OpusCapita Accounts

YLEISKUVAUS
OpusCapita Accounts
Sisällysluettelo
1. Johdanto ..................................................................................................................................... 3
2. Tapahtumien hallinta.................................................................................................................. 5
2.1 Tapahtumien tarkastelu ......................................................................................................... 5
2.2 Tiliöinti ja tositenumerointi ..................................................................................................... 7
2.3 Tili- ja tapahtumaraportointi ................................................................................................... 8
3. Saldojen hallinta ......................................................................................................................... 9
4. Laskennalliset arvopäiväsaldot ............................................................................................... 10
5. Hyödyt ....................................................................................................................................... 11
2
OpusCapita Accounts / 022014
1. Johdanto
OpusCapita Accounts on selaimella käytettävä uuden sukupolven tilienhallintaohjelma. Sillä
yrityksen tai konsernin pankkitilitietojen käsittely sujuu keskitetysti ja tehokkaasti tilien lukumäärästä
riippumatta. Ohjelmalla voi tarkastella joustavasti niin tapahtuma- kuin saldotietoja. Accountsissa voi
myös automatisoida tärkeimmät prosessit, kuten esimerkiksi tiliöinnin ja tositenumeroinnin. Kaiken
kaikkiaan tietojen analysointi on siis helppoa ja tilienhallinnan eri prosessit hoituvat pitkälti
automaattisesti.
Integraatio muihin järjestelmiin on yksi OpusCapita-tuotteiden keskeisimpiä konsepteja. Siksi
Accountsissa on yhteystuki useimpiin pankkeihin, ja se pystyy näyttämään lukuisia
aineistoformaatteja, muun muassa camt.053-tiliotteita, camt.054-tapahtumaerittelyjä, MT94Xaineistoja, ulkomaanmaksujen ennakkotietoja sekä päivänsisäisiä tapahtuma- ja saldotietoja.
Ohjelma noutaa aineistot pankeista automaattisesti.
3
OpusCapita Accounts / 022014
Mikäli jonkin käytössä olevan pankkitilin tapahtumia ei voi noutaa Accountsiin esimerkiksi
kustannussyistä, ohjelmassa voi hyödyntää manuaalisesti ylläpidettäviä tilejä. Tällaisen tilin kaikki
tiedot lisätään ohjelmaan manuaalisesti. Manuaalisesti ylläpidettäviä tilejä voi käyttää myös
käteiskassatileinä. Näin kaikkien tilien tiedot saadaan kerättyä keskitetysti samaan ohjelmaan.
Jotta ohjelman käyttö olisi mahdollisimman turvallista, OpusCapita Accountsissa noudatetaan
tarkasti yleisiä tietosuoja- ja salausstandardeja sekä -käytäntöjä. Tietoturvaa lisäävät myös
Accountsin monipuoliset käyttöoikeusmääritykset. Niillä on helppo kontrolloida, mitä toimintoja eri
käyttäjät saavat tehdä ja minkä pankkitilien tietoja he voivat käsitellä. Käyttöoikeuksilla voi
esimerkiksi määritellä, että ainoastaan tietyt käyttäjät voivat tiliöidä tapahtumia.
Jos pankki ei välitä aineistossaan arvopäiväsaldoja, OpusCapita Accountsiin voidaan sisällyttää
Arvopäiväsaldot-toiminto. Se laskee valituille tileille oikeat arvopäiväsaldot. Toiminto on
lisämaksullinen ja vaatii erillisen lisenssin.
Kaiken kaikkiaan OpusCapita Accounts parantaa tapahtuma- ja saldotietojen kontrollia ja
läpinäkyvyyttä; keskitetty ratkaisu tarjoaa yhden yhteyspisteen, jonka kautta kaikki käyttäjät ja
tytäryhtiöt pääsevät käsiksi tietoihin maantieteellisestä sijainnista riippumatta. Lisäksi OpusCapita
Accounts sopii kaikilla aloilla toimiville yrityksille, ja sen käytössä pääsee helposti alkuun intuitiivisen
käyttöliittymän ansiosta. Accounts sisältää myös kattavat ohjeet, joissa on tarkempaa tietoa
ohjelman käytöstä.
OpusCapita Accounts -ohjelmasta on saatavilla kaksi eri laajuusvaihtoehtoa ja kaksi eri
toimitustapaa, jotka vastaavat tilienhallinnan tarpeisiin eri tasoilla. Seuraavissa luvuissa kuvataan
ohjelman keskeiset toiminnot yleisellä tasolla. Olipa kyseessä sitten pieni ja paikallisella tasolla
toimiva yritys tai suuri ja kansainvälinen konserni, OpusCapita Accounts pystyy vastaamaan sen
tilienhallinnan tarpeisiin. Myös muut OpusCapita-tuoteperheen ohjelmat voidaan helposti liittää
samaan ohjelmistoon Accountsin kanssa.
4
OpusCapita Accounts / 022014
2. Tapahtumien hallinta
2.1 Tapahtumien tarkastelu
OpusCapita Accountsissa tapahtumia voi tarkastella Tapahtumat-toiminnon näkymissä. Näkymät
jakautuvat kolmeen eri tyyppiin: tapahtuma-, tapahtumaerittely- ja viitenäkymiin. Seuraavat näkymät
ovat ohjelmassa oletuksena: Tiliotetapahtumat, Tapahtumakyselyt, Tapahtumaerittelyt ja
Viitteet. Oletusnäkymissä näytetään valittujen yritysten ja tilien viimeisimmät tiedot.
Oletusnäkymien lisäksi ohjelmassa voi luoda ja tallentaa omia näkymiä eri tarkoituksia varten. Omiin
näkymiin voi esimerkiksi tallentaa vain valitut tilit sekä sarakkeet halutussa järjestyksessä. Tämän
lisäksi omiin näkymiin voi valita muun muassa tapahtumien päivämäärävälin ja aineistotyypin sekä
määritellä kenen kaikkien käytettävissä näkymät ovat.
Tapahtumia voi tarkastella Tapahtumat-toiminnossa monessa muodossa: näkymissä voi avata
tiliotteita tai tarkastella tapahtumia listoissa. Myös jokaisen tapahtuman yksityiskohtaisempiin
tietoihin voi porautua.
Yksittäisten tapahtumien etsiminen Accountsissa on erittäin helppoa, ja halutut tapahtumat löytyvät
suurestakin aineistomäärästä nopeasti. Ensinnäkin näkyviin voi suodattaa ainoastaan valittujen tilien
tiedot. Toisekseen ohjelmassa voi määritellä tietyn päivämäärän tai päivämäärävälin, jonka
tapahtumat tuodaan näkyviin.
5
OpusCapita Accounts / 022014
Lisäksi Accountsissa on laajennettu hakutoiminto. Laajennetulla haulla voi tarkentaa, mitä yksittäisiä
tietoja etsittävien tapahtumien täytyy sisältää. Nämä tiedot voivat sisältää muun muassa tapahtuman
valuutan, viitenumeron ja saajan tilin. Ohjelmasta voi etsiä esimerkiksi tietyn viitenumeron
sisältämän tapahtuman kirjoittamalla Viitenumero-kenttään kyseinen numero. Tämän jälkeen
ohjelma löytää vastaavan tapahtuman nopeasti.
OpusCapita Accountsilla voi tarkastella kätevästi tapahtumien volyymeja: ohjelma voi näyttää
valittujen tapahtumien kappalemäärät ja yhteissummat niin tulojen kuin menojen osalta. Jos näkyviin
valitaan esimerkiksi kaikki tietyn tilin tapahtumat valitulta kuukaudelta, on helppo nähdä, montako
tapahtumaa tilillä on tuona kuukautena ollut. Samalla näkyy myös se, mikä näiden tapahtumien
yhteissumma on toisaalta saapuvan ja toisaalta lähtevän rahan osalta.
Tapahtumia voi myös ryhmitellä sarakeotsikoilla esimerkiksi yritysten, valuuttojen tai pankkien
perusteella. Ryhmittelyn yhteydessä näkyviin tulee kunkin ryhmän tapahtumien lukumäärä ja
summa sekä saapuvan että lähtevän rahan osalta. Tapahtumia voi ryhmitellä samanaikaisesti myös
useammalla sarakeotsikolla. Jos tapahtumat ryhmitellään esimerkiksi yrityksen nimellä ja valuutalla,
tapahtumat jaetaan ensin yrityksittäin ja sitten valuutoittain.
6
OpusCapita Accounts / 022014
2.2 Tiliöinti ja tositenumerointi
Tiliotetapahtumien tiliöinti ja tositenumerointi onnistuvat OpusCapita Accountsissa vaivattomasti.
Automatisointisäännöillä tiliöintiä ja tositenumerointia voi tehostaa huomattavasti.
Tiliöinnin ja tositenumeroinnin prosesseja voi hallita erilaisilla asetuksilla monin tavoin kunkin
yrityksen vaatimusten mukaisesti. On esimerkiksi mahdollista määritellä, että tietyn pankkitilin
tapahtumia saa tiliöidä vain tietyille kirjanpidon tileille. Eri asetusmäärityksillä on helppo kontrolloida,
että tiliöinnit ja tositenumeroinnit tehdään täsmälleen halutulla tavalla.
Esimerkiksi tositelajin ja tiliöinnin dimensioarvojen asettamisen voi automatisoida haluttujen ehtojen
perusteella. ALV-laskenta on erityisen vaivatonta: ohjelma laskee tapahtumille tarvittaessa
arvonlisäveron valitun prosentin perusteella automaattisesti. Myös muunlaiset tiliöinnin summajaot
on mahdollista automatisoida.
Tiliotetapahtumia voi tarpeen vaatiessa sekä yhdistää että jakaa. Tapahtumia yhdistämällä tiliöintiä
voi nopeuttaa ja tehostaa. Myös tapahtumien jatkokäsittely sujuu tällöin helpommin. Toisaalta
tiliotetapahtumia voi jakaa tarvittavaan määrään alitapahtumia. Jaon jälkeen tapahtumien käsittely
onnistuu tarkemmalla tasolla. Tapahtuman voi jakaa esimerkiksi korkoon ja lyhennykseen. Tämän
jälkeen koron ja lyhennyksen voi tiliöidä vaikkapa eri kirjanpidon tileille.
Kun tositenumerointi ja tiliöinti on tehty, tapahtumien siirtäminen kirjanpitoon on helppoa. Valitut
tapahtumat voi siirtää sinne itselle sopivana aikana. Tarvittaessa eteenpäin voi siirtää myös sellaisia
tapahtumia, joita ei ole tositenumeroitu tai tiliöity.
7
OpusCapita Accounts / 022014
2.3 Tili- ja tapahtumaraportointi
Accountsissa on saatavilla seuraavat raportit: tositepäiväkirja, tiliote, tosite ja kassakladiraportti.
Raportit voi tulostaa paperille tai tallentaa tiedostoon esimerkiksi sähköistä arkistointia varten.
Ohjelmasta on mahdollista tulostaa myös useita tiliotteita, kassakladiraportteja ja viiteluetteloja
samanaikaisesti. Näin tulostus ja arkistointi tehostuvat.
8
OpusCapita Accounts / 022014
3. Saldojen hallinta
OpusCapita Accountsin Saldot-toiminnossa voi tarkastella ajantasaisia saldotietoja eri näkökulmista.
Saatavilla on lukuisa erilaisia saldotietotyyppejä, muun muassa alku- ja loppusaldot, tiliotesaldojen
limiitit, nettovirrat ja viimeisimmät saldot. Saldotietoja voi tarkastella joko graafeina tai lukuina
taulukossa. Myös tietojen vienti Exceliin onnistuu vaivattomasti.
Saldotiedot näytetään näkymissä, ja seuraavat näkymät ovat ohjelmassa oletuksena: Tiliotesaldot,
Viimeisimmät saldot, Tiliote & viimeisimmät saldot ja Saldohistoria. Oletusnäkymiin tuodaan
valittujen yritysten ja tilien viimeisimmät saldotiedot.
Oletusnäkymien lisäksi saldonäkymiä voi tehdä itse. Omiin näkymiin voi itse valita muun muassa
ajanjakson, saldotyypit, valuutan ja tilit. Näkymissä saldotietoja voi tarkastella ja analysoida monista
eri näkökulmista omien tarpeiden mukaan. Graafit ovat erityisen kätevä tapa tarkastella saldoja.
9
OpusCapita Accounts / 022014
4. Laskennalliset arvopäiväsaldot
Arvopäiväsaldot on lisätoiminto, joka voidaan tarvittaessa sisällyttää OpusCapita Accountsiin.
Toiminto tuottaa luotettavia ja ajantasaisia tilien arvopäiväsaldoja. Se laskee valituille tileille kunkin
päivän arvopäiväsaldon käyttämällä pohjana lisättyä alkusaldoa tai edellistä laskettua saldoa ja
lisäämällä siihen kyseisen päivän tapahtumien nettoerotuksen. Tarpeen vaatiessa toimintoon voi
lisätä korjaustapahtumia manuaalisesti.
Arvopäiväsaldot-toiminnolla voi kätevästi laskea arvopäiväsaldot myös zero balancing -tileille:
Toiminnossa voi määritellä tilikohtaisesti, että zero balancing -tapahtumat jätetään saldolaskennasta
pois, jolloin jokaisen zero balancing -tilin todellinen saldo saadaan selville. Tämän ansiosta kunkin
tytäryhtiön taloudellista tilannetta on helpompi arvioida.
Arvopäiväsaldojen laskemisen jälkeen ne voidaan siirtää OpusCapita Liquidityyn ja/tai muihin
järjestelmiin, kuten kirjanpitoon tai treasury-järjestelmiin. Kirjanpitoon siirtämisen jälkeen myös
tytäryhtiöiden tilien saldot saadaan täsmäytettyä rahatilivientien osalta, kunhan kyseisille tileille vain
on laskettu arvopäiväsaldot.
10
OpusCapita Accounts / 022014
5. Hyödyt

OpusCapita Accountsissa tapahtuma- ja saldotiedot ovat yhdessä keskitetyssä paikassa,
jolloin niiden hallinta ja kontrollointi on helppoa ja tehokasta. Keskitetty ja läpinäkyvä
tilitietojen hallinta säästää myös aikaa.

Accountsissa voi automatisoida keskeisimmät prosessit, kuten esimerkiksi tiliöinnin ja
tositenumeroinnin. Näin ajankäyttö tehostuu entisestään.

Koska ohjelmassa on yhteystuki useimpiin pankkeihin, käytössä olevat pankit voi valita
vapaasti. Accountsin käyttö kannustaa myös vertailemaan ja kilpailuttamaan pankkeja,
sillä uusien pankkiyhteyksien käyttöönotto ja vanhojen poisto onnistuu ohjelmassa
vaivattomasti.

Tietoja voi tarkastella ja analysoida monin tavoin eri näkökulmista. Tämä tukee omalta
osaltaan päätöksentekoa.

Yksittäiset tili- ja saldotiedot löytyvät nopeasti aineiston kokonaismäärästä riippumatta.
Usein tarkasteltavat tiedot voi tallentaa näkymiin, jolloin niihin pääsee käsiksi aina
helposti.

Lisämaksullisella Arvopäiväsaldot-toiminnolla voi laskea valittujen tilien todelliset
arvopäiväsaldot. Toiminnon ansioista arvopäiväsaldot saa laskettua esimerkiksi
yksittäisille cash pool -tileille, myös zero balancing -tileille. Niiden laskeminen muilla tavoin
on yleensä hidasta ja hankalaa.
Lue myös seuraavat yleiskuvaukset:

OpusCapita Payments

OpusCapita Invoices

OpusCapita Liqudity.
11
OpusCapita Accounts / 022014