FAKTURASCANNING - Data Scanning A/S

FAKTURASCANNING
EFFEKTIV FAKTURAHÅNDTERING GÅR VIA DIGITALISERING
SI’ FARVEL TIL PAPIRFAKTURAERNE
AFKLARER DATALEVERANCE
Med Fakturascanning modtages jeres papir- og emailfakturaer direkte af Data Scanning. Vi leverer så
fakturadata og billedfiler direkte til jeres elektroniske
fakturahåndteringssystem. Lige til at godkende og
betale.
Til de fleste virksomheder datafanges et udvalg af
nedenstående informationer
FAKTURADIGITALISERING ER ET NON PROJECT
Data Scanning har fokus på at gøre kundernes
beslutningsproces og implementering af et fakturadigitaliseringsprojekt så simpelt og ligetil som muligt.
Vi har derfor reduceret afklaringsforløbet til de
følgende 5 afklaringspunkter i "to do" planen.
"To do plan” – Faktura digitaliseringsprojekt
 Oprettelse og kommunikation af ny faktureringspostboksadresse
 Oprettelse af og kommunikation af Faktura e-mail
adresse (PDF faktura)
 Afklare dataleverance af informationer fra faktura
 Afklare om Varelinjer skal være en del af
dataleverancen
 Afklare workflow-system og integrations-format
Basis informationer:
 Leverandørens CVR/SE nr./VAT nr./Org. nr.
 Fakturadato
 Fakturanummer
 Betalingsdato
 Moms beløb
 Total beløb
 Valutakode
 Faktura type
 Fakturamodtager (EAN, FACK eller Kundenr.)
 Deres reference (Navn på ordregiver)
 Ordrenummer (Rekvisitionsnr.)
 Bankkonto
 Giro/PG/BG/KID/OCR kode
 IBAN
Øvrige informationer
 Varelinier
 Andre kundespecifikke informationer
HVILKE FAKTURAER KAN DIGITALISERES
FYSISK OG ELEKTRONISK ARKIV
Data Scanning digitaliserer alle fysiske fakturaer, som
modtages i kundens faktureringspostboks, samt alle
fakturaer sendt til kundens e-mail adresse i PDF
format.
Data Scanning leverer både fysisk og elektronisk arkiv
til fakturaer.
HVORDAN HÅNDTERES NON FAKTURAER?
Hvis Data Scanning modtager dokumenter enten
fysisk eller via e-mail, som ikke er fakturaer, f.eks.
rykkere, korrespondance, kontoudtog osv. Så
digitaliseres disse og levers på en separat FTP folder
eller via e-mail.
På den måde sikres, at kun fakturaer og kreditnotaer
leveres til fakturahåndterings-systemet, mens ikke
betalingskrævende dokumenter leveres separat, men
stadigvæk til samme tid.
Fysiske fakturaer opbevares som standard i 10 arbejdsdage efter scanning. Herefter sikkerhedsmakuleres
dokumenterne. Dokumenter kan i opbevaringsperioden rekvireres fremsendes fysisk mod betaling.
De digitaliserede fakturaer opbevares som standard i
60 dage i vores elektroniske arkiv. Data Scanning kan
uden beregning genfremsende alle de modtagende
digitaliserede fakturaer.
WORKFLOW SYSTEM LEVERANDØRER
Hvis jeres virksomhed ikke har valgt en leverandør af
workflow system endnu, kan Data Scanning A/S anbefale
et par attraktive og kompetente system leverandører.
FAKTABOKS
En outsourcet digitaliseringsløsning fra Data Scanning indeholder en række økonomiske, sikkerhedsmæssige og
teknologiske fordele, der også indbefatter kompetent rådgivning om den rigtige løsning for netop jeres
virksomhed, så det største mulige udbytte opnås.
 Certificeret efter Informationssikkerhedsstandarden DS 484:2005
 Certificeret efter Kvalitetsstyringsstandarden ISO 9001:2008
 Arbejdsprocedurerne er tilrettelagt, så de lever op til kriterierne for outsourcing af opgaver fra den
finansielle sektor
Data Scanning A/S • Bernstorffsgade 38 • 0900 København C • Tlf.: 46 55 00 70 • [email protected] • www.datascanning.dk
Fakturascanning Produkt ark 2014-08
Data Scanning A/S er markedets største og mest erfarne scanningsvirksomhed med mange års erfaring med
digitalisering og datalevering. Et område, som kræver stor ekspertise og avanceret IT udstyr. En
digitaliseringsproces forudsætter, at der løbende og systematisk arbejdes med at optimere samspillet mellem
mennesker, teknologi og processer.