Service och rutiner - Västra Götalandsregionen

Service & Rutiner
Service
&
Rutiner
Bergfotsgatan 2A
Bergfotsgatan 2A Bergfotsgatan 2A
Bergfotsgatan 2A
Husets Öppettider
07.00 – 17.00
Besöksadres
Bergfotsgatan 2A
431 35 Mölndal
Godsmottagning
Receptionen
Bergfotsgatan 2A
431 35 Mölndal
I våra lokaler finns nedanstående
verksamheter representerade
Hus 1 - Regionservice
 Löneservice
 Ekonomiservice, Redovisning
 Sjukreseenheten
 Kompetenscentrum
 HR Kompetenscentrum
 Distriktkoordinator
 Inköp, Kundservice
Hus 25 - Regionservice
 Löneservice – Pension
 Gemensam Produktion
 Måltider
 HR – Enheten
 Ekonomiservice
 Kund- & Kommunikationsenheten
 AC – Stab
 Gemensam Service
 Konferens- & Utbildningscentrum
 Miljö & Säkerhet
 Verksamhets- & Utvecklingsenheten
 Miljöstrateg
Entréplan
 Vision
 Kommunal
 Tjänste ID
Hus 7 – VGR IT
 Ledning
 Servicecenter
 Systemintegration
 Infrastruktur
Hus 26 – VGR IT
 Ledning
 Service Desk IT
 Driftcentral
Säkerhetsrutiner och Kontaktpersoner
Rutinerna ska vara väl kända för personal vid Regionens Hus och får inte spridas utanför
arbetsplatsen.
Mer säkerhetsinformation finns på Säkerhetsstrategiska avdelningens hemsida.
http://intra.vgregion.se/sv/Regionservice/Kallan/Ledningshandbok1/Amnesomraden/Sakerhet/6-Lathundar-och-manualer/Sakerhetshandbok/
Ta aldrig personliga risker vid våld- eller hotsituationer!
Telefonnummer vid Tillbud och Hot
Administrativt Centrum,
Eva Jörsved
Teamledare
Säkerhetssamordnare
0700-82 37 73
Nödnummer
Katarina Rosvall
Polisen
0730-24 68 28
114 14
Nödnummer
SOS
112
Brandtillbud
På Bergfotsgatan finns automatiskt brandlarm som är kopplat till Räddningstjänsten.
Brandvarnare utlöser larm vid brand och alla branddörrar stängs. På samtliga plan bör det
finnas våningsombud.


Vid mindre brandtillbud, rädda de personer som är i uppenbar fara och släck branden
med tillgängligt material.
Vid större brandtillbud, görs alltid släckningsarbetet av Räddningstjänsten. Läs mer i
Säkerhetsstrategiska avdelningens broschyr ”brand, utrymning & bombhot”.
All personal/besökare på Bergfotsgatan i Mölndal ska omedelbart utrymma vid brandlarm.


Använd inte hiss!
Skrik att ”DET BRINNER!”
Brandombudet kommer att tillsammans med våningsombuden kontrollera i konferensrummen
och på toaletterna så att ingen personal/besökare är kvar.
 Följ Utrymningsplanen, se skyltar på våningsplanen.
 Följ "Nödutgång"
Samlingsplats: Parkeringsplatsen utanför huvudingången
Brandtillbud ska omedelbart anmälas till Teamledaren, mobil: 0700-82 37 73
Avvikelserapport skall skrivas.
Våningsombud i händelse av brand på
Bergfotsgatan
Hus 7
Eva Eliasson
Processledning & Verksamhetsstöd
031-345 01 31 / 0706-73 53 10
Margret Markert
Service Center
010-473 72 07
Jeanette Hansson
Landskapet
0767-74 28 49
Marita Lorentzson
Applikationssupport
010-473 71 17 / 0706-73 53 16
Michael Nordgren
Klientservice
010-473 71 71 / 0767-74 31 52
Maria Sigudardottir
Systemintegration
010-473 76 24 / 0736-60 18 24
Martin Hedberg
Systemintegration
010-473 76 15 / 0738-10 62 68
Marianne Schmidt
Processledning & Verksamhetsstöd
031-63 70 64 / 0730-57 55 00
Ann Rempling
Systemintegration
0702-64 05 39
Hus 26
Anders Egels
Servicecenter
010-473 71 93
Thomas Eliasson
Landskap
031-63 70 88 / 0702-07 86 50
Hanne Scocchi
Processledning & Verksamhetsstöd
010-473 74 61 / 0768-34 20 21
Johan Nilsson
Kommunikation
010-473 74 27 / 0702-16 83 13
Hus 25
Anna-Lena Evaldsson
Löneservice
010-473 20 64 / 0708-64 11 50
Chris Hedlund
Ledningskansliet
0705-63 22 33
Hus 1
Eva Hempel
Inköp
031-705 16 18 / 0702-16 81 90
Maria Hén
Inköp/Kundservice
010-473 25 07
Susanne Bengtsson
Sjukreseenheten
0706-66 54 76
Yvonne Alfredsson
Sjukreseenheten
010-473 21 05
Anna Fager
Löneservice
010-473 23 20
Kerstin Rodelius
Löneservice
010-473 23 18
Arbetsplatsservice
Brand/Säkerhetsansvarig:
Mattias Johansson
Sektionschef Arbetsplatsservice
0768-03 91 60
Brandombud:
Eva Jörsved
Teamledare
0700-82 37 73
Rosario Pacheco
Receptionen
0768-29 27 54
Entréer/Dörrar
Alla entrédörrar skall vara låsta. Inga dörrstopp får förekomma. Om du släpper in någon där
dörren är låst ansvarar du för att vederbörande inte är obehörig. I annat fall skall du följa med
personen till receptionen.
Dörr för godsmottagning
Denna dörr ska alltid vara låst!
Dörrar, fönster och belysning
Dörrar och fönster ska vara stängda och belysningar släckta när du lämnar ditt arbetsrum.
Besökare
Besökande ska alltid anmäla sig i receptionen. Den som är ansvarig för besöket hämtar den
besökande i receptionen och har därefter ansvaret tills dess att besökaren lämnat
Regionservice, Bergfotsgatan.
Bevakning av obehöriga personer
Alla anställda ska vara observanta på obehöriga personer.
Nycklar/Passerkort/P-tillstånd/Tjänste ID

När anställning börjar ska Anmälan om personalförändring fyllas i och lämnas till
receptionen
 Passerkort/-bricka, parkeringstillstånd och nycklar lämnas ut av Teamledaren/Receptionen
 Tjänste ID+ lämnas ut av Tjänste ID-service, telefon: 010-473 94 99
 Parkeringstillståndet ska ligga väl synligt i bilens framruta
 Alla utlämnade nycklar registreras med mottagarens namn samt underskrift
 Vid förlust av passerkort eller nycklar ska detta omgående meddelas till
Teamledaren/Receptionen
 Vid förlust av Tjänste ID+ kontakta närmaste korthandläggare eller så kan du spärra kortet
via Telias spärrtjänst, telefon: 020-323 262
När en anställning upphör ska Anmälan om personalförändring, passerkort/-bricka, Tjänste
ID+, parkeringstillstånd och eventuella nycklar återlämnas till Receptionen
Stölder
Eventuella stölder polisanmäls och ska omedelbart meddelas Teamledaren.
Avvikelserapport skall skrivas.
Förebyggande Åtgärder
Använd alltid wirelås till din bärbara dator.
Låt inte stöldbegärlig egendom såsom handväska, plånbok och mobiltelefon ligga framme.
Se till att din dator är lösenordsskyddad när du lämnar ditt arbetsrum. Kontakta kundsupport
om du behöver hjälp.
Privata Ägodelar
Varje anställd ansvarar för sina privata ägodelar.
Miljö
Miljöpolicy för Regionens hus finns, se interna hemsidan.
Vilrum


Hus 7 Plan1 i Rum: 01755C (Ej låst)
Hus 1 Plan 2 i Rum: 1201A, (Längst bort i korridoren)
Rökning
Det är inte tillåtet att röka inomhus. Rökare är hänvisade till bakgården vid personalmatsalen.
Rökning utanför huvudentrén är förbjudet!
Tjänste-ID
Vid mer än 6 månaders anställning i regionen ska du ha ett personligt tjänsteid kort som bland
annat används föridentifiering i passagesystem.
Kontakta tjänste-Id service: 010 - 4739499
Adress- och distributionscentrum
Distributionscentrum anskaffar och tillhandahåller de broschyrer, adresser och det
informationsmaterial som efterfrågas inom Västra Götalandsregionen. Här kan förvaltningarna
också beställa adressetiketter och adresslistor – även till mottagare utanför Västra
Götalandsregionen – för egna utskick.
Se hemsidan:
http://intra.vgregion.se/organisation&forvaltning/regionens_hus/
rhmstd/Administrativ_service/ADC/adc.cfm
Konferens- och Utbildningscentrum
Konferens- och utbildningscentrums uppgift är att bistå Västra Götalandsregionens
verksamheter med planering och genomförande av utbildningar och nås på telefon:
010-44 05 02 knappval 2.
Datorer
Datorn är ett arbetsredskap och ska användas för de uppgifter den anställde har inom Västra
Götalandsregionen. Därvid ska de regler och riktlinjer beaktas som gäller vid t ex offentlighet,
sekretess och etik.
Om du får problem med din dator och vill komma i kontakt med support, ring Service Center
VGR-IT 010-473 71 00. Mailadress: [email protected]
Läs mer i Säkerhetsstrategiska avdelningens broschyr;
”Informationssäkerhet vid datorn på jobbet”.
http://intra.vgregion.se/sv/Insidan/amnesomraden/Krisberedskap-ochsakerhet/Sakerhet/Sakerhetsarbetet/Informationsmaterial/
Husråd
Kallelse skickas ut till alla chefer (eller av chefen vald personal) i Regionens Hus via mail.
Husrådet behandlar hus- arbetsmiljö- och servicefrågor.
Teamledaren är ordförande för Husrådsmötet.
Reception/Serviceteam
Receptionen är bemannad med serviceteam inom sektionen Arbetsplatservice. Det är hit ni
kunder går om ni behöver hjälp med service i huset.
Serviceteamet sköter husets postgång, leasing-bilar, möblering samt kontorsmaterial och bistår
med tekniskt kunnande av AV-utrustning vid sammanträden samt utför i övrigt förekommande
servicesysslor i huset.
Receptionens Öppettider
Måndag – fredag 07.00-17.00
Bakom receptionen finns en ”Hjärtstartare” centralt tillgänglig vid behov.
Postturen
Externpost ankommer dagligen ca 09:30 och 14:30.
Internposten delas ut och hämtas en gång/dag, varje förmiddag.
De interna postturerna går varje dag till samtliga Regionens Hus och till de flesta inrättningar i
Västra Götalandsregionen. Posten ska i första hand skickas med dessa. Adresser för internpost
finns att hämta på intranätet, se Tjänster & Service, Internpost.
http://intra.vgregion.se/internpost
Lån av leasing bil
Bokning av leasingbilar görs av personalen själv i SAMBO. Vid bilbyte eller avbokning ska
även detta göras i SAMBO så att underlaget blir rätt vid fakturering. Alla uppgifter ska vara
fullständigt ifyllda!
Bilnycklar hämtas ut i receptionen.
Serviceteamet ansvarar för att körjournalsuppgifterna läggs in i SAMBO.
Kontakta serviceteamet för genomgång av rutiner för billån om du är osäker.
Gällande bilpolicy finns att läsa i en pärm i varje bil.
Respektera bokade tider då någon kanske väntar på bilen och lämna bilen fulltankad.
Konferensrum
Nedanstående konferensrum finns på Bergfotsgatan. Bokning görs i första hand via SAMBO på platsprofil
Regionservice-Bergfotsgatan eller i andra hand via receptionen på telefon: 010-473 48 30.
Va r
Entréplanet
Hus 7
Plan 1
Plan 3
Namn
Utrustning
Antal platser
Säveån,
Videokonferensrum
Surteån
Ljungaån
Lerumsån
Sjöslaget
Nätverk, Bokas via bokningsbyrån
010-4737100, välj 1 för Gbg,
val 6
8
Filmduk, projektor, nätverk
Filmduk, projektor, nätverk
Filmduk, projektor, nätverk
Whiteboard, nätverk,
projektor, filmduk. OBS!
Biosittning
För VGR IT
10
10
10
55
Plan 5
Endast bokningsbara
Lindomeån
Rådasjön
Stensjön A
Stensjön B
Kvarnbäcken
Lackarebäcken
Åbybäcken
Hus 1
Plan 1
Mölndalsån
Whiteboard, nätverk, projektor,
filmduk, blädderblock
Plan 1
Hällungen
Plan 1
Ätran
Ej bokningsb,
Utbildningslokal
Ej bokningsb,
Utbildningslokal
Plan 5
Hedån
Whiteboard, nätverk, projektor,
filmduk, blädderblock
11+2 extra stolar
Nordån
Whiteboard, nätverk,
projektor, filmduk
Max 18
Jälmån
Whiteboard, nätverk, projektor,
filmduk, blädderblock
Whiteboard, nätverk, projektor,
filmduk, blädderblock
Whiteboard, nätverk,
blädderblock, Bokning av
projektor via SAMBO
Filmduk, projektor,
Whiteboard, nätverk,
blädderblock
12+2 extra stolar
Filmduk, projektor,
Whiteboard, blädderblock,
nätverk för flera anslutningar
10
Filmduk, projektor,
Whiteboard, blädderblock,
nätverk för flera anslutningar
Filmduk, projektor,
Whiteboard, blädderblock,
nätverk för flera anslutningar
12
Plan 4
Plan 6
Mossån
Kräftån
(Utrymningsväg)
Datasal Krokån
Hus 25
Plan 2
Plan 3
Nossan,
Videokonferensrum &
Konferensrum
Lidan
Plan 4
Viskan
Kontor för närvarande
Kontor för närvarande
Kontor för närvarande
10
12+2 extra stolar
12+4 extra stolar
8+1 lärarpl, 8 extra
stolar
10
Videokonferenser
Videokonferenser bokas på tel 010-4737100 VGR IT knappval 6. Husets serviceteam hjälper
till med uppstart och eventuell felanmälan.
Telefonkonferenser
Upp till fyra deltagare kan du koppla upp via din egen telefon enligt instruktionsboken IPtelefon.
Via växel bokas fyra till sju deltagare, kort växel nr: 10 000
Kontakt
Ni är välkomna att skicka in både önskemål och felanmälningar till vår funktionsbrevlåda:
[email protected]
Receptionen Bergfotsgatan 2a
Annika Olsson
Caroline Piper
Rosario Pacheco
Telefon: 010-4737830
Teamledare
Eva Jörsved
[email protected]