Polno besedilo - Univerza v Mariboru
Transcription
Polno besedilo - Univerza v Mariboru
UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA DIPLOMSKO DELO NABAVNI PROCES OSNOVNIH SREDSTEV V GRADBENEM PODJETJU Kandidatka: Tatjana Pavčnik Študentka izrednega študija Številka indeksa: 81554412 Program: visokošolski strokovni Študijska smer: marketing Mentor: prof.dr. Bruno Završnik Novo mesto, junij 2006 2 PREDGOVOR V poslovnem in življenjskem okolju, ki postaja kompleksnejše in vse bolj dinamično, smo priča velikim in neprestanim spremembam kot so globalizacija trgov, hiter razvoj sodobne informacijske tehnologije, ukrepi za zmanjšanje onesnaženosti okolja, razlike med razvitim in nerazvitim svetom in podobno. Če se želi podjetje na naštete spremembe pravočasno in učinkovito odzvati, mora ustrezno prilagoditi in spremiti cilje, strategije, organizacijsko strukturo, poslovne funkcije. Poskušati mora izkoristiti potencialne možnosti in se obvarovati pred morebitnimi nevarnostmi. Hitre spremembe v poslovnem okolju se odražajo tudi v večjem pomenu in vlogi nabavne funkcije v podjetju. Na prodajnem trgu se pojavlja vse ostrejša konkurenca, zato vodstvo podjetja namenja vse večjo pozornost nabavnemu trgu, ker je povečati prodajo, postalo težje, kot pa zmanjšati stroške znotraj podjetja. Podjetje si lahko z učinkovito nabavno funkcijo posredno izboljša konkurenčni položaj na trgu, saj so od njenih rezultatov neposredno odvisne vse nadaljnje poslovne funkcije in ustvari prihranke pri nabavnih cenah. Nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost, ki oskrbuje podjetje s potrebnimi materiali ali izdelki in s svojim delovanjem zagotavlja potrebne informacije podjetju za učinkovito poslovanje. Današnjo nabavno funkcijo so poleg nekdanjih ozkih funkcij naročanja, prevzema, skladiščenja, dopolnile še marketinške aktivnosti, kot so raziskava nabavnega trga, ocenjevanje in izbira dobaviteljev, planiranje aktivnosti nabave, analize uspešnosti nabave in druge. Poslovne organizacije se med seboj razlikujejo glede velikosti, organiziranosti, proizvodnih programov, tržnega položaja. Iz tega izhaja različna delitev faz, postopkov v nabavnem procesu, različnih avtorjev. Nekateri delijo nabavni proces na devet postopkov, nekateri na pet, šest ali dvanajst stopenj. Vlaganja in odločitve o investicijah so za poslovno organizacijo strateškega pomena in narekujejo poslovno uspešnost podjetja v prihodnosti. Pri sodelovanju z dobavitelji investicijske opreme ni cilj doseči le najnižjo ceno, temveč predstavljajo pomemben del podjetja. Dolgoročno sodelovanje s strateškimi partnerji zagotavlja in omogoča obojestransko poslovno uspešnost, zadovoljstvo in doseganje ciljev. Poslovanje sodobnega in konkurenčnega podjetja s pravimi cenami, z ustreznimi plačilnimi pogoji, pravočasnostjo v dobavah, zadovoljivo stopnjo kakovosti in primerno količino, je v veliki meri odvisno od direktorjev organizacijskih enot in nabavnih komercialistov. V teoretičnem delu diplomskega dela je poudarek na opisu posameznih postopkov nabavnega procesa od zaznavanja potreb, internega naročila in izdelave specifikacije do 3 evidenc v nabavi. Predstavljena je tudi vloga in pomen nabavne funkcije v poslovnih organizacijah, njene naloge in cilji. V drugem delu je predstavljeno gradbeno podjetje Gradnja, d.d., katerega temeljna dejavnost so inženirske gradnje. Prikazan je položaj področja nabava v organizacijski strukturi podjetja, njene naloge in odgovornosti. Poudarek je na opisu in prikazu nabavnih postopkov osnovnih sredstev; investicijski plan, interni zahtevki za naročilo, zbiranje ponudb, sklepanje pogodb in naročanje, prevzem in evidentiranje osnovnih sredstev, potrjevanje računov in evidence za različne analize nabavnega poslovanja. 4 KAZALO PREDGOVOR....................................................................................................................... 2 KAZALO............................................................................................................................... 4 1 UVOD................................................................................................................................. 5 1.1 Opredelitev področja in opis problema, ki je predmet raziskovanja ........................... 5 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve ................................................................................... 5 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave ............................................................................ 6 1.4 Predvidene metode raziskovanja ................................................................................. 6 2 NABAVA KOT POSLOVNA FUNKCIJA V PODJETJU ............................................... 7 2.1 Pomen in vloga nabavne funkcije................................................................................ 7 2.2 Naloge nabave, nabavna opravila in nabavni cilji....................................................... 9 2.3 Faze nabavnega procesa ............................................................................................ 11 2.3.1 Zaznavanje potreb............................................................................................... 12 2.3.2 Interno naročilo in pregled internega naročila.................................................... 12 2.3.3 Izdelava specifikacije ......................................................................................... 12 2.3.4 Raziskava in izbira dobaviteljev......................................................................... 13 2.3 5 Iskanje in analiza ponudb ................................................................................... 14 2.3.6 Nabavna kalkulacija ........................................................................................... 15 2.3.7 Pogajanje o nabavi.............................................................................................. 15 2.3.8 Sklenitev pogodbe, naročilo in spremljanje naročila (pogodbe) ........................ 16 2.3.9 Prevzem in pregled materiala ............................................................................. 17 2.3.10 Likvidacija računa ............................................................................................ 17 2.3.11 Evidenca in arhiviranje..................................................................................... 18 3 NABAVNI PROCES OSNOVNIH SREDSTEV V GRADBENEM PODJETJU .......... 19 3.1 Predstavitev podjetja ................................................................................................. 19 3.2 Področje Nabava........................................................................................................ 20 3.2.1 Cilji procesa nabave .......................................................................................... 21 3.2.2 Planiranje aktivnosti področja nabava................................................................ 21 3.3 Letni investicijski plan .............................................................................................. 22 3.4 Zahtevek (interno naročilo) in izdelava specifikacije naročila.................................. 22 3.5 Zbiranje ponudb in sklepanje pogodb ....................................................................... 23 3.5.1 Raziskava, izbira in rangiranje dobaviteljev investicijske opreme..................... 23 3.5.2 Sklenitev pogodbe .............................................................................................. 26 3.6 Naročanje................................................................................................................... 27 3.7 Prevzem in evidentiranje osnovnih sredstev ............................................................. 27 3.7.1 Spremljanje reklamacij ....................................................................................... 29 3.8 Potrjevanje računov ................................................................................................... 29 3.9 Evidenca in arhiviranje dokumentacije ..................................................................... 30 4 SKLEP .............................................................................................................................. 31 5 POVZETEK ..................................................................................................................... 32 5 SUMMARY ..................................................................................................................... 32 SEZNAM LITERATURE ................................................................................................... 33 5 1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema, ki je predmet raziskovanja Zaradi hitrih sprememb v poslovnem okolju naraščata pomen in vloga nabavne funkcije v podjetju. Vodstvo podjetij se zaradi vse večje konkurence na prodajnem trgu preusmerja na nabavni trg, saj je povečati prodajo postalo težje, kot zmanjšati vhodne stroške v podjetju. V današnjem času se podjetja srečujejo z veliki in hitrimi spremembami na trgu in se zavedajo, da se morajo tem spremembam prilagajati v vseh svojih funkcijah, ciljih in strategijah. Nabavna funkcija vpliva na izboljšanje učinkovitosti poslovanja podjetja, saj so od njenega poslovanja odvisne ostale poslovne funkcije. Uspešnost in učinkovitosti nabavne funkcije sta v veliki meri odvisni od nabavne politike in strategije podjetja ter organiziranosti nabavnega procesa. Nabava osnovnih sredstev je specifičen proces, kateri se odvija na osnovi letnega plana nabave osnovnih sredstev podjetja. Področje nabave oziroma nabavni referent, ki odloča o izbiri osnovnega sredstva se srečuje s problemom kako primerno kakovostno in cenovno ugodno izbrati in dobaviti osnovno sredstvo. Nabavni referent mora dobro poznati naročnikove zahteve glede lastnosti, namena in funkcije osnovnega sredstva, prav tako pa tudi pravne in finančne pogoje ter časovne omejitve pri iskanju in nabavljanju osnovnih sredstev. Naloga referenta nabavnega oddelka je za zbere čim več različnih informacij o potencialnih dobaviteljih osnovnih sredstev. V praksi se pogosto dogaja, da za najprimernejšega dobavitelja izberemo najcenejšega. Izbira najcenejšega dobavitelja ima lahko negativne posledice v slabši kakovosti osnovnega sredstva, zamudah pri dobavi, pri reševanju reklamacij in servisiranju. Ker je delež nabave osnovnih sredstev zelo velik, morajo podjetja nenehno iskati poti za racionalizacijo stroškov, če želijo rentabilno poslovati in obdržati konkurenčno prednost. Nabavna funkcija je poleg prodaje edina, ki je v neposrednem stiku z menjalnim trgom, na katerem nastopa in zato predstavlja osnovni vir informacij za ostale poslovne funkcije v podjetju. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve V teoretičnega delu diplomskega dela smo preučili teoretična znanja strokovne domače in tuje literature, na področju nabave s poudarkom na fazah nabavnega procesa. Praktični del je namenjen opisu in predstavitvi postopkov nabavnega procesa v gradbenem podjetju pri nabavi osnovnih sredstev večjih vrednosti. V prvem, teoretičnem delu diplomske naloge je bil cilj predstavitev pomena in vloge nabavne funkcije, opis nalog in opravil nabave ter nabavnih ciljev in opis faz nabavnega procesa. V drugem, praktičnem delu diplomske naloge je bil cilj opredeliti postopke nabavnega procesa osnovnih sredstev v gradbenem podjetju Gradnja d.d., vse od letnega investicijskega plana družbe do evidentiranja in arhiviranja nabavne dokumentacije. 6 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave V diplomski nalogi smo izhajali iz zunanjih virov, to sta domača in tuja strokovna literatura. V praktičnem delu smo uporabili notranje vire, to so razpoložljivi podatki in informacije, ki so nam bili na razpolago v gradbenem podjetju Gradnja d.d.. Prikazati smo želeli velik pomen nabavne funkcije v podjetju, zlasti pri odločitvah nabave osnovnih sredstev. Z diplomsko nalogo smo se opredelili na konkretne postopke procesa nabave osnovnih sredstev v gradbenem podjetju, da bi lahko čim bolje prikazali potek nabavnega procesa v praksi. Omejili smo se na nabavo osnovnih sredstev večjih vrednosti, in sicer nad milijon tolarjev. Pri delu smo imeli pomoč sodelavcev področja nabave, ki so neposredno udeleženi v nabavni proces. Prikazali smo položaj nabave v organizacijski strukturi podjetja. Podrobno opisali nabavni proces od planiranja aktivnosti nabave, do same izvedbe naročanja in sklepanja pogodb ter prevzema in evidentiranja osnovnih sredstev. Naročnik pričakuje od nabavne službe znanje in spretnosti, ki omogočajo kakovostno, zanesljivo in učinkovito nabavo osnovnih sredstev. Temeljni pogoj za kvaliteten opis in predstavitev procesa nabave so bili dosegljivi kakovostni podatki in informacije. Zaradi čuvanja poslovne tajnosti smo nekatere podatke v obravnavanem konkretnem primeru spremenili. Zaradi poslovne politike gradbenega podjetja in tajnosti podatkov, bomo gradbeno podjetje poimenovali z izmišljenim imenom Gradnja d.d.. 1.4 Predvidene metode raziskovanja Diplomsko delo je zasnovano tako, da vključuje strokovno in znanstveno domačo in tujo literaturo ter razpoložljive podatke in informacije gradbenega podjetja. Diplomska naloga predstavlja poslovno statično raziskavo, ker smo se osredotočili na posamezno funkcijo podjetja, in sicer nabavno funkcijo. V delu smo uporabili deskriptivni pristop, v okviru katerega smo opisali postopke nabave s pomočjo metode: - kompilacije, to je postopek povzemanja opazovanj, stališč, sklepov in rezultatov različnih avtorjev in - deskripcije, kjer gre za opisovanje dejstev, pojavov. Podatke za empirični del diplomske naloge smo pridobili z metodo izpraševanja. Intervju smo opravili z direktorjem področja nabave in referentom nabave za osnovna sredstva. 7 2 NABAVA KOT POSLOVNA FUNKCIJA V PODJETJU Nabava je ena izmed osnovnih funkcij podjetja in poleg prodaje edina, ki ima neposreden stik z zunanjim okoljem. Poslovni proces, katerega del je tudi nabavna funkcija, pomeni poslovanje podjetij in drugih organizacij in je pogoj za uresničevanje temeljnega cilja podjetja, ki je v pridobivanju dobička (Pučko , Rozman 1992, 30). Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša poslovna funkcija v proizvodnih podjetjih. Njena temeljna naloga je preskrba podjetja s surovinami, izdelavnim materialom, polizdelki, storitvami, pomožnim materialom, energijo, stroji, napravami. Za poslovni uspeh podjetja ni pomembno le, da razpolaga s primerno količino materiala, ampak tudi to, da je material ustrezne kakovosti, kupljen po primerni ceni in tudi pravočasno na razpolago (Potočnik 1996, 5). Pojem nabave opredeljuje, da je nabava tista poslovna funkcija, ki pravočasno, po primerni ceni, s potrebno količino in ustrezno kakovostjo oskrbuje proizvodna podjetja s surovinami, materiali in energijo zaradi kontinuirane proizvodnje. Nabava je kot posebna poslovna funkcija, katere cilj je predvsem učinkovito gospodarjenje z materialom, ki se kaže v smotrni nabavi, prevzemu, skladiščenju in kontroli, dokler material ni predan v proizvodnjo (Potočnik 1996, 7). 2.1 Pomen in vloga nabavne funkcije V zadnjih letih se pomen nabave in managementa v podjetjih spreminja, kar se kaže v čedalje večjem zanimanju za to dejavnost. Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja. Zaradi izvajanja izboljšav pri razvoju izdelkov, se je v številnih podjetjih pokazala potreba po izboljšanju odnosov z dobavitelji, da bi za razvoj izdelkov potrebovali manj časa, prešli na dobavo ob pravem času in brez napak (Potočnik 2000, 5). Vodstva podjetij čedalje bolj spoznavajo rastoči pomen nabave zaradi velikega prispevka nabave k povečanju dobičkonosnosti z zniževanjem nabavnih stroškov. Največje možnosti za prihranke so na področju največjih izdatkov, ti pa so v večini podjetji prav nabavni stroški in plače. V povprečju dosegajo nabavni stroški 60% lastne cene izdelka. Nabava pomembno vpliva na dobičkonosnost, - če je delež nabavnih stroškov v celotnih stroških sorazmerno velik (50 in več odstotkov), - če se nabavne cene kratkoročno spreminjajo, - kadar je trg končnih izdelkov zelo konkurenčen. Nabava manj vpliva na dobičkonosnost, čeprav je še vedno pomemben dejavnik, - če je delež nabavnih stroškov v celotnih stroških manjši (40 in manj odstotkov), - če so nabavne cene stabilne, - če proizvodnja ne uvaja pogostih inovacij starih in ne razvija novih izdelkov (Potočnik 2002, 20). 8 Večina nabavnih managerjev vidi danes v nabavi vir dobička, saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja. Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko. Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave, da bi tako povečala svojo konkurenčno sposobnost. Viri prihrankov v nabavi so naslednji: - zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljih, - iskanje dobaviteljev z nižjimi cenami, - iskanje ugodnejših transportnih poti, - uporaba cenejših nadomestkov, - spremembe v designu izdelka, ki zmanjšajo stroške, ne pa tudi kakovost, - doseganje boljših plačilnih pogojev, - naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustov, - zmanjšanje administrativnih stroškov, - zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 1999, 6). Nabava pomeni pridobivanje dobrin in storitev, potrebnih za delovanje, vzdrževanje in izvajanje osnovnih in pomožnih dejavnosti, po najugodnejših pogojih pri zunanjih virih. Sledi, da nabavna funkcija odgovarja za opravila, katerih namen je: - opredelitev specifikacije za materiale in storitve ki jih je treba kupiti, - izbira najprimernejšega dobavitelja, - priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedba, - naročanje pri izbranem dobavitelju, - spremljanje in kontrola izpolnitve naročila, - kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (Weele 1998, 29-30). Ustrezna priprava nabave in pravilna nabavna politika lahko prispevata k ekonomičnosti nabave, s tem pa tudi k uspešnemu poslovanju podjetja (Potočnik 1996, 7). Dobro poslovanje nabave ni samo v ekonomičnosti nabave v ožjem pomenu, temveč tudi v kvaliteti blaga, v dobavnem času in optimalnih količinah. Dobro odvijanje funkcije nabave lahko bistveno vpliva tudi na uspešnost proizvodnje in prodaje in s tem na uspešnost celotnega gospodarstva (Deželak 1978, 63). Nabavna funkcija zahteva zelo specifično proučevanje posebne vrste trga in blaga, zato zahteva posebne pogoje dela, službe in strokovno usposobljene ljudi (Deželak 1978, 15). Pri opisovanju vloge in mesta nabavne funkcije v proizvodnih podjetjih se sklicujemo na Porterjevo verigo vrednosti (slika 1). Porter obravnava vsako podjetje kot sestav dejavnosti, ki jih opravljamo zaradi razvoja, proizvodnje, trženja, dobave in vzdrževanja izdelkov. Verigo vrednosti sestavljajo vrednostne dejavnosti in dobiček, ki ga ustvarimo s temi dejavnostmi. Vrednostne dejavnosti lahko razdelimo na različne fizične in tehnične skupine. 9 SLIKA 1: NABAVA IN VERIGA VREDNOSTI (po Porterju, 1985) Vir: Weele (1998, 25) Porter razlikuje med osnovnimi in pomožnimi dejavnostmi. Osnovne dejavnosti so tiste, ki so usmerjene k fizični predelavi in ravnanju s končnimi izdelki. Sestavni del sta distribucija do kupcev in vzdrževanje izdelka. Pomožne dejavnosti omogočajo in dopolnjujejo osnovne dejavnosti. Usmerjene so lahko k dopolnjevanju ene izmed osnovnih dejavnosti ali pa celotnega poslovnega procesa. Vse dejavnosti je treba opravljati tako, da celotna vrednost, ki jo ustvari podjetje, presega njegove stroške. Celotno vrednost podjetja pa določa njegova celotna prodajna vrednost. Tveganje podjetja pa je nagrajeno z dobičkom (Weele 1998, 24-26). Vloga nabave se je v zadnjih letih izredno povečala, posebno na področju sprejemanja odločitev. V času hitrih in zapletenih procesov na trgu, so spremembe v nabavnih okoliščinah ključnega pomena za sedanje in prihodnje konkurenčne prednosti podjetja (Završnik 1999, 9). 2.2 Naloge nabave, nabavna opravila in nabavni cilji Nabava se med podjetji razlikuje po nalogah, odgovornostih in pristojnostih nabavnih oddelkov. Razlike so posledica načina vodenja nabave, razlik značilnosti trgov dobaviteljev, proizvodne tehnologije in organizacijske strukture podjetja. Naloge in odgovornosti nabavnega oddelka so v posameznih podjetjih zelo različne. V nekem podjetju je nabavni oddelek samo oddelek za naročanje, v nekem drugem podjetju pa je nabava strateška dejavnost in je vključena v dolgoročno načrtovanje podjetja (Weele 1998, 124). Nabavna funkcija ima zapleteno in težko nalogo, saj mora, če hoče pravilno delovati, istočasno doseči več pogosto nasprotujočih si ciljev. Zato so pravšnje nabavne odločitve 10 tiste, ki pripomorejo k optimalnemu doseganju vseh relevantnih ciljev (MBA, Lorbek 1992, 17). Z uspešno izvedenimi nalogami dosežemo želen rezultat, torej cilj. Nabavna funkcija mora cilje uskladiti s cilji drugih funkcij in s cilji podjetja kot celote. Samo tako bo imela nabava v podjetju enakovreden položaj, njeno poslovanje pa bo optimalno (Završnik, 1996, 5457). Najpomembnejše naloge nabave so: - določitev potreb po materialu za proizvodnjo, - izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitve raziskave nabavnega trga, - izdelava nabavnega plana, - pripravljalna dela, - poslovno dogovarjanje in sklenitev pogodbe za nabavo materiala, - naročanje, - prevzem materiala, - kontrola in reklamacije, - izdaja naloga za plačilo dobavitelju, - evidenca nabave (Potočnik 1996, 8). Naloge nabave so med seboj povezane, tako lahko slaba izvedba ene naloge vpliva na izvedbo ostalih. Tu je pomembna vloga nabavnih managerjev, katerih naloge in odgovornosti navaja Lysons (1989, 12). Odgovorni so za: - čim večji prispevek nabave k dobičku podjetja, - svetujejo upravi, finančnemu in tržnemu oddelku glede tržnih trendov, - vodijo nabavni oddelek, - ohranjajo obstoječe vire oskrbe in aktivno raziskujejo alternativen vire, - sodelujejo v oblikovanju specifikacije in standardov, - predstavljajo podjetje z dobavitelji, - svetujejo pri odločitvah »narediti ali kupiti«, - sestavijo poročila in priporočila ter nadzorujejo nabavna opravila. Nabavne naloge izvršuje podjetje s med seboj povezanimi opravili, katera razvrščamo v štiri skupine: - pripravljalna opravila (raziskava nabavnega trga, načrtovanje nabave, oblikovanje nabavne politike), - opravila, povezana z izvršitvijo nabave (iskanje ponudb, analiza ponudb, izdelava nabavne kalkulacije in izbira dobaviteljev, pogajanje, sklepanje nabavnih pogodb, naročanje, prevzemanje), - kontrola in plačilo (kontrola materiala, kontrola računov dobaviteljev, reklamacije, plačilo računov), - nabavna evidenca in analiza (evidenca naročil, evidenca dobaviteljev, evidenca nabavnih cen, evidenca materiala, evidenca reklamacij, analiza nabavnega poslovanja) (Potočnik 2002, 30). Nabavna opravila omogočajo izpolnitev osnovnih ciljev nabave, kateri so: - preskrba vseh porabnikov v podjetju z ustreznimi količinami in kakovostjo potrebnega materiala ob planiranih časovnih terminih, 11 - kupovati konkurenčno in pametno, dosegati najboljšo kombinacijo kakovosti, dobave in cene, minimiziranje izgub, ki se nanašajo na zaloge, ki pa so lahko rezultat stroškov za presežke ali stroškov zaradi nezadostnih zalog, - negovati dobre odnose z dobavitelji, - razvijanje zanesljivih nadomestnih virov nabave, - izkoriščanje prednosti standardizacije in specifikacije posameznih delov, - spremljanje marketinških trendov in ohranjanje tekmovalnega položaja v podjetju, - ustvarjanje in vzdrževanje dobrih delovnih in med osebnih odnosov z ostalimi službami v podjetju, - izobraževanje, razvijanje in motiviranje profesionalno kompletnega nabavnega osebja (Završnik 1999, 9). Nabavni management mora cilje nabave uskladiti s poslanstvom in glavnimi cilji podjetja ter težiti k čim boljši realizaciji. V tem kontekstu je pomembno spremljanje uresničevanja zastavljenih ciljev, kar pa je nemalokrat težko, saj nekatere cilje nabave lahko merimo empirično, s kazalniki uspešnosti, druge pa ne. O uspešnosti razvojne vloge, ki jo ima nabava, lahko le subjektivno sklepamo (Završnik 1996, 54-57). Nabavni cilji so povezani s splošnimi cilji vsake gospodarske dejavnosti, da posluje učinkovito in dobičkonosno. Zato podjetje opredeljuje pomen nabavne funkcije na podlagi možnega prihranka pri nabavi, ki se odraža v povečanem dobičku. S tržno usmerjeno nabavno politiko pa prispeva k inovacijam izdelkov in procesov ter znižanju lastne cene izdelka (Potočnik 2002, 31). Temeljni cilji nabavne funkcije po Stihoviču (1989, 49-50) so: a) ekonomski cilji: uspešno oskrbovanje, kar pomeni nabavljati pravo kakovost in količino ob pravem času, po najboljši ceni in najboljših plačilnih in ostalih pogojih, vse to od izbranih dobaviteljev. - prava kakovost mora biti usklajena z namenom proizvoda, kajti previsoka kakovost je dražja od odgovarjajoče kakovosti, - prava količina pomeni, da je ravno pravšnja, glede na potrebo za kontinuiran proces proizvodnje, enako velja za naročanje ob pravem času, - najboljša cena ne pomeni najnižje cene, temveč je to najnižja cena za odgovarjajočo kakovost in količino b) varnostni cilji: zagotoviti nepretrgan tok materiala za kontinuirano proizvodnjo, zmanjšanja rizika nabave in zalog materiala. c) stalni cilji: razvijanje dobrih odnosov z dobavitelji in osebja v nabavi. 2.3 Faze nabavnega procesa Avtorji si glede faz v procesu nabavnega poslovanje niso povsem enotni. Potočnik (1996, 62) operativno izvajanje nabave deli na naslednje postopke: iskanje ponudb, analiza ponudb, izdelava nabavnih kalkulacij, izbira dobavitelja, dogovarjanje, sklepanje pogodb z dobavitelji, naročanje, dostava in prevzem materiala ter likvidacija nabavnega posla. Kotler (1996, 193) deli nabavni proces na pet stopenj: prepoznavanje potreb, iskanje podatkov, ocenitev možnosti, nakupna odločitev in ponakupno vedenje. Weele navaja šest stopenj nabavnega procesa, in sicer: specifikacija naročila, izbira dobavitelja, pogodba o nabavi, naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila ter ocena nabavnega procesa. Bruno 12 Završnik (1996, 57) navaja dvanajst stopenjski nabavni proces: zaznavanje potreb, interno naročilo, pregled internega naročila, izdelava specifikacije, raziskava dobaviteljev, izbira dobavitelja, naročilo, sklenitev pogodbe, spremljanje naročila, prevzem in pregled materiala, likvidacija računa, evidenca in arhiviranje. Med fazami nabavnega procesa različnih avtorjev ne gre za bistvene vsebinske razlike. Faze si sledijo v logičnem zaporedju, med njimi pa obstaja tesna povezava. Slab rezultat ene stopnje oziroma faze vpliva na rezultat naslednje stopnje in celotnega procesa nabave. 2.3.1 Zaznavanje potreb Nabavni postopek se začne, ko podjetje prepozna potrebo ali problem, ki jo lahko zadovolji z nakupom izdelka ali storitve. Prepoznavanje potreb ima lahko notranje ali zunanje vzroke. Potrebe po predmetih materialne preskrbe nastajajo v proizvodnji, razvoju, vzdrževanju, prodaji in drugih oddelkih. Vodje posameznih oddelkov so odgovorne za spoznanje potreb v svojem oddelku (Završnik 1999, 46). 2.3.2 Interno naročilo in pregled internega naročila Interno naročilo je pisno naročilo, ki ga pripravi oziroma sestavi uporabnik oziroma naročnik v podjetju. Opredelitev želenega materiala oziroma natančen opis je pri internem naročilu zelo pomemben, zato je potrebno zagotoviti enotno izražanje in označevanje želenih vrst materiala. Zato moramo imeti ustrezno nomenklaturo, spisek artiklov, ki jih nabavljamo ali katalog in spisek ali katalog materialov na zalogi. Interno naročilo je potrebno izstaviti v dveh izvodih; od katerih je potrebno izvirnik posredovati nabavnemu oddelku, kopijo pa zadrži naročnik. Dolžnosti vodje nabave pri pregledu internega naročila: - vsako interno naročilo je potrebno skrbno pregledati in proučiti ali obstaja alternativni material za zadovoljitev te potrebe, - ugotoviti je potrebno ali je podpisnik internega naročila pooblaščen za naročilo, - ugotoviti je potrebno ali so finančna sredstva zagotovljena, - preveriti ali je morda naročeni material na zalogi v podjetju, - vršiti kontrolo upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa (Završnik 1996, 57). 2.3.3 Izdelava specifikacije Specifikacija predstavlja natančen opis materiala, polizdelkov in sestavnih delov. Je natančen tehnični opis sestave, lastnosti in izvedenih značilnosti za proizvodnjo potrebnega materiala. Opis po potrebi dopolnimo z risbo ali načrtom. Izdelava specifikacije je nujno potrebna za vse materiale in dele, ki niso standardizirani (Završnik 1999, 49). Izdelava specifikacije obsega tri stopnje: 1) Sestavljanje funkcionalne specifikacije – v njej so opisane funkcije, ki jih mora material imeti za uporabnika. Prednosti take specifikacije so: - morebitnim dobaviteljem damo najboljše možnosti, da izkažejo svoje strokovno znanje, - možnost uporabe novih tehnologij, ki jih kupec ne pozna, 13 - določitev meril, ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja specifikacije. 2) Oblikovanje podrobne tehnične specifikacije – v njej so opisane tehnične značilnosti materiala. 3) Opredelitev specifikacije za logistiko in vzdrževanje – opisuje način dostave materiala, okoliščine, v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema, ter zahteve glede vzdrževanja poprodajnih storitev. Pri nabavi del v gradbeništvu so specifikacije ponavadi navedene v opisu del. Celovita tehnična specifikacija obsega opis tehničnih, pravnih in komercialnih zahtev projekta ali izvedbe in je tako le del celotne specifikacije. Uporabnikove potrebe se kot celota imenujejo specifikacija naročila, obsega pa: - funkcije, ki jih mora osnovno sredstvo opravljati, - navedbo osnovnih sredstev, ki jih mora izdelati in dobaviti dobavitelj, - merila kakovosti, - zahteve, kdaj in koliko je treba dostaviti, - način izpolnitve naročila, - zahteve, kdaj mora naročnik dobaviti dobavitelju, - navedbo materialov, ki naj bi se uporabili, - zahteve v zvezi z vzdrževanjem (Weele 1998, 73-74). Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopke potrditve specifikacije. Preden specifikacijo pošljejo dobavitelju, jo mora potrditi nabavni oddelek. To naj bi preprečilo nesporazume na naslednjih stopnjah nabavnega procesa. Izkušnje dokazujejo, da lahko s tako potrditvijo prihranimo precej časa. Tehnične spremembe med samim proizvodnim procesom moramo obravnavati kot postopek za spremembo naročila. Nabavni referent mora poskrbeti, da dobavitelj dobavi material skladno s specifikacijo, ki mu jo je poslal nazadnje. Najbolje je, če dobavitelj potrdi vsako spremembo. Razumljivo je, da mora podjetje natančno določiti, kdo lahko izda zahtevek nabavni službi, da naroči določeno vrsto materiala. Koristna je tudi vrednostna omejitev naročila za posamezno raven odločanja, ker se s tem podjetje izogne tveganju, da naroči nekatere vrste materiala, v preveliki količini, obratno pa drugega materiala nihče ne naroči. Prav tako je potrebno določiti, kdo ima pooblastila za nujna naročila materiala (Potočnik 2002, 169). 2.3.4 Raziskava in izbira dobaviteljev Raziskava dobaviteljev predstavlja konkretno nalogo, in sicer na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje, ki ustrezajo cenovnim, kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja. Gre za vrsto ekonomske analize, ki z znanstvenimi metodami zbira, registrira in analizira podatke o nabavnih virih. Nabavni oddelek skuša s pomočjo poslovnih imenikov, računalniških podatkov, priporočili drugih organizacij določiti najustreznejše dobavitelje (Završnik 1999, 49-50). 14 Izbiranje dobaviteljev je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja. Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe. Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev. Gre za procese in postopke, s pomočjo katerih kupec išče, raziskuje, pregleduje, analizira, izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije, ki lahko najbolj zadovoljijo njegove zahteve. Pravilna, tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja, kateri vsebuje naslednje postopke: 1) Vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij o dobaviteljih. 2) Nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju. 3) Sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij, da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev. Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih, tehnologiji in proizvodnih potencialih dobaviteljev. 4) Tako izbrane »polfinaliste« je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov. 5) Odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočih. 6) Sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih, ki na osnovi informacij najbolje zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje. Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju. 7) Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja. Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij, ki vključujejo objavljene vire, interne vire, osebne stike in mednarodne vire. Iz teh virov potem sestavi izčrpen seznam potencialnih dobaviteljev (Završnik 2004, 56-57). Izbor dobavitelja pa poleg vseh teh pogojev upošteva vedno še druge elemente kot so: navezanost na določenega dobavitelja, splošen sloves dobavitelja, osebno prijateljstvo, …. Vsi ti dejavniki lahko pomagajo ali ovirajo izbor. Izbor dobaviteljev je zelo pomembna naloga in od nje je v največji meri odvisna uspešnost nabavnega poslovanja (Kaltnekar 1993, 205-206). Odločitve o izbiri dobavitelja so odvisne od strukture nabavnih trgov in naše težnje po uravnoteževanju stabilnosti dobav na eni strani in zadostne konkurenčnosti med njimi na drugi strani, kar pa nam omogoča minimizirati našo odvisnost od dobaviteljev (Pučko 2003, 259). Dobavitelji morajo biti izbrani pazljivo, predvsem v primeru, ko proizvajalec uporablja njihove izdelke dolgotrajno. V primeru, da dobavitelj proizvaja izdelke, ki so nato vključeni v nadaljnji delovni proces, slabo poslovanje enega lahko ustavi delovni proces drugega in na ta način povzroči dodatne stroške (Ford 1993, 188) 2.3 5 Iskanje in analiza ponudb Iskanje ponudb je prvi nabavni postopek, kadar se kupec in dobavitelj ne poznata ali kadar kupec išče nov material. Pri iskanju ponudb je potrebno točno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje. 15 Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe in opcijo, do kdaj velja. Bistvene sestavine ponudbe so: količina, cena, kakovost, plačilni pogoji (rabat, skonto, rok plačila), dobavni rok in dobavni pogoji, morebitna garancija. Vse ponudbe, ki jih nabavni oddelek prejme, je potrebno urediti in ugotoviti, ali so med seboj primerljive, torej ali vsebujejo vse zahtevane podatke. Primerjava oziroma analiza ponudb je lahko: - formalna; kadar primerjamo skladnost ponudb s povpraševanjem, celovitost in razumljivost, - vsebinska; kadar preračunamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec. Pomembna sestavina vsebinske analize ponudb je tudi primerjava kakovosti, dobavnih rokov, tveganj v zvezi z lokacijo dobavitelja, zlasti, če je dobavitelj iz tujine ter boniteto dobavitelja. S primerjanjem sestavin ugotavljamo prednosti in pomanjkljivosti ponudb med dobavitelji (Potočnik 2002, 169-170). 2.3.6 Nabavna kalkulacija Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo z nabavno kalkulacijo. Nabavna kalkulacija pomeni primerjalno analizo prejetih ponudb in njihovih pogojev ter na osnovi tega predlog za izbor dobaviteljev. Vse zbrane ponudbe je treba temeljito proučiti, primerjati njihove pogoje in jih tudi ustrezno ovrednotiti. Zbrane ponudbe je treba analizirati. Predvsem je treba izenačiti podatke in na ta način omogočiti njihovo primerjavo. Situacija narekuje, kateri ponujeni pogoji so za podjetje pomembnejši. Včasih bodo to nakupne cene in dostavni stroški, drugič ugodni dobavni roki ali splošna solidnost dobavitelja, lahko je to ponujena kvaliteta in še drugo. Primerjalni pogled vseh pomembnih kriterijev lahko pripelje do izbora najustreznejšega dobavitelja. Nabavna kalkulacija mora zajeti vse odločujoče elemente za izbor dobaviteljev, predvsem pa celotne nabavne stroške, kvaliteto materiala, dobavne roke in plačilne pogoje (Kaltnekar 1993, 205-206). 2.3.7 Pogajanje o nabavi Pogajanje se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine pogodbe. Pogajanje predstavlja jedro nabavnega poslovanja, zato morata dobavitelj in kupec upoštevati naslednja načela: - načelo dobrega gospodarja, - načelo zakonitosti, - poslovati po dobrih poslovnih običajih, - upoštevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih. Cilj pogajanja je, da pride do soglasja s popuščanjem, tako da sta z rezultatom pogajanja zadovoljni obe strani (Potočnik 2002, 172-173). 16 Pred izvedbo pogajanj je potrebno opredeliti pogajalske strategije in taktike. Pogajalska strategija je vse obsežen načrt o vodenju pogajalskega procesa, ki ga opredeli posamezna pogajalska stran. Najbolj pogosto uporabljene pogajalske strategije so pozicionalna pogajanja, koncesionarna pogajanja in načelna pogajanja. Pri prvih dveh gre za princip, ki prinaša dodatno pridobitev za eno pogajalsko stran na škodo druge. Načelni pogajalci pa uporabljajo taktike, ki omogočajo sprejemljivo rešitev za vse pogajalske strani (Gruban 2003, 87). 2.3.8 Sklenitev pogodbe, naročilo in spremljanje naročila (pogodbe) Sprotno naročanje Izbiri najboljšega dobavitelja sledi naročilo. Naročanje pomeni neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in predstavlja ustvarjanje dejanske pravne obveznosti. V izogib pravnih posledic, velja pravilo, da mora biti naročilo pisno v obliki naročilnice ali posebne pogodbe (Završnik 1999, 52-53). Poglavitne sestavine naročilnice so: podatki o dobavitelju, opis izdelka, cena na enoto, število enot, datum dobave, navodila za prevoz, naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun, tekoča številka naročila in datum, plačilni pogoji. Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico in račun (Weele 1998, 92). Naročanje na osnovi letnih pogodb Pri okvirnih pogodbah gre za pavšalne dogovore o določenem blagu ali blagovni skupini, v katerih se kupec zavezuje za nabavo določenih količin, navadno tokom leta. Pogoji, kot so cena, plačilni pogoji, storitve, so dokončno dogovorjeni, medtem ko so natančne specifikacije in količine naročene v času trajanja okvirne pogodbe. Pravna podlaga nabave je kupna pogodba, ki nastane na podlagi soglasja obeh partnerjev. Pogodba je sklenjena, ko dobavitelj pošlje naročniku pisno potrditev naročila, ki pa ne sme odstopati od samega naročila. Če naročamo na podlagi ponudbe, ki vsebuje rok veljavnosti, pomeni v tem roku prejeto naročilo tudi sklenitev pogodbe (Završnik 1999, 53). Sklenjena prodajna pogodba praviloma ni hkrati naročilnica za dobavo materiala. Najpogosteje je s pogodbo določena celotna količina, delne količine pa odjemalec naroča s posebno naročilnico, ki naj bo po vsebini usklajena s pogodbo, saj z njo odjemalec zahteva od dobavitelja, da mu dostavi določeno vrsto in količino materiala skladno s sklenjeno prodajno pogodbo. Zato mora tudi naročilnica vsebovati bistvene sestavine prodajne pogodbe, to je vrsto materiala, količino, kakovost, ceno (Potočnik 2002, 178). Bistvene sestavine nabavne (prodajne) pogodbe so: - predmet pogodbe, ki mora biti določen ali vsaj določljiv na tržno običajen način, - količina, ki mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način, - cena, ki je lahko natančno določena, ali pa določljiva na dan dobave, 17 - kakovost, ki je lahko opredeljena z vzorcem, standardom, blagovno znamko, specifikacijo, kot tržna kakovost, ki je običajna v kraju prodajalca z oznako takšnakakršna, rok dobave določa čas izpolnitve, kraj izpolnitve je določen s prevozno klavzulo (Potočnik 1996, 66). Izpolnitev naročila zahteva veliko pozornosti in pogosto poteka na podlagi seznama dobav v zamudi, v katerem so zapisane vse zakasnele dostave. Različne metode spremljanja izpolnitve naročila: a) Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih Metoda temelji na »sistemu opozarjanja«, pri kateri nabavni referent ukrepa le, ko mu dobavitelj sporoči, da bo zmanjkalo materiala. Ta metoda se v praksi pogosto uporablja. b) Rutinsko preverjanje stanja Ta metoda je namenjena preučevanju težav v zvezi z dobavo in kakovostjo. Določeno število dni pred obljubljenim dnevom dostave naveže nabavni referent stik z dobaviteljem in se prepriča o dostavi blaga na dogovorjeni dan. c) Vnaprejšnje preverjanje stanja To metodo uporabimo pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev (Weele1998, 93). 2.3.9 Prevzem in pregled materiala Natančen prevzem in pregled materiala imenujemo tudi vhodna kontrola, ki obsega kontrolo dobavnice, količine in kakovosti. Pri prevzemu pošiljke je potrebno najprej primerjati podatke na dobavnici, ki spremlja pošiljko, s prispelim materialom. Istočasno primerjamo tudi prispelo količino po postavkah z naročilom oziroma pogodbo, medtem ko kontrolo kakovosti opravijo za to potrebni strokovnjaki. V primeru ugotovitve pomanjkljivosti pripravimo komisijski zapisnik, na osnovi katerega sprožimo reklamacijski postopek (Završnik 1999, 54). Prevzem materiala lahko poteka v skladišču dobavitelja ali naročnika. Ob prevzemu materiala mora naročnik opravit kontrolo: - količine, katero v manjših skladiščih opravi skladiščnik, v večjih podjetjih pa posebni oddelek za prevzem in vhodno kontrolo materiala, - kakovosti, katero opravi posebni oddelek kontrole kakovosti, z namenom zagotoviti kakovost izdelavnega procesa in končnega izdelka, - dobavnega roka, zaradi pravočasnega prevzema materiala in zagotovitve nemotene proizvodnje, - ostalih nabavnih pogojev, ki se nanašajo na način dostave, izbiro prevoznega sredstva, zavarovanje, embalažo (Potočnik 2002, 179). 2.3.10 Likvidacija računa Naloga likvidacije računa je, da se prejete račune dobaviteljev pregleda v smislu računske in predmetne točnosti. Glede kontrole računa, ki je pomembna naloga, ni enotnega mnenja, ali sodi med naloge nabave ali računovodstva. Razlika v mnenju se pojavlja z vprašanjem, kje je ta naloga bolj učinkovito in natančno opravljena. 18 Podlaga za kontrolo je kupna pogodba in izpolnitev naročila s strani dobavitelja. Kontrola je osredotočena na ugotavljanje izpolnitve pogodbenih določil in pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja. Kontrolo računa opravimo takoj po prejemu, saj s tem omogočimo računovodstvu, da hitro opravi plačilo in po možnosti pridobi pravico do popusta (Završnik 1999, 56). 2.3.11 Evidenca in arhiviranje Namen nabavne evidence je zbiranje podatkov za analizo in kontrolo nabavnega poslovanja. Nabavno evidentiranje se je poenostavilo z računalniškim spremljanjem materialnega toka, saj je mogoče programirati kakršno koli evidenco, ki jo potrebuje posamezni nabavni referent ali katera koli služba v podjetju. Naslednje in druge evidence v nabavnem poslovanju sestavljajo bazo podatkov za nabavne odločitve, oblikovanje oziroma sprejemanje nabavne politike: - evidenca količin materiala, - evidenca cen materiala, - evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti), - evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih, - evidenca reklamacij (Potočnik 2002, 185). Ostale 57): - osnovne evidence za učinkovito poslovanje nabave ki jih navaja Završnik (1999, evidenca vseh naročil, evidenca odprtih naročil, evidenca končanih naročil, evidenca po vrstah materiala, evidenca po okvirnih pogodbah, evidenca nabave specifičnih orodij v zvezi z nabavo materialov in sestavnih delov. Evidenco končnih naročil arhiviramo za najmanj tri leta. Edinstvena naročila in naročila velike vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 1999, 57). 19 3 NABAVNI PROCES OSNOVNIH SREDSTEV V GRADBENEM PODJETJU 3.1 Predstavitev podjetja Začetek delovanja podjetja Gradnja d.d. sega v leto 1962, katerega osnovni namen ustanovitve je bilo vzdrževanje cest, sčasoma pa so začeli razvijati tudi gradbeno dejavnost, katera je danes dominantna. Podjetje je v času svojega obstoja doživelo neštete organizacijske in statusne spremembe, najpomembnejši korak v tržno gospodarstvo pa je naredilo leta 1994 s preoblikovanjem v delniško družbo. Dejavnost podjetja Gradnja d.d. temelji na petih stebrih: - inženirske gradnje, - gradnja stavb, - vzdrževanje cest, - proizvodnja lastnih materialov in - investitorski inženiring. Temeljna dejavnost so inženirske gradnje, ki zajemajo cestne novogradnje državnih in lokalnih cest s pripadajočimi objekti, rekonstrukcije in obnove cest, izgradnjo komunalne infrastrukture, vodovode, kanalizacijo, urejanje okolice. Velika prednost podjetja je proizvodnja lastnih materialov, ki zajema proizvodnjo asfaltnih zmesi, kamnitih materialov in betonskih mešanic, kar podjetju zagotavlja konkurenčnost in neodvisnost. Podjetje se dokazuje kot zaupanja vreden partner z dolgoletno tradicijo poslovanja, ugledom, strokovno usposobljenim kadrom in s primerno tehnološko opremljenostjo. Podjetje Gradnja d.d., danes šteje 436 zaposlenih, skupaj s povezanimi družbami pa 785. Vizija podjetja je postati vodilni ponudnik storitve na področju nizkih in visokih gradenj, vzdrževanje cestnega omrežja ter proizvodnje gradbenega materiala in izdelkov. Funkcijske strategije podjetja: - povečanje učinkovitosti poslovanja v vseh procesih, - visoka usposobljenost in motivacija zaposlenih, - projektno orientirana organizacijska struktura, - zagotavljanje optimalnega finančnega položaja sistema, - prodajne aktivnosti, usmerjene v potrebe kupcev, - optimalno zagotavljanje potrebnih resursov za nemoteno delovanje sistema, - vzpostavitev integriranega informacijskega sistema, ki bo omogočal jasno in transparentno sliko poslovanja vseh poslovnoizidnih enot in procesov. Za uresničevanje kakovosti poslovanja podjetja skrbijo vsi zaposleni. Vsak je odgovoren za kakovost svojega dela, s čimer prispeva k rezultatom in poslovni uspešnosti podjetja. Vodstvo podjetja pa skrbi za visoko strokovno usposobljenost, informiranost in motiviranost zaposlenih. Konkurenčno sposobnost in dolgoročno odlično poslovnost podjetje dokazuje z uvedbo sistema vodenja kakovosti v skladu z zahtevami standarda ISO 9001:2000. 20 Upravo družbe sestavljajo predsednik uprave, član uprave za ekonomske zadeve in član uprave za tehnične zadeve. Organizacija družbe je prikazana v organizacijski shemi podjetja, ki je priloga 1 tega dela. Podjetje Gradnja d.d. je organizacijsko razdeljeno na osem področij: - PRAVNO-KADROVSKO PODROČJE - PODROČJE EKONOMIKE - PODROČJE NABAVE - PODROČJE INŽENIRINGA - PODROČJE TEHNIČNIH SLUŽB - PODROČJE OPERATIVE - PODROČJE VZDRŽEVANJA CEST - PODROČJE PROIZVODNJE. Področja se delijo na posamezne enote z obrati ali različne službe, s posameznimi delovni mesti. Družba Gradnja ob načrtnem razvoju skrbno širi mrežo povezanih podjetij. Z združenimi močmi omogoča realizacijo kompleksnih gradbenih projektov od finančne konstrukcije, svetovanja, izvedbe do predaje končnemu kupcu. Podjetje ima na domačem trgu šest podjetij iz skupine Gradnja. Ker pa želi svoje znanje in izkušnje uveljaviti tudi v tujini, se je odločilo za internacionalizacijo podjetja na področju jugozahodne Evrope, kjer ima tri podjetja v tujini. 3.2 Področje Nabava Področje nabava predstavlja eno od temeljnih funkcij poslovnega procesa v podjetju. Opredeljeno je z organizacijskim predpisom, katerega namen je prikazati in opisati proces nabave v podjetju, ki je sestavljen iz več podprocesov. V okviru področja nabava delujejo naslednji podprocesi: »skladiščenje«, »služba za kooperante in podizvajalce« in »poraba goriva in naročanja bencinskih kartic«. V področju nabava delujejo trije nabavnimi komercialisti, koordinator nabave in direktor področja nabava, ki je neposredno odgovoren upravi. Vodja nabave poleg nalog in zadolžitev komercialista skrbi za sistem kakovosti ISO v svojem področju, vodi pisarno in je pomočnik direktorja. Nabavni komercialisti se delijo po vrstah materialov: gradbeni material, reprodukcijski material, osnovna sredstva, rezervni deli, storitve. Interni sestanki potekajo enkrat tedensko z direktorjem področja nabava. Poroča se o aktivnostih, uspešnosti in številu sklenjenih pogodb, rešuje se morebitne težave in nesporazume, ki nastajajo pri doseganju skupnih interesov z dobavitelji. V kolikor komercialist ne more doseči sporazuma z dobaviteljem, prevzame nadaljnje pogajanje direktor področja, v primerih strateških partnerjev pa nastopi uprava. Komercialisti nabave pod strokovnim vodstvom direktorja področja opravljajo svoje naloge, in sicer: - nabavljajo po najnižjih cenah z upoštevanjem ustrezne standardne kakovosti in dobavnim rokom, 21 - izbirajo strokovne in zanesljive dobavitelje, zagotavljajo neprekinjeno oskrbo v podjetju, skrbijo za optimalne zaloge, pri čemer upoštevajo varnost in ekonomičnost, raziskujejo trg, pridobivajo in analizirajo ponudbe dobaviteljev, izbirajo potencialne dobavitelje ter pripravljajo osnove za pogajanje, izračunavajo nabavne cene in izdelujejo prodajne kalkulacije cen, pripravljajo pogodbe za sklenitev posla, naročajo, rešujejo in spremljajo reklamacije. Naloge direktorja področja nabava so: - vodenje, organiziranje in nadziranje dela v področju nabava, - redno spremljanje novosti na področju zakonov in predpisov, - sodelovanje pri oblikovanju in sklepanju pogodb. 3.2.1 Cilji procesa nabave Cilj procesa nabave je pravočasna in ustrezna dobava blaga, materiala, delovne sile, storitev ustrezne kakovosti z optimalnimi stroški, v skladu s potrebami in željami naročnika. V podjetju Gradnja d.d., cilji področja nabava izhajajo iz temeljne politike podjetja, katera pa je opredeljena z vizijo in poslanstvom. Cilji področja nabava za leto 2006 so: - sklepanje pogodb z dobavitelji pod čim boljšimi pogoji (90 dni rok plačila, casasconto 0,05% na dan, 50% povratni posel, stimulativna lestvica), - rangiranje dobaviteljev, kooperantov in podizvajalcev, - spremljanje realizacije po dobaviteljih, - iskanje ugodnejši dobaviteljev, - iskanje alternativnih možnosti – zamenjava materialov, - skrbništvo nad osnovnimi sredstvi, - skrb za vso potrebno dokumentacijo (a-testi, …), - posodobljen način obdelave zahtevkov in naročilnic, - spremljanje reklamacij, - obveščanje področja inženiring o spremembi cen, - obveščanje področja operative o spremembah in novostih materialov. 3.2.2 Planiranje aktivnosti področja nabava Planiranje aktivnosti področja nabava narekujeta dva dokumenta in sicer letni plan družbe in sprotne potrebe procesa. Na osnovi izkušenj in letnega plana prihodkov, področje nabava na začetku leta naredi oceno aktivnosti sklepanja: - letnih pogodb z dobavitelji za nabave delovne sile, mehanizacije, blaga, materiala in osnovnih sredstev, - pogodb za vzdrževanje opreme in - pogodb za enkratne nabave. Proces nabave osnovnih sredstev je shematično prikazan v prilogi 2. 22 3.3 Letni investicijski plan Pri nabavi osnovnih sredstev gre za naročila večjih vrednosti, nad 1mio SIT in so predmet investicijskega plana, naročajo se po naslednjem postopku. Posamezna področja podjetja se znotraj področij dogovorijo in uskladijo glede potreb po novih osnovnih sredstvih ter podajo potrebo oziroma predloge po novih osnovnih sredstvih. Posamezni predlogi se predajo v področje tehničnih služb, katero jih potrdi in pripravi letni plan nabave osnovnih sredstev. Letni investicijski plan mora pred začetkom leta sprejeti tričlanska uprava podjetja. Ko se med letom po posameznih področjih podjetja pojavi potreba po novem osnovnem sredstvu, posamezno področje izpolni zahtevek za nabavo novega osnovnega sredstva. Področje tehničnih služb preveri ali je zahtevek v skladu z letnim planom, in v primeru da je, nabavna služna izvede proces, v ožjem smislu, ki je opisan v nadaljevanju dela. V primeru, da zahtevek ni v skladu z letnim planom, gre v odobritev upravi, in če ga uprava potrdi se nabavni proces v ožjem smislu nadaljuje, sicer pa se zaključi. 3.4 Zahtevek (interno naročilo) in izdelava specifikacije naročila Posamezno področje na osnovi zaznavanja potrebe ali v skladu z letnim investicijskim planom, pripravi zahtevek za dobavo novega osnovnega sredstva. Zahtevek, ki je priloga 3, je osnovni dokument za evidentiranje potreb po novem osnovnem sredstvu in veljavna oddaja naročila organizacijske enote. Zahtevek je veljaven, ko so izpolnjeni vsi zahtevani podatki in je podpisan s strani odgovorne osebe izdajatelja zahtevka, to je direktor področja. Vsebina zahtevka je sledeča: - zaporedna številka zahtevka, - ime naročnika zahtevka, - ime prejemnika zahtevka, - podpis naročnika zahtevka (direktor področja ali vodja projekta), - datum izdaje zahtevka, - datum prejema zahtevka, - naziv projekta, gradbišča ali delovišča, - lokacija dobave, - stroškovno mesto in stroškovni nosilec ali delovni nalog, - vrsta osnovnega sredstva, natančen opis ali kataloška številka osnovnega sredstva, - ocenjena vrednost, - merska enota in količina ter želeni datum dobave, - podpis odgovorne osebe za izvršitev zahtevka in datum izvršitve zahtevka. Pri pripravi zahtevka za naročilo je zelo pomemben natančen opis karakteristik osnovnega sredstva, zlasti ko gre za nabavo specialnih strojev (bagri, rovokopači). V takšnih primerih je specifikacija lahko tudi priloga zahtevka, v kateri je natančno opredeljena tehnična struktura, lastnosti in vse funkcije, ki jih osnovno sredstvo mora imeti. Priporočljivo je, da priložimo tudi skico. Pomagamo si tudi z nomenklaturami osnovnih sredstev, prospekti s tehničnimi parametri in katalogi dobaviteljev. Specifikacija naročila je pomembna in potrebna zaradi komuniciranja med naročnikom osnovnega sredstva in nabavnim komercialistom, ki bo izvedel naročilo. Na drugi strani pa 23 je pomembna tudi z vidika poslovnega komuniciranja med nabavnim komercialistom in dobaviteljem osnovnega sredstva, saj mu pove kaj podjetje želi nabaviti. Podjetje uporablja nomenklature osnovnih sredstev iz dveh vidikov: - da zagotoviti enotno označevanje osnovnih sredstev in - za davčno olajšavo. Tako opremljeni zahtevki gredo v tehnično službo, katera v primeru nabave osnovnih sredstev v okviru letnega investicijskega plana, preveri skladnost le s tem oziroma v primeru sprotnih potreb procesa analizira upravičenost investicije. Podpisan zahtevek s strani direktorja področja tehničnih služb, se dostavi v področje nabava. Zahtevki se pripravijo v dveh izvodih, enega obdrži naročnik področja, originalne dokumente pa prejme nabava. Komercialist nabave na zahtevku preveri vse potrebne sestavine, da ugotovi morebitne neustreznosti pri podpisu odgovorne osebe za izvršitev nabave osnovnih sredstev in nezadovoljiv opis karakteristik osnovnega sredstva, na osnovi katerih izvede kakovostno in ekonomično upravičeno dobavo. Z izdajateljem je dolžan uskladiti morebitne nejasnosti. 3.5 Zbiranje ponudb in sklepanje pogodb Aktivnosti zbiranja ponudb se začnejo na osnovi potrjenih zahtevkov s strani direktorjev področij bodisi kot okvir za letne dobave v skladu z investicijskim planom ali kot posledica potreb procesa. Odobreni zahtevki prihajajo do direktorja področja nabava, ki določi prioriteto del za posameznega komercialista nabave, ki skrbi za svoj segment. Osnova za sklepanje pogodb so potrjeni predlogi za nabavo osnovnih sredstev (obrazec). Podpisniki predlogov so trije in sicer: vodja posamezne enote (naročnik), direktor področja in član uprave za tehnične zadeve. 3.5.1 Raziskava, izbira in rangiranje dobaviteljev investicijske opreme Vlaganje v investicijsko opremo je odgovorno in zahtevno delo, ki učinkovite rezultate pokaže na dolgi rok. Sodobno podjetje, ki se tega zaveda, zagotovi ustrezno kadrovsko zasedbo ter tudi finančno in časovno zadostno podporo, da se omogoči nabava optimalne investicijske opreme. Le s strokovnim in odgovornim vodstvom do nabave investicijske opreme in vseh medsebojnih povezav, ki nastajajo v podjetju in zunaj njega, se lahko uresničijo zastavljeni cilji podjetja: dobiček, rast in razvoj. Podjetja uporabljajo veliko orodij in postopkov pri izbiranju in snubljenju dobavitelja investicijske opreme (ocenitev refernčnih seznamov, razjasnitev zahtev, industrijski preskusi, študije o sposobnosti procesov). Med dobavitelji se kažejo pomembne razlike kot so: zanesljivost, prilagodljivost, vodilnost na trgu, znanje, ambicije (Završnik 2004, 84). Z raziskavo dobaviteljev podjetje pridobi primerljive kriterije med potencialnimi dobavitelji. Raziskava dobaviteljev zajema iskanje novih dobaviteljev, preverjanje že obstoječih in analiziranje njihovih ponudb. 24 Komercialist nabave odobrene zahtevke prevzame in išče potencialne dobavitelje za dobavo osnovnih sredstev na domačem in izjemoma na tujem trgu. Zbrati mora vsaj tri ponudbe oziroma vsaj pet ponudb za večje projekte. Za dobavo specifičnih rezervnih delov osnovnih sredstev, se moramo posluževati dobaviteljev iz tujine, ker nimajo zastopstva v Sloveniji in za katere ne obstajajo alternativni viri ponudbe. Nabavni komercialist mora najti ustrezno osnovno sredstvo, kot ga zahteva naročnik (strojni park, avtoprak, mehanizacija ali proizvodnja), zato je zelo pomembna specifikacija in uskladitev z naročnikom. S pomočjo raziskave dobaviteljev mora nabavni komercialist zbrati naslednje poslovne informacije, ki služijo kot osnova pri pogajanju z dobavitelji: - sposobnosti in sodelovanje vodstva podjetja, - finančno stanje podjetja, - zmogljivost, učinkovitost in kakovost proizvodnje, - tehnologija (sodobna), - reference kakovosti, garancij, dobavnih rokov, - finančni pogoji (cena, rabati in ostali prodajni pogoji), - fleksibilnost, - usklajenost s slovensko zakonodajo. Nabavni komercialist pridobiva naštete podatke s pomočjo poslovnih imenikov, medijev, registra domačih in tujih podjetij, priporočil drugih podjetij, interneta, udeležbe na sejmih, poslovnih prestavitvah in prireditvah, promocijah. Komercialist nabave od potencialnih dobaviteljev pisno ali ustno zahteva ponudbe za dobavo osnovnih sredstev. Dobavitelji morajo v svojih ponudbah podati naslednje informacije: - natančne karakteristike, ki jih nudi osnovno sredstvo, - zakonsko predpisane informacije (servisi, izjava o skladnosti, garancija, slovenska navodila), - a-teste, - rok dobave, - rabate. Priporočljivo je da pošljejo tudi prospekte s skicami in kataloškimi številkami osnovnih sredstev, za lažje poslovno komuniciranje. Po pridobitvi ponudb različnih dobaviteljev komercialist nabave ponudbe pregleda in jih uskladi z naročnikom osnovnih sredstev (glede karakteristik). Nato pripravi primerjavo ponudb (tabela v excelu), na osnovi katere direktor nabave s pomočjo strokovne podpore (direktor tehničnih služb, vodja betonarne, asfaltne baze, ..) opravi analizo in izbor dobaviteljev. Tabela primerjave ponudb potencialnih dobaviteljev vsebuje naslednje podatke: - posamezne karakteristike osnovnih sredstev, - cene, - kvaliteta, - a-testi, 25 - čim daljši rok plačila (izjema so dobavitelji iz tujine, kateri zahtevajo avansna plačila), rabati, rok dobave 1 dan, 5 dni, dobava v podjetje ali na gradbišče, garancija, zagotavljanje servisa in kakovostnega vzdrževanja, redna oskrba z rezervnimi deli, izjava o skladnosti, slovenska navodila, možnost kompenzacij, bonitete dobaviteljev. Poudarek pri izbiri je na kvaliteti in ceni, vendar ne na najnižji kot najcenejši, ampak najnižji za izbrano kvaliteto. Pri osnovnih sredstvih manjših vrednosti in ki ne sodijo med strateška (vrtalni sistemi, rezilke, ..), težimo k enemu dobavitelju, da se izognemo različnim vrstam posameznih osnovnih sredstev in ni smiselno imeti mnogo različnih tipov posameznega osnovnega sredstva. Pri določenih segmentih osnovnih sredstev imamo standardne kvalitete. Včasih poskušamo tudi s cenejšimi osnovnimi izdelki, če se izkaže da je v redu nadaljujemo, sicer zamenjamo za novega dobavitelja ali že predhodnega. Z dobavitelji v tujini poslujemo, če na domačem trgu ne obstaja alternativni vir ali v primeru ugodne cene, saj so te nabave redke (1 krat do 2 krat letno) in poslovni partnerji zahtevajo avanse. Pretežno poslujemo z dvema dobaviteljema za specifične rezervne dele osnovnih sredstev. Težimo k temu, da nabavljamo v paketih, kar pomeni večje količine, saj lahko le tako dosegamo maksimalne rabate. Na osnovi investicijskega plana kupujemo na začetku leta, velike količine. V primeru strateških dobaviteljev se v proces analiziranja ponudb in izbire dobavitelja vključi uprava. Pred odločitvijo in potrditvijo ponudbe, si strateška osnovna sredstva (drobilci, buldožerji, gredarji, finišarji, valjarji,) ogleda vodja mehanizacije in direktor področja tehničnih služb. Strateških partnerjev ne menjamo pogosto. Strateška osnovna sredstva za leto 2006 po investicijskem planu: črpalka za beton, tovorna vozila, mini bagri, rovokopači, traktorji in računalniška oprema. Pri večjih projektih je velik pomen pri primerjavi dobaviteljev osnovnih sredstev na zagotavljanju servisa. Pri izbiri dobaviteljev za dolgoročno sodelovanje so pomembni še dodatni kriteriji: - sodobna tehnologija in ustrezna informacijska podpora, - zaupanje in zanesljivost, - dodatne in posebne bonitete, - poprodajne storitve (svetovanja). Po opravljeni analizi in izbiri ustreznega dobavitelja, komercialist nabave pripravi predlog za nabavo osnovnega sredstva (obrazec). Vsebina predloga so karakteristike osnovnega 26 sredstva in cena. Podpisani predlog s strani vodje enote, direktorja področja in člana uprave za tehnične zadeve, je osnova za naročilo. Nobenega dobavitelja pa ne izberemo samo enkrat in za vselej. V nabavnem procesu dobavitelje vedno preverjamo in ocenjujemo. Vse dobavitelje in njihove pogoje, vodimo v posebnih evidencah dobaviteljev. Presojo dobaviteljev vršimo na podlagi subjektivne ocene. Največji pomen dajemo ceni osnovnih sredstev, plačilnim pogojem in kvaliteti. Izbrane dobavitelje vnesemo po podpisu pogodbe v bazo podatkov, seznam odobrenih dobaviteljev. Ustreznost izbranih dobaviteljev ocenjujemo v sklopu analize poslovanja za preteklo obdobje, minimalno enkrat letno oziroma po potrebi tudi po vsaki dobavi, ter izvedemo njihovo rangiranje. Rangiranje izvajamo po naslednji lestvici: A - ustreza (od 31 do 40 točk) B - ustreza pod pogojem izboljšav (od 26 do 30 točk) C - komaj še ustreza (od 21 do 25 točk) D - nujno zamenjati (< 21 točk). Kriteriji po katerih so posamezni dobavitelji ocenjevani in možno število točk: - cena ( 0-9 točk), - rok plačila (0-3 točke), - možnost kompenzacij (0-3 točke), - zagotavljanje kakovosti (0-5 točk), - spoštovanje roka dobave (0-6 točk), - fleksibilnost pri ostalih dogovorih (0-3 točke), - zmogljivost kapacitet (0-3 točke), - dolgoročni interes (0-2 točki), - možnost sodelovanja na skupnih projektih (0-3 točke), - alternativnost (0-3 točke). Glede na pomembnost so posamezni kriteriji različno točkovani. 3.5.2 Sklenitev pogodbe Izbiri ustreznega dobavitelja osnovnega sredstva in njegove ponudbe, sledi sklenitev pogodbe, katere cilj je jasna opredelitev pogojev realizacije investicije. Zelo pomembna sestavina kupo prodajne pogodbe osnovnih sredstev je, določilo v zvezi z jamstvom za napake (garancija, servisne storitve). V kupo prodajni pogodbi so navedene osnovne (bistvene) sestavine pogodbe in najpomembnejši pogoji v skladu z naročnikom: - osnovni podatki obeh pogodbenih partnerjev (naziv, točen naslov, matična št., davčna št., št. TRR, pooblaščeni zastopnik), - predmet pogodbe, - pogodbena vrednost, - plačilni pogoji (rabati, superrabati glede na letni promet, rok plačila, cassa sconto, obrestna mera, varščina), 27 - garancija, - reklamacije in servisi, - kakovost osnovnega sredstva, - datum, - podpisi pooblaščenih zastopnikov. Med posameznimi sklenjenimi pogodbami so lahko vsebinske razlike opredeljene z različnimi poudarki na posameznih pogodbenih določilih. Pogodbo pripravi komercialist nabave ali pa jo pripravijo in pošljejo dobavitelji v skladu z zahtevami naročnika. Sestavljena pogodba gre skupaj z obrazcem pregled pogodbe v podpis določenim direktorjem področij, katere določi direktor nabave, ki je prav tako podpisnik obrazca. Običajno so podpisniki obrazca za pregled pogodbe osnovnih sredstev direktor pravno-kadrovskega področja in direktor področja kot naročnik osnovnega sredstva. Podpisnik pogodbe je tričlanska uprava podjetja. Ko je pogodba z dobaviteljem sklenjena, jo nabavni komercialist evidentira v bazo podatkov seznam sklenjenih pogodb z dobavitelji osnovnih sredstev (v excelu). Vnesejo se podatki o dobavitelju, številka pogodbe, o vrsti osnovnega sredstva, cena, plačilni pogoji, garancija, obrestna mera, boniteta. Evidentirani podatki služijo za analize po različnih kriterijih. 3.6 Naročanje Osnova za naročilo je potrjen predlog za nabavo osnovnih sredstev in podpisana kupo prodajna pogodba obeh strank. Komercialist nabave po določitvi prioritet svojega direktorja, izpolni naročilnico in jo po fax-u pošlje dobavitelju, s katerim je pogodba za dobavo osnovnih sredstev že sklenjena ali pa se sklene naknadno. Na naročilnici so navedene vse karakteristike osnovnih sredstev, rok plačila, za interne potrebe podjetja, stroškovno mesto in stroškovni nosilec. Podpisnik naročilnice je direktor področja nabava. 3.7 Prevzem in evidentiranje osnovnih sredstev Dobava in prevzem osnovnih sredstev se vrši preko skladišča, direktno na gradbišče ali v proizvodnjo. Prevzame ga odgovorna oseba, ki naredi količinski in kakovostni prevzem. Pri tem mora biti izvršena kontrola dokumentov (dobavnica) in vseh podatkov, ki so nujni za pravilno izstavljen račun in nastanek stroška. Dobavnica mora vsebovati navedbe za kakšno vrsto osnovnega sredstva gre, šifro, naziv, količino, datum in čitljiv podpis oziroma osebni žig prevzemnika in dobavitelja. Prevzem manjših osnovnih sredstev (drobna mehanizacija) se vrši v skladišču. Naloge vodje skladišča za drobno mehanizacijo pri prevzemu osnovnega sredstva: - opravi količinski in kakovostni prevzem (pregleda osnovno sredstvo, da ugotovi ali je ispravno), - potrdi skladno dobavo (podpiše dobavnico), - pripravi prevzemni zapisnik (priloga 4), ki je osnova za vnos v program osnovnih sredstev in za izdajo osnovnega sredstva v uporabo, - fotokopira slovenska navodila za uporabo in jih hrani v skladišču. 28 Skladiščnik odda potrjeno dobavnico in zapisnik o prevzemu osnovnih sredstev skrbniku osnovnih sredstev (nabavni komercialist), kateri nalepi inventarno številko na oba dokumenta in fizično na osnovno sredstvo. V primeru, da dobava ni v skladu z zahtevami naročila, le to zavrne in obvesti skrbnika osnovnih sredstev, ki opravi ogled in napiše reklamacijski zapisnik (priloga 5). Osnovno sredstvo, ki je bilo prevzeto preko skladišča, lahko dvigne delavec le s podpisanim zahtevkom od pooblaščene osebe, to je direktor posameznega področja. Prevzem večjih osnovnih sredstev (avtomobili, stroji, …) na gradbišču ali v proizvodnji opravi skrbnik osnovnih sredstev, ki prav tako ugotavlja skladnost količin in kakovosti z naročilom, ter potrdi skladno dobavo in napiše prevzemni zapisnik. Pri kontroli kakovosti lahko, če je potrebno sodeluje tudi strokovnjak posameznega področja. Preko prevzemnega zapisnika zadolži odgovorno osebo (vodja posamezne enote) in direktorja področja za spremljanje nahajališča in skrbništvo za pravilno uporabo osnovnih sredstev. S podpisom odgovorne osebe in direktorja področja, je osnovno sredstvo predano v uporabo in skrbništvo. Pred predajo v uporabo mora skrbnik osnovnih sredstev zagotoviti še sledeče: - na vsa osnovna sredstva mora skrbnik nalepiti nalepke z inventarnimi številkami, - opraviti mora preglede v skladu z vsemi zakonskimi predpisi in nalepiti nalepko o pregledu, - poskrbeti za zavarovanje osnovnih sredstev, - na vozila in stroje nalepiti logotipe podjetja, - urediti registracijo vozil, - za stroje pridobiti uporabno dovoljenje, - za vozila pridobiti licenco za uporabo, - za vsa osnovna sredstva zagotoviti pregled s strani varstva pri delu (VPD), ki predpiše tudi intervale pregledov in nalepiti nalepko, ki potrjuje da je osnovno sredstvo varno za uporabo. V primeru, da dobava ni v skladu z zahtevami naročila ali je osnovno sredstvo poškodovano, skrbnik osnovnih sredstev le to zavrne in napiše reklamacijski zapisnik. Zapisnik o prevzemu osnovnih sredstev je potrebno pred fizičnim prevzemom pripraviti za vsa osnovna sredstva, ki so predana v uporabo. Na zapisnik o prevzemu osnovnih sredstev, ki ga skrbnik osnovnih sredstev preda v knjigovodstvo osnovnih sredstev, mora obvezno nalepiti inventarno številko. Originalni prevzemni zapisniki se skupaj s fotokopijo računa dobavitelja hranijo v področju nabava. Podatki na prevzemnem zapisniku, za katere je odgovorno računovodstvo: inventarna številka, številka računa, nabavna vrednost in amortizacijska stopnja. Podatki na prevzemnem zapisniku, za katere je odgovorna nabava oziroma komercialist nabave: - naziv osnovnega sredstva, - dobavnica, - naziv dobavitelja, - datum nakupa, - datum aktiviranja, - način pridobitve oziroma nakupa, 29 - stroškovno mesto in stroškovni nosilec, nomenklatura, lokacija, odgovorna oseba, tehnična specifikacija, podpisnik (predajalec, prevzemnik, in direktor področja). Vsebina reklamacijskega zapisnika: - datum ugotovitve napake, - dobavitelj, - številka in datum dobavnice, - datum dobave, - naziv oziroma ime osnovnega sredstva, - ugotovitve, - predlog rešitve reklamacije, - datum zapisnika, - podpis osebe, ki je sestavila zapisnik, - podpis direktorja področja nabava. Po potrebi se priloži tudi sliko. Reklamacijski zapisnik se pošlje dobavitelju po e-mailu ali fax-u, ki mora napake in pomanjkljivosti odpraviti v določenem roku, kateri je določen s pogodbenimi določili. 3.7.1 Spremljanje reklamacij V primeru, da dobava osnovnih sredstev ni ustrezna, komercialist nabave pripravi reklamacijski zapisnik. Reklamacijski zapisnik pripravi v dveh izvodih in sicer, en izvod naslovi na dobavitelja, enega pa hrani v svojem arhiv. Stroške reklamacij in njihove analize spremljamo v področju nabava v bazi podatkov reklamacije dobaviteljev osnovnih sredstev (tabela v excelu). Skrbnik osnovnih sredstev podaja poročilo o reklamacijah svojemu direktorju mesečno. 3.8 Potrjevanje računov Cilj potrjevanja računov je zagotoviti natančno in točno evidentiranje osnovnih sredstev po stroškovnih mestih in nosilcih z namenom zagotavljanja kvalitetne osnove za kasnejše odločitve in analize poslovanja v podjetju. S potrjevanjem računov opravimo končno kontrolo skladnosti naročila in dobave osnovnih sredstev. Vsakemu računu mora biti priložena naslednja dokumentacija: - naročilnica, - dobavnica (čitljivo podpisana s strani dobavitelja in potrjena z osebnim žigom in podpisom naročnika oziroma prevzemnika), - carinska tarifna številka (določa vrsto materiala) za poročilo Intrastat-u , v primeru uvoza iz tujine. Tako opremljeni računi se na vstopni točki podjetja Gradnja, d.d., torej vložišču, opremijo z žigom datuma in žigom za potrjevanje faktur. Po pregledu računov v finančni službi 30 glede ustreznosti računovodskih standardov, se računi zavedejo v knjigo prejetih računov s statusom nelikvidirani. Fakture se dostavijo podpisnikom. Kontrolo računa vršita dva podpisnika: - Podpisnik št.1: komercialist nabave, ki izvrši kontrolo cen, plačilnih pogojev (vrednostnih kategorij), in preverja ali je račun v skladu z naročilom in pogodbo, določi stroškovno mesto, kamor je osnovno sredstvo razporejeno in stroškovni nosilec, ter napiše inventarno številko osnovnega sredstva - Podpisnik št.2: direktor področja nabava Računi opremljeni s prilogami in ustreznimi podpisi gredo v vpogled direktorju področja ekonomike, nato pa v likvidacijo. V primeru, da zaračunane količine ne ustrezajo dejanskim, da se plačilni pogoji ali cena na računih ne ujemajo z naročilom in sklenjeno pogodbo, jih komercialist nabave zavrne, o čemer pisno (fotokopija dopisa o zavrnitvi) obvesti finančno službo. 3.9 Evidenca in arhiviranje dokumentacije Evidence dokumentacije osnovnih sredstev nam služijo za analize po različnih kriterijih uspešnosti nabavnega poslovanja in za pripravo poročil direktorju področja in upravi. Evidence osnovnih sredstev, ki jih vodimo v področju nabava: - evidenca vseh ponudb, - evidenca vseh naročil, - evidenca zaključenih naročil, - evidenca odprtih naročil, - evidenca pričakovanih naročil. Komercialist nabave osnovnih sredstev pripravlja za direktorja področja tedenska in mesečna poročila. Tedenska: število napisanih naročil, število naročil, število dobav, poročilo po vrednosti in vrsti osnovnih sredstev. Mesečna: število sklenjenih pogodb, število reklamacij, število rešenih reklamacij. Arhiviranje predmetne dokumentacije izvajamo v področju nabava, v registratorjih. Za arhiviranje dokumentacije so odgovorni komercialisti nabave po posameznih segmentih. Dokumenti, ki jih arhiviramo v področju nabava in čas hranjenja: 10 let - letni investicijski plan družbe, potrebe procesa po osnovnih sredstvih, - sklenjene pogodbe z zahtevkom, 5 let - naročilnice na dobavo osnovnih sredstev, - dobavnice in reklamacijski zapisniki ter povratnice, 2 leti - zahtevki za nabavo osnovnih sredstev. 31 4 SKLEP Nabavna funkcija s svojim učinkovitim delom pridobiva na pomenu in vlogi pri ustvarjanju dobička ter velja za eno najpomembnejših funkcij v podjetju. Razlog za to je spoznanje vodilnih v podjetju, da je dobiček lažje povečati z znižanjem stroškov v nabavi, kot s povečanjem prihodkov v prodaji. V nekoliko manjši meri pa vliva tudi učinkovitejši in posodobljen način nabavljanja, ki ga omogoča razvoj sodobne tehnologije. Nabavna funkcija teži k čim boljši realizaciji temeljnih ciljev, ki morajo biti usklajeni s poslanstvom in osnovnimi cilji podjetja. Z nabavnimi opravili zagotavlja pravo kombinacijo kakovosti, dobave in cene, nepretrgano oskrbo vseh porabnikov v podjetju in razvija dobre odnose z dobavitelji. Po teoriji celotni nabavni proces obsega dvanajst korakov, ki so v praksi lahko združeni ali celo izpuščeni, ko gre za ponovne nakupe in obstoječe dobavitelje. Nemoteno poslovno komuniciranje med naročnikom in nabavnim referentom ter dobaviteljem in nabavnim referentom, zahteva od naročnika izdelavo podrobne specifikacije naročila. Velik poudarek je na raziskavi in izbiri dobaviteljev, saj izbira ustreznega dobavitelja določa kakovost in ceno potrebnega resursa. Nabavni komercialist, na osnovi zbranih ponudb potencialnih dobaviteljev, pripravi nabavno kalkulacijo za posamezno ponudbo. Izbiri najboljšega dobavitelja sledi pogajanje, naročilo in sklenitev pogodbe. Pri dobavi je naloga naročnika količinska in kakovostna kontrola in v primeru pomanjkljivosti, poročilo o neskladnosti z naročilom. Pomembna naloga nabavne funkcije je potrditev računa. Po mnenju nekaterih sodi ta naloga v področje računovodstva, vendar menimo, da je glede ugotavljanja skladnosti s pogodbenimi določili in naročilom, učinkoviteje opravljena v nabavi. Z nabavnimi evidencami analiziramo in kontroliramo nabavno poslovanje. Nabava osnovnih sredstev je zahteven proces, ki je za podjetje strateškega pomena, saj mora osnovno sredstvo zagotavljati določene karakteristike na zahtevo naročnika. Naložbe v investicije navado predstavljajo velike vrednosti. V diplomskem delu sem prestavila postopke nabavnega procesa osnovnih sredstev v gradbenem podjetju Gradnja, d.d., katere temeljna dejavnost so inženirske gradnje. Področje nabava tvorijo štirje komercialist z vodjo in direktor področja. Naloga komercialista, ki je skrbnik osnovnih sredstev je da priskrbi ustrezno osnovno sredstvo za naročnika. Poudarek je na ustrezni kakovosti, najnižji ceni za določeno kakovost, pravočasni dobavi in pravem nabavnem viru, ki ga predstavlja zanesljiv dobavitelj. Podrobno sem opisala posamezne postopke pri nabavi osnovnih sredstev, od izdelave investicijskega plana, do internega naročila, zbiranja in izbire potencialnih dobaviteljev, naročanja, sklenitve pogodbe. Pomembno je kdo je za kaj odgovoren in pristojen, zato morajo zaposleni upoštevati navodila pri naročanju, izdajanju osnovnih sredstev v uporabo, potrjevanju računov. Dolžnost skrbnika osnovnih sredstev je da pripravlja ustrezna poročila in analize o nabavah, evidentiranju in odtujitvah osnovnih sredstev. 32 5 POVZETEK Nabava kot ena od temeljnih funkcij poslovnega procesa v podjetju, oskrbuje poslovni sistem s potrebnim materialom, v zadostni količini, po ustreznih cenah in na pravem mestu, ter ob pravem času. Velik pomen nabavnega poslovanja ima proces nabave. V prvem delu diplomskega dela sem opisala pomen, vlogo in naloge nabavne funkcije ter postopke pri procesu nabave, različnih avtorjev strokovne literature. Na konkretnem primeru v podjetju Gradnja, d.d., ki se ukvarja z nizkimi in visokimi gradnjami, sem prikazala postopke nabave osnovnih sredstev. Vse od investicijskega plana do zbiranja ponudb, sklepanja pogodb, naročanja, prevzema in evidentiranja osnovnih sredstev, potrjevanja računov, arhiviranja dokumentacije. 5 SUMMARY The purchasing is one of the basic functions in business proceedings. It supplies goods in sufficient quantity at the lowest cost from reputable vendors at the right place and time. The purchasing process has a large meaning in purchasing business. In the first part of my diploma I describe the meaning, tasks, procedures of purchasing function according to various authors. The procedures of purchasing assets are shown at the concrete example of Gradnja d.d. enterprise, which deals with building construction and highway engineering. I also write about the investment plan, choosing tenders, making a contract, asset-stripping and controlling, confirming invoices, archiving documentation. KLJUČNE BESEDE: proces nabave, nabavni postopki, investicijski plan, osnovna sredstva KEYWORDS: purchasing business, purchase procedures, investment plan, basic assets 33 SEZNAM LITERATURE 1. Deželak, Bogomir. 1978. Marketing v nabavni politiki. Maribor: Založba Obzorja Maribor 2. Ford, O.William. 1993. Purshasing management guide to selecting supoliers. New Yersex: Prentice hall 3. Gruban, Brane. 2003. Strategije poslovnih pogajanj. Ljubljana: Dialogos, strateške komunikacije 4. Kaltnekar, Zdravko. 1993. Logostika v proizvodnem podjetju. Kranj: Moderna organizacija 5. Kotler, Philip. 1996. Marketing management-trženjsko upravljanje: analiza, načrtovanje, izvajanje in nadzor. Ljubljana: Slovenska knjiga 6. Lysons C K. 1989. Purchasing, Second Edition. London: Pitman Publishing 7. Lorbek, MBA. 1992. Opcijski model. Marketing managemnt. Maribor 8. Potočnik, Vekoslav. 1996. Komercialno poslovanje z osnovami trženja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta 9. Potočnik, Vekoslav. 2000. Komercialno poslovanje z osnovami trženja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta 10. Potočnik, Vekoslav. 2002. Nabavno poslovanje s primeri iz prakse. Ljubljana: Ekonomska fakulteta 11. Pučko, Danijel, Rozman Rudi. 1992. Ekonomika in organizacija podjetja – 1.knjiga: Ekonomika podjetja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta 12. Pučko, Danijel. 2003. Strateško upravljanje. Ljubljana: Ekonomska fakulteta 13. Weele, Arjan J.van. 1998. Nabavni management, Analiza, planiranje in praksa. Ljubljana: Gospodarski vestnik 14. Završnik, Bruno. 1996. Načrtno zmanjšanje stroškov. Ljubljana: Manager 15. Završnik, Bruno. 1999. Management nabave. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor 16. Završnik, Bruno. 2004. Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev. Ljubljana: GV Izobraževanje