Lav en faktura med Winfinans.NET

Winfinans
Lav en faktura
Denne vejledning gennemgår de ting man normalt skal gøre, når man
laver en faktura. Fremgangsmåden kan også anvendes til at oprette
Et salgstilbud eller en salgsordre. Vejledningen kan også i stor udstrækning
anvendes i forbindelse med oprettelse af købsordrer/købsfaktura.
Inden du starter.....
Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige
fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet.
Debitor/Kunde
Kunder skal være tilknyttet en debitorgruppe, som bestemmer, hvordan
debitorposter bogføres i regnskabet. Indstillinger af debitorgrupper finder du
Under Indstillinger -> Adresser -> Debitorgrupper.
En debitorgruppe skal som minimum indeholde et navn, nummer, tilknyttes en
samlekonto i kontoplanen og det skal markeres, hvis kunder i gruppen ikke skal
opkræves moms ved fakturering. Vælg <Opret ny> i listboksen for at oprette en
ny gruppe.
Se mere om de ikke her beskrevne indstillinger på debitorgrupper under hjælp i
programmet.
Varer / Varenumre
Når du laver en faktura, skal du anvende et varenummer på hver varelinje. Du
behøver ikke flere varenumre, da du bare kan rette varelinje teksten og prisen
på hver varelinje. Et varenummer skal være tilknyttet en varegruppe.
Varegruppen bestemmer hvor salg m.v. bliver bogført i regnskabet.
1
Winfinans
Hvis du ønsker at får fordelt virksomhedens omsætning på flere finanskonti,
skal du som minimum oprette det samme antal varenumre og varegrupper.
Opret de varer / varenumre du vil anvende ved fakturering inde du begynder at
lave en faktura.
Varegruppe
Varer skal være tilknyttet en varegruppe, som bestemmer, hvordan varesalg
bogføres i regnskabet. Indstillinger af varegrupper finder du
Under Indstillinger -> Lager -> Varegrupper.
En varegruppe skal som minimum have et nummer, et navn og der skal
gemmes de konti i kontoplanen, hvor varesalg og rabatter ønskes bogført.
Der skal også tages stilling til, om der faktureres med excl. moms priser, der
tillægges moms på faktura eller der anvendes priser incl. Moms, hvor momsen
trækkes ud af prisen på fakturaen.
Se mere om de ikke her beskrevne indstillinger på varegrupper under hjælp i
programmet.
Moms på fakturaer
Når der faktureres - beregnes moms på følgende måde:
Hvis kunden tilhører en debitorgruppe, hvor der skal beregnes moms,
anvendes momsindstillingerne / momskoden på de varesalgs- og rabatkonti,
der er gemt på varegruppen.
2
Winfinans
Opret faktura
Find menupunktet Handel -> Salg -> Åbne fakturaer.
Klik på
for at oprette en tom faktura.
Oplysninger, der gælder
For Fakturaen.
Tilknyt kunde/
Fakturaadresse
Hvis du vil lave en faktura til en ny kunde, klik da på
for at oprette den nye
kunde.
Nu åbnes et tomt adressekort, hvor kundens grundoplysninger kan indtastes:
Kontonummeret bliver automatisk tildelt, men kan ændres hvis det ønskes.
Når oplysningerne er indtastet, klik på
for at gemme oplysningerne og
vende tilbage til fakturaen. Luk vinduet for at fortryde kundeoprettelsen.
Det er ikke nødvendigt men praktisk som minimum at gemme kundens navn og
adresse. Kunden bliver automatisk tilknyttet den debitorgruppe, der har den
laveste gruppekode. Det kan ændres på fanebladet generelt, hvis det ønskes,
når adressekortets første side er gemt.
3
Winfinans
Tilknyt
Leveringsadresse
Fakturaadresse tilknyttes automatisk som leveringsadresse. Hvis levering skal
ske til en anden ny adresse, åbn adressevalgbilledet på
vælg da fanebladet
Leveringsadresser / Vælg leveringsadresser. Ny leveringsadresse kan oprettes
her på samme måde som fakturaadresse oprettes. Når ny leveringadresse er
oprettet, skal adressevalgbilledet opdateres og leveringsadressen kan vælges.
Faneblad
Vælg Leveringsadr.
Her kan søges mellem alle adresser i systemet, og de enkelte adresser
Kan tilknyttes som mulige leveringsadresser til den aktuelt valgte
faktureringsadresse. Markér med flueben og skift direkte til faneblad
leveringsadresser.
Faneblad
Leveringsadresser
Her vælges den adresse, der skal være leveringsadresse til den aktuelle
ordre/faktura. Der vælges mellem de adresser, der er tilknyttet
faktureringsadressen på fanebladet Vælg Leveringsadr. .
Søg efter adresse i
Adresseregistret
Hvis en allerede eksisterende adresse skal tilknyttes en faktura som
fakturaadresse eller leveringsadresse, er der følgende muligheder:
A. Hvis du kender kundens kundenummer indtastes det i indtastningsfeltet.
Du kan også indtaste en del af kundens navn. Hvis systemet genkender
een adresse på baggrund af denne indtastning tilknyttes kunden direkte.
B. Hvis systemet ikke entydigt kan identificere kunden –
Udfyld det hvide søgefelt med en del af kundens navn og klik på
. (Uden mus : skriv del af kundenavn – tryk på TAB. Nu sættes fokus på
og et tryk på mellemrumstangenten vil åbne den nedenfor viste oversigt)
Nu vises en liste med de adresser, der indeholder den søgte
Søgestreng:
4
Winfinans
Anvend tabulatortasten til at flytte fokus gennem listen og vælg en adresse ved
at trykke på mellemrumstangenten.
Luk søgevinduet for at fortryde søgningen og lukke listen uden at anvende
nogen af adresserne.
Klik på knappen Returner med adresse eller tryk Enter på tastaturet for at
overføre de valgte oplysninger til tilbud/ordre/faktura.
På fanebladet Vælg leveringsadr. Vælges de adresser, der skal kunne
anvendes som leveringsadresser i forbindelse med den valgte fakturaadresse.
I toppen af vinduet vælges om, adresseudvælgelsen tager udgangspunkt i
leveringsadressen eller i fakturaadressen.
Se flere oplysninger om denne skærms funktioner i hjælp på skærmen.
Andre funktioner
Når fakturaadresse er valgt i det viste billede kan man via faneblade søge efter
leveringsadresse og kontaktperson som att. Person.
Her kan man også få direkte adgang til adressekort og kontaktpersonkort og
det er muligt at oprette nye adresser/kontaktpersoner.
Tilføj Kontaktperson
I feltet Att. kan navnet på en kontaktperson indtastes direkte. Hvis der allerede
findes en kontaktperson på adressen kan den fremsøges ved at klikke på
udfor Att. Feltet.
Salgssted
Salgssted knytter fakturaen til en standard faktureringsmåde (print, e-mail eller
elektronisk faktura) og et print layout. Feltets værdi kan gemmes på kundens
adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye
fakturaer.
Klar(R)
Feltet anvendes i Winfinans DT og har ingen egentlig funktion i Winfinans.net.
Kan internt anvendes til markering.
5
Winfinans
Afsluttet(D)
Feltet anvendes til at markere, at den aktuelle ordre/faktura er afsendt – enten
elektronisk eller via e-mail som vedhæftet .pdf dokument. Når der afsendes fra
ordre/fakturaoversigt udsendes kun ordrer/fakturaer, der ikke har markeringen,
og i forbindelse med udsendelse fra oversigterne sættes markeringen. Hvis
markeringsfeltet i oversigten over linjerne med ordrer/fakturaer markeres, så
markeres kun ikke tidligere afsendte ordrer/fakturaer til afsendelse. Hvis der
afsendes inde fra ordren/fakturaen, sættes markeringen ikke automatisk, men
den kan sættes manuelt, hvis det ønskes.
Uden moms
Hvis kunden skal faktureres uden tillæg af moms, markeres
feltet.
Hvis en bestående kunde, der tilhører en debitorgruppe, hvor der ikke skal
tillægges moms, tilknyttes fakturaen, vil feltet fremtidigt automatisk blive
udfyldt.
Ordrenummer
Ordrenummer udfyldes automatisk i henhold til opsat ordrenummer interval.
Der tildeles ikke ordrenummer til en faktura, men kun til en ordre.
General faneblad
Datoer på faktura
Ordredato, leveringsdato og fakturadato tildeles d.d. på en nyoprettet faktura.
Datoerne kan ændres – enten ved direkte at indtaste datoer eller ved at klikke
på linket og vælge dato på kalenderen.
Betalingsdato
Betalingsdato beregnes i henhold til de registrerede betalingsbetingelser på
fakturaen. Datoen kan ændres efterfølgende til en valgfri dato, men hvis
fakturadatoen eller betalingsbetingelser efterfølgende ændres, beregnes en ny
betalingsdato og feltets værdi ændres til den nye dato.
Ext reference
Et felt der udfyldes på den enkelte faktura. Oplysningerne udprintes på faktura.
Ved afsendelse af faktura til offentlige kunder som OIO-XML anvendes dette
felt til Interne konteringsoplysninger.
Rekvisition
Her indtastes evt. Rekvisitionsnummer, der udprintes på faktura. Ved
afsendelse af faktura til offentlige kunder som OIO-XML anvendes dette felt
også til rekvisitionsnummer.
Int. Ref.
Er den bruger i databasen, som den aktuelle brugeradgang anvender. Med
dette felts indhold kan man opdele fakturaer på forskellige brugere.
E-mail adresse
Hvis det er opsat på kunden, hvem der skal have tilsendt faktura via e-mail,
Vises her de(n) e-mail adresse, som systemet vil sende til.
6
Winfinans
EAN
Her indtastes det EAN lokationsnummer, som en elektronisk faktura som f.eks.
OIO-XML faktura skal sendes til. Feltets værdi kan gemmes på kundens
adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye
fakturaer.
Sælger
Her vælges en sælger på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens
adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye
fakturaer. Sælgerfeltet anvendes til dannelse af sælgerrapportering.
Kategori
Fakturaer kan tilknyttes forskellige kategorier, som man selv har oprettet.
Denne funktion kan anvendes ved fremfinding af fakturaer. Hvis man f.eks. har
afdelinger i flere byer, kan bynavnet anvendes, så man i de enkelte afdelinger
kan vælge alene at arbejde med fakturaer lavet i den aktuelle afdeling.
Valuta
Her vælges den valuta, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan
gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på
kundens nye fakturaer.
Kurs
Der vises den anvendte kurs på fakturaen.
Prisliste
Her vælges den prisliste, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan
gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på
kundens nye fakturaer.
Betaling
Her vælges den betalingsbetingelse, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets
værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt
automatisk på kundens nye fakturaer. Når betalingsbetingelse ændres vil
fakturaens forfaldsdato blive ændret i henhold til den valgte
betalingsbetingelse.
Faktura/kreditnota
Det kan vælges, om den oprettede faktura er en faktura eller det er en
kreditnota.
Husk at kreditnotaer opettes med positive antal på varelinjerne og positive
beløb.
Detail faneblad
Leveringsmåde
Her vælges den Leveringsmåde, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets
værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt
automatisk på kundens nye fakturaer.
7
Winfinans
Lev betingelser
Her vælges den Lev betingelse, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets
værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt
automatisk på kundens nye fakturaer.
Lager
Her vælges det lager, hvorfra varer trækkes, hvis man anvendes lagerstyring.
Betalingsmåde
Her vælges den Betalingsmåde, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets
værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt
automatisk på kundens nye fakturaer.
Oversæt rapporter til
Her vælges det sprog, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan
gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på
kundens nye fakturaer.
Kostcentre på faktura
Her vælges de kostcentre, som fakturaens omsætning og vareforbrug ønskes
tilskrevet. Funktionen anvendes bl.a. til afdelings- og projektregnskabsføring.
Kostcenterkoder kan fremsøges blandt bestående koder, hvis det ønskes.
Varelinjer
Tilføj varelinje
Hurtig indtastning
Anvend feltet til venstre for Tilføj varer .
Der dannes en varelinje med 1 stk og den gældende pris. Varelinjen kan
efterfølgende redigeres.
Valg /Søgning
Anvend funktionen Tilføj varer . Der åbnes et vindue, hvor der er mulighed for
enten at søge efter en vare eller man kan åbne en menu med udvalg.
Man kan skrive et antal ud for de ønskede varer i listen og når man taster Enter
eller klikke på knappen Til kladde, så overføres varelinjerne til fakturaen.
Udvalg foldes ud og vises ved at klikke på + ud for menu.
Vinduet lukker, når man forlader fanebladet Vis varer.
8
Winfinans
Rediger varelinier
De valgte varelinier vises på fakturaen og kan redigeres ved at klikke på
slettes ved at klikke på .
og
Felterne Antal, beskrivelse, pris og rabat kan redigeres på fanebladet Vis varer
.
Felterne Kostpris og Ekstra inf. Kan redigeres på fanebladet 2 .
Tekster på faktura
På fanebladet Tekst kan man indtaste tekst i to felter, der kan vises på
fakturaer og et internt notatfelt, der kun kan vises på ordren og derfor kun er til
intern brug.
Totaler
På fanebladet Totaler vises beregnede beløb incl. Moms.
Det kan anvendes til en kontrol af fakturaen inden den afsluttes, herunder en
kontrol af den beregnede moms.
Man kan her også tilføje en rabat, der gælder på hele fakturaen.
9
Winfinans
Andre funktionstaster
Funktionen lukker og afslutter fakturaen. Den kan herefter ikke ændres og kan
findes under Lukkede fakturaer. Bogføringsposter overføres til menupunktet
Regnskab -> Bogføring -> Kladde -> Indlæste bilag, hvorfra de kan bogføres og
registreringen af fakturaen er afsluttet.
Afsend inde fra ordre / faktura
Afsendelse af tilbud/ordre/faktura som vedhæftet fil via e-mail , når du er i gang
med at redigere en bestemt ordre.
Klik på ikonet for at forberede afsendelse af faktura som vedhæftet en e-mail i
pdf format.
Der vises nu følgende vindue, hvor de e-mail adresser, der er sat op til kunden
vises, og e-mailen kan afsendes ved at klikke på
.
De viste e-mail adresser, emne og e-mail tekst kan være gemt som standard
pr. salgssted. og de kan redigeres direkte i vinduet inden e-mail afsendes.
Afsend fra ordre/fakturaoversigt – rediger standardtekster på emails.
For at redigere standardteksterne udføres afsendelse fra
ordre/fakturaoversigten ved hjælp af funktionen Udskriv/mail markerede.
Ved markering af mindst én ordre/faktura med tilknyttet email adresse, kan
ikonet
ses , når der klikkes på Udskriv/mail markerede , og herefter vises
standardtekster, når der klikkes på
10
.
Winfinans
NB! Ved afsendelse af dokumenter fra tilbuds / ordre / faktura oversigter
afsendes direkte til de registrerede e-mail adresser uden mulighed for at
redigere e-mail adresser inden afsendelse.
Udskriv faktura som.pdf dokument på skærmen.
Fakturaen kan herefter udskrives på en printer, hvis det ønskes.
Vis hjælpesiden med info om sidens funktioner.
Alternativ ikon til kald af søgning. Anvendes med browseren Opera.
Slet faktura. Når en faktura slettes, fjernes alle kunde og vareoplysninger +
tekster fra fakturaen. Da fakturanummeret er taget af systemet kan den ikke
fysisk slettes, men den kan lukkes tom.
Knappen symboliserer funktionen Gem. Der gemmes de sidste rettelser på
fakturaen.
Bogfør fakturaer
Når en faktura lukkes dannes samtidig bogføringsposter, som placeres under
Regnskab -> Kladde -> fanebladet Indlæste bilag. Herfra kan de – hvis indstillinger er
Udført korrekt – bogføres, så de kommer i finans- og debitor/kreditor regnskabet, ved at
Aktivere knappen Bogfør. Alternativt kan posterne flyttes til kladden og borføres herfra.
Vær opmærksom på, at der kun behandles bilag der tilhører det regnskabsår, der er valgt
I listboksen øverst i kladden.
11