Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014
Liite § 9
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Sisältö
1 Johdanto ......................................................................................................................................................... 1
1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ........................................................................................................................ 1
1.2 Lainsäädäntö............................................................................................................................................ 1
1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet ...................................................................... 1
1.4 Arkistonmuodostaja ................................................................................................................................ 2
2 Arkistotoimen organisointi, tehtävät ja vastuuhenkilöt................................................................................. 2
2.1 Arkistotoimen johtaminen ...................................................................................................................... 2
2.2 Kehittämispäällikkö ................................................................................................................................. 2
2.3 Arkistosihteeri ......................................................................................................................................... 2
2.4 Toimialojen pääarkistovastaavat ............................................................................................................. 3
2.5 Toimintayksiköiden arkistovastaavat ...................................................................................................... 3
2.6 Arkistotiimi .............................................................................................................................................. 3
2.7 Esimiehet, viran- ja toimenhaltijat, luottamusmiehet ............................................................................ 3
3 Arkistonmuodostus ja arkistointi ................................................................................................................... 4
3.1 Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus ........................................................................................... 4
3.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti ..................................................................................................................... 4
3.3 Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) .................................................................................................. 4
3.4 Säilytystekniikka ...................................................................................................................................... 5
3.5 Asiakirjojen käsittely ja kunnossapito ..................................................................................................... 5
3.6 Säilytysajat ............................................................................................................................................... 5
3.7 Seulonta ................................................................................................................................................... 6
3.8 Hävittäminen ........................................................................................................................................... 6
3.9 Siirto päätearkistoon ............................................................................................................................... 6
3.10 Asiakirjojen suojelu................................................................................................................................ 7
4 Arkistotilat ...................................................................................................................................................... 7
4.1 Käsiarkisto................................................................................................................................................ 7
4.2 Lähiarkisto ............................................................................................................................................... 7
4.3 Päätearkisto ............................................................................................................................................. 7
4.4 Valtakunnalliset sähköiset arkistot .......................................................................................................... 7
5 Tietopalvelu .................................................................................................................................................... 8
5.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen ..................................................................................... 8
5.2 Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja ......................................................................................................... 8
5.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet ......................................................................................... 8
6 Ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella ja palvelusetelillä kertyneiden asiakirjojen arkistointi.................. 9
7 Kunnallinen yhteistyö ..................................................................................................................................... 9
8 Toimintaohjeen voimaan tulo ja ylläpito ........................................................................................................ 9
1 Johdanto
1.1 Toimintaohjeen tarkoitus
Tämä toimintaohje on Peruspalvelukuntayhtymä Kallion asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus.
Toimintaohjeen tarkoitus on ohjata asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.
1.2 Lainsäädäntö
Asiakirjahallintoa ja arkistotointa ohjaavat
arkistolaki 831/1994
laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
henkilötietolaki 523/1999,
laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003
alakohtaiset erityislait
arkistolaitoksen antamat määräykset ja ohjeet
lisäksi on huomioitava kuntayhtymän säännöt ja ohjeet
1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet
Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat yhteneväisiä toimintoja ja osa kuntayhtymän tietohallintoa.
Asiakirjahallinnon tehtävät:
tiedon tuottaminen
tiedonsiirto ja kopioiminen
ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu
julkisuus- ja salassapitonäkökulmat
tietoturvallisuus
hyvä tiedonhallintatapa
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yhteiset tehtävät:
arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät
tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen
rekisteröinti
arvonmääritys, seulonta ja arkistointi
määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen
Arkistotoimen tehtävät:
pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto päätearkistoon
järjestäminen
luettelointi ja kuvailu
päätearkiston tietopalvelu
julkisuus- ja salassapitonäkökulma
siirto arkistolaitokselle
Tehtävät tulee hoitaa siten, että asiakirjat tukevat ja edistävät kuntayhtymän tehtävien suorittamista ja
julkisuusperiaatteen noudattamista, yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista.
Lisäksi asiakirjat palvelevat tieteellistä tutkimusta muututtuaan historialliseksi aineistoksi.
Arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuneet asiakirjat. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon tietojärjestelmien suunnittelussa ja hankinnoissa.
1
1.4 Arkistonmuodostaja
Peruspalvelukuntayhtymä Kallio on yksi arkistonmuodostaja, jonka arkistonmuodostus tapahtuu toimialoittain; hallinto- ja tukipalvelut, hyvinvointipalvelut ja terveyspalvelut.
Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Lisäksi arkistonmuodostaja määrää asiakirjojensa säilytysajat ja -tavat, ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä vastaa asiakirjallisten tietoaineistojen arkistokelpoisuudesta ja turvallisesta säilyttämisestä.
2 Arkistotoimen organisointi, tehtävät ja vastuuhenkilöt
2.1 Arkistotoimen johtaminen
Arkistolain (ArkL 9 §) mukaan kuntayhtymän arkistotoimen järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. Yhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kuntayhtymän arkistointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.
Yhtymähallituksen alaisena koko tietohallintoa johtavana viranhaltijana toimii talousjohtaja. Talousjohtajan
alaisena arkistotoimen johtavana toimihaltijana toimii kehittämispäällikkö. Johtava ylilääkäri toimii potilasrekisterin ja hyvinvointipalvelujohtaja oman toimialansa henkilö-/asiakasrekisterin vastuuhenkilönä sekä
määräävät niihin liittyvien tehtävien käsittelyn vastuut ja tehtävät.
2.2 Kehittämispäällikkö
johtaa kuntayhtymän arkistotoimea ja sen tietopalvelun kehittämistä
huolehtii arkistoviranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta talousjohtajan alaisuudessa
valvoo ja vastaa että kuntayhtymän arkistotoimen tehtävät hoidetaan asianmukaisesti
vastaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelusta ja arkistonmuodostuksesta
vastaa arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimisesta
huolehtii siitä, että arkistotoimen vaatimukset huomioidaan tietohallintoa ja sähköisten tietojärjestelmien käyttöä käsittelevissä työryhmissä
huolehtii kuntayhtymän arkistotoimeen liittyvästä koulutuksesta
2.3 Arkistosihteeri
toimii arkistotiimin vetäjänä
osallistuu tietohallinnon työryhmiin arkistotoimen asiantuntijan roolissa
vastaa päätearkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä
ohjaa ja neuvoo arkistonmuodostussuunnitelman laadinnassa yhdessä kehittämispäällikön
kanssa
ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa
ohjaa organisaation hallinnon kirjaamistoimintaa
pitää ajan tasalla olevaa luetteloa toimiala- ja tehtäväkohtaisista arkistovastaavista sekä kirjaajista
huolehtii asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeiden ylläpitämisestä, soveltamisesta ja muuttamisesta yhteistyössä kehittämispäällikön ja pääarkistovastaavien kanssa
toimii hallintopalvelujen hallinto ja tukipalvelujen pääarkistovastaavana
2
2.4 Toimialojen pääarkistovastaavat
ohjaa ja neuvoo toimialansa arkistovastaavia sekä henkilöstöä
ohjaa ja neuvoo yksityisiä palvelun tuottajia yhteisellä sopimuksella suoritettujen tehtävien
hoidossa syntyneiden asiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä
kehittää oman toimialansa asiakirjahallintoa ja arkistotoimea
laatii ja ylläpitää toimialansa arkistonmuodostussuunnitelmaa yhteistyössä kehittämispäällikön,
arkistosihteerin, esimiesten ja tehtäviä hoitavien henkilöiden kanssa
vastaa hoidossaan olevien väliarkistojen asiakirjojen säilytys- ja tietopalvelusta siihen saakka,
kunnes asiakirjat siirretään päätearkistoon tai hävitetään
huolehtii toimialansa pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen siirtämisestä päätearkistoon ja siirtokuntoon liittyvät tehtävät
tiedottaa arkistotoimeen liittyvistä kehittämistarpeista ja muutoksista arkistosihteerille / kehittämispäällikölle
huolehtii siitä, että arkistotoimen vaatimukset ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen otetaan
huomioon päivittäisessä toiminnassa
2.5 Toimintayksiköiden arkistovastaavat
osallistuu arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimiseen omassa toimintayksikössä
vastaa hoidossaan olevien asiakirjojen säilytys- ja tietopalvelusta siihen saakka, kunnes asiakirjat siirretään arkistoon tai hävitetään
ohjaa ja neuvoo toimintayksikön henkilöstöä asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa
asiakirjojen siirto pääarkistovastaavalle tai keskusarkistoon ja siirtokuntoon liittyvät tehtävät
vastaa oman toimintayksikön määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä ja hävitysluettelojen tekemisestä
Toimialajohtajat valitsevat oman toimialansa pääarkistovastaavat. Tulosaluejohtajat valitsevat tulosalueiden arkistovastaavat. Tulosaluejohtajalla on yleisvastuu toimialan arkistoimen resursseista.
2.6 Arkistotiimi
Arkistotoimen kehittämis- ja suunnittelutehtävissä toimii arkistotiimi. Arkistotiimiin kuuluu arkistosihteerin
lisäksi kehittämispäällikkö sekä pääarkistovastaavat. Arkistotiimiä täydennetään tarpeen mukaan arkistovastaavilla, esimiehillä, järjestelmä- tai muilla asiantuntijoilla.
2.7 Esimiehet, viran- ja toimenhaltijat, luottamusmiehet
Arkistonmuodostajan johtavat viranhaltijat ja esimiehet ovat vastuussa toimialueensa tiedonhallinnasta,
asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta samoin kuin muusta operatiivisesta toiminnasta. Jokainen viran- ja
toimenhaltija sekä luottamushenkilö
hoitaa huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja
pitää asiakirjat ja tietoaineistot arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti järjestettynä
luovuttaa päättyneeseen asiaan liittyvät asiakirjat arkistoitavaksi siten, kun ohjeissa määrätään
osallistuu omalta osaltaan arkistonmuodostussuunnitelman laadintaan ja säilytysaikojen määrittelyyn
3
3 Arkistonmuodostus ja arkistointi
3.1 Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus
Pysyvästi tai pitkäaikaisesti eli yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisia kirjoituspohjia ja -välineitä käyttäen. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät sähköisissä tietojärjestelmissä olevat tiedot
on tulostettava arkistokelpoiselle paperille. Arkistokelpoisen kynän jälki on pysyvä, lyijykynä ei ole arkistokelpoinen.
Arkistolaitoksen verkkosivuilta (www.narc.fi) löytyy luettelo arkistokelpoisista materiaaleista. Hankinnoista
vastaavien tulee huolehtia, että arkistokelpoisia materiaaleja on saatavilla. Myös kopiokoneita, tulostimia,
värikasetteja tms. hankittaessa tulee selvittää arkistokelpoisuus.
Asiakirjojen laatimisessa noudatetaan yleisiä asiakirjastandardeja. Asiakirjapohjia löytyy intran sivuilta.
Asiakirjoista pitää löytyä viitetietoja esim. päivämäärä, syntymäaika tai nimi, millä asiakirjat liitetään tiettyyn ajankohtaan, henkilöön, asiaan tms.
Arkistolain §6 mukaan asiakirjoja ovat myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä käytetyt tallenteet, joita
arkistolaitoksen ohjeissa kutsutaan konekoodiksi tai sähköisiksi tallenteiksi.
Laki sähköisessä viranomaistoiminnassa (L 13/2003) tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä telekopiota ja telepalvelua, kuten sähköistä lomaketta, sähköpostia tai käyttöoikeutta sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muuta sähköiseen tekniikkaan perustuvaa menetelmää, jossa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin; ei kuitenkaan puhelua.
3.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti
Kirjaaminen on osa asiakirjahallintoa ja perustuu hyvälle tiedonhallintavalle. Kirjaamisen avulla voidaan
toteuttaa julkisuuslain (L 621/99) ja lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (L 13/2003) vaatimuksia asia ja asiakirjahallinnassa.
Julkisuuslain mukaan viranomaisen tulee pitää luetteloa annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista. Tulee myös huolehtia siitä, että julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttää, että saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai
niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Käytännössä tämä tarkoittaa kirjaamista
diaariin tai muuhun rekisteriin.
Kirjaaminen on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäistä rekisteröintiä eli merkinnän tekemistä diaariin. Kaikki samaa asiaa koskeva käsittelyvaiheet ja asiakirjat merkitään samalle diaarinumerolle.
Sähköisesti saapuneiden asiakirjojen kirjaamisessa toimitaan samoin kuin vastaavien paperimuotoisten
asiakirjojen rekisteröinnissä ja muussa rekisteröinnissä.
Tarkemmat kirjaamisohjeet on laadittu erikseen.
3.3 Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS)
Arkisolain (L 831/1994) mukaan arkitonmuodostajan on ylläpidettävä asiakirjojen säilytysajat ja –tavat sisältävää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). Koska tietoja säilytetään sekä paperiasiakirjoissa että enenevässä määrin myös sähköisessä muodossa, voidaan suunnitelmasta käyttää nimitystä sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (e-AMS) tai tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS).
4
Arkistonmuodostussuunnitelma laaditaan tehtävittäin kartoittamalla tehtävät ja kuvaamalla prosessit eli
tehtävän kulun kuvaukset ja niistä syntyvät asiakirjalliset tiedot. Arkistonmuodostussuunnitelmasta käy ilmi
asiakirja, arkistointitapa, järjestys, säilytyspaikka ja -aika, vastuutaho, tietojärjestelmä, suojeluluokka, julkisuusluokka, henkilötietoluonne ja arkistointitunnus.
Arkistonmuodostussuunnitelman vahvistaa ao. toimialajohtaja. Arkistonmuodostussuunnitelma viedään
tiedoksi hallitukselle. Vahvistettuun arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävistä muutoksista on ilmoitettava arkistosihteerille, joka ylläpitää suunnitelmaa. Pieniä muutoksia esim. vastuuhenkilön vaihtumisen ja
säilytyspaikan muuttumisen johdosta suunnitelmaa ei tarvitse uudelleen vahvistaa.
3.4 Säilytystekniikka
Asiakirjat on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta
käytöltä. Työhuoneissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Työhuoneessa pysyvästi tai arkaluonteisia asiakirjoja voidaan säilyttää lukittavissa
ja paloturvallisissa arkistokaapeissa.
Lähi- ja keskusarkistoon siirrettäessä asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkistokoteloihin. Asiakirja-akteja
muodostettaessa on huolehdittava siitä, että jokainen asiakirja-akti on oma selvästi erottuva kokonaisuus.
Vaippalehteen, samoin kuin jokaiseen siihen liittyvään asiakirjaan merkitään rekisteritunnus, henkilön nimi
tai muu aktin yksilöinnissä tarvittava tunnus.
Tietoaineistoa voidaan myös säilyttää perinteisen paperin lisäksi myös sähköisessä muodossa. Määräajan
säilytettävät tiedot voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa sellaisissa tietojärjestelmissä, joissa voidaan turvata tietojen käytettävyys, eheys ja säilyminen sekä pystytään
huolehtimaan tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittäminen. Esimerkiksi potilasasiakirjat säilytetään sähköisesti koko aktiiviajan.
Sähköisissä tietojärjestelmissä olevien tietojen osalta on varmistettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina ja käyttökelpoisina laitteistojen ja ohjelmistojen muutoksista huolimatta. Kaikki kopiointi- ja konvertointitoimenpiteet tulee dokumentoida.
Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, cd-levyt, disketit ja muistitikut eivät sovellu tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen.
Arkistolaitokselta voidaan hakea lupa tietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen. Kuntayhtymällä lupaa ei
ole. Lupaa haettaessa pitää ottaa huomioon arkistolaitoksen antamat sähköisen arkistoinnin määräykset.
3.5 Asiakirjojen käsittely ja kunnossapito
Asiakirjoja on käsiteltävä siten, etteivät ne vaurioidu. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota pysyvästi säilytettävien, alkuperäisten asiakirjojen käsittelyyn. Ne ovat ainutkertaisia dokumentteja, joiden säilyminen on
tärkeää. Asiakirjasta voidaan ottaa käyttökopio ja alkuperäinen säilytetään arkistossa. Käyttökopioon merkitään tieto siitä että asiakirja on kopio.
3.6 Säilytysajat
Asiakirjojen säilytysaikoihin ja hävittämiseen liittyvistä toimivallasta säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos
määrää, mitkä asiakirjat ja niihin sisältyvä tieto säilytetään pysyvästi. Poikkeaminen näiden asiakirjojen
pysyvästi säilyttämisestä vaaditaan arkistolaitoksen lupa.
5
Kaikille asiakirjoille, olivat ne missä muodossa tahansa, on arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS) määriteltävä säilytysajat. Säilytysaikojen määrittämisen perusteita ovat mm. oma käyttötarve, yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturva, omistus- ja hallintaoikeuden takaaminen sekä hallinnon ja tilitarkastuksen tarve.
Määräajan säilyttävien asiakirjojen säilytysajoista päättää arkistomuodostaja itse. Säilytysaikoja päätettäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Kuntaliitto on antanut suosituksensa määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista. Potilasasiakirjojen säilytysajoista ja tavoista määrätään STM:n asetuksessa 298 /2009. Myös muissa erityslainsäädännöissä voi olla määräyksiä
asiakirjojen säilytysajoista.
3.7 Seulonta
Käytännössä seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä
erillään toisistaan sekä tarpeettoman aineiston hävittämistä. Toiminnassa on pyrittävä siihen, että jo tehtävää hoidettaessa asiakirjat seulotaan arkistonmuodostussuunnitelmaa apuna käyttäen. Jokainen asiakirjoja
käsittelevä tietää omista asiakirjoistaan, mikä on säilytettävää ja mikä hävitettävää.
Jos ennakkoseulontaa ei tehdä, joudutaan aineisto seulomaan jälkikäteen. Taannehtiva seulonta on aikaa
vievää ja edellyttää usein lisätyövoimaa, jonka vuoksi se tulee paljon kalliimmaksi.
3.8 Hävittäminen
Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvään säilytykseen, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen.
Hävittäminen koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja. Hävittäminen tapahtuu niin että
tietosuoja on varmistettu.
Pääarkistovastaavat ja arkistovastaavat vastaavat siitä, että asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan lähiarkistosta vuosittain.
Kuntayhtymässä on käytössä hävittämiseen sopivia lukollisia tietosuojasäiliöitä. Hävitettäväksi toimitetut
asiakirjat tuhotaan keskitetysti luovuttamalla ne sopimuksen tehneelle jätehuoltoliikkeelle, joka vastaa
tietosuojan toteutumisesta.
Yli 5 vuotta säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä on laadittava hävittämisluettelo, josta selviää mitä
asiakirjoja on hävitetty, milloin ja millä tavalla ja mihin hävittäminen perustuu. Hävittämisluettelon allekirjoittaa pääarkistovastaava / arkistovastaava ja se toimitetaan arkistosihteerille. Keskusarkistosta hävittämisestä vastaa arkistosihteeri, joka allekirjoittaa hävittämisluettelon.
Irralliset tallennelevyt kuten cd:t ja muistitikut lähetetään Atk -tiimille. Atk -tiimi tuhoaa ne murskaamalla ja
hävittävät ne keskitetysti. Kiintolevyjen hävittämisestä vastaa kuntayhtymän järjestelmäasiantuntijat.
Asiakirjojen ja tietoaineiston hävittämisestä on laadittu erillisohje.
3.9 Siirto päätearkistoon
Asiakirjat siirretään päätearkistoon, kun niiden välitön käyttötarve on päättynyt tai viimeistään 10 vuoden
kuluttua. Terveydenhuollon potilasasiakirjoista päätearkistoon siirretään pysyvästi 18 ja 28 päivinä syntyneiden asiakirjat sekä sosiaalitoimen asiakasasiakirjoista 8, 18 ja 28 päivinä syntyneiden asiakirjat.
6
Siirrettävän aineiston tulee olla seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Asiakirjoihin ei saa jättää paperiliittimiä
(klemmareita), muovitaskuja tai kumilenkkejä. Aineistosta laaditaan luettelo, joka toimitetaan arkistosihteerille. Asiakirjat tulee olla asianmukaisissa ja oikean kokoisissa arkistokoteloissa. Arkistokoteloihin pitää
laittaa seläke joka sisältää tunnistetiedot. Tunnistetietoja ovat arkistonmuodostajan nimi, arkistotunnus,
asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet jolta asiakirjat ovat sekä säilytysaika.
Asiakirjojen siirtämisestä on sovittava etukäteen arkistosihteerin kanssa.
3.10 Asiakirjojen suojelu
Arkistoaineiston säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Arkistoaineistosta on laadittu suojelusuunnitelma mikä liitetään osaksi kuntayhtymän suojelusuunnitelmaa.
Asiakirjojen suojelusta poikkeusoloissa on laadittu erillinen ohje.
4 Arkistotilat
Arkistotilojen tulee olla arkistolaitoksen määräysten ja ohjeiden mukaiset (AL/19699/07.01.01.00/2012).
Arkistotilat on pidettävä siistinä eikä niitä saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. Arkistotilat siivotaan perusteellisemmin kerran vuodessa.
4.1 Käsiarkisto
Käsiarkistoon kuuluvat päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, joita säilytetään työtilojen yhteydessä. Jotta
tietosuoja turvataan, säilytetään asiakirjat lukollisissa kaapeissa.
4.2 Lähiarkisto
Lähiarkisto on niin sanottu väliarkisto. Lähiarkistossa säilytetään määräajan, alle 10 vuotta, säilytettäviä
asiakirjoja ja joiden käyttötarve on päättynyt, sekä pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, jotka
odottavat siirtoa päätearkistoon. Lähiarkistoon kuuluvat myös asiakirjat, jotka tarvitaan työtilojen läheisyydessä, mutta joiden säilytysturvallisuudelle asetetaan käsiarkistoa suuremman vaatimukset. Näitä ovat
potilasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat. Peruspalvelukuntayhtymässä on useampia lähiarkistoja.
4.3 Päätearkisto
Peruspalvelukuntayhtymä Kalliossa on yksi päätearkisto jonka hoidosta vastaa arkistosihteeri. Päätearkistoon siirretään asiakirjat joiden säilytysaika on pysyvä tai yli 10 vuotta. Päätearkisto sijaitsee Ylivieskan terveyskeskuksessa.
4.4 Valtakunnalliset sähköiset arkistot
Valtakunnallisesti on suunniteltu yhteisiä arkistoja. Määräykset ja ohjeet ovat kansallisia ja niitä tulee noudattaa. Tarkemmat organisaation omat ohjeet laaditaan myöhemmin, kun kansalliset arkistot otetaan käyttöön. Arkistonmuodostussuunnitelmassa pitää näkyä, säilytetäänkö asiakirja omassa vai valtakunnallisessa
arkistossa.
7
5 Tietopalvelu
5.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen
Yleisperiaatteena on, että julkisesta asiakirjasta tiedon antaa henkilö, jonka hallussa asiakirja on. Tarvittaessa tiedon antamisesta päättää yksikön esimies. Päätearkistossa säilytettävistä julkisista asiakirjoista tiedon
antaa arkistosihteeri.
Sekä aktiivikäytössä että päätearkistossa säilytettävien asiakirjojen tietojen luovuttamisen vastuut jakautuvat seuraavasti: potilasasiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta vastaa johtava ylilääkäri, sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta hyvinvointipalvelujohtaja ja hallinnon asiakirjojen tietopalvelusta
talousjohtaja.
31.12.2007 mennessä päättyneiden potilas- ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietopalvelusta on laadittu
erillinen sopimus. Sopimuksen mukaan potilas- ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen liittyvästä tietopalvelusta vastaa Peruspalvelukuntayhtymä Kallio yhteistyössä rekisterinpidon vastuun luovuttaneen kuntatoimijan kanssa.
Asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön käyttöön kuntayhtymän ulkopuolelle on ehdottomasti kielletty. Julkisista asiakirjoista viranomaiset ovat velvollisia pyynnöstä antamaan virallisia jäljennöksiä ja otteita
tai antamaan asiakirjat viranomaisten luona luettavaksi ja jäljennettäväksi. Asiakirjojen antaminen tutkimuskäyttö on luvanvaraista.
Kuntayhtymällä on velvollisuus osoittaa tilat, joissa asiakirjoja voidaan lukea valvotusti ja tarvittaessa saada
riittävä ohjaus /neuvonta asiakirjojen sisällöstä.
Kuntayhtymälle on laadittu erilliset sosiaali- ja terveydenhuollon tietoturva- ja tietosuojaohjeistukset. Potilasasiakirjojen käsittelyn ohjeistus sisältyy tietosuojan koulutus- ja käsikirjoihin.
5.2 Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja
Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta.
Lailla viranomaisen toiminnan julkisuudessa tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa
pidettäväksi. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan tietosisällöstä ellei julkisuuslaissa toisin säädetä.
Tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää asianomainen
toimialajohtaja ellei päätösvaltaa ole delegoitu viranhaltijalle. Viime kädessä päätöksen tekee yhtymähallitus.
Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Salaiseen
asiakirjaan tehdään merkintä ”salainen” ja salaisuuden peruste ja aika.
5.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet
Henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteri on laadittava, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää
henkilötietoja. Kaikista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste. Selosteessa on oltava seuraavat
tiedot:
8
1.
2.
3.
4.
5.
Rekisterinpitäjän nimi, osoite ja puhelinnumero
Rekisteriasioiden hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero
Rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää (tietosisällön kuvaus)
Mihin tietoja luovutetaan
Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranomaisen tulee laatia ja ylläpitää tietojärjestelmäseloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tietojärjestelmä selosteiden ylläpidosta vastaa tietohallintopäällikkö.
Rekisteriselosteet pitää olla nähtävillä rekisteripitäjän toimipaikassa.
6 Ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella ja palvelusetelillä
kertyneiden asiakirjojen arkistointi
Kun kuntayhtymä ostaa palveluja ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella tai palvelusetelillä, palvelujen
järjestämisvastuu säilyy kuntayhtymällä. Asiakirjoja koskevat samat määräykset ja ohjeet kuin kuntayhtymän omia asiakirjoja.
Kuntayhtymä on rekisterinpitäjä ja syntyvät asiakirjat ovat viranomaisen (kuntayhtymän) asiakirjoja. Asiakirjamenettelystä sovitaan ostopalvelu- ja toimeksiantosopimuksessa sekä palvelusetelituottajaksi hyväksyttäessä. Palvelun tuottamisesta vastaava yksikkö säilyttää asiakastiedot itsellään niin kauan kuin asiakas
saa palvelua. Palvelun päättymisen jälkeen asiakasta koskevat tiedot tulee kokonaisuudessaan toimittaa
rekisterinpitäjälle. Nykyisin tiedot toimitetaan pääsääntöisesti paperimuodossa tulostamalla ne palveluntuottajan tietojärjestelmästä.
Ostopalvelu-, palveluseteli tai toimeksiantosopimuksella suoritetusta tehtävistä syntyneiden asiakirjojen
sijainnista on tehtävä merkintä kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmaan.
7 Kunnallinen yhteistyö
Kunnallisessa yhteistoiminnassa yhteistyöstä päätettäessä on sovittava sopimuksella yhteistoiminnan
tuloksena syntyvien asiakirjojen käytöstä, säilyttämisestä ja hävittämisestä.
8 Toimintaohjeen voimaan tulo ja ylläpito
Kehittämispäällikkö yhdessä arkistosihteerin kanssa huolehtii toimintaohjeen ylläpidosta ja erillisohjeiden
uusimisesta tarpeen mukaan. Muutokset toimintaohjeeseen hyväksyy yhtymähallitus.
Ohjeella kumotaan yhtymähallituksen 8.6.2009 § 59 hyväksymä arkistotoimen toimintaohje.
9