Mødesystem samler Ankestyrelsens millioner af dokumentsider

Mødesystem samler Ankestyrelsens millioner af dokumentsider
Hver dag afslutter Ankestyrelsen omkring 80 sager,
hver med 50-60 sider dokumenter. Det stiller ganske
Branche:Staten
betydelige krav til det workflow system, der holder
Produkt:
Public 360°
styr på sagerne og de millioner af dokumentsider, der
cirkulerer.
I november tog Ankestyrelsen et nyt såkaldt ankemødesystem baseret på Software Innovations Public 360° i brug.
Systemet samler alle dokumenter, bilag mm., der indgår i en
ankesag, og som et ankemøde skal behandle. Deraf navnet
ankemødesystem.
Det nye system digitaliserer mødeforberedelsen
-360° skaber sammenhæng, en helhed i sagsbehandlingen,
siger Lone Sand Kjærsgaard, chefkonsulent i Ankestyrelsens
Digitalisering og Administration afdeling. Hun fortsætter:
-Medarbejderne har nem adgang til alle systemer, de sparer
tid og kan løbende følge sagernes status. 360° gør dét, et
it-system skal. Det fylder ikke for meget i hovedet og hjælper
medarbejderne med at løse deres opgaver. De kan koncentrere sig om deres primære opgave og komme videre til nye
sager.
-Overblikket er også med til at give sagsbehandlingen et
kvalitetsløft.
-På minussiden kan man sige, at vi i processen har været
nødt til at ensarte nogle arbejdsgange, og medarbejderne
har ikke så mange individuelle muligheder for at løse opgaverne på deres egen måde. Strukturen er mere fast. Det skal
alle vænne sig til.
Standardløsning som har vist sin værdi
I marts 2011 tog Ankestyrelsen kontakt med tre mulige
leverandører. En intern behovsanalyse havde afdækket
ønskerne til det nye system, og Software Innovation viste sig
at have den bedste løsning, som samtidig var en velafprøvet
standardløsning.
-Vi ville ikke være prøveklud for et nyt system. Derfor lagde
vi vægt på at få et standardsystem, siger projektleder Jesper
Kjeldsen, Ankestyrelsen og fortsætter:
-Men vi havde alligevel nogle særønsker, som vi gerne
vil have tilført. Software Innovation har sammen med os
udviklet de ekstra funktioner, vi har behov for i Ankestyrelsen
og den særlige integration til Captia esdh-systemet. Det har
taget noget tid, men det er lykkedes, og 360° gik i drift 1.
november.
Public 360° har skabt bedre overblik og
kvalitet for Jesper Kjeldsen og
Lone Sand Kjærgaard (th)
Ankestyrelsen er øverste klageinstans på
velfærdsområdet. Borgernes retssikkerhed er
omdrejningspunktet.
Ankestyrelsen træffer afgørelser i ca. 26.000
klagesager hvert år og fastlægger praksis på
landsplan ved blandt andet at offentliggøre de
principielle afgørelser.
Desuden udarbejder Ankestyrelsen undersøgelser og statistikker om velfærdsudviklingen til ministerier, politikere, kommuner og
offentligheden.
For så vidt angår ankesagsbehandlingen
samler og vurderer medarbejderne alle
relevante dokumenter på en ankesag. Afgørelserne træffes af tre personer – sagsbehandleren og to lægdommere - på baggrund af den
sagsfremstilling, som Ankestyrelsens medarbejdere har udarbejdet.
Mødesystem samler Ankestyrelsens millioner af dokumentsider
-Jeg kan kun sige, at det fungerer rigtig godt. Også medarbejderne finder hurtigt ud af at arbejde i 360°. Det er
intuitivt og nemt at bruge, siger Jesper Kjeldsen.
Ankemødesystemet anvendes til at oprette et møde og
sammensætte en dagsorden. Den indeholder typisk 40
sager, der skal behandles og afgøres. Hver sag indeholder
tre dele: En indstilling skrevet af Ankestyrelsens jurister, et
udkast til afgørelse og alle de bilag, der indgår i sagen. Det er
lægeerklæringer, hospitalsjournal, udtalelser mm.
En ankemøde er typisk på 2520 - 3000 dokumentsider. 360° samler alle bilag og bidrager til overblikket
over, hvor langt sagerne er i systemet
Jesper Kjeldsen, Ankestyrelsen
Indstilling og udkast til afgørelse er skrevet af Ankestyrelsens jurister. Når deres sagsbehandling er afsluttet,
overføres sagerne til 360°. 360° danner dagsordenen
og holder orden på alle dokumenterne til hvert punkt på
dagsordenen.
Af de cirka 300 medarbejdere er hovedparten
jurister. Ankestyrelsen er øverste klageinstans
i en lang række sagsområder på velfærdsområdet, integrationsområdet, vedrørende
arbejdsskade, samvær mv.
Styrelsen er placeret under Social- og Integrationsministeriet, men løser også sager for
Beskæftigelsesministeriet og andre ministerier.
Public 360° er integreret oven på Ankestyrelsens Captia esdh-løsning. 360°gør det
muligt at samle dokumenterne fra skrivebordet
til mødebordet og tilbage igen.
360° er en standardløsning, som samtidig er
fleksibel, og det er baggrunden for, at 360° kan
integreres oven på Captia-løsningen.
-360° er gearet til at håndtere store mængder data, og det er
en afgørende styrke i forhold til Ankestyrelsens arbejdsgange
og processer, siger Lone Sand Kjærsgaard og tilføjer:
-På en uge har vi 10-12 ankemøder med ca. 400 sager, og
der er tryk på. 360° er en effektiv produktionsmaskine, og her
i digitaliseringsafdelingen er vi et tandhjul, der skal få det til at
fungere optimalt.
Fremtiden er mere digital
Ankestyrelsen er i dag bundet til papir. Alle sager
behandles på møde og skal printes og sendes til de personer, der træffer afgørelserne. Det bliver til ca. 4 millioner
sider A4. Oveni koster det mange penge at sende dokumenterne.
Skridtet fra at arbejde digitalt til at sende digitalt er derfor
nærliggende som det næste, når krav til datasikkerhed er
opfyldt, og brugerne er parate til at arbejde digitalt.
Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele
dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige
informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde.
Software Innovation A/S | Kongevejen 400 C | 2840 Holte | +45 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk