Visma L7 Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta

Visma L7
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Tiedote
Visma L7 - Tiedote
Oppaan päiväys: 4.12.2012.
Asiakaspalvelu:
Helpdesk: kirjautuminen Visma L7 –infolinen tai osoitteen www.visma.fi kautta
Puhelintuki Visma L7: 0207 560 506
Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä
oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on
kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa.
Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä
tavaramerkkejä.
© Visma Software Oy, 2012
www.visma.fi
Visma L7 - Tiedote
Sisällysluettelo
1
Palkanlaskenta.................................................................................. 1
1.1
1.2
2
Kirjanpito .......................................................................................... 2
2.1
3
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Tilikauden vaihteen toimenpiteet ennen tasekirjan muodostusta ................................ 11
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus .......................................... 13
5.1
5.2
5.3
6
Vastike/vuorkalaskujen E-kirjeen laskulomakkeelle vain IBAN tilinumero ................ 4
3.1.1
Yleistä.................................................................................................................... 4
3.1.2
Räätälöityyn ohjaustiedostoon tehtävät muutokset ............................................... 4
Erillislaskut.......................................................................................................................... 5
Lukemalaskut ...................................................................................................................... 5
3.3.1
Ennakoiden korjaaminen ....................................................................................... 5
3.3.2
Laskujen peruminen .............................................................................................. 5
Hyvityslaskut ....................................................................................................................... 6
Koronlaskenta ..................................................................................................................... 6
Vastikevalvonnan täsmäytykset ja toimenpiteet .............................................................. 6
3.6.1
Aiheettomien saatavien ja ennakoiden oikaisut..................................................... 6
3.6.2
Vinkkejä täsmäytykseen ja mittarilaskujen tulostukseen ...................................... 7
Ketjutetut raportit .............................................................................................................. 7
3.7.1
Jonojen asetukset ................................................................................................... 8
3.7.2
Sarakeotsikot ......................................................................................................... 9
Kiharkisto ....................................................................................... 11
4.1
5
Kirjanpidon täsmäytykset ja toimenpiteet ....................................................................... 2
2.1.1
Alv-laskelman täsmäytys koko vuodelta ............................................................... 2
2.1.2
Muut kirjanpidon tilien täsmäyttämiset ................................................................. 2
2.1.3
Päivä- ja pääkirjojen loppusaldojen täsmäytys ...................................................... 2
2.1.4
Tuloslaskelman ja taseen täsmäytys ...................................................................... 2
2.1.5
Tase-erittelyt .......................................................................................................... 3
Vastikevalvonta ................................................................................ 4
3.1
4
Johdanto .............................................................................................................................. 1
Palkkatilastot yksikköympäristössä .................................................................................. 1
Tilikausimääritykset ......................................................................................................... 13
Automaattinen tilinavaus ................................................................................................. 13
5.2.1
Perinteisessä ympäristössä................................................................................... 14
5.2.2
Juridisten yksiköiden ympäristössä ..................................................................... 14
Tilinavauksen tulostus ...................................................................................................... 14
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet .............................. 16
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
Yritysrekisteri ................................................................................................................... 16
Asiakkaiden verkkolaskutusohjaukset ........................................................................... 16
Kuluttajan verkkolasku ja suoramaksut (uusi sovellus) ............................................... 16
Isännöinti, osapuolet ......................................................................................................... 16
Vastike- ja vuokralaskutus............................................................................................... 17
Kirjanpitoajot.................................................................................................................... 18
Lukemalaskutus ................................................................................................................ 18
Lainaosuusilmoitus ........................................................................................................... 18
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Sisällysluettelo - i
Visma L7 - Tiedote
6.9
6.10
Vuokralaskutuksen perusraportit ................................................................................... 18
Perintä ................................................................................................................................ 18
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Sisällysluettelo - ii
Visma L7 - Tiedote
1
Palkanlaskenta
Tässä luvussa on käsitelty lyhyesti palkanlaskennan vuodenvaihdeasiat.
1.1 Johdanto
Palkanlaskennan vuodenvaihdetoimista on erillinen tiedote. Lakisääteisistä muutoksista
vuonna 2013 ja niiden päivittämisestä kerrotaan tarkemmin em. vuodenvaihdetiedotteessa.
1.2 Palkkatilastot yksikköympäristössä
Tilastojen osalta tulee huomioida erityisesti se, että jos teet tilastot valinnalla yksi yksikkö
kerrallaan, seuraavan yksikön aineisto korvaa edellisen yksikön aineiston.
Muodostettu tiedosto korvaa samassa paikassa mahdollisesti olevan edellisen
samannimisen tiedoston. Varmuuskopio on siksi hyvä tallentaa johonkin toiseen kansioon.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Palkanlaskenta - 1
Visma L7 - Tiedote
2
Kirjanpito
Tässä luvussa on käsitelty lyhyesti kirjanpidon vuodenvaihdeasiat.
2.1 Kirjanpidon täsmäytykset ja toimenpiteet
Taloushallinnon vuodenvaihdetoimista on erillinen tiedote. Tässä on mainittu vain
muutamia huomionarvoisia asioita.
Kirjanpidon lakisääteisistä muutoksista
taloushallinnon vuodenvaihdetiedotteessa.
vuonna
2013
on
kerrottu
tarkemmin
2.1.1 Alv-laskelman täsmäytys koko vuodelta
Visma L7 -perustilikartassa (kiinteistötilipuite) on seuraavat alv-tilit:
2973 Alv-tilitykset
- tilille kirjaat tilikauden aikana vain alv:n maksukirjaukset
2971 Suoritettava alv
- tilille kirjaat ”normaalien” myyntien vero-osuudet, joista vero laskutuksen mukaan
- kirjaussuunnitelmissa yleinen verojen tili (myyntien) parametri
2972 Vähennettävä alv
- tilille kirjaat ”normaalien” ostojen vero-osuudet, joista vero laskun mukaan
- kirjaussuunnitelmissa yleinen verojen tili (ostojen) parametri
2970 Arvonlisäverovelka
1773 Arvonlisäverosaaminen
Koska mitään automaattisia jatkovientejä ei tehdä millekään aputilille, näet todellisen alvvelan vain tiliryhmätasolla (kaikkien tilien saldojen summa). Tilinpäätöksessä päätät
suoritettavan (2971) ja vähennettävän (2972) veron tilit alv-tilitykset (2973) -tilille. Tämän
tilin saldon kirjaat sitten joko tilille 2970 Arvonlisäverovelka tai 1773
Arvonlisäverosaaminen. Näin saat nollattua myyntien ja ostojen verotilit, nettovelan/saatavan yhdelle tilille ja uuden tilikauden kumulatiiviset verot seurantaan.
2.1.2 Muut kirjanpidon tilien täsmäyttämiset
Täsmäytä kirjanpidossa myös muut tarvittavat taseen tilit (esim. ennakonpidätys, sotu,
lainat). Jos olet käyttänyt selvittelytiliä/-tilejä, tarkista, että tilin/tilien saldo on nolla.
2.1.3 Päivä- ja pääkirjojen loppusaldojen täsmäytys
Aja päivä- ja pääkirja koko tilikaudelta ja tarkista, että niiden loppusaldojen debet- ja
kredit-puoli menevät tasan. Jos olet tehnyt ajot kuukausittain/kausittain, tarkista kunkin
ajokerran tulosteet.
2.1.4 Tuloslaskelman ja taseen täsmäytys
Tarkista, että taseen vastaavaa- ja vastattavaa-puolen loppusummat ovat samat ja että
tilikauden voitto/tappio on sama taseessa ja tuloslaskelmassa.
Jos yllämainituissa on eroja, käy läpi tulosteiden ohjausrekisteristä tuloslaskelma- ja
taseohjaukset tarkistaen
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Kirjanpito - 2
Visma L7 - Tiedote




että ne sisältävät kaikki tilikartan kirjanpidon tilit
ettei sama tili ole kahteen kertaan mukana ohjauksissa
kaavojen oikeellisuus
ettei pohjissa ole mukana sisäisiä tilejä
Tarkista myös, että pääkirjan tilien saldot ovat samat kuin tuloslaskelmassa ja taseessa.
Pääkirja pohjautuu kirjanpidon tapahtumiin ja tuloslaskelmalle/taseelle luvut tulevat
kirjanpidon saldoista, joten on mahdollista, että saldot eivät täsmääkään. Useimmiten virhe
korjaantuu, kun ajat saldojen laskennan kuukaudelle, jolla virhe ilmenee. Ajon aikana
kukaan ei saa olla kirjaamassa tapahtumia ko. kuukaudelle.
Kirjanpito | Kirjanpitotapahtumat –ohjelmassa teet muistiotositelajilla tarvittavat
korjaukset ja tilinpäätösviennit. Tilinpäätösvientejä ei kannata kirjata ”kokonaan” ennen
kuin ne ovat lopullisia. Vientien vaikutuksen tulokseen voit tarkistaa tulostamalla
tuloksen/taseen Kirjaamattomat-valinnan kera.
Tuloslaskelma Kirjaamattomat-valinnan kera.
2.1.5 Tase-erittelyt
Tase-erittelyjen selauksissa on Tase-erittelyjen nollaus –painike, jolla tyhjennät kaikkien
yksiköiden kaikki tase-erittelyt. Ohjelma varmistaa toiminnon.
Käytettävissäsi on myös Tase-erittelykokonaisuuden poisto –painike, jolla poistat
aktiivisena olevan tapahtuman ja siihen liittyvät purkutapahtumat tase-erittelyistä. Ohjelma
varmistaa toiminnon.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Kirjanpito - 3
Visma L7 - Tiedote
3
Vastikevalvonta
Tässä osassa kuvataan vastikevalvontaan liittyvät toimenpiteet vuodenvaihteessa.
3.1 Vastike/vuorkalaskujen E-kirjeen laskulomakkeelle vain
IBAN tilinumero
3.1.1 Yleistä
Tilisiirtolomaketta, jolla saajan tilinumerot esitetään sekä kotimaisessa että
kansainvälisessä IBAN-muodossa, voi käyttää 31.12.2012 saakka. Tämän jälkeen
tilisiirtolomakkeella tulee näyttää vain IBAN tilinumeroita.
Tästä aiheutuu muutoksia Itellan e-kirjeen ohjaustiedostoon vlasku01.ini.
Uuden
lomakepohjan (EPL8024) vaatimat muutokset on tehty asennuksen mukana menevään
ohjaustiedostoon. Mikäli käytössä on räätälöity ohjaustiedosto, tulee sitä muokata
seuraavasti.
3.1.2
Räätälöityyn ohjaustiedostoon tehtävät muutokset
Räätälöity vlasku01.ini löytyy data\rpt –kansiosta.
Itellan lomakepohja, jonka tilisiirto-osassa on varattu kentät vain IBAN ja BIC numerolle
otetaan käyttöön vaihtamalla vlasku01.ini:ssä lomakepohjakutsuksi EPL8024.
[LOMAKEKUTSUT]
EUR=EPL80824
Lisäksi ohjaustiedostosta tulee poistaa kansalliseen tilinumeroon liittyvät muuttujat sekä
asemoida IBAN ja BIC muuttujat siten, että niiden sisältämä tieto tulostuu lomakepohjassa
täsmälleen niille varattuihin kenttiin.
[EPLGIR]
ROW1=61 @PANKKN1 @ @IBAN1
@
@BIC1
@
ROW2=#1 @PANKKN2 @ @IBAN2
@
@BIC2
@
ROW3=#1 @PANKKN3 @ @IBAN3
@
@BIC3
@
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 4
Visma L7 - Tiedote
Huom! kasvata IBAN muuttujille varattua tilaa 22 merkkiin. Muussa tapauksessa osa
tilinumeroita jää pois. Jatkossa tilinumero viedään laskulle 4 merkin jaksoihin pilkottuna.
Muista Testaus!
Kun olet tehnyt edellä kuvatut muutokset, testaa e-kirjeen tulostus lähettämällä PCHerald
lähetysohjelmalla testiaineisto Itellan ohjeiden mukaisesti.
3.2 Erillislaskut
Laskuta päättyvälle tilikaudelle kuuluvat erillislaskutukset viimeistään ennen tilikauden
täsmäytyksiä kirjanpidossa. Mikäli olet ajanut joulukuun kirjanpitoajot vastike/vuokrareskontrasta, aja erillislaskut erikseen kirjanpitoon.
3.3 Lukemalaskut
Mikäli taloyhtiössä peritään ennakoita, syötä uudet lukemat päivämäärällä 1.1.2013.
Laskulle tulostuu päättyväksi kaudeksi 31.12.2012 ja laskulla huomioidaan ennakot myös
31.12.2012 asti.
Ohjelma
huomioi
laskulle
ennakoksi
annetulta
lukema-ajalta
tapahtumat
vastikevalvonnasta, niiltä maksulajeilta, jotka on tariffeilla annettu ennakkomaksulajeiksi.
Esimerkiksi, jos mittarit on luettu 3.1.2013, mutta ennakot halutaan mukaan vain
31.12.2012 asti, lukemapäiväksi on annettava 1.1.2013.
3.3.1 Ennakoiden korjaaminen
Jos ennakot on laskulla väärin tai esim. siirtymävaiheessa puuttuu jonkin kuukauden
ennakko
kokonaan,
voit
tehdä
korjauksen
muodostamalla
ensimmäiselle
lukemalaskutusjakson kuukaudelle erillisen ”haamulaskun” ennakkomaksulajille joko
miinus- tai plusmerkkisenä tapahtumiin. Kun lukemalaskutus on tehty, poista
haamulasku!
HUOM! Muista tarkistaa, että lukemalaskun päivämäärä tulee vuodelle 2012, jotta
laskutus tulee oikealle vuodelle kirjanpidossa.
3.3.2 Laskujen peruminen
Voit perua ne lukemalaskujen tapahtumat, joista et ole vielä muodostanut reskontralaskua.
Peruminen tapahtuu Lukemalaskujen tulostus | Toiminnot | Laskujen peruminen –
toiminnolla. Peruttavaksi kelpaavat tapahtumat saat näkyviin työkalupalkin Virkistäpainikkeella.
Peruttavien laskujen valinta.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 5
Visma L7 - Tiedote
Valitse ikkunasta poistettavat laskut ja paina sen jälkeen työkalupalkista Poista. Poiston
jälkeen aktivoituu Loki-välilehti, josta näet poistettavien laskujen tiedot.
Laskun poisto poistaa laskuun liittyvät kirjanpidon tapahtumat ja tiliöinnit sekä päivittää
mittarin lukemien tietoja.
Perumisesta syntyvä loki.
3.4 Hyvityslaskut
Hyvityslaskujen käsittelyrutiinilla joko palautat tai siirrät ennakoksi liikaa maksettua
ennakkomaksua. Tasauslaskutushan muodostaa liikaa maksetuista ennakkomaksuista
”miinusmerkkisen” tavoitteen, joka näkyy kirjanpidossa saamisten vähennyksenä. Siirrä
nämä tilivuoden vaihteessa ennakkomaksuiksi päivämäärällä 31.12.2012.
Tasauslaskujen keräys ja ohjaus esim. ennakoiksi reskontraan tapahtuu valitsemalla
Vastike- ja vuokravalvonta –ruudulla Toiminnot | Hyvityslaskujen käsittely.
3.5 Koronlaskenta
Laskusta on mahdollista saada korkolasku siinä vaiheessa, kun olet kirjannut sille
osasuorituksen tai suorituksen. On myös mahdollista tulostaa korkolaskut avoimille
kirjanpitoon kirjatuille laskuille. Toiminnon saat aktivoitua korkolaskutuksen ohjauksissa
(Asetukset | Ohjaukset) valitsemalla kohdan ”Korkolaskut avoimille laskuille”.
Korkolaskutus tehdään yleensä tammikuussa, joten huomioi laskujen tulostuksessa
laskupäiväys, joka määrittää, mille tilikaudelle korkotuotot kirjanpidossa tuloutuvat.
Huom! Ajoita laskennallisen koron laskenta siten, että annettuun päivään saakka on kaikki
suoritukset kirjattu kirjanpitoon. Varmista myös, että annetun koronlaskentapäivän
jälkeisiä suorituksia EI ole kirjattu kirjanpitoon. Ohjelma jättää mahdolliset kirjanpitoon
kirjaamattomat suoritukset huomioimatta.
3.6 Vastikevalvonnan täsmäytykset ja toimenpiteet
3.6.1 Aiheettomien saatavien ja ennakoiden oikaisut
Oikaise vastikevalvonnasta kaikki tilikaudelle kuuluvat aiheettomat saatavat/ennakot.
Huomaa, että Ennakoiden palautus –ikkunassa ohjelma tarjoaa kuluvaa päivämäärää, joka
sinun tulee muuttaa käsin oikealle tilikaudelle.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 6
Visma L7 - Tiedote
3.6.1.1
Saatavien oikaisu
Tee Vastike- ja vuokravalvonta | Valvonta ja ylläpito -ruudulla aiheettomalle saatavalle
hyvityslasku. Hyvityslaskun (= miinusmerkkinen tavoite) muodostat samalle maksulajille
ja summalle, jolle alkuperäinen tavoite on kirjattu.
Kirjaa hyvityslaskulle suoritus Valvonta ja ylläpito -ruudun Suoritus-välilehdellä. Aloita
suorituksen kirjaus Uusi jako –painikkeella, anna maksupäiväksi laskun päivämäärä ja
rahatiliksi esim. selvittelytili. Tallenna alkuperäiselle tavoitteelle suoritus paperitositteen
kirjauksen kautta samalle päivälle ja samalle rahatilille (esim. selvittelytili).
3.6.1.2
Ennakoiden ”siivous”
Ennakkolistat kannattaa ”siivota” palauttamalla aiheelliset ennakot asiakkaille esimerkiksi
maksupäivällä 31.12.2012 (muista päiväys vuodelle 2012!).
Aiheettomat ennakot voit palauttaa vain kirjanpitoon, mutta muista myös näiden
palautuksissa kirjata päiväys vuodelle 2012.
3.6.2 Vinkkejä täsmäytykseen ja mittarilaskujen tulostukseen
3.6.2.1
Ennakot
Tulosta valvontaraporteista Ennakkoluettelo maksajittain -raportti ja vertaa raportin
loppusummaa taseen ennakkotilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, etsi
kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain.
3.6.2.2
Saatavat
Tulosta valvontaraporteista Saatavaluettelo maksajittain -raportti ja vertaa raportin
loppusummaa taseen saatavatilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, etsi
kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain.
3.6.2.3
Vakuudet
Tulosta vakuustilanneraportoinnin kautta Vakuuslista vakuuslajeittain -raportti ja vertaa
loppusummaa taseen vakuustilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, tarkista
löytyykö valvonnasta vakuuksia saatavana tulostamalla valvontaraporttien kautta
saatavaluettelo vain vakuusmaksulajista. (Huom. Osasuoritettu vakuus tulostuu
vakuuslistaan, ei huomioida saatavana.) Jos ei vieläkään täsmää, etsi kuukausi, jolloin ero
on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain.
3.6.2.4
Pankkitili
Pankkitilin eron voit etsiä tulostamalla pääkirjan pankkitilistä Tapahtumat yhdistellään valinnan kanssa. Pääkirjalla suoritus näkyy yhdellä rivillä, mikä helpottaa
tapahtumaluettelon ja pääkirjan vertailua (pankkitilin kirjanpitotilillä pitää olla
määriteltynä yhdistelykriteeri tapahtumille).
3.6.2.5
Mittarilaskutus
Jos laskuille ei tulostu laskutuksen aikaväli, tariffilta puuttuu tällöin tuotenimi.
3.7 Ketjutetut raportit
Tilinpäätöstä varten voit tehdä Ketjutetut raportit –sovelluksella esimerkiksi tasekirjajonon, johon määrittelet tasekirjaan tulevat raportit. Tulosteet ovat Word-muotoisia
dokumentteja.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 7
Visma L7 - Tiedote
Jonon raporteille on muistettava muuttaa oikea vuosi (Ketjutetut raportit | Raporttijonojen
määrittelyt). Huomaa myös päivämäärien esitysmuoto!
Mahdollista on myös määritellä tulostusjono, joka muodostaa pdf-muotoisia levylle
arkistoitavia dokumentteja, esim. vuokrareskontra/vastikereskontra jne.
3.7.1 Jonojen asetukset
Raporttijonojen ylläpito.
Oletusasetukset määrittelet jonokohtaisesti. Jonokohtaiset määrittelyt ovat yleisten
asetusten suhteen voimakkaammat.
Tasekirjajonon oletusasetukset (Huom. Kuvan polkumääritys on esimerkki!).
Esikatselu-valintaa ei suositella käytettäväksi, sillä tulostus saattaa keskeytyä muistin
riittämättömyyden vuoksi. Tällöin tulostus herjaa ”out of memory” tai tulostuksesta jää
joku raporteista pois.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 8
Visma L7 - Tiedote
Jos palvelin on vaihdettu, saattaa sen myötä em. polkumäärittely muuttua tai
käyttäjätunnuksen oikeudet olla riittämättömät ko. hakemistoon, esim. kirjoitusoikeus voi
puuttua.
3.7.2 Sarakeotsikot
3.7.2.1
Tuloslaskelmaraportit
Päivämäärän muoto pitää olla kaikissa tuloslaskelma-tyyppisten tulosteiden
sarakeotsikoissa p.kk.vvvv (esim. 1.01.2012-31.12.2012), jotta se tulostuu oikein.
Sarakeotsikko-ikkunan avaat otsikkoriviä napauttamalla.
Tuloslaskelman sarakeotsikon ylläpito.
3.7.2.2
Taseraportit
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 9
Visma L7 - Tiedote
Taseen sarakeotsikon ylläpito.
Päivämäärän muoto pitää olla kaikissa tase-tyyppisten tulosteiden sarakeotsikoissa
tilikauden päättymispäivämäärä muodossa pp.kk.vvvv (tase, vastikelaskelma ja taseerittelyt). Sarakeotsikko-ikkunan avaat otsikkoriviä napauttamalla.
3.7.2.3
Talousarviovertailu
Sarakeotsikoksi annat vain Toteutunut, Budjetti ja %.
Talousarviovertailu.
3.7.2.4
Liitetietoraportit
Sarakeotsikoina käytetään vuosilukua.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 10
Visma L7 - Tiedote
4
Kiharkisto
Tässä osassa tarkastellaan Kiharkisto-ohjelman vuodenvaihdetoimia.
4.1 Tilikauden vaihteen
muodostusta
toimenpiteet
ennen
tasekirjan
Muuta tilikausimääritykset ”pääkäyttäjänapin” kautta Taloyhtiöt-ohjelmassa. Tilikausi on
määriteltävä jokaiselle yhtiölle erikseen.
Tallennus tapahtuu joko siirtymällä seuraavaan yhtiöön tai Paluu-painikkeen avulla!
Tilikausimääritysten ylläpito.
Vuosipainikkeiden muutos:
Vuosipainikkeiden ylläpito.
Kaikkiin vuosikenttiin on annettava arvo!
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Kiharkisto - 11
Visma L7 - Tiedote
Muodosta uudet arkistokansiot toiminnolla Luo Kansiot:
Uusien kansioiden luonti.
Jos et halua hakemistorakenteeseen kuukausikohtaisia kansioita, vastaa Ei ohjelman
kysyessä, perustetaanko kuukausikohtaiset kansiot.
Jos edellisen tasekirjatulostusten jälkeen on vaihdettu palvelin, tarkista, onko ketjutettujen
raporttien tulostusmäärittelyissä oleva tallennuspolku mahdollisesti muuttunut. Lisäksi
käyttäjätunnusten oikeudet ovat saattaneet muuttua (esim. kirjoitusoikeuden puuttuminen
estää raporttien tallentumisen eco-kansioon).
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Kiharkisto - 12
Visma L7 - Tiedote
5
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus
Tässä osassa kuvataan tilikauden päättäminen sekä uuden tilikauden avaamiseen liittyvät
toimenpiteet.
5.1 Tilikausimääritykset
Avaa uusi tilikausi tilikausirekisteriin (Kirjanpito | Tilikaudet). Tilikauden on oltava
avattuna ennen kuin teet laskuja, joilla on tilikausikohtainen numerointi. Lukitse vanha
tilikausi sen jälkeen, kun et enää kirjaa vientejä ko. kaudelle. Reskontrien täsmäytysten ja
kirjaamisten jälkeen voit antaa tilikauden lukituspäiväksi 30.12., jolloin voit vielä kirjata
tilinpäätösvientejä päivämäärälle 31.12.
Muista avata myös poikkeavat tilikaudet.
Tilikausien ylläpito.
Voit estää kirjauksia virheelliselle tilikaudelle avaamalla tilikausia myös tulevaisuuteen ja
antamalla tilikauden viimeisen päivän lukituspäiväksi. Huomioi tällöin, että mikäli
käytössä on Visma L7 Käyttöomaisuuskirjanpito -ohjelma, se laskee sumupoistot siihen
saakka kuin tilikausia on avattu.
5.2 Automaattinen tilinavaus
Tarkista, että tilikarttaan on määritelty tilinavausohjaukset (Tili | Toiminnot |
Tilinavausohjaus) esim. käyttöomaisuuden lisäys-/vähennys- ja poistotileille.
Kun olet käsitellyt edellisen tilikauden Visma L7 –ohjelmistolla ja se on valmis, voit
laskea uuden tilikauden avaussaldot automaattisesti. Vanhalle tilikaudelle ei tarvitse tehdä
mitään tuloksen kirjauksia, vaan tulos lasketaan ja kirjataan tilinavauksen yhteydessä
uudelle tilikaudelle (edellisen tilikauden tulos-tilille).
Tilinavaussaldojen laskennan löydät valinnalla Kirjanpito | Saldojen päivitys |
Tilinavaussaldot -välilehti.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 13
Visma L7 - Tiedote
Tilinavaussaldojen automaattinen laskenta. Huom. Edellisen tilikauden tulostili on vakiotilikartan
mukainen esimerkki!
5.2.1 Perinteisessä ympäristössä
Perinteisessä ympäristössä valitset tilikauden, annat tuloksen kirjauksen tilin ja määrität,
millä tarkkuudella edellisen tilikauden tietojen pohjalta uusi tilinavaus tehdään.
Keräysajo käy edelleen läpi edellisen tilikauden tasetilien (vastaavaa ja vastattavaa) saldot
ja laskee niiden pohjalta myös uudelle tilikaudelle siirtyvän voiton/tappion. Laskennan
lopuksi ohjelma näyttää vielä tilikauden tuloskirjauksen, jonka jälkeen kerätyt ja lasketut
tapahtumat viedään kirjanpidon käsikirjausten tiedostoon tilinavaustapahtumiksi ja samalla
käynnistetään myös ko. ylläpito-ohjelma. Sen kautta uudet tapahtumat ovat todettavissa ja
käsiteltävissä perinteiseen tapaan.
Jos haluat pitää tilikauden voiton/tappion erillään siihen asti, kunnes hallitus on tehnyt siitä
päätöksen, voit avata myös oman tilin ”Tilikauden voitto/tappio” (esim. 2180)
käytettäväksi tilinavauksessa.
5.2.2 Juridisten yksiköiden ympäristössä
Juridisten yksiköiden ympäristössä annat päättyneen tilikauden loppupäiväyksen. Sen
perusteella ohjelma virkistää listalle tulosyksiköt, joiden tilikausi on päättynyt ko. päivänä.
Listasta voit valita laskentaan yhden tai useamman yksikön kerralla. Tilinavaussaldojen
minimitarkkuus on tällöin tili ja kustannuspaikka.
Ohjelma laskee ja kirjaa uudelle tilikaudelle siirtyvän voiton/tappion kustannuspaikan
tarkkuudella, mutta näyttää laskennan päätteeksi sen tulosyksikkötasolla. Tapahtumat
viedään kirjanpidon käsinkirjauksiin, kuten edellä on kerrottu.
5.3 Tilinavauksen tulostus
Taseen tulostuksessa on mahdollista erotella tilinavaus omaksi sarakkeekseen.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 14
Visma L7 - Tiedote
Sarake
Mitä tulostaa
1. Toteutunut
Tulostaa aikaväliltä sekä tilinavaus- että normaalitapahtumasaldot (=kaikki).
2. Toteut.-tilinavaus
Tulostaa aikaväliltä vain normaalitapahtumasaldot.
3. Tilinavaus
Tulostaa aikaväliltä vain tilinavaussaldot.
Taseen tulostus tilinavaussaldojen kera.
Myös kirjaamattomista tapahtumista luetaan vastaavat tiedot, jos olet valinnut ne
sarakkeisiin mukaan.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 15
Visma L7 - Tiedote
6
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet
Tässä luvussa on kuvattu järjestelmän uusia, tilinpäätösvaiheessa hyödyllisiä
ominaisuuksia. Tarkemmat käyttöohjeet löytyvät Visma L7 –erillisohjeista ja -käsikirjoista.
6.1 Yritysrekisteri
Kiinteistöhallinnan yritysrekisteritiedoissa taloyhtiön maksajaosapuolen Nimi2-kenttään
on yleisesti tallennettu toisen maksajan nimi. Tällöin ei ole suotavaa, että yritysrekisterin
perustietoja muutettaessa päivitetään tätä nimeä lainkaan. Osapuolten päivitysajossa
(Yritysrekisteri | Toiminnot | Osapuolien päivitys) on ollut jo jonkin aikaa mahdollisuus
siihen, että ohjelma kysyy osapuoli kerrallaan, päivitetäänkö Nimi2. Nyt on lisätty vielä
uusi parametri, jolla estetään kokonaan Nimi2-tiedon päivittyminen, eikä päivittämistä
edes kysytä.
6.2 Asiakkaiden verkkolaskutusohjaukset
Yritysrekisterin myyntireskontratietojen Toiminnot | Tilaajan tiliöintitiedot –ylläpitoa,
jossa määritellään verkkolaskutusohjaukset, on muutettu (ks. kohta 2.6.1). Voit perustaa
asiakkaiden ohjaukset nyt myös yksikkökohtaisesti. Yksikkökohtaisia tiliöintitietoja
tarvitset vastike- ja vuokralaskutuksessa muodostaessasi kuluttajan verkkolaskuja.
Ks. Vastikelaskut verkkolaskuiksi -erillisohje
6.3 Kuluttajan verkkolasku ja suoramaksut (uusi sovellus)
Nykymuotoinen suoraveloitus päättyy 31.1.2014, minkä jälkeen pankit eivät enää käsittele
niille lähetettyjä suoraveloitusaineistoja. Suoraveloitus korvataan kuluttajan verkkolaskulla
(tästä käytetään myös nimitystä eLasku) ja kuluttajan suoramaksulla, joiden
muodostaminen tapahtuu Visma L7 –järjestelmässä Kuluttajan verkkolaskut ja
suoramaksut -sovelluksella.
Sovelluksella käsittelet myös maksuihin liittyviä vastaanottoilmoituksia sekä muodostat
pankkiin lähetettävän vastaanottoehdotusaineiston, jonka avulla pankki siirtää
suoraveloitusasiakkaat
uusien
palvelujen
piiriin.
Lisäksi
voit
muodostaa
laskuttajailmoitukset tulosyksiköittäin ja välittää ne Maventan kautta pankkiin.
Tilataksesi sovelluksen ota yhteyttä myyntiimme.
6.4 Isännöinti, osapuolet
Osakeluetteloon (tyrap23.rpt) ja ääniluetteloon huoneistojärjestyksessä (tyrap24.rpt) on
jatkossa mahdollisuus tulostaa tieto valtakirjasta ja henkilön nimi.
Tätä varten tulee Osapuolet | Asetukset | Ohjaukset –ikkunassa lisätä SOPIMUSINFOparametrin K009 arvolle 4000 selite ”valtakirja”. Sen jälkeen voit perustaa osakkaalle
uuden sopimuksen, jonka aihe on ”Muut sopimukset” ja info ”valtakirja”. Lisätietoon
kirjoitat valtakirjan haltijan nimen ja päiväyksiin määrität, mistä päivästä lähtien ja mihin
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 16
Visma L7 - Tiedote
asti valtakirja on voimassa. Päiväyksiä verrataan taloyhtiöraporttien tulostuksessa
annettavaan päiväykseen.
6.5 Vastike- ja vuokralaskutus
Tulostustapavalinta
Vastike-/vuokralaskujen tulostus –ohjelman käyttöliittymä on hieman muuttunut: nyt
mahdollinen eKirjeiden muodostusohjaus tehdään E-kirjeet -valintanapin avulla (aiemmin
valintaruutu). Ellet halua muodostaa eKirjeitä kyseisessä laskutusajossa, valitse Ei
aineistoa –nappi.
Huoneiston haku Laskutukseen on lisätty mahdollisuus hakea yksittäistä huoneistoa/huoneistoja
mm. huoneiston numerolla. Huoneistolistan Kaikki-painikkeen viereen on lisätty Hae-painike.
Painike avaa hakuikkunan, jossa on oletuksena valittu taloyhtiö ja johon syötät haluamasi
huoneistonumeron. Painettuasi Hae ko. huoneisto aktivoidaan huoneistolistalla. Voit tehdä
useamman haun peräkkäin. Kun olet valinnut kaikki haluamasi huoneistot, paina Virkistä maksajat.
Valittuna voi olla kerralla myöskin useampi taloyhtiö.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 17
Visma L7 - Tiedote
6.6 Kirjanpitoajot
Vastike- ja vuokrareskontran kirjanpitoajojen yksikkölista on muutettu sellaiseksi, että voit
lajitella taloyhtiön nimellä ja numerolla otsikkoa napauttamalla. Järjestysvalinta tallentuu
käyttäjäkohtaisesti parametrikantaan.
6.7 Lukemalaskutus
Lukemalaskujen tulostus –ohjelman käyttöliittymä on hieman muuttunut: nyt mahdollinen
eKirjeiden muodostusohjaus tehdään E-kirjeet -valintanapin avulla (aiemmin valintaruutu).
Ellet halua muodostaa eKirjeitä kyseisessä laskutusajossa, valitse Ei aineistoa –nappi.
6.8 Lainaosuusilmoitus
Lainaosuusilmoituksille (loilmo12.rpt ja loilmo12bic.rpt) on vaihdettu lainanantajan nimi
haettavaksi yritysrekisterin nimestä hakunimen sijaan.
6.9 Vuokralaskutuksen perusraportit
Veloituslista kuukaudelta (vuokralista) (talsku5.rpt) -raporttiin on lisätty väliviiva
huoneiston vaihtuessa.
6.10 Perintä
Vastike- ja vuokrareskontran maksukehoituksiin on lisätty uusi perintäraportti ”Karhut
huoneistoittain IBAN” (mrkarhu10bic.rpt). Perintäkirjeet tulostuvat taloyhtiö + huoneisto
–järjestyksessä.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 18