מפרט טכני נוסח סופי לפרסום סימן "טיוטה"

‫עזרה ובצרון הינה חברה‬
‫בבעלות עיריית תל אביב יפו‪.‬‬
‫מהות הפעילות הינה ניהול‬
‫פרויקטים של בנייה ושיפוץ‬
‫נכסים‪.‬‬
‫המפרט הטכני (‪ )RFP‬מציג את‬
‫תכולת המערכת ואופן היישום‬
‫המתוכנן של פרויקט המחשוב‪.‬‬
‫‪RFP‬‬
‫נספח טכני‬
‫לבקשה לקבלת‬
‫הצעות‬
‫לפרויקט מחשוב‬
‫בעזרה וביצרון‬
‫‪G1751752-V1‬‬
‫‪ 51‬לאפריל‬
‫‪5102‬‬
‫תוכן‬
‫‪1‬‬
‫פרק היעדים‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.3‬‬
‫‪1.4‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.6‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.8‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.11‬‬
‫‪2‬‬
‫פרק הטכנולוגיה‬
‫‪3.1‬‬
‫‪3.1‬‬
‫‪3.3‬‬
‫‪3.4‬‬
‫‪3.1‬‬
‫‪4‬‬
‫כללי‬
‫דרישות כלליות מהטכנולוגיה‬
‫ארכיטקטורה‬
‫תקשורת‬
‫אבטחת מידע‬
‫‪31‬‬
‫‪31‬‬
‫‪31‬‬
‫‪31‬‬
‫‪31‬‬
‫פרק המימוש‬
‫‪4.1‬‬
‫‪4.1‬‬
‫‪4.3‬‬
‫‪4.4‬‬
‫‪4.1‬‬
‫‪4.6‬‬
‫‪4.1‬‬
‫‪5‬‬
‫‪6‬‬
‫תפיסת עיצוב המערכת‬
‫אופי ומצב כללי באי יישום‬
‫ממשקים ומערכות משיקות‬
‫דגשים לתכולת המערכת המבוקשת‬
‫ממשק תפעולי‬
‫תהליכים בהם תתמוך המערכת המבוקשת‬
‫טבלאות וסימולים‬
‫קבצים לוגים‬
‫מילון מונחי מידע‬
‫דוחות (פלטים)‬
‫טפסים (קלטים)‬
‫תכונות הליבה של המערכת‬
‫ממשק משתמש‬
‫‪14‬‬
‫‪11‬‬
‫‪16‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‬‫‬‫‬‫‪14‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫פרק היישום‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.3‬‬
‫‪1.4‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.6‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.8‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪1.11‬‬
‫‪1.11‬‬
‫‪1.11‬‬
‫‪1.13‬‬
‫‪3‬‬
‫כללי‬
‫תיחום הבקשה (הפרויקט)‬
‫החברה‬
‫הלקוח‬
‫יעדים ומטרות החברה‬
‫מענה המערכת לאתגרים‬
‫השתלבות הפרויקט ביעדי החברה‬
‫ישימות ועלות תועלת‬
‫אופק הזמן‬
‫הגדרות ומונחים‬
‫‪3‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪4‬‬
‫‪6‬‬
‫‪8‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫כללי‬
‫גורמים מעורבים‬
‫תוכנית עבודה‬
‫מתודולוגיה ליישום‬
‫בדיקות‬
‫הכנות ועלייה לאוויר‬
‫אחריות שירות ואחזקה‬
‫‪31‬‬
‫‪38‬‬
‫‪31‬‬
‫‪41‬‬
‫‪44‬‬
‫‪46‬‬
‫‪48‬‬
‫פרק התמורה (ראה בתנאי המכרז וההסכם)‬
‫נספחים‬
‫‪6.1‬‬
‫‪6.1‬‬
‫‪6.3‬‬
‫‪6.4‬‬
‫תהליכים ופרוצדורות (מודולים)‬
‫טפסים ודוחות‬
‫ריכוז דרישות פונקציונאליות‬
‫סקר תהליכים (קיימים) שישולבו במערכת‬
‫‪11‬‬
‫‪64‬‬
‫‪61‬‬
‫‪11‬‬
‫כל שם תואר או תפקיד בלשון זכר מתאר גם בלשון נקבה‬
‫‪1‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪RFP‬‬
‫נספח טכני‬
‫למסמכי המכרז‬
‫לאספקה‪ ,‬יישום והטמעה של מערכת‬
‫מידע ארגונית אינטגרטיבית ‪ERP‬‬
‫לתמיכה בפעילות התפעול והניהול של‬
‫חברת עזרה ובצרון בע"מ‬
‫‪2‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1‬פרק הי ע ד י ם‬
‫‪ .1.1‬כללי‬
‫‪ .1.1.1‬עזרה וביצרון חברה לשיכון בע"מ‪( ,‬להלן – "החברה")‪ ,‬מזמינה בזאת ספקים להגיש הצעות‬
‫לאספקה‪ ,‬יישום והטמעה של מערכת מידע ארגונית אינטגרטיבית (להלן "המערכת‬
‫שתסופק") בראייה כוללנית כדוגמת )‪ ,ERP(Enterprise Resource Planning‬לתמיכה בכל‬
‫פעילות התפעול והניהול של החברה המפורטים במסמך זה‪.‬‬
‫‪ .1.1.2‬המערכת המבוקשת תיתן מענה ממוקד לתחומים הבאים‪:‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.3‬‬
‫‪.1.1.1.4‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.6‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.8‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫ניהול פרויקטים‬
‫ניהול מערכת הכספים‬
‫ניהול נכסים‬
‫ניהול תקציב ותזרים מזומנים‬
‫ניהול אחזקה‬
‫ניהול חוזים‬
‫ניהול רכש וספקים‬
‫מעקב ניהול החלטות הנהלה ופרויקטים‬
‫ניהול קשרי לקוחות (דיירים‪ ,‬שוכרים‪ ,‬צד ג' וכו')‬
‫‪ .1.1.3‬הספק הזוכה יידרש לספק בין היתר‪ ,‬את השירותים הבאים ‪:‬‬
‫אספקת רישיונות תוכנה למערכת‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫יישום המערכת על פי הדרישות המפורטות במפרט זה‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫הטמעת המערכת לרבות הדרכה‬
‫‪.1.1.3.3‬‬
‫תחזוקת המערכת‬
‫‪.1.1.3.4‬‬
‫‪ .1.1.4‬על המערכת להתממשק למערכות אחרות הפועלות בחברה כמפורט במפרט זה‪.‬‬
‫‪ .1.1.1‬הספק שהצעתו תבחר על ידי החברה יתקשר עם החברה בהסכם שנוסחו מצורף בזאת‪,‬‬
‫ושתנאיו יהוו חלק בלתי נפרד מהצעתו של הספק (להלן "ההסכם") במסגרת ההסכם שייחתם‬
‫כאמור‪ ,‬הספק יהיה אחראי‪ ,‬בין השאר‪ ,‬על יישומה של התוכנה האמורה‪ ,‬פיתוח התאמות‬
‫ייחודיות נדרשות‪ ,‬הסבת הנתונים‪ ,‬התקנת המערכת והתשתיות‪ ,‬הטמעה וכן על מתן שירותי‬
‫תחזוקה‪ ,‬תמיכה ולווי המערכת‪ ,‬הכל כמפורט במפרט (‪ ,)RFP‬בהסכם ובנספחיו‪.‬‬
‫‪.1.2‬‬
‫תיחום הפרויקט המתוכנן‬
‫‪ .1.2.1‬חברת עזרה ובצרון מעוניינת לרכוש (או לשדרג) מערכת מחשוב מתקדמת‪ ,‬קלה לתפעול‬
‫(ידידותית) ונגישה לכל הגורמים המעורבים בפעילות החברה‪ .‬מערכת המחשוב המבוקשת‬
‫צריכה לתמוך בכל תהליכי עבודה נשוא בקשה זו‪ ,‬בראיה פרויקטאלית וחוצת ארגון‪ ,‬בכך‬
‫שתאפשר תהליך ניהולי מבוקר וממוחשב של פעילות החברה‪.‬‬
‫‪ .1.2.2‬החברה מפעילה כיום מספר תוכנות מיושנות ובעלות יתירות נמוכה‪ ,‬דבר אשר גורם‬
‫לעבודה לא יעילה ולתהליכים מסורבלים ומקשה על ניהול החברה בסדרי הגודל שלה כיום‪.‬‬
‫‪ .1.2.3‬המערכת שתירכש תהיה מערכת אירגונית ממוחשבת התומכת בניהול הפעילויות המפורטות‬
‫במפרט זה (נשוא מפרט זה) בראייה רוחבית ויעודה הוא לסייע לעובדים ולמנהלים בחברה‬
‫לבצע ניהול שוטף של כל תהליכי התפעול‪.‬‬
‫‪ .1.2.4‬המערכת שתירכש תהיה‪:‬‬
‫‪ .1.1.4.1‬מערכת מידע ארגונית אינטגרטיבית אחת לניהול כל פעילויות החברה המושתתות על‬
‫ביצוע פרויקטים בתחומי עיסוקה של החברה ‪ -‬בענף הנדל"ן‪.‬‬
‫‪ .1.1.4.1‬תאפשר ניהול תהליכי עבודה רוחביים באופן מובנה במערכת המחשוב‪.‬‬
‫‪ .1.1.4.3‬תאפשר שקיפות ניהולית לתהליכי ניהול בזמן אמת (‪ )BI‬על כל הפעילויות המנוהלות‬
‫במערכות המחשוב שבפרויקט‪.‬‬
‫‪ .1.1.4.4‬תתבסס על תשתיות מחשוב איתנות המייצרות זמינות (זמן תגובה) ויתירות‪.‬‬
‫‪3‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫החברה‬
‫‪.1.3‬‬
‫‪.1.3.1‬‬
‫‪.1.3.2‬‬
‫‪.1.3.3‬‬
‫‪.1.3.4‬‬
‫‪.1.3.5‬‬
‫‪.1.4‬‬
‫חברת עזרה וביצרון הנה חברת בת של עיריית תל אביב‪-‬יפו‪ ,‬והיא הקומה בשנת ‪.1131‬‬
‫החברה פועלת למן מועד הקמתה לרווחת תושבי העיר תל אביב‪-‬יפו והיא עוסקת במגוון‬
‫תחומי פעילות בענף הבניה‪ ,‬כגון‪ :‬תכנון והקמת מוסדות חינוך וציבור‪ ,‬שיפוצי חזיתות‬
‫מבנים וטיפול במבנים לשימור‪ ,‬ניהול פרויקטי תשתית‪ ,‬פרויקטים יזמיים‪ ,‬אחזקת מוסדות‬
‫חינוך וציבור‪ ,‬ניהול נכסים וכד'‪.‬‬
‫במסגרת פעילותה מבצעת החברה עבודות ציבוריות בוסדות חינוך‪ ,‬שיפוצי מבנים ומרכזים‬
‫עירוניים‪ ,‬ביצוע עבודות פיתוח‪ ,‬תשתיות‪ ,‬בניה והרחבות בניה עבור תל – אביב ‪-‬יפו וגופים‬
‫ציבוריים אחרים‪ ,‬ניהול נכסים ותכנון ופיתוח שכונות בתל ‪ -‬אביב יפו לצורך התחדשותן‪.‬‬
‫החברה גם אחראית על תכנון‪ ,‬ניהול וביצוע על עבודות ציבוריות בעיר תל אביב יפו‪ ,‬הקמה‬
‫ושיפוץ מוסדות חינוך וציבור‪ ,‬כגון‪ :‬גני ילדים‪ ,‬בתי ספר‪ ,‬מרכזים קהילתיים וכד'‪ ,‬ביצוע עבודות‬
‫פיתוח ותשתית ברחבי העיר‪ ,‬טיפול בשיפוץ חזיתות בתים משותפים ברחבי העיר‪ ,‬ניהול של‬
‫פרויקט של שימור מבנים‪ ,‬פרויקטים של התחדשות עירונית‪ ,‬חברת אחזקה למוסדות חינוך‬
‫וציבור‪ ,‬כגון‪ :‬גני ילדים‪ ,‬בתי ספר וכד`‪.‬‬
‫פעילות החברה מתבצעת תחת שני אגפים עיקריים – אגף הנדסה האמון על הפעילות‬
‫הנוגעת למבנים ציבוריים‪ ,‬ואגף התחדשות עירונית‪/‬פיתוח ויזמות האמון על הפעילות הנוגעת‬
‫למבנים פרטיים‪.‬‬
‫היקף הפעילות של החברה כולל כ ‪ 111 -‬פרויקטים בתחום הבינוי הציבורי וכ ‪ 111-‬פרויקטים‬
‫של שיפוץ חזיתות בתים משותפים‪ ,‬שימור‪ ,‬תמ"א ‪ 38‬ופרויקטים של התחדשות עירונית‪.‬‬
‫בשנת ‪ 1114‬ביצעה החברה פרויקטים בהיקף של כ ‪ 111-‬מיליון ‪ ₪‬מרביתם עבור עיריית תל‬
‫אביב יפו ‪.‬‬
‫בחברה מועסקים כ‪ 41 -‬עובדים‪ ,‬והיא מפעילה עשרות נותני שירות בתחום התכנון‪ ,‬הפיקוח‪,‬‬
‫הניהול והביצוע בענף הבנייה (ראה תרשים ארגוני) ‪.‬‬
‫לקוח‬
‫‪ .1.4.1‬מומחה היישום הראשי‬
‫הגברת משכית פאר‪ ,‬סמנכ"לית הנדסה‪.‬‬
‫טלפון ‪03-7910332 :‬‬
‫כתובת ‪ :‬רח' המסגר ‪ , 1‬תל אביב יפו ‪.‬‬
‫‪ .1.4.2‬מומחי היישום (מול הספק)‬
‫מס' בעל תפקיד‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫‪8‬‬
‫‪1‬‬
‫שם‬
‫מנכ"ל‬
‫סמנכ"לית הנדסה‬
‫סמנכ"לית אגף פיתוח ויזמות‬
‫מנהל א‪.‬ת‪.‬ד‪ .‬ונכסים מניבים‬
‫מנהלת מחלקת הכספים‬
‫אחזקת מחשבים‬
‫יועץ אירגוני‬
‫יועץ מנכ"ל‬
‫מתכנן המערכת‬
‫אלי גינזברג‬
‫משכית פאר‬
‫עדי צברי‬
‫עמיקם כהן‬
‫עדנה עידן‬
‫יאיר מגור‬
‫עמנואל אלתר‬
‫ששי שילה‬
‫רן וייס – ‪Run4u‬‬
‫הערות‬
‫א‪.‬ת‪.‬ד ‪-‬אגודת תרבות הדיור‬
‫‪4‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.4.3‬המשתמשים העיקריים ותחומי הפעילות המרכזיים להם יינתן מענה בפרויקט אפיון‬
‫הפעילות המפורטת בחברה תבוצע במסגרת הפרויקט (בשלב האפיון המפורט)‬
‫מס' בעל תפקיד‬
‫‪1‬‬
‫מנכ"ל‬
‫‪1‬‬
‫מנהלי אגפים‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫מנהלת‬
‫מחלקת‬
‫הכספים‬
‫עובדי מחלקת‬
‫הכספים‬
‫‪1‬‬
‫מנהלי מחלקות‬
‫‪6‬‬
‫מנהלי‬
‫פרויקטים‬
‫‪1‬‬
‫מזכירות‬
‫ומתאמים‬
‫במחלקות‬
‫‪8‬‬
‫מפקחים‬
‫חיצוניים‬
‫‪1‬‬
‫תחזוקת‬
‫מחשבים‬
‫(דרג א')‬
‫הפעילות המרכזית‬
‫‪ ‬מעקב תכנון מול ביצוע (פרויקטים‪ ,‬לו"ז‪ ,‬תקציב ספקים)‬
‫‪ ‬מעקב ביצוע פרויקטים מול תקציב החברה ואבני דרך‬
‫‪ ‬מעקב אחרי החלטות דירקטוריון (ואחרות)‬
‫‪ ‬מעקב ביצוע פרויקטים מול תקציב החברה כל אחד בתחום‬
‫אחריותו‬
‫‪ ‬מעקב תכנון מול ביצוע (לו"ז‪ ,‬תקציב ספקים) כל אחד בתחום‬
‫אחריותו‬
‫‪ ‬ניהול תקציב ותזרים‬
‫‪ ‬מעקב ביצוע פרויקטים מול תקציב החברה‬
‫‪ ‬פעילות הנה"ח השוטפת של החברה‬
‫‪ ‬הנה"ח‪ ,‬ספקים‪ ,‬תזרים‪ ,‬גבייה‪ ,‬בנקים וההתחייבויות‬
‫‪ ‬מעקב ביצוע פרויקטים מול תקציב המאושר להם‬
‫‪ ‬תזרים מזומנים לפרויקט‬
‫‪ ‬תשלום לספקים‬
‫‪ ‬מעקב ביצוע פרויקטים מול החוזים על פי התכנון‪ ,‬התכולות‪,‬‬
‫עמידה בלוחות הזמנים והתקציב המאושר להם‬
‫‪ ‬מעקב וניהול תזרים מזומנים לפרויקט‬
‫‪ ‬אישור התשלום לספקים‬
‫‪ ‬ריכוז נתונים בתחום אחריות המחלקות והפקת דוחות מרכזים‬
‫‪ ‬עדכון נתונים במערכות המחשב בנתונים להם אחראית‬
‫המחלקה הרלוונטית‬
‫ניהול ביצוע פרויקטים ע"י‪:‬‬
‫‪ ‬תכנון הביצוע‬
‫‪ ‬כתב כמויות‬
‫‪ ‬הפעלה ואחזקת ‪ -‬גאנט הפרויקט‬
‫‪ ‬הפקת חשבונות לספקים ובדיקתם‬
‫‪ ‬תחזוקה שוטפת של חומרה‪ ,‬תשתיות ואפליקציות באתר‬
‫החברה‬
‫‪ ‬הפעלת ספקי תוכנה ותשתית לתחזוקת המערכות המחשוב‬
‫‪5‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.4.4‬מבנה אירגוני של חברת עזרה ובצרון‬
‫‪ .1.4.5‬הבהרות למבנה הארגוני‪:‬‬
‫‪.1.4.1.1‬‬
‫‪.1.4.1.1‬‬
‫‪.1.4.1.3‬‬
‫‪.1.5‬‬
‫אגף הנדסה אחראי על כלל הפעילות סביב נכסים שבבעלות העיריה לרבות השכרתם‬
‫ותחזוקתם והטיפול בשוכרים של נכסים אלו‪.‬‬
‫אגף פיתוח ויזמות אחראי על כלל הפעילות סביב נכסים פרטיים‪ ,‬הליווי והטיפול‬
‫בדיירים המחזיקים בבעלות בנכסים אלו‪.‬‬
‫מחלקת הכספים והעומדת בראשה‪ ,‬מנהלת מחלקת הכספים‪ ,‬אחראית על כלל ניהול‬
‫הכספים של החברה‪ ,‬תשלומים‪ ,‬תקבולים‪ ,‬בנקים ורישומי הנהלת חשבונות הנובעים‬
‫מהפעילות הכספית כפי שיפורטו בהמשך המכרז‪.‬‬
‫יעדים ומטרות החברה והמערכת‬
‫‪ .1.5.1‬החזון‬
‫חברת עזרה ובצרון יוצרת את המחר של העיר תל אביב יפו‪ ,‬בהיותה חברת‬
‫הביצוע המובילה בתחומי התחדשות עירונית ובינוי ציבורי‬
‫‪ .1.5.2‬מטרות החברה‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.3‬‬
‫‪.1.1.1.4‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.6‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫תכנון‪ ,‬ניהול וביצוע פרויקטים של בינוי ושיפוץ מוסדות חינוך וציבור‪ ,‬כגון‪ :‬גני ילדים‪,‬‬
‫בתי ספר‪ ,‬מרכזים קהילתיים וכו`‪.‬‬
‫ניהול נכסים ופרויקטים של שיפוץ מבנים ומרכזים עירוניים‪.‬‬
‫ביצוע עבודות פיתוח תשתיות‪ ,‬בניה והרחבות בניה עבור עיריית תל אביב‪-‬יפו‪.‬‬
‫ביצוע‪ ,‬תכנון ופיתוח שכונות בתל ‪ -‬אביב יפו לצורך התחדשותן‪.‬‬
‫שיפוצי מבנים‪ ,‬מוסדות חינוך ומרכזים עירוניים‪.‬‬
‫טיפול בשיפוץ חזיתות בתים משותפים ברחבי העיר‪ ,‬ניהול פרויקטים של שימור‬
‫מבנים‪ ,‬יזום של פרויקטים של התחדשות עירונית‪.‬‬
‫משמשת כחברת אחזקה למוסדות חינוך וציבור‪ ,‬כגון‪ :‬גני ילדים‪ ,‬בתי ספר וכו`‪.‬‬
‫‪6‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.5.3‬היקפי הפעילות צפויים )בשנה)‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫‪.1.1.3.3‬‬
‫ביצוע עבודות הנדסה בהיקף של כ ‪ 161‬מ' ‪ ₪‬בשנה‪.‬‬
‫ביצוע פרויקטים במסגרת התחדשות עירונית (שיפוץ חזיתות‪ ,‬שימור‪ ,‬תמ"א ‪ 38‬דיור‬
‫בר השגה‪ ,‬פינוי בינוי וכו'( בהיקף של כ ‪ 111‬בניינים בערך של כ ‪ 111‬מיליון ‪₪‬‬
‫בשנה ‪.‬‬
‫תמיכה ב כ ‪ 1111‬ועדי בתים החברים באגודה לתרבות הדיור ‪.‬‬
‫‪ .1.5.4‬יעדי החברה‬
‫‪.1.1.4.1‬‬
‫‪.1.1.4.1‬‬
‫‪.1.1.4.3‬‬
‫ביצוע עבודות הנדסה בהיקף של כ ‪ 161‬מ' ‪ ₪‬בשנה‪.‬‬
‫ביצוע פרויקטים במסגרת התחדשות עירונית (שיפוץ חזיתות‪ ,‬שימור‪ ,‬תמ"א ‪ 38‬דיור‬
‫בר השגה‪ ,‬פינוי בינוי וכו'( בהיקף של כ ‪ 411‬בניינים בערך של כ ‪ 111‬מ' ‪ ₪‬בשנה‪.‬‬
‫הגדלת כמות ועדי בתים שבטיפול אגודה לתרבות הדיור תל אביב יפו ב ‪ 11%‬כל‬
‫שנה (החזון – כולם חברים!)‪.‬‬
‫‪ .1.5.5‬משמעויות היישום‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.3‬‬
‫יישום המערכת שתסופק‪( ,‬על בסיס מערכת ‪ ERP‬ומודולים נוספים)‪ ,‬הינו פרויקט‬
‫ארגוני מעבר לפעולה הטכנית של החלפת מערכת המידע בחברה‪.‬‬
‫להטמעת המערכת השלכות אירגוניות (בתחום "ארגון ושיטות") המתחייבות כתוצאה‬
‫מבחינת התהליכים הקיימים מול התהליכים המוצעים ובחירת התהליך המועדף כפי‬
‫שנקבע במהלך שלב האפיון הראשוני (שבוצע על מנת לאפשר כתיבת ה ‪ ,)RFP‬ולכן‬
‫היישום של הזוכה ילווה בביצוע אפיון מפורט‪ ,‬בתיעוד‪ ,‬שינוי או עדכון נהלים קיימים‬
‫העוסקים בתהליכים אלה‪.‬‬
‫החלפת מערכת מידע מחייבת בחברה ביצוע תהליך של "ניהול השינוי" תהליך שיש‬
‫לו השלכות אירגוניות והשפעה על שינויים בתהליכי העבודה ואופן ביצועם‪.‬‬
‫‪ .1.5.6‬מטרות המערכת‬
‫החברה מעוניינת ליישם מערכת מרכזית לניהול אפקטיבי ויעיל של תהליכי העבודה תוך‬
‫שקיפות וזמינות נתונים ומידע להנהלה הכוללת‪:‬‬
‫הטמעת מערכת מחשוב לניהול תהליכי כולל ( ‪ -ERP‬מערכת ניהול משאבים רב‬
‫‪.1.1.6.1‬‬
‫ממדית) של משאבי החברה התומכת בתהליך פרויקטאלי אחד רוחבי וחוצה ארגון‬
‫המחייב גיבוש תהליכים סטנדרטים לניהול הפעילות של החברה‪.‬‬
‫תמיכה ביעדי ניהול מרכזיים בחברה על מנת לאפשר ניהול מבוקר וממוחשב של‬
‫‪.1.1.6.1‬‬
‫פעילות החברה‪.‬‬
‫שקיפות אירגונית של המידע הניהולי‪.‬‬
‫‪.1.1.6.3‬‬
‫שיפור איכות הנתונים על ידי יצירת מקור הזנה חד ערכי ועדכון נתונים בטופס אחד‬
‫‪.1.1.6.4‬‬
‫ועל ידי משתמש אחד (לכל סוג נתונים)‪.‬‬
‫מערכת בראיה פרויקטאלית‪ ,‬חוצה ארגון‪ ,‬מתקדמת‪ ,‬מהירה‪ ,‬קלה לתפעול‬
‫‪.1.1.6.1‬‬
‫(ידידותית) לכל הגורמים המעורבים בפעילות החברה‪.‬‬
‫הפקת דוחות בסיסים (ברמת המשתמש) מהימנים‪ ,‬לרוחב החברה בכל נקודה ללא‬
‫‪.1.1.6.6‬‬
‫צורך בשימוש בעזרים נוספים (כמו כלי ‪.)BI‬‬
‫שיפור וייעול של תהליכי העבודה בחברה על ידי שימוש באוטומציה ותהליכים מובנים‬
‫‪.1.1.6.1‬‬
‫(ללא צורך בפעולה ידנית) כך שהנתונים יישאבו מהמערכת באופן אוטומטי‪.‬‬
‫מחשוב תהליך ניהול ספקים ותהליך התשלום לספקים ויצירת יכולת למתן מענה‬
‫‪.1.1.6.8‬‬
‫מידי לפניות הספקים לרבות בתחום התקשרויות ותשלומים‪.‬‬
‫שיפור התהליכים התפעוליים כך שהמידע יהיה זמין (איכות ומהירות) לכל משתמשי‬
‫‪.1.1.6.1‬‬
‫המערכת בזמן אמת‪.‬‬
‫‪ .1.1.6.11‬ייעול והעלאת שביעות רצון המשתמשים‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫מענה המערכת לפערים‬
‫‪.1.6‬‬
‫‪.1.6.1‬‬
‫יעדי המערכת‬
‫‪.1.6.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.3‬‬
‫‪.1.6.1.4‬‬
‫‪.1.6.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.6‬‬
‫‪.1.6.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.8‬‬
‫‪.1.6.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.11‬‬
‫‪.1.6.1.11‬‬
‫‪.1.6.1.11‬‬
‫‪.1.6.1.13‬‬
‫‪.1.6.1.14‬‬
‫‪.1.6.1.11‬‬
‫‪.1.6.1.16‬‬
‫‪.1.6.1.11‬‬
‫‪.1.6.1.18‬‬
‫‪.1.6.1.11‬‬
‫‪.1.6.1.11‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫השלמת מערכות ותתי מערכות מחשוב (אפליקציות) חסרות (תקציב‪ ,‬תזרים‪ ,‬מאגר‬
‫ספקים‪ ,‬גאנט‪ ,‬מערכת דוחות) ע"י שדרוג המודולים הקיימים או רכישת חדשים‪.‬‬
‫תמיכה בתהליך פרויקטאלי אחד רוחבי וחוצה ארגון‪.‬‬
‫מחשוב עיקר תהליכי התפעול‪ ,‬ניהול ובקרת הפרויקטים‪ ,‬הכספים‪ ,‬הרכש‪ ,‬ניהול‬
‫הנכסים והפקת מידע ניהולי‪.‬‬
‫קיצור תהליכים על ידי שימוש באוטומציה לשם יצירת טריגרים ותהליכי משנה‪ ,‬ללא‬
‫צורך במגע יד אדם‪ ,‬כך שכל הנתונים יישאבו מהמערכת באופן אוטומטי‪.‬‬
‫שיפור איכות הנתונים על ידי יצירת מקור הזנה ועדכון נתונים בנקודה אחת ועל ידי‬
‫משתמש אחד (לכל סוג נתונים)‪.‬‬
‫קיצור לוח הזמנים הפרויקטאלי באמצעות הפעלת תהליכי אישור וטיפול אוטומטיים‪-‬‬
‫ממוחשבים‪.‬‬
‫שיתוף גורמי חוץ הפועלים מטעם החברה (מפקחים‪ ,‬מתכננים וספקים) במערכת‬
‫(כניסה מבחוץ)‪.‬‬
‫הכנה ליכולת עתידית לממשק עם גורמי חוץ כמו העירייה‬
‫ממשק מלא בין כל המערכות והמודולים בהתאם לתהליך האב ("כל המערכות‬
‫מדברות בניהם)‪.‬‬
‫מחשוב תהליכי דיוור למשתמשים הפנימיים והחיצוניים‪.‬‬
‫יצירת אינטגרציה של הנתונים והמידע מהיחידות התפעוליות השונות‪.‬‬
‫שיפור רמת ניתוח הנתונים לצרכי ניהול וקבלת החלטות‪.‬‬
‫הפקת דוחות (ברמת המשתמש) מהימנים‪ ,‬רוחביים‪ ,‬בכל נקודה ללא צורך בשימוש‬
‫בעזרים נוספים (כלי ‪.)BI‬‬
‫התממשקות למערכת מעקב נוכחות חיצונית‪.‬‬
‫מחשוב תהליך יצירת דוחות‪.‬‬
‫מחשוב תהליך קליטת פרויקט‪.‬‬
‫מחשוב מאגר ספקים ותהליך הזמנת מוצר או שירות‪.‬‬
‫ניהול מעקב אחרי החלטות‬
‫יצירת תהליך גיבוי ממוחשב‪.‬‬
‫ניהול מסמכים בארכיון ממוחשב‪.‬‬
‫חקר האתגרים בחברה ובמערכת המחשוב הקיימת (מיפוי פערים)‬
‫‪ .1.1.1‬בחברה( גורם‪ ,‬בעיה‪ ,‬תוצאה וחומרה)‬
‫ניהול ריכוזי המייצר בירוקרטיה שבחלקה מיותרת‪.‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫חוסר שקיפות בין אגפי החברה השונים גורם לכפילות ואי שיתוף במידע (ספקים‪,‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫פרויקטים ושיטות עבודה) איגום משאבים‪.‬‬
‫ניהול ובקרה ידני רב שלבי (הנתונים מעובדים על ידי מספר רב של משתמשים)‬
‫‪.1.1.1.3‬‬
‫באמצעות תוכנת ‪ Excel‬שאינם מקור אמין ואחיד לנתונים (כ ‪ 11‬טבלאות ‪Excel‬‬
‫שונות בחברה)‪.‬‬
‫מידע למנהלים לצורך קבלת החלטות ניהוליות לוקה בחסר ולעיתים אף לא אמין‬
‫‪.1.1.1.4‬‬
‫ועשוי לגרור לקבלת החלטות ניהוליות שגויות‪.‬‬
‫תיעוד חסר או חלקי‪ ,‬לא אחיד‪ ,‬לא זמין ולעיתים קשה לאיתור ואחזור‪.‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫העדר תהליך אישורים מונחה )‪ ,SLA (Service Level Agreement‬תזכורות בזמן‬
‫‪.1.1.1.6‬‬
‫אמתי ואסקלציה ניהולית כך שנושאים מהותיים ואסטרטגים יכולים "ליפול בין‬
‫הכיסאות"‪.‬‬
‫‪8‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.8‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.11‬‬
‫‪.1.1.1.11‬‬
‫‪.1.1.1.11‬‬
‫‪.1.1.1.13‬‬
‫מאגר המידע התפעולי מאוכסן במערכת נפרדת (תוכנה קיימת לסריקת מסמכים‬
‫בסיסית – ‪ ,(DOTPOINT‬שאינה מתממשקת למערכת הפרויקט ומנוהלת בלוגיקה‬
‫שונה מהמערכת התפעולית‪.‬‬
‫מאגר המידע ההיסטורי אינו ממוחשב ולכן מאוכסן חומר בתצורה של נייר ( ‪Hard‬‬
‫‪ )Copy‬בארכיון‪ .‬אין מערכת ארכיב מרכזית‪.‬‬
‫כפילות בעבודת עובדים (הקלדה במספר מערכות של אותם נתונים) עולה כסף ועשוי‬
‫ליצור פערי מידע‪.‬‬
‫אי זמינות נתונים על פרויקטים ומקורות המימון בזמן אמת מקשה על תכנון ושליטה‬
‫בתזרים המזומנים בחברה‪.‬‬
‫קושי בניהול מעקב אחר כניסת תזרים מזומנים מול פרויקט בפועל עבודה ידנית‬
‫ומסורבלת בתהליך פתיחת פרויקט‪ ,‬אפשרות להזנה כפולה של כתב כמויות וניהול‬
‫ידני של החשבונות שהם אבני הדרך לפרויקט‪.‬‬
‫"טופסולוגיה" ‪ -‬מילוי טפסים באופן ידני מיצר לחברה ולעובדים דימוי מיושן‪ ,‬לא‬
‫אטרקטיבי ונתפס כלא מקצועי בעיני הלקוחות ‪.‬‬
‫קושי בהתמקצעות עובדים‪ ,‬שמירה על המקצועיות והעברת ידע תורתי אירגוני‬
‫לפיתוח מתמיד של המקצועיות בחברה‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪ .1.1.2‬במערכת מחשוב קיימת ( גורם‪ ,‬בעיה‪ ,‬תוצאה וחומרה)‬
‫המערכות הקיימות ‪ -‬מערכות מחשוב מיושנות‪ ,‬אינן "מדברות" אחת עם השנייה‪,‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫אינן תומכות בתהליכי העבודה הקיימים‪ ,‬ברובם נתמכות על ידי חברות קטנות בעלות‬
‫אופק עתידי מוגבל‪.‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫בקרה ושליטה ‪ -‬אין מערכת בקרה ושליטה ממוחשבת אינטגרטיבית ברמת הנהלת‬
‫החברה והאגפים (יש ‪ )... Excel‬המידע הקיים היום לעיתים אינו אמין ולעיתים אף‬
‫סותר‪.‬‬
‫‪.1.1.1.3‬‬
‫‪.1.1.1.4‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.6‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.8‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫תשתית ‪ -‬תשתיות המחשוב הקיימות מבוססות בעיקר על שרת מרכזי אחד ללא ‪DR‬‬
‫ומערכת הדוא"ל (‪ )Exchange‬בענן‪.‬‬
‫חדשנות ‪ -‬לא בוצע בעבר מאמץ אירגוני‪ ,‬הקצאת משאבי זמן ותשומת לב ניהולית‬
‫לפיתוח מענים חכמים לצרכי החברה (גמישות תהליכית‪ ,‬אוטומציה‪ ,‬מענה ממוחשב‬
‫מתקדם‪ ,‬ניהול נתונים וכו')‪.‬‬
‫אין ממשקים בין כל האפליקציות ואין אוטומציה של התהליכים‪.‬‬
‫מודולים חסרים (מרכזיים)‪ :‬תקציב‪ ,‬תזרים‪ ,‬מאגר ספקים‪ ,‬גאנט ומערכת דוחות ‪BI -‬‬
‫ומעקב החלטות דבר שגורם למענים ידניים באמצעות ‪ Excel‬למעקב‪.‬‬
‫מערכת רכש (וספקים) ‪ -‬הפקת הזמנות רכש באופן ידני על גבי נייר‪ .‬תהליך הפקת‬
‫הזמנות גוזל זמן רב ויש קושי בביצוע המעקב‪ .‬התוצאה‪ ,‬במקרים מסוימים יתכן‬
‫מעקב לא סדיר אחר הזמנות‪ ,‬חשש לאובדן טפסי הזמנות ‪ ,‬כפילויות בהזמנות‪ ,‬קושי‬
‫בבדיקת טובין המגיע מספקים ותיוק מסמכים בקלסרים‪.‬‬
‫ניהול תיק פרויקט – מערכת ארכוב המסמכים הקיימת אינה מתממשקת למערכת‬
‫הפרויקט‪ ,‬כך שיש לנהל ‪ 1‬מערכות שאינם מסונכרנות חד ערכית לא ברמה הלוגית‬
‫וגם לא ברמה הטכנית‪ .‬המשמעות היא צורך בחיפוש מתמיד אחר מסמכים הנוגעים‬
‫לפרויקט מבוסס על אינטואיציה ולא על מספר הפרויקט‪.‬‬
‫מסמכים – אין ארכין ממוחשב‪ .‬העובדים נאלצים להשקיע זמן רב באיתור מסמך‬
‫מסוים שנמצא מתויק בקלסרים‪ .‬קיים קושי בגיבוי מסמכים בעת הצורך וסכנה של‬
‫חשיפה לתביעה משפטית‪.‬‬
‫‪9‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.1.1.1.11‬‬
‫מערכת כספים – מערכת מיושנת הנתמכת על ידי חברה קטנה שאינה מתממשקת‬
‫למערכות אחרות‪ ,‬חסרים בה בין היתר‪ ,‬מודולים של ניהול התקציב (עם ממשק‬
‫לפרויקט) ותזרים המזומנים בחברה‪.‬‬
‫‪ .1.1.3‬ציפיות החברה מהמערכת החדשה‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫‪.1.1.3.3‬‬
‫‪.1.1.3.4‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫‪.1.1.3.6‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫המערכת תענה על הצרכים הייחודים המפורטים במפרט זה‪ ,‬ויחד עם זאת‪ ,‬המערכת‬
‫תהיה גמישה מספיק לשינויים עתידיים‪.‬‬
‫הנחת היסוד העומדת בבסיס בקשה להצעות זו היא שהמערכת המבוקשת הינה‬
‫בעלת אוריינטציה של מערכת ‪ ,ERP‬ומכילה את כל מרכיבי התכנון‪ ,‬הניהול‪ ,‬הבקרה‬
‫והאינטגרציה המקובלים במשפחת מוצרים זו‪.‬‬
‫נדרש כי המערכת המוצעת תהיה מוצר מדף או אינטגרציה של מוצרי מדף‪ ,‬אשר‬
‫יושמו בעבר על ידי הספק‪.‬‬
‫האפיון הטכנולוגי (מסמך ‪ (RFP‬כולל את עיקרי דרישות המשתמש לתמיכה בתהליכי‬
‫העבודה המרכזיים‪ .‬אולם על הספק יהיה לבצע אפיון מפורט על מנת להגדיר את‬
‫תצורת המערכת הנדרשת על ידי החברה אשר תיתן מענה לאופי פעילויותיה‬
‫התפעוליות והכספיות‪.‬‬
‫במידה ובפתרון המוצע נכללים תחומים נוספים‪ ,‬מעבר לדרישות המצוינות במפורש‬
‫במסמך זה ‪ -‬הרי הספק מוזמן להציג תחומים נוספים אלו‪ ,‬ולפרטם בנפרד במסגרת‬
‫הצעתו‪.‬‬
‫החברה מבקשת כי מוצר המוצע יהיה כזה שיש לו מספר מיישמים מוסמכים בלתי‬
‫תלויים בישראל‪ ,‬ושניתן להחליף את המיישם או המתחזק ללא זעזועים בפעילות‬
‫המערכת וללא צורך להחליף את המוצר‪ .‬זאת בנוסף לפירוט הדרישות העולה‬
‫מהמסמך והמוצג בו באופן מפורש‪.‬‬
‫השתלבות ביעדי החברה – הקשר הארגוני‪-‬עסקי‬
‫‪ .1.1.1‬גורמים מעורבים בחברה‬
‫‪.1.8.1.1‬‬
‫‪.1.8.1.1‬‬
‫‪.1.8.1.3‬‬
‫‪.1.8.1.4‬‬
‫‪.1.8.1.1‬‬
‫‪.1.8.1.6‬‬
‫‪.1.8.1.1‬‬
‫‪.1.8.1.8‬‬
‫‪.1.8.1.1‬‬
‫‪.1.8.1.11‬‬
‫‪.1.8.1.11‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫מנכ"ל‬
‫סמנכ"לים‪ ,‬מנהלי אגפים ומחלקות ביצוע (הנדסה‪ ,‬פיתוח ויזמות)‬
‫מנהלת מח' כספים‬
‫מזכירת חברה‬
‫עובדי אגף הנדסה‬
‫עובדי אגף פיתוח ויזמות‬
‫עובדי מחלקת הכספים‬
‫רפרנט טכנולוגי‬
‫מנהל ועובדי האגודה לתרבות הדיור ת"א יפו‬
‫ספקים (מפקחים ‪ ,‬מתכננים וקבלנים)‬
‫ספקי תחזוקה למערכות המחשוב‬
‫ישימות ועלות תועלת )‪(ROI –Return Of Investment‬‬
‫‪ .1.1.1‬מאפיינים מרכזיים בהם על המערכת לתרום ליעילות‬
‫‪#‬‬
‫המערכת‬
‫‪1‬‬
‫רמדור‬
‫(פרויקט)‬
‫‪3‬‬
‫תקציב‬
‫‪1‬‬
‫הפעילות‬
‫משמעות‬
‫הזנת כתב כמויות ממערכת‬
‫המפקח\קבלן למערכת החברה‬
‫הפקת חשבון ותהליך הבדיקה‪,‬‬
‫האישור והתשלום‬
‫ניהול תקציב ב‪Excel‬‬
‫חוסר ממשק גורם טעויות‬
‫ועבודה כפולה‬
‫תהליך ידני‪ ,‬ללא ממשק‬
‫למערכת הנה"ח‬
‫ניהול ב‪ 4‬אגפים\מחלקות‬
‫מצב חדש‬
‫הקלדה אחת במקום‬
‫אישורים ממוחשבים‬
‫ניהול במערכת מחשב‬
‫‪10‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫במקביל‬
‫מעקב אחרי סטאטוס הפרויקטים ב‬
‫ניהול ב‪ 4‬אגפים\מחלקות‬
‫במקביל‬
‫ניהול ב‪ 4‬אגפים\מחלקות‬
‫במקביל‬
‫‪4‬‬
‫פרויקטים‬
‫‪1‬‬
‫גאנט‬
‫ניהול גאנט ב‪ Excel‬או קבלת ‪PDF‬‬
‫מהמפקחים‬
‫‪6‬‬
‫תשלומים‬
‫לספקים‬
‫הוראות תשלום‪ ,‬אישורים והעברת‬
‫כספים‬
‫מערכת ידנית נשלטת‬
‫‪ Excel‬ללא אוטומציה‬
‫‪1‬‬
‫מאגר‬
‫ספקים‬
‫ניהול מאגר ספקים ידני או ב ‪,Excel‬‬
‫ללא תהליך הערכה ולמידה אירגוני‪.‬‬
‫ניהול ב‪ 4‬אגפים\מחלקות‬
‫במקביל‪ ,‬כפילויות וחוסר‬
‫שקיפות‬
‫‪8‬‬
‫תזרים‬
‫מזומנים‬
‫ניהול הבקשות להזרמה‪ ,‬קליטת‬
‫ההזרמה ושיוכה לפרויקט\תקציב‬
‫לשם ביצוע תשלום לספקים‬
‫‪Excel‬‬
‫מערכת ידנית ב ‪Excel‬‬
‫ללא אוטומציה‬
‫(הפסקת השימוש‬
‫בטבלאות ‪)Excel‬‬
‫ניהול ממוחשב‬
‫(הפסקת השימוש‬
‫ב ‪PDF‬או ב ‪)Excel‬‬
‫ניהול ממוחשב‬
‫(הפסקת השימוש‬
‫ב ‪PDF‬או ב ‪)Excel‬‬
‫ניהול במחשב (קיצור‬
‫תהליך ובקרת שינויים‬
‫אוטומטית)‬
‫ניהול ממוחשב (קיצור‬
‫תהליך ובקרת שינויים‬
‫אוטומטית)‬
‫ניהול ממוחשב (קיצור‬
‫תהליך ובקרת שינויים‬
‫אוטומטית)‬
‫‪ .1.1.2‬משמעויות העשויות לנבוע מהמערכת החדשה (בשנה הראשונה)‬
‫‪#‬‬
‫המערכת‬
‫‪1‬‬
‫הסבת נתוני העבר‬
‫‪1‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫בנייה וניהול מאגר‬
‫ספקים‬
‫הקמת פונקציה‬
‫לתחזוקת מערכות‬
‫המידע‬
‫הפעילות‬
‫הסבת הנתונים למערכת‬
‫חדשה (פרויקטים רצים)‬
‫הפיכת חלק מהנתונים‬
‫לארכיון (פרויקטים‬
‫שנגמרו)‬
‫הסבת הספקים הקיימים‬
‫למערכת החדשה‬
‫ניהול מערכות מידע (רמה‬
‫בסיסית) קבוע‬
‫הטמעה‬
‫("רגל על‬
‫הקרקע")‬
‫ניהול נתונים במקביל ב‪1‬‬
‫מערכות בזמן המעבר‬
‫שלב ההסתגלות‬
‫ניצול חלקי של המערכת‬
‫‪1‬‬
‫משמעות‬
‫השלכות בהיבטי‬
‫משאבים‬
‫השקעה במשאבים –‬
‫חלק מעלויות המערכת‬
‫פעילות נוספת בחברה‬
‫השקעה במשאבים‬
‫פעילות נוספת בחברה‬
‫השקעת משאבים ושינוי‬
‫תהליך העבודה‬
‫הטמעת תהליך חדש‬
‫בחברה‬
‫הקצאת משאבי כ"א‬
‫הטמעת תפקיד חדש‬
‫בחברה‬
‫ניהול המערכות עבודה‬
‫במקביל לפחות בחצי‬
‫שנה ראשונה ( על שתי‬
‫מערכות)‬
‫צפוי כי ב ‪ 3‬חודשים‬
‫ראשונים זמן הפעילות‬
‫של העובדים יהיה יעיל ב‬
‫‪11%‬‬
‫פעילות בשתי מערכות‬
‫במקביל בתקופת‬
‫ההרצה‬
‫איטיות זמנית בתפעול‬
‫העובדים את המערכת‬
‫החדשה‬
‫‪ .1.1.3‬משמעות ‪ROI‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫‪.1.1.3.3‬‬
‫‪.1.1.3.4‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫‪.1.1.3.6‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫המערכת החדשה תאפשר גידול של כ ‪ 11%- 11%‬יותר בכמות טיפול ה פרויקטים‬
‫ללא תוספת במשאבי כוח אדם נוספים‪.‬‬
‫חיסכון בזמן ניהול של הצוות הניהולי של החברה‪.‬‬
‫תאפשר הפחתה בכמות הבקרות בכל השלבים של הפעילות‪.‬‬
‫שיפור תדמית בעיניי לקוחות וספקים‪.‬‬
‫שיפור יכולת השליטה של המנכ"ל ‪ ,‬הסמנכ"לית ומנהלי האגפים בפרויקטים‬
‫ובתקציבים‪.‬‬
‫שיפור יכולת השליטה בתזרים המזומנים (כמות ועיתוי)‪.‬‬
‫תוספת יתירות‪.‬‬
‫‪11‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.11‬אופק הזמן‬
‫‪ .1.11.1‬מועד המסירה של מהדורה ראשונה של המערכת‬
‫‪ .1.11.1.1‬הפרויקט מוערך כ‪ 11-‬חודשים ממועד תחילת ביצועו ועד לקבלתו הסופית על ידי‬
‫החברה לגבי שלב א'‪.‬‬
‫‪ .1.11.1.1‬צפי לעליית המערכת בשלב א' לאוויר במהלך חודש מרס ‪.1111‬‬
‫‪ .1.11.2‬המועד הקריטי להתקנת המערכת‬
‫‪ .1.11.1.1‬חריגה בלו"ז לא תפסול את היישום אולם עשויה לגרום להפסדים כספיים בחברה‬
‫ותוספת עלות של חודשי אדם למפתחי המערכת (עלות לספק)‪.‬‬
‫‪ .1.11.3‬אופק תפעולית של המערכת )עד שתוחלף)‬
‫‪ .1.11.3.1‬המערכת החדשה צפויה לעבוד לפחות ב ‪- 5‬השנים מעלייה לאוויר (‪ )1111‬ללא שינויים‬
‫ושיפורים מהותיים‪.‬‬
‫‪ .1.11.3.1‬הסיבות לצורך בשדרוג המערכת לפני תום תקופה זאת‪ ,‬יכולות להיות שינויים‬
‫טכנולוגיים‪ ,‬רגולטיביים וכלכליים (פעילות חדשה לדוגמא) היכולים להשפיע על דרישות‬
‫פונקציונליות שונות מהמערכת או על דרישות לייעולה‪ .‬אירועים אילו נדרשים למענה על‬
‫בסיס גמישות המערכת‪.‬‬
‫‪ .1.11.4‬עיקרי תוכנית העבודה‬
‫שלב קריטי בחברה‬
‫פעילות היועץ‬
‫תחילת‬
‫עבודה‬
‫אפיון עיצוב פיתוח‬
‫מפורט מערכת קוד‬
‫בדיקת‬
‫קוד‬
‫פעילות הספק‬
‫בדיקת בדיקת‬
‫מסירה קבלה‬
‫הדרכה עלייה‬
‫והטמעה לאוויר‬
‫יוני‬
‫ינואר‬
‫ינואר‬
‫‪5102‬‬
‫‪5102‬‬
‫‪5107‬‬
‫‪03‬‬
‫מרס‬
‫‪ .1.11‬הגדרות ומונחים‬
‫מס‬
‫המינוח‬
‫"המערכת‬
‫שתסופק"‬
‫‪1‬‬
‫מערכת ‪ERP‬‬
‫‪3‬‬
‫תהליך אב‬
‫‪4‬‬
‫פרוצדורה‬
‫‪1‬‬
‫הערות‬
‫פירוש המינוח‬
‫כלל החומרה‪ ,‬התוכנה‪ ,‬התשתיות והציוד המהווים את מערכת‬
‫המידע הארגונית האינטגרטיבית ‪ ,ERP‬פלטפורמת מחשוב‬
‫אינטגרטיבית התומכת בניהול תהליכי האב והעונה לכל דרישות‬
‫מסמך זה‬
‫מערכת מחשוב מרכזית בחברה המיועדת לניהול משאבים רב‬
‫ממדית שבה כל המודולים מתממשקים אחד לשני הכוללת לפחות‬
‫את שלושת מודולי הליבה הבאים‪ :‬מודול ניהול כספים (הנהלת‬
‫חשבונות)‪ ,‬מודול ניהול פרויקט ומודול תקציב‪ .‬שתשמש בסיס‬
‫למענה (בהתאם לתהליכי העבודה) בהתייחס למסמך זה‬
‫‪ERP - Enterprise‬‬
‫‪Resource Planning‬‬
‫‪System‬‬
‫תהליך עבודה חוצה ארגון המתאר את הפעילות המתבצעת‬
‫בחברה מקצה לקצה‬
‫תהליך חלקי ‪ ,‬חלק מתהליך האב אשר יש לו יעוד והגדרה ברורה‬
‫(בכל תהליך יכולים להתקיים מספר פרוצדורות)‬
‫‪12‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪1‬‬
‫מודול‬
‫‪6‬‬
‫עמדה חיצונית‬
‫‪1‬‬
‫עמדת משתמש‬
‫‪8‬‬
‫‪1‬‬
‫ספק המערכת‬
‫ספקים‬
‫‪11‬‬
‫יתירות‬
‫‪11‬‬
‫אוטומציה‬
‫‪11‬‬
‫כתב כמויות‬
‫‪13‬‬
‫בדיקת חשבון‬
‫‪14‬‬
‫אישור חשבון‬
‫‪11‬‬
‫יעד רמת שירות‬
‫‪16‬‬
‫דו"ח (פלט)‬
‫‪11‬‬
‫‪18‬‬
‫שאילתה‬
‫ישות‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫טופס (קלט)‬
‫תוכנת מדף‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫הרשאה‬
‫תקופת הרצה‬
‫תקופת האחריות‬
‫תקופת אחזקה‬
‫אופציונלית‬
‫תעודת השלמה‬
‫‪16‬‬
‫ערבות בדק‬
‫‪11‬‬
‫פגישת מסירה‬
‫‪11‬‬
‫אפליקציה (חלק ממערכת מחשוב שלמה) המבצעת פעולה‬
‫מסוימת (תמיכה בפרוצדורה)כחלק ממכלול רחב יותר המהווה‬
‫שלמות‬
‫נקודת עבודה ובה ניתן לבצע פעולה מחוץ למשרדי החברה‬
‫(בהתאם להרשאות)‬
‫נקודת עבודה בחברה המיועדת למשתמש ובה מותקנת המערכת‬
‫במלואה (בהתאם להרשאות)‬
‫זוכה שיבחר ליישם מערכת זו‬
‫מכלול הגורמים החיצוניים המספקים שירותים לחברה לתמיכה‬
‫בפעילותה‪.‬‬
‫יכולת המשכיות בפעילות במקרה של תקלה או אסון בחברה‬
‫(כמחייב תוכניות להתאוששות מאסון)‬
‫ביצוע פעולות המערכת ללא מגע יד אדם לרבות בין מספר מערכות‬
‫במקביל או בטור‪.‬‬
‫מסמך משפטי המגדיר את תכולות פרויקט בינוי אשר יסופק‬
‫(‪ )Delivery‬בפועל על ידי הקבלן‬
‫תהליך בקרה של ביצוע הקבלן בהתאם לחשבון שהוגש (מבוצע על‬
‫ידי המפקח)‬
‫הפיכת בקשה לקבלת תמורה מספק או קבלן ע"י אישור מנהל‬
‫פרויקט מטעם החברה את החשבון‪.‬‬
‫מדד של עמידה בלוחות זמנים המחייבים בחברה‬
‫הצגת חתך נתונים או חישוב שלהם בצורה קבועה באופן איתי‬
‫והשוואתי (לדו"ח קודם)‬
‫שליפה חד פעמית של חתך נתונים או חישוב שלהם‬
‫מערכת העומדת בפני עצמה‪ ,‬הכוללת בתוכה תת‪-‬מערכות (כמו‬
‫בצורה של קטגוריה ותתי קטגוריה)‬
‫מסך נתונים במערכות מידע (מחליף טופס הממולא באופן ידני)‬
‫אפליקציה‪ ,‬מוצר בשל‪ ,‬מתבסס על מערכות הליבה להם הם‬
‫מתממשקים באישור היצרנים ("מגירה")‬
‫מודולים ומידע להם מורשה המשתמש לצפות או להשתמש‬
‫במשך חודשיים ראשונים מהעלייה לאוויר‬
‫שנה מתום קבלתה הסופית של המערכת שסופקה‬
‫שנה עם סיום תקופת האחריות (אופציה ל ‪ 1‬תקופות)‬
‫תעודה הנחתמת במעמד פגישת מסירה בבניין‪ ,‬עליה חותמים‬
‫הקבלן‪ ,‬מפקח ונציגות‪ .‬חתימה מביעה הסכמה של כלל הגורמים‬
‫שהסתיים פרויקט השיפוץ‪ ,‬וכי מיום חתימתה מתחילה שנת הבדק‪.‬‬
‫ערבות על סך ‪ 4%‬מעלות הפרויקט‪ ,‬הניתנת ע"י הקבלן עבור‬
‫הבניין הספציפי שהחל שנת בדק‪ .‬הערבות מתקבלת חצי בנקאית‬
‫וחצי ע"י צ'ק אישי של הקבלן לפקודת ועד הבית‪ -‬ללא תאריך‪.‬‬
‫פגישה המתקיימת בבניין ובה נוכחים‪ -‬קבלן‪ ,‬נציגות ומפקח‪,‬‬
‫בודקים כי כלל השיפוץ הסתיים לשביעות רצון הנציגות וכי לא‬
‫קיימים ליקויים נוספים לתיקון לפני חתימה על תעודת השלמה‪.‬‬
‫‪DR - Disaster‬‬
‫‪Recovery‬‬
‫הפיכת סטאטוס "חשבון‬
‫זמני" לסטאטוס "חשבון"‬
‫‪SLA – Service Level‬‬
‫‪Agreement‬‬
‫‪Add-on‬‬
‫ראה בתהליכי עבודה‬
‫ראה בתהליכי עבודה‬
‫ראה בתהליכי עבודה‬
‫‪ .2‬פרק היישום‬
‫‪.2.1‬‬
‫תפיסה עיצוב המערכת‬
‫‪ .2.1.1‬המערכת המתוכננת הינה מערכת תפעולית וחשבונאית אינטגרטיבית לניהול אפקטיבי ויעיל‬
‫של תהליכי העבודה בחברה תוך יצירת שקיפות וזמינות נתונים ומידע להנהלה‪.‬‬
‫‪ .2.1.2‬בבסיס המערכת מנוהלים פרויקטים ונכסים מניבים‪.‬‬
‫פרויקטים עבור העירייה והנכסים הציבוריים (בבעלות העיריה) מנוהלים ע"י אגף‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫ההנדסה‪.‬‬
‫פרויקטים לטובת הציבור והנכסים הפרטיים (בבעלות פרטית) מנוהלים ע"י אגף‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫פיתוח ויזמות‪.‬‬
‫‪13‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫ניהול נכסים מניבים על ידי אגף הנדסה – השכרת נכסים‬
‫‪.1.1.1.3‬‬
‫‪ .2.1.3‬מערכת המחשוב המבוקשת נועדה לתמיכה מחשובית בתהליכי העבודה בצורה ידידותית‬
‫למשתמשים (ביצוע קל ופשוט( של כל הפעולות הבסיסיות הקשורות בתפעול השוטף של‬
‫הפרויקטים כגון‪:‬‬
‫ארגון וניהול תיק פרויקט ‪.‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫הצמדת מסמכי פרויקט (תוכניות ואישורים)‪.‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫ניהול כתב כמויות (מול מחירונים וחוזים עם ספקים)‪.‬‬
‫‪.1.1.3.3‬‬
‫יכולת ניהול פאושאלי‪( ,‬הליך בו יש צורך לפתוח את כתב הכמויות במהלך הפרויקט)‪.‬‬
‫‪.1.1.3.4‬‬
‫ניהול ספקים (בחירה‪ ,‬מינוי‪ ,‬העסקה‪ ,‬דיווח‪ ,‬תשלום בקרה והערכה)‪.‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫ניהול תוכנית עבודה (חלק מכתב כמויות) וניהול גאנט פרויקט‪.‬‬
‫‪.1.1.3.6‬‬
‫הפקת דוחות סטאטוס (תואם לגאנט) בזמן אמת‪.‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫ניהול תקציב פרויקט ותזרים מזומנים שלו‪.‬‬
‫‪.1.1.3.8‬‬
‫ניהול "מכרזי זוטא" (בל"מ – בקשה להצעות) ומכרזים‪.‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫הצגת הקשר בין אבני הדרך‪ ,‬לוח הזמנים‪ ,‬תקציב ותזרים המזומנים של הפרויקט‪.‬‬
‫‪.1.1.3.11‬‬
‫ניהול הדוחות הכספיים ודוחות החברה‪.‬‬
‫‪.1.1.3.11‬‬
‫‪ .2.1.4‬המערכת תכלול את כל הרכיבים הדרושים לניהול פרויקטים בחתך פעילויות שונות בהתאם‬
‫לתהליכים ולפרוצדורות המפורטות במסמך זה‪.‬‬
‫‪ .2.1.5‬המערכת תהיה אינטגרטיבית‪ ,‬באופן בו כל המערכות יתממשקו זו עם זו ויתמכו האחת‬
‫בשנייה ב"תהליך חוצה ארגון" שייתמך על ידי מערכות שונות בראייה פרויקטאלית‪.‬‬
‫‪ .2.1.6‬המערכת‪ ,‬על כל רכיביה והמערכות המתממשקות זו לזו‪ ,‬תכיל ‪ DB‬אחוד ותאפשר להציג‬
‫דוחות בחתך פרויקט מכל המערכות בזמן אמת‪.‬‬
‫‪ .2.1.1‬בעזרת המערכת ניתן יהיה לייעל את תהליכים המתבצעים כיום באופן ידני ‪,‬על מנת לקדם את‬
‫מטרות ויעדי החברה כפי שמפורטים בבקשה‪.‬‬
‫בנייה‬
‫תחזוקה‬
‫שיפוץ‬
‫שיפוץ בתים‬
‫שימור‬
‫תמ"א ‪38‬‬
‫פינוי בינוי‬
‫בינוי‪-‬פינוי‪-‬בינוי‬
‫סכמה המתארת את התהליכים העיקריים‪:‬‬
‫נכס ציבורי ניהול פרויקטים‬
‫כתבי כמויות‬
‫מכרז\בל"מ‬
‫נכס פרטי‬
‫תקציב‬
‫אבני דרך‬
‫חוזים‬
‫ניהול‬
‫נכסים‬
‫שכירויות‬
‫אחזקה‬
‫כספים‬
‫תקבולים‬
‫תשלומים‬
‫תקציבים‬
‫ספקים‬
‫קשרי לקוחות‬
‫א‪.‬ת‪.‬ד‪.‬‬
‫שוכרים‬
‫פוטנציאלים‬
‫פניות וטיפול בהן‬
‫ארכיב‪ ,‬ניהול מסמכים ו‪WorkFlow-‬‬
‫תשתית‬
‫מחשבים‪ ,‬שרתים‪ ,‬רשת (‪ )LAN-WAN‬דוא"ל‬
‫‪1.1.1‬‬
‫‪1.1.1‬‬
‫‪1.1.3‬‬
‫‪1.1.4‬‬
‫המערכת תאפשר לנהל פרויקטים מקושרים לנכס או פרויקטים מיוחדים בהתאם לסוג הפרויקט‪ .‬אבני‬
‫הדרך בפרויקט תלויים בסוג הפרויקט‪ ,‬יחד עם זאת הכוונה לייצר אבני דרך אחידות על מנת לאפשר‬
‫לראות תמונה מרוכזת של כלל הפרויקטים‪.‬‬
‫המערכת תאפשר איסוף כלל העלויות לפרויקט עם ייחוס לנכס‬
‫המערכת תאפשר לנהל חוזים מסוגים שונים‪ ,‬החוזה יקושר לנכס כגון חוזה שכירות או קישור לפרויקט‬
‫של חוזה ביצוע עם קבלן‪ .‬המערכת תאפשר ניהול אירועים והתראות הקשורים לחוזה בהתאם לחוקים‬
‫עסקיים (‪ )SLA‬שיוגדרו לחוזה‪.‬‬
‫המערכת תאפשר לנהל קשרי לקוחות מול דיירים ושוכרים ותאפשר תיעוד הפניות‪ ,‬התכתובות וכלל‬
‫הפעילויות מול הלקוחות בהקשר לפרויקט או לנכס מסוים‪.‬‬
‫‪14‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪1.1.1‬‬
‫‪1.1.6‬‬
‫המערכת תאפשר לנהל פעילות אחזקת שבר או אחזקה מונעת בנכסים ‪ ,‬רלוונטי בעיקר בנכסים‬
‫הציבוריים‪ .‬המערכת תאפשר פתיחת קריאה מקושרת לנכס‪ ,‬שיבוץ ספק (בעל מקצוע )‪ ,‬דיווח ביצוע‪,‬‬
‫איסוף העלויות באמצעות חשבוניות ספק וסגירת הקריאה‪.‬‬
‫המערכת תאפשר להניע תהליכים באמצעות ‪ Work flow‬ותאפשר שמירת מסמכים בשרת הארכיון‬
‫(בדומה לרכיב ה ‪.Docs Point‬הקיים היום)‬
‫פניה‬
‫ייזום‬
‫תכנון‬
‫ביצוע‬
‫מסירה‬
‫סגירה‬
‫בקרה בתהליך‬
‫‪ .2.2‬אופי ומצב כללי של אי ישום‬
‫‪ .2.2.1‬מצב קיים‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫‪.1.1.1.3‬‬
‫ניהול הפרויקטים מבוצע כיום במקטעים ממוחשבים במערכות שונות‪ ,‬שאינן קשורות‬
‫אחת לשנייה ב קשר חד ערכי דבר שגורם לנתונים המוצגים להנהלה להיות חסרים או‬
‫לא מדויקים‪.‬‬
‫מערכות המחשוב המרכזיות כיום ( מערכת כספים "כיוונים" ומערכת לניהול כתב‬
‫כמויות "רמדור") הינן מיושנות‪ ,‬ללא אופק התפתחות לטווח ארוך("מפת דרכים –‬
‫‪ )"Road Map‬וללא תמיכה ראויה ויתנו מענה למודלים החסרים‪.‬‬
‫ניתוח המשמעויות של המצב הקיים ראה בסעיף‪" - 1.1 :‬חקר מצב קיים"‪.‬‬
‫‪ .2.2.2‬המערכות הקיימות כיום‪:‬‬
‫מערכת "מיכונים" – מודול ניהול פיננסי‪.‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫מערכת "מיכונים" – מודול ניהול נכסים מניבים‪.‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫מיכונים – ניהול שיפוצי בתים‪.‬‬
‫‪.1.1.1.3‬‬
‫תחזוקנית – ניהול תחזוקת המבנים‪.‬‬
‫‪.1.1.1.4‬‬
‫שיקים ואישורי חשבון – מערכת מיכונים‪.‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫תוכנת מס"ב – ממשק למערכת מיכונים‪.‬‬
‫‪.1.1.1.6‬‬
‫שירות מוצר "רמדור" – ניהול ביצוע פרויקטים עירוניים‪.‬‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫מעקב ביצוע פרויקטים (מגי'ק) ‪ -‬יישום ייעודי ‪ +‬אקסל – מעקב אחר הדיירים‬
‫‪.1.1.1.8‬‬
‫בפרויקטים של שיפוצים‪.‬‬
‫מוצר ‪ - Doc Point‬לניהול ארכיב מסמכים‪ .‬החברה מבצעת סריקת כל המסמכים‬
‫‪.1.1.1.1‬‬
‫המגיעים כיום לחברה‪ ,‬לאחזור ממוחשב במערכת‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.11‬שרת ‪ Exchange‬לניהול תקשורת משרדית ודואל‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.11‬חילן – ניהול השכר‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.11‬מערכת עובדים נט – מעקב נוכחות‪.‬‬
‫‪ - OK TO GO .1.1.1.13‬קריאת נוכחות מרחוק‬
‫‪ .1.1.1.14‬מעקב ידני‪:‬‬
‫‪ .1.1.1.14.1‬מעקב תהליכים ולו"ז – ידני ובעזרת כלים שונים לא ממוסדים‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.14.1‬מעקב חתימות – ידני עם טופס מלווה‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.14.3‬ביצוע ומעקב הלוואות – באקסל‪.‬‬
‫‪ .2.2.3‬אופי המערכת וסוגה‬
‫‪ .1.1.3.1‬יישום המערכת ניתן לביצוע בשני אופנים‪:‬‬
‫‪ .1.1.3.1.1‬מערכות אינטגרטיביות חדשות (‪ )ERP‬אשר יחליפו את המודולים המרכיבים את‬
‫המערכת הקיימת כיום על כל רכיביה‪.‬‬
‫‪ .1.1.3.1.1‬מערכות שונות להם ממשק אינטגרטיבי אשר יוצעו על ידי הספק‪.‬‬
‫‪ .1.1.3.1‬המערכת מיועדת לצרכים פנימיים ולפועלים מטעמה חיצוניים (כגון‪ :‬מפקחים ומתכננים‪,‬‬
‫ואולי גם קבלנים) ומיועדת לתמוך בצורה מיטבית בפעילויות ותהליכי העבודה בחברה‪.‬‬
‫‪15‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.1.3.3‬המערכת תכיל רכיבים שיאפשרו ממשק עתידי עם העירייה (תל אביב יפו)‬
‫‪ .1.1.3.4‬המערכת מיועדת להפעלה על ידי כלל עובדי החברה‪ .‬כל אחד מעובדי החברה עשוי‬
‫לעבוד עם המערכת על פי מערכת הרשאות ברורה‪ ,‬לרבות יצירה‪ ,‬שינוי והצגת נתונים‬
‫והפקת דוחות‪.‬‬
‫‪ .1.1.3.1‬שפת ממשק המשתמש תהיה עברית‪.‬‬
‫‪ .1.1.3.6‬המערכת נועדה לנהל את הפרויקטים והנכסים בחברה לרבות שקיפות של נתונים‬
‫ניהוליים וכספיים (הנה"ח‪ ,‬ספקים‪ ,‬שכר‪ ,‬תקציב‪ ,‬תזרים מזומנים‪ ,‬גבייה וכו')‪.‬‬
‫‪ .2.2.4‬יעדי רמת שירות ‪SLA – Service Level Agreement -‬‬
‫‪ .1.1.4.1‬המערכת תנהל תהליכי עבודה תחת הנחיות של ‪ SLA‬בתהליך ותאפשר אסקלציה‬
‫בניהול תהליכים‪.‬‬
‫‪ .1.1.4.1‬האסקלציה תכיל את האלמנטים‪:‬‬
‫‪ .1.1.4.1.1‬התראה לבעל משימה לפני מועד ביצוע ויידוע מנהלו בעיכוב צפוי‬
‫‪ .1.1.4.1.1‬התראה לבעל משימה לאחר מעבר "קו אדום" וידוע המנהל בתקלה‪.‬‬
‫‪ .1.1.4.1.3‬העברת התראה או משימה למנהל עקב אי עמידה בזמן היעד (‪ )SLA‬שנקבע‪.‬‬
‫‪ .2.2.5‬אילוצים‬
‫‪ .1.1.1.1‬על מנת לאפשר ניהול ‪ DB‬אחד של נתונים יש להקים מערכת הרשאות ( כדוגמת‬
‫‪ ( Active Directory‬שתאפשר לשקף לכל רמה בחברה ולכל בעל תפקיד את הנתונים‬
‫הנוגעים לחלק שלו בפרויקט‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.1‬המערכת תותאם להיות ידידותית לכלל עובדי החברה לרבות יכולת הפעלת ממשק ‪WEB‬‬
‫לעובדים המצויים מחוץ לחברה בזמן אמתי‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.3‬לפעילות חיצונית (ממשק ה ‪ )WEB‬יפעל תחת אילוצים של אבטחת מידע‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.4‬הנתונים והמידע האצור במערכת הינו ייחודי וחשיבותו לקיום החברה רב‪ .‬על כן יש‬
‫לתכנן סידורים מתאימים ברמת יתירות גבוהה (‪.)DRP‬‬
‫‪ .1.1.1.1‬קיים ארכיון פיסי בן עשרות שנים המכיל מידע רלוונטי עד היום והינו חד ערכי (אין לו‬
‫תחליף ואין לו העתקים או גיבויים)‪.‬‬
‫‪.2.3‬‬
‫משתמשים ומערכות משיקות ( תיחום חיצוני)‬
‫‪ .2.3.1‬משתמשים‬
‫‪ .1.3.1.1‬כלל עובדי ההחברה ישתמשו במערכת החדשה ברמות שונות ובהתאם להרשאות‬
‫שונות‪.‬‬
‫‪ .1.3.1.1‬ספקים (מפקחים‪ ,‬מתכננים וקבלנים) ישתמשו בעיקר במערכת כתב הכמויות‪ ,‬מאגר‬
‫הספקים‪ ,‬מערכת הגאנט ומערכת החשבונות בהתאם להרשאות (יראו רק את המידע‬
‫הרלוונטי עבורם)‪ ,‬לרבות‪ ,‬יכולת עדכון סטאטוסים‪ ,‬מתן היתרים‪ ,‬סיכומי ישיבות‪,‬‬
‫התכתבות ואישורים של גופים בעיריית תל אביב יפו וכו'‪.‬‬
‫‪ .1.3.1.3‬כל התהליכים יפעלו תחת ניהול משימות והתראות (‪.)ALA‬‬
‫‪16‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .2.3.2‬מערכות משיקות (פנים)‬
‫‪ .1.3.1.1‬ניהול הפרויקט מחייב ראייה רב מערכתית על מנת להיות מודע לסטאטוס של הפרויקט‬
‫על כל ההיבטים שבו‪.‬‬
‫‪ .1.3.1.1‬מטריצת הממשקים המרכזיים בפרויקט‬
‫מערכת‬
‫כתב‬
‫כמויות‬
‫הזמנת‬
‫עבודה‬
‫חשבון‬
‫תקציב‬
‫תזרים‬
‫מזומנים‬
‫ארכיון‬
‫דיגיטלי‬
‫גאנט‬
‫‪CRM‬‬
‫מאגר‬
‫ספק‬
‫הוראת‬
‫תשלום‬
‫גביה‬
‫שכר‬
‫תשלום‬
‫לספק‬
‫דו"ח‬
‫‪BI‬‬
‫כ"א‬
‫ניהול‬
‫ידע‬
‫מחירון‬
‫כתב‬
‫כמויות‬
‫הזמנת‬
‫עבודה‬
‫חשבון‬
‫תקציב‬
‫תזרים‬
‫מזומן‬
‫ארכיון‬
‫דיגיט'‬
‫גאנט‬
‫‪CRM‬‬
‫מאגר‬
‫ספקים‬
‫הוראת‬
‫תשלום‬
‫גבייה‬
‫שכר‬
‫תשלום‬
‫לספק‬
‫דוחות‬
‫‪BI‬‬
‫ניהול‬
‫כ"א‬
‫ניהול‬
‫ידע‬
‫הדרכה‬
‫(תיעוד)‬
‫‪ .1.3.1.3‬סכמה זו הינה הבסיס לתכנון ואינה מגדירה את כלל הממשקים הנדרשים‪ .‬המשמעויות‬
‫והקשרים בין המערכות השונות יבחנו לעומקם בשלב האפיון המפורט שיבוצע על ידי‬
‫הזוכה‪.‬‬
‫‪ .2.3.3‬מערכות משיקות (חוץ)‬
‫‪ .1.3.3.1‬לחברה יחסי עבודה משמעותיים מול עיריית תל אביב יפו והספקים‪.‬‬
‫‪ .1.3.3.1‬יש לתכנן אופציה עתידית ליכולות שקיפות מול הספקים ולממשקים עם העירייה (ללא‬
‫תלות בפרויקט)‪.‬‬
‫‪.2.4‬‬
‫דגשים לתכולת המערכת המבוקשת (תיחום פנימי)‬
‫‪ .2.4.1‬הבעיות המרכזיות שהמערכת אמורה לפתור הן ‪:‬‬
‫‪ .1.4.1.1‬ניהול תהליך אב מרכזי אחד ומענה תפעולי אחוד שייתן מענה אינטגרטיבי למספר‬
‫מערכות מיושנות הקיימות היום בחברה‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.1‬אוטומציה ומיכון בתהליכים על מנת למנוע עבודה ידנית רבה הגורמת לחוסר יעילות‪,‬‬
‫טעויות ובזבוז משאבים‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.3‬מענה למצב בו אין בקרה בתהליך על ידי שימוש בכלים של אסקלציה‪ ,‬התראות‪ SLA ,‬וכו'‪.‬‬
‫‪17‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫הדרכה‬
‫(תיעוד)‬
‫‪.1.4.1.4‬‬
‫‪.1.4.1.1‬‬
‫‪.1.4.1.6‬‬
‫‪.1.4.1.1‬‬
‫מענה אחד לכלל החברה‪ ,‬אחידות בתהליכים‪ ,‬באגפים‪ ,‬בין האגפים ובדוחות השונים‪,‬‬
‫בניגוד למצב בו המערכת אינה נותנת פתרונות הן ליחידות הארגוניות הבדידות ובהכרח‬
‫גם לא לגוף המאוחד‪.‬‬
‫מחשוב ואוטומציה לפונקציות מרכזיות בחברה אשר אינן מקבלות כיום מענה ממוחשב‬
‫בכלים הקיימים‪.‬‬
‫יצירת "אמת ארגונית אחת" על ידי אחידות של המידע הניהולי‪.‬‬
‫מערכת דוחות ניהוליים אמינים בזמן אמת‪.‬‬
‫‪ .2.4.2‬המערכות המרכזיות והמודולים (אפליקציות) שבהם‬
‫גאנט ‪M S -‬‬
‫‪)Project‬‬
‫כמויות ומחירונים‬
‫ניהול תקציב‬
‫קשרי לקוחות (‪)CRM‬‬
‫מערכת‬
‫ניהול פרויקטים‬
‫מערכת ארכיב‬
‫מאגר ספקים‬
‫משאבי אנוש הדרכה‬
‫מעקב החלטות‬
‫גבייה ורכוש מניב‬
‫תזרים‬
‫דוחות (‪)BI‬‬
‫מערכת‬
‫כספים‬
‫ספקים‬
‫הנה"ח‬
‫נוכחות ושכר‬
‫(חילן)‬
‫תקציב‬
‫רכוש מניב וגבייה‬
‫‪ .2.4.3‬המערכת המבוקשת‬
‫‪ .1.4.3.1‬המערכת המוצעת תהיה מורכבת מ ‪ 3‬חלקים‬
‫‪ .1.4.3.1.1‬רכיב לניהול פרויקטים‬
‫‪ .1.4.3.1.1‬רכיב לניהול כספים(לרבות תקציב ותזרים)‬
‫‪ .1.4.3.1.3‬מערכות תומכות‬
‫‪ .1.4.3.1‬כל רכיב יהיה מורכב ממספר מודולים‪ .‬מיקומם יהיה בהתאם לארכיטקטורה שיציע‬
‫הספק ובתנאי שיתמכו בכל הפעילויות‪ ,‬תהליכי העבודה והפרוצדורות הקיימות היום‬
‫בחברה וגם הנדרשות בבקשה‪.‬‬
‫‪ .1.4.3.3‬בין המודולים המוצעים יהיו ממשקים מובנים שיאפשרו את האוטומציה בתהליכים‪.‬‬
‫‪ .1.4.3.4‬המערכות יאופיינו על ידי הספק במהלך האפיון המפורט‪.‬‬
‫‪ .1.4.3.1‬עדיפות למערכות להם ממשק גנרי עם המערכת המוצעת ואינם דורשות פיתוח אלא‬
‫קסטומיזצייה בלבד‪.‬‬
‫‪ .2.4.4‬דגשי המשתמש לרכיב לניהול פרויקטים‬
‫‪ .1.4.4.1‬כללי‬
‫‪ .1.4.4.1.1‬המערכת תכיל מספר אפליקציות שתומכות בתהליך אירגוני אחד (תהליך הפרויקט)‪.‬‬
‫כל האפליקציות יהיו מקושרות בניהם בממשק חזק (ממשק דו כיווני או ככל שיידרש‬
‫לקיום התהליך והמיכון ) וכל המערכות יהיו אינטגרטיביות אחת לשנייה‪.‬‬
‫‪18‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.4.4.1.1‬היכולות של המערכת יתמכו בתהליכים כנדרש ויכילו את כל יכולות המערכת‬
‫הקיימת היום (כדוגמת "מערכת רמדור")‬
‫‪ .1.4.4.1.3‬הרכיב ייתמך במודול לניהול התראות ואסקלציה מבוססת ‪.SLA‬‬
‫‪ .1.4.4.1.4‬רכיב ניהול פרויקט יכיל קישור או מערכת מובנית לניהול גאנט כדוגמת ‪M.S Project‬‬
‫‪ .1.4.4.1.1‬המערכת תתממשק למודול התקציב‬
‫‪ .1.4.4.1‬מודול ל מחירונים המתפרסמים מעת לעת ובשימוש החברה‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.1.1‬האפליקציה תכיל "מחירון חברה" הכולל פרטים שונים אשר משמשים תשתית‬
‫ל"כתב הכמויות" בכל פרויקט‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.1.1‬האפליקציה תדע לקלוט מחירונים שונים המתפרסמים או נרכשים בשוק הנדל"ן כמו‬
‫מחירון דקל או מחירון משולב (משרד הבינוי ומשהב"ט) או מחירונים אחרים‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.1.3‬המערכת תדע להשוות את כתב הכמויות בין המחירונים השונים וכן לייבא את‬
‫המחירון הרצוי או למצע (לבצע ממוצע) את המחירונים השונים‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.3‬מודול כתב כמויות‬
‫‪ .1.4.4.3.1‬האפליקציה תדע ליצר כתב כמויות ניפרד לכל פרויקט המנוהל בה (לכל כמות יש‬
‫קישור לשלב או לאבן הדרך בא תסופק)‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.3.1‬מודול כתב הכמויות ישמש בסיס לתהליך אישור והוצאת הוראת תשלום (חשבון‬
‫חלקי טיוטה וחשבון חלקי ) מהווים את הבסיס להגדרת אבני הדרך לניהול הפרויקט‬
‫(גאנט) והוצאת הוראת תשלום בהנה"ח‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.3.3‬כתב הכמויות ינוהל הן בשיטת היחידות‪ ,‬בשיטת אבני דרך ובשיטת "מפתח"‬
‫("פאושאלי")‪ ,‬האפליקציה תתמוך בתהליך הפקת החשבונות בהתאם לשיטת ניהול‬
‫הפרויקט‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.3.4‬האפליקציה תדע להתממשק למערכת ניהול הפרויקט (הכוללת גאנט‪ ,‬הקצאת‬
‫משאבים‪ ,‬תקציב ומעקב ביצוע באמצעות הפקת חשבונות חלקיים)‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.4‬מודול ניהול מאגר ספקים‬
‫‪ .1.4.4.4.1‬המודול ינהל את מאגר ספקים של החברה‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.4.1‬המודול יאפשר פתיחת כרטיס לקוח וסיווגו על פי היעוד שלהם בחתך אגף‪ ,‬פרויקט‪,‬‬
‫פעילות‪ .‬כל כרטיס יקבל אישור מחלקת הכספים בתהליך‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.4.3‬נתוני הספק יהיו תואמים לנתוני הספק במערכת הכספים ויעודכנו במקור אחד‬
‫בלבד‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.4.4‬המודול ינהל מכרזים סגורים או בקשות לקבלת הצעות מחיר או פניות פרטניות‬
‫או מכרזים לבחירת הספק והתאמתו לכל פרויקט‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.4.1‬המערכת תנהל אופטימיזציה של ספקים על בסיס חוקים לוגיים‪ ,‬הערכת פעילות‬
‫(דירוג) של פרויקטים או פעילויות שבוצעו‪ ,‬היקף כספי מצטבר‪" ,‬טבלת צדק" או‬
‫בחירה ידנית‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.4.6‬משוב איכות ספקים ‪ -‬בסיום כל פעילות ידורג הספק ברמות שונות (איכות‪ ,‬לוחות‬
‫זמנים‪ ,‬דייקנות‪ ,‬מסמכים‪ ,‬רמת המחיר וכו') על ידי כל המעורבים בפרויקט באמצעות‬
‫משוב איכות שהמערכת תפיץ ותנהל (‪)SLA‬‬
‫‪ .1.4.4.1‬מודול לניהול הצעות (בל"מ – בקשה לקבלת הצעות) ומכרזים‬
‫‪ .1.4.4.1.1‬מודול ניפרד או מודול שהוא חלק ממודול ספקים או מודול ניהול פרויקטים (ראה‬
‫להלן) שיאפשר ביצוע מכרזים או מכרזים סגורים או בקשות לקבלת הצעות מחיר‬
‫או פניות פרטניות לספקים ‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.1.1‬מיקום והקשר המודול יהיה בהתאם לארכיטקטורה שיציע הספק‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.6‬מודול תקציב ובקרת התקציב‬
‫‪ .1.4.4.6.1‬מודול לניהול תקציב החברה ("מלמטה למעלה" – כלומר סך כל תקציבי הפרויקטים‬
‫יוצרים בין היתר את תקציב החברה)‬
‫‪ .1.4.4.6.1‬ראה פירוט בתת מערכת הכספים‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.6.3‬מיקומו וההקשר שלו יהיה בהתאם לארכיטקטורה שיציע הספק‪.‬‬
‫‪19‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.1.4.4.1‬‬
‫מודול מעקב (בקרת) החלטות‬
‫‪ .1.4.4.1.1‬יתממשק למודול פרויקט (בתחום ניהול ישיבות פרויקט) אך גם יתאפשר ניהול‬
‫עצמאי (למשל ניהול החלטות דירקטוריון ‪ ,‬הנהלה וכו')‪.‬‬
‫‪ .1.4.4.1.1‬מיקומו וההקשר שלו יהיה בהתאם לארכיטקטורה שיציע הספק‪.‬‬
‫‪ .2.4.5‬דגשי המשתמש לרכיב ניהול כספים‬
‫‪ .1.4.1.1‬מודול הנה"ח‬
‫‪ .1.4.1.1.1‬יכלול את כל האלמנטים המחויבים על פי חוק‪ ,‬לרבות בנקים‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.1‬מודול ספקים ותשלומי ספקים‬
‫‪ .1.4.1.1.1‬חלק ממערכת הנה"ח או קשור למערכת הנה"ח‪ ,‬יאפשר ביצוע תשלומי ספקים‬
‫בהתאם להזמנות עבודה והוראות תשלום מאושרות על ידי הנהלת החברה‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.1.1‬כל פעולה לתשלום תתבסס על הפקת הזמנת עבודה‪ .‬פרטי הספקים ינוהלו במודול‬
‫מאגר ספקים וייובאו משם למודול ספקים במערכת הכספים‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.1.3‬המודול יהיה בעל ממשק חזק עם מודול כתב הכמויות (האחראי על הפקת חשבונות‬
‫חלקיים) ומודול תזרים המזומנים (האחראי על מקורות המימון לתשלום)‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.3‬מודול גבייה‬
‫‪ .1.4.1.3.1‬יהיה מקושר למודול ניהול רכוש מניב או חלק ממנו‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.3.1‬יעקוב אחרי הפקדות והתחייבויות מול תשלום בפועל של החייבים‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.3.3‬ינהל את פעילות הגבייה מול סרבני תשלום או כאלה שאינם עומדים בתנאי‬
‫התשלום‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.3.4‬יעדכן את התקציב הרלוונטי בהתאם לפרויקט או לנכס‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.3.1‬כל הפעילויות הכרוכות בגבייה‪ ,‬יבוצעו באופן אוטומטי לרבות הוצאת מכתבי דרישה‪,‬‬
‫התראה ויזום תהליכי גבייה‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.3.6‬המערכת תתבסס על מנגנון ‪ ,SLA‬התראות ואסקלציה ניהולית באופן אוטומטי‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.4‬מודול תקציב‬
‫‪ .1.4.1.4.1‬יאפשר הקמת תקציב שנתי של החברה הכולל את הוצאות החברה השוטפות וניהול‬
‫תקציבי הפרויקטים לרבות העמסות של תקורה על הפרויקטים‪ .‬מודול התקציב יהיה‬
‫חלק ממודול ניהול הפרויקט‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.4.1‬יכיל תבניות קבועות לתקציב החברה ולבניית תקציב לפרויקטים השונים (בהתאם‬
‫לרשימת פעילויות החברה)‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.4.3‬תקציב יעודכן בהתאם לסטטוסים השונים של ניהול הפרויקט (הקמה\פרוגרמה‪,‬‬
‫הערכה ראשונית‪ ,‬בחירת מתכננים\מתכננים‪ ,‬כתב כמויות‪ ,‬אישור סופי של הלקוח)‬
‫ויופחת כנגד חשבונות חלקיים שיופקו עב"ס כתב הכמויות בהתאם לשלבי הפרויקט‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.4.4‬התקציב יהיה מקושר למודול תזרים המזומנים ויצור שם את התנועות הרלבנטיות‬
‫ברמת הפרויקט‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.4.1‬התקציב ינוהל ברמת פרויקט‪ ,‬מנהל פרויקטים‪ ,‬אגף בחברה וכלל החברה‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.1‬מודול תזרים מזומנים‬
‫‪ .1.4.1.1.1‬יעודכן אוטומטית ממודול הפרויקטים וממודול התקציב‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.1.1‬ישלח הודעות (דרישות) לתשלום ממקורות מימון של הפרויקטים (בדגש על הקשר‬
‫עם עיריית תל אביב‪ ,‬אך לא רק)‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.1.3‬ינהל מעקב על קליטת התשלומים בהתאם ל ‪.SLA‬‬
‫‪ .1.4.1.1.4‬עם קליטת העברות הכספים‪ ,‬יפעיל מנגנון אוטומטי של צביעת הכסף לפרויקט או‬
‫יעוד מוגדר‪ ,‬יעדכן את מודול התקציב‪ ,‬יפיק קבלה וחשבונית וכן יפעיל את הטריגר‬
‫הסופי לבקש חשבונית מהספק ולאפשר לאור זאת למודול הספקים בהנה"ח לבצע‬
‫את התשלום (מיקום האפליקציות השונות במודול תזרים‪ ,‬תקציב‪ ,‬ספקים או הנה"ח‬
‫יבוצע בהתאם לארכיטקטורה שיציע הספק)‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.6‬מודול שכר‬
‫‪ .1.4.1.6.1‬בהתאם לנדרש על פי חוקי המס‪.‬‬
‫‪20‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.4.1.6.1‬יתממשק למערכות חשבות שכר (חילן) הקיימות בחברה‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.6.3‬יתממשק למערכת קריאת נוכחות (בחברה ומהבית) הקיימות בחברה‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.6.4‬נתוני השכר ישפיעו על התקציב שינוהל במודול התקציב ובמודול ניהול פרויקטים‪.‬‬
‫‪ .1.4.1.1‬מודול נוכחות‬
‫‪ .1.4.1.1.1‬שימוש במערכות קיימות (בחברה ובבית‪-‬מרחוק)‪.‬‬
‫‪.1.4.1.8‬‬
‫מודול דוחות כספיים‬
‫‪ .1.4.1.8.1‬יכולת הפקת דוחות כספיים (כהגדרתם בחוק)‬
‫‪ .1.4.1.8.1‬יכול יצירת דוחות החברה (בחתך פרויקט‪ ,‬מרכז רווח‪ ,‬חברה וכו')‬
‫‪ .2.4.6‬מערכות תומכות‬
‫‪ .1.4.6.1‬מערכת ארכיב דיגיטאלית‪:‬‬
‫‪ .1.4.6.1.1‬ניהול מידע (יכולת שיווק המידע לתיק או ספק מסוים במערכת הפרויקט) אודות‬
‫תיק פרויקט במערכת הפרויקט (התכתבות בדוא"ל‪ ,‬מצגות‪ ,‬סריקות‪ ,‬צילומים‪,‬‬
‫תוכניות עבודה‪ ,‬איתור נ‪.‬צ במפה‪ ,‬מפות וכו')‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.1‬ארכיב למסמכי החברה‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.3‬ארכיב לתיקי העבר (חומר סרוק)‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.4‬אחזור מסמכים‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1‬מערכת לניהול רכוש מניב (גבייה משותף למערכת הכספים)‬
‫‪ .1.4.6.1.1‬החברה מנהלת רכוש מניב המיועד למגורים מסחר ותעשייה זעירה‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.1‬הרכוש מושכר לשוכרים בהתאם לקריטריונים שונים‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.3‬המערכת תתמוך בשלב השיווק (לרבות התראות על מועדי חידוש חוזים או צורך‬
‫במציאת שוכרים חדשים)‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.4‬קיום מכרזי זוטא בין המציעים ‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.1‬ניהול השכירות (שיווק‪ ,‬מסמכים‪ ,‬חוזים ‪ ,‬ערביות ‪ ,‬תוקף‪ ,‬התראות וכו')‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.6‬מעקב גבייה (צקים‪ ,‬הוראות קבע וכרטיסי אשראי)‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.3‬מערכת דוא"ל אירגוני (בענן)‬
‫‪ .1.4.6.3.1‬מערכת קיימת בחברה ותשומר בשלמותה‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.3.1‬המערכת המוצעת נדרשת להתממשק למערכת זו ע"י קישור התכתבויות ומידע‬
‫לפרויקט הרלוונטי‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.3.3‬יכולת פנייה מתוך הפרויקט (וקבלתה בהתאם) בדוא"ל פקסמייל (‪.)Faxmail‬‬
‫‪ .1.4.6.4‬מודול ניהול הרשאות במערכות המחשוב (כדוגמת ‪)Active Directory‬‬
‫‪ .1.4.6.4.1‬ניהול המשתמשים וההרשאות בחברה יהיה במערכת אחת‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.4.1‬למודול לניהול והרשאות משתמשים יהיה קשר בלעדי וחזק עם כל המערכות‬
‫והמודולים במערכת המוצעת‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1‬מערכת ‪( CRM‬אופציה)‬
‫‪ .1.4.6.1.1‬מודול לניהול פניות לקוחות ואחזקה‬
‫‪ .1.4.6.1.1.1‬הספק יציע כלי גנרי או ‪ Add On‬לניהול פניות ותלונות לקוחות‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.1.1‬הספק יציע כלי גנרי או ‪ Add On‬לניהול תחזוקה ואחזקת נדל"ן מול הדיירים‬
‫או המשתמשים‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.1.3‬הספק יציע כלי גנרי או ‪ Add On‬לניהול קמפיינים שיווקיים ("אחד לאחד"‬
‫ו"אחד לרבים")‬
‫‪ .1.4.6.1.1.4‬הספק יציע כלי גנרי או ‪ Add On‬לניהול משובי שביעות רצון מול לקוחות‪,‬‬
‫דיירים ולקוחות פוטנציאלים‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.1‬מודול ניהול משאבי אנוש והערכת עובדים‬
‫‪ .1.4.6.1.1.1‬הספק יציע כלי גנרי או ‪ Add On‬לניהול כלים להערכת ומישוב עובדים‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.1.3‬מודול למידה‪ ,‬מבחנים והדרכה (מערכת לומדה)‬
‫‪ .1.4.6.1.3.1‬הספק יציע כלי גנרי או ‪Add On‬‬
‫‪ .1.4.6.6‬מערכת דוחות מערכתית (‪( )BI‬אופציה)‬
‫‪21‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.4.6.6.1‬מערכת לניתוח נתונים המבוססת על מערכת קיימת ומוכחת‪.‬‬
‫‪ .1.4.6.6.1‬יכולות מובנות לניתוח הנתונים ב ‪DB‬בהם הם מאוכסנים‪.‬‬
‫‪ .2.4.1‬טבלה מרכזת תכולות שלב א' ושלב ב' (אופציה)‬
‫‪#‬‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪5‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫‪8‬‬
‫‪1‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫‪11‬‬
‫‪16‬‬
‫‪11‬‬
‫‪18‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫‪11‬‬
‫המערכת‬
‫פרויקט‬
‫כספים‬
‫כללי‬
‫תשתית‬
‫רכיבי‬
‫המערכת‬
‫מחירונים‬
‫כתב כמויות‬
‫ניהול פרויקט‬
‫ניהול תקציב‬
‫גאנט אירגוני‬
‫מאגר ספקים‬
‫הנה"ח‬
‫שכר‬
‫ספקים ותשלומים‬
‫רכוש מניב וגבייה‬
‫תזרים מזומנים‬
‫בנקים‬
‫‪CRM‬‬
‫שילוב בדוא"ל האירגוני‬
‫ארכיב דיגיטאלי‬
‫פקס‪-‬מיל‬
‫הרשאות‬
‫מערכת ‪BI‬‬
‫ניהול והדרכה כ"א‬
‫ניהול ידע ‪KM‬‬
‫ניהול החלטות‬
‫שרתים‬
‫תקשורת‬
‫משמעויות ‪DR‬‬
‫מחשבים אישיים‬
‫כמות‬
‫משתמשים‬
‫שלב‬
‫א'‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫שלב‬
‫ב'‬
‫הערות‬
‫ממשקים לדיווח‬
‫כולל ממשקים‬
‫ממשק ל‪ERP‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫ממשק ל ‪ERP‬‬
‫שלב א 'ממשק ל ‪ERP‬‬
‫ממשק ל‪ERP‬‬
‫‪ Active Directory‬כדוגמת‬
‫כדוגמת ‪Shair Point -‬‬
‫"מעקב החלטות"‬
‫יש לפרט משמעויות הענן‬
‫‪+‬‬
‫‪+‬‬
‫יש לפרט משמעויות ‪DR‬‬
‫שדרוג‬
‫‪ .2.5‬ממשק תפעולי‬
‫‪ .2.5.1‬משתמשים‬
‫‪ .1.1.1.1‬המערכת מיועדת לשימוש ע"י עובדים שאינם בהכרח מיומנים בעבודה עם מחשב ‪.‬אי לכך‬
‫נדרש שממשק המשתמש יהיה קל ונח ביותר להבנה ולשימוש‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.1.1‬משתמשים בעמדות חיצוניות על ידי מחשבים ניידים‪ ,‬טבלטים או באמצעות גלישה‬
‫סלולרית‪ .‬כלי חיווי גנריים במערכת (מכוונים")‪.‬‬
‫‪ .2.5.2‬מיכון (אוטומציה) בתהליכים‬
‫‪ .1.1.1.1‬המערכת המוצעת תהיה מבוססת מיכון ואוטומציה ככל האפשר‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.1‬לא יתקיים בה ניהול כפול של נתונים או הקלדה כפולה‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.3‬כל פעולה באחד המודולים תשפיע און ליין על פעילויות אחרות במערכת או בתת‬
‫המערכות (ניהול פרויקטים‪ ,‬כספים‪ CRM ,‬ומערכות תומכות אחרות בחברה) או‬
‫במודולים השונים‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.4‬הספק נידרש לבצע מיכון בתהליכים‪ ,‬באם יש משמעויות חורגות למימוש האמור‬
‫בסעיף או הסתייגויות למיכון יש לפרט במענה הסתייגות (באם יש) או משמעיות‪.‬‬
‫‪ .2.5.3‬מסכים‬
‫רשימה ותיאור של המסכים ייבחנו בשלב האפיון המפורט‪.‬‬
‫‪.1.1.3.1‬‬
‫‪22‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .2.6‬תהליכים בהם תתמוך המערכת‬
‫‪ .2.6.1‬פעילויות מרכזיות בחברה להם נדרשת המערכת לתת מענה‬
‫הנדסה‬
‫‪.1.6.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.1.3‬‬
‫‪.1.6.1.1.4‬‬
‫בינוי (חדש)‬
‫שיפוצים‬
‫ניהול נכסים ("נכס מניב")‬
‫תפעול מתחם (כדוגמת מתחם התחנה)‬
‫‪ .1.6.1.1.1‬מוקד אחזקה (יישם במסגרת פרויקט ה ‪)CRM‬‬
‫‪ .1.6.1.1.6‬דוחות‬
‫התחדשות עירונית ‪ -‬פיתוח ויזמות‬
‫‪.1.6.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.1.3‬‬
‫‪.1.6.1.1.4‬‬
‫‪.1.6.1.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.1.6‬‬
‫‪.1.6.1.1.1‬‬
‫‪.1.6.1.1.8‬‬
‫‪.1.6.1.3‬‬
‫כספים‬
‫‪.1.6.1.3.1‬‬
‫‪.1.6.1.3.1‬‬
‫‪.1.6.1.3.3‬‬
‫‪.1.6.1.3.4‬‬
‫‪.1.6.1.3.1‬‬
‫‪.1.6.1.3.6‬‬
‫‪.1.6.1.3.1‬‬
‫‪.1.6.1.4‬‬
‫התחדשות עירונית (פינוי בינוי או בינוי ‪ -‬פינוי‪ -‬בינוי)‬
‫שיפוץ חזיתות (ועדי בתים)‬
‫שימור בניינים‬
‫תמ"א ‪38‬‬
‫דיור בר השגה‬
‫ניהול רכוש מניב‬
‫תחזוקה‬
‫דוחות‬
‫הנה"ח‬
‫ספקים‬
‫תקציב‬
‫תזרים‬
‫גבייה‬
‫שכר‬
‫דוחות‬
‫א‪.‬ת‪.‬ד (האגודה לתרבות הדיור)‬
‫‪ .1.6.1.4.1‬ניהול (צירוף ושימור) חברים בעמותה (ועדי בתים)‬
‫‪ .1.6.1.4.1‬פעילויות לקידום ותמיכה בוועדי בתים ותושבים בבתים משותפים‬
‫מנהלה‬
‫‪.1.6.1.1‬‬
‫‪ .1.6.1.1.1‬אחזקת החברה (ניקיון‪ ,‬טלפוניה וכו')‬
‫‪ .1.6.1.1.1‬ניהול כ"א והדרכה‬
‫‪ .1.6.1.1.3‬רכש ולוגיסטיקה (לא בתיחום הפרויקט)‬
‫‪ .1.6.1.1.4‬מערכת ניהול משימות ("ניהול החלטות") לדירקטוריון‬
‫‪ .2.6.2‬תהליכי אב מרכזיים להם נדרשת המערכת לתת מענה‬
‫‪ .1.6.1.1‬ניהול כספים‬
‫‪ .1.6.1.1‬תהליך ניהול פרויקט (ראה נספח)‬
‫‪ .1.6.1.3‬תהליך ניהול נכס מניב (ראה נספח)‬
‫‪ .1.6.1.4‬תהליכי ‪ SLA‬והתראות‬
‫‪ .1.6.1.1‬תהליך פניית לקוח (לא בתחום מסמך זה ‪ -‬האגודה לתרבות הדיור ופניות הציבור)‬
‫‪ .1.6.1.6‬ניהול הרשאות למערכת המחשוב‬
‫‪ .1.6.1.1‬דוחות ובקרות‬
‫‪ .2.6.3‬פרוצדורות בתהליך הפרויקט‬
‫‪ .1.6.3.1‬תיק פרויקט‬
‫‪ .1.6.3.1‬מכרז \מינוי קבלן לפרויקט‪.‬‬
‫‪23‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.1.6.3.3‬‬
‫‪.1.6.3.4‬‬
‫‪.1.6.3.1‬‬
‫‪.1.6.3.6‬‬
‫‪.1.6.3.1‬‬
‫‪.1.6.3.8‬‬
‫בל"מ\מינוי מהנדס\מפקח‬
‫בל"מ\מינוי צוות מתכננים‬
‫ניהול מאגר ספקים‬
‫טופס פתיחת פרויקט חדש על פי פרוגרמה ראשונית המתקבלת מהמזמין (ראה "טופס‬
‫לפתיחת פרויקט")‬
‫אישור חשבון לתשלום לקבלן‬
‫דוחות ובקרות‬
‫‪ .2.6.4‬להלן רשימת עיקרי התהליכים והפרוצדורות הנדרשים ליישום‪ .‬על הספק לפרט‬
‫האם המערכת המוצעת תומכת בתהליכים(יש לפרט במידה ונדרשות התאמות)‪:‬‬
‫מ‬
‫תחום‬
‫ס‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫‪8‬‬
‫‪1‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫‪11‬‬
‫‪16‬‬
‫תהליך אב‬
‫הנדסה*‬
‫ניהול‬
‫פרויקטים‬
‫התחדשות‬
‫עירונית ‪-‬‬
‫פיתוח ויזמות‬
‫קשרי לקוחות‬
‫הנדסה‬
‫נכסים‬
‫מניבים‬
‫‪11‬‬
‫‪18‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫‪11‬‬
‫‪16‬‬
‫‪11‬‬
‫‪18‬‬
‫התחדשות‬
‫עירונית ‪-‬‬
‫פיתוח ויזמות‬
‫ניהול‬
‫פרויקטים‬
‫משפטית‬
‫ניהול חוזים‬
‫רכש‬
‫ניהול רכש‬
‫‪11‬‬
‫‪31‬‬
‫‪31‬‬
‫‪31‬‬
‫‪33‬‬
‫‪34‬‬
‫‪31‬‬
‫ספר ראשי‬
‫כספים‬
‫ניהול חייבים‬
‫שם הפרוצדורה‬
‫קיים‬
‫התאמות‬
‫נדרשות‬
‫ייזום פרויקט‬
‫תכנון פרויקט‬
‫ביצוע פרויקט‬
‫סגירת פרויקט‬
‫בקרת פרויקט‬
‫ניהול אנשי קשר‬
‫ניהול פניות דיירים‬
‫ניהול ועדי בתים‬
‫ניהול שוכרים פוטנציאלים‬
‫ניהול פניות שוכרים‬
‫קבלת נכס לניהול החברה‬
‫מאגר נכסים להשכרה‬
‫ניהול חוזי שכירות‬
‫ניהול אחזקה‬
‫ניהול הוצאות וחיובי צד ג'‬
‫ניהול רכוש מניב ‪ -‬השכרה‬
‫ניהול רכוש מניב – אחזקת‬
‫המשכיר‬
‫ניהול פרויקט שיפוץ בתים‬
‫בתחום טיפולם‬
‫תכנון פרויקט תמ"א ‪38‬‬
‫ניהול וביצוע פרויקט שימור‬
‫ניהול פרויקט פינוי בינוי‬
‫בקרת פרויקטים‬
‫ניהול סרבנים‬
‫ניהול אירועים והתראות‬
‫ניהול מאגר ספקים‪/‬מתכננים*‬
‫ניהול מכרזים ‪ /‬מקוונים‬
‫ניהול הצעות מחיר‬
‫הזמנת עבודה (רכש) לציוד‬
‫הזמנת עבודה (רכש)‬
‫לשירותים‬
‫אישור ביצוע‬
‫אישור חשבוניות‬
‫אינדקס חשבונות‬
‫פקודות יומן‬
‫ניהול חשבון לקוחות‬
‫ניהול הגביה‬
‫‪24‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪36‬‬
‫‪31‬‬
‫‪38‬‬
‫‪31‬‬
‫‪41‬‬
‫‪41‬‬
‫‪41‬‬
‫‪43‬‬
‫‪44‬‬
‫‪41‬‬
‫ניהול זכאים‬
‫דוחות‬
‫מערכת מס"ב‬
‫קופות ובנקים‬
‫כללי‬
‫מעקב‬
‫החלטות‬
‫‪46‬‬
‫‪41‬‬
‫‪48‬‬
‫‪41‬‬
‫‪11‬‬
‫*הערה‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫ניהול כללי‬
‫ניהול פניות‬
‫(‪)CRM‬‬
‫ניהול חשבון ספק‬
‫ניהול תשלומים‬
‫ניהול ערבויות ‪ /‬בטחונות‬
‫דוחות כספיים (כהגדרת החוק)‬
‫דוחות החברה (בהתאם לקיים)‬
‫ניהול העברות בנקאיות‬
‫התאמת בנקים‬
‫ניהול תקציב‬
‫ניהול תזרים מזומנים‬
‫דוחות כספיים‬
‫מעקב יישום וביצוע החלטות‬
‫הנהלה ודירקטוריון‬
‫ניהול קמפיינים שיווקיים‬
‫ניהול פניות לקוחות‬
‫ניהול אחזקת נכסים‬
‫ביצוע משובי לקוחות‬
‫ממשקים‬
‫בפרוצדורות זהות בהנדסה ובהתחדשות עירונית ‪ -‬פרויקטים ויזמות יש לייצר פרוצדורה אחת לשני‬
‫האגפים בהתאמה לאופיו המיוחד של כל אגף‪.‬‬
‫פרוצדורת ניהול מאגר ספקים מיועדת לכל גופי הביצוע בחברה ותכלול ניהול רשימת ספקים‪,‬‬
‫בחירת ספקים‪ ,‬בחירת הצעות‪ ,‬מעקב איכות הספק יכולת פתיחה‪ ,‬שוטף‪ ,‬סגירה‪ ,‬בקרה‪ ,‬דוחות וכו'‪.‬‬
‫למערכת יהיה ממשק בו מידע על הספק (תנועות כספים‪ ,‬חובות והיקפים) ייווצר במערכת הספקים‬
‫שבמערכת הכספים ויוצג באפליקציית ניהול ספקים‪.‬‬
‫‪ .2.1‬טבלאות – סימולים‬
‫‪ .2.1.1‬הנושא ייבחן בשלב האפיון‪.‬‬
‫‪ .2.1‬קבצים לוגיים משוערים‬
‫‪ .2.1.1‬הנושא ייבחן בשלב האפיון‪.‬‬
‫‪ .2.1‬מילון פריטי מידע במערכת (שדות משוערים)‬
‫‪ .2.1.1‬הנושא ייבחן בשלב האפיון‪.‬‬
‫‪ .2.11‬דוחות (פלטים)‬
‫‪ .2.11.1‬כללי‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫הספק יפרט יכולות המערכת בנושא הפקת דוחות תפעוליים ודוחות ניהוליים‪ ,‬ביצוע‬
‫שאילתות קבועות ושאילתות ‪ ,Ad Hoc‬יכולות ‪ ,Drill Down ,OLAP‬יכולות כריית‬
‫נתונים‪ ,‬יכולות ‪ ,Pivot‬התראות יזומות על חריגים‪ ,‬יצירת ‪ Dashboards‬עם מדדים‪.‬‬
‫הספק יפרט יכולות הדפסה של המידע‪ ,‬מידית‪ ,‬תזמון ברקע‪ ,‬ויצוא ל ‪.Excel‬‬
‫‪ .2.11.2‬ניהול המידע (‪)DB‬‬
‫הדוחות יאורגנו בשיטת "דו"ח גזע" שמשמעות‪:‬‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1‬כל הנתונים הנובעים ממערכת הפרויקטים ומערכת הכספים על כל המודולים‬
‫השונים‪ ,‬מאורגנים ב ‪ DB‬אחד‪.‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1‬התהליכים מנוהלים ‪ SLA‬ומאפשרים צפייה בסטטוס של הנתונים גם בראיה זו‪.‬‬
‫‪ .1.11.1.1.3‬מוצגים להלן דוחות מרכזיים למערכת המבטאים את הצרכים הארגוניים‪.‬‬
‫‪ .1.11.1.1.4‬ההצעה כוללת את כל הדוחות המובנים של המערכת ופיתוח עד ‪ 11‬דוחות‬
‫מובנים למנהלי האגפים‪ .‬במהלך האפיון ועד תקופה של ‪ 11‬יום מאישור ביצוע‬
‫‪25‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫בדיקות הקבלה‪ ,‬יגובשו הדוחות אשר יש לפתח במיוחד בפרויקט‪ ,‬ורשימתם‬
‫תיסגר‪.‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1‬בנוסף המערכת תאפשר הפקת שאילתות של כל שדה ושדה במערכות השונות‪.‬‬
‫‪ .1.11.1.1.6‬קיימת אפשרות להגביל במערכת ההרשאות חלק מהנתונים (כמו תזרים למנהל‬
‫פרויקט וכו') בהתאם למערכת ההרשאות‪.‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1‬המערכת תאפשר הקמת דוחות או שאילתות חדשות על ידי כל אחד ממשתמשי‬
‫הקצה (ללא צורך בעבודת מומחה)‪.‬‬
‫מכוון (‪)Dashboard‬‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1‬מכוון הינו כלי חיווי בזמן אמת של המערכת המבוסס על ‪ DB‬עדכני וחוקים‬
‫עסקיים‪.‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1‬עבור בעלי תפקיד ניהולי (מנכ"ל ‪ ,‬סמנכ"לית‪ ,‬מנהלי האגפים ומחלקת הכספים)‪,‬‬
‫יפותח מכוון מצב אירגוני בזמן אמת (‪ )Dashboard‬על בסיס רמזור (ירוק ‪ ,‬צהוב‬
‫ואדום) שיכלול נתונים כגון‪:‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1.1‬סטאטוס פרויקטים בחריגה (כמות או ‪)%‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1.1‬תזרים מזומנים בחריגה (כמות או ‪)%‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1.3‬אישורים בחריגה (כמות או ‪)%‬‬
‫‪ .1.11.1.1.1.4‬סטאטוס משימות אישיות בחריגה (כמות או ‪)%‬‬
‫‪ .1.11.1.1.3‬לחיצה על המכוון תאפשר לקבל את פירוט הדו"ח (הנתונים בצורת טבלה שיצרו‬
‫את המכוון)‪.‬‬
‫דוח ניהול אירגוני ‪ -‬תפיסת זרימת המידע ב"דו"ח גזע"‪:‬‬
‫‪.1.11.1.3‬‬
‫‪ .1.11.1.3.1‬המנכ"ל רואה סיכומים של האגפים‬
‫‪ .1.11.1.3.1‬האגפים רואים את הסיכומים של מנהלי הפעילות\פרויקט‬
‫‪ .1.11.1.3.3‬כל מנהל פרויקט רואה את הנתונים שלו (בהתאם להרשאות שלו)‬
‫‪ .2.11.3‬תפיסת ניהול המידע במערכת הדוחות‬
‫‪ .1.11.3.1‬ינוהלו נתוני הפרויקט במלואם במערכת הפרויקטים ברמה של זמן אמת‪.‬‬
‫‪ .1.11.3.1‬ינוהלו נתוני הפרויקט במלואם במערכת הכספים ברמה של זמן אמת‪.‬‬
‫‪ .1.11.3.3‬שתי המערכות יהיו מסונכרנות בניהם ויאפשרו להציג דוחות בחתך של סטאטוס‪,‬‬
‫תקציב אישורים וכו'‪.‬‬
‫תרשים תפיסתי לניהול זרימת המידע במערכת הדוחות(בחתך ישויות)‬
‫מנכ"ל‬
‫הזרמת‬
‫עירייה‬
‫הלוואות‬
‫ומימון חיצוני‬
‫מחלקת‬
‫כספים‬
‫המשרד‬
‫פיתוח‬
‫ויזמות‬
‫מפקח‬
‫פרויקט‬
‫ום‬
‫מפקח‬
‫פרויקט‬
‫ום‬
‫הנדסה‬
‫מפקח‬
‫פרויקט‬
‫ום‬
‫מפקח‬
‫פרויקט‬
‫ום‬
‫‪26‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .2.11.4‬רשימת דוחות במערכת (דוגמא*)‬
‫מס משתמש‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫כולם‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫הנדסה‬
‫פיתוח‬
‫ויזמות‬
‫‪8‬‬
‫שם הדו"ח‬
‫דוח גזע‬
‫תקציב‬
‫תוכנית עבודה‬
‫שנתית‬
‫מעקב פרויקטים‬
‫מעקב ספקים‬
‫מעקב פרויקטים‬
‫מעקב ספקים‬
‫דוח רווח והפסד‬
‫דוחות תקציב‬
‫(תכנון מול‬
‫ביצוע)‬
‫‪1‬‬
‫תזרים מזומנים‬
‫‪11‬‬
‫ערבויות‬
‫בנקאיות‬
‫‪11‬‬
‫תיאור קצר‬
‫דוח המייצר תמונת מצב של‬
‫הפרויקטים בחברה בחתך האחראי‬
‫ברמות השונות (ראה להלן)‬
‫דוח המייצר תמונת מצב של‬
‫התקציבים של הפרויקטים בחברה‬
‫בחתך מצוי ויתרות והאחראי ברמות‬
‫השונות‬
‫ביצוע מול תכנון‬
‫מפורט בנספח‬
‫מפורט בנספח‬
‫מפורט בנספח‬
‫מפורט בנספח‬
‫כמתחייב בתקנות מס הכנסה‬
‫חודשי‪ ,‬רבעוני ושנתי (מצטבר)‬
‫ראיית הפעילות של התקציב (תכנון‬
‫מול ביצוע ) והמקורות הכספיים‬
‫לפרויקט בחתך פרויקט‪ ,‬מרכז רווח‬
‫וכלל החברה‬
‫מצב תזרים מזומנים צפוי ועתידי‬
‫מול התחייבויות (חשבונות‬
‫וחשבוניות שאושרו לתשלום)‪.‬‬
‫מצב תוקף והיקף ערבויות מול‬
‫החוזים (הזמנות עבודה) הפתוחים‬
‫כספים‬
‫תקציב מול‬
‫ביצוע‬
‫שכר עובדים‬
‫דו"ח מע"מ‬
‫ריכוז ספקים‬
‫‪11‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫‪11‬‬
‫ריכוז‬
‫ההתחייבויות‬
‫(פרויקטים)‬
‫‪16‬‬
‫הערות‬
‫חלק מכלי תקציב‬
‫המאפשר לבנות או‬
‫לדמות תקציב פרויקט‬
‫עד לתקציב החברה‬
‫סטאטוס‬
‫סטאטוס‬
‫ממשק למערכת‬
‫הפרוייקט‪ ,‬התזרים‬
‫ולמערכת הנה"ח‬
‫מעקב וחילול פעולות‬
‫אוטומטיות מול הבנק‬
‫לצורך הארכה או‬
‫שחרור הערבות‪.‬‬
‫דוח חודשי‪ ,‬רבעוני ושנתי (מצטבר)‬
‫חודשי ומצטבר (לשנתי)‬
‫כחוק‬
‫‪ ‬דוח התחייבות למועד תשלום‬
‫‪ ‬דוח תשלום בפועל חודשי‬
‫‪ ‬תקציב‪ ,‬אישור ראשוני‪ ,‬אישור‬
‫סופי‪ ,‬יתרה בתקציב ו‪ %‬מימוש‬
‫‪ ‬דוח ההתחייבויות ותשלום‬
‫בפועל חודשי לפי פרויקט‬
‫בחתך ספקים‬
‫לתשלום‬
‫יש צורך להפיק דוחות‬
‫אילו ברזולוציה של‬
‫אגפים ומחלקות‬
‫*רשימת הדוחות הנדרשים‪ ,‬בסיס הנתונים ואופן הצגתם יסוכמו במהלך האפיון המפורט‬
‫באחריות הספק‬
‫‪ .2.11.5‬רשימת שאילתות במערכת (דוגמא*)‬
‫מס משתמש‬
‫‪1‬‬
‫כולם‬
‫‪1‬‬
‫כולם‬
‫‪3‬‬
‫כולם‬
‫‪4‬‬
‫כולם‬
‫‪1‬‬
‫כולם‬
‫שם הדו"ח‬
‫סטטוס‬
‫פרויקטים‬
‫רשימת כמויות‬
‫לפרויקט‬
‫ספקים לפי‬
‫פרויקט‬
‫מעקב תקציב‬
‫צפי תזרים‬
‫תיאור קצר‬
‫הערות‬
‫רשימת כל הפרויקטים הפתוחים‬
‫והסטאטוס שלהם על פי אבני דרך‬
‫רשימת כל הפרויקטים הפתוחים וכתב‬
‫הכמויות שלהם על פי אבני דרך‬
‫רשימת כל הפרויקטים הפתוחים והספקים‬
‫שלהם על פי אבני דרך‬
‫רשימת כל הפרויקטים הפתוחים ומצבם‬
‫מול התקציב שלהם על פי אבני דרך‬
‫רשימת כל הפרויקטים הפתוחים‬
‫בחתך אחראי‬
‫בחתך אחראי‬
‫בחתך אחראי‬
‫בחתך אחראי‬
‫בחתך אחראי‬
‫‪27‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫לחודש הבא‬
‫‪6‬‬
‫כולם‬
‫‪1‬‬
‫כולם‬
‫צפי התחייבות‬
‫לחודש הבא‬
‫סטאטוס‬
‫משימות אישי‬
‫והסטאטוס של הזרמות הכספים המיועדים‬
‫על פי מועד תשלום לספקים‬
‫רשימת כל הפרויקטים הפתוחים‬
‫והסטאטוס שלהם על פי אבני דרך‬
‫רשימת כל המשימות הפתוחים‬
‫והסטאטוס שלהם על פי ‪SLA‬‬
‫בחתך אחראי‬
‫בחתך אחראי‬
‫*רשימת השאילתות הנדרשות‪ ,‬בסיס הנתונים ואופן הצגתם יסוכמו במהלך האפיון המפורט‬
‫באחריות הספק‬
‫‪ .2.11‬טפסים (קלטים)‬
‫‪.2.11.1‬‬
‫‪.2.11.2‬‬
‫טפסים הינם מסכים במערכת המידע המבטאים מסמכים ממוחשבים המופקים ממערכת‬
‫המחשב הרלוונטית ומשמשים תיעוד של הפעולה הספציפית אותם הם משרתים (צפייה‬
‫בתוצרי חישוב או מסך להקלדת ועדכון נתונים)‪.‬‬
‫להלן דוגמאות לטפסים מרכזיים במערכות (בחתך מערכות) ‪ .‬במהלך האפיון יצורפו‬
‫טפסים נוספים‪.‬‬
‫‪ .2.11.3‬טבלת ריכוז טפסים (דוגמא*)‬
‫מס‬
‫המערכת‬
‫שם הטופס‬
‫‪1‬‬
‫כללי‬
‫תוכנית עבודה‬
‫שנתית‬
‫תקציב חברה‬
‫שנתי‬
‫יזום פרויקט‬
‫(טופס פתיחת‬
‫פרויקט)‬
‫פרוגרמה‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫פרויקט‬
‫‪1‬‬
‫מסמך יזום‬
‫‪6‬‬
‫חשבון‬
‫‪1‬‬
‫חוזה‬
‫‪8‬‬
‫כתב ביטוח‬
‫‪1‬‬
‫כתב כמויות‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫מחירון‬
‫אישור מסגרת‬
‫תקציב‬
‫מסמך יזום‬
‫בינוי‬
‫הזמנת עבודה‬
‫‪14‬‬
‫צו תחילת‬
‫עבודה‬
‫מסמכי מסירה‬
‫לעיריית תל‬
‫אביב‬
‫אישור המזמין‬
‫לביצוע‬
‫‪11‬‬
‫‪13‬‬
‫‪11‬‬
‫‪16‬‬
‫תיאור קצר‬
‫כרטיס פתיחת פרויקט (פרוגרמה קצרה)‬
‫הכוללת מספר שדות חובה (שיפוץ‪ ,‬שימור‪,‬‬
‫תמ"א ‪ ,38‬בינוי)‬
‫פורמט קבוע המשמש לפתיחת פרויקט (שדות‬
‫חובה בטופס פתיחת פרויקט)‬
‫פורמט קבוע המשמש להצגת הפרויקט‬
‫לאישור (בטופס וורד ומצגת פאוור פוינט)‬
‫בקשה לתשלום של הקבלן‪ ,‬בהתאם לכתב‬
‫הכמויות על חלק מתכולה שנמסרה (חלקי‪,‬‬
‫טרום סופי וסופי)‬
‫מצורף להזמנת עבודה וכולל את הנספחים‬
‫הבאים‪ :‬ביטוח‪ ,‬כתב כמויות‪ ,‬אבני דרך‪ ,‬וויתור‬
‫תביעות‪ ,‬תקופת בדק‪ ,‬אחריות מורחבת‪ ,‬חבות‬
‫מוצר וכו'‪,‬‬
‫נוסח הביטוח עליו על הקבלנים להחתים את‬
‫חברת הביטוח ולצרף אותם לחוזה‬
‫תכולת פרויקט בינוי לרבות לוחות זמנים או‬
‫שלבים או אבני דרך‬
‫מחירונים סטנדרטים המפורסמים לציבור‬
‫טופס חיצוני (עיריית תל אביב יפו) או מוועד‬
‫הבית‪ ,‬עפ"י כתב הכמויות‬
‫עפ"י תבנית עיריית תל אביב יפו‬
‫מסמך מרכזי הנובע מבחירת ספק ומשמש‬
‫קישור בין מערכת הפרויקט למערכת הכספים‬
‫הפקת מכתב לקבלן הזוכה בהתקיים אישור‬
‫תקציבי‪ ,‬אישור מנהל ואישור תזרימי‬
‫סט מסמכים המוגשים במהלך הפרויקט‬
‫לעיריית תל אביב‪ ,‬יאופיינו במהלך האפיון‬
‫המפורט‬
‫הזנת הזמנת עבודה מהלקוח‬
‫הערות‬
‫יפורט באפיון‬
‫ראה להלן‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫ראה גם‬
‫במערכת‬
‫הכספים‬
‫אוטומטית‬
‫יפורט באפיון‬
‫‪28‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫הפרויקט‬
‫תשלום‬
‫(הקבלן)‬
‫לפתיחת תיק‬
‫בקשה‬
‫להתקנת‬
‫שילוט‬
‫כתב מינוי‬
‫למהנדס\מפקח‬
‫מסמכי בקשה‬
‫להצעות‬
‫הודעה על זוכה‬
‫חוזי הלוואה‬
‫‪11‬‬
‫‪18‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫‪11‬‬
‫‪16‬‬
‫מאגר‬
‫ספקים‬
‫(מתכננים‪,‬‬
‫מתכננים‪,‬‬
‫קבלנים‬
‫וספקי ציוד‬
‫ושירותים)‬
‫טופס בחירת‬
‫מתכננים‬
‫טבלת‬
‫השוואות‬
‫ספקים‬
‫טופס פתיחת‬
‫ספק חדש‬
‫‪11‬‬
‫מפל לבחירת‬
‫ספק‬
‫מינוי‬
‫אדריכל\מפקח‬
‫‪11‬‬
‫מינוי צוות‬
‫תכנון‬
‫הזמנת עבודה‬
‫‪18‬‬
‫‪31‬‬
‫‪31‬‬
‫‪31‬‬
‫‪33‬‬
‫‪34‬‬
‫‪31‬‬
‫מערכת‬
‫הנהלת‬
‫חשבונות‬
‫(ספקים)‬
‫תקציב‬
‫לפרויקט‬
‫תקציב חברה‬
‫דרישת תקציב‬
‫מהעירייה‬
‫חשבון זמני‬
‫חשבון‬
‫‪36‬‬
‫‪31‬‬
‫‪38‬‬
‫חשבונית‬
‫קבלה‬
‫בקשה‬
‫להעברה בין‬
‫חשבונות‬
‫הוראת תשלום‬
‫‪41‬‬
‫ניהול הפקדות‬
‫צקים‬
‫הוראת קבע‬
‫חוזים מול‬
‫ספקים‬
‫צו תחילת‬
‫עבודה‬
‫‪44‬‬
‫קבלת פרויקט‬
‫‪31‬‬
‫‪41‬‬
‫‪41‬‬
‫‪43‬‬
‫טופס הבקשה מול עיריית תל אביב‬
‫ריכוז מסמכי הבקשה להצעות (כתב הבקשה‪,‬‬
‫חוזה‪ ,‬כתב כמויות‪ ,‬נספחים ומסמכים נוספים)‬
‫חוזים מול דיירים על הלוואה בנקאית למימון‬
‫חלקי של הפרויקט‬
‫הכנת שאילתה במודול מאגר ספקים לצורך‬
‫ביצוע מכרז זוטא‬
‫טופס הממולא על ידי מנהל צוות הכולל את כל‬
‫הפרטים הרלוונטיים (שדות חובה) לרבות‬
‫צילום צק‪ ,‬מועבר לבקרה ל הנה"ח‪ .‬משמש‬
‫מקור יחיד בחברה לפירטי הספק‬
‫טבלת השוואה לבחירת מתכננים מפקחים‬
‫ואדריכלים‬
‫כתב מינוי היוצא אוטומטית לאור בחירת‬
‫מפקח או אדריכל (משפיע על ניהול הפרויקט‬
‫והגאנט)‬
‫כתב מינוי היוצא אוטומטית לאור בחירת איש‬
‫הצוות התכנון‬
‫טופס בסיס הקושר את הפרויקט למערכת‬
‫הכספים‪ ,‬תנאי לכל התקשרות עם ספקים‬
‫בחתך סוג ההתקשרות (שעות‪ ,‬אבני דרך‪,‬‬
‫כמויות‪ ,‬פאושאלי וכו')‪.‬‬
‫תבנית קבוע‬
‫יפורט באפיון‬
‫מהנדס\מפקח‬
‫\מתכננים‬
‫חלק ממערכת‬
‫ספקים‪ ,‬יפורט‬
‫באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫תבנית קבוע‬
‫נוסח קבוע‬
‫נדרש בדיקת מפקח‬
‫אישור מנהל הפרויקט משנה חשבון זמני‬
‫לחשבון‬
‫כחוק‬
‫כחוק‬
‫כמקובל‬
‫נוסח קבוע (לרבות אישור מנכ"ל ומנהלת‬
‫מחלקת הכספים‬
‫הפקדות צקים בבנק (כולל משיכה)‬
‫בחשבון ובכרטיס אשראי‬
‫מערכת חוזים לספקים‪ ,‬חלק מהזמנת העבודה‬
‫הוראה לקבלן להתחיל בעבודה לאחר‬
‫שהושלמו הליכי ההתקשרות ויש תקציב או‬
‫אישור להתחלת הפרויקט‬
‫סיום פרויקט וסגירת הזמנת העבודה (קבלת‬
‫כל תכולות הזמנת העבודה)‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫‪29‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪41‬‬
‫ערבות בנקאית‬
‫‪46‬‬
‫‪41‬‬
‫מסמכי ביטוח‬
‫תוספי חוזה‬
‫חתומים‬
‫פתיחת ספק‬
‫דרישת תשלום‬
‫עירית תל‬
‫אביב יפו‬
‫תשלום‬
‫לספקים‬
‫בנאמנות‬
‫‪48‬‬
‫‪41‬‬
‫תזרים‬
‫‪11‬‬
‫ערבות מכרז‪ ,‬ביצוע ובדק‪ .‬יכולת ניהול‬
‫התראות על תוקף חוזה והארכות נדרשות‬
‫ביטוחי ספקים‪ ,‬בהתאם לאופי הפרויקטים‬
‫העדר תביעות‪ ,‬תשלום אחרון‪ ,‬אחריות‪ ,‬חבות‬
‫מוצר וכו'‪.‬‬
‫דרישה אוטומטית מעיריית תל אביב יפו לממן‬
‫את חלקה לאור בדיקה ואישור חשבון‬
‫בפרויקט‬
‫הודעה אוטומטית למחלקת הכספים לבצע‬
‫תשלום כספים בנאמנות לקבלן לאור אישור‬
‫חשבון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫יפורט באפיון‬
‫*רשימת הטפסים הנדרשים‪ ,‬הממשק שלהם למערכת המחשוב הרלוונטית‪ ,‬בסיס הנתונים‬
‫ואופן הצגתם יסוכמו במהלך האפיון המפורט באחריות הספק‬
‫‪ .2.12‬תכונות אפליקציות הליבה‬
‫‪ .2.12.1‬גרסאות‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫‪.1.11.1.3‬‬
‫‪.1.11.1.4‬‬
‫אופק המערכת המתוכננת הוא לפחות ל ‪ 1‬שנים קדימה (מזמן העלייה לאוויר)‪.‬‬
‫פרסום גרסאות ‪ -‬צפי גרסה הראשונה לשינוי תתבצע לאחר כשנה מאישור קבלה סופי‬
‫(גמר תקופת ההרצה)‪.‬‬
‫שדרוג המערכות יבוצע באחריות הספק כולל כל "תוכנות המגירה" (‪)Add-on‬‬
‫שהותקנו או בוצע להם אינטגרציה למערכות הליבה‪.‬‬
‫יתאפשר שדרוג רכיבי הקצה מרחוק‪.‬‬
‫‪ .2.12.2‬תמיכה בממשקים‬
‫‪ .1.11.1.1‬באחריות הספק כל המערכות והמודולים מחייבים כלים לביצוע ממשקים לכלל‬
‫המערכת‪.‬‬
‫‪ .1.11.1.1‬מערכת ה ‪ BI‬תתממשק לכל המערכות‪.‬‬
‫‪ .2.12.3‬נפחים‪ ,‬עומסים וביצועים‬
‫‪ .1.11.3.1‬תחנת עבודה‬
‫‪ .1.11.3.1.1‬מספר תחנות עבודה הצפויות לעבוד עם המערכת הינו בין ‪ 100‬ל ‪ 120‬תחנות‬
‫(כולל עובדי חוץ ומכשירים ניידים)‪.‬‬
‫‪ .1.11.3.1.1‬צפוי שבשלב ההתחלתי המערכת תידרש לבצע כ ‪ 150 - 200‬פעולות בסיסיות‬
‫ביום (לא כולל דוחות) ‪,‬עם צפי גידול של ‪ 20-30%‬בכל שנה( ‪.‬‬
‫‪ .1.11.3.1‬הפקת דוחות‬
‫‪ .1.11.3.1.1‬צפויות תקופות עומס מעל הממוצע בימים קבועים בכל חודש‪ ,‬עקב פעולות של‬
‫הפקת דוחות חודשיים‪.‬‬
‫‪ .1.11.3.1.1‬השימוש בדו"ח גזע ברמת המשתמש הוא כ ‪ 11‬דוחות ו ‪ 11‬שאילתות ביום‪.‬‬
‫‪ .1.11.3.1.3‬אפליקציית המכוונים תספק תצוגה בזמן אמת ותעדכן את הנתונים לכל המאוחר‬
‫כל רבע שעה‪.‬‬
‫‪ .2.12.4‬ביצועים נדרשים‬
‫‪ .1.11.4.1‬זמן נידרש לטרנזקציה הוא כ ‪ 3‬שנייה‪.‬‬
‫‪ .1.11.4.1‬זמן נידרש להפקת שאילתה במערכת עד ‪ 1‬שניות‪.‬‬
‫‪ .1.11.4.3‬זמן להפקת דו"ח במערכת עד ‪ 11‬שניות‪.‬‬
‫‪30‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .2.13‬ממשק משתמש‬
‫‪ .2.13.1‬ממשק משתמש פנימי‬
‫‪.1.13.1.1‬‬
‫‪.1.13.1.1‬‬
‫‪.1.13.1.3‬‬
‫‪.1.13.1.4‬‬
‫מבוסס מערכת ידידותית‪ ,‬קלה לשימוש ובעברית‬
‫נדרשת גישה למשתמש באמצעות פורטל אירגוני (כדוגמת ‪ )Share Point‬או באמצעות‬
‫ה ‪. WEB‬‬
‫מערכת הדוחות תאפשר שימוש מסיבי של משתמשים רבים (‪ )11%‬בו זמנית‪.‬‬
‫המסכים יאופיינו בשלב האפיון‪.‬‬
‫‪ .2.13.2‬ממשק משתמש חיצוני‬
‫‪ .1.13.1.1‬עקרונות‬
‫‪ .1.13.1.1.1‬יכולת "עבודה מהבית" למנהלים (או בהתאם להרשאות )‪.‬‬
‫‪ .1.13.1.1.1‬מפקחים וספקים הקשורים לפרויקטים שבאחריותם‪.‬‬
‫‪ .1.13.1.1.3‬יכולת למימוש אופציה עתידית לממשקים עם גורמי חוץ נוספים‪.‬‬
‫‪ .1.13.1.1‬מערכת ‪ Net‬קריאת נוכחות עובדים (במשרד)‬
‫‪ .1.13.1.1.1‬ממשק למערכת השכר‬
‫‪ .1.13.1.3‬מערכת ‪ Ok to Go‬קריאת נוכחות עובדים (מרחוק)‬
‫‪ .1.13.1.3.1‬ממשק למערכת השכר‬
‫‪ .1.13.1.4‬מערכת שכר – "חילן"‬
‫‪ .1.13.1.4.1‬ממשק למערכת הנה"ח ותשלומים‬
‫‪ .1.13.1.1‬תוכנת מס"ב‬
‫‪ .1.13.1.1.1‬ממשקים למערכות הבנקים השונים (בתצורה הקיימת היום)‬
‫‪ .1.13.1.6‬מערכת דוא"ל אירגוני (‪ )Exchange‬בענן (‪)365‬‬
‫‪ .1.13.1.6.1‬קיימת מערכת דוא"ל ‪ 361‬של מיקרוסופט‪.‬‬
‫‪ .1.13.1.6.1‬קיים ממשק רשת למערכת חיצונית (מנוהל בענן)‬
‫‪ .1.13.1.6.3‬נדרש ממשק למערכת הפרויקט והנה"ח (יכולת שליחה וקבלת דוא"ל דרך‬
‫המערכות התפעוליות לרבות תיעוד (או לינק) של הדואל מול פרויקט‪ ,‬ספק‪,‬‬
‫לקוח)‬
‫‪ .1.13.1.1‬מערכת למשלוח ‪fax server‬‬
‫‪ .1.13.1.1.1‬ממשק למערכת הפרויקט והנה"ח (יכולת שליחה וקבלת פקס (‪ )Fax-Mail‬דרך‬
‫המערכות התפעוליות לרבות תיעוד (או לינק) של הדואל מול פרויקט‪ ,‬ספק‪,‬‬
‫לקוח)‪.‬‬
‫‪31‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .3‬פרק הטכנולוגיה (מערכות ותשתיות)‬
‫‪.3.1‬‬
‫כללי‬
‫‪ .3.1.1‬המערכת המוצעת תתבסס ככל האפשר על כלים סטנדרטיים ותשתית סטנדרטיות המקובלת‬
‫בתחום המחשוב‪.‬‬
‫‪ .3.1.2‬להלן רשימת המערכות הקיימות בהן לא צפוי שינוי‪ ,‬אולם חלקם ישתלבו (בממשק) למערכת‬
‫החדשה‪:‬‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫מס"ב‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫שרת ‪ – Exchange‬ניהול דואר אלקטרוני‬
‫‪.3.1.1.3‬‬
‫מערכת חילן – ניהול שכר‬
‫‪.3.1.1.4‬‬
‫מערכת עובדים ‪ – Net‬מעקב נוכחות‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫‪ – Ok to Go‬קריאת נוכחות מרחוק‬
‫‪.3.1.1.6‬‬
‫תשתית הרשת‬
‫‪ .3.2‬דרישות כלליות מהטכנולוגיה‬
‫‪ .3.2.1‬מספר המשתמשים במערכת הצפוי הוא כ ‪ 41‬פנימי (עובדי חברה על מערכות החברה) וכ ‪11‬‬
‫חיצונים (בעיקר מפקחים וקבלנים במרשתת) ‪.‬‬
‫‪ .3.2.2‬הספק ימליץ לחברה על ארכיטקטורה של התשתית הנדרשת על מנת לוודא שביצועי‬
‫המערכת יהיו בצורה מיטבית בסביבת המערכות הקיימות‪.‬‬
‫‪ .3.2.3‬הספק יוכל להציע התקנת המערכת בענן (כולה או חלקה ) או על תשתית פיזית באתר הלקוח‬
‫(עזרה ובצרון)‪.‬‬
‫‪ .3.2.4‬הספק יציע אופציה לרכישת החומרה לצורך התשתיות כנדרש לשם מימוש הפרויקט במסגרת‬
‫הבקשה‪ .‬החברה שומרת לעצמה את הזכות לבצע את רכישה והתקנת התשתיות בעצמה‪,‬‬
‫ע"פ המלצת הספק‪.‬‬
‫‪ .3.2.5‬הספק ישתלב ככל האפשר בטכנולוגיה הקיימת היום בחברה‪ ,‬כך שתתאים ותעמוד בדרישות‬
‫הביצועים של החברה ובאילוצים שתציג‪ .‬החברה רשאית משיקולים שונים וע"פ שיקול דעתה‬
‫הבלעדי לשנות חומרה או ארכיטקטורה‪ .‬אם החברה תחליט לבצע את הקמת התשתית‬
‫הנדרשת לבד‪ ,‬הרי אז ‪ ,‬תירכש ותותקן על ידי החברה (המזמין) חומרה בעלת ביצועים דומים‬
‫להמלצת הספק ובתיאום עמו לעמידה בדרישות‪.‬‬
‫‪ .3.2.6‬הספק יישא באחריות המלאה לאינטגרציה ולפעילות תקינה של המערכת המוצעת ולבין יתר‬
‫המערכות שבחברה בסביבות העבודה (תשתית) של החברה ויהא מחויב לקיים שיתוף פעולה‬
‫מלא עם ספקי החומרה וספקי התוכנות האחרות של החברה‪.‬‬
‫‪ .3.2.1‬המערכת תאפשר לחברה גמישות לגבי בחירת פתרון החומרה‪ ,‬בהיבט מערכת ההפעלה‪,‬‬
‫היבט הארכיטקטורה והיבט התקשורת‪ ,‬במגבלות כפי שיפורטו בפרק זה‪.‬‬
‫‪ .3.2.1‬הספק ישתף פעולה ויעבוד בצמוד לאנשי התשתיות מצד החברה ומי מטעמה‪.‬‬
‫‪ .3.2.1‬הספק מוזמן להציע פתרונות מתקדמים אחרים התומכים בפרק זה‪.‬‬
‫‪32‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.3.3‬‬
‫ארכיטקטורה ותפיסה כללית‬
‫‪ .3.3.1‬כללי‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫הארכיטקטורה שתיבחר תתבסס על מתן מענה לדרישות המערכות השונות‪,‬‬
‫הממשקים והאינטגרציה הנדרשת‪ ,‬ביצועים נדרשים‪ ,‬זמינות ויתירות עם אופק של ‪1‬‬
‫שנים למערכת תוך שימור ככל האפשר של השקעות קיימות‪.‬‬
‫הארכיטקטורה המועדפת הינה של מערכת מרכזית אשר תשמש את כל היחידות‬
‫בחברה‪ ,‬לרבות חיבור מהבית‪ ,‬חיבור של קבלנים וספקי החברה שיבצעו פעולות‬
‫במערכת מרחוק וחיבור מנקודות קצה ניידות שיעשו שימוש במערכת מהשטח‪.‬‬
‫‪.3.3.1.3‬‬
‫העיקרון המובנה יהיה כי לכל סוג נתונים יהיה מקור אחד בלבד אשר יניעו תהליכים‬
‫ואוטומציה בכל שאר המערכות בחברה (אין הקשת נתונים פעמים במערכת)‪.‬‬
‫‪.3.3.1.4‬‬
‫הספק יפרט את תפיסת הארכיטקטורה המוצעת תוך התחשבות בשיקולים של שמירה‬
‫על השקעות קיימות‪ ,‬השקעות חדשות צריכות להיות עם אופק של ‪ 1‬שנים לפחות‪,‬‬
‫שרידות וזמינות מקסימליים ואינטגרציה עם מערכות קיימות‪.‬‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫הספק יפרט סביבות עבודה נדרשות‪ ,‬המשמעויות להן‪ ,‬לצורך פיתוח המערכת‪,‬‬
‫בדיקות‪ ,‬הדרכה וסביבת הייצור‪.‬‬
‫‪ .3.3.2‬אילוצים‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫במצב הקיים‪ ,‬אין אילוצים טכנולוגיים לתכנון המערכת‪.‬‬
‫ניתן לגבש פתרון המבוסס על שרתי החברה או לחלופין פתרון המבוסס על "ענן"‪.‬‬
‫‪ .3.3.3‬משתמשים‬
‫‪.3.3.3.1‬‬
‫‪.3.3.3.1‬‬
‫‪.3.3.3.3‬‬
‫‪.3.3.3.4‬‬
‫מתוכננים כ ‪ 11‬משתמשים (פנימיים וחיצוניים)‬
‫מתוכננים כ ‪ 11‬בעלי הרשאה חלקית או לצפייה בלבד‬
‫סה"כ משתמשים כ ‪11‬‬
‫יש להגדיר את הרישוי הנדרש במושגים של "משתמשים בו זמנית" ולא "משתמשים"‪.‬‬
‫‪ .3.3.4‬תמיכה בממשקים למערכות החברה‬
‫‪.3.3.4.1‬‬
‫המערכת תתממשק לתוכנות צד ג' (כגון מערכת השכר של "חילן") להורדה וקבלה של‬
‫נתונים‪.‬‬
‫‪.3.3.4.1‬‬
‫הספק יפרט את יכולות המערכת להתממשק עם מערכות צד ג'‪ ,‬יפרט אילו פרוטוקולים‬
‫נתמכים‪ ,‬אופן מימוש ממשק סינכרוני ואי‪-‬סינכרוני עם מערכות צד ג'‪.‬‬
‫‪.3.3.4.3‬‬
‫הספק יפרט יכולות הנעה של שירותים ותהליכים בין מערכות ואופן ביצוע האינטגרציה‪.‬‬
‫‪.3.3.4.4‬‬
‫הספק יהיה אחראי על ביצוע האינטגרציה של הממשקים אל מול צד ג' ויעשה כל מאמץ‬
‫לשתף פעולה עם צד ג' על מנת להבטיח את תקינות הממשקים‪.‬‬
‫‪ .3.3.5‬ממשק משתמש וכלים למשתמש הקצה‬
‫‪ .3.3.1.1‬ממשק המשתמש במערכת יהיה ידידותי ונוח לתפעול‪.‬‬
‫‪ .3.3.1.1‬הממשק יעבוד בשפה העברית‪.‬‬
‫‪ .3.3.1.3‬נדרשת גישה למערכת באמצעות הפורטל הארגוני‪ .‬כדוגמת ‪ Share Point‬או פורטל‬
‫‪ Web‬אחר‪.‬‬
‫‪ .3.3.1.4‬המערכת תאפשר להוריד נתונים (לרבות דוחות) ישירות ל ‪ Excel‬או טעינה של נתונים‬
‫בצורה מאסיבית‪.‬‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫יש לפרט את יכולת קישור היישום לבין ‪ ,Office‬כולל ‪ Project ,Word ,Excel‬לגרסאות‬
‫הקיימות בשוק במהדורות עדכניות (בזמן הגשת ההצעה)‪ .‬יש לפרט את תצורות‬
‫‪33‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫הקישור הנתמכות (סטטי‪ ,OLE ,DDE ,‬ממשקי ‪ ,ADO ,VB‬אובייקטים ייעודיים)‪ .‬יש‬
‫להתייחס לסוגיית העברית‪.‬‬
‫‪.3.3.1.6‬‬
‫הספק יפרט הרחבות וכלים נוספים שניתנים להוספה במערכת‪.‬‬
‫‪ .3.3.6‬יתירות (המשכיות עסקית) ‪BCP‬‬
‫‪.3.3.6.1‬‬
‫המערכת מוגדרת כמערכת הליבה של החברה ועל כן מנגנוני הגיבוי והיתירות יתוכננו‬
‫בהתאם ("אין נקודת כשל אחת שמפילה את המערכת") הספק יפרט את מנגנוני‬
‫ההישרדות וההמשכיות העסקית המסופקים עם המערכת לרבות המלצה על‬
‫פרוצדורות נדרשות כדי להבטיח את הנושא‪.‬‬
‫‪.3.3.6.1‬‬
‫הספק יפרט את אופן הגיבוי ושחזור הנתונים המסופקים ע"י המערכת‪.‬‬
‫‪.3.3.6.3‬‬
‫ברמת השרתים המערכת תעבוד בתצורה כפולה (‪ - Cluster‬שני שרתים ביחד) אשר‬
‫מקושרים ברשת תקשורת מקומית ‪.‬‬
‫המערכת המוצעת הינה מערכת המבוססת בעיקר על מחשבי ‪ PC‬ומחשבים נישאים אך‬
‫גם לתת מענה גם לטבלטים ולמכשירים ניידים‪( .‬יחידות הקצה)‪.‬‬
‫הטכנולוגיה המוצעת נדרשת להיות זמינה‪ ,‬פשוטה לתחזוקה ולא יקרה ‪ .‬הטכנולוגיה‬
‫תיקבע באופן סופי בשלב האפיון‪.‬‬
‫‪.3.3.6.4‬‬
‫‪.3.3.6.1‬‬
‫‪ .3.3.1‬שדרוג גרסאות‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫בעלות התחזוקה יש לפרט את עלות שימור היכולת לבצע שדרוג מתמיד של הגרסאות‬
‫לרישיונות השונים (רישיונות המערכת ורישיונות צד ג')‪.‬‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫הספק יפרט מדיניות טיפול בתקלות (באגים) ומדיניות ניהול גרסאות של היצרן‪.‬‬
‫‪.3.3.1.3‬‬
‫באחריות הספק לבצע וללוות את שדרוג הגרסאות בכל תקופת ההתקשרות‪.‬‬
‫‪.3.3.1.4‬‬
‫הספק יתאר כיצד מתבצע שדרוג גרסה (מלאה וחלקית) במינימום השבתות של‬
‫המערכת וללא פגיעה בפעילות העסקית של החברה‪.‬‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫הספק מתחייב לתאימות מלאה בשדרוג הגרסאות כולל שינויים שבוצעו לטובת‬
‫החברה‪ .‬האחריות תקפה גם כאשר יבוצעו שינויי תוכנה ע"י הלקוח‬
‫‪.3.3.1.6‬‬
‫יתאפשר התקנה ושדרוג רכיבי קצה מרחוק‪.‬‬
‫‪ .3.3.1‬סוג החומרה העיקרית – מרכזית‬
‫‪.3.3.8.1‬‬
‫‪.3.3.8.1‬‬
‫שרת יישומים – לניהול אפליקציות אשר מופעלות בשרת תוך שימת דגש על מעבדים‬
‫וזיכרון ‪.‬‬
‫קורא נוכחות אישי ( שעון בקרת נוכחות עובדים בכניסה( ‪.‬‬
‫‪ .3.3.1‬מערכת הפעלה‬
‫‪.3.3.1.1‬‬
‫מערכת ‪ Windows 2010‬או גרסה מתקדמת יותר ‪.‬‬
‫‪ .3.3.11‬כלים לארגון הנתונים‬
‫‪ .3.3.11.1‬הספק יבצע ‪ Sizing‬של המערכת תוך התייחסות לכמויות המשתמשים‪ ,‬הנפחים‬
‫והביצועים (זמני התגובה) הנדרשים תוך התחשבות בגידולים עתידיים‪.‬‬
‫‪ .3.3.11.1‬המערכת המוצעת תתמוך בשימוש בכל אמצעי האחסון הנתמכים ע"י מערכת ההפעלה‬
‫עליה היא פועלת‪.‬‬
‫‪ .3.3.11.3‬הספק יפרט את אופן השימוש בארכיב של נתונים היסטוריים בצורה שוטפת‪.‬‬
‫‪ .3.3.11.4‬זמן התגובה הנדרש הינו ‪ 1‬שנייה לכל לטרנזקצייה‪.‬‬
‫‪ .3.3.11.1‬אחסון ‪ -‬יתוכנן ארכיב נתונים (‪ )Storage‬שייתן מענה לכמות המשתמשים‪ ,‬נפח‬
‫הפעילות הצפוי וביצועי המערכת‪.‬‬
‫‪34‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .3.3.11.6‬בסיס נתונים ‪ -‬עדיפות לגרסה מתקדמת של בסיס נתונים של ‪ .Sql Server‬יתכן מצב‬
‫בו עקב צרכי המערכת שתיבחר יחייבו שימוש ב ‪(Oracle DB‬משמעויות תמחור) ‪.‬‬
‫‪ .3.3.11‬כלים לפיתוח ותחזוקה‬
‫‪ .3.3.11.1‬סביבת הפיתוח וכלי הפיתוח יהיו על פי מפרטים וסטנדרטים שהוגדרו על ידי יצרן‬
‫המערכת‪ .‬אופק התמיכה (הפיתוח והתחזוקה) לאותם כלים יהיה לפחות ל ‪ 6‬שנים‪.‬‬
‫‪ .3.3.11.1‬הספק יתאר את מידת גמישות המערכת והתאמתה לצרכים העסקיים ולשינויים‬
‫הנדרשים הן ברמת הקונפיגורציה והן ברמת פיתוח הקוד‪.‬‬
‫‪ .3.3.11.3‬הפיתוח יתבסס על הגרסה המעודכנת ביותר של כלי התוכנה או גרסה קודמת לכל‬
‫המאוחר במקרה זה יש לפרט את הסיבות‪.‬‬
‫‪ .3.3.12‬כלים ממוחשבים לתחזוקה‬
‫‪ .3.3.11.1‬השרתים יכללו כלי ניטור ובקרה עם יכולת התרעה ב ‪.SMS‬‬
‫‪ .3.3.13‬תוכנות מדף‬
‫‪ .3.3.13.1‬מערכות הפעלה‬
‫‪ .3.3.13.1.1‬הספק יפרט אילו מערכות הפעלה נדרשות הן בצד השרת והן בצד עמדות הקצה‪,‬‬
‫כאמור‪ ,‬תוך התחשבות בשמירה על השקעות קיימות‪.‬‬
‫‪ .3.3.13.1.1‬עדיפות למערכת ‪ Window Office‬של חברת מיקרוסופט בגרסה מתקדמת ‪.‬‬
‫‪( Microsoft Office 2010‬או גרסת תוכנה המתקדמת בעת ביצוע האפיון המפורט‬
‫והינה בשימוש של עזרה וביצרון)‬
‫‪ .3.3.13.1‬בסיס נתונים‬
‫‪ .3.3.13.1.1‬הספק יבצע ‪ Sizing‬של המערכת תוך התייחסות לכמות המידע‪ ,‬הנפחים וזמני‬
‫התגובה הנדרשים תוך התחשבות בגידולים עתידיים‪.‬‬
‫‪ .3.3.13.1.1‬על הספק להבטיח המשכיות תמיכה ותאימות של מוצרי התכנה עם המהדורות‬
‫החדשות של בסיס הנתונים ככל שייצאו במשך ‪ 1‬שנים לפחות‬
‫‪ .3.3.13.1.3‬הספק יפרט האם יש דרך ומהם הכלים לבצע שאילתות ישירות מול בסיס הנתונים‬
‫והאפשרויות לייבא ולייצא נתונים בצורה מאסיבית‪.‬‬
‫‪ .3.3.13.3‬מערכת דוא"ל אירגוני ‪ -‬באמצעות מיקרוסופט ‪ 361‬בענן (קיים)‪.‬‬
‫‪ .3.3.13.4‬מערכת אנטי וירוס במחשבים וברשת (על פי הקיים או על פי דרישות יצרני התוכנות‬
‫השונות)‬
‫‪ .3.3.13.1‬מודולים למערכות הליבה – יועדפו פיתוחים קיימים על המערכות שתואמים את‬
‫הגרסאות שיסופקו (‪.)Had On‬‬
‫‪ .3.3.13.6‬מערכת פקס‪-‬סרבר ‪ – Winfax‬תואם לקיים ובתנאי שניתן לממשק אותה למערכות‬
‫התפעוליות (ראה סעיף הדן בממשקים חיצוניים) ‪.‬‬
‫‪ .3.3.14‬ממשק למערכות התשתית‬
‫‪ .3.3.14.1‬יתאפשר שליחה של דואר אלקטרוני ‪ ,‬פקס ו ‪ SMS‬מתוך המערכת כחלק מתפעול‬
‫התהליכים העסקים במערכת (כגון אישורי ‪ ,Work Flow‬התראות על פקיעת חוזה או‬
‫משלוח הזמנת רכש לספק)‪.‬‬
‫‪ .3.3.14.1‬יתאפשר חיבור ל ‪ Active Directory‬של החברה לצורך הגדרת משמשים‪ ,‬קבוצות‬
‫עבודה‪ ,‬הרשאות וכד'‪.‬‬
‫‪ .3.3.14.3‬החברה שומרת לעצמה הזכות לממשק את המערכת למערכות התשתיתיות הנ"ל‬
‫באמצעות הספק הזוכה או באמצעות ספקים אחרים‪.‬‬
‫‪ .3.3.15‬יחידת הקצה ( משתמש(‬
‫‪ .3.3.11.1‬השימוש העיקרי במשרדי החברה יתבסס על במחשבי ‪ PC‬מתקדמים עם מערכות‬
‫הפעלה מתקדמות וגרסאות ‪ .Office‬חלק מהמשתמשים יוכלו להתחבר למערכת‬
‫(‪ )WAN\LAN‬באמצעות מחשיבים ניידים (‪)Laptop‬מכל נקודת מחשב‪.‬‬
‫‪ .3.3.11.1‬לחלק מהמשתמשים תהיה גישה למערכת ‪.MS Project‬‬
‫‪35‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.3.3.11.3‬‬
‫‪.3.3.11.4‬‬
‫‪.3.3.11.1‬‬
‫‪.3.3.11.6‬‬
‫‪.3.3.11.1‬‬
‫‪.3.3.11.8‬‬
‫‪.3.4‬‬
‫אפשרות קבלת דוא"ל וצפייה בנתונים מתוך המערכת (דוחות או מערכת ה ‪) BI‬‬
‫באמצעות מכשירי טלפון חכמים או טבלטים ("גלישה סלולרית")‪.‬‬
‫חיבור המערכת לרשת פקס\מיל (‪ )FAX Mail‬הקיים (ככל האפשר) ‪.‬‬
‫לא יפגעו תכונות קיימות היום בעמדת העבודה (לדוגמא יכולת גלישה באינטרנט וכו')‬
‫המערכת המוצעת חייבת לאפשר הדפסות במדפסות הקיימות (מדפסות‬
‫סטנדרטיות)‪ .‬יש להציג יכולות הדפסה מרחוק וכן הדפסה ממכשירים כמו טבלטים או‬
‫מכשירים ניידים אם לספק יש דרישות מיוחדות בנושא המדפסות עליו לפרטן‪.‬‬
‫הספק יציין אילו רכיבים נוספים ובאיזו גרסה נדרש להתקין על עמדת הקצה‪.‬‬
‫באים יידרש‪ ,‬יש לפרט דרישות לציוד מיוחד שאינו סטנדרטי‪ ,‬לדוגמה‪ :‬קוראי בר‪-‬קוד‪,‬‬
‫מספונים‪ ,‬מדפסות בר‪-‬קוד‪ ,‬סורקים‪ ,‬אמצעי מולטימדיה‪ ,‬אמצעי חתימה אלקטרונית‬
‫ו‪/‬או כרטיס חכם ו‪/‬או אמצעים ביומטריים‪.‬‬
‫תקשורת‬
‫‪ .3.4.1‬תקשורת נתונים‬
‫‪.3.4.1.1‬‬
‫‪.3.4.1.1‬‬
‫‪.3.4.1.3‬‬
‫תקשורת הנתונים תתבצע באמצעות הרשת הפנימית (‪ )LAN‬והרשת החיצונית (‪)WAN‬‬
‫בפרוטוקול ‪ TCP/IP‬דרך ‪.Firewall‬‬
‫הספק יפרט את אופן ביצוע התקשורת‪ ,‬פרוטוקולים‪ ,‬תרגום כתובות וכד'‪.‬‬
‫הספק יבחן את רוחב הפס וקצב ברשת הפנימית (‪ )LAN‬וברשת החיצונית (‪ )WAN‬כדי‬
‫לוודא ביצועים מקסימליים (בהתאם ל ‪ SLA‬הנדרש)‪.‬‬
‫‪ .3.4.2‬רשת מקומית‬
‫‪.3.4.1.1‬‬
‫‪.3.4.1.1‬‬
‫‪.3.5‬‬
‫משיקולי אבטחת מידע ועקב כך כי קיימת רשת פיזית בחברה יועדף פתרון של רשת‬
‫מבוססת כבלים )‪.(Wireless‬‬
‫קיימת בחברה רשת אינטרנטית אלחוטית פנימית (‪ )Wi-Fi‬למבקרים ועובדים ‪.‬‬
‫אבטחת מידע‬
‫‪ .3.5.1‬כללי‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫‪.3.1.1.3‬‬
‫‪.3.1.1.4‬‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫רמת אבטחת המידע הנדרשת במערכת הינה בינונית‪ ,‬פרט לנתונים הכספיים של‬
‫הפרויקט אשר יוצפנו בבסיס הנתונים‪.‬‬
‫מערכת ההרשאות תנהל את המשתמשים על פי קבוצות תפקיד וחתך נתונים לכל‬
‫קבוצת תפקיד‪.‬‬
‫הכניסה למערכת ע"י כל אחד מצוות העובדים תהיה באמצעות סיסמא‪.‬‬
‫הכניסה למערכת בעמדת חוץ תהיה באמצעות אבזר אבטחת מידע (לדוגמא "תוקן" או‬
‫שווה ערך) ‪,‬בעמדה זו יתאפשר ביצוע פעולות מוגבלות בהתאם להרשאות (ניהול‬
‫פרויקט‪ ,‬צפייה בנתונים ובסטטוסים)‪ .‬במידה ויש מגבלות לכמות העובדים מהבית – יש‬
‫להציגם במענה‪.‬‬
‫הספק יפרט את מנגנוני אבטחת המידע במערכת בהתאם לתקן אבטחת המידע תקן‬
‫‪ ISO-27001‬במנגנונים השונים‪.‬‬
‫‪ .3.5.2‬הנחיות כלליות‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫‪.3.1.1.3‬‬
‫‪.3.1.1.4‬‬
‫הרשאות ‪ -‬הספק יפרט את מנגנון ההרשאות במערכת המוצעת תוך התייחסות‬
‫לנושאים הבאים‪ :‬ניהול משתמשים‪ ,‬רמות מידור‪ ,‬אופן בניית רמות הרשאה על פי‬
‫תפקידים‪ ,‬הרשאות למידע רגיש‪ ,‬רישום לוג פעילות משתמשים‪.‬‬
‫החברה תגדיר עובד מטעמה שיהיה אחראי על ניהול ההרשאות‪.‬‬
‫ניהול משתמשים – הספק יפרט את מנגנון ניהול המשתמשים כולל אפשרויות של‬
‫הקמה‪ ,‬מחיקה‪ ,‬נעילה ושחרור מנעילה‪.‬‬
‫זיהוי משתמשים ‪ -‬הספק יפרט את מנגנון זיהוי המשתמשים במערכת המוצעת תוך‬
‫התייחסות לנושאים הבאים‪ ,SSO :‬נעילה וביטול נעילת משתמשים‪ ,‬ניהול סיסמאות‪,‬‬
‫הצפנת הסיסמאות‪.‬‬
‫‪36‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .3.5.3‬פירוט ההרשאות לבעלי תפקידים (יוגדר בעת ביצוע האפיון המפורט)‬
‫דוגמא לטבלאות הרשאות לפי מודול ( הרשאה מלאה ‪,‬הצגה בלבד ‪,‬אין הרשאה) ולפי‬
‫‪.3.1.3.1‬‬
‫נושאים (הוספת מידע‪ ,‬עדכון מידע‪ ,‬תוקף‪ ,‬צפייה במידע)‪ .‬טבלאות אילו ימולאו בעת‬
‫האפיון המפורט‬
‫מס‬
‫הרשאה‬
‫נושאים (קבוצה)‬
‫ניהול לקוחות‬
‫ניהול עובדים‬
‫נתונים כספיים‬
‫תוכניות הדרכה‬
‫ניהול פרויקטים‬
‫ניהול תחזוקה‬
‫ניהול רכש‬
‫אחר‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫‪8‬‬
‫נושא‬
‫הערות‬
‫כולל ניהול ספקים‬
‫פירוט הרשאות לפי תפקיד( הרשאה מלאה ‪,‬הצגה בלבד ‪,‬אין הרשאה)‬
‫‪.3.1.3.1‬‬
‫מס‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫‪8‬‬
‫‪1‬‬
‫הרשאה‬
‫בעל תפקיד‬
‫הערות‬
‫מנכ"ל‬
‫סמנכ"לית ומנהלי אגפים‬
‫מנהלי פרויקטים‬
‫מנהלי מחלקות‬
‫מתאמים‬
‫פקידות‬
‫מפקחים חיצוניים‬
‫אחזקת מחשבים‬
‫אחר‬
‫‪37‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .4‬פרק המימוש‬
‫‪.4.1‬‬
‫כללי‬
‫‪ .4.1.1‬עקרונות ליישום‬
‫‪ .4.1.1.1‬הספק מקבל על עצמו אחריות כוללת להקמת מערכת אינטגרטיבית אחת "פתרון אחד‬
‫עובד" הכוללת את כל רכיבי ההצעה (או חלקם‪ ,‬אם החברה בחרה להזמין מהספק רק‬
‫חלק ממרכיבי המערכת)‪ ,‬בכל שלבי הפרויקט ובהתאם להוראות הבקשה‪.‬‬
‫‪ .4.1.1.1‬יישום הפרויקט יבוצע על פי מתודולוגיה זו‪ .‬למרות האמור לעיל רשאי הספק להציע‬
‫מתודולוגית יישום אחרת ובמידה ותאושר יוכל לבצע את הפרויקט על פי המתודולוגיה‬
‫שאושרה‪.‬‬
‫‪ .4.1.1.3‬אופן אישור מתודולוגיה שונה‪:‬‬
‫‪ .4.1.1.3.1‬ספקים להם מתודולוגית יישום משלהם‪ ,‬רשאי הספק בהצעתו לבקש ביצוע‬
‫הפרויקט על פי המתודולוגיה של הספק‪.‬‬
‫‪ .4.1.1.3.1‬על הספק לפרט את המתודולוגיה המוצעת ליישום‪ ,‬תיעוד הפרויקט וניהול מעקב‬
‫אחר התקדמות הפרויקט‪.‬‬
‫‪ .4.1.1.3.3‬ביצוע היישום במתודולוגיה שונה יהיה אך ורק לאחר אישור בכתב של החברה את‬
‫מתודולוגית יישום הפרויקט המוצעת‪.‬‬
‫‪ .4.1.2‬אחריות הספק‬
‫‪ .4.1.1.1‬לממש את הבקשה בשלמותה ע"י אספקה ויישום כל המערכות‪ ,‬המודולים‬
‫והממשקים‪.‬‬
‫‪ .4.1.1.1‬להקים את המערכת כולל התקנת התכנה‪ ,‬אינטגרציה ‪ ,‬ממשקים‪ ,‬תשתיות חמרה‬
‫ותקשורת ולפתח את הממשקים בין כל המערכות‪.‬‬
‫‪ .4.1.1.3‬לבצע יישום‪ ,‬אפיון‪ ,‬התאמות פיתוח לרבות ממשקים‪ ,‬בדיקות (מסירה וקבלה)‪.‬‬
‫‪.4.1.1.4‬‬
‫הסבת נתונים והקמתם במערכת החדשה‪.‬‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫הכנת תיעוד וביצוע הדרכה והטמעה‪.‬‬
‫‪.4.1.1.6‬‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫‪.4.1.1.8‬‬
‫מתן תחזוקת למערכת בתקופת שנת האחריות‪.‬‬
‫תחזוקת המערכת‪ ,‬לאחר שנת האחריות‪ ,‬על בסיס חוזה שנתי שיחתם עם החברה‪.‬‬
‫החברה רשאית שלא לבצע את ההדרכה וההטמעה באמצעות הספק ככל שתחליט‪.‬‬
‫במקרה של גריעה מהיקף השירותים כמפורט לעיל תופחת התמורה לספק כמפורט‬
‫בפרק העלות‪.‬‬
‫‪ .4.1.3‬אופק זמן‬
‫‪ .4.1.3.1‬אורך חיי המערכת‪:‬‬
‫‪ .4.1.3.1.1‬המערכת מתוכננת לפעול במשך לפחות למשך ‪ 1‬שנים (‪)1111‬‬
‫‪ .4.1.3.1.1‬עלייה לאוויר מתוכננת פברואר ‪1111‬‬
‫‪ .4.1.3.1.3‬תכנון גרסה ‪( 1‬שיפורים) מתוכנן לאמצע ‪1118‬‬
‫מועדים ביישום הפרויקט‬
‫‪.4.1.3.1‬‬
‫‪ .4.1.3.1.1‬יישום הפרויקט ‪ -‬על פי לוחות הזמנים המוגדרים‪.‬‬
‫‪ .4.1.3.1.1‬תקופת הרצה ‪ -‬במשך חודשיים מהעלייה לאוויר (במסגרת שנת האחריות) בו‬
‫הספק נותן מענה לתקלות ותמיכה במשתמשים ברמת שירות (‪ )SLA‬גבוהה ומידית‬
‫‪ .4.1.3.1.3‬תקופת האחריות ‪ -‬שנה ממועד קבלתה הסופית של המערכת שסופקה‪.‬‬
‫‪ .4.1.3.1.4‬תקופת אחזקה בהסכם ‪ -‬שנה מתום סיום תקופת האחריות‬
‫‪ .4.1.3.1.1‬תקופת אחזקה אופציונלית ‪ -‬תתחדש כל שנה אלא אם החברה תחליט אחרת‪.‬‬
‫‪38‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .4.2‬גורמים מעורבים‬
‫‪ .4.2.1‬כללי‬
‫ועדת ההיגוי תתכנס בתדירות של עד פעם בחודש באחריות מנהל הפרויקט מטעם‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫הלקוח‬
‫הצוות המקצועי יתכנס אחד לשבוע באחריות מנהל הפרויקט מטעם הספק‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫צוות הפרויקט יתכנס אחת לשבוע ויקיים ישיבת סטטוס הישיבה תכלול‪:‬‬
‫‪.4.1.1.3‬‬
‫‪ .4.1.1.3.1‬סטאטוס הפרויקט‬
‫‪ .4.1.1.3.1‬שינוי בתוכנית העבודה‬
‫‪ .4.1.1.3.3‬סוגיות אפיון או טכניות למענה‬
‫‪ .4.1.1.3.4‬נושאים מקצועיים‬
‫‪ .4.1.1.3.1‬תיאום זמינות גורמים שונים בחברה בהתאם לתוכנית העבודה שתאושר‪.‬‬
‫‪ .4.2.2‬ועדת היגוי לפרויקט‬
‫דוא"ל‬
‫טלפון‬
‫תפקיד‬
‫שם‬
‫מס‬
‫‪1‬‬
‫אלי גינזברג‬
‫מנכ"ל‬
‫‪1‬‬
‫משכית פאר‬
‫סמנכ"ל‬
‫‪3‬‬
‫עדי צברי‬
‫סמנכ"ל‬
‫‪4‬‬
‫עדנה עידן‬
‫מנהלת כספים‬
‫‪1‬‬
‫עמנואל אלתר‬
‫יועץ אירגוני‬
‫‪6‬‬
‫רן וייס‬
‫מתכנן המערכת‬
‫‪1‬‬
‫ששי שילה‬
‫יועץ למנכ"ל‬
‫‪8‬‬
‫נציג הנהלת הספק‬
‫‪1‬‬
‫מנהל פרויקט מטעם הספק‬
‫‪11‬‬
‫מוזמנים מטעם הספק על פי צורך‬
‫‪11‬‬
‫מוזמנים מטעם המזמין על פי צורך‬
‫‪ .4.2.3‬צוות הפרויקט‬
‫‪ .4.1.3.1.1‬צוות הפרויקט כולל ‪ 6‬בעלי תפקיד‪:‬‬
‫מס‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫מטעם הלקוח‬
‫מטעם הספק‬
‫מנהל הפרויקט‬
‫מתכנן המערכת‬
‫יועץ אירגוני‬
‫מנהלי פעילות במודולים‬
‫רלוונטיים‬
‫מנהל הפרויקט‬
‫מנהל מקצועי (מאפיין תשתית‪ ,‬פיתוח)‬
‫מוזמנים לפי צורך‬
‫‪ .4.2.4‬הצוות הניהולי המקצועי מטעם הספק‬
‫‪ .4.1.4.1‬הצוות המקצועי שיפעל בפרויקט יהיה צוות קבוע מטעם הספק‪.‬‬
‫‪ .4.1.4.1‬שמות מנהלי הצוות יהיו חלק מההתקשרות‪.‬‬
‫‪ .4.1.4.3‬הצוותים הם‪:‬‬
‫‪ .4.1.4.3.1‬צוות המאפיינים (מנתחי מערכות)‬
‫‪ .4.1.4.3.1‬צוות תכניתנים‬
‫‪ .4.1.4.3.3‬צוות בדיקת תוכנה‬
‫‪ .4.1.4.3.4‬צוות הטמעה והדרכה‬
‫‪ .4.1.4.4‬תפקידי הצוות‪:‬‬
‫‪ .4.1.4.4.1‬ליווי ספקי היישום בכל הקשור לתיאומים ועדכונים‬
‫‪ .4.1.4.4.1‬קיום פגישות צוות בתדירות של לפחות פעם בשבוע‬
‫‪ .4.1.4.4.3‬ביצוע בירורים בתוך החברה על‪-‬פי הצורך‬
‫‪ .4.1.4.4.4‬עדכון הנהלת החברה במסגרת וועדת ההיגוי‬
‫‪ .4.1.4.4.1‬הצוות המקצועי יורכב מנציגי החברה (אגף הנדסה‪ ,‬נציג ה ‪ ,IT‬יזמות וכספים)‬
‫המתכננים ונציג הספק‪.‬‬
‫‪39‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .4.1.4.4.6‬הספק יהיה אחראי להכנת והפצת פרוטוקולים של הישיבה ולמעקב אחר ביצוע‬
‫החלטות (הפרוטוקולים יאושרו על ידי המנהל מטעם החברה טרם הפצתם)‪.‬‬
‫‪ .4.2.5‬אישור איוש של הצוות הפרויקט מטעם הספק‬
‫הספק מתחייב להפעיל במסגרת מימוש הפרויקט את אנשי המפתח אשר הוצגו על‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫ידו במענה למכרז ואושרו על ידי החברה‪.‬‬
‫הספק לא יהא רשאי להחליפם אלא בהתאם להוראות ההסכם‪.‬‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫‪ .4.1.1.3‬על הספק לפרט‪:‬‬
‫‪ .4.1.1.3.1‬תפקיד כל עובד בצוות ( אנשי המפתח)‬
‫‪ .4.1.1.3.1‬היקף משרה של כל אחד מאנשי המפתח על‪-‬פי שלבי הפרויקט‬
‫‪ .4.2.6‬ביצוע ‪Pilot\ Demo‬‬
‫יוצג בנפרד‬
‫‪ .4.3‬תוכנית העבודה‬
‫‪ .4.3.1‬אבני דרך לפרויקט‬
‫‪.4.3.1.1‬‬
‫‪.4.3.1.1‬‬
‫‪.4.3.1.3‬‬
‫‪.4.3.1.4‬‬
‫‪.4.3.1.1‬‬
‫‪.4.3.1.6‬‬
‫התחלת עבודה – תוך ‪ 14‬ימים ממועד ההכרזה על הזוכה בבקשה‪.‬‬
‫גמר אפיון מפורט ‪ 61‬יום מקבלת ההזמנה‪.‬‬
‫סיום הפרויקט ומועד עליה לאוויר של המערכת (לאחר השלמת הגירת רכיבים מרכזיים‬
‫ואישור קבלה מותנה) – לא יאוחר מ‪ 11-‬חודשים מיום קבלת ההזמנה (כולל ‪ 3‬סבבי‬
‫בדיקות קבלה)‬
‫תוכנית העבודה ולוחות הזמנים המדויקים יוצעו על ידי הספק‪ ,‬יוצגו בתכנית העבודה‬
‫ויאושרו על ידי המזמין‪.‬‬
‫להלן מסגרת תוכנית העבודה והערכות הזמן הדרוש למימוש המערכת (אבני הספק‬
‫יפרט את ההערכות לה יערך לשם מימוש הפרויקט בהתאם לשלבים אילו (אבני דרך)‪.‬‬
‫מסגרת לוחות זמנים ואבני דרך מרכזיות‪:‬‬
‫מס‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫‪8‬‬
‫‪1‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫שלב‬
‫אפיון‬
‫פיתוח‬
‫בדיקות‬
‫הטמעה‬
‫אחריות‬
‫אבן דרך‬
‫אחריות‬
‫משך‬
‫אפיון‬
‫עיצוב המערכת‬
‫פיתוח (כתיבת קוד)‬
‫בדיקות קוד‬
‫בדיקות מסירה‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫עזרה ובצרון‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫‪ 1‬חודשים‬
‫‪ 1‬חודש‬
‫‪ 13‬חודשים‬
‫‪ 1‬חודש‬
‫בדיקות קבלה‬
‫השלמות ותיקונים‬
‫מסירה‬
‫קבלה‬
‫הטמעה‬
‫תפעול‬
‫תקופת אחריות‬
‫תחילת התחזוקה‬
‫סה"כ זמן‬
‫הערות‬
‫‪ 1.1‬חודש‬
‫‪ 1.1‬חודש‬
‫‪ 1.1‬חודש‬
‫‪ 1.1‬חודש‬
‫‪ 1‬חודש‬
‫‪ 1‬חודש‬
‫שוטף‬
‫‪ 11‬חודש‬
‫החל מ‬
‫‪ 11‬חודש‬
‫החל מ‬
‫ל ‪ 1‬שנים‬
‫לא כולל‬
‫שנת‬
‫אחריות‬
‫‪40‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.4.3.2‬‬
‫אופן הגשת תכנית עבודה‪:‬‬
‫‪.4.3.1.1‬‬
‫‪.4.3.1.1‬‬
‫‪.4.3.1.3‬‬
‫‪.4.3.1.4‬‬
‫‪.4.3.1.1‬‬
‫‪.4.3.1.6‬‬
‫‪.4.3.1.1‬‬
‫הספק יגיש תוכנית עבודה לביצוע הפרויקט (מרכיבים אופציונאליים יוגשו בנפרד)‪.‬‬
‫תוכנית העבודה תכלול את כל השלבים העיקריים ואבני דרך על פי המפורט בטבלה‬
‫להלן‪ .‬לוחות הזמנים בתוכנית העבודה יהיו פונקציה של מספר הימים שחלפו מיום מתן‬
‫אישור תחילת עבודה על ידי החברה‪ .‬כלומר‪ ,‬אם ‪=S‬מועד מתן אישור תחילת עבודה‪,‬‬
‫הרי ש‪ ,8+S -‬משמעו שמונה ימים לאחר מועד מתן אישור תחילת עבודה‪.‬‬
‫על הספק לבצע את הפרויקט ולסיימו בהתאם ללוח הזמנים הנזכר בתוכנית שהוגשה‬
‫על ידו בבקשה ושאושרה על ידי החברה‪ .‬תכנית העבודה שתוכן תתחם את הפרויקט‬
‫בהתאם‪.‬‬
‫בהכנת גאנט הפרויקט (‪ ,)MS Project‬יש לפרט את כל המשימות‪ ,‬אבני הדרך‬
‫והמשאבים המתוכננים להיות מושקעים בו ‪.‬‬
‫תכנית העבודה והגאנט יהיו טעונים אישור של החברה‪.‬‬
‫הספק יפרט בהצעתו הנוגעת למרכיבים האופציונאליים את לוח הזמנים הדרוש לו‬
‫לתחילת העבודה מהזמנה לרבות מימוש האופציות‪.‬‬
‫ההרחבה המופיעה בגוף פרק זה‪ ,‬מפרטת את השלבים ותוצריהם‪ ,‬כך שבכל מקום בו‬
‫מפורטים משמעויות ותוצרים ‪-‬היא המחייבת‪.‬‬
‫יש להגיש תיעוד ומסמכים בכל אבן דרך לתשלום באחריות הספק‪.‬‬
‫‪ .4.3.3‬שלבי הפרויקט לצורך תכנית העבודה‬
‫ניתוח ואפיון מפורט‪.‬‬
‫‪.4.3.3.1‬‬
‫‪ .4.3.3.1.1‬בחינת המצב הקיים בחברה והתהליכים הנתמכים על ידי המערכת‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.1‬בחינת הממשקים והידע הנתמך על ידי המערכות (פרויקטים & כספים)‬
‫‪ .4.3.3.1.3‬בחינת צרכי הלקוח ודרישות הבקשה לעיל‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.4‬הגדרת הפערים‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.1‬הגדרת תהליכי האב והפרוצדורות השונות (ראה נספח)‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.6‬הצעה לפתרון מוסכם‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.1‬ארכיטקטורה למענה‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.8‬תוכנית עבודה מומלצת למענה‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.1‬משמעויות לפתרון מול התכנון הראשוני‪.‬‬
‫פיתוח‬
‫‪.4.3.3.1‬‬
‫‪ .4.3.3.1.1‬תיאור שלבי פיתוח מוצעים‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.1‬משאבים נדרשים מהחברה ותוכנית התקנה‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.3‬פירוט פעילויות אשר יש לבצע לצורך התקנת המערכת‪ :‬הקמת טבלאות‪ ,‬הסבת‬
‫נתונים‪ ,‬הקמת תשתית (שרת‪ ,‬רשת‪ ,‬מס"ב נתונים)‪ ,‬התקנה בפועל‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.1.4‬ההדרכה תבוצע לשם הכשרת צוות ההדרכה‪ ,‬המתחזקים והמפעילים‬
‫(משתמשים) של המערכת מטעם החברה‪ ,‬בהכנת טבלת תוכנית ההדרכה יש‬
‫לפרט את התכנים לכל קבוצת משתמשים‪ ,‬ומשך ההשתלמות‪.‬‬
‫התקנה‬
‫‪.4.3.3.3‬‬
‫הספק אחראי להתקנה בפועל של המרכיבים המסופקים על ידו ועל כל המרכיבים‬
‫‪.4.3.3.4‬‬
‫הנדרשים להפעלת המערכת‪.‬‬
‫הספק אחראי לפרט את דרישות התשתית לצורך ההתקנה‪.‬‬
‫‪.4.3.3.1‬‬
‫התקנת המרכיבים תבוצע באתר החברה לצורך ביצוע מבדקי מסירה על ידי‬
‫‪.4.3.3.6‬‬
‫הספק ומבחני קבלה על ידי החברה ולצורך הפעלה בפועל של המערכת‪.‬‬
‫הספק אחראי להפעלת כל המרכיבים של המערכת באופן אינטגרטיבי‪.‬‬
‫‪.4.3.3.1‬‬
‫הסבות נתונים‬
‫‪.4.3.3.8‬‬
‫‪ .4.3.3.8.1‬הספק אחראי על ביצוע ההסבות והטעינות הראשוניות בהתאם לתוכנית הסבות‬
‫וטעינות שתוצג על ידו ותהיה טעונה אישור החברה‪.‬‬
‫‪41‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫תוכנית מעבר‬
‫‪.4.3.3.1‬‬
‫על הספק להגיש תוכנית לביצוע המעבר מסביבת הבדיקות (טסט) לסביבה‬
‫‪.4.3.3.11‬‬
‫מבצעית‪ .‬התוכנית תהייה הדרגתית עם ליווי צמוד של הספק בכל שלב ויכולת‬
‫נסיגה בכל עת ("צעד לאחור" בכל שלב)‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.11‬הדרכות והטמעה‬
‫‪ .4.3.3.11.1‬הכנת תוכנית הדרכות מפורטת‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.11.1‬ביצוע הדרכות‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.11.3‬ביצוע הטמעה וליווי הפעלה‪.‬‬
‫‪ .4.3.3.11.4‬תקופת ההטמעה תסתיים רק לאחר קבלת אישור מנציג החברה שאכן הושלמה‬
‫הטמעת המערכת‪.‬‬
‫‪ .4.4‬מתודולוגיה ליישום‬
‫‪ .4.4.1‬מתווה מתודולוגיה ליישום (תכולות ושלבים) הפרויקט‪:‬‬
‫מס‬
‫השלב‬
‫הסבר‬
‫תוצרים (ומסמכים)‬
‫‪.1‬‬
‫התנעה‬
‫התנעת הפרויקט והצגת ציוותי העבודה‪.‬‬
‫‪.2‬‬
‫התכנון ‪/‬‬
‫‪SOW‬‬
‫תכנון אפיוני העל (פיתוח ובדיקות)‪ ,‬לו"ז‬
‫משאבים והתנעת ניהול הסיכונים‬
‫‪.3‬‬
‫‪Project Plan‬‬
‫‪Review‬‬
‫)‪(PPR‬‬
‫שלב האפיון‬
‫מפורט‬
‫(תכנון‬
‫מפורט )‬
‫פגישת סקר לאישור אפיוני העל של‬
‫הפרויקט‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫הכרות צוותים‬
‫סקר אתר‬
‫תוכנית עבודה בסיסית ‪+‬ג'אנט‬
‫לימוד מצב קיים‬
‫ג'אנט הפרויקט‬
‫עדכון תכנית העבודה‬
‫אפיון על פונקציונאלי ‪SOW -‬‬
‫תכנון על לבדיקות (‪)STP‬‬
‫אישור אבני דרך‬
‫אישור אפיוני על ‪SOW -‬‬
‫תכנון וגיבוש מפורטים – פיתוח ובדיקות‪,‬‬
‫ולבניית תוכנית ההדרכה וההטמעה‬
‫‪.5‬‬
‫הגשת‬
‫תוכנית‬
‫עבודה‬
‫שלב התקנה‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫תיק ניתוח ‪ -‬אפיון פונקציונאלי מפורט‬
‫תהליכי עבודה מפורטים (קיים וחדש)‬
‫תיק טכני ‪ -‬מסכים‪ ,‬דוחות וממשקים‬
‫הסבות וטעינות‪.‬‬
‫תוכנית בדיקות‪,‬‬
‫תוכנית עלייה לאוויר‬
‫תכנון בדיקות מפורט (‪)STD‬‬
‫תוכנית הטמעה הדרכה‬
‫תוכנית עבודה מפורטת‬
‫עדכון הגאנט‬
‫התקנת רכיבי המערכת‬
‫‪.7‬‬
‫שלב הפיתוח‬
‫פיתוח המערכת‬
‫‪.8‬‬
‫‪.9‬‬
‫פיילוט‬
‫הסבות‬
‫‪.11‬‬
‫שלב בדיקות‬
‫מסירה‬
‫(הספק)‬
‫ביצוע פיילוט לרכיבים נבחרים‬
‫ביצוע הסבות למידע בהתאם לתכנית‬
‫שאושרה‬
‫מבדקי הספק לתקינות מערכות (‪3‬‬
‫סבבים) שימסרו‪ .‬לרבות בדיקה תהליכית‬
‫מקצה לקצה‪ ,‬בדיקות ביצועים ואיכות‬
‫הנתונים שבמערכת‪.‬‬
‫‪ ‬התקנת סביבת הפיתוח‬
‫‪ ‬התקנת כל הרכיבים הייעודיים‪.‬‬
‫‪ ‬תיק תוכנית הפיתוח‬
‫‪ ‬תוצאות בדיקות אינטגרציה‬
‫‪ ‬ביצוע פיילוט בסביבת הפיתוח‪.‬‬
‫‪ ‬ביצוע הסבות‬
‫‪ ‬בדיקת איכות הנתונים‬
‫‪ ‬מסמך ‪STR‬‬
‫‪ ‬דו"ח תקלות‬
‫‪" ‬דו"ח תוצאות מבדקי מסירה"‬
‫‪.11‬‬
‫‪ATRR‬‬
‫סקירה לאישור תחילת בדיקות קבלה‬
‫‪.12‬‬
‫שלב מבחני‬
‫קבלה‬
‫(החברה)‬
‫בדיקות (ב ‪ 3‬סבבים) שיערכו על ידי‬
‫החברה לאור הדרכת הספק את צוות‬
‫הבודקים וליווי הספק‪.‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.6‬‬
‫תוכנית עבודה מפורטת לפי תת פרקים‬
‫‪ ‬אישור מעבר לבדיקות קבלה שבאחריות‬
‫משתמש המערכת‬
‫‪ ‬הדרכת בודקים‬
‫‪ ‬מסמך ‪STR‬‬
‫‪ ‬בדיקות צוות הבודקים (טכנולוגי)‬
‫אחריות‬
‫החברה‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫החברה‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫הספק‬
‫הספק‬
‫הספק‬
‫ספק‬
‫החברה‬
‫החברה‬
‫‪42‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪‬‬
‫‪.13‬‬
‫הדרכות‬
‫‪.14‬‬
‫‪ - PRR‬סקר‬
‫מוכנות‬
‫לייצור‬
‫‪.15‬‬
‫שלב מעבר‬
‫לייצור‬
‫‪.16‬‬
‫תקופת‬
‫ההרצה‬
‫‪.17‬‬
‫הפקת לקחים‬
‫‪.4.4.2‬‬
‫יישום תוכנית הדרכות למשתמשים‬
‫חדשים ומוסבים (פקידות‪ ,‬מנהלי‬
‫פרויקט‪ ,‬מתכננים‪ ,‬מנהלים‪,‬‬
‫ואדמיניסטראטור)‬
‫ביצוע מבדק (בליווי הספק) המוודא כי‬
‫המערכות והמשתמשים (המודרכים)‬
‫מוכנים לעלייה לאוויר‪.‬‬
‫פרק מוכנות צוות החברה יבוצע בשיתוף‬
‫הנהלת החברה‪.‬‬
‫יישום תהליך המעבר והעלייה לאוויר‬
‫בליווי הספק בהתאם לתוכנית "שלבי‬
‫המעבר"‬
‫תקופה של ‪ 61‬יום בה הספק מלווה את‬
‫המשתמשים‪ ,‬משפר הדרכות ונותן‬
‫שירות לתיקון תקלות מהיר ומידי‬
‫במתחם הפרויקט‪.‬‬
‫‪ ‬סיכומים פנימיים של צוות הספק‬
‫‪ ‬תהליך הפקת לקחים של מנהל‬
‫הפרויקט מטעם החברה)‬
‫‪ ‬סיכום משותף של הצוותים‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫בדיקות המשתמשים (תהליכים מקצה‬
‫לקצה)‬
‫תוכנית הדרכות‬
‫סילבוס‬
‫מסירת תיעוד הדרכה‬
‫ספק‬
‫‪ ‬תוכנית המעבר‬
‫‪ ‬מערכות משיקות‬
‫‪ ‬סיכונים‬
‫‪ ‬מסמך ומצגת ‪PRR‬‬
‫החברה‬
‫‪ ‬אישור מעבר ליצור‬
‫‪ ‬תוצאות בדיקות שפיות בסביבת היצור‬
‫‪ ‬עדכון קטלוג מחשוב – רשימת מערכות‬
‫‪ ‬מערכת בסביבת היצור‬
‫‪ ‬משולב בתוכנית העבודה וה ‪ SLA‬לתיקונים‪.‬‬
‫החברה‬
‫‪ ‬מסמך מסכם בנידון של מנהל הפרויקט‬
‫מטעם הספק‪.‬‬
‫‪ ‬מסמך דומה של מנהל הפרויקט מטעם‬
‫החברה‪.‬‬
‫‪ ‬מסמך סיכום פגישה משותפת של הצוותים‪.‬‬
‫ספק‬
‫הספק‬
‫החברה‬
‫הספק‬
‫דגשים למתודולוגיה‬
‫‪.4.4.1.1‬‬
‫מסמך ה‪SOW -‬‬
‫‪ .4.4.1.1‬הספק יכין תוצר זה בתוך חודש ממועד תחילת עבודתו ולפני האפיון המפורט‪.‬‬
‫מטרת המסמך לתאם ציפיות בין הספק לבין החברה‪ :‬להגדיר את היקף ותיחום‬
‫הפרויקט וצורת ההתקשרות שבין הספק לבין החברה‪ ,‬על בסיס הבקשה ודרישות‬
‫החברה בבקשה‪.‬‬
‫‪ .4.4.1.3‬להלן הדגשים למסמך ה‪:SOW -‬‬
‫"אפיון העל של הפרויקט" (בהתאם לתכולה בבקשה)‪.‬‬
‫תיחום ההתקשרות‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.1‬‬
‫רשימת התוצרים‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.1‬‬
‫תפקידים ואחריות )‪(R & R‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.3‬‬
‫אבני דרך עיקריות ולו"ז בהתאם למפורט בבקשה לעיל‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.4‬‬
‫דרישות ומגבלות‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.1‬‬
‫פעילויות משותפות ספק‪/‬החברה‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.6‬‬
‫תהליך החלפת אנשי צוות‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.1‬‬
‫קריטריונים לאישור קבלה‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.8‬‬
‫נהלים וסטנדרטים מחייבים‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.1‬‬
‫רשימת נהלים ותהליכים‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.11‬‬
‫רשימת גלופות‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.11‬‬
‫סטנדרטים וכלי פיתוח‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.11‬‬
‫סקירות הבטחת איכות‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.13‬‬
‫דרישות תשתיות‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.14‬‬
‫העברת ידע‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.11‬‬
‫בקרה ותיאום‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.16‬‬
‫דו"חות בקרה‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.11‬‬
‫פגישות בקרה ותיאום‪.‬‬
‫‪.4.4.1.3.1.18‬‬
‫‪43‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫מתודולוגיה לאפיון מפורט‬
‫‪.4.4.1.4‬‬
‫‪ .4.4.1.4.1‬ניתוח‬
‫‪.4.4.1.4.1.1‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.1‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.3‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.4‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.1‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.6‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.1‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.8‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.1‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.11‬‬
‫‪.4.4.1.4.1.11‬‬
‫‪.4.4.1.1‬‬
‫שלב הניתוח הוא שלב מתודולוגי שיבוצע על ידי הספק לשם ביצוע האפיון‬
‫המפורט‪.‬‬
‫ניתוח המערכות יכלול את כל המערכות הנדרשות בפרויקט‪.‬‬
‫הניתוח יתועד במסמך ניתוח שיוגש ללקוח עם הגשת האפיון המפורט‬
‫כנספח לאפיון המפורט‪.‬‬
‫בהמשך לביצוע שלב ניתוח המערכות כשלב מקדים יבוצע יוכן תיק ניתוח‬
‫הכולל ביו היתר גם את הסעיפים הבאים‪:‬‬
‫פירוט תהליכי עבודה הנתמכים על‪-‬ידי המערכת‪.‬‬
‫תיאור מסכי עבודה במערכת ה ‪ ERP -‬ודרישות להתאמה‪.‬‬
‫עיצוב מסכים ודוחות‪.‬‬
‫תיאור עיבודים (‪ ONLINE‬ו ‪.)BATCH -‬‬
‫תיאור ממשקים של המערכת עם מערכות אחרות בהחברה‪.‬‬
‫דרישות להתאמות במערכות אחרות של החברה לצורך התממשקות‪.‬‬
‫הסבות וטעינות נדרשות‪.‬‬
‫אפיון מפורט‬
‫‪ .4.4.1.1.1‬בהמשך לביצוע ניתוח המערכות‪ ,‬הספק נדרש לסקור את המערכת והתהליכי‬
‫העבודה הקיימים‪ ,‬ולבצע לה אפיון מפורט שכולל‪ ,‬בין היתר‪ ,‬אפיון מפורט של‬
‫המערכת‪ ,‬הממשקים‪ ,‬ה‪ DB -‬ותהליכי עבודה הקיימים והמוצעים‪.‬‬
‫‪ .4.4.1.1.1‬לאור ה‪ SOW -‬והדרישות הנוספות בבקשה‪ ,‬יכין הספק את מסמך האפיון המפורט‬
‫שיכיל בין השאר את הידע המפורט בפרק ‪ 4‬ואת מיפוי כל תהליכי העבודה‬
‫הקשורים לשירותים אשר יינתנו על‪-‬ידי החברה (כולל הסבות וטעינות) במסגרת‬
‫מערך ניהול הפרויקטים וניהול הכספים‪ .‬עבור כל תהליך תצוין שיטת טיפול‬
‫מוצעת‪:‬‬
‫‪ .4.4.1.1.1.1‬התקנת מערכת ה ‪ERP‬‬
‫‪ .4.4.1.1.1.1‬התקנת מערכת ה ‪ CRM‬וניהול הידע (אופציונאלי)‬
‫‪ .4.4.1.1.1.3‬ממשקים‬
‫‪ .4.4.1.1.1.4‬התקנת מערכות תומכות שונות‬
‫‪ .4.4.1.1.1.1‬פיתוח תסריטי הנתב‬
‫‪ .4.4.1.1.3‬מובהר כי הרשימה לעיל אינה ממצה‪ ,‬והקובע הוא הפירוט בשאר חלקי הבקשה‪.‬‬
‫יש להתייחס לכל הדרישות בבקשה במסגרת האפיון המפורט‪.‬‬
‫‪ .4.4.1.1.4‬האפיון המפורט יהיה טעון אישור החברה‪.‬‬
‫‪ .4.5‬בדיקות‬
‫‪ .4.5.1‬סוגי הבדיקות שיבוצעו‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫סוגי הבדיקות שיבוצעו‬
‫מס סוג הבדיקה‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫בדיקת קוד פיתוח‬
‫בדיקות מסירה‬
‫בדיקת קבלה‬
‫אחריות‬
‫הערות‬
‫ספק‬
‫ספק‬
‫עזרה ובצרון‬
‫בדיקות ‪QA‬‬
‫‪ 3‬סבבים (כולל תיעוד)‬
‫‪ 3‬סבבים (כולל תיעוד)‬
‫פירוט הבדיקות שיבוצעו‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫בדיקות המערכת בעמידה בכלל הדרישות בבקשה‪ ,‬באפיון המפורט ובמפרט‬
‫‪.4.1.1.1.1‬‬
‫הבדיקות‪.‬‬
‫בדיקות לעמידה בדרישות הטכנולוגיות‪.‬‬
‫‪.4.1.1.1.1‬‬
‫בדיקות לעמידה ברגולציות‪.‬‬
‫‪.4.1.1.1.3‬‬
‫‪44‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.4.1.1.1.4‬‬
‫‪.4.1.1.1.1‬‬
‫‪.4.1.1.1.6‬‬
‫בדיקות ביצועים‪ ,‬זמני תגובה ועומסים‪.‬‬
‫בדיקות תשתיות‪ ,‬אינטגרציה‪ ,‬ממשקים‪ ,‬תקשורת‪ ,‬הסבות וכדומה‪.‬‬
‫בדיקות תהליכים עסקיים ובדיקות מקצה לקצה‪.‬‬
‫‪ .4.5.2‬סביבת בדיקות‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫הספק יכתוב את מפרט הבדיקות שיכלול תיאור הבדיקות‪ ,‬תסריטי הבדיקה ואת‬
‫הסביבה אותה יקים לשם ביצוע הבדיקות‪.‬‬
‫הספק אחראי להקמת "סביבת פיתוח ו בדיקות" לצורך מבחני קבלה שיבוצעו על‪-‬ידי‬
‫הספק והחברה‪.‬‬
‫‪ .4.5.3‬בדיקות מסירה (יבוצעו על ידי הספק)‬
‫‪.4.1.3.1‬‬
‫‪.4.1.3.1‬‬
‫‪.4.1.3.3‬‬
‫‪.4.1.3.4‬‬
‫‪.4.1.3.1‬‬
‫‪.4.1.3.6‬‬
‫‪.4.1.3.1‬‬
‫‪.4.1.3.8‬‬
‫‪.4.1.3.1‬‬
‫לפני מסירת המערכת לחברה‪ ,‬יבוצעו בדיקות מסירה ע"י הספק‪.‬‬
‫הספק יגיש בזמן האפיון המפורט את מסמכי בדיקות המסירה לאישור החברה‬
‫(לרבות אפיון סביבת הבדיקות ותסריטי הבדיקה) לכל חלקי המערכת ובכל הרמות‬
‫הנדרשות לשם עמידה בכלל הדרישות המפורטות והתהליכים במסמך זה ובמסמכי‬
‫האפיון המפורט ועל פי המלצות היצרן‪.‬‬
‫עם אישור מסמכי בדיקות המסירה ובסיום עבודות הפיתוח יבצע הספק את בדיקות‬
‫האיכות למערכת‪.‬‬
‫לאחר ביצוע בדיקות האיכות יבצע הספק בדיקות מסירה מפורטות ומתועדות‪ .‬הספק‬
‫יגיש "דוח תוצאות בדיקות המסירה" שביצע‪.‬‬
‫הספק יבדוק בנוסף לבדיקה הידנית את התסריטים‪ ,‬הניתובים והתהליכים באמצעות‬
‫כלי בדיקה אלקטרונים‪.‬‬
‫כל תקלות יתועדו ע"י הספק ותיקונן יתועד גם הוא‪.‬‬
‫הספק ידווח לחברה באופן שוטף על תוצאות בדיקות המסירה ובסיומן יגיש את‬
‫תוצאות בדיקות המסירה לחברה כולל תיעוד התקלות והתיקונים שבוצעו‪.‬‬
‫תוצאות בדיקות המסירה ישמשו כחלק מתנאי הסף לתחילת בדיקות הקבלה בחברה‪.‬‬
‫נציגי החברה ומי מטעמה יוכלו לצפות‪/‬לסקור את בדיקות המסירה בזמן ביצוען‪.‬‬
‫‪ .4.5.4‬תנאי סף לתחילת מבחני הקבלה )‪(entry criteria‬‬
‫המעבר לבדיקות הקבלה יתקבל בפגישת סקר )‪ .(ATRR‬התנאים למעבר לבדיקות קבלה‪:‬‬
‫‪ .4.1.4.1‬מסירת "דו"ח ביצוע בדיקות מסירה " על ידי הספק ואישורם‪.‬‬
‫‪ .4.1.4.1‬ביצוע כיסוי מלא של בדיקות המסירה ואישור בדבר סיומן המוצלח‪.‬‬
‫‪ .4.1.4.3‬לא נמצאו בבדיקות המסירה תקלות כלשהן בדרגה של קריטית או חמורה ולא נמצא‬
‫יותר מ‪ 11 -‬תקלות מדרגה רגילה‪.‬‬
‫‪ .4.1.4.4‬בוצעו כל ההתקנות הנדרשות באתר החברה‪.‬‬
‫בוצעה כל העברת הידע הנדרשת לצורך ביצוע הבדיקות וההדרכה לצוות הבודקים‪.‬‬
‫‪.4.1.4.1‬‬
‫‪ .4.1.4.6‬נמסר כל התיעוד בהתאם למפורט בבקשה‪.‬‬
‫‪ .4.5.5‬הכנת בדיקות הקבלה (הדרכה‪ ,‬מפרט מבחני קבלה ותסריטים)‬
‫הספק ידריך את צוות הבודקים של החברה ומטעמה על המערכת בסביבת הבדיקות‪.‬‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫לאחר ההדרכה יכתבו מפרטי מבחני הקבלה על ידי צוות החברה תוך התייעצות עם‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫הספק (לרבות אפיון סביבת הבדיקות ותסריטי הבדיקה)‪.‬‬
‫החברה רשאית להוסיף ולעדכן את מפרטי מבחני הקבלה ולבצע כל בדיקה נוספת‬
‫‪.4.1.1.3‬‬
‫לפי שיקול דעתה‪.‬‬
‫‪ .4.5.6‬מבחני הקבלה באחראיות החברה‬
‫מבחני קבלה לבדיקת פונקציונאליות ותהליכיות ברמת משתמשי המערכת ‪ -‬יבוצעו‬
‫‪.4.1.6.1‬‬
‫ע"י נציגי המשתמשים‪.‬‬
‫ביצוע מבחני קבלה לא לבדיקת פונקציונאליות‪ ,‬כגון עומסים‪ ,‬תקשורת וכ"ו יבוצעו ע"י‬
‫‪.4.1.6.1‬‬
‫הספק בליווי החברה או מי מטעמה‪.‬‬
‫‪45‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .4.5.1‬הגדרות לחומרת תקלות‬
‫"קריטית" – תקלה אשר משביתה לחלוטין את פעולת המערכת או חלקים‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫משמעותיים ממנה‪ ,‬או מונעת המשך הבדיקות במערכת‪ ,‬או פוגעת בתהליכים‬
‫עסקיים‪ ,‬תפעוליים‪ ,‬שיווקיים או כספיים של החברה‪.‬‬
‫"חמורה" – תקלה אשר גורמת להפרעה חמורה בשימוש ובתפעול הרגיל של‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫המערכת או של חלק ממנה‪ ,‬אולם מתאפשר להפעיל את התהליכים העסקיים‬
‫והפעילויות העיקריות של המערכת ואין פגיעה משמעותית בתהליכים עסקיים‪,‬‬
‫מבצעיים‪ ,‬שיווקיים או כספיים של החברה‪.‬‬
‫"רגילה" – תקלה אשר איננה משפיעה על התפעול השוטף של המערכת‪ ,‬גורמת‬
‫‪.4.1.1.3‬‬
‫הפרעות מינוריות בשימוש ובתפעול הרגיל של המערכת‪.‬‬
‫‪ .4.5.1‬ביצוע מבחני קבלה (ע"י החברה)‬
‫היה והתגלו במהלך מבחני הקבלה תקלות חמורות ו‪/‬או קריטיות המונעות מהחברה‪,‬‬
‫‪.4.1.8.1‬‬
‫לפי שיקול דעתה‪ ,‬המשך ביצוע מבחני הקבלה‪ ,‬תהיה החברה רשאית להפסיק את‬
‫מבחני הקבלה‪ ,‬להחזיר את המערכת לספק הזוכה ורק לאחר תיקון התקלות יחלו‬
‫מבחני הקבלה מחדש‪.‬‬
‫במהלך מבחני הקבלה תדווח החברה לספק הזוכה באופן שוטף‪ ,‬ככל הניתן‪ ,‬על‬
‫‪.4.1.8.1‬‬
‫תקלות שיתגלו וכן תהיה רשאית למסור‪ ,‬עד ‪ 1‬ימי עבודה מסיום מבחני הקבלה‪,‬‬
‫פירוט יתרת הליקויים והתקלות שהתגלו במהלכם‪ .‬בסיום מבחני הקבלה‪ ,‬יערכו‬
‫הצדדים רשימה של כל התקלות שיסווגו על ידי החברה‪ ,‬לפי שיקול דעתה‪ ,‬לפי‬
‫ההגדרות של חומרת התקלות שלעיל‪.‬‬
‫נמסרה רשימת תקלות כאמור‪ ,‬יהיה על הספק לתקן את כל הנכלל ברשימה תוך‬
‫‪.4.1.8.3‬‬
‫המועד שיקבע בתכנית העבודה המוסכמת לפרויקט‪ ,‬ולאחר מכן תהיה החברה‬
‫רשאית לבצע מבחני קבלה נוספים ‪ /‬חוזרים‪ .‬לעניין מבחני הקבלה הנוספים יחולו‬
‫בהתאמה ובשינויים המתחייבים ההוראות שלעיל‪ .‬בכפוף להוראות היישום של‬
‫החברה (המתודולוגיה) להלן‪ ,‬בדיקות החברה ימשכו כל עוד יש תקלות פתוחות‪,‬‬
‫ולחברה יהא את שיקול הדעת המלא בדבר היקף הבדיקות שהיא תערוך‪.‬‬
‫לאחר שלושה סבבים של מבחני קבלה ("סבב" משמע מבחני קבלה ותיקונים‬
‫‪.4.1.8.4‬‬
‫בעקבותיהם) אשר בסיומם לא אישרה החברה את סיומם בהצלחה של מבחני‬
‫הקבלה ללא תקלות‪ ,‬יחשב הדבר כהפרה יסודית של הספק‪.‬‬
‫‪ .4.5.1‬סיום מבחני הקבלה – אישור קבלה מותנה‬
‫אם וככל שעמדה המערכת על ממשקיה וחלקיה בהצלחה במבחני הקבלה‪ ,‬וכן עמד‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫הספק הזוכה בכל התחייבויותיו אשר נדרשות לביצוע עד אותה עת‪ ,‬לרבות מתן‬
‫ההדרכה הנדרשת ומתן כל התיעוד הנלווה הנדרש‪ ,‬והכל בהתאם להוראות ההסכם‪,‬‬
‫תיתן החברה לספק הזוכה אישור קבלה מותנה (להלן‪" :‬אישור קבלה מותנה")‪.‬‬
‫‪ .4.1.1.1‬על אף האמור לעיל‪ ,‬רשאית החברה‪ ,‬לפי שיקול דעתה הבלעדי‪ ,‬לתת אישור קבלה‬
‫מותנה‪ ,‬כאשר במועד אישור הקבלה המותנה נותרה רשימת תקלות לתיקון‪ .‬במקרה‬
‫כזה‪ ,‬יהיה אישור הקבלה מותנה בכך שרשימת התקלות תתוקן בשלמותה עד למועד‬
‫שיקבע בעת מתן אישור הקבלה המותנה‪ .‬לא תוקנה רשימת התקלות בכללותה תוך‬
‫מועד כאמור‪ ,‬יחשב אישור הקבלה המותנה כאילו לא ניתן מלכתחילה‪.‬‬
‫‪ .4.6‬הכנות ועליה לאוויר‬
‫‪ .4.6.1‬תיעוד‬
‫‪ .4.6.1.1‬הספק יספק את תיעוד המערכת בהתאם למתודולוגיה אשר תוצע על‪-‬ידי הספק ותאושר‬
‫על ידי החברה‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.1‬בכל אבני הדרך הספק חייב להגיש את התיעוד המתאים על מנת שאבני הדרך יאושרו‬
‫לתשלום‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.3‬הנושאים שיתועדו‬
‫‪46‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .4.6.1.3.1‬סיכומי ישיבות‬
‫‪ .4.6.1.3.1‬מסמכי אפיון מפורט‬
‫‪ .4.6.1.3.3‬תוצאות בדיקות מסירה‬
‫‪ .4.6.1.3.4‬ערכת הדרכה למשתמש‬
‫‪ .4.6.1.3.1‬ערכת הדרכה למנהל המערכת‬
‫‪ .4.6.1.3.6‬כל שינוי ותוספת‬
‫‪ .4.6.1.4‬המסמכים שיתועדו‬
‫‪ .4.6.1.4.1‬מסמך תיחום הפרויקט (‪)SOW‬‬
‫‪ .4.6.1.4.1‬מסמך סקר המערכת הקיימת‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.4.3‬מסמך מרכז של תהליכי העבודה הקיימים והחדשים שיוטמעו‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.4.4‬מסמך של "אפיון מפורט לפרויקט" (תכולת הפרויקט)‬
‫‪ .4.6.1.1‬תוכנית עבודה מפורטת בג'אנט‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.1.1‬תיק פיתוח‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.1.1‬תוכנית הסבות‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.1.3‬תיק תכנון ה‪.DB -‬‬
‫‪ .4.6.1.1.4‬תיק מבחני מסירה (המבוצעים על ידי הספק)‬
‫‪ .4.6.1.1.1‬מסמך " דו"ח סיכום ביצוע מבדקי מסירה"‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.1.6‬תיק מבחני קבלה (יבוצע על ידי החברה בשיתוף הספק)‬
‫‪ .4.6.1.6‬חומרי הדרכה שיסופקו (לכל המערכות במספר רמות)‪:‬‬
‫‪ .4.6.1.6.1‬מדריך משתמש מהיר בעברית‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.6.1‬מדריך למנהל המערכת בכל אגף (כספים‪ ,‬פרויקטים והנדסה)‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.6.3‬מדריך למנהל המערכת הטכני (‪.)Administrator‬‬
‫‪ .4.6.1.6.4‬תיק הפעלה (תיק המפרט נהלי תחזוקה של המערכת)‪.‬‬
‫‪ .4.6.1.1‬כל המסמכים יאושרו על ידי החברה ורק לאחר מכך יתקבלו‪.‬‬
‫‪ .4.6.2‬הדרכה והטמעה – השתלבות בחברה‬
‫‪.4.6.1.1‬‬
‫טיפול בהתנגדויות של המשתמשים ליישום החדש‬
‫‪.4.6.1.1.1‬‬
‫‪.4.6.1.1.1‬‬
‫‪.4.6.1.1.3‬‬
‫‪.4.6.1.1‬‬
‫הדרכת משתמשים‬
‫‪.4.6.1.1.1‬‬
‫‪.4.6.1.3‬‬
‫לא צפויות התנגדויות המשתמשים שכן למערכת תועלות ניכרות‪.‬‬
‫הכנסת המערכת לא תשפיע על כוח האדם‪.‬‬
‫פרופיל העובדים בחברה מתאפיין בעובדים צעירים אשר רגילים להשתמש‬
‫במחשבים וכלים טכנולוגיים כחלק מחיי היום יום‪.‬‬
‫באחריות הספק על פי סילבוס ומערכים שיאושרו מראש‪.‬‬
‫הטמעה‬
‫‪.4.6.1.3.1‬‬
‫‪.4.6.1.3.1‬‬
‫באחריות הספק אספקת הוראות הפעלה למשתמש‪( ,‬במסגרת אספקת‬
‫התיעוד) וביצוע הטמעה על פי תכנית עבודה שתאושר מראש‪.‬‬
‫באחריות הנהלת החברה להוביל תהליך של "ניהול שינוי " ברמת החברה‪,‬‬
‫כהשלמה לפרויקט ולאור התיעוד שיוכן‪ ,‬יידרש לכתוב נהלים למשתמשים‬
‫לתמיכה בתהליך מחשוב החברה‪.‬‬
‫‪ .4.6.3‬שיטת העלייה לאוויר‬
‫‪.4.6.3.1‬‬
‫‪.4.6.3.1‬‬
‫‪.4.6.3.3‬‬
‫לאחר מתן אישור קבלה מותנה על ידי החברה כאמור לעיל‪ ,‬יבוצע המעבר מסביבת‬
‫הבדיקות (טסט) לסביבה מבצעית‪ .‬ביצוע התוכנית יהיה הדרגתית עם ליווי צמוד של‬
‫הספק בכל שלב ויכולת נסיגה בכל עת ("צעד לאחור" בכל שלב)‪.‬‬
‫"רגל על הקרקע" ההטמעה תבוצע בשיטת "רגל על הקרקע"‪ ,‬מכיוון שהחברה‬
‫פעילה‪ ,‬יש לשמר יכולות מחשביות קיימות בכל שלב ללא השבתה גורפת של פעילות‬
‫החברה‪.‬‬
‫הביצוע של תוכנית המעבר יתבצע על פי תוכנית מאושרת על ידי הלקוח‪ .‬התוכנית‬
‫המאושרת תכלול בנוסף לרכיבי התוכנית הרגילה את האלמנטים הבאים‪:‬‬
‫‪47‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫זמני השבתה ואורכם של רכיבים ‪ /‬שירותים לצורך ביצוע המעבר‪.‬‬
‫‪.4.6.3.3.1‬‬
‫משמעויות רשת‪.‬‬
‫‪.4.6.3.3.1‬‬
‫משמעויות לספקי התקשורת (תקנים‪ ,‬ניתוב והספקים)‪.‬‬
‫‪.4.6.3.3.3‬‬
‫תשתיות וכפל ציוד לתקופה זו‪.‬‬
‫‪.4.6.3.3.4‬‬
‫משמעויות מחשוב‪.‬‬
‫‪.4.6.3.3.1‬‬
‫הסבת נתונים ממערכת ניהול הזמן הקיימת (‪ A-NAV‬וה‪ )CMS -‬וה‪,DWH -‬‬
‫‪.4.6.3.3.6‬‬
‫למערכת החדשה‪.‬‬
‫‪ .4.6.3.4‬במסגרת שלב תוכנית העבודה יגיש הספק תכנית לביצוע המעבר לסביבת הייצור‬
‫כאמור לעיל‪ ,‬אשר תהיה טעונה אישור החברה‪.‬‬
‫‪ .4.6.4‬תקופת הרצה‬
‫‪ .4.6.4.1‬נמסרה המערכת לאחר סיום בדיקות המסירה והקבלה‪ ,‬והועלתה לאוויר כאמור לעיל‪,‬‬
‫תחל תקופה בת ‪ 61‬יום שתקרא "תקופת ההרצה"‪ .‬עמדה‪ ,‬במשך תקופת ההרצה‪,‬‬
‫המערכת בכללותה‪ ,‬בעבודה מלאה‪ ,‬רציפה בשילוב המערכות האחרות המשמשות‬
‫את החברה‪ ,‬ביצור (‪ ,)Production‬מבלי שנתגלו במהלך תקופת ההרצה תקלה‬
‫קריטית אחת ו‪/‬או שתי תקלות חמורות‪ ,‬או יותר‪ ,‬וכן עמד הספק הזוכה בכל‬
‫התחייבויותיו הנוגעות לפרויקט בכללותו‪ ,‬לרבות מתן מלוא ההדרכה הנדרשת ומתן‬
‫כל התיעוד הנלווה הנדרש והכל בהתאם להוראות ההסכם‪ ,‬תיתן החברה לספק‬
‫הזוכה אישור קבלה סופי למערכת (להלן‪" :‬אישור קבלה סופי")‪.‬‬
‫‪ .4.6.4.1‬היה ונתגלו במהלך תקופת ההרצה תקלה קריטית אחת ו‪/‬או שתי תקלות חמורות‪ ,‬או‬
‫יותר (להלן‪" :‬תקלות מפסיקות")‪ ,‬ייעצר מניין תקופת ההרצה והספק הזוכה יפעל‬
‫באופן מידי לתיקון כל התקלות שנתגלו עד לאותה עת ובכל מקרה בתוך חמישה (‪)1‬‬
‫ימי עבודה ממועד הדיווח על התקלות המפסיקות‪ .‬החל מהמועד בו תוקנו כל התקלות‬
‫המפסיקות‪ ,‬יחל מניין תקופת ההרצה מחדש‪ .‬מובהר למען הסר ספק כי אישור קבלה‬
‫סופי יינתן רק לאחר שהמערכת הופעלה ביצור (‪ )Production‬על ידי החברה לאחר‬
‫סיום כל מבחני הקבלה ולאחר קבלת אישור קבלה מותנה ועליה לאוויר‪ ,‬במשך‬
‫שישים (‪ )61‬ימים רצופים ללא שנתגלו תקלות מפסיקות בתקופה זו‪ .‬עצירת מניין‬
‫תקופת ההרצה ומניינה מחדש במקרה שנתגלו במהלכה תקלות מפסיקות לא תיחשב‬
‫כהפרה של ההסכם על ידי החברה‪ ,‬ולא תגרע מהתחייבויותיו של הספק הזוכה על פי‬
‫ההסכם‪ ,‬לרבות התחייבויותיו לעמוד בלוחות הזמנים‪.‬‬
‫‪ .4.6.4.3‬אירעו תקלות מפסיקות אשר גרמו להפסקות של תקופת ההרצה במשך יותר מאשר‬
‫‪ 1‬ימים‪ ,‬תהיה החברה רשאית‪ ,‬אך לא חייבת‪ ,‬להודיע על הפסקת תקופת ההרצה‪ ,‬אי‬
‫מתן אישור קבלה סופי ולראות בכך הפרה יסודית של ההסכם על ידי הספק הזוכה‪.‬‬
‫‪ .4.1‬אחריות‪ ,‬שירות ותחזוקה‬
‫‪ .4.1.1‬תכולת האחריות והתחזוקה‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫‪.4.1.1.3‬‬
‫תחזוקה עבור המערכת והתשתיות עליהם היא מותקנת‪.‬‬
‫למערכת יהיו כלי ניטור ובקרה שיתריעו על תקלות‪ ,‬תישלח הודעה ב ‪ SMS‬ו‪/‬או במייל‬
‫לרשימת תפוצה שתוגדר‪ .‬הספק יפרט סוגי תקלות מנוטרות‪.‬‬
‫הספק יפרט מדיניות התחזוקה של המערכת‪ ,‬תזמון פרוצדורות אוטומטיות וביצוע‬
‫פעולות ידניות‪.‬‬
‫‪ .4.1.2‬תקופת אחריות‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫הספק יספק בתקופת האחריות‪ ,‬שרותי תחזוקה ללא תמורה לכל רכיבי המערכת‬
‫במשך תקופה של ‪ 11‬חודשים ממועד אישור הקבלה הסופי‪ ,‬ומבלי לגרוע מן האמור‬
‫את כל השירותים המנויים להלן‪.‬‬
‫תקופת האחריות תחל ממועד אישור הקבלה הסופי‪.‬‬
‫‪48‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.4.1.1.3‬‬
‫למען הסר ספק מובהר כי הספק לא יהיה רשאי להציע תקופות אחריות סטנדרטיות‬
‫של יצרני הרכיבים במערכת‪ ,‬ועליו לתמחר תקופת אחריות אחת בת שנה‪ ,‬ממועד‬
‫הקבלה הסופי‪ ,‬לכלל רכיבי המערכת‪.‬‬
‫‪ .4.1.3‬שרות ותחזוקה‬
‫בתום תקופת האחריות‪ ,‬ועל‪-‬פי דרישת החברה‪ ,‬הספק ייתן שירותי תחזוקה למערכת‬
‫‪.4.1.3.1‬‬
‫לתקופה מינימאלית של עד חמש (‪ )1‬שנים מתום תקופת האחריות על פי רמת שירות‬
‫בהסכם‪ .‬שירותי התחזוקה מותנים בקבלת הזמנה מהחברה‪ .‬ההזמנה תהיה שנתית‬
‫והיא נתונה לשקול דעתה של החברה‪ .‬למען הסר ספק‪ ,‬הספק הזוכה אינו רשאי‬
‫להפסיק את שירותי התחזוקה לפני תום תקופת התחזוקה‪.‬‬
‫שירותי התחזוקה יכללו‪:‬‬
‫‪.4.1.3.1‬‬
‫‪ .4.1.3.1.1‬תיקון תקלות באתר‪.‬‬
‫‪ .4.1.3.1.1‬מענה טלפוני לתמיכה בבעיות תפעול באמצעות מוקד שרות‪.‬‬
‫‪ .4.1.3.1.3‬עדכון גרסאות של התוכנה‪.‬‬
‫‪ .4.1.3.1.4‬אספקת חלפים (לרבות לטלפונים תקולים)‪.‬‬
‫‪ .4.1.3.1.1‬הספק יפרט את אופן ביצוע התחזוקה לטלפונים‪ ,‬רמות שירות (‪ )SLA‬ושיטת‬
‫העבודה‪ .‬הספק יחזיק מלאי חלפים וטלפונים לאספקת שירות מהיר‪.‬‬
‫‪ .4.1.4‬מוקד שרות‬
‫‪.4.1.4.1‬‬
‫‪.4.1.4.1‬‬
‫‪.4.1.4.3‬‬
‫לספק יש ‪ Help Desk‬הפועל בשעות הפעילות של החברה ונותן מענה טלפוני מידי‪.‬‬
‫לספק יש יכולת טיפול מרחוק בתקלות תוך התחייבות לתיקון תקלה משביתת מערכת‬
‫תוך ‪ 4‬שעות מקבלת הקריאה גם אם קיים הצורך בהגעת טכנאי לחברה‪ .‬הספק יפרט‬
‫אופן ניהול הקריאות ו ‪ SLA‬לטיפול בתקלות השונות‪.‬‬
‫הספק יפעיל מוקד שרות לקבלת דיווחים על תקלות‪.‬‬
‫הספק מתחייב לזמינות למענה בחברה התקלות לפחות של ‪ .11%‬במקרה והזמינות‬
‫תהיה פחות מ‪ ,11% -‬לא ישולמו דמי התחזוקה המגיעים בגין אותו חודש‪.‬‬
‫‪ SLA .4.1.5‬בתקופת האחריות והתחזוקה‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫‪.4.1.1.1‬‬
‫‪.4.1.1.3‬‬
‫‪.4.1.1.4‬‬
‫במקרה של תקלה קריטית (כהגדרתה לעיל)‪ ,‬הספק מתחייב לטפל בתקלה מרחוק‬
‫תוך ‪ 31‬דקות‪ .‬במידה והתקלה לא נפתרת הספק יגיע לאתר תוך ‪ 4‬שעות מן המועד‬
‫בו דווחה התקלה ויפעל באופן רצוף עד לפתרון התקלה‪.‬‬
‫במקרה של תקלה חמורה (כהגדרתה לעיל)‪ ,‬הספק מתחייב לטפל בתקלה מרחוק‬
‫תוך ‪ 61‬דקות‪ .‬במידה והתקלה לא נפתרת הספק יגיע לאתר תוך ‪ 6‬שעות מן המועד‬
‫בו דווחה התקלה ויפעל באופן רצוף עד לפתרון התקלה‪.‬‬
‫במקרה של תקלה רגילה (כהגדרתה לעיל)‪ ,‬הספק מתחייב לטפל בתקלה מרחוק תוך‬
‫‪ 4‬שעות‪ .‬במידה והתקלה לא נפתרת הספק יגיע לאתר ויטפל בתקלה בתוך יום‬
‫עסקים אחד מן המועד בו דווחה התקלה‪..‬‬
‫הגדרת תקלה כתקלה קריטית‪ ,‬חמורה או רגילה הינה על פי שיקול דעת החברה‪.‬‬
‫‪ .4.1.6‬עדכון גרסאות‬
‫‪.4.1.6.1‬‬
‫‪.4.1.6.1‬‬
‫‪.4.1.6.3‬‬
‫‪.4.1.6.4‬‬
‫‪.4.1.6.1‬‬
‫עדכון גרסאות יבוצע במסגרת תקופת האחריות ובמסגרת תקופת התחזוקה ללא‬
‫תמורה‪.‬‬
‫על הספק לפרט את נהליו לתהליך ביצוע החלפת גרסאות כולל תסריטי בדיקה‪,‬‬
‫תיאור ביצועי מבחני קבלה ומבדקי איכות‪.‬‬
‫ביצוע עדכון גרסה לא יפגע בתפעול השוטף של המערכת‪.‬‬
‫על הספק לפרט כיצד יבוצעו התאמות בתוכנה מבלי לפגוע ביכולת לספק עדכוני‬
‫גרסאות‪.‬‬
‫הספק יספק תיעוד מעודכן עבור כל גרסה‪.‬‬
‫‪49‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .5‬תמחיר‬
‫(ראה בבקשה להצעות)‬
‫‪ .6‬נ ס פ ח י ם‬
‫‪.6.1‬‬
‫‪.6.2‬‬
‫‪.6.3‬‬
‫‪.6.3‬‬
‫נספח א' ‪ -‬תהליכי האב ומודולים (פרוצדורות) הנדרשים‬
‫נספח ב' – טפסים ודוחות‬
‫נספח ג' ‪ -‬ריכוז דרישות פונקציונאליות‬
‫נספח ד' – סקר תהליכים קיימים (ישולבו במערכת)‬
‫כללי‪:‬‬
‫א‪.‬‬
‫ב‪.‬‬
‫ג‪.‬‬
‫ד‪.‬‬
‫ה‪.‬‬
‫ו‪.‬‬
‫החומר המובא בנספחים הינו הבסיס לביצוע האפיון המפורט של הספק שיבחר ובהמשך‬
‫תכנון המערכת הנדרשת‪.‬‬
‫התיאור של התהליכים‪ ,‬הפרוצדורות‪ ,‬הטפסים‪ ,‬הדוחות הינם מנקודת ראות המשתמש‪ ,‬מיתוך‬
‫ציפייה לקבל באיפון המפורט מענה אינטגרטיבי‪ ,‬אוטומציה (מיכון) מלאה וממשק משתמש נוח‬
‫וידידותי‪.‬‬
‫הספק יידרש לביצוע אפיון מפורט של התהליכים אותם יש לממש במערכת שתסופק‪.‬‬
‫המערכת שתסופק תענה על דרישות הבקשה ותשמר את הנדרש במקומות בהם אינה‬
‫מספקת מענה חדש לצורך קיים‪.‬‬
‫חלק מהתיאורים הינם לצורך המחשה בלבד על מנת להדגיש את צרכי המשתמשים‪.‬‬
‫התהליכים הינם תהליכי אב ונדרש באפיון המפורט לפרט אותם ברמה של תהליכי עבודה‬
‫ופרוצדורות‪.‬‬
‫‪50‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.1‬תהליכים (בסיס לאפיון המפורט)‬
‫‪.6.1.1‬‬
‫תהליך אב "ניהול פרויקט"‬
‫טופס פתיחת‬
‫פרויקט‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫דרישת תקציב ראשוני‬
‫(אוטומטי)‬
‫פרוצדורה‬
‫לפתיחת פרויקט‬
‫(‪ )0‬קבלת בקשה‬
‫לפתיחת פרויקט‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫מאגר ספקים‪-‬בחירת‬
‫מפקח ואדריכל‬
‫פרויקט‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי להזרמה‬
‫בקשה אוטומטית‬
‫לתקציב תכנון ר'‬
‫תכנון ראשוני‬
‫ואומדן תקציב‬
‫(‪ )2‬פרוצדורת‬
‫אישור הלקוח‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫(‪ )1‬מאגר ספקים‬
‫בחירת מתכננים‬
‫מתכננים פרויקט‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫בקשה אוטומטית‬
‫לתקציב תכנון מ'‬
‫לתקציב תכנון ר'‬
‫תכנון מפורט והכנת‬
‫כתב כמויות‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫(‪ )2‬דרישת תקציב‬
‫מעודכנת (אוטומטי)‬
‫אישור התקציב ויציאה‬
‫למכרז‬
‫בקשה להצעות –‬
‫בחירת קבלן‬
‫פרוצדורת הזמנת‬
‫עבודה וחוזה (‪)3‬‬
‫טופס‬
‫התממחרות‬
‫מה‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫צו תחילת עבודה (‪)8‬‬
‫ביצוע‬
‫שלב ג'‬
‫תזרים‬
‫גמר שלב‬
‫מסירה‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫(‪)6‬בקשה אוטומטית‬
‫לתקציב לקבלן‬
‫פרוצדורת אישור‬
‫והעברה לתשלום‬
‫מתכננים‬
‫מתכננים פרויקט‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫פרוצדורה לקבלת‬
‫היתרים‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫ביצוע‬
‫שלב א'‬
‫תזרים‬
‫הפקת חשבון‬
‫עב"ס כמויות או‬
‫אבן דרך‬
‫הפקת חשבון‬
‫טרום סופי (‪)7‬‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫(‪ )4‬פרוצדורת‬
‫תשלום אחרון‬
‫טופס ‪4‬‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫הפקת חשבון‬
‫סופי‬
‫אישור המזמין‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫‪51‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫הערות לתהליך אב לניהול פרויקט‪:‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.2‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.6‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.6‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.8‬‬
‫פתיחת פרויקט ללא תקציב בפועל ‪ -‬עשוי להתרחש לעיתים מול "תקציב גישור" עד לקבלת אישור רשמי‬
‫מהגורם המזמין והזרמת הכסף הראשוני (מקדמה)‪ ,‬יש לשים לב כי במערכת התזרים סכום זה מנוהל‬
‫וירטואלית שכן במרבית המקרים עם ל מועד התשלום לקבלן או לספק (מתכנן למשל) הכסף יוזרם בפועל‬
‫על ידי המזמין‪.‬‬
‫מאגר ספקים – ינוהלו ‪ 3‬סוגי ספקים אפשריים‪:‬‬
‫‪ .1.1‬ספק יחיד‬
‫‪ .1.1‬ספק מסגרת (עם מחירון) לרבות ב"ריטינר"‬
‫‪ .1.3‬זוכה במכרז זוטא (בקשה להצעות) או מכרז פומבי (לפי חוק המכרזים)‬
‫קבלת בקשה מהעירייה יכולה להתבצע בפורמטים שונים‪ ,‬פתיחת כרטיס פרויקט מחויבת אישור מנכ"ל או‬
‫סמנכ"ל‪.‬‬
‫בכל מקום בו כתוב "אישור המזמין" הכוונה לפרוצדורה מנוהלת בה המזמין מאשר או מבקש שינוי ‪.‬‬
‫החברה מתקנת בהתאם ושולחת לאישור עד לקבלת האישור ‪ ,‬התהליך בו פועלת הפרוצדורה הוא מעגלי‪.‬‬
‫פרוצדורה הזמנת עבודה וחוזה עם הקבלן כוללת שלב של משא ומתן‪ ,‬סיכום תכולה ותנאי תשלום ואז‬
‫הוצאת חוזה הכולל כתב כמויות ואבני דרך לתשלום (להלן "תנאי חוזה")‪ .‬הקבלן מהצד שלו משלים‬
‫ערבויות וביטוחים‪.‬‬
‫פרוצדורת תשלום אחרון‪:‬‬
‫‪ .6.1‬המערכת תבקר ניצול התקציב עד ל ‪ . 81%‬עם הגעה לרמת ניצול תקציב זו‪ ,‬יעוכבו התשלומים עד‬
‫אשר יושלמו הליכים כמו‪ :‬קבלת טופס ‪ ,4‬אישור הלקוח‪ ,‬בדיקות ואישורים נדרשים לפי חוזה וכו'‪.‬‬
‫‪ .6.1‬הערה – מיצוי תקציב מעל ‪ 11%‬על ידי חשבון חלקי לתשלום‪ ,‬סוגר את תקציב הפרויקט בעיריית תל‬
‫אביב‪ .‬עד לדרישה סופית של ‪111%‬‬
‫לקראת אישור חשבון סופי יש לוודא קבלת ערבות בדק וקבלת אישור מהמשתמש ואישור רואה חשבון‬
‫חיצוני של החברה על התאמת כרטיס הנהלת חשבונות לסכום הסופי הכולל של הפרויקט (המזמין)‬
‫תהליך בחירה ומינוי מפקח וצוות מתכננים הינו תהליך שישען על מערכת הספקים אולם יבוצע בהתאם‬
‫לאישורי מנכ"ל או סמנכ"ל‪ .‬תיאור בהרחבה ניתן ליראות הנספח הסוקר פרוצדורה זו כפי שהוא מתבצע‬
‫כיום‪ .‬המערכת תידרש לתמוך בפרוצדורה זו באופן אוטומטי‪.‬‬
‫תהליך דרישת התקציב מהעירייה יבוצע (צריך לתת תאריך להוצאת הדרישה – כרגע בכל סוף חודש‬
‫לדוגמא) בכל אבני דרך בשיטה הבאה‪:‬‬
‫‪ .6.1‬בכל שלב מערכת התזרים‪ ,‬בהתאם לשלב בו נמצא הפרויקט (במודול ניהול הפרויקט) תבצע דרישה‬
‫אוטומטית של הסכום הדרוש בחתך פרויקט‪ ,‬סכום ואבן דרך‪.‬‬
‫‪ .6.1‬מערכת התקציב תעקוב אחרי הזרמה‪ ,‬אי הזרמה של התקציב ותייצר התראות באמצאות מערכת‬
‫‪ SLA‬לאחראי בהנהלת חשבונות שמוציא את הדרישות לעירייה במחלקת הכספים בחברה‪.‬‬
‫‪ .6.3‬עם קבלת הכסף‪ ,‬תוציא המערכת קבלה באופן אוטומטי וחשבונית מס יוצאת באופן אוטומטי עד ‪14‬‬
‫יום ממועד קבלת הכספים ובהמשך תגיע הצעה להוצאת חשבונית מס לאחראי בכספים להוצאת‬
‫חשבוניות ‪.‬‬
‫שינויים בהגדרות ואישורים מיוחדים (ע"י המנכ"ל או סמנכ"ל) יבוצעו על ידי מנהל הפרויקט ותידרש חתימה‬
‫\אישור של המנהל הרלוונטי שאישר‪.‬‬
‫יציאה למכרז כולל אישור מהלקוח לתשלום מפורט‬
‫‪52‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.2‬פרוצדורה לניהול מאגר ספקים ולבחירת ספקים‬
‫מקורות לקבלת ספקים למאגר ספקים‬
‫הנהלה‬
‫ועירייה‬
‫‪END‬‬
‫מנהלי‬
‫פרויקטים‬
‫כן‬
‫מפקח‬
‫קיים‬
‫במערכת?‬
‫תהליך‬
‫בדיקה‬
‫ברשימה‬
‫לא‬
‫פתיחת טופס מועמד‬
‫במערכת מאגר‬
‫ספקים‬
‫פרויקט‬
‫מילוי טופס‬
‫מועמד(‪)5‬‬
‫צורך‬
‫בספק או קבלן‬
‫לא‬
‫פתיחת טופס‬
‫פרויקט חדש‬
‫קיים‬
‫במערכת?‬
‫כן‬
‫אישור‬
‫הספק או קבלן‬
‫יצירת רשימה של‬
‫‪ 3-2‬מועמדים (‪)5‬‬
‫טופס השוואת ספקים‬
‫במערכת מאגר ספקים‬
‫פרויקט‬
‫מודול לניהול "מכרז‬
‫זוטא"‬
‫מאגר‬
‫ספקים‬
‫תהליך‬
‫עדכון‬
‫הנתונים‬
‫כן‬
‫אישור מנהל‬
‫לפרוגרמה?‬
‫לא‬
‫בחירת ספק וניהול‬
‫משא ומתן‬
‫הפקת הזמנת עבודה‬
‫במערכת כספים ומודול‬
‫תקציב‬
‫הפקת טופס חוזה‬
‫לספק וחתימתו‬
‫גמר‬
‫פרויקט‬
‫מודול לניהול‬
‫משוב איכות‬
‫‪-‬‬
‫‪ .1‬הטופס ימולא בשדות חובה על ידי מנהלי הפרויקטים בהתאם לצרכים שלהם‪ ,‬הפעלת הטופס‬
‫מחייבת בדיקה ואישור של הנה"ח על מנת לוודא כי הטופס מולא כראוי‪ .‬לטופס יצורף סריקה של‬
‫צילום צק של הספק‪.‬‬
‫‪ .2‬הרשימה תהיה בחתך של פרויקט ותכיל מספר מועמדים וכל סוג של ספק ותכיל את ההיסטוריה‬
‫של הספק בחברה‪.‬‬
‫‪53‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.6.2.1‬‬
‫פרוצדורה לפתיחת פרויקט‬
‫מקורות לפתיחת פרויקט (‪)5‬‬
‫עיריית‬
‫תל אביב‬
‫יפו יפו‬
‫תזרים‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫ועדי‬
‫בתים‬
‫אחר‬
‫מסירה וקבלת‬
‫מידע כללי‬
‫פתיחת שורה‬
‫במערכת פרויקט‬
‫להזרמה‬
‫יש אישור‬
‫לפרויקט?‬
‫לא‬
‫‪END‬‬
‫כן‬
‫עדכון‬
‫גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫פתיחת טופס‬
‫פרוגרמה במערכת‬
‫פרויקט‬
‫הכנת פרוגרמה‬
‫ראשונית‬
‫תהליך‬
‫תיקון‬
‫יש אישור‬
‫לפרוגרמה?‬
‫לא‬
‫כן‬
‫עדכון‬
‫גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫השלמת טופס‬
‫פרוגרמה‬
‫במערכת‬
‫פרויקט‬
‫אישור‬
‫מנכ"ל העירייה‬
‫תקציב‬
‫איגום משאבים‬
‫עירייה‬
‫עירית ת"א‬
‫לפרוגרמה?‬
‫ועדי‬
‫בתים‬
‫פרוצדורת איסוף‬
‫כספים והלוואות‬
‫לתשלום מתכננים‬
‫מתכננים פרויקט‬
‫אישור לפרויקט‬
‫ומסגרת תקציב‬
‫איגום משאבים‬
‫קליטת טופס‬
‫מסמך יזום‬
‫פרויקט‬
‫עירייה \ עצמי‬
‫פרוצדורת ניהול‬
‫פרויקט‬
‫והלוואות‬
‫לתשלום‬
‫מתכננים‬
‫מתכננים פרויקט‬
‫הערות לתרשים‪:‬‬
‫‪ .1‬בין פרויקט לוועדי בתים לבין פרויקט לעיריית תל אביב קיימים שלבים שונים במקצת לפתיחת פרויקט ויש‬
‫לתת להם ביטוי בעת בחירת סוג הפרויקט במסך הראשי‪.‬‬
‫‪54‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.1.4‬פרוצדורה* הפקת חשבון‪ ,‬אישור החשבון וביצוע התשלום‬
‫חוזה עם קבלן‬
‫הזמנת‬
‫עבודה‬
‫תזרים‬
‫עדכון‬
‫תזרים (‪)2‬‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫כתב‬
‫כמויות‬
‫תזרים‬
‫גאנט‬
‫צו לתחילת עבודה‬
‫"הזמנת עבודה"‬
‫ביצוע‬
‫שלב א'‬
‫תזרים‬
‫הפקת חשבון‬
‫עב"ס כמויות‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫בדיקת המפקח‬
‫מנגנון ‪SLA‬‬
‫של ‪ 0‬ימי עבודה‬
‫לביצוע שלב‬
‫אישור מנהל‬
‫הפרויקט‬
‫כן‬
‫יש אישור‬
‫לחשבון?‬
‫לא‬
‫בדיקת המפקח מול‬
‫הקבלן‬
‫אישור מנהל אגף או‬
‫מנכ"ל‬
‫מנגנון "אישור על‬
‫תנאי" למפקח או‬
‫מנהל פרויקט‬
‫יש אישור‬
‫לחשבון?‬
‫לא‬
‫מוחזר למנהל‬
‫הפרויקט‬
‫כן‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫אישור מנהל אגף \‬
‫מנכ"ל (‪)4‬‬
‫בקשה אוטומטית‬
‫מהקבלן לחשבונית‬
‫בקשה אוטומטית‬
‫לתקציב החשבון‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫כניסת כסף (העירייה)‬
‫לפרויקט הרלוונטי‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫העברה אוטומטי‬
‫לחשבון הקבלן‬
‫הזרמה של כסף‬
‫תואם לחשבון‬
‫קליטת חשבונית‬
‫קבלן‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫‪.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫אם יש אישור מנהל אגף ומנכ"ל ארחי זה אישור מנהל כספים ואם לא חוזר לאישור באגף ‪ .‬בקשה‬
‫לקבלן להוצאת חשבונית מס היא רק לאחר קבלת כספים מהעירייה‪.‬‬
‫חיוב "זמני" בתקציב גישור במודול תקציב (מיתוך הנחה כי במרבית המקרים יוזרם מהלקוח התשלום‬
‫הנדרש)‬
‫נידרש יכולת יצירת טיוטה לצורך ביצוע הדמיה של החישובים‬
‫נידרש מנגנון לאישור נוסף של מנהל הפרויקט למקרים של "אישור על תנאי"‪.‬‬
‫‪55‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.1.5‬פרוצדורת איגום משאבים לוועדי בתים שימור וכו'‬
‫מסירת מידע‬
‫ושיווק הפרויקט‬
‫מנגנון משוב ‪ 5‬של‬
‫הנציגות‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫מודול טיפול‬
‫"בסרבנים"‬
‫מתכננים פרויקט‬
‫החלטת ועד בית על‬
‫שיפוץ‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫החלטה בחברה על‬
‫ביצוע שיפוץ‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫מינוי מהנדס\מפקח‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫פרוטוקול‬
‫ראשוני לביצוע‬
‫שיפוץ\שימור‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫תכנון ראשוני‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫איסוף כספים‬
‫והוראות קבע‬
‫להלוואהל‬
‫נאספו ההתחייבויות‬
‫מאגר ספקים‬
‫בחירת מתכננים‬
‫מתכננים פרויקט‬
‫הכנת תכתב‬
‫כמויות ותקציב‬
‫שיפוץ\שימור‬
‫לא‬
‫כן‬
‫מנגנון משוב ‪2‬‬
‫של הנציגות‬
‫עדכון גאנט‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫יצירת הלוואה‬
‫מול הוראות קבע‬
‫בשימור הגשת‬
‫בקשה למענק‬
‫מהקרן לשימור‬
‫תהליך ניהול‬
‫הפרויקט‬
‫‪ .1‬בשיפוצי בתים‪ ,‬אחרי איסוף ההתחייבויות יש את צו הבית ובתאריך מסוים הכנת תשלום לקבלנים‬
‫ואחרי כן רק יצירת ההלוואה‬
‫‪ .1‬בשיפוצי בתים יש מספר מקורות לאיגום הכספים המשפיעים על מערכת הכספים‪:‬‬
‫‪ .1.1‬כספים שנאספו על ידי הנציגות‬
‫‪ .1.1‬כספים עתידיים לקבלת שהופקדו בנאמנות אצל עזרה וביצרון‬
‫‪ .1.3‬הלוואה שתמורתה יש ההתחייבות הדיירים (בהוראת קבע)‬
‫‪ .1.4‬יש לתת מענה לשימוש בכרטסי האשראי לצורך יצירת התחייבויות‬
‫‪ .3‬מנגנון משוב בתהליך הפרויקט‪:‬‬
‫‪ .3.1‬עם השלמת תהליך השיווק יבוצע משוב שביעות רצון של הנציגות מעבודת מנהל התיק והמפקח‬
‫(מהנדס הפרויקט)‬
‫‪ .3.1‬עם שלב גמר הפרויקט יבוצע משוב מס ‪ 1‬מול הנציגות לגבי איכות הקבלן והמפקח‪ ,‬המפקח‬
‫יעריך את הקבלן מקצועית‪ .‬המידע השיווקי ישמר אצל מנהל התיק והמידע המקצועי ישמר אצל‬
‫מנהל המערכת‪.‬‬
‫‪56‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.1.6‬תהליך לניהול רכוש מניב (השכרה\מכירה)‬
‫טריגר ליצירת התהליך‬
‫עדכון‬
‫גאנט‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫(‪ )5‬גמר חוזה‬
‫קודם‬
‫החלטה‬
‫ניהולית‬
‫(‪ )0‬קבלת‬
‫נכס חדש‬
‫החלטה על ביצוע‬
‫השכרה\מכירה‬
‫גיבוש קריטריונים‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫טופס השוואה‬
‫לצורך‬
‫החלטה\הגרלה‬
‫בחינת הצעות ע"פ‬
‫קריטריונים‬
‫(‪ )2‬יציאה לבקשת‬
‫הצעות‬
‫עדכון‬
‫גאנט‬
‫יש החלטה?‬
‫הפקת טופס חוזה במערכת‬
‫רכוש מניב הכולל ערבים‪,‬‬
‫ביטחונות ביטוח וכו'‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫כן‬
‫חתימת חוזה‬
‫קבלה וקליטת‬
‫אמצעי תשלום‬
‫פרוצדורת גבייה‬
‫ומעקב תשלום‬
‫עדכון‬
‫גאנט‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫לא‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫הפקת חשבונית מס‬
‫הפקת קבלה ו\או קליטת טופס‬
‫הוראת קבע במערכת ניהול רכוש‬
‫מניב (או צקים) הפקת קבלה‬
‫המעמד הקבלה‬
‫חישוב הצמדה שנתית וגבייה‬
‫מרוכזת שלה‬
‫עדכון‬
‫גאנט‬
‫הערות לניהול רכוש מניב‪:‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.6‬‬
‫‪.1‬‬
‫בעלות על הנכסים המניבים – יכול להיות בבעלות חברה‪ ,‬היוון וחכירה‪ ,‬בעלות עיריית תל אביב‬
‫ובעלות אחרת (תחת "הסכם ניהול")‪.‬‬
‫גמר שכירות קודמת – ‪ 11‬יום מגמר חוזה תייצר המערכת משימה לבדיקת המשך השכרה או צורך‬
‫במציאת דייר חדש לנכס‪.‬‬
‫קבלת נכס חדש – המערכת תתמוך בפרוצדורה ממוחשבת לקבלת נכס חדש לניהול החברה (פיזי‪,‬‬
‫מסחרי ופרוצדוראלי)‬
‫הפרשי הצמדה – יחושבו בסוף כל שנה ויחויבו בהתאם‪.‬‬
‫אמצעי תשלום – צקים‪ ,‬הוראות קבע‪ ,‬כרטיס אשראי‪ ,‬מזומן ושוברי דואר‪.‬‬
‫ערבויות לניהול – צק ביטחון‪ ,‬צק פתוח לנזקים קלים‪ ,‬צקים פתוחים (גמר חשבון מים‪ ,‬ארנונה‪ ,‬חשמל)‬
‫‪ 1‬ערבים‪ ,‬שטר ערבות או שטר חוב‪.‬‬
‫הצעות לשכירות –יבוצע שיווק הנכסים יבוצע באתר החברה‪ ,‬צרכניים או מסחריים‪ .‬הפונים יוכלו‬
‫להציע הצעות דרך האתר באמצעות "דף נחיתה"‪ .‬בהמשך יופעל מודול (דומה ל"מודול ספקים")‬
‫המאפשר ביצוע "מכרז זוטא" (בל"מ) והכל באמצעות האינטרנט‪.‬‬
‫‪57‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.6.1.1‬‬
‫פרוצדורה לניהול תקציב מול תזרים‬
‫תקציב‬
‫תזרים‬
‫דרישה‬
‫להזרמה‬
‫הקמת פרויקט מול‬
‫מקור המימון (‪)5‬‬
‫דרישה‬
‫להזרמה‬
‫(‪ )2‬מחייב בפרויקט מול‬
‫ההתחייבות‬
‫סטטוס‬
‫הזמנת עבודה‬
‫בהמשך‬
‫הזמנת עבודה‬
‫שורה בתקציב‬
‫(בריכוז פרויקט)‬
‫דרישה לתשלום‬
‫חשבון חלקי מס ‪5‬‬
‫חשבון חלקי מס ‪2‬‬
‫פרוצדורת התראות‬
‫ומעקב תשלום ‪SLA‬‬
‫לא‬
‫יש הזרמה?‬
‫חשבון סופי מס ‪N‬‬
‫אין אישור‬
‫בהתאם‬
‫לנוהל‬
‫בדיקה‬
‫ואישור‬
‫כ‬
‫ן‬
‫יש אישור?‬
‫לא‬
‫יש הזרמה‬
‫כן‬
‫מנהל כל שורה‬
‫ביפני עצמה‬
‫אישור לתשלום‬
‫הוראת תשלום‬
‫אוטומטי להזרמה‬
‫תשלום אחרון‬
‫אוטומטי להזרמה‬
‫אין הזרמה‬
‫עדכון תקציב‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫סגירת שורה‬
‫אוטומטי‬
‫להזרמה‬
‫סגירת הזמנה‬
‫‪58‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫הערות לקשרים בין מערכת תקציב למערכת תזרים‬
‫‪.1‬‬
‫מערכת תקציב ומערכת תזרים מזומנים ניזונות ממערכת הפרויקט ויש הלימה מושלמת בין כל פעולה‬
‫המבוצעת במערכת הפרויקט ומערכת התקציב ומישם למערכת התזרים‪.‬‬
‫תהליך זה עובד גם הפוך‪ ,‬כאשר יש כניסת תזרים לחשבונות החברה‪ ,‬עליהם להיות "צבועים" (מיועדים)‬
‫לתקציב המזין את הפרויקט הרלונטי (יוצר סטאטוס) דרישה להזרמה יוצאת פעם בחודש בחתך פרויקט‬
‫בתאריך קבוע ובפורמט קבוע‬
‫‪.1‬‬
‫בעת פתיחת פרויקט במערכת תקציב יש לחייב בהזמנות עבודה עבור הוצאות ראשוניות (כמו תכנון‬
‫ראשוני) תקציב גישור ובמקביל להוציא דרישה למקדמה (מעיריית תל אביב)‪.‬‬
‫דרישה להזרמה בעיריית תל אביב יוצאת פעם בחודש בריכוז כל ההוצאות לפרויקט‪ ,‬בפורמט קבוע‬
‫ובתאריך קבוע‪.‬‬
‫‪.4‬‬
‫הערות כלליות לתהליך התזרים‪:‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4.1‬‬
‫‪.4.1‬‬
‫‪.4.3‬‬
‫‪.4.4‬‬
‫‪.4.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫מודול התזרים מנהל את תזרים המזומנים בפועל (דרישה להזרמה מול הגורם הממן ומוודא כי‬
‫ביצוע תשלום לספק יתבצע רק לאחר שיש מקור מימון)‪.‬‬
‫במקרה ויש פער המודול מאפשר למנכ"ל או למנהלת הכספים (בהתאם להרשאות) לבצע‬
‫פעולת עיכוב או תשלום‪.‬‬
‫ישנם מקרים של תשלום לקבלן לפני קבלת כספים מהעירייה‪ ,‬יש לתת מענה במערכת איך זה‬
‫יוצג וינוהל מעקב ששולמו כספים אלו לקבלן (לדוגמא תקציב גישור פנימי)‪.‬‬
‫המערכת תדרוש הזרמות בהתאם לתנאי התשלום או החוזים שנקבעו בכל פרויקט ופרויקט‪.‬‬
‫המערכת תהיה מערכת אוטומטית לחלוטין ותייצר דרישות לפי תאריך חתך מסוייים בבקרה‬
‫סופית של אחראי דרישות במחלקת כספים קבלות וחשבוניות באופן אוטומטי‪.‬‬
‫הערות לתהליך התקציב‪:‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫מודול התקציב מנהל את כל היבט התקציב בכל מערכות החברה והינו חלק (או מתממשק (‬
‫למערכת הפרויקט‪.‬‬
‫במודול התקציב ניתן יהיה לבצע שינוי (תוספת או הפחתה) על ידי מי שמורשה במחלקת כספים‬
‫או על ידי מנהל הפרויקט (מול אישור מתאים שיסרק במערכת של הגורם המממן)‪.‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫המודול מאפשר בניית תקציב "מלמטה למעלה" ובונה את התמונה המלאה בחתך האגפים‬
‫והפעילויות (לרבות תקורות ניהוליות על הפרויקטים)‬
‫תהיה אפשרות ביצוע דמו בכל פרויקט ובכל רמה או פעילות‪.‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪59‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.1.1‬מערכת מס"ב והשתלבותה במערכת הכספים‬
‫מס"ב – מערכת סליקה בנקאית‬
‫תרשים לוגי להסברת הקשרים בין המערכות‬
‫(‪ )0‬אישור חשבון‬
‫לתשלום מס ‪N‬‬
‫חיווי בהנה"ח‬
‫תיקון‬
‫או ההתייחסות‬
‫לא‬
‫תקין?‬
‫כן‬
‫מנוהל‬
‫ב‪SLA‬‬
‫והתראות‬
‫דרישה‬
‫להזרמה‬
‫פעולה אוטומטית‬
‫לקבלן וגורם מממן‬
‫קליטת הזרמה‬
‫קליטת החשבונית‬
‫במס"ב‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫עדכון כרטיס‬
‫בהנה"ח‬
‫נוהל אישור‬
‫וחתימות במס"ב‬
‫הוצאת הוראת‬
‫תשלום‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫סטאטוס‬
‫בתקציב‬
‫העברת הכספים‬
‫"תשלום"‬
‫דרישה‬
‫לחשבונית‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫כרטיס‬
‫הנה"ח‬
‫כרטיס‬
‫ספק‬
‫‪-‬‬
‫‪60‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫הערות למערכת המס"ב‪:‬‬
‫החשבונות ממומנים מראש בחתך הסעיפים התקציביים שלהם בתקציב החברה (מחלקות‪ ,‬אגפים‪,‬‬
‫‪.1‬‬
‫לקוחות‪ ,‬הנהלה וכלליות וכו')‪.‬‬
‫כל המסמכים והאישורים בכתב המגיעים‪ ,‬יסרקו ויהיו קשורים לפרויקט וכן גם לחשבון בהנה"ח‪.‬‬
‫‪.1‬‬
‫הערות כלליות‬
‫‪.3‬‬
‫אישור חשבון (בהתאם לנוהל אישורים וחתימות‪ ,‬הנתמך במערכת הפרויקט) יוצר הזנה למודול‬
‫‪.3.1‬‬
‫הנה"ח במערכת הכספים‪ .‬מטפל בהעברת "מע"מ בחשבון" ל"מע"מ תשומות להעברה"‪.‬‬
‫המערכת עוקבת אחרי הדרישה מהספק לחשבונית (אוטומטית‪ ,‬נתמך ‪ .)SLA‬עם קליטת‬
‫‪.3.1‬‬
‫החשבונית במערכת המס"ב ובנוסף גם ביצוע התזרים מהגורם המממן בפועל‪ ,‬המערכת תפיק‬
‫"הוראת תשלום"‪.‬‬
‫כל פעולה במס"ב הינה טריגר שיאפשר יצירת סטטוסים במערכת התקציב ובמודול תזרים‬
‫‪.3.3‬‬
‫המזומנים‪.‬‬
‫חלק מהתשלומים מתבססים ישירות על קליטת חשבוניות (ההליך המיטבי מבחינת הנה"ח)‪.‬‬
‫‪.3.4‬‬
‫במקרה זה הפעלת המנגנון של דרישה לתזרים מהעירייה‪ ,‬עדכון תקציב ותזרים יבוצע עם‬
‫קליטת החשבונית במערכת מס"ב‪.‬‬
‫‪61‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫זרימת המידע מהמס"ב מההזרמה הבנקאית למערכת הכספים‬
‫(‪ )0‬קליטת תשלום‬
‫מגורם ממן בחשבון‬
‫הבנק של החברה‬
‫חיווי בהנה"ח‬
‫מנוהל‬
‫ב‪SLA‬‬
‫והתראות‬
‫שיוך ידני‬
‫לתקציב‬
‫לא‬
‫מסומן לתקציב?‬
‫כן‬
‫פעולה אוטומטית‬
‫עדכון התזרים‬
‫קליטת הזרמה‬
‫עדכון‬
‫תקציב‬
‫עדכון הפרויקט‬
‫עדכון‬
‫תזרים‬
‫לא‬
‫יש חשבון‬
‫לתשלום?‬
‫כן‬
‫פרוצדורה תשלום‬
‫לספק‬
‫‪62‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.6.1.1‬‬
‫ניהול ארכיב (ארכיון) דיגיטלי ‪ -‬ממשק למערכת הפרויקט‬
‫‪ .1‬כללי‬
‫‪ .1.1‬מערכת הסריקה והארכיון נותנים מענה לאחסון כלל הטפסים הסרוקים בחברה בתפיסה של עבודה‬
‫ללא נייר‬
‫‪ .1.1‬השיטה יוצרת "לינק" עם מפתוח בין שורת הפעולות או הערות במערכת המוצעת למסמך סרוק‬
‫בארכיון האלקטרוני‬
‫‪ .1.3‬המשתמשים יסרקו מסמכים חדשים או יאחזרו מסמכים אך ורק דרך השורה הרלוונטית במערכת‬
‫הפרויקט‬
‫‪ .1.4‬רק משתמשים בעלי הרשאות יוכלו לאחזר ב ‪ DB‬את המסמך הרלוונטי על פי פרטי האחזור אחד או‬
‫כולם‬
‫‪ .1.1‬משתמשים במנהלה או בא‪.‬ת‪.‬ד‪ .‬יוכלו לפתוח תיקיות בהם יאוכסנו הפריטים אותם הם רוצים לארכב‪.‬‬
‫‪ .2‬מערכת מפתוח‪:‬‬
‫‪ .2.1‬תהליך‬
‫‪ .1.1.1‬סריקה במהלך ‪ 1‬לתיק מסוים‬
‫‪ .1.1.1‬יכולת סריקה במתקן ‪ A‬וביצוע המפתוח בהמשך באתר אחר ובמועד אחר‬
‫‪ .1.1.3‬המהלך הרגיל‪ :‬כניסה לתיק במערכת המוצעת וביצוע מפתוח וסריקה‬
‫פתיחת תיק‬
‫במערכת‬
‫הכנסת שם‬
‫סורק תאריך‬
‫ושעהמיפתוח‬
‫ביצוע מפתוח‬
‫(ראה טבלה)‬
‫ביצוע סריקה‬
‫אכסון ב ‪DB‬‬
‫הארגוני‬
‫ושעהמיפתוח‬
‫‪ .1.1‬ברמה העקרונית כל סריקה חדשה תבוצע אך ורק דרך המסך הרלוונטי במערכת הפרויקט ע"י‬
‫מפתוח אוטומטי של הפעולה (זיהוי משתמש‪ ,‬פרויקט‪ ,‬תיק\נכס\ת"ז) ‪.‬‬
‫‪ .3‬מערכת אחזור – מנוע חיפוש‬
‫‪ .3.1‬מנוע חיפוש סטנדרטי‬
‫‪ .3.1‬יכולת אחוזר של משתמשים רק דרך השורה הרלוונטית במערכת הפרויקט‬
‫‪ .3.3‬משתמשים בעלי הרשאות יוכלו לאחזר ב ‪ DB‬את המסמך הרלוונטי על פי פרטי האחזור אחד או‬
‫כולם‬
‫‪ .4‬ניהול מסמכים‪:‬‬
‫‪ .4.1‬מסמך שייך למספר פרויקטים\תיקים‬
‫‪ .4.1‬תיקון טעות במסמך‬
‫‪ .4.3‬הערות שוליים ומירקור (תכונות ‪)PDF‬‬
‫‪ .4.4‬ניהול תנועות של המסמך‬
‫‪63‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .5‬מפתוח (שיטה)‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪.1.3‬‬
‫‪.1.4‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪.1.6‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫זיהוי התיק לקישור הסריקה במערכת הפרויקט‬
‫זיהוי פרויקט\לקוח רלוונטי ו\או נכס הרלוונטי (על פי זיהוי נכס או כתובת או גוש\חלקה)‬
‫זיהוי המשתמש‪ ,‬תאריך וזמן הסריקה‬
‫בחירת מסך במערכת הפרויקט‬
‫לחיצה על כפתור בחירה‬
‫בחירת נושא (שיפוץ‪ ,‬שימור‪ ,‬בנייה‪ ,‬נכס מניב וכו')‬
‫בחירת מסמך מתוך רשימה של כל מסמכים (טפסים) בחברה‬
‫‪ .6‬פרמטרים למפתוח אוטומטי במערכת הפרויקט – העברת פרטי מפתוח אוטומטית‬
‫פרויקט‬
‫שם הסורק‬
‫תאריך\שעה‬
‫מסך משתמש‬
‫במערכת פרויקט‬
‫ת"ז ושם לקוח‬
‫מספר מזהה נכס‬
‫כתובת הנכס‬
‫מספר דירה‬
‫גוש \ חלקה‬
‫ועד בית (מסך לכל‬
‫החברים בו)‬
‫מסך‬
‫פרויקט\נכס‬
‫בחירת מדור ‪-‬‬
‫מסך הפעולה‬
‫בינוי‪ ,‬שיפוץ‪ ,‬נכס‬
‫מניב וכו'‪,‬‬
‫רשימת טפסים‬
‫לנושא‬
‫בחירת הטופס הרלוונטי‬
‫חופשי – הקלדת שם‬
‫המסמך‬
‫‪64‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.2‬טפסים ודוחות‬
‫‪ .6.2.4‬טפסים לדוגמא‬
‫‪.6.2.4.1‬‬
‫תאריך‬
‫דוגמא לטופס ייזום פרויקט ("כרטיס פרויקט")‬
‫שם הפרויקט‪......‬‬
‫סטטוס היתרים‪.)3(..‬‬
‫מנהל פרויקט\תיק‬
‫כתובת ‪......‬‬
‫קישור ל ‪)4( GIS‬‬
‫אגף‪......‬‬
‫סוג הפעולה‪)0(....‬‬
‫‪..‬‬
‫גוש חלקה ‪ ,‬תת חלקה‬
‫ניהול‬
‫משאבים‬
‫מצב היתרים או זכיות בניין‬
‫מצב פיזי של הנכס (‪)5‬‬
‫בעלים (משתמש)‬
‫תיאור קצר של הפרויקט (עדכון אוטומטי לאורך חיי הפרויקט)‬
‫שיפוץ\בנייה‬
‫צילום ליפני‬
‫שם גוף\איש קשר‬
‫שטח במ"ר‬
‫מקורות התקציב‬
‫טלפון‬
‫היקף התקציב‬
‫צפי התחלה \ סיום‬
‫גוף מייצג‬
‫דוא"ל‬
‫הסטורה‬
‫מס‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫תאריך‬
‫סוג פעולה‬
‫ארכיון‬
‫תקציב‬
‫(עדכון אוטומטי לאורך חיי הפרויקט)‬
‫מסמכים‬
‫מצורפים‬
‫(ארכיב)‬
‫דוא"ל‬
‫פקס‬
‫צילום‬
‫מפה‬
‫מכתב סרוק‬
‫מצגת‬
‫וידיאו‬
‫חוזים‬
‫אחר‬
‫ייזום‬
‫פרוגרמה‬
‫מלל קצר‬
‫אומדן‬
‫בוצע‬
‫הגדלת תקציב‬
‫הפרוייקט‬
‫‪ %‬נותר לביצוע‬
‫תקציב בפועל‬
‫תכנון‬
‫ראשוני‬
‫אישור‬
‫לקוח‬
‫מחבר‬
‫סקיצה או מפה (קישור ל ‪)GIS‬‬
‫אחוז ‪ %‬ביצוע‬
‫תכנון‬
‫מפורט‬
‫שלב מס ‪... ..‬‬
‫ביצוע‬
‫חשבון‬
‫סופי‬
‫אישור‬
‫לקוח‬
‫גמר‬
‫הלשונית הרלוונטית תהיה מוארת‪ ,‬הקלקה על לשונית מכניסה לשורה הרלוונטית בניהול הפרויקט‬
‫הערות למרשם‪:‬‬
‫‪ .3‬ניהול משאבים ‪ -‬יש להוסיף בלשונית יכולת בקרה של הגשת דרישות לעירייה וסטטוס התקבלו‬
‫הכסף (כן או לא)‪.‬‬
‫‪ .4‬היסטוריה ‪ -‬החומר של הדרישות יהיה סרוק במצורף דרך עמודת "ארכיון"‪.‬‬
‫‪65‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.5‬‬
‫‪.6‬‬
‫‪.7‬‬
‫‪.8‬‬
‫סוג הפעולה – בחירה בגלילה בין‪ :‬בנייה‪ ,‬הריסה‪ ,‬שיפוץ‪ ,‬שימור‪ ,‬תמ"א ‪ ,38‬התחדשות עירונית‪,‬‬
‫אחר וכו'‬
‫מצב הנכס – בחירה בגלילה בין‪ :‬לא בנוי‪ ,‬מסוכן‪ ,‬בנוי‪ ,‬לשימור‪ ,‬להריסה ‪ ,‬אחר וכו'‬
‫סטאטוס היתרים – בחירה בגלילה ביו‪ :‬שיפוץ‪ ,‬הריסה‪ ,‬שימור‪ ,‬בנייה‪ ,‬אחר וכו'‬
‫קישור ל ‪ –GIS‬קישור למאגר מידע גאוגרפי של העירייה (קיים) מקושר כתובת או גוש \ חלקה‬
‫‪.1.3.1.1‬‬
‫דוגמא לטופס השכרת נכס ("רכוש מניב")‬
‫תאריך‬
‫בעלות (‪.)3‬‬
‫מנהל פרויקט\תיק‬
‫שם אזור\מיבנה בו נמצא הנכס‪...‬‬
‫כתובת ‪......‬‬
‫קישור ל ‪)4( GIS‬‬
‫אגף‪......‬‬
‫סוג הפעולה‪)0(....‬‬
‫‪..‬‬
‫גוש חלקה ‪ ,‬תת חלקה‬
‫כרטיס‬
‫בהנה"ח‬
‫מיקומו באזורים בעיר(‪)6‬‬
‫מצב פיזי של הנכס (‪)5‬‬
‫תיאור קצר של הנכס (עדכון‬
‫אוטומטי לאורך חיי השכירות)‬
‫מצב פיזי‬
‫צילום ליפני‬
‫שטח במ"ר‬
‫יעוד הנכס‬
‫שכ"ד אחרון‬
‫צפי התחלה \ סיום‬
‫(‪ )3‬שוכרים אחרונים (בפועל)‬
‫פרטי השוכר הנוכחי‬
‫‪ ‬שם\משפחה\ ת"ז‬
‫‪ ‬מספר נכס פנימי‬
‫‪ ‬פירטי הערבים‬
‫‪ ‬מספר חשבון בנק\כרטיס‬
‫אשראי‬
‫גוף מייצג‬
‫שם גוף\איש‬
‫קשר‬
‫טלפון‬
‫קריאת מונים‬
‫בכניסה וסיום‬
‫דוא"ל‬
‫מלל חופשי‬
‫היסטוריית שוכרים (‪)2‬‬
‫מס‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫מתאריך‬
‫עד‬
‫שם השוכר‬
‫ארכיון‬
‫תקציב‬
‫(עדכון אוטומטי לאורך חיי הפרויקט)‬
‫מסמכים‬
‫מצורפים‬
‫(ארכיב)‬
‫דוא"ל‬
‫פקס‬
‫צילום‬
‫מפה‬
‫מכתב סרוק‬
‫מצגת‬
‫וידיאו‬
‫ת"ז של השוכרים‬
‫והערבים‬
‫אחר‬
‫פנוי‬
‫מלל קצר‬
‫הערכה ראשונית‬
‫חודשי ביצוע‬
‫מחיר שוק‬
‫(‪ )5‬נותר (חודשים)‬
‫מחיר סופי‬
‫שיווק‬
‫קבלת‬
‫הצעות‬
‫מסמכי השכירות‬
‫חוזה ונספחים‪:‬‬
‫‪.0‬‬
‫‪.5‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.2‬‬
‫אחוז ‪ %‬ביצוע‬
‫בחירת‬
‫דייר‬
‫חתימת‬
‫חוזה‬
‫מ‪ .‬תיק‬
‫קבלת‬
‫ערביות‬
‫תסריט‬
‫ערביות‬
‫ביטוח‬
‫טופס קבלת צקים לערבות‬
‫טופס קבלת צקים לגמר חשבון‬
‫(מים‪ ,‬חשמל‪ ,‬ארנונה)‬
‫מסירת‬
‫מפתח‬
‫חשבון‬
‫סופי‬
‫הלשונית הרלוונטית תהיה מוארת‪ ,‬הקלקה על לשונית מכניסה לשורה הרלוונטית בניהול הפרויקט‬
‫הערות לטופס‪:‬‬
‫‪ .1‬יעוד השכירות – מגורים‪ ,‬מסחרי‪ ,‬מלאכה‪ ,‬משרדים‬
‫‪ .1‬נותר לביצוע – ‪ 11‬יום מגמר צפוי לחוזה‪ ,‬יצבע שדה זה באדום ותיפתח משימה לחידוש חוזה‬
‫למנהל התיק‬
‫‪ .3‬בעלות – אם לא של החברה‪ ,‬יפורט הבעלים וסוג ההתקשרות עם עזרה וביצרון‪ ,‬כולל הסכם הניהול‬
‫מול הבעלים‬
‫‪66‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.6‬‬
‫‪.1‬‬
‫קישור ל ‪ – )GIS‬קישור למערכת המידע הגאוגרפי של עיריית תל אביב (האפליקציה עובדת כיום)‬
‫היסטוריית שוכרים – הקלקה על השורה תביא לתיק השוכר (משותף ל הנה"ח)‬
‫אזורים – באזור גאוגרפי לפי סיווג העירייה (צפון‪ ,‬מרכז‪ ,‬דרום)‬
‫היסטוריה – ברירת המחדל היא כי הנכס באחריות עזרה וביצרון – אלא עם יש שוכר המשנה את‬
‫הסטאטוס (לצורך התחשבנות ארנונה מים וכו')‪.‬‬
‫‪.8‬‬
‫‪ .6.3.2‬מסכים ראשיים לתחומי פעילות‬
‫כללי‬
‫‪.6.3.1.1‬‬
‫‪ .1‬הטבלאות להן הינם סכמתיות ויאופיינו לגופם בתהליך האפיון המפורט‪.‬‬
‫‪ .1‬הספק מוזמן להביא מניסיונו להפשטה וייעול המסכים והתצוגות‪.‬‬
‫‪ .3‬יש לשאוף למסך מרכזי אחד שיתאים למרבית הפעילויות של החברה‪.‬‬
‫ניהול משאבים בפרויקט – מסך ראשי‬
‫‪.6.3.1.1‬‬
‫מעודכן אוטומטי (הזנה) על פי "טופס הזמנת עבודה" ו"אישור חשבון חלקי"‪.‬‬
‫‪.6.1.4.1.1.1.1‬‬
‫‪ .2‬פירוט הסטאטוסים‪ :‬שיווק (פנייה ראשונית)‪ ,‬מסירת מידע‪ ,‬פתיחת תיק‪ ,‬מינוי מהנדס\מפקח‪,‬‬
‫מינוי מתכננים‪ ,‬תכנון ראשוני‪ ,‬אישור הלקוח (בכתב או פרוטוקולים של דיירים) פרוגרמה‪ ,‬מסמך‬
‫יזום‪ ,‬אישור הלקוח את התוכניות‪ ,‬בחירת קבלן‪ ,‬חתימת חוזה ביצוע‪ ,‬קבלת מסמכי הפרויקט‬
‫(ביטוח‪ ,‬אחריות וכו')‪ ,‬ביצוע פרויקטאלי (לפי חשבונות חלקיים ואבני דרך) חשבונית סופית‪,‬‬
‫השלמת מסמכים וערבויות ‪ ,‬שנת בדק‪ .‬סגירת הפרויקט‪.‬‬
‫מס‬
‫פעולה\אבן‬
‫דרך‬
‫סטאטוס*‬
‫סוג‬
‫משאב‬
‫שם‬
‫הספק‬
‫הזמנת‬
‫עבודה‬
‫סכום‬
‫חשבונות‬
‫שבוצעו‬
‫סכום‬
‫שנותר‬
‫אחוז ‪%‬‬
‫ביצוע‬
‫קישור‬
‫לתיק‬
‫קישור‬
‫לארכיון‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫ניהול פרויקט – מסך ראשי‬
‫‪.6.3.1.3‬‬
‫‪ .1‬הגעה למסך זה הינה ע"י הקלקה על פרויקט במסך הקודם ("ניהול משאבים בפרויקטים")‬
‫‪ .1‬מעודכן אוטומטי (הזנה) על פי כרטיס פרויקט‪ ,‬מודול ניהול פרויקט‪ ,‬כתב כמויות‪" ,‬טופס הזמנת‬
‫עבודה" ‪" ,‬אישור חשבון חלקי" וכו'‬
‫מס‬
‫פרויקט‬
‫סוג‬
‫משאב‬
‫שם‬
‫הספק‬
‫הזמנת‬
‫עבודה‬
‫סכום‬
‫חשבונות‬
‫שבוצעו‬
‫סכום‬
‫שנותר‬
‫אחוז ‪%‬‬
‫ביצוע‬
‫קישור‬
‫לתיק‬
‫קישור‬
‫לארכיון‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫‪67‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫ניהול פרויקט (התחדשות עירונית) – מסך ראשי‬
‫‪.6.3.1.4‬‬
‫‪ .1‬מסך זה מכיל טורים (שדות) המיועדים למנהלים באגף התחדשות עירונית‪.‬‬
‫‪ .1‬הגעה למסך זה הינה ע"י כניסה לפורטל האישי של העובד‪.‬‬
‫‪ .3‬המסך מעודכן אוטומטי (הזנה) על פי כרטיס פרויקט‪ ,‬מודול ניהול פרויקט‪ ,‬כתב כמויות‪,‬‬
‫"טופס הזמנת עבודה" ‪" ,‬אישור חשבון חלקי" וכו'‬
‫‪ .4‬הקלקה על שורה פותחת את מסך הפרויקט הרלוונטי‬
‫מס‬
‫כתובת‬
‫סטאטוס‬
‫( ‪)1‬‬
‫תאריך‬
‫לסטאטוס‬
‫(‪ )1‬סוג‬
‫המבנה‬
‫היקף‬
‫הפרויקט‬
‫משאבים‬
‫( ‪)3‬‬
‫סכום‬
‫שנותר‬
‫אחוז‬
‫‪%‬‬
‫ביצוע‬
‫( ‪)4‬‬
‫ציון‬
‫לקבלן‬
‫(‪ )4‬ציון‬
‫למפקח‬
‫קישור‬
‫לארכיון‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫הערות‪:‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫סטאטוס – בקשת לידע‪ ,‬פתיחת תיק‪ ,‬בחירת מפקח\מהנדס‪ ,‬הכנת כתב כמויות‪ ,‬בקשה‬
‫להצעות ספקים‪ ,‬קבלת הצעות ספקים‪ ,‬הכנה והעברת טבלת השוואה לדירים‪ ,‬מו"מ ספקים‪,‬‬
‫חתימה על חוזה עם ספק‪ ,‬קבלת היתר (שיפוץ)‪ ,‬תחילת ביצוע הפעילויות (חשבון חלקי לפי‬
‫אבני דרך) סוף הפרויקט ("קבלה")‪ ,‬שנת בשק‪ ,‬סגירת תיק‪ .‬שינוי בסטאטוס יבוצע ממערכת‬
‫הפרויקט‪ ,‬לדוגמא מועד תחילת השיפוץ – מול הוצאת "צו לתחילת העבודה")‪.‬‬
‫סוג מיבנה – לשיפוץ‪ ,‬לשימור‪ ,‬להריסה‪ ,‬לבניין‪ ,‬להשכרה‬
‫משאבים – לכל משאב (ספק) תיפתח תת שורה שתכלול שם‪ ,‬סוג‪ ,‬תאריך פתיחה‪ ,‬תאריך‬
‫סגירה‪,‬‬
‫הערכת ספקים – ציון לקבלן יבוצע במשוב (ידני‪ ,‬אינטרנטי ובמוקד) מול הדיירים שיעריכו את‬
‫הספק ויעודכן בהמשך במאגר הספקים‪ .‬הערכת המפקח\מהנדס תבוצע על ידי מנהל‬
‫התיק\פרויקט ותעודכן במאגר הספקים‪.‬‬
‫ניתוחים ("מכוונים")‪:‬‬
‫ניתוח פניות (‪ %‬מימוש לעומת פניות) לרבות המימוש (בחתך סטטוסים‪,‬‬
‫‪.6.1.4.1.1.1‬‬
‫לוח זמנים‪ ,‬אזורים)‪.‬‬
‫ניתוח פרויקטים ‪ -‬לפי מהנדס\מפקח‬
‫‪.6.1.4.1.1.3‬‬
‫ניתוח ספקים ‪( -‬היקף כספי לשנה‪ ,‬כמות פרויקטים לשנה‪ ,‬סוג הפרויקטים)‬
‫‪.6.1.4.1.1.4‬‬
‫‪ .6.2.4.2‬מחלקת ניהול כספים בחברה – מסך ראשי‬
‫‪.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.1‬‬
‫מעודכן אוטומטי (הזנה) על פי "טופס הזמנת עבודה" ו"אישור חשבון חלקי"‬
‫במסך הראשי ימוקמו התראות מהמערכות המנוהלות ב ‪ SLA‬ומייצרות משימות למנהל‬
‫מחלקת הכספים כגון‪ :‬אי הגעת תזרים‪ ,‬אי תשלום (גבייה ברכוש מניב)‪ ,‬צקים חוזרים‪ ,‬קבלת‬
‫אישורים לפרויקט מהעירייה ואי קבלת אישור לתשלום מהמנכ"ל‪.‬‬
‫שדות מרכזים ‪ :‬מצב יתרות בנקים‪ ,‬התחייבות לסוף חודש‪ ,‬צפי תזרים לסוף חודש‪ ,‬תזרים‬
‫בפועל (מצטבר חודשי) שכר בפועל חודש קודם ותחזית שכר לחודש הבא‪ ,‬ודוח ביטוח חודשי‬
‫(השתתפות המעביד) אפיון סעיף זה יבוצע על פי דוגמאות של טפסים אשר בשימוש היום‪.‬‬
‫טבלת הפרויקטים "תסונן" ברמה של "דוח גזע" (בראייה של החברה‪ ,‬גזירה אגפית ורק‬
‫אחרי זה לפי סוג פעילות)‬
‫‪68‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.3‬נספח ג' – טבלת ריכוז דרישות פונקציונאליות‬
‫‪ .6.3.4‬ריכוז כללי של הפרוצדורות המיועדות לביצוע בשלב א' של הפרויקט‪ .‬הטבלה מכילה את‬
‫מרבית הפרוצדורות הנדרשות ליישום‪ .‬הספק בהצעתו יסמן את קיום הפונקציות‬
‫במערכת שהוא מציע‪.‬‬
‫‪ .6.3.1‬במהלך האפיון המפורט תושלם הרשימה על ידי הספק שיוודא כי קיימות ברשימה כל‬
‫הפרוצדורות הדרושות לתמיכה בתהליכי עבודה ‪ ,‬על מנת לתמוך בתהליכי העבודה‬
‫הנדרשים על ידי החברה במסמכי הבקשה וה ‪.RFP‬‬
‫‪ .6.3.6‬הפרוצדורות המסומנות ב ‪ M‬יבוצעו בשלב א'‬
‫‪#‬‬
‫תהליך‬
‫‪1‬‬
‫ניהול‬
‫פרויקטים‬
‫‪1‬‬
‫ניהול‬
‫נכסים‬
‫מדרג‬
‫שם הפרוצדורה‬
‫‪.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.6‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.8‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.13‬‬
‫‪.14‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.16‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.6‬‬
‫יצירת פרויקט‬
‫מספר פרויקט‪ ,‬סוג פרויקט‪ ,‬שם פרויקט‪ ,‬אנשי קשר‪,‬‬
‫תאריך יצירה‪ ,‬תאריך סיום נדרש‪...‬‬
‫קישור הפרויקט לנכס‬
‫ניהול מחזור חיי הפרויקט באמצעות סטטוסים‬
‫ייזום‪ ,‬תכנון‪ ,‬ביצוע‪ ,‬מסירה‪ ,‬בדק‪ ,‬סגור‪ ,‬נדחה‬
‫סטטוסים יכולים להיות שונים לפי סוג הפרויקט‬
‫לא ניתן יהיה לעבור שלב ללא אישור‬
‫‪ Work Flow‬לאישור אלקטרוני של מעבר בין‬
‫סטטוסים‬
‫רשימת הפעילויות בפרויקט (‪)WBS‬‬
‫בחירה מתוך תבנית לפי סוג הפרויקט‬
‫אבני דרך ולו"ז‬
‫קישור לכתב כמויות (כדוגמת רמדור)‬
‫יצירת דרישת רכש לעבודות חיצוניות‬
‫ניהול משימות (‪ )Tasks‬לפרויקט‬
‫לפחות‪ :‬תיאור‪ ,‬אחראי‪ ,‬תאריך יעד‬
‫קישור מסמכים לפרויקט‪,‬‬
‫ממשק ל ‪ MS Project‬לעדכון דו צדדיים‬
‫קישור חוזים לפרויקט‪ ,‬הצגת נתוני חוזה מתוך‬
‫הפרויקט‬
‫ניהול תקציב לפרויקט‪ ,‬ברמת כלל הפרויקט וברמת‬
‫הפעילויות‪ ,‬הצגת דוחות סטטוס תכנון מול ביצוע‬
‫בחתכים שונים‬
‫דוחות ניהוליים בחתכים שונים (סוג פרויקט‪ ,‬נכס‪,‬‬
‫לקוח‪ ,‬ספק‪ ,‬סוג פעילות‪ ,‬מנהל פרויקט וכד')‬
‫דוח סטטוס פרויקט מבנה בנספח ‪3.1‬‬
‫משוב לקוחות‬
‫ניהול ומעקב אחר לקוחות פוטנציאלים להשכרה‬
‫בנכס מסוים‬
‫נתוני אב נכס‪ :‬מספר הנכס‪ ,‬סוג הנכס‪ ,‬גוש חלקה‪,‬‬
‫שטח‪ ,‬בעלות‪ ,‬מיקום‬
‫ניהול מחירי להשכרה למ"ר לפי מטבע ברמת הנכס‬
‫(‪)Time Dependent‬‬
‫ניהול חוזי שכירות‪:‬‬
‫סטטוס התקשרות‪ ,‬תאריכים‪ ,‬אופציות‪ ,‬אנשי קשר‪,‬‬
‫מספר לקוח‪ ,‬תנאי מחיר‪ ,‬תנאי תשלום‪ ,‬אופן‬
‫התשלום‪ ,‬ערבויות‪.‬‬
‫ניהול תנאי מחיר סוגי הצמדות שונים ולוחות‬
‫תשלומים‬
‫ניהול סוגי ערבויות‬
‫‪M‬‬
‫קיים‬
‫נדרשת‬
‫התאמה?‬
‫ראה‬
‫מרשם‬
‫סכמתי‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪69‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪#‬‬
‫תהליך‬
‫‪3‬‬
‫כספים‬
‫(על בסיס‬
‫שם הפרוצדורה‬
‫‪.1‬‬
‫‪.8‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫פרוצדורות‬
‫קיימות‬
‫באופן שוטף‬
‫ותקופתי)‬
‫‪.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.6‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.8‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.13‬‬
‫‪.14‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.16‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.18‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪4‬‬
‫רכש‬
‫מדרג‬
‫ניהול אירועים לחוזה שכירות והתראות כגון‪ ,‬סיום‬
‫חוזה‪ ,‬פקיעת אופציה וכד'‪.‬‬
‫ניהול הגביה‪ :‬הפקת הודעת תשלום לשוכר‪ ,‬ריכוז‬
‫מצב חשבון לשוכר‪ ,‬קבלת תשלום (צ'קים‪ ,‬מזומן‪,‬‬
‫העברה) הפקת חשבונית מס‪/‬קבלה‪.‬‬
‫ניהול פיגורים‪ :‬דוח פיגורים‪ ,‬הפקת מכתבי פיגורים‪,‬‬
‫הודעות תשלום לשוכר‪ ,‬הודעות מצב חשבון‪ ,‬חיוב‬
‫ריבית פיגורים‬
‫תשלומים נוספים בגין רישוי עסקים וחיובי ארונה‬
‫הפקה אוטומטית של חיובים תקופתיים כגון‪ :‬דמי‬
‫ניהול‪ ,‬אחזקה‪ ,‬חשמל‪ ,‬מים וכד'‪.‬‬
‫מערכת כספים אינטגרטיבית‪ ,‬כל פעילות לוגיסטית‬
‫תבצע התחייבות או רישום בספרים (כמובן רק‬
‫פעולות שיש להם משמעות ב הנה"ח)‬
‫קליטת ממשקים חיצוניים – שכר עבודה חילן‪ ,‬דוח‬
‫אקסל להעתיק לספרים‬
‫למערכת אישור מרשות המיסים כמערכת חשבונאית‬
‫מורשית‬
‫ניהול אינדקס חשבונות עם קודי מיון עם אופציות‬
‫קיימות ועתידיות‬
‫ניהול פקודות יומן אוטומטיות ע"ס תהליכים‬
‫לוגיסטיים‬
‫רישום תנועות יומן ידניות בהתאם לאפיון מדוקדק‬
‫מול הנה"ח) יצירת פקודות יומן עתידיות‪ ,‬התראות‬
‫על כרטיסי הוצאה לשלם והוצאות מראש והעברה‬
‫לפי הנדרש‪ .‬העתקות של פקודות יומן קבועות‪-‬‬
‫אוראנג וכו'‬
‫התאמת כרטיסים‬
‫ניהול ממשק לקליטת דפי בנק וביצוע התאמות בנק‬
‫אוטומטיות או ידניות‬
‫ניהול חייבים – ניהול חשבונות לקוח‬
‫קבלת תקבולים בקופה והפקת חשבונית מס‪/‬קבלה‬
‫‪,‬העברת חשבונית מס רגילה להנהלת חשבונות‪,‬‬
‫בדיקת רציפות חשבוניות ותעשה באופן אוטומטי‬
‫ותהיינה התראות על אי העברה‬
‫התאמות קופה‬
‫ניהול קופה קטנה‬
‫הפקדה אוטומטית של כל הממסרים (בכל אמצעי‬
‫התשלום) לפני זמני פירעון יומי (טיפול בצ'קים דחויים‬
‫והפקדתם)‬
‫ניהול גביה מלקוחות‬
‫ניהול הלוואות שהחברה לוקחת‬
‫ניהול הלוואות שהחברה נותנת‬
‫ניהול זכאים‬
‫מחולל דוחות לדוחות מהותיים המטופלים ברמה‬
‫חודשים רבעונית ושנתית כמו דוח רווח והפסד‪,‬‬
‫דוחות מע"מ כולל קישור ל‪PCN-‬‬
‫ניהול בטחונות וערבויות סגירה אוטומטית של יתרות‬
‫מע"מ תשומות ועסקאות לכרטיס מרכז והכנת דוח‬
‫מע"מ‬
‫מערכת דוחות כספים (כהגדרתה בחוק)‬
‫‪ .11‬מערכת דוחות החברה (התחום הכספים כמקובל‬
‫בחברה כיום – יאופיין במסגרת האפיון המפורט)‬
‫‪ .1‬דרישת רכש והזמנת עבודה מפרויקטים‬
‫‪ .1‬דרישת רכש והזמנת עבודה לשירותים‬
‫קיים‬
‫נדרשת‬
‫התאמה?‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫נדרשת‬
‫התאמה‬
‫למצב‬
‫קיים‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪70‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪#‬‬
‫תהליך‬
‫‪1‬‬
‫מכרזים‬
‫ידניים‬
‫ומקוונים‬
‫(מכרז‬
‫ומכרז‬
‫זוטא)‬
‫‪6‬‬
‫ניהול‬
‫חוזים‬
‫מדרג‬
‫שם הפרוצדורה‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.6‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.8‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.13‬‬
‫‪.14‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.16‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.18‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.13‬‬
‫‪.14‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.16‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.18‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.31‬‬
‫‪.31‬‬
‫‪.31‬‬
‫‪.33‬‬
‫אישור אלקטרוני של דרישות והזמנות רכש‬
‫חסימת דרישת רכש‪/‬הזמנת רכש במקרה של חריגה‬
‫מתקציב‬
‫בקשה להצעת מחיר לספקים מוסמכים לפי תחומים‬
‫שליחת הבקשה במייל או בפקס מתוך המערכת‬
‫‪ ,‬קבלת הצעת מחיר בפורמט אלקטרוני וקליטתם‬
‫במערכת‪ ,‬אופציה להזנה ידנית של הצעות המחיר‬
‫דוח השוואת תוצאות בין הצעות בפורמט שיוגדר‬
‫הזמת רכש ע"ס ההצעה הנבחרת‬
‫שליחת הזמנת רכש חתומה אלקטרונית במייל או‬
‫בפקס מתוך המערכת‬
‫קישור הזמנות רכש לפרויקטים לצורך איסוף עלויות‬
‫בפעילויות השונות‬
‫דוחות על הזמנות רכש פתוחות והזמנות שחורגות‬
‫מזמני האספקה שנקבעו‬
‫הזנת אישור ביצוע ידנית או בצורה ממוכנת‬
‫אימות חשבוניות‪ ,‬קביעת טולרנטיים לחסימה‬
‫יצירת הוראות תשלום‪ ,‬חתימה אלקטרונית על‬
‫הוראות התשלום‬
‫תשלומים באמצעות מס"ב ‪ ,‬צ'קים או העברה‬
‫בנקאית‬
‫ניהול מקדמות ומעקב אחר קיזוזים‬
‫מתן אפשרות לעצור תשלומים‬
‫ניהול חשבונות חלקיים‬
‫ניהול ערבויות‬
‫ניהול תשלום מס במקור מול שלטונות המס‬
‫ניהול ערבויות וקישורם לחוזה‪ ,‬לפרויקט או לנכס‪,‬‬
‫ניהול סוגי ערבויות שונים‪ ,‬תשלום חשבונות לפי תנאי‬
‫ערבות‪ ,‬הפקת מכתבים לבנק ולגורמים מטפלים‪,‬‬
‫התראה על ערבויות שעומד לפוג תוקפם‬
‫יצירת כתבי כמויות מתוך המערכת‬
‫הזנת מענה ע"י הספקים בצורה מקוונת‬
‫הגדרת מכרז כולל תיאור‪ ,‬סטטוס‪ ,‬תנאי מחיר‬
‫הגדרת קבלנים משתתפים‬
‫אפשרות לקבל הצעת מחיר בצורה מקוונת‬
‫ניהול משקולות וקריטריונים לבחירת ההצעה‬
‫הפקת דוחות השוואה‬
‫בחירת ההצעה הזולה‬
‫הגדרת חוזה מול קבלן ‪ /‬קבלן משנה‬
‫הגדרת כל תנאי ההתקשרות בחוזה כולל אבני דרך‪,‬‬
‫שיטת תשלום בטחונות וכד‬
‫קבלת התראות לפי תאריכי תוקף ואופציות‪.‬‬
‫קיים‬
‫נדרשת‬
‫התאמה?‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫מערכת‬
‫פרויקט‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪M‬‬
‫‪71‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.4‬נספח ד' – סקר תהליכי עבודה מרכזיים בחברה‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫פרק זה מתאר מצב קיים אשר נידרש להיתמך בתהליכים החדשים ובפונקציות השונות‬
‫של המערכת החדשה‪.‬‬
‫רצף הפעולות הנדרש הינו בהתאם לתהליכי העבודה המתוארים בפרק הקודם‪ ,‬אולם על‬
‫המאיין (בעת האפיון מפורט) לוודא כי נשמרת הפונקציונאליות הדרושה והמתוארת בפרק‬
‫זה‪ ,‬במערכת החדשה‪.‬‬
‫בכל המקומות בהם מופיעה מערכת האכסון (ארכיון) ‪ DOT COM‬של חומר סרוק‪ ,‬נדרש‬
‫במערכת החדשה פתרון מערכתי בו ישמר החומר הסרוק תחת הפרויקט (עדיפות לקישור‬
‫מהפרויקט לארכיון) ולא במערכת נפרדת‪.‬‬
‫תהליך ניהול פרוייקט באגף ההנדסה‬
‫‪.2.3.0‬‬
‫‪.6.3.1.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫כללי‬
‫‪.1.3‬‬
‫‪.1.4‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪.1.6‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪.1.8‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪.1.11‬‬
‫‪.1.11‬‬
‫‪.1.11‬‬
‫‪.1.13‬‬
‫‪.1.14‬‬
‫‪.1.11‬‬
‫‪.2‬‬
‫ייזום פרויקט‬
‫מועברת פנייה מעיריית ת"א לסמנכ"לית ההנדסה‬
‫ההתקשרות בין הצדדים מתחילה לאחר העברת הפנייה (בין החברה לעיריית ת"א)‬
‫סמנכ"לית ההנדסה מעבירה בקשה לפרוגרמה מהעירייה‪ ,‬כאשר החברה אחראית להשלמת‬
‫המידע בפרוגרמה‬
‫בהמשך להגשת הפנייה‪ ,‬העירייה מעבירה תקציב ראשוני לסמנכ"לית הנדסה‬
‫לאחר קבלת הפרוגרמה והתקציב‪ ,‬סמנכ"לית ההנדסה מכינה מסמך ייזום (הנבנה בתבנית‬
‫קבועה)‪ ,‬הכולל‪ :‬מיפוי הנדסי וריכוז כלל בעלי העניין‬
‫במקביל מתבצע ציוות מנהל פרויקט שיהיה אחראי לבחירת המתכננים ולהתקשרות איתם‬
‫מנהל הפרויקט פונה למספר מתכננים‪ ,‬הנמצאים במאגר הספקים‪ ,‬ומקבל הצעות מחיר‬
‫מנהל הפרויקט משייך את טבלת המתכננים לתיקיית הפרויקט (כיום מתבצע ב – ‪)Doc Point‬‬
‫עם קבלת הצעות המחיר‪ ,‬נבחרת ההצעה אחת לביצוע ומאושרת ע"י סמנכ"לית ההנדסה‬
‫בהמשך‪ ,‬ההצעה מועברת לאישור מנכ"ל‬
‫אם ההצעה לא מאושרת‪ ,‬אז ההצעה חוזרת חזרה למנהל הפרויקט עם התיקונים הנדרשים‬
‫לאחר אישור המנכ"ל‪ ,‬מתבצע חתימה בין הצדדים במשרדי החברה על גבי מסמך קשיח‬
‫לבסוף‪ ,‬מתבצע הליך של פתיחת חוזה לאחר החתימה במשרדי החברה‪.‬‬
‫פונקציונאליות‬
‫‪.2.1‬‬
‫כללי‬
‫‪ .1.1.1‬לאחר הפנייה מעיריית ת"א נפתח פרויקט שיקבל מספר חד ערכי במערכת‬
‫‪ .1.1.1‬לאחר מכן משתמשי המערכת יוכלו לבצע חיפוש במערכת ע"פ שם הפרויקט או מספרו‬
‫‪ .2.2‬להצעות המחיר יהיה פורמט קבוע אשר אינו ניתן לשינוי‪ ,‬המכיל‪:‬‬
‫מס' פרויקט (מספר קבוע חד ערכי המופק על ידי המערכת)‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫שם פרויקט‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫תאריך‬
‫‪.1.1.3‬‬
‫אחוז תשלום קבוע ברירת מחדל (הניתן לשינוי)‬
‫‪.1.1.4‬‬
‫בעת הזנת אחד מפרטי הפרויקט‪ ,‬יתרת הנתונים יוזנו בצורה אוטומטית ע"י המערכת‬
‫‪.2.3‬‬
‫בעת אישור הצעה‪ ,‬הצעת המחיר הנבחרת תעבור לרמה מעל (לדוגמא‪ :‬מסמנכ"ל למנכ"ל)‬
‫‪.1.3.1‬‬
‫במערכת החדשה צריכה להיות אפשרות לשליחת הצעות המחיר מהמערכת למנהלי‬
‫‪.1.3.1‬‬
‫הפרויקט החיצוניים‪.‬‬
‫‪ .2.4‬באם נדחית ההצעה‪ ,‬הצעת המחיר ‪ +‬הערות יוחזרו חזרה לרמה מתחת‬
‫‪ .2.5‬בכל עת ניתן יהיה לראות מה סטטוס הצעת המחיר‪ ,‬להלן הסטטוסים האפשריים‪:‬‬
‫‪72‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫בתהליך‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫ממתין לאישור ספק‪/‬מתכנן‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫ממתין לאישור סמנכ"לית הנדסה‬
‫‪.1.1.3‬‬
‫ממתין לאישור מנכ"ל‬
‫‪.1.1.4‬‬
‫‪ .2.6‬לכל מסמך יהיה קישור להצעות המחיר הקשורות אליו (כיום הקישור נעשה ע"י מערכת ה – ‪Doc‬‬
‫‪)Point‬‬
‫‪ .2.1‬בקובץ הצעות המחיר ניתן יהיה להוסיף מחיר לאחר הנחה והערה עבור מהות השינוי‬
‫‪ .2.1‬בעת פתיחת חוזה‪:‬‬
‫למשתמשים תהיה אפשרות לצפייה מתי נמסר החוזה לחתימה‬
‫‪.1.8.1‬‬
‫אפשרות למתן התראה לאחר זמן מסוים (שנקבע מראש במערכת) במידה והחוזה טרם‬
‫‪.1.8.1‬‬
‫נחתם‬
‫אפשרות למעקב אחר השינויים שנעשו במסמך (האפשרות תהיה רק למנכ"ל וסמנכ"ל)‬
‫‪.1.8.3‬‬
‫אפשרות לצפייה בחוזה החתום‬
‫‪.1.8.4‬‬
‫‪ .2.1‬בטבלת המתכננים יהיה קישור לקובץ הספקים שאליהם פנינו‬
‫הקישור הינו לטפסים הסרוקים שכיום נשמרים במערכת הארכיון (כדוגמת ה – ‪)Doc Point‬‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫בעת הזנת פרטי המתכנן אפשרות לבחירת ספק מתוך מאגר הספקים (ברירת מחדל)‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫למשתמשים תהיה אפשרות להסרה‪/‬הוספה של מתכנן לרשימת המתכננים במאגר‬
‫‪.1.1.3‬‬
‫הספקים‬
‫המערכת החדשה צריכה לתמוך בהעברת המידע על המתכננים מהמערכת הישנה‬
‫‪.1.1.4‬‬
‫למערכת החדשה‬
‫‪ .2.11‬אפשרות מהירה לצפייה בנתוני המתכנן‪:‬‬
‫‪ .1.11.1‬שם המתכנן‪ ,‬הצעת המחיר‪ ,‬הצעות מחיר קודמות בפרויקט הנוכחי ובפרויקטים נוספים‬
‫שביצע עם עזרה וביצרון‪ ,‬הערות)‬
‫‪ .1.11.1‬פירוט כלל הצעות המחיר במסמך‬
‫‪ .1.11.3‬ברגע שנוספת הצעת מחיר למערכת‪ ,‬המערכת צריכה להעביר (דרך המייל) את הצעת‬
‫המחיר למנהל הפרויקט‬
‫‪ .1.11.4‬כפתור אישור המסמך (לסמנכ"לית הכספים) שלאחר האישור המסמך עובר אוטומטית‬
‫לאישור מנכ"ל‬
‫לאחר אישור מנכ"ל‬
‫‪.2.11‬‬
‫‪ .1.11.1‬יועבר מייל עדכון לסמנכ"לית הנדסה ולמנהל פרויקט‬
‫‪ .1.11.1‬לא ניתן יהיה לשנות את הנתונים במסמך‬
‫‪ .1.11.3‬ניתן יהיה להוסיף מידע למתכננים המאושרים‬
‫יכולות המערכת‪:‬‬
‫‪.2.12‬‬
‫‪ .1.11.1‬במערכת תהיה אפשרות לשליחת קובץ הצעת מחיר למנהל הפרויקט החיצוני (מהתוכנה‬
‫דרך המייל)‬
‫‪ .1.11.1‬במערכת תהיה אפשרות צפייה בעדכוני עבר שבוצעו במסמך‬
‫‪ .1.11.3‬במערכת תהיה אפשרות להוספת תא עם פירוט על המתכנן (למשל בעיה עם מתכנן מסוים‬
‫בשל אי תשלום‪ ,‬ביצועי עבר וכו')‬
‫‪ .1.11.4‬ניתן יהיה לשלוח קבצים סרוקים מהמערכת לספקים (דרך המייל)‬
‫‪ .1.11.1‬למשתמשים צריכה להיות אפשרות לצפייה בשינויים שנעשו במסמכים המשותפים (שינויים‬
‫שהתבצעו מהכניסה האחרונה של המשתמש למערכת)‬
‫דוחות נדרשים מהמערכת‬
‫‪.2.13‬‬
‫‪ .1.13.1‬המערכת תפיק דוח על כל ספק (בשלב הצעות המחיר) הכולל‪:‬‬
‫‪ .1.13.1‬שם הספק‬
‫‪ .1.13.3‬הצעת הספק‬
‫‪ .1.13.4‬תאריך ההצעה‬
‫‪73‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.13.1‬היסטורית התקשרות‬
‫‪ .1.13.6‬תקציב‬
‫הרשאות‬
‫‪.2.14‬‬
‫‪ .1.14.1‬לא ניתן יהיה לחתום בשם המנכ"ל או סמנכ"לית ההנדסה‬
‫‪ .1.14.1‬לא ניתן יהיה לשנות‪ /‬להוסיף חתימה‬
‫‪ .1.14.3‬שינוי יהיה אפשרי רק ע"י המשתמש שחתם‬
‫‪ .1.14.4‬שינוי מסמך לאחר אישור ניתן יהיה רק ע"י מנכ"ל ו‪/‬או סמנכ"לית הנדסה‬
‫‪ .1.14.1‬לאחר השינוי יהיה רשום (שינוי הנעשה אך ורק ע"י מנכ"ל או סמנכ"לית הנדסה)‪:‬‬
‫מי שינה‬
‫‪.1.14.1.1‬‬
‫באיזה תאריך‬
‫‪.1.14.1.1‬‬
‫הצגת השינוי במסמך‬
‫‪.1.14.1.3‬‬
‫‪ .1.14.6‬לאחר אישור מנכ"ל לא ניתן יהיה לשנות את הספקים‪ .‬ניתן יהיה רק למלא את הנתונים‬
‫עבור הספקים המאושרים‬
‫‪ .1.14.1‬כיום המחלקה מונה ‪ 4‬מנהלי פרויקטים ומתאמת פרויקטים אחת‬
‫דגשים‬
‫‪.2.15‬‬
‫‪ .1.11.1‬בטבלת המתכננים\מתכננים יש לרשום את השם המתכנן? או ש ‪ +‬מלל קצר‬
‫‪ .1.11.1‬יש לאפשר פרוצדורה מוסדרת להעברת הרשאות למנהל פרויקט אחר (למשל‪ ,‬בעת מחלה‪,‬‬
‫חופשה וכו')‬
‫טופס בחירת מתכנן‬
‫‪.2.16‬‬
‫‪ .1.16.1‬הקדמה‬
‫טופס זה הינו טבלה ראשונית שבה מתעדים את כלל ההצעות המתקבלות (כיום‬
‫‪.1.16.1.1‬‬
‫מתבצע באקסל)‪ .‬הטופס מנוהל ע"י מנהל הפרויקט ומשמש בשימוש שוטף גם את‬
‫סמנכ"לית ההנדסה‪.‬‬
‫‪ .1.16.1‬הטופס מתחלק לשני חלקים‪:‬‬
‫‪ .1.16.1.1‬קבלנים וספקים‬
‫‪ .1.16.1.1‬מתכננים‬
‫‪ .1.16.3‬הטופס מכיל את כלל הצעות המחיר המתקבלות ומסודר לפי כל סוג מתכנן (אדריכל‪ ,‬ספק‬
‫וכו')‬
‫‪ .1.16.4‬מילוי הטופס מתבצע ע"י מנהל הפרויקט‬
‫‪ .1.16.1‬לאחר בחירת המתכננים ‪ ,‬הקובץ יכיל את העמודות הבאות‪:‬‬
‫‪ .1.16.1.1‬נושא‬
‫‪ .1.16.1.1‬חוזה מס' סימוכין‪ /‬הזמנת עבודה‬
‫‪ .1.16.1.3‬שם נותן השירות‬
‫‪ .1.16.1.4‬מהות העבודה‬
‫‪ .1.16.1.1‬סכום החוזה‬
‫‪ .1.16.1.6‬אופן התשלום‬
‫‪ .1.16.1.1‬הערות (מלל חופשי)‬
‫‪ .1.16.6‬פונקציונאליות‬
‫בשלב הראשון הקובץ יכיל את כלל ההצעות המתקבלות ויהיה ממוין לפי סוג המתכנן‬
‫‪.1.16.6.1‬‬
‫לאחר שנבחר המתכנן‪ ,‬שאר הצעות המחיר יוסרו ויוצגו רק ההצעות הנבחרות‬
‫‪.1.16.6.1‬‬
‫בכל עת צריכה להיות אפשרות במערכת לצפייה בהצעות המחיר שאינן מוצגות‬
‫‪.1.16.6.3‬‬
‫המערכת תתמוך בהזנת נתונים לקובץ ותיעוד המסמכים הרלוונטיים (הצעות מחיר‬
‫‪.1.16.6.4‬‬
‫סרוקות)‬
‫כיום הקבצים המצורפים מוזנים בלחיצת כפתור מהמייל לתוכנת ה – ‪,Doc Point‬‬
‫‪.1.16.6.1‬‬
‫המערכת החדשה צריכה לתמוך בשמירת קבצים מהמייל בצורה זהה כפי שנעשה‬
‫כיום‪.‬‬
‫‪ .1.16.1‬המערכת צריכה לקשר בין הקובץ לבין הפרויקט שעבורו נבחרו המתכננים‪.‬‬
‫‪74‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫שלב התכנון‬
‫‪.2.11‬‬
‫‪ .1.11.1‬כללי‬
‫שלב זה מתחיל לאחר החתימה עם כלל המתכננים בפרויקט‪ .‬כאשר בשלב זה כבר‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫ידוע מהו הסכום הכולל המאושר לביצוע ומהו התקציב לכל מתכנן‪ .‬כיום הזנת‬
‫הנתונים לגבי הסכומים המשולמים ולגבי החשבוניות מתבצעות ע"י מנהל הפרויקט‬
‫ומנוהלות בקובץ אקסל‪.‬‬
‫‪ .1.11.1‬המצב כיום ‪ -‬קובץ האקסל המכיל את הנתונים הבאים‪:‬‬
‫הסכום שהתקבל לתכנון ‪ +‬ביצוע‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫הסכום שהתקבל לתכנון ‪ +‬ביצוע ללא מע"מ‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫הסכום שנותר לניצול – תכנון וביצוע‪ ,‬שהינו הסכום ללא מע"מ ולאחר הפחתת‬
‫‪.1.11.1.3‬‬
‫העמלה של בחברה‬
‫בנוסף‪ ,‬קובץ האקסל מכיל את המידע הבא על המתכננים (המנוהל בטבלה)‪:‬‬
‫‪.1.11.1.4‬‬
‫שם נותן השירות‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫מהות העבודה‬
‫‪.1.11.1.6‬‬
‫מספר החשבון החלקי (המתאר את המספר האחרון של החשבונית שהתקבלה)‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫מספרי החשבוניות ממוספרים בסדר עולה החל מ‪.1-‬‬
‫‪.1.11.1.8‬‬
‫תאריך חשבון (התאריך של החשבונית האחרונה)‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫‪ .1.11.1.11‬מצטבר קודם (הסכום לפני החשבונית האחרונה)‬
‫‪ .1.11.1.11‬מצטבר נוכחי (לאחר החשבונית האחרונה)‬
‫‪ .1.11.1.11‬סה"כ לתשלום‬
‫‪ .1.11.1.13‬אחוז ניצול‬
‫‪ .1.11.1.14‬סטטוס‬
‫‪ .1.11.3‬חשבונות‬
‫כיום‪ ,‬קיימת תבנית קבועה של חשבונות אשר מועברת למתכננים‪ ,‬כאשר השינויים‬
‫‪.1.11.3.1‬‬
‫היחידים המתבצעים בין חשבון לחשבון הם‪ :‬הסכום לתשלום ותאריך החשבונית‪.‬‬
‫החשבונות הנ"ל מודפסות במשרדי החברה ונשלחות סרוקות למתכנן יחד עם יומן‬
‫‪.1.11.3.1‬‬
‫העבודה (קובץ המתקבל מהספק עצמו)‪.‬‬
‫לאחר הוצאת החשבון‪ ,‬מנהל הפרויקט מעדכן את הסכום המתקבל בקובץ האקסל‪.‬‬
‫‪.1.11.3.3‬‬
‫להלן עמודות בדוח תשלומים של מנהל הפרויקט‪:‬‬
‫‪.1.11.3.4‬‬
‫שם נותן השירות‬
‫‪.1.11.3.4.1‬‬
‫מהות העבודה‬
‫‪.1.11.3.4.1‬‬
‫חשבון חלקי מס'‬
‫‪.1.11.3.4.3‬‬
‫תאריך החשבון‬
‫‪.1.11.3.4.4‬‬
‫מצטבר קודם‬
‫‪.1.11.3.4.1‬‬
‫מצטבר נוכחי‬
‫‪.1.11.3.4.6‬‬
‫סה"כ לתשלום‬
‫‪.1.11.3.4.1‬‬
‫עיכבון‬
‫‪.1.11.3.4.8‬‬
‫סה"כ היקף עבודה‪ /‬חוזה‬
‫‪.1.11.3.4.1‬‬
‫‪ .1.11.3.4.11‬אחוז ניצול‬
‫‪ .1.11.3.4.11‬סטטוס‬
‫‪ .1.11.3.4.11‬הערות‬
‫‪ .1.11.4‬צורת העבודה‬
‫מנהל הפרויקט רושם את הסכום לתשלום‪ ,‬לאחר מכן המזכירה ממלאת את שאר‬
‫‪.1.11.4.1‬‬
‫פרטי החשבונית (פרטים קבועים לכלל החשבוניות של אותו ספק)‬
‫לאחר מכן המזכירה מעבירה את החשבונית הסרוקה יחד עם יומן העבודה למתכנן‬
‫‪.1.11.4.1‬‬
‫במקביל המזכירה מעבירה להנהלת החשבונות שמזינה את החשבונית למערכת‬
‫‪.1.11.4.3‬‬
‫לאחר מכן‪ ,‬החשבונית מועברת לסמנכ"לית ההנדסה‪.‬‬
‫‪.1.11.4.4‬‬
‫‪75‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.11.1‬פונקציונאליות‬
‫המערכת צריכה לתמוך בהזנת פרטים לטבלה בצורה המתבצעת כיום‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫בעת הזנת הסכום לביצוע ע"י מנהל הפרויקט המערכת תציג‪:‬‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫את הסכום כולל מע"מ‬
‫‪.1.11.1.1.1‬‬
‫את הסכום הנותר לביצוע לאחר עמלת עזרה וביצרון‬
‫‪.1.11.1.1.1‬‬
‫כאשר ברירת המחדל הינה ‪ ,4%‬ותהיה ניתנת לשינוי‬
‫‪.1.11.1.1.3‬‬
‫בעת הזנת החשבונית לטבלה המערכת תמספר בצורה אוטומטית את‬
‫‪.1.11.1.3‬‬
‫החשבוניות‪:‬‬
‫לאחר הזנת סכום התשלום למערכת‬
‫‪.1.11.1.3.1‬‬
‫המערכת תציג את הסכום הנותר לתשלום עבור כלל הפרויקט‬
‫‪.1.11.1.3.1‬‬
‫המערכת תציג את הסכום הנותר לתשלום עבור אותו ספק‬
‫‪.1.11.1.3.3‬‬
‫המערכת תציג את אחוז הניצול מהתקציב‬
‫‪.1.11.1.3.4‬‬
‫למשתמש תהיה אפשרות לגשת לחשבוניות הסרוקות לפי פרויקט ולפי מתכנן‬
‫‪.1.11.1.4‬‬
‫המסמכים הסרוקים ישמרו לפי פרויקטים‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫הצגת סטטוס החשבונית במסך המשתמש (שולם‪ ,‬ממתין לתשלום וכו')‬
‫‪.1.11.1.6‬‬
‫המערכת תשמור ארכיון עבור פרויקטים שהסתיימו‬
‫‪.1.11.1.1‬‬
‫דוח מרוכז על כל פרויקט הכולל‪:‬‬
‫‪.1.11.1.8‬‬
‫כל הצעות המחיר מכל הספקים (קבלן‪ ,‬אדריכל וכו')‬
‫‪.1.11.1.8.1‬‬
‫חשבונות מצטברים עד כה‬
‫‪.1.11.1.8.1‬‬
‫אחוז ניצול מהתקציב‬
‫‪.1.11.1.8.3‬‬
‫הצגת התקציב המאושר‬
‫‪.1.11.1.8.4‬‬
‫‪ .1.11.6‬המערכת תידרש להפיק‪ ,‬דוח על כל פרויקט הכולל‪:‬‬
‫‪ .1.11.6.1.1‬הוצאות מצטברות וכלל החשבוניות‬
‫‪ .1.11.6.1.1‬אחוז ניצול מהתקציב‬
‫סטטוס פרויקט‬
‫‪.1.11.6.1‬‬
‫‪ .2.11‬הרשאות‬
‫‪ .1.18.1‬שינוי נתונים בחשבונית יתאפשר רק למנהל הפרויקט האחראי על הפרויקט‬
‫‪ .1.18.1‬הגבלת תאריכי החשבונית (בהתאם לקריטריונים של ממנהל הפרויקט)‬
‫‪ .1.18.3‬הוצאת הודעת שגיאה עבור סכום הגבוה מ – ‪₪ 11,111‬‬
‫‪ .2.11‬דגשים‬
‫‪ .1.11.1‬המערכת תקלוט ותקשר לפרויקט בצורה אוטומטית את מספר החשבונית בהנה"ח‬
‫‪ .1.11.1‬מענה פרוצדוראלי כאשר המע"מ משתנה ( איך המערכת תתמוך בכך? ויכולת המערכת‬
‫לעדכן את המע"מ באופן אוטומטי)‬
‫‪ .3‬דוחות סטטוס לפרויקטים‬
‫‪ .3.1‬הקדמה‬
‫‪ .3.1.1‬דוחות תקציב ניהול פרויקט‬
‫‪ .3.1.1‬דוחות סטטוס כיום‪:‬‬
‫לסמנכ"לית הנדסה – אשר מכיל את כלל הפרויקטים‪.‬‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫למנהל הפרויקט – אשר מכיל את הפרויקטים עליהם הוא אחראי‪.‬‬
‫‪.3.1.1.1‬‬
‫‪ .3.1.3‬כיום דוחות הסטטוס ממולאים בצורה ידנית בהתאם לשינויים‪.‬‬
‫‪ .3.1.4‬עמודות דו"ח סטטוס פרויקטים‪:‬‬
‫מס'‬
‫‪.3.1.4.1‬‬
‫שם הפרויקט‬
‫‪.3.1.4.1‬‬
‫מזמין העבודה‬
‫‪.3.1.4.3‬‬
‫היקף כספי משוער (כולל תקורות)‬
‫‪.3.1.4.4‬‬
‫אישור פרויקט שנתקבל‬
‫‪.3.1.4.1‬‬
‫מפקח‬
‫‪.3.1.4.6‬‬
‫קבלן מבצע‬
‫‪.3.1.4.1‬‬
‫‪76‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.3.1.4.8‬‬
‫‪.3.1.4.1‬‬
‫‪.3.1.4.11‬‬
‫‪.3.1.4.11‬‬
‫‪.3.1.4.11‬‬
‫תוקף ערבות‪ /‬ביטוח‬
‫אבני דרך ‪ +‬לו"ז‬
‫כללי‬
‫דגשים משכית‬
‫הנחיות לפיקוח‬
‫‪ .3.2‬פונקציונאליות‬
‫‪ .3.1.1‬המערכת צריכה לאפשר גישה מהירה לדוחות הסטטוס‬
‫‪ .3.1.1‬המערכת צריכה לדעת לשאוב נתונים מדוחות הסטטוס של מנהלי הפרויקטים לדוח הסטטוס‬
‫של סמנכ"לית ההנדסה‪ ,‬בהתאם לדרישות סמנכ"לית הנדסה‬
‫‪ .3.3‬הרשאות‬
‫‪ .3.3.1‬הגישה לדוח הסטטוס של סמנכ"לית ההנדסה תהיה רק לסמנכ"לית ההנדסה‬
‫‪ .3.3.1‬לסמנכ"לית ההנדסה תהיה גישה לדוח הסטטוס של מנהלי הפרויקטים‬
‫‪77‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫תרשים יזום פרויקט – מצב קיים‬
‫קבלת פנייה מעיריית‬
‫תל אביב‬
‫עדכון המנכ"ל‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫קבלת תקציב ראשוני‬
‫מהעירייה‬
‫בחירה‪ ,‬מינוי ואישור‬
‫מפקח‬
‫מינוי מנהל פרויקט‬
‫פתיחת תיק פרויקט‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫סטאטוס ‪3‬‬
‫הכנת(ע‪.‬ב‪ ).‬מסמך‬
‫יזום לפרויקט‬
‫הכנת רשימת מתכננים‬
‫(מנהל הפרויקט)‬
‫קבלת פרוגרמה‬
‫מהעירייה‬
‫פרוצדורה לקבלת‬
‫היתרים‬
‫קבלת הצעות מתכננים‬
‫(מנהל הפרויקט)‬
‫לא‬
‫עדכון הצעות‬
‫המתכננים‬
‫אישור סמנכ"ל‬
‫הנדסה?‬
‫כן‬
‫ממתין לאישור‬
‫ע"י מנכ"ל‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫סטאטוס ‪4‬‬
‫לא‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫אישור מנכ"ל‬
‫הנדסה?‬
‫כן‬
‫הוצאת הזמנת עבודה‬
‫למתכננים‬
‫חתימת חוזים עם‬
‫מתכננים‬
‫מו"מ ואישור‬
‫המתכננים‬
‫סטאטוס ‪6‬‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫‪78‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.2.3.6‬‬
‫תהליכים באגף התחדשות עירונית‬
‫(יזמות ופיתוח)‬
‫‪.6.3.2.1‬‬
‫‪.1‬‬
‫יזום פרויקט שיפוץ מול הקבלן‬
‫שלבי הפרויקט‬
‫שלב הפניה‪:‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪ .1.1.1‬התהליך מתחיל מפניה של נציגות הבניין למחלקת שיפוץ (אחד משלושת "מנהלי תיק")‬
‫בבקשה לקבלת מידע על תהליך שיפוץ‪ .‬מנהלי התיקים מנחים לביצוע אסיפת דיירים‬
‫(מסבירים‪ ,‬מייצרים פרוטוקולים‪ ,‬לעיתים גם מצטרפים) העת פתיחת הפנייה יש לסרוק‬
‫ולהצמיד לפרויקט כל מידע והתכתבות בין הדיירים לחברה או מסמכים קונקרטיים ורלוונטיים‬
‫לפרויקט‪.‬‬
‫‪ .1.1.1‬מנהל התיק מגדיר את הנכס (לפי כתובת) ‪ -‬כתובת הנכס מגדירה גם את אזור הנכס‬
‫(כתובת גוש וחלקה)‬
‫‪ .1.1.3‬מנהל התיק מתעד את הפניה (תאריך‪ ,‬שם‪ ,‬טלפון והיסטוריית התקשרות) ומצמיד מסמכים‬
‫נוספים לתיק‪.‬‬
‫‪ .1.1.4‬שינוי סטטוס‪" :‬פניית דיירים"‬
‫‪ .1.1.1‬במידה ועברו למעלה משבועיים‪ ,‬על מנהל התיק להתעדכן אם בוצעה אסיפת דיירים‬
‫שלב פתיחת תיק‪:‬‬
‫‪.1.2‬‬
‫‪ .1.1.1‬על נציגות הבניין להעביר למנהל התיק‪ :‬פרוטוקולים חתומים (נדרש רוב) ודמי רצינות‬
‫‪ .1.1.1‬מנהל התיק מעדכן על קבלת הפרוטוקולים וקבלת הכספים‬
‫‪( .1.1.3‬במצב הקיים היום יש צורך ‪ ,‬לאחר קבלת הפרוטוקולים והכספים מהנציגות‪ ,‬מנהל התיק‬
‫שולח בקשה לאחראי המחשוב לפתיחת ‪).doc-point‬‬
‫‪ .1.1.4‬מופנית ליועמש בקשה להכין מסמך תיאום ציפיות בין הנציגות לחברה המבהיר את מחויבות‬
‫עזרה וביצרון מול הנציגות‪.‬‬
‫‪ .1.1.1‬שינוי סטטוס‪" :‬פתיחת תיק"‬
‫שלב מינוי מהנדס ‪:‬‬
‫‪.1.3‬‬
‫‪ .1.3.1‬מנהל התיק שולח למנהלת מחלקת שיפוצי בתים המלצה למינוי מתכנן‪.‬‬
‫‪ .1.3.1‬מנהלת מחלקת שיפוצי בתים פונה במייל לוועדת שיפוצים בבקשה למינוי מתכנן מתוך‬
‫מאגר‪ .‬הוועדה עונה במייל על בחירתה הוועדה מאשרת מינוי המתכנן או לא‪.‬‬
‫‪ .1.3.3‬מנהל התיק מעדכן את שם מתכנן הנבחר‪ ,‬מדפיס את הדו"ח‪ ,‬מעביר למנהלת מחלקת‬
‫שיפוצי בתים לחתימה ולאחר מכן מעדכן את תאריך המינוי‪ .‬באחריות מנהל התיק לעדכן את‬
‫סטאטוס טופס ועדת שיפוצי בתים" ולהוציא אותו לסבב חתימות‪.‬‬
‫‪ .1.3.4‬שינוי סטטוס‪" :‬הכנת מפרט – מסירה ומינוי מתכנן‬
‫שלב הכנת כתב כמויות ‪:‬‬
‫‪.1.4‬‬
‫‪ .1.4.1‬על המהנדס הנבחר ליצור קשר עם נציגות הבניין ולהגיש כתב כמויות בפרק זמן של עד‬
‫שבועיים‪ .‬כתב הכמויות כולל את מפרט הפעולות הנדרשת ואומדן עלויות‪.‬‬
‫‪ .1.4.1‬לאחר הגשת כתב הכמויות(כיום ממערכת הרמדור) מתחיל שלב הפיקוח בפוריקט‪.‬‬
‫‪ .1.4.3‬מנהל התיק מתעד‪:‬‬
‫‪ .1.4.3.1‬תאריך הגשת כתב הכמויות ‪ ,‬סקיצות ותמונת הבניין לפני השיפוץ‪.‬‬
‫‪( .1.4.3.1‬כיום מופק במערכת רמדור)‪ -‬כתב הכמויות (בפורמט מוגדר) בכפוף למפרט הטכני של‬
‫החברה‪.‬‬
‫‪ .1.4.3.3‬הצמדת כתב הכמויות והמפרט הטכני לתיק הפרויקט (כיום ארכוב ב‪PDF -doc-point‬‬
‫וכתב כמויות)‬
‫‪ .1.4.4‬שינוי סטטוס‪" :‬הכנת מפרט – החזרה" (אפשר לשנות ל‪" :‬קבלת כתב כמויות")‬
‫‪79‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .1.4.1‬כמו כן‪ ,‬מנהל התיק מעביר לנציגות הבניין את כתב הכמויות לאישורם‪.‬‬
‫שלב הצעות מחיר מקבלנים‪:‬‬
‫‪.1.5‬‬
‫‪ .1.5.1‬לאחר אישור כתב הכמויות‪ ,‬עזרה וביצרון מפרסמת באינטרנט לדיירים רשימת קבלנים‪.‬‬
‫עליהם לבחור ‪ 8‬קבלנים לקבלת הצעות מחיר (הדיירים רשאים להציע קבלן משלהם)‪.‬‬
‫‪ .1.5.1‬מנהל התיק ממלא טופס הצעות מחיר ומגיש למנהלת מחלקת שיפוצי בתים ומתעד ב‪doc-‬‬
‫‪.point‬‬
‫‪ .1.1.3‬מנהלת התיק מפיקה (כיום ממערכת הרמדור) את כתב הכמויות (שנשמר קודם) ומפיצה ל‪8‬‬
‫הקבלנים במייל בקשה להצעות מחיר עבור כתב הכמויות והמפרט הטכני‪.‬‬
‫‪ .1.1.4‬על הקבלנים להגיש בתוך שבועיים למנהלת התיק הצעות מחיר במייל במערכת הרמדור –‬
‫נט ובמעטפה ומעבירה זאת לוועדת השיפוצים‪.‬‬
‫‪ .1.1.1‬שינוי סטטוס‪" :‬החזרת הצעות"‬
‫שלב השוואת הצעות מחיר ובחירת קבלן‪:‬‬
‫‪.1.6‬‬
‫‪ .1.6.1‬בוועדת השיפוצים פותחים את ההצעות ומסננים הצעות שהן ‪ 11%‬מעל או מחת לאומדן‬
‫(שהוגדר קודם ע"י המהנדס)‪.‬‬
‫‪ .1.6.1‬מנהלת התיק מכינה טבלת השוואה של ההצעות (קבלן‪ ,‬מחיר וכדו')‪ ,‬במערכת הרמדור‪,‬‬
‫מדפיסה‪ ,‬ומעבירה למנהל התיק‪.‬‬
‫‪ .1.6.3‬שינוי סטטוס‪" :‬טבלת השוואה – מסירה"‬
‫‪ .1.6.4‬מנהלי התיק מרכזים את כל החומר ושולחים מכתב לנציגות על הקבלן הזול ביותר‪ .‬כמו כן‪,‬‬
‫מנהל התיק שולח מכתב לקבלן הזול ביותר על היותו הזול ביותר‪ .‬ובנוסף‪ ,‬שולחים מייל לכל‬
‫הקבלנים בו מבשרים על ההצעה הזולה ביותר‪.‬‬
‫‪ .1.6.1‬שינוי סטטוס‪" :‬טבלת השוואה העברת הצעת מחיר לנציגות–"‬
‫‪ .1.6.6‬הקבלנים מתחילים מו"מ עם הנציגות שבסופה הנציגות בוחרת את הקבלן הנבחר‪.‬‬
‫‪ .1.6.1‬מילוי טופס לבחירת קבלן‬
‫שלב חתימת חוזה‪:‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪ .1.1.1‬לאחר בחירת הקבלן‪ ,‬יוציא מנהל התיק זימון במייל לחתימה חוזה שיפוץ בין הנציגות לקבלן‪.‬‬
‫‪ .1.1.1‬לקראת חתימת החוזה מנהל התיק יכין‪:‬‬
‫‪ .1.1.3‬חוזה שיפוץ (אחיד) בין הנציגות לקבלן (נציגות מול קבלן נבחר‪ ,‬מתבצע בעזרה וביצרון)‬
‫‪ .1.1.4‬דוח חוזה‪ -‬המופק ממערכת רמדור‪( -‬כתב כמויות)‬
‫‪ .1.1.1‬כל שינוי בדוח זה‪ -‬באישור המפקח‬
‫‪ .1.1.6‬המפקח שולח "תיק כחול" לאישור מינהל ההנדסה בעיריית תל אביב‪.‬‬
‫‪ .1.1.1‬חוזה הלוואה (בין הנציגות לעזרה וביצרון)‬
‫‪ .1.1.1.1‬בהינתן הקלדת כתובת‪ ,‬המערכת תחזיר דירוג של האזור (‪ )1-4‬כדי לדעת את גובה‬
‫ההלוואה שתינתן ע"י עזרה וביצרון לנציגות (בהתאם למידע שקיבלו בשלב מסירת‬
‫המידע)‪.‬‬
‫‪ .1.1.1.1‬מצב הלוואה – בו נתוני ההלוואה אשר נדרשים לחתום עליו המנכ"ל‪/‬סמנכ"ל‪ -‬טופס‬
‫פנימי‬
‫‪ .1.1.8‬שינוי סטטוס‪" :‬חוזה קבלן" לשלב איסוף כספים ‪ -‬פרויקט שיפוץ ממומן מכספי הלוואה‬
‫שנתנה העירייה לעזרה וביצרון ומכספי הדיירים (לעיתים ההלוואה לא מספיקה‪ /‬יש דיירים‬
‫שאינם מעוניינים לקחת הלוואה‪ -‬במקרה זה יילקחו גם צ'קים דחויים מהדיירים שישמרו‬
‫בעזרה וביצרון)‪:‬‬
‫‪ .1.1.1‬לאחר חתימת החוזה‪ ,‬נציגות הדיירים תחל באיסוף הכסף (חתימות על הוראות קבע –‬
‫לעזרה וביצרון)‪ -‬נדרש לפחות ‪.81%‬‬
‫‪( .1.1.11‬העירייה דורשת לקבל לפחות ‪ 81%‬מהכספים ‪ -‬עבור הנותרים‪ ,‬העירייה החלטה אם‬
‫להתחיל תהליך של הוצאה לפועל או תביעה‪).‬‬
‫‪ .1.1.11‬מנהל התיק מנהל רשימת איסוף כספים ברמה שמית (כולל סרבנים‪ -‬יפורט בתהליך "ניהול‬
‫סרבנים") מועבר לאישור סמנכ"ל‬
‫‪ .1.1.11‬שינוי סטטוס‪" :‬סיום איסוף כספים" (במערכת הנוכחית‪" :‬חתימת הסכם הלוואה")‬
‫‪80‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.2‬‬
‫צו תחילת עבודה‪:‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪ .1.8.1‬תחילת עבודה רק לאחר שיודעים היכן ‪ 111%‬מהכסף (כולל סרבנים)‪.‬‬
‫‪ .1.8.1‬כמו כן‪ ,‬לשם התחלת ביצוע נדרשים ‪:‬‬
‫‪ .1.8.3‬ביטוח‪ -‬תנאי מחייב‪ ,‬אותו יפיק מנהל התיק מתוך החוזה (מגיע חתום על ידי חברת הביטוח‬
‫מהקבלן)‬
‫‪ .1.8.4‬היתר שיפוץ ‪ -‬במקביל להחתמה החוזה‪ ,‬יש לפנות לסגן מנהל העיר לאישור הפרויקט‪.‬‬
‫לאחר חתימתו‪ ,‬מתקבל היתר שיפוץ לפרק זמן מוגדר‪.‬‬
‫‪ .1.8.1‬על הקבלן להעביר ערבות בנקאית לעזרה וביצרון (יפורט בתהליך "ניהול ערבויות")‬
‫‪ .1.8.6‬שינוי סטטוס‪" :‬התחלת ביצוע"‬
‫‪ .1.8.1‬ישנם כ ‪ 111‬תיקים פתוחים בו בעת‬
‫פונקציונאליות‬
‫כללי‬
‫‪.2.1‬‬
‫ניהול סוגי פרויקטים לכל סוג פרויקט‪ ,‬יוגדרו הסטטוסים הרלוונטיים אליו‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫ניהול נכסים על פי כתובות‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫ניהול סטטוסים בפרויקט‪ -‬תיעוד שינויים (זמן ושם משתמש)‪:‬‬
‫‪.2.2‬‬
‫פנית דיירים‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫פתיחת תיק‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫הכנת מפרט – מסירה (במקום מינוי מהנדס)‬
‫‪.1.1.3‬‬
‫הכנת מפרט – החזרה (במקום הכנת כתב כמויות)‬
‫‪.1.1.4‬‬
‫בקשה להצעות מהקבלנים‪ ,‬בחירת קבלן והפצה‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫החזרת הצעות מהקבלנים – התקבלו הצעות‬
‫‪.1.1.6‬‬
‫טבלת השוואה – מסירה (זה לא סטאטוס זה שלב)‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫טבלת השוואה – החזרה העברת הצעות מחיר שהתקבלו בחברה לנציגות‬
‫‪.1.1.8‬‬
‫חתימת חוזה‬
‫‪.1.1.1‬‬
‫קבלת כספים בחברה‬
‫‪.1.1.11‬‬
‫היתר מאושר‬
‫‪.1.1.11‬‬
‫התחלת ביצוע‬
‫‪.1.1.11‬‬
‫דו"חות‬
‫‪.2.3‬‬
‫דו"ח סטטוס– כמות ואחוזי פרויקטים לפי סטטוס‬
‫‪.1.3.1‬‬
‫עלות ממוצעת לשיפוץ בתים לפי אזור (צפון‪ ,‬דרום)‬
‫‪.1.3.1‬‬
‫כמות פניות בחודש‪ ,‬לעומת אותו חודש אשתקד‬
‫‪.1.3.3‬‬
‫ריכוז מצב פרויקט (כולל סטטוס‪ ,‬פרטי פרויקט וכו')‬
‫‪.1.3.4‬‬
‫דו"ח תקציב (תכנון מול ביצוע ומקורות )‬
‫‪.1.3.1‬‬
‫מעקב אחר סרבנים‬
‫‪.2.4‬‬
‫זרימת עבודה (‪ )work flow‬כולל סבב אישורים אלקטרוני‬
‫‪.1.4.1‬‬
‫קישור מסמכים לכל אחד משלבי העבודה‬
‫‪.1.4.1‬‬
‫מערכת התראות (‪ )SLA‬לניהול אירועים‪:‬‬
‫‪.1.4.3‬‬
‫‪ .1.4.3.1‬הגדרה של אירועים‪ ,‬מבוססי סטטוסים‬
‫‪ .1.4.3.1‬הגדרת חוקים‬
‫‪ .1.4.3.3‬רשימת תפוצה‬
‫‪ .1.4.3.4‬תוכן ההתראה‬
‫‪ .1.4.4‬דוגמאות‪:‬‬
‫‪ .1.4.4.1‬שבועיים לאחר פניה של דייר‪/‬נציגות – על מנהל התיק להתעדכן האם בוצעה אסיפת‬
‫דיירים‬
‫‪ .1.4.4.1‬שבועיים לאחר מינוי מהנדס ("הכנת מפרט – מסירה") – על מנהל התיק לקבל כתב‬
‫כמויות מהמהנדס‬
‫‪ .1.4.4.3‬שבועיים לאחר בחירת ‪ 8‬הקבלנים – על מנהלת מחלקת שיפוצי בתים לקבל את‬
‫הצעות המחיר‬
‫‪81‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.1.4.4.4‬‬
‫‪.1.4.4.1‬‬
‫חודש לאחר פרסום השוואת הצעות המחיר – על מנהל התיק להתעדכן אם טרם נבחר‬
‫קבלן‬
‫קבלת התראה מראש על תאריך תפוגה צפוי של ביטוח או היתר שיפוץ‬
‫תהליך סכמתי לתיאור ייזום פרויקט שיפוץ )מול נציגות הדיירים)‬
‫פניית נציגות הבניין‬
‫לקבלת מידע‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫ביצוע אספת דיירים‬
‫איסוף פרוטוקולים‬
‫ודמיי רצינות‬
‫שבועיים‪SLA-‬‬
‫‪ACUGH‬‬
‫פרוצדורה לקבלת‬
‫היתרים‬
‫חודש ‪SLA -‬‬
‫‪ACUGH‬‬
‫פתיחת תיק‬
‫תיעוד המסמכים‬
‫בחירה‪ ,‬מינוי ואישור‬
‫מהנדס‬
‫אישור כתב הכמויות ע"י‬
‫נציגות הבניין‬
‫הכנת מפרט וכתב‬
‫כמויות‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫סטאטוס ‪3‬‬
‫סטאטוס ‪4‬‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫העברה טבלת‬
‫השוואות לנציגות‬
‫(סטאטוס ‪)6‬‬
‫קבלת הצעות‬
‫(סטאטוס ‪)6‬‬
‫בקשה להצעות‬
‫(מרשימה של ‪)8‬‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫חתימת הנציגות חוזה‬
‫עם הקבלן‬
‫בחירת קבלן ע"י‬
‫בנציגות‬
‫משא ומתן עם‬
‫קבלנים‬
‫סטאטוס ‪8‬‬
‫סטאטוס ‪11‬‬
‫החלטה על ביצוע‬
‫ותביעת בסרבנים‬
‫הנפקת ביטוח‬
‫מהחוזה‬
‫(סטאטוס ‪)6‬‬
‫משוב מפקח משוב‬
‫קבלן‬
‫סיום איסוף כספים לפחות‬
‫‪ 81%‬מיח"ד‬
‫בדיקת תוקף ערבויות‬
‫הקבלן‬
‫תהליך ביצוע‪,‬‬
‫תעודת השלמה ‪,‬‬
‫שנת בדק‬
‫חתימה על חוזה‬
‫הלוואה (ע‪.‬ב‪).‬‬
‫קבלת היתר שיפוץ‬
‫(‪ )4‬התחלת‬
‫הפרויקט‬
‫ביצוע‬
‫סטאטוס ‪11‬‬
‫סטאטוס ‪11‬‬
‫‪82‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫תיאור ביצוע פרויקט שיפוץ (מול נציגות הבניין)‬
‫‪.1‬‬
‫כללי‬
‫‪ .1.3‬התהליך יכול להתחיל רק לאחר שהפרויקט מאושר לביצוע ומחייב‪:‬‬
‫‪ .1.3.1‬נדרש מנהל התיק לוודא כי היתר הבניה עדיין בתוקף‬
‫‪ .1.3.1‬במידה והיתר הבניה נגמר‪ -‬על מנהל התיק לבקש הארכת היתר מסגן מהנדס העיר‪.‬‬
‫‪ .1.3.3‬נדרש מנהל מרכז ביצוע לוודא כי הביטוח עדיין בתוקף‪.‬‬
‫‪ .1.3.4‬במידה וביטוח המסגרת נגמר‪ -‬על מנהל מרכז ביצוע לבקש הארכת ביטוח מהמפקח‪( .‬ייתכן‬
‫ובתהליך התנעת הפרויקט‪ ,‬פעילות "איסוף הכספים" של הנציגות‪ -‬תתעכב‪ ,‬כך שייתכן מצב בו‬
‫ההיתר והביטוח כבר אינם תקפים)‪.‬‬
‫‪.2‬‬
‫ניהול ערבות מסגרת (שנתית קבועה) קבלנים‪( :‬היום באחריות אחת ממנהלות התיקים)‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪.1.3‬‬
‫‪.1.4‬‬
‫‪.2.5‬‬
‫‪.3‬‬
‫בתחילת כל שנה בודקים האם לקבלת ערבות מסגרת‪ ,‬לפני התחלת ביצוע פרויקט‪ ,‬ייבדק כי‬
‫קיימת ערבות מסגרת של הקבלן עבור העבודה בחברה של כ ‪ 31‬אלף ‪( ₪‬להקטנת סיכון הדיירים)‬
‫מבוצע מעקב (ממוכן במערכת הפרויקט) אחר תוקף הערבות‬
‫עם השלמת הפרויקט על הקבלן להמציא ערבות בדק בסכום של ‪ - 4%‬שהיא ערבות למהלך שנת‬
‫הבדק (ניתן חצי בערבות בנקאית וחצי בצק אישי של הקבלן)‬
‫לאחר קבלת האישורים‪ ,‬יחל הקבלן בביצוע העבודה‪.‬‬
‫שלבי ביצוע הפרויקט‪:‬‬
‫‪ .1.1.1‬הקבלן מבצע את העבודה‬
‫‪ .1.1.1‬פעמיים בשבוע מגיע המפקח לבחון את טיב העבודה ולחתום על יומן עבודה‬
‫‪ .1.1.3‬מדי חודש (ביצוע פרויקט חלקי)‪:‬‬
‫‪ .1.1.4‬יוציא הקבלן חשבון (חלקי) עד ה ‪ 1‬לחודש ויעבירה למפקח‪.‬‬
‫‪ .1.1.1‬המפקח יצרף לחשבונית ‪ 8‬יומני עבודה עד ה ‪ 11‬לחודש ויעביר למנהל מרכז הביצוע‪.‬‬
‫‪ .1.1.6‬לאחר מכן‪ ,‬יוכל מנהל מרכז הביצוע להוציא דרישה לתשלום‬
‫‪ .1.1.1‬מנהל מרכז ביצוע יחתום על החשבון החלקי‪.‬‬
‫ניהול תשלומים (לקבלנים)‬
‫‪ .3.1‬מנהל מרכז הביצוע יעביר את החשבון החלקי החתום להנהלת החשבונות‬
‫‪ .3.1‬הנהלת החשבונות מבקשת הלוואה מהבנק ומקבלת כסף עבור נציגות הדיירים (לנציגות הדיירים‬
‫חשבון בנק ו\או חותמת של הנציגות)‬
‫‪ .3.3‬נציגות הדיירים תאשר את עבודת הקבלן ותשלם לו‪.‬‬
‫‪ .3.4‬סיום הפרויקט‪:‬‬
‫‪ .3.4.1‬הקבלן מודיע כי סיים את הפרויקט ובעקבות כך תתקיים פגישת מסירה בין הדיירים והקבלן‬
‫בנוכחות המפקח‬
‫‪ .3.4.1‬בעקבות הפגישה המפקח מפיק תעודת השלמה (מתוך החוזה) וחשבון סופי מועבר למנהל‬
‫מרכז ביצוע‪.‬‬
‫‪ .3.4.3‬מתקיימת פגישה מסירה‪ -‬המפקח עם הנציגות והקבלן – וחותמים על תעודת ההשלמה‬
‫‪ .3.4.4‬להוצאת החשבון הסופי נדרשת ערבות בנקאית מהקבלן (הערבות כוללת‪ :‬תוקף ‪-‬שנה מיום‬
‫תעודת ההשלמה‪ ,‬סכום ערבות‪ 4% -‬מסך הפרויקט‪ 1% :‬בנקאית‪ 1% ,‬צ'ק אישי)‬
‫‪ .3.4.1‬מנהל מרכז הביצוע יבקש מאחראי הערבויות את אישור קבלת הערבות‬
‫‪ .3.4.6‬מנהל התיק יעדכן במערכת כי התקבלה הערבות (ויתייק בכספת)‪.‬‬
‫ניהול סרבנים‪:‬‬
‫‪.4‬‬
‫כל בניין יכול לצאת לפועל שישנם לכל היותר ‪ 11%‬סרבנים‪.‬‬
‫‪.4.1‬‬
‫בתיק הפרויקט – נתונים אודות כל הדיירים ששילמו‪/‬משלמים ורשימת סרבנים ‪.‬‬
‫‪.4.1‬‬
‫‪83‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.4.3‬‬
‫‪.4.4‬‬
‫‪.4.1‬‬
‫‪.4.6‬‬
‫‪.4.1‬‬
‫‪.4.8‬‬
‫‪.4.1‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.13‬‬
‫‪.4.14‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.16‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.18‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.13‬‬
‫‪.4.14‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.16‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.18‬‬
‫‪.4.11‬‬
‫‪.4.31‬‬
‫‪.4.31‬‬
‫‪.4.31‬‬
‫‪.4.33‬‬
‫‪.4.34‬‬
‫תיק הסרבנים מועבר לרכזת הסרבנים והוא כולל את המסמכים הבאים ‪ :‬טופסי ייפוי כוח‪ ,‬טופס‬
‫התחייבות והצהרה‪ ,‬נסח טאבו‪/‬ארנונה‪ ,‬פרוטוקול‪ ,‬אופן חישוב עלויות השיפוץ ומסמכים נוספים‬
‫הרלוונטים לטיפול בסרבנים (תכתובות וכו‪'.‬‬
‫בנוסף‪ ,‬עבור כל סרבן קיים טופס עם פרטיו ומדוע הינו סרבן ‪.‬‬
‫עם קבלת תיק הסרבן מעודכנים פרטיו בטבלת אקסל סרבנים ובתוכנת המג'יק ‪.‬‬
‫רכזת הסרבנים מוציאה מכתב דרישת תשלום לסרבנים – תוך ‪ 11‬יום‪.‬‬
‫תיעוד הוצאת הדרישה בדוק פוינט‪ ,‬בתיק סרבנים ובאקסל‪.‬‬
‫במידה ולא התקבל תשלום‪ ,‬מנסה גם טלפונית‪.‬‬
‫במידה ועדיין לא התקבל תשלום‪ ,‬תיק הסרבנים עובר לטיפול עורך דין (מתוך מאגר)‪.‬‬
‫תיעוד העברת תיק הסרבנים לטיפול עו"ד בדוק פויינט‪ ,‬כולל עדכון טבלת האקסל‪.‬‬
‫עם קבלת התיק‪ ,‬מוציא עו"ד מכתב דרישת תשלום שני‪.‬‬
‫במידה והחוב לא משולם‪ ,‬עו"ד תובע את הסרבן ‪.‬‬
‫כאשר עו"ד מקבל כסף מהסרבן‪ ,‬הוא מעבירו לרכזת הסרבנים‪ ,‬אשר מעדכנת הסטטוס בדוק‬
‫פוינט‪ ,‬באקסל ובמג'יק‪.‬‬
‫אישור קבלת הכספים מועבר גם לידיעת מנהל מרכז ביצוע‪ ,‬וחוב הסרבן מוחזר לקרן הסרבנים‪.‬‬
‫כאשר במהלך ביצוע פרויקט שיפוץ מנהל מרכז הביצוע נוכח כי חסרים לו כספים לתשלומים עבור‬
‫הקבלן הוא פונה לרכזת הסרבנים‪.‬‬
‫רכזת הסרבנים פונה לקרן הסרבנים (שבניהול החברה) לקבלת הסכום הנדרש‪.‬‬
‫כאשר מתקבל אישור הנהלת חשבונות על קבלת הכספים מקרן הסרבנים‪ ,‬רכזת הסרבנים‬
‫מעדכנת את טבלת האקסל וטבלת "קרן הסרבנים" המופיעה בדוק פויינט‪.‬‬
‫כאשר הסרבן משלם את חובו‪ ,‬מוחזר הכסף לקרן הסרבנים‪.‬‬
‫הערה‪ :‬בד"כ עו"ד גובים את עלות שכר הטרחה מהחייבים‪ .‬במקרים חריגים‪ ,‬מועברת בקשת‬
‫אישור למנכ"ל לתשלום שכ"ט ע"ח עו"ב‪ .‬כל תשלום שכ"ט ע"ח עו"ב ילווה במכתב פשרה לוועדת‬
‫הפשרות‪.‬‬
‫כל בניין יכול לצאת לפועל שישנם לכל היותר ‪ 11%‬סרבנים (אם יש יותר מ ‪ 11%‬עדיין ניתן לצאת‬
‫מהפרויקט אבל המימון יהיה רק עבור ‪.)11%‬‬
‫בתיק הפרויקט – נתונים אודות כל הדיירים ששילמו‪/‬משלמים ורשימת סרבנים‬
‫עבור כל סרבן קיים טופס עם פרטיו‪ .‬ומדוע הינו סרבן‪.‬‬
‫אחראית הסרבנים מוציאה מכתב דרישה לסרבנים לתשלום – תוך ‪ 11‬יום‪.‬‬
‫תיעוד הוצאת הדרישה בדוק פוינט‪ ,‬בתיק סרבנים ובאקסל‪.‬‬
‫במידה ולא התקבל תשלום‪ ,‬מנסה גם טלפונית‬
‫במידה ועדיין לא התקבל תשלום‪ ,‬תיק הסרבנים עובר לטיפול עורך דין (מתוך מאגר)‬
‫תיעוד העברת תיק הסרבנים לטיפול עו"ד‬
‫כאשר במהלך ביצוע פרויקט שיפוץ מנהל מרכז הביצוע נוכח כי חסר לו כספים לתשלומים עבור‬
‫הקבלן הוא פונה לאחראית הסרבנים‬
‫אחראית הסרבנים פונה לקרן הסרבנים (שבניהול החברה) לקבלת הסכום הנדרש‬
‫את הכסף מעבירה בחזרה למנהל מרכז ביצוע‬
‫אחראית הסרבנים מעבירה את החוב לקרן הסרבנים לעו"ד‬
‫עו"ד תובע את הסרבן‬
‫עו"ד מקבל כסף מהסרבן‪ ,‬מעביר לאחראית הסרבנים והאחרונה מחזירה את הסכום לקרן‪ .‬מתועד‬
‫בדוק פוינט ובאקסל‬
‫הערה‪ :‬בד"כ עלות שכר טרחה עו"ד גובים מהנתבעים‪ .‬אחרת מבקש מהמנכ"ל אישור לשלם את‬
‫שכר הטרחה (יתכן לאחר פשרה על שכר הטרחה)‪.‬‬
‫משובים‬
‫‪.5‬‬
‫מפקח מעביר משוב לדיירים על הקבל ועל עצמו‬
‫‪.1.1‬‬
‫המפקח ממלא משוב שלו על הקבלן‬
‫‪.1.1‬‬
‫‪84‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪.1.3‬‬
‫‪.6‬‬
‫המפקח מצרף צילומים ליפני ואחרי של הנכס‬
‫פונקציונאליות‬
‫‪.6.1.1‬‬
‫‪.6.1.1‬‬
‫‪.6.1.3‬‬
‫‪.6.1.4‬‬
‫‪.6.1.1‬‬
‫‪.6.1.6‬‬
‫‪.6.1.1‬‬
‫‪.6.1.8‬‬
‫‪.6.1.1‬‬
‫‪.6.1.11‬‬
‫‪.6.1.11‬‬
‫‪.6.1.11‬‬
‫‪.6.1.13‬‬
‫‪.6.1.14‬‬
‫‪.6.1.11‬‬
‫‪.6.1.16‬‬
‫‪.6.1.11‬‬
‫מעקב ביצוע לפי שלבים‬
‫מעקב אוטומטי אחר תוקף הביטוח‬
‫מעקב אוטומטי אחר תוקף היתר השיפוץ‬
‫מעקב אוטומטי אחר תוקף וגובה ערבויות הקבלנים‬
‫ניהול תשלום לקבלנים‬
‫מעקב סרבנים‬
‫מעקב צ‪.‬ת‪.‬ע‬
‫מעקב משובים‬
‫מעקב פנ"צ‬
‫מעקב בניינים בתהליך מידע (שיווק ‪ -‬קדם פרויקט)‬
‫מעקב שילוט‬
‫מעקב תקציב שיפוץ ומענקים לדרום‬
‫מעקב חוזים‬
‫מעקב מעליות‬
‫מעקב החלטות ועדת שיפוצים‬
‫מעקב מאגר ספקים (קבלנים ומפקחים)‬
‫מעקב תקציב ‪ -‬דו"ח תקציב (תכנון מול ביצוע ומקורות )‬
‫‪85‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫תרשים סכמתי לתיאור ביצוע שיפוץ (מול נציגות דיירים)‬
‫התחלת ביצוע‬
‫הפרויקט‬
‫פרוצדורה בקרת‬
‫ערבויות‬
‫חתימת המפקח על‬
‫יומן העבודה‬
‫אישור ע‪.‬ב‪ .‬לתשלום‬
‫חלקי‬
‫(סטאטוס ‪)6‬‬
‫אישור המפקח לתשלום‬
‫חלקי‬
‫ריכוז יומנים לחשבונית (ע"י‬
‫הקבלן))‬
‫תשלום חלקי‬
‫לקבלן‬
‫פרוצדורה הלוואה‬
‫מהבנק‬
‫העברה לתשלום‬
‫חלקי (הנה"ח)‬
‫‪+‬‬
‫כן‬
‫שמירה על יתרה של‬
‫‪ 4%‬בערבות‬
‫כן‬
‫תעודת השלמה‬
‫חשבון סופי‬
‫סטאטוס ‪31‬‬
‫פרוצדורה‬
‫שנת בדק‬
‫בדיקת טיב עבודה‬
‫המפקח\מהנדס)‬
‫(ע"י‬
‫ביצוע הפרויקט‬
‫(חשבון חלקי)‬
‫הפקת‬
‫תעודת השלמה‬
‫הפרויקט‬
‫הסתיים?‬
‫אישור‬
‫החשבון‬
‫הסתיים?‬
‫לא‬
‫לא‬
‫אישור לתשלום סופי‬
‫פגישת מסירה –‬
‫תעודת השלמה‬
‫‪86‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.3.2.2‬שנת בדק (קבלן מול הדיירים)‬
‫‪.1‬‬
‫כללי‬
‫‪ .1.1‬התאריך הקובע לשנת בדק הוא התאריך בו נחתמה "תעודת ההשלמה" (באחריות מנהל מרכז‬
‫ביצוע)‪.‬‬
‫‪ .1.1‬מדי חודש אחראית ערביות שולפת מהמערכת את רשימת כל הבניינים שבעוד ארבעה חודשים‬
‫נגמרת להם שנת הבדק (אחריות)‪.‬‬
‫‪ .1.3‬אחראית ערבויות מאמתת עבור כל בניין את פרטיו‪.‬‬
‫‪ .1.4‬אחראית ערבויות שולחת לכל הדיירים בקשה להעברת ליקויים‪ ,‬במייל ובדואר רשום‪ .‬במידה‬
‫והאחרון חוזר‪ ,‬יוצרת מנהלת מחלקת שיפוצי בתים קשר טלפוני‪.‬‬
‫ליקויים בשנת הבדק‪:‬‬
‫‪.2‬‬
‫‪ .1.1‬נציגות הדיירים תעביר רשימת לקויים מדויקת לאחראית ערבויות בדק‪.‬‬
‫‪ .1.1‬אחראית ערבויות בדק תעדכן את המפקח אשר יפעיל את הקבלן את הקבלן‬
‫‪ .1.3‬אחראית ערבויות בדק תישלח לבנק בקשה להארכת ערבות בדואר רשום‪.‬‬
‫‪ .1.4‬הקבלן חוזר לשלב "ביצוע פרויקט שיפוץ"‪.‬‬
‫בסוף שנת הבדק‬
‫‪.3‬‬
‫‪ .3.1‬במידה ואין ליקויים‪ ,‬אחראית ערביות בדק תבקש מהקבלן טופס שחרור ערבות חתום על ידי‬
‫הנציגות‪.‬‬
‫‪ .3.1‬עם קבלת טופס שחרור ערבות‪ ,‬תשוחרר הערבות בפועל‪.‬‬
‫‪ .3.3‬כמו כן‪ ,‬גם לאחר סיום שנת הבדק ייתכנו פניות דיירים על ליקויים לפנ"צ (מחלקת פניות הציבור)‪.‬‬
‫‪ .3.4‬במידה והליקויים הינם במסגרת האחריות‪ ,‬אחראית פניות הציבור תיידע את הקבלן והוא יבצע את‬
‫העבודה‪.‬‬
‫‪.4‬‬
‫פנ"צ (פניות הציבור)‬
‫‪.1‬‬
‫‪.6‬‬
‫כל הפניות ותלונות הציבור המגיעות למשרדי עו"ב מועברות למנהל מדור פנ"צ‪.‬‬
‫פניות הציבור כוללות פניות של דיירים במהלך שיפוץ‪/‬שנת בדק‪ ,‬פניות דיירים לאחר שנת בדק‪ ,‬פניות‬
‫מעת"א‪ ,‬ופניות שונות בנושאים כגון‪ :‬דיור בר השגה‪ ,‬מתחם התחנה‪ ,‬נכסים וכו'‪.‬‬
‫הפניות המתקבלות במדור מתועדות בכתב בטופס "קבלת תלונה מלקוח" ובטבלת אקסל פנ"צ (גם‬
‫במקרים בהם הפניה נעשתה באופן טלפוני)‪ .‬הפניות הפתוחות מתויקות בקלסר "פנ"צ פתוחות" עד‬
‫לסגירתן‪.‬‬
‫מנהל המדור מעביר תוך ‪ 14‬שעות‪ ,‬מרגע קבלת הפניה‪ ,‬עותק כתוב של הפניה לסמכות המקצועית‬
‫הרלוונטית לשם קבלת חוות דעת‪/‬התייחסות‪.‬‬
‫הסמכות המקצועית מעבירה חוות דעתה‪/‬התייחסותה בנוגע לפניה שהתקבלה תוך ‪ 11‬שעות (במקרים‬
‫בהם יש צורך בתאום פגישה בשטח‪ ,‬ייתכן עיכוב במענה)‪.‬‬
‫חוות הדעת‪/‬התייחסות הסמכות המקצועית מועברת לידיעת הפונה ע"י מנהלת פנ"צ או מי מטעמו‪.‬‬
‫במקרים חריגים‪ ,‬בהם הפניה היא בנושא שיפוצים‪ ,‬ומענה המפקח לא מתקבל על ידי הנציגות‪/‬הדייר‪,‬‬
‫והמחלוקת עומדת בעינה‪ ,‬נוכל להמליץ לנציגות הבית על משלוח מפקח נטרלי נוסף מטעמנו לשם קבלת‬
‫חוות דעת נוספת‪ .‬חוות דעתו תהיה סופית‪.‬‬
‫במקרים בהם יש צורך בקבלת נתוני שיפוץ נוספים‪ ,‬ניתן לבצע הזמנה בכתב של התיק הרלוונטי‬
‫מהארכיון (בתאום מנהל מרכז ביצוע)‪.‬‬
‫מנהל פניות הציבור מנהל מעקב שוטף אחר כל תהליך הטיפול בפניה ומתעד את כל התכתובת בנושא‪.‬‬
‫המעקב נעשה הן בטבלת אקסל פנ"צ והן ב"טופס קבלת תלונה מלקוח"‪ .‬התכתובות השונות מתועדות‬
‫בתוכנת הדוק‪-‬פויינט‪.‬‬
‫בתום הטיפול בתלונה מעודכן סטטוס הטיפול בטבלת האקסל וב"טופס קבלת התלונה" והתכתובת‬
‫הרלוונטית מועברת לתיוק בקלסר פניות ציבור (סגורים)‪.‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.8‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.11‬‬
‫‪.13‬‬
‫‪.14‬‬
‫‪ .15‬דרישות פונקציונאליות‬
‫‪ .11.1‬מערכת התראות אוטומטית אודות הבניינים אשר עתידה להסתיים בהם שנת הבדק בארבעת‬
‫החודשים הקרובים‬
‫‪87‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .11.1‬טופס ליקויים‬
‫‪ .11.3‬דו"ח תקציב (תכנון מול ביצוע ומקורות )‬
‫תרשים סכמתי לתיאור שנת בדק בפרויקט שיפוץ‬
‫מידי חודש‪ ,‬שליפת‬
‫רשימת הבניינים‬
‫שבעוד ‪ 4‬חודשים‬
‫מסתיימת שנת הבדק‬
‫בקשה מהדיירים‬
‫להעברת ליקויים (‪)6‬‬
‫העברה רשימת‬
‫הליקויים‬
‫כן‬
‫ביצוע תיקון כנדרש‬
‫ע"י הקבלן‬
‫הארכת ערבות‬
‫קבלן‬
‫האם יש‬
‫ליקויים?‬
‫לא‬
‫עדכון המפקח‬
‫והקבלן‬
‫לא‬
‫האם יש ליקויים?‬
‫סטאטוס ‪14‬‬
‫כן‬
‫סגירת התיק‬
‫הודעה לבנק על‬
‫שחרור הערבות‬
‫קבלת טופס שחרור‬
‫ערבות מהנציגות‬
‫‪88‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ .6.3.2.3‬יזום פרויקט תמ"א ‪31‬‬
‫‪ .3‬שלבים‬
‫שלב הפניה‪:‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪ 1.1.1‬התהליך מתחיל בהגשת פנייה לביצוע תמ"א ‪ 38‬מנציגות הבניין לעזרה וביצרון‪.‬‬
‫‪ 1.1.2‬מנהל מחלקת תמ"א ‪ 38‬מתעד את פרטי הפניה הראשוניים‬
‫‪ 1.1.3‬שינוי סטטוס‪" :‬פניית דיירים"‬
‫שלב פתיחת תיק‪:‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪ 1.2.1‬מנהל מחלקת תמ"א מעביר בחזרה לנציגות הבניין רשימת דרישות שבהן יצטרך לעמוד‬
‫(למשל‪ :‬מתן קומה לקבלן‪ ,‬הוספת מס' חניות וכו')‪ ,‬הדרישות נידונות עם דיירי הבניין ובמידה‬
‫ויש הסכמה ניתן להמשיך בתהליך ההתקשרות‪.‬‬
‫‪ 1.2.2‬לאחר אישור ראשוני על הדרישות‪ ,‬על נציגות הבניין לאסוף חתימות מ‪ 11% -‬מדיירי הבניין‬
‫ולהעביר למנהל מחלקת תמ"א עבור פתיחת התיק‪.‬‬
‫‪ 1.2.3‬במידה ויש הסכמה (חתימה) של ‪ 11%‬מהדיירים – שינוי סטטוס‪" :‬פתיחת תיק"‬
‫‪ 1.2.4‬במידה ואין אישור הסכמה של ‪ 11%‬מהדיירים – שינוי סטטוס‪" :‬סגירת פניה"‬
‫שלבי בדיקות התכנות‪( :‬מפה – שינוי סטטוס בעת התחלה ולא בסיום)‬
‫‪1.3‬‬
‫‪ 1.3.1‬מרגע שנפתח תיק‪ ,‬החברה מבצעת פעילות אינטנסיבית לבדיקת התכנות ראשונית של‬
‫הפרויקט (כשלושה חודשים)‪ ,‬כל הבדיקות הינן בבחינת ‪:GO/NO GO‬‬
‫‪ 1.3.2‬שינוי סטטוס‪" :‬בדיקת התכנות משפטית"‬
‫‪ 1.3.3‬החברה תבצע בדיקת התכנות משפטית (ע"י עו"ד של החברה)‬
‫‪ 1.3.4‬שינוי סטטוס‪" :‬בדיקת התכנות אדריכלית"‬
‫‪ 1.3.5‬החברה תבצע בדיקה אדריכלית (ע"י אדריכל של החברה)‬
‫‪ 1.3.6‬שינוי סטטוס‪" :‬בדיקת התכנות קונסטרוקטיבית"‬
‫‪ 1.3.7‬החברה תבצע בדיקה קונסטרוקטיבית (ע"י קונסטרקטור ממאגר הספקים של החברה)‬
‫‪ 1.3.8‬שינוי סטטוס‪" :‬בדיקת התכנות כלכלית"‬
‫‪ 1.3.9‬עזרה וביצרון תבצע בדיקה כלכלית (ע"י כלכלן‪/‬שמאי ממאגר הספקים של החברה)‬
‫שלב הצעות קבלנים‪:‬‬
‫‪1.4‬‬
‫‪ 1.4.1‬מנהל מחלקת תמ"א מערב את אחד ממנהלי התיקים ויעביר לו את תיק הפרויקט‬
‫‪ 1.4.2‬מנהל התיק יבקש ממנהלת האגף לבחור ‪ 3‬קבלנים עבור יציאה למכרז(מתוך מאגר)‬
‫‪ 1.4.3‬לאחר קבלת ‪ 3‬הקבלנים‪ ,‬מנהל התיק יפיץ להם את תיק הפרויקט‬
‫‪ 1.4.4‬שינוי סטטוס‪" :‬הצעות קבלנים" – אולי לשנות ל‪" :‬בקשת הצעות" כמו בשיפוצים‬
‫‪ 1.4.5‬על הקבלנים לעמוד בלו"ז המוגדר ע"י מנהל מחלקת תמ"א ובקריטריונים שנקבעו על מנת‬
‫שהצעותיהם יוכלו לעבור לדיירים‪.‬‬
‫שלבי משא ומתן‪:‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪ 1.5.1‬מנהל התיק יעביר לדיירים את הצעות הקבלנים‪.‬‬
‫‪ 1.5.2‬שינוי סטטוס‪ " :‬מו"מ עסקי מסחרי"‬
‫‪ 1.5.3‬הדיירים יקיימו אסיפת דיירים לצורך הצגת הצעות הקבלנים‬
‫‪ 1.5.4‬הדיירים ינהלו מו"מ עם הקבלנים לגבי דרישותיהם‬
‫‪ 1.5.5‬הדיירים יבחרו קבלן‬
‫‪ 1.5.6‬שינוי סטטוס‪" :‬מו"מ חוזי"‬
‫‪ 1.5.7‬לאחר שנבחר קבלן‪ ,‬והקבלן והדיירים הסכימו לעבודות אשר יבוצעו‪ ,‬ינוהל מו"מ חוזי במשרדי‬
‫החברה‪ :‬עו"ד הדיירים עם עו"ד הקבלן‪.‬‬
‫שלב החתמות דיירים‪:‬‬
‫‪1.6‬‬
‫‪ 1.6.1‬שינוי סטטוס‪" :‬החתמות דיירים"‬
‫‪ 1.6.2‬הקבלנים יקיימו אסיפת דיירים לחתימת חוזה מול הקבלן‬
‫‪ 1.6.3‬לדיירים נדרש רוב של ‪=( 66%‬רוב חוקי)‬
‫‪89‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫שלב בקשה להיתר ופניה למפקחת‪:‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪ 1.7.1‬במידה ויש רוב של ‪ 66%‬מהדיירים‪:‬‬
‫החברה תעמיד אדם אשר ילווה את הקבלן בהוצאת היתר‬
‫‪1.7.1.1‬‬
‫שינוי סטטוס‪" :‬בקשה להיתר" – (בדיעבד‪" -‬היתר מאושר" (כמו בשיפוצים)‬
‫‪1.7.1.2‬‬
‫במקביל הקבלן יכין תכניות מפורטות (עליהן תתבצע בקרה ע"י החברה)‬
‫‪1.7.1.3‬‬
‫הקבלן יוציא את היתר הבניה‬
‫‪1.7.1.4‬‬
‫שינוי סטטוס‪" :‬פניה למפקחת"‬
‫‪1.7.1.5‬‬
‫במקביל‪ ,‬תפנה החברה למפקחת עבור אישור יציאה לפרויקט עם הרוב שהושג‬
‫‪1.7.1.6‬‬
‫המפקחת תאשר את ביצוע הפרויקט‬
‫‪1.7.1.7‬‬
‫שלב התחלת ביצוע‪:‬‬
‫‪1.8‬‬
‫‪ 1.8.1‬החברה תעמיד מפקח לפיקוח על ביצוע העבודות‬
‫‪ 1.8.2‬שינוי סטטוס‪" :‬התחלת ביצוע"‬
‫ניהול ערבויות קבלנים‪:‬‬
‫‪1.1‬‬
‫‪ 1.9.1‬על הקבלן להעביר לחברה כסף עבור הבדיקות הראשוניות‬
‫‪ 1.9.2‬הקבלן משלם למפקח ולעו"ד אשר עומדים לרשות הדיירים באמצעות צ'קים דחויים אשר‬
‫יעביר לחברה והחברה תעביר למפקח ולעו"ד את הצ'קים במועד התשלום‬
‫‪ 1.11‬פונקציונאליות‬
‫‪ 1.11.1‬המערכת צריכה לשמור את פניות הדיירים‬
‫‪ 1.11.2‬המערכת צריכה לתמוך בהוצאת דוחות הכוללים‬
‫‪ 1.11.2.1‬דוח ניצול‬
‫‪ 1.11.2.2‬סטאטוס לדירקטוריון החברה‬
‫‪ 1.11.2.3‬חיתוכי מידע בהתאם לדרישה‬
‫‪ 1.11.3‬המערכת צריכה לתמוך בשינוי סטטוס פרויקט בהתאם להתקדמות‬
‫‪ 1.11.4‬גישה למנהל המחלקה לדף מסכם הכולל את כלל הפרויקטים (כיום אקסל)‬
‫‪ 1.11‬הרשאות‬
‫‪ 1.11.1‬מחלקת תמ"א ‪ 38‬מונה ‪ 3‬אנשים‬
‫‪ 1.11.2‬למנהל המחלקה צריכה להיות הרשאה מלאה לממשקים הקשורים למחלקה‬
‫‪ .2‬מכרזים‬
‫‪ 1.1‬תיאור התהליך‬
‫‪ 2.1.1‬תהליך זה הינו דרך יצירת הקשר בין הקבלן לבין החברה‬
‫‪ 2.1.2‬ההתקשרות נעשית במסמך וורד בין הקבלן לבין החברה‪ ,‬בשילוב של עו"ד חיצוני‬
‫‪ 2.1.3‬בתחילת הפרויקט מתקבל אישור פרויקט (ביטוח ‪ +‬ערבות)‪ ,‬שרק לאחריו ניתן להמשיך‬
‫בתהליך ההתקשרות‬
‫‪ 2.1.4‬במהלך ההתקשרות בין הצדדים הקבלן מעביר כתב כמויות (בפורמט ‪ SKL‬שכיום נשמר‬
‫במערכת ה”רמדור”)‬
‫‪ 2.1.5‬כיום החתימות על המסמכים נשלחות בפקס‪ ,‬כך ניתן לראות את אישור הקבלה‬
‫‪ 2.1.6‬חתימת החוזה והחוזה המקורי נסרקים ונשמרים במערכת ה – ‪Doc Point‬‬
‫‪ 2.1.7‬יומני העבודה של הקבלנים נסרקים אחת לחודש ונשמרים במערכת ה – ‪Doc Point‬‬
‫מתווה לתהליך שיפוץ מיבנה לשימור‬
‫‪1.1‬‬
‫‪ 2.2.1‬מסלול השיפוץ והשימור הינם תהליכים דומים למעט‪:‬‬
‫‪ 2.2.1.1‬במסלול שימור יש מענק הניתן לבעל הנכס והחברה מסייעת להגיש את המסמכים לבעל‬
‫הנכס בלבד‪.‬‬
‫‪ 2.2.1.2‬השימור נעשה על פי מפרטי עיריית תל אביב לשימור‪.‬‬
‫‪ 2.2.2‬מתקיים שלב מקדים מול עיריית תל אביב שכולל‪:‬‬
‫‪ 2.2.2.1‬מינוי אדריכל שימור (מחייב סיווג מתאים במאגר ספקים)‬
‫‪ 2.2.2.2‬הכנת תיק תיעוד הכולל מצב הנכס ושרטוט החזיתות שלו‪.‬‬
‫‪ 2.2.2.3‬אישור התיק תיעוד על ידי רפרנט השימור בעירייה‬
‫‪90‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪ 2.2.2.4‬קביעת פגישה עם המפקח‪ ,‬הדיירים ונציגי העירייה בשטח להכנת "תיק כחול" עם הוראות‬
‫השיפוץ‪.‬‬
‫‪ 2.2.2.5‬העברת כל החומר למהנדס הדיירים להכנת כתב הכמיות והמפרט הטכני בדומה לתהליך‬
‫השיפוצים‪.‬‬
‫פונקציונאליות‬
‫‪1.3‬‬
‫‪ 2.3.1‬על המערכת החדשה לתמוך בפורמט ‪SKL‬‬
‫‪ 2.3.2‬המערכת צריכה לנהל גרסאות מסמכים‬
‫‪ 2.3.3‬המערכת צריכה להציג סטטוס ברמת אבני דרך למנהל הפרויקט‬
‫‪ 2.3.4‬בנוסף‪ ,‬צריכה להיות עמודה לרישום הערות עבור כל אבן דרך‬
‫דוחות‬
‫‪1.4‬‬
‫‪ 2.4.1‬דוח כולל על כל הפרויקטים‪ ,‬המכיל מס' הערות‬
‫‪ 2.4.2‬דו"ח תקציב (תכנון מול ביצוע ומקורות )‬
‫אופציה‬
‫‪1.1‬‬
‫‪ 2.5.1‬תמיכה בחתימה דיגיטלית לניהול ממוחשב על ידי המערכת‬
‫הערות לתרשים‬
‫‪ .34‬הוצאת צו תחילת עבודה בהמשך לקבלת טופסי ביטוח בפועל‪ ,‬תשלום שילוט והיתר שיפוץ בתוקף‪.‬‬
‫‪ .31‬ערביות ביצוע (מסגרת) של הקבלנים יבדקו אחת לשנה במערכת הממוחשבת‪ .‬במידה וההתערבויות אינם‬
‫בתוקף יש לעקב תשלומים לקבלן‪.‬‬
‫‪ .36‬יש מנגנון לקבלת תשלום מהדיירים לחברה כעמלה בהתאם לשלבים של הפרויקט (נדרש מעקב תשלומים)‬
‫‪ .31‬בעת פתיחת תיק יש לייחד מקום לפרטי הנציגות וכל הדיירים הפועלים מול החברה‪.‬‬
‫‪ .38‬בפרויקט זה יפעלו מנגנוני משוב בדומה לפרויקט שיפוץ רגיל (משוב קבלן ומושב מפקח)‬
‫‪91‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫תרשים סכמתי לתיאור ייזום פרויקט תמ"א ‪31‬‬
‫ביצוע אספת דיירים‬
‫איסוף פרוטוקולים חתומים‬
‫לא‬
‫פניית נציגות הבניין‬
‫לקבלת מידע‬
‫יש ‪11%‬‬
‫הסכמה?‬
‫ליקויים?‬
‫סטאטוס ‪3‬‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫כן‬
‫(‪ )4‬פתיחת תיק תיעוד‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫תהליך בחירה ומינוי‬
‫מפקח‬
‫בדיקת היתכנות‬
‫‪ .1‬משפטית‬
‫סגירת הפנייה של‬
‫הדירים‬
‫לא‬
‫יש ייתכנות?‬
‫‪ .1‬אדריכלית‬
‫‪ .3‬קונסטרוקטיבית‬
‫‪ .4‬היתכנות כלכלית‬
‫כן‬
‫העברה לנציגות את‬
‫ההצעות להחלטה‬
‫חתימה על חוזה‬
‫הלוואה‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫סטאטוס ‪6‬‬
‫הכנת תיק פרויקט‬
‫(מפרט וכתב כמויות)‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫סטאטוס ‪4‬‬
‫אישור הנציגות‬
‫הפצת תיק פרויקט ל‬
‫‪ 3‬קבלנים‬
‫בקשה לבחירת ‪8‬‬
‫קבלנים מהמאגר‬
‫משא ומתן עם הקבלנים‬
‫(דיירים)‬
‫מינוי עו"ד לדיירים‬
‫מהמאגר‬
‫סטאטוס ‪1‬‬
‫בחירת קבל‬
‫ומו"מ חוזי‬
‫לא‬
‫יש ‪66%‬‬
‫הסכמה?‬
‫כן‬
‫בקשה להיתר שיפוץ‬
‫וערבויות הקבלן(‪)3‬‬
‫איסוף ‪ 81%‬מהכסף‬
‫קבלת היתר שיפוץ‬
‫(סטאטוס ‪)11‬‬
‫פנייה למפקחת‬
‫)סטאטוס ‪)11‬‬
‫סטאטוס ‪8‬‬
‫סטאטוס ‪13‬‬
‫יציאה לפרויקט‬
‫מינוי מפקח‬
‫אישור יציאה לפרויקט‬
‫‪92‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬
‫‪93‬‬
‫הוכן על ידי רן וייס ‪Run4u -‬‬
‫מרס ‪5102‬‬