docStyrelseprotokoll för STIL Assistans AB fört den 5 maj 2014
download 
Report Transcription
Styrelseprotokoll för STIL Assistans AB fört den 5 maj 2014
Protokoll 2014-05-05 STIL Assistans AB, organisationsnummer 556777-9615 Protokoll: 2014-05-05 Datum: 2014-05-05 Plats: STILs lokaler, Farsta Tid: 10.40–12.15 Justerare: Veronica Kallander Närvarande: Emma Johansson, ordförande Bengt Elmén, styrelseledamot Maria Dahl, styrelseledamot Mona Esbjörnsson, styrelseledamot Jonas Franksson, styrelseledamot Veronica Kallander, styrelseledamot Kerstin Nilson, internrevisor Katarina Bergwall, verksamhetsledare på STIL Carina Ekblad, personalchef på STIL Maria Bredberg, ekonomichef på STIL Helena Palacios Teillier, resurschef på STIL Anmält förhinder: Susanne Berg, styrelseledamot Katharina Holtbo, styrelseledamot Leif Elmstein, styrelseledamot § 1: Fastställande av dagordning STIL Assistans AB § 2: Val av justerare § 3: Justering av protokoll, styrelsesammanträde 2014-04-14 § 4: VD-rapport § 5: Återrapport a. SAMS § 6: Utvecklingsärenden/Diskussionsärenden a. Info om slopade preliminärer och vår action plan för det b. Begränsningsperioder c. Ledarhandbok, personalhandbok d. Strategi för hantering av uteblivna 5:an redovisningar e. Barnperspektivet § 7: Sammanträdet avslutas Bilaga 1. Begränsningsperioder Bilaga 2. Införandet av begränsningsperioder – Konsekvensanalys självbestämmande Bilaga 3. 5:an § 1: Fastställande av dagordning för STIL Assistans AB Styrelsen beslutar Att fastställa dagordningen. § 2: Val av justerare Styrelsen beslutar Att välja Veronica Kallander som justerare. § 3: Justering av protokoll för styrelsesammanträden 2014-04-14 Styrelsen beslutar Att justera protokoll 2014-04-14. § 4: VD-rapport Katarina Bergwall föredrog VD-rapporten. Styrelsen har följande reflektioner utifrån VD-rapporten: - Socialstyrelsen krav avseende dokumentationskrav för assistenter är något som STL behöver agera gällande och likaså att tillsynen avseende den personliga assistansen är något som IVO – Inspektionen för vård- och omsorg. Katarina tar upp frågan med Assistansanordnarna - Möjligheten att komma i kontakt med kontoret via telefon måste förbättras. Styrelsen beslutar att Lägga VD-rapporten till handlingarna. § 5: Återrapport a. SAMS Carina Ekblad, personalchef, informerar om att den nya checklistan gällande arbetsmiljö kommer att testas i ett antal assistanser inom kort. Vidare förs det diskussioner på kontoret om SAMS utifrån att definiera arbetsledarens roll avseende arbetsmiljö. Styrelsen beslutar att Lägga informationen till handlingarna. § 6: Utvecklingsärenden/Diskussionsärenden a. Info om slopade preliminärer och vår action plan för det Maria Bredberg, ekonomichef, informerar gällande slopade preliminärer och STILs plan för det. Försäkringskassan har nu gått ut med information om att de tänker införa efterskottsutbetalningar av assistansersättningen. Däremot finns det ännu inget beslut om när detta införs och om det kommer bli några speciella övergångsregler eller undantag. I dagsläget betalas ersättningen ut preliminärt samma månad som assistansens utförs, det vill säga att exempelvis januari månads timmar betalas ut den 20 januari. Efterskottsutbetalningar kommer däremot att innebära att assistansersättningen betalas ut först efter det att räkningen har kommit in till Försäkringskassan. Om räkningen för till exempel januari kommer in till Försäkringskassan senast den 5 mars betalas pengarna ut först den 20 mars. Det är nästan en månad efter att lönerna för januari betalats ut, vilket innebär att STIL kommer att behöva se över sina rutiner rörande tidrapporter och räkning. Styrelsen föreslår att eventuella nya rutiner testas på en fokusgrupp med arbetsledare. Styrelsen beslutar att Lägga informationen till handlingarna. b. Begränsningsperioder Carina Ekblad, personalchef, informerar att Försäkringskassan planerar att införa en ny del i deras egen blankett Tidredovisning. Den nya delen ska ta upp vilken begränsningsperiod den personliga assistenten har samt hur många timmar hen kan och hittills har arbetat under begränsningsperioden. STIL jobbar aktivt för att Försäkringskassan inte ska genomföra denna förändring så snart i tid, då vi vill få möjlighet att utreda vilka konsekvenser detta får för dig som assistansanvändare. Vi är heller inte övertygade om att denna förändring får det resultat Försäkringskassan önskar. Samtliga assistansanordnare kommer att behöva skapa nya rutiner och riktlinjer om detta trots allt genomförs. Enligt kollektivavtalet mellan Kommunal och KFO definieras begränsningsperiod på följande sätt: ”Begränsningsperiod är den tid under vilken fastställt arbetstidsmått ska läggas ut. Arbetstidsschema kan fastställas för kortare tid än begränsningsperioden.” Kontoret har försökt att hitta smidiga lösningar som innebär minsta möjliga insats av förändringar i inarbetade rutiner är stor. Många AL/MAL har också i olika sammanhang uttryckt en trötthet över att behöva sätta sig in i alla regeländringar och ta till sig de kunskaper som krävs. Oavsett hur STIL centralt kommer hantera införandet av begränsningsperioder kommer det för vissa AL vara till fördel men negativt för andra. I kontorets förslag har man försökt väga in dessa olika behov för att på bästa sätt och på kort tid kunna införa begränsningsperioder. Kontorets förslag är att centralt införa tre månaders begränsningsperiod för alla AL då man ser att tre månader ger ett bra utrymme för flexibilitet samtidigt som det är en hanterbar tid för att se helheten. Kontoret bedömer också att de flesta vill att kontoret ger en rekommendation som fungerar för att minska behovet av kunskapsinhämtning. Samtidigt ska det för AL vara tydligt att det går att välja annan begränsningsperiod, om det finns ett behov eller intresse för det. För mer information se bilaga. Informationen om vad begränsningsperioder är och innebär är därför mycket viktig att skicka ut snarast, så AL/MAL vet vad de har att ta ställning till samt uppmanar AL att kontakta kontoret för rådgivning och information om hen är osäker på vad som passar den egna assistansen bäst. Susanne Berg, kvalitetsutvecklare, har lämnat in synpunkter på diskussionsmaterialet, se bilaga. Bland annat avser det information till medlemmar och konskapsbehov kring implementeringen och hur omvärldkraven kan ställa till problem i assistansen. Styrelsen kommer framöver få ett beslutsunderlag i frågan att ta ställning till gällande fortsatt hantering. Styrelsen beslutar att Lägga informationen till handlingarna. c. Ledarhandbok, personalhandbok Carina Ekblad, personalchef, informerar följande om den ledarhandbok och personalhandbok som håller på att tas fram. Båda bygger på företagets DrafitIt personalhanbok och chefshandbok. Informationen kommer kunna integreras med STIL:s webb och kommer att fungera som en kunskapsbas för alla i organisationen. Framöver kommer de även finnas tillgängliga som en App. Funka.nu kommer att test att webbsidans tillgänglighet utifrån olika funktionsnedsättningar. Styrelsen beslutar att Lägga informationen till handlingarna. d. Strategi för hantering av uteblivna 5:an redovisningar Maria Bredberg, ekonomichef, informerar en strategi för hantering av uteblivna 5:an redovisningar, se bilaga. Styrelsen diskuterar följande frågor - Ska STIL, genom att hänvisa till femmanavtalet, försöka kräva in de belopp som utbetalats under 2013? - Hur, med vilken ambitionsnivå och i vilka fall skulle vi ställa efterkrav? - Ska vi informera om den ev. risken för att bli återbetalningsskyldig vid en skatterevision? - Hur ska den ökade skattekostnaden på 96 tkr bäras, av kansliet eller respektive AL’s projekt? Styrelsen diskuterar den ” hårda linjen” med återbetalningskrav och belastning av ökad skattekostnad på respektve arbetsledare s projekt. Frågan är komplex då den handlar om solidaritet, det egna ansvaret, ”kultur” inom organisationen och brister i från STIL avseende uppföljning av föregående år. Frågan handlar även om vilka risker som finns om STIL ”sätter hårt mot hårt” gentemot arbetsledarna och hur mycket tid kraft, ork och kontoret har för att dra i frågan. Kontoret kommer att börja ringa de arbetsledare som inte inkommit med redovisning för att efterfråga om kvitton. Om kvitton inte finns får arbetsledare berätta vad ”5:an” har gått till. Styrelsen kommer framöver att få en sammanställning av vad som framkommer i kontorets samtal med berörda arbetsledare. Styrelsen beslutar att Lägga informationen till handlingarna. e. Barnperspektivet/Kvalitetskontrakt Anna Högberg informerar att ett förslag har tagits fram avseende STIL:s målsättning avseende barnperspektivet..Målsättningen anger att STIL tycker att möjlighet till självbestämmande är centralt för att barn med personlig assistans ska kunna leva ett liv som så mycket som möjligt liknar andra barns med möjlighet till fritidsaktiviteter, utveckling och självständighet. STIL:s målsättning är att barn med personlig assistans i STIL ska ha möjlighet att vara delaktiga i utformningen av sin personliga assistans så att den kan bli en resurs som bidrar till ett självbestämt liv. En viktig del i att beakta barnets bästa i STIL är därmed att möjliggöra självbestämmande. Det gör vi genom att utgå ifrån barns rätt till självrepresentation och rätten att komma till tals. I STIL är självrepresentation både ett mål i sig men också ett viktigt medel för att planera och utforma personlig assistans med barnperspektiv. Genom att fråga efter och lyssna på barnets vilja och åsikter får vi vägledning i att se till barnets bästa. För att konkret inkludera och involvera barnet är det också viktigt att hen får relevant information på ett sätt som hen kan ta till sig. Styrelsen tycker att det som hittills presenterats är mycket bra och sättet att hantera de yttre kraven på personlig assistans och göra det till STIL:s egna är mycket tillfredställande. Styrelsen beslutar att Lägga informationen till handlingarna. § 7: Sammanträdet avslutas Protokoll 2014-05-05 justeras av: _____________________________________ Maria Dahl, 1:a vice ordförande _____________________________________ Emma Johansson, sekreterare _____________________________________ Veronica Kallander, justerare Risk- och konsekvensanalys samt förslag till beslut vid införande av begränsningsperioder Försäkringskassans huvudkontor har gått ut med information om att deras tidrapport kommer att ändras från och med den 28 Maj. Den nya tidrapporten kräver bland annat att respektive assistents begränsningsperiod anges. I och med dessa omvärldsförändringar kommer STIL behöva införa begränsningsperioder för alla visstidsanställda assistenter. Detta dokument är en risk och konsekvensanalys samt förslag till beslut vid införande av begränsningsperioder. Lag och avtal gällande begränsningsperiod Begränsningsperioder finns medtagen i både ATL och kollektivavtal. Begränsningsperiod är synonymt med beräkningsperiod och kan komma att förkortas som BP i texten. Begränsningsperiod är den tid under vilken den genomsnittliga veckoarbetstiden ska läggas ut samt utgångspunkt för beräkning av sammanlagd arbetstid. Begränsningsperioden kan vara beräknat på dagar, veckor eller månader och en period om längst 6 månader (enligt kollektivavtal) och kan vara olika för olika anställda. Den anställde skall informeras om längden på hens begränsningsperiod. Begränsningsperioden måste läggas ut med ett fast och inte ett oregelbundet system. Är begränsningsperioden exempelvis 12 veckor ska den första perioden omfatta veckorna 1-12, den andra perioden veckorna 13-24 och den tredje perioden veckorna 25-36 och så vidare. Det är efter att begränsningsperioden är avslutad man kan bedöma storleken på eventuell mer eller övertid som har arbetats. Många arbetstidsbegränsningar förhåller sig till begränsningsperioden, en sådan är den sammanlagda arbetstiden eller den så kallade 48-timmars regeln. Det innebär att den sammanlagda arbetstiden inte får överstiga ett genomsnitt om 48 timmar per vecka under begränsningsperioden. Vid beräkning av sammanlagd arbetstid under en begränsningsperiod ingår arbetad tid i form av ordinarie arbetstid, mertid, övertid, nödfallsövertid, jourtid, sjukfrånvaro och semester. Förutsättningar Utifrån arbetstagarens och fackets perspektiv är det främst för att garantera att arbetstagaren inte fått för lite tid som begränsningsperioden är viktig. Utifrån Försäkringskassans perspektiv är det främst tänkt att använda begränsningsperioder för att säkerställa att inte för mycket tid arbetats. Idag känner vi dock inte till hur FK kommer beräkna begränsningsperioder och på vilken detaljnivå de kommer lägga sig. Av den information STIL tagit del av gällande införandet av begränsningsperioder verkar det finnas ett intresse hos Försäkringskassan att reagera på tid som överstiger tillåten maxtid för en heltidsanställd. STIL har idag ett fåtal arbetstagare som arbetar mer än tillåten heltidsanställning. Det som är osäkert är hur FK kommer reagera på att anställda arbetar mer än tillåten maxtid utifrån en deltidsanställning. STIL har idag ett antal som arbetar mer än tillåtet utifrån den deltid som uppges i anställningsavtalet. Omfattningen av detta har vi dock ingen uppgift på. Troligtvis är problemet kring för mycket arbetad tid utifrån en deltid dock inte så stort. Enligt kollektivavtal kan en deltidsanställd arbeta upp till heltid utan begränsning, så länge den arbetade tiden upp till heltid är garanterat frivillig. Arbetstid som kan ses som beordrad ska räknas som mertid vid deltidsanställning och då gäller reglerna för mertidsarbete. STIL har idag inte arbetat aktivt med beordring, därav en troligt låg inrapportering av beordrad arbetstid. Det kan dock finnas ett mörkertal där personer upplever sig som beordrade, men det anges som frivillig tid. Om FK även kommer intressera sig av deltidsanställda som arbetar mer än avtalad tid kommer STIL behöva prioritera att öka kunskapen om vad som är frivilligt och inte eftersom uppgifterna ska lämnas på heder och samvete av varje enskild assistent. Förutom att många arbetar mer än vad som ursprungligen avtalats om har Niklas vid en slumpmässig genomgång av 15 assistanser upptäckt att flertalet av de anställda inte erhöll den tid som uppges i anställningsavtalet. I vissa fall berodde det på att anställningsavtalen inte stämde överens med den muntliga överenskommelsen, men även felaktig tidrapportering förekom. En del i den felaktiga tidrapporteringen är att inte all ledig tid rapporteras, utan tas bara bort. Sammanfattningsvis arbetar ett större antal assistenter mer än avtalad tid samtidigt som ett stort antal också arbetar mindre an avtalad tid. Förändringen i sig att införa begränsningsperioder kommer bara påverka ett fåtal. Den stora konsekvensen kommer innebära ett ökat krav på planering och kontroll av avvikelser från avtalad tid. Något varken flertalet av STILs medlemmar har idag eller att det finns ett systemstöd för på kontoret. Ev. konsekvenser p.g.a. införandet av begränsningsperioder Införandet av begränsningsperioder kommer innebära en förhöjd medvetenhet hos assistenterna om när utlovad arbetstid ska förläggas. Kunskap är självklar, men den gör att AL/MAL behöver ha verktyg för att kunna möta assistenternas reaktioner på: • AL:s behov av schemaändringar i nära anslutning till en begränsningsperiods slut. • Om AL och assistent har olika uppfattning om huruvida avtalad tid uppnåtts i slutet av en begränsningsperiod. Vikten av att rapportera frånvaro kommer öka. En gemensam satsning från AL och kontor behöver därför göras för att säkerställa att frånvaron finns registrerad. Resonemang kring hantering av begränsningsperiod Begränsningsperiod uppbyggd på veckor alternativt månader En begränsningsperiod fördelad på antal veckor kommer inte följa kalenderåret vilket ger en förskjutning under åren som kommer. Ex väljer AL 12 veckor blir begränsningsperioden under: • år 1 veckorna 1-12, 13-24, 25-36, 37-48 • år 2 veckorna 49-8 osv Utgår begränsningsperioden däremot från månader kommer begränsningsperioden följa kalenderåret. Problemet blir att månaderna inte förhåller sig till veckor, vilket oftast scheman är uppbyggda utifrån. En månad består i genomsnitt av 4,3 veckor. Om den avtalade tiden inte förläggs inom begränsningsperioden på grund av att schemaläggningen varierar i timmar per vecka så bedömer vi det inte som en stor risk att tid kan/kommer krävas av fackförbund eller anställd, så länge det finns ett regelbundet schema där den avtalade arbetstiden är förlagd. Kort eller lång begränsningsperiod Långa begränsningsperioder ger AL större flexibilitet i schemaläggningen samtidigt som det ställer höga krav på lånsiktig planering och mycket god kontroll över arbetad tid, vilket även innefattar rapportering av viss frånvaro. Med lång begränsningsperiod tar det längre tid att uppmärksamma att en assistent arbetat för mycket respektive för lite. Om AL/MAL inte planerat långsiktigt kan det innebära att assistenten i slutet av en period endast får arbeta ett fåtal timmar. En annan nackdel, om AL/MAL inte haft en långsiktig planering, är att AL kan ha fler assistenter som samtidigt ska få tillbaka arbetstid. Kortare begränsningsperioder ställer mindre krav på långsiktig planering. Assistenterna får en större trygghet och kontinuitet i inkomst. Övertid kan i ett tidigt skede uppmärksammas och korrigeras, utan att en assistent tvingas avstå från ett större antal timmar på kort tid. Det enda systemstöd som finns i dag är Aiai där det krävs att AL/MAL räknar ihop den sammanlagda arbetstiden som förläggs för att själva kunna ha koll på den sammanlagda arbetstiden. Har AL/MAL ett arbetstidsschema för assistenterna som är återkommande och där den avtalade tiden förläggs underlättar planering och kontroll av den sammanlagda arbetstiden då avvikelserna som sjukfrånvaro, semester och tid som arbetas utöver det ordinarie arbetstidsschemat räknas med i den sammanlagda arbetstiden (Se tidigare definition på sammanlagd arbetstid). För Arbetsledare/Medarbetsledare som har en oregelbunden schemaläggning kommer förändringen att påverka desto mer men där en kortare period om exempelvis tre månader är att föredra om långsiktig planering är svårt och anledningen till att man har oregelbunden arbetstidsförläggning. Begränsningsperiod utifrån assistent, AL eller kooperativ nivå Det finns för- och nackdelar utifrån olika sätt att verkställa införandet av begränsningsperioder. Nedan följer en fördelning på en begränsningsperiod som bygger på individ-, arbetsledar- och kooperativ nivå. Individnivå innebär att varje assistent har en individuell begränsningsperiod som utgår från en variation av längd, tidpunkt, veckor alternativt månader. Arbetsledarnivå innebär här att samtliga assistenter i ALs assistans har samma period men att det kan skilja sig åt mellan AL i STIL. Kooperativ nivå innebär att alla AL har samma begränsningsperioder för sina assistenter. Personlig assistent (individ nivå) Fördelar • Vid nyanställning kan en ny BP införas som omedelbart följer assistentens genomsnitt. • Hög nivå av flexibilitet genom möjligheten att maximera varje assistents utrymme vid förförläggningen av arbetad tid. • Högsta graden av synkad begränsningsperiod med schemalagd arbetstid. Arbetsledarnivå Fördelar • Lättare genomförbart än på assistentnivå. • En hög grad av synkad begränsningsperiod med schemalagd arbetstid. Kooperativnivå Nackdelar • Kan initialt uppfattas som betungande för AL/MAL att behöver lägga ner tiden på att förstå vad som passar bäst för varje enskild assistent. • AL/MAL/kontor behöver ha god individuell koll på när varje assistents begränsningsperiod närmar sig sitt slut för att se om tid behöver justeras. • Kräver genomgång av varje enskild assistents schema. Om många AL/MAL behöver rådgivning från kontoret kan det bli lång väntan för AL/MAL. Nackdelar • Vid nyanställning är inte schemat synkat med BP. Fördelar • Snabbt praktiskt genomförande Nackdelar • Vid nyanställning är inte schemat synkat med BP. • Kan innebära osynkad schemaperiod i förhållande till BP. Att göra För AL/MAL Ta del av och sätta sig in i begränsningsperiodens innebörd och konsekvens. För en del kommer det innebära att införa nya rutiner kring frånvarorapportering, ev. införa mer långsiktig schemaläggning, samtal med assistenter som har frågor och möta assistenter som har åsikter angående begränsningsperiodens konsekvenser. För kontoret Information om vad begränsningsperioder är och innebär. Först till AL, därefter assistenter. Finnas tillgängliga för att på AL/MALs önskemål informera och rådgöra individuellt, både via telefon och personliga möten. Kalla till medlemsmöten med möjlighet till information och erfarenhetsutbyte med andra medlemmar. Att ta ställning till Både AL/MAL och assistenter kommer ha ett ökat behov av kontakt med kontoret för att få svar på sina frågor. Vilka tjänstemän ska ta emot frågorna och avsätta tid för att öka deras möjlighet att svara i telefon och ha personliga möten? Erbjuda medlemmarna att anställningsavtalen tecknas tillsammans med kontoret (behövs metod för att hantera det önskemålet). Kontorets rekommendation Det är fortfarande många AL som inte har ett grundschema i Aiai, vilket gör att vi inte kan bedöma vad det faktiska behovet är. Av det vi känner till har de flesta medlemmarna idag ett återkommande arbetstidsschema uppbyggt på 2-6 veckors scheman. Få medlemmar har anställda som arbetar för mycket övertid eller med mycket stor variation över månaderna. Vår uppfattning är också att de flesta löser schemaändringar så snart det är möjligt. Vi vet också att det är ett mörkertal vad gäller rapportering av frånvaro. Efterfrågan på smidiga lösningar som innebär minsta möjliga insats av förändringar i inarbetade rutiner är stor. Många AL/MAL har också i olika sammanhang uttryckt en trötthet över att behöva sätta sig in i alla regeländringar och ta till sig de kunskaper som krävs. Oavsett hur STIL centralt kommer hantera införandet av begränsningsperioder kommer det för vissa AL vara till fördel men negativt för andra. I vårt förslag har vi försökt väga in dessa olika behov för att på bästa sätt och på kort tid kunna införa begränsningsperioder. Vårt förslag är att centralt införa tre månaders begränsningsperiod för alla AL då vi ser att tre månader ger ett bra utrymme för flexibilitet samtidigt som det är en hanterbar tid för att se helheten. Vi bedömer också att de flesta vill att kontoret ger en rekommendation som fungerar för att minska behovet av kunskapsinhämtning. Samtidigt ska det för AL vara tydligt att det går att välja annan begränsningsperiod, om det finns ett behov eller intresse för det. Informationen om vad begränsningsperioder är och innebär är därför mycket viktig att skicka ut snarast, så AL/MAL vet vad de har att ta ställning till samt uppmanar AL att kontakta kontoret för rådgivning och information om hen är osäker på vad som passar den egna assistansen bäst. Förslag till beslut att diskutera: - Att införa begränsningsperiod om 3 månader för samtliga visstidsanställda assistenter. Begränsningsperioderna följer årets kvartal och oavsett när assistenter nyanställs följs den för kooperativet pågående begränsningsperioden. Första begränsningsperiodens start blir 1 juli 2014. Utifrån arbetsledares önskan utforma annan begränsningsperiod än 3 månader. Införande av begränsningsperioder – konsekvensanalys självbestämmande Bakgrund Det saknas i dagsläget såväl verktyg, metoder som tillräcklig information för att AL (nedan anges AL men det inkluderar också MAL) ska kunna hantera införande av begränsningsperioder (BP) med minimal risk för problem: - Dels handlar problemen om svårighet att få information om hur arbetad tid befinner sig i förhållande till (BP). Dels handlar det om problem som kan uppstå när AL/MAL och assistent kan ha olika uppfattningar om arbetstid baserade på den information som kommer att tillhandahållas. Då Försäkringskassan signalerar införande av (BP) genom införande av ny redovisningsblankett i slutet på maj kommer flera av de åtgärder som jag ser som nödvändiga att behövas införas efter att STIL meddelat försäkringskassan vilka (BP) som gäller. För att kunna göra detta kommer STIL, enligt min mening, behöva ta beslut om åtgärder som behövs för att möjliggöra självbestämmande i förhållande tiol kravet på begränsningsperioder i åtminstone två faser. - Först behövs ett beslut om ett snabbt införande av begränsningsperioder tas; inklusive hur detta kan göras på bästa sätt utifrån förutsättningarna, samt hur det bör kommuniceras. Sedan behöver de verktyg, metoder och information som behövs för att verkligen möjliggöra reellt självbestämmande läggas i en handlingsplan och följas upp med nödvändiga beslut, kommunikationsprocesser med mera. Snabbt införande av begränsningsperioder I underlaget (risk- och konskevensanalys) finns i dag angivet 3 olika nivåer – individ/assistent nivå, arbetsledarnivå och kollektiv nivå – som kan ligga till grund för införda beräkningsperioder. I resonemanget framgår också för- och nackdelar med (BP) grundade på veckor vs månader, samt att de flesta AL uppskattar en rekommendation. En kollektivt rekommenderad och - om inget annat framförs – införd (BP) på 3 månader tillsammans med ett erbjudande om att diskutera och införa annan längd på (BP) på arbetsledarnivå bör tillgodose medlemmarnas generella behov av lätthanterliga system som också garanterar självbestämmande. Detta kan kompletteras vid speciella omständigheter med möjligheten att läggas (BP) på assistentnivå. Det bör dock vara undantagsfall och i så fall vara något som kontoret kan föreslå vid behov. Inför att detta införs kommer det bli nödvändigt med information som innehåller: 1 - - Omvärldsanalys/bakgrund till varför kravet ställs och vad konsekvenserna av att inte följa det kan bli; Information om vad en beräkningsperiod är och vad införande av sådana kan få för konsekvenser för AL; Information om det beslut som styrelsen tagit om kollektivt rekommenderade (BP) samt möjlighet att vid behov få (BP) utifrån arbetsledarnivå. Också varför brådskade med hänvisning till omvärldsanalysen; Att verktyg och metoder som kan vara till stöd för AL/MAL håller på att utvecklas. Dessa beslut/aktiviteter behöver tas utan dröjsmål om STIL inte ska hamna i en situation där Försäkringskassan kräver angivande av begränsningsperiod innan assistansanordningen hunnit kommunicera alls med arbetsledarna. Nedan kommer verktyg, metoder och information som behöver läggas i en handlingsplan. En sådan plan bör läggas fram till styrelsen vid styrelsemöte innan sommaruppehållet. Planen bör vara konkret vad gäller aktivitet, tid och ansvar. Slutsats: - Jag bedömer att vi bör kunna ha en stor del av ovanstående på plats innan vi går i skarpt läge. Användbar information kommer kräva mest arbete då vi har litet erfarenhet att arbeta med att göra komplicerad information fullt ut användbar (förståelig). Jag har valt att behandla information separat nedan. Jag bedömer det omöjligt att hinna göra fullständig och lätt förståelig information vad en begränsningsperiod är och vilka konsekvenser den kan få innan det blir skarpt läge. Information om detta måste därför i inledande fas bli övergripande. Verktyg som bör ligga i Aiai om möjligt Att avtalad arbetstid är korrekt registrerad i AiAi är en förutsättning för att AL/MAL ska kunna göra egna kontroller av hur mycket en assistent har arbetat i förhållande till avtal. Det är inte fallet i dagsläget. För att inte konflikter angående vad som är arbetad tid enligt avtal och vad som är frivillig mertid behöver detta kunna registreras i AiAi. Att inte göra det innebär en risk att assistent kan uppfatta att den arbetat sin tid enligt avtal långt innan begränsningsperioden är slut, och därmed kan arbetsledare stå utan arbetstagare att fylla pass kvar inom (BP). Det finns redan en metod för hur erbjudande om arbetstid som assistent avböjer kan bli registrerad. Det som saknas är information om hur detta kan hanteras för att bli registrerat. För att inte hamna i ett läge där arbetsledaren närmar sig slutet av en (BP) och blir ”tvingad” att schemalägga efter vilka assistenter som inte har fått erbjudande om avtalad arbetstid och vilka som arbetat sin avtalade tid behöver det finnas möjlighet att få ett löpande saldo på + eller – timmar i förhållande till avtalad arbetstid. De funktioner som hör till AiAi och/eller bör föras in i Aiai är: 2 - Se över att i AiAi angiven tjänstgöringsgrad i stämmer med skriftliga avtal (eventuellt dokumentera muntligt avtalad tjänstgöringsgrad som inte stämmer med skriftliga avtal). Krav på införande av funktioner i AiAi (eller alternativ lösning): Möjlighet att avskilja vad som är frivillig mertid från vanlig schemalagd samt beordrad arbetstid. Möjlighet att dokumentera schemalagd arbetstid som assistent av någon orsak avböjt att arbeta. Löpande saldo för arbetstid exklusive frivillig mertid i förhållande till avtalad tjänstgöringsgrad. STIL har vid tidigare tillfälle diskuterat hur kontroll av förhållanden som hör till schemaläggning och arbetstid bör göras. Vid dessa diskussioner blev slutsatsen att kontroll inte skulle utföras genom slumpmässig stickprovskontroll av kontoret utan att sådan kontroll skulle utformas som ”Varningspling” vilken ska gå både till arbetsledare och ansvarig på kontoret. Ytterligare en funktion bör därför ligga i AiAi: - ”Varningspling” införd i AiAi som går till både AL och ALP (?). För att denna ska kunna införas krävs emellertid också att styrelsen får ta ställning och besluta kring när och för vilka ”faror” en sådan ”varningspling” ska läggas in. I samband med att beslut tas om detta bör också arbetsrutin kring hur information om sådana varningar hanteras på kontoret: Vilka som noterar varningspling och till vem denna rapporteras. Hur kontakt tas med arbetsledare. Orsaken till att jag lagt beslutsförslag som går ner i sådan detalj är att jag bedömer att kontoret behöver ha ett mer etiskt förhållningssätt när det gäller information kring enskilda assistanssituationer än att eventuella problem i dessa lyfts i teammöten. Slutsats: - - Införande av funktioner i Aiai innebär förhandlingar. För att sätta tryck på AiAi kan STIL behöva gå samman med andra assistansanordnare som också använder produkten och förhandla i grupp. Detta kan därför ta en viss tid. Införandet av ”Varningspling” bör vara en del av förhandlingarna men kräver också styrelsebeslut. Förhandlingar och införande av funktioner bör i vart fall inte dröja längre än nästa årsskifte. Kan/vill Aiai inte införa funktioner bör vi hitta alternativa lösningar. Krav på alternativ metod och systemstöd för ledighetsrapportering STIL har idag, trots att det gjorts försök problem med att ledighet i form av semester inte dokumenteras. I praktiken tar förmodligen assistenter ut ”ledighet” i form av att inte vara ”bokningsbara” för arbetspass eller ta ledigt vid ”hål” i schemat och därmed inte i princip inte finnas tillgängliga för arbete under vissa perioder. 3 Eftersom det inte finns arbetspass inlagda som dokumenteras som semester blir emellertid resultatet att det framstår som om STILs anställda inte får ut sin semesterledighet. Vad jag förstår finns det hos personalavdelningen en idé om ett alternativt rapporteringssätt (timmar istället för arbetspass) som eventuellt tillsammans med systemstöd skulle kunna fungera bättre. Undersöka om det finns möjlighet att hitta ett alternativt sätt att rapportera ledighet än att ange ”lediga arbetspass” i schemat. Kräver en mer grundläggande analys av vad som är möjligt och eventuellt kontakter med aktörer i omvärlden. Kan också kräva införande av funktioner i AiAi eller alternativ lösning. Slutsats: - Jag menar att personalavdelningen bör få ett särskilt uppdrag att utreda möjliga alternativ till att lösa problemet. En sådan lösning - om vi kan hitta en välfungerande metod och får med oss facket – kan innebära såväl ökat möjliggörande av självbestämmande samt stärka STILs varumärke bör den kunna få prioritet (även resursmässigt) om en konkret projektplan presenteras. Finns ingen lösning som fungerar bättre än den nuvarande har vi i alla fall kunskap som kan möjliggöra tt vi hittar metoder/arbetssätt vi kan rekommendera till AL för att åtgärda problemet. Användbar information Att ta fram användbar information – dvs information som är lättförståelig och tillhandahålls vids flera tillfällen i olika former bör vara prioriterat; också generellt inom verksamheten. Det känns emellertid svårt att ge någon slutsats kring informations-/kommunikationsområdet då jag inte ser vilken avdelning som kan ta ansvar för den genomgripande förändring som krävs. Slutsatsen nedan är vad jag tror behövs. Förutsättningarna för arbetet har jag i dagsläget svårt att överblicka. Slutsats: - - STIL bör se hanteringen av information kring begränsningsperioder som en möjlighet att hitta samarbetspartners som kan åskådliggöra komplexa sammanhang på enkelt sätt – text, bild, film. Det kan ses som ett första steg i utvecklingen av hur vi förmedlar information. I samband med detta bör styrelsen också ta ett principbeslut att hjälp från kontoret alltid ska erbjudas men att denna alltid ur intern arbetsordning ska ses som en sekundär lösning och prioriteras därefter. Vi har idag liten erfarenhet av att göra komplicerad information fullt ut användbar (förståelig). Styrelsen bör därför vara beredd på att satsa extra budgetmedel på att ta fram användbar information i olika medier. 4 Sammanfattning av redovisningen av femkronan avseende 2013 Antal AL 94 Belopp utbetalat 2013 1,7 mkr 21 436 tkr 29 426 tkr Kommentar Har lämnat in redovisning tillsammans med kontoutdrag, kommer stickprovskontrolleras av PWC för bedömning av kvaliten. Vid ev brister återkommer PWC direkt till AL med begäran om komplettering. På samma sätt som PWC alltid gjort. Redovisningarna behöver kompletteras med ex. kontoutdrag från banken men det har inte inkommit ännu. Kommer stickprovskontrolleras av PWC på samma sätt som vi alltid gjort. Har ej lämnat någon redovisning alls eller har inte hört av sig till STIL. Vad har kontoret gjort hittills STIL har informerat vid flertalet tillfällen om förändringen av femkronan Månadsutskick: december 2012, oktober 2013, december 2013 Påminnelse med räkningen i februari till alla som inte skickat in sin redovisning Mail den 27 mars till alla som inte skickat in sin redovisning Alla som ännu inte lämnat in sin redovisning kommer att bli uppringda under första halvan av maj I STILs inkomsdeklaration kommer vi inte kunnat göra avdrag för 426 tkr minst pga avsaknad av redovisning. Det betyder att STIL får en ökad skattekostnad på ca 96 tkr. Den grupp av 29 AL som inte lämnat någon redovisning Förutom en högre skattekostnad kan det också finnas en risk att Skatteverket vid en eventuell skatterevision skulle anse att dessa AL är personligen återbetalningsskyldiga. Hur ska STIL agera vidare i de fall AL inte lämnat in sin redovisning I vissa fall har AL meddelat att man inte kan lämna in en redovisning för att man inte har några kvitton eller för att man har en turbulent situation som gör att man inte mäktar med att ens lämna in kvittona även om vi på kontoret skulle hjälpa till med att sammanställa redovisningen. I något fall har AL (god man) vägrat att lämna ifrån sig kvitton. I vissa fall har vi helt enkelt inte fått någon reaktion alls på våra påminnelser om att inkomma med redovisning. Vi har ännu inte ringt runt till alla, men det kommer att göras inom kort. Vi har dock anledning att befara att vi inte kommer att komma i kontakt med och få in redovisning från några av våra AL som vi redan lägger ner mycket tid på att bara få in tidrapporter från varje månad. AL som lämnat redovisning men som ej är komplett I de fall som vi fått en redovisning men den inte är komplett kan vi ju se om de kostnader som tagits upp är relevanta men vi vet inte om de har pengar kvar på femman kontot. Vi kommer att göra stickprov på 20 AL vilket motsvarar ca 10% av antalet AL. AL uppmanas återbetala kvarvarande pengar på femman kontot AL erbjuds Assistanskassan i stället AL som har lämnat komplett redovisning För de som lämnat en komplett redovisning kommer vi lämna över arbetet med stickprovskontroller till PWC precis som tidigare år. Vi kommer att göra stickprov på 20 AL vilket motsvarar ca 10% av antalet AL. AL erbjuds använda upp de pengar de har kvar på femman kontot i förekommande fall och när pengarna är slut så erbjuds Assistanskassan. Inköp avseende assistansomkostnader där det går att handla mot faktura Alla arbetsledare erbjuds inloggning till Hygienshoppen. STIL kommer troligen även sluta avtal med Office Management som innebär att AL kan handla mot faktura. De produkter som kommer erbjudas är framförallt ett sortiment av kontorsmaterial, toner, bläck till skrivare samt ett större utbud av kaffe, te, mjölk, kakor och liknande än vad som finns i Hygienshoppens utbud. Syftet med att ha några leverantörer där AL kan handla mot faktura är förstås att minska behovet av hantering av kontanter både i form av förskott (Assistanskassan) eller att AL ska behöva göra utlägg själva. Många AL har inte tagit upp några kostnader alls för hygienartiklar eller ”fika” vilket kan ses som att man underutnyttjar assistansersättningen pga att de tycker att det är krångligt att hålla på med kvitton. Förhoppningsvis kan ett utökat utbud av att kunna handla mot faktura innebära en förenkling som motverkar detta underutnyttjande. Frågor till styrelsen att diskutera Vad ska vi göra i de fall AL efter upprepade påminnelser och telefonsamtal ändå inte lämnar in sin redovisning? Ska STIL, genom att hänvisa till femmanavtalet, försöka kräva in de belopp som utbetalats under 2013? Hur, med vilken ambitionsnivå och i vilka fall skulle vi ställa efterkrav? Ska vi informera om den ev. risken för att bli återbetalningsskyldig vid en skatterevision? Hur ska den ökade skattekostnaden på 96 tkr bäras, av kansliet eller respektive AL’s projekt? Ska vi erbjuda Assistanskassan till dem som inte lämnat redovisningar? Eller är det tillräckligt att erbjuda inköp från Hygienshoppen för att assistansen ska fungera i kombination med att ersätta övriga utlägg i efterhand?
