Meldingsløftets presentasjon til legekontor i Midt-Norge
Transcription
Meldingsløftets presentasjon til legekontor i Midt-Norge
Elektroniske henvisninger og røntgenrekvisisjoner til sykehus i HMN fra legekontor som bruker Winmed 2x Meldingsløftkoordinator St. Olav Rut Naversen og praksiskonsulent Lasse Folkvord i samarbeid med Meldingsløftet HMN 30. Okt 2011 St. Olavs Meldingsløftgruppe • • • • • • • • • • • Meldingsløftkoordinator/EPJ-rådgiver Rut Naversen, St. Olav EPJ-konsulent Trond Kjølås, St. Olav EPJ-konsulent Jane Wik, St. Olav PAS-konsulent Nina Heggem Brandsegg, St. Olav IT-koordinator lab medisinsk biokjemi, Marianne Lehtonen IT-koordinator lab medisinsk mikrobiologi, Frode Width Gran IT-leder lab/farmakologi, Ludvig Johannessen PACS-RIS-koordinator Kjell-Åge Tingstad, HMN Praksiskonsulent Meldingsløftet/Lasse Folkvord spesialist i allmennmedisin, Vikhammer legekontor Prosjektleder Elin-k Trine Hansen, Trondheim kommune Prosjektleder Bente Bredholt, HEMIT Viktig • E-meldinger TIL sykehusene i HMN – E-henvisning til kliniske avdelinger – E-røntgenrekvisisjon til bildediagnostiske avdelinger – Eget prosjekt for rekvirering av laboratorieprøver • • • E-meldinger FRA sykehusene i HMN – – – Epikriser fra innleggelser og polikliniske kontakter Røntgensvar Laboratoriesvar for • • Helse Sør-Øst skal pilotere modul for elektronisk rekvirering av laboratorieprøver HMN har opsjon > men ingen anskaffelse i 2011-2012 Medisinsk biokjemi, immunologi, mikrobiologi og farmakologi Parallell papirforsendelse avvikles begge veier – Men først når vi vet at ansvar og rutiner ved legekontoret er på plass Innhold • • • • • • Henvisning og røntgenrekvisisjon Henvisningsadresser Oppfølging av kvitteringsmeldinger (applikasjonskvitteringer) Forutsetninger for avvikling av papir for henvisninger, brev og epikriser Laboratoriesvar Hvor får legekontoret hjelp? – Om brukerstøtte fra leverandører og sykehusene Velg Den gode henvisning for å sende elektronisk Den gode henvisning s. 1 Den gode henvisning s. 2 Henvisninger: Adressering • Velg Sykehus EDI – Elektroniske adresser til sykehus • Velg KITH versjon 1.0 Henvisninger og røntgenrekvisisjoner • Papir sendes i tillegg fortsatt for – Vedlegg • • • Sendes per post Husk referanse til vedlegg i e-henvisningen Husk referanse til sendt e-henvisning på vedlegg – Purringer • Benytt oppgitt telefonnummer til aktuelt henvisningsmottak – Finnes lett tilgjengelig i adresseregisteret for Sykehus EDI • Send purring per post inntil vi får forespørselsmelding mellom legekontor og sykehus Inntil det er avtalt papirløs henvisning • Send papirhenvisning parallelt – Merk papirhenvisning ”Sendt elektronisk” Adresseregisteret har telefonnummer til inntakskontorene Slik finner du elektronisk radiologirekvisisjon Slik fyller du ut for å sende elektronisk Henvisningsadresser • Bruk adressene slik de er satt opp fra foretakene – De publiserte henvisningsadressene er koblet – opp mot henvisningsmottak ved avdelingene Ikke lag nye adresser innen Sykehus EDI uten nærmere avtale med • Leverandør av eget EPJ-system eller • HEMIT Meldingsutveksling mellom 2 EPJ systemer Figur hentet fra Kravdokument Elektronisk Meldingsutveksling Oppfølging av mottatte og sendte meldinger • Legekontoret må utnevne minimum en ansvarlig for å følge opp mottatte og sendte meldinger – 2 leger i kontorfellesskapet bør sette seg godt inn i dette • • For å sikre forsvarlige rutiner Ha god kjennskap til – – – • DIPS Communicator WinMed Connect 2 sekretærer må kjenne programvaren og være operative i oppfølging av meldinger som feiler Legekontoret må etablere rutiner for daglig oppfølging av sendte og mottatte meldinger – Også i ferieperioder – Hvis Dips communicator ikke har kjørt meldingsutveksling på 4 dager blir det vanskeligere å overvåke for sykehuset • Sykehuset får da ikke tilbakemelding om suksess, feil pasient eller feil lege Oppfølging av Utboksen (Communicator) • Kvitteringsmeldinger i Utboksen • Rød avvist ikke mottatt vanligste årsak: feil meldingsformat • • Gul sendt venter på tilbakemelding • Grønn akseptert bekreftet mottatt Kvitteringsmeldingene kommer vanligvis raskt fra sykehuset – Hvis grønn kvitteringsmelding ikke er mottatt • • Sjekk meldingstrafikk til / fra sykehus og andre elektroniske kommunikasjonspartnere Hvis det ikke kommer meldinger fra St. Olav, sjekk med HEMIT kundeservice Kvitteringsmeldingene i Utboksen – Dere kan sortere kolonnene slik at den viser kvitteringsmeldinger som skal følges opp øverst • • Klikk på kolonneoverskriften for status for kvitteringer Da ligger de meldingene som skal følges opp øverst Kvitteringsmeldingene i Utboksen • Husk – I lange perioder går alt bra, og det er lett å slappe av – • på kontrollene Men feil skjer plutselig – trafikken stopper opp osv Juridisk ansvar hos avsender – Legekontoret har ansvaret inntil den sendte meldingen har fått status for at den er akseptert hos mottaker, dvs grønn Avvikling av papir for sendte meldinger • Avtale om å avvikle papir – Avtalen inngås med meldingsløftkoordinator ved – – – – • nærmeste sykehus i HMN Avtalen omfatter alle leger ved legekontoret Avtalen omfatter alle sykehus i HMN Konkret dato skal avtales Parallell papirutskrift avvikles samtidig for • • • • E-henvisning Røntgenhenvisning Epikriser Laboratoriesvar NB! Alltid utskrift av henvisning ved ø-hjelp – Informasjonen må følge pasienten ved ø-hjelp Oppfølging av innkommende meldinger • Innboks – Ved overensstemmelse mellom pasient og lege i melding og legekontorets fagsystem: • Meldingen går rett inn i fagsystemet og får grønn status i innboksen. Suksessmelding går tilbake til sykehuset – Dersom det ikke er overensstemmelse mellom pasient og lege i meldingen, men en av dem er kjent i fagsystemet: • Meldingen må behandles manuelt i Winmed Connect for at sykehuset skal få tilbakemelding i form av suksess (dere har tatt inn meldingen manuelt) eller avvist (dere har avvist meldingen manuelt) – Dersom verken pasient eller lege i meldingen finnes i fagsystemet ved legekontoret • Det sendes feilmelding umiddelbart til sykehuset Behandling av meldinger i Winmed Connect • Avviste meldinger må gjennomgås daglig – enten gjøres manuell kobling til pasient eller lege slik – • at de kommer inn i fagsystemet eller meldes som avvist til avsender hvis denne har gjort feil Hvis Dips communicator ikke har kjørt meldingsutveksling på 4 dager blir det vanskeligere å overvåke for sykehuset – Sykehuset får da ikke tilbakemelding om suksess, feil pasient eller feil lege Innkommende meldinger må overvåkes i Connect • • • Ikonet til venstre på hver linje indikerer status på hver melding. En hake betyr at meldingen har gått inn i journalsystemet Gule, oransje og røde prikker krever manuell oppfølging Håndtering av meldinger som ikke går rett inn i EPJ • Gul prikk: Ukjent pasient i EPJ (lege kjent) Noen årsaker til at pasienten ikke er kjent i EPJ • Pasienten har ikke fullstendig fødselsnummer – Nyfødte > ddmmåå MORS ETTERNAVN, …*MORS – • FORNAVN Asylsøkere Pasientlista i legekontorets EPJ er ikke oppdatert – Fastlegedisketten må kjøres så raskt som mulig månedlig • Avsender har valgt rett lege men i feil rolle – Eksempel: Dokumentet sendes til fastlegerolle eller helsestasjonsrolle i stedet for legevaktsrolle Håndtering av meldinger som ikke går rett inn i EPJ • Oransje prikk: Ukjent lege (kjent pasient) Noen årsaker til at legen ikke er kjent i EPJ – Lege har sluttet – Ny lege er ikke registrert – MERK! Hvis legen står som kopimottaker • Meldingen til kopimottakere kan bli liggende i Winmed Connect, selv om både pasient og lege finnes i EPJsystemet Håndtering av meldinger som ikke går rett inn i EPJ Før arbeidsdagen avsluttes ... Pkt.1 Alt kommet inn – er tatt hånd om Før arbeidsdagen avsluttes … Pkt.2 Alt sendt ut – er vel framme Laboratoriesvar – tips om import og visning • Svar som er numeriske – presenteres best i Labarket – Vise kommentarer • • Viktig å ha riktig oppsett av Winmed Connect for legekontoret Utføres av dataansvarlig i Connect – se veiledning Tekstlige laboratoriesvar – Kopier inn tekstlige svar for eksempel mikrobiologisvar, inn i – – journalen som tekstnotat Da vises alle kommentarer Det er enklere å gjenfinne og gjenbruke tekst ved å søke etter Mikrobiologi-notatet i stedet for å lete i tidslinja i Labarket Hvordan følger sykehusene opp e-meldinger? • Mottatte meldinger – Henvisningene går rett inn i inntakskontorets EPJ-postkasse hvis det er fullstendig fødselsnummer – • Sendte meldinger – Hvert sykehus overvåker og følger opp sendte meldinger – • Hvis personnummer mangler, havner e-henvisningen hos Pasientjournalarkivet som importerer meldingen manuelt i riktig journal (eventuelt oppretter journal) og videresender til riktig henvisningsmottak daglig av dedikert personell ved laboratorier, røntgen og sekretærtjenester Sjekk brukerstøtteplakaten du har fått for aktuelle telefonnumre til ditt sykehus Sykehusets sjekkliste sikrer trygg avvikling av papir Avvikling av papir for meldinger fra sykehusene i HMN • Ikke alle dokumenter kan sendes elektronisk – Noen dokumenter er ennå ikke klargjort for elektronisk forsendelse • Andre dokumenttyper enn epikriser – – • • Brev fra annet fagpersonell f eks Vedlegg til epikrise som ikke kan sendes elektronisk Skannes/journalføres/arkiveres av legekontoret I en kort overgangsperiode vil dokumenter som ble opprettet før papiravviklingen ble gjennomført, komme på papir også Ansvar - oppsummering • Legekontoret – Utnevne kontaktpersoner som bindeledd mellom legekontoret – – – • og helseforetaket Følge opp sendte og mottatte meldinger Melde fra om leger som slutter/begynner til HEMIT Oppdatere endringer i NHN-adresseregister fortløpende, og føre opp e-postadresse for legekontoret Sørge for opplæring av nye leger/sekretærer Oppdatere pasientlistene – – Sykehuset – Følge opp sendte og mottatte meldinger – Sørge for gode rutiner for riktig adressering – Oppdatere fastlege i pasientjournalene ved endring Melde adresseendring • Hvor? – NHN-adresseregister • • • http://www.nhn.no/tjenester/NHN-Adresseregister [email protected] Tlf 02017 – HEMIT • • • [email protected] Tlf 03612 Når? – noen slutter – noen begynner • Nødvendig informasjon er Navn, HPR-nummer, legekontor Brukerstøtte • Brukerstøtte HEMIT – Tlf 03612 (kl 07-20) • Meld fra når man – – – ikke mottar kvitteringsmelding mottar påfallende få / ingen innkommende meldinger får mange avviste kvitteringsmeldinger (sjekk at riktig meldingsformat er brukt først) – e-post [email protected] • • ved adresseendring Brukerstøtte CompuGroup Medical (tidl. Profdoc): – [email protected] – Tlf 815 69 069 (kl 08-17) Ved problem med eget journalsystem • • Bruk og oppsett av programvare – Winmed, Winmed Connect, Dips Communicator Oppdatering av adresser og pasientlister Brukerstøtte • Brukerstøtte St. Olavs Hospital – Henvisninger og epikriser • Om innhold/oppfølging av henvisninger – • Om innholdet i epikriser – – • Bruk telefonnummer oppgitt i adresseregisteret under sykehus EDI Aktuell avdeling pasienten er skrevet ut fra Se egen telefonliste over aktuelle avdelinger på Fastlegesiden vår Om problem vedr mottatte/manglende epikriser – Felles skrive- og oppfølgingstjeneste tlf 994 29 203 – Laboratoriesvar mangler • Servicetorget tlf 72 57 32 00 (kl 08:00 – 15:00) – Røntgenrekvisisjon/-svar mangler • Timebestillingen tlf 72 82 53 30 (kl 08:00 – 15:00) Nyttige lenker (1) • Brukerhåndbøker CompuGroup Medical (tidl. ProfDoc) – http://support.compugroupmedical.no/ManualCatalog.aspx?id=4 • • Communicator – http://support.compugroupmedical.no/Download.ashx?id=457 Winmed Connect – http://support.compugroupmedical.no/Download.ashx?id=458 • Side for nedlastning av siste versjon av programvare – http://support.compugroupmedical.no/UpgradeCatalog.aspx?id=5 • Sjekkliste for avvikling av papir – • http://www.helsedirektoratet.no/publikasjoner/rapporter/avvikling St. Olavs fastlegeside http://www.stolav.no/no/Fagfolk/Samhandling/Fastlege/ Nyttige lenker (2): • • • NHN-adresseregister – http://www.nhn.no/tjenester/NHN-Adresseregister Meldingsløftet – Helsedirektoratet – http://www.helsedirektoratet.no/samspill/meldingslofte t/ NFAs referansegruppe for EPJ og samhandling – http://www.refepj.no/