Forretningsgang for god skik

Uanmeldt tilsynsrapport 2013
Botilbuddet Fynbohus
Nørregade 3, Vammen
8830 Tjele
Disposition:
1. Konklusion og opmærksomhedspunkter, side 1
2. Formalia, side 2
3. Indledning, side 2
- herunder beskrivelse af botilbuddet
4. Resume af anbefalinger og opfølgning på sidste tilsyn, side 3
5. Organisatoriske forhold, side 3
6. Beboertrivsel/tilfredshed, side 4
7. Den generelle faglige indsats, side 4
- herunder magtanvendelse
8. Medicinhåndtering, side 6
9. Beboernes økonomi, side 6
10. Tema: IT – sikkerhed, side 6
11. Medarbejder og medarbejderforhold, side 7
- herunder den faglige udvikling i tilbuddet
12. Tilbudsportalen, side 8
13. De fysiske og sundhedsmæssige rammer, side 8
1. Konklusion – herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet
Tilsynsenhed i Job & velfærd, Viborg kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den
samlede bedømmelse af tilbuddene. De fem graduerede vurderingsterminologier er:
Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende.
Det samlede indtryk af tilsynet på Fynbohus er meget tilfredsstillende
.
Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af
det skriftlige dokumentationsmateriale.
Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede
tilsynet.
Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Fynbohus er et meget velfungerende botilbud.
Medarbejderne på Fynbohus mestrer kunsten i, at have øje for den enkelte beboer, herunder hensyntagen for individuelle behov og ønsker der måtte være. Der gøres en stor indsats i bestræbelserne på, at
sikre en høj inddragelse af beboernes selvbestemmelse og medindflydelse.
Tilgangen til beboerne afspejler at medmenneskeligheden er i fokus og at der er fokus på, at give beboerne gode oplevelser i hverdagen, herunder aktiviteter, der giver indhold og skaber livsglæde og livskvalitet.
Tilsynet får indtryk af et meget velfungerende arbejdsmiljø, der bærer præg af en høj grad af medarbejderinddragelse og medindflydelse. Faktorer der tilsammen medfører et stort engagement og fleksibilitet
fra medarbejdernes side, der kommer til udtryk i det kollegiale fællesskab såvel som overfor beboerne.
1
Uanmeldt tilsynsrapport 2013
Botilbuddet Fynbohus
Nørregade 3, Vammen
8830 Tjele
I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter/har følgende påbud og
fremkommer derfor med følgende kommentar og anbefalinger:
 Tilsynet påbyder tilbuddet at Tilbudsportalen generelt opdateres, så den afspejler de faktiske forhold i tilbuddet efter ombygningen, herunder antal pladser m.m. Oplysningerne om det juridiske
grundlag skal, som det også blev påbudt i tilsynet sidste år, ændres fra SEL § 192 til det nuværende grundlag.
 Tilsynet påbyder samtidig at oplysningerne i Servicedeklarationerne opdateres, så de er i overensstemmelse med de faktiske forhold i botilbuddet.
2. Formalia
Deltagere i tilsynet:
Ledelsen: Afdelingsleder Anne Vind
Medarbejderrepræsentanter: To medarbejdere deltog. Medarbejdernes identitet er tilsynet bekendt.
Beboere: To beboere deltog. Beboernes identitet er tilsynet bekendt. Derudover havde tilsynet ophold i
fællesarealerne i løbet af tilsynsbesøget hvor en beboer fremviste sin lejlighed.
Pårørende: Ingen pårørende deltog i tilsynet.
Beboerne er tilfældigt udvalgt. Medarbejderne er udvalgt efter hvem, der var på arbejde og havde mulighed for at gå fra.
Tilsynet er udført af:
Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved tilsynsførende Marianne Villekold.
Program for uanmeldt tilsyn d. 30. september 2013:
Kl. 09.20 – 09.30 Ankomst og planlægning af tilsynet.
Kl. 09.30 – 09.45 Rundvisning, herunder besøg i en beboers lejlighed.
Kl. 09.45 – 10.15 Ophold / observationsperiode i fællesarealer.
Kl. 10.15 – 11.15 Interview med afdelingsleder.
Kl. 11.15 – 12.00 Interview med medarbejdere.
Kl. 12.00 – 12.25 Interview med beboere og ophold i fællesarealer.
Kl. 12.25 – 12.30 Afrunding af tilsynet med afdelingsleder.
3. Indledning
Det uanmeldte tilsyn blev gennemført d.30. september 2013 i tidsrummet fra kl. 9.20 – 12.30.
Tilsynet indledes med, at tilsynet kunne konstatere at leder ikke var til stede i botilbuddet. Leder blev telefonisk orienteret om tilsynets tilstedeværelse og ankom kort efter.
Både medarbejdere og botilbuddets ledelse blev orienteret om formålet med besøget og hvordan det
skal foregå.
Den af tilsynet udarbejdede skriftlige rapport, vil i første omgang blive sendt til botilbuddet til gennemlæsning og kommentering med henblik på at sikre, at der ikke er faktuelle fejl i rapporten.
Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af
det skriftlige dokumentationsmateriale.
Viborg kommune ønsker at offentliggøre tilsynsrapporten på Kommunens hjemmeside samt på Tilbudsportalen.
Tilbagemelding til tilsynsenheden skal ske senest 5 hverdage efter modtagelsen af rapporten.
2
Uanmeldt tilsynsrapport 2013
Botilbuddet Fynbohus
Nørregade 3, Vammen
8830 Tjele
Overordnet beskrivelse af botilbuddet, herunder den fysiske beliggenhed
Botilbuddet Fynbohus er beliggende i landlige omgivelser midt i landsbyen Vammen, 16 km nordøst for
Viborg. Stedet er omgivet af en stor parklignende have ud mod gaden og en mindre have som stedets
eget aktivitets - / dagtilbud Kuben også kan benytte sig af.
Botilbuddet har sin egen hund.
Fynbohus har gennem det sidste års tid gennemgået en større renovering og udbygning, hvor antallet af
pladser er øget fra 16 til de nuværende 24 pladser samtidig med at den oprindelige bygning har gennemgået en omfattende renovering. To af de 24 pladser fungerer som aflastningspladser, primært i
weekenderne.
De sidste beboere der kom fra et andet, nu nedlagt botilbud, er netop flyttet ind få dage før tilsynets besøg på stedet, hvormed samtlige faste pladser er besat. Aflastningspladser vil først blive taget i brug i løbet af et par uger.
Den primære målgruppe er udviklingshæmmede mennesker med psykiatrisk diagnose og den aktuelle
aldersfordelingen blandt beboerne ligger mellem 35 og 81 år.
Fynbohus er i tre etager og indrettet med beboerlejligheder og fællesarealer. Der er elevator mellem etagerne. Huset er indrettet efter, at beboerne er opdelt i de tre grupper Rød, Grøn og Blå, hvor der er mindre nicher / fællesarealer til hver gruppe. Her kan beboerne samles til bespisning og socialt samvær.
Beboernes lejligheder er alle nyindrettet og fremstår i lyse materialer. Der er tale om større et rumslejligheder med eget tekøkken og stort badeværelse. De oprindelige lejligheder, der har gennemgået en større renovering, fremstår indretningsmæssigt forskelligt også i størrelse.
Fynbohus er en selvejende institution, der har driftsoverenskomst med Viborg kommune.
Det juridiske grundlag udgøres af Lov om almene boliger (ABL) § 105, stk. 2 og Servicelovens § 85.
4. Resume af anbefalinger/opmærksomhedspunkter fra sidste års tilsynsbesøg samt opfølgning på disse
o Tilsynet påbyder tilbuddet at Tilbudsportalen opdateres. Oplysningerne om det juridiske grundlag
skal ændres fra SEL § 192 til nuværende grundlag.
Af oplysningerne på Tilbudsportalen fremgår det juridiske grundlag fortsat som værende SEL § 192.
Uddybende oplysninger som rapportens konklusion er baseret på:
5. Organisatoriske forhold
Botilbuddets ledelse, udgøres af en afdelingsleder og en strategisk leder. Derudover er der en bestyrelse
på Fynbohus.
Lederen har, udover at være leder for Fynbohus, i en periode været konstitueret leder for to andre botilbud i Viborg, kaldet Safranvej og Grønneparken. Pr. 1. august 2013 overgik Grønneparken til anden leder og beboerne fra Safranvej er gennem den sidste uges tid, flyttet ind på Fynbohus sammen med en
gruppe medarbejdere derfra.
Leder er dermed nu udelukkende leder for Fynbohus.
Afdelingslederen refererer til Strategisk leder ved Viborg Kommune, der er leder for samtlige afdelingsledere i tilbuddene indenfor handicapområdet.
3
Uanmeldt tilsynsrapport 2013
Botilbuddet Fynbohus
Nørregade 3, Vammen
8830 Tjele
Medarbejderne er opdelt i tre teams, et for hver af de tre beboergrupper Rød, Grøn og Blå. Medarbejderne har en primær tilknytning til et team, men er meget opmærksomme på, at hjælpe hinanden på tværs
og dermed have kendskab til samtlige beboere.
Der er fem teamkoordinatorer, en for hvert af de tre team, samt en koordinator for aflastningspladserne
og en for aktiviteten Kuben.
Udover de medarbejdere, der indgår i den direkte beboerkontakt, er der ansat en administrativ medarbejder.
6. Beboertrivsel/tilfredshed
Beboerne var overordnet meget tilfredse med forholdene på botilbuddet. Særligt fremhævede en af beboerne den følelse af tryghed der var forbundet med at bo på Fynbohus.
Beboerne oplevede at blive behandlet med respekt og udtrykte stor tilfredshed med omgangstonen på
stedet. De fortalte at de havde indflydelse på deres egen hverdag, og på tilrettelæggelsen af denne.
Beboerne udtrykte desuden stor tilfredshed med deres egen bolig og med fællesfaciliteterne.
Beboerne oplevede at der er overensstemmelse mellem deres behov for hjælp og den leverede indsats.
De havde alle oplevelsen af, at få den nødvendige og aftalte hjælp i forhold til personlig pleje, praktisk bistand og aktivitetstilbud.
Der var blandt beboerne tilfredshed med maden og med den måde måltiderne foregår på, herunder
rammerne og stemningen omkring måltiderne.
Ingen af beboerne kunne påpege noget der kunne være anderledes end tilfældet er i dag eller noget de
var utilfredse med.
7. Den generelle faglige indsats
Indsatsen hos beboerne tilrettelægges ud fra den enkelte beboers § 141 handleplan og den af tilbuddet
udarbejdede delhandleplan / pædagogiske handleplan. Der forefindes § 141 handleplaner og delhandleplaner for samtlige beboere.
Tilsynet fik oplyst at dokumentationsområdet, herunder opdatering af delhandleplaner, har været nedprioriteret i ombygningsperioden da fokus har været på beboernes trivsel.
De pågældende handleplaner er gældende som dokumentation for den indsats og de ydelser beboerne
modtager.
I forhold til ressourcetildelingsmodellen er alle beboere tildelt støtteniveau fem. Enkelte beboere har tillægsbevillinger. Flere beboere har en anden handlekommune end Viborg.
Hver beboer er tildelt en kontaktperson, der har en række fastlagte ansvarsopgaver hos beboerne.
Der er som udgangspunkt en forholdsvis fast systematik og struktur i det daglige arbejde, i form af en
fast dagsrytme som beboerne trives i.
I forhold til den pædagogiske, pleje og omsorgsmæssige praksis er der en høj grad af beboerinddragelse
og fokus på deres medindflydelse. I bestræbelserne på at sikre denne, er der udarbejdet et omfattet bil-
4
Uanmeldt tilsynsrapport 2013
Botilbuddet Fynbohus
Nørregade 3, Vammen
8830 Tjele
ledmateriale for, at bedre kommunikationen for beboerne og dermed fremme deres medbestemmelse.
Billedmaterialet benyttes f.eks. når der udarbejdes menu - og aktivitetsplaner.
I aktivitetslokalet hænger desuden en stor tavle, hvor ugens program fremgår, menuplanen samt hvilke
medarbejdere, der er på arbejde fremgår. Også her indgår billeder som et kommunikationsmiddel.
Computere som Ipad indgår også som et brugbart kommunikationsmiddel.
Alle beboere har et verbalt sprog i et eller andet omfang, hvorfor det i øjeblikket ikke er aktuelt med anvendelse af f.eks. tegn til tale kommunikation.
Beboerinddragelsen og deres medindflydelse kommer også til udtryk hver fredag, hvor beboerne samles
og gennemgår den forgangne uges aktiviteter og hvor den kommende uge planlægges i fællesskab.
Der er ligeledes en opmærksomhed på inddragelse af beboernes egne ressourcer i indsatsen. Den enkelte beboer inddrages i praktiske gøremål i det omfang vedkommende magter og overskuer dette. Der
er beboere, der har opgaver i form af borddækning, tømme opvaskemaskine, havearbejde m.m.
Generelt får tilsynet indtryk af, at der en anerkendende tilgang til beboerne – også når der er behov for
grænsesætning hvilket tilsynet under besøget var vidende til.
Omgangstonen mellem beboere og medarbejdere er præget af en gensidig respekt og en høj tilstedeværelse af humor, som beboerne i høj grad virker til at trives i.
Tilsynet bemærker desuden den kærlige tilgang, der er i mødet mellem beboerne og medarbejderne i
form af knus og kram.
Der er en særlig opmærksomhed på den enkelte beboers behov og der tages i høj grad individuelle hensyn i indsatsen hos den enkelte. Samtidig er der en stor fleksibilitet i opgaveløsningen hos den enkelte
beboer.
Som noget nyt, har Fynbohus fået et centralt køkken, hvorfra maden tilberedes.
I forhold til den ernæringsmæssige indsats, får beboerne morgenmad i botilbuddet, der foregår med udgangspunkt i en morgenbuffet, som to medarbejdere betjener. Herfra serveres morgenmaden enten ved
at beboere kommer i fællesarealet eller ved, at medarbejderne bringer morgenmaden til beboernes lejligheder.
De beboere, der skal til aktivitetstilbud, får madpakker med. Medarbejderne inddrager smøring af madpakker, som en aktivitet hos de beboere, der har de tilstedeværende ressourcer.
De beboere der ikke er i kommunalt aktivitetstilbud, indtager deres middagsmad sammen i aktiviteten
Kuben.
Aftensmaden anrettes og serveres i de enkelte grupper.
Reglerne om magtanvendelse overholdes, herunder registrering og indberetning, samt udarbejdelse af
handleplaner. Det vurderes at reglerne er kendte af medarbejderne.
Tilsynet kan konstatere, at der er indberettet og registeret fire magtanvendelser på Fynbohus indenfor
det sidste år. En af de pågældende magtanvendelser, har der ikke været lovhjemmel til.
Der er en bred vifte af aktivitetsmuligheder i tilbuddet, herunder i aktivitetstilbuddet Kuben. Cirka halvdelen af beboerne benytter sig af det interne aktivitetstilbud, hvilket også er gældende for de beboere, der
er hjemtaget fra det kommunale tilbud grundet alderen. De øvrige beboere benytter aktivitetstilbuddene
på Skriversvej og Gimle og enkelte beboere arbejder på Trepas.
5
Uanmeldt tilsynsrapport 2013
Botilbuddet Fynbohus
Nørregade 3, Vammen
8830 Tjele
Utilsigtede hændelser indrapporteres til DPSD (Dansk Patient – Sikkerheds – Database) efter de gældende regler.
8. Medicinhåndtering
Botilbuddet administrerer medicinen for alle de 22 faste beboere.
Beboerne fra Safranvej, har været vant til at medicinhåndteringen delvis foregik via dosispakket medicin,
men for at ensarte arbejdsgangen vil de pågældende beboere, nu overgå til medicin doseret i doseringsæsker af medarbejderne, som det er tilfældet for samtlige af de oprindelige beboere på Fynbohus.
Der forefindes generelle instrukser og procedurer for medicinhåndtering indenfor HPU. De lovmæssige
retningslinjer for medicinhåndtering og medicinadministration følges.
Tilsynet fik oplyst, at samtlige medarbejdere fremgår af bemyndighedslisten.
Alle medarbejdere, undtagen vikarerne, har gennemført medicinkursus. Vikarer modtager grundig introduktion af kollegaer med relevante medicinkompetencer, inden de udleverer doseret og/eller ophældt
medicin.
Der er en medicinansvarlig i hvert af teamene. To af de medicinansvarlige har desuden en sundhedsfaglig baggrund som social – og sundhedsassistent.
9. Beboernes økonomi
Botilbuddet administrerer økonomien for de fleste beboers vedkommende. Nogle beboere er beskikket
en økonomisk værge.
Botilbuddet følger de udstukne retningslinjer for håndtering af beboermidler, herunder de af Økonomisk
Forvaltning udarbejdede retningslinjer omkring depositakort og dokumentation af de økonomiske dispositioner m.m.
Økonomisk forvaltning fører tilsyn hermed og området er dermed underlagt revision.
Opgaven omkring beboermidlerne varetages primært af den administrative medarbejder der sammen
med lederen har fuldmagtsbeføjelserne.
10. Tema: IT – sikkerhed
Leder er bekendt med at elektronisk korrespondance vedrørende personfølsomme oplysninger med
samarbejdspartnere som f.eks. pårørende, kommuner, Kriminalforsorgen, regioner og behandlingstilbud
m.m. skal foregå via sikker mail.
Leder oplyser, at medarbejdergruppen ikke har modtaget orientering om sikker mail anvendelse. Det er
ledelsens oplevelse, at medarbejdernes brug af mailkorrespondance vedrørende personfølsomme oplysninger, er meget sparsom da en eventuel kontakt primært vil foregå telefonisk.
Dokumentationen foregår for botilbuddets vedkommende i den elektroniske BB – journal, der er et socialfagligt system, hvor den daglige afrapportering foregår og hvor de udarbejdede delhandleplaner / pædagogiske handleplaner ligeledes er at finde.
6
Uanmeldt tilsynsrapport 2013
Botilbuddet Fynbohus
Nørregade 3, Vammen
8830 Tjele
11. Medarbejder og medarbejderforhold
Antallet af faste medarbejdere i botilbuddet udgøres af cirka 38 fastansatte. Dertil kommer en gruppe vikaransatte og afløsere. Alle medarbejdere har en uddannelsesmæssig baggrund som pædagog. Enkelte
medarbejdere har samtidig en uddannelse som social – og sundhedsassistent. Nattevagterne er ufaglærte hvilket tilbuddet har fundet nødvendigt grundet de økonomiske omstændigheder.
Leder oplyser at det kunne være ønskeligt, om nattevagten på sigt, kunne udgøres af faglærte.
Antal af fremmødte i vagtlagene ser typisk ud som følgende:
I dagvagt fremmøder fem personer. Aftenvagten udgøres af fire personer og i nattevagten fremmøder to
personer.
Medarbejderne beskriver et meget velfungerende arbejdsmiljø. Der er et godt kollegialt sammenhold og
de nye kollegaer fra Safranvej føler sig taget godt imod.
For at fremme de nye medarbejderes inklusion i gruppen, er alle medarbejdere fordelt i nye teams. Formålet er samtidig at skabe en ny fælles kultur.
Arbejdstilsynet har indenfor den seneste måned aflagt et anmeldt tilsyn, hvor der var fokus på det psykiske arbejdsmiljø. I den forbindelse fik tilbuddet en grøn smiley.
Medarbejderne oplever tilstrækkelig med formidling af information og beslutninger fra ledelsens side. De
oplever leder som værende synlig og åben.
Det er vigtigt for lederen, at alle medarbejdere på Fynbohus, har en stærk ejerskabsfølelse overfor stedet
og i bestræbelserne herpå, afvikles der temadage når der skal ske større ændringer.
Der afholdes personalemøder hver 4 uge af to eller tre timers varighed.
Fynbohus har et Bruger /– pårørenderåd. Der skal i forbindelse med de nye beboers indflytning afholdes
valg til rådet.
Faglig udvikling
Nyt personale (inkl. afløsere og vikarer) oplæres og introduceres i forhold til plejen og dokumentationsdelen. Der er udarbejdet et introduktionsprogram for at sikre optimal introduktion.
Medarbejderne oplever, at der er rammer og muligheder for intern vidensdeling og erfaringsudveksling.
Der er fastlagte møder til dette formål i form af teammøder hver 4 uge af 1½ - 2 timers varighed. Der er
en fast dagsorden til møderne der både indeholder beboer - og medarbejderrelaterede emner.
I forhold til den faglige udvikling, herunder kursus og efteruddannelse oplyser leder at det er hensigten at
alle medarbejdere skal gennemgå en KRAP uddannelse. Det forventes at de første medarbejdere opstarter til foråret. Udover denne uddannelse er der løbende opmærksomhed på at være opdateret på den
nyeste viden indenfor neuropædagogikken og neuropsykologien.
Alle de oprindelige medarbejdere fra Fynbohus har været inviteret til en MUS samtale indenfor det seneste år. For medarbejderne fra Safranvejs vedkommende, har der været afviklet en slags GRUS samtaler.
Leder oplyser at hun fremadrettet forventer, at afvikle samtalerne som MUS hvert andet år og det modsatte år som TUS samtaler.
7
Uanmeldt tilsynsrapport 2013
Botilbuddet Fynbohus
Nørregade 3, Vammen
8830 Tjele
12. Tilbudsportalen
Botilbuddet Fynbohus er at finde på Tilbudsportalen. Flere oplysninger om tilbuddet er ikke blevet opdateret, og svarer derfor ikke til de faktiske forhold i tilbuddet, hvilket ikke er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 1580 af 16. december 2010 om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med
visse private tilbud.
13. Fysiske rammer
Der er adgang til udendørsfaciliteter (have og terrasser) og disse vurderes værende handicapvenlige.
Der er indkøbsmuligheder i nærmiljøet og adgang til offentlige transportmidler.
Der er i de fælles indendørsarealer for beboerne fælles opholds arealer, som giver mulighed for at samles til aktiviteter, spisning m.m.
Der er i de fysiske rammer taget hensyn til beboere med særlige behov, herunder handicappede og
gangbesværede.
De fysiske rammer vurderes generelt at være egnede i forhold til målgruppen.
I fællesarealer for medarbejderne forefindes rum, hvor der er mulighed for at afholde møder, ro til dokumentationsområdet samt medicinhåndtering.
Der er mulighed for håndhygiejne, tilgængelighed af flydende sæbe, engangshåndklæder, håndsprit mm.
Rengøringsstandard af fællesarealerne vurderes at være tilfredsstillende.
Botilbuddet Fynbohus er registreret hos Fødevareregionen men har endnu ikke haft tilsyn derfra.
8