Proces izdelave poročila o presoji
Po opravljeni presoji sledi uskladitev rezultatov presoje in izdelava Poročila o presoji,
kjer presojevalci pomembne ugotovitve med seboj izmenjajo na kratkih usklajevalnih oz.
posvetovalnih sestankih.
Proces izdelave poročila o presoji na podlagi pogovora z udeleženimi v procesu poteka na
naslednji način (glej sliki 6.6 in 6.7):
•
vodja presoje preko elektronske pošte od presojevalcev zbere potrebne podatke iz
presoj in na podlagi pridobljenih podatkov sestavi poročilo o presoji;
•
ko je poročilo o presoji sestavljeno, ga po elektronski pošti pošlje presojevalcem v
pregled;
•
presojevalci pregledajo poročilo o presoji in če je zadovoljivo, vodja presoje
poročilo po elektronski pošti pošlje predstavniku vodstva za kakovost, ta pa ga
46
nato objavi na intranetni strani Zavoda in po elektronski pošti vpletene v presoji
obvesti o objavi;
•
v primeru, da poročilo o presoji ni dobro izpolnjeno, presojevalci poročilo
dopolnijo in ga po elektronski pošti pošljejo vodji presoje, ki ga ponovno
kompletira in pošlje naprej v pregled presojevalcem; proces se nato nadaljuje
enako kot v predhodnem opisu.
Slika 6.6: Proces izdelave poročila o presoji
Vir: Grahek lastna raziskava (2013)
47
Slika 6.7: Proces izdelave poročila o presoji – nadaljevanje
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
6.3.5
Proces odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranjih presoj
Ugotovljene nepravilnosti je na Zavodu potrebno vpisati v obrazec Poročilo o ugotovitvi.
Na začetku je potrebno opisati predmet presoje, razlog, za kakšno presojo gre (sistem,
postopek, metoda), za kakšno vrsto ugotovitve gre (priporočilo, neskladnost, kritična
neskladnost, pričetek razvoja) in nato ugotovitve opisati. Opisu ugotovitev sledi analiza
vzrokov neskladnosti, na podlagi katere lahko na ravni Zavoda direktor, na ravni
organizacijske enote pa predstojnik oddelka ali vodja oddelka odredijo korektivne ukrepe
z naslednjimi elementi: določitev obsega ukrepa, določitev odgovorne osebe, določitev
roka za izvedbo ukrepa, predlog ukrepa, določitev načina nadzora uspešnosti ukrepa
(učinkovitosti) in določitev načina poročanja. Po opravljeni analizi vzrokov sledita
predlog in izvedba ukrepa, to pa izpolni odgovorna oseba za ukrepanje. Ukrep lahko
zahteva samo oseba z vodstvenimi odgovornostmi (direktor, predstojnik, vodja oddelka,
predstavnik vodstva za kakovost in vodja kakovosti na organizacijski enoti). Pri tem mora
oseba, ki ukrep predlaga, le-tega zasnovati tako, da ga je možno nadzirati in meriti,
preveriti njegovo izvajanje ter na koncu preveriti učinkovitost. Pri tem izbere vrsto
ukrepa: korekcijo, korektivni ali preventivni ukrep in potrebnost naknadne presoje. Tukaj
48
je potrebno ločiti, ali gre pri ugotovitvi le za korekcijo ali gre za korektivni ukrep, kajti
pri korekciji gre le za odpravo ali popravilo neželenega stanja, kjer ni potrebe po analizi
vzrokov; korektivni ukrep pa zahteva analizo vzrokov ravno zato, da do ponovne
neskladnosti ne bi prišlo. Oseba, odgovorna za ukrepanje, tudi določi rok za izvedbo
ukrepov. Po tej aktivnosti sledi nadzor nad izvedbo ukrepov in poročilo o izvedenih
ukrepih oz. aktivnostih (verifikacija). Verifikacija je dopolnjena zahteva, ki izhaja iz
standardov SIST ISO 9001:2000 in SIST EN ISO/IEC 17025:2005. Odgovorna oseba
mora rezultate nadzirati, da zagotovi učinkovitost izvedenih ukrepov, postopek nadzora
pa mora biti obvladovan, dokumentiran in pregledan. Pregled učinkovitosti ukrepa ali
validacije se izvaja po izvedenem ukrepu, preveri ga vodja kakovosti v organizacijski
enoti. Oseba, odgovorna za potrditev učinkovitosti (direktor, predstojnik, vodja oddelka
ali vodja kontrolnega organa), ukrep obvezno potrdi s svojim podpisom in datumom
(Neskladnosti, preventivni in korektivni ukrepi, 2011).
Proces odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje, ki se trenutno izvaja,
lahko vidimo tudi na slikah 6.8 in 6.9.
Slika 6.8: Proces odpravljanja nepravilnosti pri notranji presoji
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
49
Slika 6.9: Proces odpravljanja nepravilnosti pri notranji presoji – nadaljevanje
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
50
Razumevanje vseh zgoraj opisanih procesov je ključno za nadaljnji razvoj rešitve EDMS,
saj so ti procesi ključni pri izvajanju notranjih presoj na zavodu in nujni, da je notranja
presoja dokumentirana. Vsi ti procesi bodo z implementacijo EDMS spremenjeni,
predlogi rešitev pa so podani v poglavju 6.4.
6.4
Predlog izbranih procesov po vpeljavi EDMS
Kot smo že v prejšnjem poglavju omenili, smo med popisom trenutnega stanja oz. načina
dela pri izvajanju notranjih presoj na ZZV Novo mesto identificirali štiri ključne
dokumente oz. obrazce, ki so pri izvajanju notranjih presoj obvezni in ki hkrati
dokumentirajo (dokazujejo) izvedbo notranje presoje in s tem ugotavljanje nepravilnosti v
Zavodu. Na takšen način je dokumentirano, da so se nepravilnosti ugotovile in tudi
odpravile, saj obstajajo zapisi o tem.
Odločili smo se, da v sodelovanju s predstavnikom vodstva za kakovost in uporabniki
samimi podpremo te štiri procese z EDMS in na ta način predlagamo izboljšave, ki jih bo
Zavodu prinesla vpeljava EDMS in ki bo zadovoljila potrebe uporabnikov. Pomembno je,
da smo v tej fazi natančno določili, kako bo sistem z vpeljavo EDMS deloval.
Kot navaja Bolanča (2003), problem obvladovanja papirne dokumentacije sistema
kakovosti lahko reši računalniško podprt sistem kakovosti. Zato smo v nadaljevanju
podrobneje prikazali predloge, kako bodo omenjeni procesi, ki so del sistema vodenja
kakovosti v Zavodu, potekali z vpeljavo EDMS.
Na slikah 6.10 in 6.11 lahko vidimo predlog poteka procesa notranje presoje z vpeljavo
EDMS. Vidimo lahko, na katerih točkah v procesu bo le-ta podprt z dokumentnim
sistemom. S tem bomo dosegli informatizacijo in optimizacijo procesa, saj bodo
dokumenti potovali in bodo objavljeni v dokumentnem sistemu in ne več po elektronski
pošti in intranetu, omejeno bo fizično prenašanje in razmnoževanje dokumentov, delo bo
potekalo bolj tekoče in transparentno.
51
Slika 6.10: Predlog procesa notranje presoje z EDMS
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
52
Slika 6.11: Predlog procesa notranje presoje z EDMS – nadaljevanje
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
Prva točka, v kateri naj bi proces notranje presoje bil povezan z dokumentnim sistemom,
je zahteva za planiranje notranje presoje. Predstavnik vodstva za kakovost izdela letni
plan, tako da v Microsoft Wordu izpolni predpisan obrazec Planiranje notranje presoje,
ga vnese v dokumentni sistem (kot priponko) in s tem sproži delovni tok dokumenta.
Direktor po elektronski pošti dobi sporočilo, naj pregleda letni plan presoje, in sicer z
linkom do dokumenta. S klikom na link se mu odpre vstopna stran Novell Vibea. Ko se
prijavi v sistem, ga ta avtomatsko pripelje do dokumenta, ki naj bi ga pregledal. Če je
plan zadovoljiv, gre avtomatsko v potrditev, nato v objavo in obveščanje presojevalcev.
Če pa temu ni tako, ga skupaj s predstavnikom vodstva dopolnita in tak gre v potrditev,
objavo in obveščanje. Proces tako postane avtomatiziran. V tem primeru gre za
strukturiran tip delovnega toka, saj so zapovrstni koraki vnaprej določeni (na ta način
gredo vsi tipi dokumenta skozi vse za ta dokument določene korake). To zagotavlja
celovitost (integriteto) celotnega poslovnega procesa (Jereb, 2005). Predlog procesa
letnega planiranja notranjih presoj z EDMS na ZZV Novo mesto je jasno viden na sliki
6.12.
53
Slika 6.12: Predlog procesa letnega planiranja notranjih presoj z EDMS
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
Tudi najave notranjih presoj so lahko s predlaganim vpeljanim dokumentnim sistemom
avtomatizirane, saj na ta način vodja presoje z vnosom izpolnjenega obrazca Najava
presoje v dokumentni sistem in njegovo objavo osebe presojevanega področja avtomatsko
(elektronska pošta z linkom do dokumenta) obvesti o notranji presoji, ki se bo izvajala
(glej sliko 6.13).
54
Slika 6.13: Predlog procesa najave notranje presoje z EDMS
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
Z vpeljavo EDMS je lahko tudi proces izdelave poročila o presoji enostavnejši in hitrejši,
saj v primerjavi s trenutnim procesom kar nekaj aktivnosti odpade. To lahko nazorno
vidimo na slikah 6.14 in 6.15.
Slika 6.14: Predlog procesa izdelave poročila o presoji z EDMS
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
55
Slika 6.15: Predlog procesa izdelave poročila o presoji z EDMS – nadaljevanje
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
Pri zadnjem procesu, kjer gre za odpravljanje nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje,
smo se odločili, da v Novell Vibeu kreiramo elektronski obrazec, ki ga bodo vpleteni v ta
proces izpolnjevali direktno v dokumentni sistem. Ta proces je zahtevnejši od prejšnjih,
saj je v izpolnjevanje tega obrazca vpletenih več oseb. Zato ga bomo v nadaljevanju kot
primer praktične uporabe EDMS predstavili tudi v Novell Vibeu in tako dobili jasno
sliko, kako proces poteka v dokumentnem sistemu. Predlog procesa odpravljanja
nepravilnosti pri izvajanju notranjih presoj z vpeljanim EDMS lahko vidimo na slikah
6.16 in 6.17.
56
Slika 6.16: Predlog procesa odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje z
EDMS
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
57
Slika 6.17: Predlog procesa odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje z
EDMS – nadaljevanje
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
6.5
Primer praktične uporabe EDMS
Kot pravi Jerebova (2005, str. 16), »je glavni cilj EDMS povečati učinkovitost in
produktivnost uporabnikov«, zato je »uspešen sistem tisti, ki bo uporabniku dostavil
pravo informacijo v pravem času na pravem mestu« (Jereb 2005, str. 53).
Če je bila analiza trenutnega stanja natančno in podrobno opravljena, bodo tudi
ugotovitve, kakšne informacije potrebujejo uporabniki znotraj EDMS, prave. Naš cilj je
bil pripraviti predlog optimalne rešitve za elektronsko vodenje dokumentov na ZZV Novo
mesto, ki smo jo razvijali v testnem okolju. Kot smo že na začetku omenili, smo za
pripravo testnega okolja in rešitve uporabili Novell Vibe 3.4, tj. orodje, ki je že
postavljeno v virtualnem strežniku na platformi Suse Linux Enterprise Server 10.
Virtualno okolje je postavljeno s produktom VMware.
58
Da si bomo lažje predstavljali upravljanje dokumentov znotraj sistema Novell Vibe, se
bomo sprehodili skozi proces evidentiranja ugotovitve, ki nastane ob notranji presoji.
Ko se z uporabniškim imenom in geslom prijavimo v sistem (glej sliko 5.1), se nam odpre
vstopna stran (glej sliko 5.2), ki jo lahko poljubno oblikujemo glede na potrebe in želje
organizacije. Na levi strani izberemo vrsto dokumenta, ki ga želimo vnesti v dokumentni
sistem. Izberemo dokument Poročilo o ugotovitvi in odpre se nam obrazec z zahtevanimi
polji, ki jih je potrebno izpolniti, glede na to, katere metapodatke potrebujemo za ta
dokument (slika 6.18). Ko izpolnimo vsa zahtevana polja in določimo odgovorne osebe,
ki sodelujejo pri izpolnjevanju tega obrazca, izberemo datoteko Poročilo o ugotovitvi in
pritisnemo OK. S tem sprožimo delovni tok dokumenta (slika 6.19). Vsebinski prikaz
delovnega toka je prikazan v prilogi 3.
Slika 6.18: Elektronski obrazec za vnos dokumenta Poročilo o ugotovitvi
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
Vodja presoje izpolni elektronski obrazec Poročilo o ugotovitvi z vsemi zahtevanimi
podatki in določi odgovorno osebo, presojevalce in osebo, ki zahteva ukrep. Pritisne OK
59
in s tem sproži delovni tok dokumenta. Oseba, ki mora zahtevati ukrep, dobi elektronsko
pošto z linkom do dokumenta, s klikom na link se ji odpre aplikacija Novell Vibe, vanj se
prijavi z uporabniškim imenom in geslom in takoj se ji prikaže stran z dokumentom (glej
sliko 6.20). Izbere dokument in pritisne modify, da zahteva ukrepe in določi odgovorno
osebo za ukrepanje in nato pritisne OK. Odgovorna oseba za ukrepanje nato na enak
način izpolni svoj del dokumenta, in sicer analizira vzroke in predlaga ukrepe. Dokument
gre nato k osebi, ki zahteva ukrepe v potrditev. Če jih ne potrdi, gre tok dokumenta nazaj
v ponovno analizo in predlog ukrepov, če pa jih potrdi, gre tok dokumenta naprej k osebi,
odgovorni za ukrepanje v izvedbo ukrepov. Ko so po določenem času ukrepi izvedeni,
dokument potuje naprej k predstavniku vodstva za kakovost in/ali k vodji kakovosti v
organizacijski enoti, ki napiše poročilo o izvedenem ukrepu (poročilo o verifikaciji),
izpolni pa tudi pregled učinkovitosti izvedenega ukrepa (poročilo o validaciji). Če
izvedeni ukrepi ne odpravljajo nepravilnosti, gre tok dokumenta v ponovno analizo in
predlog ukrepov, če pa ukrepi nepravilnosti odpravljajo, gre tok dokumenta naprej k
direktorju ali predstojniku ali vodji oddelka (odvisno od vrste ugotovitve) v potrditev
učinkovitosti in nato v zaključek. Vsi, ki so sodelovali pri ugotavljanju nepravilnosti,
dobijo elektronsko pošto z linkom do dokumenta, ki ima ob zaključku status »zaključen«.
Slika 6.19: Grafični prikaz delovnega toka v Novell Vibeu
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
Na sliki 6.20 je prikazan seznam v Novell Vibe vnesenih poročil o ugotovitvi. Vidimo
lahko poročila, ki so v različnih stanjih izpolnitve.
60
Slika 6.20: Seznam vnesenih Poročil o ugotovitvi
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)
6.6
Kritična analiza predlaganih rešitev
S predlaganimi rešitvami smo prikazali optimizacijo in informatizacijo za izbrane
procese, kar s seboj prinaša tako določene prednosti in priložnosti kot tudi nekatere
slabosti in nevarnosti.
6.6.1
Prednosti in priložnosti
Z vpeljavo predlagane rešitve z Novell Vibeom bi zavod pridobil kar nekaj pomembnih
novitet in prednosti, kot so v prvi vrsti hitrejša distribucija in pridobitev dokumentov ter
enostavno in hitro iskanje. Z vpeljavo bi postalo poslovanje Zavoda bolj pregledno, saj bi
bili dokumenti zbrani na enem mestu (centraliziran arhiv) in dostopni uporabnikom, ki bi
imeli pravico dostopanja. Ker se v Novell Vibe lahko prijaviš od kjerkoli, kjer je možna
internetna povezava, bi bili dokumenti dostopni vedno in povsod. Prav tako bi uporabniki
dostopali do veljavnih verzij dokumentov, jih pregledovali in jih lahko tudi istočasno
61
potrjevali. Poleg prej omenjenega omogoča Novell Vibe tudi revizijsko sled dogodkov,
povezanih z določenim dokumentom, zelo dobro pa je v Novell Vibeu poskrbljeno za
varnost in nadzor nad dokumenti, saj so dokumenti shranjeni v sistemu, ki je zavarovan
pred izgubo, uničenjem in vpogledom nepooblaščenih oseb. Tudi popolna sledljivost nad
dokumenti je v tem sistemu zagotovljena, saj lahko s takšnim sistemom, kot navaja tudi
Jakovljević (2006, str. 10), »na zelo enostaven način ugotovimo, kje se dokument nahaja,
kdo ga je izdelal, pregledal, odobril in distribuiral in koliko časa je bil zadržan pri
posameznemu uporabniku; tudi pri sami distribuciji nas pripelje do tega, da lahko v
sledljivosti vidimo, kdo je dokument distribuiral, kdo ga je prejel ter kdo potrdil in da je z
vsebino dokumenta tudi seznanjen«. Vsekakor bi bilo z Novell Vibeom delo boljše
porazdeljeno med zaposlenimi na Zavodu, zato bi bil tudi izkoristek poslovanja večji.
Prednosti vpeljanega dokumentnega sistema pa bi se, kot pravijo na SRC (SRC d.o.o.),
pokazale tudi v nižjih stroških poslovanja. Tako bi zaposleni v Zavodu predvsem
prihranili pri času, saj ne bi bilo več dolgotrajnih postopkov urejanja papirjev,
shranjevanja in iskanja dokumentov, odzivni časi zaposlenih bi bili hitrejši, zmanjšala bi
se količina papirja v obtoku, saj bi dokumente manj tiskali in fotokopirali.
Priložnosti se v prihodnosti kažejo predvsem v postopni vzpostavitvi dokumentnega
sistema v vseh oddelkih Zavoda oz. povsod tam, kjer nastajajo dokumenti. Ker je Novell
Vibe orodje za skupinsko sodelovanje, bi si zaposleni na zavodu v prihodnosti lahko v
Vibeu ustvarjali in urejali svoje osebne profile (podobno kot Facebook), kjer bi lahko z
ostalimi delili svoje vsebine (kontaktni podatki, strokovno znanje, interesi, projekti, na
katerih delajo …). Prav tako bi lahko ustvarjali svoje bloge in wikije, kjer bi objavljali
vsebino, povezano z delom v Zavodu.
6.6.2
Slabosti in tveganja
Kot pojasnjuje Jerebova(2005), so največja tveganja pri uvedbi EDMS v podjetje
predvsem nepopolna ali delna implementacija (neažurna dokumentacija), usmerjenost
sistema zgolj na dokumente in ne na zaposlene, zato je potrebno zaposlene že v sami fazi
načrtovanja vključiti v sistem. Problem so lahko tudi prevelike količine informacij, zato je
treba dati poudarek potrebam in željam zaposlenih ter ločiti dokumente na poslovno
ključne in podporne.
62
Uvedba EDMS v podjetje prinese tudi dodatno delo, kot je prijava in odjava dokumentov,
opremljanje dokumentov z dodatnimi informacijami, kar zaposleni ne sprejemajo s
prevelikim odobravanjem (Jereb, 2006). Kajti vsaka sprememba delovnih navad z
novostmi in uvajanjem nove informacijske tehnologije za zaposlenega pomeni stres, strah
in posledično odpor. Zato jih je potrebno postopoma in na kar se da enostaven način
seznaniti z novim načinom dela. Da bo sistem učinkovit, je torej človeški faktor
(zaposleni oz. uporabniki sistema) ključen dejavnik. Lahko se zgodi, da sistema vsi
zaposleni nočejo uporabljati, zato sistem ne deluje tekoče in sčasoma postane
neuporaben, ali pa zaposleni zaradi nezadostnega poznavanja sistema ali površnosti
dokumentom določajo napačne metapodatke in s tem naredijo nered in zmešnjavo v
sistemu.
Tovrstni sistemi pa imajo lahko tudi nekatere tehnološke pomanjkljivosti. Tako smo ob
spoznavanju Novell Vibea ugotovili, da ga trenutno ni možno integrirati z Open Office in
Libre Office, tako kot je le-ta integriran z Microsoft Office.
6.7
Izobraževanje uporabnikov
Ključ do uspešne uporabe EDMS je dobro načrtovano in kakovostno izobraževanje
bodočih uporabnikov. Izredno pomembna je tudi pogostost uporabe programske rešitve
(SRC d.o.o.).
Izobraževanje se izvede po zaključeni namestitvi rešitve na testnem okolju. Za potrebe
dela se lahko izdela program izobraževanja, pripravijo se navodila ali izobraževalno
gradivo. Skrbnik sistema v zavodu (sistemski administrator) usposobi ključne uporabnike
sistema, ki lahko potem svoje znanje prenesejo še na ostale uporabnike sistema
(Himelrajh in Strojin, 2008).
Dobro je, da bodoči ključni uporabniki že v fazi uvajanja sistema sodelujejo in sproti
preizkušajo sistem, odgovorni za izobraževanje pa jim pri tem pomagajo. Pomembno je,
da uporabnikom povedo, kako naj nalogo opravijo, jim pokažejo, kako sistem deluje in
kako se ga uporablja. Predvsem pa jih je potrebno spremljati pri delu, dokler se sistema
povsem ne navadijo (Jereb, 2005).
63
Ker bodo v ZZV Novo mesto vpeljavo EDMS opravili sami in postopoma, bo
izobraževanje uporabnikov izvedla odgovorna oseba za informatiko (sistemski
administrator), ki bo pripravil nekajurni tečaj za zaposlene, na voljo pa jim bo tudi potem,
ko bodo uporabniki aplikacijo že uporabljali.
7
ZAKLJUČEK
Javni zavod, ki smo ga obravnavali v magistrski nalogi, se je spopadal z izzivom, kako na
primeren in dokaj enostaven način organizirati tok dokumentov pri izvajanju notranjih
presoj, tj. kako jih ustvarjati, spremljati v procesu in kako jih hraniti. Poudariti so želeli
predvsem poenostavljeno kreiranje, popravljanje in iskanje dokumentov, povečati nadzor
nad dokumenti in uporabnikom omogočiti hitrejši način dostopanja do želenih
dokumentov. Skratka, želeli so poslovati čim bolj elektronsko. Eden izmed načinov, ki
smo ga v nalogi tudi podrobneje predstavili, je učinkovito upravljanje z elektronskimi
elementi, ki se izvaja preko EDMS.
Tako smo najprej s pomočjo različnih avtorjev preučili področje sistemov za upravljanje z
dokumenti. Ugotovili smo, da gre pri upravljanju z dokumenti za kombinacijo različnih
elementov, ki so med seboj povezani. Definirali smo, kaj je sistem za upravljanje z
dokumenti, kakšne so njegove lastnosti, predstavili njegovo arhitekturo in ugotovili, da
lahko pri njegovi uvedbi uporabimo več pristopov in metod. Preverili smo, kateri
zakonski predpisi v Sloveniji urejajo klasično in elektronsko pisarniško poslovanje ter
hrambo dokumentarnega gradiva.
V nadaljevanju smo predstavili aplikacijo Novell Vibe, s katero smo vzpostavili
elektronski dokumentni sistem v ZZV Novo mesto, si ogledali njene glavne značilnosti,
namestitvene zahteve, predstavili njene glavne komponente, uporabniški vmesnik, kako v
Novell Vibeu kreiramo delovne tokove in kaj nam omogočata dodatka Novell Vibe za
Microsoft Office in Novell Vibe Desktop.
64
V praktičnem delu magistrske naloge smo za dobro poznavanje okolja, za katerega smo
podali predlog vpeljave EDMS, najprej na kratko predstavili ZZV Novo mesto, in sicer s
čim se ukvarja in kako je organiziran ter opisali sistem vodenja kakovosti. Znotraj njega
smo se za pripravo analize trenutnega stanja poglobili v proces notranje presoje, preučili
izvajanje notranjih presoj in na podlagi analize zgradili koncept za elektronski
dokumentni sistem. Z optimizacijo izbrane programske rešitve, ki smo jo razvijali v
testnem okolju, in z ureditvijo delovnega toka dokumentov smo podali predlog izboljšave
trenutnega stanja z avtomatizacijo in informatizacijo procesov z vpeljavo EDMS.
Ugotovili smo, da bi z vpeljavo predlagane rešitve z Novell Vibeom pridobili kar nekaj
pomembnih novitet in prednosti, pokazale pa so se tudi nekatere priložnosti za vnaprej.
Vpeljani sistem prinaša s seboj tudi nekatera tveganja in slabosti, ki pa se z razvojem
sistema v prihodnosti lahko odpravijo. Dejstvo je, da je uporaba EDMS lahko učinkovita
le s kakovostnim in načrtovanim izobraževanjem in pogosto uporabo končnih
uporabnikov.
Na začetku smo predpostavili nekaj delovnih hipotez. Prva je bila, da bo z
implementacijo EDMS v ZZV Novo mesto dosežena avtomatizacija poslovanja. To
predpostavko lahko sedaj potrdimo, saj Novell Vibe omogoča avtomatizacijo delovnih
tokov dokumentov in kreiranje elektronskih obrazcev. To smo dokazali s primerom
praktične uporabe tega orodja. Izdelali smo elektronski obrazec za ugotavljanje
nepravilnosti pri notranji presoji v Zavodu in prikazali delovni tok tega dokumenta.
Predvideli smo tudi, da bo z implementacijo EDMS v ZZV Novo mesto dosežena
racionalizacija poslovanja. Tudi to predpostavko lahko potrdimo, saj Novell Vibe
omogoča kreiranje delovnih tokov po meri, kar pomeni, da lahko poslovne procese
racionaliziramo. V našem primeru smo racionalizacijo nakazali s predlogi procesov po
uvedbi EDMS. Z uvedbo EDMS bodo zaposleni prihranili pri času, ki so ga prej porabili
za izpolnjevanje, prenašanje, tiskanje ali fotokopiranje dokumentov, predvsem pa bodo
prihranili čas pri iskanju različnih dokumentov po arhivu; skratka, zaposleni bodo tako
hitreje odzivni. Racionalnejša bo tudi poraba denarja za pisarniški material, saj ne bo več
pretiranega tiskanja in fotokopiranja dokumentov, dokumenti pa bodo zaposlenim vedno
in povsod na voljo v EDMS.
65
Na koncu smo predpostavili še, da bo z implementacijo EDMS v ZZV Novo mesto
povečana varnost in nadzor nad dokumenti. Potrdimo lahko tudi slednjo predpostavko, saj
Novell Vibe omogoča varnost dokumentov na več nivojih, tako na nivoju posameznih
organizacijskih enot v Zavodu kot tudi na nivoju posameznega dokumenta. To pomeni, da
zaposleni lahko berejo ali ustvarjajo samo tiste dokumente, ki so ključni za njihovo delo,
ter dokumente, ki so pomembni za celoten Zavod, ostali dokumenti pa so zanje nevidni.
Nadzor nad dokumenti je omogočen tako, da Novell Vibe za vsak dokument posebej
beleži (sledi), kje se nahaja, kdo in kdaj dostopa do njega in shranjuje vse njegove verzije.
To pomeni, da samodejno zajema informacije o vseh dejanjih, ki so se zgodila, in jih
shranjuje.
Vzpostavitev EDMS je vsekakor projekt, v katerega nameravajo v ZZV Novo mesto v
prihodnosti vključiti še ostalo dokumentacijo, predvsem dokumente, ki morajo biti
nadzorovani (sistemski postopki, sistemska navodila, različni pravilniki itd.), pa tudi
ostale dokumente, ki se vsakodnevno izpolnjujejo, tiskajo, fotokopirajo in pošiljajo
(prejeta in oddana pošta, potni stroški, zahteve za dopust in prejeti računi).
66
8
1.
LITERATURA IN VIRI
Advanced User Guide.Vibe 3.3, junij 2012. Dostopno prek:
http://www.novell.com/documentation/ (04. 07. 2013).
2.
AZAD, ADAM (2008) Implementing Electronic Document and Record Management
Systems. Boca Raton; New York: Auerbach Publications.
3.
Best practices – Electronic Document Management. Get a Grip to Your Document &
Agenda Management (2012). Questis. People More Productive. White Paper. Oct,
2012. Dostopno prek: http://www.aiim.org/pdfdocuments/Best-Practices-EDM.pdf
(02. 07. 2013).
4.
BIELAWSKI, LARRY in BOYLE, JIM (1997) Electronic document management
systems. New Jersey: Prantice Hall PTR. 322 str.
5.
BOLANČA, DUŠAN (2003) Upravljanje procesov – pogoj za učinkovito obvladovanje
dokumentov? Zbornik posvetovanja Dnevi slovenske informatike. 2003, str: 77–82.
6.
BUCK, JULIAN (2012) Document management in the education sector.Credit
Control,33(1), str. 48–51. Dostopno prek: http://search.proquest.com/docview/
1029938608?accountid=31309 (18. 12. 2012).
7.
BURNAČ, DANILO, ANDROIČ, SANJA in ERKER, BOJAN (2012) Primer dobre
prakse javnega podjetja Mariborski vodovod pri klasičnem arhiviranju in prehodu na
elektronsko arhiviranje. Arhivistika in informatika: Zbornik mednarodne konference v
Radencih: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja.
Objavljeni strokovni prispevek na konferenci. str. 305–315. Dostopno prek:
http://www.pokarh-mb.si/index.php?id=85 (22. 10. 2012).
8.
DOWNING, LYNETTE (2006) Implementing EDMS: Putting People First. The
Information Management Journal. str. 44–50. Dostopno prek: http://www.arma.org/
bookstore/files/Downing.pdf (11. 11. 2012).
9.
Electronic Records: A Workbook for Archivists. International Council on Archives,
Committee on Current Records in an Electronic Environment, ICA Studies 16, Paris,
April 2005. Dostopno prek: http://www.arhiv.gov.si ali http://www.ica.org/ (19. 06.
2013).
67
10.
ENNS, LOIS (2011) Picture this: Playing a strategic role in your
organization.Information Management Journal45, št. 4, str.: 32–35, 46. Dostopno prek:
http://search.proquest.com/docview/914990908?accountid=31309 (03. 01. 2013).
11.
Enotne tehnološke zahteve ETZ. Arhiv Republike Slovenije, 2006. Dostopno prek:
http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/obrazci
/ETZ.pdf (26. 06. 2013).
12.
GRANGE, MICHAEL in SCOTT, MALCOLM (2010) An Investigation into the Affect
of Poor End User Involvement on Electronic Document Management System (EDMS)
Implementation.Northumbria University, Newcastle upon Tyne UK. Dostopno prek:
http://nrl.northumbria.ac.uk/6962/ (22. 12. 2012).
13.
HIMELRAJH, DUŠAN, STROJIN ANDREJ (2008) Obvladovanje dokumentarnega
gradiva in procesov po meri uporabnika. Informatika v sodobni družbi. Fakulteta za
informacijske študije v Novem mesto. Zbornik prispevkov 2. strokovnega posveta
“Informatika v sodobni družbi”. Novo mesto, 22. September 2008, str. 3–47.
14.
HORJAK, MARJETA in KOVAČIČ, ANDREJ (2011) Razvoj modela kriterijev za
odločanje o uvedbi elektronske hrambe dokumentov.Economic And Business Review.
Letnik 13, Posebna številka, str. 41–63. Dostopno prek: http://www.ebrjournal.net/
ojs/index.php/ebr/article/view/100 (22. 10. 2012).
15.
Installation Guide. Vibe 3.3, junij 2012. Dostopno prek: http://www.novell.com
/documentation/ (04. 07. 2013).
16.
JAKOVLJEVIĆ, ČEDO (2006) Zakaj potrebujemo sisteme za upravljanje dokumentov
in sistemov? Infotehna d.o.o. 9. Dan kakovosti in inovativnosti Dolenjske in Bele
krajine. Zbornik referatov. Dostopno prek: [DOC]zbornik referatov (11. 11. 2012).
17.
JEREB, EVA (2005) Elektronski sistemi za upravljanje z dokumenti. Študijsko gradivo.
Univerza v Mariboru, Fakulteta za organizacijske vede Kranj. Dostopno prek:
www1.fov.uni-mb.si/eva/Razno/APP/EDMS.ppt (13. 12. 2012).
18.
JONES I., JIM (2007) The document methodology : for enterprise analysis.
Bloomington; Milton Keynes: AuthorHouse.
19.
KAPITANOVIČ, BORIS (2003) Vidiki uporabe sistemov za upravljanje z dokumenti.
Zbornik posvetovanja Dnevi slovenske informatike. 2003, str: 89–93.
20.
Neskladnosti, preventivni in korektivni ukrepi. Sistemski postopek. Interno gradivo ZZV
Novo mesto, izdaja 12, december 2011.
21.
NIEDWIECKI, ABE (2011) Document Management-When to Shred. Managed Care
Outlook, 24(11), str.: 11, 12.
69
22.
Notranje presoje. Sistemski postopek. Interno gradivo ZZV Novo mesto, izdaja 13,
september, 2011.
23.
Novell Vibe Add-In 1.0.1., marec, 2013. Dostopno prek:
https://www.novell.com/documentation/vibe33/vibe33_qs_office/data/vibe33_qs_office
.html (05. 07. 2013).
24.
Novell Vibe Desktop for Windows, junij, 2012. Dostopno prek:
http://www.novell.com/documentation/vibe33/vibe33_qs_desktop/data/vibe33_qs_deskt
op.html (12. 09. 2013).
25.
Novell Vibe 3 versus Microsoft SharePoint Server 2010. Business White Paper
Collaboration, 2010. Dostopno prek: http://www.novell.com/docrep/2011/10/
novell_vibe_3_versus_microsoft_sharepoint_server_white_paper.pdf (05. 07. 2013).
26.
Organigram ZZV Novo mesto. Interno gradivo ZZV Novo mesto, izdaja 15, februar,
2011.
27.
PAULETIČ, IGOR, MARKUŠ, TILEN, PETKOVŠEK, BOJAN in DRAKULIČ, IGOR
(2011) Česa ne smete spregledati pred uvedbo dolgoročne elektronske hrambe.
Brezplačni priročnik za začetnike. Frodeecs, neodvisna svetovalna služba, d.o.o..
Dostopno prek: http://www.frodx.com/pdf/FrodX-prirocnik-deh.pdf (20. 06. 2013).
28.
PIČMAN ŠTEFANČIČ, POLONA, ŠTEFANČIČ MARKO (2003) Elektronski arhiv –
Konkurenčna prednost sodobnega poslovanja. Zbornik posvetovanja Dnevi slovenske
informatike. 2003, str: 83–88.
29.
Poslovnik sistema vodenja kakovosti. Interno gradivo ZZV Novo mesto, izdaja 22,
avgust 2011.
30.
Pravna vprašanja elektronskega podpisa, elektronskega poslovanja in elektronskega
arhiva. Projekt e-Slog. Elektronsko poslovanje slovenskega gospodarstva. Gospodarska
zbornica Slovenije. Inštitut za pravno informatiko, 2004. Dostopno prek:
http://www.gzs.si/e-poslovanje/ dokumentacija/eSLOG_Pravna_vprasanja_ePoslovanja_1.4.pdf (26. 06. 2013).
31.
PRIJANOVIČ, JERNEJ (2010) Pomen analize v okviru projekta uvedbe edokumentnega sistema. Strokovni prispevek. Revija Uporabna informatika. Št. 1, letnik:
XVIII, str. 52–58.
32.
ROB, GREGOR (2012) Uporaba dokumentnih sistemov na primeru sprejemne pisarne.
Diplomsko delo. Univerza v Mariboru. Fakulteta za elektrotehniko, računalništvo in
informatiko. Dostopno prek: http://dkum.uni-mb.si/IzpisGradiva.php?id=22952 (10. 06.
2013).
71
33.
SATHIADAS, J.P. in WIKRAMANAYAKE G.N. (2003) Document Management
Techniques and Technologies. 5th International Information Technology Conference,
pp. 40–48. Infotel Lanka Society Ltd., Colombo, Sri Lanka. Dostopno prek:
http://www.slideshare.net/wikramanayake/document-management-techniquestechnologies (18. 06. 2013).
34.
SRC D.O.O. Dostopno prek: http://www.src.si/ (25. 06. 2013).
35.
Tehnično priporočilo za varno elektronsko arhiviranje. Projekt e-Slog. Elektronsko
poslovanje slovenskega gospodarstva. Gospodarska zbornica slovenije. SETCCE, 2003.
Dostopno prek. http://www.gzs.si/e-poslovanje/ dokumentacija/eSLOGElektronski_arhiv_0.99(v_pripravi).pdf (26. 06. 2013).
36.
THE OHIO STATE UNIVERSITY. Dostopno prek: http://library.osu.edu/projectsinitiatives/osu-records-management/electronic-records/edms-erms-ecm-explained/ (23.
12. 2012).
37.
TOMIČIĆ PUPEK, KATARINA, TOMIČIĆ FURJAN, MARTINA in DOBROVIĆ,
ŽELJKO (2009) Criteria Definition for Implementing Digital Archives in Distributed
Organizations - A Case Study. Proceedings of the 20th Central European Conference
on Information and Intelligent Systems. Varaždin, Croatia: Faculty of Organization and
Informatics. September 23–25 2009. Str.: 385–392. Dostopno prek:
http://www.ceciis.foi.hr/app/ index.php/ceciis/2009/paper/view/197/224 (18. 12. 2012).
38.
VAN ASWEGEN, SAMANTHA in HEAP, JAIME (2011) Paperless office nears
reality.Charter82, št. 9, str. 19–20, Dostopno prek: http://search.proquest.com/ docview/
902754455?accountid=31309 (18. 12. 2012).
39.
WERBER, BORUT (2000) Metode in tehnike informacijske analize (MTIA). Študijsko
gradivo. Univerza v Mariboru, Fakulteta za organizacijske vede Kranj. Dostopno
prek:www1.fov.uni-mb.si/.../MTIA%20Uvod%20n.ppt (23. 12. 2012).
40.
WILKINS, LINDA, SWATMAN, M.C. PAULA in HOLT DUNCAN (2009) Achieved
and tangible benefits: Lessons learned from a landmark EDRMS
implementation.Records Management Journal19, št. 1, str.: 37–53. Dostopno prek:
http://search.proquest.com/docview/223831452?accountid=31309 (03. 01. 2013).
41.
WOJTOWICZ, RADOSLAW (2010) Introduction to Electronic Document Management
Systems in small and medium-sized IT projects. Wroclaw University of Economics,
Wroclaw, Poland. Dostopno prek: http://www.aitm.ue.wroc.pl/2010/sites/default
/files/Wojtowicz_UEW.pdf (22. 12. 2012).
73
42.
Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu(ZEPEP). Uradni list RS, št.
57/2000. Dostopno prek: http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid
=200498&stevilka=4284 (19. 06. 2013).
43.
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Uradni
list RS, št. 30/2006. Dostopno prek: http://www.uradni-list.si/1/content?id =72425 (19.
06. 2013).
44.
ZEBEC, ALEŠ (2010) Elektronski sistem za upravljanje z dokumenti. Diplomsko delo.
Univerza v Ljubljani. Ekonomska fakulteta. Dostopno prek: http://www.cek.ef.unilj.si/UPES/zebec827.pdf (19. 06. 2013).
45.
ZUPANČIČ, MARKO (2010) Elektronsko vodenje procesov: mit ali realnost. Dostopno
prek:
http://www.mikrografija.si/content/73846/73846000194/Elektronsko%20vodenje%20po
slovnih%20procesov.pdf (23. 10. 2012).
46.
ŽERKO, BINE (2003) Imaging & archiving v teoriji in praksi 1995–2003. Zbornik
posvetovanja DOK_SIS 2003. Društvo media.doc, Kranjska gora. Dostopno prek:
http://www.imis.si/node/40 (15. 07. 2013).
47.
ŽUMER, VLADIMIR (2009) Notranja pravila za hrambo elektronskega gradiva v
digitalni obliki. Poslovanje z zapisi med slovenskimi predpisi, teorijo in prakso.
Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Zbornik
referatov z dopolnilnega izobraževanja. Maribor 8 / 2009, str: 2–38. Dostopno prek:
http://mail.pokarh-mb.si/fileadmin/www.pokarhmb.si/pdf_datoteke/Radenci2009/03_Zumer_2009.pdf (26. 06. 2013).
75
PRILOGE
Priloga 1: Sistemske zahteve za server Vibe
Priloga 2: Dejavnosti ZZV Novo mesto
Priloga 3: Vsebinski prikaz delovnega toka v Novell Vibeu
Priloga 1: Sistemske zahteve za server Vibe
•
strojna oprema za server Novell Vibe : x86-32 procesor ali x86-64 procesor, najmanj 2
GHz procesor, priporočljiv multi-CPU sistem, minimalno server spomina: vsaj 3 GB
RAM-a za x86-32 procesor in vsaj 4 GB RAM-a za x86-64 procesor;
•
katerikoli od naslednjih podprtih serverskih operacijskih sistemov za Vibe server:
Novell Open Enterprise Server (OES) 2, plus najnovejši Support Pack, Novell Open
Enterprise Server 11, plus najnovejši Support Pack, SUSE Linux Enterprise Server
(SLES) 10 or SLES 11, plus najnovejši Support Pack, Windows Server 2003 ali
Windows Server 2008, plus najnovejši Service Pack, Windows Server 2003R2 ali
Windows Server 2008R2, plus najnovejši Service Pack;
•
podatkovni strežnik: Linux: MySQL 5.0.26 ali kasnejši server in klient, Oracle 10g ali
Oracle 11g, Windows: MySQL 5.0.26 ali novejši server in orodja, Microsoft SQL
Server 2005 ali SQL Server 2008, plus najnovejši Service Pack, Microsoft SQL Server
2008R2, plus najnovejši Service Pack, Oracle 10g or Oracle 11g;
•
Tomcat 6.0.18;
•
Java Developer Kit (JDK): Oracle JDK 6.0 in IBM JDK 6.0;
•
za pravilno delovanje strani Vibe mora biti omogočen skripting Java;
•
direktorij storitev: Linux: Novell eDirectory 8.8 ali novejši, plus najnovejši Support
Pack,Windows: Microsoft Active Directory, plus najnovejši Service Pack, ali Novell
eDirectory 8.8 ali novejši, plus najnovejši Support Pack;
•
ustrezen prostor na disku za server: Vibe programska oprema: najmanj 500 MB za
novo namestitev; ob posodobitvi obstoječega sistema Vibe naj ima strežnik na voljo
vsaj dvakratno količino prostora na disku, kot je v naslednjem direktoriju, plus
dodatnih 500 MB. Programska oprema za podatkovni strežnik: najmanj 500 MB za
novo namestitev; ob posodobitvi obstoječega sistema Vibe naj ima strežnik na voljo
vsaj dvakratno količino prostora na disku, kot je v naslednjem direktoriju, plus
dodatnih 500 MB (Novell Vibe Installation Guide, 2012).
Priloga 2: Dejavnosti ZZV Novo mesto
•
proučevanje in spremljanje zdravstvenega stanja in drugih razmer, ki vplivajo na
zdravje prebivalstva, ter spremljanje izvajanja ukrepov za odkrivanje zdravju
škodljivih ekoloških in drugih dejavnikov ter ukrepov za krepitev, ohranitev in
povrnitev zdravja ljudi;
•
sodelovanje pri načrtovanju in izvajanju nacionalnega programa;
•
pripravljanje strokovnih podlag za razvoj, organizacijo in delovanje zdravstvene
dejavnosti in za učinkovito zdravstveno ekonomiko ter upravljanje pri uresničevanju
zdravstvenega varstva;
•
proučevanje vzrokov nalezljivih bolezni in epidemij ter spremljanje razvoja oziroma
gibanja le-teh, pri tem pa tudi organizacija in koordinacija potrebnih cepljenj;
•
izvajanje nalog v zvezi z zdravstvenim varstvom pred nalezljivimi boleznimi;
•
strokovno izobraževalno, znanstveno-raziskovalno in strokovno publicistično delo na
področju dejavnosti zavoda;
•
načrtovanje, predlaganje in usklajevanje ukrepov in postopkov za napredek
zdravstvene vzgoje in zdravstvene kulture prebivalstva;
•
sodelovanje pri oblikovanju in izvajanju zdravstvenega in zdravstveno-ekološkega
informacijskega sistema;
•
statistično zbiranje, urejanje, obdelava, analiza in distribucija zdravstveno statističnih
podatkov in informacij;
•
opravljanje
laboratorijske
dejavnosti
iz
področja
mikrobiologije,
sanitarne
mikrobiologije, sanitarne kemije in drugih meritev;
•
vodenje ambulante za preprečevanje nalezljivih bolezni in vodenje ambulante za
zaščito proti steklini;
•
izvajanje dezinfekcije in dezinsekcije po predpisih o zatiranju nalezljivih bolezni in
ekoloških potreb, izvajanje deratizacije in priprava ter prodaja deratizacijskih sredstev
in izvajanje dekontaminacije in ukrepov ob kemijskih in drugih kontaminacijah;
•
opravljanje nadzora nad izviri, napravami in objekti pitnih voda, spremljanje stanja leteh in predlaganje ukrepov, opravljanje nadzora zaradi zagotavljanja zdravstvene
neoporečnosti živil in predmetov splošne rabe ter sanitarno-tehničnih in higienskih
pogojev za njihovo proizvodnjo in promet ter predlaganje ustreznih ukrepov;
•
ugotavljanje in izdajanje mnenj o ustreznosti lokacij za stavbe z vidika higienskih in
ekoloških okoliščin – izdelovanje presoj o vplivih na okolje;
•
proučevanje, spremljanje in svetovanje o higienskih pogojih v obratih družbene
prehrane, javnih zavodih in pri javnih prireditvah;
•
organiziranje, vodenje in izvajanje izobraževanj s področja varnega dela z živili
(Poslovnik sistema vodenja kakovosti, 2011).
Priloga 3: Vsebinski prikaz delovnega toka v Novell Vibeu
Vir: Grahek, lastna raziskava (2013)