Prosjekt Holmen Tennis 2020
Transcription
Prosjekt Holmen Tennis 2020
PROSJEKT «HOLMEN TENNIS 2020» Holmen T K …bra på tennis Utkast ferdigstilt 23. sept. 2014 PROSJEKT «HOLMEN TENNIS 2020» «Vi har rundt regnet 600 medlemmer, har et fantastisk anlegg og et dyktig trenerteam, men vi tror vi må ta noen nye grep for å vinne fremtidens «games, sets and matches». Derfor «Prosjekt Holmen Tennis 2020». - Kåre Jan Attramadal, styreleder Holmen Tennisklubb 09.05.2014 Utkast 1:4 25.05.2014 fra arbeidsgruppen Utkast 2:4 10.09.2014 fra prosjektgruppen Utkast 3:4 22.09.2014 fra medlemsmøte 4:4 Februar 2015 vedtatt av årsmøte Holmen T K …bra på tennis PROSJEKTGRUPPE Anne Grete Eidsvig Erik Langmoen Fredrikke Hegnar von Ubisch Gunnar Holen Kåre Jan Attramadal* Patrick Tepfers Peter Eriksson** Rita Haugland * prosjekteier/styreleder ** hovedtrener Fasilitator: Jørgen M. B. Grønneberg [email protected] 900 50 377 Holmen T K …bra på tennis SUKSESSKRITERIER OG KONSEKVENSER Godt Miljø Gode anlegg God Ledelse God idrett Fem konsekvenser: • Sportslige prestasjoner • Antall medlemmer • Økonomi • Omdømme • Kultur Holmen T K …bra på tennis Metode Strategi Test 2.1.Omverden Muligheter og trusler Test 1.Visjon, mål og verdier 3. Strategi 4. Iverksetting 5. Strategisk budsjett Test 2.2. Internt Sterke og svake sider Holmen T K Test …bra på tennis 1.1. VISJON Visjon Holmen Tennis: kjent og anerkjent for å være bra på tennis. Et sted å være og et sted å bli for alle som vil ha det gøy på og utenfor tennisbanen. Holmen T K …bra på tennis 1.2. VISJON OG MÅL Visjon Holmen Tennis: kjent og anerkjent for å være bra på tennis. Et sted og være og et sted å bli for alle som vil ha det gøy på tennisbanen - Mål Sportslig: Fremgang ved bedre mestring for alle. Fra 600 til 700 medlemmer over tre år balansert fordelt ift nivå, kjønn og alder. Positiv resultatmargin etter renter og avdrag Holmen T K …bra på tennis 1.3. VISJON, MÅL OG VERDIER FOR HOLMEN TENNIS Visjon Kjent og anerkjent for å være bra på tennis. Mål Bedre mestring, flere medlemmer, bedre økonomi - Verdier Åpen og inkluderende Skape idrettsglede og lyst til bedre mestring på alle nivåer Likeverdighet mellom å ville bli bedre uansett nivå og å være best. Et trygt og sundt sted å være Fair Play: følge vedtatte regler, opptre redelig og verdig. Holmen T K …bra på tennis 2.1. OG 2.2. PREMISSER FOR STRATEGISKE VALG MULIGHET E K S T E R N T I N T E R N T - - TRUSSEL Samle idrettene på Holmen i.f.m. reguleringssaker Godt omdømme, «Peter er klubben» Offensiv klubbeksponering Differensiert medlemskap - Stabil medlemsmasse (ca 600) Hensiktsmessige anlegg og lokalisering Kvalifisert og engasjert styreleder Godt og stabilt trenerteam Brukbar likviditet - STYRKE - - - Flytting av utebaner grunnet utbygging av «Holmenbyen» Redusert attraktivitet ift andre klubber og idretter grunnet pris, pavgift, «høy terskel», mangel på med-/motspillere m.m. Frivilligheten har dårlige kår. Lite sosial aktivitet. Uengasjerte medlemmer («Kun for å spille!»). For liten styrekapasitet gir begrenset handlekraft. Svak eierstyring. Svært sårbar driftsøkonomi SVAKHET Holmen T K …bra på tennis 3. STRATEGI 3.0. STATUS OG UTORDRINGER I dag Om 2-3 år Ja Nei Ja Idretten: Finne og utvikle primære positive forhold Klubben og miljø: Ny strategi og/eller ny ledelse Nei Anlegg: Finne og eliminere/ unnvike negative forhold Frigjør ressursene til andre formål 1. Er Holmen Tennis vellykket i dag hva - klubben, - idretten - anlegget - miljøet og - ledelse angår? 2. Hva tror du svarene vil bli om 2-3 år? Svarene som har fremkommet og konsekvensene av disse er angitt inne i figuren. Holmen T K …bra på tennis 3. STRATEGI 3.1. STRATEGIVALG 1.1. Visjon Test 2.1.Omverden Muligheter - «Holmenparken» alliansen - Fra «for noen» til «for alle» - Godt omdømme. «Peter er klubben» - Offensiv eksponering Trusler - Holmenbyen: tap av baner - Redusert attraktivitet ift andre klubber og idretter. - Dårlige kår for frivilligheten Test Kjent og anerkjent for å være bra på tennis. . 1.2. Mål Bedre mestring, +100 medlemmer over tre år og positiv resultatmargin hvert år 3.1. Strategivalg For å kunne opprettholde et bærekraftig grunnlag for klubbens virksomhet over tid, kreves det en umiddelbar og vesentlig styrking av eierstyringen av klubben(4.1.). Gitt dette, vil klubben bygge videre på sitt gode trenerteam og sine hensiktsmessig anlegg. - Det vil dessuten skje en ytterligere og gradvis kommersialisering av flere av klubbens funksjoner (4.1.)kombinert med utvikling av nåværende og nye medlemstilbud. (4.2.) 4. Iverksetting 5. Strategisk budsjett 6. Tidslinje Test 2.2. Internt Sterke sider - Stabil medlemsmasse - Hensiktsmessige anlegg - Kvalifisert styreleder - Godt og stabilt trenerteam - Brukbar likviditet Svake sider - Lite sosial aktivitet. Uengasjerte medlemmer - For liten styrekapasitet gir begrenset handlekraft - Svak eierstyring - For sårbar driftsøkonomi Test Holmen T K …bra på tennis 4. IVERKSETTING 4.1. EIERSTYRING OG KOMMERSIALISERING STYRKING AV EIERSTYRING SKAL GI NØDVENDIG HANDLEKRAFT Holmen T K …bra på tennis 4.1.1. STYRE OG RÅD Nestleder Årsmøte skal Erik L - velge styre bestående av representanter for primære brukergrupper - meddele ansvarsfrihet - behandle prinsipielle saker - ansette klubbleder - vedta vedtekter Rådsmøte* skal - se til at vedtekter etterleves, - velge rådsleder med møterett i styret - foreslå valgkomite for årsmøte - involveres i konflikthåndtering * Tidl. styremedlemmer og innvoterte medlemmer S t y r e v a l g For foreldre Rådsleder Tor I. Ikke besatt Styreleder Kåre For For herrer matching* bredde Øystein F. Leif Rune L For *matching = konkurranse og talentutvikling kvinner bredde Ingeborg Holmen T K …bra på tennis 4.1.2.ARBEIDSUTVALG Nestleder i styret Erik L. Koordinator Daglig leder Øk. og Rita Peter Terje finans. Skal sikre god løpende dialog og korte beslutningsveier Styreleder Kåre Holmen T K …bra på tennis 4.1.3. KLUBBDRIFT Klubbleder Peter Øk. og finans Koordinator Terje* Rita* Idrettsansvar Anleggsansvar Medlemmer Marked Peter Ikke avklart Gunnar* Ikke avklart Assist.: Lars P. Assist.: Nikolai Assist.: Olle Assist: Olle Hvis klubben velger å revitalisere klubbmiljøet fremfor økt kommersialisering, vil disse funksjonene bli tillagt styremedlemmer på frivillig basis. – En slik strategi er vurdert som for krevende (men ikke umulig) fordi frivilligheten generelt sett har trange kår. Peter er engasjert som daglig leder. Idretts- og anleggsansvar er allerede kommersialisert gjennom outsourcing. Frivillighet* er fortsatt viktig for bærekraftig utvikling av klubben Holmen T K …bra på tennis 4.1.4. STYRINGSHJULET Råds- og årsmøte Feb./Mars Styremøte Styremøte Januar Mars Hovedsak: Hovedsak: Marked og medlemmer Idrett Arbeidsutvalg 1ste mandag i hver måned Styremøte Styremøte November Juni Årsplaner og Hovedsak: budsjetter Styremøte September Hovedsak: Anlegg Strategi Styremøter skal • vedta og følge opp strategivalg med tilhørende planer og budsjetter basert på dokumentasjon fremlagt av daglig leder og • sørge for å iverksette nødvendige tiltak hvis vesentlige avvike registreres. Arbeidsutvalget • skal støtte daglig leder i den løpende driften, men har ikke beslutningsmyndighet. Den tilligger styret og daglig leder og • skal foreslå agenda for styremøter Styremøter avholdes 2ndre «arbeidstirsdag» kl 18.30 i de angitte månedene Holmen T K …bra på tennis 4.1.5. FORSLAG TIL PERSONVALG 4.1.1. Styret (Foreslått av styreleder) Styreleder : Kåre Jan Attramadal (Vil akseptere gjenvalg) Nestleder: Erik Langmoen For «matching»: Øystein Flatebakken For kvinner bredde: Ingeborg Kyvik For herrer bredde: Leif Rune Larsen For foreldre: Ikke avklart Rådsleder: Tor Ingebretsen 4.1.2. Arbeidsutvalg Styreleder: Kåre Attramadal Nestleder: Erik Langmoen Daglig leder: Peter Eriksson Økonomi og finans: Terje Helland (Også i klubbdrift) Klubbkoordinator: Rita Haugland(Også i klubbdrift) 4.1.3. Klubbdrift (Foreslått av daglig leder) Daglig leder: Peter Eriksson (Foreslått av styreleder) Idrett: Peter Eriksson (foreslått av styreleder), assist.: Lars Petersson, Anlegg: Ikke avklart, assist. Nikolai Marked: Ikke avklart , assist. Olle Johanson Medlemmer og miljø: Gunnar Holen, assist.: Olle Johanson Holmen T K …bra på tennis 4.1.5 OPPGAVER, ANSVAR OG TIDSPLAN Vedtak om struktur og bemanning tilligger i sin helhet et årsmøte. Strukturen opprettes på prosjektbasis i løpet av september og vil gå seg til frem til ordinært årsmøte i mars 2015. Ansvar: Kåre Dialog med, betingelser for og vedtak om ansettelse av Peter som daglig leder kan iverksettes av nåværende styret og fremlegges for ratifisering av ordinært årsmøte i 2015. Ansvar: Kåre, bistand Jørgen Innstilling til styret mht bemanning av klubbens drift tillegger daglig leder. Bør foreligge innen utgangen av desember 2014. Ansvar: Peter, bistand Jørgen Arbeidsoppgaver inkl. budsjetter for hvert av funksjonsområdene bør foreligge i løpet av november 2014. Ansvar: Peter Holmen T K …bra på tennis 4.2. UTVIKLING AV NÅVÆRENDE OG NYE MEDLEMSTILBUD GODT LEDERSKAP VIL LEVERE BÆREKRAFTIG UTVIKLING AV MEDLEMSTILBUDET BASERT PÅ GODE TRENERE OG HENSIKTSMESSIGE ANLEGG. Holmen T K …bra på tennis 4.2.1. IDRETT Formål: at de som ønsker det skal få et sportslig tilbud som står i forhold til evner og ambisjoner. Fokus på mestring og fitness. Ansvarlig: Hovedtrener Foresatt: Styreleder Mulige produktforbedringer: • Bedre organisering og oppfølging av konkurransegruppene • Styrke teknisk skolering og prioritering av oppvarming/treningsøvelser på tennisskolen. Mer bruk av treningsrommet. • Utvide tilbudet til ungdom som liker å trene, turer, sommerleir mm • Flere interne og eksterne turneringer, sommerturnering med flere klasser. • Forbedre ProShoppen inkl. bedre info om produktene Mulige utviklingsoppgaver: • Konkretisere klubbens karrieretilbud til «unge og lovende», tydeligere branding av produktene, utvikle nye produkter i samarbeide med MF-ansvarlig. • «Forske» på årsak til frafall og utvikle tiltak på å forhindre frafall. (Samarb. Med NTF) Ressurser: outsourcing til Peter gir fire trenere på heltid pluss assistenter etter behov. Medvirkning fra frivillige. Plan:: Mandat, organisering og fremdriftsplan vil bli vedtatt av styret i 2014 Holmen T K …bra på tennis 4.2.2. ANLEGG, Formål: anleggene skal til enhver tid holde god standard og tilfredsstille gjeldende sikkerhetskrav Ansvarlig: anleggsansvarlig Foresatt: daglig leder Anlegg: Tennishall inkl baner og serviceanlegg, utebaner, parkeringsområde, øvrige uteområder. Utviklings- og forbedringsoppgaver: • Legging av nytt toppdekke på innebanene • Vurdere en eller to ballvegger i hallen • Gjøre ballmaskinen tilgjengelig på en kontrollert måte • Utvikle de sosiale områdene inkl. inngangspartiet, • Evaluere P-saken, Ressurser: utnevne administrativt ansvarlig for vedlikehold, fortsette outsourcing av vedlikehold ute og inne, revurdere kontrakt med Q-park, medvirkning fra frivillige (dugnad) Plan: : Mandat, organisering og fremdriftsplan vil bli vedtatt av styret i 2014 Holmen T K …bra på tennis 4.2.3. MEDLEMMER OG MILJØ, Formål: at medlemmene opplever klubben som et godt sted å være og et godt sted å bli sportslig som sosialt. Ansvarlig: medlemsansvarlig (internmarkedsføring) Foresatt: daglig leder Mulige (nye) produkter og målgrupper: • Årsmøtene må revitaliseres («Full brakke») • Interessante medlemsmøter for ulike grupper (Foreldre, talenter og konkurransespillere, bredde kvinner og menn) • «Sosiale» turneringer på faste datoer med BBQ e.l. Samarbeide med idrettsansvarlig • «Partnering»: finne med og motspillere for de som trenger det • Ideutvikling for sosiale events (fra disco til «tennisball») Mulige markedsføringstiltak: • Utvikle hjemmesiden • Utvikle medlemsregisteret som mf-verktøy • Bedre bruk av inngangspartiet som infosted. (tavle, større TV-skjerm) Ressurser: frivillig leder av bred prosjektgruppe og assistent Plan: Mandat, organisering og fremdriftsplan vil bli vedtatt av styret i 2014 Holmen T K …bra på tennis 4.2.4. MARKEDSFØRING Formål: : at klubbens inntektsnivå svarer til vedtatte budsjetter. Ansvarlig: markeds- og medlemsansvarlig Foresatt: daglig leder Mulige nye produkter og målgrupper: • Bedriftspartnerskap som bundler sponsorat, eksponering gjennom navn på banene og adgang til baner for ansatte i helgene. Målgrupper: Holmen Fjordhotell, DnV GL, Miele, Budstikka, «offshore»-selskap m.fl. • Bedriftsmedlemskap som bundler sponsorat, enkel eksponering og adgang til baner for ansatte i helgene. Målgrupper: 15-20 utvalgte bedrifter i nærmiljøet. • «Week end»-medlemskap som gir adgang til halltimer i helger, for øvrig samme rettigheter som totalmedlemmer, • Sponsornavn på hallen, helst Holmen Tennishall, betalt av aktører som er interessert i å bygge opp «Holmen»’s identitet på sikt, f.eks. eiere av Holmensenteret. Mulige markedsføringstiltak: • Bredere klubbeksponering inkl. lysskilt på hallen, aktiviteter på sosiale medier • Bedrifter: «Pakketere» produktene inkl. avtaler. «P2P» - marketing («person-to-person») • Kobling av ledig kapasitet hall/trenere med nye «produkter»/MF-tiltak Klubbkontingent: 5 % økning f.o.m. 2016. Ressurser: frivillig eller betalt deltidsperson + assistent + støttegruppe+ Holmen T K 100’ nok i MF-budsjett over to år. Plan: : Mandat, organisering og fremdriftsplan vil bli vedtatt av styret i 2014 …bra på tennis 4.5. LEDELSE, HOVEDOPPGAVER Ansvar: sørge for at klubben til enhver tid gjør de riktige tingene riktig, Ansvarlig: daglig leder Foresatt: styreleder Ansvarsområder: idrett, anlegg, marked og medlemmer og administrative oppgaver (økonomistyring, personell og øvrig administrasjon). Kontaktflate mot omverden (NTF, kommune, skoler og øvrig nærmiljø). Utviklings- og forbedringsoppgaver: • utvikle og iverksette strategisk plan • sikre forsvarlig formell og administrativ styring av klubben Ressurser: deltidsstilling med resultatbasert lønn for daglig leder + frivillige deltidsperson for økonomi/finans og for administrative oppgaver + de funksjonssansvarlige + godkjent driftsbudsjer. Plan: Plan og budsjett for 2015 skal fremlegges for styret i 2014. Holmen T K …bra på tennis 4.6. AKTIVITETSHJULET Råds- og årsmøte Mars ? ? Klubbdrift Daglig leder Klubbmesterskap Sjokoladeturnering ? Gitt at ny struktur og engasjerte medspillere kommer på plass som forutsatt, vil planene for iverksetting foreligge (1.kvartal 2015). Derved vil klubben bli i stand til å konstruere sitt «aktivitetshjul», altså aktiviteter som skal gjennomføres hvert år, og som alle derved kan plotte inn i sine ellers så overfylte agendaer. Dette skal være en hovedsak i.f.m. med strategirevisjonen i mai 2015. Holmen T K …bra på tennis 5. ØKONOMI 5.1. STRATEGISK BUDSJETT Premisser for strategisk budsjettering: • Klubbens årsresultat 1. defineres som resultat etter dekning av alle driftskostnader pluss renter og avdrag på lån, men før belastning av anleggsinvesteringer. Resultat 2 defineres som resultat etter tantieme til daglig leder iht avtale. • Nåværende avtale med Peter som sjefstrener i klubben videreføres. Dette inkluderer trenere og ProShoppen. • Peter er i tillegg engasjert på deltidskontrakt som daglig leder i klubben iht egen inngått avtale. Forutsatt at klubben går med overskudd før anleggsinvesteringer, tilkommer daglig leder et tantieme på 100% av overskuddet opp til 0,2 mnok pr år pluss 50% av det av det overskytende. • Alle betalte medarbeidere skal være selvstendige Holmen T K næringsdrivende. …bra på tennis 5. Økonomi 5.1. Strategisk budsjett i 1000 nok 2012 2013 (a) Inntekter 2 513 2 472 - driftskost. 1 298 - finansnetto 2015 2016 2016 - 2013 2 640 2 900 3 100 +628 (?) 1 513 1 515 1 600 1 600 + 87 533 830 835 830 830 0 =Resultat 1 672 128 250 470 670 +541 - tantieme 0 0 0 335 435 +435 = Resultat 2 672 128 250 135 235 +107 Margin % 27% 5% 9% 5% 1 867 1 934 2 184 1 819 Bank 31.12. 2014(d) 8% 2 054 + 3% +120 (a): Første år med avdrag på 299’. Sum rente + avdrag er konstant på ca 880’ (annuitetslån) Lån pr 31.12.2013 15 mnok. (b): Tantieme til daglig leder: første 200’ kr av resultat 1 pluss 50% av overskytende. Resultat 1 = 0 kr gir 0 kr i tantieme. (c): Bankinnskudd er redusert med 0,5 mnok grunnet oppgradering av dekket i hall. Investeringen er Ikke kostnadsført. (d): Budsjett 5. ØKONOMI 5.2. INNTEKTSØKNING Inntektskilde (x 1000 nok) 2015 2016 2017 Bedriftspartnerskap 40’ x 4 160’ 160’ 160’ Bedriftsmedlemsskap 20’x 5/10/10 100’ 200’ 200’ 1500x20/30/50 30’ 45’ 75’ Week end medl. 1000x20/30/50 20’ 30’ 50’ Hallsponsor «Holmen Tennishall» 50’ 50’ 5% økning i kontingent 25’ 25’ 30’ 50’ 50’ 340’ 560’ 610’ Nye totalmedl. Økt salg av halltimer Sum Strategisk budsjett signaliserer behov for en inntektsøkning på ~600’ nok over to år. Estimatene overfor tilsier at dette kan være for optimistisk. Mulig det trengs ytterligere et par år for å få det til hvilket burde være helt kurant. Holmen T K …bra på tennis 6. TIDSLINJE 2/2014 – 1/2015 Aktiviteter Siste møte prosjektgruppe Team 2020/Styremøter kl 18.30 Medlemsmøte Prosjekt 2020 sept okt nov jan feb april 9. 24.* 10. juni 13. 10. 9.** 22. X 1. 6. Medlemsmøter, int.grupper*** 3. 5. a Sosialt arrangement, alle 2. 2. b c 6. 4. 1. X Egne turneringer Kick off «Team Peter» mai 10. Råds- og Årsmøte Styringsgruppe kl 18.00 mars X X * Sosialt arrangement **Strategirevisjon ***foreldre, talenter, bredde Holmen T K …bra på tennis About Leadership: «Leadership is the capacaty to translate vision into reality.» (Professor Warren G. Bennis) Holmen T K …bra på tennis