FormPipe Platina hos Länsstyrelsen

FormPipe Platina hos Länsstyrelsen
”
Införandet av
FormPipe Platina
hos Länsstyrelserna
ligger väl i linje
med ambitionen om
en effektiviserad
administrativ
hantering.
Utmaning
• Frigöra tid för tillsynsarbetet
• Öka servicegraden mot medborgarna och företag
• Korta genomloppstiderna för ärenden
Lösning
FormPipe Platina
Resultat
• Medborgare och företag
kan med e-tjänsterna på ett
enkelt sätt utföra sina ärenden hos Länsstyrelserna
• Ökad tillgänglighet, stöd och
tidsbesparing i ansökningsprocessen och snabbare
beslut.
• Införandet av FormPipe
Platina hos Länsstyrelserna
ligger väl i linje med ambitionen om en effektiviserad administrativ hantering
och öppnar dörrar för en
påskyndad utveckling av nya
e-tjänster
Sverige är indelat i 21 län och alla län har en länsstyrelse där arbetet leds av en landshövding. Länsstyrelsen är en statlig, samordnande myndighet med ansvar för tillstånd
och tillsyn inom många olika områden. Varje dag kommer det in tusentals ärenden till
länsstyrelsen. Dagligen fattas en rad beslut som kan röra allt från kameraövervakning,
3G-master till bygglov och naturreservat. Idag har alla verksamheter inom länsstyrelsen infört FormPipe Platina som handläggningsplattform och som grund för helt eller
delvis automatiserade e-tjänster. 5 500 användare hos länsstyrelserna handlägger
hundratusentals ärenden i FormPipe Platina årligen.
Att samordna handläggningen och skapa en plattform för detta var tidigt prioriterat hos länsstyrelserna
och sedan 2009 har man en gemensam IT-enhet.
De 21 länsstyrelseavdelningarna fick uppdraget från
regeringen att öka servicegraden mot medborgarna
och företag och att effektivisera handläggningen.
Detta skulle man göra genom att skapa gemensamma
intjänster från internet, kopplingar mot andra myndigheters system och genom att införa en gemensam
plattform för det inrehandläggningsstödet. Man började med att titta på ansökan och
handläggning kring:
• Stiftelser
• Bevakningsföretag.
Behov av ökad tillgänglighet och snabbare handläggning
Tillgängligheten behövde ökas för medborgare och företag så att ansökningsprocesser kunde ske vid andra
tider, en kanal via internet saknades.
– Vi såg också att stöd vid ifyllande av elektroniska formulär skulle göra att inlämnade uppgifter får högre
kvalitet – med färre kompletteringar skulle handläggningen bli snabbare och våra kunder få beslut tidigare,
säger Ewa Larsson, förvaltningsledare hos Länstyrelsernas IT-enhet.
Man såg också bristande enhetlighet i handläggningen vilket kunde skapa en risk för bristande rättssäkerhet.
Bort med stopp i ärendeflödet
Länsstyrelsen behövde också frigöra tid för tillsynsarbetet. Fel i fyllda pappersformulär, telefonsamtal om
ansökningsförfaranden och behov av kompletteringar från andra myndigheter tog mycket av den tid som
handläggare kunde använda till mer komplexa arbetsuppgifter. Man såg också ett behov av att automatisera rutinärenden som exempelvis diarieföring av inkomna ansökningar och kontroll av uppgifter från andra
myndigheter.
– Totalt sett ville vi korta genomloppstiderna för våra ärenden, för att effektivisera arbetet och använda
vår kompetens till rätt saker, säger Ewa Larsson.
Från ax till limpa
För att fullfölja regeringens uppdrag och för att dra nytta av en ökad digitalisering behövde vi utveckla
gemensamma, publika e-tjänster med basen i ett gemensamt inre handläggningsstöd.
– Målet var att alla handläggare skulle utföra hela arbetsprocessen inom ärendet, i nya elektroniska processer. Från diarieföring till beslut – från ax till limpa, säger Ewa Larsson, Länsstyrelsen.
För det gemensamma inre handläggningsstödet bestämde man sig för att använda FormPipe Platina.
Standardisera och återvinna funktionalitet
Ett projekt startades för att samla in krav från verksamheten och från medborgare och företag. Man arbetade med referenter från bevakningsföretag. För stiftelsehanteringen hade man kontakt med banker som i
många fall förvaltar stiftelser.
”
Genom
harmoniserade
ärendeprocesser
uppnås en
större grad av
likabehandling
och därmed
rättssäkerhet i
hanteringen.
– Redan från start låg vår fokus på att standardisera, strukturera och återvinna funktionalitet som vi
byggde upp. Ett sätt att säkra detta var att utveckla gemensamma funktioner i Platina, ett arbete som vi
verkligen har igen när fortsätter att utveckla tjänster, säger Anna-Karin Daremo, Teamledare e-förvaltning
hos Länsstyrelsernas IT-enhet. E-tjänsterna för stiftelser och för bevakningsföretag lanserades under 2008
och det gedigna arbetet som utfördes då är grunden för hur man idag arbetar vidare med e-tjänster och
en gemensam handläggning. Varje e-tjänst har en publik del, där användarna matar in sina uppgifter via
internet och en intern del som är kopplad till FormPipe Platina. De som har behov av e-tjänsterna fyller
i ett eller flera formulär, skriver under med sin e-legitimation och skickar elektroniskt iväg handlingarna
och gör, i de fall det behövs, en e-betalning. Ansökningarna hamnar sedan hos rätt länsstyrelse och blir
automatiskt diarieförda. Internt hanteras diarie- och dokumenthantering med tillhörande handläggningsstöd i FormPipe Platina.
Exempel bevakningsföretag
E-tjänsten nås på www.lansstyrelsen.se av registertecknare utsedda av företagen. Bevakningsföretagen
slussas till rätt formulär genom tjänsten kontroll av personnummer. Använder bevakningsföretagen
e-tjänsterna behöver inte personbevis bifogas. Ansökningsavgifter kan bevakningsföretagen betala direkt
vid ansökningstillfället. Betalningen kopplas till rätt ärende direkt i FormPipe Platina. Formulären tas emot
av FormPipe Platina där en stor del av handläggningen underlättas och effektiviseras bland annat genom
att vissa delar automatiseras. Ärenden som kommer in via e-tjänsterna diarieförs automatiskt. I de fall
folkbokföringsuppgifter behövs, hämtas de direkt från Skatteverkets folkbokföringsregister. När ärendena
avslutas sker en automatisk uppdatering av det nationella väktarregistret. Av- och påanmälningar är helt
automatiserade, alltså behöver ärendena inte handläggas av en handläggare.
Effekter och besparingar
En viktig intern effekt av att införa e-tjänster och gemensamt handläggningsstöd är kortare genomloppstider för berörda ärenden. Tidsbesparingen uppnås genom att kompletteringsbehovet av ärenden via
e-tjänster minskar och genom att införa automatiska rutiner, som kontroll av ansökningsavgift och informationsutbyte med andra myndigheter. Ett bra exempel på detta är hur på- och avanmälan av väktare sker
helt automatiskt.
– 80% av alla ärenden från bevakningsföretag kommer idag in via e-tjänsten. Av dessa är det cirka 12
000 anmälningsärenden per år och de är nu helt automatiserade, säger Ewa Larsson.
Ytterligare en effekt är att antal frågor och telefonsamtal till handläggarna minskar från medborgare och
företag. Sammantaget så ger detta utrymme till handläggning av mer komplicerade ärenden, service, tillsyn eller besparingar.
– Dessutom har betydande kompetens om systemen och om projektarbete har byggts upp som kommer
nya tillämpningar till del. Vid fortsatt utbyggnad bedöms det vara möjligt att uppnå en 60-procentig besparing vid investering i det inre systemet och en 30-procentig besparing på de publika delarna, säger Mats
Lilienberg, IT-direktör för Länsstyrelsernas IT-enhet.
Om FormPipe Software
FormPipe Softwares programvaror hjälper organisationer att
fånga, hantera, distribuera och sätta information i ett sammanhang.
Ökad effektivitet, sänkta kostnader och minimerad riskexponering är vinster av att använda
FormPipe
Softwares
produkter.
Kontakta oss
Telefon +46 8 555 290 60
E-post [email protected]
Kundnytta
Medborgare och företag kan med e-tjänsterna på ett enkelt sätt utföra sina ärenden hos Länsstyrelserna.
De externa effekterna handlar om ökad tillgänglighet, stöd och tidsbesparing i ansökningsprocessen och
snabbare beslut. I många fall handlar det även om lägre kostnader för medborgare och företag.
– Ett större bevakningsföretag berättade att de under sommartid behövde göra anmälan för cirka 1
000 personer. Med e-tjänsten sparades 10-15 minuter per ansökan vilket gjorde att de fick en välkommen
besparing i det administrativa arbetet, säger Ewa Larsson.
En annan viktig effekt är att Länsstyrelserna uppträder enhetligt med en aktuell länsstyrelsegemensam
information. Genom harmoniserade ärendeprocesser uppnås en större grad av likabehandling och därmed
rättssäkerhet i hanteringen. Genom webbdiariet publiceras dessutom ärenden på internet, vilket ger en
ökad tillgänglighet för allmänhet och journalister.
– Införandet av FormPipe Platina hos Länsstyrelserna ligger väl i linje med ambitionen om en effektiviserad administrativ hantering och öppnar dörrar för en påskyndad utveckling av nya e-tjänster, säger Mats
Lilienberg.
FormPipe Platina som gemensam handläggningsplattform
I FormPipe Platina samlas ärendehanteringen i ett gemensamt system för alla länsstyrelser. Där registreras
alla ärenden, inte bara de som kommer in från e-tjänsterna. I systemet finns en mängd olika funktioner
såsom dokumenthantering för att koppla dokument till ärenden, möjligheter att utnyttja olika enhetliga
dokumentmallar, bevakningsfunktion, funktioner för informationsutbyte mellan myndigheter och möjlighet att skapa arbetsflöden
Länsstyrelsen har standardiserat, strukturerat och återvunnit funktionalitet när de byggt upp sina tjänster.
Gemensamma funktioner utvecklade av länsstyrelsen ligger som ett funktionslager byggt på formPipe
Platina. Utöver detta skapas för vissa ett eventuellt stöd för en specifik verksamhet.