Lav faktura

Winfinans
Winfinans Small Business
Lav en faktura
Denne vejledning gennemgår de ting man normalt skal gøre, når man
laver en faktura. Fremgangsmåden kan også anvendes til at oprette
Et salgstilbud eller en salgsordre.
Inden du starter.....
Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige
fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet.
Nødvendigt opsæt
I Regnskabsmodulet
Inden du kan anvende Winfinans Small Business som faktureringsprogram,
skal følgende være oprettet i Regnskabsmodulet:
Opret dit eget firma:
Klik på Ret/opret markeret herover med rød ring.
Klik herefter på Opret firma, markeret herunder med rød ring.
1
Winfinans
Winfinans Small Business
Skriv navnet på dit firma og luk vinduet på det røde kryds.
Debitor/Kunde
Kunder skal være tilknyttet en debitorgruppe, som bestemmer, hvordan
debitorposter bogføres i regnskabet. Indstillinger af debitorgrupper finder du
Under Stamdata -> Debitorgrupper.
Se herover en opsætning, der understøtter fakturering i Danmark, EU og øvrige
udland. Hvis der ønskes faktureret i andre valutaler skal der oprettes
debitorgrupper til at understøtte dette.
En debitorgruppe skal som minimum indeholde et navn, nummer, tilknyttes en
samlekonto i kontoplanen og det skal markeres, hvis kunder i gruppen ikke skal
opkræves moms ved fakturering. Skriv i den med * markerede linje for at
oprette en ny gruppe.
Nødvendigt opsæt
I Fakturamodulet
Start Faktura modulet op, vælg dit firma på forsiden og åbn Stamdata ->
Firmaoplysninger.
2
Winfinans
Winfinans Small Business
Her skriver du de numre du ønsker de næste nye fakturaer og ordrer skal have
i systemet.
Du skriver hvilken momssats, der ønskes anvendt til faktureringen. Du kan
både fakturere vare med og uden moms på samme faktura.
Brevhoved 1 og 2 og Tekst på faktura vises på fakturaer, ordrebekræftelser og
følgesedler, hvis du markerer det når du skriver dokumenterne på printer.
Standard betalingskort er en mulighed for at udskrive fakturaer på fortrykte
fakturaer med betalingskort i bunden. Du kan også vælge alene at udskrive en
FIK kode på fakturaen.
Standard udskrift bestemmer hvilken type nye salgsordrer får, når de
oprettes. Her vælges den type, som man normalt ønsker at anvende på en ny
ordre.
Salgspriser er incl. moms bevirker, at moms ikke vises separat.
Vis oplysninger bevirker, at alle debitorer/varer vises, når debitoroversigt og
lageroversigt åbnes.
Varer / Varenumre
Når du laver en faktura, skal du anvende et varenummer på hver varelinje. Du
behøver ikke flere varenumre, da du bare kan rette varelinje teksten og prisen
på hver varelinje. Et varenummer skal være tilknyttet en varegruppe.
Varegruppen bestemmer hvor salg m.v. bliver bogført i regnskabet.
Hvis du ønsker at får fordelt virksomhedens omsætning på flere finanskonti,
skal du som minimum oprette det samme antal varenumre og varegrupper.
Opret de varer / varenumre du vil anvende ved fakturering inde du begynder at
lave en faktura.
Varegruppe
Varer skal være tilknyttet en varegruppe, som bestemmer, hvordan varesalg
bogføres i regnskabet. Indstillinger af varegrupper finder du
Under Stamdata -> Varegrupper.
En varegruppe skal som minimum have et nummer, et navn og der skal
gemmes de konti i kontoplanen, hvor varesalg og rabatter ønskes bogført.
Der skal også tages stilling til, om der tillægges moms på faktura og om de
fakturerede varer skal beholdningsføres.
Se mere om de ikke her beskrevne indstillinger på varegrupper under hjælp i
programmet.
3
Winfinans
Winfinans Small Business
Der skal angives en konto for varesalg. Hvis du ikke bruger Winfinans Small
Business som regnskabssystem, kan du bare skrive et tilfældigt tal her. Her er
f.eks. skrevet 1.
Opret faktura
Find menupunktet Salg -> Opret ordre.
Oplysninger, der gælder
For Fakturaen.
Tilknyt kunde/
Fakturaadresse
Hvis du ikke kender kundes kundenummer eller du vil lave en faktura til en ny
kunde, dobbeltklik da i kundenummerfeltet, og du får vist en oversigt over dine
kunder. Hvis det er en kunde, der ikke findes i programmet, klik da på Opret
kunde for at oprette kunden. Når kunden er oprettet kan den vises på
oversigten ved at klikke på Vis kunder og når der dobbeltklikkes på den linje
kunden vises på, så tilknyttes kunden til fakturaen.
Tilknyt
Leveringsadresse
På fanebladet Leveringsadresse kan skrives en leveringsadresse til den
enkelte faktura.
Andre funktioner
Tilføj Kontaktperson
I feltet Att. kan navnet på en kontaktperson indtastes direkte.
Uden moms
Hvis kunden skal faktureres uden tillæg af moms, markeres Uden moms feltet.
Hvis en bestående kunde, der tilhører en debitorgruppe, hvor der ikke skal
tillægges moms, tilknyttes fakturaen, vil feltet fremtidigt automatisk blive
udfyldt.
Ordrenummer
Ordrenummer udfyldes automatisk i henhold til opsat ordrenummer interval.
Der tildeles ikke ordrenummer til en faktura, men kun til en ordre.
Betingelser faneblad
4
Winfinans
Winfinans Small Business
Datoer på faktura
Ordredato, leveringsdato og fakturadato tildeles d.d. på en nyoprettet faktura.
Datoerne kan ændres – enten ved direkte at indtaste datoer eller ved at klikke
på linket og vælge dato på kalenderen (MS Access 2007 og nyere).
Betalingsdato
Betalingsdato beregnes i henhold til de registrerede betalingsbetingelser på
fakturaen. Datoen kan ændres efterfølgende til en valgfri dato, men hvis
fakturadatoen eller betalingsbetingelser efterfølgende ændres, beregnes en ny
betalingsdato og feltets værdi ændres til den nye dato.
Ext reference
Et felt der udfyldes på den enkelte faktura. Oplysningerne udprintes på faktura.
Rekvisition
Her indtastes evt. Rekvisitionsnummer, der udprintes på faktura.
Int. Ref.
Er den person, som er tilknyttet den aktuelle kunde. Interne referencer oprettes
og redigeres under Stamdata -> Interne referencer
Valuta
Den anvendte valuta styres af den debitorgruppe den valgte kunde er tilknyttet.
Betaling
Her vælges den betalingsbetingelse, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets
værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt
automatisk på kundens nye fakturaer. Når betalingsbetingelse ændres vil
fakturaens forfaldsdato blive ændret i henhold til den valgte
betalingsbetingelse. Betalingsbetingelser redigeres under Stamdata ->
Betalingsbetingelser
Forsendelse
Her vælges den forsendelsesmåde, der ønskes anvendt på fakturaen.
Forsendelsesmåder oprettes og redigeres under Stamdata ->
Forsendelsesmåde.
Udskrift
Her vælges hvilken type dokumnet, der ønskes anvendt. Det kan også her
vælges, om den oprettede ordre er en faktura eller det er en kreditnota.
Husk at kreditnotaer opettes med positive antal på varelinjerne og positive
beløb.
Rabat %
Her kan indtastes en rabat %, der anvendes på hele fakturaen.
Varelinjer
Tilføj varelinje
Skriv varenummer i varenummerfeltet på den første linje – markeret med *
Valg /Søgning
Hvis du ikke kender varenummeret eller det er en ny vare du ønsker at oprette,
dobbeltklik da på varenummerfeltet og vare/lageroversigten åbnes.
Her kan du søge efter varer/ydelser eller du kan oprette nye. Når en ny
vare/ydelse er oprettet, kan den fremsøges og vælges til fakturaen.
Rediger varelinier Du kan direkte ændre i felterne antal, tekst (incl. Tvungne
linjeskift (Ctrl-enter)) , pris og rabat%.
Hvis du påny indtaster varenummer hentes oplysninger fra varekortet, og evt.
ændringer på linjen vil blive overskrevet.
5
Winfinans
Winfinans Small Business
Tekster på faktura
På fanebladet Tekst kan man indtaste tekst i to felter, der kan vises på
fakturaer.
Avance
På fanebladet Avance vises beregnede beløb excl.moms.
Andre funktionstaster
Udskriv Tilbud/ordrebekræftelse/faktura m.v. til skærm eller
printer. I forbindelse med denne funktion kan fakturaer afsluttes/lukkes,
så de bliver en del af fakturastatistikken og de kan herefter ikke længere
ændres.
Slet faktura. Når en faktura slettes, fjernes alle kunde og vareoplysninger +
tekster fra fakturaen. Da fakturanummeret er taget af systemet kan den ikke
fysisk slettes, men den kan lukkes tom.
Mere hjælp
Dette skriv er en hurtig ikke udtømmende beskrivelse. Få mere hjælp i
programmet – tryk F1 i programmet – Se Kom godt igang med Winfinans
Small Business, søg i supportartikler på www.winfinans.dk, eller kontakt
Winfinans ApS, din Winfinans forhandler, bogholder eller revisor.
Med venlig hilsen
Winfinans Support
6