Ylä-Savon srky:n kriisiviestintäopas

www.evl.fi/
kriisi-info
KRIISIVIESTINTÄOPAS¤
Viestintäpalvelut 12.6.2012
Yleinen
hätänumero
112
Palveleva
puhelin
01019 0071
1
Sisällysluettelo
Tärkeitä yhteystietoja
Toiminta hätä- ja vahinkotilanteissa
Mikä on kriisi?
Ohjeet kriisiviestinnän hoitamiseen – lähde liikkeelle tästä!
Ensimmäiset viestinnälliset toimenpiteet valtakunnallisessa kriisissä
Kriisipuhelin
Kriisiviestintäkortti
Viestinnästä vastaavan henkilön muistilista kriisin tiedotuksessa
Ohjeistus iltakirkon järjestämiseen
Ohjeistus tiedotustilaisuuden järjestämiseen
Kriisiviestinnän tilannepäiväkirja
Yhteistyö pelastusviranomaisen kanssa
Haastatteluihin vastaaminen
Tiedotteet ja malliesimerkit
Muistiinpanot
2
3
5
6
9
9
9
10
10
10
11
12
13
14
15
Kriisitilanteen
havaitsevan henkilön
vastuulla
on tiedon pikainen
välittäminen
eteenpäin!
Vapaaehtoiset
työntekijät toimivat
kriisitilanteissa
tämän oppaan
mukaan.
Hyväksytty yhteisessä kirkkoneuvostossa 25.9.2012
Tärkeitä yhteystietoja
•
•
•
YLEINEN HÄTÄNUMERO
Palo- pelastus- ja sairaankuljetus, poliisi
MYRKYTYSTIETOKESKUS
Ylä-Savon kihlakunnan poliisilaitos,
palvelupäivystys (ma-pe klo 8.00–16.15)
112
09-471 977 (24 h)
071 875 5030
Ylä-Savon seurakuntayhtymän vaihde
017 83351
Hallintojohtaja ja työsuojeluvaltuutettu
• Katariina Bergbacka
(Marko Ropponen, 044 7335 230)
(varahenkilöt suluissa)
044 7335 211
Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja
• Kirkkoherra Lauri Jäntti (31.12.2012 saakka)
• Kirkkoherra Olli Kortelainen
(Sakari Yrjänä, 0400 490 246)
Kirkkoherrat
• Iisalmi, Janne Bovellan
(Päivystävä pappi, 044 7335 253)
• Lapinlahti, Lauri Jäntti
(Juha Heikkilä, 040 8230 333)
• Pielavesi, Arto Penttinen
(Timo Jokela, 050 3023 664)
• Sonkajärvi, Markku Suokonautio
(Antti Vasari, 044 5313 360)
• Varpaisjärvi, Olli Kortelainen
(Helena Nykänen, 040 7746 894)
Työntekijöiden työsuojeluvaltuutetut
• Sami Kokkonen (seurakuntayhtymä)
(Matti Leppänen, 040 7746 823)
• Hannu Keränen (seurakunnat)
(Jyrki Kiukkonen, 0400 811 466)
Viestintäpalveluiden tiedottajat
•
Hanna Lehtonen ja Erja Vaarala Saarenpää
040 5021 439
050 3311 441
044 7335 200
040 5021 439
040 0914 006
044 0711 235
050 3311 441
040 5581 877
044 7408 123
0400 123 407 ja 044 7335 250
Esine-, ajoneuvo ja kiinteistövahingot
•
Kiinteistöpäällikkö
(Tero Pasanen, 044 3610 556)
040 1825 025
Kirkon kriisipuhelin (ruotsinkielisille)
Kirkon tiedotuskeskus
Palvelevan puhelimen toiminnanohjaaja
Palveleva puhelin
01019-0071 (01019-0072)
050 558 5453
040 502 5010
01019 0071
2
3
Toiminta hätä- ja vahinkotilanteissa
o
o
o
o
o
Selvitä, mitä on tapahtunut. Älä hätäänny.
Pelasta hengenvaarassa olevat.
Estä lisäonnettomuudet ja tulipalon syttyminen.
Varoita muita.
Tee hätäilmoitus soittamalla numeroon 112.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Kerro kuka olet.
Mitä on tapahtunut.
Missä osoitteessa apua tarvitaan.
Onko ihmisiä vaarassa.
Miten paikalle pääsee.
Toimi annettujen ohjeiden mukaan.
Sulje puhelin vasta, kun saat luvan.
Nämä tiedot
tulee jokaisen
työntekijän
tietää!
Kriisitilanteen havaitsevan henkilön vastuulla
on tiedon pikainen välittäminen eteenpäin.
o Saatuasi tiedon kriisistä, ilmoita asiasta välittömästi kriisiviestinnän johtoryhmälle. Oman
seurakuntasi kriisiviestinnän johtoryhmän yhteystiedot löytyvät ilmoitustauluilta. Välitä tieto ainakin
yhdelle ryhmän jäsenistä ja varmista, että viesti menee perille. Tekstiviesti tai viesti vastaajaan ei
riitä! Yhteystietoja löytyy myös tämän oppaan ensimmäiseltä aukeamalta. Ensisijaisena
yhteydenottotapana toimii puhelin.
o Suurista vahingoista ja kaikista onnettomuuksista ja rikoksista tieto välitetään oman
seurakunnan kirkkoherralle, seurakuntayhtymän hallintojohtajalle ja yhteisen kirkkoneuvoston
puheenjohtajalle. Pienissä vahingoissa riittää tieto omalle esimiehelle. Esimies varmistaa,
että tieto menee tarvittaessa eteenpäin oikeille tahoille.
o
Jos kysymyksessä on rikos, tee ilmoitus poliisille. Älä hävitä rikoksen jälkiä.
o
Seurakunnan kriisitiedotuksesta vastaa kyseisen seurakunnan kirkkoherra. Seurakuntien
kriisiviestinnän johtoryhmät, johon kirkkoherra kuuluu, on määritelty erikseen. Jokaisen
seurakunnan ilmoitustaululta löytyy erillinen yhteystietolista, jossa on kerrottu tärkeimmät
puhelinnumerot ja kriisiviestinnän johtoryhmän yhteyshenkilöt.
o Seurakuntayhtymää koskevissa kriiseissä päätöksen tiedottamisesta tekee hallintojohtaja/
yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja yhdessä viestintäpalveluiden vastaavan tiedottajan
kanssa.
Onnettomuus
Selvitä mitä on
tapahtunut
Pelasta
hengenvaarassa olevat
Estä lisäonnettomuudet
o
Esine, ajoneuvo- ja kiinteistövahingoissa yhteyshenkilönä on seurakuntayhtymän
kiinteistöpäällikkö Ilmo Juutinen, 040 1825 025. Lisäksi em. vahingoista tulee tilanteen mukaan
välittää tieto oman seurakunnan kriisiviestinnän johtoryhmälle.
4
o Jokaisella työntekijällä on velvollisuus perehtyä hätätilanteita koskeviin toimintaohjeisiin,
jotka löytyvät kaikista seurakunnan ja seurakuntayhtymän kiinteistöistä. Retki- ja leiritoimintaa
järjestävien työntekijöiden on perehdyttävä Kirkkohallituksen laatimaan retki- ja leiritoiminnan
turvallisuusoppaaseen (2006) ja leirikeskuksen turvaoppaisiin. Mikäli kuulut pelastus- tai
valmiusorganisaatioon, kertaa niitä koskevat ohjeet vähintään kerran vuodessa. Kirkkohallituksen
”Seurakunnan retki- ja leiritoiminnan turvallisuus ohjeet 2006” löytyy intranetistä kohdasta
Säännöt, ohjeet ja sopimukset > Seurakunnan retki- ja leiritoiminnan turvallisuus ohjeet.
o Onnettomuustilanteissa ja rikoksissa tiedotusvastuu medialle on aina pelastustöitä
johtavalla viranomaisella tai poliisilla. Muut eivät saa antaa tietoja uhrien henkilöllisyydestä tai
pelastustyön vaiheista. Vaikka tietoa olisikin, sitä ei saa paljastaa ilman pelastustyötä johtavan
viranomaisen lupaa. Jos olet epävarma kuka se on, niin ota selvää! Tilanteesta voi kertoa yleisellä
tasolla: ”Pelastuslaitos kutsuttiin, ja se saapui nopeasti paikalle, omaisia pyritään tavoittamaan”.
Tilanteen korjaamiseksi tehdyt toimenpiteet voi kertoa.
o Medialle lausuntoja antaa seurakunnan nimissä kirkkoherra tai hänen sijaisensa.
Seurakuntayhtymän nimissä lausuntoja medialle antaa yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja
ja/tai hallintojohtaja. Yhteydet omaisiin ja muihin viranomaisiin hoitaa pelastustoimi, joka
tarvittaessa pyytää virka-apua seurakunnalta.
o Työntekijän ei ole suositeltavaa antaa lausuntoja esimerkiksi silminnäkijän roolissa, jottei
hänen lausunnoillaan ole haittaa asian tutkintaan. Tämä koskee tapauksia, joissa asiaa tutkii
poliisi tai pelastusviranomainen. Muussa tapauksissa kannattaa muistaa, että
haastatteluvastauksissa tulee pysyttäytyä omassa todellisessa henkilökohtaisessa
kokemuksessa, mutta ei ryhtyä arvioimaan syitä tai seuraamuksia. Haastattelupyynnöt voi ohjata
kirkkoherralle/hallintojohtajalle/YKN:n puheenjohtajalle.
o Työntekijöiden on suojeltava kriisin uhrien ja heidän läheistensä yksityisyyttä. On tärkeää
huolehtia, että he eivät joudu vastoin tahtoaan tai järkytykseltään puutteellisen harkintakyvyn
omaavina esiintymään tiedotusvälineissä. Kriisiviestintäkortti, joka on jaettu kaikille
työntekijöille, tulee säilyttää esim. lompakossa, jotta se on saatavilla paikasta huolimatta
mahdollisimman nopeasti. Kortin malli löytyy myös tämän oppaan sivulta 9.
On tärkeä muistaa, että kriisitilanteissa – kuten muulloinkin –
kirkko tiedottaa vain omasta toiminnastaan!
Hälytä apua
Ilmoita
kriisiviestinnän
johtoryhmälle
Kriisiviestinnän
johtoryhmä
jatkaa
kriisitiedotusta
Mikä on kriisi?
Kriisi voi olla onnettomuus, kuolemantapaus, uhka, läheltä piti -tilanne, vakava ulkoa päin tullut
häiriköinti. Erilaisia kriisejä: onnettomuus (onnettomuus/rikos/joukkotuho) ja mainekriisi (yllättävä
tilanne tai kehittynyt pitempään, epäillään kielteistä julkisuutta). Usein se on yhtäkkinen tapahtuma,
josta seuraa voimakas tiedon tarve.
5
Kriisissä tiedottamisen on oltava nopeaa, luotettavaa ja avointa. Nopea tiedonkulku on tärkeä
osa kriisitilanteen hoitamista ja johtamista. Väärällä tiedottamisella tai salailulla saadaan paljon
vahinkoa aikaan. Tulee muistaa, että kriisitilanteissa ihmisillä on oikeus
saada
tietoa. Tiedotusvälineet ovat keskeinen yhteistyökumppani
kriisiviestinnässä.
Kriisiviestinnän tavoitteena on:
- Luoda julkisuuteen oikea kuva tilanteesta
- Välittää riittävästi tietoa ja olla jatkuvasti
vuorovaikutuksessa työntekijöiden ja muiden asiaan
liittyvien kanssa
- Turvata seurakunnan toimintaedellytykset ja toiminnan
jatkuvuus sekä julkisuuskuvan säilyminen myönteisenä
- Tuoda esille seurakunnan näkökulma
- Edistää kriisistä selviämistä sen eri vaiheissa (ennakointi
– kriisitilanne – jälkihoito ja arviointi)
Kriisiviestintä on
normaalia, mutta
tehostettua viestintää
poikkeustilanteissa,
joka uhkaa ihmisiä,
toimintaa tai mainetta.
Tavoitteena on luoda mahdollisimman nopeasti oikea kuva
kriisitilanteesta, tuoda esille seurakuntayhtymän/seurakuntien näkökulma ja turvata toiminnan
jatkuvuus, viestitä oikeista asioista ja oikealla tavalla.
Suuronnettomuus on kyseessä pelastuslaitoksen määritelmän mukaan silloin, jos
onnettomuudessa on 6 kuollutta tai 10 loukkaantunutta tai 1 miljoonan euron aineelliset vahingot.
Suurista tapahtumista (yli 500 osallistujaa) tulee laatia turvallisuus- ja pelastussuunnitelma
pelastuslaitoksen kanssa. Ohjeet ilmoituksen tekemiseen löytyvät intranetistä kohdasta
Henkilöstö > Kriisiviestintäopas > Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma.
Mainekriisissä otettava huomioon, onko kyseessä rikos vai ei. Yleensä on
parempi ottaa itse aloite mainekriisissä ja kertoa avoimesti se, minkä
voi kertoa: vain faktat ja miten prosessi etenee.
Kriiseissä kirkolla on aina
rooli lohduttajana, surun
sanoittajana, vierellä
kulkijana ja toivon
luojana. Siksi viesteissä
on tärkeää inhimillisyys.
Ohjeet kriisiviestinnän hoitamiseen – lähde liikkeelle tästä!
Kirkkoherra/hallintojohtaja/YKN:n puheenjohtaja kokoaa kriisiryhmän koolle heti kun
tieto on saatu. Valitkaa mahdollisuuksien mukaan sellainen kokoontumispaikka, jossa on
käytössä verkkoyhteys ja tietokoneita. Tarkastakaa onko kaikki ryhmän jäsenet tavoitettu ja
täydentäkää tarvittaessa. Kriisiä koskeva seurakunnan työala on hyvä ottaa mukaan
johtoryhmään ja saattaa työalalle tieto mahdollisimman nopeasti tapahtuneesta.
1.
6
Sopikaa työnjaosta ja viestintävastuista tilanteen edetessä ja priorisoikaa tehtävät. Jokaisen
tulee tietää mitä tekee ja mistä asiasta vastaa. Kirkkoherra/hallintojohtaja/YKN:n
puheenjohtaja vetää kriisiviestintäjohtoryhmän toimintaa ja määrää vastuualueet. Kriisitilanne
vaati erityisen vahvaa johtamista, joten selkeä ja suunnitelmallinen johtamistyyli edesauttaa
tilanteen selkeää kehittymistä.
Yhteiseltä Y-asemalta löytyy kansio Kriisiviestintä, joka sisältää tiedotepohjia, kuvia (kynttilä,
kirkot, kirkkoherrat) sekä ohjeita mm. suruhartauden järjestämiseen. Kansioon on oikeudet
kaikilla työntekijöillä. Polku: Y:\Yhteiset\Kriisiviestintä
Aloittakaa kriisin arviointi, perusselvitys ja tiedotuspolitiikan määrittely välittömästi.
Ensimmäinen tiedote pyritään antamaan tunnin (1 tunti) sisällä kriisistä saadusta tiedosta.
Näin katkaistaan siivet vääriltä tiedoilta.
2.
Kaikkien kriisitiedottamiseen -ja johtamiseen joutuvien henkilöiden tulee kirjata tapahtumien
kulku ylös heti, kun jotain uutta tapahtuu. Tilannepäiväkirja löytyy tämän oppaan lopusta. Ks.
kohta ”Kriisiviestinnän tilannepäiväkirja” (sivu 11).
Määritelkää mitä on tapahtunut ja luonnostelkaa tapahtuneesta lyhyt tiivistelmä
kokonaisuuden hahmottamiseksi. Arvioikaa ensin seuraavat asiat:
3.
-
Onko kriisi lyhyt- vai pitkäkestoinen, paikallinen/alueellinen/valtakunnallinen. Jos kriisi on
valtakunnallinen, ks. tämän listan kohta ”Jos kriisi on valtakunnallinen”.
-
Arvioikaa tiedotustarve:
o Tiedottaako joku muu tilanteesta? Esim. pelastusviranomainen, Kirkon tiedotuskeskus
o Onko tilanne vakava? Onko tapahtunut jo julkinen asia?
o Onko tieto mahdollisesti levinnyt julkisuuteen? (työntekijät, viranomaiset, media)
o Mikä on uutisarvo tiedotusvälineiden kannalta?
o Riittääkö sisäinen tiedotus vai tarvitaanko ulkoista viestintää?
-
Vastaamalla seuraaviin kysymyksiin pääset eteenpäin ensimmäisessä tiivistelmässä
luonnoksessa ja/tai tiedotteessa. Vastaava tiedottaja toimii luonnoksen/tiedotteen kirjoittajana
kriisiviestintäjohtoryhmän ohjeiden mukaan.
Kuka, mitä, missä, milloin, yhteystiedot, miksi, seurauksia, mitä tukea kirkko tarjoaa? Milloin
kirkolla avoimet ovet ja työntekijän päivystys? Palveleva puhelin – tarvitaanko? Kuka hoitaa
yhteyden valtakunnalliseen Palvelevaan Puhelimeen?
Jos kriisi on valtakunnallinen, niin ottakaa tilanteen mukaan yhteys Kirkon
tiedotuskeskukseen (KT) ja toimikaan tarvittaessa heidän ohjeiden mukaan. Jos kriisi on
valtakunnallisesti merkittävä, pidä jatkossa päivittäinen yhteys KT:een. KT:ssä on
kriisiviestintätiimi, jossa ovat mukana viestintäjohtaja sekä tiedotuksen, radion,
verkkoviestinnän ja television päälliköt sekä ruotsinkielisen tiedotuksen vastaava: puh. 050
558 5453/ tiedotuspäällikkö, puh. 050 326 9019/radiotoimituksen päällikkö, puh. 050 378
0041/viestintäjohtaja, puh. 050 566 8230 /ruotsinkielisen viestinnän vastaava, s-posti:
[email protected]. Katsokaa myös kohta ”Ensimmäiset viestinnälliset toimenpiteet valtakunnallisessa
kriisissä” (sivu 9).
4.
5.
7
Kun tiivistelmä tilanteesta on valmis, niin pohtikaa onko syytä tiedottaa sisäisesti?
Jos kyllä, niin vastaava tiedottaja vastaa sisäisestä tiedottamisesta. Työntekijöiden
tekstiviestikanavaa hyödynnetään tilanteen mukaan yhtenä viestintäkanavana.
Tekstiviestikanavan ohjeet löytyvät intranetistä kohdasta Säännöt, ohjeet ja sopimukset >
Tekstiviestikanavan toimitus- ja käyttöohje. Tekstiviesti lähetetään mahdollisesti myös
luottamushenkilöille. Intranettiin päivitetään sisäinen tiedote, joka muokataan tehdystä
tiivistelmästä ja lisätään mahdollisesti tietoa, joka on tarkoitettu vain työntekijöille. Intranettiä
päivitetään jatkuvasti. Kriisiryhmä määritellee sisäisen viestinnän vastuut mahdollisesti myös
seurakuntiin, hiippakuntaan ja kirkon johtoon tiedottamiselle.
Pohtikaa onko syytä tiedottaa julkisuuteen? Jos kyllä, niin pohtikaa missä vaiheessa?
Hallintojohtaja/kirkkoherra ja yhteisenkirkkoneuvoston puheenjohtaja ovat median
yhteyshenkilöitä ja ovat vastuullisia ulkoisesta tiedottamisesta. Muokatkaa tiivistelmästä
tiedote ja lähettäkää se tasapuolisesti s-postilla yhtä aikaa kaikille medioille. Vastaava
tiedottaja hoitaa lähetyksen. S-postijakelu on seuraava ja kattaa koko Suomen:
[email protected], [email protected], [email protected], [email protected],
[email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected],
[email protected], [email protected], [email protected], [email protected],
[email protected], [email protected], [email protected], [email protected],
[email protected], [email protected], [email protected],
[email protected], [email protected]. Huom! Voit poimia listalta myös vain esim.
paikallismedian osoitteet. Varmistakaa viestin perillemeno esim. soittokierroksella. Pohtikaa
onko tiedotetta tarvetta kääntää eri kielille? Jos kyllä, niin vastaava tiedottaja koordinoi
käännöstyön.
Onnettomuuksista tiedottaa julkisuuteen poliisi tai palokunta. Yhteydet omaisiin ja muihin
viranomaisiin hoitaa pelastustoimi, joka tarvittaessa pyytää virka-apua seurakunnalta.
Varmistakaa muiden viranomaisten kanssa yhteydenotot ja että viesti on tavoittanut kaikki
tarvittava tahot ja sidosryhmä (esim. Kaupunki). Sopikaa vastuut tehtävistä asioista tilanteen
mukaan.
Verkkoviestintä ulkoisessa viestinnässä. Seurakuntayhtymän ja/tai seurakuntien
verkkosivuille sekä Facebook-sivustoille päivitetään ”surua tukeva ilme”, joka on suunniteltu
etukäteen viestintäpalveluissa. Päivityksen tarve, ajankohta ja tieto määritellään kriisiryhmässä
tilanteen mukaan. Päivityksestä vastaa vastaava tiedottaja. Viestintäpalveluiden tiedottaja
avustaa kaikissa toimenpiteissä tilanteen mukaan.
Sosiaalisessa mediassa ja verkossa esille tullutta keskustelua tulee seurata ja korjata
reaaliajassa mahdolliset virheet. Sopikaa vastuut sosiaalisessa mediassa kommentointiin.
6.
8
Pohtikaa onko tarpeellista järjestää tiedotustilaisuus? Muistakaa, että kirkko ja seurakunta
tiedottavat vain omasta toiminnastaan. Miettikää tiedotustilaisuuden tarpeellisuuden sekä sen
sisältö ja perusviestit. Vastaava tiedottaja hoitaa järjestelyt ja kirkkoherra/hallintojohtaja sekä
yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja vetävät tilaisuuden. Valmistelkaa tiivistelmän sekä
tiedotteen pohjalta ns. Kysymys-vastaus- patteristo medialle. Järjestäkää mahdollinen
lehdistökeskus ja kahvittelupaikka mahdollisimman lähelle kriisipaikkaa.
Valmistelkaa ja varmistakaa tiedotusvälineiden palvelu myös kriisipaikalla. Valokuvaajien ja
toimittajien kanssa tehdään yhteistyötä. Kertokaa sovitut pelisäännöt toimittajille ja kuvaajille
(esim. missä voi kuvata ja haastatella jne.). Laittakaa nimikyltit rintaan kaikille työntekijöille. Ks.
”Ohjeistus tiedotustilaisuuden järjestämiseen” (sivu 10).
8.
Sopikaa puhelinneuvonnan organisoinnista ja varmistakaa kirkon palvelevan puhelimen
toimivuus. Ks. ”Tärkeitä yhteystietoja” (sivu 2).
Tehkää yhteistyötä poliisin ja muiden kriisityön viranomaisten kanssa tarvittaessa. Ks. sivu 12
”Yhteistyö pelastusviranomaisten kanssa”.
9.
Kriisiviestinnänjohtoryhmä hoitaa kriisiviestintää ja varmistaa, että muu toiminta jatkuu
normaalisti. Vastuun päätöksistä ja kriisiviestinnästä kantaa seurakuntien
kirkkoherra/hallintojohtaja/YKN:n puheenjohtaja. Varmistakaa yhdessä, että sovitut
viestintävastuut ylettyvät myös jälkitiedotuksen hoitamiseen.
Lisää kriisiviestinnän ohjeita löydät Sakastista osoitteesta
www.sakasti.evl.fi/kriisi-info
Ensimmäiset viestinnälliset toimenpiteet
valtakunnallisessa kriisissä
9
1. Ensimmäiset tiedotteet mahdollisesti yhteistyössä KT:n kanssa ja samoin evl.fi-sivun, Kirkko
Suomessa -Facebook-sivun ja seurakuntayhtymän/seurakunnan oman kotisivun
kriisitietopäivitys.
2. Kriisi voi vaikuttaa kirkon valtakunnallisiin hartausohjelmistoihin radiossa ja tv:ssä. Radion
aamu/iltahartauden vaihto  KT hoitaa
3. Evl.fi-etusivu suruasuun eli kuvaksi kallankukka. Sivulla seurakuntalaisen kannalta keskeinen
päivittyvä materiaali  KT hoitaa.
4. Sama ohjeistus seurakuntayhtymän/seurakuntien etusivulle  Vastaava tiedottaja hoitaa.
5. Piispojen/arkkipiispan osanotto/osallistuminen hartauteen  KT:n kautta tieto
6. Seurakuntaan iltakirkko  Kyseisen seurakunnan kirkkoherra linjaa ja vastaa järjestelyistä.
7. Kuvapalvelu kirkkotilaisuuksiin ja tiedotetaan medialle käytännöstä sekä siitä mistä valokuvia
saa (määritä vastuuhenkilöt). Kuvanauhan saa silloin kun muistojumalanpalvelus
televisioidaan Ylestä (tuottaja Ari Meriläinen)
Kriisipuhelin
Kirkon ylläpitämä Palveleva puhelin palvelee kaikkialla Suomessa. Palvelevan puhelimen numero on
01019-0071. Normaalitilanteissa päivystysajat ovat su-to klo 18–01, pe ja la 18–03.
Poikkeustilanteissa päivystysaikoja voidaan jatkaa, jolloin seurakunnan työntekijöitä voidaan kutsua
päivystäjiksi.
Kriisiviestintäkortti
Kriisiviestintäkortti on jokaisen työntekijän rahapussiin tuotettu yhteystietokortti, jossa on mukana
ensisijaiset ohjeet ja puhelinnumerot kriisin sattuessa.
Viestinnästä vastaavan henkilön muistilista
kriisin tiedotuksessa
-
10
Ota aloite käsiisi ja pidä viestintä yksinkertaisena.
Puhu totta ja pysy sanoissasi. Puhu ihmisten kielellä. Älä spekuloi.
Huolehdi siitä, että tieto kulkee oman organisaation sisällä.
Pidä tiedotusvälineet ajan tasalla ja suhtaudu heihin kunnioittavasti.
Mieti mielessäsi miltä otsikko voisi näyttää.
Tarkkaile, mitä sinusta sanotaan. Muista kommentointi sosiaalisessa mediassa!
Huolehdi viestinnän jatkuvuudesta.
Älä kerro henkilöiden nimiä ulkopuolisille, lapset ja alaikäiset voidaan ”suojata”, heitä ei anneta
haastatella, haastateltavalla on tiettyjä oikeuksia.
Poliisitutkintaan liittyvistä asioita tiedottaa vain poliisi tai pelastuslaitos omalta osaltaan.
Älä kerro arvioita tai olettamuksia, älä sano ”ehkä”, ”mahdollisesti”.
Älä kerro jatkotoimenpiteistä tai minne joku on viety, ellei se ole välttämätöntä
Ohjeistus iltakirkon järjestämiseen
-
Ihmisiä vastaanottamassa kirkon ovella on oltava muita pappeja ja työtekijöitä kuin tilaisuuden
toimittavat. On huolehdittava, että onnettomuuden kokeneet ja heidän omaisensa pääsevät
istumaan muistojumalanpalvelukseen. (vahtimestari, pappi)
Muistojumalanpalvelusta johtaa siihen määrätty pappi. Kuvaajia ja toimittajia palvelee siihen
määrätty henkilö (esim. tiedottajat). Tulostakaa opasteet kirkkojen oville ohjaamaan kulkua ja
rajoituksia (esim. valokuvaus ja videointi kielletty).
Jos kysymyksessä kansallinen kriisi, muistojumalanpalvelus kannattaa järjestää arki-iltana klo
18–19 tai sunnuntaina klo 10–11, koska tuolloin mahdollisuus radioida ja/tai televisioida).
Varmistakaa valtakunnallinen rukous tuomiokapitulien kautta tuomiorovasteille ja seurakuntiin.
Valmistelkaa kouluille suunnatut aamuhartauspohjat.
Ohjeistus tiedotustilaisuuden järjestämiseen
-
Kriisiviestinnän johtoryhmä tekee päätöksen tiedotustilaisuuden järjestämisestä.
Tilaisuuden paikka valitaan mahdollisimman lähellä kriisipaikkaa.
Varattavassa paikassa on hyvä olla saatavilla verkkoyhteys ja mahdollinen äänentoisto.
Tilaisuuteen tulee varata kannettavatietokone ja videotykki materiaalin esitystä varten.
Esitettävä materiaali on hyvä tekniikan pettämisen kannalta hyvä myös tulostaa mukaan.
Tekniikan toimivuus (esitys ja äänen toisto) tulee varmistaa ennen tilaisuutta (noin 30 min).
Tilaisuuteen varataan jaettaviksi kaikki lähetetyt tiedotteet sekä esitettävä materiaali.
Tiedottaja on ottamassa ovella vastaan mediaa ja ohjaamassa paikoilleen.
Työntekijöiden edustajilla on hyvä olla nimilaput rinnassa.
Tilaisuuden vetää YKN:n puheenjohtaja/kirkkoherra/hallintojohtaja.
Tilaisuuden kaikki puhujat ja lausuntojen antajat sovitaan etukäteen ja henkilöt esitellään
tilaisuuden alussa.
Tilaisuuden päätyttyä kerrotaan mahdollisesti seuraavasta tiedotustilaisuudesta.
Kriisiviestinnän tilannepäiväkirja
1.
-
Millainen kriisi on kyseessä
seurakuntalaisiin tai osallistujiin kohdistuva
tapahtumiin kohdistuva
talouteen/liiketoimintaan kohdistuva
onnettomuuteen liittyvä
maineeseen kohdistuva, muu
2.
-
Järjestäytyminen
Kuka havaitsi kriisin ensimmäisenä? Milloin? Missä?
Kuka informoi kriisiviestinnän toimintaryhmää, ketä ensimmäisenä?
Miten nopeasti kriisiviestinnän toimintaryhmä saatiin koolle?
Ketkä kriisiviestinnän toimintaryhmän muodostivat?
Missä kriisiviestinnän toimintaryhmä kokoontui?
11
3. Työvälineet ja käytettävä materiaali
- Oliko kokoontumistilan varustelu oikea? Olivatko yhteystiedot ajan tasalla?
4. Sidosryhmäviestintä
- Mitä kohderyhmiä informoitiin?
- Kirkon toimijaryhmät, yhteistyökumppanit, viranomaiset, muut?
5.
-
Mediasuhteet
Mistä mediasta ensimmäiset tiedustelut tulivat?
Milloin ja mitä tiedusteltiin?
Kuka vastasi ja mitä?
Milloin ensimmäinen tiedote lähti ulos, mitä se sisälsi?
Järjestettiinkö tiedotustilaisuus, missä ja milloin?
Miten media reagoi kriisiin?
Vastasiko tiedotusvälineitä varten laaditut kysymys-vastausluettelot median varsinaisia
kysymyksiä?
Kuinka monta tiedotetta tai tiedotustilaisuutta tuotettiin?
Millaista tiedottaminen oli sähköisissä välineissä?
6.
-
Mediajulkisuuden määrä ja laatu
Missä medioissa kriisi oli esillä?
Miten seurakuntien näkökulma välittyi mediassa?
Kuinka paljon kriisistä julkaistiin uutisia/juttuja eri välineissä?
Mikä oli julkisuuden sävy?
Kuinka pitkään kriisi oli julkisuudessa?
Mikä muu taho oli median kanssa yhteydessä kriisitilanteesta?
Millainen vaikutus kriisillä oli seurakuntien julkisuuskuvalle?
Yhteistyö pelastusviranomaisen kanssa
Pelastusviranomainen tiedottaa:
•
•
•
•
•
•
12
Perustiedot tapahtumasta ja kohteesta (mitä, missä)
Hälytysaika ja alkutiedot, hälytetyt voimavarat
Pelastuslaitoksen toiminta, tilanteen arvioitu kesto
Milloin ja keneltä saa lisätietoja
Tapahtumasta aiheutuva vaara ihmisille ja suojautumisohjeet
Tapahtumamekanismi (jos on tutkittu ja vastuu pelastuslaitoksella)
Pelastusviranomainen ei tiedota:
•
•
•
•
Henkilövahingoista (poliisi tiedottaa)
Omaisuusvahingosta (kohteen edustaja tiedottaa)
Tapahtuman vaikutuksista onnettomuuskohteelle (kohteen edustaja tiedottaa)
Jos seurakunnalla tai seurakuntayhtymällä on omia viestintätarpeita, niin kannattaa olla
yhteydessä johtavaan pelastusviranomaiseen. Hänet tavoittaa onnettomuus- tai rikospaikalta
tai soittamalla pelastuslaitokselle, ja kysymällä, kuka on tilanteen johdossa. Pelastuslaitos
pyrkii huomioimaan kohteen edustajan tiedotuksessaan. Omat tärkeät tiedotettavat asiat voi
välittää pelastuslaitokselle, jotta saamme asiamme heidän tiedotteisiin. Tärkeää on myös
antaa sellaisen henkilön yhteystiedot, joka voi kommentoida asiaa (kirkkoherra, hallintojohtaja
ja YKN:n pj).
Lähdekirjallisuus:
Oulun
seurakuntayhtymän
kriisiviestintäopas,
Kirkkohallituksen
kriisiviestintäohjeet,
www.evl.fi/kriisi-info ja
Iisalmen seurakunnan
kriisiviestintäopas.
Haastatteluihin vastaaminen
13
Toimittajien yhteydenottoihin vastataan mahdollisimman pian. Toimittajien kysymyksiin vastaavat
erikseen sovitut henkilöt. Ennen haastattelua on mahdollisuuksien mukaan hyvä rauhoittua hetki ja
kirjata itselle muistiin mikä on seurakunnan/seurakuntayhtymän näkökulmasta tärkein viesti yleisölle.
Tukipaperina voi käyttää myös tehtyä tiedoteluonnosta. Kannattaa muistaa, että todennäköisesti juttu
tehdään, vaikka haastattelua ei antaisikaan.
Toimittajalta kysytään:
• Haastattelijan nimi ja media? Milloin juttu julkaistaan? Nauhoitetaanko haastattelu?
• Miten omat lausunnot voi tarkastaa ennen julkaisua? Muistathan, että ainoastaan omat kommentit
voi tarkastaa ja asiavirheitä korjata.
Toimittaja haluaa tietää:
• Mitä on tapahtunut ja milloin? Kenelle? Onko ihmisiä osallisena?
• Miten se tapahtui ja miksi se tapahtui? Mitä seuraavaksi tapahtuu?
Haastattelua antaessa tulee muistaa yksityisyyden suoja sekä mahdollisen tutkinnan ollessa kesken
kommentointikielto. Lisäksi on hyvä muistaa, että kirkko kommentoi vain omasta työstään ja
roolistaan.
Ohjeita toimittajalle vastaamiseen:
• Kuuntele tarkasti kysymykset ja pysy rauhallisena vastauksia antaessa. Käytä selkeää kieltä.
• Älä arvioi tai spekuloi tapahtunutta, uhrien terveydentilaa, vahinkojen suuruutta tai mitään
muutakaan. Jätä syiden ja seurausten selvittäminen ja tiedottaminen pelastusviranomaisille.
• Muista yksityisyyden suoja ja mahdolliset luottamukselliset taustatiedot.
• Ole rehellinen ja kerro vain vahvistettua tietoa.
• Älä sano: ”En kommentoi”, vaan käytä esim. ilmaisua ”Otan asiasta selvää” tai ”Ikävä kyllä en ole
oikea henkilö vastaamaan”. On hyvä myös tiedostaa, että toimittajan kanssa ei kannata kiistellä.
• Tv-haastatteluissa katso haastattelijaa. Tärisevät kädet voi pitää vaikka selän takana.
• Ole empaattinen, kuolemantapauksen kohdalla muista esittää surunvalittelut ensimmäisenä.
• Perusviestiä eli tärkeintä asiaa voi toistaa useamman kerran.
Tiedotteet ja malliesimerkit
14
Tiedotteesta tulee mahdollisuuksien mukaan selvitä seuraavat asiat: mitä on tapahtunut,
missä ja milloin, kenelle ja miksi? Jos kyseessä on onnettomuus, niin tiedottaminen kuuluu
pelastusviranomaisille ja poliisille. Tiedotteessa voi myös kertoa mitä tapahtuneesta mahdollisesti
seuraa, miten toiminta jatkuu/keskeytyy/yleisön toivotaan toimivan. Tiedotteessa voidaan myös
kertoa asioita, joita ihmiset luulevat tapahtuneen. Kerro myös milloin asiasta tiedotetaan seuraavan
kerran. Kuka on lisätietojen ja haastattelujen antajana? Nimetyn henkilön tulee myös olla
tavoitettavissa jatkuvasti. Jatkotiedotteissa voidaan kertoa taustatietoa. Tiedotteessa tulee olla
yhteystiedot eli puhelinnumero ja sähköpostiosoite selkeästi. Tiedotteet lähtevät viestintäpalvelujen
toimesta tasapuolisesti kaikille tiedotusvälineille.
Tiedotemalli 1
TIEDOTE, PVM, AIKA tiedotusvälineille
Lapinlahden kirkossa rukoushetki tänään keskiviikkona
Tänään keskiviikkona x.x.20xx klo xx Lapinlahden seurakunnan kirkossa järjestetään
rukoushetki. Kirkossa voi hiljentyä muistamaan xx uhreja ja rukoilla uhrien omaisten
puolesta. Rukoushetken toimittaa kirkkoherra xx.
Kirkko on avoinna koko viikon klo 18–19 hiljentymistä varten. Paikalla on pappeja ja
diakoniatyöntekijöitä keskustelua varten. Kirkon palveleva puhelin päivystää klo 18–01
tänään ja huomenna numerossa 01019-0071. Puhelun hinta on xxx.
Seurakunnan verkkosivulle päivitetään lisäksi jatkuvasti lisätietoa tapahtumasta.
Lisätietoja, kirkkoherra, xxx, nro, [email protected]
Tiedotemalli 2
TIEDOTE, PVM, AIKA tiedotusvälineille
Katoamistapaus rippileirillä Metsäpirtin leirikeskuksessa
Iisalmen seurakunta vahvistaa, että Iisalmen seurakunnan järjestämällä rippileirillä
Iisalmen Metsäpirtin leirikeskuksessa on tapahtunut katoamistapaus eilen xx klo xx.xx.
Pelastushenkilökunta hälytettiin paikalle klo xx.xx ja etsinnät jatkuvat edelleen. Tässä
vaiheessa tapahtumien kulusta ei ole vielä tarkempaa tietoa. Lisätietoja annetaan
välittömästi tietojen tarkentuessa. Seuraava tiedote tapahtumasta lähetetään viimeistään
klo xxx. Lisätietoja tapahtumien kulusta päivitetään jatkuvasti Iisalmen seurakunnan
verkkosivuille osoitteeseen www.iisalmenseurakunta.fi.
Lisätietoja, pelastustyön johtava paloesimies, Risto Reipas, xxx, s-posti, rippileiritoiminnasta
Iisalmessa, Etunimi Sukunimi, xxx, s-posti, kirkkoherra Etunimi Sukunimi, xxx,
[email protected]
Omat muistiinpanot
15